1.

U skladu s temeljnim aktom, da bi izdaci bili prihvatljivi, moraju:

2.

U slučaju višegodišnjih aktivnosti u smislu članka 14. stavka 6. temeljnog akta, za primjenu ovih pravila o prihvatljivosti kao projekt se smatra samo onaj dio aktivnosti, koji se sufinancira iz godišnjeg programa.

3.

Projekti koje podupire Fond ne financiraju se iz drugih izvora obuhvaćenih proračunom Zajednice. Projekti koje podupire Fond sufinanciraju se iz javnih ili privatnih izvora.

1.

Projekti koje podupire Fond moraju biti neprofitni. Ako na završetku projekta izvori prihoda, uključujući primitke, prelaze izdatke, doprinos projektu iz Fonda u skladu s tim se smanjuje. Svi izvori prihoda za projekt moraju biti zabilježeni u računovodstvenoj evidenciji ili poreznim dokumentima krajnjeg korisnika i moraju biti lako odredivi i provjerljivi

2.

Prihodi projekta sastoje se od financijskih doprinosa koje projektu odobrava Fond, od javnih i privatnih izvora, uključujući doprinos krajnjeg korisnika te od primitaka koje proizvodi sam projekt. „Primici” za potrebe ovog pravila obuhvaćaju prihode koje projekt primi tijekom razdoblja prihvatljivosti kako je navedeno u točki I.4., od prodaje, najamnine, usluga, upisnina/naknada i drugih jednakovrijednih prihoda.

3.

Doprinos Zajednice koji proizlazi iz primjene načela neprofitnosti, kako je to navedeno u članku 12. točki (c) ove Odluke, su „ukupni prihvatljivi troškovi” umanjeni za „doprinos trećih strana” i za „primitke koje proizvodi projekt”.

1.

Troškovi povezani s projektom moraju nastati i odgovarajuća se plaćanja moraju izvršiti (osim amortizacije) nakon 1. siječnja godine navedene u odluci o financiranju kojom se odobravaju godišnji programi država članica. Razdoblje prihvatljivosti traje do 30. lipnja godine N (2) +2, što znači da troškovi povezani s projektom moraju nastati prije tog datuma.

2.

Iznimka od razdoblja prihvatljivosti iz stavka 1. dopušta se za žurne mjere (iz članka 21. stavka 3. temeljnog akta) kao i za tehničku pomoć država članica (iz točke IV.3).

1.

Izdaci se moraju podudarati s plaćanjima koja izvršava krajnji korisnik. Izdaci moraju biti u obliku financijskih (gotovinskih) transakcija, s iznimkom izdatka za amortizaciju.

2.

Izdaci se u pravilu dokazuju službenim računima. Kad to nije moguće, izdaci su popraćeni računovodstvenim dokumentima ili popratnim dokumentima istovrijedne dokazne vrijednosti.

3.

Izdaci moraju biti lako odredivi i provjerljivi. Osobito,

4.

Kad je to potrebno, krajnji korisnici moraju čuvati ovjerene primjerke računovodstvenih dokumenata kojima se dokazuju prihodi i izdaci koje su imali partneri u vezi predmetnog projekta.

5.

Pohranjivanje i obrada takvih evidencija mora biti u skladu s nacionalnim zakonodavstvom o zaštiti podataka.

1.

Izdaci za aktivnosti opisane u člancima 3. do 5. temeljnog akta moraju:

2.

Partneri u projektu koji su registrirani i osnovani u trećim zemljama mogu sudjelovati u projektima samo ako tako ne nastanu dodatni troškovi, osim u slučaju međunarodnih organizacija javnog sektora osnovanih međuvladinim sporazumima, te specijaliziranih agencija koje osnuju takve organizacije, Međunarodnog odbora Crvenog križa (ICRC) i Međunarodne federacije nacionalnih organizacija Crvenog križa i Crvenog polumjeseca.

1.

Troškovi osoblja koje je dodijeljeno projektu, a koji obuhvaćaju plaće, doprinose za socijalno osiguranje i druge zakonske troškove, prihvatljivi su pod uvjetom da su u skladu s uobičajenom politikom plaća korisnika.

2.

Za međunarodne organizacije, prihvatljivi troškovi osoblja mogu uključivati sredstva za pokrivanje zakonskih obveza i drugih prihvatljivih troškova u vezi s plaćom.

3.

Odgovarajući troškovi za plaće osoblja javnih tijela prihvatljivi su u mjeri u kojoj su povezani s troškovima za djelatnosti koje odgovarajuće javno tijelo ne bi izvršavalo da nije pokrenut dotični projekt; to se osoblje upućuje ili dodjeljuje za provedbu projekta pisanom odlukom konačnog korisnika.

4.

Troškovi osoblja detaljno se određuju u planiranom proračunu, pri čemu je potrebno navesti funkcije i broj članova osoblja.

1.

Putni troškovi i dnevnice prihvatljivi su kao izravni troškovi za osoblje ili za druge osobe koje sudjeluju u djelatnostima povezanima s projektom i koje moraju putovati radi provedbe projekta.

2.

Putni su troškovi prihvatljivi na temelju stvarno nastalih troškova. Stope za povrat temelje se na najjeftinijem načinu javnog prijevoza ili zračnog prijevoza koji se u pravilu odobrava samo za putovanja preko 800 km (povratno putovanje) ili kad zemljopisna udaljenost određenog mjesta opravdava putovanje zračnim prijevozom. U slučaju prijevoza vlastitim vozilom troškovi se uobičajeno vraćaju na temelju troškova javnog prijevoza ili na temelju stope kilometraže u skladu s objavljenim službenim pravilima u predmetnoj državi članici ili stope kilometraže koju koristi krajnji korisnik.

3.

Troškovi boravka prihvatljivi su na temelju stvarno nastalih troškova ili dnevnica. Kad neka organizacija ima svoje stope dnevnica (terenskog dodatka), one se primjenjuju u granicama koje je utvrdila država članica u skladu s nacionalnim zakonodavstvom i praksom. Smatra se da dnevnica (terenski dodatak) uobičajeno pokriva lokalni prijevoz (uključujući taksi), smještaj, prehranu, lokalne telefonske pozive i druge manje izdatke.

1.

Troškovi koji se odnose na nabavu opreme prihvatljivi su samo ako su bitni za provedbu projekta. Oprema mora imati tehnička svojstva potrebna za projekt i biti u skladu s važećim mjerilima i standardima.

2.

Izbor između zakupa, najma ili kupnje uvijek se mora temeljiti na najjeftinijoj opciji. Ipak, ako zakup ili najam nisu mogući zbog kratkoće trajanja projekta ili zbog brze amortizacije opreme, dopuštena je kupnja.

1.

Ako se oprema kupuje za vrijeme trajanja projekta, u proračunu se mora odrediti, jesu li prihvatljivi i uključeni svi troškovi ili samo dio amortizacije opreme, koji odgovara trajanju uporabe za potrebe projekta i stopi stvarne uporabe za potrebe projekta. Dio amortizacije opreme se izračunava u skladu s primjenjivim nacionalnim pravilima.

2.

Oprema koja je kupljena prije početka projekta, ali koja se koristila za potrebe projekta, prihvatljiva je na temelju amortizacije. Ipak, ti troškovi nisu prihvatljivi, ako je oprema izvorno kupljena bespovratnim sredstvima Zajednice.

3.

Za pojedinačne dijelove opreme koji koštaju manje od 20 000 EUR prihvatljivi su sveukupni troškovi kupnje, pod uvjetom da je oprema kupljena prije posljednjeg tromjesečja projekta. Pojedinačni dijelovi opreme koji koštaju više od 20 000 EUR opravdani su samo na temelju amortizacije.

1.

Ako je kupnja nekretnine ključna za provedbu projekta i jasno je povezana s njegovim ciljevima, kupnja nekretnine, tj. već izgrađenih zgrada ili gradnja nekretnine prihvatljiva je za sufinanciranje na temelju punih ili djelomičnih troškova, ili na temelju amortizacije, uz uvjete koji su navedeni dalje u tekstu, ne dovodeći pritom u pitanje primjenu strožih nacionalnih pravila:

2.

Podložno uvjetu iz točke (c) stavka 1, sveukupni troškovi preuređenja, modernizacije ili obnove zgrada prihvatljivi su do najvišeg iznosa od 100 000 EUR. Iznad tog praga, primjenjuju se uvjeti iz točaka (c) i (d) stavka 1.

(a)

nekretnina nije kupljena uz potporu Zajednice;

(b)

nekretnina se mora upotrebljavati samo za potrebe projekta. U suprotnom, prihvatljiv je samo dio troškova koji odgovaraju upotrebi za potrebe projekta.

1.

Kao opće pravo, konačni korisnici moraju biti sposobni sami upravljati projektom. Iznos za zadaće koje se u okviru projekta predmet podugovaraju mora biti jasno naveden u ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava.

2.

Izdaci povezani sa sljedećim podizvođačkim ugovorima nisu prihvatljivi za sufinanciranje iz Fonda:

3.

Za sve podugovore, podizvođači se obvezuju revizorskim i kontrolnim tijelima osigurati sve potrebne informacije povezane s podugovorenim aktivnostima.

1.

Za potrebe pomoći prihvatljive su kupnje koje za ciljne skupine izvrši konačni korisnik i povrat troškova koje su imale ciljne skupine, a vraća ih konačni korisnik, pod sljedećim posebnim uvjetima:

2.

U slučaju aktivnosti kod kojih je potrebna nazočnost osoba koje spadaju u ciljanu skupinu (na primjer, tečaj za osposobljavanje), mogu se dodijeliti manji gotovinski poticaji kao dopuna pomoći, pod uvjetom da ukupna njihova vrijednost nije veća od 25 000 EUR po projektu i dijele se pojedincima za svaki pojedinačni događaj, tečaj i ostalo. Konačni korisnik čuva popis s imenima osoba, vremenom i datumom plaćanja te osigurava odgovarajuće praćenje kako bi se izbjeglo dvojno financiranje i zlouporaba financijskih sredstava.

1.

Iz valjano opravdanih razloga mogu biti dopuštena odstupanja od pravila o prihvatljivosti iz ove Odluke za izdatke povezane sa žurnim mjerama, pod uvjetom da su odobrena u odluci Komisije o odobrenju žurnih mjera.

2.

U skladu s člankom 21. stavkom 3. temeljnog akta, razdoblje prihvatljivosti iznosi najdulje 6 mjeseci, što znači da troškovi povezani s projektom moraju nastati tijekom tog razdoblja.

1.

Neizravni prihvatljivi troškovi aktivnosti su oni troškovi koji se, poštujući uvjete prihvatljivosti opisane u točki I.1.1., ne mogu prepoznati kao posebni troškovi izravno povezani s izvođenjem projekta.

2.

Odstupajući od točke I.1.1.(e) i točke I.5, neizravni troškovi nastali u vršenju akcije mogu biti prihvatljivi za paušalan iznos financijske pomoći koji je fiksiran na najviše 7 % ukupnog iznosa prihvatljivih izravnih troškova.

3.

Organizacije koje primaju bespovratna sredstva za poslovanje iz proračuna Unije ne mogu neizravne troškove uključiti u svoj planirani proračun.

(a)

PDV, osim kad krajnji korisnik može dokazati da ga ne može naplatiti;

(b)

povrat na kapital, dug i troškove koji proizlaze iz dužničkih obveza, dužničke kamate, devizne provizije i gubici, rezervacije za gubitke i za moguće buduće obveze, plaćanje dužničkih kamata, sumnjivi dugovi, globe, novčane kazne, sudski troškovi i prekomjerni ili nepotrebni izdaci;

(c)

troškovi reprezentacije isključivo za osoblje projekta. Dopušteni su razumni troškovi za troškove opskrbe na društvenim događanjima koji su opravdani projektom, kao što je to npr. na završetku projekta ili sastancima skupine za davanje smjernica za projekt;

(d)

troškovi koje prijavljuje krajnji korisnik i koji su pokriveni u okviru drugog projekta ili radnog programa koji prima potporu Zajednice;

(e)

kupovanje zemljišta;

(f)

doprinosi u naravi.

1.

Svi troškovi potrebni za provedbu Fonda koji nastanu odgovornom tijelu, delegiranom tijelu, revizijskom tijelu, tijelu nadležnom za potvrđivanje ili drugim tijelima koja pomažu u zadaćama iz stavka 2. prihvatljivi su u okviru tehničke pomoći i u granicama utvrđenima u članku 16. temeljnog akta.

2.

To uključuje sljedeće mjere:

3.

Aktivnosti povezane s tehničkom pomoći potrebno je obaviti i izvršiti odgovarajuća plaćanja nakon 1. siječnja godine navedene u financijskoj odluci kojom se odobravaju godišnji programi država članica. Razdoblje prihvatljivosti traje sve do roka za podnošenje završnog izvješća o provedbi godišnjeg programa.

4.

Sve javne nabave moraju se provesti u skladu s nacionalnim pravilima o javnoj nabavi određenim u državi članici.

5.

Države članice mogu provoditi mjere tehničke pomoći za ovaj Fond zajedno s mjerama tehničke pomoći za neke ili za sva četiri fonda. Međutim, u tom slučaju samo onaj dio troškova upotrijebljen za provedbu zajedničke mjere, koji odgovara predmetnom fondu, prihvatljiv je za financiranje u okviru Fonda, a države članice pritom osiguravaju da: