8.1.2015

Journal officiel de l'Union européenne

CA 3/1

AVIS DE CONCOURS GÉNÉRAL

EPSO/AST-SC/03/15

Secrétaires/Commis (SC 1 et SC 2) dans les domaines suivants:

1)	appui administratif;

2)	appui financier;

3)	secrétariat

(2015/C 003 A/01)

L’Office européen de sélection du personnel (EPSO) organise un concours général sur épreuves pour l’établissement de listes de réserve destinées à pourvoir des postes vacants de fonctionnaires de niveau «secrétaires» et «commis» (1) au sein des institutions de l'Union européenne.

Avant de postuler, vous devez lire attentivement les dispositions générales applicables aux concours généraux publiées au Journal officiel de l'Union européenne C 60 A du 1er mars 2014 ainsi que sur le site internet d'EPSO. Ces dispositions font partie intégrante de l’avis de concours.

TABLE DES MATIÈRES

CADRE GÉNÉRAL

II.

NATURE DES FONCTIONS

III.

CONDITIONS D'ADMISSION

IV.

TESTS D'ACCÈS

ÉPREUVES D'ÉVALUATION

VI.

VÉRIFICATION DES DÉCLARATIONS DES CANDIDATS

VII.

LISTES DE RÉSERVE

ANNEXE I:

DOMAINE 1. APPUI ADMINISTRATIF

ANNEXE II:

DOMAINE 2. APPUI FINANCIER

ANNEXE III:

DOMAINE 3. SECRÉTARIAT

I. CADRE GÉNÉRAL

1.	Nombre de lauréats par domaine et par grade

	Grade SC 1	Grade SC 2
Domaine 1	104	35
Domaine 2	80	30
Domaine 3	147	99

Ces chiffres représentent le nombre total de lauréats demandé par toutes les institutions. Veuillez noter que le recrutement au grade SC 2 sera essentiellement effectué par les institutions implantées à Luxembourg.

Remarques

Le présent avis de concours se réfère à trois domaines comportant chacun deux grades.

En raison de contraintes budgétaires et administratives, et afin que chaque service dispose d'une liste de réserve composée de lauréats spécialisés pouvant entrer en service immédiatement, vous ne pouvez vous inscrire qu’à un seul domaine et à un seul grade.

Vous devez choisir votre domaine et votre grade au moment de l'inscription électronique et vous ne pourrez pas les modifier après que vous aurez confirmé et validé votre acte de candidature par voie électronique.

Toutefois, si, dans le domaine choisi,

—	vous vous inscrivez pour le grade SC 2, et

—	vous avez obtenu aux tests d'accès l'une des meilleures notes (voir point IV) pour être invité à l'étape suivante de ce concours, et

—	vous ne remplissez pas les conditions d'admissibilité au grade SC 2 mais remplissez celles du grade SC 1,

le jury peut, avec votre accord, réaffecter votre candidature au grade SC 1 (2).

Dans ce cas, vos résultats seront comparés à ceux des candidats du grade SC 1 et, si vous faites partie de ceux qui ont obtenu les meilleures notes dans ce grade, votre nom sera ajouté à la liste des candidats SC 1 invités aux épreuves d’évaluation.

Cette réaffectation aura lieu avant l'invitation aux épreuves d'évaluation et sur la base de vos déclarations dans l'acte de candidature électronique. Les candidats figurant en dessous du seuil des meilleures notes pour le grade SC 2 par domaine ne seront pas pris en considération pour le transfert vers le grade SC 1.

3.	Comment postuler?

Vous devez vous inscrire par voie électronique en suivant la procédure indiquée sur le site internet d'EPSO et en particulier dans le mode d'emploi de l'inscription.

Délai (validation comprise): le 10 février 2015 à 12 heures (midi), heure de Bruxelles.

II. NATURE DES FONCTIONS

Les secrétaires et commis (groupe de fonction AST/SC) accomplissent des tâches de secrétariat, de gestion de bureau et autres tâches équivalentes, nécessitant un certain degré d’autonomie.

La nature spécifique des fonctions est décrite dans les annexes.

III. CONDITIONS D'ADMISSION

À la date de clôture fixée pour l'inscription électronique, vous devez remplir toutes les conditions générales et spécifiques suivantes:

1.	Conditions générales

a)	Vous devez être citoyen d'un des États membres de l’Union européenne.

b)	Vous devez jouir de vos droits civiques.

c)	Vous devez être en position régulière au regard des lois de recrutement applicables en matière militaire.

d)	Vous devez offrir les garanties de moralité requises pour l'exercice des fonctions envisagées.

2.	Conditions spécifiques

2.1.

Qualifications (3)

Voir annexes.

2.2.

Expérience professionnelle

Voir annexes.

2.3.

Connaissances linguistiques (4)

Langue 1

Langue principale (niveau minimal requis: C1)

Connaissance approfondie d’une des langues officielles de l’Union européenne.

Langue 2

Deuxième langue, obligatoirement différente de la langue 1 (niveau minimal requis: B2)

Connaissance satisfaisante de l'allemand, de l'anglais ou du français.

Au vu de l’arrêt rendu par la Cour de justice de l’Union européenne (grande chambre) dans l’affaire C-566/10 P, République italienne/Commission, les institutions de l’Union souhaitent, dans le cadre du présent concours, motiver la limitation du choix de la deuxième langue à un nombre restreint de langues officielles de l’Union.

Les candidats sont donc informés que les deuxièmes langues retenues aux fins du présent concours ont été définies conformément à l’intérêt du service, qui exige que les nouveaux recrutés soient immédiatement opérationnels et capables de communiquer efficacement dans leur travail quotidien. Le fonctionnement effectif des institutions risquerait autrement d’être gravement entravé.

Eu égard à la longue pratique des institutions de l’Union en ce qui concerne les langues de communication interne, et compte tenu des besoins des services en matière de communication externe et de traitement des dossiers, l’anglais, le français et l’allemand demeurent les langues les plus largement employées. En outre, l’anglais, le français et l’allemand sont les deuxièmes langues les plus répandues dans l'Union européenne et les plus étudiées en tant que deuxièmes langues. Cela confirme le niveau d’études et les compétences professionnelles qui peuvent être actuellement attendus des candidats à des postes au sein des institutions de l’Union, à savoir la maîtrise d’au moins l’une de ces langues. Par conséquent, dans la mise en balance de l’intérêt et des besoins du service et des aptitudes des candidats, compte tenu du domaine particulier du présent concours, il est justifié d’organiser des épreuves dans ces trois langues afin de garantir que, quelle que soit leur première langue officielle, tous les candidats maîtriseront au moins l’une de ces trois langues officielles au niveau d’une langue de travail. L’appréciation des compétences spécifiques permet ainsi aux institutions de l’Union d’évaluer l’aptitude des candidats à être immédiatement opérationnels dans un environnement proche de celui dans lequel ils seront appelés à travailler.

Pour les mêmes raisons, il est indiqué de limiter la langue de communication entre les candidats et l'institution, y inclus la langue dans laquelle les actes de candidatures doivent être rédigés. De plus, cette exigence permet d'appliquer une approche uniforme lors de la comparaison des candidats et de l'examen de leur acte de candidature.

En outre, dans un souci d’égalité de traitement, tout candidat, même s’il a l’une de ces trois langues comme première langue officielle, est tenu de passer certaines épreuves dans sa deuxième langue, à choisir parmi ces trois langues.

Ces dispositions ne portent pas atteinte à l’apprentissage ultérieur d’une troisième langue de travail, conformément à l’article 45, paragraphe 2, du statut.

IV. TESTS D'ACCÈS

Les tests d’accès sur ordinateur seront organisés par EPSO. Le jury détermine le niveau de difficulté des tests, tels que décrits dans le tableau ci-dessous (point 2), et en approuve la teneur sur la base de propositions faites par EPSO.

1.	Invitation

Vous serez invité aux tests si vous avez validé votre candidature à temps (voir titre I, point 3).

Attention:

1)	en validant votre candidature, vous déclarez remplir les conditions générales et spécifiques du titre III;

2)	pour participer aux tests, vous devez réserver une date; cette réservation doit impérativement être faite dans le délai qui vous sera communiqué par l'intermédiaire de votre compte EPSO.

2.	Nature et notation des tests

Série de tests basés sur des questions à choix multiple visant à évaluer vos aptitudes et compétences générales en matière de:

Test a)

Raisonnement verbal

Notation: de 0 à 20 points.

Test b)

Raisonnement numérique

Notation: de 0 à 10 points.

Minimum requis par domaine:

Domaine 1: 4.

Domaine 2: 5.

Domaine 3: 4.

Test c)

Raisonnement abstrait

Notation: de 0 à 10 points.

Minimum requis pour l'ensemble des tests a) et c): 15.

Test d)

Aptitudes professionnelles:

exactitude et précision

Notation: de 0 à 40 points.

Test e)

Aptitudes professionnelles:

hiérarchisation des priorités et organisation

Notation: de 0 à 40 points.

Minimum requis pour l'ensemble des tests d) et e): 40.

3.	Langue des tests

Langue 1 pour les tests a), b) et c)

Langue 2 pour les tests d) et e)

V. ÉPREUVES D'ÉVALUATION

1.	Invitation

Vous serez invités aux épreuves d'évaluation, en principe à Bruxelles, pendant une journée:

—	si vous avez obtenu le minimum requis à tous les tests d'accès,

—	si vous avez obtenu l'une des meilleures notes pour l'ensemble des tests a), c), d) et e), et

—	si, au terme de l'examen effectué sur la base des informations fournies dans l'acte de candidature électronique, vous remplissez les conditions générales et spécifiques du titre III (5).

Le test b) est éliminatoire mais les points ne seront pas comptabilisés avec les points des autres tests pour sélectionner les candidats à inviter aux épreuves d'évaluation.

Le nombre de candidats (6) invités aux épreuves d'évaluation correspond, par domaine et par grade, approximativement à 2 fois et au maximum à 2,5 fois le nombre de lauréats recherché dans le présent avis de concours. Ce nombre sera également publié sur le site internet d'EPSO: (http://blogs.ec.europa.eu/eu-careers.info/).

Si vous faites partie des candidats invités aux épreuves d'évaluation, vous devrez apporter votre dossier de candidature complet comprenant toutes les pièces justificatives attestant de vos qualifications et de votre expérience professionnelle (7).

Modalités: voir point 2.1.7 des dispositions générales applicables aux concours généraux.

2.	Épreuves d'évaluation, notation et pondération

Vous serez soumis à deux types d'épreuves dans votre langue 2, dont le contenu est validé par le jury, afin d'évaluer:

—	vos compétences spécifiques, et

—	vos compétences générales.

Vos compétences spécifiques seront évaluées au moyen des éléments suivants (8):

Domaine 1: Appui administratif

f)	un test des compétences en gestion de bureau;

g)	une épreuve pratique visant à évaluer les capacités d'expression écrite (notamment l'orthographe, la syntaxe et la grammaire).

Test f): de 0 à 25 points.

Minimum requis: 15.

Test g): de 0 à 10 points.

Minimum requis: 6.

Pondération combinée: 30 % de la note globale.

Domaine 2: Appui financier

f)	un test des compétences en matière de finances;

g)	une épreuve pratique visant à évaluer les capacités d'expression écrite (notamment l'orthographe, la syntaxe et la grammaire).

Test f): de 0 à 30 points.

Minimum requis: 15.

Test g): de 0 à 10 points.

Minimum requis: 6.

Pondération combinée: 30 % de la note globale.

Domaine 3: Secrétariat

f)	une épreuve pratique portant sur la préparation et/ou le traitement d'un document en MS Word et Excel;

g)	une épreuve pratique visant à évaluer les capacités d'expression écrite (notamment l'orthographe, la syntaxe et la grammaire).

Test f): de 0 à 20 points.

Minimum requis: 12.

Test g): de 0 à 10 points.

Minimum requis: 6.

Pondération combinée: 30 % de la note globale.

Vos compétences générales (9) seront évaluées au moyen des éléments suivants:

Pour les 3 domaines:

h)	un exercice «bac à courrier» (e-tray exercise);

i)	un entretien structuré.

Notation: de 0 à 10 points pour chacune des compétences générales.

Minimum requis:

35 points sur 70 pour l'ensemble des 7 compétences générales.

Pondération combinée: 70 % de la note globale.

Chacune de ces compétences générales sera testée selon le schéma suivant:

	«Bac à courrier»	Entretien structuré
Analyse et résolution de problèmes	x
Communication		x
Qualité et résultats	x
Apprentissage et développement		x
Hiérarchisation des priorités et organisation	x
Résilience		x
Travail d'équipe		x

VI. VÉRIFICATION DES DÉCLARATIONS DES CANDIDATS

À l’issue des résultats des épreuves d'évaluation, les déclarations faites par les candidats dans leur acte de candidature électronique seront vérifiées sur la base des pièces justificatives qu'ils ont fournies; cette vérification est effectuée par EPSO pour les conditions générales et par le jury pour les conditions spécifiques.

La vérification est effectuée, par ordre décroissant de mérite, pour les candidats qui ont obtenu les minimums requis et les meilleures notes pour l'ensemble des éléments f), g), h) et i). Cette vérification se fait jusqu'à ce que le nombre de candidats qui peuvent être inscrits sur la liste de réserve par domaine et par grade et qui remplissent effectivement toutes les conditions d'admission soit atteint. Les pièces justificatives des candidats figurant en dessous de ce nombre ne seront pas examinées.

S'il ressort de cette vérification que les déclarations faites par les candidats dans leur acte de candidature électronique ne sont pas corroborées par les pièces justificatives pertinentes, les candidats concernés seront exclus du concours.

VII. LISTES DE RÉSERVE

1.	Inscription sur la liste de réserve

Le jury inscrit votre nom sur la liste de réserve:

—	si vous faites partie des candidats ayant obtenu les minimums requis et l'une des meilleures notes pour l'ensemble des épreuves d'évaluation (voir nombre de lauréats, titre I, point 1) (10);

—	et si, au vu des pièces justificatives, vous remplissez toutes les conditions d'admission (voir titre III).

2.	Classement

Des listes seront établies par domaine, par grade et par ordre alphabétique.

(1) Toute référence dans le présent avis à une personne de sexe masculin s'entend également comme faite à une personne de sexe féminin.

(2) Cet accord vous sera demandé lors de l'inscription électronique.

(3) Tous les diplômes doivent être délivrés par des organismes/universités reconnus dans les 28 États membres de l’Union européenne. Les candidats possédant des diplômes délivrés dans les pays tiers seront invités à fournir la reconnaissance officielle de ces diplômes par un État membre de l’Union.

(4) Voir le Cadre européen commun de référence pour les langues (CECR).

(http://europass.cedefop.europa.eu/fr/resources/european-language-levels-cefr).

(5) Ces informations seront vérifiées, sur la base des pièces justificatives, avant l'établissement de la liste de réserve (voir titre VI et titre VII, point 1).

(6) Dans le cas où, pour la dernière place, plusieurs candidats auraient obtenu la même note, tous ces candidats seront invités aux épreuves d'évaluation.

(7) La date des épreuves vous sera communiquée en temps utile via votre compte EPSO.

(8) Des précisions concernant les claviers mis à la disposition des candidats seront communiquées lors de l'invitation aux épreuves d'évaluation. Des claviers standards tels qu’utilisés sur le marché européen du travail seront mis à la disposition des candidats.

(9) La définition de ces compétences figure au point 1.2 des dispositions générales applicables aux concours généraux.

(10) Au cas où plusieurs candidats auraient obtenu la même note pour la dernière place disponible, tous ces candidats seront inscrits sur la liste de réserve.

ANNEXE I

DOMAINE 1. APPUI ADMINISTRATIF

1. Nature des fonctions

Les institutions sont à la recherche de personnes pour accomplir des tâches d’appui administratif au sein de leurs services, y compris de leurs départements linguistiques.

Les agents d'appui administratif accompliront des tâches d’assistance et d'appui, à l’aide d’outils informatiques, liées notamment à l'appui technique/opérationnel et administratif.

Les fonctions sont diverses et peuvent consister à:

—

traiter et assurer le suivi de dossiers techniques et administratifs dans le respect des règles applicables, tels que:

—	établir des rapports techniques et/ou des cahiers des charges, assurer le suivi de l’exécution de contrats et la réception des travaux,

—	accomplir des travaux administratifs relatifs à l’achat de produits (équipements, fournitures et biens),

—	traiter les dossiers du personnel, liés notamment au recrutement, aux carrières, à la formation professionnelle, à l’égalité des chances,

—	traiter et assurer le suivi des dossiers: ouvrir et enregistrer les dossiers, assurer le suivi des procédures, surveiller les délais, mettre à jour des bases de données de gestion des dossiers,

—	rédiger des courriers, notes, procès-verbaux et/ou des rapports,

—

gérer et archiver des documents. Il peut s’agir de l’enregistrement, de l'encodage, de l'affectation et de la distribution des documents/du courrier à l'entrée/à la sortie; archiver et sécuriser des documents/dossiers dans le respect des règles d'archivage, de confidentialité et de protection des données,

—	fournir une aide à la coordination et la planification des activités du service.

Ces tâches exigent une connaissance approfondie des outils informatiques tels que le traitement de texte, les tableurs et les bases de données.

2. Qualifications

Grades SC 1 et SC 2

Un niveau d'enseignement supérieur d'une durée minimale d'un an, sanctionné par un diplôme de fin d’études en rapport avec la nature des fonctions,

un niveau d'enseignement secondaire sanctionné par un diplôme donnant accès à l'enseignement supérieur suivi d'une expérience professionnelle d'une durée minimale de trois ans liée pour l'essentiel à la nature des fonctions,

une formation professionnelle (équivalant au niveau 4 du cadre européen des certifications) (1) d’une durée minimale d'un an, suivie d’une expérience professionnelle d'au moins trois ans. La formation et l’expérience professionnelle doivent être pour l’essentiel liées à la nature des fonctions.

NB:	les trois années susmentionnées ne seront pas comptabilisées dans le nombre d'années d'expérience professionnelle exigé ci-dessous.

3. Expérience professionnelle

Grade SC 2 uniquement

Une expérience professionnelle d'une durée minimale de quatre ans pour l'essentiel liée à la nature des fonctions.

Cette expérience professionnelle ne peut être prise en compte que si elle a été acquise après l'obtention de la qualification donnant accès au concours.

(1) Voir le Cadre européen des certifications (http://ec.europa.eu/ploteus/search/site?f%5B0%5D=im_field_entity_type%3A97).

ANNEXE II

DOMAINE 2. APPUI FINANCIER

1. Nature des fonctions

Les institutions sont à la recherche de personnes pour accomplir des tâches d’appui dans le domaine de la gestion budgétaire et financière.

La fonction concernée est celle d’agent d'appui financier. Ces agents fournissent un appui financier et administratif au sein des services ou unités des institutions.

Les tâches sont diverses et peuvent consister à:

—	traiter les dossiers relatifs à l'exécution du budget dans le respect des règles financières en vigueur (suivi administratif des appels d’offres, préparation des contrats, suivi des transactions liées, etc.),

—	se charger de la tenue de la comptabilité,

—	vérifier les factures,

—	enregistrer et assurer le suivi de la validation des transactions (propositions d’engagement, ordres de paiement, ordres de recouvrement, données relatives aux contrats et contractants,...),

—	s'occuper de la facturation et des délais d'encaissement,

—	traiter les dossiers financiers, y compris la correspondance, le classement et l'archivage.

Ces tâches exigent une connaissance approfondie des outils informatiques tels que le traitement de texte, les tableurs et l'utilisation des logiciels comptables.

2. Qualifications

Grades SC 1 et SC 2

Un niveau d'enseignement supérieur d'une durée minimale d'un an, sanctionné par un diplôme de fin d’études en rapport avec la nature des fonctions,

NB:	les trois années susmentionnées ne seront pas comptabilisées dans le nombre d'années d'expérience professionnelle exigé ci-dessous.

3. Expérience professionnelle

Grade SC 2 uniquement

Une expérience professionnelle d'une durée minimale de quatre ans pour l'essentiel liée à la nature des fonctions.

Cette expérience professionnelle ne peut être prise en compte que si elle a été acquise après l'obtention de la qualification donnant accès au concours.

(1) Voir le Cadre européen des certifications (http://ec.europa.eu/ploteus/search/site?f%5B0%5D=im_field_entity_type%3A97).

ANNEXE III

DOMAINE 3. SECRÉTARIAT

1. Nature des fonctions

Les institutions européennes recherchent des personnes pour accomplir des tâches de secrétariat au sein de leurs services, y compris de leurs départements linguistiques.

Ces tâches, souvent assignées à la gestion administrative/de bureau, peuvent néanmoins varier selon le poste. En général, un(e) secrétaire assure un rôle de support d'une ou plusieurs personnes, au sein d'un service ou d'une unité dans les institutions européennes.

Les tâches sont diverses et peuvent consister à:

—	organiser les activités administratives et de soutien du service (réunions, déplacements professionnels, etc.),

—	traiter/gérer/archiver les documents et les demandes d'action (réception, traitement, suivi et classement des documents, des rapports et de la correspondance),

—	préparer, traiter, finaliser et vérifier des documents (rédaction/editing, mise en page, formatage, tableaux), avec l'aide de logiciels spécifiques,

—	rechercher, rassembler et diffuser l'information (mise à jour des bases de données, des fichiers),

—	gérer et assurer le suivi des dossiers administratifs et techniques pour le service/l'unité,

—	tenir et mettre à jour l'agenda de l'unité/du service, répondre aux appels téléphoniques, prendre note des messages.

Ces tâches exigent une connaissance approfondie des outils informatiques tels que le traitement de texte, les tableurs et les bases de données.

2. Qualifications

Grades SC 1 et SC 2

Un niveau d'enseignement supérieur d’une durée minimale d'un an, sanctionné par un diplôme de fin d’études dans le domaine du secrétariat,

un niveau d'enseignement secondaire sanctionné par un diplôme donnant accès à l'enseignement supérieur suivi d'une expérience professionnelle d'une durée minimale de trois ans, liée pour l'essentiel à la nature des fonctions,

NB:	les trois années susmentionnées ne seront pas comptabilisées dans le nombre d'années d'expérience professionnelle exigé ci-dessous.

3. Expérience professionnelle

Grade SC 2 uniquement

Une expérience professionnelle d'une durée minimale de quatre ans pour l'essentiel liée à la nature des fonctions.

Cette expérience professionnelle ne peut être prise en compte que si elle a été acquise après l'obtention de la qualification donnant accès au concours.

(1) Voir le Cadre européen des certifications (http://ec.europa.eu/ploteus/search/site?f%5B0%5D=im_field_entity_type%3A97).

		ISSN 1977-0936
Journal officiel de l'Union européenne		C 3A

Édition de langue française	Communications et informations	58e année 8 janvier 2015

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	V Avis
	PROCÉDURES ADMINISTRATIVES
	Office européen de sélection du personnel (EPSO)
2015/C 003A/01	Avis de concours général EPSO/AST-SC/03/15 — Secrétaires/Commis (SC 1 et SC 2) dans les domaines suivants: 1) appui administratif; 2) appui financier; 3) secrétariat	1