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Assurer la direction, la coordination et l’animation des unités et services de la direction

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Exercer les fonctions d’ordonnateur subdélégué

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Représenter la direction dans divers comités et/ou enceintes interinstitutionnelles

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Assurer le remplacement du directeur général en son absence

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Veiller à l’organisation de la Conférence parlementaire sur l’Organisation mondiale du commerce (OMC) et de son comité de pilotage

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Assurer les relations avec d’autres organismes multilatéraux: Union interparlementaire (UIP), Assemblée parlementaire de l’Organisation pour la sécurité et la coopération en Europe (OSCE)

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Assurer les relations avec d’autres institutions, en particulier avec la Commission européenne, le Conseil, le Service européen pour l’action extérieure (SEAE) et les ambassades

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Participer à de nombreuses réunions de coordination internes et interservices ainsi que d’organes (Conférence des présidents, Conférence des présidents de commission, Conférence des présidents de délégation)

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Organiser (préparer et suivre) des réunions de service (directeur et chefs d’unité de la direction A)

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Assurer la gestion de projets

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Assurer le secrétariat de la commission: organisation des réunions, des réunions des coordinateurs, programmation, procès-verbaux, organisation du prix Sakharov en coopération avec la sous-commission des droits de l’homme (DROI), la commission du développement (DEVE) et l’unité Actions droits de l’homme (HRAC); assurer le secrétariat de cinq groupes de travail (relations UE-Nations unies, voisinage sud, partenariat oriental, instruments financiers extérieurs et Balkans occidentaux); préparer des documents de travail/projets de rapports (procédures législatives et non-législatives) et assurer le suivi des actes «comitologie»

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Assister, par des contributions écrites et orales, les députés européens dans l’exercice de leurs fonctions de président, vice-président, rapporteur, rapporteur pour avis

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Organiser des auditions publiques, des conférences, des missions de délégations ad hoc, etc.

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Assurer les contacts avec les autres institutions européennes, le Service européen pour l’action extérieure (SEAE), les missions diplomatiques accréditées auprès de l’Union européenne et les pays tiers, ainsi que les contacts avec les Nations unies, l’Union interparlementaire (UIP), l’Organisation pour la sécurité et la coopération en Europe (OSCE), l’Assemblée parlementaire (AP) et le «Regional Cooperation Council» dans les Balkans occidentaux

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Coordonner les travaux de la commission et de ses deux sous-commissions [sécurité et défense (SEDE) et droits de l’homme (DROI)]

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Coordonner les tâches de la commission et celles des commissions parlementaires mixtes et délégations interparlementaires, y compris des délégations d’observations d’élections relevant de sa compétence

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Assurer la coordination de la commission avec les organes politiques et administratifs internes [plénière, conférence des présidents, conférence des présidents de commission (CPC), bureau, etc.]

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Assurer le secrétariat de la sous-commission: organisation des réunions, réunions des coordinateurs, procès-verbaux, etc.

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Fournir de l’assistance aux rapporteurs/rapporteurs pour avis de la commission des affaires étrangères dans les domaines de la sécurité et de la défense

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Assurer les contacts avec la Commission, le Conseil et le Service européen pour l’action extérieure dans le domaine de la politique de sécurité et de défense commune (PSDC)

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Organiser des auditions

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Préparer des documents de travail et des notes (y compris pour la feuille de présidence)

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Assurer l’organisation des missions de la sous-commission

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Fournir de l’assistance à la délégation pour les relations avec l’Assemblée parlementaire de l’OTAN (réunions, déplacements et contacts avec son secrétariat)

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Assurer le secrétariat de la sous-commission: organisation des réunions, des auditions publiques, des réunions du bureau élargi, procès-verbaux, groupe de travail sur les instruments financiers extérieurs

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Assister les rapporteurs/rapporteurs pour avis de la commission des affaires étrangères dans le domaine des droits de l’homme, établir trois rapports d’initiative en même temps; fournir de l’assistance aux commissions affaires étrangères (AFET) et développement (DEVE), aux assemblées paritaires, aux commissions parlementaires mixtes et aux délégations interparlementaires dans le domaine des droits de l’homme; prix Sakharov (en liaison avec la nouvelle unité Action droits de l’homme, le cabinet du président du Parlement européen et l’ensemble des directions générales concernées)

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Organiser des missions en dehors des lieux de travail

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Assurer la contribution à la procédure des urgences (article 135), ainsi que le suivi des résolutions adoptées par le Parlement en matière de droits de l’homme

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Assurer le suivi des lettres adressées par le président du Parlement et les présidents des commissions DROI et AFET en soutien à des cas individuels, ainsi que la préparation de documents de travail et de notes (en liaison avec le département thématique)

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Assurer la coopération avec les institutions européennes, le Conseil de l’Europe, les Nations unies, l’OSCE et les États membres dans le domaine des droits de l’homme, ainsi que les contacts et échanges d’informations avec les organisations non gouvernementales (ONG)

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Accueillir et accompagner les délégations «droits de l’homme» en visite au Parlement

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Assurer le secrétariat de la commission: organisation des réunions, des réunions des coordinateurs, programmation, procès-verbaux, etc.

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Assister, par des contributions écrites et orales, le président du Parlement européen et les députés européens dans l’exercice de leurs fonctions de président, vice-président, rapporteur, rapporteur pour avis

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Préparer des documents de travail/projets de rapports/projets d’avis (procédures législatives et non-législatives), négociations (procédures législatives)

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Organiser des auditions publiques, des missions d’études, des missions ad hoc (observation des élections) en dehors des lieux de travail (pays en voie de développement), etc.

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Assurer les contacts avec les autres institutions, les milieux intéressés et la société civile

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Fournir de l’assistance ponctuelle de la commission DEVE pendant les deux sessions annuelles de l’Assemblée parlementaire paritaire ACP

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Assurer le secrétariat de la commission: organisation des réunions, des réunions des coordinateurs, programmation, procès-verbaux, etc.

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Préparer des documents de travail/projets de rapports (procédures législatives et non-législatives)

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Organiser des auditions publiques et des missions ad hoc en dehors des lieux de travail

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Assister, par des contributions écrites et orales, le président du Parlement européen et les députés européens dans l’exercice de leurs fonctions de président, vice-président, rapporteur, rapporteur pour avis

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Assurer les contacts avec les autres institutions, les milieux intéressés et la société civile

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Assurer les contacts avec les missions diplomatiques accréditées auprès de l’Union européenne dans le domaine du commerce international

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Assurer les contacts avec les délégations de la Commission dans des pays tiers et dans le domaine du commerce international

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Assurer l’organisation et la préparation des Conférences parlementaires de l’Organisation mondiale du commerce (OMC) et fournir de l’assistance à ces organes

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Assister le secrétaire général dans l’exercice de ses fonctions

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Assurer la direction, la coordination et l’animation des services directement rattachés au secrétaire général

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Exercer la fonction d’ordonnateur subdélégué, le cas échéant

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Représenter le cabinet du secrétaire général dans divers comités et enceintes interinstitutionnelles.

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Assurer le secrétariat du bureau et des questeurs

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Assurer le secrétariat des groupes de travail émanant du bureau et des questeurs

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Organiser et préparer les réunions de ces organes ainsi que celles des groupes de travail émanant du bureau et des questeurs, y inclus les réunions extérieures

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Préparer les feuilles de présidence, les procès-verbaux et les lettres de suivi des réunions et tout autre document pertinent, et ce dans les différentes langues

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Préparer les dossiers, documents d’information, communications du bureau et des questeurs, synthèses, etc., en liaison avec les cabinets de la présidence et du secrétaire général ainsi qu’avec les services concernés, et ce, dans les différentes langues

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Assurer la tenue des échéanciers et prévisions des saisines pour le bureau

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Veiller au suivi des décisions prises par les organes

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Préparer des lettres pour la signature du président sur les missions des vice-présidents et des présidents de commissions, sur les délégations des commissions parlementaires et sur les auditions publiques

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Préparer des lettres pour la signature des vice-présidents et des questeurs

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Assurer le recueil des réglementations relevant des compétences du bureau et de la conférence des présidents: mises à jour et publication dans le Journal officiel des décisions du bureau

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Veiller à la diffusion électronique des dossiers de réunion, à la maintenance et à l’amélioration des outils de travail

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Assurer le traitement du courrier officiel «sensible»

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Veiller à la publication des documents de réunion sur l'intranet/l'internet

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Assurer l’alimentation du registre; veiller à la mise à disposition des documents demandés par les citoyens

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Gérer de nouveaux projets informatiques (NewPrequest, SharePoint) pour le secrétariat du bureau et des questeurs ainsi que pour le secrétariat de la conférence des présidents

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Gérer des archives internes/confidentielles et, en collaboration avec le service des archives, leur digitalisation et leur incorporation dans un outil informatique performant

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Gérer des demandes d’autorisation pour cocktails, «service café», d’accès des visiteurs, de dérogations d’âge, des documents justificatifs (certificats médicaux, certificats de décès, etc.) pour les absences excusées des députés aux séances plénières, soumises aux questeurs

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Gérer des missions des assistants des vice-présidents et des questeurs

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Assurer le secrétariat de la conférence des présidents

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Préparer les feuilles de présidence et tout autre document pertinent, y compris les procès-verbaux, et ce dans les différentes langues

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Préparer les dossiers, documents d’information, synthèses, etc., en liaison avec les cabinets de la présidence et du secrétaire général ainsi qu’avec les services concernés, et ce dans les différentes langues

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Assurer la tenue des échéanciers et saisines de la conférence des présidents

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Diffuser des dossiers de réunion

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Assurer le suivi des décisions prises par la conférence des présidents

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Assurer le secrétariat des groupes de travail de la conférence des présidents

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Assurer le traitement du courrier officiel «sensible»

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Assurer la publication des documents de réunion sur l'intranet/l'internet

—

Assurer l’alimentation du registre et la mise à disposition des documents demandés par les citoyens

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Gérer des archives internes/confidentielles: poursuivre l’étude (en collaboration avec le service des archives) pour leur digitalisation et leur incorporation dans un outil informatique performant

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Assurer le recueil et la mise à jour des réglementations relevant des compétences de la conférence des présidents

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Fournir du reporting sur tous les programmes/projets du «Parliamentary Project Portfolio» d’une façon systématique, facile à lire et riche en termes de contenu, afin d’assurer une prise de décision informée par le «Management Team», en étroite collaboration avec les sponsors et les managers des différents programmes/projets

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Soutenir la mise en œuvre du «Parliament Project Portfolio» et son alignement à la stratégie

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Soutenir le mainstreaming du «Strategic Execution Framework»

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Soutenir le «Project Based Work» au sein du secrétariat général, développer des standards spécifiques et des principes de base dans ce domaine, soutenir l’échange de bonnes pratiques entre directions générales en fournissant des outils efficaces et de la documentation

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Établir des programmes de formation et de coaching sur la méthodologie du «Project Based Work» dans le cadre de la mise en œuvre du «Strategic Execution Framework» en coopération avec la DG du Personnel

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Soutenir les sponsors et les managers des différents programmes/projets dans l’exercice de leurs tâches

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Soutenir le développement et la mise en œuvre de matrices, ainsi que l’échange des meilleures pratiques entre les directions générales

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Développer un «Tableau de bord» sur les matrices des projets et des opérations

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Augmenter les capacités de gestion de risques du secrétariat général, en particulier en lien avec le «Project Based Work»

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Assurer la préparation des rapports annuels de «Revue de direction» et «Déclaration environnementale», notamment en matière d’empreinte carbone

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Assurer la préparation et le suivi du plan d’action EMAS

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Organiser des audits internes et externes et soutien à l’implémentation, y compris les audits légaux et de l’empreinte carbone

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Mettre en place le système annuel de compensation des émissions carbone

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Assurer le suivi de la conformité réglementaire environnementale et de l’analyse environnementale

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Organiser des événements et des actions de communication et de formation pour la sensibilisation du personnel

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Assurer le suivi des suggestions du personnel

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Organiser des réunions du Steering Committee, de l`Inter DG Steering Group et des groupes de travail.

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Assurer la vérification du bon fonctionnement des systèmes et des procédures d’exécution du budget

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Assister l’auditeur interne dans l’accomplissement des tâches correspondantes

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Préparer et adopter un programme de travail annuel fondé et dont les priorités ont été fixées en fonction d’une analyse globale des risques

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Préparer, pour chaque secteur pouvant faire l’objet d’un audit, des dossiers permanents comportant toutes les informations, descriptions des systèmes, programmes et actions etc., qui restent pertinents pendant plusieurs exercices

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Analyser les risques auxquels chaque ordonnateur est confronté et évaluer les systèmes de gestion et de contrôle interne correspondants

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Développer et rédiger des programmes d’audit spécifique à chaque secteur de risque

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Assurer l’adéquation et la qualité des systèmes de contrôle interne applicables aux opérations d’exécution du budget ainsi que l’adéquation et l’efficacité des systèmes de gestion et sur la performance des services dans la réalisation de leurs politiques, programmes et actions

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Exécuter les procédures d’audit et préparer les documents de travail y afférents

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Réviser les travaux effectués par les équipes d’audit

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Rédiger les projets des rapports, y compris les recommandations visant à améliorer la qualité des systèmes de gestion et de contrôle internes

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Discuter les rapports et les recommandations avec les services audités; finaliser les rapports définitifs

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Examiner la suite donnée à ses recommandations dans le cadre d’un audit de suivi effectué au plus tard un an après l’émission de son rapport

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Soumettre à l’institution un rapport annuel indiquant le nombre et le type d’audits internes effectués, les recommandations formulées et les suites données à celles-ci

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Se réunir régulièrement avec les instances concernées et en particulier avec le panel d’audit, dans le cadre, notamment, de l’adoption du programme annuel de travail et du rapport annuel d’activité ainsi que des activités de suivi des audits

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Assurer un suivi administratif rigoureux des audits, y compris des hommes-jours consacrés à chaque mission, et développer les outils méthodologiques requis, afin d’optimiser le processus de programmation et d’améliorer constamment la qualité des prestations de l’unité d’audit interne

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Informer les responsables du traitement des données à caractère personnel et les personnes concernées de leurs droits et obligations

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Mener des travaux de conception, d’analyse, de contrôle et d’information dans le domaine de la protection des données à caractère personnel, en liaison avec les services concernés du secrétariat général

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Émettre des avis et fournir de l’assistance interne dans le domaine

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Tenir un registre des divers traitements effectués

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Signaler au Contrôleur européen de la protection des données les opérations de traitement susceptibles de présenter des risques particuliers

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Collaborer avec le Contrôleur européen de la protection des données ainsi qu’avec les services homologues aux autres institutions

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Assurer la coordination interne en matière de protection des données

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Élaborer des dispositions complémentaires d’application

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Assurer le suivi de la jurisprudence en matière de protection des données