—

Assurer la direction générale de la DG.

—

Exercer la fonction d’ordonnateur délégué.

—

Exercer les pouvoirs d’AIPN.

—

Conseiller le secrétaire général et les Membres du Parlement européen dans ses domaines de compétences.

—

Représenter la DG dans les organes du Parlement européen et dans les réunions internes.

—

Représenter et/ou faire représenter la DG dans divers comités et/ou enceintes interinstitutionnelles.

—

Assurer, le cas échéant, l’intérim du secrétaire général, représenter l’institution.

—

Assurer la direction et la coordination des secrétariats des commissions (AFET, DEVE, INTA) et des sous-commissions (SEDE et DROI), y compris l’organisation de réunions de direction régulières et la gestion du personnel.

—

Participer aux réunions de coordination internes et aux réunions des organes transversaux.

—

Assurer les relations interinstitutionnelles, en particulier avec la Commission européenne, le Conseil, le SEAE et les ambassades des pays tiers.

—

Gérer des projets transversaux, y compris à caractère interinstitutionnel.

—

Participer à la Conférence parlementaire sur l’OMC et son comité de pilotage, aux conférences interparlementaires (PESC/PESD) et aux missions ad hoc impliquant différents organes parlementaires.

—

Entretenir des relations avec d’autres organismes multilatéraux.

—

Exercer la fonction d’ordonnateur subdélégué. Remplacer le Directeur général en son absence.

—

Préparer des documents de travail/projets de rapports (procédures législatives et non-législatives), suivi des actes comitologie.

—

Assurer le secrétariat de la commission (organisation des réunions, des réunions de coordinateurs, programmation, PV; organisation du Prix Sakharov en coopération avec DROI, DEVE et l’unité HRAC et des travaux de 5 groupes de travail, relations UE-Nations unies, Voisinage sud, Partenariat oriental, Instruments financiers extérieurs, Balkans occidentaux).

—

Assister, par des contributions écrites et orales, les députés européens dans l’exercice de leurs fonctions de président, vice-président, rapporteur, rapporteur pour avis.

—

Organiser des auditions publiques, des conférences, des missions de délégations ad hoc, etc.

—

Assurer les contacts avec les autres institutions, le SEAE, avec les missions diplomatiques accréditées auprès de l’Union et les pays tiers; contact avec les Nations unies, l’UIP, l’OSCE PA et le «Regional Cooperation Council» dans les Balkans occidentaux.

—

Coordonner les tâches de la commission et celles des commissions parlementaires mixtes et délégations interparlementaires, y compris des délégations d’observations d’élections relevant de sa compétence.

—

Coordonner les travaux de la commission et de ses deux sous-commissions (SEDE/DROI).

—

Assurer la coordination d’AFET avec les organes politiques et administratifs (plénière, Conférence des présidents, CCC, Bureau, etc.).

—

Fournir à la sous-commission un soutien efficient, efficace et compétent (organisation des réunions, des réunions des coordinateurs, des autres réunions politiques, des notes d’information, des procès-verbaux, etc.).

—

Fournir expertise et assistance aux membres de la sous-commission lorsqu’ils agissent en tant que rapporteurs (ou corapporteurs) dans le cadre de rapports et avis législatifs ou non législatifs. Veiller au bon déroulement et à l’efficacité des procédures y afférentes.

—

Assurer des contacts réguliers avec la Commission, le Conseil, le SEAE, les agences compétentes (AED), l’OTAN, l’ONU dans tous les domaines liés à la PSDC; maintenir des contacts, si nécessaire, avec les Représentations permanentes des États membres de l’Union européenne et les missions des pays tiers auprès de l’Union européenne.

—

Organiser des auditions, des ateliers (avec PolDep) et des présentations d’études (avec PolDep).

—

Préparer des notes, documents de travail et lettres (y compris les notes de la présidence, les notes d’information, les notes d’allocution, etc.) et apporter sa contribution à d’autres services et cabinets (Président, SG) sur des questions de sécurité et de défense.

—

Organisation des missions officielles de la sous-commission.

—

Assurer le secrétariat et l’assistance du D-NAT, la délégation du Parlement pour les relations avec l’Assemblée parlementaire de l’OTAN (organisation des réunions et des missions, préparation des notes, documents de travail et lettres, maintien du contact avec le secrétariat de l’Assemblée parlementaire de l’OTAN).

—

Assurer le secrétariat de la sous-commission (organisation des réunions, auditions publiques, réunions du bureau élargi, PV et groupe de travail sur les instruments financiers extérieurs; contrôle de la mise en œuvre de l’instrument droits de l’homme et démocratie).

—

Assister les rapporteurs de DROI dans la rédaction du rapport annuel sur les droits de l’homme et la démocratie dans le monde et des rapports INI; assister les rapporteurs de la commission des affaires étrangères dans le domaine des droits de l’homme; assister les commissions AFET et DEVE, les assemblées paritaires, les commissions parlementaires mixtes et les délégations interparlementaires dans le domaine des droits de l’homme; coopérer avec la HRAC pour le Prix Sakharov.

—

Organiser des délégations DROI dans des pays extérieurs à l’Union européenne, au siège du Conseil des Droits de l’Homme des Nations unies et participer à l’organisation de la mission à l’Assemblée Générale des Nations unies à New-York, et le cas échéant, organiser une mission à l’intérieur de l’Union européenne.

—

Assurer la coopération avec les institutions européennes, le Conseil de l’Europe, les Nations unies — y compris Procédures Spéciales et HCDH, l’OSCE et d’autres organisations régionales, ainsi qu’avec les États membres, dans le domaine des droits de l’homme; assurer les contacts et échanges d’information avec le HRDN et des représentants internationaux, régionaux et locaux de la société civile; assurer l’interface avec les INDH des pays partenaires et autres mécanismes des droits de l’homme.

—

Faire le suivi des lettres adressées par le président du Parlement et les présidents de DROI et AFET sur des situations spécifiques en matière de droits de l’homme et en soutien à des cas individuels; préparer des documents de travail et des notes (en liaison avec le département thématique); rédiger des communiqués de presse pour le président de DROI.

—

Contribuer à la procédure des urgences (article 135); faire le suivi des résolutions adoptées par le Parlement en matière des droits de l’homme.

—

Préparer des documents de travail/projets de rapports (procédures législatives et non-législatives)

—

Assurer le secrétariat de la commission (organisation des réunions, des réunions de coordinateurs, programmation, PV, etc.)

—

Organiser et préparer les missions et délégations de la commission.

—

Assister par des contributions écrites et orales le président du PE, les députés européens dans l’exercice de leurs fonctions de président, vice-président, rapporteur, rapporteur pour avis.

—

Assurer les contacts avec les autres institutions, les milieux intéressés et la société civile; assurer le contact avec les missions diplomatiques accréditées auprès de l’Union dans le domaine du commerce international.

—

Organiser et préparer les conférences parlementaires de l’OMC et assister ses organes.

—

Organiser des auditions publiques et des missions ad hoc en dehors des lieux de travail.

—

Assurer le secrétariat de la commission (organisation des réunions, des réunions de coordinateurs, programmation, PV, etc.).

—

Préparer des documents de travail/projets de rapports/projets d’avis (procédures législatives et non-législatives), négociations (procédures législatives).

—

Organiser des auditions publiques, des missions d’études, des missions ad hoc (observation des élections) en dehors des lieux de travail (pays en voie de développement), etc.

—

Assister par des contributions écrites et orales le président du PE, les députés européens dans l’exercice de leurs fonctions de président, vice-président, rapporteur, rapporteur pour avis.

—

Assurer les contacts avec les autres institutions, les milieux intéressés et la société civile.

—

Apporter une assistance ponctuelle de la commission DEVE pendant les deux sessions annuelles et les réunions de commissions de l’Assemblée parlementaire paritaire ACP-UE.

—

Superviser les travaux des 44 délégations et du département thématique.

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Superviser les travaux de la Conférence des présidents des délégations.

—

Superviser l’organisation de l’Assemblée parlementaire paritaire ACP-UE et de ses organes.

—

Superviser l’organisation de l’Assemblée parlementaire EUROMED et de ses organes.

—

Superviser l’organisation de l’Assemblée parlementaire EUROLAT et de ses organes.

—

Superviser l’organisation de l’Assemblée parlementaire EURONEST et de ses organes.

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Organiser des réunions de coordination et de service avec les unités et au niveau de la direction (chefs d’unité de la direction B: préparation et suivi).

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Participer à l’ensemble des réunions d’organes (Conférence des présidents, Conférence des présidents des commissions, Conférence des présidents des délégations), des réunions de coordination internes de la DG EXPO et interservices.

—

Assurer le secrétariat des délégations interparlementaires, des commissions parlementaires mixtes, des commissions parlementaires de stabilisation et d’association et des délégations ad hoc, le cas échéant (organisation des réunions préparatoires, des réunions de membres du Bureau, programmation, PV, etc.).

—

Organiser les rencontres interparlementaires à Bruxelles/Strasbourg et dans des pays tiers et assurer le suivi de celles-ci (PV, rapports, recommandations, «reporting sheets» et autres documents).

—

Assister par des contributions écrites et orales, les députés européens dans l’exercice de leurs fonctions de président, vice-président et membre de délégation.

—

Dans le cadre de la mise en œuvre du concept de «desk officer», assurer la coordination avec les commissions parlementaires et les services concernés; suivi de la politique de l’élargissement, développements dans l’Espace économique européen, relations avec la Suisse, les politiques du Nord et sujets internes.

—

Assister la hiérarchie et le cabinet du président sur le traitement de questions politiques et administratives dans les domaines de responsabilité de l’unité.

—

Assurer les contacts avec les missions diplomatiques accréditées auprès de l’Union européenne.

—

Collaborer avec d’autres unités pour préparer à la demande de la présidence ou de son cabinet, notes, réponses à différentes lettres et assurer l’accueil de différentes personnalités des États entretenant des relations avec l’Union européenne.

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Assurer la responsabilité de l’Unité Asie, Australie, Nouvelle-Zélande. Assurer la bonne communication avec la hiérarchie et les différents services de l’institution et des autres institutions européennes.

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Assurer le secrétariat de deux délégations interparlementaires, comprenant quatre Commissions de Coopération Parlementaire (CCP) et trois partenariats de relations interparlementaires bilatérales (organisation des réunions préparatoires, des réunions de membres du Bureau, programmation, PV, gestion des sites web, etc.). Assurer le suivi de celles-ci (PV, rapports et autres outils).

—

Organiser les rencontres interparlementaires à Bruxelles et à Strasbourg et dans les pays tiers et en assurer le suivi (PV, rapports et autres documents).

—

Gérer les ressources humaines de l’unité, coordonner les activités des différents «desk officers».

—

Dans le cadre de la mise en œuvre du concept de «desk officer», assurer la coordination avec les commissions parlementaires et les services concernés.

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Élaborer des briefings, éléments de langage pour le président (et VP par délégation) en collaboration avec les unités concernées des directions A, B et D ainsi que la DG IPOL.

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Fournir l’assistance aux instances parlementaires et aux secrétariats des commissions et des sous-commissions parlementaires, des délégations interparlementaires, des assemblées multilatérales et des délégations d’observation électorale en matière d’analyse et élaboration d’options politiques par la production d’analyses de situation politique par pays.

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Gérer les procédures d’appels d’offres et les négociations pour la réalisation d’études et l’achat d’expertises extérieures (études, notes, workshops).

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Préparer des analyses sur la situation politique dans des pays de risque élevé pour la cellule de crise.

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Développer les contacts avec les autres institutions européennes, les experts externes, les instituts de recherche et les universités.

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Développer des synergies avec les autres services liés à la recherche au sein du PE (DG EPRS et DG IPOL) en vue de renforcer la fonction think tank.

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Assumer les fonctions de «desk officer» géographique telles que définies par la DG EXPO; Assurer le secrétariat des délégations interparlementaires DMAG, DMAS, DIL, DPAL, DIQ et DARP ainsi que des commissions parlementaires mixtes (avec l’Algérie, le Maroc et la Tunisie).

—

Organiser les rencontres interparlementaires à Bruxelles, à Strasbourg et dans des pays tiers et assurer le suivi de celles-ci (PV, rapports et autres documents).

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Assurer le secrétariat de la DMED et soutenir les activités des députés européens dans le cadre de l’Assemblée parlementaire de l’Union pour la Méditerranée.

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Conseiller et assister par des contributions écrites et orales les députés européens dans l’exercice de leurs fonctions de président, vice-président et membre de délégation.

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Organiser la coordination avec les organes parlementaires et les groupes politiques dans leur traitement de sujets relatifs à la région Euro-Med; collaborer avec le département thématique pour préparer à la demande du président et de son cabinet notes et réponses aux courriers.

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Assurer le contact avec les missions diplomatiques accréditées auprès de l’Union européenne ainsi qu’avec le SEAE, la Commission, les autres institutions européennes, ainsi qu’avec les parties prenantes de la région Euro-Med (représentants politiques, économiques, de la société civile, experts, etc.).

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Gérer des sites web des délégations et des flux d’information (collecte, dissémination, archivage).

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Assurer l’organisation de l’Assemblée parlementaire EUROLAT et de ses organes (9). Assurer le co-secrétariat de l’Assemblée, de son Bureau, des 4 commissions, des groupes de travail et assister le coprésident, les co-vice-présidents et les co-rapporteurs du PE.

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Assurer le secrétariat des délégations interparlementaires DLAT, DCAM, DMER, DAND, D-BR et des commissions parlementaires mixtes D-CL et D-MX; Organiser les rencontres interparlementaires à Bruxelles, à Strasbourg et dans les pays tiers et assurer leur suivi (PV, rapports et autres documents).

—

Assister par des contributions écrites et orales les députés européens dans l’exercice de leurs fonctions de président, vice-président et membre de délégation.

—

Assurer, dans le cadre de la mise en œuvre du concept de «desk officer», la coordination avec les commissions parlementaires concernées et appuyer leurs travaux (AFET, INTA, DEVE, DROI, SEDE); Coordonner les travaux du Groupe Inter-Service UE-ALC et «Project Team EuroLat».

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Assurer les contacts avec les services responsables du Conseil de Ministres, le SEAE, la Commission européenne et avec les missions diplomatiques ALC accréditées auprès de l’Union, ainsi qu’avec le Sommet CELAC-UE, le SOM et la Fondation UE-ALC.

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Collaborer avec le département thématique pour préparer à la demande de la présidence ou de son cabinet, notes, réponses à différentes lettres et assurer l’accueil de différentes personnalités des états entretenant des relations avec l’Union européenne.

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Assurer le contact avec le monde académique et la presse spécialisée et participer aux rencontres et séminaires de haut niveau.

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Gérer des sites web, élaborer des documents de réflexion, etc.

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Assurer le secrétariat des délégations et des organes interparlementaires, dont 3 PAC mis en en place dans le cadre des Accords d’association signés avec trois pays relevant du Partenariat oriental, 3 PCC et la délégation pour les relations avec le Belarus; organisation des réunions internes et interparlementaires dans les lieux de travail du PE ou à l’étranger.

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Assurer l’organisation de la session ordinaire annuelle de l’Assemblée parlementaire EURONEST et des réunions de ses organes politiques (4 commissions, 2 groupes de travail et le Bureau)

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Préparer à la demande différentes notes, lettres et briefings.

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Gérer les sites web des délégations dont l’unité est responsable.

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Assurer la coordination avec les organes du PE concernés, l’organisation des réunions interservices et l’application SharePoint.

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Assurer le contact et la réception des missions diplomatiques des pays tiers, des parlements partenaires, des autres Institutions de l’Union européenne et du public (société civile, think tanks, visiteurs).

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Assurer l’organisation et la conduite de conférences, workshops et autres événements extraordinaires tels qu’Euronest Scola.

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Assurer l’organisation des sessions de l’Assemblée parlementaire paritaire ACP-UE et des réunions de ses organes.

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Assurer l’organisation des réunions régionales, des missions d’information et d’étude et des missions d’observation des élections de l’Assemblée parlementaire paritaire ACP-UE et le suivi de celles-ci (PV, rapports et autres documents).

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Organiser des rencontres interparlementaires dans des pays tiers et assurer le suivi de celles-ci (PV, rapports et autres documents).

—

Organiser les rencontres interparlementaires à Bruxelles et à Strasbourg et assurer leur suivi (PV, rapports et autres documents).

—

Assister par des contributions écrites et orales les députés européens dans l’exercice de leurs fonctions de président, vice-président et membre de délégation.

—

Assurer le secrétariat des délégations interparlementaires (organisation des réunions préparatoires, des réunions de membres du Bureau, programmation, PV, etc.).

—

Préparer à la demande de la présidence ou de son cabinet notes, réponses à différentes lettres et assurer l’accueil de différentes personnalités des états entretenant des relations avec l’Union européenne.

—

Assurer le secrétariat des délégations interparlementaires D-US, D-CA, réunions TLD et TLD Steering Committee (organisation de réunions ordinaires, préparatoires, interparlementaires et réunions des membres du Bureau — programmation, documents de réunion etc.); organisation de groupes de travail au sein du TLD; organisation de présentations pour les membres D-US, D-CA.

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Assister par des contributions écrites et orales les présidents D-US et D-CA, ainsi que les vice-présidents et membres des délégations (rédaction par le secrétariat de briefings, speaking notes, discours, articles de presse). Collaboration avec le département thématique pour préparer, à la demande de la délégation, notes et études.

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Organiser des rencontres parlementaires et accueil de dignitaires étrangers à Bruxelles, Strasbourg (membres du Congrès et de l’administration américains et du gouvernement canadien, ambassadeurs, secrétaires d’État adjoints), assurer leur suivi (réunions en formats variés: Bureau élargi, membres spécialisés, ateliers etc.).

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Assurer, dans le cadre de la mise en œuvre du concept de «desk officer», la coordination avec les commissions parlementaires concernées (participation de rapporteurs aux réunions interparlementaires), y compris la coordination du «TLD Administrators’ Network» et assurer le suivi de celles-ci; assurer la liaison avec le EPLO Washington; organisation de séminaires pour le personnel du Congrès américain, US State Department, ambassades US et pour les collègues du PE.

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Participer dans des projets horizontaux tels que Sharepoint, Webstreaming, e-Dossier, Formations EPIC, révision du règlement, e-Délégations.

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Assurer le contact avec les missions diplomatiques accréditées auprès de l’Union européenne et les groupes de réflexion transatlantiques.

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Accueillir les groupes de visiteurs et d’étudiants transatlantiques en leur fournissant des informations sur le travail du secrétariat, y compris dans le contexte du «European Union Visitors programme» ainsi que d’autres programmes d’échanges.

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Suivre les travaux et sommets du G8 (G7).

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Assurer la coordination et l’animation des unités et services de la direction C.

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Fournir au Directeur général et aux directions de la DG l’assistance en matière informatique, financière, logistique, de formation professionnelle et en ressources humaines.

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Assurer la représentation de la direction générale dans les comités et réunions internes.

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Gérer les organigrammes, missions, enveloppes missions, contractuels, experts nationaux détachés.

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Gérer le PPP 4 «More information on resources for better management of resources»

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Contribuer à la coordination des PPPs et des indicateurs clé.

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Assurer la communication sur les politiques externes en répondant aux attentes des citoyens.

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Développer la communication interne à la DG EXPO notamment par la refonte de EXPOnet.

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Coordonner l’organisation des évènements.

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Superviser la gestion du personnel: procédures de publication et pourvoi des postes vacants, mobilité, détachements de fonctionnaires dans l’intérêt du service, recrutement d’agents temporaires et contractuels, suivi de l’enveloppe «agents contractuels», procédure de notation, détachements d’experts nationaux auprès de la DG, sélection et suivi des stagiaires.

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Gérer les ordres de mission et enveloppes décentralisées pour les missions.

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Coordonner la formation dans la DG: plan de formation, gestion des demandes standard et sur mesure, formations extérieures, visites d’études, programmes d’échanges, suivi des lignes budgétaires consacrées à la formation.

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Assurer la gestion des espaces de bureaux (déménagements, mobilier, équipements téléphoniques) et des demandes de fournitures et suivi des dépenses correspondantes.

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Gérer les absences, congés annuels et spéciaux, heures supplémentaires et statistiques sur le télétravail.

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Suivre les questions de sécurité et d’assistance aux délégations (gestion des dossiers sécurité, participation aux travaux de développement de l’application de gestions de crises), participer aux travaux de la cellule de crise.

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Participer aux réunions EMAS et du comité «Waste» et coordonner les activités dans ce secteur pour la DG.

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Coordonner la gestion budgétaire, l’exécution quotidienne du budget, les éventuelles demandes de virement en cours d’exécution, la préparation du budget annuel, la clôture et la décharge.

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Coordonner l’organisation des réunions de l’Assemblée parlementaire paritaire ACP-UE, Eurolat, Union pour la Méditerranée, Euronest, post-event reporting; assister à d’autres événements importants de la DG EXPO (les Open Days, Euromed et Euronest Scola, la Conférence annuelle des Ambassadeurs, le Prix Sakharov).

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Effectuer ou coordonner les procédures de marchés publics pour les délégations interparlementaires et pour les études extérieures.

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Préparer et vérifier les demandes de création de régie d’avances, régularisation de régies d’avances.

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Rédiger le rapport annuel, des rapports intermédiaires et budgétaires, participer aux travaux liés au plan d’action, donner suite aux rapports de l’auditeur interne et aux rapports de la Cour des comptes.

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Préparer les fiches financières pour toutes les propositions de décisions du Bureau, de la Conférence des présidents ou des Questeurs. Suivi du rapport annuel.

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Organiser des formations pour les initiateurs opérationnels; participer à des comités d’ouverture et d’évaluation, à des réunions de coordination inter-DG et au Forum marché public.

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Coordonner le contrôle interne, contribuer aux activités du Business Continuity management et Risk management.

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Superviser et coordonner l’implémentation des projets informatiques; participer à l’activité d’analyse, vérifier que les besoins utilisateurs sont pris en charge correctement dans le cadre de chaque projet, s’assurer que le planning est respecté et veiller au bon déroulement de toutes les phases du projet y compris la mise en production et l’introduction du nouveau système dans la direction générale.

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Assurer le support informatique de deuxième niveau au personnel de la DG EXPO et superviser le support informatique du premier niveau donné par la DG ITEC.

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Analyser les besoins business des directions/unités et définir avec les collègues de la DG EXPO les demandes de projets prioritaires pour le programme IT annuel; contribuer à la digitalisation des processus métier en réalisant, quand cela s’avère possible, des scénarios SharePoint.

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Gérer le parc informatique de la direction générale et les accès à l’email et au réseau.

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Assurer le bon fonctionnement et la mise à jour du site intranet et des sites web externes des assemblées multilatérales. Former les collègues chargés de la mise à jour des sites.

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Assurer la liaison entre le personnel de la DG EXPO et les autres directions générales concernant les activités ICT.

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Assurer la mise en œuvre des décisions du DEG concernant, notamment, l’observation électorale, le CDSA (Comprehensive and Democracy Support Approach) et les actions Droits de l’Homme (y compris la coordination du Prix et Réseau Sakharov).

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Assurer la direction, la coordination et l’animation des unités de la direction D (DEAC, HRAC, PAAC, EPMS).

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Assurer l’organisation et l’assistance du Groupe de Soutien à la Démocratie et de Coordination des Élections (DEG).

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Assurer le suivi de tous les projets développés par les unités de la direction, notamment dans le cadre du CDSA.

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Assumer les fonctions d’ordonnateur subdélégué et gérer les lignes budgétaires de la direction.

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Organiser les travaux de la direction D, notamment via des réunions mensuelles de chefs d’unités.

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Mettre en œuvre la CDSA (Comprehensive Democracy Support Approach) pour les pays prioritaires sélectionnés par le Groupe de Soutien à la Démocratie et de Coordination des Élections.

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Programmer l’activité d’observation électorale, y compris l’organisation et le suivi de l’observation.

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Assurer le secrétariat du Groupe de Soutien à la Démocratie et de Coordination des Élections (DEG) (réunions, documents, lettres, PV, etc.).

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Entretenir et développer des contacts avec les autres services du PE (secrétariat de la Conférence des présidents, secrétariats des commissions parlementaires et délégations, etc.), les autres institutions (SEAE, Commission et en particulier les délégations de l’Union européenne, Conseil), des organisations internationales (Conseil de l’Europe, OSCE, Nations unies, etc.).

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Organiser des événements/conférences de grande échelle comme «Democracy Day».

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Apporter au Groupe de Soutien à la Démocratie et de Coordination des Élections (DEG) le soutien nécessaire à la définition et au suivi du programme de soutien aux parlements des pays de l’élargissement.

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Assister et renforcer les parlements des pays des Balkans occidentaux et de la Turquie, notamment dans le processus d’intégration européenne de leurs pays, à travers l’organisation et la coordination de rencontres thématiques sur une base régionale entre les membres ou les fonctionnaires de ces parlements et leurs homologues du PE dans le cadre du programme de soutien aux parlements des pays d’élargissement.

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Répondre à travers des actions ciblées spécifiques aux besoins de réforme organisationnelle et opérationnelle exprimés par les secrétariats généraux des parlements des pays des Balkans occidentaux et de la Turquie dans le but d’accroître leur efficacité et le rôle du parlement, notamment dans le cadre des processus d’intégration européenne de leurs pays respectifs.

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Gérer le programme d’accueil de fonctionnaires des parlements des Balkans occidentaux et de la Turquie «Pre-Accession Fellowship programme».

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Assurer le suivi des activités législatives et politiques des parlements des Balkans occidentaux et de la Turquie dans le cadre de leurs relations avec le Parlement européen.

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Assurer les contacts avec la Commission européenne (en particulier la DG NEAR, autres directions générales selon les besoins du programme), le SEAE, les autres institutions et agences de l’Union européenne ainsi qu’avec le Conseil de l’Europe.

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Assurer les contacts avec les organisations internationales (notamment Regional Cooperation Council) et les forums parlementaires régionaux de coopération parlementaire, notamment l’Assemblée parlementaire (SEECP — PA) et le Secrétariat régional (RSPC) pour la Coopération parlementaire dans le Sud-Est de l’Europe.

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Contribuer aux notes d’information/background pour le président et les députés sur les pays de l’élargissement.

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Assister le DEG dans les aspects droits de l’homme des activités de soutien à la démocratie; Renforcer les capacités des parlements partenaires en matières de droits de l’homme; promouvoir un partenariat entre la société civile, les parlements et les autorités gouvernementales, renforcer le rôle des femmes et des médias libres dans la promotion des droits de l’homme.

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Assister le président du PE, AFET, DEVE, DROI et la CdP dans l’organisation du Prix Sakharov: nomination des candidats, cérémonie de remise du Prix, programme du lauréat et des finalistes, aspects financiers liés au Prix; présider la Task Force Sakharov composée des services compétents du PE.

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Surveiller la situation des lauréats du Prix Sakharov et proposer aux autorités politiques des actions de soutien adéquates en cas de besoin; encourager les actions conjointes entre les lauréats et avec les députés et renforcer leurs liens dans le cadre du réseau du Prix Sakharov par la newsletter et le site web.

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Renforcer les capacités des défenseurs des droits de l’homme et leur lien avec le Parlement européen par des rencontres et des conférences; organisation du «Sakharov Fellowship for human rights defenders»: sélection des candidats, programme, suivi et soutien des fellows.

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Soutenir l’agenda du Parlement européen en matière de droits de l’homme et augmenter sa visibilité: organisation de conférences et événements en coopération avec DROI, AFET, DEVE, LIBE, FEMM et la DG COMM.

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Coopération avec le Service européen pour l’action extérieure, la Commission européenne, le Conseil de l’Europe, les Nations unies et d’autres acteurs institutionnels en vue d’augmenter les synergies autour d’un agenda commun de promotion de la défense des droits de l’homme.

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Soutenir les membres du PE dans leur travail au sein du «European Endowment for Democracy».

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Assister le Parlement en matière d’orientations politiques, de conseils et d’informations liées à la prévention des conflits (y compris la prévention des conflits liés aux élections), à la médiation et au dialogue.

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Développer le programme «Jeunes Leaders Politiques» du Parlement européen.

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Apporter l’expertise dans le domaine de la médiation au Groupe de Support à la Démocratie et de Coordination des Élections (DEG). Suivi des décisions du Groupe.

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Organiser et suivre des délégations relatives à la prévention des conflits (y compris la prévention des conflits liés aux élections), à la médiation et au dialogue et la formation pour les députés.

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Développer des activités de médiation et de dialogue — le concept de «Jean Monnet Dialogue».

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Entretenir et développer des contacts avec les autres services du PE (secrétariat de la Conférence des présidents, secrétariats des commissions parlementaires et délégations, etc.), les autres institutions européennes (SEAE, Commission, Conseil), les organisations internationales (Conseil de l’Europe, OSCE, Nations unies, etc.), et avec les organisations non gouvernementales.

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Assurer la direction, la coordination et l’animation des unités de la Direction des Ressources.

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Fournir au Directeur général, aux Directions et au personnel de la DG l’assistance en matière de ressources humaines, financières, informatique, logistique, de formation professionnelle et de conseil en carrière.

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Assurer la représentation de la direction générale dans des comités et réunions internes et externes.

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Exercer les fonctions d’ordonnateur subdélégué.

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Assurer de façon stratégique et opérationnelle les RH du Cabinet SGA/DG PRES, y compris: gérer les postes, les publications et recrutements, coordination et suivi des agents temporaires et contractuels, gérer les données relatives aux personnes, les enveloppes budgétaires, la mobilité, la notation et points de mérite, réclamations et promotions, temps de travail et télétravail, coordination des stagiaires (Comité des Stages). Élaborer des statistiques RH. Inter-DG Steering Group RH.

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Participer aux réunions des Directeurs Ressources. Contribuer à la réflexion et à l’analyse sur des stratégies innovatrices en termes de RH, gestion financière et IT. Suivi et mise à jour régulier du SEF et des PPP de la DG.

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Assurer le planning (Plan annuel de formation) et la gestion de la formation professionnelle (suivi de l’enveloppe). Participer au réseau de Training Officers. Finalisation du projet «Getting to know DG PRES» (PPP). Assurer le conseil en carrière (réseau SCOP-RELOP). Préparer et contribuer aux «Career Days» et «Open Days» et au programme d’accueil stagiaires DG PRES. Gérer les demandes de visites d’étude, away days, formation externes.

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Assurer la gestion des biens, la logistique de la DG (déménagements et demandes de mobilier). Gérer les missions de la DG, y compris le suivi de l’enveloppe budgétaire. Participer au groupe Inter DG Missions. Coordonner les demandes de fournitures de bureau. Élaborer des statistiques missions et DEMOV. Participer au groupe Inter-DG Steering Group Facility Management. Entamer des actions de sensibilisation EMAS.

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Gérer le système des délégations d’ordonnateur subdélégué, administrer l’application FINORD, l’application WEB contrats, assurer l’initiation financière et la vérification ex-ante des transactions budgétaires de la DG, assister les ordonnateurs et acteurs financiers (appels d’offres, marchés publics, exécution des contrats). Rédiger des rapports périodiques et annuels d’activités. Participer à l’Inter-DG Steering Group Finances et au Forum des Marchés Publics. Assurer la continuité des activités et la gestion des risques.

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Assurer la gestion et la gouvernance IT de la DG PRES, y compris l’établissement et le suivi des IT Programmes et IT Plans. Identifier les besoins ICT et mettre en œuvre de la stratégie informatique du PE. Participer aux programmes «e-Parliament», «Knowledge management», etc. Participer aux comités directeurs — Inter-DG Steering Group on ICT, ITER, etc, effectuer des business analyses, tenir l’inventaire et la documentation des processus business et des développements. Assurer le suivi de projets IT décentralisés.

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Assurer et gérer de façon stratégique et opérationnelle la communication interne de la DG, y compris la modernisation du lay-out et des contenus ainsi que l’alimentation constante du site Intranet PRESnet. Préparer des brochures. Coordonner le groupe de correspondants Communication des Directions et unités. Préparer les lay out pour les briefings du Président pour les sessions. Participaer au Comité de Stratégie Intranet et à la task-force «Journée Portes Ouvertes».

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Assurer la direction, la coordination et l’animation des unités et services de la Direction, ainsi que la gestion du personnel et l’organisation générale de la Direction.

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Gérer des projets.

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Gérer et animer le groupe inter-DG dans le domaine des politiques structurelles et de cohésion.

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Exercer les fonctions d’ordonnateur subdélégué.

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Assurer le secrétariat de la commission (organisation des réunions, des réunions de coordinateurs, trilogues, programmation, PV, etc.).

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Préparer des documents de travail/projets de rapports (procédures législatives et non-législatives y inclus trilogues), suivi des actes «comitologie».

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Assister, par des contributions écrites et orales, les députés européens dans l’exercice de leurs fonctions de président, vice-président, rapporteur, rapporteur pour avis.

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Organiser des auditions publiques, des missions de groupes de travail en dehors des lieux de travail, etc.

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Assurer les contacts avec les autres institutions, les milieux intéressés et la société civile.

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Assurer le secrétariat de la commission (organisation des réunions de commission et des coordinateurs, trilogues, réunions des «shadows», établissement des procès-verbaux et relevés de décisions, programmation des travaux, organisation d’auditions publiques, de délégations, etc.).

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Préparer des documents de travail/projets de rapport/d’avis (procédures législatives et non-législatives), suivi des actes délégués et actes d’exécution.

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Assister, par des contributions écrites et orales spécifiques, les députés européens dans l’exercice de leurs fonctions de président, vice-président, rapporteur, rapporteur pour avis.

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Organiser pour les membres de la commission de la pêche, les auditions publiques et missions ou délégations nécessaires dans l’exercice de leur activité législative.

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Assurer les contacts avec les autres institutions, ainsi que les milieux intéressés et la société civile, notamment les secteurs de pêche nationaux, les organisations internationales de pêche, etc.

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Assister, par des contributions écrites et orales, les députés européens dans l’exercice de leurs fonctions de président, vice-président, rapporteur, rapporteur pour avis. Préparer des documents de travail/projets de rapports (procédures législatives et non législatives), projets d’avis.

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Assurer le secrétariat de la commission (organisation des réunions, des réunions de coordinateurs, organisation et suivi de groupes de travail, programmation, trilogues, PV, etc.).

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Organiser des auditions publiques, des missions de la commission en dehors des lieux de travail, etc.

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Assurer le suivi des documents reçus dans le cadre de la programmation de la politique régionale.

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Assurer les contacts avec les autres institutions, les organisations régionales, les milieux intéressés et la société civile.

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Assurer le secrétariat de la commission (organisation des réunions, des réunions de coordinateurs, programmation, PV, etc.).

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Préparer des documents de travail/projets de rapports (procédures législatives et non-législatives), trilogues informels, suivi des actes «comitologie».

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Assister, par des contributions écrites et orales, les députés européens dans l’exercice de leurs fonctions de président, vice-président, rapporteur, rapporteur pour avis.

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Organiser des auditions publiques, des missions de groupes de travail en dehors des lieux de travail, etc.

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Site Web, Newsletter, eMeeting et eCommittee.

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Assurer les contacts avec les agences ACER, BEREC, ENISA et le CCR (Centre Commun de Recherche).

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Assurer les contacts avec les autres institutions, les milieux intéressés et la société civile.

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Préparer des documents de travail/projets de rapports (procédures législatives et non-législatives), suivi des actes «comitologie».

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Assurer le secrétariat de la commission (organisation des réunions, des réunions de coordinateurs, programmation, PV, etc.).

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Assister par des contributions écrites et orales, les députés européens dans l’exercice de leurs fonctions de président, vice-président, rapporteur, rapporteur pour avis.

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Organiser des auditions publiques, des missions de groupes de travail en dehors des lieux de travail, etc.

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Assurer les contacts avec les autres institutions, les milieux intéressés et la société civile.

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Fournir l’assistance aux instances parlementaires et aux secrétariats de commissions parlementaires en matière d’études, de notes et de la recherche dans les domaines suivants: politiques structurelles et de cohésion (Commissions concernées: AGRI, PECH, REGI, TRAN, CULT).

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Gérer les procédures d’appels d’offres et les négociations pour la réalisation d’études et l’achat d’expertise extérieures.

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Contrôler la qualité scientifique des études élaborées par des consultants externes.

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Développer les relations avec la Bibliothèque, les experts externes, les instituts de recherche et les universités.

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Rédiger et mettre à jour régulièrement les «Fiches Techniques sur l’Union européenne».

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Évaluer l’impact de l’expertise.

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Assurer la direction, la coordination et l'animation des unités de la Direction des Ressources;

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Fournir au Directeur général, aux Directions et au personnel de la DG l’assistance en matière de ressources humaines, financières, informatique, logistique, de formation professionnelle et de conseil en carrière.

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Assurer la représentation de la Direction générale dans des comités et réunions internes et externes.

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Exercer les fonctions d'ordonnateur subdélégué.

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Assurer la gestion des biens, le suivi des demandes de mobilier, de téléphone et de fournitures de bureau et tous travaux logistiques (GBI/IMT, déménagements, etc.) au sein de la DG.

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Assurer la gestion des projets (coordination et suivi) dans le domaine de compétence.

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Assurer le suivi et la mise en œuvre des objectifs de la politique et des procédures EMAS au sein de la DG.

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Assurer la mise en place d’outils de travail innovants/digitaux au sein de la DG.

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Assurer la mise en œuvre du plan et tableau de gestion des risques («business continuity plan») et le «business continuity management» au sein de la DG.

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Procéder à la vérification budgétaire «ex-ante» de toutes les transactions financières et les contrats octroyés dans la DG.

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Fournir des conseils et une assistance sur toutes les questions relatives à l'exécution budgétaire, aux appels d'offres et aux procédures et circuits financiers, y compris la mise à jour régulière du manuel des procédures et de l'administration des systèmes financiers FINORD et WEBCONTRATS.

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Rédiger des rapports d'activité périodiques et annuels, des rapports à la hiérarchie sur l'exécution du budget, des rapports aux services centraux de l’institution et au Secrétaire général sur les questions relatives à l'exécution budgétaire et le contrôle interne.

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Procéder à l'archivage des dossiers financiers, à l'archivage électronique et à la transmission sur demande, ainsi qu'au suivi des dossiers pour vérification.

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Contribuer à l'avant-projet du budget et suivi des commissions BUDG et CONT.

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Représenter la DG dans divers comités et groupes de travail dans le domaine de la gestion budgétaire et des procédures financières.

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Assurer la gestion des ressources humaines (procédures de recrutement et de mutation, mobilité du personnel, formation professionnelle, missions du personnel, procédures de notation et de promotion, etc.).

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Fournir des conseils et une assistance sur toutes questions concernant les RH pour la hiérarchie et les collègues.

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Assurer un service de conseil en carrière.

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Représenter la DG ou la Direction dans divers groupes de travail, internes ou interinstitutionnels.

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Développer de nouvelles applications informatiques (TI) de façon décentralisée de la DG ITEC et assurer la maintenance évolutive des applications décentralisées existantes.

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Assurer le support informatique: support aux utilisateurs de l'infrastructure TI de la DG, analyse des problèmes TI et mise en place des solutions particulières, selon les besoins des utilisateurs.

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Assurer la gestion de l'infrastructure informatique de la DG, y inclus la gestion des comptes des utilisateurs, l’inventaire et la coordination avec la DG ITEC.

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Gérer les projets relevant du portfolio de projets du Parlement: gestion des portfolios TI, notamment des projets demandés, des projets en cours et des applications existantes spécifiques à la DG.

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Développer la stratégie TI de la DG et apporter sa contribution à la stratégie TI du Parlement à travers l'Inter-DG Steering Group pour la TI.

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Effectuer de l’analyse business: analyser les besoins des entités de la DG, principalement dans le cadre des demandes pour des projets TI.

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Assurer la direction et la coordination des unités et des services de la direction.

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Assurer la gestion de projets spécifiques inclus dans le «Portefeuille de projets parlementaires».

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Assurer la coopération internationale et avec les tierces parties dans ses domaines de compétence.

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Exercer les fonctions d'ordonnateur subdélégué.

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Coopérer avec les autres services de la DG EPRS, du PE et interinstitutionnels.

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Gérer le Front Office — Salles de lecture, opérations de service quotidiennes et relations avec les clients à Bruxelles et Strasbourg.

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Alimenter les présentoirs avec les publications de la DG; assurer les formations pour les clients sur l'utilisation des sources d'information, participer à l'organisation des événements.

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Coordonner les achats et la gestion des livres et livres électroniques, bases de données et périodiques; définir et mettre en œuvre la politique de développement des collections.

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Soutenir les services en ligne et développer les outils informatiques.

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Collaborer à la gestion des demandes d'information et garantir l'application de normes et standards professionnels.

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Coordonner et assurer la qualité des procédures de catalogage et d'indexation.

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Collaborer avec les bibliothèques d'autres institutions européennes, participer à EUROLIB.

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Conserver les documents/dossiers versés aux Archives historiques et à la Bibliothèque historique par des outils adaptés qui garantissent leur intégrité et leur lisibilité dans le temps: acquisition, organisation, numérisation et indexation (base de données «Clavis/Clara»).

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Participer au projet «Document Management».

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Gérer et conserver les collections de la Bibliothèque historique: sélection, acquisition, catalogage; gérer la salle de lecture ouverte au public interne et externe.

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Garantir l’accessibilité: mettre en valeur les archives et la Bibliothèque historique par tout moyen de diffusion documentaire, éditoriale ou académique (publications, expositions, événements, sessions informatives).

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Mettre à disposition des documents auprès des services à des fins internes ainsi qu'auprès du service en charge de l'accès du public aux documents, en cas de demande des citoyens en vertu du règlement (CE) no 1049/2001.

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Effectuer des recherches, diffuser des documents, accueillir les visiteurs d’étude.

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Transférer des documents aux Archives historiques de l’Union européenne (AHUE).

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Réceptionner, assurer le prétraitement, rédiger et envoyer les réponses aux questions posées par les citoyens à «Ask EP» ou au Président (y inclus le traitement des «campagnes masse»).

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Concevoir et développer de nouvelles solutions IT pour faciliter l'accès à l'information pour les citoyens et les députés («Ask.EP net»).

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Effectuer le reporting auprès des députés et de certains services du Parlement: mettre à disposition de rapports divers (codes sujet, résumés, Facts & Figures).

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Assurer le support aux députés et aux divers services du Parlement: élaborer et publier des «EP Answers» et des «Model Answers» et participer aux réseaux sociaux.

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Consolider les procédures et assurer les standards de qualité des réponses envoyées aux citoyens (harmonisation, standardisation).

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Être le centre de connaissance et d'expertise sur le droit de l'Union européenne, des États membres et des juridictions démocratiques comparables, ainsi que sur le droit international, dans une perspective de droit comparé, notamment en organisant des conférences et en collaborant avec des partenaires internes au PE et externes.

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Organiser un forum annuel de droit comparé et d'autres événements et coordonner les études y liées ainsi que leurs traductions en cinq langues.

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S'engager dans la recherche et l’analyse du droit comparé.

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Identifier et organiser le matériel et les sources d’information afin de constituer une vaste collection de références juridiques sur le droit comparé, y compris dans le domaine numérique.

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Assister le secrétaire général dans l’exercice de ses fonctions.

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Assurer la direction, la coordination et l’animation des services directement rattachés au Secrétaire général.

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Exercer la fonction d'ordonnateur subdélégué, le cas échéant.

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Représenter le Cabinet du Secrétaire général dans divers comités et/ou enceintes interinstitutionnelles.

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Assurer le secrétariat du Bureau et des Questeurs et des groupes de travail émanant du Bureau et des Questeurs; assurer le secrétariat du Comité Consultatif sur le harcèlement des membres du personnel, y inclus les APA et les stagiaires; organiser et préparer les réunions de ces organes, y inclus les réunions extérieures (ex. «Away Days») et les conférences (ex. «Religious Dialogue»).

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Préparer les dossiers, documents d`information, communications du Bureau et des Questeurs, synthèses, etc. en liaison avec les cabinets du Président et du Secrétaire général ainsi qu'avec les services concernés, et ce dans les différentes langues; préparer les feuilles de présidence, les fiches techniques, les PV et les lettres de suivi des réunions et tout autre document pertinent, et ce dans les différentes langues.

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Préparer des lettres pour la signature des Vice-présidents et des Questeurs; tenir des échéanciers et des prévisions des saisines pour le Bureau; veiller au suivi des décisions prises par les organes; gérer les missions des assistants des Vice-présidents et de Questeurs.

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Préparer des lettres pour la signature du Président concernant les missions des Vice-présidents, des Présidents de commission et de délégations, les missions et les auditions publiques des commissions parlementaires, etc.; actualiser le Recueil des réglementations relevant de la compétence du Bureau et de la Conférence des Présidents: mettre à jour et publier au Journal officiel les décisions du Bureau.

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Veiller à la diffusion électronique (RESTREINTE) des dossiers de réunion (et maintenance de l'outil). Traiter le courrier officiel «sensible»; veiller à la publication des documents de réunion sur Intranet/Internet; alimenter le Registre et mettre à disposition des documents demandés par les citoyens.

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Gérer de nouveaux projets informatiques (New Prequest, SharePoint) pour le Secrétariat du Bureau et des Questeurs; gérer les archives internes et/ou confidentielles et, en collaboration avec le service des archives, assurer leur digitalisation et incorporation dans un outil informatique performant.

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Gérer des demandes d'autorisation pour les événements, l'accès des visiteurs, les dérogations d'âge, la gestion des documents justificatifs (certificats médicaux, certificats de naissance, etc.) pour les absences excusées des Membres aux séances plénières.

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Assurer le secrétariat du Comité Consultatif chargé d’examiner les plaintes pour harcèlement qui concernent des députés.

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Organiser et préparer les réunions de cet organe, y inclus les auditions des personnes concernées, les réunions extérieures (ex. formation) et les conférences.

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Préparer les feuilles de présidence, les PV et les lettres de suivi des réunions et tout autre document pertinent, et ce dans les différentes langues; préparer les dossiers, documents d’information, et rapports concernant les plaintes pour harcèlement, et ce dans les différentes langues.

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Préparer des lettres pour la signature de la Présidente; préparer des documents concernant la feuille de route et sa mise en œuvre; coordonner la représentation externe du Comité Consultatif p.ex. devant les groupes politiques, les commissions parlementaires et les auditions publiques.

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Assurer la liaison avec les services concernés ainsi qu'avec les cabinets du Président et du Secrétaire général.

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Gérer les archives internes et/ou confidentielles du Secrétariat, assurer la mise à jour du site Intranet du Comité Consultatif.

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Exécuter les procédures d'audit établies et préparer les documents de travail y afférents. L’audit porte sur l'adéquation et la qualité des systèmes de contrôle interne applicables aux opérations d'exécution du budget ainsi que sur l'adéquation et l'efficacité des systèmes de gestion et sur la performance des services dans la réalisation de leurs politiques, programmes et actions.

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Sur base d'une analyse des risques spécifiques à chaque «entité auditable», ainsi que d'une évaluation des systèmes de gestion et de contrôle interne correspondants, développer et rédiger des programmes d'audit spécifiques à chaque secteur de risque et établir un plan spécifique pour chaque audit.

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Rédiger les projets des rapports, y compris les recommandations visant à améliorer la qualité des systèmes de gestion et de contrôle internes. Dans le cadre d'un processus de consultation continue, discuter les rapports et les recommandations avec les services audités; finaliser les rapports définitifs.

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Réviser les travaux effectués par les équipes d'audit; assurer un suivi administratif rigoureux des audits et développer les outils méthodologiques requis, afin d'optimiser le processus de programmation et d'améliorer constamment la qualité des prestations du Service d’Audit Interne.

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Examiner la suite donnée par les services audités à toutes les actions agréées lors de chaque audit, à l'échéance fixée dans le cadre du processus de suivi transversal semestriel, et rédiger chaque semestre un rapport à l'institution, après consultation bilatérale des services concernés.

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Préparer et adopter un programme de travail annuel et dont les priorités ont été fixées en fonction d'une analyse globale des risques, y compris une consultation directe de chacun des ordonnateurs.

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Dans le cadre de la gouvernance de l'institution, se réunir régulièrement avec les instances concernées, notamment avec le Panel d'Audit et le Secrétaire général; établir un rapport annuel indiquant le nombre et le type d'audits internes effectués, les recommandations formulées et les suites données à celles-ci; présenter le rapport annuel au Bureau et à la Commission de Contrôle Budgétaire.

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Veiller à ce que le système de gestion de crises et de continuité des opérations soit opérationnel au sein du Parlement, y compris en ce qui concerne l'analyse des processus principaux, des fonctions critiques et des actifs du Parlement européen.

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Fournir un soutien, une assistance, des conseils et un cadre de formation aux DG et aux services dans la préparation de leurs propres plans de continuité, en assurant les synergies entre les plans respectifs et leurs interdépendances.

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Exercer, sur délégation du Secrétaire général, la coordination de la Cellule de crise pour la sécurité des missions officielles en dehors des trois lieux de travail, y inclus la rédaction en temps opportun d'évaluations des risques en matière de sécurité et définir des dispositions de sécurité pertinentes pour les missions officielles du Parlement dans les pays à haut risque.

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Assurer la formation, le soutien, la sensibilisation et la communication au sein du PE, et en particulier auprès des Membres du Parlement européen, en ce qui concerne le rôle de la Cellule de crise, les aspects de sécurité des missions officielles et l'utilisation des applications informatiques utilisées par la Cellule de crise (MCM).

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Conseiller la hiérarchie sur tous les aspects liés à la gestion de crise et de continuité des activités et des opérations, tant sur le plan préventif que réactif.

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Identifier, évaluer et gérer les risques au niveau de l'organisation, y compris l'évaluation de scénarios de risques, de menaces, d'impacts potentiels et d'interactions au niveau du PE. Fournir un soutien en gestion des risques au niveau des DG.

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Assurer le secrétariat de la Conférence des Présidents (CdP) (y compris la préparation et le suivi des ordres du jour, dossiers, notes, procès-verbaux, lettres, etc. ainsi que l'organisation de réunions régulières et supplémentaires de la CdP à Bruxelles, Strasbourg et dans les pays assurant la présidence du Conseil de l'UE).

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Être le «Centre d'excellence» en ce qui concerne le règlement intérieur (et ses applications pratiques) sur les questions pertinentes relevant de la compétence de la Conférence des Présidents.

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Assurer le traitement des questions relatives au règlement relevant de la compétence de la Conférence des Présidents ainsi que des questions politiques sensibles dans ce domaine.

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Participer à des groupes de travail/de coordination de la Conférence des Présidents, y compris le groupe de contact du registre de transparence.

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Tenir un registre des divers traitements effectués.

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Émettre des avis et fournir une assistance en interne dans le domaine de compétence.

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Informer les responsables du traitement des données à caractère personnel et les personnes concernées de leurs droits et obligations; organiser des formations.

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Mener des travaux de conception, d'analyse, de contrôle et d'information dans le domaine de la protection des données à caractère personnel, en liaison avec les services concernés du Secrétariat général.

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Mettre en œuvre le nouveau Règlement avec des mesures juridiques, organisationnelles et de sécurité adéquates pour une application facile et sans alourdir les procédures administratives.

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Signaler au Contrôleur européen de la protection des données les opérations de traitement susceptibles de présenter des risques particuliers.

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Assurer la coordination administrative, préparer des actes juridiques et assurer le suivi de la jurisprudence, réseau CPD-DPD, stagiaires.

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Collaborer avec le Contrôleur européen de la protection des données ainsi qu'avec les services homologues des autres institutions.

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Contribuer à la mise en œuvre du Cadre d'exécution stratégique; développer et gérer une base de données contenant des indicateurs pertinents pour le SEF et les PPP, et rédiger des rapports pour Cabinet du Secrétaire général.

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Contribuer à la rationalisation du cycle de programmation et de reporting; assister l’administration dans la définition d’objectifs et d’indicateurs de performance et contribuer à la simplification de l'exercice annuel de reporting.

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Contribuer à l'élaboration d'une méthodologie et d'outils pour l'évaluation du cadre de contrôle interne; gérer le réseau des coordinateurs du contrôle interne.

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Fournir un soutien informatique au Cabinet du Secrétaire général.

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Fournir des conseils à la demande et un soutien direct aux projets stratégiques.

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Organiser, préparer et assurer le suivi de l’«Inter-DG Steering Group on Environmental Management», du «Waste Committee» et du «Working Group on Green Public Procurement».

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Préparer le Bilan Carbone, la Revue de Direction Environnementale et la Déclaration Environnementale annuelle.

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Organiser, mettre en œuvre et participer aux audits internes et externes, y compris aux audits légaux. Organiser des événements, des actions de communication et de formation pour la sensibilisation du personnel et le suivi des suggestions.

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Lancer des procédures de marchés publics, particulièrement «offsetting».

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Préparer le Plan d`Action 2020 et assurer le suivi du Plan d'Action EMAS 2019.

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Traiter des aspects administratifs, financiers et budgétaires dans le domaine de compétence.

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Préparer, sur base des intérêts spécifiques des visiteurs, des programmes de visites et de rencontres, au sein des institutions, mais aussi avec des contacts externes.

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Maintenir une coopération directe, efficace et quotidienne avec les délégations de l'UE (environ 85) afin d'améliorer la préparation, la sélection et le suivi des candidats au programme de visites d'études.

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Assurer la gestion de l'unité interinstitutionnelle (PE/Commission) responsable pour la coordination des visites d'études individuelles auprès des institutions européennes, à Bruxelles et/ou à Strasbourg, d'environ 145 visiteurs non ressortissants des pays de l'UE par an; assurer la gestion budgétaire et la coordination administrative de l'ensemble de ces visites d'études.

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Développer des relations régulières avec les services des différentes institutions: PE, CE, Conseil, CdR, CESE, EEAS, etc.

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Préparer les itinéraires et réserver des vols et hôtels; préparer les assurances et visas, le cas échéant.

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Développer et assurer les activités de communication ainsi que l'actualisation régulière de la page web et des publications d'information sur le programme; développer des relations avec les Think Tanks et les universités.