(1)   Zajednički odbor sastoji se od predstavnika Unije i Farskih Otoka.

Zajedničkim odborom supredsjedaju visoki dužnosnici ili njihovi zamjenici koji djeluju kao predstavnici Europske unije odnosno Farskih Otoka.

Unija i Farski Otoci obavješćuju se uzajamno o imenu, položaju i podacima za kontakt dužnosnika koji je supredsjedatelj Zajedničkog odbora za Uniju odnosno Farske Otoke. Smatra se da taj dužnosnik nastavlja djelovati kao supredsjedatelj za Uniju odnosno Farske Otoke do datuma na koji Unija ili Farski Otoci obavijeste drugu stranku o novom supredsjedatelju.

Smatra se da je supredsjedatelj ovlašten zastupati Uniju odnosno Farske Otoke do datuma na koji se obavijest o novom supredsjedatelju dostavi drugoj stranci.

(1)   Tajništvo Zajedničkog odbora („tajništvo”) sastoji se od dužnosnika Unije i dužnosnika Farskih Otoka. Tajništvo obavlja zadaće koje su mu povjerene ovim Poslovnikom.

(2)   Unija i Farski Otoci obavješćuju se uzajamno o imenu, položaju i podacima za kontakt dužnosnika koji je član tajništva Zajedničkog odbora za Uniju odnosno Farske Otoke. Smatra se da dužnosnik nastavlja djelovati u svojstvu člana tajništva za Uniju odnosno Farske Otoke do datuma na koji Unija ili Farski Otoci dostave obavijest o novom dužnosniku.

(1)   Zajednički odbor sastaje se najmanje jednom godišnje i, kad god je to potrebno zbog posebnih okolnosti, na zahtjev bilo koje stranke.

(2)   U načelu se sastaje naizmjence u Bruxellesu i na Farskim Otocima, osim ako supredsjedatelji odluče drukčije. Sastanci se mogu održati i videokonferencijom ili telekonferencijom, ako se supredsjedatelji tako dogovore.

(3)   U razdobljima između sastanaka Zajednički odbor kontinuirano djeluje drugim sredstvima komunikacije, posebno razmjenom elektroničke pošte.

(1)   U razumnom roku prije svakog sastanka Unija i Farski Otoci putem tajništva obavješćuju se uzajamno o predviđenom sastavu svojih delegacija i navode ime i funkciju svakog člana delegacije.

(2)   Ako je to primjereno, supredsjedatelji na sastanke Zajedničkog odbora mogu zajedničkim dogovorom pozvati stručnjake (tj. nevladine dužnosnike) kako bi dali informacije o određenoj temi i na dijelove sastanka na kojima se raspravlja o takvim posebnim temama.

(3)   Predstavnik stranke koji je domaćin sastanka i koji ga organizira, nakon što dobije odobrenje druge stranke, određuje datum i mjesto sastanka.

(1)   Unija i Farski Otoci svoju korespondenciju upućenu Zajedničkom odboru šalju tajništvu. Ta korespondencija može se slati u bilo kojem obliku pisane komunikacije, među ostalim elektroničkom poštom.

(2)   Tajništvo osigurava da se korespondencija upućena Zajednički odboru prosljeđuje supredsjedateljima i da se, prema potrebi, dostavlja u skladu s pravilom 6.

(3)   Sva korespondencija koju upućuju supredsjedatelji ili koja im je izravno upućena prosljeđuje se tajništvu te se, ako je to primjereno, dostavlja u skladu s pravilom 6.

(1)   Tajništvo za svaki sastanak sastavlja nacrt privremenog dnevnog reda. U tu svrhu, najmanje četiri tjedna prije datuma sastanka, dužnosnik koji djeluje kao član tajništva za stranku koja je domaćin sastanka priprema prvi nacrt privremenog dnevnog reda zajedno s dokumentima koji se odnose na svaku točku koja se pojavljuje na sastanku i prosljeđuje ga na očitovanje članu tajništva druge stranke. Nakon što ga tajništvo pripremi, nacrt privremenog dnevnog reda, zajedno sa svim relevantnim dokumentima, šalje se supredsjedateljima na odobrenje najkasnije deset dana prije datuma sastanka.

(2)   Privremeni dnevni red sadržava one točke koje su zatražile stranke. Svaki takav zahtjev, zajedno sa svim relevantnim dokumentima, tajništvu se podnosi najkasnije 15 dana prije početka sastanka.

(3)   U iznimnim slučajevima supredsjedatelji se mogu dogovoriti o skraćivanju rokova predviđenih u gore navedenim stavcima 1. i 2.

(4)   Zajednički odbor na početku svakog sastanka donosi dnevni red.

(5)   Točke koje se ne nalaze na prijedlogu dnevnog reda mogu se dodati, a druge točke prijedloga dnevnog reda mogu se izbrisati, odgoditi ili izmijeniti na sastanku, pod uvjetom da su obje stranke suglasne.

(1)   Sastanci Zajedničkog odbora nisu javni, osim ako supredsjedatelji odluče drukčije.

(2)   Svaka stranka može odlučiti o objavi odluka Zajedničkog odbora u svojem Službenom listu ili na internetu nakon prethodnog savjetovanja s drugom strankom.

(3)   Ako Unija ili Farski Otoci Zajedničkom odboru dostave informacije koje su povjerljive ili zaštićene od otkrivanja na temelju njihovih relevantnih zakona i propisa, druga stranka s primljenim informacijama postupa kao s povjerljivima.

(4)   Svaka stranka obrađuje zahtjeve za pristup dokumentima Zajedničkog odbora u skladu sa svojim relevantnim zakonima i propisima.

(5)   Ako Europska komisija Zajedničkom odboru dostavi informacije koje su povjerljive ili zaštićene od otkrivanja na temelju relevantnog zakonodavstva o sigurnosti informacija (1), Farski Otoci osiguravaju usporedivu razinu povjerljivosti i zaštite primljenih informacija. Ako Farski Otoci Zajedničkom odboru dostave informacije koje su povjerljive ili zaštićene od otkrivanja na temelju relevantnih zakona i propisa, Europska komisija primljene informacije smatra povjerljivima.

(1)   Na svim sastancima Zajedničkog odbora vodi se zapisnik.

(2)   Nacrt zapisnika svakog sastanka sastavlja dužnosnik koji djeluje kao član tajništva za stranku koja je domaćin sastanka u roku od 15 dana od završetka sastanka, osim ako supredsjedatelji odluče drukčije. Nacrt zapisnika dostavlja se članu tajništva druge stranke na očitovanje. Potonji očitovanje može dostaviti u roku od 30 dana od datuma primitka nacrta zapisnika.

(3)   U zapisniku se sažima svaka točka dnevnog reda i, ako je primjenjivo, navodi sljedeće:

Zapisnik sadržava popis prisutnih s imenima, nazivima i funkcijama svih sudionika sastanka.

(4)   Supredsjedatelji odobravaju i potpisuju zapisnik u roku od dva mjeseca nakon sastanka ili do bilo kojeg drugog datuma koji odrede. Supredsjednici se mogu dogovoriti da taj zahtjev bude ispunjen potpisivanjem i razmjenom elektroničkih preslika. Vjerodostojna verzija zapisnika čuva se u spisima svake stranke.

(5)   U roku od dva radna dana nakon sastanka Zajedničkog odbora tajništvo u najkraćem mogućem roku priprema sažetak zapisnika za odobrenje supredsjedatelja. Nakon što supredsjedatelji Zajedničkog odbora odobre tekst sažetka, stranke mogu objaviti sažetak zapisnika.

(1)   Ako je tako predviđeno člankom 14. Sporazuma, Zajednički odbor odluke donosi konsenzusom. Tajništvo evidentira svaku odluku pod određenim serijskim brojem i s upućivanjem na datum njezina donošenja.

(2)   Zajednički odbor može donositi odluke pisanim postupkom u obliku razmjene nota između supredsjedatelja ako se stranke Sporazuma tako dogovore. Tekst nacrta odluke u pisanom obliku jedan supredsjedatelj predstavlja drugom na službenom jeziku Zajedničkog odbora, u skladu s pravilom 14. Druga stranka može izraziti svoju suglasnost s nacrtom odluke u roku od mjesec dana, ili duljem razdoblju koje utvrdi stranka predlagateljica. Ako druga stranka ne izrazi svoju suglasnost, o predloženoj odluci raspravlja se na sljedećem sastanku Zajedničkog odbora, na kojem se ona može i donijeti. Nacrt odluke smatra se donesenim nakon što druga stranka izrazi svoju suglasnost i unosi se u zapisnik sljedećeg sastanka Zajedničkog odbora.

(3)   Sve odluke potpisuju supredsjedatelji Zajedničkog odbora. Supredsjedatelji se mogu dogovoriti da zahtjev u pogledu potpisivanja bude ispunjen potpisivanjem i razmjenom elektroničkih preslika.

(4)   U odlukama koje donese Zajednički odbor navodi se datum njihova stupanja na snagu.

(1)   U skladu s člankom 14. stavkom 4. Sporazuma Zajednički odbor može odlučiti osnovati ili raspustiti radnu skupinu/savjetodavno tijelo na stručnoj razini. Zajednički odbor određuje sastav i dužnosti svake radne skupine/savjetodavnog tijela te ih prema potrebi može izmijeniti.

(2)   Radna skupina/savjetodavno tijelo doprinosi radu Zajedničkog odbora i pomaže mu u obavljanju njegovih zadaća, uključujući, među ostalim, pripremanjem izvješća ili nacrta odluka koji se podnose Zajedničkom odboru na odobrenje.

(3)   Radna skupina/savjetodavno tijelo sastaje se prema potrebi za obavljanje svojih zadaća i podnosi izvješće Zajedničkom odboru.

(4)   Osnivanje i funkcioniranje radne skupine/savjetodavnog tijela ne sprečava stranke da bilo koje pitanje izravno upute Zajedničkom odboru.

(5)   Poslovnik Zajedničkog odbora primjenjuje se mutatis mutandis na radne skupine/savjetodavna tijela koja je osnovao Zajednički odbor.

(1)   Službeni i radni jezik Zajedničkog odbora jest engleski jezik.

(2)   Rasprave Zajedničkog odbora održavaju se na engleskom jeziku. Dnevni red sastanka, dokumenti podneseni Zajedničkom odboru i zapisnik sa sastanka sastavljaju se na engleskom jeziku.

(3)   Zajednički odbor odluke donosi na engleskom jeziku.