(1)

Odlukom Komisije C(2024) 1420 (2) o Službi za medijaciju osniva se Služba za medijaciju kao neovisna služba Komisije. Njezina je zadaća olakšati mirno rješavanje sukoba na radnome mjestu ili sporova povezanih s pravima i obvezama članova osoblja Komisije na koje se primjenjuju Pravilnik o osoblju za dužnosnike („Pravilnik o osoblju”) i Uvjeti zaposlenja ostalih službenika Europske unije, utvrđeni Uredbom Vijeća (EEZ, Euratom, EZUČ) br. 259/68 (3).

(2)

Odlukom C(2024) 1420 uspostavlja se neformalni postupak koji svakoj osobi na koju se ta odluka primjenjuje omogućuje da zatraži pomoć Službe za medijaciju.

(3)

Komisija i, u kontekstu ove Odluke Služba za medijaciju u njezino ime, doprinose produktivnom radnom mjestu koje se temelji na poštovanju tako što neformalno rješava sporove prije nego što eskaliraju i sprečava pojavu sličnih situacija u instituciji. Služba za medijaciju daje neformalne povjerljive savjete svakom članu osoblja koji zatraži pomoć („osoba koja traži pomoć”). Uz privolu osobe koja traži pomoć može stupiti u kontakt i s bilo kojom drugom stranom koju je osoba koja traži pomoć navela u vezi s medijacijom („uključena osoba”). Za medijaciju je potrebna privola svih uključenih strana. Služba za medijaciju djeluje isključivo neformalno. Nije ovlaštena donositi odluke koje negativno utječu na pojedince.

(4)

Radi obavljanja svojih zadaća u području medijacije Komisija prikuplja i obrađuje informacije i neke kategorije osobnih podataka članova osoblja i drugih osoba na koje se primjenjuje Odluka C(2024) 1420, uključujući identifikacijske podatke, podatke za kontakt, informacije o profesionalnim ulogama i zadaćama, informacije o privatnom i profesionalnom ponašanju te podatke o uspješnosti. Komisija može obrađivati i osjetljive osobne podatke iz članaka 10. i 11. Uredbe (EU) 2018/1725 koje osoba koja traži pomoć dobrovoljno dostavi.

(5)

Osobni podaci pohranjuju se u sigurnom fizičkom i elektroničkom obliku kako bi se spriječio nezakonit pristup podacima ili prijenos podataka osobama kojima nisu namijenjeni. Podaci se nakon završetka obrade čuvaju u skladu s člankom 6. stavkom 11. Odluke C(2024) 1420.

(6)

U skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 Komisija je kao voditelj obrade dužna ispitanicima pružiti informacije o aktivnostima obrade i poštovati prava koja imaju kao ispitanici.

(7)

Pri obavljanju svojih zadaća Komisija je obvezna poštovati prava pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka priznata člankom 8. stavkom 1. Povelje Europske unije o temeljnim pravima i člankom 16. stavkom 1. Ugovora o funkcioniranju Europske unije, kao i prava zajamčena Uredbom (EU) 2018/1725. Osim toga, Komisija je u kontekstu aktivnosti koje obavlja kao Služba za medijaciju, dužna poštovati stroga pravila o povjerljivosti u odnosu na osobe koje traže pomoć, te će stoga možda trebati uspostaviti ravnotežu između prava određenog ispitanika i temeljnih prava i sloboda drugih ispitanika.

(8)

Za osobu koja traži pomoć ključno je da se očuva povjerljivost razmijenjenih informacija i da se ništa ne poduzme bez njezine privole. Ako se osoba savjetuje sa Službom za medijaciju radi dobivanja povjerljivih savjeta u kontekstu sukoba i ne da privolu Službi za medijaciju da stupi u kontakt s uključenom osobom radi medijacije, Služba za medijaciju neće o tome moći obavijestiti uključenu osobu. Pružanje tih informacija onemogućilo bi ili ozbiljno ugrozilo postizanje ciljeva koje nastoji ostvariti Služba za medijaciju, što je prvenstveno izgradnja sigurnog prostora u kojem osoba koja traži pomoć može otvoreno raspravljati o svojoj situaciji i odlučiti hoće li započeti postupak medijacije s uključenom osobom. Komisija stoga može primijeniti iznimku utvrđenu u članku 16. stavku 5. točki (b) Uredbe (EU) 2018/1725 kako bi zaštitila povjerljivost obrade u skladu s člankom 5. stavkom 1. Odluke C(2024) 1420.

(9)

U određenim okolnostima bit će potrebno pomiriti prava ispitanika na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 s potrebom da se osigura da Komisija učinkovito obavlja zadaću pružanja neformalnih povjerljivih savjeta, a pritom u potpunosti poštuje temeljna prava i slobode drugih ispitanika. U tu svrhu člankom 25. stavkom 1. točkom (h) Uredbe (EU) 2018/1725 Komisiji se omogućava da, pod strogim uvjetima, ograniči primjenu članaka od 14. do 17. i članaka 19., 20. i 35. te načela transparentnosti utvrđenog u članku 4. stavku 1. točki (a), u mjeri u kojoj se njegove odredbe odnose na prava i obveze iz članaka od 14. do 17. i članaka 19., 20. i 35. te uredbe.

(10)

To osobito može biti slučaj kad osoba koja traži pomoć neizravno pruži informacije o drugim uključenim osobama. U tom slučaju Komisija može odlučiti ograničiti određena prava uključene osobe ako bi ostvarivanje tih prava dovelo do otkrivanja informacija o osobi koja traži pomoć koja nije pristala na mjere Službe za medijaciju za olakšanje dijaloga s uključenom osobom. U tom slučaju Komisija može odlučiti ograničiti pravo na pristup informacijama o uključenoj osobi ili neka njezina druga prava kako bi zaštitila prava i slobode osobe koja traži pomoć. Komisija se može za to odlučiti na temelju članka 25. stavka 1. točke (h) Uredbe (EU) 2018/1725.

(11)

Možda će biti potrebno zaštititi povjerljive informacije koje se odnose na osobu koja traži pomoć. U takvim slučajevima Komisija će možda morati ograničiti pristup podacima o identitetu, izjavama i drugim osobnim podacima osobe koja traži pomoć, uključujući samu činjenicu da je ta osoba bila u kontaktu sa Službom za medijaciju, kako bi zaštitila njezina prava i slobode.

(12)

Pravo osobe koja traži pomoć na informacije možda će trebati ograničiti i ako Služba za medijaciju bude trebala upozoriti Zdravstvenu službu da je potrebno poduzeti hitne mjere za zaštitu tjelesnog i psihičkog integriteta te osobe. U tom slučaju Služba za medijaciju može odlučiti da osobu koja traži pomoć neće obavijestiti o takvom upozorenju kako bi Zdravstvena služba mogla procijeniti mjere zdravstvene ili socijalne skrbi koju će možda trebati pružiti toj osobi. Komisija se može za to odlučiti na temelju članka 25. stavka 1. točke (h) Uredbe (EU) 2018/1725. U toj konkretnoj situaciji prava osobe koja traži pomoć bila bi zaštićena jer bi Zdravstvena služba zaštitila tajnost medicinskih podataka, a osoba koja traži pomoć bila bi obaviještena jer će joj se Zdravstvena služba obratiti ako to bude smatrala potrebnim.

(13)

Odlukom C(2024) 1420 od Komisije se zahtijeva da osigura povjerljivo postupanje sa zahtjevima za pomoć podnesenima Službi za medijaciju. Da bi se osigurala povjerljivost i pritom poštovali standardi zaštite osobnih podataka na temelju Uredbe (EU) 2018/1725, potrebno je donijeti interna pravila na temelju kojih Komisija može ograničiti prava ispitanika u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkom (h) Uredbe (EU) 2018/1725.

(14)

Interna pravila trebala bi se primjenjivati na sve postupke obrade koje Komisija provodi pri obavljanju zadaća povezanih s obradom zahtjeva na temelju članka 6. Odluke C(2024) 1420.

(15)

Radi poštovanja članaka 14., 15. i 16. Uredbe (EU) 2018/1725 Komisija bi trebala transparentno i dosljedno obavješćivati sve osobe o svojim aktivnostima koje uključuju obradu njihovih osobnih podataka i o njihovim pravima, i to objavom obavijesti o zaštiti podataka na internetskim stranicama Komisije. Prema potrebi, Komisija bi trebala na odgovarajući način pojedinačno obavijestiti osobu koja traži pomoć. Ako je osoba koja traži pomoć dala privolu za stupanje u kontakt s drugom uključenom osobom, Komisija bi o tome trebala na odgovarajući način pojedinačno obavijestiti uključenu osobu.

(16)

Komisija bi trebala primijeniti ograničenja samo ako se njima poštuje bit temeljnih prava i sloboda te ako su nužna i razmjerna mjera u demokratskom društvu. Komisija bi trebala navesti razloge koji opravdavaju ta ograničenja.

(17)

Primjenjujući načela transparentnosti, pravičnosti i odgovornosti, Komisija bi sva ograničenja trebala primjenjivati transparentno i voditi evidenciju o svakoj njihovoj primjeni u odgovarajućem sustavu evidencije.

(18)

U skladu s člankom 25. stavkom 6. Uredbe (EU) 2018/1725 voditelj obrade dužan je obavijestiti ispitanike o glavnim razlozima na kojima se temelji primjena ograničenja te o njihovu pravu na podnošenje pritužbe Europskom nadzorniku za zaštitu podataka.

(19)

U skladu s člankom 25. stavkom 8. Uredbe (EU) 2018/1725 Komisija može odgoditi, izostaviti ili uskratiti obavješćivanje o glavnim razlozima za primjenu ograničenja na ispitanika ako bi to obavješćivanje na bilo koji način poništilo učinak tog ograničenja.

(20)

Komisija bi za svaki pojedinačni slučaj ograničenja prava ispitanika trebala procijeniti bi li obavješćivanje o ograničenju poništilo njegov učinak.

(21)

Komisija bi trebala ukinuti ograničenje čim više ne budu vrijedili uvjeti koji opravdavaju to ograničenje i trebala bi redovito procjenjivati te uvjete. U određenim slučajevima može biti potrebno nastaviti primjenjivati ograničenje sve dok Komisija čuva predmetne osobne podatke. U tom slučaju ispitanik ne bi smio biti obaviješten o obradi svojih osobnih podataka. Takva situacija mogla bi se dogoditi osobito ako postoji visok rizik da bi ostvarivanje prava uključene osobe ugrozilo prava i slobode drugih osoba. To je osobito slučaj kad osoba koja traži pomoć ne pristane na to da se Služba za medijaciju obrati uključenoj osobi kako bi pokrenula neformalnu medijaciju među njima.

(22)

Komisija bi trebala preispitati primjenu ograničenja kad osoba koja traži pomoć da privolu za sudjelovanje u neformalnoj medijaciji ili najkasnije kad zaključi zahtjev za pomoć.

(23)

Člankom 16. stavkom 5., člankom 17. stavkom 4., člankom 19. stavkom 3. i člankom 20. stavkom 2. Uredbe (EU) 2018/1725 predviđene su iznimke u pogledu prava ispitanika. Ako se te iznimke primjenjuju, Komisija ne treba primjenjivati ograničenje na temelju ove Odluke.

(24)

Kako bi se zajamčila zaštita prava i sloboda ispitanika i u skladu s člankom 44. stavkom 1. Uredbe (EU) 2018/1725, Komisija bi se tijekom cijelog postupka trebala savjetovati s relevantnim koordinatorom / koordinatorima za zaštitu podataka i Komisijinim službenikom za zaštitu podataka te dokumentirati to savjetovanje. S koordinatorom za zaštitu podataka imenovanim za savjetovanje predmetne službe Komisije osobito bi se trebalo savjetovati prije eventualne primjene ograničenja kako bi se provjerila njihova usklađenost s ovom Odlukom.

(25)

Komisijin službenik za zaštitu podataka trebao bi neovisno preispitati primjenu ograničenja kako bi se osigurala usklađenost s ovom Odlukom.

(26)

Provedeno je savjetovanje s Europskim nadzornikom za zaštitu podataka, koji je dao mišljenje 13. ožujka 2024.,