1.   Svi zahtjevi, obavijesti, pisani podnesci ili drugi dokumenti arbitražnog vijeća istodobno se šalju objema strankama.

Svi zahtjevi, obavijesti, pisani podnesci ili drugi dokumenti koje stranka upućuje arbitražnom vijeću istodobno se u preslici dostavljaju drugoj stranci.

Svi zahtjevi, obavijesti, pisani podnesci ili drugi dokumenti koje stranka upućuje drugoj stranci istodobno se prema potrebi u preslici dostavljaju arbitražnom vijeću.

2.   Sve obavijesti iz stavka 1. dostavljaju se elektroničkom poštom ili, prema potrebi, bilo kojim drugim telekomunikacijskim sredstvom kojim je moguće dokazati slanje obavijesti. Osim ako se dokaže drukčije, smatra se da je obavijest dostavljena na dan slanja.

3.   Sve obavijesti upućuju se Glavnoj upravi za trgovinu Europske komisije Europske unije i koordinatoru država SADC SGP-a, kako je predviđeno člankom 105. Sporazuma.

4.   Manje pogreške u pisanju u zahtjevima, obavijestima, pisanim podnescima ili drugim dokumentima u vezi s postupkom arbitražnog vijeća mogu se ispraviti dostavom novog dokumenta s jasno označenim izmjenama.

5.   Ako posljednji dan za dostavu dokumenta pada na neradni dan Europske komisije ili dotične države ili država SADC SGP-a, smatra se da je dokument dostavljen sljedećeg radnog dana.

6.   Ovisno o prirodi spora, svi zahtjevi i obavijesti upućeni Odboru za trgovinu i razvoj dostavljaju se u preslici i drugim relevantnim pododborima osnovanima na temelju Sporazuma.

1.   Ako se u skladu s člankom 80. Sporazuma arbitra bira ždrijebom, predsjednik Odbora za trgovinu i razvoj odmah obavješćuje stranke o datumu, vremenu i mjestu provođenja ždrijeba.

2.   Stranke mogu biti prisutne tijekom ždrijeba te se ždrijeb provodi sa strankom ili strankama koje su prisutne.

3.   Predsjednik Odbora za trgovinu i razvoj sve osobe izabrane za obavljanje funkcije arbitra pisanim putem obavješćuje o njihovu imenovanju. Svaka osoba objema strankama potvrđuje svoju raspoloživost u roku od pet dana od primitka obavijesti o svojem imenovanju.

4.   Ako u trenutku podnošenja zahtjeva na temelju članka 80. stavka 3. Sporazuma popis iz članka 94. Sporazuma nije uspostavljen ili ne sadržava dovoljan broj imena, arbitri se biraju ždrijebom među osobama koje su službeno predložile jedna ili obje stranke.

1.   Osim ako se dogovore drukčije, stranke se sastaju s arbitražnim vijećem u roku od 10 dana od njegova osnivanja kako bi se utvrdila pitanja koja stranke ili arbitražno vijeće smatraju primjerenima, uključujući:

2.   Arbitri i predstavnici stranaka na sastanku iz stavka 1. mogu sudjelovati telefonski ili putem videokonferencije.

1.   Osim ako se stranke dogovore drukčije, u roku od sedam dana od dana osnivanja arbitražnog vijeća, mandat arbitražnog vijeća je sljedeći:

2.   Ako stranke dogovore drukčiji mandat, o njemu obavješćuju arbitražno vijeće u roku utvrđenom u stavku 1.

1.   Predsjednik arbitražnog vijeća predsjedava svim sastancima arbitražnog vijeća. Arbitražno vijeće predsjedniku može delegirati ovlast za donošenje administrativnih i postupovnih odluka.

2.   Osim ako je u dijelu III. Sporazuma ili ovom Poslovniku predviđeno drukčije, arbitražno vijeće svoje aktivnosti može obavljati s pomoću bilo kojeg sredstva, uključujući telefon, telefaks ili računalne veze.

3.   U vijećanjima arbitražnog vijeća mogu sudjelovati samo arbitri, ali arbitražno vijeće može pomoćnicima arbitara dopustiti da budu prisutni.

4.   Sastavljanje odluka ili izvješća u isključivoj je nadležnosti arbitražnog vijeća i ne može se delegirati.

5.   Ako se pojavi postupovno pitanje koje nije obuhvaćeno dijelom III. Sporazuma i njegovim prilozima, arbitražno vijeće nakon savjetovanja sa strankama može donijeti odgovarajući postupak koji je u skladu s tim odredbama.

6.   Ako smatra da je potrebno promijeniti neki od rokova postupka, osim rokova utvrđenih u dijelu III. Sporazuma, ili da je potrebna bilo kakva druga postupovna ili administrativna prilagodba, arbitražno vijeće nakon savjetovanja sa strankama pisanim putem obavješćuje stranke o razlozima te promjene ili prilagodbe te o novom roku ili potrebnoj prilagodbi.

1.   Ako arbitar ne može sudjelovati u postupku, ako odstupi ili ako ga je potrebno zamijeniti, bira se njegova zamjena u skladu s člankom 80. stavkom 3. Sporazuma.

2.   Ako stranka smatra da arbitar ne ispunjava zahtjeve iz Priloga II. (Kodeks ponašanja za arbitre i posrednike) te da ga zbog toga treba zamijeniti, ta stranka o tome obavješćuje drugu stranku u roku od 15 dana od dana kada dobije dostatne dokaze o arbitrovu navodnom neispunjenju zahtjeva iz tog priloga.

3.   Stranke se međusobno savjetuju u roku od 15 dana od obavijesti drugoj stranci.

4.   Stranke obavješćuju arbitra o njegovu navodnom neispunjavanju zahtjeva te od njega mogu zatražiti da poduzme korake kako bi ispravio navodno neispunjavanje zahtjeva. Stranke mogu, ako se tako dogovore, razriješiti arbitra dužnosti i izabrati novog arbitra u skladu s člankom 80. Sporazuma.

5.   Ako se stranke ne uspiju dogovoriti o potrebi zamjene arbitra, koji nije predsjednik arbitražnog vijeća, svaka stranka može zatražiti da se to pitanje uputi predsjedniku arbitražnog vijeća čija je odluka konačna.

6.   Ako predsjednik arbitražnog vijeća utvrdi da arbitar ne ispunjava zahtjeve iz Priloga II. (Kodeks ponašanja za arbitre i posrednike), bira se novi arbitar u skladu s člankom 80. Sporazuma.

7.   Ako se stranke ne uspiju dogovoriti o potrebi zamjene predsjednika, bilo koja od njih može zatražiti da se to pitanje uputi jednom od preostalih članova s popisa osoba uspostavljenog na temelju članka 94. Sporazuma koje su izabrane da djeluju kao predsjednik arbitražnog vijeća. Ime tog člana ždrijebom izvlači predsjednik Odbora za trgovinu i razvoj. Tako izabrana osoba odlučuje o tome ispunjava li predsjednik zahtjeve iz Priloga II. (Kodeks ponašanja za arbitre i posrednike). Ta je odluka konačna.

Ako odluči da predsjednik ne ispunjava zahtjeve iz Priloga II. (Kodeks ponašanja za arbitre i posrednike), bira se novi predsjednik u skladu s člankom 80. Sporazuma.

1.   Na temelju vremenskog rasporeda utvrđenog u skladu s člankom 4. stavkom 1. točkom (c), predsjednik arbitražnog vijeća, nakon savjetovanja sa strankama i drugim arbitrima, obavješćuje stranke o datumu, vremenu i mjestu održavanja rasprave. Stranka na čijem se državnom području održava rasprava javno objavljuje tu informaciju, osim ako je rasprava zatvorena za javnost.

2.   Osim ako se stranke dogovore drukčije, rasprava se održava u Bruxellesu ako je stranka podnositeljica pritužbe država SADC SGP-a ili Južnoafrička carinska unija (SACU), ovisno o slučaju, a na državnom području država SADC SGP-a ako je stranka podnositeljica pritužbe Europska unija. Ako se spor odnosi na mjeru koju provodi država SADC SGP-a, rasprava se održava na državnom području te države, osim ako ta država arbitražnom vijeću dostavi pisanu obavijest u roku od 10 dana od njegova osnivanja da bi se rasprava trebala održati na drugom mjestu.

3.   Stranka protiv koje je podnesena pritužba snosi troškove logističke organizacije rasprave, uključujući troškove najma mjesta održavanja rasprave. Ti troškovi ne uključuju troškove pismenog ili usmenog prevođenja ni bilo koje troškove koji su povezani sa savjetnicima, arbitrima, administrativnim osobljem arbitara ili asistentima, ili koji se plaćaju tim osobama.

4.   Ako se stranke tako dogovore, arbitražno vijeće može sazvati dodatne rasprave.

5.   Svi arbitri moraju biti prisutni tijekom cijele rasprave.

6.   Osim ako se stranke dogovore drukčije, raspravi mogu prisustvovati sljedeće osobe, neovisno o tome je li rasprava otvorena za javnost:

7.   Svaka stranka najkasnije 7 dana prije datuma rasprave arbitražnom vijeću i drugoj stranci dostavlja popis imena osoba koje će usmeno iznijeti argumente na raspravi u ime te stranke te popis imena drugih predstavnika i savjetnika koji će prisustvovati raspravi.

8.   U skladu s člankom 89. stavkom 2. Sporazuma, rasprave arbitražnog vijeća otvorene su za javnost osim ako arbitražno vijeće odluči drukčije po službenoj dužnosti ili na zahtjev stranaka.

9.   Arbitražno vijeće u dogovoru sa strankama odlučuje o odgovarajućoj logističkoj organizaciji i postupcima kako bi se osiguralo učinkovito upravljanje raspravama koje su otvorene za javnost. Ti postupci mogu uključivati emitiranje putem interneta ili upotrebu televizijskog sustava zatvorenog kruga.

10.   Arbitražno vijeće provodi raspravu na sljedeći način, osiguravajući da stranci podnositeljici pritužbe i stranci protiv koje je podnesena pritužba bude dodijeljeno jednako vrijeme za iznošenje argumenata i protuargumenata:

11.   Arbitražno vijeće može u bilo kojem trenutku tijekom rasprave uputiti pitanja bilo kojoj stranci.

12.   Arbitražno vijeće osigurava da se zapisnik s rasprave sastavi i dostavi strankama u razumnom roku nakon rasprave. Stranke mogu iznijeti primjedbe na zapisnik, a arbitražno vijeće ih može razmotriti.

13.   Svaka stranka može u roku od 10 dana od datuma rasprave dostaviti dodatni pisani podnesak u vezi s bilo kojim pitanjem proizašlim tijekom rasprave.

1.   Arbitražno vijeće može u bilo kojem trenutku tijekom postupka uputiti pitanja u pisanom obliku jednoj ili objema strankama. Sva pitanja upućena jednoj stranci dostavljaju se u preslici drugoj stranci.

2.   Stranka drugoj stranci dostavlja presliku svojih odgovora na pitanja arbitražnog vijeća. Druga stranka ima mogućnost dostaviti pisane primjedbe na odgovore druge stranke u roku od 7 dana od dostave preslike odgovora.

1.   Svaka stranka i arbitražno vijeće čuvaju povjerljivost svih informacija koje je druga stranka dostavila arbitražnom vijeću i koje je označila kao povjerljive. Stranka koja arbitražnom vijeću podnosi pisani podnesak koji sadržava povjerljive informacije u roku od 15 dana također dostavlja podnesak bez povjerljivih informacija koji se može javno objaviti.

2.   Ništa u ovom Poslovniku ne sprječava stranku da u javnosti iznosi svoja stajališta pod uvjetom da prilikom upućivanja na informacije koje je dostavila druga stranka ne otkriva nikakve informacije koje je druga stranka označila kao povjerljive.

3.   Arbitražno vijeće sastaje se na zatvorenoj sjednici ako podnesak i argumenti stranke sadržavaju povjerljive poslovne informacije. Stranke poštuju povjerljivost rasprava arbitražnog vijeća ako se održavaju na zatvorenoj sjednici.

1.   Arbitražno vijeće ne sastaje se sa strankom niti s njom stupa u kontakt u odsutnosti druge stranke.

2.   Arbitar ne smije raspravljati s jednom strankom ili objema strankama ni o jednom aspektu predmeta postupka u odsutnosti drugih arbitara.

1.   Osim ako se stranke u roku od pet dana od dana osnivanja arbitražnog vijeća dogovore drukčije, arbitražno vijeće može primati nezatražene pisane podneske od fizičke osobe stranke ili pravne osobe s poslovnim nastanom na državnom području stranke koja je neovisna o vladama stranaka, pod sljedećim uvjetima:

2.   Podnesci se dostavljaju strankama kako bi mogle iznijeti svoje primjedbe. Stranke mogu podnijeti primjedbe arbitražnom vijeću u roku od 10 dana od dostave.

3.   Arbitražno vijeće u svojem izvješću navodi sve podneske koje je primilo u skladu sa stavkom 1. ovog članka. Arbitražno vijeće nije obvezno u svojem izvješću navoditi argumente iznesene u tim podnescima; međutim, ako to učini, u obzir uzima i primjedbe koje su iznijele stranke u skladu sa stavkom 2. ovog članka.

1.   Tijekom savjetovanjâ iz članka 77. Sporazuma, a najkasnije na sastanku iz članka 4. stavka 1. ovog Poslovnika, stranke se nastoje dogovoriti o zajedničkom radnom jeziku postupka pred arbitražnim vijećem.

2.   Ako se stranke ne mogu dogovoriti o zajedničkom radnom jeziku, primjenjuju se pravila utvrđena u članku 91. stavku 2. Sporazuma.

3.   Stranka protiv koje je podnesena pritužba organizira usmeno prevođenje usmenih očitovanja na jezike koje su odabrale stranke.

4.   Izvješća i odluke arbitražnog vijeća sastavljaju se na jeziku ili jezicima koje su odabrale stranke. Ako se stranke nisu dogovorile o zajedničkom radnom jeziku, privremeno i završno izvješće arbitražnog vijeća sastavlja se na jednom od radnih jezika WTO-a.

5.   Svaka stranka može dostaviti primjedbe u vezi s točnosti prijevoda bilo koje prevedene verzije dokumenta izrađenog u skladu s ovim Poslovnikom.

6.   Svaka stranka snosi troškove prijevoda svojih pisanih podnesaka. Stranke u jednakoj mjeri snose sve troškove prijevoda odluke.

1.   Radi očuvanja integriteta i nepristranosti mehanizma za rješavanje sporova, svaki kandidat i arbitar:

2.   Arbitar ne preuzima, izravno ili neizravno, nikakve obveze niti prihvaća povlastice koje bi na bilo koji način utjecale, ili stvarale dojam da utječu, na ispravno obavljanje njegovih dužnosti.

3.   Arbitar ne iskorištava svoj položaj u arbitražnom vijeću za ostvarivanje osobnog ili privatnog interesa. Arbitar izbjegava radnje koje mogu stvoriti dojam da su druge osobe u posebnom položaju da utječu na njega.

4.   Arbitar ne dopušta da prijašnji ili sadašnji financijski, poslovni, profesionalni, osobni ili društveni odnosi ili odgovornosti utječu na njegovo ponašanje ili prosudbu.

5.   Arbitar izbjegava uspostavljanje bilo kakvih odnosa ili stjecanje bilo kakvih financijskih interesa koji bi mogli utjecati na njegovu nepristranost ili opravdano stvoriti dojam neprimjerenosti ili pristranosti.

6.   Pri obavljanju svoje funkcije arbitar ne prihvaća niti traži upute ni od jedne vlade, međunarodne vladine organizacije ili međunarodne nevladine organizacije ili privatnog izvora te ne smije biti uključen ni u jednu prethodnu fazu spora koji mu je dodijeljen.

1.   Prije prihvaćanja imenovanja za arbitra u skladu s člankom 80. Sporazuma, kandidat koji je pozvan da obavlja funkciju arbitra dužan je otkriti sve interese, odnose ili pitanja koji bi mogli utjecati na njegovu neovisnost ili nepristranost ili opravdano stvoriti dojam neprimjerenosti ili pristranosti u postupku.

2.   Kandidat u tu svrhu poduzima sve razumne napore kako bi stekao saznanja o postojanju takvih interesa, odnosa i pitanja, uključujući financijske interese, profesionalne interese, interese zaposlenja ili obiteljske interese.

3.   Obveza otkrivanja iz stavka 1. trajna je obveza te je arbitar dužan otkriti sve takve interese, odnose ili pitanja koji se mogu pojaviti u bilo kojoj fazi postupka.

4.   Kandidat ili arbitar obavješćuje Odbor za trgovinu i razvoj o svim pitanjima koja se odnose na postojeće ili moguće povrede ovog Kodeksa ponašanja čim o njima stekne saznanje, kako bi ih stranke mogle razmotriti.

1.   Nakon prihvaćanja svojeg imenovanja arbitar je na raspolaganju za obavljanje i obavlja svoje dužnosti tijekom cijelog postupka temeljito, brzo, pošteno i marljivo.

2.   Arbitar razmatra samo ona pitanja koja su se pojavila tijekom postupka i potrebna su za donošenje odluke i tu dužnost ne delegira drugim osobama.

3.   Arbitar poduzima sve potrebne mjere kako bi osigurao da su njegovi pomoćnici i administrativno osoblje upoznati s obvezama arbitara iz članaka 2., 3., 4. i 6. ovog Kodeksa ponašanja i da ih se pridržavaju.

1.   Bivši arbitri izbjegavaju radnje koje mogu stvoriti dojam da su bili pristrani pri obavljanju svojih dužnosti ili da su imali koristi od odluke arbitražnog vijeća.

2.   Bivši arbitri moraju ispunjavati obveze iz članka 6. ovog Kodeksa ponašanja.

1.   Arbitar nikada ne otkriva informacije koje se odnose na postupak ili su pribavljene tijekom postupka za koji je imenovan, a koje nisu namijenjene javnosti. Arbitar ni u kojem slučaju takve informacije ne otkriva niti koristi kako bi ostvario osobnu korist ili korist za druge ili naštetio tuđim interesima.

2.   Arbitar ne otkriva odluku ni dijelove odluke arbitražnog vijeća prije njezine objave.

3.   Arbitar nikada ne otkriva vijećanja arbitražnog vijeća ili stajališta pojedinih arbitara, niti daje izjave o postupku za koji je imenovan ili o pitanjima koja su predmet spora u postupku.