ANNEXE I

LISTE DES BOIS ET PRODUITS DÉRIVÉS SOUMIS À L’AUTORISATION FLEGT

Les bois et produits dérivés suivants sont soumis à l’autorisation FLEGT s’ils sont destinés à l’exportation vers l’Union. Cependant, lorsque la règlementation ivoirienne interdit l’exportation de certains bois ou produits dérivés, ceux-ci ne sont pas éligibles à une autorisation FLEGT.

Codes SH	Désignation des marchandises
4403	Bois bruts, même écorcés, désaubiérés ou équarris
4406	Traverses en bois pour voies ferrées ou similaires
4407	Bois sciés ou dédossés longitudinalement, tranchés ou déroulés, même rabotés, poncés ou collés par assemblage en bout, d’une épaisseur excédant 6 mm
4408	Feuilles pour placage (y compris celles obtenues par tranchage de bois stratifié), feuilles pour contre-plaqués ou pour bois stratifiés similaires et autres bois, sciés longitudinalement, tranchés ou déroulés, même rabotés, poncés, assemblés bord à bord ou en bout, d’une épaisseur n’excédant pas 6 mm
44 09	Bois (y compris les lames et frises à parquet, non assemblées) profilés (languetés, rainés, bouvetés, feuillurés, chanfreinés, joints en V, moulurés, arrondis ou similaires) tout au long d’une ou de plusieurs rives, faces ou bouts, même rabotés, poncés ou collés par assemblage en bout
	ex ex. 44 09 21
44 10	Panneaux de particules, panneaux dits «oriented strand boards» (OSB) et panneaux similaires (par exemple «waferboard»), en bois ou en autres matières ligneuses, même agglomérées avec des résines ou d’autres liants organiques
44 12	Bois contre-plaqués, bois plaqués et bois stratifiés similaires
	ex ex. 44 12 10
44 15	Caisses, caissettes, cageots, cylindres et emballages similaires, en bois; tambours (tourets) pour câbles, en bois. Palettes simples, palettes-caisses et autres plateaux de chargement, en bois; rehausses de palettes en bois
44 17	Outils, montures et manches d’outils, montures de brosses, manches de balais ou de brosses, en bois; formes, embauchoirs et tendeurs pour chaussures, en bois
44 18	Ouvrages de menuiserie et pièces de charpente pour construction, y compris les panneaux cellulaires, les panneaux assemblés pour revêtement de sol et les bardeaux («shingles» et «shakes»), en bois
	ex ex. 44 18 73
	ex ex. 44 18 91
44 19	Articles en bois pour la table ou la cuisine
	ex ex. 44 19 11
	ex ex. 44 19 12
	ex ex. 44 19 19
44 20	Bois marquetés et bois incrustés; coffrets, écrins et étuis pour bijouterie ou orfèvrerie, et ouvrages similaires, en bois; statuettes et autres objets d’ornement, en bois; articles d’ameublement en bois ne relevant pas du Chapitre 94
44 21	Autres ouvrages en bois
	ex ex. 44 21 91
94 03 30	Meubles en bois des types utilisés dans les bureaux
94 03 40	Meubles en bois des types utilisés dans les cuisines
94 03 50	Meubles en bois des types utilisés dans les chambres à coucher
94 03 60	Autres meubles en bois
94 03 91	Parties en bois
94 06 10	Constructions préfabriquées en bois

ANNEXE II

DÉFINITION DU BOIS PRODUIT LÉGALEMENT

ANNEXE III

DESCRIPTION DU SYSTÈME DE VÉRIFICATION DE LA LÉGALITÉ

TABLE DES MATIÈRES

1.	Dispositions générales

2.	Les composantes du SVL

3.	La portée du SVL 3.1. Sources de bois couvertes par le SVL 3.2. Marchés couverts par le SVL 3.3. Acteurs impliqués dans le SVL 3.4. Activités couvertes par le SVL

4.

Le contrôle et la vérification 4.1. Le contrôle 4.1.1. Contrôle de la légalité 4.1.2. Contrôle de la traçabilité 4.2. La vérification 4.2.1. Cibles de la vérification 4.2.2. Agences de vérification 4.2.3. Manuel de vérification 4.2.4. Contrat d’audit 4.2.5. Plan et activités de vérification 4.2.6. Réunion de démarrage 4.2.7. Activités d’audit 4.2.8. Réunion de clôture 4.2.9. Rapport d’audit 4.2.10. Prise de décision sur la légalité 4.2.11. Prise de décision sur la traçabilité 4.2.12. Audits spéciaux ou additionnels

5.	La reconnaissance des certificats privés et publics

6.	Le système de gestion des données

7.	Le traitement de cas de non-conformité

8.	La délivrance des autorisations FLEGT et des certificats de légalité

9.	L’audit indépendant

10.	L’observation indépendante

11.	Le système de gestion des plaintes

1.   Dispositions générales

Le système de vérification de la légalité de la Côte d’Ivoire vise à garantir la légalité du bois et des produits dérivés (ci-après, dans la présente annexe, dénommés «bois»). L’obtention d’une autorisation FLEGT est obligatoire pour toute exportation de bois, suivant la liste des produits figurant à l’annexe I, à destination des pays de l’Union. Pour les autres pays, un certificat public attestant de la légalité et de la traçabilité du bois sera délivré suivant les exigences du SVL.

Le SVL repose sur la législation nationale en vigueur. Il intègre aussi le système de contrôle étatique à chaque étape de la chaîne d’approvisionnement, à savoir l’attribution des droits et titres, l’exploitation, le transport, la transformation, l’exportation et l’importation ainsi que le commerce sur le marché national.

Le SVL a été développé dans le cadre d’un processus multipartite impliquant les administrations concernées, les représentants des organisations de la société civile, du secteur privé et des populations locales par le biais de la chefferie traditionnelle.

2.   Les composantes du SVL

Le SVL comprend les composantes suivantes:

a)

la définition de bois produit légalement, figurant à l’annexe II du présent Accord, identifie les exigences légales et réglementaires à respecter pour que le bois puisse être couvert par une autorisation FLEGT ou un certificat public de légalité, le cas échéant. L’annexe II comprend également des grilles de légalité dans lesquelles sont identifiés les principes, critères et indicateurs servant à vérifier le respect du cadre légal et réglementaire;

b)

le contrôle de la légalité et de la traçabilité a pour objectifs, d’une part, d’assurer que les opérateurs sont légalement constitués et agréés et que leurs activités sont légales, d’autre part, de retracer le parcours du bois depuis le lieu de coupe jusqu’au point de commercialisation ou d’exportation. Cette activité couvre le contrôle effectué par les structures compétentes de l’État, tel que prévu par le cadre juridique et dans les documents administratifs contenant les procédures détaillées relatives au contrôle étatique;

c)

la vérification de la légalité et de la traçabilité s’ajoute au contrôle de la légalité et de la traçabilité et concourt à garantir la légalité du bois commercialisé et celle du bois exporté. La vérification cible non seulement les activités des opérateurs mais aussi celles des structures compétentes de l’État en matière de délivrance des actes et de contrôle. Cette étape sera assurée par une ou plusieurs agences privées de vérification agréées par l’administration forestière;

d)

l’autorité de délivrance des autorisations ne délivre des autorisations FLEGT que pour des expéditions de bois destinés au marché de l’Union conformément aux procédures décrites à l’annexe V et après vérification de la légalité et de la traçabilité comme décrite dans la présente annexe. La légalité du bois destiné aux marchés d’exportation hors de l’Union ou au marché national est, quant à elle, attestée par des certificats publics spécifiques également émis par l’autorité de délivrance des autorisations après vérification de la légalité et de la traçabilité, comme décrit dans la présente annexe;

e)	l’audit indépendant du système, dont les termes de référence sont repris à l’annexe VI, évalue le fonctionnement, la crédibilité et l’efficacité du SVL. Cet audit est réalisé par une structure indépendante recrutée par la Côte d’Ivoire en consultation avec l’Union;

f)	l’observation indépendante fait partie intégrante du SVL. Elle est menée par les organisations de la société civile et permet d’informer les parties prenantes sur l’application des exigences légales et réglementaires en vue d’améliorer la gouvernance du secteur;

g)

le système de gestion des plaintes est un mécanisme qui permet d’enregistrer les plaintes ou réclamations liées à la vérification de la légalité du bois, de les traiter en vue d’y donner suite dans le délai préétabli. Grâce au dialogue, ce système permet aux différents intervenants ou acteurs affectés par le SVL de soumettre une plainte concernant le déroulement du contrôle et de la vérification de la légalité et de la traçabilité ainsi que le mécanisme de délivrance des autorisations FLEGT.

Les composantes du SVL peuvent être visualisées comme suit:

3.   La portée du SVL

3.1.   Sources de bois couvertes par le SVL

Le SVL couvre tous les produits mentionnés à l’annexe I du présent Accord et provenant:

a)

du domaine forestier des personnes morales de droit public comprenant: i) le domaine forestier privé de l’État qui est composé des forêts classées, des agro-forêts et des forêts acquises ou créées par l’État dans le domaine rural et, ii) le domaine forestier des collectivités territoriales qui est composé des forêts classées au nom des collectivités territoriales, des forêts concédées par l’État et des forêts acquises ou créées par les collectivités territoriales dans le domaine rural;

b)	du domaine forestier des personnes morales de droit privé constitué des forêts naturelles ou créées par des personnes morales de droit privé sur des terres régulièrement acquises et des forêts communautaires;

c)

du domaine forestier des personnes physiques comprenant: — des forêts naturelles situées sur des terres sur lesquelles ces personnes jouissent d’un droit de propriété ou des droits coutumiers conformément à la législation foncière de la Côte d’Ivoire; — des plantations forestières créées sur des terres sur lesquelles ces personnes jouissent d’un droit de propriété, des droits coutumiers ou d’un bail;

d)	des arbres naturels et des arbres plantés en dehors d’une forêt;

e)	des bois importés. Néanmoins, comme prévu au point 5 de la présente annexe, la légalité du bois importé assorti d’une autorisation FLEGT ou d’un permis CITES est reconnue de plein droit;

f)	des déboisements et défrichements et des ressources forestières saisies. Néanmoins, les bois provenant des déboisements et défrichements et les bois qui ont été saisis ou confisqués seront couverts par le SVL sans être éligibles à l’obtention d’une autorisation FLEGT.

Le SVL ne couvre pas le bois en transit étant donné que ce bois originaire d’un pays tiers entre sur le territoire de la Côte d’Ivoire sous contrôle douanier et le quitte sous la même forme tout en conservant son pays d’origine et sans être transformé ou commercialisé. Le bois en transit reste donc séparé de la chaîne d’approvisionnement couvert par le SVL, n’est pas soumis à la vérification de la légalité à travers le SVL et n’est pas couvert par le régime d’autorisation FLEGT. Le SVL ne couvre pas non plus les produits finis importés en Côte d’Ivoire et réexportés.

3.2.   Marchés couverts par le SVL

Le SVL couvre les marchés suivants:

a)

marché de l’Union: le SVL permet de vérifier que le bois destiné à être expédié ou commercialisé vers le marché de l’Union a été produit légalement, y compris le bois importé. Ce système prévoit des procédures et des contrôles de conformité pour s’assurer qu’aucun bois d’origine illégale ou inconnue n’entre dans la chaîne d’approvisionnement vers l’Union. Une autorisation FLEGT est émise après vérification de la conformité légale des bois destinés au marché de l’Union;

b)

marchés hors de l’Union: le SVL permet de vérifier que le bois destiné à l’exportation vers des marchés hors de l’Union a été produit légalement, y compris le bois importé. Un certificat public de légalité est émis après vérification de la conformité légale des bois destinés aux marchés hors de l’Union;

c)	marché national: le SVL permet de vérifier que le bois destiné à la consommation nationale a été produit légalement, y compris le bois importé. Un certificat public de légalité peut être émis après vérification de la conformité légale des bois destinés à ce marché.

3.3.   Acteurs impliqués dans le SVL

Le SVL nécessite l’implication des acteurs suivants:

a)	le CCMO est la structure de mise en œuvre qui est créée par les Parties au présent Accord comme prévu à l’article 19 et à l’annexe X du présent Accord;

b)

le système de contrôle étatique est assuré par les administrations publiques y compris les structures placées sous leur tutelle, habilitées à réaliser des opérations de contrôle de la légalité et de traçabilité, et dont la responsabilité est d’assurer le respect de la législation identifiée à l’annexe II du présent Accord (voir point 4.1 de la présente annexe);

c)

lors de la mise en œuvre du présent Accord, la Côte d’Ivoire met en place un Comité National de Gouvernance Forestière (CNGF) dont le secrétariat technique permanent est assuré par un service en charge de la légalité forestière et de la traçabilité. Ce service est désigné par l’administration forestière qui le dote de moyens de fonctionnement pour garantir son autonomie. Le CNGF et le service en charge de la légalité forestière et de la traçabilité qui assure son secrétariat naîtront de la mue de l’actuel Comité Technique de Négociation de l’Accord de Partenariat Volontaire FLEGT et de son secrétariat. Au-delà des compétences prévues en ce qui concerne la mise en œuvre de la Stratégie Nationale de Préservation, de Réhabilitation et d’Extension des Forêts, le CNGF assure les fonctions de comité de pilotage du SVL et du système de gestion des plaintes liés au SVL. La Côte d’Ivoire s’assure que les différentes parties prenantes du secteur forestier, notamment les secteurs public et privé, la société civile et la chefferie traditionnelle, font partie du CNGF et remplissent efficacement leurs fonctions en rapport avec le SVL. Le service en charge de la légalité forestière et de la traçabilité est une structure permanente qui assiste le CNGF dans ses tâches de pilotage et de traitement des plaintes, administre le système de gestion des données et facilite le dialogue entre les différents services administratifs concernés par le SVL, notamment à travers un groupe de travail dans lequel ils sont représentés;

d)	l’autorité de délivrance des autorisations est une structure sous tutelle du ministère en charge des forêts (voir point 8 de la présente annexe et l’annexe V du présent Accord);

e)	les audits de vérification sont réalisés par une ou plusieurs agences de vérification, qui sont des entités privées agréées à cet effet par l’administration forestière lors de la phase de mise en œuvre du présent Accord (voir point 4.2.2 de la présente annexe);

f)

tous les opérateurs intervenants tout au long de la chaîne de valeur du bois sont couverts par le SVL. Les grilles de légalité figurant à l’annexe II du présent Accord sont construites en fonction de trois types d’opérateurs, à savoir: i) les exploitants forestiers sont les personnes morales ou physiques agréées par le ministère en charge des forêts pour assurer l’exploitation forestière. Les activités d’abattage, de façonnage et de transport de bois ainsi que tout autre prélèvement de bois dans un but commercial sont considérées comme des activités d’exploitation forestière; ii) les transformateurs de bois regroupent les producteurs des biens matériels par transformation et mise en valeur de la matière première bois. Ils sont également responsables des activités de transport de bois entre usines de transformation; iii) les commerçants de bois du marché national, les importateurs et exportateurs de bois regroupent les opérateurs qui commercialisent, importent ou exportent du bois;

g)

la société civile intervient dans le SVL en tant qu’observateur indépendant. Elle interagit avec les autres acteurs et intervenants dans le SVL, participe à titre d’observateur à des activités de vérification et a accès aux informations nécessaires pour l’exercice de cette fonction d’observation indépendante (voir point 10 de la présente annexe);

h)

l’auditeur indépendant évalue la bonne exécution et l’efficacité du SVL (voir point 9 de la présente annexe et l’annexe VI du présent Accord). Les audits indépendants couvrent le rôle et les activités des acteurs pour autant qu’ils concernent le SVL. En vue de déterminer si de possibles cas de non-conformité au niveau du contrôle et sur le terrain sont effectivement identifiés lors de la vérification, l’auditeur indépendant audite les activités pertinentes: — des autorités chargées de la délivrance des titres d’exploitation, de transformation et de commercialisation; — des autorités chargées des contrôles de légalité et de traçabilité; — des exploitants, transformateurs, importateurs, exportateurs et commerçants.

Le schéma suivant illustre les interactions entre ces différents acteurs:

3.4.   Activités couvertes par le SVL

Le SVL couvre l’ensemble des activités des opérateurs de la filière bois, depuis l’attribution des titres, l’exploitation, la transformation, la commercialisation sur le marché national jusqu’à l’exportation et l’importation des produits énumérés à l’annexe I. Le SVL couvre également les activités des structures compétentes de l’État en matière de délivrance des actes et de contrôle.

Le SVL repose sur la définition de bois produit légalement (voir annexe II) qui constitue la base pour évaluer la conformité légale de l’ensemble des activités liées à la production et la commercialisation des bois.

Le SVL comprend un niveau de contrôle renforcé avec un niveau de vérification en vue de s’assurer du respect des exigences de légalité et de traçabilité et de déceler tout manquement à ces exigences.

4.   Le contrôle et la vérification

Le SVL se décline en deux étapes. La première étape concerne le contrôle réalisé par les services administratifs compétents (contrôle étatique). La deuxième étape concerne la vérification réalisée par une ou plusieurs agences privées de vérification agréées par l’administration forestière et dont les activités sont supervisées par le service en charge de la légalité forestière et de la traçabilité.

4.1.   Le contrôle

Le contrôle de la légalité a pour objectif d’assurer que les opérateurs sont légalement constitués et agréés et que les activités de l’ensemble de la filière forêt-bois sont légales.

Le contrôle de la traçabilité a pour objectif de retracer le parcours du bois depuis le site d’exploitation ou du poste frontalier (d’entrée du bois en Côte d’Ivoire) jusqu’au point de commercialisation sur le marché national ou d’exportation tout en garantissant l’étanchéité de la chaîne d’approvisionnement.

Cette étape concerne les contrôles habituels réalisés par les structures compétentes de l’État et tels que prévus par le cadre juridique et par les procédures de contrôle. Les contrôles ciblent donc tous les opérateurs de la filière: exploitants, transformateurs, exportateurs, importateurs et commerçants.

4.1.1.   Contrôle de la légalité

Le contrôle de la légalité couvre les activités des services administratifs habilités dont la responsabilité est d’assurer le respect des exigences légales et réglementaires identifiées dans l’annexe II (voir tableau intitulé «Principales structures étatiques impliquées dans le contrôle de la légalité par type d’opérateur»).

Tableau: Principales structures étatiques impliquées dans le contrôle de la légalité par type d’opérateur
	Grille 1: Exploitant Forestier	Grille 2: Transformateur	Grille 3: Exportateur/Importateur (Commerçants)
Principe 1: La constitution légale et les agréments	contrôlé notamment par les tribunaux compétents (tribunal du commerce, tribunal de première instance ou section détachée du tribunal), la structure en charge de la sécurité sociale et les administrations fiscale, commerciale et forestière	contrôlé notamment par les tribunaux compétents (tribunal du commerce, tribunal de première instance ou section détachée du tribunal), la structure en charge de la sécurité sociale et les administrations fiscale, commerciale et forestière	contrôlé notamment par les tribunaux compétents (tribunal du commerce, tribunal de première instance ou section détachée du tribunal), la structure en charge de la sécurité sociale et les administrations fiscale, commerciale et forestière
Principe 2: Les droits d’accès aux ressources forestières	contrôlé notamment par les administrations forestière et foncière	non-applicable	non-applicable
Principe 3: Exercice des activités conformément à la règlementation en vigueur	contrôlé notamment par les administrations forestière et fiscale	contrôlé notamment par les administrations forestière et fiscale	contrôlé notamment par les administrations forestière, fiscale et douanière
Principe 4: Le transport du bois	contrôlé notamment par l’administration forestière	contrôlé notamment par l’administration forestière	contrôlé notamment par les administrations forestière, douanière
Principe 5: Les obligations environnementales	contrôlé notamment par les administrations forestière et environnementale	contrôlé notamment par les administrations forestière et environnementale	contrôlé notamment par les administrations forestière, agricole et environnementale
Principe 6: Les obligations sociales	contrôlé notamment par l’administration forestière, les structures en charge de la sécurité sociale, de l’hygiène et de la sécurité au travail et de l’emploi	contrôlé notamment par l’administration forestière, les structures en charge de la sécurité sociale, de l’hygiène et de la sécurité au travail et de l’emploi	contrôlé notamment par l’administration forestière, les structures en charge de la sécurité sociale, de l’hygiène et de la sécurité au travail et de l’emploi

Les activités de cette étape couvrent notamment l’émission des documents, les contrôles documentaires (validité et régularité du document, conformité des données, etc.), les contrôles sur le terrain et tout autre activité de contrôle par les administrations compétentes.

Le détail des procédures et l’organisation des compétences en matière de contrôles de la légalité et de la traçabilité évoluent de façon régulière pour refléter les priorités politiques, l’organisation des ministères et en vue d’une dématérialisation des procédures et documents de contrôle administratif. La Côte d’Ivoire assure la mise à disposition du public de l’ensemble des manuels, lignes directrices et autres documents administratifs contenant les procédures de contrôle menées par les différentes administrations en les publiant notamment sur le site internet dédié au présent Accord. Il s’agit entre autres des:

—	manuels de procédures des administrations concernées par le SVL;

—	règles et normes techniques définies par les administrations concernées par le SVL.

4.1.2.   Contrôle de la traçabilité

Le système national de traçabilité permet de suivre tous les bois depuis le site d’exploitation ou du poste frontalier (d’entrée du bois en Côte d’Ivoire) jusqu’au lieu de commercialisation ou d’exportation en passant par les étapes de transport et de transformation. Afin d’assurer une traçabilité effective du bois tout au long de la chaîne d’approvisionnement, le système national de traçabilité permet de s’assurer de la validité des données déclarées à chaque étape et de la cohérence de ces données d’une étape à l’autre.

Le système national de traçabilité est finalisé lors de la mise en œuvre du présent Accord. La traçabilité est contrôlée suivant les principales étapes ci-après:

Étape 0: maîtrise des limites de la parcelle forestière

Étape 1: prospection/inventaire

Étape 2: abattage et marquage de la souche et du fût

Étape 3: conditionnement (tronçonnage sur parc forêt)

Étape 4: chargement des grumes

Étape 5: transport des billes vers le parc à grumes de l’usine

Étape 6: réception des billes sur le parc à grumes de l’usine

Étape 7: préparation de la bille (étalage-tronçonnage)

Étape 8: entrée dans la chaîne de transformation

Étape 9: transformation

Étape 10: suivi de la production (y compris le colisage le cas échéant)

Étape 11: suivi de la commercialisation

Un manuel de contrôle de la traçabilité des bois est élaboré par l’administration forestière ivoirienne et publié sur son site internet.

4.2.   La vérification

4.2.1.   Cibles de la vérification

L’étape de la vérification s’ajoute à l’étape du contrôle afin de garantir la légalité et la traçabilité du bois importé, commercialisé ou exporté. La vérification cible donc non seulement les opérateurs mais aussi les structures compétentes de l’État en matière de délivrance des actes et de contrôle.

En règle générale, la vérification de la légalité se fait par opérateur et par titre d’exploitation pour une durée de validité déterminée et renouvelable alors que la vérification de la traçabilité se fait par expédition. Toutefois, dans des cas spécifiques qui seront décrits dans le manuel de vérification mentionné au point 4.2.3, il est possible que la vérification de la légalité soit faite par expédition ou que la vérification de la traçabilité soit faite par opérateur.

4.2.2.   Agences de vérification

Les audits de vérification sont réalisés par une ou plusieurs agences privées agréées par l’administration forestière (ci-après dénommées «agence»). Cet agrément habilite une agence à procéder à la vérification de la légalité et de la traçabilité dans le cadre du SVL. Cet agrément est octroyé, après avis d’une commission consultative multi-acteurs, suivant un processus ouvert et transparent pour une durée déterminée et renouvelable.

Pour obtenir un agrément, l’agence doit pouvoir démontrer les qualifications suivantes:

—	expérience avérée en audit et évaluation de conformité en matière de gestion forestière, de transformation du bois, de traçabilité du bois, de transport, de logistique, de douanes et de systèmes de gestion de la chaîne d’approvisionnement;

—	bonne connaissance du commerce national, sous-régional (Communauté économique des États de l’Afrique de l’Ouest, CEDEAO) et international du bois et des produits du bois et du secteur forestier commercial;

—	bonne connaissance de la filière forêt-bois en Côte d’Ivoire;

—	excellentes compétences en communication orale et écrite en français;

—	capacité démontrée de travailler avec un large éventail d’intervenants.

En outre, l’agence doit se conformer aux exigences suivantes:

—	démontrer son impartialité et ne pas présenter de conflits d’intérêts ni de prise illégale d’intérêts avec les opérateurs forestiers et les administrations impliquées dans le SVL;

—	mobiliser un personnel qualifié et expérimenté en matière d’audits.

Les tâches principales de l’agence incluent:

—	la conduite des audits de vérification documentaire de premier niveau;

—	la conduite des audits de vérification documentaire de second niveau;

—	la conduite des audits de vérification sur le terrain;

—	l’organisation des réunions de démarrage et de clôture;

—	l’élaboration des rapports de vérification et l’enregistrement de ces rapports dans le système de gestion des données.

L’agence est tenue de:

—	faire preuve de professionnalisme et d’intégrité en tout temps et en toutes circonstances;

—	fonder ses conclusions sur des éléments factuels et des données probantes, notamment obtenus à partir d’enquêtes de terrain et d’analyses documentaires;

—	consulter l’ensemble des parties prenantes et en particulier les organisations actives dans l’observation indépendante forestière;

—	se conformer aux procédures et pratiques prescrites dans le manuel de vérification (voir point 4.2.3).

Le service en charge de la légalité forestière et de la traçabilité de l’administration forestière supervise les activités des agences de vérification.

4.2.3.   Manuel de vérification

Un audit de vérification (ci-après dénommé «audit») comprend un ensemble d’activités de vérification de la légalité et de la traçabilité, faisant l’objet d’un contrat d’audit entre un opérateur et une agence. Pour assurer des exigences homogènes de vérification, la Côte d’Ivoire élabore, dans le cadre d’un processus participatif, un manuel administratif et technique de vérification (ci-après dénommé «manuel de vérification») dans lequel les vérificateurs sont répertoriés. Ce manuel de vérification inclut aussi des termes de référence, les protocoles détaillés et les outils de vérification couvrant les différentes tâches de vérification. Il est approuvé par le CCMO et publié par la Côte d’Ivoire.

4.2.4.   Contrat d’audit

L’opérateur contracte avec une agence en précisant l’étendue de la vérification. La vérification de la légalité peut soit couvrir l’ensemble des opérations de l’opérateur, soit une partie des celles-ci clairement identifiée selon un titre de droit d’accès à la ressource (par exemple, les opérations liées à une concession spécifique). La vérification de la traçabilité quant à elle ne peut couvrir que les expéditions de bois provenant des opérateurs, des titres et des opérations dont la légalité est vérifiée.

Un contrat d’audit passé entre l’opérateur et l’agence, définissant l’étendue, le coût et les conditions de la vérification, est requis avant le début des activités de vérification. Une copie du contrat d’audit est mise à disposition des administrations et de l’auditeur indépendant par son enregistrement dans le système de gestion des données. Les observateurs indépendants peuvent consulter l’étendue, le coût et les conditions de la vérification.

4.2.5.   Plan et activités de vérification

Après la signature du contrat d’audit, l’agence prépare un plan de vérification qui comprend la désignation de l’équipe, le programme de vérification et le calendrier des activités. Ce plan est transmis à l’opérateur et les dates des activités de vérification font l’objet d’un accord lors de la réunion de démarrage mentionnée au point 4.2.6.

4.2.6.   Réunion de démarrage

Lors de la réunion de démarrage, l’objectif de l’audit, son étendue, le calendrier et la méthodologie sont examinés par l’agence en présence de l’opérateur, de manière à permettre à ce dernier de poser des questions sur les méthodes et la conduite des activités de vérification. Le compte rendu de la réunion et le plan de vérification sont, avec l’accord de l’opérateur, mis à disposition des administrations, des observateurs indépendants et de l’auditeur indépendant par leur enregistrement dans le système de gestion des données.

4.2.7.   Activités d’audit

Afin de rassembler des éléments de preuve concernant le respect des exigences de légalité identifiées dans les grilles de légalité reprises à l’annexe II, l’agence effectue des vérifications sur plusieurs niveaux:

a)

vérification documentaire de premier niveau: il s’agit de vérifier la présence et la conformité de l’entièreté des documents identifiés dans le manuel de vérification. Elle comprend: i) une vérification de la présence de tous les documents de légalité dans le système de gestion des données. En cas de documents manquants, l’agence demande à l’opérateur et, le cas échéant, à l’administration concernée, de compléter les éléments manquants; ii) une vérification de la conformité des documents, notamment la conformité des cachets, signatures, dates et autres éléments de forme et de la validité des données contenues dans ces documents et iii) une vérification du système interne de traçabilité de l’opérateur en utilisant les fonctionnalités du système de gestion des données;

b)

vérification documentaire de second niveau: sur la base d’une analyse des risques, l’audit inclut une vérification approfondie de l’authenticité, la conformité et la validité des documents. Cette vérification documentaire approfondie inclut: i) une vérification de l’authenticité des documents auprès des administrations et des structures qui ont émis les documents concernés; ii) une vérification du respect de la procédure d’émission des documents, y inclus la procédure de délivrance des titres d’exploitation, de transformation et de commercialisation; iii) une vérification approfondie des données incluses dans les vérificateurs, notamment par des contrôles croisés avec d’autres documents et iv) une vérification approfondie du système interne de traçabilité de l’opérateur;

c)

vérification sur le terrain: sur la base d’une analyse des risques, chaque audit inclut une ou plusieurs visites de terrain pour vérifier si la présence et la conformité des vérificateurs correspondent effectivement au respect sur le terrain des conditions de légalité identifiées dans la définition de bois produit légalement reprise à l’annexe II.

Les analyses de risque mentionnées aux points b) et c) sont menées par l’agence. Elles prennent en compte les résultats des vérifications précédentes (du même audit et des audits précédents), des informations communiquées ou publiées dans le cadre de l’observation indépendante, des plaintes reçues dans le système de gestion des plaintes, des possibles certificats privés et des éléments identifiés comme pertinents à cet effet par les administrations, le CNGF, le CCMO ou l’auditeur indépendant. Cela veut dire que les activités et le calendrier de vérification sur lesquels l’opérateur et l’agence se sont mis d’accord lors de la réunion de démarrage peuvent être complétés par des activités et missions additionnelles sur la base des éléments découverts ou communiqués après ce stade. Le manuel de vérification décrit de façon détaillée comment l’agence réalise ces analyses de risques aux différents stades de l’audit. Le service en charge de la légalité forestière et de la traçabilité identifie, dans le système de gestion des données, les données à prendre en compte lors de l’analyse de risques et les met à jour régulièrement.

4.2.8.   Réunion de clôture

Lors de la réunion de clôture, les résultats et conclusions de la vérification, en particulier tout problème qui pourrait avoir été constaté, sont présentés par l’agence à l’opérateur. À cette occasion, l’opérateur a la possibilité de poser des questions concernant les résultats de la vérification et d’apporter des réponses ou des précisions sur les éléments présentés par l’agence. Le compte rendu de la réunion est mis à disposition des administrations, des observateurs indépendants et de l’auditeur indépendant par son enregistrement dans le système de gestion des données.

4.2.9.   Rapport d’audit

L’agence rédige un rapport d’audit selon le modèle prévu dans le manuel de vérification qui comprend une description des éventuels constats de non-conformité et une proposition de conclusion de conformité ou de non-conformité des opérations et expéditions définies dans le contrat d’audit. Ce rapport d’audit provisoire est transmis à l’opérateur qui peut apporter des précisions ou des réponses.

Après traitement des réponses de l’opérateur, le rapport final et, le cas échéant, les commentaires reçus de l’opérateur sont mis à disposition des administrations, des observateurs indépendants et de l’auditeur indépendant par leur enregistrement dans le système de gestion des données.

4.2.10.   Prise de décision sur la légalité

Les conclusions et recommandations de l’agence permettent au service en charge de la légalité forestière et de la traçabilité de prendre une décision de conformité ou de non-conformité en attribuant, selon les cas, un feu vert ou un feu rouge à l’opérateur dans le système de gestion des données selon l’étendue de la vérification faite (voir point 4.2.4).

Deux cas de figure peuvent se présenter:

—

Si l’opérateur ne conteste pas les conclusions ou recommandations présentées dans le rapport d’audit, le service en charge de la légalité forestière et de la traçabilité prend sa décision dans un délai ne dépassant pas 7 jours calendaires. Au cas où le service en charge de la légalité forestière et de la traçabilité décide d’attribuer un feu rouge (non-conformité), l’agence et l’opérateur sont informés des arguments étayant cette décision dans le système de gestion des données.

—

Si l’opérateur conteste les conclusions ou recommandations présentées dans le rapport d’audit, ou pour toute autre raison jugée pertinente par le service en charge de la légalité forestière et de la traçabilité, ce dernier peut prévoir de prolonger le délai pour la prise de décision. Le service en charge de la légalité forestière et de la traçabilité communique ce délai prolongé à l’opérateur dans le système de gestion des données ou par écrit dans un délai ne dépassant pas 7 jours calendaires.

La décision du service en charge de la légalité forestière et de la traçabilité peut faire l’objet d’un recours en utilisant le système de gestion des plaintes décrit au point 11 (recours gracieux auprès du service en charge de la légalité forestière et de la traçabilité, suivi, le cas échéant, d’un recours auprès du CNGF).

En cas de non-conformité (feu rouge) et une fois le problème de non-conformité réglé, l’opérateur peut à nouveau contracter avec une agence pour un audit spécial de vérification pour confirmer la résolution du cas de non-conformité. Néanmoins, si la confirmation de résolution du cas de non-conformité ne nécessite pas de nouvelle vérification sur le terrain, le service en charge de la légalité forestière et de la traçabilité peut la confirmer sans que l’opérateur n’ait recours à un audit spécial.

La conformité (feu vert) est valable pour une période d’une année à l’issue de laquelle l’opérateur devra contracter un nouvel audit qui prendra en compte les résultats du précédent audit.

Pendant sa période de validité, la conformité peut faire l’objet d’une suspension ou d’une annulation par le service en charge de la légalité forestière et de la traçabilité, le cas échéant sur décision du CNGF à la suite du traitement d’un cas de plainte. La suspension ou l’annulation est prononcée sur la base de nouvelles informations, de plaintes, d’audits spéciaux (voir point 4.2.12) ou d’autres éléments pertinents. Les motifs sont communiqués à l’opérateur dans le système de gestion des données. Si le système de gestion des données n’est pas opérationnel, cette communication est transmise par écrit à l’opérateur.

4.2.11.   Prise de décision sur la traçabilité

Vu que l’agence ne peut vérifier la traçabilité des expéditions de bois aux différents stades de la chaîne d’approvisionnement qu’au moment de l’audit, le rapport inclut des conclusions et des recommandations sur la traçabilité globale des opérations valable au moment de l’audit.

Après la réception de la demande d’autorisation FLEGT, le service en charge de la légalité forestière et de la traçabilité vérifie la traçabilité pour l’expédition couverte par la demande en utilisant le système de gestion des données et en prenant en compte le rapport de l’agence.

Le service en charge de la légalité forestière et de la traçabilité peut demander des informations supplémentaires à l’opérateur ou exiger un audit spécial ou additionnel comme prévu au point 4.2.12.

4.2.12.   Audits spéciaux ou additionnels

Au cours de la période pour laquelle la légalité a été vérifiée, les opérateurs concernés sont tenus d’informer le service en charge de la légalité forestière et de la traçabilité de toute modification notable de la propriété, des structures, de la gestion ou des opérations concernées. Le service en charge de la légalité forestière et de la traçabilité peut demander que l’opérateur procède à un audit spécial ou additionnel sur la base de ces informations ainsi que sur la base de tout autre élément jugé pertinent.

Un audit additionnel correspond à un nouvel audit comme décrit aux points 4.2.4 à 4.2.11 qui prend en compte les résultats pertinents du précédent audit. Un audit spécial permet de vérifier des points spécifiques pour compléter les résultats d’un audit précédent (donc effectué moins de 12 mois avant cet audit spécial). Un audit spécial permet également de confirmer la résolution des cas de non-conformité identifiés lors d’un audit précédent. Par conséquent, les résultats d’un audit spécial ne sont valides que pour la durée restante de l’audit initial qu’il complète. Le manuel de vérification inclut les modalités détaillées pour ces audits additionnels et spéciaux.

5.   La reconnaissance des certificats privés et publics

Afin de reconnaître les bonnes pratiques dans le secteur forestier, des systèmes de certification privés qui comprennent une vérification du respect de la législation applicable peuvent être utilisés dans le cadre de la procédure d’évaluation du risque.

La Côte d’Ivoire évalue à cet effet des régimes de certification privés conformément aux exigences du SVL et établit une liste de systèmes de certification privés reconnus en vue de leur prise en compte lors de l’analyse des risques. Cette liste est communiquée au CCMO et publiée sur le site internet du ministère en charge des forêts. La liste des régimes reconnus est réévaluée et, si besoin, mise à jour de façon régulière.

La Côte d’Ivoire peut élaborer des procédures pour permettre qu’un audit de certification privé reconnu comme prévu au deuxième alinéa serve également d’audit de vérification. Ces procédures devront être détaillées dans le manuel de vérification.

La légalité du bois importé assorti d’une autorisation FLEGT et/ou d’un permis CITES est reconnue de plein droit. Des systèmes de certification privés et publics peuvent également être utilisés pour prouver la provenance légale du bois importé.

6.   Le système de gestion des données

Un système national centralisé pour documenter, contrôler et vérifier la légalité et la traçabilité est mis en place par la Côte d’Ivoire.

Le système de gestion des données est administré par le service en charge de la légalité forestière et de la traçabilité. Les opérateurs et les administrations habilitées accèdent au système pour y enregistrer les données et documents servant à vérifier la légalité. Les administrations sont également habilitées à valider des données dans le système. Dans des cas spécifiques, des documents peuvent être soumis ou envoyés à l’administration par écrit. Si le système de gestion des données n’est pas opérationnel, les copies des documents qui doivent y être enregistrés sont transmises à l’administration par écrit et rendues accessibles pour l’observation indépendante et l’audit indépendant. Une fois que le système est opérationnel de nouveau les documents concernés sont enregistrés comme prévu dans le manuel de vérification.

Les agences de vérification peuvent accéder au système de gestion des données sans droit de modification afin d’effectuer les vérifications documentaires faisant partie de leurs tâches. Les agences peuvent également enregistrer les différents documents issus de la vérification comme prévu au point 4.2.

L’auditeur indépendant et les organisations de la société civile impliquées dans l’observation indépendante ont accès au système de gestion des données sans droit de modification pour consulter toutes les informations, documents et données importants ou pertinents pour évaluer la bonne exécution et l’efficacité du SVL.

La Côte d’Ivoire élabore et publie les conditions et procédures pour l’obtention des droits d’accès au système de gestion des données, et identifie les données qui sont accessibles au grand public.

7.   Le traitement des cas de non-conformité

Des cas de non-conformité peuvent être identifiés et traités aux différents stades de la vérification. Tout cas de non-conformité identifié lors de la vérification est communiqué à l’opérateur et, le cas échéant, au service de l’administration concerné afin de permettre l’apport d’éléments supplémentaires et des actions correctives pour son traitement.

En ce qui concerne les cas de non-conformité qui relèvent des structures compétentes de l’État en matière de délivrance des actes et de contrôle, ceux-ci sont communiqués par l’agence de vérification au service en charge de la légalité forestière et de la traçabilité et au service administratif concerné dans le système de gestion des données. Un groupe de travail dans lequel sont représentés les différents services des administrations concernés par le SVL aide à traiter et résoudre des cas de non-conformité et peut adresser des recommandations à cet effet aux services concernés. Le service en charge de la légalité forestière et de la traçabilité assure le secrétariat de ce groupe de travail.

8.   La délivrance des autorisations FLEGT et des certificats publics de légalité

L’autorisation FLEGT est le moyen d’attester que les bois sont produits légalement et ont été tracés. Elle est émise après vérification de la conformité légale et de la traçabilité des bois à exporter vers l’Union.

L’obtention d’une autorisation FLEGT est obligatoire pour toute exportation de bois, suivant la liste des bois et produits figurant à l’annexe I, à destination des États membres de l’Union. Elle est délivrée par une autorité de délivrance des autorisations, désignée ou créée par le ministre chargé des forêts et placée sous son autorité.

La procédure d’émission et les spécifications techniques des autorisations FLEGT sont reprises à l’annexe V.

La légalité du bois destiné au marchés d’exportation hors de l’Union est quant à elle, attestée par des certificats publics de légalité émis par la Côte d’Ivoire après vérification de la légalité et de la traçabilité comme décrit dans la présente annexe. Un certificat public de légalité peut être émis pour du bois destiné à la consommation nationale après vérification dans le SVL que ce bois a été produit légalement.

9.   L’audit indépendant

L’audit indépendant évalue la bonne exécution et l’efficacité du SVL. Il permet également d’identifier les lacunes et les faiblesses dans la mise en œuvre du SVL et suggérer des recommandations au CCMO.

Le cas échéant, les lacunes et les faiblesses dans la mise en œuvre du SVL identifiées par l’auditeur indépendant sont prises en compte lors du processus de vérification, notamment pour les analyses de risques servant à identifier les besoins de vérification de second niveau et de vérification sur le terrain.

Les termes de référence pour l’audit indépendant figurent à l’annexe VI.

10.   L’observation indépendante

Le SVL intègre l’observation indépendante menée par les organisations de la société civile. L’observation indépendante est une mission non-étatique d’observation des activités forestières et agroforestières prévue par la législation ivoirienne et effectuée par des organisations de la société civile, en vue de recueillir et de partager des informations crédibles et vérifiables sur la gestion forestière pour l’amélioration de la gouvernance forestière. Il s’agit donc d’une activité menée en permanence ou pendant la durée d’un mandat. L’observation indépendante peut ainsi être externe ou mandatée.

Dans le cadre du SVL, l’observation indépendante concerne notamment les activités suivantes:

—	organisation de missions autonomes d’observation indépendante;

—	participation à titre d’observateur aux missions de contrôle et aux audits de vérification sur le terrain;

—	identification des dysfonctionnements, indices, cas de violation des règlementations applicables aux activités forestières et production de rapports d’observation indépendante;

—	alerte des parties prenantes quant aux activités illégales observées.

Les organisations mettant en œuvre des activités d’observation indépendante ont accès au système de gestion des données.

Les rapports d’observation indépendante sont enregistrés dans le système de gestion des données et pris en compte lors du processus de vérification, notamment pour les analyses de risques servant à identifier les besoins de vérification de second niveau et de vérification sur le terrain ainsi que les besoins d’audits spéciaux ou additionnels.

Les organisations mettant en œuvre des activités d’observation indépendante peuvent accompagner, sur leurs fonds propres, les missions d’audit tout en respectant la confidentialité des secrets commerciaux.

Les missions d’observation indépendante visent les opérateurs et leurs activités, mais aussi le fonctionnement des structures compétentes de l’État, notamment en matière de délivrance des actes et de contrôle et les activités des agences de vérification.

11.   Le système de gestion des plaintes

Le SVL prévoit la possibilité pour les différents acteurs impliqués de soumettre des plaintes concernant les contrôles et la vérification de la légalité et de la traçabilité, comme aussi la délivrance des autorisations FLEGT.

Le système de gestion des plaintes du SVL est un mécanisme de prévention et de règlement des conflits et litiges liés à la vérification de la légalité du bois, par le dialogue. Il permet ainsi aux parties prenantes du SVL d’exprimer leurs plaintes, réclamations, griefs ou toute autre forme de revendication d’un droit auprès des structures compétentes.

Les structures de gestion des plaintes sont le service en charge de la légalité forestière et de la traçabilité et le CNGF.

En matière de gestion des plaintes, le mandat du service en charge de la légalité forestière et de la traçabilité est le suivant:

—	recevoir et enregistrer les plaintes et les soumissions par voie orale et écrite dans le registre des plaintes du système de gestion des données;

—	traiter le recours gracieux si la plainte concerne une de ses propres décisions;

—	procéder à toute recherche, collecte d’information ou concertation nécessaire;

—	formuler des recommandations à l’attention du CNGF;

—	élaborer et transmettre des rapports périodiques de traitement et de gestion des plaintes au CNGF;

—	veiller à la mise en œuvre des solutions trouvées aux plaintes selon les délais fixés.

En matière de gestion des plaintes, le mandat du CNGF est le suivant:

—	donner des orientations et directives nécessaires pour la mise en œuvre du système de gestion des plaintes;

—	assurer le suivi et l’évaluation de la mise en œuvre du système de gestion des plaintes;

—	traiter les recours contre les décisions prises par le service en charge de la légalité forestière et de la traçabilité à la suite d’un recours gracieux non fructueux;

—	élaborer et transmettre des rapports périodiques de traitement et de gestion des plaintes au CCMO.

Pour assurer une accessibilité large au système de gestion des plaintes, il est possible de soumettre des plaintes anonymes. Il est aussi possible pour les organisations de la société civile, la chefferie et les autorités traditionnelles et les syndicats des travailleurs de soumettre une plainte au nom des communautés locales ou des travailleurs respectivement.

La procédure de gestion des plaintes, y compris les délais de recours, est précisée dans le manuel de vérification.

ANNEXE IV

CONDITIONS RÉGISSANT LA MISE EN LIBRE PRATIQUE DANS L’UNION DE BOIS ET PRODUITS DÉRIVÉS EXPORTÉS À PARTIR DE LA CÔTE D’IVOIRE ET COUVERTS PAR UNE AUTORISATION FLEGT

1.   Cadre général

Les dispositions de cette annexe se basent sur le règlement (CE) no 2173/2005 et son règlement d’application (CE) no 1024/2008 de la Commission du 17 octobre 2008 arrêtant les modalités de mise en œuvre du règlement (CE) no 2173/2005 (1), qui régissent les conditions d’entrée sur le marché de l’Union des bois et produits dérivés couverts par une autorisation FLEGT en provenance d’un pays partenaire.

2.   Traitement des autorisations FLEGT

L’autorisation FLEGT est communiquée aux autorités compétentes de l’État membre de l’Union dans lequel l’expédition qu’elle accompagne fait l’objet d’une déclaration en vue d’une mise en libre pratique. Cela peut se faire par voie électronique ou par tout autre moyen rapide.

Dès qu’une autorisation FLEGT a été acceptée, les autorités compétentes visées au premier alinéa en informent les autorités douanières, conformément aux procédures nationales en vigueur.

3.   Contrôle documentaire des autorisations FLEGT

Les autorisations FLEGT sur support papier sont conformes au modèle décrit à l’appendice 1 de l’annexe V. Toute autorisation FLEGT qui ne satisfait pas aux exigences et aux spécifications énoncées à l’annexe V n’est pas valable.

Une autorisation FLEGT est considérée comme nulle si elle est communiquée à une date postérieure à la date d’expiration qui y figure.

L’autorisation FLEGT ne peut comporter ni ratures ni surcharges.

Aucune prorogation de la validité d’une autorisation FLEGT n’est acceptée, sauf si cette prorogation a été validée par l’autorité de délivrance des autorisations.

Aucun double de l’autorisation FLEGT ou document de remplacement n’est accepté s’il n’a pas été délivré et approuvé par l’autorité de délivrance des autorisations.

4.   Demandes d’informations supplémentaires

En cas de doute concernant la validité ou l’authenticité d’une autorisation FLEGT, d’un double ou d’un document de remplacement, les autorités compétentes peuvent demander des informations supplémentaires à l’autorité de délivrance des autorisations.

Cette demande peut être accompagnée d’une copie de l’autorisation FLEGT, du double ou du document de remplacement de l’autorisation FLEGT en question.

5.   Vérification de la conformité entre l’autorisation FLEGT et l’expédition

Si les autorités compétentes jugent nécessaire de procéder à des vérifications supplémentaires de l’expédition avant de décider d’accepter ou non une autorisation FLEGT, des contrôles peuvent être effectués en vue de déterminer si l’expédition en question est conforme aux informations fournies dans l’autorisation FLEGT et dans les archives relatives à l’autorisation FLEGT concernée conservées par l’autorité de délivrance des autorisations.

Si le volume ou le poids des bois et produits dérivés contenus dans l’expédition présentée en vue d’une mise en libre pratique ne diffère pas de plus de 10 % par rapport au volume ou au poids indiqués dans l’autorisation FLEGT correspondante, l’expédition est réputée conforme aux informations fournies dans l’autorisation FLEGT en ce qui concerne le volume ou le poids.

En cas de doute sur la conformité entre l’expédition et l’autorisation FLEGT, l’autorité compétente concernée peut demander des éclaircissements à l’autorité de délivrance des autorisations.

L’autorité de délivrance des autorisations peut demander à l’autorité compétente de lui envoyer une copie de l’autorisation FLEGT ou du document de remplacement en cause.

Si nécessaire, l’autorité de délivrance des autorisations retire l’autorisation FLEGT et attribue une version corrigée selon les modalités prévues à l’annexe V.

Si l’autorité compétente ne reçoit pas de réponse dans les 21 jours calendaires suivant la demande d’éclaircissements, l’autorité compétente n’accepte pas l’autorisation FLEGT et agit conformément à la législation et aux procédures en vigueur.

Une autorisation FLEGT ne peut être acceptée s’il a été établi, au besoin, après la communication d’informations supplémentaires demandées conformément au point 4 ou à l’issue de tout complément d’enquête réalisé conformément au présent point, que l’autorisation FLEGT ne correspond pas à l’expédition.

6.   Vérification avant l’arrivée de l’expédition

L’autorisation FLEGT peut être communiquée avant l’arrivée de l’expédition qu’elle accompagne.

L’autorisation FLEGT est acceptée si elle satisfait à toutes les exigences énoncées à l’annexe V et s’il n’est pas jugé nécessaire de procéder à des vérifications supplémentaires conformément aux points 4 et 5 de la présente annexe.

7.   Autres questions

Les coûts engendrés par la vérification sont supportés par l’importateur sauf disposition contraire prévue par la législation et les procédures de l’État membre de l’Union concerné.

En cas de désaccords ou de difficultés persistants relatifs à la vérification des autorisations FLEGT, l’affaire peut être soumise au CCMO et l’autorité de délivrance des autorisations en est informée.

8.   Mise en libre pratique

Dans la case 44 du document administratif unique sur lequel figure la déclaration en douane pour la mise en libre pratique, il est fait référence au numéro de l’autorisation FLEGT qui accompagne les bois et produits dérivés soumis à cette déclaration.

Si la déclaration en douane est faite en utilisant un procédé informatique, la référence est indiquée dans la case prévue à cet effet.

Les bois et produits dérivés ne peuvent être libérés pour la mise en libre pratique qu’à l’issue de la procédure décrite dans la présente annexe.

---

(1)   JO UE L 277 du 18.10.2008, p. 23.

ANNEXE V

PROCÉDURE D’ÉMISSION ET SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES DES AUTORISATIONS FLEGT

1.   Dispositions générales relatives aux autorisations FLEGT

Conformément à l’article 6 du présent Accord, l’autorisation FLEGT est le moyen d’attester que les bois et les produits dérivés sont produits légalement et ont été tracés suivant les dispositions prévues à l’annexe III.

L’obtention d’une autorisation FLEGT est obligatoire pour toute exportation, à destination des États membres de l’Union, de bois et produits dérivés, énumérés dans la liste des produits figurant à l’annexe I. Pour les autres pays, un certificat public attestant de la légalité et de la traçabilité du bois sera délivré suivant les exigences du SVL.

Une autorisation FLEGT est attribuée pour une expédition unique d’un seul exportateur vers l’Union.

Les exigences et procédures détaillées concernant l’émission, le renouvellement ou la prorogation de la validité, le retrait, le remplacement et la gestion des autorisations FLEGT sont fixées dans le manuel de vérification mentionné au point 4.2.3 de l’annexe III.

2.   Autorité de délivrance des autorisations

L’autorité de délivrance des autorisations est une structure sous tutelle du ministère en charge des forêts.

La composition, les attributions et le fonctionnement de l’autorité de délivrance des autorisations sont définis par un texte réglementaire.

L’autorité de délivrance des autorisations est la structure compétente pour les échanges d’informations entre la Côte d’Ivoire et les autorités compétentes sur les questions relatives aux autorisations FLEGT.

3.   Procédure de délivrance des autorisations FLEGT

L’autorisation FLEGT est émise après vérification de la conformité légale et de la traçabilité des bois et produits dérivés à exporter, telle que prévue à l’annexe III.

L’autorisation FLEGT est obtenue à l’issue de la procédure suivante:

—	Étape 1 — réception de la demande: L’exportateur remplit et soumet une demande d’autorisation FLEGT suivant un formulaire défini par l’autorité de délivrance des autorisations;

—	Étape 2 — examen de la demande: L’autorité de délivrance des autorisations s’assure que la conformité des produits du bois à exporter a été vérifiée suivant l’annexe III;

—

Étape 3 — décision de délivrance de l’autorisation: — en cas de conformité, l’autorité de délivrance des autorisations délivre l’autorisation FLEGT à l’exportateur concerné; — en cas de non-conformité, l’autorité de délivrance rejette la demande et en informe l’exportateur concerné. La procédure de traitement des cas de non-conformité est décrite à l’annexe III.

Les demandes d’autorisation FLEGT sont soumises et traitées électroniquement en utilisant le système de gestion des données. Toutefois, elles peuvent être soumises et traitées manuellement en cas de dysfonctionnement du système de gestion des données. Dans le cas d’une demande manuelle d’autorisation FLEGT, elle doit être accompagnée d’une attestation de légalité et de traçabilité délivrée par le service en charge de la légalité forestière et de la traçabilité suivant les procédures décrites à l’annexe III.

L’autorité de délivrance des autorisations peut retirer toute autorisation FLEGT contenant une erreur et émettre une autorisation corrigée portant la mention «Autorisation corrigée» authentifiée par le cachet et la signature de l’autorité de délivrance des autorisations.

La délivrance d’une autorisation FLEGT est assujettie au paiement d’une redevance dont le montant et les modalités de paiement sont fixés par un texte réglementaire.

4.   Caractéristiques générales des autorisations FLEGT

L’autorisation FLEGT peut être délivrée sur support papier ou électronique.

L’autorisation FLEGT contient les informations figurant à l’appendice 1, conformément aux notes explicatives de l’appendice 2.

Pour des expéditions complexes pour lesquelles il s’avère impossible d’inclure toutes les informations requises visées dans le premier modèle figurant à l’appendice 1, une pièce jointe intitulée «Description complémentaire de marchandises jointe à l’autorisation FLEGT» est ajoutée. Cette pièce jointe comprend des informations qualitatives et quantitatives relatives à la description de l’expédition, tel qu’il est précisé dans l’appendice 1. Dans ce cas, les cases correspondantes de l’autorisation FLEGT ne comportent pas d’informations sur l’expédition, mais un renvoi à la pièce jointe.

L’autorisation FLEGT est valable à compter du jour même de sa délivrance.

La durée de validité de l’autorisation FLEGT est de 6 mois, avec possibilité de renouvellement ou de prorogation sur une période ne pouvant excéder 3 mois. La date d’expiration est indiquée sur l’autorisation FLEGT.

Après expiration, l’autorisation FLEGT est réputée nulle.

En cas de destruction des bois et produits dérivés concernés, l’autorisation FLEGT devient nulle et l’opérateur en informe l’autorité de délivrance des autorisations.

5.   Caractéristiques des autorisations FLEGT sur support papier

Les autorisations FLEGT sur support papier sont conformes au format décrit à l’appendice 1.

L’autorisation FLEGT est délivrée sous format A4.

L’autorisation FLEGT est délivrée en six exemplaires identifiés de la façon suivante:

—	un exemplaire portant la mention « ORIGINAL » est destiné à l’autorité compétente de l’État membre de l’Union dans lequel l’expédition couverte par l’autorisation fait l’objet d’une déclaration de mise en libre pratique;

—	un exemplaire portant la mention « AUTORITÉ DOUANIÈRE DE L’UNION EUROPÉENNE » est destiné à l’autorité douanière de l’Union;

—	un exemplaire portant la mention « EXPORTATEUR » est destiné au demandeur de l’autorisation FLEGT;

—	un exemplaire portant la mention « AUTORITÉ DOUANIÈRE DE LA CÔTE D’IVOIRE » est destiné à l’autorité douanière de la Côte d’Ivoire;

—	un exemplaire portant la mention « AUTORITÉ DE DÉLIVRANCE DES AUTORISATIONS FLEGT » est gardé par l’autorité de délivrance des autorisations;

—	un exemplaire portant la mention « ARCHIVES » est destiné aux archives tenues par le ministère en charge des forêts de la Côte d’Ivoire.

Les autorisations FLEGT sont remplies à l’aide d’une machine à écrire ou d’un ordinateur. Elles peuvent être également remplies à la main, si nécessaire. Les quantités sont mentionnées par l’autorité de délivrance des autorisations de façon à rendre impossible l’insertion de chiffres ou de mentions supplémentaires.

Le visa de l’autorité de délivrance des autorisations est matérialisé sur chaque exemplaire de l’autorisation par une signature physique et le cachet de l’autorité de délivrance des autorisations apposé au moyen d’un tampon sec.

L’autorisation FLEGT comporte un numéro de référence et un code barre. Le formulaire ne peut contenir ni ratures ni surcharges.

Les autorisations FLEGT sont imprimées et remplies en français.

À l’exception des exemplaires destinés aux archives tenues par le ministère en charge des forêts et à l’autorité de délivrance des autorisations, tous les autres exemplaires sont remis au demandeur qui conserve son exemplaire et adresse les autres à leurs destinataires.

6.   Autorisation FLEGT perdue ou détruite

En cas de perte ou de destruction d’un des exemplaires énumérés au point 5, troisième alinéa, l’exportateur ou son représentant habilité peut demander à l’autorité de délivrance des autorisations de lui délivrer une autorisation FLEGT de remplacement. Le titulaire de l’autorisation FLEGT ou son mandataire joint à sa demande une déclaration de perte de l’exemplaire en question délivrée par la Police nationale ou par la Gendarmerie nationale de la Côte d’Ivoire.

L’autorité de délivrance des autorisations FLEGT délivre la ou les autorisations FLEGT de remplacement dans un délai de 48 heures après réception de la demande de l’exportateur.

Les autorisations FLEGT de remplacement contiennent les informations et les indications figurant sur l’autorisation FLEGT qu’ils remplacent, y compris le numéro d’autorisation.

Les autorisations FLEGT de remplacement portent la mention «Autorisation de substitution» authentifiée par le cachet et la signature de l’autorité de délivrance des autorisations.

L’émission d’une autorisation FLEGT de remplacement rend nulle l’autorisation originelle. Si le document perdu ou volé est retrouvé, il doit être détruit ou renvoyé à l’autorité de délivrance des autorisations.

7.   Doutes sur la validité de l’autorisation FLEGT

En cas de doute sur la validité de l’autorisation FLEGT ou sur l’autorisation FLEGT de remplacement, les autorités compétentes peuvent demander des vérifications supplémentaires à l’autorité de délivrance des autorisations.

Si elle le juge nécessaire, l’autorité de délivrance des autorisations peut demander aux autorités compétentes de lui envoyer une copie de l’autorisation FLEGT ou de l’autorisation FLEGT de remplacement mise en cause.

Si elle le juge nécessaire, l’autorité de délivrance des autorisations retire l’autorisation FLEGT et délivre un exemplaire corrigé portant la mention «Autorisation corrigée» authentifiée par le cachet et la signature de l’autorité de délivrance des autorisations qu’elle transmet aux autorités compétentes.

Si la validité de l’autorisation FLEGT est confirmée, l’autorité de délivrance des autorisations en informe, de préférence par voie électronique, les autorités compétentes et renvoie les copies de l’autorisation FLEGT. Les copies ainsi renvoyées portent la mention «Validé le …» authentifiée par le cachet et la signature de l’autorité de délivrance des autorisations.

Si l’autorisation FLEGT mise en cause n’est pas valable, l’autorité de délivrance des autorisations en informe, de préférence par voie électronique, les autorités compétentes.

8.   Spécifications techniques concernant une autorisation FLEGT informatisée

L’autorisation FLEGT peut être délivrée et utilisée à l’aide de systèmes informatisés.

Une autorisation sur support papier est fournie aux États membres de l’Union qui ne sont pas reliés au système informatique.

9.   Terminologie

Les termes utilisés dans les appendices sont décrits comme suit pour le contexte ivoirien:

a)	«Désignation commerciale des bois ou produits dérivés»: description de la nature des produits;

b)	«Moyen de transport»: mode de transport depuis le point d’exportation: «maritime»/«aérien»/«terrestre»;

c)	«Noms communs ou scientifiques»: les noms commerciaux usuels ou noms scientifiques des catégories de bois utilisées dans le produit. Il est déconseillé d’utiliser le nom vernaculaire si celui-ci n’est pas usuellement reconnu dans le commerce international;

d)	«Pays de récolte»: pays de prélèvement des bois et produits dérivés concernés.

Appendices

1.

Modèle de l’autorisation FLEGT et modèle de description complémentaire de marchandises jointe à l’autorisation FLEGT

2.

Notes explicatives

ANNEXE VI

TERMES DE RÉFÉRENCE DE L’AUDITEUR INDÉPENDANT

1.   Principes

L’audit indépendant est effectué conformément à l’article 10 du présent Accord. L’audit indépendant porte sur le SVL qui assure que les produits énumérés à l’annexe I récoltés, transportés, transformés, exportés, importés ou vendus sont conformes aux critères de légalité et traçabilité. Le SVL assure également que l’autorité de délivrance des autorisations ne délivre ces dernières qu’aux expéditions qui sont conformes à ses exigences.

Les termes de référence, objet de la présente annexe, décrivent les objectifs, les tâches et la méthodologie de l’audit indépendant, ainsi que les modalités d’élaboration des rapports de l’auditeur indépendant. La présente annexe énonce également les sources d’information principales et engage les Parties à soutenir et faciliter les activités de l’auditeur indépendant, notamment en ce qui concerne l’accès à l’information. Les termes de référence décrivent les qualifications et l’expérience requises et servent de base à l’élaboration de documents d’appel d’offres plus détaillés au moment de recruter l’auditeur indépendant.

2.   Objectifs

L’objectif de l’audit indépendant est d’évaluer la bonne exécution et l’efficacité du SVL.

3.   Tâches

Les tâches de l’auditeur indépendant doivent inclure, de façon non exhaustive, les éléments suivants:

a)

élaborer un manuel d’audit détaillant toutes les opérations d’audit, y compris les méthodes et outils de collecte d’informations, l’évaluation des données pertinentes et la production des rapports. Ce manuel d’audit indique également la façon dont les plaintes sont gérées ainsi que les procédures qui permettent d’assurer l’indépendance et la confidentialité du travail des auditeurs;

b)

auditer le SVL: l’auditeur indépendant s’assure que le SVL fonctionne de manière efficace et conforme aux exigences du présent Accord. Plus spécifiquement, l’audit porte sur les composantes suivantes: — le système de délivrance des titres d’exploitation, de transformation et de commercialisation; — le système de contrôle et de vérification de la légalité (annexes II et III); — le système de contrôle et de vérification de la traçabilité (annexe III); — le système de délivrance des autorisations FLEGT (annexe V); — le système de gestion des cas de non-conformité dans le cadre du SVL (annexe III); — le fonctionnement des autorités chargées de la vérification et de la délivrance des autorisations FLEGT (annexes III et V);

c)	identifier les lacunes et les faiblesses dans la mise en œuvre (1) et lors de la phase opérationnelle (2) du SVL et suggérer des recommandations au CCMO;

d)	évaluer la mise en œuvre des mesures correctives décidées par le CCMO pour combler les lacunes et les faiblesses relevées dans les rapports de contrôle et vérification;

e)	faire un rapport des constats et recommandations au CCMO, qui publie régulièrement le résumé de ces rapports;

f)	réaliser toute autre enquête, analyse ou étude demandée par le CCMO pour étayer davantage l’audit indépendant.

4.   Méthodologie

L’auditeur indépendant est tenu de:

—	faire preuve de professionnalisme et d’intégrité en tout temps et en toutes circonstances;

—	se conformer aux bonnes pratiques nationales et internationales en suivant les référentiels des normes ISO 19011 (3) et 17021 (4) ou de normes équivalentes;

—	fonder ses conclusions sur des éléments factuels et des données probantes, notamment obtenus à partir d’enquêtes de terrain et d’audits documentaires;

—	consulter l’ensemble des parties prenantes et en particulier les organisations actives dans l’observation indépendante des activités d’exploitation forestière.

Le manuel d’audit visé au point 3 proposé par l’auditeur indépendant est examiné et approuvé par le CCMO avant que l’auditeur indépendant ne puisse commencer les activités d’audit conformément au manuel approuvé.

4.1.   Calendrier de travail

Au cours de la première année de mise en œuvre du SVL, l’auditeur indépendant élabore et soumet le manuel d’audit ainsi qu’un plan d’audit au CCMO et effectue un audit initial. Lors de cet audit initial, l’auditeur indépendant est tenu d’organiser une réunion de démarrage au cours de laquelle il s’assure d’une compréhension commune de son mandat auprès des différents groupes d’acteurs (société civile, chefferies traditionnelles, secteur privé, ministères et autres structures gouvernementales). Cette réunion est aussi l’occasion de recueillir les attentes et les recommandations des participants par rapport à cet exercice d’audit. Au cours des années suivantes, l’auditeur indépendant effectue des audits annuels pendant une période de quatre ans au moins. Par la suite, cette fréquence est examinée par le CCMO. L’auditeur indépendant peut également effectuer des audits inopinés et ponctuels, sur demande des Parties et après approbation par le CCMO.

À la fin de chaque audit, une réunion de restitution des résultats aux différents acteurs est organisée par l’auditeur indépendant. Cette réunion est l’occasion de présenter le rapport sommaire approuvé par le CCMO.

4.2.   Portée des travaux

Les activités de l’auditeur indépendant couvrent toutes les tâches énumérées au point 3 conformément au manuel d’audit.

Pendant la mise en œuvre du présent Accord et avant que le SVL soit entièrement opérationnel, l’audit indépendant peut porter sur des parties de celui-ci identifiées par le CCMO.

Lors de la phase opérationnelle, l’audit indépendant porte sur l’entièreté des activités liées à la vérification: le système de vérification de la légalité et de la traçabilité, le système de délivrance des autorisations FLEGT, le système de gestion des cas de non-conformité dans le cadre du SVL et les activités des organismes chargés de la vérification et de la délivrance des autorisations FLEGT.

En vue de déterminer si de possibles cas de non-conformité au niveau du contrôle et sur le terrain sont effectivement identifiés lors de la vérification, l’auditeur indépendant audite également les activités pertinentes:

—	des autorités chargées de la délivrance des titres d’exploitation, de transformation et de commercialisation;

—	des autorités chargées des contrôles de légalité et de traçabilité;

—	des exploitants, transformateurs, importateurs, exportateurs et commerçants.

L’auditeur indépendant sélectionne les activités pertinentes sur la base d’une analyse des risques et, le cas échéant, en prenant en compte des priorités identifiées par le CCMO.

4.3.   Collecte et traitement des données

Le manuel d’audit doit décrire les procédures et les pratiques de collecte de données probantes, y compris les audits sur le terrain, les enquêtes, les interviews et l’examen de la documentation. Il doit également décrire comment l’auditeur indépendant répond aux plaintes concernant ses propres travaux. Les données collectées sont traitées de manière objective (sur la base d’une analyse juridique, de la maîtrise du système de gestion des données, dans le respect des règles d’éthiques applicables à la gestion de ces données, etc.).

4.4.   Systèmes d’audit

En se basant sur des constats et des preuves d’audit documentées et archivées qui auront été obtenus par revue documentaire, interviews, visites de site et collecte des données, l’auditeur indépendant identifie:

—	les cas de non-conformité relevés lors de la vérification de la légalité et de la traçabilité et les mesures correctives visant à traiter ces cas de non-conformité;

—	les forces ainsi que les faiblesses du SVL (à considérer comme des opportunités d’amélioration) qui permettront de cibler les actions pour améliorer le fonctionnement et l’efficacité du SVL.

4.5.   Ressources et autorisations adéquates

L’auditeur indépendant dispose de ressources suffisantes et des autorisations nécessaires pour effectuer ses travaux.

4.6.   Système de gestion documenté

L’auditeur indépendant dispose d’un système de gestion documenté adéquat pour s’assurer que son personnel dispose des compétences et de l’expérience nécessaires pour effectuer un audit efficace et pour appliquer le contrôle et la supervision interne nécessaire.

5.   Rapports et diffusion

L’auditeur indépendant adhère à la structure et approche prévues dans le manuel d’audit pour la préparation de ses rapports, tel que convenu avec le CCMO. L’auditeur indépendant:

—	rend compte des activités conformes à la planification convenue avec le CCMO;

—	prépare et soumet un manuel d’audit et un plan d’audit à approuver par le CCMO préalablement à la conduite de l’audit;

—	prépare ses rapports conformément aux principes des audits internationalement reconnus et tels que spécifiés dans le manuel d’audit;

—	soumet un rapport préliminaire au CCMO pour commentaires;

—	soumet un rapport final au CCMO (sur la base des observations reçues sur le rapport préliminaire et sur les éléments de preuve recueillis), qui contient toutes les informations pertinentes sur le programme d’audit et sur le fonctionnement du SVL;

—	prépare un rapport sommaire, que le CCMO valide pour diffusion au grand public. Le rapport sommaire est fondé sur le rapport complet et résume ses principales recommandations et conclusions, y compris sur les faiblesses et forces identifiées du SVL.

6.   Moyens et sources d’informations

Les principaux moyens d’accès aux informations comprennent:

—	l’examen des documents et des enregistrements (rapports, plans, registres, formulaires, classeurs, fiches, sites internet, bases de données et autres);

—	les visites de terrain;

—	les interviews des personnes impliquées dans le SVL et autres personnes ayant une expertise en la matière;

—	les consultations et réunions avec les parties prenantes concernées.

En ce qui concerne les visites sur le terrain, l’auditeur indépendant doit avoir accès aux zones où les ressources forestières sont exploitées, transportées, transformées et vendues, ainsi qu’aux points d’importation et d’exportation.

La Côte d’Ivoire garantit à l’auditeur indépendant un accès complet à toutes les informations, documents et bases de données importants ou pertinents pour évaluer la bonne exécution et l’efficacité du SVL. En cas de doute sur l’importance, la pertinence ou la confidentialité d’une information pour l’audit indépendant, la question est portée à l’appréciation du CCMO. L’accès aux informations comprend les informations détenues par le ministère en charge des forêts et celles détenues par d’autres ministères et organismes gouvernementaux impliqués dans le SVL. En particulier, l’auditeur indépendant a accès aux informations provenant du SVL et de ses composantes et d’autres sources, telles que les audits publiés par d’autres pays ayant établi un régime d’émission d’autorisations FLEGT.

Les intervenants qui pourraient fournir des renseignements pertinents sont les suivants:

a)	Acteurs étatiques: — le ministère en charge des forêts ainsi que les autres ministères et autres organismes gouvernementaux impliqués dans le SVL. Toutes ces administrations sont considérées comme des sources d’information principales pour informer l’auditeur indépendant.

b)

Acteurs non étatiques: — organisations de la société civile (en particulier celles en charge de l’observation indépendante) et les ONG internationales intervenant dans les secteurs relatifs au SVL; — organisations responsables des systèmes de certification volontaire privés de légalité et de traçabilité; — opérateurs privés (exploitants forestiers, transformateurs, exportateurs et autres); — chefferies traditionnelles; — bureaux d’études, personnes ayant une expertise en la matière et experts.

7.   Qualifications requises

a)

L’auditeur indépendant doit pouvoir démontrer les qualifications suivantes: — expérience avérée en audit et évaluation de conformité en matière de gestion forestière, de transformation du bois, de traçabilité du bois, de douanes et de systèmes de gestion de la chaîne d’approvisionnement; — bonne connaissance du commerce national, sous-régional (CEDEAO) et international du bois et des produits du bois et du secteur forestier commercial; — bonne connaissance de la filière bois en Côte d’Ivoire; — excellentes compétences en communication orale et écrite en français; — capacité démontrée de travailler avec un large éventail d’intervenants; — être au moins certifié ISO 9001 (5); — bonne connaissance des normes ISO 19011 et 17021 ou de normes équivalentes.

b)

L’auditeur indépendant doit se conformer aux exigences suivantes: — ne pas présenter de conflits d’intérêts découlant d’une relation organisationnelle ou commerciale comme requis par les normes ISO 19011 et 17021 ou des normes équivalentes; — ne pas avoir d’intérêts directs dans la gestion forestière, la transformation du bois, le commerce du bois ou la règlementation dans le secteur forestier ainsi que dans d’autres secteurs d’activités concernés par le SVL; — mobiliser un personnel qualifié et expérimenté en matière d’audits; — avoir son propre système de contrôle conforme aux normes ISO 9001, 19011 et 17021 ou à des normes équivalentes.

c)	En outre, l’auditeur indépendant doit pouvoir: — mettre en place un mécanisme de traitement transparent des plaintes en rapport avec l’audit indépendant.

8.   Processus de sélection et arrangements institutionnels

Le processus d’appel d’offres est ouvert à toutes les institutions ayant les capacités pertinentes, y compris les organismes sans but lucratif, les établissements universitaires et centres de recherche.

L’évaluation des soumissions est transparente et les critères qui sont appliqués sont rendus publics. Le processus de sélection de l’auditeur indépendant comprend une diligence raisonnée à l’égard des entités concurrentes, conformément aux normes établies par le CCMO. Le rapport d’évaluation des soumissions est rendu public.

Les documents d’appel d’offres plus détaillés élaborés sur la base de la présente annexe au moment de recruter l’auditeur indépendant sont soumis à l’approbation du CCMO. La Côte d’Ivoire finalise le recrutement de l’auditeur indépendant après un avis de non-objection du CCMO.

9.   Financement de l’audit indépendant

Les Parties s’accordent ultérieurement sur le mécanisme de financement de l’audit indépendant tout en garantissant son indépendance.

---

(1)  Le terme «mise en œuvre» s’entend ici comme la phase de construction du SVL.

(2)  Le terme «phase opérationnelle» s’entend ici comme la phase suivant la validation du SVL.

(3)  Lignes directrices pour l’audit des systèmes de management.

(4)  Exigences applicables aux organismes procédant à l’audit et à la certification des systèmes de management.

(5)  Systèmes de management de la qualité.

ANNEXE VII

CRITÈRES DE L’ÉVALUATION INDÉPENDANTE DU SYSTÈME DE VÉRIFICATION DE LA LÉGALITÉ (SVL)

1.   Dispositions générales

Le SVL de la Côte d’Ivoire vise à garantir la légalité du bois et produits dérivés. Le SVL fait l’objet d’une évaluation indépendante avant l’entrée en vigueur du régime d’autorisation FLEGT pour les exportations de bois et produits dérivés de la Côte d’Ivoire à destination de l’Union. La présente annexe précise les critères de l’évaluation indépendante de ce système, conformément à l’article 12 du présent Accord. Elle a pour objet de déterminer le bon fonctionnement et la crédibilité du SVL pour permettre aux Parties de décider du démarrage de la phase opérationnelle du régime d’autorisations FLEGT. L’évaluation indépendante est donc différente de l’audit indépendant. Alors que ce dernier représente une fonction permanente lors de la mise en œuvre du présent Accord, l’évaluation indépendante n’intervient qu’avant le démarrage du régime d’autorisation FLEGT.

2.   Objet de l’évaluation

Pour soutenir la prise de décision par les Parties sur le démarrage de la phase opérationnelle du régime d’autorisations FLEGT, l’évaluation a pour objet d’apprécier:

—	le fonctionnement, la crédibilité et l’efficacité du SVL;

—	les possibles révisions du SVL faites après la conclusion du présent Accord;

—	la capacité des acteurs impliqués dans le SVL à jouer leur rôle, chacun en ce qui le concerne, comme prévu dans le présent Accord et ses annexes.

3.   Méthode de mise en œuvre de l’évaluation

L’évaluation du SVL est réalisée selon une approche par étapes. Les lacunes et les faiblesses du système, identifiées lors de l’évaluation sont progressivement traitées par la mise en œuvre planifiée de mesures correctives, comme en conviennent les Parties lors d’une réunion du CCMO, jusqu’à atteindre un niveau considéré comme satisfaisant par les Parties.

L’évaluation du SVL prend en compte les audits indépendants précédents effectués sur des parties du SVL identifiées par le CCMO, comme prévu à l’annexe VI.

Le mandat et les termes de références de l’évaluation indépendante font l’objet d’un accord entre la Côte d’Ivoire et l’Union lors d’une réunion du CCMO. Les critères d’évaluation énoncés dans la présente annexe constituent la base de ce mandat et des termes de référence.

4.   Critères d’évaluation

4.1.   Définition de bois produit légalement

Le bois produit légalement est défini aux articles 1 et 7 et à l’annexe II du présent Accord et cette définition est complétée par le manuel de vérification qui identifie les vérificateurs. La définition du bois produit légalement est claire, objectivement vérifiable et applicable sur le plan opérationnel, et renvoie au moins aux dispositions pertinentes dans les domaines suivants:

—	droits de récolte: attribution de concessions forestières et autres droits d’accès pour la récolte du bois dans les limites définies juridiquement;

—	opérations forestières: respect des prescriptions légales et techniques en matière de gestion des forêts et de conduite des opérations forestières, notamment la conformité aux législations sociales et environnementales applicables;

—	droits et taxes: respect des exigences légales en matière d’impôts, de redevances et de tout autre système de recettes directement liées à la récolte du bois et aux droits de récolte;

—	autres utilisateurs: respect, le cas échéant, des droits fonciers ou des droits d’usage relatifs aux terres et aux ressources d’autres parties, susceptibles d’être affectés par les droits de récolte du bois;

—	commerce et douanes: respect des exigences légales en matière de procédures commerciales et douanières.

Les questions clés que l’évaluation aborde dans ce domaine sont les suivantes:

—	Les dispositions légales sont-elles clairement identifiées dans la définition du bois produit légalement?

—	Peut-on clairement identifier l’instrument juridique qui sous-tend chaque élément de la définition du bois produit légalement?

—	Les principes, les critères et les indicateurs qui permettent de mesurer la conformité à chaque élément de la définition du bois produit légalement sont-ils précisés?

—	Les vérificateurs servant à vérifier la conformité aux principes, critères et indicateurs de la définition du bois produit légalement reposent-ils sur des références juridiques documentées?

—	Les vérificateurs sont-ils clairs, objectifs et applicables sur le plan opérationnel? Sont-ils appropriés et adéquats pour confirmer le respect de l’indicateur?

—	La définition du bois produit légalement couvre-t-elle les conditions légales principales des lois et règlements en vigueur dans les domaines identifiés au premier alinéa?

En cas de modification apportée à la définition du bois produit légalement après l’entrée en vigueur du présent Accord, les principales questions complémentaires sont les suivantes:

—	Les parties prenantes concernées ont-elles été consultées sur les modifications effectuées et leurs recommandations ont-elles été prises en compte?

—	Les lois et règlements spécifiques à appliquer à chaque nouvel élément de la définition du bois produit légalement sont-ils clairement identifiés?

—	Les vérificateurs correspondant aux éventuels ajustements de la définition du bois produit légalement ont-ils été clairement identifiés?

—	Les modifications ont-elles été faites en conformité avec le présent Accord?

4.2.   Portée du SVL

Le SVL couvre les produits identifiés dans l’annexe I et les sources de bois décrites au point 3.1 de l’annexe III. Avant l’entrée en vigueur du régime d’autorisation FLEGT pour les exportations de bois de la Côte d’Ivoire à destination de l’Union, le SVL permet au minimum de vérifier que les bois et produits dérivés destinés à être expédiés ou commercialisés vers le marché de l’Union ont été produits légalement.

Les questions clés que l’évaluation aborde dans ce domaine sont les suivantes:

—	Les produits faisant partie du champ d’application énumérés dans l’annexe I du présent Accord sont-ils tous couverts par le SVL?

—	Les différentes sources de bois mentionnées au point 3.1 de l’annexe III du présent Accord sont-elles couvertes par le SVL?

—	Les bois issus des déboisements et défrichements et les bois saisis sont-ils identifiés tout au long de la chaîne d’approvisionnement, couverts par le SVL et exclus de l’obtention d’une autorisation FLEGT?

—	Le bois en transit et les produits bois finis importés sont-ils séparés de la chaîne d’approvisionnement et exclus de l’obtention d’une autorisation FLEGT?

—	Les acteurs impliqués dans le SVL sont-ils capables de jouer leur rôle, comme prévu dans le présent Accord et ses annexes?

4.3.   Contrôles

Les contrôles de légalité ont pour objectif d’assurer que les opérateurs sont légalement constitués et agréés et que les activités de l’ensemble de la filière bois sont légales. Les contrôles de traçabilité ont pour objectif de retracer le parcours du bois depuis le lieu de coupe jusqu’au point de commercialisation et/ou d’exportation, tout en garantissant l’étanchéité de la chaîne d’approvisionnement.

Ce niveau couvre les contrôles habituels réalisés par les structures compétentes de l’État, tels que prévus par le cadre juridique et par les manuels de procédures. Ces contrôles ciblent l’ensemble des opérateurs de la filière: exploitants, transformateurs, exportateurs, importateurs et commerçants.

L’évaluation vise alors à s’assurer que les contrôles de la légalité et de la traçabilité, tels qu’effectués, reposent sur des procédures claires, détaillées et accessibles et qu’ils sont effectués de manière à permettre la vérification de la légalité et la traçabilité. En vue de déterminer si de possibles cas de non-conformité au niveau du contrôle et sur le terrain sont effectivement identifiés lors de la vérification, l’évaluation couvre les activités pertinentes:

—	des autorités chargées de la délivrance des titres d’exploitation, de transformation et de commercialisation;

—	des autorités chargées des contrôles de légalité et de traçabilité;

—	des exploitants, transformateurs, importateurs, exportateurs et commerçants.

L’évaluateur sélectionne les activités pertinentes sur la base d’une analyse des risques et, le cas échéant, en prenant en compte les priorités identifiées par le CCMO.

Les questions clés que l’évaluation aborde dans ce domaine sont les suivantes:

—	Les procédures de contrôle de la légalité et de la traçabilité sont-elles clairement définies par les administrations compétentes?

—	Les vérificateurs sont-ils émis de façon régulière?

—	Les vérificateurs sont-ils archivés par tous les acteurs concernés ou compétents en temps et format utile pour permettre leur vérification?

—	Les points de contrôle critiques de la chaîne d’approvisionnement sont-ils identifiés et décrits de façon à permettre la vérification de la traçabilité des bois et produits dérivés?

—	Les données quantitatives sont-elles enregistrées de manière à pouvoir être conciliées en temps opportun avec les points de contrôle critiques antérieurs et ultérieurs dans la chaîne d’approvisionnement?

—	L’ensemble des manuels, lignes directrices et autres documents administratifs contenant les procédures de contrôle menées par les différentes administrations sont-ils publiquement disponibles?

4.4.   Vérification

L’étape de la vérification s’ajoute à l’étape du contrôle, afin de garantir la légalité et la traçabilité des bois et produits dérivés. La vérification cible donc non seulement les opérateurs mais aussi les structures compétentes de l’État en matière de délivrance des actes et de contrôle.

L’évaluation vise à s’assurer que les vérifications de la légalité et de la traçabilité telles qu’effectuées sont suffisamment rigoureuses et efficaces pour permettre de déceler tout manquement aux exigences du SVL et s’assurer qu’aucun bois d’origine illégale ou inconnue n’entre dans la chaîne d’approvisionnement ou soit exporté vers l’Union.

Les questions clés que l’évaluation aborde dans ce domaine sont les suivantes:

—	Le CNGF est-il mis en place et capable d’assurer le pilotage de la mise en œuvre du SVL et d’assurer ses fonctions dans le système de gestion des plaintes liés au SVL?

—	Le service en charge de la légalité forestière et de la traçabilité est-il désigné par l’administration forestière, capable d’assister le CNGF et d’assurer les fonctions qui lui sont attribuées dans le présent Accord?

—	L’administration forestière a-t-elle agréé une ou plusieurs agences pour mener des activités de vérification suivant un processus ouvert, transparent et conforme aux exigences énoncées dans l’annexe III?

—	Le manuel de vérification a-t-il été élaboré dans le cadre d’un processus participatif, approuvé par le CCMO et publié par la Côte d’Ivoire? Permet-il d’assurer des exigences homogènes de vérification comme prévu à l’annexe III?

—	Les fonctions et responsabilités de toutes les parties prenantes et entités de vérification sont-elles clairement identifiées pour chaque indicateur et vérificateur?

—	Les agences de vérification sont-elles capables d’effectuer les audits de vérification comme prévu par l’annexe III et le manuel de vérification?

—	L’analyse des risques sur la base de laquelle les agences de vérification déterminent les besoins en termes de vérification de second niveau et vérifications sur le terrain est-elle définie dans le manuel de vérification suivant des procédures exhaustives et pratiques?

—	Les rapports d’audits des agences de vérification complétés par les autres données dans le système de gestion des données permettent-ils au service en charge de la légalité forestière et de la traçabilité de prendre les décisions de conformité ou de non-conformité sur la légalité et la traçabilité?

—	Dans le cas où des procédures de reconnaissance des certificats privés ont été mises en place, sont-elles opérationnelles et incluses dans le manuel de vérification?

—	Le système de gestion des données est-il en place, opérationnel et conforme aux exigences de l’annexe III?

—

Les conditions et procédures pour l’obtention des droits d’accès au système de gestion des données, et pour identifier les données qui sont accessibles au grand public ont-elles été élaborées et publiées? Les acteurs impliqués dans le SVL ont-ils les droits d’accès et de modification appropriés dans le système de gestion des données?

—	Les cas de non-conformité identifiés lors de la vérification sont-ils communiqués afin de permettre l’apport des éléments supplémentaires et des actions correctives pour leur traitement?

—

Le groupe de travail dans lequel sont représentés les différents services des administrations concernées par le SVL et dont la tâche est d’aider à traiter et résoudre des cas de non-conformité et d’adresser des recommandations à cet effet aux services concernés est-il créé et capable d’assurer les fonctions qui lui sont attribuées à l’annexe III?

—	Le système de gestion des cas de non-conformité permet-il de s’assurer qu’aucun bois d’origine illégale ou inconnue n’entre dans la chaîne d’approvisionnement ou n’est exporté vers l’Union?

4.5.   Délivrance des autorisations et des certificats

La Côte d’Ivoire a confié les responsabilités liées aux autorisations FLEGT et aux certificats publics de légalité à l’autorité de délivrance des autorisations. Une autorisation FLEGT est délivrée pour chaque expédition exportée vers l’Union, tandis qu’un certificat public de légalité est établi pour chaque expédition destinée aux marchés d’exportation autres que ceux de l’Union.

Les questions clés que l’évaluation devra aborder dans ce domaine sont les suivantes:

—	L’autorité de délivrance des autorisations est-t-elle désignée ou créée par le ministre chargé des forêts?

—	L’autorité de délivrance des autorisations a-t-elle mis en place des procédures d’attribution d’autorisation FLEGT? Ces procédures, y compris les frais applicables, sont-elles accessibles au public?

—	Est-ce que l’autorité de délivrance des autorisations ne délivre des autorisations FLEGT que pour des bois et produits dérivés qui ont été vérifiés et considérés comme légaux comme prévu dans le présent Accord?

—	Les registres complets des autorisations FLEGT et des certificats publics de légalité accordés et refusés sont-ils conservés?

—	Les exigences en matière d’autorisations FLEGT sont-elles clairement définies et notifiées aux exportateurs, ainsi qu’aux parties prenantes?

—	Les procédures établies pour l’autorité de délivrance des autorisations permettent-elles aux autorités compétentes d’obtenir des éclaircissements sur les autorisations FLEGT délivrées en Côte d’Ivoire?

4.6.   Observation indépendante et transparence

Le SVL intègre l’observation indépendante menée par les organisations de la société civile en vue de recueillir et de partager des informations crédibles et vérifiables sur la gestion forestière pour l’amélioration de la gouvernance forestière et le fonctionnement du SVL.

Les questions clés que l’évaluation aborde dans ce domaine sont les suivantes:

—	Les organisations de la société civile qui exercent l’observation indépendante sont-elles capables d’assurer cette fonction comme prévu dans le présent Accord, en particulier l’annexe III?

—	Les rapports d’observation indépendante sont-ils enregistrés dans le système de gestion des données et pris en compte lors du processus de vérification, notamment pour les analyses de risques?

—	Les organisations mettant en œuvre des activités d’observation indépendante sont-elles autorisées à accompagner les missions d’audit de vérification menées par les agences de vérification, tout en respectant la confidentialité des secrets commerciaux?

—	L’accès aux documents prévu dans le présent Accord, en particulier l’annexe IX, est-il garanti?

4.7.   Mécanisme de gestion des plaintes

Il existe un dispositif adéquat de gestion des plaintes et des différends découlant de la mise en œuvre du SVL. Ce dispositif permet de traiter toute plainte relative au SVL.

Les questions clés que l’évaluation aborde dans ce domaine sont les suivantes:

—	Le mécanisme de gestion des plaintes est-il décrit, mis en place et connu de toutes les parties prenantes?

—	Le mécanisme de gestion des plaintes permet-il aux différents acteurs impliqués dans le SVL de soumettre des plaintes concernant les contrôles, la vérification de la légalité, la traçabilité ainsi que la délivrance des autorisations FLEGT?

—	Le mécanisme de gestion des plaintes est-il opérationnel et crédible?

5.   Désignation, profil et tâches de l’évaluateur indépendant

L’évaluation indépendante est conduite par un organisme indépendant désigné par la Côte d’Ivoire sur la base d’une procédure de sélection transparente et compétitive, après un avis de non-objection du CCMO.

L’évaluateur indépendant doit pouvoir démontrer les qualifications suivantes:

—	expérience avérée en évaluation de conformité en matière de gestion forestière, de transformation du bois, de traçabilité du bois, de douanes et de systèmes de gestion de la chaîne d’approvisionnement;

—	bonne connaissance de la filière bois en Côte d’Ivoire;

—	bonne connaissance du plan d’action FLEGT et des processus de négociation et de mise en œuvre des accords de partenariat volontaire;

—	capacité démontrée de travailler avec un large éventail d’intervenants;

—	bonne connaissance des normes ISO 19011 et 17021 ou des normes équivalentes.

La sélection de l’évaluateur indépendant est déterminée selon les exigences suivantes:

—	l’évaluateur doit être désigné au moyen d’une procédure transparente;

—	les règles de désignation de l’évaluateur doivent être claires et accessibles au public;

—	l’évaluateur doit être indépendant et neutre;

—	l’évaluateur ne doit pas présenter de conflits d’intérêts découlant d’une relation organisationnelle ou commerciale comme requis par les normes ISO 19011 et 17021 ou équivalentes;

—	l’évaluateur ne doit pas avoir d’intérêts directs dans l’exploitation forestière, la transformation du bois, le commerce du bois ou dans l’administration forestière ainsi que dans d’autres secteurs d’activités concernés par le SVL;

—	l’évaluateur indépendant ne doit faire partie ni de l’autorité de délivrance des autorisations ni des structures de contrôles;

—	l’évaluateur indépendant doit disposer d’un système de contrôle de qualité de ses travaux et justifier d’une expérience pertinente dans la réalisation de travaux similaires.

L’évaluateur indépendant a pour principales tâches:

—	de mobiliser un personnel qualifié et expérimenté en matière d’audits et ayant d’excellentes compétences en communication orale et écrite en français;

—

d’élaborer un manuel de procédures détaillant toutes les étapes de l’évaluation, y compris les méthodes et outils de collecte d’informations, l’évaluation des données pertinentes et la production des rapports. Ce manuel de procédures indique également la façon dont les plaintes seront reçues et gérées, ainsi que les procédures qui permettront d’assurer l’indépendance et la confidentialité du travail de son personnel;

—	de soumettre le manuel de procédures ainsi que le calendrier de ses activités à l’approbation du CCMO avant de démarrer l’évaluation proprement dite;

—	de conduire l’évaluation suivant les critères et exigences définis par la présente annexe;

—	de déterminer si le SVL sur lequel repose le régime d’autorisation FLEGT remplit adéquatement ses fonctions.

Les Parties s’accordent ultérieurement sur le mécanisme de financement de l’évaluation indépendante tout en garantissant son indépendance.

ANNEXE VIII

MESURES D’ACCOMPAGNEMENT

La mise en œuvre effective du présent Accord en Côte d’Ivoire nécessite des mesures d’accompagnement pour les institutions et les acteurs concernés.

La mise à disposition de toutes ressources nécessaires pour la mise en œuvre du présent Accord est soumise aux procédures de l’Union et de ses États membres en matière de programmation de la coopération avec la Côte d’Ivoire ainsi qu’aux procédures budgétaires de la Côte d’Ivoire elle-même.

Les mesures d’accompagnement découlent de consultations menées avec les parties prenantes, de conclusions et recommandations tirées des tests sur le terrain, ainsi que de recommandations de divers projets et études concernant le secteur forestier en Côte d’Ivoire.

Les Parties identifient les mesures d’accompagnement nécessaires pour la mise en œuvre du présent Accord. L’identification des mesures d’accompagnement inclut:

—	l’élaboration des budgets pour la mise en œuvre du présent Accord, en précisant le soutien apporté par les ressources de la Côte d’Ivoire et le soutien apporté par l’Union et d’autres partenaires au développement;

—	une recommandation sur la nécessité d’un arrangement commun par lequel le financement et les contributions techniques de la Commission européenne et des États membres de l’Union sont coordonnés.

Les mesures d’accompagnement sont intégrées dans le calendrier de mise en œuvre du présent Accord et le cadre de suivi et d’évaluation des progrès par le CCMO. Les mesures d’accompagnement couvrent au moins les catégories et actions stratégiques suivantes:

a)	établissement des structures de mise en œuvre et renforcement de la gouvernance et de la coordination entre les institutions publiques et les autres acteurs concernés;

b)	développement du SVL;

c)

renforcement des capacités, notamment: — l’appui au renforcement de capacités techniques et opérationnelles des organisations de la société civile en vue de l’exercice efficace de l’observation indépendante; — l’appui au renforcement de capacités techniques et opérationnelles de l’administration et du secteur privé en vue d’un développement efficace et du respect du SVL; — le renforcement des capacités des parties prenantes pour la mobilisation des fonds pour la mise en œuvre de projets et programmes en lien avec la mise en œuvre du présent Accord;

d)	appui aux initiatives contribuant à la gouvernance forestière et à la gestion durable des forêts;

e)

reconstitution du couvert forestier y compris le renouvellement du stock de bois exploitable notamment: — un appui à la reconstitution du couvert forestier avec les espèces forestières à croissance rapide et les espèces forestières fruitières ayant un intérêt économique pour les communautés; — un appui à la reconstitution du couvert forestier avec des espèces locales afin de rétablir et accroitre les services écosystémiques des forêts et la biodiversité;

f)	poursuite des réformes et du renforcement du cadre réglementaire et juridique;

g)	appui à: — la certification foncière des espaces forestiers; — l’enregistrement et l’aménagement des forêts; — la vulgarisation des textes et procédures forestiers et fonciers;

h)	prise en compte du genre dans la mise en œuvre du présent Accord et la gouvernance forestière;

i)	poursuite des réformes relatives notamment: — au marché national des bois et produits dérivés; — à l’exportation des bois et produits dérivés; — à l’importation des bois et produits dérivés; — à la vérification de la légalité des bois et produits dérivés à travers le SVL;

j)	transparence et communication.

ANNEXE IX

INFORMATION RENDUE PUBLIQUE

1.   Objectifs, principes et bases juridiques

La mise en œuvre du présent Accord exige la publication des documents et des informations relatifs à la gestion des forêts et à la mise en œuvre des réglementations applicables au secteur forestier. La publication des documents et des informations forestiers vise à faciliter la mise en œuvre et le suivi du régime d’autorisation FLEGT et à promouvoir la bonne gouvernance dans le secteur forestier.

Les institutions et organismes publics ont l’obligation d’informer le public. Le droit à l’information d’intérêt public est consacré par la règlementation ivoirienne en vigueur (1). En outre, cette obligation s’appuie sur les principes suivants: i) l’information est accessible gratuitement ou à un coût raisonnable; ii) une liste des documents publics et accessibles est mise à la disposition du public; iii) les informations sont exactes et périodiquement mises à jour; iv) les informations sont mises à disposition de manière permanente ou en temps opportun; v) les informations sont fournies dans des formats appropriés pour la publication; vi) les dénonciateurs, témoins, experts, victimes et leur proches, les informateurs et les membres de la Haute autorité pour la bonne gouvernance bénéficient d’une protection spéciale de l’État contre les éventuels actes de représailles ou d’intimidation.

Les informations que les Parties s’engagent à publier ont été identifiées après consultation de toutes les parties prenantes et regroupées en une liste comportant 10 catégories d’informations présentées au point 2. Les informations reprises au point 2 a), sont rendues publiques par le CCMO. Les informations reprises au point 2, b) à i), sont rendues publiques par la Côte d’Ivoire. Le point 2 j) contient la liste des informations rendues publiques par l’Union.

2.   Informations et documents rendus publics

a)

informations sur la mise en œuvre du présent Accord: — texte du présent Accord avec toutes ses annexes et ses amendements subséquents; — liste et résumés des projets d’appui au présent Accord en Côte d’Ivoire; — rapports des projets exécutés en Côte d’Ivoire relatifs au présent Accord; — document officiel portant création, attribution, organisation et fonctionnement des organes de mise en œuvre du SVL ainsi que le règlement intérieur du CCMO et le cas échéant, les procédures d’arbitrage; — aides mémoires des réunions du CCMO; — rapports annuels comprenant notamment les informations suivantes: — les progrès de la mise en œuvre du présent Accord; — la composition et le fonctionnement du CCMO; — le nombre d’autorisations FLEGT délivrées par la Côte d’Ivoire; — le nombre de demandes d’autorisation FLEGT rejetées; — les cas de non-conformité décidés par le service en charge de la légalité forestière et la traçabilité et les actions prises pour résoudre ces cas; — les quantités annuelles des bois et produits dérivés exportées vers l’Union; — le nombre d’autorisations FLEGT reçues par l’Union; — les quantités des bois et produits dérivés importées dans l’Union dans le cadre du régime d’autorisation FLEGT, selon l’État membre de l’Union dans lequel l’importation a eu lieu; — les quantités des bois et produits dérivés importées en Côte d’Ivoire et de ceux en transit sur le territoire ivoirien; — termes de référence, procédures, programmes et rapports d’audit indépendant et d’évaluation indépendante; — rapport d’évaluation des soumissions pour l’audit indépendant;

b)	informations légales: — conventions et accords internationaux signés et ratifiés par la Côte d’Ivoire en lien avec la gestion forestière; — loi portant Code Forestier et ses textes d’application; — autres textes législatifs et réglementaires en lien avec le présent Accord;

c)

informations sur les attributions de titres: — procédures d’agrément aux activités forestières; — liste des sociétés agréées par type d’agrément; — procédures et frais d’attribution des différents titres d’exploitation, de transformation et de commercialisation des produits forestiers; — informations sur le classement des forêts et agro-forêts ainsi que les informations et les résultats des travaux de la commission interministérielle relatifs à la concession de gestion du domaine forestier privé de l’État; — titres et cahiers des charges spécifiques par concession forestière;

d)

informations sur l’aménagement forestier: — liste des forêts du domaine privé de l’État et des collectivités territoriales dotées de plan d’aménagement ou non; — liste des forêts sacrées ou autrement protégées, carte de localisation et superficie; — liste des forêts des personnes morales de droit privé et des personnes physiques, carte de localisation et superficie; — liste des aires protégées, carte de localisation et superficie; — liste et attributions des services impliqués dans l’aménagement des forêts et des agro-forêts; — procédures administratives et techniques pour l’élaboration et la validation des plans d’aménagement des forêts et agro-forêts, des plans d’aménagement simplifiés et des plans de gestion; — rapport de consultation préalable des communautés locales riveraines; — résultats des travaux de la commission d’approbation des plans d’aménagement; — plans d’aménagement des forêts et agro-forêts, plans d’aménagement simplifiés, plans de gestion et cahiers de charges approuvés; — cartes des concessions forestières; — conventions de partenariat, contrats de concessions et contrats d’exploitation; — rapports annuels de la Direction du reboisement et du cadastre forestier, superficies et cartes des reboisements effectués; — rapports sur l’état des forêts (inventaire forestier national, atlas forestier, autres);

e)

informations sur l’exploitation forestière: — liste des forêts classées, agro-forêts et forêts des personnes morales de droit privé et des personnes physiques; — liste des essences protégées; — liste des essences interdites à l’exploitation; — liste des concessions existantes, cartes de localisation et superficies; — liste des concessions sous convention de gestion, cartes de localisation et superficies; — liste des concessions autorisées à l’exploitation, cartes de localisation et superficies; — liste des concessions en activité; — liste des forêts classées en exploitation, cartes de localisation et superficies; — liste des forêts et des plantations forestières des collectivités territoriales, cartes de localisation, superficies; — liste des forêts et des plantations forestières des personnes morales de droit privé et des personnes physiques en exploitation, cartes de localisation et superficies; — liste des forêts classées, agro-forêts et forêts des personnes morales de droit privé et des personnes physiques au-dessus du 8e parallèle; — statistiques de volumes exploités par essence, société et titre, ainsi que superficie et cartes des reboisements étatiques au niveau national; — rapports annuels de la Direction de production et de l’industrie forestière;

f)

informations sur la transformation du bois: — liste des unités de transformation en activité, capacités et localisations; — volumes annuels de grumes transformées par essence; — volumes annuels issus de la 1ère transformation; — volumes annuels issus de la 2e transformation; — volumes annuels de bois transformés mis sur le marché national; — quantités annuelles de produits issus de la 3e transformation;

g)

informations sur la commercialisation du bois: — liste des opérateurs agréés pour l’exportation et l’importation de bois; — volumes des bois et produits dérivés exportés par société, type de produit (code SH), essences, points d’expédition (répartition selon le niveau de transformation) et par destination; — volumes des bois et produits dérivés exportés accompagnés d’autorisations FLEGT (types de produits et destinations); — volumes ou quantités de bois et produits dérivés importés par type de produit, par essence et origine; — volumes des bois et produits dérivés destinés au marché national; — volumes annuels de bois saisis vendus aux enchères publiques et dons; — contribution du secteur forestier au PIB ivoirien; — nombre des personnes employées dans les entreprises forestières;

h)

informations sur la contribution fiscale du secteur forestier: — liste des différentes taxes et redevances forestières; — répartition des différentes taxes et redevances forestières; — montants annuels des taxes sur la vente de bois en grumes; — montants annuels des taxes d’attribution de superficie; — montants annuels des redevances relatives aux Travaux d’Intérêt Général; — montants des redevances reversées aux collectivités territoriales et aux communautés par région ou localité; — montants des pénalités issus des contentieux (y compris le reboisement compensatoire non effectué) et des transactions en matière forestière;

i)

informations relatives au SVL et à la délivrance des autorisations FLEGT: — liste des certificats publics de légalité délivrés (nom de la société, date de délivrance, date d’expiration, etc.); — liste des autorisations FLEGT émises; — manuel de vérification comprenant: — procédures de reconnaissance des systèmes et organismes de certification privée; — procédures de vérification de la légalité; — procédures de délivrance des certificats de légalité; — description du système de traçabilité des bois en Côte d’Ivoire; — description du système de contrôle forestier; — procédures de contrôle de la chaîne d’approvisionnement en bois; — procédures de délivrance des autorisations FLEGT; — liste des systèmes privés de certifications et organismes certificateurs de légalité/durabilité qui sont reconnus par la Côte d’Ivoire dans le cadre du SVL; — rapports des missions de contrôle des activités forestières; — volumes annuels de bois saisis; — rapports de l’observation indépendante et informations sur le suivi des recommandations issues de ces rapports; — rapports de l’auditeur indépendant et informations sur la mise en œuvre des mesures correctives identifiées;

j)

informations publiées par l’Union: — quantités de bois et produits dérivés importés par l’Union par origine sous le régime d’autorisations FLEGT; — nombre d’autorisations FLEGT ivoiriennes reçues par l’Union; — liste des pays européens importateurs du bois ivoirien accompagné d’autorisation FLEGT; — répertoire des autorités compétentes des pays membres de l’Union en charge de la mise en œuvre du règlement (UE) no 995/2010 du Parlement européen et du Conseil du 20 octobre 2010 établissant les obligations des opérateurs qui mettent du bois et des produits dérivés sur le marché (2) et du règlement (CE) no 2173/2005; — règlementations de l’Union sur le bois et leurs textes subséquents; — liste des autorisations FLEGT rejetées par les autorités compétentes et motifs de rejet; — volume de bois avec autorisations FLEGT d’origine ivoirienne saisi par les autorités compétentes; — destinations et utilisations des produits bois avec autorisations FLEGT d’origine ivoirienne saisis par les autorités compétentes; — rapports de l’observatoire indépendant des marchés de bois par l’Organisation internationale des bois tropicaux.

3.   Accès, publication et diffusion des informations et documents

L’administration en charge de la gestion des forêts est responsable de l’accès à l’information forestière d’intérêt public.

Les modalités d’accès aux informations et documents publics sont définies par la règlementation ivoirienne en vigueur (3), toutefois, l’accès aux informations énumérées dans la présente annexe est libre et simple. En effet, ces informations sont disponibles et accessibles sur le site internet dédié au présent Accord.

Les différents canaux énoncés dans le cadre de la stratégie de communication de la Côte d’Ivoire sont utilisés pour la diffusion des informations.

Le ministre en charge des forêts désigne un responsable de l’accès aux informations et documents d’intérêt public.

4.   Mécanisme de recours et gestion des plaintes

Les voies de recours prévues par la règlementation en vigueur en matière d’accès à l’information d’intérêt public sont: le recours hiérarchique, le recours devant la Commission d’accès à l’information d’intérêt public et aux documents publics (CAIDP) et le recours juridictionnel. Le recours juridictionnel n’est cependant ouvert au requérant qu’après épuisement de la voie de recours devant la CAIDP. Il est exercé dans les délais prévus par les textes en vigueur et est porté devant la juridiction administrative compétente.

Un Comité d’accès à l’information d’intérêt public (CAIIP) est mis en place au sein du ministère en charge des forêts, pour recevoir et enregistrer les plaintes en matière d’accès à l’information forestière avant le recours devant la CAIDP. Un arrêté du ministre en charge des forêts précise les missions, la composition et le mode de fonctionnement de ce comité auquel participent des représentants de la société civile et du secteur privé.

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(1)  Loi relative à l’accès à l’information d’intérêt public; Ordonnance relative à la prévention et à la lutte contre la corruption et les infractions assimilées; Loi portant code de l’environnement.

(2)   JO UE L 295 du 12.11.2010, p. 23.

(3)  Loi relative à l’accès à l’information d’intérêt public.

ANNEXE X

COMITÉ CONJOINT DE MISE EN ŒUVRE

En application de l’article 19 du présent Accord, les Parties mettent en place une structure chargée de la gouvernance du présent Accord, ci-après dénommée «Comité Conjoint de Mise en Œuvre» (CCMO). Le CCMO est chargé de la gestion, du suivi et de l’évaluation de la mise en œuvre du présent Accord. Le CCMO est composé des représentants désignés par les Parties. La Côte d’Ivoire s’assure que les différentes parties prenantes du secteur forestier, notamment les secteurs public et privé, la société civile et les populations locales à travers la chefferie traditionnelle, en font partie. Le CCMO favorise le dialogue et les échanges d’informations sur le fonctionnement du présent Accord. En particulier, le CCMO:

a)

en ce qui concerne la gestion du présent Accord: — examine et adopte des mesures pour mettre en œuvre le présent Accord, et propose et prend toute mesure nécessaire pour améliorer son exécution; — publie un rapport annuel sur la mise en œuvre du présent Accord conformément à l’annexe IX; — recommande la date à laquelle le régime d’autorisation FLEGT commence à être appliqué après l’évaluation indépendante du fonctionnement du SVL sur la base des critères énoncés à l’annexe VII; — élabore et adopte le calendrier de mise en œuvre ainsi qu’un cadre de suivi et d’évaluation des progrès qui intègrent notamment les mesures d’accompagnement; — reçoit, examine et formule des observations et approuve le manuel de vérification; — sur la base des documents et des modalités de mise en œuvre, qui relèvent de sa responsabilité, examine les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs et le respect des délais fixés pour les différentes actions prévues dans le présent Accord et sa mise en œuvre, propose et adopte des mesures visant à améliorer le fonctionnement du présent Accord; — analyse et enregistre tous les amendements nécessaires du présent Accord. Le CCMO analyse également, au moins une fois tous les deux ans, toute proposition d’amendement du présent Accord et de ses annexes pour tenir compte de l’évolution des cadres politique, réglementaire, administratif et institutionnel en Côte d’Ivoire et au sein de l’Union; — définit, évalue et met à jour périodiquement son propre règlement intérieur; — met en place des organes subsidiaires, tels que des groupes de travail, auxquels il fixe des mandats précis et recommande des tâches ou des études complémentaires, au besoin; — recense les difficultés associées à la mise en œuvre du présent Accord, y inclus des questions ou difficultés concernant une communication coordonnée et non contradictoire au public sur l’interprétation et la mise en œuvre du présent Accord et propose des mesures adéquates pour y remédier; — traite les problèmes soulevés par l’une ou l’autre des Parties et essaie, dans la mesure du possible y compris par l’établissement des procédures d’arbitrage, de résoudre tous les conflits et litiges pouvant survenir en cas de divergence d’opinion entre les Parties conformément aux articles 23 et 24 du présent Accord; — élabore, approuve et rend publics les comptes rendus, aide-mémoires de ses réunions, et d’autres documents découlant de ses travaux, afin de rendre son fonctionnement transparent;

b)

en ce qui concerne le suivi et l’évaluation du présent Accord: — adopte une méthodologie pour le suivi et l’évaluation de la mise en œuvre et de l’impact du présent Accord; — approuve le mandat, les termes de référence, le manuel de procédure et le calendrier de l’évaluation indépendante et rend un avis de non-objection pour le recrutement de l’évaluateur; — suit et examine l’ensemble des progrès faits dans la mise en œuvre du présent Accord, y compris le fonctionnement du SVL et du régime d’autorisation FLEGT notamment sur la base des rapports d’évaluation et d’audit indépendant conformément aux articles 10, 12 et 19 du présent Accord et aux annexes VI et VII; — mène régulièrement des missions en vue d’évaluer l’efficacité du présent Accord et son incidence, sur la base des informations disponibles; — suit l’évolution des marchés et établit à intervalles réguliers des notes d’information à ce sujet, commande si nécessaire des études sur la situation des marchés du bois et des produits dérivés et recommande des mesures à prendre; — suit et évalue l’incidence sociale, économique et environnementale du présent Accord et adopte des mesures appropriées pour atténuer tout impact négatif potentiel; — suit la prise en compte des recommandations des rapports de l’observation indépendante et la mise en œuvre des mesures correctives qui en découlent; — diligente des inspections ou évaluations internes liées à la mise en œuvre du SVL et reçoit des conclusions de ces inspections internes;

c)

en ce qui concerne l’audit indépendant du présent Accord: — approuve les documents d’appel d’offres et donne son avis de non-objection sur la sélection de l’auditeur indépendant, qui sera recruté par la Côte d’Ivoire après consultation de l’Union, sur la base du mandat de l’audit indépendant énoncé à l’annexe VI; — approuve les demandes des audits inopinés et ponctuels soumis par les Parties; — identifie les priorités pour la sélection des activités pertinentes au niveau du contrôle et sur le terrain; — apprécie l’importance, la pertinence ou la confidentialité d’une information pour l’audit indépendant en cas de doute; — valide le manuel d’audit, le plan d’audit et le cadre d’élaboration des rapports, proposés par l’auditeur indépendant; — décide de la fréquence des audits indépendants au-delà des quatre premières années de la mise en œuvre du régime d’autorisation FLEGT; — reçoit et examine tous les rapports élaborés et soumis par l’auditeur indépendant ainsi que toute plainte concernant le fonctionnement du régime d’autorisation FLEGT formulée par l’une ou l’autre des Parties; — approuve la conception du système de gestion des plaintes lié au fonctionnement du SVL et le dispositif de gestion des plaintes relatives à l’audit indépendant, tel qu’il est précisé à l’annexe VI; — reçoit, approuve et fait publier les rapports de l’auditeur indépendant, conformément à l’annexe IX; — convient des mesures correctives pour remédier aux lacunes ou aux cas de non-conformité dans le cadre du SVL, sur la base des conclusions de l’auditeur indépendant ou d’autres preuves ou plaintes liées au SVL et suit la mise en œuvre et l’impact de ces mesures;

d)

en ce qui concerne la participation des parties prenantes à la mise en œuvre, au suivi et à l’évaluation du présent Accord: — reçoit et analyse des informations, rapports et soumissions provenant des parties prenantes; — formule des recommandations sur les besoins pour la bonne mise en œuvre du présent Accord et, le cas échéant, sur la nécessité d’accroître les capacités et la participation des administrations concernées, du secteur privé, de la société civile, de la chefferie traditionnelle et des populations locales dans le suivi de la conformité aux lois et règlements relatifs à la gestion des forêts en Côte d’Ivoire; — prend des mesures appropriées pour promouvoir la participation des parties prenantes à la mise en œuvre du présent Accord; — s’assure que toutes les parties prenantes ont un libre accès aux informations liées à la mise en œuvre du présent Accord, en respect de la règlementation en vigueur; — promeut la prise en compte du genre et particulièrement une meilleure reconnaissance du rôle des femmes et des filles dans la gouvernance forestière et la mise en œuvre du présent Accord.