2008D0022 — HR — 09.03.2011 — 003.002

---

►B

ODLUKA KOMISIJE od 19. prosinca 2007. o utvrđivanju pravila za provedbu Odluke br. 573/2007/EZ Europskog parlamenta i Vijeća o osnivanju Europskog fonda za izbjeglice za razdoblje od 2008. do 2013. kao dijela Općeg programa „Solidarnost i upravljanje migracijskim tokovima”, u odnosu na sustave za upravljanje i nadzor u državama članicama, pravila za administrativno i financijsko upravljanje i prihvatljivost izdataka vezanih za projekte koji se sufinanciraju iz fonda (priopćena pod brojem dokumenta C(2007) 6396) (Vjerodostojni su samo tekstovi na bugarskom, češkom, nizozemskom, estonskom, finskom, francuskom, njemačkom, grčkom, mađarskom, talijanskom, litavskom, latvij- skom, malteškom, portugalskom, rumunjskom, slovačkom, slovenskom, španjolskom i švedskom jeziku) (2008/22/EZ) ( L 007, 10.1.2008, p.1)

		No	page	date
►M1	ODLUKA KOMISIJE od 9. srpnja 2009.	L 179	62	10.7.2009
►M2	ODLUKA KOMISIJE od 8. ožujka 2010.	L 69	16	19.3.2010
►M3	ODLUKA KOMISIJE od 3. ožujka 2011.	L 62	46	9.3.2011

---

▼B

ODLUKA KOMISIJE

od 19. prosinca 2007.

o utvrđivanju pravila za provedbu Odluke br. 573/2007/EZ Europskog parlamenta i Vijeća o osnivanju Europskog fonda za izbjeglice za razdoblje od 2008. do 2013. kao dijela Općeg programa „Solidarnost i upravljanje migracijskim tokovima”, u odnosu na sustave za upravljanje i nadzor u državama članicama, pravila za administrativno i financijsko upravljanje i prihvatljivost izdataka vezanih za projekte koji se sufinanciraju iz fonda

(priopćena pod brojem dokumenta C(2007) 6396)

(Vjerodostojni su samo tekstovi na bugarskom, češkom, nizozemskom, estonskom, finskom, francuskom, njemačkom, grčkom, mađarskom, talijanskom, litavskom, latvij- skom, malteškom, portugalskom, rumunjskom, slovačkom, slovenskom, španjolskom i švedskom jeziku)

(2008/22/EZ)

SADRŽAJ
Dio I.	Uvod
Poglavlje 1.	Predmet i definicije
Članak 1.	Predmet
Članak 2.	Definicije
Dio II.	Zajedničke odredbe četiriju Fondova
Poglavlje 1.	Imenovana tijela
Članak 3.	Zajednička tijela
Članak 4.	Delegirano tijelo
Članak 5.	Prenošenje zadaća
Poglavlje 2.	Sustavi za upravljanje i nadzor
Članak 6.	Priručnik za postupke
Članak 7.	Provedba Fonda od strane odgovornog tijela
Članak 8.	Uvjeti pod kojim odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo
Članak 9.	Postupak odabira i dodjele u slučaju kada odgovorno tijelo djeluje i kao tijelo koje vrši dodjelu
Članak 10.	Sporazumi o potpori s konačnim korisnicima u slučaju kada odgovorno tijelo djeluje i kao tijelo koje vrši dodjelu
Članak 11.	Ugovori o provedbi
Članak 12.	Određivanje konačnog doprinosa Zajednice
Članak 13.	Tehnička pomoć
Članak 14.	Izdatak za tehničku pomoć u slučaju zajedničkog tijela
Članak 15.	Verifikacije od strane odgovornog tijela
Članak 16.	Revizijski postupak
Članak 17.	Revizije sustava i revizije projekata
Članak 18.	Verifikacije tijela nadležnog za ovjeravanje
Poglavlje 3.	Informacije koje treba dati prilikom korištenja Fonda
Članak 19.	Načelo proporcionalnosti
Članak 20.	Opis sustava za upravljanje i nadzor
Članak 21.	Revizija opisa sustava za upravljanje i nadzor
Članak 22.	Dokumenti vezani za programe
Članak 23.	Revizija financijskog probijanja u godišnjim programima
Članak 24.	Izvješća o napretku i završna izvješća o provedbi godišnjih programa te zahtjevi za plaćanja
Članak 25.	Dokumenti revizijskog tijela
Članak 26.	Dokumenti koje izdaje tijelo nadležno za potvrđivanje
Poglavlje 4.	Izvješćivanje o nepravilnostima
Članak 27.	Inicijalno izvješćivanje – odstupanja
Članak 28.	Izvješće o pronađenim podacima – ne mogu se nadoknaditi
Članak 29.	Kontakti s državama članicama
Članak 30.	Uporaba informacija
Poglavlje 5.	Informacije i promidžba
Članak 31.	Informacije za potencijalne korisnike
Članak 32.	Informacije za konačne korisnike
Članak 33.	Odgovornosti odgovornog tijela povezane s informacijama i promidžbom u javnosti
Članak 34.	Odgovornosti konačnih korisnika povezane s informacijama i promidžbom u javnosti
Članak 35.	Tehnička svojstva informacija i promidžba djelovanja
Poglavlje 6.	Osobni podaci
Članak 36.	Zaštita osobnih podataka
Poglavlje 7.	Elektronička razmjena dokumenata
Članak 37.	Elektronička razmjena dokumenata
Članak 38.	Računalni sustav za razmjenu dokumenata
Dio III.	Odredbe specifične za europski fond za izbjeglice
Poglavlje 1.	Pravila za prihvatljivost
Članak 39.	Pravila za prihvatljivost
Poglavlje 2.	Sustavi za upravljanje i nadzor
Članak 40.	Hitne mjere
Članak 41.	Fiksan iznos za preseljene osobe
Članak 42.	Provedba godišnjih programa
Dio IV.	Završne odredbe
Članak 43.	Adrese
PRILOZI

DIO I.

UVOD

POGLAVLJE 1.

Predmet i definicije

Članak 1.

Predmet

1.  Ovom se Odlukom utvrđuju pravila provedbe Fonda u pogledu:

2.  Odredbe koje su dolje utvrđene primjenjuju se tako da se ne dovodi u pitanje Uredba Vijeća (Euratom, EZ) br. 2185/96 od 11. studenoga 1996. o provjerama na licu mjesta i inspekcijama koje vrši Komisija radi zaštite financijskih interesa Europske zajednice od prijevara i drugih nepravilnosti ( 4 ).

Članak 2.

Definicije

Za potrebe ove Odluke, koriste se sljedeće definicije:

DIO II.

ZAJEDNIČKE ODREDBE ČETIRIJU FONDOVA

POGLAVLJE 1.

Imenovana tijela

Članak 3.

Zajednička tijela

Države članice mogu imenovati isto odgovorno tijelo, revizijsko tijelo ili tijelo nadležno za ovjeravanje za dva ili više od sveukupno četiri raspoloživa Fonda.

Članak 4.

Delegirano tijelo

1.  Svako raspoređivanje zadaća pridržava se načela zdravog financijskog upravljanja, koje zahtjeva učinkovit i stvaran unutarnji nadzor te osigurava poštovanje načela nediskriminacije i očevidnosti financiranja koje vrši Zajednica. Ne provođenje dodijeljenih zadaća može prouzročiti sukob interesa.

2.  Područje zadaća koje odgovorno tijelo prenese na delegirano tijelo kao i podrobni postupci provedbe dodijeljenih zadaća formalno se bilježe u pisanom obliku.

Čin dodjeljivanja navodi barem sljedeće:

3.  Komunikacija s Komisijom o kojoj je riječ u članku 25. stavku 1. točki (a) osnovnog akta nije prenesena na tijelo. Delegirano tijelo komunicira s Komisijom posredstvom odgovornog tijela.

4.  Ako delegirano tijelo nije javna uprava ili tijelo kojim ravna pravo države članice koje ima misiju javne službe, odgovorno tijelo ne prenosi na odnosno tijelo nikakve izvršne ovlasti koje bi uključivale velike mjere diskrecije, uključujući i političke izbore.

5.  Prenošenje zadaća na delegirano tijelo ne utječe na obveze odgovornog tijela, koje i dalje odgovara za zadaće koje je dodijelilo.

6.  Kada odgovorno tijelo prenese zadaće na delegirano tijelo, sve odredbe ove Odluke koje se odnose na odgovorno tijelo primjenjuju se mutatis mutandis na delegirano tijelo.

Članak 5.

Prenošenje zadaća

Imenovana tijela mogu prenijeti na vanjskog pružatelja usluga, ali ostaju odgovorna za prenijete zadaće sukladno odgovornostima definiranim u člancima 27., 29. i 30. osnovnog akta.

POGLAVLJE 2.

Sustavi za upravljanje i nadzor

Članak 6.

Priručnik za postupke

U skladu s člankom 31. stavkom 2. osnovnog akta te uzimajući u obzir načelo proporcionalnosti, države članice uspostavljaju priručnik kojim se utvrđuju postupci i praktični dogovori, u pogledu:

Članak 7.

Provedba Fonda od strane odgovornog tijela

1.  U svrhu provedbe Fonda, odgovorno tijelo može djelovati i kao tijelo koje vrši dodjelu i/ili kao izvršno tijelo.

2.  Odgovorno tijelo djeluje kao tijelo koje vrši dodjelu u slučajevima kada provodi projekte, u pravilu, na osnovi godišnjeg otvorenog poziva za prikupljanje prijedloga.

Ni odgovorno tijelo ni delegirano tijelo ne može podnositi zahtjev u odgovoru na takve pozive za prikupljanje prijedloga.

U opravdanim slučajevima, uključujući i nastavljanje višegodišnjih projekata sukladno članku 14. stavku 6. osnovnog akta, a koji su odabrani nakon prethodnog poziva za prikupljanje prijedloga ili u hitnim situacijama, potpore mogu biti dodijeljene i bez poziva za prikupljanje prijedloga.

3.  Odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo u slučajevima kada odlučuje provesti projekte izravno jer svojstva projekta ne ostavljaju drugu mogućnost provedbe, kao što su to de jure situacije monopola ili sigurnosni razlozi. U tim slučajevima pravila koja se odnose na konačnoga korisnika primjenjuju se mutatis mutandis i na odgovorno tijelo.

Članak 8.

Uvjeti pod kojim odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo

1.  Razlozi koji vode do toga da odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo za provedbu projekata se identificiraju i priopćavaju Komisiji u okviru godišnjeg programa o kojem je riječ.

2.  U provedbi projekata odgovorno tijelo jamči načelo vrijednosti novca te sprječava sukobe interesa.

3.  Odgovorno tijelo projekte koji su prepoznati kao sukladni članku 7. stavku 3. može provoditi izravno i/ili zajedno s nekim nacionalnim tijelom koje je nadležno na osnovi njegove tehničke stručnosti, visokog stupnja specijalizacije ili upravnih ovlasti. Glavna nacionalna tijela uključena u provedbu navode se u godišnjem programu o kojem je riječ.

4.  Upravna odluka o sufinanciraju projekta iz Fonda sadrži informacije potrebne za praćenje sufinanciranih proizvoda i usluga te za provjeru podnijetih izdataka. Sve relevantne odredbe utvrđene za sporazum o dodjeljivanju člankom 10. stavkom 2. specificiraju se u jednakovrijednom obliku pravnog instrumenta.

5.  Završno izvješće o provedbi godišnjeg programa uključuje informacije o postupcima i praksama koji se primjenjuju s ciljem da se osigura odgovarajuće razdvajanje funkcije učinkovitog nadzora od funkcije zadovoljavajuće zaštite financijskih interesa Europske unije te daje objašnjenja o tome kako su se izbjegli sukobi interesa.

6.  Kada se od odgovornog tijela očekuje da redovito bude izvršno tijelo za projekte koji se financiraju iz Fonda, tada:

7.  Kada se od delegiranog tijela očekuje da bude izvršno tijelo za projekte koji se sufinanciraju iz Fonda, to delegirano tijelo ne smije biti isključivi konačni korisnik proračunskih sredstava koja je ono dalo na raspolaganje.

Članak 9.

Postupak odabira i dodjele u slučaju kada odgovorno tijelo djeluje i kao tijelo koje vrši dodjelu

1.  Pozivi upućeni za prikupljanje prijedloga definirani člankom 7. stavkom 2. objavljuju se na način koji jamči što veći odjek među potencijalnim korisnicima. ►M3  Svaka bitna izmjena sadržaja poziva na prikupljanje prijedloga također se objavljuje pod jednakim uvjetima. ◄

Pozivi za podnošenje prijedloga sadržavaju:

2.  Radi odabira projekata i dodjele potpora, odgovorno tijelo jamči da su potencijalni korisnici obaviješteni o sljedećim specifičnim uvjetima koji se odnose na projekte koje treba provesti:

Prije odluke o dodjeli, odgovorno tijelo želi biti načisto s tim da su konačni korisnik i/ili partneri u projektu sposobni ispuniti navedene uvjete.

3.  Odgovorno tijelo jamči da su projekti koji su dobili potporu prošli kroz formalne, tehničke, proračunske analize i ocjenu kakvoće koja primjenjuje kriterije utvrđene u pozivu za prikupljanje prijedloga. Navode se i razlozi odbijanja ostalih projekata.

4.  Države članice određuju tko ima ovlasti za podupiranje projekata te jamče izbjegavanje sukoba interesa u svim slučajevima, a naročito kada se za potporu prijavljuju nacionalna tijela.

5.  U odluci o potpori naznačuje se barem ime konačnoga korisnika i/ili partnera u projektu, bitne podrobnosti samog projekta i njegove operativne ciljeve, najveći iznos sufinanciranja iz Fonda te najveću stopu sufinanciranja u odnosu na sveukupne prihvatljive troškove.

6.  Svakom se podnositelju zahtjeva šalju u pisanom obliku informacije o ishodu odabira, uključujući i objašnjenje odluke o odabiru. Ako se to predviđa nacionalnim zakonodavstvom, navodi se i odgovarajući pregled postupka.

Članak 10.

Sporazumi o potpori s konačnim korisnicima u slučaju kada odgovorno tijelo djeluje i kao tijelo koje vrši dodjelu

1.  Odgovorno tijelo detaljno utvrđuje postupke za upravljanje projektom, koji između ostalog uključuju:

2.  Sporazumima o potpori se između ostalog utvrđuje:

3.  Ako je to primjereno, konačni korisnici osiguravaju da svi partneri u projektu podliježu istim obvezama kao i oni sami. Partneri vežu svoju odgovornost uz konačne korisnike koji, u konačnici, ostaju odgovorni za poštovanje ugovornih uvjeta od strane njih samih kao i od strane partnera u projektu.

Konačni korisnici čuvaju ovjerene kopije računovodstvenih dokumenata kojima se opravdavaju prihodi i rashodi partnera u okviru odnosnog projekta.

4.  Sporazumi o potpori izričito predviđaju da Komisija i Revizorski sud, na osnovi svojih ovlasti, vrše nadzor, zasnovan na dokumentima i dozvolama, konačnih korisnika, partnera u projektu i podugovaratelja.

▼M3

Članak 11.

Ugovori o provedbi

Prilikom dodjele ugovora o provedbi projekata, državna, regionalna ili lokalna tijela, javnopravna tijela, udruženja koja osnuje jedno ili više takvih tijela ili nekoliko takvih javnopravnih tijela, djeluju u skladu s primjenjivim pravom i načelima Unije i država članica o javnoj nabavi.

Subjekti koji nisu navedeni u prvom stavku dodjeljuju ugovore o provedbi projekata nakon odgovarajuće objave natječaja, kako bi se osiguralo poštovanje načela transparentnosti, nediskriminacije i jednakog postupanja. Ugovore čija je vrijednost manja od 100 000 EUR moguće je dodijeliti, pod uvjetom da dotični subjekt dobije barem tri ponude. Ne dovodeći u pitanje nacionalna pravila, ugovori čija je vrijednost manja od 5 000 EUR ne podliježu nikakvim postupovnim obvezama.

▼B

Članak 12.

Određivanje konačnog doprinosa Zajednice

Radi obračunavanja konačne isplate konačnom korisniku, ukupni doprinos Zajednice svakom projektu je najniži od sljedeća tri iznosa:

Članak 13.

Tehnička pomoć

1.  Tehnička pomoć na inicijativu Komisije kako je definirana člankom 15. osnovnog akta, može se iz fonda financirati u iznosu 100 %.

2.  Tehnička pomoć na inicijativu država članica kako je definirana člankom 16. osnovnog akta, može se iz fonda financirati u iznosu 100 %.

3.  Tehnička pomoć na inicijativu Komisije ili država članica može poprimiti oblik ugovora o javnoj nabavi, honorara za stručne usluge i/ili bilo kojeg administrativnog izdatka i podliježu pravilima za prihvatljivost koja su definirana u dijelu III., poglavlju 1.

Članak 14.

Izdatak za tehničku pomoć u slučaju zajedničkog tijela

1.  Kada je jedno ili više imenovanih tijela zajedničkih za dva ili više od četiriju Fondova, izdvajanja za izdatke tehničke pomoći svakog pojedinoga godišnjeg programa mogu biti spojena, djelomično ili u cijelosti.

2.  Izdaci za tehničku pomoć raspoređuju se među odnosne Fondove, a najbolje je da to bude na osnovi formule o jednostavnoj i predstavničkoj podjednakoj raspodjeli. Primjena formule ne smije odvesti u smjeru porasta najvećeg iznosa izdataka za tehničku pomoć za svaki pojedini godišnji program.

Članak 15.

Verifikacije od strane odgovornog tijela

1.  Verifikacije koje treba provoditi ili se imaju odvijati u okviru odgovornosti odgovornog tijela iz članka 27. stavka 1. (g) osnovnog akta, odnose se na administrativne, financijske, tehničke i fizičke vidove projekata.

Verifikacijama se jamči da je deklarirani izdatak i stvarni izdatak te da je opravdan svrhom samog projekta, da su projekti koji su dobili potporu dostavljeni sukladno sporazumima o potpori, da je doprinos Zajednice u skladu s pravilima, naročito u pogledu financijske strukture, iz članka 14. osnovnog akta, da su odštetni zahtjevi konačnoga korisnika korektni te da su projekti i izdaci u skladu s pravilima Zajednice i nacionalnim pravilima te da je izbjegnuto dvostruko financiranje izdataka kroz različite sheme Zajednice i nacionalne sheme te kroz različita programska razdoblja.

Uz to, verifikacije uključuju:

Verifikacije navedene u točkama (a) i (b) ne trebaju se provoditi, ako postoji obveza konačnog korisnika da dostavi potvrdu o reviziji neovisnog revizora, čime se pokrivaju svi vidovi spomenuti u točkama (a) i (b).

2.  Potrebno je čuvati zapisnike o svakoj verifikaciji u kojima se navodi izvršen posao, datum, rezultati i mjere poduzete u odnosu na otkrivene pogrješke. Odgovorno tijelo jamči da će se svi dokumenti koji se odnose na izvršene verifikacije čuvati tako da budu na raspolaganju Komisiji i Revizorskom sudu tijekom razdoblja od pet godina nakon zatvaranja projekta. To se razdoblje prekida u slučaju pravnih postupaka ili na valjano obrazložen zahtjev Komisije.

3.  U slučaju kada odgovorno tijelo djeluje i kao izvršno tijelo u okviru godišnjeg programa, kako je to definirano člankom 7. stavkom 3., verifikacije se iz stavka 1. provode u skladu s načelom primjerenog razdvajanja funkcija.

Članak 16.

Revizijski postupak

1.  U smislu članka 27. stavka 1. (k) osnovnog akta, revizijski postupak se smatra primjerenim ako se pridržava sljedećih kriterija:

2.  Odgovorno tijelo jamči da će se čuvati evidencija o lokaciji svih dokumenata povezanih sa specifičnim plaćanjima iz Fonda.

Članak 17.

Revizije sustava i revizije projekata

1.  Revizije iz članka 30. stavka 1. točaka (a) i (b) osnovnog akta vrše se nad sustavima za upravljanje i nadzor koje su uspostavile države članice, a na uzorku projekata odabranih metodom koju odobri revizijsko tijelo.

Metoda uzimanja uzorka:

Uzorak uključuje i projekte provedene od strane odgovornog tijela koje djeluje kao izvršno tijelo, u najmanju ruku po načelu proporcionalnosti.

Metoda upotrijebljena za odabir uzorka se dokumentira.

2.  Revizija sustava za upravljanje i nadzor odnosi se na svaki od sljedećih procesa, barem jedanput do 2013.: programiranje, delegiranje zadaća, odabir i nagrađivanje, praćenje projekata, plaćanje, ovjeravanje izdataka, izvješćivanje Komisiji, otkrivanje i postupanje s mogućim nepravilnostima te ocjena samih programa.

3.  Revizije projekata vrše se na licu mjesta na osnovi dokumentacije i evidencija koji se čuvaju kod konačnoga korisnika i/ili partnera u projektu. Revizije provjeravaju:

4.  Jedino se izdatak koji potpada pod reviziju koja se vrši u okviru stavka 3. računa u odnosu na visinu izdatka podvrgnutog reviziji u smislu članka 30. stavka 1. točke (b) osnovnog akta. Ako se revizija vrši prije zatvaranja projekta, jedino se izdatak nad kojim se trenutačno vrši revizija uzima u obzir prilikom obračunavanja okvirne stope.

5.  Kada se pokaže da su otkriveni problemi sustavni po svojoj naravi te da stoga mogu predstavljati opasnost za ostale projekte, revizijsko tijelo osigurava provođenje dodatnog ispitivanja, uključujući i dodatne revizije tamo gdje su potrebne, s ciljem utvrđivanja ljestvice problema. Relevantna tijela poduzimaju potrebne mjere sprječavanja i ispravljanja.

6.  Revizijsko tijelo sastavlja zaključke na osnovi rezultata revizija koje se odnose na Komisiji deklarirani izdatak te u godišnjem revizijskom izvješću priopćava zaključke Komisiji. U godišnjim programima za koje je stopa pogrješke iznad stvarne razine za 2 % u odnosu na doprinos Zajednice, revizijsko tijelo analizira značajnost takve pogrješke i poduzima potrebne mjere, uključujući i davanje odgovarajućih preporuka koje priopćava barem u godišnjem revizijskom izvješću.

Članak 18.

Verifikacije tijela nadležnog za ovjeravanje

1.  U slučajevima kada revizijsko tijelo daje uvjetno mišljenje ili negativno mišljenje o funkcioniranju sustava za upravljanje i nadzor, tijelo nadležno za ovjeravanje provjerava je li ta informacija poslana Komisiji. Isto tijelo također osigurava da odgovorno tijelo provede odgovarajući akcijski plan, s ciljem obnove učinkovitog funkcioniranja sustava za upravljanje i nadzor te da procijeni utjecaj zloporabe prilikom deklariranja izdataka.

2.  Ako zahtjev za plaćanjem ili izjavu o naknadi štete revizijsko tijelo u okviru završnog izvješća o provedbi godišnjeg programa nije proglasilo valjanima, tijelo nadležno za ovjeravanje osigurava da se bez odgađanja uspostavi ispravan zahtjev za plaćanjem kao i izjava o naknadi štete.

POGLAVLJE 3.

Informacije koje treba dati prilikom korištenja Fonda

Članak 19.

Načelo proporcionalnosti

1.  Sukladno članku 9. stavku 2. osnovnog akta, opsežnost u kojoj se informacije koje na raspolaganju stoje državi članici, a odnose se na raspolaganje Fondom, prosljeđuju Komisiji u dokumentima o kojima je riječ u ovom poglavlju, može biti razmjerna veličini doprinosa koji Zajednica doznačuje odnosnoj državi članici te, kada je to primjereno, te se informacije mogu dati u sažetom obliku.

2.  Na zahtjev Komisije, međutim, država članica, međutim, dostavlja i podrobnije informacije. Komisija takve informacije može zatražiti ako se to učini potrebnim da bi Komisija učinkovito ispunila svoje obveze koje proizlaze iz osnovnog akta i Financijske uredbe.

Članak 20.

Opis sustava za upravljanje i nadzor

1.  Opis sustava za upravljanje i nadzor iz članaka 31. stavka 4. i 32. stavka 2. osnovnog akta prosljeđuje se sukladno modelu prisutnom u Prilogu 1.

2.  Odgovorno tijelo vrjednuje opis sustava koji provodi delegirano tijelo. Svako od imenovanih tijela potvrđuje točnost opisa sustava za upravljanje i nadzor koji ga se tiče. Osim toga, revizijsko tijelo također potvrđuje potpunost opisa.

3.  Prilikom propitivanja opisa, Komisija može zatražiti objašnjenja i predložiti mjere za usklađivanje s odredbama koje su definirane osnovnim aktom. Ako je to potrebno, službenici Komisije ili ovlašteni predstavnici Komisije mogu vršiti i posjete na licu mjesta.

4.  Ako je odgovorno tijelo jedno te isto za dva ili više od četiriju Fondova ili ako se zajednički sustavi primjenjuju na dva ili više Fondova, opis zajedničkih sustava za upravljanje i nadzor može, ako je to primjereno, podlijegati isticanju specifičnih svojstava.

Članak 21.

Revizija opisa sustava za upravljanje i nadzor

▼M3

1.  Odgovorno tijelo izvješćuje Komisiju službenim pismom o svakoj bitnoj promjeni u upravljačkog i kontrolnog sustava te joj što je prije moguće šalje i revidirani opis upravljačkog i kontrolnog sustava, a najkasnije do trenutka kada takva promjena počne proizvoditi pravne učinke.

▼B

2.  Bitne promjene su promjene za koje postoji vjerojatnost da će utjecati na razdvajanje funkcija, na učinkovitost odabira, na mehanizme odabira, odlučivanja, nadzora i plaćanja te na komunikaciju s Komisijom. One uključuju, na poseban način, promjene u jednom od imenovanih tijela, u računovodstvenom sustavu i u procesu plaćanja i potvrđivanja.

3.  Revizija sustava za upravljanje i nadzor slijedi jednak postupak onom koji je utvrđen člankom 20.

Članak 22.

Dokumenti vezani za programe

1.  Države članice dostavljaju Komisiji višegodišnji program o kojem je riječ u članku 18. osnovnog akta, a u skladu s modelom koji je sadržan u Prilogu 2.

2.  Države članice dostavljaju Komisiji višegodišnje programe o kojima je riječ u članku 20. osnovnog akta, a u skladu s modelom koji je sadržan u Prilogu 3.

3.  Financijski planovi povezani s višegodišnjim programom probijaju proračunski iznose na osnovi prioriteta, kako je to definirano u strateškim smjernicama.

Financijski planovi povezani s godišnjim programima probijaju proračunske iznose na osnovi kategorije djelovanja kako je to definirano u članku 3. stavku 1. osnovnog akta, uz naznaku prioriteta.

Članak 23.

Revizija financijskog probijanja u godišnjim programima

▼M1

1.  Zbog revizije godišnjeg programa koji je Komisija odobrila u skladu s člankom 20. stavkom 5. temeljnog akta, predmetna država članica podnosi Komisiji revidirani nacrt godišnjeg programa najkasnije tri mjeseca prije završetka razdoblja prihvatljivosti. Komisija ispituje i čim prije odobrava revidirani program u skladu s postupkom iz članka 20. stavka 5. temeljnog akta.

▼B

2.  Izmjene financijskog probijanja bez revizije godišnjeg programa sukladno stavku 1. ne prelaze 10 % ukupnog doprinosa iz Fonda i dopuštene su jedino u okolnostima koje su opravdane uzrocima izvan kontrole odgovornog tijela. Odgovarajuće objašnjenje svake takve promjene dostavlja se u izvješću o napretku i/ili u završnom izvješću o provedbi godišnjeg programa.

Članak 24.

►M2  Izvješća o napretku i završna izvješća o provedbi godišnjih programa te zahtjevi za plaćanja ◄

1.  Države članice dostavljaju Komisiji izvješća o napretku provedbe godišnjeg programa, kao i zahtjeve za plaćanjem iz članka 39. stavka 4. osnovnog akta u skladu s modelom koji je sadržan u Prilogu 4.

2.  Države članice dostavljaju Komisiji završna izvješća o provedbi godišnjeg programa i zahtjeve za plaćanjem iz članka 40. stavka 1. točke (b) osnovnog akta u skladu s modelom koji je sadržan u Prilogu 5.

▼M3

3.  Financijske tablice povezane s izvješćima o napretku i sa završnim izvješćima prikazuju raščlambu iznosa prema prioritetima i prema posebnim prioritetima, kako je utvrđeno u strateškim smjernicama.

▼M2

4.  U vezi s člankom 39. stavkom 3 i stavkom 4. temeljnog akta, ukupan iznos prethodnog financiranja, koji se plaća državama članicama, ne smije prijeći 90 % ukupnog iznosa dodijeljenog državi članici u odluci o financiranju kojom se odobrava godišnji program.

Ako država članica na nacionalnoj razini preuzme obvezu koja je manja od ukupnog iznosa dodijeljenog odlukom o financiranju kojom se odobrava godišnji program, ukupan iznos prethodnog financiranja ne smije prelaziti 90 % iznosa za koji su preuzete obveze na nacionalnoj razini.

▼B

Članak 25.

Dokumenti revizijskog tijela

1.  Revizijska strategija na koju upućuje članak 30. stavak 1. točka (c) osnovnog akta uspostavlja se u skladu s modelom sadržanom u Prilogu 6. ►M3   Svaka promjena revizijske strategije koja je dostavljena u vezi s člankom 30. stavkom 1. točkom (c) temeljnog akta i koju je prihvatila Komisija šalje se Komisiji što je prije moguće. Revidirana revizijska strategija oblikuje se u skladu s obrascom iz Priloga 6., a uvedene izmjene se označuju. ◄

▼M3

2.  Osim u slučajevima kad je godišnji doprinos Zajednici za svaki od posljednjih dvaju programa koje je donijela Komisija niži od 1 milijun EUR, revizorsko tijelo podnosi godišnji revizorski plan do 15. veljače svake godine, počevši od 2010. Revizorski se plan oblikuje se u skladu s obrascem iz Priloga 6. Države članice prilikom podnošenja godišnjih revizorskih planova ne trebaju ponovno podnositi revizijsku strategiju. U slučaju kombinirane revizijske strategije, kako je predviđeno u članku 30. stavku 2. temeljnog akta, može se podnijeti i kombinirani godišnji revizorski plan.

▼B

3.  Izvješće o reviziji i mišljenja iz članaka 30. stavka 3. točke (a) i 30. stavka 3. točke (b) osnovnog akta temelje se na revizijama sustava i revizijama projekata koje se vrše u skladu s revizijskom strategijom te se sastavljaju u skladu s modelima koji su sadržani u Prilozima 7.A i 7.B.

4.  Valjanost deklaracije iz članka 30. stavka 3. točke (c) osnovnog akta temelji se na sveukupnom revizijskom poslu koje vrši revizijsko tijelo te na dodatnim provjerama, ako su potrebne. Valjanost se deklaracije sastavlja u skladu s modelom koji je sadržan u Prilogu 7.C.

5.  Ako postoji ikakvo ograničenje u području ispitivanja ili ako razina otkrivenog nepravilnog trošenja ne omogućuje stjecanje kvalificiranog mišljenja za godišnje mišljenje iz članka 30. stavka 3. točke (b) osnovnog akta ili u okviru deklaracije iz točke (c) istog članka, revizijsko tijelo navodi razloge i ocjenjuje razmjere problema i njegov financijski utjecaj.

▼M3

Članak 26.

Dokumenti koje izdaje tijelo nadležno za potvrđivanje

1.  Potvrdu povezanu sa zahtjevom za drugo prethodno plaćanje iz članka 39. stavka 4. temeljnog akta sastavlja tijelo nadležno za potvrđivanje, a odgovorno tijelo ga prosljeđuje Komisiji u formatu iz Priloga 8.

2.  Potvrdu povezanu sa zahtjevom za konačno plaćanje iz članka 40. stavka 1. točke (a) temeljnog akta sastavlja tijelo nadležno za potvrđivanje, a odgovorno tijelo ga prosljeđuje Komisiji u formatu iz Priloga 9.

▼B

POGLAVLJE 4.

Izvješćivanje o nepravilnostima

Članak 27.

Inicijalno izvješćivanje – odstupanja

1.  U skladu s modelima sadržanim u prilozima 4. i 5., države članice izvješćuju Komisiju o svakoj nepravilnosti koja je bila predmet prvotnog upravnog ili sudskog nalaza u razvoju ili završnih izvješća o provedbi godišnjih programa.

Izvješće navodi:

Sljedeći se slučajevi, međutim, ne prijavljuju, osim ako je riječ o sumnji na prijevaru:

2.  Na zahtjev Komisije, države članice u svim slučajevima navesti dodatne podrobnosti o:

3.  Ako neke od informacija iz stavka 2. nisu dostupne, naročito one koje su povezane s praksama kojima se došlo do nepravilnosti i s načinom na koji se nepravilnost otkrila, države članice, koliko god je to moguće, dopunjuju informacije koje nedostaju prilikom slanja Komisiji narednih izvješća o nepravilnostima.

Članak 28.

Izvješće o pronađenim podacima – ne mogu se nadoknaditi

1.  Države članice obavješćuju Komisiju, pozivajući se na svako prethodno izvješće podneseno u okviru članka 27., o pokrenutim postupcima u odnosu na nepravilnosti koje su prethodno zamijećene i o značajnim promjenama koje su odatle proizašle. Te se informacije navode u izvješćima o napretku ili u završnim izvješćima o provedbi godišnjih programa, u skladu s modelima sadržanima u prilozima 4. i 5.

U izvješću se naznačuje iznos koji jest ili se očekuje da bude nadoknađen.

2.  Na zahtjev Komisije, države članice u svim slučajevima daju i dodatne podrobnosti koje se odnose na:

Države članice izvješćuju Komisiju o svim upravnim i sudskim odlukama kojima se takvi postupci okončavaju ili o glavnim točkama istih te izjavljuju jesu li ili nisu nalazi takvi da upućuju na prijevaru.

Članak 29.

Kontakti s državama članicama

1.  Komisija održava odgovarajuće kontakte s odnosnim državama članicama radi upotpunjavanja dostavljenih informacija o nepravilnostima iz članka 27. te o postupcima iz članka 28. s obzirom na mogućnost nadoknade.

2.  Neovisno o kontaktima iz stavka 1., Komisija obavješćuje države članice u slučajevima kada je narav nepravilnosti takva da upućuje da bi se slične prakse mogle dogoditi i u ostalim državama članicama.

Članak 30.

Uporaba informacija

1.  Komisija bilo koju informaciju opće ili operativne naravi koju je dobila od država članica na temelju ove Odluke može koristiti u vršenju analiza rizika te može, na osnovi dobivenih informacija, praviti izvješća i razvijati sustave ranog upozoravanja, a sve radi učinkovitijeg prepoznavanja rizika.

2.  Komisija redovito obavješćuje zainteresirane države članice o korisnosti informacija iz stavka 1.

POGLAVLJE 5.

Informacije i promidžba

Članak 31.

Informacije za potencijalne korisnike

1.  Odgovorno tijelo osigurava da ključni pokazatelji o višegodišnjim i godišnjim programima budu što više rašireni, zajedno s podrobnostima o odnosnim financijskim doprinosima te o njihovoj raspoloživosti svim zainteresiranim stranama.

Odgovorno tijelo, međutim, može odlučiti zadržati u povjerljivosti unutarnje upravne sporazume utvrđene višegodišnjim i godišnjim programima kao i svaku drugu informaciju o provedbi Fonda i to radi javne sigurnosti.

2.  Odgovorno tijelo potencijalnim konačnim korisnicima pruža, u najmanju ruku, sljedeće informacije:

Odgovorno tijelo, povrh toga, obavješćuje potencijalne konačne korisnike o objavljivanju iz članka 33. stavka 2. točke (b).

Članak 32.

Informacije za konačne korisnike

Odgovorno tijelo obavješćuje konačne korisnike o tome da prihvaćanje financiranja uključuje i prihvaćanje njihova uključivanja na popis konačnih korisnika koji se objavljuje sukladno članku 33. stavku 2. točki (b).

Članak 33.

Odgovornosti odgovornog tijela povezane s informacijama i promidžbom u javnosti

1.  Odgovorno tijelo osigurava da informacije i promidžbene mjere budu provođene s ciljem što veće medijske pokrivenosti posredstvom korištenja različitih oblika i metoda komunikacije na odgovarajućoj teritorijalnoj razini.

2.  Odgovorno tijelo organizira, u najmanju ruku, sljedeće informativne i promidžbene mjere:

Članak 34.

Odgovornosti konačnih korisnika povezane s informacijama i promidžbom u javnosti

1.  Konačni je korisnik odgovoran da, posredstvom mjera utvrđenih u stavcima 2., 3. i 4., obavijesti javnost o pomoći koju je dobio iz Fonda.

2.  Konačni korisnik postavlja stalnu istaknutu pločicu značajne veličine, ne kasnije od tri mjeseca od dovršetka bilo kojeg projekta koji ispunja sljedeće uvjete:

Pločica govori o vrsti i imenu projekta. Informacije iz članka 35., Osim toga, zauzima barem 25 % pločice.

3.  Kada projekt dobije sredstva u okviru godišnjeg programa sufinanciranog iz Fonda, konačni korisnik osigurava da oni koji sudjeluju u projektu budu obaviješteni o tom financiranju.

4.  Svaki dokument, uključujući i potvrdu o nazočnosti i svaku drugu potvrdu, koji se tiče takvih projekata, uključuje i izjavu kojom se ističe da je projekt sufinanciran iz Fonda.

Članak 35.

Tehnička svojstva informacija i promidžba djelovanja

Sve informacije i promidžbene mjere kojima se smjera prema konačnim korisnicima, potencijalnim konačnim korisnicima i prema javnosti, uključuju:

Za male promidžbene elemente ili promidžbene elemente povezane s dva ili više od četiriju Fondova, točke 1. i 3. se ne primjenjuju.

POGLAVLJE 6.

Osobni podaci

Članak 36.

Zaštita osobnih podataka

1.  Države članice i Komisija poduzimaju mjere potrebne za sprječavanje neovlaštenog otkrivanja ili nezakonitog pristupa, kada je riječ o informacijama iz članka 27. stavka 1. točke (h) osnovnog akta, informacijama koje prikuplja Komisija tijekom provjera na licu mjesta i informacijama iz poglavlja 4.

2.  Informacije iz poglavlja 4. ne smiju se slati drugim osobama, osim onim iz država članica ili iz ustanova Zajednice čije dužnosti zahtijevaju pristup njima, sve dok se države članice koje takve informacije dostavljaju izričito ne suglase s tim.

POGLAVLJE 7.

Elektronička razmjena dokumenata

▼M3

Članak 37.

Elektronička razmjena dokumenata

Osim propisno potpisanih verzija dokumenata iz poglavlja 3., informacije se šalju i elektroničkim sredstvima.

▼B

Članak 38.

Računalni sustav za razmjenu dokumenata

1.  Ako Komisija razvije računalni sustav za sigurnu razmjenu podataka između Komisije i svake države članice, a radi provedbe Fonda, države će članice biti o tome obaviještene i, na njihov zahtjev, uključene u razvoj svakog takvog računalnog sustava.

2.  Komisija i imenovana tijela, zajedno s tijelima na koja su zadaće delegirane, pohranjuju dokumente iz poglavlja 3. u računalni sustav spomenut u stavku 1.

3.  Države članice, osim toga, mogu biti pozvane da na svoju inicijativu daju informacije iz članaka 27. i 28., koristeći postojeći specifičan sustav, kojim upravlja Komisija, za prikupljanje nepravilnosti otkrivenih u okviru Strukturalnih fondova.

4.  Svi troškovi sučeljavanja zajedničkog računalnog sustava i nacionalnih, regionalnih i lokalnih računalnih sustava kao i svi troškovi prilagodbe nacionalnih, regionalnih i lokalnih sustava tehničkim zahtjevima zajedničkog sustava priznaju se kao troškovi za koje vrijedi članak 16. osnovnog akta.

DIO III.

ODREDBE SPECIFIČNE ZA EUROPSKI FOND ZA IZBJEGLICE

POGLAVLJE 1.

Pravila za prihvatljivost

Članak 39.

Pravila za prihvatljivost

1.  Pravila utvrđena Prilogom 11. koriste se za određivanje prihvatljivosti izdataka povezanih s djelovanjem koje se financira u okviru godišnjih programa iz članka 35. stavka 4. osnovnog akta.

2.  Pravila se primjenjuju na izdatke koje naprave konačni korisnici te se mutatis mutandis primjenjuju i na izdatke koje naprave partneri u projektu.

3.  Države članice mogu primijeniti nacionalna pravila za prihvatljivost koja su stroža od onih koja su utvrđena ovom Odlukom.

Na Komisiji je da procijeni, jesu li nacionalna načela za prihvatljivost koja se primjenjuju u skladu s ovim uvjetom.

POGLAVLJE 2.

Sustavi za upravljanje i nadzor

Članak 40.

Hitne mjere

1.  Odgovorno tijelo predstavlja primjene hitnih mjera, a u skladu s modelom koji je sadržan u Prilogu 12.

2.  Svako donošenje hitnih mjera od strane Komisije vodi prema izmjeni financijske odluke o odobrenju godišnjeg programa odnosne države članice. U izmjeni se naznačuje iznos dodijeljen odnosnoj državi članici, razdoblje unutar kojeg je izdatak prihvatljiv te, ako je to primjereno, odstupanje od pravila za prihvatljivost izdataka iz Priloga 11. u odnosu na djelovanje navedeno u članku 5. osnovnog akta.

3.  Izvješće se o provedbi ovih mjera uključuje u izvješće o napretku te u konačno izvješće o provedbi odnosnoga godišnjeg programa.

4.  Prvo pretfinanciranje, u iznosu 80 % od iznosa dodijeljenog za hitne mjere, plaća se državi članici u roku od 60 dana nakon donošenja odluke iz stavka 2. Saldo se plaća u trenutku kada se izvrši isto plaćanje za odnosni godišnji program.

Članak 41.

Fiksan iznos za preseljene osobe

1.  Radi fiksnog iznosa za preseljene osobe, kako je to predviđeno člankom 13. stavkom 3. osnovnog akta, odgovorno tijelo tijekom razdoblja spomenutog u članku 43. osnovnog akta:

2.  Osobe se preseljavaju tijekom kalendarske godine koja se podudara s godišnjim programom.

3.  U izvješću o napretku kao i u završnom izvješću o provedbi godišnjih programa napominje se broj preseljenih osoba, sukladno četirima kategorijama iz članka 13. stavka 3. osnovnog akta.

Članak 42.

Provedba godišnjih programa

1.  Kao iznimka od članka 23., prilikom provedbe godišnjeg programa:

2.  Sveukupna godišnja sredstva iz članka 14. stavka 7. osnovnog akta, uzimajući u obzir prag od 15 % za provedbu djelovanja iz članka 3. stavka 4. iste Odluke, obračunavaju se u odnosu na iznos utvrđen u Odluci Komisije o donošenju godišnjeg programa, ne vodeći računa ni o kakvim dodatnim sredstvima dodijeljenima za hitne mjere.

DIO IV.

ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 43.

Adrese

Ova je Odluka upućena Kraljevini Belgiji, Republici Bugarskoj, Češkoj Republici, Saveznoj Republici Njemačkoj, Republici Estoniji, Irskoj, Helenskoj Republici, Kraljevini Španjolskoj, Francuskoj Republici, Talijanskoj Republici, Republici Cipru, Republici Latviji, Republici Litvi, Velikom Vojvodstvu Luksemburgu, Republici Mađarskoj, Republici Malti, Kraljevini Nizozemskoj, Republici Austriji, Republici Poljskoj, Portugalskoj Republici, Rumunjskoj, Republici Sloveniji, Slovačkoj Republici, Republici Finskoj, Kraljevini Švedskoj i Ujedinjenoj Kraljevini Velike Britanije i Irske.

---

PRILOZI

PRILOG 1.	Model opisa sustava za upravljanje i nadzor
PRILOG 2.	Model višegodišnjeg programa
PRILOG 3.	Model godišnjeg programa
PRILOG 4.	Model izvješća o napretku provedbe godišnjeg programa
A.	Tehničko izvješće
B.	Zahtjev za drugo pretfinanciranje, plaćanje
PRILOG 5.	Model završnog izvješća o provedbi godišnjeg programa
A.	Tehničko izvješće
B.	Zahtjev za plaćanjem bilance/Izjava o povratu sredstava
PRILOG 6.	Model revizijske strategije
	Prilozi revizijskoj strategiji: godišnji planovi
PRILOG 7.	Model izvješća revizijskog tijela
A.	Godišnje revizijsko izvješće
B.	Mišljenje o funkcioniranju sustava za upravljanje i nadzor
C.	Valjanost zahtjeva za plaćanje
PRILOG 8.	Obrazac potvrde za drugo plaćanje iz predfinanciranja
PRILOG 9.	Obrazac potvrde o konačnom plaćanju
PRILOG 10.	Upute o znaku i definicija standardnih boja
PRILOG 11.	Pravila o prihvatljivosti izdataka – europski fond za izbjeglice
PRILOG 12.	Primjena hitnih mjera

---

PRILOG 1.

MODEL OPISA SUSTAVA ZA UPRAVLJANJE I NADZOR

	Početna inačica

	Revidirana inačica (broj, datum, d.d./mm/gg) nakon dijaloga s Komisijom

	Inačica revidirana iz ostalih razloga

DRŽAVA ČLANICA:

FOND/FONDOVI:

GLAVNA TOČKA SUSRETA:

DOBIVENA INFORMACIJA OPISUJE STANJE U: …

1.   IDENTIFIKACIJA IMENOVANIH TIJELA

1.1.   Opće informacije o imenovanim tijelima

1.1.1.

Kratak opis izbora učinjenih imenovanjem različitih tijela

1.1.2.

Naznaka o tome, jesu li odnosni sustavi za upravljanje i nadzor operativni Ako nisu, naznaka datuma kada će biti operativni

1.1.3.

Naznaka, o tome, je li Komisija odnosne sustave za upravljanje i nadzor odobrila za druge financijske instrumente Zajednice (ako se mogu primijeniti)

1.2.	Organizacijska mapa/mape cjelovitog tijela/tijelâ u okviru kojega/kojih imenovana tijela funkcioniraju

1.3.

Odgovorno tijelo 1.3.1. Datum i oblik formalnog imenovanja odgovornog tijela 1.3.2. Pravni status odgovornog tijela 1.3.3. Specifikacija funkcija koje odgovorno tijelo vrši izravno te (ako je primjenljivo i/ili predvidjeti) koje vrše ostala tijela u okviru odgovornosti odgovornog tijela (prenošenje zadaća na vanjske pružatelje usluga (outsourcing of tasks), uključujući i zadaće povjerene imenovanom tijelu/tijelima) iz točke 1.4.) 1.3.4. Organizacijska mapa i specifikacija funkcija određenih jedinica (uključujući i indikativan broj raspodijeljenih položaja) 1.3.5. Informacije o tome, može li odgovorno tijelo djelovati i kao izvršno tijelo za projekte koji se sufinanciraju iz Fonda 1.3.6. Ako je odgovorno tijelo isto za više od jednog od četiriju Fondova, opis zajednički funkcija i sustava

1.4.

Delegirano tijelo/tijela 1.4.1. Razlozi uspostavljanja bilo kojeg delegiranog tijela 1.4.2. Datum i oblik formalnog imenovanja delegiranog tijela/tijelâ 1.4.3. Pravni status delegiranog tijela/tijelâ 1.4.4. Specifikacija funkcija koje delegirano tijelo/tijelâ vrše izravno te (ako je primjenljivo i/ili predvidjeti) koje vrše ostala tijela u okviru odgovornosti delegiranog tijela/tijelâ) (prenošenje zadaća na vanjske pružatelje usluga (outsourcing of tasks) 1.4.5. Organizacijska mapa i specifikacija funkcija određenih jedinica (uključujući i indikativan broj raspodijeljenih položaja) 1.4.6. Informacije o tome, može li delegirano tijelo/tijelâ djelovati i kao izvršno tijelo za projekte koji se sufinanciraju iz Fonda 1.4.7. Ako je delegirano tijelo/tijela isto za više od jednog od četiriju Fondova, opis zajednički funkcija i sustava

1.5.

Tijelo nadležno za ovjeravanje 1.5.1. Datum i oblik formalnog imenovanja tijela nadležnog za ovjeravanje 1.5.2. Pravni status tijela nadležnog za ovjeravanje 1.5.3. Specifikacija funkcija koje tijelo nadležno za ovjeravanje vrši izravno te (ako je primjenljivo i/ili predvidjeti) koje vrše ostala tijela u okviru odgovornosti tijela nadležnog za ovjeravanje (prenošenje zadaća na vanjske pružatelje usluga (outsourcing of tasks)) 1.5.4. Organizacijska mapa i specifikacija funkcija određenih jedinica (uključujući i indikativan broj raspodijeljenih položaja) 1.5.5. Ako je tijelo nadležno za ovjeravanje isto za više od jednog od četiriju Fondova, opis zajedničkih funkcija i sustava

1.6.

Revizijsko tijelo 1.6.1. Datum i oblik formalnog imenovanja revizijskog tijela 1.6.2. Pravni status revizijskog tijela 1.6.3. Specifikacija funkcija koje revizijsko tijelo vrši izravno te (ako je primjenljivo i predvidjeti) koje vrše ostala tijela u okviru odgovornosti revizijskog tijela (prenošenje zadaća na vanjske pružatelje usluga (outsourcing of tasks)) 1.6.4. Organizacija i specifikacija funkcija određenih jedinica (uključujući i indikativan broj raspodijeljenih položaja) 1.6.5. Kvalifikacije osoblja revizijskog tijela te (ako je primjenljivo i/ili predvidjeti) ostalih tijela od kojih se očekuje da će vršiti posao revizije (prenošenje zadaća na vanjske pružatelje usluga (outsourcing of tasks)) 1.6.6. Ako je revizijsko tijelo isto za više od jednog od četiriju Fondova, opis zajedničkih funkcija i sustava 1.6.7. Ako odgovorno tijelo može djelovati i kao izvršno tijelo za projekte sufinancirane iz Fonda, opis dogovora kojim se osigurava neovisan položaj revizijskog tijela, a u skladu s člankom 8.

Smjernice za odjeljke 2–4

Prvi dio svake tabele

Opis postupaka treba uključivati zadaće koje treba vršiti svako od izabranih tijela (ili tijela koja djeluju u okviru njihovih odgovornosti) kao i interakcija među njima. Opis treba biti koncizan, ali tako da omogućuje jasno razumijevanje onoga kako će postupci funkcionirati u praksi.

Drugi dio svake tabele

Kontrolni popis treba biti potpun tako da naznačuje jesu li svi ciljevi ostvareni ili nisu te tako da donosi relevantne informacije. Ako neki cilj nije ostvaren, molim dostaviti objašnjenje te, ako je to važno, naznačiti očekivani datum dovršetka.

Ako su postupci formalizirani, treba biti uključena uputa na dokument.

2.   FUNKCIONIRANJE IMENOVANIH TIJELA

3.   OPERATIVNI I FINANCIJSKI PROCESI

4.   INFORMACIJSKO UPRAVLJANJE

5.   ODOBRENJE OPISA SUSTAVA ZA UPRAVLJANJE I NADZOR

---

PRILOG 2.

MODEL VIŠEGODIŠNJEG PROGRAMA

	Početna inačica

	Revidirana inačica (broj, datum d.d./mm/gg) nakon dijaloga s Komisijom

	Inačica revidirana u svjetlu ocjena i/ili nakon provedbe poteškoća

	Inačica revidirana nakon revizije strateških smjernica

DRŽAVA ČLANICA:

FOND:

ODGOVORNO TIJELO:

POKRIVENO RAZDOBLJE:

1.   SITUACIJA U DRŽAVI ČLANICI

Opis osnovnog stanja u državi članici vezanog za politiku u području koje je pokriveno ciljevima Fonda

1.1.	Nacionalna situacija i migracijski tokovi koji na nju utječu

1.2.	Mjere koje je do sada poduzela država članica

1.3.	Ukupna nacionalna sredstva koja su dodijeljena

2.   ANALIZA POTREBA U DRŽAVI ČLANICI

2.1.	Potrebe u državi članici u odnosu na osnovnu situaciju

2.2.	Operativni ciljevi države članice kojima se želi izaći ususret potrebama

3.   STRATEGIJA POSTIZANJA CILJEVA

Opis načina na koji Fond doprinosi potrebama, koje prioritete odabire i zašto

3.1.	Prioritet 1

3.2.	Prioritet 2

3.3.

Ostalo

Probijanje kada se kod predstavljanja informacija o prioritetima odabiru

4.   KOMPATIBILNOST s OSTALIM INSTRUMENTIMA

Naznaka kompatibilnosti ove strategije s ostalim regionalnim, nacionalnim i instrumentima Zajednice

4.1.	Prioritet 1.

4.2.	Prioritet 2.

4.3.

Ostalo

5.   OKVIR ZA PROVEDBU STRATEGIJE

5.1.	Objavljivanje programa

5.2.	Odabrani pristup za provedbu načela partnerstva

6.   INDIKATIVNI FINANCIJSKI PLAN

6.1.

Doprinos zajednice 6.1.1. Tablica Višegodišnji program – Nacrt financijskog plana Tablica 1. Doprinos Zajednice Država članica: (…) Fond: (…) (u 000’ EUR – trenutne cijene 2007. 2008. 2009. 2010. 2011. 2012. 2013. Ukupno Prioritet 1: (…)               0 Prioritet 2: (…)               0 Prioritet 3: (…)               0 Prioritet: (…)               0 Tehnička pomoć               0 Ukupno 0 0 0 0 0 0 0 0 6.1.2. Primjedbe na pokazatelje/trendove

6.2.

Opći financijski plan 6.2.1. Tablica Višegodišnji program – Nacrt financijskog plana Tablica 2. Opći financijski plan Država članica: (…) Fond: (…) (u 000’ EUR – trenutne cijene 2007. 2008. 2009. 2010. 2011. 2012. 2013. Ukupno Doprinos Zajednice               0 Državno sufinanciranje               0 Privatno sufinanciranje               0 Ukupno 0 0 0 0 0 0 0 0 % doprinosa Zajednice % % % % % % % % 6.2.2. Primjedbe na pokazatelje/trendove (Potpis odgovorne osobe)

---

PRILOG 3.

MODEL GODIŠNJEG PROGRAMA

	Početna inačica

	Revidirana inačica (broj, datum d.d./mm/gg) nakon dijaloga s Komisijom

	Inačica revidirana iz ostalih razloga

DRŽAVA ČLANICA:

FOND:

ODGOVORNO TIJELO:

GODINA KOJA SE POKRIVA:

1.	OPĆA PRAVILA ODABIRA PROJEKATA ZA FINANCIRANJE U OKVIRU PROGRAMA

▼M3 —————

▼B

3.

DJELOVANJA ZA POTPORU IZ PROGRAMA U OKVIRU ODABRANIH PRIORITETA 3.1. Djelovanja za provedbu prioriteta 1. 3.2. Djelovanja za provedbu prioriteta 2. 3.3. Ostalo Kada predstavljanje djelovanja iz točaka 3.1. do Ostalo., ako je relevantno, izazove probijanje sukladno opisu kategorija djelovanja u osnovnom aktu. Vidovi predstavljenog djelovanja prilikom opisa svakog djelovanja iz točaka 3.1. do Ostalo. 1. Prijedlog i područje djelovanja 2. Očekivani primatelji potpore 3. Kada je to primjereno, opravdanje projekata koje odgovorno tijelo provodi izravno djelujući kao izvršno tijelo 4. Očekivani kvantificirani rezultati i indikatori koje treba koristiti 5. Vidljivost financiranja iz EZ-a 6. Komplementarnost sa sličnim djelovanjima koji se financiraju iz ostalih instrumenata EZ-a ako je to primjereno 7. Informacije o financijama

4.	TEHNIČKA POMOĆ 4.1. Svrha tehničke pomoći ▼M3 ————— ▼B 4.3. Vidljivost financiranja iz EZ-a

5.

NACRT FINANCIJSKOG PLANA Godišnji program – Nacrt financijskog plana Tablica 1. Pregledna tablica Država članica: (…) Godišnji program o kojem je riječ: (…) Fond: (…) (sve je prikazano u EUR) Prioritet Poseban prioritet (1) Doprinos Zajednice (a) Državna dodjela (b) Privatna dodjela (c) Ukupno (d = a + b + c) % EZ (e = a/d) Udio u ukup. (d/ukup. d) Djelovanje 1: (…)           0     Djelovanje 2: (…)           0     Djelovanje 3: (…)           0     Djelovanje 4: (…)           0     Djelovanje 5: (…)           0     Djelovanje …: (…)           0     Djelovanje N: (…)           0     Tehnička pomoć           0     Ostale operacije (2)           0     Ukupno           0   100 % (1)   Ako je primjenljivo. (2)   Ako je primjereno, specifične mjere definirane osnovnim aktom kao hitne mjere. (Potpis odgovorne osobe)

---

PRILOG 4.

MODEL IZVJEŠĆA O NAPRETKU O PROVEDBI GODIŠNJEG PROGRAMA

DRŽAVA ČLANICA:

FOND:

ODGOVORNO TIJELO:

GODINA KOJA SE POKRIVA:

A.    Tehničko izvješće

1.   OPERATIVNA PROVEDBA

1.1.	Vremenik programa

▼M3

1.2.	Opis postupka za odabir projekata (na razini odgovornog tijela/delegiranog tijela ili pridruženih tijela) te njihovi rezultati

▼B

1.3.	Napredak ostvaren u provedbi programskih djelovanja u okviru odabranih prioriteta 1.3.1. Djelovanja za provedbu Prioriteta 1. 1.3.2. Djelovanja za provedbu Prioriteta 2. 1.3.3. Ostalo

1.4.	Korištenje tehničke pomoći

▼M3

1.4.a.

Ostale radnje

▼B

1.5.	Problemi na koje se naišlo i poduzete mjere

2.   FINANCIJSKA PROVEDBA

3.   IZVJEŠĆIVANJE O NEPRAVILNOSTIMA

B.    Zahtjev za drugim pretfinancijskim plaćanjem

Ja, dolje potpisani (ime odgovorne osobe velikim tiskanim slovima),

koji predstavljam odgovorno tijelo za upravljanje i provedbu (ime Fonda) zahtjeva za plaćanjem sljedećeg iznosa kao drugog pretfinancijskog plaćanja.

Zahtjev za plaćanjem je opravdan, jer:

Plaćanje treba izvršiti Komisija prema:

Datum

Ime velikim tiskanim slovima, žig, položaj i potpis nadležnog tijela

---

PRILOG 5.

MODEL ZAVRŠNOG IZVJEŠĆA O PROVEDBI GODIŠNJEG PROGRAMA

DRŽAVA ČLANICA:

FOND:

ODGOVORNO TIJELO:

GODINA KOJA SE POKRIVA:

A.    Tehničko izvješće

1.   OPERATIVNA PROVEDBA

1.1.	Vremenik provedbe programa

▼M3

1.2.	Prema potrebi, ažuriran opis organizacije odabira projekata (na razini odgovornog tijela/delegiranog tijela ili pridruženih tijela) i njihovih rezultata iz izvješća o napretku

▼B

1.3.

Postignuća u provedbi programskih djelovanja s obzirom na odabrane prioritete 1.3.1. Djelovanje usmjereno na provedbu prioriteta 1. 1.3.2. Djelovanje usmjereno na provedbu prioriteta 2. 1.3.3. Ostalo Vidovi djelovanja predstavljeni pri opisu svakog djelovanja iz točaka od 1.3 do Ostalo. 1. Svrha i područje djelovanja 2. Promjene programa kojeg je odobrila Komisija (ako je to primjereno) 3. Praćenje djelovanja poduzetih tijekom i nakon provedbe 4. Aktualni rezultati 5. Ocjena aktualnih rezultata u usporedbi s ciljevima i pokazateljima koji su utvrđeni u programu

1.4.	Rezultati tehničke pomoći

▼M3

1.4.a

Ostale radnje

▼B

1.5.	Problemi na koje se nailazi i mjere poduzete u provedbi programa

1.6.	Postupci primijenjeni u slučaju kada je odgovorno tijelo provodilo projekt/projekte izravno djelujući kao izvršno tijelo (ako je to primjereno)

1.7.	Koherencija i komplementarnost s ostalim instrumentima

▼M3

1.8.	Potvrda da nisu nastupile nikakve bitne izmjene u upravljačkom i kontrolnom sustavu od posljednje revizije priopćene Komisiji dana …

▼B

2.	OCJENA NAPRETKA U PROVEDBI VIŠEGODIŠNJEG PROGRAMA

3.	MJERE PODUZETE RADI PRUŽANJA INFORMACIJA O PROGRAMU 3.1. Mjere poduzete s ciljem da se višegodišnji ( 11 ) i godišnji programi učine javnima 3.2. Provedba vidljivih načela

4.

FINANCIJSKA PROVEDBA ▼M3 Završno izvješće o provedbi godišnjeg programa Tablica 1. Detaljno financijsko izvješće (svi iznosi su u eurima) Predviđeno od strane države članice (u godišnjem programu kako ga je odobrila Komisija Izvršeno na razini države članice Stvarni iznosi koje je prihvatilo odgovorno tijelo (troškovi koje imaju korisnici i završni doprinos EZ-a Aktivnosti Projekti Prioritet Posebni prioritet (1) Ukupni planirani troškovi (a) Doprinos EZ-a (b) % doprinosa EZ-a (c = b/a) Ukupni prihvatljivi troškovi (d) Doprinos EZ-a (e) % doprinosa EZ-a (f = e/d) Ukupni prihvatljivi troškovi (g) Doprinos EZ-a (h) % doprinosa EZ-a (i = h/g) Doprinosi od trećih stranaka (j) Primici nastali od projekta (k) Plaćanje/ povrat koji treba izvršiti odgovorno tijelo (l) Aktivnost 1: […] projekt 1: […]                             projekt N: […]                             Ukupno aktivnost 1                         Aktivnost …: […] projekt 1: […]                             projekt N: […]                             Ukupno aktivnost …: […]                         Aktivnost N: […] projekt 1: […]                             projekt N: […]                             Ukupno aktivnost N                         Tehnička pomoć                         Ostale radnje (1)                         UKUPNO 0 0 0 % 0 0 0 % 0 0 0 % 0     (1)   Ako je primjenjivo. ▼B 4.1.    ►M1  Popis svih naplata u tijeku šest mjeseci nakon prihvatljivosti roka za izdatak ◄ Završno izvješće o provedbi godišnjeg programa Tablica 2. Popis naloga za povrat koji su u tijeku Država članica: (…) Fond: (…) Stanje na: (dan/mjesec/godina) Referenca Godišnji program Projekt Ukupan iznos za povratiti Doprinos EU-a koji treba povratiti Izvedeno iz odnosnog financijskog izvješća (Da/Ne) Razlozi za povrat                                           4.2.   Popis naloga za nadoknadom nije uključen u financijska izvješća o prethodnim godišnjim programima (ako je to primjereno) Završno izvješće o provedbi godišnjeg programa Tablica 3. Popis naloga za povrat koji još nije izveden iz prethodnih deklaracija o izdacima Država članica: (…) Fond: (…) Stanje na: (dan/mjesec/godina) Referenca Godišnji program Projekt Ukupan vraćeni iznos Doprinos EU-a koji je vraćen Datum povrata Razlozi za povrat

5.

IZVJEŠĆIVANJE O NEPRAVILNOSTIMA Notifikacija o novim nepravilnostima (1) Ne Da (ako da, ispuniti tablicu 4.) (1)   Od posljednjega izvješća o napretku/završnoga izvješća Komisiji. Završno izvješće o provedbi godišnjeg programa Tablica 4. Početno izvješćivanje o nepravilnosti Država članica: (…) Stanje na: (dan/mjesec/godina) Fond: (…) Referenca Godišnji program Projekt Prekršena odredba Vrsta nepravilnosti Datum/izvor prve informacije Metoda otkrivanja Metoda prijevare (Da/Ne) Iznos u EUR (Doprinos Zajednice)                                                       Pronađene prethodne nepravilnosti? Ne Da (ako da, ispuniti tablicu 5.) Izvješće o napretku provedbe godišnjeg programa Tablica 5. Izvješćivanje o pronađenim nepravilnostima Država članica: (…) Stanje na: (dan/mjesec/godina) Fond: (…) Referenca Godišnji program Projekt Prekršena odredba Iznos (Doprinos EZ-a u EUR) Pronađena djelovanja Nalog za povratom (iznos u EUR) Otkazivanje doprinosa EU-a Izdano Plaćeno Osnovni interes Odricanje

▼M3

6.

PRILOZI Sukladnost prihvatljivih izdataka i prihoda projekta s načelom neprofitnosti i sažet opis projekta Završno izvješće o provedbi godišnjeg programa Tablica 6.A Prihvatljivi troškovi projekta i izvori prihoda. Sukladnost s načelom neprofitnosti iz točke I.3.3. Priloga 11.   Prihvatljivi troškovi Izvori prihoda   Izravni troškovi Neizravni troškovi Ukupni prihvatljivi troškovi Doprinos iz EU-a Doprinos od trećih stranaka Primici nastali od projekta Ukupan prihod (kako je utvrđen u točki I.3.3. Priloga 11.)   (a) (b) (c) = (a) + (b) (e) (f) (g) (h) = (e) + (f) + (g) Referentni broj projekta               Referentni broj projekta               Referentni broj projekta               itd.               UKUPNO AKTIVNOST 1               Referentni broj projekta               Referentni broj projekta               Referentni broj projekta               itd.               UKUPNO AKTIVNOST 2               Referentni broj projekta               Referentni broj projekta               Referentni broj projekta               itd.               UKUPNO AKTIVNOST N               TEHNIČKA POMOĆ               UKUPNO GODIŠNJI PROGRAM

▼B

B.    Zahtjev za plaćanjem bilance / Izjava o povratu

Ja, dolje potpisani (ime odgovorne osobe velikim tiskanim slovima), koji predstavljam odgovorno tijelo u ime (ime Fonda)

Ovaj je iznos rezultat bilance između ukupnog iznosa pretfinancijskog plaćanja/pretfinancijskih plaćanja dobivenih za odnosni godišnji program i aktualnih deklariranih izdataka.

Zahtjev za plaćanjem je dopušten, jer:

Komisija treba izvršiti plaćanje:

Datum

Ime velikim tiskanim slovima, žig, položaj i potpis nadležnog tijela

---

PRILOG 6.

MODEL REVIZIJSKE STRATEGIJE

DRŽAVA ČLANICA:

FOND/FONDOVI:

ODGOVORNO TIJELO:

1.   REVIZIJA

1.1.	Područje strategije (Pokriveni fondovi)

1.2.	Razdoblje pokriveno strategijom

1.3.	Standardi primjenjivani u reviziji

2.   PROCJENA RIZIKA

2.1.	Prepoznavanje i procjena rizika

2.1.	Odgovor na rizik i preostali rizik

3.   CILJEVI I PRIORITETI

3.1.	Ciljevi revizija

3.2.	Prioriteti revizija

4.   REVIZIJSKI PRISTUP

4.1.	Sustav revizija 4.1.1. Tijelo/Tijela odgovorna za revizijski posao 4.1.2. Tijela podložna reviziji 4.1.3. Horizontalna pitanja koja treba pokriti sustavom revizija 4.1.4. Indikativni višegodišnji plan za sustav revizija (ako je moguć)

4.2.	Revizije projekata 4.2.1. Tijelo/Tijela odgovorna za revizijski posao 4.2.2. Opis metodologije uzoraka

5.   REVIZIJSKI PLANOVI KOJI POKRIVAJU KALENDARSKE GODINE 2007. I 2008.

5.1.   Godina 2007. ( 12 )

Godina 2007.

5.2.   Godina 2008.

Umetnuti podatke koristeći kao model tablicu definiranu za godinu 2007.

Prilog / prilozi revizijskoj strategiji ( 13 ): godišnji planovi

DRŽAVA ČLANICA:

FOND:

ODGOVORNO TIJELO:

KALENDARSKA GODINA KOJA SE POKRIVA:

1.   PROMJENE U REVIZIJSKOJ STRATEGIJI, AKO JE PRIMJENLJIVO

2.   GLAVNI REZULTATI REVIZIJA ZA PRETHODNU GODINU

3.   REVIZIJSKI PLAN ZA GODINU 20XX.

Umetnuti podatke koristeći kao model tablicu definiranu za godinu 2007.

---

PRILOG 7.

MODEL IZVJEŠĆA REVIZIJSKOG TIJELA

DRŽAVA ČLANICA:

FOND:

ODGOVORNO ITJELO:

GODIŠNJI PROGRAM KOJI SE IZVJEŠĆEM POKRIVA: …

A.    Godišnje revizijsko izvješće

1.   OPĆE INFORMACIJE

1.1.	Tijela koja su bila uključena u pripremu izvješća

1.2.	Prepoznavanje i opravdavanje glavnih promjena u provedbi revizijskih planova povezanih s odnosnim godišnjim programom

1.3.

Tablica koja predstavlja sažetak rezultata revizija Revizijsko izvješće Država članica: (…) Godišnji program o kojem je riječ: (…) Stanje na: (dan/mjesec/godina) Sustav revizija zaključen od posljednjeg izvješća Fond(ovi) Odnosna tijela Odnosni procesi Područje revizije Rad tijekom jednog dana Datum završnog izvješća                                                 Revizije projekata povezane s godišnjim programom 20xx Fond(ovi) Projekt Konačni korisnik Ukupni prihvatljivi troškovi (a) Revidirani prihvatljivi troškovi (b) Financijske ispravke (c) Stopa grješke (d = c/b)                                                                                                   Ukupno 0 0 0 % Ukupno godišnji program (e) (f) Stopa pokrivenosti: (= f/e)

2.   SUSTAVI REVIZIJA

2.1.	Tijela koja vrše revizije

2.2.	Sažet popis izvršenih revizija

2.3.	Najvažniji nalazi, preporuke i zaključci sastavljeni na osnovi revizijskog posla za sustave upravljanja i nadzora

2.4.	Financijski utjecaj revizijskih nalaza

2.5.	Dodatni posao, ako je to primjereno

2.6.	Naznaka, drži li se da su neki prepoznati problemi sustavne naravi i poduzete mjere u tom smislu, uključujući i kvantificiranje svake financijske ispravke

2.7.	Informacije o uvažavanju revizijskih preporuka

3.   REVIZIJE PROJEKATA

3.1.	Tijela koja vrše revizije

3.2.	Sažet popis izvršenih revizija i postotak provjerenih izdataka u odnosu na ukupne prihvatljive izdatke deklarirane Komisiji

3.3.	Najvažniji nalazi, preporuke i zaključci revizija s obzirom na provedene projekte

3.4.	Zaključci sastavljeni na osnovi rezultata revizija, uzimajući u obzir učinkovitost sustava za upravljanje i nadzor

3.5.	Financijski utjecaj revizijskih nalaza

3.6.	Dodatni posao, ako je to primjereno

3.7.	Informacije o uvažavanju revizijskih preporuka

3.8.	Naznaka, drži li se da su neki prepoznati problemi sustavne naravi i poduzete mjere u tom smislu, uključujući i kvantificiranje svake financijske ispravke

4.   UVAŽAVANJE REVIZIJSKOG DJELOVANJA SADRŽANOG U PRETHODNIM IZVJEŠĆIMA, AKO JE TO PRIMJERENO

4.1.	Informacije o uvažavanju prethodnih sustavnih revizijskih preporuka

4.2.	Informacije o rezultatima revizija djelovanja koja su sustavne naravi, a iz prethodnih godišnjih programa

(Potpis odgovorne osobe)

B.    Mišljenje o funkcioniranju sustava za upravljanje i nadzor

Europskoj Komisiji

1.   UVOD

Ja, dolje potpisani, koji predstavljam (ime revizijskog tijela koje je imenovala država članica), ispitao sam funkcioniranje sustava za upravljanje i nadzor u (ime Fonda) s obzirom na djelovanja provedena u okviru godišnjeg programa za godinu (20XX), s ciljem davanja mišljenja o tome jesu li sustavi funkcionirali učinkovito kao i da steknem osnovanu sigurnost da su deklaracije o izdacima predstavljene Komisiji ispravne te, u ishodu toga, osnovanu sigurnost da su istaknute transakcije zakonite i uredne.

2.   PODRUČJE ISPITIVANJA

Ispitivanje je izvršeno u skladu s revizijskom strategijom u odnosu na Fond tijekom razdoblja od (d.d./mm/gg) do (d.d./mm/gg) i podneseno je izvješće u godišnjem revizijskom izvješću u okviru odjeljka A.

Ili

U području ispitivanja nije bilo ograničenja.

ili

Područje ispitivanje bilo je ograničeno sljedećim čimbenicima:

(Naznačiti bilo kakvo ograničenje područja ispitivanja, na primjer, bilo kakve sustavne probleme, slabosti u sustavu za upravljanje i nadzor, nedostatak popratne dokumentacije, slučajevi u zakonskim postupcima itd., te procijeni iznose izdataka i doprinos Zajednice koji zbog toga trpe. Ako revizijsko tijelo ne misli da ograničenja utječu na deklarirane izdatke, to treba izjaviti.)

3.   MIŠLJENJE

Ili (nekvalificirano mišljenje)

Na osnovi gore spomenutog ispitivanja, mišljenja sam, u odnosu na gore spomenuti godišnji program, da su sustavi za upravljanje i nadzor uspostavljeni za (ime Fonda) u skladu sa zahtjevima iz osnovnog akta koji se primjenjuju (referenca) (i Odluke Komisije br. (XXX/2007/EZ) te da su funkcionirali učinkovito tako da pružaju osnovanu sigurnost da su deklaracije o izdacima koje su predstavljene Komisiji ispravne i, kao posljedica toga, osnovanu sigurnost da su istaknute transakcije zakonite i uredne.

Ili (kvalificirano mišljenje)

Na osnovi gore spomenutog ispitivanja, mišljenja sam, u odnosu na gore spomenuti godišnji program, da su sustavi za upravljanje i nadzor uspostavljeni za (ime Fonda) u skladu sa zahtjevima iz osnovnog akta koji se primjenjuju (referenca) (i Odluke Komisije br. XXX/2007/EZ) te da su funkcionirali učinkovito tako da pružaju osnovanu sigurnost da su deklaracije o izdacima koje su predstavljene Komisiji ispravne i, kao posljedica toga, osnovanu sigurnost da su istaknute transakcije zakonite i uredne, osim u sljedećim slučajevima:

Moji su razlozi za mišljenje, da ovaj (ovi) vid (vidovi) sustava nisu u skladu sa zahtjevima i/ili nisu djelovali tako da pružaju osnovanu sigurnost u ispravnost deklaracija o izdacima koje su predstavljene Komisiji, sljedeći:

Procjenjujem da će utjecaj kvalifikacija biti (…(% od ukupnih deklariranih izdataka. Doprinos Zajednice je time pogođen (…).

Ili (negativno mišljenje)

Na osnovi gore spomenutog ispitivanja, mišljenja sam, u odnosu na gore spomenuti godišnji program, da sustav za upravljanje i nadzor uspostavljen za (ime Fonda) nije u skladu sa zahtjevima članka (…) osnovnog akta (referenca) (i Odluke Komisije br. XXX/2007/EZ) te da ne funkcionira učinkovito i kao takav ne pruža osnovanu sigurnost da su deklaracije o izdacima koje su predstavljene Komisiji ispravne i, kao posljedicu toga, ne pruža osnovanu sigurnost da su istaknute transakcije zakonite i uredne.

Ovo je negativno mišljenje zasnovano na:

Datum

Potpis

(Potpis odgovorne osobe)

C.    Proglašenje zahtjeva za plaćanjem pravovaljanim

Europskoj Komisiji

1.   UVOD

Ja, dolje potpisani, predstavljajući (ime revizijskog tijela koje je država članica imenovala), u odnosu na godišnji program (20xx) (ime Fonda) ispitao sam rezultate revizijskog posla izvršenog nad istim godišnjim programom (još sam izvršio dodatni posao za koji sam držao da je potreban, kako je to utvrđeno u izvješću).

Planirao sam i izvršio ovaj posao s ciljem ocjene, je li zahtjev za plaćanjem bilance doprinosa Zajednice godišnjem programu (20xx) valjan te jesu li istaknute transakcije, na koje se odnose deklaracije o izdacima vezanima za isti godišnji program, zakonite i uredne.

2.   PODRUČJE ISPITIVANJA

Ili

U području ispitivanja nije bilo ograničenja.

Ili

Područje ispitivanja bilo je ograničeno sljedećim čimbenicima:

3.   MIŠLJENJE

Ili (nekvalificirano mišljenje)

Na osnovi gore spomenutog ispitivanja, mišljenja sam da deklaracije o izdacima, u svim materijalnim vidovima, korektno predstavljaju izdatke plaćene u okviru godišnjeg programa te da je zahtjev za plaćanjem bilance doprinosa Zajednice ovom godišnjem programu valjan.

Ili (kvalificirano mišljenje)

Na osnovi gore spomenutog ispitivanja, mišljenja sam da deklaracije o izdacima, u svim materijalnim vidovima, korektno predstavljaju izdatke plaćene u okviru godišnjeg programa te da je zahtjev za plaćanjem bilance doprinosa Zajednice ovom godišnjem programu valjan, osim u pogledu sljedećih točaka:

Procjenjujem da će utjecaj ovih kvalifikacija biti (…) od ukupnih deklariranih izdataka. Doprinos Zajednice je time pogođen (…).

Ili (negativno mišljenje)

Na osnovi gore spomenutih ispitivanja, mišljenja sam da deklaracije o izdacima, u svim materijalnim vidovima, ne predstavljaju korektno izdatke plaćene u okviru godišnjeg programa te da, kao posljedica toga, zahtjev za plaćanjem bilance doprinosa Zajednice ovom godišnjem programu nije valjan.

Datum

Potpis

(Potpis odgovorne osobe)

---

PRILOG 8.

▼M3

OBRAZAC POTVRDE ZA DRUGO PLAĆANJE IZ PREDFINANCIRANJA

▼B

DRŽAVA ČLANICA:

FOND:

TIJELO ZA POTVRĐIVANJE:

GODIŠNJI PROGRAM KOJI SE POTVRDOM POKRIVA:

Ja, dolje potpisani, (ime odgovorne osobe)

predstavljajući tijelo nadležno za ovjeravanje imenovano za (ime Fonda)

ovime potvrđujem da su sveukupni izdaci uključeni u izvješće o napretku provedbe godišnjeg programa iznose:

Također potvrđujem da djelovanja protječu u skladu s ciljevima utvrđenima u Odluci Komisije o donošenju godišnjeg programa i u skladu s osnovnim aktom i njegovim provedbenim pravilima, a na poseban način potvrđujem da:

▼M3

▼B

Ova je deklaracija o izdacima zasnovana na obračunu privremeno zaključenom (d.d./mm/20yy).

U skladu s člankom 43. osnovnog akta, popratni dokumenti jesu i biti će raspoloživi najmanje pet godina nakon što Komisija zaključi godišnji program.

Datum

Ime velikim tiskanim slovima, žig, položaj i potpis odgovornog tijela

---

PRILOG 9.

▼M3

OBRAZAC POTVRDE O KONAČNOM PLAĆANJU

▼B

DRŽAVA ČLANICA:

FOND:

TIJELO ZA POTVRĐIVANJE:

GODIŠNJI PROGRAM KOJI SE POKRIVA POTVRĐIVANJEM:

Ja dolje potpisani, (ime odgovorne osobe)

predstavljajući tijelo nadležno za ovjeravanje imenovano za (Fond)

ovime potvrđujem da svi izdaci uključeni u završno izvješće o provedbi godišnjeg programa iznose:

Također potvrđujem da djelovanja protječu u skladu s ciljevima utvrđenima u Odluci Komisije o donošenju godišnjeg programa i u skladu s osnovnim aktom, a na poseban način potvrđujem da:

Ova je deklaracija o izdacima zasnovana na obračunu zaključenom (d.d./mm/20yy).

U skladu s člankom 43. osnovnog akta, prateći dokumenti jesu i biti će raspoloživi najmanje pet godina nakon što Komisija zaključi godišnji program.

Datum

Ime velikim tiskanim slovima, žig, položaj i potpis odgovornog tijela

---

PRILOG 10.

UPUTE O ZNAKU I DEFINICIJI STANDARDNIH BOJA

Simbolički opis

Na pozadini plavog neba, 12 zlatnih zvijezda oblikuju krug koji predstavlja uniju naroda Europe. Broj zvijezda je fiksan, budući da je 12 simbol savršenstva i jedinstva.

Heraldički opis

Na azurnom polju krug od 12 zlatnih muleta, čije se točke ne dodiruju.

Geometrijski opis

Znak ima oblik plave pravokutne zastave čija vodoravnica iznosi jednu i pol duljinu okomice. 12 zlatnih zvijezda smješteno je u jednakim razmacima od nevidljivoga kruga čije središte je točka u kojoj se sijeku dijagonale pravokutnika. Polumjer kruga iznosi trećinu okomice. Svaka zvijezda ima pet točaka koje su smještene na obodnici nevidljivoga kruga, čiji polumjer iznosi osamnaesti dio okomice. Sve su zvijezde uspravne, odnosno s jednom okomitom točkom i dvije točke u ravnini desnih kutova okomice. Krug je uređen tako da se zvijezde javljaju u položaju satova na naličju ure. Njihov je broj nepromjenljiv.

Uređivanje boja

Znak je u sljedećim bojama. PANTONE REFLEKSNO PLAVA za površinu pravokutnika; PANTONE ŽUTA za zvijezde.

Četverobojni proces

Ako se koristi četverobojni proces, kreiraj dvije standardne boje tako da koristiš četiri boje četverobojnog procesa. PANTONE ŽUTA se dobiva koristeći 100 % „procesno žuta”. PANTONE REFLEKSNO PLAVA se dobiva miješanjem 100 % „procesno cijan” i 80 % „procesno grimizne”.

Internet

Na mrežnoj paleti PANTONE REFLEKSNO PLAVA odgovara boji RGB: 0/0/153 (heksadecimala: 000099 a PANTONE ŽUTA odgovara boji RGB: 255/204/0 (heksadecimala: FFCC00).

Jednobojni postupak reprodukcije

Koristeći crnu, oris pravokutnika je crn a zvijezde ispiši crno na bijeloj pozadini.

Koristeći plavu (refleksno plavu), upotrijebi je 100 %, sa zvijezdama reproduciranim u negativu bijelo.

Reprodukcija na obojenoj pozadini

Ako ne postoji alternativa obojenoj pozadini, stavi bijelu rubnu crtu oko pravokutnika, čija širina neka bude 25. dio širine pravokutnika.

▼M3

---

PRILOG 11.

PRAVILA O PRIHVATLJIVOSTI IZDATAKA – EUROPSKI FOND ZA IZBJEGLICE

I.    Opća načela

I.1.    Temeljna načela

I.2.    Proračun projekta

Proračun projekta predstavlja se kako slijedi:

Proračun je uravnotežen: Ukupni prihvatljivi troškovi jednaki su Ukupnim prihodima.

I.3.    Prihodi i načelo neprofitnosti

I.4.    Razdoblje prihvatljivosti

I.5.    Evidencija o izdacima

I.6.    Teritorijalna primjena

II.    Kategorije prihvatljivih troškova (na razini projekta)

II.1.    Izravni prihvatljivi troškovi

Izravni prihvatljivi troškovi projekata su troškovi koji su, uz odgovarajuće uzimanje u obzir općih uvjeta prihvatljivosti navedenih u dijelu I., odredivi kao posebni troškovi izravno povezani s provedbom projekta. Izravni su troškovi uključeni u ocjenu cjelokupnog proračuna projekta.

Sljedeći su izravni troškovi prihvatljivi:

II.1.1.    Troškovi osoblja

II.1.2.    Putni troškovi i dnevnice

II.1.3.    Oprema

II.1.3.1.   Opća pravila

II.1.3.2.   Najam i zakup

Izdaci povezani s poslovima najma i zakupa prihvatljivi su za sufinanciranje u skladu s pravilima utvrđenima u državi članici, nacionalnom zakonodavstvu i praksi te u skladu s trajanjem najma ili zakupa za potrebe projekta.

II.1.3.3.   Kupnja

II.1.4.    Nekretnine

II.1.4.1.   Opća pravila

U slučaju kupnje, gradnje, obnove ili najma nekretnine, nekretnine imaju tehnička svojstva potrebna za projekt i u skladu su s važećim kriterijima i standardima.

II.1.4.2.   Kupnja, gradnja ili obnova

II.1.4.3.   Najam

Najam nekretnina prihvatljiv je za sufinanciranje samo ako postoji jasna povezanost između najma i ciljeva dotičnog projekta, a pod dolje određenim uvjetima i ne dovodeći u pitanje primjenu strožih nacionalnih propisa:

II.1.5.    Potrošni materijal, zalihe i opće usluge

Troškovi potrošnog materijala, zaliha i općih usluga prihvatljivi su uz uvjet da su lako odredivi i izravno potrebni za provedbu projekta.

II.1.6.    Podugovaranje

II.1.7.    Troškovi koji izravno proizlaze iz zahtjeva povezanih sa sufinanciranjem EU

Troškovi potrebni za ispunjavanje zahtjeva povezanih sa sufinanciranjem EU, kao što su javnost postupka, transparentnost, ocjena projekta, vanjska revizija, bankovna jamstva, troškovi prevođenja itd., prihvatljivi su izravni troškovi.

II.1.8.    Troškovi za stručnjake (vještačenje)

Prihvatljivi su troškovi za pravno savjetovanje, bilježničke pristojbe i troškovi za tehničke i financijske stručnjake.

II.1.9.    Posebni izdaci u vezi s ciljnim skupinama

II.1.10.    Žurne mjere

II.2.    Neizravno prihvatljivi troškovi

III.    Neprihvatljivi izdaci

Sljedeći troškovi nisu prihvatljivi:

IV.    Tehnička pomoć na poticaj država članica

▼B

---

PRILOG 12.

PRIMJENA HITNIH MJERA

DRŽAVA ČLANICA:

ODGOVORNO TIJELO:

GODINA PRIMJENE:

GODIŠNJI PROGRAM KOJI TREBA IZMIJENITI:

1.    Opis situacije djelomičnog pritiska koji zahtijeva hitne mjere

2.    Predviđene hitne mjere

Vidovi mjera predstavljenih prilikom opisa svake mjere iz točke 2.1. do Ostalo.

3.    Pravila za prihvatljivost

4.    Orijentacijski financijski plan

Financijske tablice kojima se nadomještaju tablice iz Priloga 3., pod naslovom „Ostale operacije” (uz relevantne podrobnosti).

---

( 1 ) SL L 144, 6.6.2007., str. 1.

( 2 ) SL L 281, 23.11.1995., str. 31. Direktiva kako je izmijenjena Uredbom (EZ) br. 1882/2003 (SL L 284, 31.10.2003., str. 1.).

( 3 ) SL L 8, 12.1.2001., str. 1.

( 4 ) SL L 292, 15.11.1996., str. 2.

( 5 ) SL L 144, 6.6.2007., str. 22.

( 6 ) SL L 144, 6.6.2007., str. 45.

( 7 ) SL L 168, 28.6.2007., str. 18.

( 8 ) SL L 326, 12.12.2007., str. 29.

( 9 ) SL C 316, 27.11.1995., str. 49.

( 10 ) SL L 160, 30.6.2000., str. 1. Uredba kako je izmijenjena Uredbom (EZ) br. 681/2007 (SL L 159, 20.6.2007., str. 1.).

( 11 ) Moguće je primijeniti jedino u odnosu na završno izvješće o provedbi prvoga godišnjeg programa.

( 12 ) Ako je moguće primijeniti.

( 13 ) Treba ih dostaviti nakon revizijske strategije, u skladu s člankom 25. stavkom 2.

( 14 ) Pri tome „N” znači godina iz odluke o financiranju kojom se odobravaju godišnji programi država članica.

( 15 ) U skladu s posebnim pravilima prihvatljivosti iz osnovnog akta.

( 16 ) Najdulje šest mjeseci.