Pravilo 1.

Unija i Ujedinjena Kraljevina obavješćuju jedna drugu o imenima, položajima i podacima za kontakt svojih imenovanih supredsjednika radne skupine. Smatra se da je supredsjednik ovlašten zastupati Uniju odnosno Ujedinjenu Kraljevinu do datuma na koji se obavijest o novom supredsjedniku dostavi drugoj stranci.

Supredsjednika na određenom sastanku ili dijelu sastanka može zamijeniti imenovani predstavnik. Supredsjednik ili njegov imenovani predstavnik u najkraćem roku o tom imenovanju pisanim putem obavješćuju drugog supredsjednika i tajništvo radne skupine. Svako upućivanje na supredsjednike u ovom Poslovniku tumači se tako da uključuje imenovanog predstavnika.

Pravilo 2.

Tajništvo radne skupine čine dužnosnik Unije i dužnosnik vlade Ujedinjene Kraljevine. Tajništvo zadaće koje su mu povjerene ovim Poslovnikom obavlja pod nadzorom relevantnog odbora.

Unija i Ujedinjena Kraljevina obavješćuju jedna drugu o imenu, položaju i podacima za kontakt dužnosnika koji je član tajništva radne skupine. Smatra se da dužnosnik nastavlja djelovati u svojstvu člana tajništva za Uniju odnosno za Ujedinjenu Kraljevinu do datuma na koji Unija ili Ujedinjena Kraljevina dostave obavijest o novom članu.

Pravilo 3.

Tajništvo svaki sastanak radne skupine saziva na datum i u vrijeme o kojima su se dogovorili supredsjednici. Ako Unija ili Ujedinjena Kraljevina podnesu zahtjev za sazivanje sastanka, druga stranka dužna ga je propisno razmotriti i na njega odgovoriti u roku od 30 dana.

Osim ako supredsjednici odluče drukčije, radna skupina naizmjence se sastaje u Bruxellesu i Londonu.

Odstupajući od drugog stavka, supredsjednici se mogu dogovoriti da se sastanak radne skupine održi videokonferencijom, telekonferencijom ili u hibridnom formatu.

Pravilo 4.

U razumnom roku prije svakog sastanka Unija i Ujedinjena Kraljevina obavješćuju jedna drugu putem tajništva o predviđenom sastavu svojih delegacija i navode ime i funkciju svakog člana delegacije.

Ako je to primjereno, supredsjednici na sastanke radne skupine mogu zajedničkom suglasnošću pozvati stručnjake (tj. nevladine dužnosnike) kako bi dali informacije o određenoj temi, i to samo na dijelove sastanka na kojima se raspravlja o takvim određenim temama.

Pravilo 5.

Tajništvo brojkama označuje pisane dokumente na kojima se temelje rasprave radne skupine te ih dostavlja Uniji i Ujedinjenoj Kraljevini.

Pravilo 6.

Unija i Ujedinjena Kraljevina svoju korespondenciju upućenu radnoj skupini šalju putem tajništva. Ta korespondencija može se slati u bilo kojem obliku pisane komunikacije, među ostalim elektroničkom poštom.

Tajništvo osigurava da se korespondencija upućena radnoj skupini isporučuje supredsjednicima i da se, ako je to primjereno, dostavlja dalje u skladu s pravilom 5.

Sva korespondencija koju upućuju supredsjednici ili koja im je izravno upućena prosljeđuje se tajništvu te se, ako je to primjereno, dostavlja dalje u skladu s pravilom 5.

Pravilo 7.

Tajništvo za svaki sastanak sastavlja nacrt privremenog dnevnog reda. Taj se nacrt, zajedno s relevantnim dokumentima, dostavlja supredsjednicima najkasnije pet dana prije datuma sastanka.

Privremeni dnevni red sadržava točke čije je uvrštenje zatražila Unija ili Ujedinjena Kraljevina. Svaki takav zahtjev, zajedno sa svim relevantnim dokumentima, tajništvu se podnosi najkasnije sedam dana prije početka sastanka.

Supredsjednici najkasnije tri dana prije datuma sastanka odlučuju o privremenom dnevnom redu sastanka.

Radna skupina donosi dnevni red na početku svakog sastanka. Na zahtjev Unije ili Ujedinjene Kraljevine konsenzusom se u dnevni red može dodati točka koja nije bila uvrštena u privremeni dnevni red.

Supredsjednici mogu zajedničkom suglasnošću skratiti ili produljiti rokove navedene u prvom, drugom i trećem stavku kako bi uzeli u obzir zahtjeve određenog slučaja.

Pravilo 8.

Nacrt zapisnika svakog sastanka sastavlja dužnosnik koji djeluje kao član tajništva stranke koja je domaćin sastanka u roku od sedam dana od završetka sastanka, osim ako supredsjednici odluče drukčije. Nacrt zapisnika dostavlja se članu tajništva druge stranke na očitovanje. Član tajništva druge stranke očitovanje može dostaviti u roku od pet dana od datuma primitka nacrta zapisnika.

U zapisniku se u pravilu sažima svaka točka dnevnog reda i, ako je primjenjivo, navodi sljedeće:

Zapisniku se prilaže popis sudionika koji za svaku delegaciju sadržava imena i funkcije svih osoba koje su prisustvovale sastanku.

Tajništvo prilagođava nacrt zapisnika na temelju zaprimljenih napomena, a supredsjednici taj revidirani nacrt zapisnika odobravaju u roku od 28 dana od datuma sastanka ili do bilo kojeg drugog datuma o kojem se dogovore supredsjednici.

Nakon odobrenja zapisnika članovi tajništva potpisuju primjerke zapisnika i dostavljaju ih Uniji i Ujedinjenoj Kraljevini te nadzornom odboru. Supredsjednici se mogu dogovoriti da se taj zahtjev zadovoljava potpisivanjem i razmjenom elektroničkih primjeraka.

Pravilo 9.

Osim ako supredsjednici odluče drukčije, sastanci radne skupine su povjerljivi.

Ako Unija ili Ujedinjena Kraljevina radnoj skupini dostavi informacije koje se na temelju njihovih zakona i drugih propisa smatraju povjerljivima ili zaštićenima od otkrivanja, druga stranka primljene informacije tretira kao povjerljive.

Supredsjednici mogu odlučiti objaviti privremeni dnevni red prije održavanja sastanka radne skupine. Supredsjednici također mogu odlučiti objaviti zapisnik sa sastanka nakon njegova odobrenja u skladu s pravilom 8.

Dokumenti iz treće stavka objavljuju se u skladu s važećim pravilima o zaštiti podataka obiju stranaka.

Pravilo 10.

Radni jezik radne skupine jest engleski jezik. Osim ako supredsjednici odluče drukčije, radna skupina svoje rasprave temelji na dokumentima sastavljenima na engleskom jeziku.

Pravilo 11.

Unija i Ujedinjena Kraljevina pojedinačno podmiruju sve troškove svojeg sudjelovanja na sastancima radne skupine.

Rashode povezane s organizacijom sastanaka i umnožavanjem dokumenata snosi stranka koja je domaćin sastanka.

Rashode povezane s usmenim prevođenjem na radni jezik radne skupine i s tog jezika snosi stranka koja zatraži usmeno prevođenje.

Pravilo 12.

Radna skupina obavješćuje nadzorni odbor o rasporedu i dnevnom redu svojih sastanaka pravodobno prije njihova održavanja te ga izvješćuje o rezultatima i zaključcima svakog sastanka.