Članak 1.

Stajalište koje treba zauzeti u ime Unije u okviru radne skupine osnovane člankom 15. stavkom 1. Protokola u pogledu donošenja poslovnika radne skupine u skladu s njegovim člankom 15. stavkom 6. temelji se na nacrtu odluke radne skupine priloženom ovoj Odluci.

Članak 2.

Odluka radne skupine objavljuje se u Službenom listu Europske unije.

Članak 3.

Ova Odluka stupa na snagu na dan donošenja.

PRILOG

---

(1)  SL L 29, 31.1.2020., str. 7.

PRILOG

POSLOVNIK ZAJEDNIČKE SAVJETODAVNE RADNE SKUPINE

Pravilo 1.

Predsjednik

1.

Zajedničkom savjetodavnom radnom skupinom („radna skupina”) supredsjedaju predstavnik kojeg imenuje Europska komisija i predstavnik kojeg imenuje Vlada Ujedinjene Kraljevine. Europska unija i Ujedinjena Kraljevina obavješćuju jedna drugu pisanim putem o imenovanim predstavnicima.

2.

Supredsjednika koji ne može prisustvovati sastanku može zamijeniti imenovani zamjenik. Zamjenici koje imenuje Europska komisija ili Vlada Ujedinjene Kraljevine u najkraćem roku o svojem imenovanju pisanim putem obavješćuju drugog supredsjednika i tajništvo radne skupine.

3.

Imenovani zamjenik ostvaruje prava tog supredsjednika u opsegu imenovanja. Svako upućivanje na supredsjednike u ovom Poslovniku tumači se tako da uključuje imenovanog zamjenika.

Pravilo 2.

Tajništvo

Tajništvo radne skupine („tajništvo”) čine dužnosnik Europske komisije i dužnosnik Vlade Ujedinjene Kraljevine. Tajništvo, pod nadležnošću supredsjednikâ, obavlja zadaće koje su mu povjerene ovim Poslovnikom.

Pravilo 3.

Sudjelovanje na sastancima

1.

Prije svakog sastanka Unija i Ujedinjena Kraljevina obavješćuju jedna drugu putem tajništva o predviđenom sastavu delegacija.

2.

Prema potrebi i odlukom supredsjednikâ, stručnjaci ili druge osobe koje nisu članovi delegacija mogu biti pozvani na sastanke radne skupine kako bi pružili informacije o određenoj temi.

Pravilo 4.

Sastanci

1.

Osim ako supredsjednici odluče drukčije, radna skupina naizmjence se sastaje u Bruxellesu i u Ujedinjenoj Kraljevini.

2.

Odstupajući od stavka 1., supredsjednici mogu odlučiti da se sastanak radne skupine održi videokonferencijom ili telekonferencijom.

3.

Tajništvo saziva svaki sastanak radne skupine, a odluku o datumu i mjestu sastanka donose supredsjednici. Ako Unija ili Ujedinjena Kraljevina podnesu zahtjev za sastanak, radna skupina nastoji se sastati u roku od 15 dana od tog zahtjeva. U hitnim slučajevima nastoji se sastati ranije.

Pravilo 5.

Dokumenti

Pisani dokumenti koji su na sastancima ili između njih formalno razmijenjeni u okviru radne skupine tajništvo numerira i dostavlja Uniji i Ujedinjenoj Kraljevini kao dokumente radne skupine.

Pravilo 6.

Korespondencija

1.

Unija i Ujedinjena Kraljevina svoju korespondenciju upućenu radnoj skupini šalju tajništvu. Ta korespondencija može se slati u svim oblicima pisane komunikacije, uključujući elektroničkom poštom.

2.

Tajništvo osigurava da se korespondencija upućena radnoj skupini prosljeđuje supredsjednicima i da se, prema potrebi, dostavlja u skladu s pravilom 5.

3.

Sva korespondencija koju upućuju supredsjednici ili koja im je izravno upućena prosljeđuje se tajništvu i, prema potrebi, dostavlja u skladu s pravilom 5.

Pravilo 7.

Dnevni red sastanaka

1.

Tajništvo za svaki sastanak sastavlja prijedlog dnevnog reda. Taj prijedlog, zajedno s odgovarajućim dokumentima, šalje se supredsjednicima najkasnije pet dana prije datuma sastanka.

2.

Prijedlog dnevnog reda sadržava točke čije uvrštenje na dnevni red zatraži Unija ili Ujedinjena Kraljevina. Svaki takav zahtjev, zajedno sa svim relevantnim dokumentima, tajništvu se podnosi najkasnije sedam dana prije početka sastanka.

3.

Supredsjednici najkasnije tri dana prije datuma sastanka odlučuju o prijedlogu dnevnog reda sastanka. Oni taj prijedlog dnevnog reda ili bilo koji njegov dio mogu objaviti prije početka sastanka.

4.

Radna skupina donosi dnevni red na početku svakog sastanka. Na zahtjev Unije ili Ujedinjene Kraljevine radna skupina može odlučiti da se u dnevni red doda točka koja nije bila uvrštena u prijedlog dnevnog reda.

5.

Supredsjednici mogu odstupiti od rokova iz stavaka 1., 2. i 3.

Pravilo 8.

Zapisnik

1.

Osim ako supredsjednici odluče drukčije, tajništvo sastavlja nacrt zapisnika svakog sastanka u roku od pet dana od završetka sastanka. Tajništvo sastavlja i sažetak zapisnika.

2.

U zapisniku se u pravilu sažima svaka točka dnevnog reda i, ako je primjenjivo, navodi sljedeće: (a) dokumentacija dostavljena radnoj skupini; (b) sve izjave za koje je jedan od supredsjednika zatražio da se uključe u zapisnik; i (c) doneseni operativni zaključci o određenim točkama.

3.

Zapisnik uključuje popis imena, titula i funkcija svih osoba koje su prisustvovale sastanku.

4.

Supredsjednici mogu zatražiti izmjenu nacrta zapisnika ili sažetka u roku od pet dana od kad ih tajništvo proslijedi u skladu sa stavkom 1. Ako izmjene nisu zatražene, smatra se da su supredsjednici po isteku tog roka odobrili zapisnik i sažetak. Ako jedan od supredsjednika u tom roku zatraži izmjenu, zapisnik i sažetak smatraju se odobrenima nakon što drugi supredsjednik pristane na zatraženu izmjenu.

5.

Nakon odobrenja članovi tajništva potpisuju primjerke zapisnika u elektroničkom obliku i prosljeđuju ih Uniji i Ujedinjenoj Kraljevini te Posebnom odboru za pitanja provedbe Protokola o Irskoj / Sjevernoj Irskoj. Supredsjednici tada mogu odlučiti objaviti sažetak zapisnika.

Pravilo 9.

Odluke

1.

Odluke supredsjednikâ predviđene ovim Poslovnikom donose se zajedničkom suglasnošću.

2.

U razdoblju između sastanaka supredsjednici mogu donositi odluke pisanom komunikacijom međusobnom razmjenom elektroničkih nota. Tajništvo obavješćuje stranke o svim takvim odlukama supredsjednikâ.

Pravilo 10.

Povjerljivost

1.

Osim ako supredsjednici odluče drukčije, sastanci radne skupine povjerljivi su.

2.

Ako Unija ili Ujedinjena Kraljevina radnoj skupini dostavi informacije koje se na temelju njihovih zakona i propisa smatraju povjerljivima ili zaštićenima od objavljivanja, druga stranka primljene informacije tretira kao povjerljive.

Pravilo 11.

Radni jezici

Radni jezik radne skupine jest engleski jezik. Osim ako supredsjednici odluče drukčije, radna skupina svoje rasprave temelji na dokumentaciji sastavljenoj na engleskom jeziku.

Pravilo 12.

Troškovi

1.

Unija i Ujedinjena Kraljevina pojedinačno podmiruju sve troškove svojeg sudjelovanja na sastancima radne skupine.

2.

Troškove organizacije sastanaka i umnožavanja dokumentacije za sastanke koji se održavaju u Bruxellesu snosi Unija, a za sastanke koji se održavaju u Ujedinjenoj Kraljevini snosi Ujedinjena Kraljevina.

3.

Troškove usmenog prevođenja na radni jezik radne skupine i s tog jezika na sastancima snosi stranka koja zatraži usmeno prevođenje.

Pravilo 13.

Godišnje izvješće Posebnom odboru

1.

Tajništvo svake kalendarske godine sastavlja izvješće o radu radne skupine. Izvješće se sastavlja do 1. veljače sljedeće godine.

2.

Svako izvješće donose i potpisuju supredsjednici te se ono odmah nakon potpisivanja šalje Posebnom odboru za pitanja provedbe Protokola o Irskoj / Sjevernoj Irskoj.