1.   Le président exerce ses fonctions au nom du collège. Les fonctions du président sont les suivantes, outre celles prévues à l’article 11, paragraphe 2, du règlement Eurojust:

2.   Les vice-présidents exercent les fonctions énoncées à l’article 11, paragraphe 2, du règlement Eurojust, et au paragraphe 1 du présent article qui leur sont confiées par le président. Ils remplacent le président lorsque celui-ci n’est pas en mesure d’assumer ses fonctions, conformément à l’article 11, paragraphe 3, du règlement Eurojust et à l’article 2, paragraphe 2, du présent règlement intérieur.

1.   Conformément à l’article 11, paragraphe 1, du règlement Eurojust, le collège élit un président parmi les membres nationaux, à la majorité des deux tiers de ses membres.

2.   Le président convoque une élection un mois avant que son mandat n’expire. Si le siège du président devient vacant avant l’expiration du mandat prévu de quatre ans, le vice-président ayant la plus longue période de service à Eurojust convoque immédiatement une réunion du collège en vue de l’élection d’un président dans un délai d’un mois à compter du jour où le poste est devenu vacant. Au cours de la période d’intérim, le remplacement du président est assuré par le vice-président en poste alors le plus ancien, ou par le plus âgé en cas d’égalité de durée de service.

3.   Le président ou le vice-président, lorsqu’il convoque une réunion en vue de l’élection du président, ouvre officiellement la période de présentation des candidatures. Les membres nationaux souhaitant être élus présentent leur candidature par écrit au chef du secrétariat de gouvernance, accompagnée d’une lettre de motivation, au moins dix jours ouvrables avant la réunion au cours de laquelle l’élection doit avoir lieu et au plus tard à 12 heures (HEC). Après réception de chaque candidature, le chef du secrétariat de gouvernance informe le collège du nom du candidat. À l’expiration du délai, le chef du secrétariat de gouvernance communique les lettres de motivation au collège. Lors de la réunion du collège précédant immédiatement celle au cours de laquelle les élections auront lieu, les candidats présentent leur candidature au collège.

4.   L’élection se tient sous la conduite du président ou d’un vice-président à condition qu’ils ne soient pas candidats à l’élection, ou du membre national ayant accompli la plus longue période de service au sein d’Eurojust ou du plus âgé des membres nationaux en cas d’égalité de durée de service au sein d’Eurojust, à condition qu’ils ne soient pas candidats à l’élection.

5.   Le directeur administratif et le chef du secrétariat de gouvernance assistent aux élections. Des représentants du Parlement européen et du Conseil peuvent assister en tant qu’observateurs.

6.   La personne assurant la présidence du scrutin vérifie le quorum au début de la réunion. Lorsqu’un membre national ne peut participer à l’élection, il peut se faire représenter ou donner une procuration conformément à l’article 6, paragraphes 3 et 4, du présent règlement intérieur.

7.   L’élection se fait par un vote à bulletin secret. Le directeur administratif appelle les membres du collège ou leurs représentants un par un, suivant l’ordre protocolaire des États membres de l’Union européenne (ci-après dénommée la «liste protocolaire de l’UE»), afin qu’ils introduisent leur bulletin de vote dans l’urne. Le représentant de la Commission européenne vote en dernier. Une fois que tous les membres du collège ou leurs représentants ont voté, l’assesseur ouvre l’urne et compte les bulletins de vote.

8.   Est élu au premier tour le candidat ayant recueilli une majorité des deux tiers des membres du collège. Lorsqu’aucun candidat n’atteint la majorité des deux tiers, un deuxième tour doit immédiatement avoir lieu entre les deux candidats ayant obtenu le plus de voix au premier tour. Lorsque le plus grand nombre de voix a été obtenu par trois candidats ou plus ayant recueilli un nombre de suffrages identique, lesdits candidats sont tous qualifiés pour un deuxième tour. Lorsque deux candidats ou plus se partagent la deuxième place en termes de nombre de voix, lesdits candidats sont qualifiés pour un deuxième tour avec le candidat ayant recueilli le plus grand nombre de suffrages.

9.   Est élu au deuxième tour le candidat ayant recueilli une majorité des deux tiers des membres du collège. Si aucun candidat n’atteint la majorité des deux tiers, un troisième tour doit immédiatement avoir lieu, suivant les mêmes règles que celles prévues au paragraphe 8 du présent article.

10.   Est élu au troisième tour le candidat ayant recueilli une majorité des deux tiers des membres du collège. Si aucun candidat n’atteint la majorité des deux tiers, un nouveau processus électoral est immédiatement lancé. Dans l’intervalle, l’ancien président ou, dans les conditions prévues au paragraphe 2 du présent article, un vice-président continue d’exercer les fonctions de président jusqu’à ce qu’un successeur soit désigné.

11.   Le directeur administratif annonce les résultats de l’élection. Le résultat de la procédure fait l’objet d’un document signé par la personne assurant la présidence du scrutin, le directeur administratif, le chef du secrétariat de gouvernance et les observateurs. Ce document fait mention du nombre de membres du collège présents ou représentés, du nombre de bulletins de vote, du nombre de votes valides, nuls et blancs, des résultats de chaque tour de scrutin candidat par candidat présenté par ordre alphabétique de son nom de famille, ainsi que du résultat final.

12.   Les résultats de l’élection du président d’Eurojust sont communiqués au Parlement européen, au Conseil, à la Commission européenne et aux États membres.

1.   Conformément à l’article 11, paragraphe 1, du règlement Eurojust, le collège élit deux vice‐présidents parmi les membres nationaux, à la majorité des deux tiers de ses membres.

2.   Le président convoque une élection un mois avant l’expiration du mandat d’un vice-président. Si le siège d’un vice-président devient vacant avant l’expiration du mandat prévu de quatre ans, le président convoque immédiatement une réunion du collège en vue de l’élection d’un vice-président dans un délai d’un mois à compter du jour où le poste est devenu vacant. Pendant la période d’intérim, le vice-président n’est pas remplacé.

3.   La procédure d’élection du président visée à l’article 2, paragraphes 3 à 12 , du présent règlement intérieur s’applique mutatis mutandis à l’élection des vice-présidents, sans préjudice du paragraphe 4 du présent article.

4.   Si aucun candidat n’atteint la majorité des deux tiers des membres du Collège au deuxième tour, un troisième tour est immédiatement organisé pour élire à la majorité simple le candidat ayant obtenu le plus grand nombre de voix. En cas d’égalité du nombre de votes obtenus au troisième tour, c’est le candidat ayant la plus longue période de service à Eurojust qui est élu. En cas de périodes de service discontinues au sein d’Eurojust, le collège ne prend en considération que la période de service immédiatement antérieure à l’élection.

1.   Conformément à l’article 11, paragraphe 6, du règlement Eurojust, si le président ou le vice‐président ne remplit plus les conditions nécessaires à l’exercice de ses fonctions, il peut être révoqué par le collège statuant sur proposition d’un tiers de ses membres. Cette décision est prise par un vote à bulletin secret. La décision est adoptée à la majorité des deux tiers des membres du collège, à l’exclusion du président ou du vice-président concerné.

2.   Le président ou vice-président concerné reçoit une copie de la demande de révocation et comparaît devant le collège avant que ce dernier ne décide de sa révocation.

3.   Si le collège décide de révoquer le président ou un vice-président, une élection est immédiatement convoquée conformément aux articles 2 ou 3 du présent règlement intérieur.

4.   Le Parlement européen, le Conseil, la Commission européenne et les États membres sont informés de la révocation d’un président ou vice-président d’Eurojust.

1.   Conformément à l’article 13, paragraphe 2, du règlement Eurojust, le collège tient au moins une réunion par mois. Le calendrier et le lieu des réunions du collège font l’objet d’une décision annuelle du collège par laquelle il adopte un calendrier des réunions. Lorsque les circonstances l’exigent, et à condition que la majorité des membres du collège ne s’y opposent pas, le président peut modifier la date ou l’heure de début des réunions par notification au collège. Le collège tient des réunions supplémentaires à l’initiative de son président, à la demande de la Commission européenne pour débattre des tâches administratives du collège, ou à la demande d’au moins un tiers de ses membres.

2.   Les réunions du collège ont lieu au siège d’Eurojust. À titre exceptionnel, le collège peut décider d’organiser une réunion dans un autre lieu, si cela est dûment justifié, sur proposition du Président.

3.   En l’absence du président et des vice-présidents, le membre national ayant alors accompli la plus longue période de service à Eurojust préside les réunions du collège.

4.   Les réunions du collège ne sont pas publiques et les débats sont confidentiels. Le collège peut décider de se réunir en session où la participation peut être restreinte.

5.   En ce qui concerne la participation de non-membres du collège aux réunions du collège:

6.   Le président élabore l’ordre du jour provisoire de chaque réunion du collège. L’ordre du jour provisoire comprend les points dont l’inscription a été demandée par les membres du collège et les points estimés opportuns par le président, le conseil exécutif ou le directeur administratif.

7.   L’ordre du jour provisoire accompagné des documents pertinents est adressé aux membres du collège par le secrétariat de gouvernance au moins cinq jours ouvrables avant la réunion. Lorsque la réunion convoquée est une réunion supplémentaire, l’ordre du jour provisoire peut être envoyé vingt-quatre heures avant la réunion. Seuls les points pour lesquels les documents pertinents ont été fournis sont inscrits pour décision à l’ordre du jour provisoire. Le président peut prévoir des limitations de temps indicatives pour débattre de chaque point de l’ordre du jour, ainsi que limiter le nombre d’interventions et le temps de parole.

8.   Au début de chaque réunion, le collège approuve l’ordre du jour. Les questions et points urgents ne figurant pas à l’ordre du jour provisoire peuvent faire l’objet d’une discussion et d’une décision, avec l’accord des membres du collège. Le collège peut également décider de recourir à des procédures écrites ou à des procédures de consultation préparatoire, conformément aux articles 7 et 8 du présent règlement intérieur.

9.   Le président tient le collège informé de toute question susceptible de l’intéresser, conformément à l’article 11, paragraphe 2, point b), du règlement Eurojust. Les informations peuvent être communiquées par écrit aux membres du collège par le secrétariat de gouvernance. À la demande d’un membre du collège, un point d’information est inscrit à l’ordre du jour du collège pour examen.

10.   Les membres du collège peuvent poser des questions d’intérêt général au directeur administratif dans son domaine de compétence. Le directeur administratif apporte une réponse lors de la première réunion possible du collège après réception de la ou des questions.

1.   Le quorum est constitué par les deux tiers des membres du collège. En cas d’absence d’un membre national, la présence de son adjoint ou d’un assistant ayant le statut visé à l’article 7, paragraphe 4, du règlement Eurojust est prise en considération pour déterminer si le quorum est atteint.

2.   Lorsque le quorum ne peut pas être atteint, le président poursuit la réunion sans prendre acte de décisions officielles. Les points à l’ordre du jour concernés peuvent être examinés lors de la réunion suivante du collège ou par procédure écrite, conformément à l’article 7 du présent règlement intérieur.

3.   Lorsqu’un membre national ne peut assister à une réunion du collège et n’est pas représenté par un adjoint ou un assistant ayant le statut visé à l’article 7, paragraphe 4, du règlement Eurojust, il peut donner procuration à un autre membre national pour voter en son nom. Chaque membre national peut au maximum recevoir une seule procuration de vote.

4.   Tout membre national établissant une procuration de vote communique par écrit au secrétariat de gouvernance l’identité de son mandataire, les points de l’ordre du jour pour lesquels la procuration est valable et toute restriction éventuelle à cette procuration de vote. La procuration de vote n’est valable que pour la réunion pour laquelle elle a été donnée.

5.   Le collège ne peut statuer sur une question que si le président estime qu’elle a fait l’objet d’un examen suffisant.

6.   Conformément à l’article 14, paragraphe 1, du règlement Eurojust, sauf indication contraire et lorsqu’il n’est pas possible de parvenir à un consensus, le collège prend ses décisions à la majorité de ses membres.

7.   Le consensus est atteint lorsqu’aucun membre du collège ne s’oppose expressément. Le collège ne procède au vote que si le président constate une absence de consensus. La majorité des membres du collège est déterminée sur la base de la composition du collège prévue à l’article 10, paragraphe 1, du règlement Eurojust.

8.   Conformément à l’article 14, paragraphe 2, du règlement Eurojust, chaque membre du collège dispose d’une voix. En l’absence d’un membre ayant voix délibérative, son adjoint peut exercer son droit de vote aux conditions énoncées à l’article 7, paragraphe 7, du règlement Eurojust. En l’absence de l’adjoint, l’assistant peut aussi exercer son droit de vote aux conditions énoncées à l’article 7, paragraphe 7, du règlement Eurojust.

9.   Sauf disposition contraire dans le présent règlement intérieur, le vote a lieu à main levée, ou par appel nominal si le vote à main levée est contesté. Sur proposition du président ou à la demande d’un tiers des membres du collège, le collège peut décider de voter à bulletin secret. Le président enregistre la répartition des votes exprimés. Un avis minoritaire exprimé est inscrit au procès-verbal de la réunion si le membre concerné du collège en fait la demande.

1.   En cas d’urgence, lorsqu’une décision ne peut être reportée et qu’elle est requise avant que le collège ne puisse se réunir, le président peut recourir à une procédure écrite. Une procédure écrite peut également être utilisée pour des questions déjà examinées par le collège conformément à l’article 5, paragraphe 8, et à l’article 6, paragraphe 2, du présent règlement intérieur.

2.   Le président donne aux membres du collège au moins trois jours ouvrables pour répondre, à compter de la date d’envoi du projet de décision par voie électronique. Exceptionnellement, le président peut décider d’un délai plus court.

3.   Lorsqu’une proposition de décision est proposée à l’adoption par procédure écrite, elle ne peut pas faire l’objet de modifications et doit être approuvée ou rejetée dans son intégralité. Le membre du collège qui n’a pas répondu dans le délai imparti est réputé s’être abstenu de voter.

4.   Une décision est adoptée lorsqu’au moins deux tiers des membres du collège ont répondu par écrit et la majorité des voix requise a été obtenue.

5.   Dans les cas où le quorum ou la majorité des votes requis ne sont pas atteints, le président peut relancer la procédure écrite ou aborder le sujet lors de la réunion suivante du collège.

6.   Le président constate l’achèvement de la procédure écrite. Une notification à cet effet est adressée aux membres du collège.

1.   Le président, lorsqu’il l’estime opportun pour préparer une discussion au sein du collège, peut lancer une procédure de consultation préparatoire par voie électronique. Les membres du collège reçoivent les informations nécessaires.

2.   Les procédures de consultation préparatoire durent sept jours ouvrables, sauf décision contraire du président pour cause d’urgence. Après la date limite, un document révisé reflétant les observations formulées par les membres du Collège est émis par l’initiateur de la proposition pour examen par le collège.

1.   Le collège peut mettre en place des groupes de travail chargés de fournir conseils et expertise au collège.

2.   Le mandat, la composition et le fonctionnement pratique de ces groupes de travail sont déterminés par une décision d’exécution du Collège.

1.   Conformément à l’article 16, paragraphe 4, du règlement Eurojust, deux membres du collège autres que le président ou les vice-présidents sont nommés membres du conseil exécutif dans le cadre d’un système de rotation tous les deux ans.

2.   L’ordre de rotation dans lequel les deux membres du collège sont appelés à siéger au conseil exécutif est basé sur la liste protocolaire de l’UE. Le collège procède par tirage au sort pour déterminer le premier État membre de cette liste à partir duquel le système de rotation est enclenché.

3.   Le représentant du premier État membre désigné et celui de l’État membre le suivant immédiatement sur la liste protocolaire de l’UE sont membres du conseil d’administration pour une période de deux ans.

4.   À l’issue de cette période de deux ans, les membres nationaux des deux États membres suivants sur la liste protocolaire de l’UE sont nommés membres du conseil exécutif pour la période de deux ans suivante, sauf lorsqu’il s’agit de membres nationaux exerçant les fonctions de président ou de vice-président, auquel cas c’est le membre national de l’État membre suivant sur la liste protocolaire de l’UE qui est désigné.

5.   Lorsque le mandat d’un membre du collège prend fin avant l’expiration d’une période de deux ans au sein du conseil exécutif, le membre national nouvellement désigné du même État membre est nommé membre du conseil exécutif pour le reste de cette période de deux ans. Lorsque le mandat d’un membre national prend fin tandis qu’aucun nouveau membre national n’a encore été nommé, son adjoint devient le membre du conseil exécutif désigné jusqu’à ce qu’un nouveau membre national soit nommé ou pour le reste de cette période de deux ans.

6.   Aucun membre national ne peut exercer deux mandats consécutifs en tant que membre du conseil d’administration, sauf dans sa fonction de président ou de vice-président.

1.   Le président préside le conseil exécutif conformément à l’article 16, paragraphe 5, du règlement Eurojust. En cas d’absence ou d’indisponibilité du président, le conseil exécutif est présidé par le vice-président en poste alors le plus ancien, ou par le plus âgé, en cas d’égalité de durée de service. En cas d’absence ou d’indisponibilité des vice-présidents, le conseil exécutif est présidé par le membre national en poste alors le plus ancien au conseil exécutif. Les membres du conseil exécutif assistent, en principe, personnellement aux réunions. Exceptionnellement, les membres du conseil exécutif peuvent assister à une réunion du conseil exécutif par vidéoconférence.

2.   Conformément à l’article 16, paragraphe 7, du règlement Eurojust, le conseil exécutif se réunit au moins une fois par mois. Des réunions supplémentaires peuvent être organisées à l’initiative de la personne assurant la présidence, ou à la demande de la Commission européenne ou d’au moins deux des autres membres du conseil exécutif. Le calendrier et le lieu des réunions du conseil exécutif font l’objet d’une décision annuelle d’adoption du calendrier des réunions.

3.   Conformément à l’article 16, paragraphe 4, du règlement Eurojust, le directeur administratif assiste aux réunions du conseil exécutif, sans droit de vote. Le président peut inviter toute personne dont l’avis peut présenter un intérêt ou d’autres membres de l’administration à assister aux réunions du conseil exécutif en qualité d’observateurs, sans droit de vote.

4.   Le président envoie à un représentant du Parquet européen l’ordre du jour des réunions du conseil exécutif et se concerte avec lui sur la nécessité de participer à ces réunions. Le président invite un représentant du Parquet européen à participer aux réunions du conseil exécutif, sans droit de vote, chaque fois que sont débattues des questions qui intéressent le fonctionnement du Parquet européen, conformément à l’article 16, paragraphe 8, du règlement Eurojust.

5.   La présence, y compris par vidéoconférence, d’au moins trois membres du conseil exécutif constitue un quorum. En l’absence de quorum, le président lève la séance et convoque une nouvelle réunion dans un délai de cinq jours ouvrables sans exigence particulière de quorum.

6.   Le président prépare l’ordre du jour provisoire du conseil exécutif, en consultation avec ses membres et le directeur administratif. L’ordre du jour provisoire, accompagné des documents pertinents, est communiqué aux participants au moins cinq jours ouvrables avant la tenue de la réunion. Le conseil exécutif adopte l’ordre du jour au début de sa réunion. Les questions et points urgents ne figurant pas à l’ordre du jour provisoire peuvent faire l’objet d’une discussion et d’une décision, avec l’accord des membres du conseil exécutif.

7.   En cas d’urgence, lorsqu’une décision ne peut être reportée et qu’elle est requise avant que le conseil exécutif ne puisse se réunir, le président peut recourir à une procédure écrite. Le président donne aux membres du conseil exécutif au moins trois jours ouvrables pour répondre, à compter de la date d’envoi du projet de décision par voie électronique. Dans des cas exceptionnels, le président peut décider d’un délai de réponse plus court. Une décision est adoptée lorsqu’une majorité de membres du conseil exécutif ont répondu par écrit.

8.   Conformément à l’article 16, paragraphe 5, du règlement Eurojust, le conseil exécutif prend ses décisions à la majorité de ses membres et vote à main levée. Chaque membre dispose d’une voix. En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.

9.   Conformément à l’article 16, paragraphe 2, du règlement Eurojust, le conseil exécutif peut, lorsqu’il exécute ses tâches, consulter le collège. Le président élabore, à l’intention du collège, au moins un rapport par trimestre sur les activités et les décisions du conseil exécutif.

10.   La participation de représentants de la Commission européenne et du Parquet européen aux réunions du conseil exécutif n’entraîne aucun coût pour Eurojust.

1.   Tous les membres du collège, les adjoints et les assistants ayant le statut visé à l’article 7, paragraphes 4 et 7, du règlement Eurojust remplissent, lors de leur prise de fonctions, une déclaration d’intérêts dans le format prévu par le code de déontologie qui doit être adopté par une décision d’exécution du collège. Tout changement dans les éléments énumérés dans lesdites déclarations d’intérêts est à renseigner dans les meilleurs délais et, au plus tard, dans le mois suivant ledit changement, afin de garantir que les déclarations restent à jour. Le traitement des données à caractère personnel dans les formulaires de déclaration d’intérêt est effectué conformément au règlement 2018/1725 et aux dispositions du règlement Eurojust relatives à la protection des données.

2.   Sans préjudice du droit national applicable, tous les membres du collège, les adjoints et les assistants informent immédiatement le président de tout conflit d’intérêts réel ou supposé qui surviendrait dans l’exercice de leurs fonctions opérationnelles ou de gestion. Les adjoints et assistants le font par l’intermédiaire de leurs membres nationaux respectifs. En ce qui concerne les questions opérationnelles, les membres nationaux informent, préalablement au président, les autres membres nationaux concernés par ces conflits d’intérêts dans une affaire donnée ou qui seraient susceptibles de l’être.

3.   Tous les membres du collège, adjoints et assistants évitent toute situation susceptible de donner lieu à un conflit d’intérêts personnel ou pouvant être perçue comme telle. Ils ne sont pas associés au traitement de dossiers opérationnels présentant un conflit d’intérêts réel ou supposé. Ils s’abstiennent de tout agissement ou de tout propos de nature à porter atteinte à la perception de leur impartialité auprès du public.

4.   Tous les membres du collège, adjoints et assistants informent le président de toute question susceptible de porter atteinte à la réputation ou aux intérêts d’Eurojust. Les adjoints et assistants le font par l’intermédiaire de leurs membres nationaux respectifs.

5.   Le président examine les autres mesures à prendre dans tout cas visé aux paragraphes 1 à 4 du présent article, conformément au code de déontologie mentionné au paragraphe 1 du présent article.

6.   Si un différend oppose au moins deux membres du collège dans l’exercice de leurs fonctions, la ou les personnes concernées peuvent informer le président qui peut convoquer une réunion du collège pour se pencher sur la question.

1.   Le collège et le conseil exécutif sont assistés par un secrétariat de gouvernance travaillant en concertation avec le président.

2.   Le secrétariat de gouvernance assiste, entre autres, aux réunions du collège et du conseil exécutif, il établit et conserve les procès-verbaux et élabore des résumés exposant les résultats de ces réunions, et il tient un registre des activités du collège et du conseil exécutif.

1.   Les procès-verbaux des réunions du collège et du conseil exécutif contiennent au moins les noms des participants ainsi qu’un compte rendu des débats et des décisions adoptées.

2.   Les projets de procès-verbal des réunions du collège et du conseil exécutif sont transmis pour adoption par le président respectivement aux membres du collège et à ceux du conseil exécutif. Une fois adopté, le procès-verbal est signé par le président ainsi que par le chef du secrétariat de gouvernance, et il est joint à un dossier conservé par le secrétariat de gouvernance. Le procès-verbal des réunions du conseil exécutif est transmis pour information au collège.

3.   Le secrétariat de gouvernance rédige un résumé exposant les résultats des réunions du conseil exécutif qui doit être approuvé par le président et publié conformément à l’article 74, paragraphe 4, du règlement Eurojust.

1.   Conformément à l’article 17, paragraphe 2, du règlement Eurojust, le directeur administratif est nommé par le collège sur la base d’une liste de candidats proposée par le conseil exécutif, à la suite d’une procédure de sélection ouverte et transparente.

2.   Le conseil exécutif propose au collège l’établissement d’un comité de sélection pour la procédure de nomination du directeur administratif. Le comité de sélection se compose de deux membres nationaux et d’un représentant de la Commission européenne.

3.   Le cas échéant et après décision du collège, une personne ayant une expérience pertinente dans la sélection des postes d’encadrement supérieur peut participer au comité de sélection, sans droit de vote.

4.   Le conseil exécutif propose au collège les modalités de lancement d’un appel à candidatures et peut décider du nombre de candidats à auditionner après appel à candidatures.

5.   Le comité de sélection auditionne les candidats et informe le conseil exécutif des résultats de ses délibérations. Le conseil exécutif présente au collège une liste de candidats avec une recommandation du candidat à choisir.

6.   Le collège nomme le directeur administratif à la majorité de ses membres, lorsqu’il n’est pas possible de parvenir à un consensus. La décision est prise par un vote à bulletin secret.

7.   Le conseil exécutif adopte les dispositions d’application concernant les procédures de sélection et de nomination, les renouvellements de contrat, les résiliations de contrat, la période probatoire et l’évaluation annuelle des performances du directeur administratif.

1.   Pour la première période de deux ans suivant immédiatement la mise en place du conseil exécutif, le collège élit membres du conseil exécutif deux membres nationaux, autres que le président ou les vice-présidents.

2.   Les deux candidats qui obtiennent le plus grand nombre de voix sont élus. En cas d’égalité du nombre de voix obtenues par des candidats arrivant en deuxième position, c’est le candidat ayant la plus longue période de service à Eurojust qui est élu. En cas de périodes de service discontinues au sein d’Eurojust, le collège ne prend en considération que la période de service immédiatement antérieure à cette élection.

3.   Le tirage au sort visé à l’article 10, paragraphe 2, du présent règlement intérieur a lieu immédiatement après l’élection des deux membres nationaux visés à ladite disposition. Les membres nationaux représentant les deux États membres désignés prennent leurs fonctions de membres du conseil exécutif à la fin du mandat des deux membres nationaux élus, sauf s’ils ont entre-temps été élus président ou vice-président, auquel cas c’est le membre national de l’État membre suivant sur la liste protocolaire de l’UE qui est désigné.

1.   Le collège peut modifier le présent règlement intérieur suivant la même procédure que pour son adoption, sur proposition du conseil exécutif ou d’un tiers des membres du collège.

2.   Toute modification du présent règlement intérieur se fait à la majorité des deux tiers des membres du collège. Dans le cas où un accord ne peut être trouvé à la majorité des deux tiers, la décision est prise à la majorité simple au cours de la réunion suivante du collège.

1.   Les dispositions du règlement intérieur d’Eurojust relatives au traitement et à la protection des données à caractère personnel (ci-après dénommées les «dispositions») mettent en œuvre les dispositions du règlement Eurojust et du règlement 2018/1725 relatives à la protection des données.

2.   Les dispositions s’appliquent au traitement des données à caractère personnel, automatisé en tout ou en partie, et au traitement non automatisé des données à caractère personnel contenues ou appelées à figurer dans un fichier.

3.   Les dispositions s’appliquent à toutes les données à caractère personnel traitées par Eurojust, y compris les données à caractère personnel contenues dans les informations établies ou reçues par Eurojust et en sa possession, concernant des questions liées aux politiques, activités et décisions relevant de sa compétence.

1.   Les présentes dispositions s’appliquent aux données à caractère personnel tant opérationnelles qu’administratives traitées par Eurojust.

2.   Les données opérationnelles sont traitées conformément au titre II.

3.   Les données administratives sont traitées conformément au titre III.

1.   Les demandes relatives à l’exercice des droits des personnes concernées sont traitées par le ou les membres nationaux concernés par ces demandes, qui en fournissent une copie au délégué à la protection des données en vue de son enregistrement.

2.   Le ou les membres nationaux concernés consultent les autorités compétentes des États membres en ce qui concerne la décision à prendre en réponse à une demande.

3.   Si le dossier l’exige, le délégué à la protection des données procède à des vérifications complémentaires dans le système de gestion des dossiers et informe le ou les membres nationaux concernés de toute information complémentaire pertinente obtenue au moyen de ces vérifications. Le ou les membres nationaux concernés tiennent compte des informations fournies par le délégué à la protection des données et, le cas échéant, réexaminent la décision initiale.

4.   Les motifs de fait et de droit sur lesquels se fonde la décision du ou des membres nationaux concernés sont consignés dans le fichier de travail temporaire relatif à la demande dans le système de gestion des dossiers, et ils sont mis à la disposition du Contrôleur européen de la protection des données (CEPD) sur demande.

5.   Le délégué à la protection des données communique la décision prise par le ou les membres nationaux concernés au nom d’Eurojust à la personne concernée, et informe ladite personne de la possibilité d’introduire une réclamation auprès du CEPD si elle n’est pas satisfaite de la décision prise, ou de former un recours juridictionnel devant la Cour de justice.

6.   Dans le cas où la demande a été reçue par l’intermédiaire d’une autorité de contrôle nationale, Eurojust informe cette autorité de toute décision communiquée par le délégué à la protection des données à la personne concernée.

1.   Le système de gestion des dossiers attribue automatiquement un numéro de référence unique (identifiant) à chaque nouveau fichier de travail temporaire créé.

2.   Lorsqu’un membre national responsable de la gestion d’un fichier de travail temporaire au sens de l’article 24, paragraphe 1, du règlement Eurojust accorde l’accès intégral ou partiel à un fichier de travail temporaire à un ou plusieurs membres nationaux concernés, le système de gestion des dossiers garantit aux utilisateurs autorisés dans le profil de ce bureau national relevant de la responsabilité du membre national l’accès aux parties pertinentes du fichier mais ne leur permet pas de modifier les données introduites par l’auteur d’origine. Les utilisateurs autorisés peuvent cependant ajouter des informations pertinentes aux nouvelles parties des fichiers de travail temporaires. De même, les informations présentes dans l’index peuvent être consultées par l’ensemble des utilisateurs autorisés du système mais ne peuvent être modifiées que par leur auteur d’origine.

3.   Le délégué à la protection des données est automatiquement informé, par le système de gestion des dossiers, de la création de chaque nouveau fichier de travail qui contient des données à caractère personnel.

4.   Le système de gestion des dossiers garantit que seules les données opérationnelles à caractère personnel visées au paragraphe 1, points a) à i), et points k) et m), et au paragraphe 2 de l’annexe II du règlement Eurojust puissent être enregistrées dans l’index par le membre national concerné qui a créé un fichier de travail temporaire, conformément à l’article 23, paragraphe 4, et à l’article 24, paragraphe 3, du règlement Eurojust.

5.   Lorsque, conformément à l’article 23, paragraphe 6, du règlement Eurojust, des membres nationaux souhaitent stocker temporairement des données à caractère personnel et les analyser afin de déterminer si de telles données sont utiles à l’accomplissement des missions d’Eurojust, ils créent un projet de fichier de travail temporaire qui n’est accessible qu’à eux et aux personnes autorisées par eux dans le profil de leur bureau. Après trois mois, le projet de fichier de travail temporaire devrait soit être converti en fichier de travail temporaire dans le système de gestion des dossiers soit être effacé automatiquement par le système. Le système génère une alerte adressée au membre national concerné avant que ce laps de temps ne soit écoulé afin de lui rappeler qu’une décision doit être prise concernant le projet de fichier.

6.   Le ou les membres nationaux concernés veillent à ce que les informations contenues dans l’index suffisent à l’exercice des missions d’Eurojust, telles qu’elles sont définies à l’article 2 du règlement Eurojust.

1.   Eurojust prend les mesures techniques appropriées pour garantir que le délégué à la protection des données soit automatiquement informé des cas exceptionnels qui supposent un recours à l’article 27, paragraphe 4, du règlement Eurojust. Le système de gestion des dossiers garantit que les données en question ne peuvent être ajoutées à l’index visé à l’article 23, paragraphes 1 et 4, du règlement Eurojust.

2.   Lorsque de telles données concernent des témoins ou victimes au sens de l’article 27, paragraphe 2, du règlement Eurojust, le système de gestion des dossiers n’enregistre pas ces informations, sauf décision contraire des membres nationaux concernés. La décision de traiter de telles données est documentée.

1.   Eurojust prend les mesures techniques appropriées pour garantir que le délégué à la protection des données soit automatiquement informé des cas exceptionnels qui, pendant un temps limité, supposent un recours à l’article 27, paragraphe 3, du règlement Eurojust. Le système de gestion des dossiers assortit ces données d’une indication servant à rappeler à la personne à l’origine de l’introduction de ces données dans le système l’obligation de ne conserver celles-ci que pour un temps limité.

2.   Lorsque de telles données concernent des témoins ou victimes au sens de l’article 27, paragraphe 2, du règlement Eurojust, le système de gestion des dossiers n’enregistre pas ces informations, sauf décision contraire des membres nationaux concernés. La décision de traiter de telles données est documentée.

1.   Chaque membre national d’Eurojust justifie la politique d’accès qu’il a autorisée, conformément à l’article 34 du règlement Eurojust, au sein de son bureau national en ce qui concerne les données opérationnelles à caractère personnel et en informe le délégué à la protection des données.

2.   Les membres nationaux peuvent décider, au cas par cas, d’accorder une autorisation spécifique d’accès, intégral ou partiel, à un fichier de travail temporaire à une personne qui n’est pas membre du personnel d’Eurojust mais qui travaille au nom d’Eurojust et appartient à une catégorie spécifique de responsables ayant reçu, au préalable, du directeur administratif d’Eurojust l’autorisation d’accéder au système de gestion des dossiers, conformément à l’article 24, paragraphe 2, du règlement Eurojust..

3.   Les membres nationaux veillent à l’adoption et au respect de modalités organisationnelles appropriées au sein de leurs bureaux, ainsi qu’à un usage judicieux des mesures techniques et organisationnelles, y compris par la participation à la formation requise, mises à leur disposition par Eurojust.

4.   Conformément à l’article 34 du règlement Eurojust, le collège peut permettre à d’autres agents d’Eurojust d’avoir accès aux données opérationnelles à caractère personnel lorsque cela est nécessaire à l’accomplissement des missions d’Eurojust.

1.   Le système de gestion des dossiers d’Eurojust, tel qu’il est défini à l’article 23 du règlement Eurojust, sert de registre de l’ensemble des activités de traitement visées à l’article 35 du règlement Eurojust dans la mesure où des données opérationnelles à caractère personnel sont concernées.

2.   Le système de gestion des dossiers d’Eurojust contient un registre complet des opérations de transmission et de réception de données opérationnelles à caractère personnel, permettant d’attester toute transmission de données opérationnelles à caractère personnel et d’identifier l’autorité nationale, l’organisation ou le pays tiers ou l’organisation internationale ayant transmis de telles informations à Eurojust ou ayant reçu de telles informations de la part d’Eurojust.

1.   Une décision relative au transfert de données à caractère personnel vers des pays tiers ou à des organisations internationales conformément à l’article 58, paragraphe 1, du règlement Eurojust est prise par le collège d’Eurojust à la demande du ou des membres nationaux concernés, à la suite d’une évaluation effectuée par le délégué à la protection des données.

2.   L’évaluation visée au paragraphe 1 est fournie par le délégué à la protection des données dans un délai de dix jours ouvrables. Lorsque cela est nécessaire pour des raisons d’urgence, mentionnées par le ou les membres nationaux concernés, l’évaluation est fournie le plus rapidement possible. Dans les cas particulièrement complexes, le délégué à la protection des données peut convenir avec le ou les membres nationaux concernés d’un délai plus long pour mener à bien l’évaluation.

3.   Dans son évaluation, le délégué à la protection des données examine en particulier les questions visées aux considérants 51 et 52 du règlement Eurojust. Lorsque, lors de l’évaluation de l’adéquation des garanties dans le cas d’espèce, le délégué à la protection des données a des réserves, il peut consulter le CEPD avant de publier une évaluation portant sur un transfert spécifique.

1.   Eurojust met en place les mesures techniques appropriées pour garantir le respect des délais de conservation des données opérationnelles à caractère personnel fixés à l’article 29 du règlement Eurojust et pour garantir que, en l’absence d’une décision motivée, au moment de la vérification, visant à prolonger la conservation des données opérationnelles à caractère personnel, celles-ci sont effacées automatiquement.

2.   Le système de gestion des dossiers prévoit en particulier qu’une vérification de la nécessité de conserver les données dans un fichier de travail temporaire doit être effectuée tous les trois ans après leur enregistrement. Cette vérification doit être dûment documentée dans le système, toute décision de prolonger la conservation des données opérationnelles à caractère personnel devant notamment être justifiée, et elle est communiquée automatiquement au délégué à la protection des données. Les résultats d’une telle décision, ou de l’absence d’une telle décision, s’appliquent à l’affaire dans son ensemble, ainsi que le définit l’article 29, paragraphe 2, du règlement Eurojust.

3.   Le système de gestion des dossiers prévoit notamment le marquage des données enregistrées pour un temps limité, conformément à l’article 27, paragraphe 3, ainsi que des données visées à l’article 27, paragraphe 4, du règlement Eurojust. Si des données opérationnelles à caractère personnel visées à l’article 27, paragraphe 4, sont conservées pendant une durée supérieure à cinq ans, le système de gestion des dossiers générera une alerte pour garantir que cette information soit automatiquement communiquée au CEPD.

4.   Dans des cas exceptionnels, lorsqu’un membre national estime que des données opérationnelles à caractère personnel sont encore nécessaires à des fins archivistiques dans l’intérêt public ou à des fins statistiques visées à l’article 29, paragraphe 7, point e), du règlement Eurojust, le collège statue, après avoir entendu l’avis du délégué à la protection des données, sur la nécessité de conserver les données, dans ce cas particulier, à cette fin spécifique. Le CEPD est informé lorsqu’il est fait recours à cette procédure.

1.   Les demandes relatives à l’exercice des droits sont adressées directement au directeur administratif d’Eurojust ou au délégué à la protection des données. Le délégué à la protection des données reçoit dans tous les cas une copie de la demande, en vue de son enregistrement.

2.   Si nécessaire, le délégué à la protection des données porte assistance à la personne concernée et met à disposition des formulaires spécifiques que les personnes peuvent utiliser pour former leur demande.

3.   Sur la base des informations fournies par l’entité administrative qui participe directement au traitement des données à caractère personnel et de l’avis du délégué à la protection des données, le directeur administratif prend une décision concernant l’affaire en question.

4.   Le délégué à la protection des données communique la décision prise par le directeur administratif à la personne concernée et informe ladite personne de la possibilité d’introduire une réclamation auprès du CEPD si elle n’est pas satisfaite de la décision rendue par Eurojust.

5.   La demande fait l’objet d’un traitement complet dans le mois qui suit sa réception. Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu du nombre et de la complexité de la demande. Le directeur administratif informe la personne concernée de cette prolongation et des motifs du report dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. La personne concernée peut introduire une réclamation auprès du CEPD si Eurojust n’a pas rendu de décision sur sa demande dans ce délai.

1.   Chaque opération de traitement individuelle de données administratives à caractère personnel effectuée à Eurojust est, compte tenu de sa finalité bien définie et en totale conformité avec l’article 4, paragraphe 1, point d), et l’article 31, paragraphe 1, point f), du règlement 2018/1725, assortie d’un délai de conservation clair et bien défini, afin que les données ne puissent être conservées que pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles les données administratives à caractère personnel sont traitées. Ce délai est fixé pour chaque catégorie de données traitées et inscrit dans le registre des activités de traitement.

2.   Eurojust conserve des données administratives à caractère personnel conformément au paragraphe 1, aussi longtemps que nécessaire et en tout état de cause pendant une durée n’excédant pas celle indiquée pour chaque catégorie d’activités de traitement dans le tableau joint à l’annexe des présentes dispositions.

3.   Le conseil exécutif, agissant sur proposition du directeur administratif, peut fixer des délais de conservation plus courts que ceux figurant à l’annexe des présentes dispositions.

1.   Les présentes dispositions sont réexaminées régulièrement afin qu’il soit possible d’évaluer si des modifications sont nécessaires. Toute modification des présentes dispositions est effectuée dans le respect de la même procédure que celle établie pour leur approbation dans le règlement Eurojust.

2.   Le CEPD communique au collège toute suggestion ou recommandation concernant des modifications aux présentes dispositions.