14.9.2016   

HR

Službeni list Europske unije

L 246/211

—

uzimajući u obzir svoju Odluku o razrješnici za izvršenje proračuna Europskog potpornog ureda za azil za financijsku godinu 2014.,

—

uzimajući u obzir članak 94. Poslovnika i Prilog V. Poslovniku,

—

uzimajući u obzir izvješće Odbora za proračunski nadzor i mišljenje Odbora za građanske slobode, pravosuđe i unutarnje poslove (A8-0133/2016),

A.

budući da je, u skladu s njegovim s financijskim izvještajima, konačni proračun Europskog potpornog ureda za azil („Ured”) za financijsku godinu 2014. iznosio 15 663 975 EUR; budući da 94 % proračuna Ureda proizlazi iz proračuna Unije;

B.

budući da je Revizorski sud u svojem izvješću o godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Ureda za financijsku godinu 2014. („izvješće Revizorskog suda”) izrazio razumno jamstvo da je godišnja računovodstvena dokumentacija Ureda pouzdana te da su osnovne transakcije zakonite i pravilne;

1.

prima na znanje iz izvješća Revizorskog suda da su dvije primjedbe iz izvješća Revizorskog suda za 2012. i 2013. označene oznakom „predstoji”; nadalje napominje da su tri primjedbe iz izvješća Revizorskog suda za 2012. i 2013. označene oznakom „u tijeku” dok su tri primjedbe iz izvješća Revizorskog suda za 2013. označene oznakom „nije primjenjivo”;

2.

na temelju navoda Ureda potvrđuje sljedeće:

3.

sa zabrinutošću prima na znanje da je Ured prenio 1 300 000 EUR u proračunskim obvezama koje nisu bile obuhvaćene pravnim obvezama; podsjeća Ured da je to u suprotnosti s Financijskom uredbom; potvrđuje odluku Ureda da 2015. ispravi te nepravilne prijenose u sustavu za upravljanje proračunom zbog toga što je financijsko razdoblje za financijsku godinu 2014. već zaključeno;

4.

napominje da je praćenje proračuna tijekom financijske godine 2014. rezultiralo stopom izvršenja proračuna od 84,69 %, što je pad od 2,65 % u odnosu na 2013.; nadalje napominje da je stopa izvršenja odobrenih sredstava za plaćanja iznosila 71,33 %, što je smanjenje od 15,85 % u odnosu na 2013.;

5.

skreće pozornost na činjenicu da su 1 062 plaćanja, što predstavlja 28,6 %, izvršena nakon roka određenog u Financijskoj uredbi, što je povećanje od 10,6 % u odnosu na 2013.; sa zabrinutošću primjećuje da se prosječno kašnjenje u plaćanjima u 2014. povećalo s tri dana u odnosu na 2013., i to na 24 dana; na temelju navoda Ureda prima na znanje da je uveden niz mjera kako bi se smanjilo kašnjenje u plaćanjima te da je stopa kašnjenja u plaćanjima za 2015. smanjena tijekom te godine; traži od Ureda da tijelu nadležnom za davanje razrješnice podnese izvješće o mjerama poduzetima za rješavanje tog problema;

6.

na temelju navoda Ureda prima na znanje da će najmanje dva puta godišnje pregledati svoj godišnji proračun počevši u drugom tromjesečju 2015. radi boljeg planiranja proračuna i postupka izvršenja te smanjenja neproporcionalnih iznosa prijenosa; nadalje napominje da je Ured uveo novi format za mjesečna izvješća o stanju proračuna kao i interne radionice o izvršenju proračuna i financijskom upravljanju; poziva Ured da o učinkovitosti poduzetih mjera obavijesti tijelo nadležno za davanje razrješnice;

7.

prima na znanje da je 21,2 % (146 417 EUR) nediferenciranih rezerviranih odobrenih sredstava koja su prenesena iz 2013. godine otkazano 2014., što je povećanje od 4,7 % u odnosu na 2013.; primjećuje da se ta otkazivanja pretežno odnose na privremene usluge i tečajeve osposobljavanja osoblja te troškove administrativne potpore i prevođenja; podsjeća Ured da se ta otkazivanja kose s proračunskim načelom jedne godine te da velik broj otkazivanja prijenosa iz prethodne godine upućuje na nedostatke u planiranju proračuna; na temelju navoda Ureda potvrđuje da su uvedene mjere za bolje planiranje proračuna i postupak izvršenja te za smanjenje broja svih neproporcionalnih prijenosa na kraju financijske godine;

8.

prima na znanje da je razina rezerviranih odobrenih sredstava za glavu II. (administrativni rashodi) prenesenih u 2015. bila visoka i iznosila je 27,9 %; primjećuje da se ti prijenosi uglavnom odnose na savjetodavne usluge i konzultantske usluge u području IT-a koje su isporučene 2014., iako 2015. još nisu fakturirane niti isporučene;

9.

upoznat je s ažuriranom politikom zapošljavanja koja odražava promjene Pravilnika o osoblju; na temelju navoda Ureda utvrđuje da je 2015. izmijenio smjernice za zapošljavanje i odabir kandidata uvevši daljnje korake i kontrolu kako bi se zajamčila transparentnost i jednako postupanje; sa zabrinutošću primjećuje da je primjedba o transparentnosti postupaka zapošljavanja, na koju je Revizorski sud upozorio u svojem izvješću za 2012., u izvješću Revizorskog suda označena oznakom „predstoji”; poziva Ured da tijelu nadležnom za davanje razrješnice dostavi izvješće o učinkovitosti poduzetih mjera; sa zanimanjem iščekuje sljedeću reviziju Revizorskog suda i njegovu ocjenu poduzetih korektivnih mjera;

10.

prema izvješću Revizorskog suda ustvrđuje da Ured ima učestale promjene osoblja te da je 14 zaposlenih 2014. napustilo Ured, među kojima su četiri osobe na ključnim pozicijama; slaže se s Revizorskim sudom da je ta velika fluktuacija bitna prepreka u postizanju ciljeva iz godišnjeg i višegodišnjeg programa Ureda; prema navodima Ureda utvrđuje da je zaposlio zamjene za osoblje koje je otišlo 2014. te da su sva radna mjesta sada popunjena ili je postupak zapošljavanja u tijeku; traži da Ured ispita razloge visoke učestalosti promjene osoblja i tijelu nadležnom za davanje razrješnice podnese izvješće o mjerama poduzetim za rješavanje tog pitanja;

11.

sa zabrinutošću primjećuje da Ured nije javno objavio svoju politiku sprečavanja sukoba interesa i postupanja u slučaju njegove pojave niti obrasce o sukobu interesa koje su potpisali članovi upravnog odbora i izvršni direktor; apelira na Ured da to učini što prije;

12.

poziva na opće poboljšanje kad je riječ o sprečavanju i borbi protiv korupcije primjenom holističkoga pristupa, počevši od bolje javne dostupnosti dokumenata i strožih pravila o sukobima interesa, uvođenja ili jačanja registara transparentnosti i pružanja dostatnih sredstava za mjere provođenja zakona te preko unaprijeđene suradnje među državama članicama i s relevantnim trećim zemljama;

13.

traži od Ureda da donese jasna pravila o zviždačima i praksi „kružnih vrata”;

14.

prima na znanje da su od šest preostalih standarda unutarnje kontrole koji nisu bili u potpunosti provedeni, dva provedena; utvrđuje da je provedba preostalih četiriju standarda unutarnje kontrole u tijeku uz pomoć vanjskog konzultantskog poduzeća; poziva Ured da tijelo nadležno za davanje razrješnice obavijesti o potpunoj provedbi preostalih standarda unutarnje kontrole;

15.

prima na znanje da je nakon ograničene revizije provedbe standarda unutarnje kontrole koju je poduzela Služba Komisije za unutarnju reviziju, zabilježeno da je jedanaest preporuka adekvatno provedeno i da će ih Služba za unutarnju reviziju zaključiti; nadalje napominje da je sedam preporuka iz prošlih godina i dalje otvoreno, od kojih su četiri označene kao „vrlo važne”, a tri kao „važne”; traži od Ureda da o provedbi preostalih preporuka obavijesti tijelo nadležno za davanje razrješnice;

16.

prima na znanje poteškoće u upravljanju trenutačnom izbjegličkom krizom; usto uzima u obzir da će se količina zadaća Ureda vjerojatno još povećati te da će u skladu s tim trebati povećati iznos njezina proračuna i broj zaposlenika; stoga od Ureda traži da uloži više truda, bolje upravlja svojim proračunom i donese akcijski plan kako bi optimalno izvršavala svoje dužnosti u predstojećim godinama;

17.

u vezi s drugim primjedbama koje su priložene Odluci o razrješnici i horizontalne su naravi upućuje na svoju Rezoluciju od 28. travnja 2016. (1) o uspješnosti, financijskom upravljanju i nadzoru agencija.