IZJAVA O ODRICANJU OD ODGOVORNOSTI: „Ovo je radni dokument koji su pripremile službe Komisije. U njemu se na temelju primjenjivog prava EU-a kolegama i tijelima uključenima u praćenje, kontrolu ili provedbu fondova obuhvaćenih Uredbom o zajedničkim odredbama daju tehničke smjernice. Ovim se smjernicama ne dovode u pitanje tumačenja Suda Europske unije ni Općeg suda.”

Sadržaj

Popis pokrata

3

Preambula

3

Poglavlje 1.:

Uvod u pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova

4

1.1.

Što su pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova i čemu služe

4

1.2.

Kad je upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova najkorisnija

4

1.3.

Upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova na dvije razine nadoknade

5

1.4.

Neobvezna i obvezna upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova

7

Poglavlje 2.:

Vrste pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova

8

2.1.

Pregled vrsta pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova

8

2.2.

Financiranje uz primjenu paušalne stope

9

2.2.1.

Opća načela

9

2.2.2.

Paušalne stope za utvrđivanje neizravnih troškova (članak 54. UZO-a)

12

2.2.3.

Paušalna stopa za utvrđivanje izravnih troškova osoblja (članak 55. stavak 1. UZO-a)

13

2.2.4.

Paušalna stopa za utvrđivanje svih drugih troškova operacije osim izravnih troškova osoblja (članak 56. UZO-a)

13

2.2.5.

Paušalna stopa za putne troškove i troškove smještaja (članak 41. stavak 5. Uredbe o Interregu)

15

2.2.6.

Posebni slučaj paušalnih stopa za tehničku pomoć (članak 36. stavak 5. UZO-a)

15

2.2.7.

Posebnosti potpore za lokalni razvoj pod vodstvom zajednice

16

2.3.

Jedinični troškovi

16

2.3.1.

Opća načela

17

2.3.2.

Troškovi osoblja izračunani po satnici (članak 55. stavci od 2. do 4. UZO-a)

19

2.4.

Jednokratni iznosi

22

2.4.1.

Opća načela

22

2.5.

Kombinacija pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova

24

Poglavlje 3.:

Uspostavljanje pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova

26

3.1.

Pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova moraju se odrediti ex ante

26

3.2.

Metodologije

27

3.2.1.

Pravedna, nepristrana i provjerljiva metoda izračuna

27

3.2.2.

Nacrt proračuna

30

3.2.3.

Upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova iz politika Unije

33

3.2.4.

Upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova iz shema za bespovratna sredstva koje potpuno financiraju države članice

33

3.2.5.

Upotreba paušalnih stopa i posebnih metoda utvrđenih UZO-om ili uredbama za pojedine fondove odnosno na temelju njih

34

3.2.6.

Upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova iz prethodnih programskih razdoblja

34

3.2.7.

Ponovna upotreba / recikliranje mogućnosti obračuna troškova uspostavljenih u istoj državi članici ili iz drugih država članica

35

3.3.

Postupovni koraci za odobrenje pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova u programu („gornja razina”)

35

3.4.

Vremenska prilagodba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova (metoda za usklađenje)

36

Poglavlje 4.:

Provedba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova

36

4.1.

Valuta za pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova utvrđene na „gornjoj razini”

36

4.2.

Vremenska primjena pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova donesenih u programu

37

4.3.

Kako prijaviti pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova u zahtjevima za plaćanje

37

4.4.

Upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova utvrđenih u delegiranim aktima Komisije

38

Poglavlje 5.:

Horizontalna načela

38

5.1.

Javna nabava i upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova

38

5.2.

Usklađenost pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova s pravilima o državnim potporama

38

5.3.

Pravila koja se primjenjuju na EFRR i ESF+: unakrsno financiranje

41

5.4.

Zahtjevi u pogledu prikupljanja, pohrane i objavljivanja podataka

42

5.5.

Pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova i razdoblje prihvatljivosti

43

Poglavlje 6.:

Upravljačke provjere i revizija

43

6.1.

Opći pristup upravljačkim provjerama i reviziji

43

6.2.

Provjera pravilnosti uspostave metodologije za pojednostavnjenu mogućnost obračuna troškova

44

6.3.

Provjera koju provodi upravljačko tijelo i revizija pravilne primjene metodologije za vrijeme provedbe

46

6.3.1.

Provjera pravilnosti primjene paušalnih stopa

46

6.3.2.

Provjera pravilnosti primjene jediničnih troškova

47

6.3.3.

Provjera pravilnosti primjene jednokratnih iznosa

48

6.4

Provjera nepostojanja dvostrukog financiranja pri upotrebi pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova

48

6.5.

Provjera usklađenosti s pravilima o državnim potporama u slučaju upotrebe pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova kao oblika nadoknade

50

6.6.

Slučajevi prijevare i ozbiljni nedostaci

51

6.7.

Moguće pogreške ili nepravilnosti povezane s upotrebom pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova

51

Prilog 1.:

Primjeri pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova

54

Prilog 2.:

Kako ispuniti Dodatak 1. prilozima V. i VI. UZO-u

58

Prilog 3.:

Primjer usklađenosti pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova s pravilima o državnim potporama

66

Popis pokrata

AA	Tijelo za reviziju
FAMI	Fond za azil, migracije i integraciju
BMVI	Instrument za financijsku potporu u području upravljanja granicama i vizne politike
CLLD	Lokalni razvoj pod vodstvom zajednice
UZO	Uredba o zajedničkim odredbama
EK	Europska komisija
ERS	Europski revizorski sud
EFPRA	Europski fond za pomorstvo, ribarstvo i akvakulturu
EFRR	Europski fond za regionalni razvoj
ESF+	Europski socijalni fond plus
FUS	Fond za unutarnju sigurnost
FPT	Fond za pravednu tranziciju
LAG	Lokalna akcijska skupina
MA	Upravljačko tijelo
MS	Država članica
SCO	Pojednostavnjena mogućnost obračuna troškova
MSP	Mala i srednja poduzeća

Preambula

U ovom se dokumentu navode tehničke smjernice o troškovima prijavljenima na temelju jediničnih troškova, jednokratnih iznosa i financiranja uz primjenu paušalne stope (dalje u tekstu „pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova”) koji se primjenjuju na fondove obuhvaćene Uredbom (EU) 2021/1060 (1) (Uredba o zajedničkim odredbama; dalje u tekstu „UZO”) radi razmjene uspješnih primjera iz prakse kako bi se države članice potaknulo na njihovu primjenu. Dokument obuhvaća mogućnosti koje nudi pravni okvir UZO-a za programsko razdoblje 2021. – 2027. i u njemu se uzimaju u obzir zakonodavne promjene uvedene Uredbom (EU) 2021/1060 u odnosu na programsko razdoblje 2014. – 2020., a posebno mogućnost nadoknade doprinosa Unije programu u obliku pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova.

Nakon stupanja na snagu Uredbe (EU) 2021/1060 smjernice obuhvaćaju nadoknadu bespovratnih sredstava koja su države članice pružile korisnicima u obliku pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova ili kombinacije više načina nadoknade u skladu s člankom 53. stavkom 1. točkama (b), (c), (d) i (e) UZO-a, kao i nadoknadu doprinosa Unije programu u obliku pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova ili kombinacije različitih oblika u skladu s člankom 51. točkama (c), (d), (e) i (f) UZO-a.

Ove smjernice sadržavaju i dodatna pojašnjenja na temelju pitanja država članica i dionika koja se odnose na ili su bitna za programsko razdoblje 2021. – 2027.

POGLAVLJE 1.:   UVOD U POJEDNOSTAVNJENE MOGUĆNOSTI OBRAČUNA TROŠKOVA

1.1.   Što su pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova i čemu služe

Pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova su iznosi ili postoci određeni ex ante koji su najbolja moguća procjena konkretnih (stvarnih) prihvatljivih troškova nastalih u provedbi operacije. Dakle, riječ je o alternativnoj metodi za nadoknadu prihvatljivih troškova operacije jer se tradicionalnom metodom nadoknađuju troškovi koji su stvarno nastali za korisnika koji ih je platio i opravdao računima ili potvrdama o plaćanju (članak 53. stavak 1. točka (a) UZO-a; dalje u tekstu „stvarni troškovi”).

	Uz pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova više nije obvezno pronaći trag svakog eura sufinanciranih rashoda u popratnoj dokumentaciji. Njihovom upotrebom znatno se smanjuju administrativni troškovi i opterećenje za upravljačka tijela i korisnike.
	Upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova omogućuje usmjeravanje ljudskih resursa i administrativnih aktivnosti potrebnih za upravljanje fondovima obuhvaćenima UZO-om na postizanje ciljeva politike jer je potrebno manje resursa za prikupljanje i provjeru (financijskih) dokumenata.
	Pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova olakšavaju pristup fondovima i malim korisnicima zahvaljujući pojednostavnjenom postupku upravljanja. Osim toga, korisnici primjećuju da su u cijelom vijeku trajanja projekata postupci, od podnošenja zahtjeva za financiranje do nadoknade njihovih rashoda, jednostavniji i oduzimanju manje vremena (npr. manji troškovi i vrijeme potrebno za pripremu zahtjeva za financiranje, manje popratne dokumentacije, manji rizik od dostavljanja netočne dokumentacije ili nepotpune dokumentacije, brža nadoknada rashoda).
	Konačno, pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova doprinose učinkovitijem i pravilnijem iskorištavanju fondova obuhvaćenih UZO-om (niža stopa pogreške). Europski revizorski sud godinama preporučuje Komisiji da potiče i proširuje upotrebu pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova, osobito jer se tako rjeđe događaju pogreške (2). U svojem informativnom dokumentu „Pojednostavnjenje provedbe kohezijske politike u razdoblju nakon 2020.” ponovio je svoj stav i preporučio da se raširi upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova kako bi se smanjili i administrativni troškovi i opterećenja (3).

1.2.   Kad je upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova najkorisnija

Osim u slučajevima u kojima je obvezna (vidjeti poglavlje 1.4.), upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova posebno se preporučuje za operacije za koje je ispunjen najmanje jedan od sljedećih kriterija izvedivosti i relevantnosti:

—	kad je riječ o operacijama u kojima je provjera stvarnih troškova teška i/ili opterećujuća (mnogo popratnih dokumenata za male iznose koji utječu malo ili uopće ne utječu na očekivana ostvarenja operacija, složeni ključevi podjele itd.),

—	ako su lako dostupni pouzdani povijesni ili statistički podaci o financijskoj i kvantitativnoj provedbi sličnih operacija na temelju kojih se mogu izraditi valjane metode izračuna,

—	kad je riječ o operacijama koje pripadaju standardnom okviru, kao što su ponavljajuće aktivnosti sa stabilnim uvjetima i standardnim oblicima provedbe,

—	ako metode za pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova već postoje za slične vrste operacija u okviru sheme koja se financira nacionalnim sredstvima ili u okviru politika EU-a.

U uvođenje pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova potrebno je uložiti vrijeme i resurse. To bi trebalo uzeti u obzir pri osmišljavanju nove metodologije. Ako se to ulaganje kosi s ciljevima pojednostavnjenja postupaka pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova, druge metode nadoknade mogle bi biti primjerenije.

1.3.   Upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova na dvije razine nadoknade

U skladu s pravnim okvirom za programsko razdoblje 2021. – 2027. pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova mogu se upotrebljavati na dvije razine nadoknade:

—	Komisijina nadoknada doprinosa Unije programima država članica („gornja razina”), i

—	povrat bespovratnih sredstava koje su države članice pružile korisnicima („donja razina”).

Upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova na „gornjoj razini”

Doprinos Unije programu može se nadoknaditi u obliku pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova u skladu s člankom 51. točkama (c), (d) i (e) UZO-a.

Pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova moraju se utvrditi:

1.	odlukom Komisije o odobrenju programa ili njegove izmjene (članak 94. stavak 3. UZO-a); ili

2.	delegiranim aktom koji je donijela Komisija (članak 94. stavak 4. UZO-a).

U prvom slučaju, države članice trebale bi podnijeti prijedlog Komisiji u skladu s Dodatkom 1. prilozima V. i VI. UZO-u kao dio podnesenog programa ili zahtjeva za njegovu izmjenu. Tijelo za reviziju tog programa mora dostaviti pozitivnu ex ante procjenu  (4) metode izračuna, iznosa i mehanizama kojima se osiguravaju provjera, kvaliteta, prikupljanje i pohrana podataka.

Upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova na „gornjoj razini” nije automatski povezana s njihovom upotrebom na „donjoj razini” . Ako se nadoknada doprinosa Unije temelji na pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova odobrenima u programu ili delegiranom aktu, nadoknada korisniku može biti u obliku bilo kakve potpore (članak 94. stavak 3. UZO-a).

Međutim, da bi se postupak potpuno pojednostavnio, preporučuje se da se pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova s „gornje razine” upotrebljavaju i na „donjoj razini”, tj. pri povratu bespovratnih sredstava korisnicima.

Države članice nisu obvezne upotrebljavati pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova na „gornjoj razini”. Doprinos Unije programu može se temeljiti na bilo kojem obliku nadoknade potpore pružene korisnicima (članak 51. točka (b) UZO-a).

Upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova na „donjoj razini”

Pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova mogu se upotrebljavati samo u slučaju operacija financiranih bespovratnim sredstvima (članak 53. stavak 1. UZO-a). Ne smiju se upotrebljavati za financijske instrumente i nagrade. Pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova koje se upotrebljavaju za povrat bespovratnih sredstava koja države članice pružaju korisnicima nisu uvrštene u program Dodatkom 1. prilozima V. i VI. UZO-a i za njih nije potrebno odobrenje Komisije.

Tijelo za reviziju ne mora dostaviti ex ante procjenu za pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova koje se upotrebljavaju na „donjoj razini”, ali se to svakako preporučuje.

Pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova su oblici bespovratnih sredstava u skladu s člankom 53. UZO-a. Odredbe o bespovratnim sredstvima, uključujući odredbe o pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova, ne primjenjuju se na potporu koja se pruža u obliku bespovratnih sredstava kombiniranih u operaciji jedinstvenog financijskog instrumenta u skladu s člankom 58. stavkom 5. UZO-a. Na kombiniranu potporu primjenjuju se pravila za financijske instrumente. Međutim, ako se bespovratna sredstva kombiniraju s financijskim instrumentom u dvije odvojene operacije, pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova mogu se upotrijebiti za dio potpore koji se pruža u obliku bespovratnih sredstava. Pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova ne smiju se upotrebljavati kad se potpora za operaciju pruža u obliku nagrade.

Ključne sličnosti I razlike između pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova koje se upotrebljavaju na „gornjoj” ili samo na „donjoj” razini

	Pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova koje se upotrebljavaju na „gornjoj razini”	Pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova koje se upotrebljavaju samo na „donjoj razini”
Vrsta upotrijebljenih pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova	Jedinični troškovi, financiranje uz primjenu paušalne stope i jednokratni iznosi
Uloga Komisije u uspostavi pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova	Komisija donosi pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova: 1. u odluci o odobrenju programa ili njegove izmjene na temelju prijedloga koji podnesu države članice u skladu s predloškom iz Dodatka 1. prilozima V. i VI. UZO-u (članak 94. stavak 3. UZO-a); ili 2. delegiranim aktom (članak 94. stavak 4. UZO-a).	Pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova i metodologiju određuju države članice, pri čemu sudjelovanje Komisije nije obvezno.
Uloga tijela za reviziju u uspostavi pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova	Tijelo za reviziju mora provesti ex ante procjenu metodologije za pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova utvrđene odlukom Komisije o odobrenju programa ili njegove izmjene (članak 94. stavak 3. UZO-a i Prilog V. (ili Prilog VI.), Dodatak 1., odjeljak C, točka 5. UZO-a)	Ex ante procjena metodologije koju provodi tijelo za reviziju nije obvezna, ali svakako se preporučuje.
Dopuštena metodologija	Izračun na temelju pravedne, nepristrane i provjerljive metode (npr. statistički i povijesni podaci). Nacrt proračuna. Upotreba postojećih EU-ovih ili nacionalnih shema za slične vrste operacija.	Izračun na temelju pravedne, nepristrane i provjerljive metode (npr. statistički i povijesni podaci). Nacrt proračuna (ako ukupni trošak operacije ne premašuje 200 000  EUR). Upotreba postojećih EU-ovih ili nacionalnih shema za slične vrste operacija. Upotreba stopa i metodologija utvrđenih u ili na temelju UZO-a ili uredaba za pojedine fondove.
Razina nadoknade	Komisija nadoknađuje troškove državi članici („gornja razina”) na temelju pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova koje je odobrila odlukom o odobrenju programa ili njegove izmjene ili utvrdila u delegiranom aktu.	Država članica nadoknađuje troškove korisniku („donja razina”) u obliku pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova, a ti se rashodi prijavljuju Komisiji.
Područje primjene upravljačkih provjera i revizije	Ispunjavanje uvjeta za nadoknadu utvrđenih u Dodatku 1. prilozima V. i VI. UZO-u.	Metodologija za uspostavu pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova (5) i primjena metodologije pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova.
Upravljačke provjere i revizije NE obuhvaćaju	Temeljni stvarni troškovi (osim stvarnih troškova koji služe kao osnova za izračun financiranja uz primjenu paušalne stope). Metodologija za utvrđivanje pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova donesena odlukom Komisije o odobrenju programa ili njegove izmjene ili delegiranim aktom. Vidjeti i poglavlje 6.	Temeljni stvarni troškovi (osim stvarnih troškova koji služe kao osnova za izračun financiranja uz primjenu paušalne stope). Metoda izračuna za određivanje standardnih paušalnih stopa (osim za članak 54. prvi stavak točku (c) UZO-a). Vidjeti i poglavlje 6.

1.4.   Neobvezna i obvezna upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova

Načelo: neobvezna upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova

Države članice nisu obvezne upotrebljavati pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova na „gornjoj” i „donjoj” razini (iznimka je članak 53. stavak 2. UZO-a, koji je opisan u nastavku ovog poglavlja). Na „gornjoj razini”: nakon što Komisija donese odluku o odobrenju pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova u programu, doprinos Unije državi članici nadoknađuje se u tom obliku i država članica ne može zatražiti nadoknadu na temelju članka 51. točke (b) UZO-a, tj. na temelju potpore isplaćene korisniku. Na „donjoj razini”: upravljačko tijelo (ili odbor za praćenje u slučaju programa Interrega) odlučuje hoće li upotrebljavati pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova u pozivu na podnošenje prijedloga određivanjem kategorija troškova i/ili vrsta operacija na koje se te pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova primjenjuju. Da bi se poštovala načela transparentnosti i jednakog postupanja prema korisnicima, trebalo bi navesti i objaviti (u pozivima na podnošenje prijedloga, pravilima programa ili nacionalnim pravilima) područje primjene pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova koje se će se primjenjivati, tj. kategorije troškova ili vrste operacija za koje će biti dostupne.

Iznimka: slučajevi u kojima je obvezna upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova

U skladu s člankom 53. stavkom 2. prvim podstavkom UZO-a, ako ukupni trošak operacije ne premašuje 200 000 EUR, doprinos koji korisnik prima iz fondova EFRR, ESF+, FPT, FAMI, FUS i BMVI trebao bi imati oblik jediničnih troškova, jednokratnih iznosa ili paušalnih stopa osim kad je riječ o iznimkama u nastavku. Svrha je te odredbe ograničiti kontrole stvarnih troškova jer one ne bi bile troškovno učinkovite zbog male vrijednosti tih operacija.

Kad je riječ o malim projektima financiranima sredstvima za male projekte u okviru programa Interrega (članak 25. stavak 6. Uredbe o Interregu (6)), doprinos iz EFRR-a mora biti u obliku pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova ako javni doprinos krajnjem primatelju koji provodi mali projekt ne premašuje 100 000 EUR osim za operacije za koje potpora predstavlja državnu potporu.

Pri primjeni članka 53. stavka 2. UZO-a treba uzeti u obzir troškove planirane pri potpisivanju dokumenta u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu operaciji (7). Troškovi koji stvarno nastanu pri provedbi operacije ili malog projekta nisu bitni jer više nisu dio metode izračuna i nadoknade troškova operacije ili malog projekta.

Upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova obvezna je na razini potpore koju države članice dodjeljuju korisnicima, dakle na razini operacije koja će se sufinancirati i korisnika, u smislu članka 2. UZO-a. Kad je riječ o fondovima za male projekte u okviru programa Interrega (vidjeti prethodno navedeno) vrijedi obvezna upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova na razini potpore koju je korisnik koji upravlja fondom za male projekte dodijelio krajnjim primateljima.

Obvezna upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova primjenjuje se i u slučajevima bespovratnih sredstava koja države članice pružaju korisnicima u operacijama tehničke pomoći ako ukupni trošak takvih operacija ne premašuje 200 000 EUR. Dakle, ne postoje izuzeća od obvezne upotrebe pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova za operacije tehničke pomoći  (8).

Zahtjev u pogledu obvezne upotrebe pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova ne primjenjuje se u sljedećim slučajevima (9):

—

operacije koje primaju potporu koja predstavlja državnu potporu. De minimis potpora ne predstavlja državnu potporu, stoga su operacije koje primaju samo de minimis potporu obuhvaćene člankom 53. stavkom 2. UZO-a, tj. obveznom upotrebom pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova. Međutim, upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova nije obvezna u slučaju kombinacije državne i de minimis potpore u istoj operaciji,

—

upravljačko tijelo može pristati na izuzeće nekih operacija u području istraživanja i inovacija od obveze utvrđene u članku 53. stavku 2. prvom podstavku UZO-a ako je odbor za praćenje prethodno odobrio takvo izuzeće. Budući da u UZO-u nisu navedeni kriteriji za takvo izuzeće, mora ga predložiti upravljačko tijelo i ishoditi odobrenje od odbora za praćenje.

Kad se primjenjuje obveza upotrebe pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova, to se odnosi na sve kategorije troškova operacije, uz dvije iznimke na temelju članka 53. stavka 2. UZO-a:

1.

kategorije troškova na koje se primjenjuje paušalna stopa mogu se izračunati na temelju stvarnih troškova. Na primjer, ako se primjenjuje paušalna stopa od najviše 15 % za neizravne troškove iz članka 54. prvog stavka točke (b) UZO-a (pri čemu su prihvatljivi izravni troškovi osoblja osnova na koju se primjenjuje paušalna stopa), prihvatljivi izravni troškovi osoblja mogu se prijaviti na temelju stvarnih troškova (ali izravni troškovi osim izravnih troškova osoblja moraju biti obuhvaćeni pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova). Ako se primjenjuje paušalna stopa od najviše 7 % za neizravne troškove iz članka 54. prvog stavka točke (a) UZO-a, prihvatljivi izravni troškovi mogu se prijaviti na temelju stvarnih troškova;

2.	naknade i plaće koje se isplaćuju sudionicima mogu se nadoknaditi na temelju stvarno nastalih troškova.

Te su iznimke potpune.

Mogući primjeri za postizanje usklađenosti sa zahtjevima za obveznu upotrebu pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova primjenom pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova utvrđenih UZO-om
Primjena članka 54. prvog stavka točke (a) ili (c) UZO-a	Primjena članka 54. prvog stavka točke (b) UZO-a	Primjena članka 56. stavaka 1. i 2. UZO-a
Neizravni troškovi = najviše 7 % prihvatljivih izravnih troškova (nije potrebna metoda izračuna) ili najviše 25 % prihvatljivih izravnih troškova (potrebna je pravedna, nepristrana i provjerljiva metoda izračuna ili paušalna stopa utvrđena u skladu s člankom 67. stavkom 5. točkom (a) Uredbe 1303/2013 za sličnu operaciju) Izravni troškovi = stvarni troškovi (10)	Neizravni troškovi = najviše 15 % prihvatljivih izravnih troškova osoblja (nije potrebna metoda izračuna) Izravni troškovi osoblja = stvarni troškovi (11) Svi ostali izravni troškovi (ako je primjenjivo) = pojednostavnjena mogućnost obračuna troškova	Izravni troškovi osoblja = stvarni troškovi (12) Preostali troškovi (osim plaća i naknada isplaćenih sudionicima) = najviše 40 % prihvatljivih izravnih troškova osoblja (nije potrebna metoda izračuna) Prema potrebi se plaće i naknade isplaćene sudionicima mogu platiti na temelju stvarnih troškova (= dodatni prihvatljivi troškovi).

POGLAVLJE 2.:   VRSTE POJEDNOSTAVNJENIH MOGUĆNOSTI OBRAČUNA TROŠKOVA

2.1.   Pregled vrsta pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova

Članak 51. i članak 53. stavak 1. UZO-a sadržavaju tri vrste pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova koje se mogu definirati kako slijedi:

—	FINANCIRANJE UZ PRIMJENU PAUŠALNE STOPE: posebne kategorije prihvatljivih troškova koje su unaprijed jasno definirane računaju se primjenom unaprijed utvrđenog postotka na jednu ili nekoliko drugih kategorija prihvatljivih troškova,

—	JEDINIČNI TROŠKOVI: svi ili dio prihvatljivih troškova računa se na temelju kvantificiranih aktivnosti, uloženih sredstava, ostvarenja ili rezultata pomnoženih s unaprijed utvrđenim jediničnim troškovima,

—	JEDNOKRATNI IZNOSI: svi ili dio prihvatljivih troškova računa se na temelju unaprijed utvrđenih iznosa koji se isplaćuju ako su dovršene unaprijed određene aktivnosti i/ili ostvarenja.

Upravljačko tijelo može odlučiti upotrebljavati jednu vrstu pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova ili kombinirati više vrsta u istoj operaciji pod uvjetom da su isključena sva moguća preklapanja troškova obuhvaćenih različitim pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova kako bi se izbjeglo dvostruko financiranje (vidjeti i poglavlje 2.5. o kombinaciji pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova).

2.2.   Financiranje uz primjenu paušalne stope

Paušalne stope mogu se primjenjivati na obje razine nadoknade, tj. na gornjoj razini za nadoknadu doprinosa Unije (članak 51. točka (e) UZO-a) i na donjoj razini za bespovratna sredstva koja države članice pružaju korisniku (članak 53. stavak 1. točka (d) UZO-a).

Postoji nekoliko vrsta paušalnih stopa, i to:

—	standardne paušalne stope, tj. one utvrđene u UZO-u i uredbama za pojedine fondove ili, ovisno o slučaju, u delegiranom aktu donesenom u skladu s člankom 94. stavkom 4. UZO-a za koje upravljačka tijela nisu dužna razviti metodu izračuna za utvrđivanje primjenjive stope,

—	paušalne stope za koje su upravljačka tijela izradila metodologiju (uključujući metodu izračuna).

2.2.1.   Opća načela

Utvrđivanje kategorija troškova

U sustavu financiranja uz primjenu paušalne stope postoje najviše tri vrste kategorija troškova:

—	1. VRSTA: kategorije prihvatljivih troškova na temelju kojih se primjenjuje paušalna stopa za izračun prihvatljivih iznosa (tzv. osnovni trošak),

—	2. VRSTA: kategorije prihvatljivih troškova koji će biti obuhvaćeni primjenom paušalne stope,

—	3. VRSTA: prema potrebi druge kategorije prihvatljivih troškova (na njih se ne primjenjuje stopa i nisu obuhvaćeni primjenom paušalne stope).

Kad se primjenjuje sustav financiranja uz primjenu paušalne stope, upravljačko tijelo (ili odbor za praćenje programa Interrega) mora utvrditi kategorije troškova obuhvaćene svakom vrstom: svaka kategorija rashoda mora biti jasno uključena u samo jednu od te tri vrste. U nekim se slučajevima jedna vrsta može utvrditi samo u odnosu na druge vrste troškova (npr. u sustavu samo s izravnim (1. vrsta) i neizravnim (2. vrsta) troškovima potonji se mogu utvrditi kao svi drugi prihvatljivi troškovi koji nisu izravni troškovi). Pri odabiru operacija upravljačko tijelo (ili odbor za praćenje programa Interrega) trebalo bi provjeriti jesu li kategorije troškova obuhvaćene paušalnom stopom potrebne za određenu operaciju, na temelju zahtjeva za financiranje u kojem su detaljno navedene aktivnosti potrebne za provedbu operacije.

U UZO-u se ne propisuju ograničenja za kategorije prihvatljivih troškova koje bi se mogle upotrebljavati za financiranje uz primjenu paušalne stope. Međutim, s obzirom na to da je glavni cilj primjene paušalnih stopa pojednostavnjenje, one su najprikladnije za relativno niske troškove čija je provjera skupa (npr. paušalna stopa za pokrivanje troškova osoblja ili neizravnih troškova).

Niz paušalnih stopa može se primijeniti za razne kategorije troškova s istom osnovom  (13). Na primjer, za izračun neizravnih troškova može se primijeniti paušalna stopa od 13 % izravnih troškova osoblja. Ista osnova (tj. izravni troškovi osoblja) može poslužiti i za izračun putnih troškova i troškova smještaja operacije uz primjenu paušalne stope od 15 %.

Paušalna stopa može se izračunati na temelju stvarnih troškova ili troškova nadoknađenih primjenom pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova (vidjeti poglavlje 2.5.). Kako bi se izbjeglo dvostruko financiranje, pri osmišljavanju metodologije pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova posebno bi se trebalo pobrinuti da kategorije troškova koje će biti obuhvaćene paušalnom stopom ne budu uključene u osnovne troškove.

Posebne paušalne stope za izračun kategorija troškova detaljno opisanih u uzo-u I uredbama za pojedine fondove

U pravnom okviru utvrđene su određene posebne paušalne stope. One mogu poslužiti za povrat bespovratnih sredstava koja države članice pružaju korisnicima (članak 53. stavak 3. točka (e) UZO-a).

Paušalne stope mogu se primjenjivati, a da upravljačko tijelo ne mora utvrditi metodu izračuna za utvrđivanje primjenjive stope (standardne pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova) samo ako je to izričito navedeno u UZO-u. Te se paušalne stope primjenjuju na određenu kategoriju troškova (tj. osnovne troškove) kako bi se izračunale druge kategorije troškova (obuhvaćene paušalnom stopom). Upravljačko tijelo može upotrijebiti bilo koju stopu nižu od stope navedene u odgovarajućem članku i neće morati opravdati odabir stope niže od stope navedene u UZO-u sve dok su troškovi obuhvaćeni tom stopom relevantni za određenu operaciju. Ako se odabere niža stopa, nema potrebe ni za kakvim izračunom.

Međutim, upravljačko tijelo može utvrditi višu stopu od stopa iz članaka od 54. do 56. UZO-a (osim članka 54. prvog podstavka točke (c) UZO-a) na temelju jedne od metodologija iz članka 53. stavka 3. UZO-a.

Pri odlučivanju o paušalnoj stopi koja će se primjenjivati mora se poštovati načelo jednakog postupanja prema korisnicima. Stoga se prema korisnicima u sličnoj situaciji koji primaju potporu iz određenog poziva ne može neopravdano drukčije postupati.

Standardne paušalne stope su:

Članak	Standardne paušalne stope
Članak 54. prvi stavak točka (a) UZO-a	Najviše 7 % prihvatljivih izravnih troškova za nadoknadu neizravnih troškova
Članak 54. prvi stavak točka (b) UZO-a	Najviše 15 % prihvatljivih izravnih troškova osoblja za nadoknadu neizravnih troškova
Članak 55. stavak 1. UZO-a	Najviše 20 % [prihvatljivih] izravnih troškova (14) za nadoknadu izravnih troškova osoblja
Članak 56. stavak 1. UZO-a	Najviše 40 % prihvatljivih izravnih troškova osoblja za nadoknadu preostalih troškova operacije (15)
Članak 39. stavak 3. točka (c) Uredbe o Interregu	Najviše 20 % [prihvatljivih] izravnih troškova za nadoknadu izravnih troškova osoblja
Članak 41. stavak 5. Uredbe o Interregu	Najviše 15 % [prihvatljivih] izravnih troškova osoblja za nadoknadu putnih troškova i troškova smještaja
Članak 22. stavak 1. točka (b) Uredbe o fondu ESF+	1 % troškova iz točke (a) (16) za pokrivanje troškova koje snosi tijelo za nabavu povezanih s prijevozom hrane i/ili osnovne materijalne pomoći do skladišta ili korisnikâ i troškova skladištenja
Članak 22. stavak 1. točka (c) Uredbe o fondu ESF+	7 % troškova iz točke (a) ili 7 % vrijednosti prodane hrane u skladu s člankom 16. Uredbe (EU) br. 1308/2013 za pokrivanje troškova administracije, prijevoza, skladištenja i pripreme koje snose korisnici uključeni u podjelu hrane i/ili osnovne materijalne pomoći najpotrebitijima
Članak 22. stavak 1. točka (e) Uredbe o fondu ESF+	7 % troškova iz točke (a) za pokrivanje troškova popratnih mjera koje poduzimaju korisnici ili koje se poduzimaju u njihovo ime i koje prijavljuju korisnici koji isporučuju hranu i/ili osnovnu materijalnu pomoć najpotrebitijima

Osim toga, u članku 54. prvom stavku točki (c) UZO-a utvrđena je gornja granica paušalne stope za neizravne troškove na 25 % prihvatljivih izravnih troškova pod uvjetom da se u skladu s člankom 53. stavkom 3. točkom (a) UZO-a primjenjuje pravedna, nepristrana i provjerljiva metoda izračuna koju je odredilo upravljačko tijelo.

Da bi se bilo koja od tih mogućnosti mogla upotrebljavati, upravljačko tijelo (ili odbor za praćenje programa Interrega) mora definirati kategorije troškova obuhvaćene paušalnom stopom i one na koje se paušalna stopa primjenjuje, tj. izravne i neizravne troškove i izravne troškove osoblja. Države članice dužne su na dosljedan, nedvosmislen i nediskriminirajući način definirati kategorije troškova i spriječiti dvostruko financiranje.

Definiciju kategorija troškova trebalo bi jasno utvrditi u pravilima programa ili pozivima na podnošenje prijedloga.

U pravilu se kategorije troškova mogu definirati na sljedeći način: — izravni troškovi su troškovi koji su izravno povezani s provedbom operacije ili projekta i čija se izravna veza s tom konkretnom operacijom ili projektom može dokazati, — neizravni troškovi su troškovi koji su potrebni za provedbu operacije i nisu ili ne mogu biti izravno povezani s provedbom operacije odnosno koji su povezani s provedbom operacije, ali su pomoćni troškovi koji izravno ne doprinose postizanju njezinih pokazatelja/rezultata/ciljeva. Takvi troškovi mogu, među ostalim, biti administrativni/opći troškovi za koje je teško precizno utvrditi iznos koji se može pripisati određenoj operaciji ili projektu (tipični administrativni rashodi / rashodi za osoblje, kao što su: troškovi upravljanja, troškovi zapošljavanja, troškovi računovodstvenih usluga ili usluga čišćenja itd.; troškovi za telefon, vodu ili električnu energiju itd.), — troškovi osoblja utvrđeni su u nacionalnim pravilima i obično je riječ o troškovima koji proizlaze iz sporazuma između poslodavca i zaposlenika ili ugovora o uslugama za vanjsko osoblje (pod uvjetom da je te troškove moguće jasno utvrditi). Troškovi osoblja obično obuhvaćaju ukupne naknade, uključujući naknade u naravi u skladu s kolektivnim ugovorima, koje se isplaćuju osobama za obavljeni rad povezan s operacijom. Uključuju i poreze i doprinose za socijalno osiguranje zaposlenika (npr. u slučaju mirovina prvi i drugi stup, a treći stup samo ako je tako utvrđeno u kolektivnom ugovoru ili u ugovoru o radu), sve prihvatljive dobrovoljne doprinose zaposlenika te obvezne i dobrovoljne socijalne doprinose poslodavca. Troškovi osoblja mogu biti izravni ili neizravni, ovisno o analizi svakog pojedinačnog slučaja i ulozi osoblja u operaciji.

Posebnosti definicije troškova osoblja

U svrhu primjene paušalnih stopa iz članka 54. prvog stavka točke (b) i članka 56. stavka 1. UZO-a te članka 41. stavka 5. Uredbe o Interregu (ili bilo koje druge paušalne stope koju je upravljačko tijelo utvrdilo na temelju članka 53. stavka 3. UZO-a i koja će se primjenjivati na izravne troškove osoblja) ukupna vrijednost naknade kako je utvrđena u nacionalnim pravilima može se smatrati troškovima osoblja jer oni predstavljaju stvarnu naknadu za rad predmetne osobe u operaciji i stoga ih treba uzeti u obzir za utvrđivanje drugih vrsta troškova operacije (koji se izračunavaju primjenom paušalne stope na izravne troškove osoblja).

To se odnosi i na slučajeve kad plaću (djelomično) nadoknađuju ili financiraju treće strane (npr. izravno osoblje zaposleno je uz subvenciju za zapošljavanje; paušalna stopa primjenjuje se na ukupnu vrijednost naknade čak i ako dio plaća treća strana). Ako troškovi vanjskog osoblja proizlaze iz ugovora o uslugama, troškovi osoblja moraju se moći jasno utvrditi. Primjerice, ako korisnik angažira vanjskog predavača za usluge osposobljavanja u korisnikovoj organizaciji, na računu trebaju biti navedene vrste troškova. Plaća predavača smatrat će se izravnim troškom vanjskog osoblja. Ako troškove osoblja za predavača nije moguće utvrditi kao zasebnu kategoriju u odnosu na druge kategorije troškova, npr. nastavnih materijala, tad se na njih ne može primijeniti paušalna stopa od 40 % utvrđena u članku 56. stavku 1. UZO-a.

Definicija izravnih troškova osoblja nema veze s time jesu li troškovi osoblja u obliku rashoda za doprinose u naravi. Zato se vrijednost volonterskog rada u obliku doprinosa u naravi može uključiti u osnovni iznos za izračun paušalnih stopa pod uvjetom da se poštuje članak 67. stavak 1. UZO-a.

Putni troškovi ne smatraju se troškovima osoblja, osim troškova putovanja na posao ako je u nacionalnim pravilima utvrđeno da su dio bruto iznosa troškova za zaposlenike. Troškovima osoblja ne smatraju se ni naknade ni plaće isplaćene u korist sudionika u operacijama koje primaju potporu iz fondova EFRR, ESF+, FPT, FAMI, FUS i BMVI (vidjeti članak 56. stavke 1. i 2. UZO-a). Na primjer, u operaciji čiji je cilj zapošljavanje novih osoba plaće novozaposlenih radnika ne smatraju se „troškovima osoblja” za potrebe članka 56. UZO-a jer te osobe ne obavljaju nikakvu zadaću za provedbu operacije, nego se smatraju plaćama isplaćenima u korist sudionika. Stoga se ne mogu uračunati u osnovu paušalne stope utvrđene u članku 56. stavku 1. UZO-a.

U kontekstu članka 56. UZO-a naknada znači financijska potpora koju sudionici dobivaju za moguće troškove povezane s ciljem određene operacije. Primjerice, naknade za osposobljavanje u okviru Europskog socijalnog fonda plus (ESF+) odnose se na financijsku potporu koju dobivaju sudionici programa osposobljavanja. Te su naknade namijenjene pokrivanju raznih troškova povezanih s osposobljavanjem, kao što su troškovi puta i boravka. Cilj je da osposobljavanje postane pristupačnije.

2.2.2.   Paušalne stope za utvrđivanje neizravnih troškova (članak 54. UZO-a)

Prema članku 54. prvom podstavku UZO-a, ako provedbom operacije nastanu neizravni troškovi, mogu se izračunati na temelju jedne od paušalnih stopa utvrđenih u točkama (a) i (b) prvog podstavka tog članka. Člankom 54. prvim stavkom točkom (a) UZO-a uvodi se paušalna stopa od najviše 7 % izravnih troškova za izračun neizravnih troškova. Članak 54. prvi stavak točka (b) UZO-a sadržava paušalnu stopu od najviše 15 % izravnih troškova osoblja za izračun neizravnih troškova. Upravljačko tijelo može se izravno služiti objema paušalnim stopama bez ikakvog obrazloženja izračuna stope ako je ona ispod gornje granice utvrđene Uredbom.

U članku 54. UZO-a ne navodi se potpun popis metoda za utvrđivanje paušalnih stopa za neizravne troškove operacije, stoga se državama članicama omogućuje primjena paušalne stope za neizravne troškove utvrđene na temelju drugih metoda, tj. onih navedenih u članku 53. stavku 3. točkama od (b) do (e) UZO-a.

Međutim, na paušalnu stopu koja obuhvaća neizravne troškove utvrđenu na temelju pravedne, nepristrane i provjerljive metode iz članka 53. stavka 3. točke (a) UZO-a primjenjuje se gornja granica od 25 % prihvatljivih izravnih troškova utvrđena u članku 54. prvom stavku točki (c) UZO-a. Na paušalne stope koje nisu utvrđene na toj osnovi, nego na temelju druge metode iz članka 53. stavka 3. točaka od (b) do (e) UZO-a, gornja granica se ne primjenjuje.

2.2.3.   Paušalna stopa za utvrđivanje izravnih troškova osoblja (članak 55. stavak 1. UZO-a)

U članku 55. stavku 1. UZO-a navodi se da se izravni troškovi osoblja operacije mogu izračunati po paušalnoj stopi od najviše 20 % izravnih troškova osim troškova osoblja za tu operaciju, a da država članica ne mora provesti izračun radi utvrđivanja primjenjive stope.

Međutim, ako izravni troškovi operacije obuhvaćaju ugovore o javnim radovima ili ugovore o pružanju robe ili usluga koji premašuju prag utvrđen u Direktivi EU-a o javnoj nabavi, posebno u članku 4. Direktive 2014/24/EU (17) i članku 15. Direktive 2014/25/EU (18), ne može se primjenjivati standardna paušalna stopa iz članka 55. stavka 1. UZO-a, dok bi paušalnu stopu za izravne troškove osoblja trebalo utvrditi na temelju metode iz članka 53. stavka 3. točaka od (a) do (e) UZO-a. U toj se situaciji na predmetnu operaciju bez izračuna ne može primijeniti paušalna stopa od najviše 20 %. To se primjenjuje na sve ugovore o radu / nabavi robe / uslugama iznad pragova obuhvaćenih područjem primjene tih direktiva, uključujući one koje dodjeljuju naručitelji koji nisu javni naručitelji u slučaju Direktive 2014/25/EU. Ukupna vrijednost javne nabave uzet će se u obzir pri utvrđivanju jesu li pragovi iz direktiva premašeni neovisno o grupama u koje se nabava može podijeliti (19).

Kad je konkretno riječ o fondovima FAMI, BMVI i FUS, svi troškovi za koje se mora provesti javna nabava (tj. podugovoreni/eksternalizirani troškovi) moraju se isključiti iz osnove za izračun paušalne stope (vidjeti članak 55. stavak 1. drugi podstavak UZO-a).

Kad je riječ o programima Interrega troškovi osoblja mogu se nadoknaditi na temelju paušalne stope od najviše 20 % prihvatljivih izravnih troškova bez obzira na to uključuju li izravni troškovi javnu nabavu u skladu s člankom 39. stavkom 3. točkom (c) Uredbe o Interregu.

Izravni troškovi osoblja utvrđeni na temelju paušalne stope mogu biti osnova za primjenu paušalne stope iz članka 54. prvog stavka točke (b) UZO-a (paušalna stopa od najviše 15 % prihvatljivih izravnih troškova osoblja za izračun neizravnih troškova). Doduše, izravni troškovi osoblja izračunani na temelju te paušalne stope ne mogu biti osnova za paušalnu stopu iz članka 56. stavka 1. UZO-a (paušalna stopa od najviše 40 % prihvatljivih izravnih troškova osoblja za izračun preostalih prihvatljivih troškova operacije) (vidjeti članak 56. stavak 3. UZO-a).

2.2.4.   Paušalna stopa za utvrđivanje svih drugih troškova operacije osim izravnih troškova osoblja (članak 56. UZO-a)

Člankom 56. stavkom 1. UZO-a omogućuje se upotreba izravnih troškova osoblja za izračun svih drugih preostalih prihvatljivih troškova operacije na temelju paušalne stope od najviše 40 % prihvatljivih izravnih troškova osoblja. Operacije u kojima se primjenjuje ta paušalna stopa mogu obuhvaćati samo sljedeće:

—	izravne troškove osoblja (osnovni troškovi za paušalnu stopu),

—	paušalnu stopu od najviše 40 % koja obuhvaća preostale troškove operacije,

—	plaće i naknade isplaćene sudionicima.

Kad je riječ o fondovima EFRR, ESF+, FPT, FAMI, FUS i BMVI, plaće i naknade isplaćene sudionicima isključene su iz troškova obuhvaćenih tom paušalnom stopom. [Stoga bi se mogli nadoknaditi primjenom drukčijeg oblika iz članka 53. stavka 1. UZO-a] Za definiciju naknada i plaća vidjeti poglavlje 2.2.1.

Primjena te paušalne stope prikladna je u operacijama u kojima izravni troškovi osoblja čine znatan dio proračuna. Zbog toga su radno intenzivni projekti, projekti istraživanja i razvoja, mali projekti s mnogo troškova male vrijednosti i velikog obujma osim troškova osoblja, mali inovacijski projekti, obrazovni i strukovni projekti te projekti „mekih” aktivnosti najprikladniji za primjenu paušalne stope utvrđene u članku 56. stavku 1. UZO-a.

Upravljačko tijelo može primijeniti tu paušalnu stopu na vrste operacija u kojima se jasno razlikuju sljedeće kategorije troškova: izravni troškovi osoblja, drugi izravni troškovi i neizravni troškovi. Paušalna stopa utvrđena u članku 56. stavku 1. UZO-a trebala bi obuhvaćati i druge izravne i neizravne troškove, a ne samo neizravne troškove.

Ako operacija uključuje samo neizravne troškove i izravne troškove osoblja, upravljačko tijelo ne bi trebalo upotrebljavati paušalnu stopu iz članka 56. stavka 1. UZO-a, već može primijeniti paušalnu stopu utvrđenu u članku 54. točki (b) UZO-a.

Paušalna stopa iz članka 56. stavka 1. UZO-a ne može se kombinirati s paušalnom stopom za neizravne troškove (npr. mogućnosti iz članka 54. UZO-a) jer bi se ista kategorija troškova (tj. neizravni troškovi) pokrila dvaput.

Ta paušalna stopa od najviše 40 % ne može se primijeniti u operaciji kad se njezini ukupni izravni troškovi osoblja izračunavaju na temelju paušalne stope (npr. paušalne stope iz članka 55. stavka 1. UZO-a u skladu s njegovim člankom 56. stavkom 3.). Međutim, ta se paušalna stopa može primijeniti na izravne troškove osoblja koji su i sami osmišljeni kao pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova ako one nisu paušalna stopa (vidjeti poglavlje 2.5).).

1. primjer Upravljačko tijelo želi pokriti sve preostale prihvatljive troškove operacije primjenom paušalne stope na prihvatljive izravne troškove osoblja u operaciji od 150 000 EUR. U skladu s člankom 56. stavkom 1. UZO-a odlučuje primijeniti stopu od 35 %. To znači da će ukupni prihvatljivi troškovi operacije iznositi 150 000 EUR + (150 000 EUR × 0,35) = 202 500 EUR.

2. primjer Procijenjeni troškovi tečaja osposobljavanja: Ukupni izravni troškovi 52 000  EUR   Ukupni neizravni troškovi 5 000  EUR Izravni troškovi osoblja 30 000  EUR   Neizravni troškovi osoblja 4 000  EUR Troškovi smještaja 3 000  EUR   Električna energija, telefon 1 000  EUR Putni troškovi 4 000  EUR       Obroci 1 000  EUR   Ukupni prihvatljivi troškovi 57 000  EUR Informiranje/promidžba 4 000  EUR       Naknade koje polaznicima plaća javna služba za zapošljavanje 10 000  EUR       Upravljačko tijelo može odlučiti primijeniti članak 56. stavak 1. UZO-a na ovaj projekt i utvrđuje paušalnu stopu za nadoknadu preostalih troškova operacije od 40 %. U tom bi se slučaju u dokumentu u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu operaciji trebalo maksimalno dodijeliti: izravni troškovi osoblja: 30 000 EUR ostali troškovi: 30 000 × 40 % = 12 000 EUR Budući da se naknade koje polaznicima plaća javna služba za zapošljavanje mogu prijaviti uz izravne troškove osoblja i paušalnu stopu, ukupni prihvatljivi troškovi bili bi: ukupni prihvatljivi troškovi: 30 000 (izravni troškovi osoblja) + 12 000 (ostali troškovi) + 10 000 (naknade koje polaznicima plaća javna služba za zapošljavanje) = 52 000 EUR

Pri provedbi operacija primjenom paušalne stope iz članka 56. stavka 1. UZO-a treba pažljivo planirati izravne troškove osoblja od samog početka te pomno i kontinuirano pratiti potrošnju u toj kategoriji troškova. Zbog prirode paušalne stope od 40 % svaka nedovoljna iskorištenost izravnih troškova osoblja automatski će značiti da se manje novca nadoknađuje za druge troškove.

Primjer U izvornom proračunu operacije dodijeljeno je 350 000 EUR kategoriji izravnih troškova osoblja, a 140 000 EUR (40 % × 350 000 EUR) kategoriji preostalih troškova. Za vrijeme provedbe programa prijavljeno je samo 230 000 EUR izravnih troškova osoblja. To znači da se za ostale preostale troškove nadoknađuje samo 92 000 EUR (40 % × 230 000 EUR).

2.2.5.   Paušalna stopa za putne troškove i troškove smještaja (članak 41. stavak 5. Uredbe o Interregu)

Člankom 41. stavkom 5. Uredbe o Interregu predviđa se paušalna stopa za putne troškove i troškove smještaja za operaciju od najviše 15 % izravnih troškova osoblja, a da države članice ne moraju obaviti izračun radi utvrđivanja primjenjive stope. Ta se paušalna stopa primjenjuje izravno u operacijama Interrega.

2.2.6.   Posebni slučaj paušalnih stopa za tehničku pomoć (članak 36. stavak 5. UZO-a)

U skladu s člankom 36. stavkom 3. UZO-a iznos doprinosa Unije za tehničku pomoć isplaćuje se kao nadoknada potpore pružene korisnicima u skladu s primjenjivim pravilima UZO-a (članak 51. točka (b) UZO-a) ili kao paušalna stopa (članak 51. točka (e) UZO-a) (u određenim situacijama obvezna je primjena paušalne stope; vidjeti u nastavku ovog poglavlja).

Područje primjene

Države članice prema vlastitom nahođenju odlučuju o upotrebi financiranja uz primjenu paušalne stope. U skladu s člankom 36. stavkom 3. drugim podstavkom UZO-a taj se odabir primjenjuje na sve programe u dotičnoj državi članici za cijelo programsko razdoblje i ne može se naknadno mijenjati. Države članice trebale bi obavijestiti Komisiju o odabranom obliku doprinosa Unije za tehničku pomoć u sporazumu o partnerstvu u skladu s Prilogom II. UZO-u.

U skladu s člankom 36. stavkom 3. trećim podstavkom UZO-a za programe koji primaju potporu iz fondova FAMI, FUS i BMVI i za programe Interrega doprinos Unije za tehničku pomoć ima isključivo oblik paušalne stope.

Paušalne stope za doprinos Unije za tehničku pomoć utvrđene su u članku 36. stavku 5. UZO-a za svaki fond i u članku 27. Uredbe o Interregu za programe Interrega.

Odluka o načinu upotrebe paušalne naknade za tehničku pomoć prepuštena je državi članici. Temeljni troškovi iznosa nadoknađenih na temelju paušalne stope neće se provjeravati na razini EU-a.

Zahtjevi za plaćanje

Ako država članica ili program Interrega upotrebljava financiranje uz primjenu paušalne stope za tehničku pomoć, prema potrebi će se automatski primjenjivati odgovarajući paušalni postotak za predmetni fond predviđen člankom 36. stavkom 5. točkom (b) UZO-a i člankom 27. stavkom 3. Uredbe o Interregu na ukupni iznos prihvatljivih ili javnih rashoda naveden u svakom zahtjevu za plaćanje podnesenom Komisiji. Iznos paušalne tehničke pomoći u stupcu D (stupac C za FAMI, BMVI i FUS) tablice „Rashodi raščlanjeni prema prioritetu” iz Priloga XXIII. UZO-u izračunava se automatski u sustavu SFC2021 na temelju podataka navedenih u zahtjevu za plaćanje.

Iznos paušalne tehničke pomoći ne navodi se u Dodatku 2. Prilogu XXIII. UZO-u, a za programe fondova FAMI, BMVI i FUS u Dodatku 3. Prilogu XXIII. UZO-u, tj. za specifične ciljeve za koje nisu ispunjeni uvjeti koji omogućuju provedbu.

2.2.7.   Posebnosti potpore za lokalni razvoj pod vodstvom zajednice

U skladu s člankom 34. stavkom 1. točkom (c) UZO-a potpora iz fondova za lokalni razvoj pod vodstvom zajednice (CLLD) obuhvaća troškove upravljanja, praćenja i evaluacije strategije i njezina vođenja, uključujući olakšavanje razmjena među dionicima. U skladu s člankom 34. stavkom 2. drugim podstavkom UZO-a na te se troškove primjenjuje gornja granica od 25 % ukupnog javnog doprinosa strategiji.

Sljedeći primjer pokazuje kako se ti troškovi mogu nadoknaditi na temelju paušalne stope koja se primjenjuje na druge troškove provedbe:

Primjer Upravljačko tijelo procijenilo je na temelju prošlih iskustava tipičan udio tekućih troškova i troškova vođenja određene lokalne akcijske skupine (LAG) u odnosu na rashode nastale u provedbi lokalnih operacija u okviru strategije lokalnog razvoja pod vodstvom zajednice te u pripremi i provedbi aktivnosti suradnje LAG-ova. Iako potpora iz fondova obuhvaćenih UZO-om za tekuće troškove i troškove vođenja ne može premašiti gornju granicu od 25 % ukupnih javnih rashoda nastalih u okviru strategije lokalnog razvoja pod vodstvom zajednice u skladu s člankom 34. stavkom 2. UZO-a, iskustvo pokazuje da je taj postotak u stvarnosti niži u većini slučajeva. Upravljačko tijelo utvrđuje paušalnu stopu od 17 % troškova provedbe (na temelju pravedne, nepristrane i provjerljive metodologije u skladu s člankom 53. stavkom 1. točkom (d) i člankom 53. stavkom 3. točkom (a) UZO-a) za rashode nastale u provedbi operacija u okviru strategije lokalnog razvoja pod vodstvom zajednice te u pripremi i provedbi aktivnosti suradnje LAG-ova da bi se obuhvatili sljedeći troškovi: — tekući troškovi (troškovi povezani s upravljanjem, praćenjem i evaluacijom strategije; vidjeti članak 34. stavak 1. točku (c) UZO-a), — troškovi povezani s vođenjem strategije lokalnog razvoja pod vodstvom zajednice (kako bi se među dionicima omogućila razmjena informacija i promicanje strategije te potpora potencijalnim korisnicima radi razvoja operacija i pripreme zahtjeva; vidjeti članak 34. stavak 1. točku (c) UZO-a). Dakle, ako proračunska sredstva dodijeljena LAG-u za provedbu operacija u okviru strategije lokalnog razvoja pod vodstvom zajednice te pripremu i provedbu aktivnosti u području suradnje LAG-a iznose 1,5 milijuna EUR (1. vrsta), najveći proračun za tekuće troškove i troškove vođenja iznosio bi 1,5 milijuna EUR × 17 % = 255 000 EUR (2. vrsta). U skladu s tim ukupna proračunska sredstva dodijeljena LAG-u iznose 1,755 milijuna EUR. U fazi provedbe to znači da, kad god korisnik zatraži nadoknadu rashoda nastalih u projektu, i LAG će moći zatražiti 17 % tog iznosa za svoje tekuće troškove i troškove vođenja. Primjerice, ako nastali rashod u okviru projekta iznosi 1 000 EUR (1. vrsta), LAG može upravljačkom tijelu prijaviti 1 000 EUR x 17 % = 170 EUR (2. vrsta) za svoje tekuće troškove i troškove vođenja. LAG neće trebati prilagati popratnu dokumentaciju za svoje tekuće troškove i troškove vođenja prijavljene na temelju paušalne stope, ali metodologija za utvrđivanje tih 17 % mora biti provjerljiva. Napomena: metodologija utvrđivanja paušalne stope ne mora nužno dovesti do primjene stope od 25 %. Međutim, bez obzira na metodologiju za utvrđivanje paušalne stope moraju se poštovati odredbe o najvišoj gornjoj granici za tekuće troškove i troškove vođenja iz članka 34. stavka 2. drugog podstavka UZO-a.

2.3.   Jedinični troškovi

Jedinični troškovi mogu se upotrebljavati na obje razine nadoknade, tj. na „gornjoj razini” za nadoknadu doprinosa Unije (članak 51. točka (c) UZO-a) i na „donjoj razini” za bespovratna sredstva koja države članice pružaju korisniku (članak 53. stavak 1. točka (b) UZO-a).

2.3.1.   Opća načela

U slučaju jediničnih troškova svi ili dio prihvatljivih troškova operacije računat će se na temelju kvantificiranih aktivnosti, uloženih sredstava, ostvarenja ili rezultata pomnoženih s unaprijed utvrđenim jediničnim troškovima. Ta se mogućnost može primijeniti na sve vrste operacija, projekata ili na dio projekta kad je moguće utvrditi količine povezane s aktivnošću i pripadajuće jedinične troškove. Jedinični troškovi u načelu se primjenjuju na količine koje je lako utvrditi.

Jedinični troškovi mogu se temeljiti:

—	na procesu, tj. biti povezani s uloženim sredstvima (npr. jedinični trošak po satu za predavača) ili ostvarenjima (npr. jedinični trošak po satu po polazniku),

—	na rezultatima ili ishodu (npr. jedinični trošak po osobi koja je dobila potvrdu o osposobljavanju).

Upotrebom pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova u operaciji nastoje se pojednostavniti procesi za sve uključene dionike. Zato bi upravljačka tijela trebala odrediti uložena sredstva, ostvarenja, rezultate ili ishode koji pojednostavnjuju postupke i koje je lako evidentirati, pratiti i sl. Uz to bi trebala obratiti posebnu pozornost na revizijski trag kad biraju između jediničnih troškova koji se temelje na procesu i ishodu.

1. primjer (ESF+) a) Na temelju procesa: za napredno osposobljavanje u području informacijske tehnologije u trajanju od 1 000 sati za 20 polaznika prihvatljivi troškovi mogu se računati na temelju troška po satu osposobljavanja × broj polaznika. Trošak po satu, koji je unaprijed odredilo upravljačko tijelo na temelju pravedne, nepristrane i provjerljive metode, naveden je u dokumentu u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu operaciji. Na primjer, pod pretpostavkom da je upravljačko tijelo odredilo da trošak po satu osposobljavanja po polazniku iznosi 7 EUR, najviši iznos bespovratnih sredstava koji se dodjeljuje projektu bio bi ograničen na 1 000 sati × 20 polaznika × 7 EUR po satu/polazniku = 140 000 EUR. Na kraju operacije konačni prihvatljivi troškovi utvrdit će se na temelju stvarnog broja sati za svakog polaznika (to bi moglo uključivati i neke opravdane izostanke) u skladu sa stvarnim sudjelovanjem polaznika i održanim tečajevima. I dalje će biti potrebna točna evidencija o pohađanju. Ako je naposljetku samo 18 osoba sudjelovalo u osposobljavanju, šestero njih 900 sati, petero 950 sati, petero 980 sati, a preostalih dvoje 1 000 sati, broj ukupnih sati × polaznici iznosi: 900 × 6 + 950 × 5 + 980 × 5 + 1 000 × 2 = 17 050 ukupnih sati osposobljavanja. Prihvatljivi troškovi bit će: 17 050 sati osposobljavanja × 7 EUR = 119 350 EUR. b) Na temelju rezultata: napredno osposobljavanje u području informacijske tehnologije u trajanju od 1 000 sati sastoji se od pet modula po 200 sati. Ukupni troškovi osposobljavanja 25 polaznika u području informacijske tehnologije utvrđeni su primjenom pravedne, nepristrane i provjerljive metoda u skladu s člankom 53. stavkom 3. UZO-a. Ukupni troškovi od 140 000 EUR zatim su pripisani uspješnim sudionicima. Kad se uzme u obzir povijesna stopa neuspjeha od 20 % (tj. pet sudionika), jedinični troškovi po sudioniku i uspješno završenom modulu iznosili bi 140 000 EUR / 20 sudionika / 5 modula = 1 400 EUR (jedinični trošak po sudioniku po uspješno završenom modulu). Revizijski trag trebao bi se sastojati od dokumenta kojim se dokazuje prihvatljivost sudionika i potvrde o uspješno završenom modulu ili tečaju za svakog prihvatljivog sudionika. Ne bi bila potrebna evidencija o pohađanju.

2. primjer (EFRR, na temelju ostvarenja) Korisnik je regionalna komora koja organizira savjetodavnu uslugu za MSP-ove u regiji. Uslugu pružaju savjetnici regionalne komore. Na temelju prošle računovodstvene dokumentacije savjetodavnog odjela komore dan savjetovanja procjenjuje se na 350 EUR po danu. Pomoć će se računati na temelju sljedeće formule: broj dana × 350 EUR. Još uvijek će biti potrebno dostaviti točne evidencije u kojima su detaljno upisane savjetodavne aktivnosti i prisutnost savjetnika.

3. primjer (ESF+, na temelju rezultata) Program pomoći u traženju posla koji traje šest mjeseci („operacija”) mogao bi se financirati na temelju jediničnih troškova (npr. 2 000 EUR po osobi) za svakog od 20 sudionika u operaciji koji se zaposli i zadrži posao na unaprijed određeno razdoblje, npr. šest mjeseci. Jedinični trošak od 2 000 EUR po uspješnom sudioniku utvrđen je uzimajući u obzir troškove svih sudionika. Taj iznos stoga obuhvaća i troškove za neuspješne sudionike. Izračun najvišeg iznosa bespovratnih sredstava koji se dodjeljuje operaciji: 20 osoba × 2 000 EUR po zaposlenju = 40 000 EUR. Konačni prihvatljivi troškovi računaju se na temelju stvarnog ostvarenja operacije: ako je samo 17 osoba ušlo na tržište rada i zadržalo posao u traženom razdoblju, konačni prihvatljivi troškovi na temelju kojih će korisniku biti isplaćena bespovratna sredstva bili bi 17 × 2 000 EUR = 34 000 EUR. Revizijski trag trebao bi se sastojati od dokumenata kojima se dokazuje da je sudionik ušao na tržište rada i zadržao posao u traženom razdoblju.

4. primjer (EFPRA, na temelju procesa) Dnevne stope za upotrebu plovila računaju se na temelju povijesnih podataka (prosjeka iz prošlih godina). Broj dana dodijeljenih projektu zatim se evidentira u dnevnicima.

5. primjer (FAMI): financiranje projekata koji su dio iste operacije – upotreba dvaju različitih jediničnih troškova Upravljačko tijelo dodjeljuje 1 600 000 EUR bespovratnih sredstava javnoj agenciji koja pomaže tražiteljima azila za operaciju koja obuhvaća dvije vrste aktivnosti: 1. potporu za prvi prihvat državljana trećih zemalja nakon njihova dolaska u državu članicu (najviše 1 000 000 EUR) i 2. jezično osposobljavanje tražitelja azila (najviše 600 000 EUR). Za potporu za prvi prihvat upravljačko tijelo odredilo je (na temelju povijesnih podataka) jedinični trošak od 50 EUR po danu i osobi kako bi se pokrio trošak jednodnevnog pružanja pomoći državljaninu treće zemlje u razdoblju njegova prihvata u zemlji domaćinu. Kategorije troškova uključene u iznos jediničnog troška obuhvaćaju sve elemente prihvata (kao što su smještaj, opskrba hranom i neprehrambenim proizvodima, zdravstveni pregled, usmeno prevođenje, skrbništvo nad maloljetnicima bez pratnje, informiranje i savjetovanje). Najveći iznos dodijeljenih bespovratnih sredstava ograničen je na jedan dan × 50 EUR × 20 000 državljana trećih zemalja = 1 000 000 EUR. Obvezni elementi revizijskog traga za taj jedinični trošak sastoje se od potpisanog i datiranog popisa državljana trećih zemalja kojima je pružena potpora, trajanja njihova boravka (u danima), njihova službenog (ako postoji) i/ili jedinstvenog identifikacijskog dokumenta (bilo koji dokument kojim se potvrđuje identitet osobe) i dokaza o pruženoj potpori (npr. potpisani i datirani popis osiguranih prehrambenih i neprehrambenih proizvoda, potpisani i datirani obrazac o pohađanju savjetovanja, potpisana i datirana bilješka koju je izdao ovlašteni zdravstveni radnik). Prihvatljivi rashodi izračunavaju se na temelju stvarnih dana potpore za prvi prihvat i broja državljana trećih zemalja kojima je pružena. To znači da, ako je, na primjer, 1 000 državljana trećih zemalja dobilo potporu, od čega 500 za 20 dana i 500 za 10 dana, ukupan broj dana/osoba iznosi: 500 × 20 + 500 × 10 = 15 000 dana/osoba potpore. Prihvatljivi rashodi iznosit će 15 000 × 50 EUR = 750 000 EUR. Za jezično osposobljavanje upravljačko tijelo odredilo je (na temelju povijesnih podataka) jedinični trošak od 10 EUR po satu i osobi kako bi se pokrili troškovi nastavnog sata (nastavni sat traje 60 minuta) za jednog polaznika / tražitelja azila koji pohađa jezični tečaj u trajanju do 60 sati u skupinama odgovarajuće veličine (do 15 polaznika po skupini). Kategorije troškova uključene u iznos jediničnih troškova obuhvaćaju sve troškove jezičnog osposobljavanja (kao što su troškovi osoblja, najma prostora za osposobljavanje, materijala za osposobljavanje). Najveći iznos dodijeljenih bespovratnih sredstava za projekt ograničen je na 60 sati × 1 000 polaznika x 10 EUR po satu/polazniku = 600 000 EUR. Revizijski trag za potkrepljivanje rashoda treba se sastojati od dokaza/dokumenata kojima se prati stvarno pohađanje (broj sati) polaznika i trajanje tečaja, dokumenata kojima se potvrđuje identitet polaznika / tražitelja azila i dokumenata kojima se uređuje vrijeme i sadržaj jezičnog tečaja, veličina skupine (najviše 15) i uobičajeno trajanje nastavnog sata (60 minuta). Prihvatljivi rashodi izračunavaju se na temelju stvarnog broja odrađenih sati osposobljavanja svakog tražitelja azila / polaznika. To znači da, ako je, na primjer, samo 900 tražitelja azila / polaznika sudjelovalo u osposobljavanju, od čega 750 polaznika 60 sati, 50 polaznika 55 sati, 100 polaznika 50 sati, ukupan broj sati × polaznika iznosi: 750 × 60 + 50 × 55 + 100 × 50 = 52 750 ukupnih sati osposobljavanja × polaznici. Prihvatljivi rashodi iznosit će 52 750 × 10 EUR = 527 500 EUR. S obzirom na to da je riječ o dva različita projekta/aktivnosti koje su zaseban dio iste operacije i obuhvaćaju različite troškove operacije, nema rizika od dvostrukog financiranja jer su troškovi svakog projekta/aktivnosti jasno razdijeljeni.

2.3.2.   Troškovi osoblja izračunani po satnici (članak 55. stavci od 2. do 4. UZO-a)

Člankom 55. stavkom 2. UZO-a propisane su dvije posebne metode izračuna izravnih troškova osoblja (20). Obje mogućnosti mogu poslužiti za izračun satnice kako bi se utvrdili izravni troškovi osoblja.

Te su dvije metode sljedeće:

—	izračun satnice dijeljenjem godišnjeg bruto iznosa troškova za zaposlenike s 1 720 (članak 55. stavak 2. točka (a) UZO-a),

—	izračun satnice dijeljenjem mjesečnog bruto iznosa troškova za zaposlenike s prosječnim mjesečnim radnim vremenom (članak 55. stavak 2. točka (b) UZO-a).

Upravljačko tijelo odlučuje o metodi koja će se primjenjivati. Mogućnost uvedena člankom 55. stavkom 2. točkom (b) UZO-a može se primijeniti čak i ako su dostupni podaci o godišnjem bruto iznosu troškova za zaposlenike. Izračunani izravni troškovi osoblja odnose se na provedbu operacije. „Provedba operacije” podrazumijeva sve korake operacije.

Primjer Određene vrste projekata čija su ciljna skupina MSP-ovi u području istraživanja, razvoja i inovacija često kao ključni element imaju troškove osoblja. Mogućnost primjene jediničnih troškova dobrodošlo je pojednostavnjenje za te MSP-ove. Jedinični trošak aktivnosti u ovom se slučaju izražava kao satnica koja se primjenjuje na sate koje je osoblje zaista odradilo. Utvrđuje se unaprijed u dokumentu u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu operaciji i u kojem se najveći iznos financijske pomoći definira kao najveći dopušteni broj odrađenih sati pomnožen s jediničnim troškom (izračunani troškovi uključenog osoblja). Budući da je cilj obuhvatiti stvarne troškove određivanjem najtočnije približne vrijednosti i kako bi se u obzir uzele razlike među regijama i granama, trošak standardne jedinice definira se kao trošak osoblja po satu u skladu sa sljedećom formulom (na temelju članka 55. stavka 2. točke (a) UZO-a): trošak osoblja po satu = zadnji dokumentirani godišnji bruto iznos troškova (vidjeti poglavlje 2.2.1. za pojedinosti o troškovima koji se mogu uključiti) podijeljen s 1 720 sati. Na primjer: satnica = 60 000 EUR / 1 720 sati = 34,88 EUR po satu. Financijska pomoć koja se dodjeljuje za operaciju računa se kao satnica pomnožena sa stvarnim i provjerenim brojem odrađenih sati. Zbog toga MSP-ovi moraju čuvati svu popratnu dokumentaciju o satima koje je osoblje odradilo (npr. evidenciju o radnom vremenu iz IT sustava) na projektu, a upravljačko tijelo mora čuvati sve dokumente kojima se opravdava trošak osoblja po satu. Manji broj provjerenih odrađenih sati u načelu rezultira smanjenjem konačnog iznosa koji se treba isplatiti. Alternativni primjer: isti kao i prethodni, ali trošak osoblja po satu izračunava se na sljedeći način: trošak osoblja po satu = zadnji dokumentirani godišnji bruto iznos troškova (vidjeti poglavlje 2.2.1. za pojedinosti o troškovima koji se mogu uključiti) podijeljen s prosječnim brojem zakonitih radnih sati (u obzir se uzima i godišnji odmor). Na primjer: satnica = 60 000 EUR / (1 980 sati – 190 sati godišnjeg odmora) = 60 000 / 1 790 = 33,52 EUR po satu.

Izračun satnice dijeljenjem zadnjeg dokumentiranog godišnjeg bruto iznosa troškova za zaposlenike s 1 720 sati (članak 55. Stavak 2. Točka (a) uzo-a)

Prva je mogućnost iz članka 55. stavka 2. točke (a) UZO-a utvrditi izravne troškove osoblja izračunom satnice na sljedeći način:

trošak osoblja po satu =	zadnji dokumentirani godišnji bruto iznos troškova za zaposlenike
	1 720

Nazivnik, tj. 1 720 sati, standardno je godišnje „radno vrijeme” koje se može izravno upotrebljavati, a da države članice ne moraju obaviti izračun. Taj je broj umnožak prosječnih tjednih radnih sati država članica i 52 tjedna, od kojeg su oduzeti plaćeni godišnji odmor i prosječni broj godišnjih državnih praznika. To je jedan ekvivalent punog radnog vremena (EPRV) i može se upotrijebiti za sve situacije u kojima zaposlenik radi puno radno vrijeme. To se primjenjuje i ako je u skladu s nacionalnim pravom ili primjenjivim kolektivnim ugovorom EPRV manji od 40 sati tjedno.

Na osobe koje rade nepuno radno vrijeme primjenjuje se odgovarajuća razmjerna stopa za 1 720 sati. Na primjer, za izračun satnice osobe koja radi samo 50 % vremena (tj. 0,5 ekvivalenta punog radnog vremena (EPRV) za korisnika) nazivnik bi bio 860 sati (1 720 × (50/100) = 860). To bi se trebalo temeljiti na radnom vremenu utvrđenom u ugovoru o radu ili odluci o imenovanju.

Brojnik pak treba opravdati. U UZO-u se upućuje na „zadnji dokumentirani godišnji bruto iznos troškova za zaposlenike”. Doduše, bruto iznos troškova za zaposlenike nije utvrđen u UZO-u. U skladu s člankom 63. stavkom 1. UZO-a u pravilima o prihvatljivosti morat će se odrediti što je obuhvaćeno godišnjim bruto iznosom troškova za zaposlenike uzimajući u obzir uobičajenu računovodstvenu praksu (vidjeti poglavlje 3.2.1.). Na primjer, primjenjivim pravilima može se utvrditi da su troškovi putovanja na posao dio bruto iznosa troškova za zaposlenike.

U UZO-u se upućuje na izračun satnice primjenom „zadnjeg” dokumentiranog godišnjeg bruto iznosa troškova za zaposlenike. To znači da se trebaju primijeniti najnoviji dostupni podaci. Stoga metoda izračuna koja se temelji na povijesnim podacima korisnika obično nije relevantna. U skladu s pojmom „zadnji” iz članka 55. stavka 2. UZO-a države članice trebale bi se pobrinuti da se koriste najnoviji podaci kako bi se iskazali stvarni izravni troškovi osoblja.

Godišnji bruto iznos troškova za zaposlenike ne mora se odnositi na kalendarsku ili financijsku godinu (npr. to mogu biti podaci koji se odnose na razdoblje od listopada 2022. do rujna 2023.). Bitno je da bruto iznos troškova za zaposlenike obuhvaća razdoblje od punih 12 mjeseci. To može biti 12-mjesečno razdoblje koje prethodi kraju izvještajnog razdoblja (za operaciju ili program), 12 mjeseci prije dokumenta u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu operaciji ili 12 mjeseci prethodne kalendarske godine. U skladu s člankom 55. stavkom 4. UZO-a, ako podaci za razdoblje od punih 12 mjeseci nisu dostupni, mogu se izvesti iz:

—

dostupnih dokumentiranih bruto iznosa troškova za zaposlenike (npr. upravljačko tijelo moglo bi uzeti podatke koji se odnose na zaposlenika za kojeg postoje podaci za četiri mjeseca i to ekstrapolirati u godišnji bruto iznos troškova za zaposlenike uzimajući u obzir prema potrebi stavke kao što su zakonom propisana isplata naknade za godišnji odmor ili isplata 13. plaće),

—	dokumenta o zaposlenju (tj. ugovora o radu ili djelu ili odluke o imenovanju).

Godišnji bruto iznos troškova za zaposlenike može se temeljiti na stvarnim troškovima za zaposlenike te osobe. Ako osoba nije radila cijeli mjesec (npr. ugovor ne počinje kad i mjesec, stoga dostupni podaci ne obuhvaćaju cijeli mjesec), mogu se uzeti ekstrapolirane vrijednosti kako bi se dobila dobra zamjenska vrijednost za stvarne troškove u 12-mjesečnom razdoblju.

Godišnji bruto iznos troškova za zaposlenike može se temeljiti i na prosjeku troškova za zaposlenike većeg broja zaposlenika, npr. onih istog platnog razreda ili nekih sličnih mjera koje odgovaraju razini troška za zaposlenike.

Zadnji godišnji bruto iznos troškova za zaposlenike treba dokumentirati: to se može učiniti u računima, na platnim listama, upućivanjem na javno dostupne sporazume ili dokumente itd. Popratni dokumenti moraju se moći provjeriti revizijom.

U određenim situacijama satnica se može utvrditi i nakon početka projekta. Na primjer, može se utvrditi kad se zaposlena osoba uključi u projekt (potpisivanje ugovora o radu ili promjena zadatka zaposlenika) ili kad korisnik prijavi svoje troškove upravljačkom tijelu. Međutim, u potonjem slučaju u dokumentu u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu operaciji treba navesti i primjenjivu metodologiju.

Izračun satnice dijeljenjem mjesečnog bruto iznosa troškova za zaposlenike s prosječnim mjesečnim radnim vremenom (članak 55. Stavak 2. Točka (b) uzo-a)

Pri izračunu satnice za utvrđivanje izravnih troškova osoblja na temelju članka 55. stavka 2. točke (b) UZO-a države članice utvrđuju prosječno mjesečno radno vrijeme u skladu s primjenjivim nacionalnim pravilima iz dokumenta o zaposlenju.

Utvrđivanje prihvatljivih troškova osoblja primjenom izračunane satnice

Broj odrađenih sati treba utvrditi u skladu s pravilima o prihvatljivosti odgovarajućeg programa. U skladu s člankom 55. stavkom 3. UZO-a ukupan broj sati prijavljen po osobi za određenu godinu ili mjesec ne premašuje broj sati upotrijebljen za izračun te satnice.

To znači da, ako je nazivnik 1 720, prijavljeni sati ne mogu premašivati 1 720, što je najveći broj sati koji se može prijaviti za rad u operaciji za 12-mjesečno razdoblje. Isto se načelo primjenjuje ako se kao nazivnik upotrebljava odgovarajuća razmjerna stopa za 1 720 sati (npr. za osoblje s ugovorom o radu na nepuno radno vrijeme od 50 % nazivnik bi bio 860 sati, pa je 860 najveći broj sati koji se može prijaviti za to osoblje po godini). Ako je riječ o osoblju uključenom u nekoliko operacija, određivanje gornje granice primjenjuje se razmjerno za svaku operaciju i ne može premašiti najveći broj sati prijavljen za određeno osoblje za 12-mjesečno razdoblje.

U slučaju članka 55. stavka 2. točke (b) UZO-a sati prijavljeni kao prosječno mjesečno radno vrijeme osobe ne moraju nužno biti broj stvarno odrađenih sati. Mora se uzeti u obzir prosječno mjesečno radno vrijeme utvrđeno u dokumentu o zaposlenju u skladu s primjenjivim nacionalnim pravilima. Međutim, sati prijavljeni za izračun prihvatljivih troškova osoblja ne smiju premašiti broj sati po mjesecu na kojem se temelji izračun te satnice kako je predviđeno člankom 55. stavkom 3. UZO-a.

Ako se satnica izračunava na temelju članka 55. stavka 2. točke (a) UZO-a, izračun i prijava prihvatljivih troškova osoblja trebali bi se temeljiti samo na stvarno odrađenim satima jer se standardnim nazivnikom 1 720 već oduzimaju godišnji odmor i državni praznici. Bolovanje se može prijaviti kao trošak osoblja ako povezane troškove snosi korisnik (tj. to su troškovi korisnika). Ako troškove pokriva treća strana (npr. dugotrajno bolovanje čije troškove pokriva sustav socijalne sigurnosti) ili u slučaju neplaćenog dopusta ili odsutnosti (npr. neopravdane odsutnosti) za koje ne postoje troškovi koje snosi korisnik, odgovarajući neodrađeni sati/dani ne smiju se uzeti u obzir pri utvrđivanju prihvatljivih troškova osoblja koji se mogu prijaviti. Tomu je razlog što u tim slučajevima korisnik ne snosi troškove. Međutim, kad postoje troškovi osoblja za dodatno osoblje koje mijenja osobu na bolovanju (ili drugoj vrsti dopusta), riječ je o prihvatljivim troškovima osoblja (tj. odgovarajući odrađeni sati uzimaju se u obzir u izračunu tada prihvatljivih troškova osoblja).

Kad se primjenjuje članak 55. stavak 2. točke (a) ili (b) UZO-a, dobiveni iznos satnice smatra se jediničnim troškom. Taj jedinični trošak može se upotrijebiti za nadoknadu rashoda za troškove osoblja, ali i za izračun izravnih troškova osoblja kao osnovnih troškova za primjenu paušalnih stopa (npr. primjenom paušalne stope od 15 % u skladu s člankom 54. prvim podstavkom točkom (b) UZO-a) ili izračun svih ostalih prihvatljivih troškova (npr. primjenom paušalne stope od 40 % u skladu s člankom 56. stavkom 1. UZO-a). Ako je riječ o višegodišnjem projektu, upravljačko tijelo može odlučiti ažurirati satnicu za izravne troškove osoblja kad novi podaci postanu dostupni ili može upotrijebiti iste podatke za cijelo razdoblje provedbe. Ako je razdoblje provedbe osobito dugo, dobra praksa bila bi da se utvrde međukoraci u metodologiji za to kad i kako bi se satnica u okviru troškova osoblja mogla revidirati (metoda za usklađenje).

Osoblje koje mjesečno radi na operaciji u fiksnom nepunom radnom vremenu (članak 55. Stavak 5. Uzo-a)

Člankom 55. stavkom 5. UZO-a predviđeno je da se za zaposlenike koji na određenom zadatku rade u nepunom radnom vremenu, ali fiksni postotak vremena mjesečno, ne mora uspostaviti zaseban sustav bilježenja radnog vremena. Međutim, poslodavac mora izdati dokument u kojem se utvrđuje fiksni postotak radnog vremena utrošenog na operaciju po mjesecu, a taj se postotak može upotrijebiti za izračun prihvatljivih izravnih troškova osoblja. Taj se postotak može utvrditi i u ugovoru o radu. Na primjer, ako osoba radi 60 % vremena na projektu, prihvatljivi izravni troškovi osoblja za tu osobu mogu se izračunati množenjem bruto iznosa troškova za zaposlenike (na temelju stvarnih troškova ili izračunanog jediničnog troška) sa 60 %.

Primjer Mogu se utvrditi razni jedinični troškovi za više skupina zaposlenika koji rade na projektima, npr. jedinični troškovi za voditelja projekta, zaposlenike na ključnim funkcijama i administrativno osoblje. Razlike bi se trebale temeljiti na objektivnim čimbenicima kako bi jedinični troškovi bili pouzdana zamjenska vrijednost za stvarne troškove. Uvjeti koji se odnose na stupanj obrazovanja ili radno iskustvo mogu se odrediti za svaku skupinu osoblja. Na primjer, diplomski studij za jednu skupinu (1. skupina), preddiplomski studij za drugu (2. skupina), a odgovarajuće kvalifikacije stečene osposobljavanjem za treću (3. skupina). U tom će slučaju nadoknada jediničnog troška za određenu skupinu morati ovisiti o ispunjenju uvjeta povezanog s tom skupinom (npr. da bi se nadoknadio jedinični trošak za 1. skupinu, revizijski trag mora uključivati diplomski studij).

2.4.   Jednokratni iznosi

Jednokratni iznosi mogu se upotrebljavati na obje razine nadoknade, tj. na „gornjoj razini” za nadoknadu doprinosa Unije (članak 51. točka (d) UZO-a) i na „donjoj razini” za bespovratna sredstva koja države članice pružaju korisniku (članak 53. stavak 1. točka (c) UZO-a).

2.4.1.   Opća načela

U slučaju jednokratnih iznosa svi ili dio prihvatljivih rashoda operacije ili projekta računaju se na temelju unaprijed utvrđenog i propisno opravdanog iznosa i nadoknađuju ako su dovršene unaprijed određene aktivnosti i/ili ostvarenja.

Jednokratni iznosi mogu biti prikladni ako jedinični troškovi nisu odgovarajuće rješenje jer nedostaju količine koje je lako utvrditi, npr. za izradu edukativnih materijala, organizaciju javnog događanja u zajednici, seminara.

U nekim slučajevima upravljačka tijela možda neće upotrijebiti jednokratne iznose zato što se rezultat obično smatra ostvarenim ili neostvarenim, što može imati samo dva ishoda, tj. plaćanje se vrši u slučaju potpunog ostvarenja ili se uopće ne izvršava. Međutim, to se može ublažiti omogućivanjem obročnih plaćanja povezanih s ostvarivanjem određenih unaprijed utvrđenih prijelaznih ključnih etapa.

1. primjer: EFRR Skupina malih poduzeća želi zajedno sudjelovati na poslovnom sajmu radi promicanja lokalnih proizvoda. Upravljačko tijelo odlučuje se za jednokratni iznos za izračun javne potpore. Stoga se skupina poduzeća poziva da predloži nacrt proračuna za troškove najma, postavljanja i vođenja štanda. Na temelju tog nacrta proračuna utvrđuje se jednokratni iznos od 20 000 EUR. Plaćanje korisniku izvršava se na temelju dokaza o sudjelovanju na sajmu. Procjena nacrta proračuna i povezani popratni dokumenti za izračun ili obrazloženje troškova svih kategorija nacrta proračuna trebali bi se sačuvati za revizije.

2. primjer: ESF+ Nevladina organizacija koja pruža usluge skrbi o djeci traži potporu za pokretanje nove djelatnosti. U svoj prijedlog uključuje jednokratni iznos na temelju detaljnog nacrta proračuna za pokretanje djelatnosti i njezino obavljanje u razdoblju od jedne godine. Nakon te početne godine djelatnost bi se nastavila provoditi neovisno. Na primjer, jednokratnim iznosom obuhvatio bi se rashod za plaću jedne osobe koja bi se brinula o djeci godinu dana, amortizaciju nove opreme, troškove promidžbe te nove djelatnosti i neizravne troškove povezane s upravljanjem i računovodstvom (troškovi vode, električne energije, grijanja, najma itd.). Na temelju detaljnog nacrta proračuna upravljačko tijelo dodjeljuje jednokratni iznos od 47 500 EUR koji pokriva sve te troškove. Na kraju operacije taj bi iznos bio plaćen nevladinoj organizaciji na temelju ostvarenja, tj. ako se bude skrbila o dodatnom dogovorenom broju djece (10). Prema tome, ne bi bilo potrebno opravdavati stvarne troškove nastale u okviru te operacije. Međutim, to znači i sljedeće: ako bi se organizacija skrbila samo o devetero djece, prihvatljivi troškovi bili bi jednaki nuli, a jednokratni iznos ne bi bio isplaćen. Da bi se to ublažilo, u dokumentu u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu operaciji može se navesti ključna etapa za koju će se isplatiti polovina ukupnog iznosa (23 750 EUR) ako se organizacija skrbi o petero djece.

3. primjer: ESF+ Nevladina organizacija želi organizirati lokalni seminar i izraditi edukativne materijale o socioekonomskim uvjetima romske zajednice u nekoj regiji države članice. Dokument u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu operaciji sadržavat će detaljni nacrt proračuna i ciljeve bespovratnih sredstava: 1. organizaciju seminara i 2. izradu edukativnih materijala za poslodavce u regiji radi njihove senzibilizacije na konkretne probleme s kojima se suočavaju Romi. Zbog prirode operacije (operacija s troškovima koji se ne mogu lako kvantificirati jediničnim troškovima) upravljačko tijelo odlučuje se za jednokratne iznose. Kako bi izračunalo visinu jednokratnog iznosa, upravljačkom tijelu potreban je detaljan nacrt proračuna za svaku operaciju: nakon pregovora o detaljnom nacrtu proračuna utvrđuje se jednokratni iznos od 45 000 EUR koji se dijeli na dva projekta: 25 000 EUR za seminar i 20 000 EUR za edukativne materijale. Ako se poštuju uvjeti iz dokumenta u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu operaciji (organizacija seminara, izrada edukativnih materijala), 45 000 EUR smatrat će se prihvatljivim troškovima. Popratni dokumenti bit će potrebni kao dokaz da je organiziran seminar i da su izrađeni konačni cjeloviti edukativni materijali. Ako se provede samo jedan od projekata (npr. seminar), bespovratna sredstva smanjuju se na taj dio (25 000 EUR) ovisno o tome što je usuglašeno u dokumentu u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu operaciji.

4. primjer: EFPRA Potpora za pripremu i provedbu proizvodnih i marketinških planova organizacija proizvođača. Jednokratni iznos (koji se isplaćuje kad se odobri godišnje izvješće o provedbi plana) temelji se na povijesnim podacima (tj. prijašnjim prijavama radnih sati i drugih troškova organizacija proizvođača). Priprema i provedba proizvodnih i marketinških planova dijele se na razne aktivnosti kako bi se dobio prosječni trošak koji se zatim množi s primjenjivim intenzitetom potpore.

2.5.   Kombinacija pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova

U članku 53. stavku 1. UZO-a upravljačkim tijelima nudi se mogućnost odabira među pet mogućnosti za upravljanje bespovratnim sredstvima u skladu s UZO-om. U skladu s člankom 53. stavkom 1. točkom (e) UZO-a prve četiri mogućnosti (osim financiranja koje nije povezano s troškovima) mogu se kombinirati u istoj operaciji. Međutim, na tu se mogućnost primjenjuju sljedeći uvjeti kako bi se spriječilo dvostruko financiranje iste kategorije troškova:

1.	svaka mora obuhvaćati različite kategorije prihvatljivih troškova; ili

2.	svaka se mora upotrijebiti za različite projekte u okviru iste operacije; ili

3.	svaka se mora upotrijebiti za uzastopne faze operacije.

Pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova mogu se upotrebljavati u istoj operaciji zajedno s troškovima koji su prijavljeni kao stvarni troškovi ili troškovi nadoknađeni na temelju druge pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova.

Osim toga, iznos izračunan kao paušalna stopa može poslužiti kao osnova za drugu paušalnu stopu: paušalna stopa od najviše 15 % za nadoknadu neizravnih troškova može se primijeniti na izravne troškove osoblja izračunane po paušalnoj stopi od najviše 20 % izravnih troškova (osim izravnih troškova osoblja).

1. primjer: financiranje različitih projekata koji su dio iste operacije (ESF+) Primjer operacije koja se sastoji od projekta osposobljavanja nezaposlenih mladih ljudi, nakon čega slijedi seminar za potencijalne poslodavce u regiji. Troškovi povezani s osposobljavanjem mogli bi se platiti na temelju jediničnih troškova (npr. 1 000 EUR po danu osposobljavanja). Seminar bi bio plaćen na temelju jednokratnih iznosa. S obzirom na to da je riječ o dvama različitim projektima koji su dio iste operacije, nema rizika od dvostrukog financiranja jer su troškovi svakog projekta jasno razdijeljeni.

2. primjer: uzastopne faze operacije (ESF+) Primjer već započete operacije kojom se upravljalo na temelju stvarnih troškova, a kojom upravljačko tijelo želi nastaviti upravljati na temelju pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova. Dvije faze operacije morat će se jasno odrediti. Prva faza mogla bi se računati na temelju stvarnih troškova do određenog datuma. Druga faza (za buduće rashode) mogla bi se računati na temelju jediničnog troška pod uvjetom da on ne obuhvaća nijedan od rashoda za koje se prethodno primala potpora. Ako se takva mogućnost primijeni, trebala bi se odnositi na sve korisnike u istoj situaciji (transparentnost i jednako postupanje). Zbog toga bi moglo nastati određeno administrativno opterećenje zbog potrebe da se izmijeni dokument u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu operaciji ako to nije bilo predviđeno. Tijela države članice moraju izraditi detaljan opis operacije za svaku fazu. Operaciju bi trebalo podijeliti na najmanje dvije zasebne prepoznatljive financijske i po mogućnosti fizičke ili razvojne etape koje odgovaraju predmetnim fazama. To bi se trebalo napraviti kako bi provedba i praćenje bili transparentni, a kontrole lakše.

3. primjer: različite kategorije prihvatljivih troškova (ESF+) Primjer osposobljavanja u kojem se kombiniraju: — jedinični trošak za plaće predavača, npr. 450 EUR po danu, — stvarni troškovi: unajmljeni prostor = 800 EUR na mjesec prema ugovoru o najmu u 12 mjeseci, — paušalna stopa za neizravne troškove, npr. 10 % izravnih troškova. Po završetku osposobljavanja, ako je opravdano 200 dana predavačâ, bespovratna sredstva bit će isplaćena na sljedeći način: Izravni troškovi (1. vrsta  (21) ):   plaće predavača: 200 dana × 450 EUR = 90 000 EUR   prostor za osposobljavanje: 12 mjeseci × 800 EUR = 9 600 EUR   međuzbroj izravnih troškova: 99 600 EUR Neizravni troškovi (2. vrsta): 10 % izravnih troškova = 10 % × 99 600 EUR = 9 960 EUR Prihvatljivi rashodi: (90 000 EUR + 9 600 EUR) + 9 960 EUR = 109 560 EUR U ovom se slučaju u obzir uzima više kategorija troškova: plaće predavačâ, troškovi najma prostora, neizravni troškovi. Međutim, kako bi potvrdila da nema dvostrukog financiranja, tijela moraju zajamčiti da se jedinični trošak ne odnosi na troškove koji su povezani s najmom prostora ni na neizravne troškove (npr. plaće administrativnog osoblja ili računovođe). Isto se odnosi na definiciju neizravnih troškova koji ne bi trebali biti povezani s troškovima obuhvaćenima jediničnim troškovima ili stvarnim troškovima najma prostora. Ako postoji rizik od preklapanja ili je nemoguće dokazati da nema preklapanja, upravljačko tijelo morat će odabrati primjereniju mogućnost kako bi se izbjeglo dvostruko financiranje (ili rizik od njega).

Primjeri kombinacija pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova koje nisu dopuštene u uzo-u

Članak 56. i članak 55. stavak 1. UZO-a

Članci 54. i 56. UZO-a

Paušalna stopa od najviše 40 % prihvatljivih izravnih troškova osoblja za pokrivanje preostalih troškova operacije (članak 56. UZO-a) ne može se primijeniti na troškove osoblja izračunane na temelju paušalne stope od najviše 20 % izravnih troškova osim izravnih troškova osoblja (članak 55. stavak 1. UZO-a). Razlog: nije moguće zbog članka 56. stavka 3. UZO-a jer ista kategorija troškova (tj. troškovi osoblja) ne može biti osnova za izračun paušalne stope za sve preostale troškove operacije i ujedno se računati kao paušalna stopa na temelju dijela troškova koji su obuhvaćeni preostalim troškovima operacije (tj. izravnim troškovima).

Paušalna stopa od najviše 7 % prihvatljivih izravnih troškova / najviše 15 % prihvatljivih izravnih troškova osoblja / najviše 25 % prihvatljivih izravnih troškova (članak 54. UZO-a) za izračun neizravnih troškova (članak 54. UZO-a) ne može se kombinirati s paušalnom stopom od najviše 40 % prihvatljivih izravnih troškova osoblja za pokrivanje preostalih troškova operacije (članak 56. UZO-a). Razlog: ista kategorija troškova (tj. neizravni troškovi) pokrila bi se dvaput.

Primjeri kombinacija pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova

Donja tablica sadržava pregled kombinacija pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova koje su u pravilu moguće/nemoguće. Međutim, svaka se situacija mora analizirati za svaki pojedinačni slučaj.

Upravljačka tijela moraju jasno definirati relevantne kategorije troškova (izravne/neizravne) i spriječiti dvostruko financiranje obuhvaćenih troškova.

(D – da, moguće; N – ne, nije moguće)

Kombinacije	Najviše 20 % troškova osoblja	Najviše 7 % neizravnih troškova	Najviše 15 % neizravnih troškova	Najviše 15 % putnih troškova	Troškovi osoblja po satu (*1)	Najviše 40 % svih ostalih troškova
Najviše 20 % troškova osoblja		D	D	D	N	N
Najviše 7 % neizravnih troškova	D		N	D	D	N
Najviše 15 % neizravnih troškova	D	N		D	D	N
Najviše 15 % putnih troškova	D	D	D		D	N
Troškovi osoblja po satu (*1)	N	D	D	D		D
Najviše 40 % svih ostalih troškova	N	N	N	N	D

POGLAVLJE 3.:   USPOSTAVLJANJE POJEDNOSTAVNJENIH MOGUĆNOSTI OBRAČUNA TROŠKOVA

3.1.   Pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova moraju se odrediti ex ante

Pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova mogu se upotrebljavati za nadoknadu doprinosa Unije tek nakon što ih Komisija odobri odlukom o odobrenju programa ili njegove izmjene odnosno nakon što ih donese u delegiranom aktu Komisije u skladu s člankom 94. stavkom 1. UZO-a.

Unaprijed (tj. ex ante) moraju se odrediti i pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova za nadoknadu bespovratnih sredstava koja države članice pružaju korisnicima. U skladu s člankom 73. stavkom 3. UZO-a i člankom 22. stavkom 6. Uredbe o Interregu za programe Interrega upravljačko tijelo mora se pobrinuti da se korisniku ili glavnom partneru dostavi dokument u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu za svaku operaciju. U tom je dokumentu važno priopćiti korisnicima točne zahtjeve u pogledu dokazivanja prijavljenih rashoda i konkretnih ostvarenja ili ishoda koje treba postići.

U skladu s člankom 73. stavkom 3. UZO-a i člankom 22. stavkom 6. Uredbe o Interregu za programe Interrega metoda za utvrđivanje troškova operacije i uvjeti za plaćanje moraju se unijeti u dokument u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu operaciji jer je to krajnji rok. Odgovarajuće metode i uvjeti mogli bi se uvrstiti u pravila programa ili pozive na podnošenje prijedloga.

Da bi se poštovala načela transparentnosti i jednakog postupanja, u pozivima na podnošenje prijedloga upućenima potencijalnim korisnicima trebalo bi spomenuti upotrebu pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova za nadoknadu troškova. U slučajevima kad nije objavljen poziv na podnošenje prijedloga, upotrebu pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova trebalo bi navesti u programskim pravilima ili nacionalnim pravilima koja obuhvaćaju predmetne operacije.

Osim toga, trebalo bi izbjeći retroaktivnu primjenu za operacije koje su već odabrane i provode se na temelju stvarnih troškova jer se možda ne može zajamčiti jednako postupanje prema korisnicima. Pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova mogu se upotrebljavati za operacije odabrane nakon početka njihove provedbe. Međutim, potpora bi trebala biti u skladu s člankom 63. stavkom 6. UZO-a, kojim se predviđa da se operacije ne bi trebale odabrati za potporu fondova ako su fizički završene ili u cijelosti provedene prije podnošenja zahtjeva za financiranje u okviru programa. U takvim se operacijama mogu upotrebljavati pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova, koje obuhvaćaju i prihvatljive rashode korisnika nastale prije odabira operacija, a u nekim je slučajevima njihova upotreba obvezna (vidjeti poglavlje 1.4.). Kad je riječ o upotrebi pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova, nije bitno jesu li za korisnika već nastali rashodi prije nego što je raspisan poziv ako se aktivnosti koje čine temelj za nadoknadu trebaju provesti u razdoblju prihvatljivosti (članak 63. stavak 2. UZO-a) i ako ti rashodi nisu bili dio rashoda prethodno prijavljenih Komisiji.

Kad se utvrde jedinični trošak, paušalna stopa ili iznos (u slučaju jednokratnih iznosa) više se ne bi trebali mijenjati za vrijeme ili nakon provedbe operacije da bi se kompenzirao porast troškova ili nepotpuna iskorištenost raspoloživog proračuna. Ako je razdoblje provedbe izrazito dugo, preporučuje se da se unaprijed odredi metoda za usklađenje koja opisuje kad i kako bi se jedinični trošak, paušalna stopa ili iznos mogli revidirati (informacije o metodama za usklađenje potražite u poglavlju 3.4. ovih Smjernica) (22). Svaka promjena jediničnog troška, paušalne stope ili iznosa bez metode prilagodbe smatra se novom pojednostavnjenom opcijom obračuna troškova.. U iznimnim slučajevima, u slučaju višegodišnjih operacija moguće je zaključiti račune i izvršiti plaćanja na temelju stvarnog troška odgovarajućih aktivnosti operacije nakon što se provede prvi dio operacije, a potom uvesti mogućnost financiranja uz primjenu paušalne stope, jediničnih troškova ili jednokratnih iznosa za preostali dio/razdoblje operacije. U takvim slučajevima razdoblje za koje se prijavljuju stvarni troškovi trebalo bi biti jasno razdvojeno od razdoblja za koje se troškovi prijavljuju na temelju pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova kako bi se izbjeglo da se troškovi projekta prijave dvaput.

3.2.   Metodologije

Metodologije za utvrđivanje pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova utvrđene su u članku 53. stavku 3. i članku 94. stavku 2. UZO-a. Općenito su metodologije za utvrđivanje pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova iste na donjoj i gornjoj razini (uz neke iznimke koje su posebno navedene u ovom poglavlju).

3.2.1.   Pravedna, nepristrana i provjerljiva metoda izračuna

Iznosi, stope i jedinični troškovi mogu se utvrditi na temelju pravedne, nepristrane i provjerljive metode izračuna kako je utvrđeno u članku 53. stavku 3. točki (a) i članku 94. stavku 2. drugom podstavku točki (a) UZO-a.

Opća načela

Metoda mora biti pravedna

Izračun mora biti razuman, tj. mora se temeljiti na stvarnosti i ne smije biti pretjeran ili ekstreman. Na primjer, ako je određeni jedinični trošak u prošlosti iznosio između 1 EUR i 2 EUR, Komisija ne bi očekivala iznos od 7 EUR. S te točke gledišta iznimno je važna metoda koja se primjenjuje za utvrđivanje jediničnog troška, paušalne stope ili jednokratnog iznosa. Upravljačko tijelo (ili odbor za praćenje programa Interrega) mora moći objasniti i opravdati svoj odabir. Pravednom metodom izračuna mogu se opravdati razlike u stopama/iznosima uzimajući u obzir posebne uvjete ili potrebe. Na primjer, provedba nekog projekta može biti skuplja u udaljenoj regiji nego u središnjoj regiji zbog viših troškova prijevoza.

Metoda mora biti nepristrana

Glavna misao u pozadini izraza „nepristrana” jest ta da se metodom ne daje prednost nekim korisnicima ili operacijama u odnosu na druge. Izračunom jediničnog troška, jednokratnog iznosa ili paušalne stope mora se zajamčiti jednako postupanje prema sličnim korisnicima i/ili operacijama. Sve razlike u iznosima ili stopama trebale bi se temeljiti na objektivnim opravdanjima, tj. objektivnim obilježjima korisnika ili operacija.

Metoda mora biti provjerljiva

Utvrđivanje paušalnih stopa, jediničnih troškova ili jednokratnih iznosa trebalo bi se temeljiti na dokazima u obliku dokumenata koji se mogu provjeriti (23). Upravljačko tijelo mora moći pokazati na temelju čega su utvrđene pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova. To je ključno za postizanje usklađenosti s načelom dobrog financijskog upravljanja.

Tijelo koje utvrđuje metodu pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova trebalo bi imati barem sljedeće dokumente:

—	opis metode izračuna, uključujući ključne korake izračuna,

—	izvore podataka koji su upotrijebljeni za analizu i izračune, uključujući procjenu relevantnosti podataka u odnosu na predviđene operacije, te procjenu kvalitete podataka,

—	sam izračun kojim se utvrđuje vrijednost pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova.

Izvori podataka

Pri uspostavi pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova upotrijebljeni podaci moraju biti relevantni za razmatrane pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova. Trebalo bi dostaviti i dokumentirati izvore podataka koji su upotrijebljeni za analizu i izračune, uključujući procjenu relevantnosti podataka u odnosu na predviđene operacije i procjenu kvalitete podataka.

Ne postoji unaprijed određeni minimalni skup podataka potrebnih za izračun pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova. To ovisi o obilježjima statističkog skupa. Ako su podaci vrlo raspršeni, potrebna je velika količina podataka. Suprotno tomu, ako su podaci homogeni i reprezentativni za statistički skup, skup podataka može biti manji.

Podaci se mogu preuzeti iz raznih izvora. Pouzdanost korištenih podataka ovisit će o njihovu izvoru. Na primjer, podaci iz nacionalnih statističkih ureda ili EUROSTAT-a smatraju se pouzdanima. Neke izvore podataka moglo bi trebati detaljnije provjeriti kako bi se potvrdila pouzdanost podataka. U nekim se slučajevima odluka o tome treba li provesti dodatne provjere na temelju uzorka (uzimajući u obzir sve informacije dostupne tijelu za reviziju o vrsti podataka, načinu prikupljanja, unutarnjim postupcima tijela za odobravanje dostavljenih informacija itd.) može temeljiti na stručnoj prosudbi tijela za reviziju. Međutim, ex ante procjena metodologije koju provodi tijelo za reviziju nije obvezna (ali se preporučuje) za utvrđivanje pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova na donjoj razini.

Ako se podaci iz pouzdanih izvora (npr. objavljenih izvješća i službenih internetskih baza podataka) ne upotrebljavaju u izvornom obliku (tj. automatski generiraju iz baze podataka izvora), nego se prikupljaju u jedinstveni oblik, preporučuje se da se usporedi (na temelju uzorka) jesu li prikupljeni brojevi u skladu sa službenim izvješćima. Budući da to neće uvijek biti praktično i jednostavno, tijelo za reviziju može odlučiti na temelju svoje stručne prosudbe ako metodologiju procjenjuje ex ante treba li provesti dodatnu provjeru na temelju uzorka uzimajući u obzir sve informacije koje su mu dostupne o vrsti podataka, načinu prikupljanja, unutarnjim postupcima tijela koje prikuplja dostavljene informacije itd.

Upotreba „statističkih”, provjerenih povijesnih podataka ili uobičajene prakse troškovnog računovodstva

Pri utvrđivanju pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova upravljačka tijela mogu upotrebljavati statističke podatke (iz raznih izvora), provjerene povijesne podatke (o projektima ili operacijama financiranima iz fonda obuhvaćenog UZO-om) (24) ili uobičajenu praksu troškovnog računovodstva.

Kad upravljačko tijelo odluči upotrebljavati statističke ili provjerene povijesne podatke, trebalo bi opisati:

—	kategorije obuhvaćenih troškova,

—	upotrijebljenu metodu izračuna,

—

duljinu razdoblja u kojem su prikupljani podaci: trebali bi se prikupiti podaci u reprezentativnom razdoblju kako bi se mogle otkriti potencijalne iznimne okolnosti koje su mogle utjecati na stvarne troškove u određenoj godini, kao i tendencije u iznosima troškova. To referentno razdoblje trebalo bi se upotrebljavati kako bi se u obzir uzele godišnje oscilacije. Na primjer, trogodišnje razdoblje može se smatrati reprezentativnim. Međutim, ako upravljačko tijelo može dokazati da je opravdana, upotreba podataka iz razdoblja kraćeg od tri godine može biti prihvatljiva (npr. ako je uspostavljen novi program i dostupni su podaci za samo dvije godine, to bi moglo biti dovoljno; ako ne postoje podaci za trogodišnje razdoblje, ovisno o posebnostima slučaja mogu se prihvatiti podaci za dvogodišnje razdoblje). To se treba razmatrati zasebno za svaki pojedini slučaj,

—	referentni iznos koji će se primijeniti, npr. prosječne troškove u referentnom razdoblju ili troškove kako su evidentirani posljednjih godina,

—	prilagodbe, ako ih ima, koje su potrebne kako bi se ažurirao referentni iznos. Prilagodba se može primijeniti kako bi troškovi iz prethodnih godina odgovarali aktualnim cijenama.

U skladu s člankom 53. stavkom 3. točkom (a) podtočkama ii. i iii. upravljačko tijelo može upotrebljavati i podatke specifične za pojedine korisnike kako bi utvrdilo pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova koje se primjenjuju na pojedinačne korisnike. S obzirom na zahtjeve za upotrebu podataka specifičnih za pojedine korisnike te su metodologije pojednostavnjenja primjerice za korisnike koji će u programskom razdoblju provoditi brojne projekte.

Provjereni povijesni podaci pojedinačnih korisnika

Ta se metoda temelji na prikupljanju povijesnih računovodstvenih podataka korisnika za stvarne troškove nastale u okviru kategorija prihvatljivih troškova obuhvaćenih pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova. Tim bi se podacima prema potrebi trebao obuhvatiti samo troškovni centar ili odjel korisnika povezan s operacijom. Time se zapravo pretpostavlja postojanje analitičkog računovodstvenog sustava na razini korisnika. Osim toga, podrazumijeva se da su svi neprihvatljivi rashodi izuzeti iz svih izračuna kojima se podupiru pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova.

Primjena uobičajene prakse troškovnog računovodstva pojedinih korisnika

Uobičajena računovodstvena praksa je praksa kojom se korisnik služi za bilježenje svojih uobičajenih svakodnevnih aktivnosti i financija (uključujući one koje nisu povezane s potporom iz sredstava EU-a). Te metode moraju biti u skladu s nacionalnim računovodstvenim pravilima i standardima. Duljina primjene nije presudna. Računovodstvena metoda nije „uobičajena” ako je prilagođena za neku posebnu operaciju ili niz operacija, na primjer za one koje primaju potporu iz sredstava EU-a, a razlikuje se od računovodstvenih metoda koje se primjenjuju u drugim slučajevima.

Važno je razlikovati stvarne troškove i troškove koji se utvrđuju u skladu s uobičajenom praksom troškovnog računovodstva pojedinih korisnika.

Dakle, stvarni troškovi označavaju što točnije izračunane troškove („troškovi koje je korisnik stvarno imao i platio”) u razdoblju operacije. Na primjer, za izračun troškova osoblja po satu prihvaća se upotreba standardnih sati kao nazivnika (npr. vidjeti 1 720 sati u poglavlju 2.3.2.), ali kao brojnik za potrebe izračuna „stvarnih troškova” služe ukupni prihvatljivi troškovi osoblja za svaku osobu uključenu u aktivnost.

Trošak po satu koji se temelji na praksi troškovnog računovodstva korisnika mogao bi se izračunati na temelju prosjeka troškova naknada većeg broja zaposlenika. Taj je prosjek obično platni razred ili neka slična mjera povezana s bruto iznosom troškova za zaposlenike, ali usporedba može biti i troškovni centar ili odjel (povezan s operacijom) u kojima bruto iznosi troškova za zaposlenike mogu znatno varirati unutar skupine zaposlenika.

Prema tome, kako bi se prema korisnicima jednako postupalo, a bespovratna sredstva ne bi obuhvaćala neprihvatljive troškove, u dokumentu u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu operaciji koji korisnicima odobrava primjenu njihove prakse troškovnog računovodstva moraju se propisati minimalni uvjeti. Cilj je tih minimalnih uvjeta osigurati da praksa troškovnog računovodstva i teoretski i praktično dovede do pravednog i nepristranog sustava. Time se podrazumijeva postojanje analitičkog računovodstvenog sustava na razini korisnika. Osim toga, podrazumijeva se da su svi neprihvatljivi rashodi izuzeti iz izračuna.

Zajednički zahtjevi za upotrebu podataka specifičnih za pojedinačnog korisnika

Upravljačko tijelo morat će u svakom pojedinom slučaju provjeriti specifične podatke za pojedinačnog korisnika. To treba učiniti najkasnije kad se korisniku dostavlja dokument u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu operaciji. Ovisno o jamstvu koje upravljačko tijelo dobije od korisnikova unutarnjeg sustava upravljanja i kontrole, podatke specifične za korisnika možda će morati potvrditi vanjski revizor ili (u slučaju javnih tijela) stručni i neovisni računovodstveni službenik kako bi se potvrdilo da su referentni podaci koje upotrebljava upravljačko tijelo pouzdani. Potvrđivanje povijesnih podataka može biti dio zakonskih revizija ili ugovornih revizija. Za svako takvo potvrđivanje podataka vanjski revizori ili neovisni računovodstveni službenici trebali bi biti temeljito upoznati s UZO-om i uredbama za pojedine fondove kad je riječ o, primjerice, revizijskom tragu, prihvatljivosti temeljnih troškova i mjerodavnom pravu. Stoga se tijelo za reviziju može pozvati da pruži potporu u tom procesu.

Na primjer, kad se procijeni da je rizik od pogreške ili nepravilnosti u povijesnim računovodstvenim podacima mali, metoda izračuna može se temeljiti na podacima koje revizor nije potvrdio ex ante. Upravljačko tijelo trebalo bi moći objektivno dokazati da je rizik doista mali i obrazložiti zašto smatra da je računovodstveni sustav korisnika pouzdan, potpun i točan.

Primjena drugih objektivnih informacija ili stručne procjene

Ostale objektivne informacije mogle bi, među ostalim, biti u obliku:

—	anketa, studija, istraživanja tržišta itd. (potrebna odgovarajuća dokumentacija),

—	podataka o nadoknadi za jednaki rad.

Stručne procjene trebale bi se temeljiti na određenom skupu kriterija i/ili stručnom znanju stečenom u određenom području znanja, primjene ili proizvoda, određenoj disciplini, industriji itd. Trebaju se dokumentirati i odnositi na konkretne okolnosti svakog pojedinačnog slučaja. Stručna procjena nije definirana u UZO-u. Dakle, upravljačka tijela trebaju odrediti zahtjeve prema kojima se procjena smatra stručnom i spriječiti sukobe interesa. Upravljačko tijelo mora dokazati stručnost svakog odabranog stručnjaka u relevantnom području, kao i njegovu neovisnost.

Drugim objektivnim informacijama mogu se smatrati pragovi, gornje granice ili druge najveće vrijednosti utvrđene u nacionalnim pravilima. Doduše, smije ih primijeniti samo upravljačko tijelo ako može dokazati da čine fer vrijednost i pouzdanu zamjensku vrijednost.

Upotreba povijesnih podataka iz prethodnih programskih razdoblja

Upotreba provjerenih povijesnih podataka iz prethodnih programskih razdoblja (npr. 2007. – 2013. i 2014. – 2020.) može se prihvatiti ako se dokaže da su iznosi i dalje relevantni. To znači da bi se programska tijela trebala uvjeriti da su ti podaci i dalje pouzdana zamjenska vrijednost za stvarne troškove i prema potrebi ih prilagoditi.

3.2.2.   Nacrt proračuna

Kako je utvrđeno u članku 53. stavku 3. točki (b) i članku 94. stavku 2. točki (b) UZO-a, nacrt proračuna jedna je od metoda za uspostavu pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova.

U skladu s člankom 53. stavkom 3. točkom (b) UZO-a kad je riječ o pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova na „donjoj razini” (država članica – korisnik), to se primjenjuje samo na operacije čiji ukupni trošak ne premašuje 200 000 EUR i treba se utvrditi na pojedinačnoj osnovi i unaprijed dogovoriti s tijelom koje odabire operacije. Ukupni troškovi operacije svi su troškovi potrebni za provedbu operacije, kako je navedeno u dokumentu u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu operaciji. U skladu s člankom 94. stavkom 2. točkom (b) UZO-a na „gornjoj razini” (Komisija – država članica) nema takvog ograničenja za uspostavu pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova.

U slučaju malih projekata koji se financiraju iz programa Interrega korisnik koji upravlja fondom za male projekte može u skladu s člankom 25. stavkom 6. Uredbe o Interregu za svaki pojedinačni slučaj na temelju nacrta proračuna utvrditi pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova za nadoknadu krajnjim primateljima ako javni doprinos malom projektu ne premašuje 100 000 EUR.

Mogućnost upotrebe nacrta proračuna može olakšati provedbu obvezne upotrebe pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova za male operacije (vidjeti i članak 53. stavak 2. UZO-a). Ta metoda zapravo omogućuje da se neki pojednostavnjeni troškovi izračunaju ako je operacija vrlo specifična.

Upravljačko tijelo (ili odbor za praćenje programa Interrega) prvo mora navesti načela metode izračuna za nacrt proračuna koji se upotrebljava na „donjoj razini” u ili zajedno s pozivima za podnošenje prijedloga.

U tom se smislu svakako preporučuje da upravljačka tijela (ili odbori za praćenje programa Interrega) uspostave parametre ili maksimalne razine troškova za usporedbu barem najvažnijih troškova u proračunu u odnosu na te parametre. Upravljačko tijelo može utvrditi minimalne referentne vrijednosti za kvalitetu očekivanog ishoda ili rezultata. Ako se ne uspostave takvi parametri, minimalne referentne vrijednosti ili maksimalne razine troškova, to bi upravljačkim tijelima (ili odborima za praćenje programa Interrega) moglo otežati osiguravanje jednakog postupanja i poštovanja dobrog financijskog upravljanja.

Na temelju pravila programa u tom slučaju podnositelji zahtjeva za financiranje moraju izraditi i podnijeti detaljne i točne proračune te dostaviti dokumente kojima se opravdavaju svi troškovi u proračunu. Pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova (uključujući ključne etape za jednokratne iznose) trebalo bi odrediti u bliskoj suradnji s podnositeljima zahtjeva (ili korisnicima nakon odabira operacija) kako bi znali koje rezultate moraju postići i popratne informacije/dokaze koje trebaju dostaviti da bi se izvršila plaćanja.

Nakon toga nacrte proračuna procjenjuje upravljačko tijelo. Čak i ako je to preporučeno, pri procjeni proračuna neće biti potrebno da upravljačko tijelo usporedi detaljan nacrt proračuna koji je predložio potencijalni korisnik s usporedivim operacijama. Kada se istom korisniku potpora dodjeljuje nekoliko puta, preporučuje se da se detaljni nacrt proračuna usporedi s operacijama za koje se prethodno primala potpora.

Naposljetku, upravljačko tijelo (ili odbor za praćenje programa Interrega) pretvara nacrt proračuna u pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova (tj. paušalne stope, jednokratne iznose i jedinične troškove) prije ili nakon odabira operacija (ali prije izdavanja dokumenta u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu koji trebaju uključivati pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova). Dokument u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu operaciji trebao bi sadržavati utvrđene pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova (i moguće ključne etape za jednokratne iznose). Upravljačko tijelo / odbor za praćenje ne može delegirati procjenu i pretvorbu nacrta proračuna u pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova korisnicima. Kad je riječ o malim projektima odabranima u okviru fondova za male projekte za programe Interrega, nacrt proračuna procjenjuje korisnik koji upravlja fondom za male projekte.

Upravljačko tijelo (ili odbor za praćenje programa Interrega) trebalo bi pokazati i arhivirati svoju procjenu nacrta proračuna i povezanih popratnih dokumenata za izračun ili obrazloženje troškova svih kategorija nacrta proračuna. Nacrt proračuna nije dio dokumenta u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu operaciji koji su sastavili upravljačko tijelo i korisnik. Upravljačke provjere operacije ili projekta temeljit će se samo na vrsti pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova, a ne na samom proračunu.

Pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova mogu se temeljiti na nacrtu proračuna u odnosu na cijeli ili dio proračuna operacije ili projekta. Na primjer, kad je riječ o operaciji koja se sastoji od pet aktivnosti:

—	1. i 2. aktivnost u okviru operacije nadoknađuju se na temelju stvarnih troškova ili druge pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova,

—	3., 4. i 5. aktivnost u okviru operacije nadoknađuju se kao jedinični troškovi utvrđeni na temelju nacrta proračuna.

Nadalje, paušalne stope sadržane u člancima od 54. do 56. UZO-a mogu se primijeniti za utvrđivanje odgovarajućih kategorija troškova nacrta proračuna.

Prethodno objašnjena načela primjenjuju se i na nacrt proračuna koji se upotrebljava na „gornjoj razini” .

1. primjer Operacije se sastoje od jednokratnog iznosa manjeg od 100 000 EUR za mali pripremni p rojekt (npr. smanjenje utjecaja kiselih sulfatnih tala na okoliš). U pozivu na podnošenje prijedloga posredničko tijelo utvrđuje: 1. korištenje jednokratnih iznosa i jasno određuje glavne zadaće za postizanje zadanog ishoda, ključne etape, vremenski okvir aktivnosti i 2. utvrđuje detaljne kriterije s kojima se uspoređuju najvažniji troškovi u proračunu. Korisnik u zahtjevu navodi svoj nacrt proračuna i dostavlja dokumente kojima se opravdavaju svi troškovi u proračunu. Osim toga, navodi podrobne informacije o svakoj proračunskoj liniji za svaku zadaću projekta. Potom ih posredničko tijelo procjenjuje na temelju: 1. prihvatljivosti troškova i 2. obrazloženja troškova. Posredničko tijelo prema potrebi traži dodatne informacije i podatke (npr. daljnju usporedbu sa sličnim projektima). Nacrt proračuna naveden je u nastavku: Pregled troškova Ukupno (EUR) 1. Ukupni troškovi plaća 58 440 2. Eksternalizirane usluge 1 000 3. Ulaganje u strojeve i opremu 0 4. Ostali izravni troškovi 0 5. Neizravni troškovi 14 026 Ukupno 73 466 Nakon analize nacrta proračuna posredničko tijelo odobrava procijenjene troškove i utvrđuje jednokratni iznos od 73 466 EUR, koji se isplaćuje korisniku nakon provedbe projekta. U fazi provedbe projekta nije potrebno nikakvo obrazloženje stvarnog troška. Bespovratna sredstva nadoknadit će se na temelju jednokratnog iznosa utvrđenog ex ante i nakon ostvarenja ishoda.

2. primjer Korisnik namjerava organizirati seminar za 50 sudionika na kojem bi predstavio nove provedbene alate. Osoblje se bavi planiranjem i organiziranjem događanja, unajmljuje se prostor, neki govornici dolaze iz inozemstva i treba se objaviti zapisnik događanja. Tu su i neizravni troškovi povezani s osobljem (računovodstveni troškovi, direktor itd.) i računima za električnu energiju, telefon, informatičku podršku itd. Nacrt proračuna naveden je u nastavku (25): Ukupni izravni troškovi 45 000   Ukupni neizravni troškovi 7 000 Izravni troškovi osoblja 30 000   Neizravni troškovi osoblja 4 000 Troškovi smještaja 4 000   Električna energija, telefon 3 000 Putni troškovi 5 000       Obroci 1 000       Informiranje/promidžba 5 000       O nacrtu proračuna raspravljaju i usuglašavaju ga upravljačko tijelo i korisnik. Izračun pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova temeljit će se na informacijama koje upravljačko tijelo primi i provjeri. Upravljačko tijelo može se odlučiti na izračun bespovratnih sredstava na temelju jediničnog troška i broja sudionika na seminaru: jedinični trošak = 52 000 EUR / 50 = 1 040 EUR po sudioniku. U dokumentu u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu operaciji koji sastavljaju upravljačko tijelo i korisnik mora se navesti definicija jediničnih troškova (što je sudionik), najveći (najmanji) broj sudionika, revizijski trag i njegov jedinični trošak (1 040 EUR). Dokument u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu operaciji treba upućivati na članak 53. stavak 3. točku (b) UZO-a.

Dodatni primjeri o tome kako uspostaviti pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova na temelju nacrta proračuna navedeni su u Prilogu 1.

3.2.3.   Upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova iz politika Unije

U skladu s člankom 53. stavkom 3. točkom (c) i člankom 94. stavkom 2. točkom (c) UZO-a upravljačko tijelo može koristiti odgovarajuće jedinične troškove, jednokratne iznose i paušalne stope koje se primjenjuju u politikama Unije za sličnu vrstu operacije. Glavni je cilj te metode uskladiti pravila različitih politika Unije. Namjera je objasniti da, ako su pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova već izrađene za određenu vrstu operacije u okviru politike EU-a, država članica ne mora to ponoviti u okviru fondova obuhvaćenih UZO-om, nego može ponovno iskoristiti tu metodu i njezine rezultate.

Sve primjenjive metode iz politika Unije mogle bi se upotrebljavati za slične operacije ako su politike Unije na snazi u trenutku uspostave metodologije. Metode iz politika Unije mogu se upotrebljavati bez dodatnih izračuna.

Metoda se mora upotrijebiti u cijelosti (npr. definicija izravnih/neizravnih troškova, prihvatljivih rashoda, područja primjene, ažuriranja), a ne samo njezini rezultati (stopa od X %). Načelno bi u obzir trebalo uzeti sve elemente metode koji bi mogli utjecati na jedinični trošak / jednokratni iznos / paušalnu stopu. Potrebno je razmotriti svaki slučaj zasebno.

U UZO-u nije objašnjeno što znači sličnost operacija. Upravljačko tijelo mora za svaki pojedinačni slučaj procijeniti je li u njemu ispunjen uvjet sličnosti.

Ako je metoda iz politike Unije izmijenjena u programskom razdoblju, ta bi se izmjena trebala primjenjivati na operacije odabrane u okviru poziva raspisanih nakon nje.

Svaka se izmjena metode u okviru politike Unije čiji je cilj uspostava metodologije u skladu s člankom 94. stavkom 2. točkom (c) UZO-a mora uvrstiti u Dodatak 1. prilozima V. i VI. UZO-u na temelju zahtjeva za izmjenu programa koji se treba odobriti odlukom Komisije.

Primjeri pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova u politikama Unije:

—	Erasmus+: u programu se upotrebljavaju jednokratni iznosi i jedinični troškovi (npr. stope za prijeđenu udaljenost, jezičnu potporu, pripremne posjete, naknade za tečajeve, organizaciju intenzivnih programa),

—

program Građani, ravnopravnost, prava i vrijednosti (CERV): jednokratni iznosi po sudioniku na događanjima na licu mjesta i uživo određeni su u odluci Europske komisije kojom se odobrava upotreba jednokratnih iznosa za aktivnosti u okviru programa Građani, ravnopravnost, prava i vrijednosti (2021. – 2027.),

—

Obzor Europa: program Obzor Europa nudi tri vrste pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova (paušalnu stopu, jedinične troškove, jednokratne iznose) kako je utvrđeno u odlukama Komisije, npr. jedinične troškove za vlasnike MSP-ova, jedinične troškove za mobilnost osoblja, jednokratne iznose i jedinične troškove za aktivnosti Marie Skłodowska-Curie,

—

Europske snage solidarnosti: odluka kojom se odobrava upotreba jednokratnih iznosa, jediničnih troškova (npr. putni troškovi, organizacijska potpora, potpora upravljanju projektima, troškovi osoblja, jezična potpora, troškovi poučavanja) i financiranja uz primjenu paušalne stope za volontiranje, pripravništvo, poslove i projekte solidarnosti.

3.2.4.   Upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova iz shema za bespovratna sredstva koje potpuno financiraju države članice

U skladu s člankom 53. stavkom 3. točkom (d) i člankom 94. stavkom 2. točkom (d) UZO-a upravljačko tijelo može koristiti odgovarajuće jedinične troškove, jednokratne iznose i paušalne stope koje se primjenjuju u okviru shema za bespovratna sredstva koja potpuno financiraju države članice za sličnu vrstu operacije. Pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova koje se upotrebljavaju u okviru nacionalnih shema potpore (kao što su stipendije, dnevnice) mogu se upotrebljavati bez dodatnih izračuna ako su te nacionalne sheme na snazi u trenutku izrade metodologije.

Prema članku 54. drugom stavku UZO-a paušalne stope za neizravne troškove izračunane u skladu s člankom 67. stavkom 5. točkom (a) Uredbe (EU) br. 1303/2013, tj. na temelju pravedne, nepristrane i provjerljive metode, mogu se upotrebljavati za slične operacije financirane u programskom razdoblju 2021. – 2027. Te se paušalne stope mogu upotrebljavati za potrebe članka 54. prvog stavka točke (c) UZO-a, tj. kako bi se opravdala stopa od najviše 25 % prihvatljivih izravnih troškova za nadoknadu neizravnih troškova. Stoga se na njih primjenjuje gornja granica od najviše 25 % utvrđena u članku 54. prvom stavku točki (c) UZO-a.

Sve primjenjive nacionalne metode mogu se upotrebljavati za slične operacije koje primaju potporu iz fondova obuhvaćenih UZO-om (vidjeti poglavlje 3.2.3. o pojmu „sličnosti”). Na primjer, operacija u okviru koje se podupire naukovanje i koja se financira u cijelosti nacionalnim/regionalnim sredstvima može se smatrati nacionalnom shemom. Ponovno treba upotrijebiti cijelu metodu, a ne samo njezin rezultat. Mogu se koristiti i regionalne ili druge lokalne metode izračuna, ali obično se moraju primijeniti na geografsko područje na kojem se upotrebljavaju ili manje područje (npr. ako se metodologija primjenjuje u samo jednoj regiji, ta je regija može ponovno upotrijebiti, ali ne i druga regija te države članice u kojoj ta metodologija nije primjenjiva). Međutim, ako su uvjeti dovoljno slični, druge primijenjene metode mogu poslužiti kao primjer ili model (vidjeti poglavlje 3.2.7.).

Ako se metoda izmijeni u programskom razdoblju, ta bi se izmjena trebala primjenjivati samo na operacije odabrane u okviru poziva raspisanih nakon nje.

Svaka se izmjena nacionalne metode čiji je cilj uspostava metodologije u skladu s člankom 94. stavkom 2. točkom (d) UZO-a mora uvrstiti u Dodatak 1. prilozima V. i VI. UZO-u na temelju zahtjeva za izmjenu programa koji se treba odobriti odlukom Komisije.

3.2.5.   Upotreba paušalnih stopa i posebnih metoda utvrđenih UZO-om ili uredbama za pojedine fondove odnosno na temelju njih

UZO-om i uredbama za pojedine fondove utvrđeno je nekoliko posebnih paušalnih stopa, tj. standardnih paušalnih stopa. O paušalnim stopama utvrđenima u UZO-u i Uredbi o Interregu raspravljalo se u poglavlju 2.2. Namjera je da se zajamči pravna sigurnost i smanji početno radno opterećenje ili potreba za dostupnim podacima za uspostavljanje sustava paušalnih stopa jer ne postoji zahtjev da se izvrši izračun kako bi se utvrdile primjenjive stope. Međutim, takve metode ne odgovaraju svim vrstama operacija.

Pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova utvrđene na „gornjoj razini” odlukom Komisije o odobrenju programa ili njegove izmjene iz članka 94. stavka 3. prvog podstavka UZO-a i Dodatka 1. prilozima V. i VI. UZO-u mogu se upotrebljavati za određeni program na „donjoj razini” na temelju članka 53. stavka 3. točke (e) UZO-a. Međutim, pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova mogu se upotrebljavati samo ako su namijenjene pokrivanju troškova korisnika u odgovarajućoj (ili istoj) vrsti operacije jer inače ne bi bile pouzdana zamjenska vrijednost za stvarne troškove. Nadalje, pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova utvrđene na temelju članka 94. stavka 3. UZO-a svojstvene su pojedinim programima i ne mogu se automatski upotrebljavati u provedbi drugih programa ili u drugim državama članicama. Doduše, mogu poslužiti kao primjer programskim tijelima za izradu vlastitih shema za pojedine programe koje trebaju podnijeti Komisiji na odobrenje.

Dodatne metode mogu se utvrditi uredbama za pojedine fondove (za više informacija vidjeti tablicu u poglavlju 2.2.1.).

Članci od 53. do 56. UZO-a ne odnose se na treće strane kojima su korisnici operacije nadoknadili troškove. To znači da se odredbe UZO-a ili uredbi za pojedine fondove (osim ako nije izričito navedeno) ne primjenjuju izravno na naknadnu potporu korisnika trećim stranama. U slučaju fonda za male projekte Interrega korisnik koji preraspodjeljuje potporu krajnjim primateljima može utvrditi metodologiju za primjenu pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova po uzoru na UZO ili pravila Interrega o pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova.

3.2.6.   Upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova iz prethodnih programskih razdoblja

Metodologije utvrđene u prethodnim programskim razdobljima mogu se upotrebljavati ako su uvjeti iz prethodnog programskog razdoblja i dalje relevantni i valjani za programsko razdoblje 2021. – 2027. (vrste aktivnosti, kategorije obuhvaćenih troškova itd.), a izvorni podaci mogu se provjeriti revizijom. U tom bi slučaju upravljačko tijelo (ili odbor za praćenje programa Interrega) trebalo prilagoditi metodologiju novom zakonodavstvu koje se primjenjuje na programsko razdoblje 2021. – 2027. Predloži li se takva metodologija na „gornjoj razini”, tijelo za reviziju trebalo bi je procijeniti u tom trenutku (ako je metodologija provjerena revizijom u prethodnim programskim razdobljima, može se osloniti na prethodnu reviziju pod uvjetom da je dostupan odgovarajući revizijski trag).

3.2.7.   Ponovna upotreba / recikliranje mogućnosti obračuna troškova uspostavljenih u istoj državi članici ili iz drugih država članica

U državi članici može istodobno postojati više metodologija pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova, tj. pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova uspostavljene u određenim ili svim nacionalnim/regionalnim programima na gornjoj i/ili donjoj razini. Te metodologije mogle bi zanimati upravljačka tijela iz drugih programa ili država članica koja žele uspostaviti slične sheme. Međutim, budući da su svojstvene određenom programu (ili čak pozivu), te pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova i njihovi odgovarajući iznosi/stope ne mogu se automatski upotrebljavati u okviru drugih programa ili u drugim državama članicama. Upravljačka tijela trebaju preispitati metodologiju i prilagoditi je prema potrebi posebnostima svojeg programa (vrsti aktivnosti, kategorijama obuhvaćenih troškova itd.). Nadalje, programu u okviru kojeg će se provoditi pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova trebaju prilagoditi i izvore podataka, izračune i iznose.

Ti čimbenici utječu na razvoj pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova na gornjoj i donjoj razini. Na „gornjoj razini” tijelo za reviziju mora procijeniti novu pojednostavnjenu mogućnost obračuna troškova prije nego što je podnese Komisiji. Ako se nova pojednostavnjena mogućnost obračuna troškova primjenjuje na donjoj razini, preporučuje se da se od tijela za reviziju zatraži ex ante procjena.

3.3.   Postupovni koraci za odobrenje pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova u programu („gornja razina”)

U skladu s člankom 94. stavkom 1. UZO-a pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova za nadoknadu doprinosa Unije programu mogu se temeljiti na iznosima i stopama utvrđenima u odluci Komisije o odobrenju programa ili njegove izmjene. Države članice mogu upotrebljavati i pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova utvrđene u delegiranom aktu koji je donijela Komisija (vidjeti poglavlje 4.4.).

Prema članku 94. stavku 2. UZO-a države članice moraju Komisiji podnijeti prijedlog u skladu s predlošcima iz Dodatka 1. prilozima V. ili VI. UZO-u kao dio podnesenog programa ili zahtjeva za njegovu izmjenu. Stoga se primjenjuje postupak za odobrenje ili izmjenu programa.

Dodatak 1. treba podnijeti ako se pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova primjenjuju na „gornjoj razini”, bez obzira na oblik nadoknade dogovoren između upravljačkog tijela i korisnika. Dodatak 1. ne treba podnijeti ako se pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova primjenjuju isključivo na „donjoj razini” niti za pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova iz delegiranog akta. Iznosi i metode za usklađenje potonjeg utvrđeni su delegiranim aktom u skladu s člankom 94. stavkom 4. UZO-a (vidjeti poglavlje 4.4.).

Preporučuje se neslužbena komunikacija s Komisijom prije podnošenja programa ili zahtjeva jer olakšava i ubrzava postupak službenog odobrenja.

Kad podnose Dodatak 1. prilozima V. i VI. UZO-u, države članice ili programi Interrega morat će navesti izvor podataka upotrijebljenih za izračun pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova s detaljnim informacijama o tome odakle potječu proizvedeni, prikupljeni i zabilježeni podaci, gdje se pohranjuju, koji su krajnji datumi i kako se potvrđuju. Tijelo za reviziju procjenjuje pouzdanost i relevantnost upotrijebljenih podataka u okviru revizijske procjene prije nego što se Komisiji podnese Dodatak 1. prilozima V. VI. UZO-u.

Prije nego što se Dodatak 1. podnese Komisiji na odobrenje, tijelo za reviziju mora dati pozitivnu ex ante ocjenu prijedloga država članica.

U odluci o odobrenju ili izmjeni programa utvrđuju se vrste operacija obuhvaćenih nadoknadom na temelju pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova iz Dodatka 1., definicija i iznosi obuhvaćeni tim pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova i metode za usklađenje iznosa.

Kad se odobre u programu, pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova postaju obvezne, a doprinos Unije za predmetne vrste operacija više se ne može nadoknaditi u drugom obliku (npr. stvarno nastali troškovi).

Za dodatne upute i primjere kako ispuniti Dodatak 1. vidjeti Prilog 2.

3.4.   Vremenska prilagodba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova (metoda za usklađenje)

Metodologija kojom se utvrđuju pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova može uključivati opis metode za usklađenje njihovih iznosa. Usklađenje iznosa nije obvezno, ali se svakako preporučuje, posebno za pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova koje se duže upotrebljavaju, kako bi se uzela u obzir inflacija ili gospodarske promjene (npr. troškovi energije, razine plaća) i kako bi pojednostavnjena mogućnost obračuna troškova ostala pouzdana zamjenska vrijednost za stvarne troškove. Osim toga, ako je za pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova koje se primjenjuju na „gornjoj razini” metoda za usklađenje uvrštena u Dodatak 1. prilozima V. i VI. UZO-u, primjena usklađenja ne smatra se izmjenom metodologije pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova, stoga nije potrebna izmjena programa.

Metodologija kojom se utvrđuju pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova trebala bi sadržavati dovoljno pojedinosti o predviđenoj metodi za usklađenje (npr. korišteni indeks, vremenski raspored i učestalost usklađenja, formulu za usklađenje).

Preporučuje se povezivanje usklađenja s indeksom za glavne kategorije troškova obuhvaćene pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova, ali države članice mogu slobodno utvrditi druge metode za usklađenje ako ih dokumentiraju i propisno opravdaju.

Upravljačko tijelo (ili odbor za praćenje programa Interrega) može odlučiti ne uvrstiti metodu za usklađenje u metodologiju ako smatra da pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova neće trebati prilagođavati dok se primjenjuje.

POGLAVLJE 4.:   PROVEDBA POJEDNOSTAVNJENIH MOGUĆNOSTI OBRAČUNA TROŠKOVA

4.1.   Valuta za pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova utvrđene na „gornjoj razini”

U skladu s člankom 87. UZO-a svi iznosi utvrđeni u programima koje države članice prenose ili prijavljuju Komisiji moraju biti izraženi u eurima. Ta se odredba primjenjuje i na Dodatak 1. prilozima V. ili VI. UZO-u jer je taj dodatak dio programa. U praksi to znači sljedeće:

—	iznosi pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova u Dodatku 1. prilozima V. i VI. UZO-u moraju se izraziti u eurima,

—	odluka kojom se odobrava program ili njegova izmjena mora sadržavati iznose izražene u eurima,

—

iznosi pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova koji će biti uključeni u zahtjeve za plaćanje isto će biti izraženi u eurima. Neovisno o rezultatu konverzije na nacionalnoj razini, iznos koji treba navesti u zahtjevu za plaćanje podnesenom Komisiji ne može se razlikovati od iznosa pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova odobrenog u odluci Komisije. U slučaju država članica koje nisu uvele euro kao svoju valutu ti zahtjevi mogu povećati rizik od razlika između iznosa koje treba navesti u zahtjevima za plaćanje i iznosa koje upravljačka tijela nadoknađuju korisnicima u nacionalnoj valuti zbog fluktuacija deviznog tečaja između eura i nacionalne valute.

Države članice mogu ublažiti taj rizik, npr. navedu li u Dodatku 1. prilozima V. i VI. UZO-u:

—	fiksni devizni tečaj (npr. na temelju projekcije deviznog tečaja),

—

metodu za usklađenje koja sprečava da se iznosi koje je Komisija nadoknadila u eurima razlikuju od iznosa koje su upravljačka tijela nadoknadila korisnicima (npr. usklađenje deviznog tečaja iz Dodatka 1. u slučaju unaprijed određenog odstupanja (naviše ili naniže) između tečaja objavljenog na stranici InforEuro u određenom razdoblju i izvornog tečaja u trenutku podnošenja Dodatka 1. Komisiji).

4.2.   Vremenska primjena pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova donesenih u programu

Komisija će početi nadoknađivati troškove državi članici na temelju pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova nakon što ih odobri u programu svojom odlukom o odobrenju programa ili njegove izmjene. Tek od tog trenutka upravljačko tijelo može uvrstiti dogovorene iznose u zahtjeve za plaćanje koji se podnose Komisiji.

Međutim, moguće je da se pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova već primjenjuju na razini korisnika prije nego što Komisija odobri metodologiju iz Dodatka 1. prilozima V. i VI. UZO-u. Dok se ne donese odluka u skladu s člankom 94. stavkom 3. UZO-a, upravljačko tijelo može prijaviti Komisiji iznose koji odgovaraju troškovima koje je nadoknadilo korisnicima („donja razina”). To znači da upravljačka tijela mogu unijeti rashode pojednostavnjenih operacija obračuna troškova u stupac B zahtjeva za plaćanje (Prilog XXIII. UZO-u) u skladu s člankom 91. stavkom 4. točkom (c) UZO-a (za više informacija o zahtjevima za plaćanje vidjeti poglavlje 4.3.). Međutim, rashode prijavljene u stupcu B ne bi trebalo ponovno unositi u stupac C zahtjeva za plaćanje.

Da bi se što više izbjegle moguće nedosljednosti između metodologija odobrenih na dvije razine za iste pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova, preporučuje se da države članice podnesu pojednostavnjenu mogućnost obračuna troškova u skladu s člankom 94. UZO-a i ishode odobrenje od Komisije za „gornju razinu” prije upotrebe tih pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova na „donjoj razini”.

Nakon što donese odluku o programu ili njegovoj izmjeni, Komisija će početi nadoknađivati doprinos Unije programu na temelju pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova iz ovih smjernica. Upravljačko tijelo unijet će te iznose u stupac C zahtjeva za plaćanje (Prilog XXIII. UZO-u) u skladu s člankom 91. stavkom 4. točkom (b) UZO-a (vidjeti i poglavlje 4.3.).

Odluka Komisije kojom se odobrava pojednostavnjena mogućnost obračuna troškova u skladu s člankom 94. UZO-a ne utječe na prihvatljivost rashoda, tj. novi rashodi neće odjednom postati prihvatljivi zbog te odluke. Pravila o prihvatljivosti rashoda utvrđena su u nacionalnim pravilima i članku 63. UZO-a. Komisijina odluka utječe samo na način nadoknade troškova između Komisije i država članica.

4.3.   Kako prijaviti pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova u zahtjevima za plaćanje

Člankom 91. stavkom 3. UZO-a predviđeno je da se u skladu s Prilogom XXIII. UZO-u zahtjevi za plaćanje podnose po prioritetu (specifični cilj i vrsta aktivnosti za programe fondova FAMI, BMVI i FUS) i prema potrebi po kategoriji regije.

Kad je riječ o pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova koje se upotrebljavaju na „gornjoj razini” , iznose odobrene odlukom Komisije iz članka 94. stavka 3. UZO-a ili utvrđene u delegiranom aktu iz članka 94. stavka 4. UZO-a potrebno je prijaviti u stupcu C Priloga XXIII. UZO-u.

Iznose pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova koje je država članica odredila na „donjoj razini” za nadoknadu korisnicima koji nisu obuhvaćeni pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova na „gornjoj razini” potrebno je unijeti u stupac B Priloga XXIII. UZO-u. U skladu s člankom 91. stavkom 4. točkom (c) UZO-a iznosi uključeni u zahtjev za plaćanje za bespovratna sredstva koja se nadoknađuju u obliku pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova su troškovi izračunani na primjenjivoj osnovi (tj. pojednostavnjena mogućnost obračuna troškova).

Iznosi nadoknađeni korisnicima u slučajevima obuhvaćenima člankom 91. stavkom 4. točkom (b) Uredbe UZO-a, tj. nadoknada doprinosa Unije u obliku pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova, koji su navedeni u stupcu C ne smiju se unijeti u stupac B kako bi se izbjeglo dvostruko financiranje istih rashoda. Pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova drukčije se prijavljuju u zahtjevima za plaćanje i računovodstvenoj dokumentaciji. Naime, u računovodstvenoj dokumentaciji ukupan iznos prihvatljivih rashoda prijavljenih za nadoknadu unosi se u njezin stupac A (tj. stvarni troškovi, financiranje koje nije povezano s troškovima i sve pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova neovisno o tome podliježu li članku 94. UZO-a).

Iznosi odobreni odlukom Komisije obvezujući su, stoga joj države članice moraju prijaviti odobrene iznose, tj. ne mogu u zahtjeve za plaćanje uvrstiti iznose koji bi bili drukčiji od onih u odluci o odobrenju programa (ili njegove izmjene). Izmijene li se iznosi koji nisu obuhvaćeni metodom za usklađenje iz odluke o odobrenju programa (ili njegove izmjene), morala bi se izmijeniti i odluka.

U skladu s člankom 93. stavkom 5. UZO-a potpora iz fondova za prioritet u plaćanju preostalog iznosa za konačnu obračunsku godinu ne bi smjela premašivati nijedan od sljedećih iznosa: — javni doprinos prijavljen u zahtjevima za plaćanje, — potporu iz fondova koja je plaćena ili treba biti plaćena korisnicima, — iznos koji je zatražila država članica.

4.4.   Upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova utvrđenih u delegiranim aktima Komisije

Prema članku 94. stavku 4. UZO-a Komisija može donijeti delegirani akt kojim se na razini Unije određuju jedinični troškovi, jednokratni iznosi, paušalne stope, njihovi iznosi i metode za usklađenje u skladu s metodama izračuna iz članka 94. stavka 2. UZO-a.

Nakon što se donese delegirani akt, države članice mogu zatražiti nadoknadu doprinosa Unije programu primjenom iznosa i stopa utvrđenih u aktu (i prema potrebi prilagođenih u skladu s metodama za usklađenje odobrenima u delegiranom aktu). Ti se iznosi moraju prijaviti u stupcu C Priloga XXIII. UZO-u. Važno je da se pri provedbi operacije poštuju pravila delegiranog akta, među ostalim o prihvatljivim aktivnostima i revizijskom tragu. Države članice mogu podnijeti zahtjeve za plaćanje s odgovarajućim iznosom utvrđenim u delegiranom aktu bez prethodnog odobrenja Komisije.

POGLAVLJE 5.:   HORIZONTALNA NAČELA

5.1.   Javna nabava i upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova

Od programskog razdoblja 2021. – 2027. pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova mogu se upotrebljavati i u operaciji ili projektu koji je dio operacije koju korisnik provodi isključivo na temelju javne nabave.

Komisija operacije koje podliježu ugovorima o javnoj nabavi smatra operacijama koje se provode dodjelom ugovora o javnoj nabavi u skladu s direktivama 2009/81/EZ, 2014/24/EU i 2014/25/EU ili dodjelom ugovora o javnoj nabavi ispod pragova iz tih direktiva na temelju nacionalnih pravila.

Ne postoji iznimka od obvezne upotrebe pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova za operacije vrijednosti manje od 200 000  EUR koje se provode isključivo na temelju javne nabave. Upravljačka tijela (ili odbori za praćenje programa Interrega) morat će zajamčiti usklađenost pravila o pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova s Unijinim i nacionalnim pravilima o dodjeli ugovora o javnoj nabavi.

Provodi li se operacija u potpunosti na temelju javne nabave ili ne ne bi trebalo utjecati na metode izračuna utvrđene u članku 53. stavku 3. i članku 94. stavku 2. UZO-a jer su iste za sve vrste operacija bez obzira na to provode li se u potpunosti na temelju javne nabave. Upravljačka tijela trebala bi osmisliti metodologiju koja se temelji na dovoljno pouzdanim podacima i predvidjeti metode za usklađenje kojima bi se zajamčilo da iznosi pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova ostanu zamjenska vrijednost za stvarne troškove dok se provodi operacija. Nije dopušteno usklađivanje iznosa pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova s cijenama koje proizlaze iz postupaka javne nabave dodijeljenih u okviru određene operacije. Osim toga, upravljačka tijela trebala bi unaprijed utvrditi pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova, kao i sve metode za usklađenje, i uvrstiti ih u dokument u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu.

5.2.   Usklađenost pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova s pravilima o državnim potporama

Trebalo bi istaknuti da pravila o državnim potporama utvrđena u Ugovoru imaju opću primjenu. Tih se pravila treba pridržavati kad god financiranje u obliku pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova na „donjoj razini” predstavlja državnu potporu u smislu članka 107. UFEU-a.

Stoga se upravljačka tijela (ili odbori za praćenje operacija Interrega) moraju pobrinuti da su kategorije troškova za koje su utvrđene pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova prihvatljive prema pravilima za fondove obuhvaćene UZO-om i pravilima o državnim potporama. Moraju paziti i da se poštuju najveći intenziteti potpora utvrđeni u pravilima o državnim potporama i učinak poticaja. U slučaju naknade za usluge od općeg gospodarskog interesa koja predstavlja državnu potporu mora se poštovati iznos naknade.

Prema pravilima EU-a o državnim potporama Komisiji se moraju prethodno prijaviti sve nove mjere potpore. Države članice moraju pričekati odluku Komisije prije nego što provedu mjeru. Uredbama o skupnim izuzećima, tj. Uredbom o općem skupnom izuzeću (EU) br. 651/2014 (GBER) (26) i, među ostalim, Uredbom o skupnom izuzeću za ribarstvo (EU) 2022/2473 (FIBER) (27), predviđena su izuzeća od obveze država članica da prijavljuju Komisiji programe potpore i jednokratnu potporu koji ispunjavaju uvjete propisane u njima. Slično tomu, u odluci o državnim potporama u obliku naknade za pružanje javnih usluga od općeg gospodarskog interesa (28) („Odluka o uslugama od općeg gospodarskog interesa”) utvrđuju se uvjeti pod kojima se državne potpore u obliku naknade za pružanje javnih usluga koje se dodjeljuju određenim poduzetnicima kojima je povjereno obavljanje usluga od općeg gospodarskog interesa izuzimaju od obveze prethodne prijave. Ostali dokumenti kao što su smjernice Komisije za pojedine sektore (29) trebalo bi uzeti u obzir i pri osmišljavanju državnih potpora jer se u njima utvrđuju uvjeti pod kojima se prijavljene državne potpore smatraju spojivima s unutarnjim tržištem.

Međutim, pravila EU-a o državnim potporama ne primjenjuju se na sve potpore koje dodjeljuju javna tijela. Prvo, trebalo bi procijeniti smatra li se potpora dodijeljena operaciji državnom potporom u smislu članka 107. stavka 1. UFEU-a. Više informacija o pojmu državne potpore može se pronaći u Obavijesti Komisije o pojmu državne potpore (30), u kojoj se pojašnjava Komisijino shvaćanje članka 107. stavka 1. UFEU-a, kako ga je protumačio Sud Europske unije. U obzir bi trebalo uzeti i odredbe uredbi (31) o de minimis potporama. Potpora koja predstavlja de minimis potporu ne predstavlja državnu potporu u smislu članka 107. stavka 1. UFEU-a. Stoga, ako je operacija koja se financira iz fondova obuhvaćenih UZO-om obuhvaćena područjem primjene odgovarajuće uredbe o de minimis potpori, to znači da doprinos fondova obuhvaćenih UZO-om ne predstavlja državnu potporu. Zato u slučaju de minimis potpore nema potrebe za procjenom usklađenosti s pravilima o državnim potporama, nego samo s onima koja se odnose na fondove obuhvaćene UZO-om i uvjete za smatranje potpore de minimis potporom.

Budući da ni naknada za usluge od općeg gospodarskog interesa ne mora biti državna potpora, ne mora biti obuhvaćena područjem primjene pravila o državnim potporama. Okolnostima u kojima dolazi do toga objašnjene su u Komunikaciji Komisije o pravilima za naknadu koja se dodjeljuje za pružanje usluga od općeg gospodarskog interesa (32).

Opća načela o usklađenosti pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova s pravilima o državnim potporama za nadoknadu bespovratnih sredstava koja države članice pružaju korisnicima

Kad se upotrebljavaju pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova, treba razmotriti državne potpore i pravila o de minimis potporama u fazi pripreme metodologije i odabira/provedbe operacija, ovisno o slučaju.

Da bi operacije fondova obuhvaćenih UZO-om bile usklađene s Uredbom o općem skupnom izuzeću, drugim uredbama o skupnim izuzećima, Odlukom o uslugama od općeg gospodarskog interesa i odgovarajućim smjernicama Komisije, potrebno je uzeti u obzir sljedeće elemente:

—   Prihvatljivost troškova obuhvaćenih pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova prema Uredbi o općem skupnom izuzeću i pravilima o fondovima obuhvaćenima UZO-om

Prvo, kad upravljačko tijelo želi dodijeliti potporu za koju se smatra da predstavlja državnu potporu, trebalo bi provjeriti uvjete za dodjelu potpore u skladu s odgovarajućom kategorijom potpore / odredbom o izuzeću iz Uredbe o općem skupnom izuzeću.

Potom bi upravljačko tijelo trebalo provjeriti jesu li u okviru te kategorije potpore troškovi predviđeni za operaciju prihvatljivi na temelju odgovarajućih odredaba o izuzeću iz Uredbe o općem skupnom izuzeću i pravilima o fondovima obuhvaćenima UZO-om.

U tom se smislu člankom 7. stavkom 1. Uredbe o općem skupnom izuzeću omogućuje izračun troškova prihvatljivih prema toj uredbi u skladu s pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova utvrđenima u UZO-u pod uvjetom da se operacija barem djelomično financira iz fonda Unije za koji se mogu upotrijebiti te pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova i da je kategorija troškova prihvatljiva s obzirom na odgovarajuće izuzeće iz Uredbe o općem skupnom izuzeću.

To znači da će se u slučajevima kad je pojednostavnjena mogućnost obračuna troškova uspostavljena u skladu s UZO-om ili uredbama za pojedine fondove iznos nadoknađen na temelju pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova upotrebljavati za kontrolu usklađenosti s pravilima o državnim potporama ako je kategorija troškova kao takva prihvatljiva prema pravilima o državnim potporama i potpora ispunjava sve uvjete iz Uredbe o općem skupnom izuzeću.

Kad se upotrebljavaju pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova, kategorije troškova izračunane na temelju tih mogućnosti trebale bi biti utvrđene u metodologiji za dobivanje iznosa pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova. Kad se upotrebljavaju pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova utvrđene u UZO-u ili drugim pravilima za pojedine fondove, državno tijelo trebalo bi osigurati njihovu upotrebu pri raspisivanju poziva na podnošenje prijedloga za operacije na koje se mogu primjenjivati pravila o državnim potporama tako da utvrdi kategorije troškova koje će se financirati iz fondova obuhvaćenih UZO-om za tu operaciju i koje su ujedno u skladu s Uredbom o općem skupnom izuzeću. U dokumentu u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu operaciji trebalo bi dodatno navesti koje se kategorije troškova smatraju prihvatljivima za tu operaciju.

Pri objavljivanju poziva na podnošenje prijedloga za operacije na koje se mogu primjenjivati pravila o državnim potporama upravljačka tijela moraju odrediti kategorije troškova za podnositelje zahtjeva za potporu koji će se financirati iz fondova na koje se primjenjuje UZO za tu operaciju, čime se omogućuje provjera njihove usklađenosti s jednom od odredaba Uredbe o općem skupnom izuzeću, tj. jesu li kategorije troškova pravilno određene i usklađene s odgovarajućim odredbama te uredbe. Postoje kategorije troškova koje su prihvatljive za nadoknadu iz fondova na koje se primjenjuje UZO, ali nisu prihvatljive u skladu s odredbama Uredbe o općem skupnom izuzeću.

U Prilogu 3. naveden je primjer spojivosti pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova s pravilima o državnim potporama.

—   Prihvatljivost troškova obuhvaćenih pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova prema Odluci o uslugama od općeg gospodarskog interesa i pravilima o fondovima obuhvaćenima UZO-om

Operacija bi trebala biti obuhvaćena kombiniranim područjem primjene Odluke Komisije 2021/21 o uslugama od općeg gospodarskog interesa i odgovarajućih odredaba o području primjene potpore iz UZO-a i uredaba za pojedine fondove.

—   Postizanje usklađenosti s maksimalnim intenzitetom potpore ili maksimalnim iznosom potpore prema Uredbi o općem skupnom izuzeću ili naknadom prema Odluci o uslugama od općeg gospodarskog interesa

Ako je pojednostavnjena mogućnost obračuna troškova utvrđena u skladu s člancima od 53. do 56. UZO-a ili odgovarajućim odredbama uredaba za pojedine fondove, tim će se iznosom kontrolirati usklađenost s pravilima o državnim potporama.

Upravljačka tijela moraju zajamčiti na temelju razumne i promišljene pretpostavke da iznosi pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova predstavljaju pouzdanu zamjensku vrijednost za stvarne troškove. Time se omogućuje da se iznosima pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova olakša dokazivanje usklađenosti s maksimalnim intenzitetom potpore, maksimalnim iznosima potpore ili pragovima za prijavu prema Uredbi o općem skupnom izuzeću ili razini naknade prema Odluci o uslugama od općeg gospodarskog interesa. Ta će se metodologija provjeriti revizijom kako bi se potvrdilo da je u skladu s primjenjivim pravilima o fondovima obuhvaćenim UZO-om i primjenjivim pravilima o državnoj potpori.

Primjer potražite u Prilogu 3.

—   Osiguravanje poštovanja učinka poticaja

U skladu s člankom 6. Uredbe o općem skupnom izuzeću ta se uredba za većinu kategorija potpora primjenjuje samo na potpore koje imaju učinak poticaja. Smatra se da potpora ima učinak poticaja ako je korisnik državi članici podnio pisani zahtjev za potporu sa sadržajem propisanim u članku 6. stavku 2. Uredbe o općem skupnom izuzeću prije početka rada na projektu ili djelatnosti (za jednokratne potpore velikim poduzetnicima primjenjuju se i dodatni uvjeti utvrđeni u članku 6. stavku 3. Uredbe o općem skupnom izuzeću).

Ako potpora predstavlja državnu potporu, upravljačka tijela obvezna su unaprijed zajamčiti poštovanje učinka poticaja, bez obzira na to upotrebljavaju li se pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova. Moraju se pobrinuti i da korisnici nisu sklopili nikakve ugovorne aranžmane kojima pokazuju da su spremni nastaviti s operacijama čak i bez potpore. Da bi se obavila ta ex ante provjera, od podnositelja zahtjeva za potporu može se tražiti osobna izjava da nije preuzeo izričitu pravnu obvezu (početak radova kako je definirano u Uredbi o općem skupnom izuzeću) prije podnošenja zahtjeva. Osobne izjave mogle bi se smatrati prihvatljivima za dokazivanje učinka poticaja ako postoji djelotvoran sustav kontrole koji omogućuje njihove nasumične provjere.

Posebne odredbe u uredbi o općem skupnom izuzeću I upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova

Člankom 25. stavkom 3. točkom (e) Uredbe o općem skupnom izuzeću uvodi se paušalna stopa od najviše 20 % koja se može primijeniti na projekte istraživanja i razvoja za izračun dodatnih režijskih troškova i ostalih izdataka poslovanja, uključujući troškove materijala, potrošne robe i sličnih proizvoda, nastalih izravno kao posljedica projekta. Primjena paušalne stope na temelju članka 25. stavka 3. točke (e) Uredbe o općem skupnom izuzeću alternativa je primjeni pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova utvrđenih u okviru programa obuhvaćenih UZO-om ili nekog drugog fonda Unije kojim se omogućuje njihova upotreba i ne dovodi ih se u pitanje. Paušalna stopa primjenjuje se na ukupne prihvatljive troškove projekata istraživanja i razvoja iz članka 25. stavka 3. točaka od (a) do (d) Uredbe o općem skupnom izuzeću. Država članica može primijeniti paušalnu stopu uvedenu Uredbom o općem skupnom izuzeću za operacije koje se sufinanciraju iz fondova kohezijske politike u skladu s člankom 53. stavkom 3. točkom (c) UZO-a kao odgovarajuću paušalnu stopu koja se primjenjuje u politikama Unije za sličnu vrstu operacije (33). Pri primjeni metoda koje se upotrebljavaju u drugim politikama Unije država članica mora se pobrinuti da se metoda upotrebljava u cijelosti i da se primjenjuje na slične vrste operacija.

U slučaju programa potpore za osposobljavanje obuhvaćenog člankom 31. Uredbe o općem skupnom izuzeću na njega se može primijeniti paušalna stopa za neizravne troškove izračunane na temelju izravnih troškova navedenih u članku 54. prvom podstavku točki (a) UZO-a. Radi postizanja usklađenosti neizravne troškove iz članka 54. prvog podstavka točke (a) UZO-a izračunane kao postotak izravnih troškova trebalo bi računati samo na temelju kategorija izravnih troškova koje su određene kao prihvatljive u članku 31. stavku 3. Uredbe o općem skupnom izuzeću, uzimajući u obzir posebna ograničenja za svaku od njih predviđena u istoj odredbi te uredbe.

5.3.   Pravila koja se primjenjuju na EFRR i ESF+: unakrsno financiranje

U skladu s člankom 25. stavkom 2. UZO-a, kad se iz fonda EFRR ili ESF+ daje potpora cijeloj ili dijelu operacije za koju su troškovi prihvatljivi u okviru drugog od ta dva fonda („unakrsno financiranje”), unakrsno financiranje može se koristiti do granice od 15 % potpore iz tih fondova za svaki prioritet programa. Na tu operaciju ili njezin dio primjenjuju se pravila o prihvatljivosti drugog fonda, tj. onog iz kojeg potječe unakrsno financiranje.

Uz iznimku paušalnih stopa, jedna pojednostavnjena mogućnost obračuna troškova može se upotrijebiti za rashode prihvatljive u okviru jednog ili drugog fonda. Da bi primijenile pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova, države članice i dalje moraju poštovati navedenu gornju granicu od 15 %.

Konkretno, za financiranje uz primjenu paušalne stope u slučajevima unakrsnog financiranja trebale bi se primjenjivati dvije paušalne stope: jedna za dio operacije povezan s fondom ESF+, a druga za dio operacije povezan s EFRR-om. Za slične operacije paušalna stopa iz fonda ESF+ primjenjivat će se na dio operacije povezan s fondom ESF+, a paušalna stopa iz EFRR-a primjenjivat će se na dio operacije povezan s EFRR-om. Upotreba prosjeka tih dviju stopa nije moguća jer rashodi moraju biti sljedivi kako bi se osiguralo poštovanje ukupne gornje granice od 15 % za unakrsno financiranje. Ako ne postoji stopa za drugi fond za sličnu vrstu operacije (npr. zato što se pravilo ne primjenjuje na drugi fond ili zato što se u okviru drugog fonda ne financiraju slične operacije), upravljačko tijelo mora odrediti primjenjivu stopu u skladu s općim pravnim načelima utvrđenima u članku 53. stavku 3. i članku 54. UZO-a.

1. primjer: unakrsno financiranje iz fondova ESF+ i EFRR uz primjenu jediničnih troškova ili jednokratnih iznosa Ako za operaciju u okviru fonda ESF+ jedinični trošak od 6 EUR po satu × polaznik uključuje kupnju infrastrukture za 0,50 EUR po satu koja je prihvatljiva u okviru EFRR-a, unakrsno financirani iznos bit će 0,50 EUR × broj realiziranih „sati × polaznici”. Isto se načelo primjenjuje na jednokratne iznose: ako detaljni nacrt proračuna uključuje neki „unakrsno financirani rashod”, uzet će se u obzir i zasebno će se pratiti. Na primjer, u jednokratnom iznosu od 20 000 EUR koji se financira iz programa u okviru fonda ESF+, na vrstu rashoda svojstvenu EFRR-u otpada 5 000 EUR. Na kraju operacije unakrsno financirani iznos bit će iznos utvrđen ex ante (5 000 EUR od 20 000 EUR) ili „nula” ako se bespovratna sredstva ne isplate jer nije postignuto unaprijed određeno ostvarenje. Binarno načelo jednokratnih iznosa primjenjuje se i na unakrsno financirane rashode ako se ne ublaži postavljanjem ključnih etapa.

2. primjer: unakrsno financiranje iz fonda ESF+/EFRR za financiranje uz primjenu paušalne stope Ako se upotrebljava paušalna stopa za neizravne troškove na temelju izravnih troškova, unakrsno financirani iznos bit će iznos „unakrsno financiranih izravnih troškova” dodan neizravnim troškovima koji se računaju na temelju paušalne stope koja se primjenjuje na te „unakrsno financirane izravne troškove”. Na primjer, u okviru operacije vrijedne 15 000 EUR koja se financira iz programa u okviru EFRR-a izravni trošak „svojstven fondu ESF+” iznosi 3 000 EUR, a neizravni troškovi računaju se kao 15 % izravnih troškova (450 EUR). Unakrsno financirani iznos bio bi stoga 3 450 EUR. Ako bi se na kraju operacije izravni troškovi smanjili, unakrsno financirani iznos (uključujući neizravne troškove) smanjio bi se prema istoj formuli.

5.4.   Zahtjevi u pogledu prikupljanja, pohrane i objavljivanja podataka

Prema članku 72. stavku 1. točki (e) UZO-a upravljačko tijelo obvezno je evidentirati i elektronički pohranjivati podatke o svakoj operaciji koji su potrebni za praćenje, evaluaciju, financijsko upravljanje, provjere i revizije u skladu s Prilogom XVII. UZO-u.

Prema uvodnom dijelu Priloga XVII. UZO-u trebalo bi popunjavati samo podatkovna polja koja su relevantna za predmetnu operaciju. Postoje posebna podatkovna polja za nadoknadu u obliku pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova neovisno o tome je li riječ o nadoknadi bespovratnih sredstava korisniku (polja 86. – 96.) ili nadoknadi doprinosa Unije programima (polja 112. – 114.).

Informacije u podatkovnim poljima 23. i 24. o ugovarateljima, njihovim stvarnim vlasnicima, ugovorima i podugovarateljima ne moraju se evidentirati i pohranjivati u slučaju neizravnih troškova obuhvaćenih paušalnom stopom, jediničnim troškom ili jednokratnim iznosom (34). Ako pojednostavnjena mogućnost obračuna troškova obuhvaća i izravne i neizravne troškove, zahtjev u pogledu evidentiranja i pohrane podataka o ugovarateljima, njihovim stvarnim vlasnicima, ugovorima i podugovarateljima primjenjuje se samo na izravne troškove.

Nadalje, u skladu s člankom 49. stavkom 3. UZO-a upravljačka tijela moraju na svojim internetskim stranicama objaviti popis operacija odabranih za potporu iz fondova. Informacije koje se traže na temelju članka 49. stavka 3. UZO-a trebale bi se temeljiti na Prilogu XVII. UZO-u te se za potrebe članka 49. stavka 3. UZO-a ne bi trebali prikupljati nikakvi dodatni podaci osim onih iz Priloga XVII. UZO-u. Kako je prethodno navedeno, upravljačka tijela ne moraju evidentirati i elektronički pohranjivati podatke o ugovarateljima iz Priloga XVII. UZO-u za neizravne troškove obuhvaćene jediničnim troškom, jednokratnim iznosom ili paušalnom stopom. Zato se obveza objave imena korisnikovih ugovaratelja utvrđena u članku 49. stavku 3. točki (a) UZO-a ne primjenjuje na ime ugovaratelja u slučaju javne nabave za neizravne troškove obuhvaćene pojednostavnjenom mogućnosti obračuna troškova.

5.5.   Pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova i razdoblje prihvatljivosti

Člankom 63. stavkom 2. drugim podstavkom UZO-a predviđa se da se u kontekstu paušalnih troškova i jednokratnih iznosa aktivnosti koje čine temelj za nadoknadu provode između datuma podnošenja programa Komisiji ili od 1. siječnja 2021., ovisno o tome što nastupi prije, i 31. prosinca 2029. To znači da za razdoblje prihvatljivosti nije bitan stvarni datum na koji je korisnik platio stvarno nastale troškove, nego aktivnosti koje čine temelj za nadoknadu.

Kad je riječ o paušalnim stopama, korisnik mora snositi samo kategorije troškova na koje se primjenjuje paušalna stopa (osnovni troškovi) ako se temelje na stvarnim troškovima i platiti ih pri provedbi operacija u razdoblju prihvatljivosti predviđenom u članku 63. stavku 2. prvom podstavku UZO-a. Na primjer, ako se neizravni troškovi izračunavaju u obliku paušalne stope od najviše 25 % prihvatljivih izravnih troškova u skladu s člankom 54. UZO-a, korisnik mora snositi osnovne troškove za izračun paušalne stope (prihvatljive izravne troškove operacije) i platiti ih pri provedbi operacija u razdoblju prihvatljivosti, tj. do 31. prosinca 2029.

POGLAVLJE 6.:   UPRAVLJAČKE PROVJERE I REVIZIJA

Za pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova (osim standardnih) potrebno je unaprijed procijeniti približnu vrijednost troškova na temelju, na primjer, povijesnih ili statističkih podataka. Budući da je riječ o prosječnim ili srednjim iznosima odnosno rezultatima drugih statistički pouzdanih metodologija, podrazumijeva se da se pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova mogu u ograničenoj mjeri previše ili premalo nadoknaditi stvarni troškovi koje su korisnici imali i platili pri provedbi operacija. Međutim, to je prihvatljivo prema primjenjivim pravilima jer se pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova utvrđene na temelju odgovarajuće metodologije smatraju pouzdanom zamjenskom vrijednošću za stvarne troškove. Takva prekomjerna naknada ne smatra se neopravdanim bogaćenjem.

Kad se primijene pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova, upravljačkim provjerama i revizijama neće se ex post provjeravati troškovi koji su stvarno nastali za korisnike. Provjeravat će se je li metodologija za uspostavljanje pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova ex ante u skladu s primjenjivim pravilima i je li pravilno primijenjena.

U ovom se poglavlju opisuje pristup upravljačkim provjerama i revizijama pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova.

6.1.   Opći pristup upravljačkim provjerama i reviziji

Kad se pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova upotrebljavaju na „donjoj razini”, Komisija i nacionalna tijela provodit će revizije radi provjere pravilnosti oblikovanja metodologije u svrhu utvrđivanja zakonitosti i pravilnosti rashoda. Pravilna primjena metodologije provjeravat će se u okviru Komisijinih i nacionalnih revizija i upravljačkih provjera.

U članku 74. stavku 1. točki (a) UZO-a navodi se da upravljačko tijelo mora provjeriti jesu li sufinancirani proizvodi i usluge isporučeni i je li operacija usklađena s primjenjivim pravom, programom i uvjetima za potporu operacije.

Osim toga, u članku 74. stavku 1. točki (a) podtočki ii. UZO-a navodi se da u slučaju troškova nadoknađenih na temelju pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova upravljačko tijelo mora provjeriti jesu li ispunjeni uvjeti za nadoknadu rashoda korisniku.

Zahtjevi iz članka 74. stavka 1. točke (a) i članka 77. stavka 1. UZO-a te Priloga XIII. UZO-u da su sufinancirani proizvodi i usluge isporučeni i da je operacija u skladu s primjenjivim pravom ne znače da bi se u upravljačkim provjerama i revizijama trebala provjeravati ili tražiti dokumentacija o temeljnim troškovima (npr. računi, dokumentacija o plaćanju). Upravljačke provjere i revizije neće obuhvaćati stvarne troškove koji su nastali za korisnika (npr. fakture i račune) ni postupke javne nabave na kojima se temelje rashodi koji se nadoknađuju na temelju pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova. Stoga se ti temeljni dokumenti o financijama ili nabavi ne bi trebali tražiti radi provjere iznosa (rashoda) koje je korisnik stvarno imao i platio.

Prema članku 94. stavku 3. UZO-a isključivi je cilj upravljačkih provjera i revizija pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova koje je Komisija odobrila za „gornju razinu” provjeriti jesu li ispunjeni uvjeti za nadoknadu Komisije.

Pravila o prihvatljivosti moraju se poštovati bez obzira na oblik nadoknade. Dakle, čak i kad se u operacijama upotrebljavaju pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova, operacija, korisnik i sudionici (ako je primjenjivo) moraju biti prihvatljivi.

Revizijski trag

Svi dokumenti potrebni za revizijski trag kako je utvrđeno u Prilogu XIII. UZO-u evidentiraju se u skladu s člankom 69. stavkom 6. UZO-a.

Pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova I upravljačke provjere na temelju rizika

U skladu s člankom 74. stavkom 2. UZO-a upravljačke provjere provode se na temelju ex ante procjene rizika. Ako prema procjeni rizika upravljačko tijelo mora provjeriti rashode prijavljene u okviru pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova (pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova ne smiju se automatski isključiti iz procjene rizika), provjere će obuhvaćati posebne točke navedene u ovom poglavlju.

Sukob interesa

Sukob interesa treba otkloniti i u operacijama u kojima se upotrebljavaju pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova. Komisijine Smjernice (35) o izbjegavanju i upravljanju sukobom interesa na temelju Financijske uredbe. U tim su smjernicama navedeni odgovarajući primjeri. O neprihvatljivosti rashoda odlučuje se za svaki slučaj pojedinačno ovisno o opsegu otkrivenog sukoba interesa (cijela ili samo dio operacije).

Primjer: Europski socijalni fond (ESF) podupirao je istraživački projekt na sveučilištu. Projekt je primio financijsku potporu za zapošljavanje istraživača na određeno vrijeme (nadoknada se temeljila na standardnom mjesečnom jediničnom trošku po istraživaču). Projekt je odobren na temelju konkurentnog postupka odabira. Revizijom projekta otkriveni su sukobi interesa u postupku odabira istraživača. Usprkos tomu što prema propisima moraju biti nepristrani, neki su ocjenjivači pregledavali zahtjeve podnositelja s kojima su zajedno napisali publikacije, a to sveučilište ili upravljačko tijelo nisu propisno obznanili ni riješili. Revizori su to stoga utvrdili kao sukob interesa koji ugrožava transparentnost i pravednost postupka odabira. Uz to su doveli u pitanje zakonitost prijavljenih rashoda za uključene istraživače.

6.2.   Provjera pravilnosti uspostave metodologije za pojednostavnjenu mogućnost obračuna troškova

Metodologiju će provjeriti upravljačko ili posredničko tijelo.

Tijelo za reviziju procjenjuje uspostavu metodologije ex ante ili za vrijeme provedbe na sljedeći način:

—

kad je riječ o pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova koje se upotrebljavaju na „gornjoj razini” (članak 94. UZO-a), tijelo za reviziju mora procijeniti metodologiju ex ante prije nego što se Komisiji podnese Dodatak 1. prilozima V. i VI. UZO-u. Nakon što Komisija odobri pojednostavnjenu mogućnost obračuna troškova, neće ponovno provesti reviziju metodologije,

—

kad je riječ o pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova koje se upotrebljavaju na „donjoj razini” (članak 53. UZO-a), svakako se preporučuje da tijelo za reviziju procijeni metodologiju ex ante i dostavi rezultate procjene prije provedbe. Inače će tijelo za reviziju obaviti procjenu za vrijeme provedbe pri reviziji rashoda koji se nadoknađuju korisnicima na temelju pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova. Ex ante procjenom i potvrdom metodologije koju provodi tijelo za reviziju može se znatno smanjiti rizik od nepravilnosti. Osim toga, tijelo za reviziju može primijeniti rezultate svoje procjene na budućim (jamstvenim) revizijama pri uzorkovanju operacija u kojima se upotrebljavaju pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova. Taj je pristup koristan za program zato što sprečava sustavne pogreške koje bi mogle imati financijske posljedice ako se otkriju tek u provedbi. Ako se ex ante procjena provede i tijelo za reviziju donese pozitivan zaključak (tj. službeno potvrdi metodologiju za pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova), rezultate svoje procjene može primijeniti na budućim revizijama pri uzorkovanju operacija u kojima se upotrebljavaju iste pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova.

Provjera metodologije pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova obično će se provoditi za program (ili njegove dijelove) ili nekoliko programa u nadležnosti upravljačkog ili posredničkog tijela. Ta će se provjera provoditi za određene korisnike u slučaju pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova koje se temelje na vlastitim podacima korisnika u skladu s člankom 53. stavkom 3. točkom (a) podtočkama ii. i iii. i člankom 53. stavkom 3. točkom (b) UZO-a.

U praksi će tijelo za reviziju provjeriti je li uspostavljena pojednostavnjena mogućnost obračuna troškova u skladu sa zahtjevima za metode izračuna iz članka 53. stavka 3. UZO-a za „donju razinu” i članka 94. stavka 2. UZO-a za „gornju razinu” i odredbama koje su za takvu pojednostavnjenu mogućnost obračuna troškova utvrdila programska tijela.

Tijelo za reviziju procijenit će metodologiju koju je upravljačko tijelo izradilo za bilo koju vrstu pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova, odnosno provjerit će:

—	je li metodologija osmišljena na temelju metoda opisanih u UZO-u i je li pravilno opisana,

—	prihvatljivost kategorija troškova obuhvaćenih pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova,

—	je li revizijski trag za rezultate opisan i primjeren,

—	postoji li rizik od dvostrukog financiranja (npr. jesu li kategorije troškova obuhvaćene paušalnim stopama jasno odvojene) ako je u okviru iste operacije moguće kombiniranje nekoliko pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova i/ili stvarnih troškova,

—	je li metoda za usklađenje prikladna za određenu pojednostavnjenu mogućnost obračuna troškova ako se predlaže takva metoda,

—	jesu li troškovi obuhvaćeni pojednostavnjenom mogućnošću obračuna troškova prihvatljivi prema pravilima o državnim potporama ako će se pojednostavnjena mogućnost obračuna troškova upotrebljavati u operacijama na koje se primjenjuju ta pravila.

Osim toga, treba provjeriti sljedeće:

Kad je riječ o pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova koje se temelje na pravednoj, nepristranoj i provjerljivoj metodi izračuna: — jesu li informacije o metodi izračuna dokumentirane, lako sljedive i točne, — jesu li troškovi u izračunima relevantni i prihvatljivi, — pouzdanost/točnost podataka.

Kad je riječ o pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova koje se temelje na nacrtu proračuna: — je li upravljačko tijelo pregledalo i prihvatilo proračun ex ante. Ako je riječ o pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova na „donjoj razini”, revizijama će se provjeriti premašuje li ukupni trošak operacije 200 000 EUR, odnosno 100 000 EUR u slučaju projekata koji se provode u okviru fonda za male projekte (članak 25. Uredbe o Interregu).

Kad je riječ o pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova koje se temelje na odgovarajućim jediničnim troškovima, jednokratnim iznosima i paušalnim stopama koje se primjenjuju u politikama Unije: — jesu li se pravila o odgovarajućim pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova iz politika EU-a i dalje primjenjivala u trenutku poziva za podnošenje prijedloga (kad je riječ o pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova na „donjoj razini”) ili u trenutku podnošenja izmjene programa Komisiji (kad je riječ o pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova na „gornjoj razini”), — je li cjelokupna metodologija ponovno iskorištena, — upotrebljava li se pojednostavnjena mogućnost obračuna troškova za slične operacije.

Kad je riječ o pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova koje se temelje na odgovarajućim jediničnim troškovima, jednokratnim iznosima i paušalnim stopama koje se primjenjuju u državama članicama: — jesu li se pravila o odgovarajućim pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova država članica i dalje primjenjivala u trenutku poziva za podnošenje prijedloga (kad je riječ o pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova na „donjoj razini”) ili u trenutku podnošenja izmjene programa Komisiji (kad je riječ o pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova na „gornjoj razini”), — je li cjelokupna metodologija ponovno iskorištena, — primjenjuje li se metodologija pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova u skladu s nacionalnom politikom u okviru shema za bespovratna sredstva koja u cijelosti financira država članica za sličnu vrstu operacije, — upotrebljava li se pojednostavnjena mogućnost obračuna troškova za slične operacije.

Fokus revizije metodologije pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova je na provjeri usklađenosti s odredbama UZO-a za uspostavu metodologije. Odabir metode izračuna ostaje isključiva odgovornost upravljačkog tijela. Ono bi trebalo voditi odgovarajuću evidenciju o odabranoj metodi izračuna i moći objasniti na temelju čega su utvrđene paušalne stope, jedinični troškovi ili jednokratni iznosi. Evidencija koja se vodi za potrebe dokumentiranja metode izračuna podliježe zahtjevima o raspoloživosti dokumenata iz članka 82. UZO-a.

Tijelo za reviziju primarno će se baviti provjerom definicije kategorija troškova (npr. izravnih troškova, neizravnih troškova, izravnih troškova osoblja) u slučaju paušalnih stopa, jednokratnih iznosa i jediničnih troškova utvrđenih UZO-om ili uredbama za pojedine fondove za koje nije potreban izračun da bi se utvrdila primjenjiva stopa (standardne pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova). Revizori će provjeriti jesu li kategorije troškova obuhvaćene standardnim paušalnim stopama utvrdile države članice u nacionalnim pravilima ili upravljačko tijelo (ili odbor za praćenje programa Interrega) u programu ili u raspisanim pozivima na podnošenje prijedloga te je li izbjegnuto dvostruko financiranje.

6.3.   Provjera koju provodi upravljačko tijelo i revizija pravilne primjene metodologije za vrijeme provedbe

—	Kad se primjenjuju paušalna stopa, jedinični trošak ili jednokratni iznos, nije potrebno opravdavati stvarne troškove kategorija rashoda obuhvaćenih pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova, uključujući prema potrebi amortizaciju i doprinose u naravi (36).

—	Provjera usklađenosti s pravilima o državnim potporama provodi se pri upotrebi pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova na „donjoj razini”, tj. kao metode nadoknade za korisnike (vidjeti poglavlje 6.5.).

—

Budući da ne postoji pravna osnova za provjeru stvarno nastalih i plaćenih troškova za kategorije troškova obuhvaćene pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova utvrđenima u skladu s UZO-om, ne treba tražiti temeljne dokumente kojima se opravdavaju stvarni troškovi (npr. korisnici ne moraju dostaviti račune za stvarne troškove kako bi potvrdili da su doista imali neizravne troškove od 15 % u trenutku primjene članka 54. točke (b) UZO-a).

—	Pravilna primjena utvrđene metode provjerit će se na razini upravljačkog tijela za pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova koje se upotrebljavaju na „gornjoj razini”, a na razini korisnika za pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova koje se upotrebljavaju na „donjoj razini”.

Upravljačko/posredničko tijelo provjerava pravilnu primjenu metodologije pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova u okviru upravljačkih provjera. Tijelo za reviziju provjerava je u okviru svojih revizija (revizija operacija, tematskih revizija, revizija sustava).

6.3.1.   Provjera pravilnosti primjene paušalnih stopa

U okviru provjere pravilnosti primjene sustava financiranja uz primjenu paušalne stope provjerava se jesu li ispunjeni sljedeći uvjeti:

—

upravljačko tijelo (ili odbor za praćenje programa Interrega) definiralo je kategorije troškova obuhvaćenih paušalnom stopom i one na koje se primjenjuje paušalna stopa („osnovni troškovi”). Upravljačka tijela trebala bi dati jasnu definiciju kategorija troškova ili odrediti prethodno utvrđeni popis svih kategorija prihvatljivih troškova obuhvaćenih paušalnom stopom i onih na kojima se ona temelji (i prema potrebi drugih kategorija prihvatljivih troškova),

—	upotreba paušalne stope predviđena je u dokumentu u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu,

—	troškovi koji služe kao osnova za izračun (tzv. osnovni troškovi) prihvatljivi su, zakoniti i pravilni (37),

—

nije došlo do dvostrukog prijavljivanja iste stavke troškova („osnova” za izračun ili bilo koji drugi stvarni troškovi ne uključuju nijednu stavku troškova koja je obuhvaćena paušalnom stopom). Na primjer, ako su administrativni troškovi obuhvaćeni paušalnom stopom za neizravne troškove, ne bi ih trebalo prijavljivati na temelju stvarno nastalih troškova,

—	prijavljeni iznos točno je izračunan primjenom paušalne stope na „osnovne troškove”,

—

iznos izračunan primjenom paušalne stope proporcionalno se prilagođava ako je izmijenjena vrijednost osnovnog troška odnosno troškova na koje se primjenjuje paušalna stopa. Bilo kakvo smanjenje prihvatljivog iznosa „osnovnih troškova” prihvaćeno nakon provjera kategorija prihvatljivih troškova na koje se primjenjuje paušalna stopa (npr. nakon financijskog ispravka „osnovnih troškova”) proporcionalno će utjecati na iznos koji je prihvaćen za kategorije troškova izračunane primjenom paušalne stope na „osnovne troškove”,

—	ako su u dokumentu u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu utvrđeni drugi uvjeti, u okviru upravljačkih provjera i revizija morat će se provjeriti i jesu li ti uvjeti ispunjeni,

—	ako je primjenjivo, pravila o državnim potporama poštuju se za pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova koje se upotrebljavaju za nadoknadu korisnicima (vidjeti poglavlje 6.5.),

—

kategorije troškova obuhvaćene paušalnom stopom potrebne su za provedbu operacije. U fazi odabira upravljačko tijelo provjerit će jesu li kategorije troškova obuhvaćene paušalnom stopom nužne na temelju aktivnosti potrebnih za provedbu projekta i navedenih u zahtjevu za financiranje i dokumentu u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu.

Ne provjeravaju se:

—	stvarni troškovi koje je korisnik imao ili povezanih (financijskih) popratnih dokumenata za iznose koji se nadoknađuju na temelju paušalne stope,

—	popratni dokumenti kako bi se provjerilo je li korisnik potrošio iznos paušalne stope na odgovarajuću kategoriju troškova,

—	računovodstveni sustav korisnika.

Budući da se tehnička pomoć koja se nadoknađuje na temelju paušalne stope (38) automatski izračunava u sustavu SFC2021 na temelju prijavljenih rashoda, upravljačko tijelo i tijelo za reviziju ne moraju ništa provjeravati. Smanjenja rashoda koji čine osnovu za izračun paušalne stope nakon primjene financijskih ispravaka utjecat će na automatski izračun paušalne stope, što će dovesti do proporcionalnog smanjenja potpore za tehničku pomoć.

6.3.2.   Provjera pravilnosti primjene jediničnih troškova

Provjera pravilnosti primjene jediničnih troškova obuhvaćat će procjenu kojom se nastoji ustanoviti jesu li ispunjeni uvjeti utvrđeni za proces, ostvarenja i/ili rezultate za nadoknadu troškova.

U okviru provjere pravilnosti primjene jediničnih troškova provjerava se jesu li ispunjeni sljedeći uvjeti:

—	upotreba jediničnog troška predviđena je u dokumentu u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu,

—	jedinice dostavljene u okviru projekta u smislu kvantificiranih uloženih sredstava, ostvarenja ili rezultata obuhvaćenih jediničnim troškovima dokumentirane su, dakle provjerljive su i stvarne, jedinični troškovi povezani s ostvarenjima i rezultatima koji nisu postignuti ne mogu se prijaviti,

—	prijavljeni iznos jednak je utvrđenom jediničnom trošku pomnoženom sa stvarnim jedinicama dostavljenima u okviru projekta,

—	nije došlo do dvostrukog prijavljivanja iste stavke troškova (troškovi prijavljeni pod drugim oblicima nadoknade ne uključuju stavke troškova obuhvaćene jediničnim troškom),

—	ako su u dokumentu u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu utvrđeni drugi uvjeti, u okviru upravljačkih provjera i revizija morat će se provjeriti i jesu li ti uvjeti ispunjeni,

—	ako je primjenjivo, pravila o državnim potporama poštuju se za pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova koje se upotrebljavaju za nadoknadu korisnicima (vidjeti poglavlje 6.5.),

Ne provjeravaju se:

—	stvarni troškovi koje je korisnik imao ili povezanih (financijskih) popratnih dokumenata za iznose koji se nadoknađuju na temelju jediničnih troškova,

—	popratni dokumenti kako bi se provjerilo je li korisnik potrošio iznos nadoknađen u obliku jediničnih troškova na odgovarajuću kategoriju troškova,

—	računovodstveni sustav korisnika.

6.3.3.   Provjera pravilnosti primjene jednokratnih iznosa

Kad je riječ o jednokratnim iznosima, iznimno je važno dobiti jamstvo da su prijavljena ostvarenja/rezultati stvarni. Kontrola se, dakle, sastoji od provjere sljedećih uvjeta:

—	upotreba jednokratnog iznosa predviđena je u dokumentu u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu,

—	dogovoreni koraci (ključne etape, ako je primjenjivo) projekta u potpunosti su dovršeni, a ostvarenja/rezultati postignuti u skladu s uvjetima koje su postavila programska tijela za upotrebu pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova (ostvarenja/rezultati moraju biti dokumentirani),

—	nije došlo do dvostrukog prijavljivanja iste stavke troškova (troškovi prijavljeni pod drugim oblicima nadoknade ne uključuju stavke troškova obuhvaćene jednokratnim iznosom),

—	ako su u dokumentu u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu utvrđeni drugi uvjeti, u okviru upravljačkih provjera i revizija morat će se provjeriti i jesu li ti uvjeti ispunjeni,

—	ako je primjenjivo, pravila o državnim potporama poštuju se za pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova koje se upotrebljavaju za nadoknadu korisnicima (vidjeti poglavlje 6.5.),

Ne provjeravaju se:

—	stvarni troškovi koje je korisnik imao u vezi s postignutim ostvarenjima/rezultatima,

—	popratni dokumenti za stvarne troškove kako bi se dokazalo da je korisnik stvarno potrošio iznos jednokratnog iznosa na unaprijed utvrđene vrste troškova/aktivnosti,

—	računovodstveni sustav korisnika.

6.4.   Provjera nepostojanja dvostrukog financiranja pri upotrebi pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova

Nepostojanje dvostrukog financiranja u okviru iste operacije

Problem dvostrukog financiranja mora se riješiti već pri osmišljavanju metodologije jasnim definiranjem i razlikovanjem kategorija troškova obuhvaćenih pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova i onih koji se nadoknađuju drugim oblicima nadoknade. Ako je riječ o kombinaciji pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova, u okviru upravljačkih provjera i revizija treba se uz provjere potrebne za pojedine vrste prethodno opisanih pojednostavnjenih troškova potvrditi da su svi troškovi operacije prijavljeni samo jednom. To uključuje provjeru jamči li se primijenjenim metodologijama da se nijedan rashod operacije ne može naplatiti u okviru više od jedne vrste pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova i prema potrebi kategorije troškova (npr. dvostruko prijavljivanje troškova kao izravnih i neizravnih).

U okviru upravljačkih provjera i revizija trebalo bi provjeriti i je li došlo do dvostrukog prijavljivanja iste stavke troškova, tj. uključuju li „osnovni troškovi” ili bilo koji drugi stvarni troškovi stavku troškova koja je obično obuhvaćena paušalnom stopom. Na primjer, računovodstveni troškovi obuhvaćeni paušalnom stopom za neizravne troškove u skladu s člankom 54. ne smiju se uvrstiti u drugu kategoriju troškova, kao što su izravni troškovi za vanjsko stručno mišljenje ako obuhvaćaju i računovodstvene troškove, kako bi se izbjegao rizik od dvostrukog financiranja.

Nepostojanje dvostrukog financiranja iz drugih fondova, programa I instrumenata eu-a

Dvostruko financiranje može se izbjeći na nekoliko razina (programiranje, odabir ili provedba). Države članice mogu osmisliti (i zatražiti od korisnika da provedu) odgovarajuću mjeru za izbjegavanje dvostrukog financiranja. U ovom ćemo poglavlju predstaviti primjere mjera za izbjegavanje dvostrukog financiranja na svakoj od tih razina.

Sporazum o partnerstvu mora sadržavati koordinaciju, razgraničenje i komplementarnosti među fondovima i prema potrebi koordinaciju između nacionalnih i regionalnih programa.

1. primjer: jasno razgraničenje U sporazumu o partnerstvu navedeno je da će se u određenoj državi članici programom X financirati državne ceste, a programom Y ceste izvan naselja, odnosno da postoji jasno geografsko razgraničenje.

Ako sporazum o partnerstvu ne sadržava jasno razgraničenje, potrebno je uvesti odgovarajuće mjere na razini države članice kako bi se izbjeglo dvostruko financiranje.

2. primjer: provjere u fazi odabira Upravljačko tijelo programa dostavlja svoj popis operacija predloženih za odabir drugim upravljačkim tijelima u istoj državi članici i traži od njih da ga usporede sa svojim popisima odabranih projekata kako bi se izbjegla očita preklapanja (npr. da isto lokalno tijelo prima bespovratna sredstva iz dvaju izvora za konsolidaciju istog dijela obale rijeke).

3. primjer: tematske provjere koje provode upravljačka tijela Koordinacijsko tijelo u državi članici izradilo je alat koji se temelji na umjetnoj inteligenciji za uspoređivanje popisa operacija iz programa koji se preklapaju u područjima financiranja i pretraživanje sličnih korisnika i opisa operacija. Ako pronađe podudaranja, upozorava osoblje odgovarajućih upravljačkih tijela koje to potom dodatno provjerava radi izbjegavanja dvostrukog financiranja. U okviru tematskog preispitivanja osoblja zaposlenog u operacijama koje se financiraju pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova upravljačko tijelo utvrdilo je da je ista osoba zaposlena na tri projekta u istom razdoblju. Za dva projekta troškovi osoblja nadoknađeni su na temelju stvarnih troškova, a za jedan na temelju naknada po satu. Nakon provjere sati prijavljenih za prva dva projekta za dotičnu osobu, upravljačko tijelo utvrdilo je da je prema nacionalnim propisima prekoračen ukupan dopušteni broj radnih sati. To je značilo da dotična osoba nije mogla raditi na dodatnom projektu, čak i ako je bila plaćena po satu.

U skladu s člankom 63. stavkom 9. UZO-a operacija može primiti potporu iz jednog ili više fondova odnosno iz jednog ili više programa i iz drugih instrumenata Unije ako se rashod prijavi samo jednom. Čak i kad se nadoknada korisnicima izvršava u obliku pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova, mora se izbjeći dvostruko financiranje i jamčiti da ne postoji.

4. primjer: provjere na razini korisnika Upravljačko tijelo provodi upravljačke provjere na razini korisnika. U operaciji se upotrebljava paušalna stopa od 40 % koja se primjenjuje na izravne troškove osoblja. U okviru provjera troškova osoblja (osnovni troškovi) koje provodi upravljačko tijelo provjerava se opis radnog mjesta osobe. U opisu radnog mjesta navodi se da su sve aktivnosti koje provodi odgovarajuće osoblje namijenjene operacijama koje se financiraju iz EFRR-a, dok se provjerena operacija financira iz fonda ESF+.

Naposljetku, za izradu i provedbu potrebnih mjera za izbjegavanje dvostrukog financiranja u skladu s člankom 63. stavkom 9. UZO-a odgovorna je država članica. Komisija će u svojim revizijama posebno provjeravati jesu li takve mjere uvedene, a ako nisu, jesu li poduzeta korektivna djelovanja.

Osobne izjave korisnika da neće tražiti financiranje za istu vrstu aktivnosti iz drugih fondova mogu se koristiti ako su potkrijepljene (ovisno o slučaju) dodatnim izvorima informacija. Upravljačke provjere i revizije mogu obuhvaćati pretraživanje nacionalnih ili europskih baza podataka i provjere mjera za promidžbu koje su korisnici proveli na svojim internetskim stranicama i lokacijama.. U slučaju dvojbe upravljačko tijelo i tijelo za reviziju trebaju obaviti temeljitije provjere i prikupiti dodatne informacije od korisnika.

5. primjer: sumnja na dvostruko financiranje Na razini jednog korisnika utvrđena su dva projekta izgradnje biciklističke staze: projekt koji se financirao iz EFRR-a bio je predmet revizije operacija. Revizori su utvrdili da je dio biciklističke staze koji je već uključen kao dio projekta za financiranje iz EFRR-a uključen u projekt podnesen za financiranje iz EPFRR-a. Provjere koje je provelo upravljačko tijelo na zahtjev revizora potvrdile su da su rashodi za signalizaciju financirani iz EFRR-a i EPFRR-a, što je dovelo do dvostrukog financiranja dijela operacije.

6.5.   Provjera usklađenosti s pravilima o državnim potporama u slučaju upotrebe pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova kao oblika nadoknade

Kad se pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova upotrebljavaju za nadoknadu troškova korisnicima, treba provjeriti pravila o državnim i de minimis potporama. Smatra li se potpora državnom potporom, upravljačkim provjerama i revizijama obuhvatit će se sljedeći elementi kako bi se provjerila usklađenost s pravilima o državnim potporama:

—   Prihvatljivost troškova obuhvaćenih pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova prema Uredbi o općem skupnom izuzeću i Odluci o uslugama od općeg gospodarskog interesa

Ako se primjenjuju pravila o državnim potporama (vidjeti poglavlje 5.2.), troškovi obuhvaćeni pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova moraju biti prihvatljivi prema pravilima Uredbe o općem skupnom izuzeću ili Odluci o uslugama od općeg gospodarskog interesa. Da bi provjerili prihvatljivost, upravljačko tijelo i tijelo za reviziju provjeravaju jesu li kategorije troškova utvrđene na razini metodologije, objavljene u pozivima na podnošenje prijedloga i navedene u dokumentu u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu prihvatljive prema pravilima Uredbe o općem skupnom izuzeću ili Odluci o uslugama od općeg gospodarskog interesa.

Prihvatljivost troškova u operacijama s unaprijed određenim paušalnim stopama preuzetima iz uredaba provjeravat će se pregledom dokumenta u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu kako bi se jamčilo da se operacijom financiraju samo prihvatljive kategorije troškova.

—   Poštuje se maksimalni intenzitet ili iznos potpore odnosno naknada

Ako su pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova utvrđene u skladu s člancima od 53. do 56. UZO-a ili odgovarajućim odredbama uredbi za pojedine fondove, na temelju tog iznosa provjerit će se maksimalni intenzitet potpore ili (u slučaju usluga od općeg gospodarskog interesa) naknada. Stoga će se, slično upotrebi stvarnih troškova na temelju Uredbe o općem skupnom izuzeću ili Odluke o uslugama od općeg gospodarskog interesa, na temelju iznosa pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova provjeriti usklađenost s maksimalnim intenzitetom potpore u odgovarajućoj kategoriji državne potpore ili izračunati iznos naknade u skladu s pravilima o uslugama od općeg gospodarskog interesa.

—   Učinak poticaja poštuje se u skladu s člankom 6. Uredbe o općem skupnom izuzeću

Upravljačko tijelo mora provjeriti ex ante poštuje li korisnik učinak poticaja.

Upravljačko tijelo i tijelo za reviziju morat će provjeriti je li korisnik sklopio bilo kakav ugovorni aranžman kojim pokazuje da je spreman nastaviti s projektom čak i bez potpore. Da bi se obavila ta provjera, od podnositelja zahtjeva za potporu može se tražiti osobna izjava da nije preuzeo izričitu pravnu obvezu (početak radova kako je definirano u Uredbi o općem skupnom izuzeću) prije podnošenja zahtjeva. Osobne izjave mogle bi se smatrati prihvatljivima za dokazivanje učinka poticaja ako postoji djelotvoran sustav kontrole koji omogućuje njihove nasumične provjere.

6.6.   Slučajevi prijevare i ozbiljni nedostaci

Sve sumnje na prijevaru u operacijama koje se financiraju pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova istraživat će se u okviru nacionalnog sustava ili će se, ako Komisija primi takve informacije, prema potrebi proslijediti OLAF-u, nacionalnim istražnim tijelima za prijevare i Uredu europskog javnog tužitelja te će se s njima postupati kao i sa sumnjama na prijevaru u slučajevima u kojima pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova nisu dio programa.

Pritom će se morati uzeti u obzir odluka nadležnog tijela i nacionalno zakonodavstvo. Međutim, trebalo bi podsjetiti da pravomoćna osuđujuća presuda na temelju koje se određena osoba smatra kazneno odgovornom za prijevarno ponašanje zbog zloporabe sredstava Unije često nije nužna za provedbu financijskih ispravaka nakon što se utvrdi nepravilnost (39).

U slučajevima u kojima prijevara utječe na operacije koje se nadoknađuju upotrebom pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova nepravilnima se smatraju i rashodi prijavljeni na temelju tih pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova.

Ako postoje dokazi koji ukazuju na ozbiljan nedostatak za koji nisu poduzete korektivne mjere, Komisija može prekinuti (članak 96. UZO-a) ili suspendirati (članak 97. UZO-a) povezana plaćanja. Zaključi li da postoji ozbiljan nedostatak koji ugrožava potporu iz fondova koja je već isplaćena programu, provest će financijske ispravke smanjivanjem potpore programu iz fondova (članak 104. UZO-a).

6.7.   Moguće pogreške ili nepravilnosti povezane s upotrebom pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova

Nalazi koji bi se mogli smatrati pogreškama u fazi uspostave metodologije:

—

metodologija izračuna pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova nije u skladu s regulatornim uvjetima (npr. metoda uspostave pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova nije bila pravedna, nepristrana i provjerljiva). Na primjer, jedinični trošak za tečaj osposobljavanja utvrđen je samo na temelju podataka iz četiri projekta. Izvor podataka nije bio jasan i nije dokazana relevantnost projekata uzetih u obzir za povijesne podatke,

—

uzorak uzet u obzir za izračun pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova nije reprezentativan. Na primjer, utvrđeni jedinični trošak za plaće temeljio se na podacima o pojedinačnim projektima koji obuhvaćaju šest mjeseci (srpanj – prosinac) premda su se troškovi plaće mijenjali cijele godine. Uzorak se nije smatrao reprezentativnim jer nije uzeo u obzir promjene troškova plaća u toj godini,

—

rezultati metode izračuna nisu pravilno iskorišteni za utvrđivanje pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova. Na primjer, u slučaju jediničnog troška za satnice utvrđenog na temelju troškova osoblja iz prethodnog programskog razdoblja rezultati metode izračuna prilagođeni su indeksom koji nije bio povezan s kretanjem troškova plaća,

—

u izračun za utvrđivanje pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova uključeni su neprihvatljivi troškovi. Na primjer, u slučaju jediničnog troška za satnicu utvrđenog na temelju povijesnih podataka u izračun je uključeno izborno osiguranje za zaposlenike koje se nije smatralo prihvatljivim troškom,

—

pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova utvrđene su na temelju primjene odgovarajućih jediničnih troškova, jednokratnih iznosa i paušalnih stopa koje se primjenjuju u okviru shema za bespovratna sredstva koja u cijelosti financira država članica za sličnu vrstu operacije, ali nacionalna shema nije u potpunosti provedena. Na primjer, u slučaju jediničnih troškova utvrđenih za troškove plaća na temelju naknada za zaposlenike koji rade u području od javnog interesa nacionalnim zakonodavstvom propisani su uvjeti za radni staž (najmanji broj godina radnog iskustva) koji se moraju ispuniti da bi se primijenio jedinični trošak. Ti uvjeti nisu bili uključeni u metodologiju jediničnih troškova.

Nalazi koji bi se mogli smatrati pogreškama ili nepravilnostima u fazi primjene metodologije:

—	korisnik nije prijavio rashode primjenom pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova koje je utvrdilo upravljačko tijelo,

—

pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova primjenjuju se retroaktivno. Na primjer, promijenjena je metodologija za utvrđivanje paušalne stope, koja se povećala s 2 % na 3 % za novoodabrane projekte. Međutim, nova paušalna stopa od 3 % primijenjena je za nadoknadu rashoda već odabranih operacija,

—

dvostruko prijavljivanje iste stavke troškova kao „osnovnog” troška (koji se računa na temelju načela stvarnog troška, jednokratnog iznosa ili jediničnog troška) i kao prihvatljivih troškova obuhvaćenih paušalnom stopom. Ako se troškovi obuhvaćeni paušalnom stopom prijave i kao stvarni troškovi, iznos prijavljen kao stvarni troškovi smatra se neprihvatljivim,

—

u slučaju paušalnih stopa smanjeni su „osnovni troškovi”, a da „izračunani” prihvatljivi troškovi (uključeni u paušalnu stopu) nisu proporcionalno smanjeni. Otkrije li se u okviru upravljačke provjere ili revizije nepravilnost u kategorijama prihvatljivih troškova na koje se primjenjuje paušalna stopa, morat će se smanjiti i ukupna nadoknada na temelju paušalne stope,

—	u slučaju jednokratnog iznosa nedostaju popratni dokumenti kojima bi se opravdala ostvarenja ili su ostvarenja samo djelomično opravdana, ali su plaćena u cijelosti,

—	Komisiji je prijavljen jednokratni iznos koji odgovara određenom rezultatu, ali se nakon revizije taj rezultat ne smatra ostvarenim. Ako se rezultat ostvari u kasnijoj fazi, odgovarajući iznos može se prijaviti u tom trenutku.

—	Potrebno je ispraviti sve nepravilnosti povezane s metodologijama pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova i njihovom primjenom.

1. primjer: EFRR Općina primi bespovratna sredstva u najvišem iznosu od 1 000 000 EUR prihvatljivih troškova za izgradnju ceste. Zahtjev za plaćanje za taj projekt naveden je u nastavku: 1. projekt: radovi (postupak javne nabave) 700 000  EUR 2. projekt: ostali troškovi 300 000  EUR Izravni troškovi osoblja (1. vrsta) 50 000  EUR Ostali izravni troškovi (3. vrsta) 242 500  EUR Neizravni troškovi (2. vrsta) Izravni troškovi osoblja × 15 % = 7 500  EUR Ukupni prijavljeni troškovi 1 000 000  EUR Upravljačko tijelo provjerava rashod koji je prijavio korisnik. U prijavljenim izravnim troškovima osoblja utvrđen je neprihvatljivi rashod. Prihvaćeni zahtjev za plaćanje naveden je u nastavku: 1. projekt: radovi (postupak javne nabave) 700 000  EUR 2. projekt: ostali troškovi 288 500  EUR Izravni troškovi osoblja (1. vrsta) 40 000  EUR Ostali izravni troškovi (3. vrsta) 242 500  EUR Neizravni troškovi (2. vrsta) Izravni troškovi osoblja × 15 % = 6 000  EUR Ukupno prihvatljivi troškovi nakon razmjernog odbitka: 988 500  EUR

2. primjer: ESF+ Za svakog polaznika koji završi osposobljavanje plaća se jedinični trošak od 5 000 EUR. Osposobljavanje započinje u siječnju, završava u lipnju, a očekuje se da će biti 20 polaznika. Očekivani prihvatljivi rashod iznosi 20 × 5 000 EUR = 100 000 EUR. Svaki mjesec pružatelj osposobljavanja šalje račun koji odgovara iznosu od 10 % iznosa bespovratnih sredstava: 10 000 EUR krajem siječnja, 10 000 EUR krajem veljače itd. Međutim, s obzirom na to da nijedan polaznik nije završio osposobljavanje do kraja lipnja, ta se plaćanja ne mogu prijaviti Komisiji. Relevantni rashodi mogu se prijaviti Komisiji tek nakon što se dokaže da su neki polaznici završili osposobljavanje. Na primjer, ako je 15 polaznika završilo osposobljavanje, Komisiji se može prijaviti 15 × 5 000 EUR = 75 000 EUR.

---

(1)  Uredba (EU) 2021/1060 Europskog parlamenta i Vijeća od 24. lipnja 2021. o utvrđivanju zajedničkih odredaba o Europskom fondu za regionalni razvoj, Europskom socijalnom fondu plus, Kohezijskom fondu, Fondu za pravednu tranziciju i Europskom fondu za pomorstvo, ribarstvo i akvakulturu te financijskih pravila za njih i za Fond za azil, migracije i integraciju, Fond za unutarnju sigurnost i Instrument za financijsku potporu u području upravljanja granicama i vizne politike (SL L 231, 30.6.2021., str. 159.).

(2)  Vidjeti, na primjer, Europski revizorski sud – Pojednostavnjenje provedbe kohezijske politike u razdoblju nakon 2020., informativni dokument, svibanj 2018.; Godišnje izvješće Revizorskog suda za financijsku godinu 2011., poglavlje 6. odlomak 30.; Godišnje izvješće Revizorskog suda za financijsku godinu 2012., poglavlje 6. odlomak 42.; Godišnje izvješće Revizorskog suda za financijsku godinu 2014., poglavlje 6. odlomak 79.; Godišnje izvješće Revizorskog suda za financijsku godinu 2018., poglavlje 6. odlomak 24.; Godišnje izvješće Revizorskog suda za financijsku godinu 2020., poglavlje 5. odlomak 23.; Godišnje izvješće Revizorskog suda za financijsku godinu 2021., poglavlje 5. odlomak 23.;

(3)   https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/BRP_Cohesion_simplification/Briefing_paper_Cohesion_simplification_HR.pdf.

(4)  U skladu s Prilogom V. (ili VI.), Dodatkom 1., odjeljkom C, točkom 5. UZO-a.

(5)  Za dodatne pojedinosti vidjeti poglavlje 6. ovog dokumenta o upravljačkim provjerama i revizijama.

(6)  Uredba (EU) 2021/1059 Europskog parlamenta i Vijeća od 24. lipnja 2021. o posebnim odredbama za cilj „Europska teritorijalna suradnja (Interreg)” koji se podupire iz Europskog fonda za regionalni razvoj i iz instrumenata za financiranje vanjskog djelovanja (SL L 231, 30.6.2021., str. 94.).

(7)  Kad je riječ o državama članicama koje nisu u europodručju konverzija u EUR trebala bi se obaviti na temelju iznosa iz dokumenta u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu primjenom mjesečnog deviznog tečaja Komisije (InforEuro) za mjesec u kojem je dokument potpisan.

(8)  Obvezna upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova primjenjuje se kad se doprinos Unije za tehničku pomoć u državi članici daje u skladu s člankom 36. stavkom 4. UZO-a.

(9)  Međutim, pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova mogu se upotrebljavati u tim operacijama iako to nije obvezno. Za upotrebu pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova u operacijama koje primaju državnu potporu obuhvaćenima područjem primjene Uredbe o općem skupnom izuzeću vidjeti i poglavlje 5.2.

(10)  Izravni troškovi mogu se nadoknaditi i u obliku druge pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova, npr. jediničnog troška izračunanog na temelju metode iz članka 53. stavka 3. točaka od (a) do (d) UZO-a. Za kombinacije pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova vidjeti poglavlje 2.5.

(11)  Izravni troškovi osoblja mogu se nadoknaditi i u obliku druge pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova.

(12)  Izravni troškovi osoblja mogu se nadoknaditi i u obliku jediničnog troška ili jednokratnog iznosa (ali ne u obliku paušalne stope; vidjeti poglavlje 2.5.).

(13)  Doduše, ne mogu se sve paušalne stope kombinirati. Naime, paušalna stopa iz članka 56. stavka 1. UZO-a ne može se kombinirati s paušalnim stopama iz članka 54. ili članka 55. stavka 1. UZO-a (vidjeti poglavlje 2.2.4.). Za više informacija o kombinaciji pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova vidjeti poglavlje 2.5.

(14)  Pod uvjetom da izravni troškovi operacije ne obuhvaćaju ugovore o javnim radovima ili ugovore o pružanju robe ili usluga čija vrijednost premašuje pragove utvrđene u članku 4. Direktive 2014/24/EU Europskog parlamenta i Vijeća ili u članku 15. Direktive 2014/25/EU Europskog parlamenta i Vijeća. Osim toga, ta se paušalna stopa za fondove FAMI, FUS i BMVI primjenjuje samo na izravne troškove operacije za koju se ne mora provesti javna nabava.

(15)  Plaće i naknade isplaćene sudionicima smatraju se dodatnim prihvatljivim troškovima koji nisu obuhvaćeni tom paušalnom stopom.

(16)  Članak 22. stavak 1. točka (a) Uredbe o fondu ESF+: troškovi nabave hrane i/ili osnovne materijalne pomoći, uključujući troškove povezane s prijevozom hrane i/ili osnovne materijalne pomoći korisnicima koji isporučuju hranu i/ili osnovnu materijalnu pomoć primateljima pomoći.

(17)  Direktiva 2014/24/EU Europskog parlamenta i Vijeća od 26. veljače 2014. o javnoj nabavi i o stavljanju izvan snage Direktive 2004/18/EZ (SL L 94, 28.3.2014., str. 65.).

(18)  Direktiva 2014/25/EU Europskog parlamenta i Vijeća od 26. veljače 2014. o nabavi subjekata koji djeluju u sektoru vodnog gospodarstva, energetskom i prometnom sektoru te sektoru poštanskih usluga i stavljanju izvan snage Direktive 2004/17/EZ (SL L 94, 28.3.2014., str. 243.).

(19)  U članku 4. Direktive 2014/24/EU upućuje se na „nabave za čiju se vrijednost, bez poreza na dodanu vrijednost (PDV)” smatra da je jednaka ili veća od pragova navedenih u njoj. Ista je odredba utvrđena u članku 15. Direktive 2014/25/EU.

(20)  Izravni troškovi osoblja mogu se utvrditi i drukčijom metodologijom iz UZO-a, npr. jedinični troškovi s nazivnikom koji nije 1 720 sati mogli bi se utvrditi na temelju članka 53. stavka 1. točke (b) i jednom od metoda iz članka 53. stavka 3. UZO-a.

(21)  Za objašnjenje vrsta troškova vidjeti poglavlje 2.2.1.

(*1)  Članak 55. stavak 2. UZO-a, tj. metoda 1 720 sati ili satnica dobivena dijeljenjem zadnjeg dokumentiranog mjesečnog bruto iznosa troškova za zaposlenike s prosječnim mjesečnim radnim vremenom operacije.

(22)  Za potporu koja se ne dodjeljuje pozivom na podnošenje prijedloga to bi trebalo biti navedeno u općem dokumentu u kojem se navodi metodologija potpore.

(23)  Bez obzira na to kad je metodologija uspostavljena u skladu s člankom 53. stavkom 3. točkom (a) ili člankom 94. stavkom 2. točkom (a) UZO-a, mora se moći provjeriti revizijom sve dok je u upotrebi.

(24)  Planirani proračun (npr. iz prethodnog poziva na podnošenje prijedloga) ne može biti izvor podataka za metodu izračuna u skladu s člankom 53. stavkom 3. točkom (a) i člankom 94. stavkom 2. točkom (a) UZO-a jer se povijesni podaci moraju provjeriti.

Planirani proračun za određenu operaciju može se iskoristiti za uspostavu pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova na temelju nacrta proračuna u skladu s člankom 53. točkom (b) UZO-a za operacije ispod 200 000 EUR i u skladu s člankom 94. stavkom 2. točkom (b) UZO-a.

(25)  Taj nacrt proračuna služi samo kao ilustracija. Ne bi ga trebalo smatrati dovoljno detaljnim nacrtom proračuna.

(26)  Uredba Komisije (EU) br. 651/2014 od 17. lipnja 2014. o ocjenjivanju određenih kategorija potpora spojivima s unutarnjim tržištem u primjeni članaka 107. i 108. Ugovora (SL L 187, 26.6.2014., str. 1.).

(27)  Uredba Komisije (EU) 2022/2473 od 14. prosinca 2022. o proglašenju određenih kategorija potpora poduzetnicima koji se bave proizvodnjom, preradom i stavljanjem na tržište proizvoda ribarstva i akvakulture spojivima s unutarnjim tržištem u primjeni članaka 107. i 108. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (SL L 327, 21.12.2022., str. 82.).

(28)  Odluka Komisije 2012/21/EU od 20. prosinca 2011. o primjeni članka 106. stavka 2. Ugovora o funkcioniranju Europske unije na državne potpore u obliku naknade za pružanje javnih usluga koje se dodjeljuju određenim poduzetnicima kojima je povjereno obavljanje usluga od općeg gospodarskog interesa (SL L 7, 11.1.2012., str. 3.).

(29)  Vidjeti, na primjer, Smjernice o državnim potporama za klimu, zaštitu okoliša i energiju (2022/C 80/01).

(30)  Obavijest Komisije o pojmu državne potpore iz članka 107. stavka 1. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (SL C 262, 19.7.2016., str. 1.).

(31)  Uredba Komisije (EU) 2023/2831 od 13. prosinca 2023. o primjeni članaka 107. i 108. Ugovora o funkcioniranju Europske unije na de minimis potpore (SL L 2023/2831, 15.12.2023, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2023/2831/oj); Uredba Komisije (EU) br. 717/2014 od 27. lipnja 2014. o primjeni članaka 107. i 108. Ugovora o funkcioniranju Europske unije na de minimis potpore u sektoru ribarstva i akvakulture (SL L 190, 28.6.2014., str. 45.); Uredba Komisije (EU) br. 2023/2832 od 13. prosinca 2023. o primjeni članaka 107. i 108. Ugovora o funkcioniranju Europske Unije na de minimis potpore koje se dodjeljuju poduzetnicima koji pružaju usluge od općeg gospodarskog interesa (SL L, 2023/2832, 15.12.2023, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2023/2832/oj).

(32)  Komunikacija Komisije o pravilima za naknadu koja se dodjeljuje za pružanje usluga od općeg gospodarskog interesa (SL C 8, 11..2012., str. 3.).

(33)  Za više informacija o metodi izračuna iz članka 53. stavka 3. točke (c) UZO-a vidjeti poglavlje 3.2.

(34)  Napominjemo da se informacije iz polja 23., informacije o ugovarateljima, njihovim stvarnim vlasnicima i ugovorima moraju evidentirati samo ako se operacija provodi u skladu s pravilima Unije o javnoj nabavi (tj. javna nabava iznad pragova utvrđenih u Direktivi 2014/24/EU ili Direktivi 2014/25/EU). Informacije o podugovarateljima u polju 24. moraju se evidentirati na prvoj razini podugovaranja samo ako se evidentiraju informacije o ugovaratelju u polju 23. i samo za podugovore ukupne vrijednosti iznad 50 000 EUR.

(35)  Obavijest Komisije Smjernice o izbjegavanju i upravljanju sukobom interesa na temelju Financijske uredbe (SL C 121, 9.4.2021., str. 1.).

(36)  Doprinosi u naravi iz članka 67. stavka 1. UZO-a mogu se uzeti u obzir pri izračunu vrijednosti paušalne stope, jediničnog troška ili jednokratnog iznosa ako se poštuje članak 67. stavak 1. UZO-a. Međutim, kad se primjenjuje pojednostavnjena mogućnost obračuna troškova, nije potrebno provjeravati postoje li doprinosi u naravi i jesu li ispunjeni uvjeti iz članka 67. stavka 1. UZO-a.

(37)  I točno izračunani ako su prijavljeni na temelju pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova.

(38)  U skladu s člankom 36. stavkom 5. UZO-a i člankom 27. stavkom 2. Uredbe o Interregu za programe Interrega.

(39)  Smatra se da nepravilnost postoji u slučaju kombinacije sljedećih triju elemenata: 1. došlo je do povrede primjenjivog prava, 2. ta je povreda posljedica djela ili propusta gospodarskog subjekta i 3. nanesena je stvarna ili moguća šteta proračunu Unije. Namjerno ili nemarno ponašanje ne može se smatrati ključnim elementom za utvrđivanje nepravilnosti u smislu te odredbe (presuda Suda od 1. listopada 2020., Elme Messer, C-743/18, EU:C:2020:767, osobito t. 62.).