PRILOG

PRAVILA O PUTOVANJIMA OSOBLJA PROMETNE ZAJEDNICE

1.   Područje primjene

1.1.

Pravila o putovanjima primjenjuju se na sva službena putovanja iz mjesta zaposlenja koja se obavljaju u interesu Prometne zajednice.

1.2.

Ova se pravila primjenjuju na sve članove osoblja Prometne zajednice koji podliježu Pravilniku o osoblju Prometne zajednice.

2.   Odobrenja putovanja

2.1.

Prije odlaska na službeno putovanje član osoblja mora dobiti odobrenje u obliku odobrenog putnog zahtjeva. Putne zahtjeve pismeno odobrava direktor ili član osoblja kojeg je direktor ovlastio za to. U putnom zahtjevu direktoru se moraju navesti sve pojedinosti koje su mu potrebne za donošenje informirane odluke, uključujući: — svrhu službenog putovanja, njegovo odredište te vremena početka i završetka sastanka/sastanaka, — trajanje službenog putovanja na temelju korištenih prijevoznih sredstava te vremena i plan putovanja u oba smjera, uključujući lokalni prijevoz prema potrebi, — pojedinosti o organizaciji smještaja, — procjenu troškova temeljenu na optimalnoj troškovnoj učinkovitosti.

2.2.

Član osoblja je odgovoran za dobivanje potrebnog odobrenja prije početka službenog putovanja. Član osoblja mora čuvati odobreni putni zahtjev i priložiti ga zahtjevu za nadoknadu putnih troškova, zajedno s izvješćem o putovanju, nakon povratka sa službenog putovanja.

2.3.

Kad je riječ o službenim putovanjima direktora, memorandum će se pripremiti unaprijed, na temelju predloška iz Dodatka, a potpisat će ga sam direktor. U memorandumu će se navesti razlog službenog putovanja i njegovo predviđeno trajanje. Direktor je pritom dužan pridržavati se zajedničkih postupaka kako su predviđeni u ovim pravilima.

3.   Prijevoz između mjesta zaposlenja i mjesta službenog putovanja

3.1.

U načelu će se za putovanja odobriti troškovno najučinkovitije prijevozno sredstvo s obzirom na svrhu i trajanje službenog putovanja.

3.2.

Putovanja zrakoplovom obavljat će se najizravnijim putem i po najnižoj dostupnoj cijeni. Ako su datumi putovanja takvi da bi trebalo uključiti i vikend kako bi se dobila karta s popustom koji je moguć za neke zrakoplovne i željezničke karte ako se rezerviraju tijekom određenog razdoblja unaprijed („Advance Purchase Excursion” ili „APEX” karta), član osoblja imat će pravo na dodatne dnevnice „DSA”), pod uvjetom da je „APEX” karta najjeftinija dostupna karta te da se time mogu ostvariti uštede u pogledu cjelokupnih troškova.

3.3.

Uobičajeni standard za putovanja vlakom je putovanje drugim razredom.

3.4.

Ako nije dostupan prijevoz zrakoplovom ili vlakom ili ako nije troškovno učinkovit, odobrit će se putovanje autobusom ili automobilom.

3.5.

Ako je odobreno putovanje automobilom, člana osoblja potiče se na korištenje usluga unajmljivanja automobila koje osigurava Prometna zajednica. Prometna zajednica pobrinut će se da član osoblja dobije najveće moguće osigurateljsko pokriće koje je dostupno. Ako, unatoč tomu, osiguranje uključuje učešće u šteti, Prometna zajednica dužna ga je pokriti. Prometna zajednica ne odgovara za slučajeve u kojima osiguranje ne pokriva štetu, gubitak ili krađu.

3.6.

U iznimnim slučajevima može se odobriti korištenje privatnog vozila. U tim će se slučajevima troškovi članu osoblja nadoknaditi u iznosu koji je jednak troškovima karte za vlak drugog razreda u skladu s točkom 3.3. Ako privatnim vozilom putuje više članova osoblja, troškovi se nadoknađuju samo vlasniku vozila. Ako Prometna zajednica odobri korištenje privatnog vozila, Prometna zajednica ne preuzima odgovornost ni za kakvo potraživanje trećih strana, ni za štetu na vozilu ni za gubitak ili krađu osobnih predmeta ostavljenih u vozilu.

3.7.

Članovi osoblja smiju uključiti privatna odredišta u plan službenog putovanja ako je za to dobiveno propisno odobrenje direktora. Ako uključivanje privatnog odredišta dovede do viših troškova, član osoblja plaća razliku između cijene prijevoza iz plana službenog putovanja i promijenjene cijene prijevoza.

4.   Kupovanje putnih karata

4.1.

Obavljanje rezervacija za putovanja i organiziranje putovanja centralizirano je u okviru administrativnog odjela Stalnog tajništva („Administrativni odjel”).

4.2.

Od članova osoblja očekuje se da što ranije priopće svoje potrebe povezane s putovanjima kako bi se mogla dobiti najpovoljnija cijena prijevoza.

4.3.

Administrativni odjel šalje odobreni putni zahtjev ovlaštenoj putničkoj agenciji i vraća ga osobi koja ide na službeno putovanje. Prometna zajednica daje putničkoj agenciji upute o tome da ne izdaje i ne isporučuje prijevozne karte prije nego što telefaksom primi odobreni putni zahtjev. Isti se postupak primjenjuje i na karte za vlak. Ako se karte za vlak ne mogu dobiti preko putničke agencije, članovi osoblja mogu sami kupiti karte za vlak, a troškovi tih karata nadoknadit će im se nakon što podnesu odgovarajući zahtjev za nadoknadu putnih troškova.

5.   Putni troškovi

Putni troškovi koje plaća ili nadoknađuje Prometna zajednica na temelju popratnih dokumenata obuhvaćaju:

—	troškove prijevoza, uključujući prijevoz do i od zračne luke ili druge točke dolaska ili polaska (npr. hotela, drugog mjesta boravka, mjesta održavanja sastanka, poslovnih prostora Stalnog tajništva),

—

dnevnice;

—	ostale troškove koji su izravno povezani sa službenim putovanjem i odobreni u putnom zahtjevu (npr. dodatna prtljaga, troškovi izdavanja viza, kotizacije za konferencije, seminare).

6.   Prijevoz do zračnih luka, luka i postaja u mjestu zaposlenja i od njih

U načelu članovi osoblja koriste javni prijevoz. Međutim, direktor može odobriti prijevoz taksijem ako je on opravdan, na primjer ako se taksijem voze dva člana osoblja (ili više njih) koji su na službenom putovanju, u slučajevima kada nisu dostupne nikakve druge mogućnosti prijevoza ili kada se prijevoz odvija prije 8 sati ujutro ili nakon 21 sat navečer. Odgovarajući troškovi će se nadoknaditi po predočavanju popratnih dokumenata. Korištenje privatnog vozila može se odobriti ako je opravdano. U takvim slučajevima nadoknada troškova ograničena je na naknade za parkiranje (u zračnoj luci, postaji ili luci), koje se nadoknađuju po predočavanju popratnih dokumenata.

7.   Prijevoz u mjestu u kojem se odvija službeno putovanje

U načelu članovi osoblja koriste javni prijevoz. Unatoč tomu, korištenje taksija dopušteno je ako javni prijevoz nije prihvatljiva alternativa (primjerice, zbog sigurnosnih razloga). Direktor potvrđuje tu činjenicu potpisivanjem zahtjeva za nadoknadu putnih troškova predmetnog člana osoblja. Troškovi će se nadoknaditi po predočenju popratnih dokumenata.

8.   Otkazivanje i izmjena putovanja prije polaska

Ako se službeno putovanje otkaže ili izmijeni, član osoblja mora:

—	odmah obavijestiti direktora i administrativni odjel te navesti razloge,

—	pisanim putem odmah otkazati ili ponovo rezervirati prijevozne karte i rezervacije koje je izdala ovlaštena putnička agencija, čak i ako za njih nije moguće dobiti povrat novca,

—	poduzeti potrebne korake radi otkazivanja ili ponovne rezervacije prijevoznih karata koje su dobivene izravno na drugi način,

—	pisanim putem odmah otkazati ili izmijeniti rezervacije hotela ili najma automobila,

—	sastaviti obračun troškova nastalih uslijed otkazivanja ili izmjene.

Prometna zajednica nadoknadit će troškove otkazivanja i ponovne rezervacije neovisno o načinima na koje su rezervacije dobivene.

9.   Produljenje

Ako se trajanje službenog putovanja koje je izvorno navedeno u odobrenju putovanja produlji zbog nepredviđenih okolnosti i to dovede do dodatnih troškova, to se mora navesti u zahtjevu za nadoknadu putnih troškova. (vidjeti točku 15.).

10.   Prekid

Službeno putovanje može se prekinuti zbog zahtjeva službe, zbog razloga više sile ili zbog osobnih razloga ozbiljne prirode, a koje je kao takve potvrdio direktor. Direktor mora unaprijed odobriti prekid, osim u slučajevima krajnje nužde ili ako se s direktorom ne može stupiti u kontakt. Sve troškove koji su proizašli iz prekida koji je odobrio direktor na temelju prethodno navedenih razloga pokrit će Prometna zajednica i nadoknaditi ih u okviru službenog putovanja.

11.   Promjene zbog osobnih razloga

Članovima osoblja koji idu na službeno putovanje može se odobriti da zbog osobnih razloga izmijene vremenski raspored te pojedinosti u vezi sa smještajem ili prijevozom. U tom slučaju oni moraju u putni zahtjev uključiti usporedbu predloženih troškova i troškova koji bi nastali bez takvih promjena. Ta se usporedba mora sastaviti na temelju informacija koje su dostupne u vrijeme putnog zahtjeva, primjenom jedne od metoda odabranih za organiziranje putovanja i na temelju sličnih uvjeta. Član osoblja koji ide na službeno putovanje izravno će i osobno pokriti (na način o kojem ga obavijesti administrativni odjel):

—	sve dodatne troškove, izmjerene u odnosu na ukupni trošak službenog putovanja bez dnevnica, koji proizlaze iz promjena izvršenih zbog osobnih razloga, uključujući polazak s druge lokacije i/ili povratak na nju, ako usporedba upućuje na povećanje troškova službenog putovanja,

—	sve naknade naplaćene za provođenje usporedbe ako je to napravila putnička agencija.

12.   Dnevnice (DSA)

12.1.

Dnevnice uključuju troškove plaćenog smještaja i obroka, darove zahvalnosti i druge nepredviđene troškove.

12.2.

Iznosi dnevnica koji se primjenjuju na ugovore o vanjskoj pomoći koje financira EU primjenjuju se u skladu s njihovim najnovijim ljestvicama (1). Primjenjiv iznos dnevnica onaj je koji se odnosi na mjesto u kojem član osoblja noći. Za dan na koji službeno putovanje započne plaća se puna dnevnica. Za dan na koji službeno putovanje završi ne plaća se dnevnica, tj. dnevnice se plaćaju na temelju broja noćenja tijekom putovanja.

12.3.

Direktor u iznimnim slučajevima može odobriti višu nadoknadu, na pojedinačnoj osnovi, ako se od osobe na službenom putovanju traži da odsjeda u unaprijed određenim hotelima u kojima bi se na cijenu sobe potrošilo 60 % iznosa dnevnice ili više. U takvim će se slučajevima troškovi smještaja nadoknaditi po predočenju predmetnog računa. U svakom slučaju, okolnosti koje dovode do zahtjeva za veću nadoknadu troškova moraju se opisati u putnom zahtjevu i odobriti prije polaska.

12.4.

Smanjeni iznosi dnevnica primjenjuju se u sljedećim slučajevima: 12.4.1. kada službeno putovanje ne uključuje noćenje: — za službeno putovanje u trajanju od osam sati ili više isplaćuje se 50 % dnevnice za predmetno odredište, — za službeno putovanje u trajanju kraćem od osam sati, a duljem od pet sati isplaćuje se 35 % iznosa dnevnice, — za službeno putovanje u trajanju od pet sati ili manje isplaćuje se 20 % iznosa dnevnice; 12.4.2. kada se osobi na službenom putovanju osigurava besplatan smještaj: — isplaćuje se 50 % iznosa dnevnice za odgovarajuće odredište; 12.4.3. kada službeno putovanje uključuje prekonoćne međukontinentalne letove ili prekonoćne vožnje vlakom: — isplaćuje se 50 % iznosa dnevnice za odgovarajuće odredište; 12.4.4. kada se osobi na službenom putovanju osiguravaju besplatni obroci poput doručka, ručka ili večere: — za svaki besplatan obrok iznos dnevnice umanjuje se za 10 %; 12.4.5. kada se osobi na službenom putovanju osiguravaju besplatan smještaj i besplatni obroci: — isplaćuje se 20 % iznosa dnevnice.

12.5.

Kada se službeno putovanje odnosi na putovanje unutar zemlje domaćina (Srbija), primjenjivat će se iznosi dnevnica zemlje domaćina. Za odgovarajuća umanjenja iznosa dnevnica unutar Srbije primjenjuju se iste odredbe kao i one za službena putovanja u inozemstvo.

12.6.

Ako sve troškove snosi organizator događanja, primjenjivat će se gore navedene odredbe o izračunu dnevnica.

12.7.

Za dio službenog putovanja koji je promijenjen u skladu s točkom 11. ne isplaćuju se dnevnice.

13.   Predujmovi za putovanja

13.1.

Ako to zatraži osoba koja ide na službeno putovanje, Prometna zajednica platit će joj predujam za službeno putovanje u iznosu do 80 % dnevnica za to putovanje. Zahtjevi za plaćanje predujmova za putovanja moraju se podnijeti najmanje četiri radna dana prije dana polaska.

13.2.

Svi iznosi isplaćeni u obliku predujma oduzet će se od iznosa nadoknade za pokrivanje troškova službenog putovanja. Ako je isplaćen predujam za koji se pokaže da je bio veći od stvarnog troška službenog putovanja, taj prekomjerni iznos naplatit će se jednokratno iz sljedeće plaće člana osoblja koji je bio na službenom putovanju. Ako je članu osoblja isplaćen predujam za službeno putovanje koje je kasnije otkazano, iznos tog predujma automatski će se odbiti od iznosa njegove sljedeće plaće.

14.   Izvješća o putovanju

Od članova osoblja koji idu na službena putovanja zahtijeva se da podnesu kratko izvješće o putovanju u roku od tjedan dana nakon povratka u ured. To izvješće o putovanju mora potpisati nadzornik te se ono prilaže zahtjevu za nadoknadu putnih troškova i šalje direktoru te drugim članovima osoblja kojima ga je potrebno poslati, prema potrebi.

15.   Nadoknada putnih troškova

15.1.

Član osoblja podnosi zahtjev za nadoknadu putnih troškova zajedno sa izvješćem o putovanju, odobrenjem putovanja i popratnom dokumentacijom administrativnom odjelu i direktoru u roku od tjedan dana nakon povratka u ured, neovisno o tome je li isplaćen predujam za putovanje. Nije potrebno prilagati račune za hotele, obroke i druge nepredviđene troškove jer utvrđena dnevnica čini paušalnu nadoknadu za te troškove.

15.2.

Ako je član osoblja dobio predujam za putovanje u skladu s točkom 13., a nije podnio odgovarajući zahtjev za nadoknadu putnih troškova u propisanom roku, iznos predujma za putovanje odbit će se od iznosa njegove sljedeće plaće. Odbijeni iznos predujma za putovanje nadoknadit će mu se samo ako podnese zahtjev za nadoknadu putnih troškova.

16.   Odgovornost osoblja

Članovi osoblja odgovorni su za točnost i potpunost izjava i činjenica koje iznose pri planiranju i izvršenju svojih službenih putovanja te izvješćivanju o njima. Oni će, ne dovodeći u pitanje odredbe Pravilnika o osoblju Prometne zajednice, biti odgovorni za svaki prekomjerni primljeni iznos ili povredu dužnosti.

Članovi osoblja moraju obavljati službena putovanja u skladu s općim zahtjevima u pogledu izvršavanja dužnosti propisanima u Pravilniku o osoblju Prometne zajednice. Od članova osoblja očekuje se da postižu najviše standarde profesionalne etičnosti i ostanu neovisni u svakom trenutku.

17.   Kontrolne mjere

Prometna zajednica mora pet godina čuvati evidenciju, dokumentaciju i dokaze povezane s odobravanjem, planiranjem i organizacijom službenih putovanja te s izvršavanjem plaćanja.

Primjenjuju se financijska pravila i revizijski postupci Prometne zajednice.

18.   Primjena

Ova se pravila primjenjuju od sljedećeg dana od dana donošenja.

---

(1)  https://ec.europa.eu/international-partnerships/system/files/per-diem-rates-20200201_en.pdf.