Taifid agus cartlanna an Choimisiúin Eorpaigh a bhainistiú
ACHOIMRE AR:
Cinneadh (AE) 2021/2121 maidir le bainistiú taifead agus cartlann
CAD IS AIDHM LEIS AN GCINNEADH?
Leagtar síos sa chinneadh rialacha maidir leis na doiciméid a úsáidtear in oibríochtaí agus in obair laethúil an Choimisiúin Eorpaigh a chaomhnú, is cuma cén fhoirm ina n-úsáidtear iad, an meán a úsáidtear, a n-aois, nó an áit a bhfuil siad lonnaithe, maidir leis na nithe seo a leanas go háirithe:
Ceapadh na rialacha chun malartú faisnéise a éascú, fianaise a sholáthar maidir leis an ngníomhaíocht a rinneadh, oibleagáidí dlíthiúla a chomhlíonadh agus oidhreacht an Choimisiúin a áirithiú.
PRÍOMHPHOINTÍ
Taifid
Ciallaíonn “taifead” faisnéis a fhaightear agus a cruthaíodh i bhfoirm doiciméid, bailiúcháin sonraí nó i bhfoirm eile, i meán digiteach nó i meán analógach, arna gabháil i stór oifigiúil agus arna bhainistiú agus arna chothabháil mar fhianaise agus mar shócmhainn. Faoi na rialacha, ní mór an méid seo a leanas a bheith sa taifead:
- go ndearnadh anailís orthu chun an córas bainistíochta leictreonach a bheidh le húsáid a chinneadh, agus cén córas stór lárnach oifigiúil a bheidh le caomhnú;
- gur cruthaíodh iad i gcomhréir leis na ceanglais atá leagtha amach don chineál ábhartha taifid;
- go gcruthófar iad go córasach i bhfoirm leictreonach, cé is moite de chásanna áirithe, nó déanfar iad a dhigitiú más i bhfoirm analógach a bhí siad ar dtús; agus
- iad a choimeád i stórtha leictreonacha oifigiúla.
Gabháil agus clárú
Ní mór do ranna an Choimisiúin athbhreithniú rialta a dhéanamh ar na cineálacha faisnéise a chruthaítear nó a fhaightear chun a shainaithint cé na cinn atá le “gabháil” i stór leictreonach oifigiúil.
- Níor cheart na taifid a gabhadh a athrú, ach is féidir iad a bhaint nó leaganacha ina dhiaidh sin a chur ina n-ionad go dtí go mbeidh an comhad lena mbaineann siad dúnta.
- Ní mór doiciméid a chlárú má tá faisnéis thábhachtach iontu nach bhfuil gearrshaolach nó más rud é go bhféadfadh gníomh nó obair leantach a bheith i gceist leo.
Éifeachtaí dlíthiúla ríomhshínithe, ríomhshéalaí, stampaí ama agus seirbhísí seachadta cláraithe
- Meastar go bhfuil ríomhshíniú coibhéiseach go dlíthiúil le síniú lámhscríofa.
- Glactar leis go léiríonn ríomhshéala sláine na sonraí agus cruinneas a thionscnaimh.
- Glactar leis go léiríonn ríomhstampa ama a chruinneas agus a shláine.
- Glactar leis go léiríonn sonraí a tharchuirtear trí ríomhsheirbhís seachadta chláraithe sláine na sonraí, an seolaí, agus dáta agus am seolta agus fála na sonraí.
Bailíocht agus inghlacthacht doiciméad
Meastar go sásaíonn doiciméad na critéir bhailíochta nó inghlacthachta sna cásanna seo a leanas:
- go n-aithnítear an duine as ar tháinig sé;
- tá comhthéacs an doiciméid iontaofa agus comhlíonann sé coinníollacha lena ráthaítear a shláine;
- comhlíonann an doiciméad na ceanglais a leagtar amach i ndlí an Aontais nó sa dlí náisiúnta is infheidhme;
- i gcás doiciméid leictreonaigh, cruthaítear an doiciméad ar bhealach a ráthaíonn sláine, iontaofacht agus inúsáidteacht a inneachair agus na meiteashonraí* a ghabhann leis.
Comhroinnt faisnéise
- Ní mór sonraí agus faisnéis a chur ar fáil agus a roinnt chomh forleathan agus is féidir laistigh den Choimisiún, ach amháin má tá rochtain theoranta ar chúiseanna dlíthiúla.
- Ní mór d’Ard-Stiúrthóireachtaí (ASanna) agus ranna coibhéiseacha comhaid a dhéanamh chomh hinrochtana agus is féidir le híogaireacht a n-ábhair.
Stóráil agus caomhnú
Tá stóráil agus caomhnú faoi na coinníollacha seo a leanas:
- go stóráiltear taifid san fhoirm inar cruthaíodh, inar seoladh nó inar glacadh iad nó ina gcaomhnaítear barántúlacht, iontaofacht agus sláine a n-inneachar;
- go mbeidh an t-ábhar inléite le linn na tréimhse stórála ag aon duine a bhfuil rochtain údaraithe aige;
- ní mór tionscnamh nó ceann scríbe an taifid agus dáta agus am gabhála nó cláraithe doiciméad leictreonach a bheith soiléir ó na meiteashonraí a ghabhann leis.
Coinneáil, aistriú agus díchur
- Leagtar amach don Choimisiún ina iomláine cé chomh fada is a choimeádtar comhaid do na catagóirí éagsúla trí bhíthin ionstraimí rialála.
- Ní mór do SRT measúnú a dhéanamh ar na catagóirí comhad a aistrítear chuig cartlann stairiúil an Choimisiúin nó a dhíchuirtear.
- Coinnítear meiteashonraí mar fhianaise ar thaifid agus ar chomhaid agus ar a n-aistriú nó a ndíothú.
- Ní dhéantar faisnéis atá rúnaicmithe mar “CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” nó níos airde a aistriú chuig Seirbhís na Cartlainne Stairiúla.
Seirbhís na gCartlann Staire de chuid an Choimisiúin Eorpaigh
Déanfar an méid seo a leanas leis an seirbhís:
- rathaíonn sí barántúlacht, iontaofacht agus sláine na dtaifead, na gcomhad agus na gcartlann agus an rochtain orthu;
- áirithíonn sí cosaint ábhair agus sláine na meiteashonraí;
- cuireann sí taifid agus comhaid ar fáil, arna iarraidh sin, d’Ard-Stiúrthóireachtaí agus do ranna coibhéiseacha;
- tugann sí faoin dara hathbhreithniú, trí chomhaontú leis na hArd-Stiúrthóireachtaí de réir mar is gá, ar gach taifead, comhad agus cartlann a aistríodh;
- tionscnaíonn sí dí-aicmiú doiciméad rúnaicmithe;
- osclaíonn sí cartlann stairiúil an Choimisiúin don phobal tar éis don srian 30 bliain dul in éag, cé is moite d’eisceachtaí a bhaineann le príobháideachas, leasanna tráchtála agus maoin intleachtúil;
- cuireann sí i dtaisce cartlann an Choimisiúin atá oscailte don phobal i gcartlann stairiúil an Aontais Eorpaigh in IOE.
Cartlanna stairiúla an Choimisiúin ag IOE
- Is é IOE an príomhphointe rochtana do chartlanna stairiúla atá oscailte don phobal.
- Tugann an Coimisiún rochtain do IOE ar chóipeanna digitithe de thaifid atá á gcoimeád i bhfoirm analógach, i gcás inar féidir, agus cur síos ar na cartlanna go léir a thaisctear. Cuireann sé idir-inoibritheacht chun cinn idir a chórais chartlainne agus córais chartlainne IOE.
Rialacha cur chun feidhme
Cuireann gach ard-stiúrthóir nó ceann roinne an struchtúr eagraíochtúil, riaracháin agus fisiceach is gá i bhfeidhm agus soláthraíonn sé an fhoireann is gá dá ranna chun an cinneadh sin agus na rialacha cur chun feidhme a chur chun feidhme, a thugtar cothrom le dáta go rialta agus an méid seo a leanas, go háirithe, á gcur san áireamh:
- forbairtí maidir le bainistíocht taifead agus cartlann, taighde acadúil agus eolaíoch agus caighdeáin;
- forbairtí i dteicneolaíochtaí na faisnéise agus na cumarsáide;
- trédhearcacht, rochtain phoiblí ar dhoiciméid agus oscailt cartlann don phobal;
- comhchuibhiú taifead.
CÉN UAIR ATÁ TOSACH FEIDHME AN CHINNIDH?
Tá sé i bhfeidhm ón 6 Iúil 2020.
CÚLRA
Le haghaidh tuilleadh faisnéise, féach:
PRÍOMHTHÉARMAÍ
Meiteashonraí. Faisnéis lena ndéantar cur síos ar chomhthéacs, ábhar agus struchtúr na dtaifead agus ar a mbainistiú le himeacht ama chun críocha, inter alia, aisghabháil, inrochtaineacht agus athúsáid.
PRÍOMHDHOICIMÉAD
Cinneadh (AE) 2021/2121 ón gCoimisiún an 6 Iúil 2020 maidir le bainistiú taifead agus cartlann (IO L 430, 2.12.2021, lgh. 30-41).
DOICIMÉID GHAOLMHARA
Rialachán (AE) Uimh. 2018/1725 ó Pharlaimint na hEorpa agus ón gComhairle an 23 Deireadh Fómhair 2018 maidir le daoine nádúrtha a chosaint i ndáil le sonraí pearsanta a phróiseáil ag institiúidí, comhlachtaí, oifigí agus gníomhaireachtaí an Aontais agus maidir le saorghluaiseacht sonraí den sórt sin agus lena n–aisghairtear Rialachán (CE) Uimh. 45/2001 agus Cinneadh Uimh. 1247/2002/CE (IO L 295, 21.11.2018, lgh. 39-98).
Rialachán (CE) Uimh. 1049/2001 ó Pharlaimint na hEorpa agus ón gComhairle an 30 Bealtaine 2001 maidir le rochtain phoiblí ar dhoiciméid de chuid Pharlaimint na hEorpa, na Comhairle agus an Choimisiúin (IO L 145, 31.5.2001, lgh. 43-48).
Rialacha nós imeachta an Choimisiúin (C(2000) 3614) (IO L 308, 8.12.2000, lgh. 26-34).
Ionchorpraíodh sa bhuntéacs leasuithe i ndiaidh a chéile ar na rialacha. Níl de luach ar an leagan comhdhlúite seo ach luach doiciméadach amháin.
Rialacha Cur Chun Feidhme le haghaidh Chinneadh C(2020) 4482 maidir le bainistiú taifead agus cartlann.
Nuashonraithe 17.05.2022