INFORMATIONS PROVENANT DES INSTITUTIONS, ORGANES ET ORGANISMES DE L'UNION EUROPÉENNE

27.5.2021

Journal officiel de l'Union européenne

C 200/1

COMMUNICATION DE LA COMMISSION — LIGNES DIRECTRICES RELATIVES À L’UTILISATION DES OPTIONS SIMPLIFIÉES EN MATIÈRE DE COÛTS DANS LE CADRE DES FONDS STRUCTURELS ET D’INVESTISSEMENT EUROPÉENS (FONDS ESI) — VERSION RÉVISÉE

(2021/C 200/01)

Guide sur les options simplifiées en matière de coûts: financement à taux forfaitaire, barèmes standard de coûts unitaires, montants forfaitaires

[en vertu des articles 67, 68, 68 bis et 68 ter du règlement (UE) no 1303/2013, de l’article 14 du règlement (UE) no 1304/2013 et de l’article 19 du règlement (UE) no 1299/2013]

Édition révisée à la suite de l’entrée en vigueur du règlement (UE, Euratom) 2018/1046

AVIS DE NON-RESPONSABILITÉ:

«Le présent document a été élaboré par les services de la Commission. Sur la base du droit applicable de l’UE, il fournit des orientations techniques aux collègues et aux organismes engagés dans le suivi, le contrôle ou la mise en œuvre des Fonds structurels et d’investissement européens. Le présent guide est sans préjudice de l’interprétation de la Cour de justice et du Tribunal.»

TABLE DES MATIÈRES

Chapitre 1 —

Introduction

1.1.

Objectif

1.2.

Pourquoi utiliser les options simplifiées en matière de coûts?

Chapitre 2 —

Principes horizontaux et champ d’application

2.1.

Quand utiliser les coûts simplifiés

2.2.

Recours aux options simplifiées en matière de coûts

2.2.1.

Le principe

2.2.2.

L’exception: cas dans lesquels le recours aux options simplifiées en matière de coûts est obligatoire [section révisée à la suite de l’entrée en vigueur du règlement Omnibus]

2.2.3.

Application dans le temps et dispositions transitoires

2.3.

Combinaison d’options

2.3.1.

Principes généraux

2.3.2.

Exemples de combinaisons

2.4.

Marchés publics et recours aux options simplifiées en matière de coûts

2.4.1.

Recours aux options simplifiées en matière de coûts dans le cas de marchés publics

2.4.2.

Utilisation du taux forfaitaire pour le calcul des frais de personnel directs dans les opérations mises en œuvre dans le cadre de marchés publics

2.5.

Compatibilité des options simplifiées en matière de coûts avec les règles en matière d’aides d’État

2.5.1.

Compatibilité des options simplifiées en matière de coûts avec le règlement général d’exemption par catégorie et le règlement d’exemption par catégorie pour l’agriculture

2.6.

Recours aux coûts simplifiés dans des opérations génératrices de recettes nettes

2.6.1.

Opérations génératrices de recettes nettes après leur achèvement (article 61 du RPDC)

2.6.2.

Opérations génératrices de recettes nettes au cours de leur mise en œuvre et auxquelles les dispositions de l’article 61, paragraphes 1 à 6, du RPDC ne s’appliquent pas

2.7.

Spécificité du FEDER et du FSE: les financements complémentaires

2.7.1.

Déclaration des actions relevant de l’article 98, paragraphe 2, du RPDC dans le contexte des options simplifiées en matière de coûts

2.7.2.

Exemples

2.8.

Règles spécifiques du Feader et de la CTE

Chapitre 3 —

Types d’options simplifiées en matière de coûts

3.1.

Financement à taux forfaitaire

3.1.1.

Définition des catégories de coûts

3.1.2.

Systèmes spécifiques de financement à taux forfaitaire pour calculer les catégories de coûts décrites dans le RPDC et les règlements spécifiques des Fonds

3.1.2.1.

Méthodes de calcul des coûts indirects

3.1.2.2.

Taux forfaitaire pour la détermination des frais de personnel directs

3.1.2.3.

Taux forfaitaire pour la détermination de tous les autres coûts de l’opération autres que les frais de personnel directs

3.1.2.4.

Justification des taux forfaitaires fixés dans le RPDC

3.1.2.5.

Application dans le temps

3.2.

Barèmes standard de coûts unitaires

3.2.1.

Principes généraux

3.2.2.

Frais de personnel calculés sur la base d’un taux horaire (article 68 bis, paragraphes 2 à 4, du RPDC)

3.2.3.

Détermination des frais de personnel admissibles sur la base du taux horaire calculé

3.2.4.

Personnel travaillant à temps partiel pour l’opération avec une durée fixe par mois

3.2.5.

Application dans le temps

3.3.

Montants forfaitaires

3.3.1.

Principes généraux

3.3.2.

Modifications introduites par le règlement Omnibus et application dans le temps

3.3.3.

Exemples de montants forfaitaires

3.4.

Le cas particulier des taux forfaitaires pour l’assistance technique

3.4.1.

Champ d’application

3.4.2.

Demandes de paiement et remboursements

3.4.3.

Incidence du taux forfaitaire sur la dotation en faveur de l’assistance technique dans le cadre du programme opérationnel/programme de développement rural

3.4.4.

Piste d’audit et incidence des corrections

Chapitre 4 —

Mise en place des options simplifiées en matière de coûts

4.1

Les options simplifiées en matière de coûts doivent être établies à l’avance

4.2

Une méthode de calcul juste, équitable et vérifiable

4.2.1.

Principes généraux

4.2.1.1.

La méthode de calcul doit être juste

4.2.1.2.

La méthode de calcul doit être équitable

4.2.1.3.

La méthode de calcul doit être vérifiable

4.2.2.

Les méthodes dans la pratique

4.2.2.1.

Utilisation de données «statistiques», d’un jugement d’expert ou d’autres informations objectives [article 67, paragraphe 5, point a) i)]

4.2.2.2.

Utilisation de données propres aux bénéficiaires individuels [article 67, paragraphe 5, point a) ii) et iii), du RPDC]

4.3

Projet de budget

4.3.1.

Utilisation d’un projet de budget par d’autres Fonds comme méthode pour établir les coûts unitaires, les montants forfaitaires et les taux forfaitaires avant l’entrée en vigueur du règlement Omnibus

4.4.

Utilisation des barèmes standard de coûts unitaires, des montants forfaitaires et des taux forfaitaires applicables dans d’autres domaines

Autres politiques de l’Union

Article 67, paragraphe 5, point b), du RPDC

Article 68, premier alinéa, point c), du RPDC

Régimes de subventions financés entièrement par les États membres

Taux forfaitaires de la période 2007-2013

Comment évaluer si les opérations et les bénéficiaires sont de nature similaire?

4.5.

Utilisation des taux établis par le RPDC ou par les règles spécifiques des Fonds

4.6.

Adaptation dans le temps des taux forfaitaires, des montants forfaitaires et des barèmes standard de coûts unitaires

4.7.

Méthodes particulières de détermination des montants établies conformément aux règles spécifiques des Fonds

Chapitre 5 —

Conséquences pour l’audit et le contrôle

5.1

Nécessité d’une approche commune en matière d’audit et de contrôle

5.2

Rôle de l’autorité d’audit dans la conception des options simplifiées en matière de coûts

5.3

Approche générale en matière de vérifications de gestion et d’audit

5.3.1.

Vérification du bon établissement de la méthode de calcul pour déterminer l’option simplifiée en matière de coûts

5.3.2.

Vérification de la bonne application de la méthode

5.3.2.1.

Vérification de la bonne application des taux forfaitaires

5.3.2.2.

Vérification de la bonne application des barèmes standard de coûts unitaires

5.3.2.3.

Vérification de la bonne application des montants forfaitaires

5.3.2.4.

Vérification en cas de combinaison d’options au sein d’une même opération

5.3.3.

Erreurs ou irrégularités potentielles liées à l’utilisation des options simplifiées en matière de coûts

Annexe I —

Exemples d’options simplifiées en matière de coûts

Annexe II —

Exemple de la compatibilité des options simplifiées en matière de coûts avec les règles en matière d’aides d’État

Annexe III —

Options simplifiées en matière de coûts et mesures spécifiques du Feader

Annexe IV —

Options simplifiées en matière de coûts et mesures spécifiques du FEAMP

CHAPITRE 1

Introduction

1.1. Objectif

Le présent document fournit des orientations techniques sur les coûts déclarés sur la base d’un taux forfaitaire, de montants forfaitaires et de barèmes standard de coûts unitaires (ci-après les «options simplifiées en matière de coûts») applicables aux Fonds ESI et vise à partager les bonnes pratiques en vue d’encourager les États membres à avoir recours à ces options. Il traite des possibilités offertes par le cadre juridique des Fonds ESI pour la période de programmation 2014-2020.

À la suite de l’entrée en vigueur du règlement (UE, Euratom) 2018/1046 (1) (ci-après le «règlement Omnibus») le 2 août 2018, la présente édition révisée du guide tient compte des modifications apportées par ledit règlement au règlement (UE) no 1303/2013 (2) (le règlement portant dispositions communes, ci-après «RPDC») et au règlement (UE) no 1304/2013 (3) (le règlement relatif au Fonds social européen, ci-après «RFSE»). Ces modifications prennent appui sur les possibilités introduites en 2014 et les étendent, en tenant compte des recommandations formulées par le groupe de haut niveau sur la simplification (4). Elles étendent également à tous les Fonds ESI plusieurs options qui étaient auparavant uniquement prévues dans les règlements spécifiques de certains Fonds.

Cette révision du guide apporte également davantage de précisions à la suite des questions posées par les États membres et les parties prenantes au cours de la période de programmation actuelle.

Le présent guide ne porte pas sur les plans d’action communs, les options simplifiées en matière de coûts utilisées dans le cadre de l’article 14, paragraphe 1, du RFSE (5) ou les financements non liés aux coûts visés à l’article 67, paragraphe 1, point e), du RPDC.

1.2. Pourquoi utiliser les options simplifiées en matière de coûts?

Lorsque les options simplifiées en matière de coûts sont utilisées, les coûts admissibles (éligibles) d’une opération sont calculés selon une méthode prédéfinie basée sur des réalisations, des résultats ou certains autres coûts clairement déterminés à l’avance, soit par référence à un montant par unité soit par l’application d’un pourcentage. Les options simplifiées en matière de coûts constituent donc une autre méthode de calcul des coûts admissibles d’une opération par opposition à la méthode traditionnelle, à savoir un calcul sur la base des coûts réellement engagés et payés [article 67, paragraphe 1, point a), du RPDC, ci-après dénommés «coûts réels»]. Avec les options simplifiées en matière de coûts, il n’est plus nécessaire de relier chaque euro de dépense cofinancée à des pièces justificatives individuelles: c’est l’élément clé des options simplifiées en matière de coûts, car cela réduit de manière significative la charge administrative.

Le recours aux options simplifiées en matière de coûts permet également d’orienter les ressources humaines et les activités administratives nécessaires à la gestion des Fonds ESI vers la réalisation des objectifs stratégiques, moins de ressources étant requises pour la collecte et la vérification des documents (financiers).

Il ouvre aussi plus largement l’accès des Fonds ESI (FSE, FEDER, Feader, FEAMP, FC) (6) aux petits bénéficiaires grâce à la simplification du processus de gestion.

Enfin, les options simplifiées en matière de coûts contribuent à un usage plus efficace et plus juste des Fonds ESI (taux d’erreur plus bas). Pendant de nombreuses années, la Cour des comptes européenne a recommandé de façon répétée à la Commission d’encourager et d’étendre le recours aux options simplifiées en matière de coûts, en particulier parce que celles-ci réduisent le risque d’erreurs. Dans son rapport annuel de 2017 (7), la Cour des comptes a constaté qu’au cours des cinq années précédentes, il avait été recouru aux options simplifiées en matière de coûts pour 135 opérations sur les 1 437 ayant fait l’objet d’un audit. Aucune erreur quantifiable n’a été relevée parmi ces opérations, ce qui a amené la Cour des comptes à conclure que les projets pour lesquels les options simplifiées en matière de coûts avaient été utilisées étaient moins exposés aux erreurs que les projets utilisant les coûts réels (8). En outre, à la suite du rapport spécial de 2018 intitulé «Nouvelles options de financement des projets de développement rural», la Cour des comptes a conclu que les options simplifiées en matière de coûts simplifient considérablement les processus et réduisent la charge administrative tant pour les bénéficiaires que pour les autorités des États membres (9).

CHAPITRE 2

Principes horizontaux et champ d’application

2.1. Quand utiliser les coûts simplifiés

Les coûts simplifiés ne peuvent être utilisés que dans le cas d’opérations financées par des subventions ou des aides remboursables (article 67, paragraphe 1, du RPDC).

Outre les cas où le recours aux options simplifiées en matière de coûts est obligatoire, il est recommandé d’utiliser les coûts simplifiés lorsqu’une ou plusieurs des situations suivantes se présentent:

—	les États membres souhaitent que la gestion des Fonds ESI soit davantage axée sur les réalisations et l’atteinte de résultats plutôt que sur les moyens,

—	les coûts réels sont difficiles à vérifier (de nombreuses pièces justificatives pour de petits montants avec peu ou pas d’incidence particulière sur les réalisations attendues des opérations, des clés de répartition complexes, etc.),

—	des données fiables sur la mise en œuvre financière et quantitative des opérations sont disponibles (10),

—	une simplification de la gestion des documents est recherchée,

—	les opérations se déroulent dans un cadre standard,

—	des méthodes d’options simplifiées en matière de coûts existent déjà pour des opérations et bénéficiaires de nature similaire au titre de régimes financés au niveau national ou d’autres instruments de l’UE.

NB:

Les options simplifiées en matière de coûts ne peuvent pas être utilisées si le soutien apporté à une opération est fourni sous la forme d’un instrument financier ou d’un prix. Toutefois, si la forme de soutien à une opération consiste en la combinaison d’une subvention ou d’une aide remboursable et d’un instrument financier ou d’un prix, les options simplifiées en matière de coûts peuvent être utilisées pour la partie du soutien fournie sous la forme d’une subvention ou d’une aide remboursable. Sous réserve de certaines exceptions, les options simplifiées en matière de coûts ne sont pas pertinentes pour les opérations que les bénéficiaires mettent en œuvre dans le cadre de marchés publics.

2.2. Recours aux options simplifiées en matière de coûts

2.2.1. Le principe

À l’exception des opérations qui relèvent de l’article 67, paragraphe 2 bis, du RPDC (11), le recours aux options simplifiées en matière de coûts n’est pas obligatoire pour les États membres. L’autorité de gestion, ou le comité de suivi pour les programmes de la CTE, peut décider de rendre ce recours facultatif ou obligatoire pour l’ensemble ou une partie des catégories de projets et d’activités et pour l’ensemble ou une partie d’une opération. Afin de garantir le respect des principes de transparence et d’égalité de traitement des bénéficiaires, il convient de préciser et de publier dans l’appel à propositions la portée des options simplifiées en matière de coûts applicables, c’est-à-dire la catégorie de projets et d’activités pour laquelle elles seront disponibles.

2.2.2. L’exception: cas dans lesquels le recours aux options simplifiées en matière de coûts est obligatoire [section révisée à la suite de l’entrée en vigueur du règlement Omnibus]

L’article 67, paragraphe 2 bis, du RPDC dispose que, pour les opérations relevant du FSE et du FEDER pour lesquelles le soutien public ne dépasse pas 100 000 EUR, les subventions et les aides remboursables prennent la forme de coûts unitaires, de montants forfaitaires ou de financements à taux forfaitaire. L’utilisation des options simplifiées en matière de coûts est donc obligatoire.

Cette disposition a pour objet de limiter les contrôles des coûts réels qui, compte tenu de la faible valeur de ces opérations, ne seraient pas rentables.

Le montant de 100 000 EUR doit être considéré comme le soutien public maximal pouvant être versé au bénéficiaire, tel qu’indiqué dans le document énonçant les conditions du soutien au bénéficiaire (soutien du FEDER et du FSE + financement public national correspondant à verser au bénéficiaire en tant que montant maximal fixé dans l’accord ou la décision de financement le cas échéant). Il n’inclut ni la contribution publique fournie par le bénéficiaire, le cas échéant, ni les indemnités ou salaires versés par un tiers au profit des participants à une opération. C’est uniquement le soutien public programmé qui détermine si l’article 67, paragraphe 2 bis, doit être appliqué.

Lorsqu’une opération bénéficie à la fois du soutien du FEDER et de celui du FSE, le montant du soutien fourni par les deux Fonds est pris en compte pour le calcul du «soutien public» à l’opération. En outre, si le montant total du soutien public ne dépasse pas 100 000 EUR, l’obligation d’utiliser les options simplifiées en matière de coûts s’applique au soutien fourni par chaque Fonds (c’est-à-dire par le FEDER et le FSE).

Exemple:

Le projet de budget d’un organisme public pour une opération dont le total des coûts admissibles s’élève à 105 000 EUR est le suivant:

(en EUR)
Financement public national	20 000
FSE	22 500
FEDER	22 500
Autofinancement	25 000
Indemnités versées aux participants par le service public de l’emploi	15 000
Total du plan de financement	105 000

Malgré un total des coûts admissibles de 105 000 EUR, cette opération s’inscrit dans la catégorie des opérations pour lesquelles les coûts simplifiés sont obligatoires. Le soutien fourni par les deux Fonds et le financement public national sont pris en compte pour le calcul du soutien public à l’opération.

L’autofinancement (25 000 EUR) d’un organisme public n’est pas pris en compte lorsque l’on détermine le soutien public versé au bénéficiaire.

Les indemnités versées aux participants par le service public de l’emploi (15 000 EUR) ne sont pas non plus prises en compte étant donné qu’elles sont versées par un tiers aux participants.

Le soutien public s’élève donc à 45 000 EUR (FEDER + FSE) +20 000 EUR = 65 000 EUR, ce qui est inférieur au seuil de 100 000 EUR.

Il existe deux exceptions à cette obligation:

—	les opérations ou les projets s’inscrivant dans le cadre d’une opération mis en œuvre uniquement dans le cadre de marchés publics de travaux, de biens ou de services (voir article 67, paragraphe 4, première phrase, du RPDC), et

—	les opérations bénéficiant d’un soutien dans le cadre d’une aide d’État qui ne constitue pas une aide de minimis (12) (voir article 67, paragraphe 2 bis, premier alinéa).

Lorsque l’obligation d’utiliser les options simplifiées en matière de coûts s’applique, elle concerne la totalité des dépenses admissibles de l’opération, à deux exceptions près, sur la base de l’article 67, paragraphe 2 bis, deuxième et troisième alinéas, du RPDC:

les catégories de coûts auxquelles un taux forfaitaire est appliqué:

ces catégories de coûts auxquelles un taux forfaitaire est appliqué peuvent être calculées sur la base des coûts réels [par exemple, si le taux forfaitaire maximal de 15 % pour les coûts indirects prévu à l’article 68, premier alinéa, point b), du RPDC est utilisé, les frais de personnel directs admissibles peuvent être déclarés sur la base des coûts réels];

2)	les indemnités et salaires versés aux participants dans le cas où le taux forfaitaire maximal de 40 % prévu à l’article 68 ter, paragraphe 1, du RPDC est utilisé (13):

si le taux forfaitaire maximal de 40 % prévu à l’article 68 ter, paragraphe 1, du RPDC est utilisé, les indemnités et salaires versés aux participants (qui sont des coûts admissibles supplémentaires qui ne sont pas inclus dans le taux forfaitaire) peuvent également être remboursés sur la base des coûts réels.

NB: Concernant le FSE:

Avant l’entrée en vigueur du règlement Omnibus, le recours aux options simplifiées en matière de coûts était déjà obligatoire pour les petites opérations bénéficiant d’un soutien du FSE. L’ancien article 14, paragraphe 4, du RFSE disposait que pour les subventions ou les aides remboursables en faveur d’opérations pour lesquelles le soutien public ne dépassait pas 50 000 EUR, il devait être recouru aux options simplifiées en matière de coûts, à l’exception des opérations bénéficiant d’un soutien dans le cadre d’un régime d’aides d’État.

Bien qu’elle ait été supprimée par le règlement Omnibus, cette disposition continue de s’appliquer aux opérations bénéficiant d’un soutien dans le cadre d’appels à propositions lancés avant l’entrée en vigueur du règlement Omnibus (14)

L’obligation prévue à l’article 14, paragraphe 4, diffère de ce qui est énoncé à l’article 67, paragraphe 2 bis, du RPDC sur les points suivants:

1)	les opérations bénéficiant d’un soutien qui constitue une aide de minimis sont exemptées de l’obligation d’utiliser des options simplifiées en matière de coûts (15);

2)	les salaires et indemnités versés aux participants ne peuvent pas être déclarés sur la base des coûts réels lorsque le taux forfaitaire de 40 % fixé à l’article 14, paragraphe 2, du RFSE est utilisé (étant donné qu’ils ne peuvent être déclarés en plus de ces coûts);

3)	seuls le soutien du FSE et le financement national correspondant à verser au bénéficiaire, tel qu’indiqué dans l’accord, sont pris en compte pour le calcul du seuil de 50 000 EUR (étant donné que l’article 14, paragraphe 4, du RFSE ne s’applique qu’au FSE).

Aperçu des principales modifications relatives au recours obligatoire aux options simplifiées en matière de coûts introduites par le règlement Omnibus:

l’obligation d’utiliser les options simplifiées en matière de coûts est étendue au soutien fourni par le FEDER. Avec l’introduction d’un nouveau paragraphe 2 bis à l’article 67 du RPDC qui s’applique à la fois au FEDER et au FSE, l’article 14, paragraphe 4, du RFSE n’était plus nécessaire et a donc été supprimé;

2)	le seuil est porté de 50 000 EUR à 100 000 EUR;

3)	les opérations bénéficiant d’un soutien qui constitue une aide de minimis sont désormais couvertes par l’obligation d’utiliser les options simplifiées en matière de coûts.

2.2.3. Application dans le temps et dispositions transitoires

L’article 67, paragraphe 2 bis, du RPDC ne s’applique qu’aux opérations bénéficiant d’un soutien dans le cadre d’appels à propositions publiés à partir de la date d’entrée en vigueur du règlement Omnibus (c’est-à-dire à partir du 2 août 2018). Il ne s’applique pas aux opérations bénéficiant d’un soutien dans le cadre d’appels publiés avant cette date, même si le document énonçant les conditions du soutien (par exemple, la décision de financement ou la convention de subvention) est publié après l’entrée en vigueur du règlement Omnibus. Les opérations bénéficiant d’un soutien en dehors du cadre d’un appel à propositions (par exemple, une attribution directe) doivent satisfaire aux exigences de l’article 67, paragraphe 2 bis, du RPDC si la convention de subvention ou le document énonçant les conditions du soutien a été signé à partir du 2 août 2018.

Conformément à l’article 152, paragraphe 7, du RPDC, l’autorité de gestion, ou le comité de suivi pour les programmes de la CTE, peut décider de ne pas appliquer les options simplifiées en matière de coûts obligatoires pendant une période maximale de douze mois à compter du 2 août 2018. Cette période peut être prolongée pour une durée que l’autorité de gestion (ou le comité de suivi pour les programmes de la CTE) juge appropriée si ladite autorité (ou ledit comité) estime que l’application obligatoire des options simplifiées en matière de coûts crée une charge administrative disproportionnée.

Les dispositions transitoires énoncées à l’article 152, paragraphe 7, du RPDC ne s’appliquent pas aux subventions (ni aux aides remboursables) bénéficiant d’un soutien du FSE pour lesquelles le soutien public ne dépasse pas 50 000 EUR. En effet, les opérations soutenues par le FSE pour lesquelles le soutien public ne dépasse pas 50 000 EUR étaient déjà soumises à l’obligation d’utiliser les options simplifiées en matière de coûts avant l’entrée en vigueur du règlement Omnibus (article 14, paragraphe 4, du RFSE).

Par conséquent, en ce qui concerne les opérations soutenues par le FSE pour lesquelles le soutien public ne dépasse pas 50 000 EUR, l’article 67, paragraphe 2 bis, du RPDC s’applique à partir de l’entrée en vigueur du règlement Omnibus (c’est-à-dire aux appels à propositions lancés à partir de l’entrée en vigueur du règlement Omnibus).

Cette règle a des conséquences majeures si le soutien du FSE constitue une aide de minimis.

Conformément à l’article 14, paragraphe 4, du RFSE, les opérations pour lesquelles le soutien constituait une aide de minimis n’étaient pas couvertes par l’obligation d’utiliser les options simplifiées en matière de coûts. Toutefois, l’article 67, paragraphe 2 bis, du RPDC ne prévoit une exception que pour les opérations bénéficiant d’un soutien dans le cadre d’une aide d’État qui ne constitue pas une aide de minimis. Cela signifie que les opérations soutenues par le FSE pour lesquelles le soutien public ne dépassait pas 50 000 EUR avant le 2 août 2018 et ne dépasse pas 100 000 EUR depuis le 2 août 2018 et constitue une aide de minimis ne sont plus exemptées de l’obligation d’utiliser les options simplifiées en matière de coûts. Enfin, la possibilité de reporter l’application de l’article 67, paragraphe 2 bis, du RPDC ne peut pas être utilisée pour les opérations soutenues par le FSE dont le soutien public ne dépasse pas 50 000 EUR, conformément à l’article 152, paragraphe 7, dernier alinéa, du RPDC.

Pour les opérations et les projets sélectionnés dans le cadre d’appels à propositions lancés avant l’entrée en vigueur du règlement Omnibus, l’article 14, paragraphe 4, du RFSE s’applique. Les opérations soutenues par le FSE qui bénéficient d’un soutien public (ne dépassant pas 50 000 EUR) sont soumises à l’obligation d’utiliser les options simplifiées en matière de coûts, mais les opérations bénéficiant d’un soutien qui constitue une aide d’État, y compris une aide de minimis, sont exemptées de cette obligation.

Autres implications du règlement Omnibus

Soutien commun du FSE et du FEDER

Si une opération est soutenue à la fois par le FSE et le FEDER et qu’elle est sélectionnée dans le cadre d’un appel à propositions lancé avant l’entrée en vigueur du règlement Omnibus: le soutien du FEDER n’est pas pris en compte pour calculer l’atteinte du seuil à partir duquel s’applique l’obligation d’utiliser les options simplifiées en matière de coûts, seuls sont pris en compte le soutien du FSE et le soutien public national correspondant. Seule la partie de l’opération soutenue par le FSE (et le soutien public national correspondant) est soumise à l’obligation d’utiliser les options simplifiées en matière de coûts, étant donné que l’article 14, paragraphe 4, du RFSE ne s’appliquait qu’au FSE et qu’aucune disposition n’imposait que le soutien du FEDER à une telle opération prenne la forme d’options simplifiées en matière de coûts.

Pour les opérations et les projets soutenus dans le cadre d’appels à propositions lancés après l’entrée en vigueur du règlement Omnibus, le soutien du FSE et du FEDER est pris en compte pour le calcul du soutien public, à moins que l’autorité de gestion (ou le comité de suivi pour les programmes de la CTE) ne fasse usage des dispositions transitoires.

Financement complémentaire

En cas de financement complémentaire conformément à l’article 98, paragraphe 2, du RPDC, par exemple pour des opérations soutenues par le FSE – c’est-à-dire lorsque le FSE est également utilisé pour apporter un soutien aux dépenses admissibles au titre du FEDER – le montant total du soutien du FSE et le soutien public national correspondant sont pris en compte pour déterminer si le montant du soutien public est couvert par l’obligation d’utiliser les options simplifiées en matière de coûts (étant donné qu’il s’agit d’un soutien public à une opération qui n’est pas soutenue par le FEDER, mais uniquement par le FSE).

Les opérations et les projets soutenus dans le cadre d’appels à propositions lancés avant l’entrée en vigueur du règlement Omnibus doivent être évalués en tenant compte de l’article 14, paragraphe 4, du RFSE (16). Bien que l’intégralité du montant fourni par le FSE ainsi que le financement public national correspondant soient pris en compte pour déterminer si l’opération est soumise à l’obligation d’utiliser les options simplifiées en matière de coûts prévue par cette disposition, cette obligation ne s’applique qu’à la partie du soutien soumise aux règles du FSE, ce qui signifie que la partie du soutien soumise aux règles applicables au FEDER n’est pas soumise à l’obligation d’utiliser les options simplifiées en matière de coûts.

Dans le cas d’opérations et de projets soutenus dans le cadre d’un appel à propositions lancé après l’entrée en vigueur du règlement Omnibus, la partie du soutien soumise aux règles applicables au FEDER est également soumise à l’obligation d’utiliser les options simplifiées en matière de coûts, lorsque l’autorité de gestion (ou le comité de suivi pour les programmes de la CTE) n’a pas eu recours aux dispositions transitoires prévues à l’article 152, paragraphe 7, du RPDC.

2.3. Combinaison d’options

2.3.1. Principes généraux

L’article 67, paragraphe 1, du RPDC permet à l’autorité de gestion de choisir entre cinq formes de gestion des subventions et aides remboursables cofinancées par les Fonds ESI.

Conformément à l’article 67, paragraphe 3, du RPDC, ces options ne peuvent être combinées que dans les cas suivants, afin d’éviter un double financement des mêmes dépenses:

1)	elles doivent couvrir des catégories différentes de coûts admissibles; ou

2)	elles doivent être utilisées pour des projets distincts relevant de la même opération; ou

3)	elles doivent être utilisées pour les phases successives d’une opération.

2.3.2. Exemples de combinaisons

Exemple 1: Financement de projets distincts s’inscrivant dans le cadre de la même opération (FSE)

L’opération comprend un projet de formation pour de jeunes chômeurs, suivi d’un séminaire pour des employeurs potentiels de la région.

Les coûts liés à la formation pourraient être payés sur la base d’un barème standard de coûts unitaires (1 000 EUR/jour de formation, par exemple). Le séminaire serait payé sur la base de montants forfaitaires.

Étant donné que les deux projets s’inscrivant dans le cadre de la même opération sont distincts, il n’y a aucun risque de double financement car les coûts de chaque projet sont clairement séparés.

Exemple 2: Phases successives d’une opération (FSE) – conformément à l’article 67, paragraphe 3, du RPDC

L’opération est déjà entamée et gérée sur la base des coûts réels, mais l’autorité de gestion veut désormais la gérer sur la base de coûts simplifiés. Les deux phases doivent être clairement définies. La première phase pourrait être calculée sur la base des coûts réels jusqu’à une date donnée. La seconde phase, portant sur les dépenses futures, pourrait être calculée sur la base d’un barème standard de coûts unitaires, à condition que le coût unitaire ne couvre aucune des dépenses ayant déjà fait l’objet d’un soutien.

Si une telle possibilité est exploitée, elle devra concerner tous les bénéficiaires se trouvant dans la même situation (transparence et égalité de traitement). Elle peut alourdir la charge administrative en raison de la nécessité de modifier le document énonçant les conditions du soutien, s’il ne prévoyait pas déjà cette possibilité. Les autorités de l’État membre doivent décrire en détail chaque phase de l’opération. L’opération devrait être divisée en au moins deux étapes financières et, idéalement, matérielles ou de développement distinctes et déterminables, correspondant aux phases concernées. Cela doit être fait dans le but de garantir une mise en œuvre et un suivi transparents et de faciliter les contrôles.

Exemple 3: Différentes catégories de coûts admissibles (FSE)

Une séance de formation combine:

—	un barème de coûts unitaires pour les salaires des formateurs, par exemple 450 EUR/jour,

—	des coûts réels: location d’une salle = 800 EUR/mois conformément au contrat de location, durant 12 mois,

—	un taux forfaitaire pour les coûts indirects, par exemple 10 % des coûts directs.

À la fin de la formation, si 200 journées de formateurs ont été justifiées, la subvention sera versée sur la base suivante:

Coûts directs (type 1 (17)):

—	salaires des formateurs: 200 jours × 450 EUR = 90 000 EUR

—	salle: 12 mois × 800 EUR = 9 600 EUR

—	sous-total des coûts directs: 99 600 EUR

Coûts indirects (type 2): 10 % des coûts directs = 10 % × 99 600 EUR = 9 960 EUR

Dépenses admissibles: (90 000 EUR +9 600 EUR) +9 960 EUR = 109 560 EUR

Dans cet exemple, différentes catégories de coûts sont concernées: les salaires des formateurs, les frais de location de la salle, les coûts indirects. Cependant, pour vérifier l’absence de double financement, les autorités doivent s’assurer que le barème standard de coûts unitaires n’est pas lié aux coûts se rapportant à la location de la salle ou aux coûts indirects (salaire du personnel administratif ou du comptable, par exemple). Le même raisonnement vaut pour la définition des coûts indirects, qui ne doivent pas concerner des coûts relevant du barème standard de coûts unitaires ou les coûts réels de location de la salle.

S’il y a un risque de chevauchement ou s’il est impossible de démontrer l’absence de chevauchement, l’autorité de gestion devra choisir l’option la plus appropriée pour éviter tout (risque de) double financement.

2.4. Marchés publics et recours aux options simplifiées en matière de coûts

2.4.1. Recours aux options simplifiées en matière de coûts dans le cas de marchés publics

Conformément à l’article 67, paragraphe 4, première phrase, du RPDC, lorsqu’une opération, telle que définie à l’article 2, paragraphe 9, du RPDC, ou un projet s’inscrivant dans le cadre d’une opération (elle-même soutenue sous la forme d’une subvention ou d’une aide remboursable) est mis en œuvre par le bénéficiaire uniquement dans le cadre de marchés publics de travaux, de biens ou de services, les options simplifiées en matière de coûts ne peuvent pas être utilisées. Toutefois, conformément à l’article 67, paragraphe 4, seconde phrase, lorsque le marché public dans le cadre d’une opération ou d’un projet s’inscrivant dans le cadre d’une opération se limite à certaines catégories de coûts, les options simplifiées en matière de coûts peuvent être utilisées «pour l’ensemble de l’opération ou du projet s’inscrivant dans le cadre d’une opération». Cette phrase a été introduite par le règlement Omnibus afin de clarifier la version précédente du texte de l’article 67, paragraphe 4, du RPDC. Elle précise que, lorsque, dans le cadre d’un projet ou d’une opération, certains biens ou services ont été externalisés dans le cadre de marchés publics, les options simplifiées en matière de coûts peuvent être utilisées pour calculer tous les coûts de l’opération, y compris ceux relevant d’un marché public.

Les opérations relevant de marchés publics sont considérées par la Commission comme étant des opérations mises en œuvre par passation de marchés publics conformément à la directive 2004/18/CE (y compris ses annexes), à la directive 2009/81/CE et à la directive 2014/24/UE, qui a abrogé la directive 2004/18/CE, ou par passation de marchés publics d’une valeur inférieure aux seuils prévus dans ces directives.

La question de savoir si une opération ou un projet est mis en œuvre uniquement dans le cadre de marchés publics dépend de la portée d’une opération ou d’un projet, telle qu’elle a été définie par les États membres.

Pour y répondre, il est nécessaire de définir les projets constituant l’opération au niveau le plus bas possible. Si le marché public couvre toutes les catégories de coûts d’un projet, les options simplifiées en matière de coûts ne peuvent pas être appliquées à ce projet.

Dans certains cas, un bénéficiaire peut externaliser la quasi-totalité ou la majeure partie d’une opération ou d’un projet par voie de marchés publics, en ne conservant peut-être que les activités liées à la «gestion de projet» ou à la «communication». Dans ce cas, il est clair que l’opération ou le projet n’est pas «uniquement» mis en œuvre dans le cadre de marchés publics et que les coûts simplifiés pourraient être appliqués à l’ensemble du projet ou de l’opération. Toutefois, dans la pratique, lorsque la majeure partie du projet est mise en œuvre dans le cadre de marchés publics, l’élaboration d’une option simplifiée en matière de coûts pour les catégories de coûts couvertes par un marché peut ne pas correspondre à une utilisation efficace des ressources, étant donné que la majeure partie des coûts sont déjà couverts par le marché. Bien que cette façon de procéder ne soit pas recommandée, il appartient aux autorités de gestion d’évaluer s’il y a lieu de recourir aux options simplifiées en matière de coûts pour l’ensemble du projet si celui-ci n’est pas mis en œuvre uniquement dans le cadre de marchés publics.

Exemple (FSE): Une subvention de 20 000 000 EUR est attribuée à un service public de l’emploi (le «bénéficiaire») pour organiser, pendant deux ans, la réinsertion de 5 000 chômeurs de longue durée (l’«opération»). Cette opération sera mise en œuvre au moyen de plusieurs projets: des projets de soutien personnalisé mis en œuvre en interne (7 000 000 EUR), des projets de formation mis en œuvre en interne par le bénéficiaire (5 000 000 EUR) et, pour la partie restante, des projets de formation externalisés uniquement par voie de marchés publics (8 000 000 EUR). Le bénéficiaire étant un organisme public, la sélection des établissements de formation pour les projets externalisés se fera uniquement dans le cadre de procédures de passation de marchés publics et les options simplifiées en matière de coûts ne pourront pas être utilisées pour cette partie des projets s’inscrivant dans le cadre de l’opération. Les options simplifiées en matière de coûts ne peuvent être utilisées que pour un montant de 12 000 000 EUR. Pour les projets de formation que le bénéficiaire met en œuvre lui-même, il est admis que certains postes de dépenses soient externalisés dans le cadre de marchés publics et inclus dans les options simplifiées en matière de coûts (experts externes, services de nettoyage, etc.).

Exemple (FEDER): Une municipalité reçoit une subvention pour la construction d’une route; le montant maximal des coûts admissibles s’élève à 1 000 000 EUR. La municipalité doit accorder un contrat de travaux publics d’une valeur estimée à 700 000 EUR. De plus, la municipalité supporte certains frais connexes s’élevant à 300 000 EUR (expropriations, frais de contentieux (18), suivi des progrès sur place, études environnementales effectuées par son propre personnel, campagnes, essais préalables à la réception de la route, etc.). Les coûts simplifiés (les coûts indirects sur la base d’un taux forfaitaire, par exemple) peuvent être utilisés pour la somme de 300 000 EUR de coûts directs, pour autant que ces coûts soient admissibles selon les dispositions nationales et de l’Union.

Exemple (FEDER): Un bénéficiaire (une municipalité) reçoit une subvention pour la construction d’une route; le montant maximal des coûts admissibles s’élève à 1 000 000 EUR.

Pour cette opération qui n’est pas entièrement mise en œuvre dans le cadre de marchés publics, l’autorité de gestion souhaite appliquer l’article 68, paragraphe 1, point b), du RPDC pour calculer les coûts indirects. Cependant, l’autorité de gestion veut atténuer l’incidence du recours à du personnel sous-traitant sur le niveau des coûts indirects. Elle décide donc d’exclure les frais directs liés au personnel sous-traitant des frais de personnel directs auxquels le taux forfaitaire est appliqué.

Le projet de budget pour l’opération est le suivant:

Projet no 1: travaux (procédure de passation de marchés)	700 000 EUR
Projet no 2: autres coûts:	298 500 EUR
Frais de personnel directs	50 000 EUR
Dont frais directs liés au personnel sous-traitant	10 000 EUR
Autres coûts directs	242 500 EUR
Coûts indirects	(Frais de personnel directs – frais directs liés au personnel sous-traitant) × 15 % = 40 000 EUR × 15 % = 6 000 EUR
Total des coûts déclarés	998 500 EUR

Lorsque les opérations sont mises en œuvre par le biais de procédures de passation de marchés publics, le prix indiqué dans l’avis de marché est, par définition, un coût unitaire ou un montant forfaitaire servant de base aux paiements effectués par le bénéficiaire au contractant. Toutefois, aux fins de l’article 67 du RPDC, les coûts déterminés et payés par le bénéficiaire sur la base des montants établis par des procédures de passation de marchés publics constituent des coûts réellement engagés et payés conformément à l’article 67, paragraphe 1, point a), du RPDC (19).

Exemple (FSE):

Si un bénéficiaire met en œuvre une formation par voie de marchés publics, il est possible que, dans l’appel d’offres, le bénéficiaire demande aux soumissionnaires de présenter un prix par participant obtenant la certification à la fin du cours.

Les conditions du marché peuvent donc être: un participant obtenant la certification = 1 000 EUR.

Si, à la fin de la formation, 10 participants obtiennent la certification, le bénéficiaire peut déclarer 10 000 EUR de dépenses admissibles à l’autorité de gestion.

Ces 10 000 EUR seront considérés comme basés sur des coûts réels. Par conséquent, un contrôle ou un audit de cette dépense consistera en une vérification de la procédure de marché public et du respect des conditions du marché (dans cet exemple, la preuve de la certification d’un participant devra être apportée pour chaque coût unitaire payé). Les coûts sous-jacents de la formation (location d’installations, frais de personnel, etc.) ne seront pas vérifiés étant donné que le marché ne prévoit pas de remboursement sur cette base.

2.4.2. Utilisation du taux forfaitaire pour le calcul des frais de personnel directs dans les opérations mises en œuvre dans le cadre de marchés publics

Comme le prévoit l’article 68 bis du RPDC, le calcul des frais de personnel directs d’une opération à un taux forfaitaire plafonné à 20 % des coûts directs autres que les frais de personnel ne nécessitera pas d’exécuter un calcul pour déterminer la méthode, à moins que l’opération n’inclue des marchés publics de travaux dont la valeur dépasse le seuil fixé à l’article 4, point a), de la directive 2014/24/UE. Cela signifie que si les coûts directs de l’opération sont couverts, ne serait-ce que partiellement, par un marché de travaux publics dont la valeur dépasse le seuil fixé à l’article 4, point a), de la directive 2014/24/UE, le recours au taux forfaitaire de 20 % défini dans le règlement est possible mais nécessitera l’établissement d’une méthode pour déterminer le taux applicable.

2.5. Compatibilité des options simplifiées en matière de coûts avec les règles en matière d’aides d’État

Il convient de souligner que les règles en matière d’aides d’État établies dans le traité sont d’application générale. En outre, conformément à l’article 6 du RPDC, les opérations doivent être conformes à la législation applicable de l’Union et au droit national relatif à son application, en ce compris le respect des règles en matière d’aides d’État. Par conséquent, dès qu’un financement constitue une aide d’État au sens de l’article 107 du TFUE, il y a lieu de se conformer à ces règles pour le calcul et l’administration des options simplifiées en matière de coûts prévues à l’article 67 du RPDC. Les autorités de gestion doivent donc veiller à ce que les catégories de coûts pour lesquelles des options simplifiées en matière de coûts sont établies soient admissibles tant en vertu des règles relatives aux Fonds ESI qu’en vertu des règles en matière d’aides d’État. Elles doivent également veiller à ce que les intensités d’aide maximales fixées dans les règles en matière d’aides d’État soient respectées.

Les règlements d’exemption par catégorie, à savoir le règlement (UE) no 651/2014 de la Commission (20) (le règlement général d’exemption par catégorie, ci-après le «RGEC»), le règlement (UE) no 702/2014 (le règlement d’exemption par catégorie pour l’agriculture, ci-après l’«ABER») et le règlement (UE) no 1388/2014 (le règlement d’exemption par catégorie pour la pêche), prévoient des exemptions à l’obligation pour les États membres de notifier les régimes d’aides et les aides ad hoc remplissant les conditions qui y sont énoncées.

Il convient toutefois de noter que les aides accordées par les autorités publiques ne sont pas toutes soumises aux règles en matière d’aides d’État. Il faut tout d’abord examiner si l’aide accordée à une opération est considérée comme une aide d’État au sens de l’article 107, paragraphe 1, du TFUE. De plus amples renseignements sur la notion d’«aide d’État» figurent dans la communication de la Commission (21) qui clarifie la manière dont la Commission comprend l’article 107, paragraphe 1, du traité, tel qu’interprété par la Cour de justice et le Tribunal. Les dispositions des règlements (22) sur les aides de minimis doivent aussi être prises en considération. Les aides qui constituent des aides de minimis ne sont pas des aides d’État au sens de l’article 107 du TFUE. Ainsi, si une opération financée par les Fonds ESI relève du règlement de minimis applicable, cela signifie que la contribution des Fonds ESI ne constitue pas une aide d’État. Par conséquent, dans le cas des aides de minimis, il n’est pas nécessaire d’apprécier le respect des règles en matière d’aides d’État mais uniquement celui des règles concernant les Fonds ESI et des conditions permettant de considérer le soutien comme une aide de minimis.

Pour qu’une opération puisse bénéficier du règlement de minimis applicable, les conditions (énoncées dans ledit règlement) doivent être remplies:

1)	l’aide accordée relève de l’article 1er du règlement de minimis applicable;

2)	l’aide accordée respecte les plafonds fixés à l’article 3 du règlement de minimis applicable;

3)	l’aide accordée satisfait aux exigences relatives au calcul de l’équivalent-subvention brut énoncées à l’article 4 du règlement de minimis applicable;

4)	l’aide accordée respecte les règles en matière de cumul énoncées à l’article 5 du règlement de minimis applicable;

5)	l’aide accordée respecte l’obligation de contrôle prévue à l’article 6 du règlement de minimis applicable.

2.5.1. Compatibilité des options simplifiées en matière de coûts avec le règlement général d’exemption par catégorie et le règlement d’exemption par catégorie pour l’agriculture

Le contrôle de la conformité des opérations soutenues par des Fonds ESI avec le RGEC ou l’ABER doit comprendre les étapes décrites ci-après.

—

Admissibilité des coûts au titre du RGEC ou de l’ABER et des règles relatives aux Fonds ESI

Tout d’abord, lorsque l’autorité de gestion souhaite accorder une aide considérée comme constituant une aide d’État, les conditions d’octroi de l’aide doivent être vérifiées au regard de la catégorie d’aide/disposition d’exemption applicable au titre du RGEC ou de l’ABER.

Ensuite, l’autorité de gestion doit vérifier si, dans le cadre de cette catégorie d’aide, les coûts envisagés pour une opération sont admissibles, sur la base des dispositions d’exemption pertinentes au titre du RGEC ou de l’ABER ainsi que des règles relatives aux Fonds ESI.

À cet égard, l’article 7, paragraphe 1, du RGEC et l’article 7, paragraphe 1, de l’ABER, dans leur version modifiée par le règlement (UE) 2017/1084 du 14 juin 2017, permettent que les coûts admissibles au titre du RGEC et de l’ABER soient calculés conformément aux options simplifiées en matière de coûts prévues par le RPDC, pour autant que l’opération soit au moins en partie financée par un Fonds de l’Union qui autorise l’utilisation desdites options et que la catégorie de coûts soit admissible au regard de l’exemption applicable prévue dans le RGEC ou l’ABER.

Cela signifie que lorsqu’une option simplifiée en matière de coûts a été établie conformément au RPDC ou aux règlements spécifiques des Fonds, ce montant sera, en règle générale, utilisé aux fins du contrôle du respect des règles en matière d’aides d’État, pour autant que la catégorie de coûts en tant que telle soit admissible au titre des règles en matière d’aides d’État et que l’aide remplisse toutes les conditions du RGEC ou de l’ABER.

Lorsque des options simplifiées en matière de coûts sont utilisées, les catégories de coûts calculées sur la base des options simplifiées en matière de coûts doivent être mentionnées dans la méthode utilisée pour obtenir le montant des coûts simplifiés. Lorsque les options simplifiées en matière de coûts définies dans le RPDC ou d’autres règles spécifiques des Fonds sont utilisées, l’autorité de gestion doit donc veiller, lors de la publication d’appels à propositions pour des opérations susceptibles d’être soumises aux règles en matière d’aides d’État, à préciser les catégories de coûts de cette opération qui seront financées par les Fonds ESI et qui sont également conformes au RGEC ou à l’ABER. Il convient en outre de préciser dans le document établissant les conditions du soutien à l’opération quelles catégories de coûts sont considérées comme admissibles pour cette opération.

Aux fins de la vérification de l’admissibilité des coûts indirects (dans le cadre des Fonds ESI) au titre du RGEC, il convient de noter que les coûts indirects constituent souvent des coûts d’exploitation, tels que définis à l’article 2, paragraphe 39, du RGEC («Les coûts d’exploitation comprennent les coûts tels que ceux liés au personnel, aux matériaux, aux services contractés, aux communications, à l’énergie, à la maintenance, aux locations, à l’administration»). Par conséquent, si les coûts d’exploitation sont admissibles au titre du RGEC, cela signifie que les coûts indirects dans le cadre des Fonds ESI peuvent également être considérés comme des coûts admissibles au titre du RGEC. Pour le taux forfaitaire de 40 % (article 68 ter, paragraphe 1, du RPDC), le document énonçant les conditions du soutien doit indiquer clairement les catégories de coûts couvertes par les 40 %.

—

Vérification de l’intensité maximale de l’aide

Lorsqu’une option simplifiée en matière de coûts a été établie conformément aux dispositions des articles 67, 68, 68 bis et 68 ter du RPDC ou aux dispositions pertinentes des règlements spécifiques des Fonds, ce montant peut être utilisé aux fins du contrôle du respect du RGEC ou de l’ABER, y compris en ce qui concerne l’intensité de l’aide. Par conséquent, de la même manière que pour le recours aux coûts réels au titre du RGEC (ou de l’ABER), le montant résultant de la méthode utilisée pour calculer les options simplifiées en matière de coûts peut être utilisé pour vérifier le respect de l’intensité maximale de l’aide au regard de la catégorie pertinente d’aides d’État.

Étant donné que la méthode utilisée doit se conformer au principe de bonne gestion financière, les autorités de gestion doivent utiliser une hypothèse raisonnable et prudente pour garantir que les coûts simplifiés constituent une approximation fiable des coûts réels. Le montant fixé dans le coût simplifié peut ainsi être utilisé pour démontrer plus facilement le respect de l’intensité maximale de l’aide, des montants maximaux de l’aide ou des seuils de notification au titre du RGEC ou de l’ABER. La méthode utilisée fera l’objet d’un contrôle de conformité aux règles relatives aux Fonds ESI et aux règles en matière d’aides d’État applicables.

L’annexe II contient un exemple qui illustre ce point.

2.6. Recours aux coûts simplifiés dans des opérations génératrices de recettes nettes

Les options simplifiées en matière de coûts sont une façon de calculer les coûts, la colonne «dépenses» d’une opération. En théorie, le recours aux options simplifiées en matière de coûts ne devrait donc pas dépendre du fait qu’une opération génère ou non des recettes. Néanmoins, pour que la simplification soit réelle dans le contexte d’opérations génératrices de recettes, le RPDC introduit certaines spécificités en cas de recours à des montants forfaitaires ou à des barèmes standard de coûts unitaires.

2.6.1. Opérations génératrices de recettes nettes après leur achèvement (article 61 du RPDC)

L’article 61 du RPDC s’applique aux opérations qui génèrent des recettes nettes:

a)	après leur achèvement uniquement; ou

b)	au cours de leur mise en œuvre et après leur achèvement.

Conformément à l’article 61, paragraphe 7, point f), du RPDC, pour les opérations génératrices de recettes nettes après leur achèvement qui ont utilisé des montants forfaitaires ou des barèmes standard de coûts unitaires, les paragraphes 1 à 6 de l’article 61 du RPDC ne s’appliquent pas. Lorsque les opérations génèrent des recettes nettes au cours de leur mise en œuvre et après leur achèvement, c’est-à-dire lorsque l’article 61 du RPDC s’applique, comme indiqué à l’article 61, paragraphe 7, point f), du RPDC, les recettes nettes ne doivent pas être prises en compte dans le cas d’opérations pour lesquelles l’aide publique prend la forme de montants forfaitaires ou de barèmes standard de coûts unitaires. En cas d’utilisation de taux forfaitaires, les recettes nettes générées par l’opération doivent être déterminées à l’avance et déduites des dépenses admissibles du projet.

2.6.2. Opérations génératrices de recettes nettes au cours de leur mise en œuvre et auxquelles les dispositions de l’article 61, paragraphes 1 à 6, du RPDC ne s’appliquent pas (23)

Pour les montants forfaitaires ou les barèmes standard de coûts unitaires utilisés dans des opérations génératrices de recettes nettes au cours de leur mise en œuvre, ces recettes nettes ne doivent pas être déduites des dépenses admissibles dès lors qu’elles ont été prises en compte au préalable dans le calcul des montants forfaitaires ou des barèmes standard de coûts unitaires [conformément à l’article 65, paragraphe 8, point f), du RPDC].

S’il n’a pas été tenu compte au préalable des recettes nettes dans le calcul des montants forfaitaires ou des barèmes standard de coûts unitaires, les dépenses admissibles cofinancées par les Fonds ESI doivent être diminuées des recettes nettes générées au cours de la mise en œuvre au plus tard lors de la demande de paiement final introduite par le bénéficiaire, sur une base proportionnelle aux parties admissibles des coûts et à celles qui ne le sont pas (article 65, paragraphe 8, deuxième alinéa, du RPDC).

En cas de financement à taux forfaitaire, les recettes nettes qui n’ont pas été prises en compte lors de l’approbation de l’opération et qui ont été directement générées au cours de sa mise en œuvre doivent être déduites des dépenses admissibles cofinancées par les Fonds ESI (le taux forfaitaire ayant été appliqué) au plus tard lors de la demande de paiement final introduite par le bénéficiaire, sur une base proportionnelle aux parties admissibles des coûts et à celles qui ne le sont pas (article 65, paragraphe 8, deuxième alinéa, du RPDC).

Exemple (FSE)

Une conférence de promotion de l’entrepreneuriat est organisée. Selon le projet de budget présenté par le bénéficiaire, le total des coûts admissibles devrait s’élever à 70 000 EUR. Le droit d’entrée à la conférence est fixé à 3 EUR.

L’organisateur espère attirer 200 participants. Les recettes prévues sont donc de 3 EUR × 200 = 600 EUR.

La conférence rencontre un énorme succès et le nombre de participants dépasse celui prévu (300 personnes). Étant donné que cette opération est uniquement cofinancée par le FSE et que les recettes nettes ne sont pas générées après son achèvement, l’article 61 du RPDC ne s’applique pas. Néanmoins, l’article 65, paragraphe 8, du RPDC s’applique.

—	Possibilité no 1: les recettes générées sont prises en compte au préalable

Le montant forfaitaire est défini de telle sorte que si la conférence a lieu, le total des coûts admissibles de l’opération s’élèvera à 70 000 EUR – 600 EUR = 69 400 EUR.

Le soutien public à cette opération prend la forme d’un montant forfaitaire et les recettes ont été prises en compte dans la définition du montant forfaitaire. Le nombre réel de visiteurs n’a pas d’incidence sur le montant admissible (montant forfaitaire). La piste d’audit devra comporter la preuve de la mise en œuvre de la conférence et du prix de l’entrée.

—	Possibilité no 2: les recettes générées sont prises en compte au préalable mais les conditions changent au cours de la mise en œuvre

Le montant forfaitaire est défini de telle sorte que si la conférence a lieu, le total des coûts admissibles de l’opération s’élèvera à 70 000 EUR – 600 EUR = 69 400 EUR. Le soutien public à cette opération prend la forme d’un montant forfaitaire et les recettes ont été prises en compte dans la définition du montant forfaitaire.

Néanmoins, l’organisateur décide finalement de fixer le prix du billet d’entrée à 5 EUR plutôt qu’à 3 EUR. En pareil cas, le déficit de financement devra être déduit [(5 EUR × 300) – 600 EUR = 900 EUR].

Le total des coûts admissibles de l’opération s’élèvera à 69 400 EUR – 900 EUR = 68 500 EUR

—	Possibilité no 3: les recettes générées ne sont pas prises en compte au préalable

Le montant forfaitaire est défini de telle sorte que si la conférence a lieu, le total des coûts admissibles de l’opération s’élèvera à 70 000 EUR. Le soutien public à cette opération prend la forme d’un montant forfaitaire et les recettes n’ont pas été prises en compte dans la définition du montant forfaitaire.

Lorsque le bénéficiaire demandera le remboursement (70 000 EUR), il devra fournir la preuve que la conférence a eu lieu. Il devra aussi déduire les recettes réelles générées au cours de la mise en œuvre (3 EUR × 300 = 900 EUR).

Dans ce cas, le montant forfaitaire s’élèvera à 70 000 EUR – 900 EUR = 69 100 EUR.

2.7. Spécificité du FEDER et du FSE: les financements complémentaires

2.7.1. Déclaration des actions relevant de l’article 98, paragraphe 2, du RPDC dans le contexte des options simplifiées en matière de coûts

Conformément à l’article 98, paragraphe 2, du RPDC, lorsque le FEDER ou le FSE soutient une partie d’une opération dont les coûts peuvent faire l’objet d’un soutien de l’autre Fonds («financement complémentaire»), les règles (24) de l’autre Fonds s’appliquent à cette partie de l’opération. Le financement complémentaire peut être utilisé dans la limite de 10 % du financement alloué par l’Union à chaque axe prioritaire.

À l’exception des taux forfaitaires, une seule option simplifiée en matière de coûts peut être utilisée pour les dépenses admissibles au titre de l’un ou l’autre Fonds.

Les États membres qui appliquent les options simplifiées en matière de coûts doivent également respecter le plafond de 10 % pour chaque axe prioritaire (par Fonds et, s’il y a lieu, par catégorie de régions). Le montant des financements complémentaires doit être enregistré et contrôlé, pour chaque opération, sur la base des données utilisées pour définir les options simplifiées en matière de coûts.

Concrètement, pour les financements complémentaires à taux forfaitaire, il convient d’appliquer des taux forfaitaires distincts à la partie «FSE» et à la partie «FEDER» de l’opération: les taux forfaitaires du FSE et du FEDER applicables à des opérations similaires sont appliqués aux parties relevant respectivement du FSE et du FEDER. Il n’est pas possible d’utiliser une moyenne des deux taux car les dépenses doivent être traçables afin de garantir le respect du plafond global de 10 % pour le financement complémentaire. Lorsque l’un des deux Fonds ne prévoit pas de taux pour le même type d’opération (par exemple parce que la règle ne s’applique pas pour ce Fonds (25) ou parce que ce Fonds ne finance pas des opérations similaires), l’autorité de gestion doit arrêter le taux applicable conformément aux principes généraux établis à l’article 67, paragraphe 5, et à l’article 68, premier alinéa, du RPDC.

2.7.2. Exemples

Exemple de financement complémentaire FSE-FEDER avec des coûts unitaires ou des montants forfaitaires

Si, pour une opération du FSE, le barème standard – 6 EUR/heure × participant – comprend la location de l’infrastructure à hauteur de 0,50 EUR/heure, admissible au titre du FEDER, le montant du financement complémentaire sera de 0,50 EUR × nombre d’«heures x participant» accomplies.

Le même principe s’applique aux montants forfaitaires: si le projet de budget détaillé comprend des dépenses financées par les deux Fonds, elles seront comptabilisées et contrôlées séparément. Par exemple, sur un montant forfaitaire de 20 000 EUR financé par un programme du FSE, 5 000 EUR correspondent à une dépense de type FEDER. À la fin de l’opération, le montant du financement complémentaire sera le montant défini au préalable (5 000 EUR sur les 20 000 EUR) ou «zéro» si la subvention n’est pas versée parce que la réalisation prédéfinie n’a pas été accomplie. Le principe binaire des montants forfaitaires, s’il n’est pas atténué par des valeurs intermédiaires, s’applique aussi aux dépenses financées de manière complémentaire par les deux Fonds.

Exemple de financement complémentaire FSE-FEDER avec un financement à taux forfaitaire

En cas d’application d’un taux forfaitaire pour les coûts indirects, le montant du financement complémentaire sera égal au montant des coûts directs financés par les deux Fonds, majoré des coûts indirects calculés au taux forfaitaire applicable à ces coûts directs financés par les deux Fonds.

Par exemple, dans une opération de 15 000 EUR financée par un programme du FEDER, les coûts directs de «type FSE» représentent 3 000 EUR et les coûts indirects sont calculés au taux de 10 % des coûts directs (300 EUR). Le montant du financement complémentaire est donc de 3 300 EUR. S’il s’avère, à la fin de l’opération, que les coûts directs sont moindres, le montant du financement complémentaire (y compris pour les coûts indirects) sera réduit selon la même formule.

2.8. Règles spécifiques du Feader et de la CTE

Règles spécifiques du Feader

L’annexe III du présent guide contient une liste des mesures du Feader relevant du champ d’application des options simplifiées en matière de coûts.

Règles spécifiques de la CTE

Des règles particulières concernant l’admissibilité des dépenses pour les programmes de coopération en ce qui concerne les frais de personnel, les frais de bureau et les frais administratifs, les frais de déplacement et d’hébergement, les frais liés au recours à des compétences et des services externes et les dépenses d’équipement sont établies à l’échelon de l’Union.

Sans préjudice des règles d’admissibilité établies dans le RPDC, dans le règlement relatif à la coopération territoriale européenne (CTE) et dans les règles particulières d’admissibilité du programme de coopération, le comité de suivi établira des règles d’admissibilité des dépenses supplémentaires applicables au programme de coopération dans son ensemble.

Pour les aspects qui ne sont pas couverts par les règles visées ci-dessus, les règles nationales de l’État membre dans lequel les dépenses sont engagées s’appliquent.

CHAPITRE 3

Types d’options simplifiées en matière de coûts

3.1. Financement à taux forfaitaire

Dans le cas du financement à taux forfaitaire, des catégories spécifiques de coûts admissibles clairement déterminées à l’avance sont calculées par l’application d’un pourcentage, fixé au préalable, à une ou plusieurs autres catégories de coûts admissibles.

3.1.1. Définition des catégories de coûts

Dans un système de financement à taux forfaitaire, il y a au maximum trois types de catégories de coûts:

—	type 1: les catégories de coûts admissibles sur la base desquelles le taux forfaitaire sera appliqué pour calculer les montants admissibles,

—	type 2: les catégories de coûts admissibles qui seront calculées au taux forfaitaire,

—	type 3: le cas échéant, les autres catégories de coûts admissibles: le taux ne leur est pas appliqué et elles ne sont pas calculées au taux forfaitaire.

En cas de recours à un système de financement à taux forfaitaire, l’autorité de gestion doit définir les catégories de coûts relevant de chaque type: toute catégorie de dépenses est clairement incluse dans un – et seulement un – des trois types. Il y a lieu de relever que dans certains cas, un type peut être défini par opposition à un autre type ou aux autres types [par exemple, dans un système où il n’y a que des coûts directs (type 1) et indirects (type 2), on pourrait considérer que les coûts indirects sont tous les coûts admissibles qui ne sont pas des coûts directs admissibles].

Le RPDC ne restreint nullement les catégories de coûts admissibles susceptibles d’être utilisées pour le financement à taux forfaitaire. Néanmoins, l’objectif principal du recours aux taux forfaitaires devrait être la simplification et la réduction du taux d’erreur. Ainsi, les taux forfaitaires sont la méthode la mieux adaptée aux coûts relativement bas, pour lesquels la vérification est coûteuse.

Lorsqu’une opération (26) couvre plus d’un projet, le taux forfaitaire peut s’appliquer au niveau d’un seul projet, à condition que les activités et les coûts des différents projets soient clairement distincts.

3.1.2. Systèmes spécifiques de financement à taux forfaitaire pour calculer les catégories de coûts décrites dans le RPDC et les règlements spécifiques des Fonds

Certains systèmes spécifiques de financement à taux forfaitaire sont définis dans la législation. La plupart de ces systèmes peuvent être utilisés sans que l’autorité de gestion soit tenue d’établir une méthode de calcul pour déterminer le taux applicable. Ces taux forfaitaires sont énoncés aux articles 68 [à l’exception du point a) lorsqu’il n’existe aucune méthode nationale pour des opérations similaires], 68 bis et 68 ter. En vertu de ces dispositions, un taux forfaitaire est appliqué à une certaine catégorie de coûts (coûts directs, coûts directs autres que frais de personnel ou frais de personnel directs) pour calculer d’autres catégories de coûts (coûts indirects, frais de personnel directs et coûts admissibles restants d’une opération, respectivement).

Pour utiliser l’un des systèmes décrits ci-dessus, l’autorité de gestion (ou le comité de suivi pour les programmes de la CTE) est tenue de définir les catégories de coûts couvertes par le taux forfaitaire, c’est-à-dire les coûts directs et indirects et les frais de personnel directs. Il incombe aux seuls États membres de définir les différentes catégories de coûts de manière cohérente, claire et non discriminatoire. Cela vaut tout particulièrement pour la définition des frais de personnel directs, auxquels un taux forfaitaire est appliqué pour calculer d’autres coûts.

Ces catégories devraient être clairement définies dans les règles nationales en matière d’admissibilité ou les règles relatives aux programmes pour les programmes de la CTE.

Les définitions suivantes sont données à titre indicatif:

—	Les coûts directs sont les coûts directement liés à la mise en œuvre de l’opération ou du projet, dont le lien direct avec cette opération ou ce projet peut être démontré.

—

Les coûts indirects, en revanche, sont en général des coûts qui ne sont pas ou ne peuvent pas être directement liés à la mise en œuvre de l’opération en question. Il peut s’agir de dépenses administratives pour lesquelles il est difficile de déterminer avec précision le montant imputable à une opération ou à un projet spécifique (les dépenses administratives et de personnel habituelles, telles que les frais de gestion, de recrutement, de comptabilité et de nettoyage, les frais de téléphone, d’eau et d’électricité, etc.).

—

Les frais de personnel (27) sont définis dans les règles nationales et comprennent normalement les coûts résultant d’une convention entre un employeur et un salarié ou de contrats de service pour du personnel externe (à condition que ces coûts puissent être clairement déterminés). Par exemple, si un bénéficiaire fait appel aux services d’un formateur externe pour ses formations internes, la facture doit indiquer les différents types de coûts. Le salaire du formateur sera classé dans la catégorie des frais de personnel externe. Si les frais de personnel liés au formateur ne peuvent pas être déterminés comme étant une catégorie distincte des autres catégories de coûts, par exemple le matériel pédagogique, ils ne peuvent pas servir de base à des taux forfaitaires, par exemple le taux forfaitaire de 40 % prévu à l’article 68 ter, paragraphe 1, du RPDC. Les frais de personnel sont définis dans les règles nationales et comprennent normalement la totalité de la rémunération, y compris les prestations en nature conformes aux conventions collectives, versée aux personnes en contrepartie d’un travail lié à l’opération. Ils comprennent également les impôts et les cotisations de sécurité sociale des salariés (premier et deuxième piliers, troisième pilier seulement si prévu par une convention collective ou dans le contrat de travail) ainsi que les contributions sociales obligatoires et volontaires de l’employeur. Les frais de personnel peuvent être des coûts directs ou indirects, selon une analyse au cas par cas.

Par conséquent, aux fins de l’application des taux forfaitaires visés à l’article 68, premier alinéa, point b), du RPDC et à l’article 68 ter, paragraphe 1, du RPDC (ou d’un autre taux forfaitaire établi par l’autorité de gestion sur la base de l’article 67, paragraphe 5, du RPDC, qui sera appliqué aux frais de personnel directs), la valeur totale de la rémunération définie par les règles nationales peut être considérée comme des frais de personnel puisqu’il s’agit de la rémunération effectivement versée à une personne pour son travail dans le cadre de l’opération et qu’il convient donc d’en tenir compte pour déterminer les autres types de coûts de l’opération (qui sont calculés par l’application d’un taux forfaitaire aux frais de personnel directs). Cela vaut également pour les cas où le salaire est (partiellement) remboursé ou financé par des tiers (par exemple, si le personnel direct a été recruté avec une aide à l’embauche, le taux forfaitaire est appliqué à la valeur totale de la rémunération, même si une partie de celle-ci est payée par un tiers).

Les frais de déplacement ne sont par contre pas considérés comme des frais de personnel, à l’exception des dépenses pour les déplacements domicile-travail si les règles nationales établissent qu’elles faisaient partie des salaires bruts. Les indemnités ou salaires versés au profit des participants à des opérations du FSE ne sont pas non plus considérés comme des frais de personnel.

3.1.2.1. Méthodes de calcul des coûts indirects

L’article 68, premier alinéa, du RPDC dispose que lorsque la mise en œuvre d’une opération donne lieu à des coûts indirects, ceux-ci peuvent être calculés sur la base de l’un des taux forfaitaires fixés aux points a), b) et c). L’utilisation de ces taux forfaitaires pour le calcul des coûts indirects est facultative, c’est-à-dire qu’il appartient à l’autorité de gestion de décider s’il convient d’utiliser ces taux forfaitaires, les coûts réels ou d’autres options simplifiées en matière de coûts, établies sur la base de l’article 67, paragraphe 5, du RPDC (par exemple, les coûts indirects peuvent être inclus dans un montant forfaitaire ou dans un coût unitaire établi sur la base de l’une des méthodes énoncées à l’article 67, paragraphe 5, du RPDC).

—

Le point a) définit le système général du financement à taux forfaitaire pour les coûts indirects, avec un taux maximal de 25 % des coûts directs admissibles. Cette disposition vise à introduire un plafonnement du montant des coûts indirects pouvant être calculés sur la base d’un taux forfaitaire. Contrairement à ce qui est prévu à l’article 68, premier alinéa, point b), du RPDC, le taux utilisé doit être justifié selon l’une des méthodes de calcul visées à l’article 67, paragraphe 5, point a) ou c), du RPDC (c’est-à-dire une méthode de calcul juste, équitable et vérifiable ou une méthode appliquée au titre des régimes de subventions financés entièrement par l’État membre pour le même type d’opération). Ce système est flexible. Il peut être basé:

—	sur deux types de coûts seulement – type 1: les coûts directs, type 2: les coûts indirects, ou

—

sur trois types de coûts: type 1: les coûts directs «limités» (c’est-à-dire une sous-catégorie des coûts directs), type 2: les coûts indirects calculés sur la base du type 1, type 3: les coûts directs autres que «limités» (de type 1).

Par exemple, il est possible d’établir un taux forfaitaire qui sera appliqué aux frais de personnel directs admissibles (qui constituent une sous-catégorie des coûts directs admissibles). Ce taux forfaitaire appliqué aux frais de personnel directs admissibles peut être supérieur au taux de 15 % prévu à l’article 68, point b), du RPDC, à condition de ne pas dépasser 25 % des coûts directs admissibles [afin de respecter le plafonnement fixé à l’article 68, point a), du RPDC]. Par conséquent, quelles que soient la ou les sous-catégories de coûts directs qu’elle utilise pour établir le taux forfaitaire qui servira au calcul des coûts indirects, l’autorité de gestion devra toujours vérifier que ce montant (c’est-à-dire le montant calculé sur la base de ce taux forfaitaire) ne dépasse pas 25 % des coûts directs admissibles.

—

Le point b) introduit un taux forfaitaire maximal de 15 % des frais de personnel directs pour le calcul des coûts indirects. Ce taux forfaitaire peut être utilisé directement par l’autorité de gestion, sans aucune justification.

Dans ce cas de figure, il y aura trois catégories de coûts: les frais de personnel directs (type 1), les coûts indirects (type 2) et les coûts directs autres que les frais de personnel (type 3) (voir annexe I pour un exemple).

—

Le point c) permet de réutiliser un taux forfaitaire pour des régimes de coûts indirects existant dans les politiques de l’Union, tels que ceux utilisés dans le cadre d’Horizon 2020, LIFE, etc. Les articles 20 et 21 du règlement délégué (UE) no 480/2014 de la Commission du 3 mars 2014 (28) prévoient des dispositions supplémentaires en ce qui concerne les taux forfaitaires applicables aux méthodes de détermination des coûts indirects dans les autres politiques de l’Union et leur champ d’application dans le cadre des Fonds ESI (voir section 4.4).

3.1.2.2. Taux forfaitaire pour la détermination des frais de personnel directs

L’article 68 bis, paragraphe 1, du RPDC dispose que les frais de personnel directs d’une opération peuvent être calculés à un taux forfaitaire plafonné à 20 % des coûts directs autres que les frais de personnel de l’opération concernée. Autrement dit, seuls les frais de personnel directs peuvent être calculés au moyen d’un taux forfaitaire (appliqué aux coûts directs autres que les frais de personnel) sans que l’État membre soit tenu d’exécuter une méthode de calcul pour déterminer le taux applicable.

Toutefois, lorsque les coûts directs de l’opération comprennent des marchés publics de travaux dont la valeur dépasse le seuil fixé à l’article 4, point a), de la directive 2014/24/UE, l’application du taux forfaitaire dont il est question ci-dessus impose d’exécuter une méthode de calcul pour déterminer le taux applicable.

Les frais de personnel directs déterminés de cette manière peuvent servir de base à l’application d’un taux forfaitaire au titre de l’article 68, premier alinéa, point b), du RPDC (un taux forfaitaire maximal de 15 % des frais de personnel directs admissibles pour calculer les coûts indirects). Inversement, les frais de personnel directs calculés au moyen de ce taux forfaitaire ne peuvent pas servir de base au taux forfaitaire prévu à l’article 68 ter, paragraphe 1, du RPDC (un taux forfaitaire maximal de 40 % des frais de personnel directs admissibles pour calculer les coûts admissibles restants de l’opération) (voir article 68 ter, paragraphe 2, du RPDC).

L’utilisation de ce taux forfaitaire pour le calcul des frais de personnel directs est facultative, c’est-à-dire qu’il appartient à l’autorité de gestion de décider s’il convient d’utiliser ce taux forfaitaire, les coûts réels ou d’autres options simplifiées en matière de coûts, établies sur la base de l’article 67, paragraphe 5, du RPDC.

3.1.2.3. Taux forfaitaire pour la détermination de tous les autres coûts de l’opération autres que les frais de personnel directs

L’article 68 ter, paragraphe 1, du RPDC prévoit que les frais de personnel directs peuvent être utilisés pour calculer tous les autres coûts admissibles restants de l’opération, sur la base d’un taux forfaitaire maximal de 40 % des frais de personnel directs admissibles. «Tous les autres coûts admissibles restants» de l’opération comprennent tous les autres coûts directs admissibles (à l’exception des frais de personnel directs), les coûts indirects et, pour le FEDER, le FSE et le Feader, les coûts mentionnés à l’article 68 ter, paragraphe 1, deuxième alinéa, du RPDC.

—

Coûts admissibles restants et salaires et indemnités versés aux participants

L’article 68 ter, introduit par le règlement Omnibus, s’inspire de l’article 14, paragraphe 2, du RFSE (avant sa modification par le règlement Omnibus), qui prévoyait déjà ce taux forfaitaire pour les opérations soutenues par le FSE. Le règlement Omnibus étend l’utilisation de ce taux forfaitaire à tous les Fonds ESI. Il existe toutefois une différence importante entre les deux dispositions.

L’article 14, paragraphe 2, du RFSE ne prévoyait pas d’exception pour les salaires et indemnités versés aux participants. Ils étaient donc considérés comme faisant partie des «coûts admissibles restants» des opérations. Autrement dit, l’article 14, paragraphe 2, du RFSE ne permettait pas aux bénéficiaires de déclarer les salaires et indemnités versés aux participants en plus des coûts calculés sur la base du taux forfaitaire et des frais de personnel directs. De ce fait, le recours à l’article 14, paragraphe 2, du RFSE n’était pas intéressant car l’application d’un taux forfaitaire de 40 % aux frais de personnel directs admissibles était souvent insuffisante pour couvrir les coûts liés aux salaires et indemnités versés aux participants.

Par conséquent, outre l’extension de ce taux forfaitaire à tous les Fonds ESI, le règlement Omnibus permet également, dans le cas d’opérations mises en œuvre dans le cadre du FSE, du FEDER ou du Feader, que les salaires et indemnités versés aux participants soient considérés comme des coûts admissibles supplémentaires qui ne sont pas inclus dans le taux forfaitaire (article 68 ter, paragraphe 1, deuxième alinéa, du RPDC). Cela signifie que depuis l’entrée en vigueur du règlement Omnibus, ces salaires [c’est-à-dire les salaires bruts (mensuels) des salariés] et indemnités (telles que les indemnités de chômage, mais pas les indemnités de séjour ou de voyage) peuvent être déclarés en plus des frais de personnel directs et du taux forfaitaire appliqué pour les opérations recourant à l’article 68 ter, paragraphe 1, du RPDC.

Il convient de noter que les «salaires et indemnités versés aux participants» incluent les salaires et indemnités versés par le bénéficiaire mais aussi les salaires et indemnités versés par un tiers, lorsqu’ils sont considérés comme des coûts admissibles. Tel est le cas, par exemple, pour le FSE lorsque ces salaires et indemnités remplissent les conditions énoncées à l’article 13, paragraphe 5, du RFSE (29).

—

Recours au taux forfaitaire de 40 %

Cette disposition permet à l’autorité de gestion d’utiliser un taux forfaitaire maximal de 40 % sans être tenue d’exécuter une méthode de calcul pour déterminer le taux applicable. Autrement dit, elle peut utiliser tout taux ne dépassant pas 40 % sans être tenue de le justifier. Ceci est sans préjudice de la nécessité de garantir l’égalité de traitement des bénéficiaires. Toutefois, l’autorité de gestion peut fixer un taux supérieur à 40 % en recourant à l’une des méthodes énoncées à l’article 67, paragraphe 5, du RPDC (c’est-à-dire en dehors du champ d’application de l’article 68 ter).

Enfin, comme expliqué à la section 3.1.2.2., conformément à l’article 68 ter, paragraphe 2, ce taux forfaitaire maximal de 40 % ne peut pas être utilisé pour une opération lorsque le total des frais de personnel directs de cette opération est calculé sur la base d’un taux forfaitaire (par exemple, le taux forfaitaire prévu à l’article 68 bis, paragraphe 1, du RPDC).

Exemple

L’estimation des coûts d’une formation est la suivante:

Total des coûts directs	55 000
Frais de personnel directs	30 000
Frais de location d’une salle	4 000
Frais de voyage	5 000
Repas	1 000
Information/Publicité	5 000
Indemnités versées aux participants par le service public de l’emploi	10 000
Total des coûts indirects	5 000
Frais de personnel indirects	4 000
Électricité, téléphone	1 000

L’autorité de gestion peut décider d’appliquer l’article 68 ter, paragraphe 1, du RPDC à ce projet. Dans ce cas, la convention de subvention prévoirait la dotation maximale suivante:

Frais de personnel directs: 30 000 EUR

Autres coûts: 30 000 × 40 % = 12 000 EUR

Étant donné que les indemnités versées aux participants par les services publics de l’emploi peuvent être déclarées en plus des frais de personnel directs et du taux forfaitaire, le total des coûts admissibles s’élèverait à:

Coût total: 30 000 + 12 000 + 10 000 = 52 000 EUR

3.1.2.4. Justification des taux forfaitaires fixés dans le RPDC

Les taux forfaitaires mentionnés à l’article 68, premier alinéa, point b), à l’article 68 ter, paragraphe 1, et à l’article 68 bis, paragraphe 1, du RPDC permettent qu’un taux «maximal» égal à celui fixé dans l’article concerné puisse être utilisé sans que l’État membre soit tenu d’exécuter une méthode de calcul pour déterminer ce taux. Autrement dit, l’autorité de gestion peut utiliser n’importe quel taux jusqu’à concurrence du taux mentionné dans l’article concerné sans avoir à justifier le choix de ce taux, même s’il est inférieur au taux indiqué dans le règlement. Si un taux inférieur est choisi, il n’y a pas d’obligation d’exécuter une méthode de calcul.

Lors de la détermination du taux forfaitaire à appliquer, le principe de l’égalité de traitement des bénéficiaires doit être respecté.

3.1.2.5. Application dans le temps

Les modifications apportées par le règlement Omnibus à l’article 68 du RPDC et les nouveaux articles 68 bis et 68 ter du RPDC sont applicables à partir de la date d’entrée en vigueur dudit règlement, à savoir le 2 août 2018 (30).

Ces dispositions peuvent être utilisées pour des opérations pour lesquelles les bénéficiaires potentiels n’ont pas encore été sélectionnés (c’est-à-dire si l’appel est toujours ouvert ou qu’un nouvel appel est lancé). Étant donné que ces dispositions procurent plus d’avantages aux bénéficiaires, elles peuvent également être utilisées pour des opérations dont la mise en œuvre est en cours, sous réserve des conditions cumulatives suivantes:

—	les conditions du soutien (sur la base des nouvelles dispositions) sont introduites pour le futur, c’est-à-dire pour la mise en œuvre future de l’opération,

—	le principe de l’égalité de traitement des bénéficiaires est respecté,

—	pour les opérations dont la mise en œuvre est en cours, le bénéficiaire accepte que les conditions soient modifiées et que le remboursement se fasse sur la base d’une option simplifiée en matière de coûts,

—

une séparation claire est opérée entre la période de remboursement fondée sur les coûts réels (ou sur des dispositions antérieures liées à des options simplifiées en matière de coûts) et la période fondée sur les options simplifiées en matière de coûts introduites par le règlement Omnibus. Par exemple, si un taux forfaitaire de 15 % pour les coûts indirects est introduit sur la base des frais de personnel directs admissibles [article 68, premier alinéa, point b), du RPDC], il convient d’arrêter qu’à partir d’une certaine date («date x», qui ne doit pas être antérieure au 2 août 2018), les coûts indirects seront calculés et remboursés sur la base de ce taux forfaitaire, c’est-à-dire que ce taux forfaitaire pour les coûts indirects sera appliqué à tous les frais de personnel exposés à partir de cette date («date x»). Le même principe s’applique au taux forfaitaire de 40 % prévu à l’article 68 ter, paragraphe 1, du RPDC, y compris à la possibilité de déclarer les indemnités et salaires versés aux participants. Par exemple, pour les opérations soutenues par le FSE qui ont bénéficié d’un soutien sur la base de l’article 14, paragraphe 2, du RFSE avant l’entrée en vigueur du règlement Omnibus, seuls les indemnités et salaires versés aux participants à partir du «date x» pourront être déclarés en tant que coûts admissibles supplémentaires.

Exemple

Une autorité de gestion souhaite calculer tous les coûts admissibles restants d’une opération en appliquant un taux forfaitaire aux frais de personnel directs admissibles de l’opération, qui s’élèvent à 150 000 EUR. Conformément à l’article 68 ter, paragraphe 1, du RPDC, l’autorité de gestion décide d’appliquer un taux de 35 %. Cela signifie que le total des coûts admissibles de l’opération s’élèvera à 150 000 EUR + (150 000 EUR × 0,35) = 202 500 EUR.

Exemple (Fonds ESI): développement local mené par les acteurs locaux (DLAL)

L’autorité de gestion a déterminé, sur la base de son expérience, la part type des frais de fonctionnement et d’animation d’un groupe d’action locale (GAL) donné par rapport aux dépenses engagées pour la mise en œuvre d’opérations locales dans le cadre de la stratégie de développement local mené par les acteurs locaux et pour la préparation et la mise en œuvre des activités de coopération du GAL. Même si le soutien des Fonds ESI pour les frais de fonctionnement et d’animation ne peut dépasser le plafond de 25 % des dépenses publiques totales engagées dans le cadre de la stratégie de développement local mené par les acteurs locaux conformément à l’article 35, paragraphe 2, du RPDC, l’expérience montre que ce pourcentage est en réalité plus bas dans la majorité des cas.

L’autorité de gestion établit un taux forfaitaire de 17 % [sur la base d’une méthode de calcul juste, équitable et vérifiable, conformément à l’article 67, paragraphe 1, point d), et à l’article 67, paragraphe 5, point a), du RPDC et non pas à l’article 68, point a), du RPDC, étant donné que le taux forfaitaire prévu à l’article 35, paragraphe 2, du RPDC ne couvre pas que les coûts indirects] des dépenses engagées pour la mise en œuvre des opérations dans le cadre de la stratégie de développement local mené par les acteurs locaux et pour la préparation et la mise en œuvre des activités de coopération du GAL, pour couvrir les coûts suivants:

—	les frais de fonctionnement [les coûts d’exploitation, de personnel et de formation, les coûts liés aux relations publiques, les coûts financiers ainsi que les coûts liés au suivi et à l’évaluation de la stratégie, voir article 35, paragraphe 1, point d), du RPDC],

—

les coûts liés à l’animation de la stratégie de développement local mené par les acteurs locaux [en vue de faciliter les échanges entre acteurs dans le but de fournir des informations et promouvoir la stratégie, ainsi que d’aider les bénéficiaires potentiels en vue du développement des opérations et de la préparation des demandes, voir article 35, paragraphe 1, point e), du RPDC].

Par conséquent, si le budget alloué au GAL pour la mise en œuvre des opérations dans le cadre de la stratégie de développement local mené par les acteurs locaux et pour la préparation et la mise en œuvre des activités de coopération du GAL pour la période 2014-2020 s’élève à 1 500 000 EUR (type 1), le budget maximal correspondant aux frais de fonctionnement et d’animation sera de 1 500 000 EUR × 17 % = 255 000 EUR (type 2). L’enveloppe budgétaire totale destinée au GAL sera donc de 1 755 000 EUR.

Dans la phase de mise en œuvre, cela veut dire que chaque fois qu’un bénéficiaire demande le remboursement des dépenses engagées pour un projet, le GAL pourra aussi déclarer 17 % de cette somme pour ses frais de fonctionnement et d’animation.

Par exemple, si les dépenses engagées pour un projet sont de 1 000 EUR (type 1), le GAL peut déclarer à l’autorité de gestion 1 000 EUR × 17 % = 170 EUR (type 2) pour ses frais de fonctionnement et d’animation.

Le GAL n’aura pas besoin de fournir des justificatifs des frais de fonctionnement et d’animation déclarés sur la base du taux forfaitaire, mais la méthode de calcul des 17 % doit être vérifiable.

Il est à noter que le taux forfaitaire peut être établi séparément uniquement pour les frais de fonctionnement et d’animation.

NB:

Il y a lieu de garder à l’esprit que, comme dans l’exemple donné ci-dessus, la méthode de calcul du taux forfaitaire ne doit pas nécessairement suivre celle appliquée pour établir le plafond maximal de 25 %. Néanmoins, quelle que soit la méthode utilisée pour définir le taux forfaitaire, les dispositions de l’article 35, paragraphe 2, du RPDC relatives au plafond maximal des frais de fonctionnement et d’animation doivent être respectées.

3.2. Barèmes standard de coûts unitaires

3.2.1. Principes généraux

Dans le cas des barèmes standard de coûts unitaires, la totalité ou une partie des coûts admissibles d’une opération sera calculée sur la base d’activités, de moyens, de réalisations ou de résultats quantifiés multipliés par des barèmes standard de coûts unitaires établis à l’avance. Cette possibilité peut être utilisée pour n’importe quel type d’opération, de projet ou de partie de projet, lorsqu’il est possible de définir des quantités liées à une activité et des barèmes standard de coûts unitaires. Les barèmes standard de coûts unitaires s’appliquent généralement à des quantités faciles à déterminer.

Les coûts unitaires peuvent être axés sur le processus, le but étant de couvrir, au moyen de la meilleure estimation, les coûts réels liés à la réalisation d’une opération. Ils peuvent également être axés sur le résultat (réalisations ou résultats/éléments livrables) ou définis à la fois en fonction du processus et du résultat. En outre, des coûts unitaires différents peuvent être définis pour les différentes activités d’une opération.

Les autorités de gestion devraient tenir compte de la piste d’audit lorsqu’elles font leur choix entre l’approche axée sur le processus et celle axée sur les réalisations.

Exemple (FSE)

Approche axée sur le processus: Pour 1 000 heures de formation avancée en informatique pour 20 participants, les coûts admissibles peuvent être calculés sur la base d’un coût de formation horaire × le nombre d’heures de formation des participants. Le coût horaire a été défini à l’avance par l’autorité de gestion et est présenté dans le document énonçant les conditions du soutien.

En supposant par exemple que l’autorité de gestion fixe le coût de formation à 7 EUR par heure de formation par participant, la subvention maximale attribuée au projet serait plafonnée à 1 000 heures × 20 participants × 7 EUR/heure /participant = 140 000 EUR.

À la fin de l’opération, les coûts admissibles finaux seront fixés sur la base du nombre d’heures réel pour chaque participant (qui pourrait comprendre certaines absences justifiées), selon la présence effective des participants et les cours fournis. Il restera nécessaire d’établir des fiches de présence précises relatives aux participants détaillant les activités de formation et attestant la présence effective des participants.

Si, en définitive, 18 personnes seulement ont participé à la formation, que 6 d’entre elles ont suivi 900 heures, 5 autres 950 heures, 5 autres encore 980 heures et les deux dernières 1 000 heures, le nombre d’heures total × le nombre de participants sera égal à:

(900 × 6) + (950 × 5) + (980 × 5) + (1 000 × 2) = 17 050 heures de formation × participants.

Les dépenses admissibles seront de: 17 050 heures de formation × 7 EUR = 119 350 EUR.

Approche axée sur le résultat: Les 1 000 heures de formation avancée en informatique représentent 5 modules de 200 heures chacun. Une méthode juste, équitable et vérifiable, conformément à l’article 67, paragraphe 5, point a), du RPDC, a été utilisée pour établir le coût total de la fourniture de cette formation informatique à 25 participants. Ce coût total, 140 000 EUR, est ensuite imputé aux participants ayant achevé avec succès la formation. Si l’on tient compte d’un taux d’échec historique de 20 % (soit 5 participants), les coûts unitaires par participant et par module achevé avec succès s’élèveraient à 140 000 EUR / 20 participants / 5 modules = 1 400 EUR (coût unitaire par participant par module achevé avec succès).

La piste d’audit comporterait un document prouvant que le participant remplit les conditions requises et un certificat par module achevé avec succès ou pour l’ensemble de la formation. Aucune feuille de présence ne serait nécessaire.

Exemple (FEDER, approche axée sur les réalisations): Le bénéficiaire, une chambre régionale, organise un service de conseil pour les PME de la région. Ce service est fourni par les conseillers de la chambre régionale. Sur la base des rapports précédents du département «conseil» de la chambre, un jour de conseil est estimé à 350 EUR. L’aide sera calculée sur la base de la formule suivante: nombre de jours × 350 EUR. Il restera nécessaire d’établir des fiches horaires précises détaillant l’activité de conseil et la présence des conseillers.

Exemple (FSE, approche axée sur le résultat): Un programme d’aide à la recherche d’emploi d’une durée de six mois (l’«opération») pourrait être financé sur la base de barèmes standard de coûts unitaires (2 000 EUR/personne, par exemple) pour chacun des 20 participants à l’opération décrochant un emploi et le conservant pendant une période prédéfinie, six mois par exemple. Le coût unitaire de 2 000 EUR par participant atteignant l’objectif a été établi en tenant compte des coûts pour tous les participants. Le montant couvre donc également les dépenses liées aux participants qui n’auront pas atteint l’objectif.

Calcul de la subvention maximale attribuée à l’opération: 20 personnes × 2 000 EUR/placement = 40 000 EUR.

Les coûts admissibles finaux sont calculés sur la base du résultat réel de l’opération: si 17 personnes seulement réintègrent le marché du travail et conservent leur emploi pendant la période requise, les coûts admissibles finaux sur la base desquels la subvention sera versée au bénéficiaire s’élèveront à 17 × 2 000 EUR = 34 000 EUR.

Exemple (Feader, approche axée sur les réalisations):«Investissements dans le développement des zones forestières et amélioration de la viabilité des forêts» [article 21 du règlement (UE) no 1305/2013]

Un gestionnaire de forêt bénéficiera d’un soutien pour le boisement et l’entretien de 3 hectares de forêts pendant 7 ans. Les coûts (boisement et entretien) ont été définis à l’avance par l’autorité de gestion en fonction du type de forêt. Cette méthode sera incluse dans le programme de développement rural. Les coûts unitaires se présentent comme suit: 2 000 EUR/hectare pour le boisement et, pour l’entretien, 600 EUR/hectare la première année et 500 EUR/hectare les années suivantes.

Par conséquent, le total des coûts admissibles s’élèvera à:

(3 hectares × 2 000 EUR/hectare) + (3 hectares × 600 EUR/hectare) + (3 hectares × 500 EUR/hectare) × 6 ans = 16 800 EUR.

Exemple (FEAMP, approche axée sur le processus): Collecte de données (coûts des navires)

Les taux journaliers d’utilisation des navires sont calculés sur la base de données historiques (moyennes des années précédentes). Le nombre de jours alloués au projet est ensuite attesté au moyen de journaux de bord.

3.2.2. Frais de personnel calculés sur la base d’un taux horaire (article 68 bis, paragraphes 2 à 4, du RPDC)

Le calcul du taux horaire

L’article 68 bis, paragraphes 2 à 4, du RPDC prévoit une méthode spécifique de calcul des frais de personnel (31). Conformément à cet article, les frais de personnel peuvent être déterminés en établissant un taux horaire calculé comme suit:

Formula

Avant l’entrée en vigueur du règlement Omnibus, cette méthode de calcul des frais de personnel était déjà prévue à l’article 68, paragraphe 2, du RPDC. Le règlement Omnibus a toutefois apporté des modifications à cette disposition (qui a été déplacée vers le nouvel article 68 bis, paragraphes 2 à 4, du RPDC) afin de clarifier son application et de permettre son utilisation pour les personnes travaillant à temps partiel.

Les frais de personnel calculés de la manière indiquée ci-dessus concernent la mise en œuvre d’une opération. La «mise en œuvre d’une opération» doit être entendue comme couvrant toutes les étapes d’une opération. Il n’y a aucune intention d’exclure certains frais de personnel liés à des étapes particulières d’une opération.

Le dénominateur de 1 720 heures est un «temps de travail» annuel standard qui peut être utilisé directement, sans que l’État membre soit tenu d’exécuter une méthode de calcul. Ce nombre est basé sur le temps de travail hebdomadaire moyen des États membres multiplié par 52 semaines, déduction faite des congés payés annuels et du nombre moyen de jours fériés annuels.

Le numérateur doit toutefois être justifié. Le RPDC mentionne la «dernière moyenne annuelle connue des salaires bruts». Toutefois, la moyenne des salaires bruts n’est pas définie dans le RPDC. Conformément à l’article 65, paragraphe 1, du RPDC, les règles nationales en matière d’admissibilité devront définir les éléments qui relèvent de la moyenne annuelle des salaires bruts, en tenant compte des pratiques habituelles en matière de comptabilité (voir section 4.2.2.) (32) et des règles nationales (par exemple, les règles nationales peuvent établir que les dépenses pour les déplacements domicile-travail font partie de la moyenne des salaires bruts).

Le règlement indique que le calcul du taux horaire est effectué sur la base de la «dernière» moyenne annuelle connue des salaires bruts. Cela signifie que les données utilisées doivent être les plus récentes disponibles. Ainsi, une méthode de calcul fondée sur les données historiques du bénéficiaire ne convient normalement pas. L’intention qui sous-tend le terme «dernière» figurant à l’article 68 bis, paragraphe 2, du RPDC est de s’assurer que les données utilisées sont suffisamment récentes et qu’elles reflètent donc les frais de personnel réels.

La moyenne annuelle des salaires bruts ne doit pas nécessairement se rapporter à une année civile ou un exercice financier (par exemple, il peut s’agir de données relatives à la période allant d’octobre 2015 à septembre 2016). Ce qui importe, c’est que la moyenne des salaires bruts couvre une période complète de 12 mois. Il peut s’agir de la période de 12 mois qui précède la fin d’une période de rapport (de l’opération ou du programme), des 12 mois avant la convention de subvention ou des 12 mois de l’année civile précédente. Conformément à l’article 68 bis du RPDC, lorsque les données relatives à une période complète de 12 mois ne sont pas disponibles, elles:

—

peuvent être déterminées à partir de la moyenne connue des salaires bruts disponible (par exemple, une autorité de gestion pourrait prendre les données d’un salarié pour lequel il existe 4 mois de données et les extrapoler pour obtenir une moyenne annuelle des salaires bruts, en tenant compte, le cas échéant, d’éléments tels que les paiements versés pour les congés légaux ou un treizième mois de salaire),

—	peuvent être extrapolées à partir du contrat de travail, en tenant compte des cotisations sociales à la charge des employeurs qui sont admissibles et de tout autre paiement obligatoire,

—	peuvent être déterminées à partir de conventions collectives.

La moyenne annuelle des salaires bruts peut être basée sur les salaires réels de cette personne. Pour les mois où les données sont incomplètes, les valeurs extrapolées peuvent être utilisées pour obtenir une bonne approximation des coûts réels sur une période de 12 mois.

La moyenne annuelle des salaires bruts pourrait également être basée sur la moyenne des salaires d’un ensemble plus vaste de salariés, par exemple ceux d’un même grade ou autre élément de mesure similaire, dont les salaires correspondent approximativement.

La dernière moyenne annuelle des salaires bruts doit être documentée («connue»): cela peut se faire au moyen de la comptabilité, de livres de paie, de références à des conventions ou documents accessibles au public, etc. Ces informations ne doivent pas faire l’objet d’un contrôle ex ante mais doivent être vérifiables.

Dans certaines situations, le montant du taux horaire peut également être fixé après le début du projet. Il peut être déterminé, par exemple, au moment où un travailleur rejoint le projet (signature du contrat de travail ou changement de mission pour un salarié) ou lorsque le bénéficiaire déclare ses coûts à l’autorité de gestion. Toutefois, dans ce cas, le document énonçant les conditions du soutien doit également indiquer le recours à cette méthode.

3.2.3. Détermination des frais de personnel admissibles sur la base du taux horaire calculé

Le nombre d’heures travaillées doit être déterminé conformément aux règles d’admissibilité du programme opérationnel concerné. Seules les heures travaillées doivent servir au calcul et à la déclaration des frais de personnel admissibles. Le congé annuel, par exemple, est déjà compris dans le calcul du taux horaire du personnel. Le congé de maladie peut être déclaré en tant que frais de personnel si les coûts y afférents sont supportés par le bénéficiaire (c’est-à-dire s’ils sont exposés par le bénéficiaire). Si les coûts sont pris en charge par un tiers (par exemple, un congé de maladie de longue durée pour lequel les coûts sont pris en charge par le système de sécurité sociale) ou en cas de congé sans solde ou d’absence non rémunérée (par exemple, une absence injustifiée) pour lesquels aucun coût n’est exposé par le bénéficiaire, il ne doit pas être tenu compte des heures/jours non travaillés correspondants pour déterminer les frais de personnel admissibles pouvant être déclarés. En effet, dans ces cas, aucun coût n’est exposé par le bénéficiaire. Toutefois, si des frais de personnel sont engagés pour embaucher du personnel supplémentaire afin de remplacer la personne en congé de maladie (ou tout autre type de congé), ces frais de personnel sont admissibles (c’est-à-dire qu’il est tenu compte des heures travaillées correspondantes pour le calcul des frais de personnel admissibles).

Conformément à l’article 68 bis, paragraphe 3, du RPDC, lors de la déclaration des heures effectivement travaillées, celles-ci ne peuvent pas dépasser le nombre d’heures utilisées dans la méthode de calcul fondée sur l’article 68 bis, paragraphe 2, du RPDC. Cela signifie que lorsque le dénominateur utilisé est 1 720, les heures déclarées ne peuvent pas dépasser 1 720 heures. Les 1 720 heures constituent donc le nombre maximal d’heures pouvant être déclarées pour le travail effectué dans le cadre d’une opération pendant une période de 12 mois. Si un prorata de 1 720 a été utilisé comme dénominateur, le même principe s’applique (par exemple, pour le personnel ayant un contrat à temps partiel de 50 %, le dénominateur sera de 860 heures; ainsi, 860 est le nombre maximal d’heures pouvant être déclarées pour le personnel concerné. Pour le personnel affecté à plusieurs opérations, le plafonnement s’applique au prorata pour chaque opération).

Comme l’indique expressément l’article 68 bis, paragraphe 3, deuxième alinéa, cette disposition ne s’applique pas aux programmes relevant de la CTE en ce qui concerne les personnes qui travaillent à temps partiel pour une opération, situation dans laquelle le taux horaire peut être multiplié par les heures effectivement travaillées, ce qui peut donc donner lieu à un dépassement des 1 720 heures.

Lorsque la règle des 1 720 heures est utilisée, le montant qui en résulte pour le taux horaire est à considérer comme un coût unitaire. Ce coût unitaire peut être utilisé pour rembourser les dépenses de frais de personnel, mais aussi pour calculer tous les coûts indirects [par exemple, en appliquant le taux forfaitaire de 15 % conformément à l’article 68, premier alinéa, point b)] ou même pour calculer tous les autres coûts admissibles restants (en appliquant le taux forfaitaire de 40 % conformément à l’article 68 ter, paragraphe 1). Le montant global défini après l’application de ces taux forfaitaires est également à considérer comme un coût unitaire.

Dans le cas d’un projet mis en œuvre sur plusieurs années, l’autorité de gestion peut choisir de mettre à jour le taux horaire des frais de personnel dès lors que de nouvelles données sont disponibles ou d’utiliser le même taux pour toute la période de mise en œuvre. Si la période de mise en œuvre est particulièrement longue, il peut être judicieux de prévoir des étapes intermédiaires, de manière à permettre une révision du taux horaire des frais de personnel.

3.2.4. Personnel travaillant à temps partiel pour l’opération avec une durée fixe par mois

Lorsque des salariés travaillent à temps partiel sur une mission mais avec un pourcentage fixe de temps par mois, l’article 68 bis, paragraphe 5, du RPDC prévoit qu’il n’y a pas obligation de mettre en place un système d’enregistrement du temps de travail pour vérifier le nombre d’heures travaillées. Toutefois, l’employeur doit établir un document indiquant le pourcentage fixe du temps de travail consacré à l’opération par mois, qui peut être utilisé pour calculer les frais de personnel admissibles. Ce pourcentage peut également être fixé dans le contrat de travail. Par exemple, si une personne consacre 60 % de son temps à un projet, les frais de personnel directs admissibles pour cette personne peuvent être calculés en multipliant les salaires bruts (sur la base des coûts réels ou d’un coût unitaire calculé) par 60 %.

3.2.5. Application dans le temps

Les modifications apportées par le règlement Omnibus à la méthode des 1 720 heures sont applicables à partir de la date d’entrée en vigueur du règlement, à savoir le 2 août 2018. Toutefois, l’autorité de gestion peut les appliquer aux opérations en cours, pour autant que certaines conditions soient respectées (voir section 3.1.2.5.).

Exemple (FEDER): Les frais de personnel jouent souvent un rôle clé dans certains types de projets orientés vers les PME actives dans le domaine de la recherche-développement et de l’innovation. L’application de barèmes standard de coûts unitaires est une simplification intéressante pour ces PME. Le coût unitaire des activités est alors exprimé sous forme de taux horaire appliqué aux heures de travail réellement effectuées par le personnel. Il est défini à l’avance dans le document énonçant les conditions du soutien, lequel limite le montant de l’aide financière au nombre d’heures travaillées maximal autorisé multiplié par le coût unitaire (les coûts calculés du personnel concerné).

Avec pour objectif de couvrir les coûts réels par une meilleure estimation et de tenir compte des différences entre les régions et les secteurs, le coût d’une unité standard est défini sous forme de taux horaire du personnel suivant la formule suivante:

taux horaire du personnel = salaire annuel brut (charges légales comprises) divisé par le nombre moyen d’heures de travail légales (en tenant compte des congés annuels).

Par exemple: taux horaire du personnel = 60 000 EUR / (1 980 heures – 190 heures de congés annuels) = 60 000 / 1 790 = 33,52 EUR/heure.

L’aide financière attribuée à l’opération est calculée comme étant le taux horaire multiplié par le nombre d’heures travaillées réel et vérifié. Les PME sont tenues de conserver tous les justificatifs des heures consacrées par le personnel au projet et l’autorité de gestion de garder tous les documents justifiant le taux horaire du personnel. En principe, une réduction des heures travaillées vérifiées engendre une baisse de la somme finale à verser.

Autre exemple: Les données de départ sont les mêmes que ci-dessus, mais le taux horaire du personnel est basé sur l’article 68 bis, paragraphe 2, du RPDC.

Taux horaire du personnel = dernière moyenne annuelle connue des salaires bruts (charges légales comprises) divisée par 1 720 heures.

Par exemple: taux horaire = 60 000 EUR / 1 720 heures = 60 000 / 1 720 = 34,88 EUR/heure.

3.3. Montants forfaitaires

3.3.1. Principes généraux

Dans le cas de montants forfaitaires, la totalité ou une partie des coûts admissibles d’une opération ou d’un projet est calculée sur la base d’un montant préétabli dûment justifié par l’autorité de gestion (33), qui est payé si les activités et/ou les réalisations prédéfinies sont achevées.

Les montants forfaitaires peuvent convenir dans le cas de subventions pour lesquelles les barèmes standard de coûts unitaires ne sont pas appropriés, par exemple pour la production d’une boîte à outils ou l’organisation d’un séminaire local de petite envergure.

Dans certains cas, les autorités de gestion pourraient être dissuadées de recourir aux montants forfaitaires en raison du fait que l’élément livrable est généralement considéré comme atteint ou non atteint, ce qui conduit à une situation binaire – paiement ou absence de paiement – en fonction de l’achèvement ou non de la réalisation. Cet aspect peut toutefois être atténué en prévoyant des paiements échelonnés liés à la réalisation de certaines étapes prédéfinies.

3.3.2. Modifications introduites par le règlement Omnibus et application dans le temps

Avant l’entrée en vigueur du règlement Omnibus, l’utilisation des montants forfaitaires était limitée aux montants inférieurs à 100 000 EUR de contribution publique. Afin de faciliter l'utilisation des montants forfaitaires, le règlement Omnibus a supprimé cette limitation. Cela signifie que depuis l’entrée en vigueur du règlement Omnibus, l’autorité de gestion peut établir des montants forfaitaires lorsque le soutien public est supérieur à 100 000 EUR.

3.3.3. Exemples de montants forfaitaires

Exemple (FEDER): Pour promouvoir des produits locaux, de petites entreprises se regroupent pour participer conjointement à un salon commercial.

En raison du coût modique de l’opération, l’autorité de gestion décide d’utiliser un montant forfaitaire pour calculer le soutien public. À cette fin, le groupe d’entreprises est invité à proposer un budget pour les frais de location, de mise en place et de fonctionnement du stand. Sur la base de cette proposition, un montant forfaitaire de 20 000 EUR est établi. Le versement au bénéficiaire sera effectué sur présentation d’une preuve de participation au salon. Le budget convenu de 20 000 EUR devra être conservé à des fins d’audit (vérification du calcul ex ante du montant forfaitaire).

Exemple (FSE): Une ONG gérant des services de garde d’enfants a besoin d’un soutien pour lancer une nouvelle activité. Elle indique un montant forfaitaire dans sa proposition et soumet un projet de budget détaillé pour commencer l’activité et la mener pendant un an. L’activité sera gérée de manière indépendante après la première année. Le montant forfaitaire devrait servir, par exemple, à couvrir le salaire d’une personne chargée de surveiller les enfants pendant un an, l’amortissement des nouveaux équipements, les frais de publicité liés à cette nouvelle activité et les coûts indirects liés à la gestion et à la comptabilité, à la consommation d’eau et d’électricité, au chauffage, au loyer, etc.

Sur la base d’un projet de budget détaillé, l’autorité de gestion attribue un montant forfaitaire de 47 500 EUR couvrant tous ces coûts. Au terme de l’opération, cette somme sera versée à l’ONG sur la base de sa réalisation, c’est-à-dire si un nombre conventionnel d’enfants supplémentaires (fixé à 10) a bénéficié du nouveau service de garde. Il n’est donc pas nécessaire de justifier les coûts réels supportés pour cette activité.

Cela veut par contre dire que si seuls 9 enfants ont bénéficié du nouveau service de garde, les coûts admissibles seront nuls et le montant forfaitaire ne sera pas versé. Pour atténuer ce risque, une valeur intermédiaire pourrait être indiquée dans le document énonçant les conditions du soutien, à savoir que si 5 enfants sont pris en charge, la moitié du montant total (23 750 EUR) sera versée.

Exemple (FSE): Une ONG souhaite organiser un séminaire local et produire une boîte à outils sur les conditions socio-économiques de la communauté rom dans une région d’un État membre. Le document énonçant les conditions du soutien doit contenir un projet de budget détaillé et indiquer les objectifs de la subvention, à savoir 1) l’organisation du séminaire et 2) la production d’une boîte à outils destinée à sensibiliser les employeurs de la région aux problèmes particuliers rencontrés par les Roms.

En raison de la taille et de l’objectif de l’opération (petite opération dont les coûts sont difficilement quantifiables au moyen des barèmes standard de coûts unitaires) et de la nature du bénéficiaire (ONG locale), l’autorité de gestion décide d’utiliser la solution du montant forfaitaire.

Pour calculer la valeur du montant forfaitaire, l’autorité de gestion a besoin d’un projet de budget détaillé pour chacune des opérations: après négociation du projet de budget détaillé, le montant forfaitaire est établi à 45 000 EUR et réparti entre deux projets nécessitant respectivement 25 000 EUR (séminaire) et 20 000 EUR (boîte à outils).

Si les conditions du document énonçant les conditions du soutien sont respectées (organisation du séminaire, production de la boîte à outils), la somme de 45 000 EUR sera considérée comme un coût admissible au terme de l’opération. Le document justificatif nécessaire pour le versement de la subvention (à archiver par la suite) sera la preuve de l’organisation du séminaire et de la production d’une boîte à outils complète et finale.

Si seul un des projets (par exemple le séminaire) est réalisé, la subvention sera réduite à cette part (25 000 EUR), selon ce qui a été convenu dans le document énonçant les conditions du soutien.

Exemple (Feader):«Systèmes de qualité applicables aux produits agricoles et aux denrées alimentaires» [article 16 du règlement (UE) no 1305/2013]

Un groupe d’agriculteurs ayant reçu une aide pour couvrir sa nouvelle participation à un système de qualité reconnu veut organiser une activité de promotion de ses produits. L’autorité de gestion a calculé le coût de l’activité sous forme de montant forfaitaire (par exemple, 15 000 EUR/séminaire, avec 50 participants minimum). Le groupe d’agriculteurs doit fournir la preuve de la réalisation de l’activité et du nombre de participants (au moins égal à 50).

Exemple (FEAMP): Soutien à l’élaboration des plans de production et de commercialisation d’organisations de producteurs

Le montant forfaitaire (payable une fois le plan approuvé) est basé sur des données historiques (heures et coûts récemment déclarés par des organisations de producteurs). L’élaboration du programme est divisée en différentes activités dans le but d’obtenir un coût moyen, qui est ensuite multiplié par l’intensité d’aide applicable.

3.4. Le cas particulier des taux forfaitaires pour l’assistance technique

3.4.1. Champ d’application

À la suite de l’entrée en vigueur du règlement Omnibus, la Commission a fait usage de la nouvelle habilitation prévue à l’article 67, paragraphe 5 bis, du RPDC pour établir un financement à taux forfaitaire pour le remboursement par les autorités de gestion, à un ou plusieurs bénéficiaires, des coûts d’opérations financées au titre de l’axe prioritaire concernant l’assistance technique. L’acte correspondant, le règlement délégué (UE) 2019/1867 de la Commission (34), est entré en vigueur le 9 novembre 2019.

Pour le FSE, le FEDER, le Fonds de cohésion et le Feader, le taux forfaitaire pour le calcul des dépenses liées à l’assistance technique est fixé à 4 % des autres types de dépenses. Pour les programmes du FEDER relevant de la CTE et du FEAMP, le taux forfaitaire est fixé à 6 %. Ces taux forfaitaires peuvent être appliqués uniquement aux dépenses d’opérations liées aux axes prioritaires d’un programme autres que l’assistance technique, qui ont fait l’objet de vérifications de gestion ou, dans le cas du Feader, sur la base des dépenses d’opérations relevant des mesures de développement rural autres que l’assistance technique, qui ont fait l’objet des contrôles administratifs correspondants et qui sont déclarées à partir de l’exercice financier agricole commençant le 16 octobre 2019 ou de tout exercice financier agricole ultérieur. Par conséquent, les programmes opérationnels consistant exclusivement en une assistance technique sont exclus du champ d’application dudit règlement délégué.

Il convient de noter que les dépenses pouvant être incluses dans la base de calcul du taux forfaitaire concernent la valeur totale des demandes de paiement admissibles même si toutes les factures n’ont pas fait l’objet de vérifications administratives, conformément au point 1.7 du document d’orientation à l’usage des États membres sur les vérifications de gestion (EGESIF_14-0012_02), qui permet qu’une demande de remboursement présentée par un bénéficiaire soit vérifiée sur la base d’un échantillon des postes de dépenses.

Le taux forfaitaire peut être appliqué à partir de l’exercice comptable commençant le 1er juillet 2019 ou, dans le cas du Feader, au cours de l’exercice financier agricole commençant le 16 octobre 2019 ou de tout exercice financier agricole ultérieur. L’application du taux forfaitaire ne nécessite pas une modification du programme, sauf dans le cas du Feader, pour lequel cette information doit figurer dans toute modification ultérieure du programme.

Le choix de recourir au financement à taux forfaitaire est laissé à la discrétion de l’État membre. Néanmoins, afin d’éviter le risque de double financement d’une même dépense, cette méthode, une fois appliquée, sera la seule forme de remboursement de l’assistance technique jusqu’à la clôture du programme (35). Les États membres doivent donc informer la Commission de leur choix de recourir à ce mode de remboursement, le cas échéant avec la première demande de paiement pour laquelle le taux forfaitaire est appliqué.

3.4.2. Demandes de paiement et remboursements

Les dépenses qui ont fait l’objet de vérifications de gestion après l’entrée en vigueur du règlement délégué (UE) 2019/1867 (c’est-à-dire après le 9 novembre 2019) et à partir de l’exercice comptable commençant le 1er juillet 2019 constituent la base de l’application du taux forfaitaire. Les dépenses pour lesquelles les vérifications de gestion ont été achevées avant le 9 novembre 2019 sont exclues de cette base. Cette date charnière (9 novembre 2019) ne concerne pas la date de présentation d’une demande de paiement à la Commission. Dans le cas du Feader, ce sont les dépenses qui ont fait l’objet de contrôles administratifs et ont été déclarées à la Commission à partir de l’exercice financier agricole commençant le 16 octobre 2019 ou de tout exercice financier agricole ultérieur qui constituent la base de l’application du taux forfaitaire.

Lorsque des montants ont été exclus des comptes en raison d’une évaluation en cours de ces dépenses conformément à l’article 137, paragraphe 2, du RPDC, ils peuvent être inclus dans une demande de paiement ultérieure et inclus dans la base de calcul du taux forfaitaire si l’évaluation est positive et si des vérifications de gestion (supplémentaires) ont eu lieu après le 9 novembre 2019.

Les États membres doivent être en mesure de démontrer que le taux forfaitaire est uniquement appliqué aux dépenses remplissant ces conditions. Cela peut être fait dans le système informatique de l’autorité de gestion et/ou de l’organisme payeur.

Il peut arriver qu’une demande de paiement comporte des dépenses qui avaient fait l’objet de vérifications de gestion après le 9 novembre 2019 (base de l’application du taux forfaitaire pour l’assistance technique) et des dépenses pour lesquelles les vérifications de gestion avaient déjà été achevées à cette date. Il n’est fait aucune différenciation de ces dépenses dans le système commun de gestion partagée des fonds (SFC). Il incombe à l’État membre de veiller à ce que le taux forfaitaire ne soit appliqué qu’à la base correctement établie, de contrôler les montants d’assistance technique inclus dans la demande de paiement et de s’assurer qu’il n’y a pas de double financement. Une solution consisterait à présenter deux demandes de paiement distinctes afin de garantir une piste d’audit claire.

La Commission remboursera les demandes de paiement incluant des montants calculés par l’autorité de gestion ou l’organisme payeur par l’application du taux fixé (4 % ou 6 %) de la même manière que pour toute autre demande de paiement.

Le montant global peut être versé à un seul bénéficiaire ou fractionné entre plusieurs bénéficiaires, selon les modalités arrêtées au niveau national. Toutefois, il ne peut pas dépasser le seuil de 4 % (ou 6 %). Les règles de l’Union n’imposent pas de justifier le fractionnement.

La méthode de remboursement peut également être appliquée dans le cadre des programmes multi-fonds, même si la ou les priorités constituant la base des dépenses bénéficient d’un soutien d’un fonds autre que celui qui soutient la priorité d’assistance technique.

3.4.3. Incidence du taux forfaitaire sur la dotation en faveur de l’assistance technique dans le cadre du programme opérationnel/programme de développement rural

Le taux établi dans le règlement délégué (UE) 2019/1867 sera appliqué dans les limites de la dotation en faveur de l’assistance technique allouée au programme. Cela signifie que l’utilisation du remboursement de l’assistance technique sur la base du taux forfaitaire n’a pas d’incidence sur les dotations en faveur de l’assistance technique établies dans les programmes. À cet égard, au moment de décider si le remboursement de l’assistance technique sur la base d’un taux forfaitaire est adapté à leur programme, les autorités responsables du programme devraient tenir compte à la fois de la dotation disponible pour les priorités autres que l’assistance technique qui constituent la base de l’application du taux forfaitaire et de la dotation disponible pour la priorité d’assistance technique. Ainsi:

—

si le montant d’assistance technique alloué mais pas encore inclus dans une demande de paiement du programme représente moins de 4 % (ou 6 %) de la dotation restante du programme non destinée à l’assistance technique:

—	les dépenses d’assistance technique seront remboursées jusqu’à ce que le montant total d’assistance technique alloué au programme opérationnel soit atteint. Aucun remboursement d’assistance technique ne dépassera cette dotation,

—

si le montant d’assistance technique alloué mais pas encore inclus dans une demande de paiement du programme représente plus de 4 % (ou 6 %) de la dotation restante du programme non destinée à l’assistance technique:

—

le remboursement sur la base du taux forfaitaire ne garantira pas l’absorption totale de la dotation en faveur de l’assistance technique, étant donné que seul le taux forfaitaire fixé dans le règlement délégué (UE) 2019/1867 sera utilisé pour rembourser les dépenses d’assistance technique (cette forme de remboursement sur la base du taux forfaitaire ne peut pas être combinée avec un remboursement de l’assistance technique sur la base de coûts réels).

3.4.4. Piste d’audit et incidence des corrections

L’article 125, paragraphe 4, point a), du RPDC et l’article 59 du règlement (UE) no 1306/2013 s’appliquent. L’autorité de gestion ou l’organisme payeur (dans le cas du Feader) doit:

—

veiller à ce que toutes les dépenses autres que l’assistance technique prises en compte pour l’application du taux forfaitaire aient fait l’objet de vérifications de gestion après le 9 novembre 2019 et, dans le cas du Feader, à ce que les dépenses aient fait l’objet de contrôles administratifs et n’aient pas été déclarées au préalable à la Commission, et

—	veiller à ce que le taux forfaitaire soit correctement appliqué.

Dans le cas du Feader, l’admissibilité du bénéficiaire à l’assistance technique doit toujours être contrôlée conformément à l’article 48, paragraphe 2, point a), du règlement (UE) no 809/2014, afin de garantir également le respect de l’article 51, paragraphe 2, deuxième alinéa, du règlement (UE) no 1305/2013.

Les vérifications de gestion et les audits ne vérifieront pas les dépenses engagées ou payées par les bénéficiaires au cours de la mise en œuvre des opérations remboursées sur la base de cette méthode.

Afin de permettre aux autorités de gestion de contrôler que l’assistance technique est mise en œuvre conformément aux règles du programme et satisfait aux indicateurs qui figurent dans le programme, les informations sur la mise en œuvre de l’assistance technique continueront de figurer dans les rapports annuels de mise en œuvre et pourront faire l’objet de discussions au sein des comités de suivi.

Toute réduction des dépenses constituant la base de calcul du taux forfaitaire à la suite de l’application de corrections financières aura une incidence sur le calcul du taux forfaitaire, qui se traduira par une réduction proportionnelle du soutien en faveur de l’assistance technique.

CHAPITRE 4

Mise en place des options simplifiées en matière de coûts

L’article 67, paragraphe 5, du RPDC introduit plusieurs méthodes de calcul des coûts simplifiés: certaines d’entre elles sont basées sur des données statistiques ou historiques, d’autres sur les données des bénéficiaires ou des éléments énoncés dans la réglementation. Le RPDC dans sa version modifiée par le règlement Omnibus prévoit une nouvelle manière d’établir les options simplifiées en matière de coûts pour les Fonds ESI: le projet de budget. Cette méthode est fondée sur l’article 14, paragraphe 3, du RFSE qui, avant l’entrée en vigueur du règlement Omnibus, permettait déjà aux autorités de gestion d’établir des options simplifiées en matière de coûts au cas par cas (pour une opération individuelle soutenue par le FSE) en se référant à un projet de budget (36).

Il importe de veiller à bien documenter la méthode appliquée pour l’établissement des options simplifiées en matière de coûts.

4.1. Les options simplifiées en matière de coûts doivent être établies à l’avance (37)

Conformément à l’article 125, paragraphe 3, point c), du RPDC, l’autorité de gestion doit s’assurer que le bénéficiaire reçoit un document précisant les conditions du soutien pour chaque opération. Dans ce document, il est important d’indiquer aux bénéficiaires les exigences spécifiques concernant la justification des dépenses déclarées et la réalisation ou le résultat spécifique à atteindre.

Par conséquent, les options simplifiées en matière de coûts doivent être définies à l’avance. Comme indiqué à l’article 67, paragraphe 6, du RPDC, la méthode à appliquer pour déterminer les coûts simplifiés doit figurer au plus tard dans le document énonçant les conditions du soutien. Il convient d’intégrer les méthodes et les conditions pertinentes dans les règles d’admissibilité du programme.

Les options simplifiées en matière de coûts doivent être définies à l’avance et il convient d’indiquer le recours à ces options dans les appels à propositions destinés aux bénéficiaires potentiels afin de garantir le respect des principes de transparence et d’égalité de traitement. En outre, il y a lieu d’éviter toute application rétroactive à des opérations dont la mise en œuvre est en cours sur la base des coûts réels, l’égalité de traitement entre les bénéficiaires risquant de ne pas être assurée.

Une fois que les barèmes standard de coûts unitaires et le taux forfaitaire ou le montant (en cas de montants forfaitaires) sont établis, les montants ne peuvent pas être modifiés pendant ou après la mise en œuvre d’une opération dans le but de compenser une augmentation des coûts ou une sous-utilisation du budget disponible, sauf si un ajustement dans le temps est clairement indiqué dans l’appel à propositions (38) (par exemple, les opérations pluriannuelles peuvent prévoir un ajustement dans le temps lié à l’inflation).

À titre exceptionnel, dans le cas d’opérations pluriannuelles, il est possible d’apurer les comptes et de clôturer les activités correspondantes de l’opération après qu’une première partie de l’opération a été effectuée, puis d’introduire l’option du financement à taux forfaitaire, des barèmes standard de coûts unitaires ou des montants forfaitaires pour la partie/période restante de l’opération. Dans ce cas, la période pour laquelle des coûts réels sont déclarés doit être clairement distincte de la période pour laquelle les coûts sont déclarés sur la base d’options simplifiées en matière de coûts, pour éviter de déclarer deux fois les coûts du projet.

4.2. Une méthode de calcul juste, équitable et vérifiable (39)

4.2.1. Principes généraux

4.2.1.1. La méthode de calcul doit être juste

Le calcul doit être raisonnable, c’est-à-dire refléter la réalité, et non excessif ou extrême. Si, par le passé, le barème standard d’un coût unitaire faisait état d’un coût compris entre 1 EUR et 2 EUR, la Commission ne s’attendra pas à voir ce coût passer à 7 EUR. De ce point de vue, la méthode utilisée pour déterminer le coût unitaire, le taux forfaitaire ou le montant forfaitaire sera de la plus grande importance. L’autorité de gestion doit être capable d’expliquer et justifier ses choix. Idéalement, la méthode de calcul «juste» doit permettre d’adapter les taux aux conditions ou besoins particuliers. Il se peut, par exemple, que la réalisation d’un projet coûte davantage dans une région reculée que dans une région centrale en raison de coûts de transport plus élevés; il convient de tenir compte de cet élément au moment de déterminer le montant ou taux forfaitaire applicable à des projets similaires dans les deux régions.

4.2.1.2. La méthode de calcul doit être équitable

La notion de méthode «équitable» signifie principalement que la méthode ne doit pas favoriser des bénéficiaires ou des opérations par rapport à d’autres. Le calcul des barèmes standard de coûts unitaires, des montants forfaitaires ou des taux forfaitaires doit garantir l’égalité de traitement des bénéficiaires et/ou opérations. Toute différence de montants ou de taux doit être étayée par des justifications objectives, c’est-à-dire par des caractéristiques objectives des bénéficiaires ou des opérations.

4.2.1.3. La méthode de calcul doit être vérifiable

La détermination des taux forfaitaires, des barèmes standard de coûts unitaires ou des montants forfaitaires doit être basée sur des preuves documentaires vérifiables (40). L’autorité de gestion doit être capable de démontrer la base sur laquelle l’option simplifiée en matière de coûts a été calculée. Il s’agit d’un élément essentiel pour assurer le respect du principe de bonne gestion financière.

L’organisme qui détermine la méthode de calcul des options simplifiées en matière de coûts doit au minimum documenter:

—	la description de la méthode de calcul, y compris les étapes essentielles du calcul,

—	les sources des données utilisées pour l’analyse et les calculs, y compris une évaluation de la pertinence des données par rapport aux opérations envisagées et une évaluation de la qualité des données,

—	le calcul lui-même pour déterminer la valeur de l’option simplifiée en matière de coûts.

4.2.2. Les méthodes dans la pratique

Le RPDC énonce plusieurs manières de parvenir à une méthode de calcul juste, équitable et vérifiable.

4.2.2.1. Utilisation de données «statistiques», d’un jugement d’expert ou d’autres informations objectives [article 67, paragraphe 5, point a) i)]

—	Les données statistiques peuvent provenir des instituts nationaux de statistique, d’Eurostat ou d’autres sources fiables.

—	Une autre source courante de données statistiques est l’analyse statistique de données historiques (concernant des projets ou opérations financés par un Fonds ESI ou par d’autres sources).

—

D’autres informations objectives pourraient, par exemple, prendre la forme:

—	d’enquêtes, d’études de marché, etc. (nécessité de garantir une documentation adéquate),

—	de taux de remboursement utilisés pour les frais de voyage dans les États membres,

—	de taux fixés au niveau national/régional (par exemple, le prix du déjeuner scolaire),

—	de taux horaires fixés dans le cadre d’un contrat de travail national,

—	de données relatives à la rémunération d’un travail équivalent.

—

Un jugement d’expert se fondera sur un ensemble spécifique de critères et/ou une expertise spécifique acquise dans un domaine de connaissances, d’application ou de produits spécifique, dans une discipline particulière, une industrie, etc. Il doit être bien documenté et propre aux circonstances particulières de chaque cas. Le RPDC ne définit pas le jugement d’expert. Il appartiendra aux autorités de gestion de préciser les conditions dans lesquelles un jugement peut être qualifié d’expert et de veiller à l’absence de conflit d’intérêts.

—

Les valeurs maximales, telles que les seuils ou plafonds fixés dans les règles nationales, ne peuvent en principe pas être utilisées lors de l’établissement d’une méthode fondée sur l’article 67, paragraphe 5, point a), du RPDC (ou lors de l’établissement d’un projet de budget – voir chapitre 4.3.), sauf s’il peut être démontré qu’elles représentent une juste valeur.

Le résultat de ces méthodes peut être appliqué à un groupe d’opérations et de bénéficiaires.

4.2.2.2. Utilisation de données (41) propres aux bénéficiaires individuels [article 67, paragraphe 5, point a) ii) et iii), du RPDC]

Les méthodes présentées ci-après seront appliquées aux bénéficiaires individuels. Toutefois, étant donné les exigences applicables à l’utilisation de données propres aux bénéficiaires, ces méthodes constituent des simplifications destinées aux bénéficiaires qui mettront en œuvre de nombreux projets au cours de la période de programmation.

Données historiques vérifiées des bénéficiaires individuels:

Cette méthode est basée sur la collecte de données comptables passées du bénéficiaire se rapportant aux coûts réels supportés pour les catégories de coûts admissibles couvertes par l’option simplifiée en matière de coûts définie. Le cas échéant, ces données ne couvriront que le centre de coûts ou le service du bénéficiaire concerné par l’opération. Cette méthode suppose l’existence d’un système de comptabilité analytique au niveau du bénéficiaire. Elle implique en outre que toute dépense non admissible soit éliminée de tout calcul servant de base aux options simplifiées en matière de coûts.

Lorsqu’une autorité de gestion décide de recourir à cette méthode, elle doit décrire:

—	les catégories de coûts couvertes,

—	la méthode de calcul utilisée,

—

la durée des séries à obtenir: des données comptables portant sur au moins trois ans devraient être obtenues afin de relever toute circonstance exceptionnelle qui aurait pu avoir une incidence sur les coûts réels au cours d’une année donnée et de définir l’évolution du montant des coûts. Il convient d’utiliser la période de référence de trois ans pour tenir compte des fluctuations annuelles. Toutefois, si l’autorité de gestion est en mesure de démontrer que l’utilisation de données portant sur une période inférieure à trois ans est justifiée, ce choix peut être acceptable. Par exemple, lorsqu’un nouveau programme a été mis en place et que les données disponibles ne portent que sur deux ans, celles-ci pourraient suffire; en l’absence de données sur trois ans, en fonction des particularités de la situation, des données sur deux ans peuvent être acceptées. Ce point doit cependant faire l’objet d’une appréciation au cas par cas,

—	le montant de référence à appliquer, par exemple les coûts moyens au cours de la période de référence ou les coûts enregistrés au cours des dernières années,

—	les adaptations, le cas échéant, nécessaires pour mettre à jour le montant de référence. Un ajustement peut être effectué pour mettre à jour les coûts des années précédentes en tenant compte des prix courants.

Application des pratiques habituelles de comptabilisation des coûts des bénéficiaires individuels:

Les pratiques habituelles de comptabilisation sont les pratiques adoptées par le bénéficiaire pour comptabiliser l’ensemble de ses activités et fonds au jour le jour (y compris ceux qui ne sont pas liés au soutien de l’UE). Ces méthodes doivent être conformes aux règles et normes comptables nationales. La durée de la pratique n’est pas déterminante. Une méthode de comptabilisation n’est pas une «pratique habituelle» si elle a été adaptée pour une opération donnée ou un ensemble donné d’opérations, par exemple celles qui bénéficient d’un soutien de l’UE, et qu’elle s’écarte de la ou des méthodes de comptabilisation utilisées dans d’autres cas.

Il est important de différencier les coûts réels des coûts déterminés selon les pratiques habituelles de comptabilisation des coûts des bénéficiaires individuels.

Ainsi, les coûts réels sont les coûts calculés aussi précisément que possible (les «coûts réellement exposés par le bénéficiaire») pendant la durée de l’opération. Par exemple, pour les taux horaires du personnel, l’utilisation d’un nombre d’heures standard comme dénominateur est acceptée (voir, par exemple, les 1 720 heures dont il est question à la section 3.2.2), mais le numérateur utilisé pour calculer les «coûts réels» est le total des frais de personnel admissibles pour chaque personne donnée affectée à l’action.

Un taux horaire basé sur les pratiques de comptabilisation des coûts du bénéficiaire pourrait être calculé sur la base d’une moyenne des coûts de rémunération d’un groupe plus vaste de salariés. Il peut s’agir des salariés appartenant au même grade ou autre élément de mesure similaire, dont les salaires bruts correspondent, mais la comparaison peut également se fonder sur un centre de coûts ou un service (lié à l’opération) dans lequel les salaires bruts du groupe plus vaste de salariés peuvent varier considérablement.

Par conséquent, pour garantir l’égalité de traitement entre les bénéficiaires et veiller à ce que la subvention ne couvre pas des coûts non admissibles, le document énonçant les conditions du soutien qui autorise les bénéficiaires à recourir à leurs pratiques de comptabilisation des coûts doit prévoir des conditions minimales. Celles-ci visent à ce que les pratiques de comptabilisation des coûts forment – en théorie comme en pratique – un système juste et équitable. Cela suppose l’existence d’un système de comptabilité analytique acceptable au niveau du bénéficiaire et implique en outre que toute dépense non admissible soit éliminée du calcul.

Exigences générales applicables à l’utilisation de données propres aux bénéficiaires individuels:

L’autorité de gestion devra vérifier au cas par cas les données propres aux bénéficiaires individuels. Cette vérification doit être effectuée au plus tard lors de l’élaboration du document énonçant les conditions du soutien au bénéficiaire. En fonction des garanties obtenues par l’autorité de gestion auprès du système interne de gestion et de contrôle du bénéficiaire, il peut être nécessaire que les données propres au bénéficiaire soient certifiées par un auditeur externe ou, dans le cas d’organismes publics, par un comptable compétent et indépendant, pour garantir la fiabilité des données de référence utilisées par l’autorité de gestion. La certification des données historiques peut se faire dans le cadre d’un contrôle légal ou contractuel des comptes. Toute certification faite de cette manière nécessite une connaissance approfondie, de la part de l’auditeur externe ou du comptable indépendant, des règlements des Fonds ESI en ce qui concerne, par exemple, la piste d’audit, l’admissibilité des coûts sous-jacents et le droit applicable. L’autorité d’audit peut donc être sollicitée pour apporter son concours à ce processus.

Lorsque le risque d’erreur ou d’irrégularité dans les données comptables antérieures utilisées est jugé minime, la méthode de calcul peut, par exemple, également être basée sur des données qui ne sont pas certifiées au préalable par un auditeur. L’autorité de gestion doit pouvoir démontrer, de manière objective, que le risque est effectivement minime et pourquoi elle estime que le système de comptabilité du bénéficiaire est fiable, complet et exact.

4.3. Projet de budget

Comme énoncé à l’article 67, paragraphe 5, point a bis), du RPDC depuis l’entrée en vigueur du règlement Omnibus et à l’article 14, paragraphe 3, du RFSE dans sa version applicable jusqu’à l’entrée en vigueur du règlement Omnibus, le projet de budget est un autre moyen de mettre en place des options simplifiées en matière de coûts. L’autorité de gestion ou le comité de suivi pour les programmes de la CTE peut utiliser un projet de budget pour établir des coûts unitaires, des montants forfaitaires ou des taux forfaitaires servant à rembourser les bénéficiaires.

Le projet de budget doit être établi au cas par cas et approuvé à l’avance par l’autorité de gestion en ce qui concerne les opérations pour lesquelles le soutien public ne dépasse pas 100 000 EUR. Ce montant doit être considéré comme le soutien public maximal à verser au bénéficiaire pour l’ensemble de l’opération, comme indiqué dans le document énonçant les conditions du soutien au bénéficiaire.

Cette méthode vise à faciliter le recours obligatoire aux options simplifiées en matière de coûts pour les petites opérations (voir également article 67, paragraphe 2 bis, du RPDC). Elle permet effectivement de calculer certains coûts simplifiés si l’opération est très spécifique. Le projet de budget sera utilisé pour calculer les options simplifiées en matière de coûts propres à l’opération ou au projet. Le document incluant le budget sera archivé par l’autorité de gestion en tant que justificatif des options simplifiées en matière de coûts utilisées. La vérification de gestion de l’opération ou du projet sera fondée uniquement sur le type d’options simplifiées en matière de coûts utilisées et non sur le budget lui-même.

Le budget doit être évalué au préalable par l’autorité de gestion sur la même base que lorsque les coûts réels sont utilisés. De ce point de vue, il est fortement recommandé que les autorités de gestion établissent des paramètres ou niveaux maximaux de coûts à utiliser pour comparer au moins les coûts budgétisés les plus importants avec ces paramètres. En l’absence de ces paramètres ou niveaux maximaux de coûts, il serait difficile pour n’importe quelle autorité de gestion d’assurer l’égalité de traitement et le respect du principe de bonne gestion financière. Même si cette étape est recommandée, au moment de l’évaluation du budget, l’autorité de gestion n’est pas tenue de comparer le projet de budget détaillé présenté par le bénéficiaire potentiel avec celui d’opérations comparables.

L’autorité de gestion peut également définir des critères de référence minimaux concernant la qualité du ou des résultats escomptés.

L’autorité de gestion doit rendre compte de son évaluation du projet de budget et l’archiver avec les pièces justificatives y afférentes. Le projet de budget ne fait pas partie du document établi entre l’autorité de gestion et le bénéficiaire et qui énonce les conditions du soutien (convention de subvention).

Lorsqu’un bénéficiaire bénéficie à plusieurs reprises d’un soutien, il est recommandé de comparer le projet de budget détaillé avec celui des opérations déjà soutenues.

Exemple de recours à un projet de budget: Un bénéficiaire souhaite organiser un séminaire pour 50 participants afin de leur présenter de nouveaux outils de mise en œuvre.

Le personnel consacre du temps à la planification et à l’organisation de l’événement, une salle est louée, des intervenants viennent de l’étranger et un compte rendu de l’événement devra être publié. Il y a également des coûts indirects liés au personnel (frais de comptabilité, directeur, etc.), à la consommation d’électricité, aux factures téléphoniques, à l’assistance informatique, etc.

Le projet de budget est établi comme suit (42):

Total des coûts directs	45 000
Frais de personnel directs	30 000
Frais de location d’une salle	4 000
Frais de voyage	5 000
Repas	1 000
Information/Publicité	5 000
Total des coûts indirects	7 000
Frais de personnel indirects	4 000
Électricité, téléphone	3 000

Le projet de budget est examiné et arrêté par l’autorité de gestion et le bénéficiaire. Le calcul de l’option simplifiée en matière de coûts sera fondé sur ces données.

L’autorité de gestion pourrait décider de calculer la subvention sur la base d’un coût unitaire fondé sur le nombre de participants au séminaire: coût unitaire = 52 000 EUR / 50 = 1 040 EUR/participant.

Le document établi entre l’autorité de gestion et le bénéficiaire énonçant les conditions du soutien doit définir les barèmes standard de coûts unitaires (ce qu’est un participant) et préciser le nombre maximal (minimal) de participants, les modalités de justification et le coût unitaire (1 040 EUR).

En outre, les taux forfaitaires prévus aux articles 68, 68 bis et 68 ter du RPDC peuvent être appliqués pour établir les catégories de coûts pertinentes d’un projet de budget.

Une référence à l’article 14, paragraphe 3, du RFSE (pour les conventions de subvention signées avant l’entrée en vigueur du règlement Omnibus) ou à l’article 67, paragraphe 5, point a bis), du RPDC (pour les conventions de subvention signées après l’entrée en vigueur dudit règlement) figure dans le document énonçant les conditions du soutien.

Exemple Feader: Utilisation d’un projet de budget dans le cadre de Leader

Un groupe d’action locale (GAL) sélectionne un projet de bioéconomie présenté par une ONG visant à utiliser les déchets de bois pour produire de l’énergie dans des bâtiments collectifs.

La subvention couvrira les actions suivantes: 1) la sensibilisation (réunions, matériel promotionnel, etc.), 2) une étude de faisabilité, 3) un projet pilote comprenant un investissement dans des dispositifs de biogaz, et 4) la coordination du projet.

En raison de la nature de l’opération (projet intégré consistant en un large éventail d’activités dont les coûts ne sont pas facilement quantifiables au moyen de barèmes standard de coûts unitaires), le GAL décide de recourir à un système de montants forfaitaires. Pour calculer la valeur du montant forfaitaire, le GAL vérifie le projet de budget détaillé présenté par l’ONG avec sa demande. Ce projet de budget indique les coûts estimés pour toutes les catégories de coûts nécessaires à la mise en œuvre des quatre actions du projet. Le GAL évalue le caractère raisonnable de ces montants (ou de leurs agrégats) sur la base des méthodes disponibles (par exemple, comparaison avec les données historiques du programme ou du bénéficiaire, étude de marché, jugement d’expert du GAL) et les adapte si nécessaire, avant d’établir un montant forfaitaire (dans notre exemple: 45 000 EUR). Le GAL peut décider d’intégrer une valeur intermédiaire pour bénéficier de deux paiements: 25 000 EUR pour les actions concernant la sensibilisation et l’étude et 20 000 EUR pour le projet pilote.

Le document énonçant les conditions du soutien doit indiquer clairement les actions requises pour chaque paiement ainsi que les pièces justificatives (par exemple, listes des participants, conclusions de l’étude, photo du dispositif de biogaz, etc.). Si ces conditions sont respectées, le montant de 45 000 EUR sera considéré comme des coûts admissibles à la clôture. Le document justificatif nécessaire pour le versement de la subvention (à archiver par la suite) sera la preuve que les actions concernant la sensibilisation, l’étude et le projet pilote ont bien été menées.

Si seule une des phases du projet (par exemple les actions concernant la sensibilisation et l’étude) est réalisée, la subvention sera réduite à cette part (25 000 EUR), selon ce qui a été convenu dans le document énonçant les conditions du soutien.

4.3.1. Utilisation d’un projet de budget par d’autres Fonds comme méthode pour établir les coûts unitaires, les montants forfaitaires et les taux forfaitaires avant l’entrée en vigueur du règlement Omnibus

Avant l’entrée en vigueur du règlement Omnibus, l’utilisation d’un projet de budget comme méthode spécifique n’était prévue que pour le FSE pour les opérations pour lesquelles le soutien public ne dépassait pas 100 000 EUR (article 14, paragraphe 3, du RFSE).

Toutefois, d’autres Fonds ESI pouvaient également utiliser un projet de budget pour justifier leurs options simplifiées en matière de coûts lorsque le projet de budget était considéré comme une information objective aux fins de l’article 67, paragraphe 5, point a) i), du RPDC et à condition de respecter les règles spécifiques applicables des Fonds.

Avec l’entrée en vigueur du règlement Omnibus, l’utilisation d’un projet de budget est désormais définie comme une méthode à l’article 67, paragraphe 5, point a bis), pour tous les Fonds ESI pour les opérations pour lesquelles le soutien public ne dépasse pas 100 000 EUR.

4.4. Utilisation des barèmes standard de coûts unitaires, des montants forfaitaires et des taux forfaitaires applicables dans d’autres domaines

Autres politiques de l’Union

Article 67, paragraphe 5, point b), du RPDC

L’objectif principal de cette méthode est d’harmoniser les règles entre les politiques de l’Union. L’intention est de préciser que lorsque la Commission a déjà mis au point des coûts simplifiés pour un type particulier de bénéficiaire et d’opération dans le cadre d’une politique de l’Union, l’État membre n’a pas besoin de répéter inutilement cette tâche pour les politiques des Fonds ESI et peut réutiliser la méthode et ses résultats issus des options simplifiées en matière de coûts dans le cadre d’autres politiques de l’Union.

Toutes les méthodes applicables dans le cadre d’autres politiques de l’Union pourraient être utilisées pour des opérations et bénéficiaires similaires. Les méthodes utilisées auparavant qui ont ensuite été abandonnées ne sont pas acceptables. Si la méthode utilisée dans le cadre d’autres politiques de l’Union est modifiée au cours de la période de programmation, il convient d’appliquer la même modification aux projets soutenus par des Fonds ESI sélectionnés après la modification.

Lorsqu’elle utilise une méthode existante de l’Union, l’autorité de gestion doit assurer et prouver par des documents:

—	que la méthode est réutilisée dans son intégralité (par exemple, la définition des coûts directs/indirects, les dépenses admissibles, le champ d’application, les mises à jour) et pas uniquement son résultat (le taux de X %),

—	que la méthode est appliquée à des opérations et bénéficiaires de nature similaire,

—	la référence à la méthode utilisée dans d’autres politiques de l’Union.

Article 68, premier alinéa, point c), du RPDC

Les articles 20 et 21 du règlement délégué (UE) no 480/2014 de la Commission (43) prévoient des dispositions supplémentaires relatives à l’utilisation des taux forfaitaires pour calculer les coûts indirects sur la base de méthodes appliquées dans d’autres politiques de l’Union et définissent leur champ d’application par les Fonds ESI dans le cadre du RPDC:

—

pour les opérations dans les domaines de la recherche et de l’innovation: le règlement délégué définit les opérations auxquelles le taux forfaitaire de 25 % pour les coûts indirects proposé dans le cadre d’Horizon 2020 peut être appliqué (44). Cela suppose que tous les éléments pertinents de la méthode d’application du taux forfaitaire pour Horizon 2020 soient impérativement appliqués. Les coûts directs de sous-traitance et le coût des ressources mises à disposition par des tiers qui ne sont pas utilisées dans les locaux du bénéficiaire, ainsi que le soutien financier accordé à des tiers doivent être exclus des coûts sur la base desquels le taux doit être appliqué pour calculer les montants admissibles (exclus des coûts de type 1). Le taux forfaitaire établi pour Horizon 2020 étant un taux forfaitaire de 25 % (et non un taux forfaitaire maximal de 25 %), l’autorité de gestion ne peut pas appliquer un taux forfaitaire inférieur (ou supérieur) à 25 % sur la base de l’article 68, premier alinéa, point c), du RPDC,

—	le règlement délégué énumère également les opérations semblables à celles du programme LIFE pour lesquelles le taux forfaitaire de 7 % des coûts directs fixé à l’article 124, paragraphe 4, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 pourrait être utilisé (45).

Dans les deux cas, il convient de faire référence au règlement délégué et à l’article pertinent dans le document énonçant les conditions du soutien. En outre, d’autres politiques de l’Union non mentionnées dans le règlement délégué pourraient également servir de base à l’application des options simplifiées en matière de coûts prévues à l’article 68, point c), du RPDC.

Régimes de subventions financés entièrement par les États membres (46)

Le principe est le même que pour les options utilisées dans les politiques de l’Union (voir ci-dessus). Toutefois, au lieu des méthodes des politiques de l’Union, ce sont des méthodes nationales utilisées pour les options simplifiées en matière de coûts qui sont appliquées. Les options simplifiées en matière de coûts utilisées dans le cadre de régimes de soutien nationaux (bourses, indemnités journalières, etc.) peuvent être utilisées sans calculs supplémentaires. Les méthodes nationales utilisées ne feront pas l’objet d’audits; les audits évalueront uniquement si la méthode choisie est dûment justifiée et la manière dont elle est appliquée.

Toutes les méthodes nationales applicables peuvent être utilisées pour des opérations et bénéficiaires similaires soutenus par les Fonds ESI à condition que ces méthodes soient aussi utilisées pour des opérations soutenues entièrement par des fonds nationaux. Par exemple, une opération de soutien à l’apprentissage financée entièrement par des ressources nationales/régionales peut être considérée comme un régime national.

Si la méthode est modifiée au cours de la période de programmation, la même modification devra s’appliquer mais uniquement aux projets soutenus par des Fonds ESI sélectionnés dans le cadre d’appels lancés après la modification.

De plus, les méthodes nationales qui ont été abandonnées ne peuvent pas être utilisées. Si la méthode est modifiée/abandonnée au cours de la période de programmation, la même modification devra s’appliquer mais uniquement aux projets soutenus par des Fonds ESI sélectionnés dans le cadre d’appels lancés après la modification/l’abandon. Toutefois, si la méthode est abandonnée au cours de la période de programmation, elle ne peut s’appliquer qu’aux projets soutenus par des Fonds ESI sélectionnés dans le cadre d’appels lancés avant l’abandon.

Les méthodes de calcul régionales ou locales peuvent aussi être utilisées mais doivent normalement être appliquées à la zone géographique dans laquelle elles sont utilisées.

Lorsqu’elle réutilise une méthode nationale existante, l’autorité de gestion doit assurer et prouver par des documents les mêmes informations que celles requises pour la réutilisation d’une méthode de l’Union:

—	la méthode est réutilisée dans son intégralité (par exemple, et s’il y a lieu, les dépenses admissibles, le champ d’application) et pas seulement son résultat (le montant forfaitaire de X EUR),

—	elle s’applique normalement à la même zone géographique ou à une zone plus petite (par conséquent, si une méthode est appliquée dans une seule région, elle peut être réutilisée par la région concernée mais pas par une autre région de cet État membre où la méthode nationale n’est pas applicable),

—	la méthode est appliquée à des opérations et bénéficiaires de nature similaire,

—	la référence à la méthode et la justification de son utilisation pour des opérations soutenues par des sources nationales.

Taux forfaitaires de la période 2007-2013

Les taux forfaitaires pour le calcul des coûts indirects établis au cours de la période 2007-2013 qui ont été évalués et approuvés par les services de la Commission peuvent continuer à être appliqués au cours de la période 2014-2020. Lorsque le programme actuel du FSE ou du FEDER utilise le même système et continue de soutenir le même type d’opérations, dans la même zone géographique, les services de la Commission considéreront que l’approbation ex ante accordée pour la période 2007-2013, par une lettre signée par la direction générale compétente, est valable pour la période 2014-2020. Toute modification de la méthode approuvée relèverait de la responsabilité de l’État membre.

Comment évaluer si les opérations et les bénéficiaires sont de nature similaire?

L’article 67, paragraphe 5, points b) et c), du RPDC prévoit la possibilité qu’un État membre réutilise des méthodes de calcul existantes et les coûts unitaires, montants forfaitaires et taux forfaitaires correspondants applicables à un même type d’opération et de bénéficiaire. Aucune disposition du RPDC n’indique ce que signifie la formule «même type» d’opération et/ou de bénéficiaire. Il appartient à l’autorité de gestion d’évaluer si, dans un cas particulier, cette condition de «nature similaire» est remplie. À titre d’exemple, une opération et son bénéficiaire remplissant déjà les conditions requises au titre d’un régime peuvent être considérés comme étant de même type que l’opération et le bénéficiaire en cause, de sorte que la méthode de calcul et les coûts unitaires/taux forfaitaires/montants forfaitaires correspondants de ce régime peuvent être réutilisés pour l’opération en cause. De manière générale, il convient de tenir compte de tous les éléments de la méthode susceptibles d’avoir une incidence sur le coût unitaire/montant forfaitaire/taux forfaitaire. Un examen au cas par cas est nécessaire.

4.5. Utilisation des taux établis par le RPDC ou par les règles spécifiques des Fonds

Article 67, paragraphe 5, point d), du RPDC

Le RPDC et les règlements spécifiques des Fonds indiquent plusieurs taux forfaitaires spécifiques. L’intention est d’offrir une sécurité juridique et de réduire la charge de travail initiale ou le besoin de données disponibles pour l’établissement d’un système de taux forfaitaires, étant donné l’absence d’obligation d’exécuter une méthode de calcul pour déterminer les taux applicables. Cependant, ces méthodes ne sont pas adaptées à tous les types d’opérations.

Le taux forfaitaire établi à l’article 68, premier alinéa, point b), du RPDC, qui s’applique aux cinq Fonds ESI, est un taux maximal. Les États membres peuvent utiliser ce taux ou un taux inférieur sans avoir à effectuer de calcul particulier. Néanmoins, si l’autorité de gestion décide de ne pas appliquer le même taux à tous les bénéficiaires d’un appel à propositions, elle doit être capable de prouver que le principe d’égalité de traitement et de non-discrimination a été respecté.

4.6. Adaptation dans le temps des taux forfaitaires, des montants forfaitaires et des barèmes standard de coûts unitaires

L’article 67 du RPDC ne contient pas de disposition relative à l’adaptation des options simplifiées en matière de coûts. L’adaptation n’est donc pas obligatoire. Néanmoins, il est recommandé à l’autorité de gestion d’adapter les options simplifiées en matière de coûts lorsqu’elle lance un nouvel appel à propositions ou de le faire de façon périodique pour tenir compte d’une indexation ou de variations conjoncturelles (coûts énergétiques, niveaux des salaires, etc.). La Commission recommande de prévoir certaines adaptations automatiques (basées sur l’inflation ou l’évolution des salaires, par exemple) dans la méthode de calcul. L’option simplifiée en matière de coûts reste ainsi une approximation fiable des coûts réels.

Les montants adaptés doivent s’appliquer uniquement aux projets ou aux phases des projets qui seront mis en œuvre dans le futur et n’avoir aucun effet rétroactif. Pour les opérations pluriannuelles, une adaptation annuelle peut être prévue dans le document énonçant les conditions du soutien.

Toute révision d’un taux ou d’un montant doit être motivée au moyen de documents justificatifs appropriés disponibles auprès de l’autorité de gestion.

4.7. Méthodes particulières de détermination des montants établies conformément aux règles spécifiques des Fonds

Article 67, paragraphe 5, point e), du RPDC.

D’autres méthodes peuvent être établies par les règlements spécifiques des Fonds. Avant l’entrée en vigueur du règlement Omnibus, l’article 14, paragraphe 2, du RFSE prévoyait un taux forfaitaire allant jusqu’à 40 % des frais de personnel directs admissibles afin de couvrir les coûts admissibles restants d’une opération. Cet article a été supprimé par le règlement Omnibus et remplacé par l’article 68 ter du RPDC (voir section 3.1.2.3.).

CHAPITRE 5

Conséquences pour l’audit et le contrôle

5.1. Nécessité d’une approche commune en matière d’audit et de contrôle

Les options simplifiées en matière de coûts nécessitent une approximation ex ante des coûts sur la base, par exemple, de données historiques ou statistiques. Étant donné qu’il s’agit de montants moyens ou médians ou du résultat issu d’autres méthodes statistiquement fiables, les options simplifiées en matière de coûts peuvent par nature donner lieu, dans une mesure limitée, à une surcompensation ou une sous-compensation des coûts réels supportés et payés par les bénéficiaires. Toutefois, cet écart est jugé acceptable au regard des règles applicables car les options simplifiées en matière de coûts établies sur la base d’une méthode correcte sont considérées comme une approximation fiable des coûts réels; toute surcompensation ne constitue donc pas un bénéfice.

Lorsque les options simplifiées en matière de coûts sont appliquées, les contrôles et audits ne vérifient pas a posteriori les factures et les montants payés par les bénéficiaires; ils vérifient que la méthode permettant d’établir les options simplifiées en matière de coûts ex ante est conforme aux règles applicables et qu’elle est correctement appliquée.

Le présent chapitre décrit l’approche suivie pour les vérifications de gestion et les audits des options simplifiées en matière de coûts. Les États membres sont également encouragés à tenir compte des exigences clés élaborées conjointement par la Cour des comptes et les services de la Commission responsables des Fonds ESI, qui sont pertinentes pour tous les organismes qui utilisent et vérifient les options simplifiées en matière de coûts (47).

Lors de la vérification et de l’audit des options simplifiées en matière de coûts, les autorités nationales sont encouragées à adopter une approche commune pour garantir un traitement uniforme en ce qui concerne les conclusions formulées sur la légalité et la régularité des dépenses déclarées.

5.2. Rôle de l’autorité d’audit dans la conception des options simplifiées en matière de coûts

Il est vivement recommandé aux auditeurs nationaux de procéder à une évaluation ex ante de la conception des options simplifiées en matière de coûts et de communiquer le résultat de cette évaluation avant la mise en œuvre. Il relève de la seule responsabilité de l’autorité de gestion de définir la méthode utilisée pour les options simplifiées en matière de coûts et les paramètres de celle-ci; toutefois, une évaluation ex ante et une validation de cette méthode et de son calcul par l’autorité d’audit ou l’organisme de certification (pour le Feader) augmentent considérablement la qualité des options simplifiées en matière de coûts, sous réserve du respect du principe de séparation des fonctions énoncé à l’article 72, point b), du RPDC.

Lorsqu’ils procèdent à cette évaluation, les auditeurs fournissent un service de conseil, ce qui n’entrave pas leur impartialité en ce qui concerne l’audit des coûts déclarés sur la base d’une option simplifiée en matière de coûts qu’ils réaliseront ultérieurement au cours de la mise en œuvre. Si l’évaluation ex ante de la conformité est effectuée de manière suffisamment approfondie et dans un cadre bien défini et si l’autorité d’audit ou l’organisme de certification rend une conclusion positive (à savoir la validation formelle de la méthode utilisée pour les options simplifiées en matière de coûts), l’autorité d’audit ou l’organisme de certification peut utiliser les résultats de son évaluation pour de futurs audits (d’assurance), lors de l’échantillonnage d’opérations pour lesquelles il est recouru aux options simplifiées en matière de coûts.

Pour le programme, cette approche présente l’avantage d’apporter la sécurité juridique souhaitée et contribue à empêcher les erreurs systémiques qui pourraient avoir des conséquences financières si elles n’étaient détectées qu’au cours de la mise en œuvre.

5.3. Approche générale en matière de vérifications de gestion et d’audit

Lorsque des options simplifiées en matière de coûts sont utilisées, aux fins d’établir la légalité et la régularité des dépenses, des audits et des contrôles réalisés par la Commission et au niveau national vérifieront la bonne conception de la méthode, le calcul des taux ou montants (le cas échéant) et leur bonne application.

Le règlement Omnibus a précisé, en modifiant l’article 125, paragraphe 4, point a), du RPDC, la portée des vérifications qui doivent être effectuées par l’autorité de gestion en ce qui concerne les coûts remboursés sur la base d’options simplifiées en matière de coûts. Ainsi, l’article 125, paragraphe 4, point a), du RPDC dispose que l’autorité de gestion vérifie que les produits et services cofinancés ont été fournis, que l’opération est conforme au droit applicable, au programme opérationnel et aux conditions de soutien de l’opération.

En outre, l’article 125, paragraphe 4, point a) ii), du RPDC dispose que, pour les coûts remboursés sur la base d’options simplifiées en matière de coûts, les vérifications de gestion (et, par conséquent, les audits) visent à vérifier que les conditions applicables au remboursement des dépenses au bénéficiaire ont été remplies (par exemple, celles énoncées dans la convention de subvention).

En ce qui concerne les dépenses remboursées sur la base d’options simplifiées en matière de coûts, l’exigence prévue à l’article 125, paragraphe 4, du RPDC que les produits et services cofinancés aient été fournis n’implique pas que les audits doivent vérifier ou demander les documents relatifs aux coûts sous-jacents.

En ce qui concerne le Feader, l’article 48, paragraphe 2, point d), du règlement d’exécution (UE) no 809/2014 précise que les contrôles administratifs vérifient l’admissibilité des coûts de l’opération, y compris le respect de la catégorie de coûts ou de la méthode de calcul à utiliser lorsque l’opération ou une partie de celle-ci relève de l’article 67, paragraphe 1, points b), c) et d), du RPDC. En outre, conformément à l’article 48, paragraphe 3, point b), dudit règlement, les coûts engagés et les paiements effectués ne doivent pas être vérifiés lorsqu’une forme ou une méthode visée à l’article 67, paragraphe 1, point b), c) ou d), du RPDC est appliquée.

Par conséquent, la portée des vérifications de gestion et des audits des dépenses à rembourser sur la base d’une méthode fondée sur des options simplifiées en matière de coûts couvrira les réalisations/éléments livrables pour les coûts unitaires et les montants forfaitaires, ainsi que les coûts de base en cas de financement à taux forfaitaire. Les vérifications de gestion et les audits ne porteront pas sur les factures individuelles ni sur les procédures spécifiques de passation de marchés publics à l’origine des dépenses remboursées sur la base d’options simplifiées en matière de coûts. En conséquence, les documents sous-jacents d’ordre financier ou relatifs à la passation des marchés ne sont pas demandés aux fins de la vérification des montants (dépenses) engagés et payés par le bénéficiaire.

L’audit et le contrôle seront réalisés à deux niveaux:

1)	la vérification du bon établissement de la méthode de calcul pour déterminer l’option simplifiée en matière de coûts; et

2)	la vérification de la bonne application du ou des taux et montants déterminés.

5.3.1. Vérification du bon établissement de la méthode de calcul pour déterminer l’option simplifiée en matière de coûts

La vérification de la méthode de calcul est généralement effectuée pour un programme (ou des parties de celui-ci) ou plusieurs programmes sous la responsabilité d’une autorité de gestion ou d’un organisme intermédiaire. Pour les options simplifiées en matière de coûts fondées sur les propres données des bénéficiaires conformément à l’article 67, paragraphe 5, points a) ii) et a) iii), et point a bis), du RPDC, cette vérification sera effectuée pour des bénéficiaires spécifiques.

Dans la pratique, l’autorité d’audit vérifie si l’option simplifiée en matière de coûts a été mise en place conformément aux exigences applicables aux méthodes de calcul énoncées à l’article 67, paragraphe 5, du RPDC et aux dispositions pertinentes définies par les autorités responsables du programme pour cette option simplifiée en matière de coûts.

L’évaluation visant à déterminer si la méthode mise au point par l’autorité de gestion est le résultat d’un processus analytique mené avec diligence consiste:

—	à vérifier que les informations relatives à la méthode de calcul sont correctement documentées, facilement traçables et appliquées de manière cohérente,

—	à vérifier que les coûts inclus dans les calculs sont pertinents et constituent des coûts admissibles,

—	à vérifier la fiabilité/l’exactitude des données,

—	à vérifier l’existence de toutes les catégories de coûts couvertes par l’option simplifiée en matière de coûts, et

—	à évaluer la description détaillée des étapes suivies pour établir l’option simplifiée en matière de coûts.

L’audit de la méthode de calcul est axé sur la vérification du respect des conditions applicables à l’établissement d’une méthode et ne remet pas en cause les raisons du choix d’une méthode par rapport à une autre. Le choix de la méthode relève de la seule responsabilité de l’autorité de gestion. L’autorité de gestion doit tenir la documentation appropriée relative à la méthode de calcul établie et être capable de rendre compte de la base sur laquelle les taux forfaitaires, les barèmes standard de coûts unitaires ou les montants forfaitaires ont été fixés. La documentation tenue pour prouver la méthode de calcul sera soumise aux exigences prévues par les règlements en vigueur [articles 82, 87 et 88 du règlement (UE) no 1306/2013 pour le Feader et article 140 du RPDC pour les autres Fonds ESI].

Pour les taux forfaitaires, les montants forfaitaires et les coûts unitaires fixés dans le RPDC ou dans les règlements spécifiques des Fonds qui ne nécessitent pas d’effectuer un calcul pour déterminer le taux applicable, les audits seront axés sur la définition des catégories de coûts (par exemple, les coûts directs, les coûts indirects, les frais de personnel directs). Il n’existe aucune base juridique permettant de demander des documents sous-jacents pour les options simplifiées en matière de coûts établies dans le RPDC [par exemple, les auditeurs ne peuvent pas demander aux bénéficiaires de fournir les factures correspondant aux coûts réels pour vérifier si le bénéficiaire a effectivement supporté des coûts indirects de 15 % en cas d’application de l’article 68, premier alinéa, point b), du RPDC].

5.3.2. Vérification de la bonne application de la méthode

—

Lors de l’utilisation d’un taux forfaitaire, de coûts unitaires ou d’un montant forfaitaire, il n’est pas nécessaire de justifier les coûts réels des catégories de dépenses couvertes par les options simplifiées en matière de coûts, y compris, le cas échéant, les amortissements et les contributions en nature. Il peut être tenu compte des contributions en nature visées à l’article 69, paragraphe 1, du RPDC pour calculer la valeur d’un taux forfaitaire, d’un barème standard de coûts unitaires ou d’un montant forfaitaire. Cependant, lorsque l’option simplifiée en matière de coûts est appliquée, il n’est pas nécessaire de vérifier l’existence des contributions en nature ni, par conséquent, le respect des dispositions de l’article 69, paragraphe 1, du RPDC.

—

Comme indiqué ci-dessus, les vérifications de la méthode de calcul sont généralement effectuées au niveau de l’autorité de gestion (selon les méthodes utilisées) ou de l’organisme intermédiaire, alors que la vérification de la bonne application de la méthode établie se fait au niveau du bénéficiaire.

5.3.2.1. Vérification de la bonne application des taux forfaitaires

La vérification de la bonne application du système de financement à taux forfaitaire implique de vérifier les catégories de coûts de l’opération auxquelles le taux forfaitaire est appliqué, c’est-à-dire les «coûts de base», ou leur calcul lorsque d’autres options simplifiées en matière de coûts sont utilisées pour les établir. Le cas échéant, cette étape comporte également la vérification d’autres catégories de coûts admissibles non prises en compte dans le système de financement à taux forfaitaire (c’est-à-dire les coûts admissibles auxquels le taux forfaitaire n’est pas appliqué). Toutefois, il n’y a pas de contrôle des coûts réels supportés par le bénéficiaire ou des pièces justificatives (financières) y afférentes pour les montants remboursés sur la base d’un taux forfaitaire.

Les systèmes nationaux doivent fournir une définition claire et sans équivoque des catégories de coûts ou une liste préétablie de toutes les catégories de coûts admissibles sur lesquelles le taux forfaitaire est basé (et, le cas échéant, les autres catégories de coûts admissibles).

Lors de la vérification de la bonne application des taux forfaitaires, les auditeurs ont pour mission:

—

d’examiner les règles du programme relatives à cette option et les conventions passées avec le bénéficiaire afin de vérifier:

—	que le taux forfaitaire tient compte des catégories de coûts appropriées, c’est-à-dire qu’il concerne la bonne catégorie et utilise la ou les bonnes catégories de coûts admissibles sur lesquelles le taux forfaitaire est basé,

—	que le pourcentage du taux forfaitaire a été correctement appliqué;

—

de contrôler les «coûts de base», par exemple les dépenses déclarées sur la base de coûts réels, auxquels le taux forfaitaire est appliqué afin de vérifier:

—	qu’aucune dépense non admissible ne figure dans les «coûts de base»,

—

qu’aucun élément de coût ne fait l’objet d’une double déclaration, c’est-à-dire que le «coût de base» ou tout autre coût réel n’inclut aucun élément de coût relevant normalement du taux forfaitaire. Par exemple, les coûts administratifs couverts par un taux forfaitaire pour les coûts indirects ne peuvent pas être inclus dans une autre catégorie de coûts, comme les coûts réels directs liés au recours à des compétences externes s’ils contiennent également des coûts administratifs indirects, afin d’éviter le risque de double financement,

—

que le montant calculé par application du taux forfaitaire est ajusté proportionnellement si la valeur du ou des coûts de base auxquels le taux forfaitaire est appliqué a été modifiée. Toute réduction du montant admissible des «coûts de base» accepté à la suite d’une vérification des catégories de coûts admissibles auxquelles le taux forfaitaire est appliqué (c’est-à-dire par rapport au budget estimé ou à la suite d’une correction financière) affectera de manière proportionnelle le montant accepté pour les catégories de coûts calculées par application d’un taux forfaitaire aux «coûts de base».

5.3.2.2. Vérification de la bonne application des barèmes standard de coûts unitaires

La vérification de la bonne application des barèmes standard de coûts unitaires comprend une évaluation visant à déterminer si les conditions de remboursement des coûts fixées en ce qui concerne le processus, les réalisations et/ou les résultats sont remplies.

La mission de l’auditeur consiste à vérifier:

—	que les unités produites par le projet en ce qui concerne les moyens, réalisations ou résultats quantifiés couverts par le coût unitaire sont documentées et donc vérifiables et qu’elles sont réelles, et

—	que le montant déclaré est égal au coût unitaire fixé multiplié par les unités effectivement produites par le projet.

—	Si d’autres conditions sont fixées dans le document énonçant les conditions du soutien, les auditeurs vérifient également le respect de celles-ci.

Les auditeurs et contrôleurs ne doivent pas accepter des coûts unitaires payés et déclarés par anticipation à la Commission sans mise en œuvre préalable de la partie correspondante du projet. Le bénéficiaire est uniquement tenu de déclarer et de prouver le nombre d’unités produites, et non le coût réel sous-jacent.

5.3.2.3. Vérification de la bonne application des montants forfaitaires

Dans le cas de montants forfaitaires, la réalisation de l’opération est essentielle pour déclencher le paiement. Il est donc indispensable d’obtenir l’assurance que les réalisations/résultats déclarés sont réels. Le contrôle consiste donc à vérifier si les étapes convenues (valeurs intermédiaires, le cas échéant) du projet ont été pleinement achevées et si les réalisations/résultats ont été accomplies/atteints conformément aux conditions fixées par les autorités responsables du programme (les réalisations/résultats doivent être documentés). Les coûts réels supportés par le bénéficiaire en rapport avec les réalisations accomplies/résultats atteints ne seront pas vérifiés.

5.3.2.4. Vérification en cas de combinaison d’options au sein d’une même opération

En cas de combinaison d’options simplifiées en matière de coûts, outre les contrôles requis pour les différents types de coûts simplifiés décrits ci-dessus, l’audit et le contrôle doivent confirmer que tous les coûts de l’opération ne sont déclarés qu’une seule fois. Il s’agit notamment de vérifier que les méthodes appliquées garantissent qu’aucune dépense d’une opération ne peut être imputée à plusieurs types d’options simplifiées en matière de coûts et, le cas échéant, de coûts directs (double déclaration des coûts, par exemple en tant que coûts directs et coûts indirects).

5.3.3. Erreurs ou irrégularités potentielles liées à l’utilisation des options simplifiées en matière de coûts

Les éléments suivants peuvent être considérés comme des erreurs ou des irrégularités s’ils sont constatés:

—	la méthode utilisée pour calculer les options simplifiées en matière de coûts ne respecte pas les conditions fixées dans la réglementation,

—	les résultats de la méthode de calcul n’ont pas été respectés lors de l’établissement et de l’application des taux,

—	un bénéficiaire n’a pas respecté les taux établis ou a déclaré des coûts non admissibles, qui ne figurent pas dans les catégories de coûts admissibles établies par l’autorité de gestion,

—	un même élément de coût est déclaré deux fois: en tant que «coût de base» (calculé sur la base du principe des coûts réels, du montant forfaitaire ou du coût unitaire) et en tant que coût admissible «calculé» (inclus dans le taux forfaitaire),

—	les «coûts de base» sont diminués sans réduction proportionnelle des coûts admissibles «calculés» (inclus dans le taux forfaitaire),

—	il manque des justificatifs pour les réalisations, ou des réalisations ne sont que partiellement justifiées mais intégralement payées.

Si une irrégularité dans les catégories de coûts admissibles auxquelles un taux forfaitaire est appliqué est détectée lors d’un audit ou d’une vérification de gestion, les coûts admissibles calculés devront également être réduits.

Exemple (FEDER): Une municipalité reçoit une subvention pour la construction d’une route; le montant maximal des coûts admissibles s’élève à 1 000 000 EUR.

La demande de paiement pour le projet est la suivante:

Projet no 1: travaux (procédure de passation de marchés)	700 000 EUR
Projet no 2: autres coûts:	300 000 EUR
Frais de personnel directs (type 1)	50 000 EUR
Autres coûts directs (type 3)	242 500 EUR
Coûts indirects (type 2)	Frais de personnel directs × 15 % = 7 500 EUR
Total des coûts déclarés	1 000 000 EUR

Les dépenses déclarées par le bénéficiaire sont vérifiées par l’autorité de gestion. Des dépenses non admissibles sont constatées dans les frais de personnel directs déclarés.

La demande de paiement acceptée est la suivante:

Projet no 1: travaux (procédure de passation de marchés)	700 000 EUR
Projet no 2: autres coûts:	300 000 288 500 EUR
Frais de personnel directs (type 1)	50 000 40 000 EUR
Autres coûts directs (type 3)	242 500 EUR
Coûts indirects (type 2)	Frais de personnel directs × 15 % = 7 500 6 000 EUR
Total des coûts admissibles après déduction au pro rata:	1 000 000 988 500 EUR

Exemple (FSE): Un coût unitaire de 5 000 EUR est versé pour chaque participant ayant achevé la formation.

La formation commence en janvier et se termine en juin; 20 personnes devraient y participer. Le montant des dépenses admissibles prévues est de 20 × 5 000 EUR = 100 000 EUR. Chaque mois, le prestataire de la formation enverra une facture correspondant à 10 % de la subvention: 10 000 EUR à la fin janvier, 10 000 EUR à la fin février, etc.

Néanmoins, étant donné qu’aucun participant n’aura achevé la formation avant fin juin, tous ces versements sont considérés comme des avances et ne peuvent être déclarés à la Commission. Un montant ne pourra être certifié à la Commission qu’après qu’il aura été démontré qu’un certain nombre de personnes ont achevé la formation: par exemple, si 15 personnes achèvent la formation, un montant de 15 × 5 000 EUR = 75 000 EUR pourra être certifié à la Commission.

(1) Règlement (UE, Euratom) 2018/1046 du Parlement européen et du Conseil du 18 juillet 2018 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union.

(2) Règlement (UE) no 1303/2013 du Parlement européen et du Conseil du 17 décembre 2013 portant dispositions communes relatives au Fonds européen de développement régional, au Fonds social européen, au Fonds de cohésion, au Fonds européen agricole pour le développement rural et au Fonds européen pour les affaires maritimes et la pêche, portant dispositions générales applicables au Fonds européen de développement régional, au Fonds social européen, au Fonds de cohésion et au Fonds européen pour les affaires maritimes et la pêche, et abrogeant le règlement (CE) no 1083/2006 du Conseil.

(3) Règlement (UE) no 1304/2013 du Parlement européen et du Conseil du 17 décembre 2013 relatif au Fonds social européen et abrogeant le règlement (CE) no 1081/2006 du Conseil.

(4) 2e réunion du groupe de haut niveau d’experts indépendants chargé du suivi de la simplification pour les bénéficiaires des Fonds ESI.

(5) Ces deux instruments font l’objet d’un guide spécial.

(6) Le Fonds social européen (FSE), le Fonds européen de développement régional (FEDER), le Fonds européen agricole pour le développement rural (Feader), le Fonds européen pour les affaires maritimes et la pêche (FEAMP) et le Fonds de cohésion (FC).

(7) Disponible à l’adresse suivante: https://www.eca.europa.eu/fr/Pages/DocItem.aspx?did=46515

(8) Rapport annuel sur l’exécution du budget, (2017)C 332/01, Cour des comptes européenne.

(9) Disponible à l’adresse suivante: https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/SR18_11/SR_SCO_FR.pdf

(10) Il convient de noter que le RPDC prévoit également des options simplifiées en matière de coûts que l’autorité de gestion peut utiliser sans procéder à aucun calcul. Par conséquent, dans ces cas, elles peuvent être utilisées même s’il n’existe pas de données fiables disponibles pour un certain type d’opérations.

(11) Ainsi que l’article 14, paragraphe 4, du RFSE avant l’entrée en vigueur du règlement Omnibus.

(12) Pour le FSE, il s’agit d’un changement important par rapport à la règle énoncée à l’article 14, paragraphe 4, du RFSE, avant l’entrée en vigueur du règlement Omnibus.

(13) Ce taux forfaitaire, qui s’applique désormais à tous les Fonds ESI, est issu de l’ancien article 14, paragraphe 2, du RFSE, qui ne s’appliquait qu’au FSE et a été supprimé par le règlement Omnibus. Contrairement à ce que prévoyait l’article 14, paragraphe 2, du RFSE, conformément à l’article 68 ter, paragraphe 1, du RPDC, qui est désormais applicable à tous les Fonds ESI, pour les opérations bénéficiant d’un soutien du FSE, du FEDER ou du Feader, les indemnités et salaires versés aux participants sont considérés comme des coûts admissibles supplémentaires qui s’ajoutent aux coûts calculés sur la base du taux forfaitaire. Ils ne sont pas inclus dans les «coûts éligibles restants», qui sont calculés sur la base d’un taux forfaitaire de 40 % des frais de personnel directs admissibles visés à l’article 68 ter (voir section 3.1.2.3. relative à l’article 68 ter).

(14) Voir la section 2.2.3., qui fournit des orientations supplémentaires sur l’application dans le temps des modifications introduites par le règlement Omnibus.

(15) L’article 2, point 13, du RPDC définit l’«aide d’État» comme «toute aide relevant de l’article 107, paragraphe 1, du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne; aux fins du présent règlement, elle est réputée inclure également l’aide de minimis au sens du règlement (CE) no 1998/2006 de la Commission, du règlement (CE) no 1535/2007 de la Commission et du règlement (CE) no 875/2007 de la Commission». Toute référence à une aide d’État dans le RFSE doit être comprise comme se rapportant à la définition donnée de ce terme dans le RPDC.

(16) Dans la version modifiée par le règlement (UE) 2015/779 du Parlement européen et du Conseil.

(17) Pour une explication concernant les différents types de coûts du financement à taux forfaitaire, voir la section 3.1.1.

(18) Les frais de contentieux ne sont pas admissibles dans le cadre des programmes de la CTE en vertu de l’article 2, paragraphe 2, du règlement délégué (UE) no 481/2014 de la Commission.

(19) Voir la déclaration commune du Conseil et de la Commission concernant l’article 67 du RPDC (dans le document 8207/12, ADD 7 REV 1, du Coreper/Conseil).

(20) Règlement (UE) no 651/2014 de la Commission du 17 juin 2014 déclarant certaines catégories d’aides compatibles avec le marché intérieur en application des articles 107 et 108 du traité (JO L 187 du 26.6.2014, p. 1).

(21) Communication de la Commission relative à la notion d’«aide d’État» visée à l’article 107, paragraphe 1, du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne (JO C 262 du 19.7.2016, p. 1).

(22) Règlement (UE) no 1407/2013 de la Commission du 18 décembre 2013 relatif à l’application des articles 107 et 108 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne aux aides de minimis; règlement (UE) no 1408/2013 de la Commission du 18 décembre 2013 relatif à l’application des articles 107 et 108 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne aux aides de minimis dans le secteur de l’agriculture; et règlement (UE) no 717/2014 de la Commission du 27 juin 2014 concernant l’application des articles 107 et 108 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne aux aides de minimis dans le secteur de la pêche et de l’aquaculture.

(23) Article 65, paragraphe 8, du RPDC.

(24) L’article 98, paragraphe 2, du RPDC a été modifié par le règlement Omnibus afin de préciser que toutes les règles applicables à l’autre Fonds s’appliquent au FSE ou au FEDER en cas de recours au financement complémentaire.

(25) Cette remarque était particulièrement pertinente avant l’entrée en vigueur du règlement Omnibus, étant donné que l’article 14, paragraphes 2 et 3, du RFSE prévoyait des dispositions spécifiques sur les options simplifiées en matière de coûts qui ne s’appliquaient qu’au FSE (et qui pouvaient également s’appliquer à une partie d’une opération soutenue par le FEDER conformément à l’article 98, paragraphe 2, du RPDC, c’est-à-dire lorsque le FEDER soutenait des activités de type FSE). Avec le règlement Omnibus, ces dispositions ont été transposées dans le RPDC et sont désormais également applicables au FEDER.

(26) Une opération, conformément à l’article 2, paragraphe 9, du RPDC, désigne un projet, un contrat, une action ou un groupe de projets sélectionné par l’autorité de gestion.

(27) Cette définition ne s’applique pas à la CTE. Les frais de personnel applicables dans le cadre de la CTE sont définis dans le règlement délégué (UE) no 481/2014 de la Commission.

(28) Règlement délégué (UE) no 480/2014 de la Commission du 3 mars 2014 complétant le règlement (UE) no 1303/2013 (JO L 138 du 13.5.2014, p. 5).

(29) Les contributions en nature, sous la forme d’indemnités ou de salaires versés par un tiers (au profit des participants à une opération), sont éligibles à une contribution du FSE à condition que les conditions énoncées dans cette disposition soient remplies, c’est-à-dire que ces contributions soient encourues conformément aux règles nationales, y compris les règles comptables, et que leur valeur n’excède pas le coût supporté par le tiers.

(30) Article 282, paragraphes 1 et 2, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046.

(31) Les frais de personnel peuvent également être établis selon une méthode différente définie dans le RPDC; par exemple, des coûts unitaires dont le dénominateur est différent de 1 720 heures pourraient être établis sur la base de l’article 67, paragraphe 1, point b), et de l’article 67, paragraphe 5, du RPDC.

(32) Sur la base de l’article 18, paragraphe 1, du règlement (UE) no 1299/2013 relatif à la coopération territoriale européenne, l’article 3 du règlement délégué (UE) no 481/2014 de la Commission établit des règles spécifiques en ce qui concerne l’admissibilité des dépenses de frais de personnel afin de délimiter le contenu de la moyenne des salaires bruts du personnel employé par le bénéficiaire.

(33) Le comité de suivi dans le cas de la CTE.

(34) Règlement délégué (UE) 2019/1867 de la Commission du 28 août 2019 complétant le règlement (UE) no 1303/2013 du Parlement européen et du Conseil en ce qui concerne l’établissement d’un financement à taux forfaitaire (https://eur-lex.europa.eu/eli/reg_del/2019/1867/oj?locale=fr).

(35) Pour le Feader, la méthode doit être appliquée tout au long de l’exercice financier concerné.

(36) Cette option était possible pour les opérations bénéficiant d’un soutien public ne dépassant pas 100 000 EUR.

(37) Article 67, paragraphe 6, du RPDC.

(38) Pour les aides qui ne sont pas octroyées au moyen d’un appel à propositions, cet ajustement doit être indiqué dans le document général précisant la méthode de soutien.

(39) Article 67, paragraphe 5, point a), du RPDC.

(40) Quel que soit le moment où elle a été déterminée conformément à l’article 67, paragraphe 5, point a), du RPDC, tant que la méthode est utilisée, elle doit être vérifiable.

(41) Les méthodes dont il est question dans la présente section sont celles mentionnées à l’article 67, paragraphe 5, point a) ii) et iii), du RPDC. Le projet de budget visé à l’article 14, paragraphe 3, du RFSE (avant sa modification par le règlement Omnibus) et à l’article 67, paragraphe 5, point a bis), du RPDC ne relève pas de ces exigences.

(42) Ce projet de budget est uniquement présenté à titre d’exemple. Il ne peut être considéré comme un projet de budget suffisamment détaillé.

(43) Règlement délégué (UE) no 480/2014 de la Commission du 3 mars 2014 complétant le règlement (UE) no 1303/2013 (JO L 138 du 13.5.2014, p. 5).

(44) Article 29, paragraphe 1, du règlement (UE) no 1290/2013 définissant les règles de participation au programme-cadre pour la recherche et l’innovation «Horizon 2020» (2014-2020) et les règles de diffusion des résultats.

(45) L’article 124 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 a été remplacé par l’article 181 du règlement Omnibus:

«6. L’ordonnateur compétent peut autoriser ou imposer, sous la forme de taux forfaitaires, le financement des coûts indirects du bénéficiaire, à hauteur de 7 % maximum du total des coûts directs éligibles de l’action. Un taux forfaitaire plus élevé peut être autorisé par une décision motivée de la Commission. […]»

(46) Article 67, paragraphe 5, point c), du RPDC.

(47) https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/SR18_11/SR_SCO_FR.pdf (annexe II – 1. Assurance relative aux options de coûts simplifiés et 2. Performance des options de coûts simplifiés).

ANNEXE I

Exemples d’options simplifiées en matière de coûts

La présente annexe contient un exemple de subvention accordée à un bénéficiaire qui souhaite organiser un séminaire pour 50 participants afin de leur présenter de nouveaux outils de mise en œuvre. Le personnel consacre du temps à la planification et à l’organisation de l’événement, une salle est louée, des intervenants viennent de l’étranger et un compte rendu de l’événement devra être publié. Il y a également des coûts indirects liés au personnel (frais de comptabilité, directeur, etc.), à la consommation d’électricité, aux factures téléphoniques, à l’assistance informatique, etc.

Le projet de budget en «coûts réels» s’établit comme suit (le même budget sera utilisé pour toutes les possibilités et options envisagées afin que les différences soient plus visibles):

Total des coûts directs	135 000	Total des coûts indirects	15 000
Frais de personnel directs	90 000	Frais de personnel indirects	12 000
Frais de location d’une salle	12 000	Électricité, téléphone, etc.	3 000
Frais de voyage	15 000
Repas	3 000
Information/Publicité	15 000

Les diverses manières d’utiliser ce projet de budget, en fonction de l’option simplifiée en matière de coûts choisie, sont décrites ci-après.

Possibilité no 1: Barèmes standard de coûts unitaires [article 67, paragraphe 1, point b), du RPDC]

Principe: la totalité ou une partie des dépenses admissibles est calculée sur la base de moyens, de réalisations ou de résultats quantifiés, multipliés par un coût unitaire défini à l’avance.

Pour le séminaire, le coût unitaire par participant pourrait être fixé à 3 000 EUR (sur la base d’une des méthodes de calcul prévues à l’article 67, paragraphe 5, du RPDC).

Le projet de budget s’établirait alors comme suit:

Nombre maximal de participants au séminaire = 50

Coût unitaire/participant au séminaire = 3 000 EUR

Total des coûts admissibles = 50 × 3 000 EUR = 150 000 EUR

Si 48 personnes assistent au séminaire, le coût admissible est le suivant: 48 × 3 000 EUR = 144 000 EUR

Piste d’audit:

—	la méthode utilisée pour déterminer la valeur du barème standard de coûts unitaires doit être documentée et conservée,

—	le document énonçant les conditions du soutien doit être précis en ce qui concerne le barème standard de coûts unitaires et les facteurs déclenchant le paiement,

—	la participation au séminaire doit être prouvée (fiches de présence).

Remarque:

Dans l’exemple donné, il n’y a pas besoin de vérifier que les participants remplissent certaines conditions. Si les participants ciblés devaient correspondre à un profil particulier, le respect de ces conditions devrait être vérifié.

Possibilité no 2: Montants forfaitaires [article 67, paragraphe 1, point c), du RPDC]

Principe: la totalité ou une partie des dépenses admissibles d’une opération est remboursée sur la base d’un montant unique fixé à l’avance, conformément aux termes prédéfinis de la convention concernant les activités et/ou les réalisations (correspondant à 1 unité). La subvention est versée si les termes prédéfinis de la convention concernant les activités et/ou les réalisations sont respectés.

Un montant forfaitaire de 150 000 EUR pourrait être fixé pour l’organisation d’un séminaire (indépendamment du nombre de participants) pour la présentation de nouveaux outils de mise en œuvre; il serait calculé sur la base des méthodes de calcul prévues à l’article 67, paragraphe 5, du RPDC.

Le projet de budget s’établirait alors comme suit:

Objectif du montant forfaitaire = organisation d’un séminaire pour la présentation de nouveaux outils de mise en œuvre

Total des coûts admissibles = 150 000 EUR

Si le séminaire est organisé et si de nouveaux outils de mise en œuvre y sont présentés, le montant forfaitaire de 150 000 EUR est admissible. Si le séminaire n’est pas organisé ou si de nouveaux outils de mise en œuvre n’y sont pas présentés, aucun versement n’est effectué.

Piste d’audit:

—	la méthode utilisée pour déterminer la valeur du montant forfaitaire doit être documentée et conservée,

—	le document énonçant les conditions du soutien doit être précis en ce qui concerne les montants forfaitaires et les facteurs déclenchant le paiement,

—	la tenue du séminaire et son contenu doivent être prouvés (articles de journaux, invitation et programme, photos, etc.).

Possibilité no 3: Financement à taux forfaitaire [article 67, paragraphe 1, point d), du RPDC]

NB:	Les montants résultant des calculs ont été arrondis.

Principe général: des catégories spécifiques de coûts admissibles clairement préétablies sont calculées par application d’un pourcentage fixé ex ante à une ou plusieurs autres catégories de coûts admissibles.

Lors de la comparaison des systèmes de financement à taux forfaitaire, il faut toujours tenir compte de tous les éléments de la méthode qui figurent ci-après et pas uniquement des taux forfaitaires:

—	les catégories de coûts admissibles auxquelles le taux forfaitaire sera appliqué (la «base»),

—	le taux forfaitaire,

—	les catégories de coûts admissibles calculées au moyen du taux forfaitaire,

—	le cas échéant, les catégories de coûts admissibles auxquelles le taux forfaitaire n’est pas appliqué et qui ne sont pas calculées au moyen du taux forfaitaire.

Possibilité no 1: Règle générale du «financement à taux forfaitaire»

L’État membre utilise l’une des méthodes prévues à l’article 67, paragraphe 5, du RPDC (1) pour définir un taux forfaitaire de 47 %, qui sera appliqué à tous les frais de personnel (directs et indirects) pour calculer les autres coûts (2) de l’opération:

Catégories de coûts admissibles auxquelles le taux sera appliqué pour calculer les montants d’autres coûts admissibles (type 1)	Frais de personnel = 90 000 + 12 000 = 102 000 EUR
Taux forfaitaire	47 %
Autres catégories de coûts admissibles qui seront calculées au moyen du taux forfaitaire (type 2)	Autres coûts = 47 % des frais de personnel = 47 % × 102 000 = 47 940 EUR
Autres catégories de coûts admissibles auxquelles le taux n’est pas appliqué et qui ne sont pas calculées au moyen du taux forfaitaire (type 3)	Sans objet

=> Total des coûts admissibles = 102 000 + 47 940 = 149 940 EUR

Le projet de budget s’établit comme suit:

Frais de personnel (type 1):	102 000	Autres coûts (type 2) = 47 % des frais de personnel	47 940
Frais de personnel directs	90 000	(calculés)
Frais de personnel indirects	12 000	Total des coûts admissibles	149 940
(globalement basés sur les coûts réels)

Piste d’audit:

Catégories de coûts admissibles auxquelles le taux sera appliqué pour calculer les montants d’autres coûts admissibles

Coûts directs:

—	définition claire des frais de personnel,

—	preuve de ces coûts (fiches de paie, relevé des heures de travail le cas échéant, etc.).

Taux forfaitaire

Référence à la méthode choisie pour le taux forfaitaire, et:

—	pour a), conservation par l’autorité de gestion du document attestant de la méthode de calcul,

—	pour b), bonne application de la méthode (qui est encore en vigueur au moment de la sélection de l’opération) et preuve qu’il s’agit du même type de bénéficiaire et d’opération,

—	pour c), preuve que la méthode est appliquée à des régimes de subventions financés entièrement par l’État membre et encore en vigueur au moment de la sélection de l’opération, et preuve qu’il s’agit du même type de bénéficiaire et d’opération,

—	pour d), référence à la méthode utilisée.

Autres catégories de coûts admissibles qui seront calculées au moyen du taux forfaitaire

Aucune justification n’est nécessaire.

Possibilité no 2: Financement à taux forfaitaire pour les coûts indirects [article 68, premier alinéa, point a), du RPDC]

Conformément à l’article 68, premier alinéa, point a), du RPDC, l’État membre élabore un système à taux forfaitaire dans lequel un taux forfaitaire de 11,1 % – calculé conformément à l’une des méthodes prévues à l’article 67, paragraphe 5, point a) ou c), du RPDC – est appliqué aux coûts directs admissibles. Ce taux est calculé sur la base d’une méthode de calcul juste, équitable et vérifiable ou d’une méthode appliquée au titre des régimes de subventions financés entièrement par l’État membre pour le même type d’opération et de bénéficiaire:

Catégories de coûts admissibles auxquelles le taux sera appliqué pour calculer les montants des coûts indirects admissibles (type 1)	Coûts directs admissibles = 135 000 EUR
Taux forfaitaire	11,1 % (ne peut pas être supérieur à 25 % et doit être justifié)
Catégories de coûts admissibles qui seront calculées au moyen du taux forfaitaire (type 2)	Coûts indirects (calculés) = 11,1 % des coûts directs admissibles = 11,1 % × 135 000 = 14 500 EUR
Catégories de coûts admissibles auxquelles le taux n’est pas appliqué et qui ne sont pas calculées au moyen du taux forfaitaire (type 3)	Sans objet car il n’y a pas d’autres coûts admissibles.

=> Total des coûts admissibles = 135 000 + 14 500 = 149 500 EUR

Le projet de budget s’établit comme suit:

Coûts directs (type 1)	135 000	Coûts indirects (type 2) = 11,1 % des coûts directs	14 500
Frais de personnel directs	90 000	(calculés)
Frais de location d’une salle	12 000
Frais de voyage	15 000	Total des coûts admissibles	149 500
Repas	3 000
Information/Publicité	15 000
(globalement basés sur les coûts réels)

Piste d’audit:

Catégories de coûts admissibles auxquelles le taux forfaitaire sera appliqué pour calculer les montants admissibles

Coûts directs:

—	définition claire des frais de personnel,

—	preuve de ces coûts (fiches de paie, relevé des heures de travail le cas échéant, preuve de la publicité et facture, etc.).

Taux forfaitaire

Référence à la méthode choisie pour le taux forfaitaire, et:

—	pour a), conservation par l’autorité de gestion du document attestant de la méthode de calcul,

—	pour b), bonne application de la méthode et preuve qu’il s’agit du même type de bénéficiaire et d’opération,

—	pour c), preuve que la méthode est appliquée à des régimes de subventions financés entièrement par l’État membre et preuve qu’il s’agit du même type de bénéficiaire et d’opération.

Catégories de coûts admissibles qui seront calculées au moyen du taux forfaitaire

Aucune justification n’est nécessaire.

Possibilité no 3: Financement à taux forfaitaire pour les coûts indirects [article 68, premier alinéa, point b), du RPDC]

L’État membre peut décider d’opter pour le système à taux forfaitaire prévu à l’article 68, premier alinéa, point b), du RPDC: un taux forfaitaire maximal de 15 % pour calculer les coûts indirects est applicable uniquement aux frais de personnel directs admissibles. Il n’est pas nécessaire de justifier le taux étant donné qu’il est indiqué dans le règlement.

Catégories de coûts admissibles auxquelles le taux forfaitaire sera appliqué pour calculer les montants admissibles (type 1)	Frais de personnel directs = 90 000 EUR
Taux forfaitaire	15 % (aucune justification n’est nécessaire)
Catégories de coûts admissibles qui seront calculées au moyen du taux forfaitaire (type 2)	Coûts indirects (calculés) = 15 % des coûts directs = 15 % × 90 000 = 13 500 EUR
Catégories de coûts admissibles auxquelles le taux n’est pas appliqué et qui ne sont pas calculées au moyen du taux forfaitaire (type 3)	Autres coûts directs (frais de location d’une salle, de voyage, repas, information, publicité) = 45 000 EUR

Total des coûts admissibles = frais de personnel directs + coûts indirects calculés + autres coûts directs = 90 000 + 13 500 + 45 000 = 148 500 EUR

Le projet de budget s’établit comme suit:

Frais de personnel directs (type 1)	90 000	=>	Coûts indirects (type 2) = 15 % des frais de personnel directs	13 500
			(calculés)
Autres coûts directs (type 3):
Frais de location d’une salle	12 000
Frais de voyage	15 000		Total des coûts admissibles	148 500
Repas	3 000
Information/Publicité	15 000
(globalement basés sur les coûts réels)

Piste d’audit:

Catégories de coûts admissibles auxquelles le taux sera appliqué pour calculer les montants admissibles

Frais de personnel directs:

—	définition claire des frais de personnel,

—	preuve des coûts salariaux (fiches de paie, relevé des heures de travail le cas échéant, conventions collectives justifiant les prestations en nature le cas échéant, facture détaillée du prestataire externe).

Taux forfaitaire

Le document énonçant les conditions du soutien doit comporter une référence à l’article 68, premier alinéa, point b), du RPDC.

Catégories de coûts admissibles qui seront calculées au moyen du taux forfaitaire

Aucune justification n’est nécessaire.

Catégories de coûts admissibles auxquelles le taux n’est pas appliqué et qui ne sont pas calculées au moyen du taux forfaitaire

Les autres coûts directs, tels que les frais de location d’une salle, les frais de voyage, les repas, l’information et la publicité, devraient être justifiés au moyen des factures et preuves de prestation appropriées le cas échéant.

Possibilité no 4: Financement à taux forfaitaire [article 68 ter, paragraphe 1, du RPDC]

L’État membre peut opter pour le système à taux forfaitaire prévu à l’article 68 ter, paragraphe 1, du RPDC: un taux forfaitaire maximal de 40 % est appliqué uniquement aux frais de personnel directs pour calculer tous les autres coûts de l’opération (3). Il n’est pas nécessaire de justifier le taux étant donné qu’il est indiqué dans le règlement (4).

Catégories de coûts admissibles auxquelles le taux sera appliqué pour calculer les montants admissibles (type 1)	Frais de personnel directs admissibles = 90 000 EUR
Taux forfaitaire	40 % (aucune justification n’est nécessaire)
Catégories de coûts admissibles qui seront calculées au moyen du taux forfaitaire (type 2)	Tous les autres coûts = 40 % des frais de personnel directs admissibles = 40 % × 90 000 = 36 000 EUR
Catégories de coûts admissibles auxquelles le taux n’est pas appliqué et qui ne sont pas calculées au moyen du taux forfaitaire (type 3)	Depuis l’entrée en vigueur du règlement Omnibus, les salaires et les indemnités versés aux participants peuvent être déclarés en plus du taux forfaitaire de 40 % et des frais de personnel directs (article 68 ter, paragraphe 2, du RPDC).

Total des coûts admissibles = frais de personnel directs + tous les autres coûts calculés = 90 000 + 36 000 = 126 000 EUR

Le projet de budget s’établit comme suit:

Frais de personnel directs (type 1)	90 000	=>	Tous les autres coûts (type 2) = 40 % des frais de personnel directs	36 000
(globalement basés sur les coûts réels)
			(calculés)
			Total des coûts admissibles	126 000

Piste d’audit:

Catégories de coûts admissibles auxquelles le taux sera appliqué pour calculer les montants admissibles

Frais de personnel directs:

—	définition claire des frais de personnel,

—	preuve des coûts salariaux (fiches de paie, relevé des heures de travail le cas échéant, conventions collectives justifiant les prestations en nature le cas échéant, facture détaillée du prestataire externe).

Taux forfaitaire

Le document énonçant les conditions du soutien doit comporter une référence à l’article 68 ter du RPDC.

Catégories de coûts admissibles qui seront calculées au moyen du taux forfaitaire (type 2)

Aucune justification n’est nécessaire.

Il est toutefois recommandé de préciser le type de catégories de coûts couvertes par ce taux forfaitaire afin de démontrer, le cas échéant, le respect des règles en matière d’aides d’État.

Catégories de coûts admissibles auxquelles le taux n’est pas appliqué et qui ne sont pas calculées au moyen du taux forfaitaire (type 3)

Preuve des salaires et indemnités versées aux participants.

(1) Aux points a), b), c) ou d).

(2) Remarque: si les catégories de coûts admissibles calculées au moyen du taux forfaitaire sont des coûts indirects, le taux forfaitaire doit être plafonné à 25 %, conformément à l’article 68, premier alinéa, point a), du RPDC.

(3) À l’exception des salaires et indemnités versés aux participants (article 68 ter, paragraphe 2, du RPDC).

(4) Une justification serait nécessaire si le taux était supérieur à 40 %. Toutefois, un taux supérieur à 40 % ne pourrait être utilisé que dans un cadre autre que celui de l’article 14, paragraphe 2, du RFSE.

ANNEXE II

Exemple de la compatibilité des options simplifiées en matière de coûts avec les règles en matière d’aides d’État

Une société se voit accorder une subvention au titre d’un régime d’aides d’État pour mettre en œuvre un projet de formation à l’intention de son personnel. Le soutien public s’élève à 387 000 EUR. Cette aide est inférieure au seuil de 2 000 000 EUR prévu à l’article 4, paragraphe 1, point n), du règlement (UE) no 651/2014 (1) et le RGEC s’applique donc.

Le bénéficiaire et l’autorité de gestion conviennent d’utiliser les barèmes standard de coûts unitaires pour déterminer le coût de la formation par participant.

L’article 31 du RGEC dispose ce qui suit en ce qui concerne les aides à la formation:

«Les aides à la formation sont compatibles avec le marché intérieur au sens de l’article 107, paragraphe 3, du traité et sont exemptées de l’obligation de notification prévue à l’article 108, paragraphe 3, du traité, pour autant que les conditions prévues par le présent article et au chapitre I soient remplies.

2.	Les aides ne sont pas autorisées si elles concernent des actions de formation que les entreprises réalisent en vue de se conformer aux normes nationales obligatoires en matière de formation.

Les coûts admissibles sont les suivants:

a)	les frais de personnel des formateurs, pour les heures durant lesquelles ils participent à la formation;

les coûts de fonctionnement des formateurs et des participants directement liés au projet de formation tels que les frais de déplacement et d’hébergement, les dépenses de matériaux et de fournitures directement liés au projet, l’amortissement des instruments et des équipements, au prorata de leur utilisation exclusive pour le projet de formation en cause;

c)	les coûts des services de conseil liés au projet de formation;

d)	les coûts de personnel des participants à la formation et les coûts généraux indirects (coûts administratifs, location, frais généraux), pour les heures durant lesquelles les participants assistent à la formation.

L’intensité de l’aide n’excède pas 50 % des coûts admissibles. Elle peut toutefois être majorée comme suit, jusqu’à un niveau maximal équivalant à 70 % des coûts admissibles:

a)	de 10 points de pourcentage si la formation est dispensée à des travailleurs défavorisés ou à des travailleurs handicapés;

b)	de 10 points de pourcentage si l’aide est octroyée à des moyennes entreprises et de 20 points de pourcentage si elle est octroyée à des petites entreprises.

L’intensité des aides octroyées dans le secteur du transport maritime peut être portée à 100 % des coûts admissibles, pour autant que les conditions suivantes soient remplies:

a)	les bénéficiaires de la formation ne sont pas des membres actifs de l’équipage mais sont surnuméraires à bord; et

b)	la formation est dispensée à bord de navires immatriculés dans l’Union.»

L’autorité de gestion décide d’établir des barèmes standard de coûts unitaires pour déterminer les dépenses admissibles des projets. Elle utilise des données statistiques [conformément à l’article 67, paragraphe 5, point a) i), du RPDC] sur le même type de formation dans une zone géographique donnée.

Après un traitement adapté des données statistiques, les coûts moyens par poste de dépense qui en résultent pour ce type de formation organisée pour un nombre similaire de participants sont fixés comme suit:

(en EUR)		(en EUR)
Coûts directs		Coûts indirects
Formateur – rémunération	100 000	Coûts administratifs	17 500
Formateur – frais de voyage	10 000	Location	15 000
Participants – rémunération	140 000	Frais généraux	12 500
Participants – hébergement	55 000	Total des coûts indirects	45 000
Participants – frais de voyage	25 000
Biens de consommation non amortissables	5 000
Publicité	2 000
Frais d’organisation	5 000
Total des coûts directs	342 000

Lors du traitement des données, l’autorité de gestion retire tous les coûts non admissibles.

L’article 31 du RGEC (2) révisé inclut la catégorie de coûts suivante en tant que coûts admissibles:

—	frais d’hébergement des participants handicapés et non handicapés.

Le barème standard de coûts unitaires peut donc désormais comprendre les frais d’hébergement des participants. Le calcul s’établit comme suit:

Total des coûts admissibles de la formation

(total des coûts – coûts non admissibles)

387 000 EUR – 0 EUR = 387 000 EUR

Nombre attendu de participants achevant la formation

300

Coûts par participant achevant la formation (barème standard de coûts unitaires)

387 000 EUR / 300 participants = 1 290 EUR/participant

Le financement provisoire du projet de formation s’établit comme suit:

Financement public (national + FSE)	193 500 EUR
Financement privé (autofinancement)	193 500 EUR
Intensité de l’aide d’État	50 %

L’article 31, paragraphe 4, du règlement (UE) no 651/2014 limite l’intensité de l’aide à 50 % des coûts admissibles définis dans le document énonçant les conditions du soutien au projet. Le budget provisoire est conforme à cette exigence.

Après la mise en œuvre du projet, les coûts admissibles seront basés sur le nombre réel de participants ayant achevé la formation. Si 200 participants seulement achèvent la formation, l’aide sera calculée comme suit:

Total des coûts admissibles à déclarer à la Commission	1 290 EUR × 200 = 258 000 EUR
Financement public (national + FSE)	129 000 EUR
Financement privé (autofinancement)	129 000 EUR
Intensité de l’aide d’État	50 %

(1) Tel que modifié par le règlement (UE) 2017/1084 de la Commission du 14 juin 2017. Avant l’entrée en vigueur de ce règlement modifiant le RGEC, les frais d’hébergement étaient exclus en tant que coûts admissibles, «à l’exception des coûts d’aménagement minimaux nécessaires pour les participants qui sont des travailleurs handicapés».

(2) Règlement (UE) no 651/2014.

ANNEXE III

Options simplifiées en matière de coûts et mesures spécifiques du Feader

Sur la base des orientations exposées dans le guide, une liste de mesures susceptibles de relever de la portée des options simplifiées en matière de coûts est présentée ci-après. Cette liste n’est pas exhaustive mais s’inscrit seulement dans une démarche de ciblage des programmes de développement rural. Les paiements prévus dans le règlement auxquels s’applique déjà un barème standard de coûts unitaires (par hectare ou par unité de bétail) ont été exclus.

Mesure relevant du règlement (UE) no 1305/2013 ou du règlement (UE) no 1303/2013		Code	Sous-mesure pour la programmation (le cas échéant)	Options simplifiées en matière de coûts (Oui/Non)	Remarques
Article 14	transfert de connaissances et actions d’information	1	aide aux actions portant sur la formation professionnelle et l’acquisition de compétences	Oui	Non permis si la mesure est mise en œuvre dans le cadre de marchés publics Permis dans le cadre d’un prestataire interne
			aide aux activités de démonstration et aux actions d’information	Oui
			aide aux échanges de courte durée centrés sur la gestion de l’exploitation agricole ou forestière, ainsi qu’aux visites d’exploitations agricoles ou forestières	Oui
Article 15	services de conseil, services d’aide à la gestion agricole et services de remplacement sur l’exploitation	2	aide à l’obtention de services de conseil	Non
			aide à la mise en place de services d’aide à la gestion agricole, de remplacement sur l’exploitation et de conseil agricole ainsi que de services de conseil dans le secteur forestier	Non
			aide à la formation de conseillers	Non
Article 16	systèmes de qualité applicables aux produits agricoles et aux denrées alimentaires	3	aide à la nouvelle participation à des systèmes de qualité	Oui
Article 16		3	aide aux activités d’information et de promotion mises en œuvre par des groupements de producteurs sur le marché intérieur	Oui
Article 17	investissements physiques	4	aide aux investissements dans les exploitations agricoles	Oui
			aide aux investissements dans la transformation, la commercialisation et/ou le développement de produits agricoles	Oui
			aide aux investissements dans les infrastructures liées au développement, à la modernisation ou à l’adaptation du secteur agricole et du secteur forestier	Oui
			aide aux investissements non productifs liés à la réalisation d’objectifs agroenvironnementaux et climatiques	Oui
Article 18	reconstitution du potentiel de production agricole endommagé par des catastrophes naturelles et mise en place de mesures de prévention appropriées	5	aide aux investissements dans des actions préventives visant à réduire les conséquences de catastrophes naturelles, de phénomènes climatiques défavorables et d’événements catastrophiques probables	Oui
Article 18		5	aide aux investissements destinés à la réhabilitation des terres agricoles et à la reconstitution du potentiel de production qui a été endommagé par des catastrophes naturelles, des phénomènes climatiques défavorables et des événements catastrophiques	Oui
Article 19	développement des exploitations agricoles et des entreprises	6	aide au démarrage d’entreprises pour les jeunes agriculteurs	Non
			aide au démarrage d’entreprises pour les activités non agricoles dans les zones rurales	Non
			aide au démarrage pour le développement des petites exploitations	Non
			aide aux investissements dans la création et le développement d’activités non agricoles	Oui
			paiements octroyés aux agriculteurs remplissant les conditions requises pour participer au régime des petits exploitants agricoles qui transfèrent à titre permanent leur exploitation à un autre agriculteur	Non
Article 20	services de base et rénovation des villages dans les zones rurales	7	aide à l’établissement et à la mise à jour des plans de développement des communes et des villages dans les zones rurales et de leurs services de base ainsi que des plans de protection et de gestion liés aux sites Natura 2000 et à d’autres zones de grande valeur naturelle	Oui
			aide aux investissements dans la création, l’amélioration ou le développement de tout type d’infrastructure à petite échelle, notamment les investissements dans les énergies renouvelables et les économies d’énergie	Oui
			aide aux infrastructures à haut débit, y compris leur mise en place, leur amélioration et leur développement, aux infrastructures passives à haut débit et à la fourniture de l’accès au haut débit et de solutions d’administration en ligne	Oui
			aide aux investissements dans la mise en place, l’amélioration ou le développement des services de base au niveau local pour la population rurale, y compris les activités culturelles et récréatives, et des infrastructures qui y sont liées	Oui
			aide aux investissements à l’usage du public dans les infrastructures récréatives, les informations touristiques et les infrastructures touristiques à petite échelle	Oui
			aide aux études et investissements liés à l’entretien, à la restauration et à la réhabilitation du patrimoine culturel et naturel des villages, des paysages ruraux et des sites à haute valeur naturelle, y compris les aspects socio-économiques, ainsi qu’aux actions de sensibilisation environnementale	Oui
			aide aux investissements en faveur de la délocalisation d’activités et de la reconversion des bâtiments ou d’autres installations situées au sein ou à proximité des communautés rurales, en vue d’améliorer la qualité de la vie ou d’augmenter la performance environnementale de la communauté	Oui
			autres	Oui
Article 21	investissements dans le développement des zones forestières et amélioration de la viabilité des forêts	8	aide au boisement et à la création de surfaces boisées, à leur mise en place et leur entretien	Oui	Sauf pour l’entretien
			aide à la mise en place et à l’entretien de systèmes agroforestiers	Oui	Sauf pour l’entretien
			aide à la prévention des dommages causés aux forêts par les incendies de forêt, les catastrophes naturelles et les événements catastrophiques	Oui
			aide à la réparation des dommages causés aux forêts par les incendies de forêt, les catastrophes naturelles et les événements catastrophiques	Oui
			aide aux investissements améliorant la résilience et la valeur environnementale des écosystèmes forestiers	Oui
			aide aux investissements dans les techniques forestières et dans la transformation, la mobilisation et la commercialisation des produits forestiers	Oui
Article 27	mise en place de groupements et d’organisations de producteurs	9	mise en place de groupements et d’organisations de producteurs dans les secteurs agricole et forestier	Non
Article 28	agroenvironnement – climat	10	paiements au titre d’engagements agroenvironnementaux et climatiques	Non
Article 28	agroenvironnement – climat	10	aide à la conservation ainsi qu’à l’utilisation et au développement durables des ressources génétiques en agriculture	Oui
Article 29	agriculture biologique	11	paiement pour la conversion aux pratiques et méthodes de l’agriculture biologique	Non
Article 29	agriculture biologique	11	paiement en faveur du maintien des pratiques et méthodes de l’agriculture biologique	Non
Article 30	paiements au titre de Natura 2000 et de la directive-cadre sur l’eau	12	paiement d’indemnités en faveur des zones agricoles Natura 2000	Non
			paiement d’indemnités en faveur des zones forestières Natura 2000	Non
			paiement d’indemnités en faveur des zones agricoles incluses dans les plans de gestion de district hydrographique	Non
Article 31	paiements en faveur des zones soumises à des contraintes naturelles ou à d’autres contraintes spécifiques	13	paiement d’indemnités en faveur des zones de montagne	Non
			paiement d’indemnités en faveur d’autres zones soumises à des contraintes naturelles importantes	Non
			paiement d’indemnités en faveur d’autres zones soumises à des contraintes spécifiques	Non
Article 33	bien-être des animaux	14	paiements en faveur du bien-être des animaux	Non
Article 34	services forestiers, environnementaux et climatiques et conservation des forêts	15	paiement en faveur des engagements forestiers et environnementaux	Non
Article 34		15	aide à la conservation et à la promotion de ressources génétiques forestières	Oui
Article 35	coopération	16	aide à la mise en place des groupes opérationnels du Partenariat européen d’innovation pour la productivité et le développement durable de l’agriculture	Oui
			aide aux projets pilotes et à la mise au point de nouveaux produits, pratiques, procédés et technologies	Oui
			coopération entre petits opérateurs pour l’organisation de processus de travail communs et le partage d’installations et de ressources, ainsi que pour le développement et la commercialisation de services touristiques liés au tourisme rural	Oui
			aide à la coopération horizontale et verticale entre les acteurs de la chaîne d’approvisionnement en vue de la mise en place et du développement de circuits d’approvisionnement courts et de marchés locaux, et aux activités de promotion dans un contexte local relatives au développement de circuits d’approvisionnement courts et de marchés locaux	Oui
			aide aux actions conjointes entreprises à des fins d’adaptation aux changements climatiques ou d’atténuation de ceux-ci, et aux approches communes à l’égard des projets environnementaux et des pratiques environnementales en vigueur	Oui
			aide à la coopération entre acteurs de la chaîne d’approvisionnement dans le cadre de la fourniture durable de biomasse utilisée dans la production alimentaire et énergétique et dans les processus industriels	Oui
			aide à la mise en œuvre de stratégies autres que celles de développement local menées par des acteurs locaux	Oui
			aide à la conception de plans de gestion forestière ou d’instruments équivalents	Oui
			aide à la diversification des activités agricoles vers des activités ayant trait aux soins de santé, à l’intégration sociale, à l’agriculture soutenue par les consommateurs ainsi qu’à l’éducation dans les domaines de l’environnement et de l’alimentation	Oui
			autres	Oui
Article 36	gestion des risques	17	primes d’assurance concernant les cultures, les animaux et les végétaux	Non	Pas de simplification (seuls les coûts administratifs liés à l’établissement du fonds de mutualisation)
			fonds de mutualisation intervenant en cas de phénomènes climatiques défavorables, de maladies animales et végétales, d’infestations parasitaires et d’incidents environnementaux	Non
			instrument de stabilisation des revenus	Non
Article 40	financement des paiements directs nationaux complémentaires pour la Croatie	18	financement des paiements directs nationaux complémentaires pour la Croatie	Non
Article 35	soutien en faveur du développement local au titre de Leader (DLAL)	19	soutien préparatoire	Oui
			aide à la mise en œuvre d’opérations dans le cadre de la stratégie DLAL	Oui
			préparation et exécution des activités de coopération du groupe d’action locale	Oui
			aide aux frais de fonctionnement et d’animation	Oui
Articles 51 à 54	assistance technique	20	aide à l’assistance technique [hors réseau rural national (RRN)]	Oui
Articles 51 à 54	assistance technique	20	aide à la mise en place et au fonctionnement du RRN	Oui

ANNEXE IV

Options simplifiées en matière de coûts et mesures spécifiques du FEAMP

Une liste des mesures de compensation au titre du FEAMP dont les caractéristiques indiquent des similitudes et une possible adéquation avec les options simplifiées en matière de coûts figure ci-dessous. Cette liste n’est pas exhaustive. Les articles indiqués sont ceux du règlement (UE) no 508/2014 (dans sa version modifiée).

Article	Régime de compensation	Type(s) possible(s) d’option simplifiée en matière de coûts
33 et 34, paragraphe 3	Arrêt temporaire et définitif des activités de pêche	Montant forfaitaire/coûts unitaires
40, paragraphe 1, point h)	Pour les dommages correspondant aux captures de mammifères et d’oiseaux protégés	Coûts unitaires
53, paragraphe 3	Conversion à l’aquaculture biologique (compensation des surcoûts/de la perte de revenu)	Coûts unitaires
54, paragraphe 2	Exigences spécifiques pour l’aquaculture en ce qui concerne Natura 2000 (compensation des surcoûts/de la perte de revenu)	Coûts unitaires
55	Santé publique – suspension temporaire des mollusques d’élevage	Taux forfaitaire [% du chiffre d’affaires conformément à l’article 55, paragraphe 2, point b)]
70-72	Compensation des surcoûts dans les régions ultrapériphériques	Déterminé dans le plan de compensation approuvé par la Commission (article 72)

Outre les mesures de compensation au titre du FEAMP, en ce qui concerne le soutien du FEAMP à la collecte de données (article 77), les autorités de gestion sont encouragées à recourir aux options simplifiées en matière de coûts.

		ISSN 1977-0936
Journal officiel de l'Union européenne		C 200

Édition de langue française	Communications et informations	64e année 27 mai 2021

Sommaire		page
	IV Informations
	INFORMATIONS PROVENANT DES INSTITUTIONS, ORGANES ET ORGANISMES DE L'UNION EUROPÉENNE
	Commission européenne
2021/C 200/01	Communication de la Commission — Lignes directrices relatives à l’utilisation des options simplifiées en matière de coûts dans le cadre des Fonds structurels et d’investissement européens (Fonds ESI) — version révisée	1