EUROPSKA KOMISIJA

Bruxelles,13.11.2017.

JOIN(2017) 43 final

2017/0299(NLE)

Zajednički prijedlog

ODLUKE VIJEĆA

o stajalištu koje u ime Europske unije treba donijeti u Zajedničkom vijeću osnovanom na temelju Sporazuma o političkom dijalogu i suradnji između Europske unije i njezinih država članica, s jedne strane, i Republike Kube, s druge strane, u pogledu donošenja odluka o poslovniku Zajedničkog vijeća i Zajedničkog odbora

OBRAZLOŽENJE

1.    PREDMET PRIJEDLOGA

Ovaj se prijedlog odnosi na odluku o stajalištu koje u ime Unije treba donijeti u Zajedničkom vijeću osnovanom Sporazumom o političkom dijalogu i suradnji između EU-a i Kube o predviđenom donošenju poslovnika Zajedničkog vijeća i Zajedničkog odbora.

2.KONTEKST PRIJEDLOGA

2.1. Sporazum o političkom dijalogu i suradnji između EU-a i Kube

Sporazumom o političkom dijalogu i suradnji nastoji se unaprijediti suradnja EU-a i Kube na razinu koja odražava njihove snažne povijesne, gospodarske i kulturne veze. Njime se stvara snažan poticajni okvir za pojačani politički dijalog i bilateralnu suradnju u nizu područja. Stvara se i platforma za zajedničko djelovanje na globalnim pitanjima i u multilateralnim forumima.

Sporazumom o političkom dijalogu i suradnji utvrđuju se opća načela i ciljevi odnosa između EU-a i Kube te gradi institucijska struktura za upravljanje Sporazumom.

2.2. Zajedničko vijeće

Zajedničko vijeće osnovano je člankom 81. Sporazuma. Glavna mu je zadaća nadgledati rad na postizanju ciljeva Sporazuma o političkom dijalogu i suradnji, usmjeravati njegovu provedbu te ispitivati važna pitanja koja se pojave u okviru Sporazuma i sva druga bilateralna, multilateralna ili međunarodna pitanja od zajedničkog interesa.

Zajedničko vijeće može donositi odluke kako bi se osiguralo postizanje ciljeva Sporazuma. Te su odluke obvezujuće za stranke koje moraju poduzeti sve mjere potrebne za njihovu provedbu. Zajedničko vijeće može i davati preporuke te istraživati sporove u pogledu ispunjavanja obveza od strane stranaka u cilju pronalaženja obostrano prihvatljivog rješenja, u skladu s člankom 85. Sporazuma.

Zajedničko vijeće sastoji se od predstavnika stranaka na ministarskoj razini te njime naizmjence predsjedaju predstavnici Europske unije i Kube. Sastaje se redovito najmanje svake dvije godine ili kako je dogovoreno ovisno o okolnostima. Vijeće donosi svoj poslovnik.

2.3. Zajednički odbor

Zajednički odbor osnovan je člankom 82. Sporazuma. Pomaže Zajedničkom vijeću u izvršavanju njegovih dužnosti te je odgovoran za opću provedbu Sporazuma o političkom dijalogu i suradnji. Glavne su mu zadaće priprema sastanaka i vijećanja Zajedničkog vijeća, provedba njegovih odluka prema potrebi te općenito osiguravanje kontinuiteta odnosa i pravilnog funkcioniranja Sporazuma o političkom dijalogu i suradnji. Razmatra pitanja koja mu uputi Zajedničko vijeće i sva druga pitanja koja se mogu pojaviti tijekom svakodnevne provedbe Sporazuma o političkom dijalogu i suradnji. Zajedničkom vijeću podnosi nacrte odluka ili preporuka za donošenje. Može osnivati pododbore koji mu pomažu u izvršenju obveza.

Zajednički odbor sastoji se od predstavnika stranaka na razini visokih dužnosnika. Naizmjence predsjedaju predstavnik Europske unije i Kube. Sastaje se jednom godišnje, naizmjence u Uniji i Kubi. Zajedničko vijeće donosi njegov poslovnik.

2.4. Predviđeni akt Zajedničkog vijeća

Zajedničko vijeće donosi odluku o vlastitom poslovniku te o poslovniku Zajedničkog odbora.

Svrha je predviđenog akta donijeti, u skladu s člankom 81. stavkom 4. te člankom 82. stavkom 3. Sporazuma, poslovnike kojima se uređuje rad Zajedničkog vijeća i Zajedničkog odbora kako bi se Sporazum o političkom dijalogu i suradnji mogao provesti.

3.STAJALIŠTE KOJE TREBA DONIJETI U IME UNIJE

Stajalište koje treba donijeti u ime Unije trebalo bi omogućiti donošenje poslovnika Zajedničkog vijeća i Zajedničkog odbora.

4. PRAVNA OSNOVA, SUPSIDIJARNOST I PROPORCIONALNOST

4.1. Postupovna pravna osnova

4.1.1.    Načela

Člankom 218. stavkom 9. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (UFEU) predviđeno je donošenje odluka kojima se utvrđuju „stajališta koja u ime Unije treba donijeti tijelo osnovano na temelju sporazuma kada je to tijelo pozvano donositi akte koji proizvode pravne učinke, uz iznimku akata kojima se dopunjuje ili mijenja institucionalni okvir sporazuma”.

Pojam „akti koji proizvode pravne učinke” obuhvaća akte koji proizvode pravne učinke na temelju pravila međunarodnog prava kojima se uređuje predmetno tijelo. Obuhvaća i instrumente koji nemaju obvezujući učinak na temelju međunarodnog prava, ali im je namjena da „presudno utječu na sadržaj propisa koje donese zakonodavac Unije”. 1

4.1.2.    Primjena na ovaj predmet

Zajedničko vijeće i Zajednički odbor tijela su osnovana na temelju Sporazuma o političkom dijalogu i suradnji.

Akti utvrđeni u prilogu ovoj Odluci predstavljaju akte koji proizvode pravne učinke zato što članak 81. stavak 6. Sporazuma ovlašćuje Zajedničko vijeće za donošenje odluka koje su obvezujuće za stranke.Predviđenim aktima ne dopunjuje se niti izmjenjuje institucijski okvir Sporazuma.

Stoga je postupovna pravna osnova za predloženu odluku članak 218. stavak 9. UFEU-a.

4.2. Materijalna pravna osnova

4.2.1.    Načela

Materijalna pravna osnova za odluku na temelju članka 218. stavka 9. UFEU-a prije svega ovisi o cilju i sadržaju predviđenog akta o kojemu se donosi stajalište u ime Unije. Ako predviđeni akt ima dva cilja ili dva elementa te ako se može utvrditi da je jedan od tih dvaju ciljeva ili elemenata glavni, a drugi samo sporedan, odluka se mora temeljiti na samo jednoj materijalnoj pravnoj osnovi, i to onoj koju iziskuje glavni ili prevladavajući cilj ili element.

Kad je posrijedi akt koji ima nekoliko ciljeva ili elemenata koji su nerazdvojivo povezani te ni jedan nije sporedan u odnosu na druge, materijalna pravna osnova odluke na temelju članka 218. stavka 9. UFEU-a mora, iznimno, uključivati različite pravne osnove koje odgovaraju tim ciljevima ili elementima.

4.2.2. Primjena na ovaj predmet

Glavni cilj i sadržaj predviđenih akata odnose se na provedbu Sporazuma.

Ciljevi i elementi Sporazuma o političkom dijalogu i suradnji su u područjima zajedničke vanjske i sigurnosne politike, zajedničke trgovinske politike i politike razvojne suradnje EU-a. Ti su aspekti nerazdvojivo povezani te ni jedan nije sporedan u odnosu na drugoga. EU je potpisao Sporazum o političkom dijalogu i suradnji na temelju članka 37. Ugovora o Europskoj uniji (UEU) i članaka 207. i 209. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (UFEU).

Stajalište EU-a u pogledu predviđenih akata stoga bi trebalo imati istu materijalnu pravnu osnovu.

5. ZAKLJUČAK

S obzirom na navedeno, pravna osnova predložene odluke trebao bi biti članak 37. UEU-a te članci 207. i  209. UFEU-a u vezi s člankom 218. stavkom 9. UFEU-a.

2017/0299 (NLE)

Zajednički prijedlog

ODLUKE VIJEĆA

o stajalištu koje u ime Europske unije treba donijeti u Zajedničkom vijeću osnovanom na temelju Sporazuma o političkom dijalogu i suradnji između Europske unije i njezinih država članica, s jedne strane, i Republike Kube, s druge strane, u pogledu donošenja odluka o poslovniku Zajedničkog vijeća i Zajedničkog odbora

VIJEĆE EUROPSKE UNIJE,

uzimajući u obzir Ugovor o Europskoj uniji, a posebno njegov članak 37.,

uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije, a posebno njegove članke 207. i 209., u vezi s člankom 218. stavkom 9.,

uzimajući u obzir prijedlog Europske komisije i Visokog predstavnika Unije za vanjske poslove i sigurnosnu politiku,

budući da:

(1)    Sporazum o političkom dijalogu i suradnji između Europske unije i njezinih država članica, s jedne strane, i Republike Kube, s druge strane (dalje u tekstu „Sporazum”), potpisan je u Bruxellesu 12. prosinca 2016. i privremeno se primjenjuje od 1. studenoga 2017.

(2)    Člancima 81. i 82. Sporazuma osnivaju se Zajedničko vijeće i Zajednički odbor radi lakše provedbe Sporazuma.

(3)    Člankom 81. stavkom 4. Sporazuma predviđa se da Zajedničko vijeće utvrđuje svoj poslovnik, a člankom 82. stavkom 3. predviđa se da utvrđuje poslovnik Zajedničkog odbora.

(4)    Člankom 81. stavcima 3. i 5. Sporazuma predviđa se da se Zajedničko vijeće sastoji od predstavnika stranaka na ministarskoj razini te da njime naizmjence predsjedaju predstavnik Unije i Kube.

(5)    Člankom 82. stavcima 1. i 5. Sporazuma predviđa se da se Zajednički odbor sastoji od predstavnika stranaka na razini visokih dužnosnika te da njime naizmjence predsjedaju predstavnik Unije i Kube.

(6)    Kako bi se osigurala djelotvorna provedba Sporazuma, trebalo bi donijeti poslovnike Zajedničkog vijeća i Zajedničkog odbora.

(7)    Stajalište Unije u Zajedničkom vijeću trebalo bi se stoga temeljiti na priloženom nacrtu poslovnika Zajedničkog vijeća i Zajedničkog odbora.

DONIJELO JE OVU ODLUKU:

Članak 1.

Stajalište koje treba donijeti u ime Unije u Zajedničkom vijeću EU-a i Kube u pogledu poslovnika Zajedničkog vijeća i Zajedničkog odbora temelji se na tekstovima u Prilogu ovoj odluci.

Članak 2.

Ova je odluka upućena Komisiji i Visokom predstavniku Unije za vanjske poslove i sigurnosnu politiku.

Sastavljeno u Bruxellesu

   Za Vijeće

   Predsjednik

(1) Predmet C-399/12, Njemačka protiv Vijeća (OIV), ECLI:EU:C:2014:2258, točke 61.–64.

EUROPSKA KOMISIJA

Bruxelles,13.11.2017.

JOIN(2017) 43 final

PRILOG

Zajedničkom prijedlogu Odluke Vijeća

o stajalištu koje u ime Europske unije treba donijeti u Zajedničkom vijeću osnovanom na temelju Sporazuma o političkom dijalogu i suradnji između Europske unije i njezinih država članica, s jedne strane, i Republike Kube, s druge strane, u pogledu donošenja odluka o poslovniku Zajedničkog vijeća i Zajedničkog odbora

PRILOG

ODLUKA br. 1/[…] ZAJEDNIČKOG VIJEĆA EU-a I KUBE

od […]

o donošenju njegova Poslovnika i Poslovnika Zajedničkog odbora

ZAJEDNIČKO VIJEĆE EU-a I KUBE,

uzimajući u obzir Sporazum o političkom dijalogu i suradnji između Europske unije i njezinih država članica, s jedne strane, i Republike Kube, s druge strane (dalje u tekstu „Sporazum”), a posebno njegov članak 81. stavak 4., članak 82. stavak 3. i članak 83. stavak 5.,

budući da:    

U skladu s člankom 86. stavkom 4. dijelovi Sporazuma privremeno se primjenjuju od 1. studenoga 2017. između EU-a i Kube.

U skladu s člankom 81. stavkom 4. Sporazuma, Zajedničko vijeće donosi svoj Poslovnik.

U skladu s člankom 82. stavkom 1. Sporazuma, Zajedničkom vijeću u obavljanju dužnosti pomaže Zajednički odbor.

U skladu s člankom 82. stavkom 3. Sporazuma, Zajedničko vijeće donosi Poslovnik Zajedničkog odbora.

ODLUČILO JE:

Članak 1.

Donose se Poslovnik Zajedničkog vijeća i Poslovnik Zajedničkog odbora, kako su utvrđeni u prilozima 1. i 2.

Članak 2.

Ova Odluka stupa na snagu na dan donošenja.

Sastavljeno u … xxxx.

Za Zajedničko vijeće EU-a i Kube

PRILOG 1.

Poslovnik Zajedničkog vijeća

Članak 1.

Opće odredbe

Zajedničko vijeće osnovano u skladu s člankom 81. stavkom 1. Sporazuma o političkom dijalogu i suradnji između Europske unije i njezinih država članica, s jedne strane, i Kube, s druge strane (dalje u tekstu „Sporazum”), obavlja svoje dužnosti kako je predviđeno člankom 81. stavkom 2. Sporazuma i preuzima odgovornost za opću provedbu Sporazuma te za svako drugo bilateralno, multilateralno ili međunarodno pitanje od zajedničkog interesa.

U skladu s člankom 81. stavkom 3. Sporazuma, Zajedničko vijeće sastoji se od predstavnika stranaka. Sastaje se na ministarskoj razini.

Kako je predviđeno člankom 81. stavkom 6. Sporazuma te za potrebe postizanja ciljeva iz Sporazuma, Zajedničko vijeće ovlašteno je donositi odluke koje su obvezujuće za stranke. Zajedničko vijeće poduzima odgovarajuće mjere za provedbu svojih odluka, uključujući, ako je potrebno, davanjem ovlasti posebnim tijelima osnovanima u okviru ovog Sporazuma da djeluju u njegovo ime. Zajedničko vijeće također može davati preporuke. Ono donosi svoje odluke i preporuke sporazumom između stranaka nakon završetka odgovarajućih unutarnjih postupaka u skladu s člankom 11. Zajedničko vijeće može delegirati svoje ovlasti Zajedničkom odboru.

Stranke ovih Poslovnika jednake su onima navedenima u članku 84. Sporazuma.

Članak 2.

Predsjedanje

Zajedničkim vijećem predsjedaju naizmjenično, od sastanka do sastanka, predstavnik Europske unije i predstavnik Republike Kube. Prvim Zajedničkim vijećem predsjeda predstavnik Europske unije.

Članak 3.

Sastanci

1.Zajedničko vijeće sastaje se redovito najmanje jednom svake dvije godine te kada to okolnosti zahtijevaju, na temelju dogovora stranaka. Osim ako se stranke dogovore drukčije, sastanak Zajedničkog vijeća održava se na uobičajenom mjestu za sastanke Vijeća Europske unije.

2.Sastanci Zajedničkog vijeća održavaju se na datum koji dogovore stranke.

3.Sastanke Zajedničkog vijeća zajednički sazivaju tajnici Zajedničkog vijeća u dogovoru s predsjedateljem Zajedničkog vijeća najkasnije 30 dana prije datuma sastanka.

Članak 4.

Zastupanje

1.Ako su članovi Zajedničkog vijeća spriječeni sudjelovati na sastanku, mogu ih zastupati njihovi predstavnici. Ako član želi da ga na sastanku zastupa predstavnik, ime svojeg predstavnika mora pismenim putem priopćiti predsjedatelju prije sastanka.

2.Predstavnik člana Zajedničkog vijeća ostvaruje sva prava tog člana.

Članak 5.

Delegacije

Članove Zajedničkog vijeća mogu pratiti dužnosnici. Prije svakog sastanka Tajništvo obavješćuje predsjedatelja o predviđenom sastavu delegacije svake stranke.

Članak 6.

Tajništvo

Po jedan dužnosnik Europske unije i Vlade Kube zajednički djeluju kao tajnici Zajedničkog vijeća.

Članak 7.

Korespondencija

1.Korespondencija naslovljena na Zajedničko vijeće šalje se tajniku jedne od stranaka, koji će zatim obavijestiti drugog tajnika.

2.Dva tajnika osiguravaju da se korespondencija proslijedi predsjedatelju i prema potrebi ostalim članovima Zajedničkog vijeća.

3.Ta se korespondencija, ako je to potrebno, šalje Glavnom tajništvu Europske komisije, Europskoj službi za vanjsko djelovanje, stalnim predstavništvima država članica pri Europskoj uniji, kao i Misiji Republike Kube pri Europskoj uniji te Ministarstvu vanjskih poslova Republike Kube.

4.Obavijesti predsjedatelja Zajedničkog vijeća primateljima šalju dva tajnika u ime predsjedatelja Zajedničkog vijeća. Takve obavijesti šalju se, prema potrebi, i članovima Zajedničkog vijeća kako je predviđeno trećim stavkom.

Članak 8.

Povjerljivost

1.Sastanci Zajedničkog vijeća nisu javni, osim ako nije drukčije odlučeno.

2.Kad jedna stranka Zajedničkom vijeću dostavi informacije označene kao povjerljive, druga stranka s njima postupa kao s takvima.

Članak 9.

Dnevni red sastanaka

1.Predsjedatelj sastavlja privremeni dnevni red za svaki sastanak. Tajnici ga šalju primateljima iz članka 7. najkasnije 15 kalendarskih dana prije sastanka.

2.Okvirni dnevni red sadržava točke za koje je predsjedatelj zaprimio zahtjev da se uključe u dnevni red najkasnije 21 kalendarski dan prije početka sastanka. Te točke prate odgovarajući popratni dokumenti koje treba poslati tajnicima prije dana slanja dnevnog reda.

3.Zajedničko vijeće donosi dnevni red na početku svakog sastanka. U dnevni red moguće je uvrstiti točku koja se ne nalazi na privremenom dnevnom redu ako se stranke tako dogovore.

4.U savjetovanju sa strankama, predsjedatelj može skratiti rokove utvrđene u stavku 1. kako bi se u obzir uzeli zahtjevi određenog slučaja.

5.Zajedničko vijeće može dogovorom između stranaka pozvati nezavisne stručnjake u predmetnom području da prisustvuju njegovim sastancima kao promatrači ili kako bi pružili informacije o određenim pitanjima. Stranke se dogovaraju na pojedinačnoj osnovi o uvjetima pod kojima ti stručnjaci mogu prisustvovati sastancima i osiguravaju da se poštuju zahtjevi o povjerljivosti.

Članak 10.

Zapisnik

1.    Nacrt zapisnika sa svakog sastanka zajedno sastavlja dvoje tajnika.

2.    U zapisniku se, ako na sastanku nije dogovoreno drukčije, u vezi sa svakom točkom dnevnog reda navodi sljedeće:

dokumentacija koja je podnesena Zajedničkom vijeću;

izjave čije je uključivanje u zapisnik zatražio član Zajedničkog vijeća te

pitanja o kojima su se stranke dogovorile, kao što su, među ostalim, donesene odluke, dogovorene izjave i zaključci.

3.    Nacrt dnevnog reda podnosi se na odobrenje Zajedničkom vijeću. Zajedničko vijeće odobrava zapisnik na sljedećem sastanku. Kao druga mogućnost, nacrt zapisnika može se odobriti pisanim putem.

Članak 11.

Odluke i preporuke

1.    Zajedničko vijeće donosi odluke i daje preporuke međusobnim sporazumom između stranaka te nakon završetka njihovih odgovarajućih unutarnjih postupaka.

2.    Zajedničko vijeće može donositi odluke ili davati preporuke i pisanim postupkom ako se stranke tako dogovore. U tu svrhu tekst nacrta prijedloga pisanim putem prosljeđuje predsjedatelj Zajedničkog vijeća njegovim članovima na temelju članka 7., s rokom od najmanje 21 kalendarski dan unutar kojeg članovi moraju iznijeti sve željene rezerve ili izmjene. U dogovoru sa strankama predsjedatelj može skratiti navedene rokove kako bi se u obzir uzeli zahtjevi određenog slučaja.

3.    Akti Zajedničkog vijeća, u skladu s člankom 81. stavcima 6. i  7. Sporazuma, naslovljuju se kao „Odluka” ili„Preporuka”, nakon čega se navodi serijski broj, datum njihova donošenja i opis njihova predmeta. Potpisuje ih predsjedatelj. Odluke i preporuke šalju se svakom od primatelja iz članka 7. Svaka stranka može donijeti odluku o objavljivanju odluka i preporuka Zajedničkog vijeća u svojim službenim publikacijama.

4.    Svaka odluka stupa na snagu na dan donošenja osim ako je odlukom predviđeno drukčije.

Članak 12.

Jezici

1.    Službeni jezici Zajedničkog vijeća su engleski i španjolski.

2.    Osim ako je drukčije odlučeno, Zajedničko vijeće svoje rasprave temelji na dokumentaciji pripremljenoj na tim jezicima.

Članak 13.

Troškovi

1.    Svaka stranka snosi sve troškove nastale njezinim sudjelovanjem na sastancima Zajedničkog vijeća, kako u vezi s osobljem, putovanjima i dnevnicama, tako i u vezi s poštanskim i telekomunikacijskim izdacima.

2.    Troškove povezane s usmenim prevođenjem na sastancima te pismenim prevođenjem i umnožavanjem dokumenata snosi Europska unija. U slučaju da Kuba zahtijeva tumačenje ili prijevod na druge jezike ili s drugih jezika osim onih predviđenih člankom 12., sama snosi troškove u vezi s tim.

3.    Ostale troškove koji se odnose na materijalnu organizaciju sastanaka snosi stranka koja je domaćin sastanaka.

Članak 14.

Zajednički odbor

1.    U skladu s člankom 82. Sporazuma, Zajednički odbor pomaže Zajedničkom vijeću u izvršavanju njegovih dužnosti. Zajednički odbor sastoji se od predstavnika stranaka, u načelu na razini visokih dužnosnika.

2.    Zajednički odbor priprema sastanke i rasprave Zajedničkog vijeća, prema potrebi nadzire provedbu odluka Zajedničkog vijeća i općenito osigurava kontinuitet zajedničkog odnosa i pravilne provedbe Sporazuma. Razmatra sva pitanja koja mu uputi Zajedničko vijeće te sva ostala pitanja koja se mogu pojaviti tijekom provedbe Sporazuma. Zajedničkom vijeću dostavlja na odobravanje prijedloge ili eventualne nacrte odluka ili preporuka.

3.    Zajednički odbor donosi odluke i daje preporuke za koje je ovlašten Sporazumom. U skladu s člankom 82. stavkom 4. Sporazuma, Zajedničko vijeće može ovlastiti Zajednički odbor da donosi odluke.

4.    Kada se u Sporazumu upućuje na obvezu savjetovanja ili mogućnost savjetovanja, ili kada se stranke uzajamnim dogovorom odluče međusobno savjetovati, takvo se savjetovanje može održati unutar Zajedničkog odbora, osim ako je drukčije određeno u Sporazumu. Savjetovanje se može nastaviti unutar Zajedničkog vijeća ako se obje stranke tako dogovore.

Članak 15.

Izmjena poslovnika

Ovaj se Poslovnik može izmijeniti odlukom Zajedničkog vijeća u skladu s člankom 11.

PRILOG 2.

Poslovnik Zajedničkog odbora

Članak 1.

Opće odredbe

1.    Zajednički odbor osnovan u skladu s člankom 82. Sporazuma o političkom dijalogu i suradnji između Europske unije i njezinih država članica, s jedne strane, i Kube, s druge strane (dalje u tekstu „Sporazum”), pomaže Zajedničkom vijeću u obavljanju dužnosti i funkcija te obavlja zadaće predviđene Sporazumom i zadaće koje mu dodijeli Zajedničko vijeće.

2.    Zajednički odbor priprema sastanke i rasprave Zajedničkog vijeća, prema potrebi provodi odluke Zajedničkog vijeća i općenito osigurava kontinuitet odnosa i pravilnog funkcioniranja Sporazuma. Razmatra sva pitanja koja mu uputi Zajedničko vijeće te sva ostala pitanja koja mogu nastati tijekom svakodnevne provedbe Sporazuma. Zajedničkom vijeću podnosi prijedloge ili nacrte odluka ili preporuka za donošenje.

3.    U skladu s člankom 82. stavkom 1. Sporazuma, Zajednički odbor sastoji se od predstavnika stranaka na razini visokih dužnosnika, uzimajući u obzir posebna pitanja o kojima se raspravlja.

Članak 2.

Predsjedanje

Zajedničkim odborom predsjedaju naizmjenično, od sastanka do sastanka, predstavnik Europske unije i predstavnik Republike Kube. Stranka koja prva predsjeda je Republika Kuba.

Članak 3.

Sastanci

1.    Osim ako su se stranke drukčije dogovorile, Zajednički odbor sastaje se redovito, a najmanje jednom godišnje. Izvanredni sastanci Zajedničkog odbora mogu se održati na zahtjev bilo koje stranke ako se stranke tako dogovore.

2.    Svaki sastanak saziva predsjedatelj u vrijeme i na mjestu o kojima se dogovore obje stranke. Obavijest o sazivanju sastanka izdaje Tajništvo Zajedničkog odbora najkasnije 28 kalendarskih dana prije početka sastanka, osim ako se stranke drukčije dogovore.

3.    Kad god je to moguće, redoviti sastanak Zajedničkog odbora saziva se pravodobno prije redovitog sastanka Zajedničkog vijeća.

4.    Iznimno i ako se stranke tako dogovore, sastanci Zajedničkog odbora mogu se održati bilo kojim dogovorenim tehnološkim sredstvima, kao što je videokonferencija.

Članak 4.

Delegacije

Prije svakog sastanka Tajništvo obavješćuje stranke o predviđenom sastavu delegacije koja će sa svake strane prisustvovati sastanku.

Članak 5.

Tajništvo

Po jedan dužnosnik sa svake strane djeluju zajednički kao tajnici Zajedničkog odbora i zajednički obavljaju tajničke poslove, osim ako je u duhu obostranog povjerenja i suradnje ovim Poslovnikom određeno drukčije.

Članak 6.

Korespondencija

1.    Korespondencija naslovljena na Zajednički odbor šalje se tajniku jedne od stranaka, koji će zatim obavijestiti drugog tajnika.

2.    Tajništvo osigurava da se korespondencija naslovljena na Zajednički odbor prosljeđuje predsjedatelju i da se, prema potrebi, prosljeđuje u skladu s člankom 7.

3.    Korespondenciju predsjedatelja Tajništvo šalje strankama u ime predsjednika. Takva korespondencija upućuje se, prema potrebi, u skladu s člankom 7.

Članak 7.

Dokumentacija

1.    Dokumentacija se šalje preko tajnika.

2.    Svaka stranka svoje dokumente šalje svojem tajniku. Tajnik bez nepotrebnog odlaganja prosljeđuje te dokumente tajniku druge stranke.

3.    Svaki tajnik prosljeđuje dokumentaciju odgovornim predstavnicima njegove ili njezine stranke te u to sustavno uključuje i tajnika druge stranke.

Članak 8.

Povjerljivost

Osim ako stranke drukčije odluče, sastanci Zajedničkog odbora nisu javni. Kad jedna stranka Zajedničkom odboru dostavi informacije označene kao povjerljive, druga stranka s njima postupa kao s takvima.

Članak 9.

Dnevni red sastanaka

1.    Tajništvo na temelju prijedloga stranaka sastavlja okvirni dnevni red za svaki sastanak, kao i nacrt operativnih zaključaka, kako je predviđeno člankom 10. u nastavku. Privremeni dnevni red sadržava točke u vezi s kojima je Tajništvo od jedne od stranaka najkasnije 21 kalendarski dan prije datuma sastanka zaprimilo zahtjev za uključivanje u dnevni red, popraćen odgovarajućim dokumentima.

2.    Privremeni dnevni red, zajedno s odgovarajućim dokumentima, upućuje se u skladu s člankom 7., najkasnije 20 kalendarskih dana prije sastanka.

3.    Zajednički odbor donosi dnevni red na početku svakog sastanka. U dnevni red moguće je uključiti točke koja se ne nalaze na privremenom dnevnom redu ako se stranke tako dogovore.

4.    Predsjedatelj sastanka Zajedničkog odbora može nakon dogovora s drugom strankom na ad hoc osnovi pozvati nezavisne stručnjake u predmetnom području da sudjeluju na sastancima kako bi pružili informacije o određenim pitanjima. Stranke osiguravaju da ti promatrači ili stručnjaci poštuju zahtjeve u pogledu povjerljivosti.

5.    U dogovoru sa strankama predsjedatelj sastanka Zajedničkog odbora može skratiti rokove utvrđene u stavcima 1. i 2. kako bi se u obzir uzele posebne okolnosti.

Članak 10.

Zapisnik i operativni zaključci

1.    Nacrt zapisnika sa svakog sastanka zajedno sastavlja dvoje tajnika.

2.    U pravilu se u zapisniku u vezi sa svakom točkom dnevnog reda navodi sljedeće:

(a)    popis sudionika, popis dužnosnika u njihovoj pratnji i popis svih eventualnih promatrača ili stručnjaka koji su prisustvovali sastanku;

(b)    dokumentacija koja je podnesena Zajedničkom odboru;

(c)    izjave čije je uključivanje u zapisnik zatražio Zajednički odbor te

(d)    operativni zaključci sa sastanka.

3.    Nacrt dnevnog reda podnosi se na odobrenje Zajedničkom odboru. Zajednički odbor odobrava zapisnik na sljedećem sastanku ili pisanim putem.

4.    Nacrt operativnih zaključaka sa svakog sastanka sastavlja tajnik stranke koja njime predsjedava te se on prosljeđuje strankama zajedno s dnevnim redom, u pravilu najkasnije 15 kalendarskih dana prije početka sastanka. Taj se nacrt ažurira tijekom sastanka te Zajednički odbor, ako se stranke nisu drukčije dogovorile, na kraju sastanka donosi operativne zaključke u koje se uvrštavaju daljnje aktivnosti stranaka. Nakon usuglašavanja, operativni zaključci prilažu se zapisniku, a njihova se provedba preispituje na bilo kojem sljedećem sastanku Zajedničkog odbora. U tu svrhu Zajednički odbor donosi predložak kojim se omogućuje praćenje svakog djelovanja u odnosu na određeni rok.

Članak 11.

Odluke i preporuke

1.    Zajednički odbor donosi odluke u posebnim slučajevima kad su mu Sporazumom dodijeljene ovlasti za donošenje odluka ili kad mu je takve ovlasti delegiralo Zajedničko vijeće. Zajednički odbor može davati i preporuke. Odluke se donose, a preporuke daju međusobnim sporazumom između stranaka te nakon završetka odgovarajućih unutarnjih postupaka. Svaku odluku ili preporuku potpisuju Unija i Kuba.

2.    Zajednički odbor može donositi odluke ili davati preporuke pisanim postupkom, ako se stranke tako slože. Pisani postupak sastoji se od razmjene nota između dvaju tajnika, koji djeluju u dogovoru sa strankama. U tu svrhu tekst prijedloga prosljeđuje se u skladu s člankom 7. s rokom od najmanje 21 kalendarskog dana za iznošenje mogućih primjedbi. U dogovoru sa strankama predsjedatelj Zajedničkog odbora može skratiti navedene rokove kako bi se u obzir uzele posebne okolnosti. Nakon što se postigne dogovor o tekstu, odluku ili preporuku potpisuje predsjedatelj.

3.    Akti Zajedničkog odbora naslovljuju se, prema potrebi, kao „Odluka” ili „Preporuka”, nakon čega se navodi serijski broj, datum njihova donošenja i opis njihova predmeta. Svaka odluka stupa na snagu na dan njezina donošenja osim ako je njome drukčije predviđeno.

4.    Odluke i preporuke prosljeđuju se objema strankama.

5.    Svaka stranka može donijeti odluku o objavljivanju odluka i preporuka Zajedničkog odbora u svojim službenim publikacijama.

Članak 12.

Izvješća

Zajednički odbor izvješćuje Zajedničko vijeće na svakom redovitom sastanku Zajedničkog vijeća o svojim aktivnostima te aktivnostima svojih pododbora.

Članak 13.

Jezici

1.    Službeni jezici Zajedničkog odbora službeni su jezici Zajedničkog vijeća.

2.    Radni jezici Zajedničkog odbora su engleski i španjolski. Osim ako je drukčije odlučeno, Zajednički odbor svoje rasprave temelji na dokumentaciji pripremljenoj na ta dva jezika.

Članak 14.

Troškovi

1.    Svaka stranka snosi sve troškove nastale njezinim sudjelovanjem na sastancima Zajedničkog odbora, kako u vezi s osobljem, putovanjima i dnevnicama, tako i u vezi s poštanskim i telekomunikacijskim izdacima.

2.    Troškove povezane s organizacijom sastanaka, umnožavanjem dokumenata, usmenim prevođenjem na sastancima te pismenim prevođenjem dokumenata na engleski i španjolski ili s engleskog i španjolskog snosi stranka koja je domaćin sastanka. Troškove tumačenja i prevođenja na druge jezike ili s njih izravno snosi stranka koja to zatraži.

Članak 15.

Izmjena Poslovnika

Ovaj se Poslovnik može izmijeniti odlukom Zajedničkog vijeća u skladu s člankom 11. Poslovnika Zajedničkog vijeća.

Članak 16.

Pododbori

1.    U skladu s člankom 83. stavkom 3. Sporazuma, Zajednički odbor može odlučiti osnovati pododbore za posebna područja neophodna za provedbu Sporazuma kako bi mu pomogli u izvršavanju njegovih dužnosti. Zajednički odbor može odlučiti ukinuti bilo koji takav pododbor, kao i utvrditi ili izmijeniti njegov poslovnik. Ako nije drukčije odlučeno, ti pododbori djeluju pod nadležnošću Zajedničkog odbora kojem podnose izvješća nakon svakog svojeg sastanka.

2.    Osim ako je Sporazumom predviđeno ili u Zajedničkom vijeću dogovoreno drukčije, ovaj se Poslovnik primjenjuje mutatis mutandis na svaki pododbor osnovan Sporazumom ili kako je opisano u prvom stavku.

3.    Sastanci pododborâ mogu se održavati fleksibilno kada se ukaže potreba, osobno, u Bruxellesu ili Kubi, ili primjerice putem videokonferencije. Pododbori bi trebali biti platforma za praćenje napretka u približavanju u posebnim područjima, za rasprave o određenim pitanjima i izazovima koji proizlaze iz tog procesa i za formuliranje preporuka i operativnih zaključaka.

4.    Tajništvu Zajedničkog odbora dostavlja se cjelokupna relevantna prepiska, dokumenti i obavijesti koji se odnose na aktivnosti pododbora.

5.    Osim ako se stranke u okviru Zajedničkog vijeća dogovore drukčije, pododbori su ovlašteni samo za davanje preporuka Zajedničkom odboru.