30.6.2014   

FR

Journal officiel de l'Union européenne

C 201/1

I.

A.

B.

C.

D.

E.

F.

G.

H.

H.1.

H.2.

H.3.

II.

A.

B.

C.

D.

E.

F.

G.

H.

I.

J.

K.

L.

M.

III.

A.

A.1.

A.2.

A.3.

A.4.

B.

B.1.

B.2.

B.3.

B.4.

B.5.

C.

D.

D.1.

D.2.

D.3.

D.4.

D.5.

D.6.

E.

E.1.

E.2.

E.3.

E.4.

F.

Annexe I —

Annexe II —

Annexe III —

1.

Le présent rapport analyse la gestion budgétaire et financière du Parlement européen pour l'exercice 2013. Il décrit l'utilisation des ressources financières ainsi que les événements qui ont eu une influence notable sur les activités de l'exercice (parties I et II) et expose de façon synthétique les résultats obtenus par rapport aux objectifs assignés à l'année 2013 (partie III).

2.

Le rapport a été rédigé conformément à l'article 142 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l'Union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil (1), ci-après «le règlement financier», et à l'article 227 du règlement délégué (UE) no 1268/2012 de la Commission du 29 octobre 2012 relatif aux règles d'application du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 (2). L'analyse effectuée se fonde sur les comptes budgétaires provisoires arrêtés par le comptable.

3.

Les crédits courants définitifs du Parlement pour 2013 se sont élevés à 1  75 0 4 63  939 EUR, soit 19,07 % du plafond de la rubrique V du cadre financier (3). Le tableau 1 ci-après présente l'exécution du budget du Parlement européen durant l'exercice 2013.

Tableau 1

Utilisation des crédits

4.

Le montant total des recettes comptabilisées au 31 décembre 2013 s'est élevé à 15 8 1 17  371 EUR (2012: 17 5 5 41  860 EUR), dont 2 5 9 91  783 EUR de recettes affectées (2012: 2 2 2 74  843 EUR).

5.

Le total des crédits courants du budget final du Parlement pour 2013 s'est élevé à 1  75 0 4 63  939 EUR, soit une augmentation de 1,9 % par rapport au budget 2012 (1  71 7 8 68  121 EUR).

6.

Les engagements se sont élevés au total à 1  73 5 9 63  486 EUR, soit 99 % des crédits finaux (2012: 99 %). Les paiements ont atteint un total de 1  45 8 1 88  881 EUR, soit 84 % des engagements effectués (2012: 82 %).

7.

Les reports automatiques à l'exercice 2014 ont atteint 27 7 7 74  604 EUR, soit 16 % des crédits engagés (2012: 18 %). Les reports non automatiques de crédits à l'exercice 2014, en application de l'article 13 du règlement financier, se sont élevés à 7 34  000 EUR.

8.

Les reports automatiques de crédits à 2013 ont atteint un montant total de 30 5 4 57  875 EUR (2012: 22 2 9 00  384 EUR). Les paiements au titre de ces reports se sont établis à 28 6 1 09  573 EUR, soit 94 % (2012: 89 %). Le montant annulé s'est donc élevé à 1 9 3 48  302 EUR en réduction de 22 % par rapport à 2012 (2 4 9 09  308 EUR). Les annulations ont concerné essentiellement les articles suivants: article 2 0 0 «Immeubles», article 2 0 2 «Frais afférents aux immeubles», article 3 2 4 «Production et diffusion», article 2 1 0 «Informatique et télécommunications», article 1 4 0 «Autres agents et personnes externes» et article 3 0 0 «Frais de mission et de déplacement entre les trois lieux de travail du personnel». Les annulations concernant ces six articles représentent 74 % du total des montants annulés.

9.

Les montants annulés et les motifs principaux de ces annulations sont présentés dans le tableau 2.

Tableau 2

Raisons principales des annulations de crédits reportés automatiquement de 2012 à 2013

10.

Les recettes affectées disponibles en 2013 ont atteint un montant total de 2 5 9 91  783 EUR (2012: 2 2 2 74  843 EUR). Les engagements ont atteint un montant de 1 6 9 07  174 EUR, soit un taux d'engagement de 65 % (2012: 81 %). Les paiements se sont élevés à un total de 8 9 97  498 EUR, soit 53 % des engagements réalisés (2012: 62 %).

11.

La provenance des crédits ouverts sur recettes affectées en 2013 est analysée dans le graphique ci-dessous:

Graphique 1

Crédits ouverts sur recettes affectées en 2013 par chapitre

12.

Les crédits ouverts sur recettes affectées reportées à 2013 se sont élevés au total à 10 6 9 00  532 EUR (2012: 10 7 5 92  247 EUR). L'essentiel (91 %) de ces crédits provient du chapitre 2 0 et résulte principalement d'un versement de 8 5 8 97  000 EUR effectué par l'État belge, le 27 janvier 2010, dans le cadre de la prise en charge du terrain des bâtiments D4 et D5 et des frais de viabilisation de la dalle surplombant la gare de Bruxelles-Luxembourg.

13.

Le total des engagements sur recettes affectées reportées a atteint 10 4 1 47  894 EUR à la fin de l'année 2013 (2012: 10 5 4 82  187 EUR). Les paiements effectués en 2013 ont représenté 16 % des engagements (2012: 10 %). L'essentiel des engagements concerne en effet l'achat de l'immeuble TREBEL, conformément à la décision du Bureau du 30 novembre 2011.

14.

La somme de 10 6 9 34  452 EUR a été transférée à l'exercice 2014, dont 1 6 4 94  703 EUR provenant de crédits ouverts sur recettes affectées en 2013 (les annulations de crédits s'élèvent à 4 99  582 EUR) et 9 0 3 35  056 EUR des crédits ouverts sur recettes affectées reportés de 2012 (les annulations de crédits s'élèvent à 30 EUR). Le montant de 8 5 8 97  000 EUR versé par l'État belge en janvier 2010 (cf. paragraphe 12) constitue une recette affectée externe au sens de l'article 21, paragraphe 2, du règlement financier. Les crédits reportés sur recettes affectées internes s'élèvent à 2 1 0 37  452 EUR.

15.

Un montant de 1 3 7 66  453 EUR (2012: 2 4 8 30  106 EUR), représentant 0,8 % des crédits finaux (2012: 1,4 %), a été annulé. Les principales raisons de cette annulation sont présentées dans le tableau ci-dessous:

Tableau 3

Raisons principales des annulations de crédits courants en 2013

16.

Durant l'exercice, dix virements C (y compris le virement dit «de ramassage») ont été approuvés en application des articles 27 et 46 du règlement financier (7). Ils se sont élevés au total à 6 9 0 88  000 EUR, soit 3,9 % des crédits définitifs (en 2012: dix virements représentant 4,7 % des crédits finaux). Le président a approuvé dix virements P sur crédits courants au titre de l'article 25, paragraphe 1, du règlement financier (8), pour un montant total de 9 7 98  500 EUR, soit 0,6 % des crédits définitifs (2012: huit virements représentant 0,6 % des crédits finaux).

17.

En résumé, vingt virements C et P sur crédits courants ont été approuvés en 2013, pour un montant de 7 8 8 86  500 EUR, soit 4,5 % des crédits finaux (en 2012: dix-huit virements d'un montant total de 9 0 8 41  790 EUR, soit 5,3 % des crédits finaux).

Tableau 4

Virements par base juridique

Tableau 5

Analyse des virements C par poste receveur

Tableau 6

Analyse des virements C par catégorie de dépense et par objectif

18.

La présente section examine l'utilisation des crédits du chapitre 10 1 «Réserve pour imprévus» et du chapitre 10 8 «Réserve EMAS». Ces chapitres, figurant au titre 10 «Autres dépenses», sont appelés «crédits provisionnels» dans la suite du présent rapport. Le titre 10 «Autres dépenses» a constitué la principale source de virements hors ramassage, puisque 59 % des virements hors ramassage proviennent de cette rubrique (8 8 34  000 EUR sur un total de 1 5 0 88  000 EUR).

19.

Sur ce montant, 6 0 74  000 EUR ont été destinés aux députés, 2 0 60  000 EUR à l'informatique et 7 00  000 EUR à l'administration. La destination des virements de crédits provisionnels et leur objet sont décrits ci-après.

Tableau 7

Destination des virements de crédits provisionnels

20.

Cette section examine les virements hors ramassage provenant de sources autres que le titre 10 «Autres dépenses». Un montant total de 6 2 54  000 EUR a été transféré pour ces virements à partir d'autres titres. Les dépenses relatives aux députés ont représenté la part la plus importante de ces virements, à savoir 44 %, suivies des dépenses relatives à l'information (28 %), l'informatique (26 %) et des dépenses relatives à l'administration (2 %). Le tableau 8.a présente un récapitulatif de ces virements.

Tableau 8.a

Origine des virements C de sources autres que des crédits provisionnels hors ramassage

21.

Un total de 5 4 0 00  000 EUR a été viré des crédits provisionnels et d'autres sources pour contribuer au financement de l'extension et de la rénovation du bâtiment Konrad Adenauer (KAD), le principal projet de construction à Luxembourg. Le tableau 8.b présente un récapitulatif de ce virement.

Tableau 8.b

Détail du virement C12 dit «de ramassage»

22.

Les virements P sont quant à eux résumés au tableau 9.

Tableau 9

Destination des virements P

23.

Cette section présente l'utilisation des crédits par chapitre budgétaire, leur volume relatif au sein du budget et leur évolution par rapport à l'exercice antérieur. Quatre chapitres représentent à eux seuls 70 % de l'ensemble des engagements. Il s'agit du chapitre 1 0 «Membres de l'institution», du chapitre 1 2 «Fonctionnaires et agents temporaires», du chapitre 2 0 «Immeubles et frais accessoires» et du chapitre 4 2 «Dépenses relatives à l'assistance parlementaire».

24.

Le tableau 10 présente, par chapitre, l'évolution des crédits engagés en 2013 par rapport à l'exercice 2012. Les graphiques 2 et 3 illustrent les parts relatives et l'évolution de 2012 à 2013.

Tableau 10

Évolution des engagements de crédits de 2013 et 2012

25.

Les charges directes relatives aux députés ont représenté 20 5 4 14  449 EUR en 2013, soit 12 % du total des engagements de l'exercice. Elles sont en progression de 1,1 million d'EUR, soit 0,6 % d'augmentation par rapport à 2012. Le chapitre compte cinq principaux postes de dépenses: les postes 1 0 0 0 «Indemnités» et 1 0 0 6 «Indemnités de frais généraux» représentent 34 % et 19 % des engagements respectivement, les postes 1 0 0 4 «Frais de voyage ordinaires» et 1 0 0 5 «Autres frais de voyage» représentent 35 % et 3 %, et le poste 1 0 3 0 «Pensions d'ancienneté» représente 6 %.

26.

Les engagements des postes 1 0 0 0 «Indemnités» et 1 0 0 6 «Indemnités de frais généraux» (destiné à couvrir les frais résultant des activités parlementaires des députés) s'élèvent à 10 8 6 33  749 EUR et représentent 53 % du total des engagements du chapitre. Ils ont progressé de 0,5 % par rapport aux engagements de 2012 à la suite de l'adhésion de la Croatie et de l'arrivée de douze nouveaux députés croates (9). L'indemnité mensuelle (salaire brut) s'élève à 7  957 EUR par député, et l'indemnité de frais généraux à 4  299 EUR, montants inchangés par rapport à 2012.

27.

Les engagements des postes 1 0 0 4 «Frais de voyage ordinaires» et 1 0 0 5 «Autres frais de voyage» s'élèvent à 7 8 4 97  779 EUR, soit 38 % du total des engagements du chapitre 1 0. Ils ont diminué de 0,4 % par rapport aux engagements de 2012. Le niveau des engagements est toutefois à considérer avec réserve car il ne représente pas de manière définitive le niveau des dépenses annuelles réelles des frais de voyages et de séjour des députés (10). Néanmoins, les mesures de réductions structurelles prises par le Bureau en matière de frais de voyages ont participé à la réduction du niveau des engagements, et ce malgré l'intégration des nouveaux députés croates (11) ainsi que l'inflation des coûts relatifs au transport.

28.

En 2013, les députés (12) ont effectué en total 29  142 (13) déplacements (14). La majorité des déplacements ont eu lieu à Bruxelles (18  280) et à Strasbourg (8  407). Des réunions ailleurs dans l'Union européenne ont compté pour 1  514 déplacements et des réunions hors de l'Union européenne pour 941 déplacements.

29.

Les engagements du poste 1 0 3 0 «Pensions d'ancienneté» s'établissent à 1 1 9 41  558 EUR, soit 6 % du total des engagements du chapitre. Ils ont progressé de 18 % par rapport à 2012 en raison de la nécessité de payer des arriérés et des intérêts de retard liés aux pensions d'ancienneté versées aux anciens députés élus en France.

30.

Les charges relatives aux fonctionnaires et agents temporaires ont représenté 57 4 9 99  348 EUR en 2013, soit la plus grande catégorie de dépenses avec 33 % du total des engagements de l'exercice 2013. Elles sont en progression de 14,3 millions d'EUR, soit 3 % d'augmentation par rapport à l'exercice précédent. La dynamique du chapitre résulte essentiellement de celle du poste 1 2 0 0 «Rémunérations et indemnités», qui représente 99 % des crédits.

31.

Le montant des engagements réalisés sur le poste 1 2 0 0 «Rémunération et indemnités» s'élève à 57 0 6 69  888 EUR et a progressé de 3 % (1 5 2 94  817 EUR) par rapport à 2012. Cette évolution reflète le taux de pourvoi des postes et intègre la progression des carrières. Le poste 1 2 0 0 s'est caractérisé par un excédent de crédits en 2013 et a constitué le principal poste donneur pour le virement de ramassage (15) (6 3 00  000 EUR). Ce surplus s'explique essentiellement par la prise en compte, lors du calcul du budget 2013, des adaptations annuelles des salaires de 2011 et de 2012 qui finalement n'ont pas eu lieu en 2013. En son arrêt du 19 novembre 2013, la Cour de justice de l'Union européenne a arrêté que le Conseil de l'Union européenne était en droit de rejeter la proposition de la Commission, fondée sur la «méthode d'adaptation», visant à augmenter les salaires des fonctionnaires européens de 1,7 % en 2011 (16).

32.

En 2013, 463 fonctionnaires et agents temporaires ont été engagés auprès du secrétariat général, 75 agents temporaires ont été recrutés auprès des groupes politiques et 337 personnes ont été engagées en tant qu'assistants parlementaires accrédités. Au total, 6  105 fonctionnaires et agents temporaires travaillaient au Parlement européen au 31 décembre 2013 (dont 5  308 personnes auprès du secrétariat général et 797 auprès des groupes politiques), ainsi que 1  763 assistants parlementaires accrédités.

33.

En ce qui concerne la répartition par genre, les femmes représentaient 29 % des chefs d'unité, 34 % des directeurs et 33 % des directeurs généraux au 31 décembre 2013. Le graphique ci-dessous présente la répartition du personnel par groupe de fonction et par genre.

Graphique 4

Ventilation du personnel du secrétariat général par genre

34.

Les charges relatives aux «Autres personnels et prestations externes» ont représenté 10 6 1 82  103 EUR en 2013, soit 6 % des engagements. Le chapitre compte trois principaux postes de dépenses: le poste 1 4 0 2 «Interprètes de conférence» représentant 47 % des engagements, le poste 1 4 0 0 «Autres agents» (17) avec 35 %, et le poste 1 4 2 0 «Prestations externes» (18) avec 11 %.

35.

Les engagements du chapitre ont augmenté de quelque 3,7 millions d'EUR par rapport à 2012, soit une croissance de 4 %. Cette évolution s'explique principalement par l'augmentation du nombre de journées d'interprétation par les interprètes de conférence auxiliaires et le recrutement du personnel contractuel dans le cadre de l'internalisation de la sécurité, tandis que, dans le domaine de la traduction externe, plusieurs mesures ont permis des réductions de coûts.

36.

Pour le poste 1 4 0 2 «Interprètes de conférence», les engagements se sont montés à 4 9 5 99  377 EUR pour couvrir les honoraires, les cotisations sociales, les frais de voyage et les indemnités de séjour des interprètes de conférence auxiliaires employés par le Parlement pour assurer l'interprétation lors de réunions organisées par le Parlement. Le niveau des engagements a augmenté de 3 5 99  377 EUR par rapport à 2012, soit une croissance de 8 %. Cette évolution résulte essentiellement de l'augmentation du nombre de journées d'interprétation par les interprètes de conférence auxiliaires (2013: 53  244 journées; 2012: 49  615 journées).

37.

Les interprètes du Parlement et les interprètes de conférence auxiliaires ont assuré 1 03  550 journées d'interprétation en 2013 (2012: 1 02  471 journées), pour le Parlement et d'autres institutions (19) dans les cas où cette interprétation devait être assurée par le Parlement. Les interprètes du Parlement ont assuré 50  306 journées (5 % de moins qu'en 2012), contre 53  244 pour les interprètes de conférence auxiliaires (en progression de 7 % par rapport à 2012).

38.

Les engagements du poste 1 4 2 0 «Prestations externes» se sont élevés à 1 1 9 04  661 EUR, en baisse de 2 6 82  972 EUR par rapport à 2012, soit un recul de 18 %. La variation provient de plusieurs mesures de réduction des coûts. La décision de ne plus produire le compte rendu in extenso (CRE) qu'en document multilingue, sans traduction systématique, a permis une réduction des engagements pour les prestations externes de 9 70  000 EUR. De plus, les amendements à traduire par des traducteurs externes ont été réduits de 1 49  000 pages du fait du passage de la taille moyenne d'un document amendé de 28 pages standards en 2012 à 21,5 pages standards en 2013. Aussi le pourcentage des pages traduites par des traducteurs externes est passé de 30,1 % en 2012 à 28,9 % en 2013.

39.

En ce qui concerne le poste 1 4 0 0 «Autres agents», les engagements ont atteint 3 7 2 96  239 EUR, en progression de 7 % par rapport à 2012. Ce poste sert à couvrir la rémunération, les allocations et les indemnités des autres agents, notamment contractuels, locaux et conseillers spéciaux, les cotisations patronales aux différents régimes de sécurité sociale et les incidences des coefficients correcteurs applicables aux rémunérations de ces agents, ainsi que l'engagement de personnel intérimaire. Cette progression s'explique principalement par le recrutement du personnel contractuel dans le cadre de l'internalisation de la sécurité. En ce qui concerne le personnel contractuel, 691 personnes étaient employées au 31 décembre 2013. La répartition du personnel contractuel par groupe de fonctions (20) et par genre est présentée au graphique 5.

Graphique 5

Personnel contractuel par groupe de fonctions et par genre en 2013

40.

Les charges du chapitre 1 6 s'établissent à 1 7 8 29  236 EUR, soit 1 % du total des engagements de l'exercice 2013. Elles sont en progression de 1 1 29  413 EUR, soit 7 % d'augmentation par rapport à 2012.

41.

Au sein de ce chapitre, 33 % des engagements ont concerné le poste 1 6 5 4 «Centre de la petite enfance et crèches conventionnées», 26 % le poste 1 6 1 2 «Perfectionnement professionnel» et 24 % le poste 1 6 5 2 «Frais de fonctionnement courant des restaurants et des cantines».

42.

La gestion externe de la crèche et de la salle familiale de l'institution à Bruxelles et les frais annexes constituent la partie la plus importante du poste 1 6 5 4. Les crédits engagés sur la totalité du poste se sont élevés à 5 8 43  000 EUR, stables par rapport à 2012, et ont couvert la contribution du Parlement à l'ensemble des dépenses du centre de la petite enfance et des crèches externes avec lesquelles un accord a été conclu (21).

43.

En ce qui concerne le poste 1 6 1 2 «Perfectionnement professionnel», les crédits engagés se sont élevés à 4 6 82  180 EUR, en progression de 12 % par rapport à 2012, et ont couvert les dépenses liées aux cours destinés à accroître les compétences du personnel ainsi que les performances et l'efficacité de l'institution. En 2013, 4  766 personnes (2012: 5  089) ont suivi des cours de langues, 5  775 (22) personnes (2012: 1  538) ont participé à des formations en informatique et 900 personnes (2012: 1  126) à des formations dans le domaine financier. Quelque 7  709 personnes (2012: 6  963) ont participé à des formations générales délivrées en interne et 343 (2012: 320) à des formations externes.

44.

En ce qui concerne le poste 1 6 5 2 «Frais de fonctionnement courant des restaurants et des cantines», les engagements se sont élevés à 4 2 60  000 EUR, en progression de 8 % par rapport à 2012. Le Bureau a adopté, dans sa réunion du 10 juin 2013, une note du secrétaire général sur la «Future politique de restauration du Parlement pour la période 2014-2019 — Orientations en vue de la modernisation» en fournissant ainsi une orientation stratégique pour le développement futur de ce secteur. Les premiers effets de la mise en œuvre de la réforme structurelle couplés à une révision des prix (inchangés depuis 12 ans) effectuée début 2013 dans les restaurants, les self-service, les cafétérias et les bars du Parlement, ont permis une stabilisation générale de la situation budgétaire pour le poste 1 6 5 2 (voir paragraphe 130). La progression par rapport à 2012 s'explique par l'organisation de l'événement EYE (rencontre de la jeunesse européenne en 2014) décidée par le Bureau le 1er juillet 2013 (voir paragraphe 106), et pour laquelle un virement de crédits de 3 00  000 EUR (virement P6, voir tableau 9) a été effectué.

45.

Les engagements du chapitre 2 0 s'établissent à 25 0 3 36  611 EUR, soit 14 % des engagements de 2013. Le volume des engagements a augmenté de 1 4 71  683 EUR, soit une progression de 1 % par rapport à leur niveau de 2012. Les crédits du chapitre ont été augmentés de 41 millions d'EUR en cours d'exercice (19 % du montant des crédits initiaux), à l'occasion du virement de ramassage (cf. tableau 8.b).

46.

La répartition des crédits du chapitre 2 0 par nature des dépenses est présentée dans le graphique ci-dessous.

Graphique 6

Ventilation par poste des engagements du chapitre 2 0

47.

Les engagements pour le poste 2 0 2 2 «Entretien, maintenance, conduite et nettoyage des immeubles» se sont élevés à 5 1 8 91  984 EUR (21 % du chapitre). Ce poste couvre l'entretien des locaux, des ascenseurs, des systèmes de chauffage, de climatisation et des portes coupe-feu, ainsi que les travaux de peinture et de réparation, etc. Les engagements ont augmenté de 7 % par rapport à 2012 (+  3 2 53  340 EUR). Cette évolution résulte essentiellement de la conclusion progressive des contrats assurant la mise en œuvre de la nouvelle politique de maintenance (suite au rapport Baloche établi le 22 décembre 2008) qui vise à offrir des prestations de maintenance renforcées eu égard aux responsabilités qui incombent au Parlement européen en tant que propriétaire. La dotation du poste a cependant été réduite de 3,9 millions d'EUR en cours d'exercice (7 % des crédits initiaux) en raison du non remplacement de certains équipements, du report de procédures de passation de marchés et de l'utilisation de recettes affectées.

48.

Les engagements pour le poste 2 0 0 1 «Redevances emphytéotiques» (28 % du chapitre) s'élèvent à 6 9 2 36  000 EUR, soit plus de 2 fois le niveau de 2012. La dotation du poste a été renforcée de 5 3 1 00  000 EUR en cours d'exercice, une augmentation de 329 % par rapport aux crédits initiaux, essentiellement à l'occasion du virement de ramassage (cf. tableaux 8.a et 8.b). L'intégralité a été engagée pour le projet d'extension du bâtiment KAD à Luxembourg.

49.

Les engagements pour le poste 2 0 0 5 «Construction d'immeubles» se sont élevés à 8 0 65  316 EUR (3 % du chapitre) et ont couvert les frais et travaux relatifs au projet KAD à l'exception des travaux financés dans le cadre de la convention d'emphytéose (lesquels sont couverts par les crédits du poste 2 0 0 1). L'augmentation des engagements de 76 % par rapport à 2012 (+  3 4 81  701 EUR) tient compte du renforcement des moyens de contrôle (coordinateur pilote, contrôleur des coûts) demandé par le Bureau.

50.

En ce qui concerne le poste 2 0 0 7 «Aménagement des locaux» (15 % du chapitre), les engagements se sont élevés à 3 6 3 26  338 EUR, en progression de 4 % par rapport à 2012. En 2013, un nombre important de travaux ont été engagés et réalisés sur les immeubles et projets du site de Bruxelles. Les plus importants concernent le projet de la Maison de l'histoire européenne, pour lequel un montant de 1 2 4 48  650 EUR a été engagé en 2013, ainsi que les travaux liés à l'hémicycle du bâtiment PHS à Bruxelles (travaux de rénovation de la charpente) pour lequel un montant total de 2 0 79  600 EUR a été engagé en 2013 (un montant complémentaire de 15 % pour modifications et imprévus est prévu dans le contrat). Divers travaux et projets ont également touché les bâtiments occupés. Ce poste budgétaire est destiné à gérer des projets d'aménagements spécifiques et individuels qui n'ont pas le caractère de travaux récurrents. Une comparaison de l'évolution de ses crédits d'un exercice sur l'autre est par conséquent peu pertinente.

51.

Les engagements pour le poste 2 0 2 6 «Sécurité et surveillance des immeubles» (12 % du chapitre) se sont élevés à 3 1 0 97  983 EUR au total, en recul de 11 % par rapport à 2012. Ils ont couvert essentiellement les frais de gardiennage et de surveillance des bâtiments occupés par le Parlement sur ses trois lieux de travail habituels et des bureaux d'information. La réduction correspond essentiellement aux économies réalisées dans le cadre de l'internalisation.

52.

Les engagements du chapitre s'établissent à 13 1 8 05  904 EUR engagés, soit 8 % des engagements de 2013. Quelque 1 0 9 98  530 EUR de moins qu'en 2012 ont été engagés, soit une réduction de 8 %. Les crédits du chapitre ont été augmentés en cours d'exercice de 3 8 78  200 EUR, soit 3 % des crédits initiaux. (Les annulations de crédits ne représentent que 1,2 % du montant des crédits finaux, soit un solde technique.)

53.

Les postes 2 1 0 0 «Équipements et logiciels» et 2 1 0 2 «Prestations externes pour les technologies de l'information et de l'innovation» représentent à eux deux 79 % des engagements du chapitre.

54.

La ventilation des dépenses du chapitre 2 1 est présentée dans le graphique ci-dessous.

Graphique 7

Ventilation des dépenses du chapitre 2 1

55.

Les engagements du poste 2 1 0 0 «Équipements et logiciels» représentent 23 % du chapitre 2 1 avec un montant de 3 0 7 92  197 EUR, en réduction de 31 % par rapport à 2012. Ce poste couvre les dépenses relatives à l'achat, à la location, à l'entretien et à la maintenance du matériel et des logiciels pour l'institution et les travaux y afférents. Ce matériel et ces logiciels concernent notamment les systèmes du centre informatique et de télécommunications, l'informatique départementale et des groupes politiques, ainsi que le vote électronique. La raison principale de cette réduction est le fait que le niveau des engagements en 2012 pour ce poste a été exceptionnellement élevé: deux virements C ont été adoptés, permettant d'augmenter les crédits de ce poste en plus de 11 million d'EUR en fin d'année 2012 afin de financer la couverture wifi dans les bâtiments du Parlement et le renouvellement d'une partie importante des infrastructures de réseau.

56.

Les engagements du poste 2 1 0 2 «Prestations externes pour les technologies de l'information et de l'innovation» représentent 55 % du chapitre 2 1 avec un montant de 7 2 9 84  023 EUR, en progression de 4 % par rapport à 2012. Cette progression résulte de plusieurs projets additionnels qui requièrent des services externes. Par ailleurs, des retards se sont également produits au niveau de l'internalisation de certaines tâches, en raison des difficultés à recruter du personnel qualifié pour remplir les nouveaux postes permanents. Ainsi, les crédits ont été augmentés de 5 5 86  300 EUR en cours d'exercice (8 % des crédits initiaux). Les crédits ont couvert principalement les dépenses d'assistance de sociétés de services et de conseils en informatique pour l'exploitation du centre informatique et du réseau, la réalisation et la maintenance d'applications, l'assistance aux utilisateurs, y compris les députés et les groupes politiques, la réalisation d'études, la rédaction et la saisie de documentation technique.

57.

Ce chapitre a représenté 1 % des engagements de 2013, avec un montant de 9 5 48  021 EUR. Le niveau des engagements a progressé de 1 % par rapport à 2012.

58.

La ventilation des engagements de ce chapitre est la suivante: 49 % correspondent à l'article 2 3 5 «Télécommunications», 24 % à l'article 2 3 0 «Papeterie, fournitures de bureau et consommables divers» et 10 % à l'article 2 3 2 «Frais juridiques et dommages». Les 17 % restants sont répartis entre les articles 2 3 1 «Charges financières», 2 3 6 «Affranchissement de correspondance et frais de port», 2 3 7 «Déménagements», 2 3 8 «Autres dépenses de fonctionnement administratif» et 2 3 9 «Compensation des émissions de carbone au Parlement européen».

59.

À l'exception des postes 2 3 8 0 «Autres dépenses de fonctionnement administratif» et 2 3 0 0 «Papeterie, fournitures de bureau et consommables divers», tous les postes du chapitre ont été des postes donneurs pour les virements C8 et C12 (cf. tableaux 8.a et 8.b). Ces virements ont eu pour effet de diminuer de 24 % le montant des crédits initiaux du chapitre, ce qui illustre l'effort de maîtrise des dépenses courantes de fonctionnement administratif.

60.

Les crédits de l'article 2 3 9 «Compensation des émissions de carbone au Parlement européen», qui étaient initialement de 1 0 64  000 EUR, ont été réduits de 98 % à l'occasion du virement de ramassage en raison d'une importante diminution du prix de la tonne de CO2.

61.

Ce chapitre a représenté 2 % des engagements de 2013 avec un montant de 3 2 8 16  473 EUR, et a progressé de 1 % par rapport à 2012. La ventilation des engagements de ce chapitre est la suivante: 78 % correspondent à l'article 3 0 0 «Frais de mission et de déplacement entre les trois lieux de travail du personnel», 19 % à l'article 3 0 4 «Frais divers de réunion» et 3 % à l'article 3 0 2 «Frais de réception et de représentation».

62.

En 2013, 32  736 missions (2012: 33  616 missions) ont eu lieu, représentant au total 97  161 jours de missions (2012: 99  377 jours). Les missions se sont majoritairement réparties entre les trois lieux de travail du Parlement (Bruxelles: 4  094 missions, Strasbourg: 19  427 missions, et Luxembourg: 1  886 missions).

63.

Les engagements de ce chapitre ont représenté 7 % des dépenses de 2013, avec un montant de 12 5 6 72  031 EUR en progression de 19 % par rapport à 2012. Quelque 25 % des engagements du chapitre se rapportent au poste 3 2 4 4 «Organisation et accueil de groupes de visiteurs, programme Euroscola et invitations de multiplicateurs d'opinion de pays tiers», 20 % au poste 3 2 4 2 «Dépenses de publication, d'information et de participation aux manifestations publiques» et 16 % au poste 3 2 4 8 «Dépenses d'information audiovisuelle».

64.

La ventilation des engagements est présentée dans le graphique ci-dessous.

Graphique 8

Ventilation des engagements du chapitre 3 2

65.

Au niveau du poste 3 2 4 4 «Organisation et accueil de groupes de visiteurs, programme Euroscola et invitations de multiplicateurs d'opinion de pays tiers», les engagements se sont élevés à 3 1 6 67  743 EUR, en progression par rapport à 2012 (+ 13 %). Ils ont couvert les subventions accordées pour les groupes de visiteurs et les frais de supervision et d'infrastructure associés, les frais de gestion du programme «Euroscola» et le financement des stages pour les multiplicateurs d'opinion originaires de pays tiers. La progression est entre autres liée à la participation du Parlement au financement de la nouvelle exposition EU-PHORIA au Musée Schirmeck, en coopération avec la région d'Alsace et le Mémorial Alsace-Moselle, ainsi qu'à l'organisation de l'événement «EYE» (la rencontre de la jeunesse européenne en 2014) et à l'augmentation du nombre de groupes de visiteurs et de participants du programme Euroscola.

66.

Au niveau du poste 3 2 4 2 «Dépenses de publication, d'information et de participation aux manifestations publiques», les engagements ont atteint 2 5 4 53  635 EUR. Ils ont servi en particulier à couvrir des dépenses en matière de publications, notamment électroniques, d'activités d'information, de relations publiques et de participation à des manifestations publiques, foires et expositions dans les États membres et les pays candidats, ainsi que des dépenses liées à la mise à jour de l'Observatoire législatif (OEIL). Les engagements sont en progression de 15 % par rapport à 2012. Cette évolution est liée aux activités d'information en vue de préparer les élections de 2014.

67.

Les engagements pour le poste 3 2 4 8 «Dépenses d'information audiovisuelle» se sont élevés à 2 0 5 33  306 EUR et ont couvert les dépenses liées aux éléments suivants:

Ces engagements sont en progression de 54 % par rapport à 2012. Cette évolution est liée aux activités d'information dans le secteur audiovisuel concernant les élections de 2014.

68.

En ce qui concerne la production d'informations audiovisuelles, 1  375 événements, dont 1  134 réunions de commissions, ont été retransmis sur l'internet. Pour ce qui est de «Europe by Satellite», la production est la suivante: 829 séquences d'actualité du PE ont été rediffusées 27  563 fois par 187 chaînes, 79 clips d'information sur les sujets législatifs, 75,5 jours de plénière, 527 transmissions en direct, 321 sujets d'actualité produits pour Eurovision (pour diffusion à ses membres) et 26 événements retransmis par Eurovision depuis le PE à Bruxelles et à Strasbourg.

69.

Il convient également de noter que les engagements du poste 3 2 4 3 «Parlamentarium — Centre des visiteurs du Parlement européen» (3 8 44  123 EUR) ont crû de 11 % par rapport à l'exercice précédent. Le Parlamentarium fait partie des attractions touristiques les plus visitées à Bruxelles et a reçu 3 37  000 visiteurs en 2013 (2012: 2 50  000 visiteurs).

70.

Ce chapitre a représenté 5 % des engagements de 2013 avec un montant total de 9 2 6 83  288 EUR en progression de 5 % par rapport à 2012.

71.

L'article 4 0 0 «Dépenses administratives de fonctionnement, activités politiques et d'information des groupes politiques et des membres non-inscrits» a représenté 63 % des crédits du chapitre 4 0 (2012: 65 %). Les engagements pour cet article se sont élevés à 5 8 6 97  494 EUR. Ils étaient destinés à couvrir, pour les groupes politiques et les membres non inscrits:

Ces engagements ont augmenté de 3 % par rapport à 2012 en raison des besoins additionnels résultant de l'adhésion de la Croatie.

72.

L'article 4 0 2 «Financement des partis politiques européens» a représenté 23 % (2012: 21 %) des engagements du chapitre 4 0, soit 2 1 5 85  794 EUR, et a progressé de 14 % par rapport à 2012. Cette progression s'explique par le fait que 2013 était une année préélectorale.

73.

L'article 4 0 3 «Financement des fondations politiques européennes» avec 1 2 4 00  000 EUR a représenté 13 % (2012: 14 %) des engagements du chapitre 4 0.

Graphique 9

Ventilation des engagements du chapitre 4 0

74.

En 2013, ce chapitre a représenté 11 % des engagements avec un montant de 18 8 3 01  020 EUR, en progression de 4 % par rapport à 2012.

75.

Les crédits alloués ont augmenté de 3,7 millions d'EUR (2 % des crédits initiaux) en cours d'exercice, afin de couvrir les dépenses croissantes liées aux assistants parlementaires accrédités (+ 3,5 millions d'EUR) ainsi que des différences de change plus importantes que prévues (+ 0,2 million d'EUR).

76.

Le graphique ci-après illustre la ventilation des engagements du chapitre.

Graphique 10

Ventilation des engagements du chapitre 4 2

77.

Les engagements relatifs aux «assistants locaux» s'établissent à 8 3 8 40  699 EUR, en progression de 4 % par rapport à 2012.

78.

Les engagements relatifs aux «assistants accrédités — Statut» s'établissent à 10 3 7 97  680 EUR, en progression de 5 % par rapport à 2012. Ceux-ci recouvrent les salaires, allocations et frais de mission de ces agents, ainsi que les frais relatifs aux cours de formation professionnelle externes. Le niveau moyen mensuel des rémunérations versées s'élève à 7,9 millions d'EUR (7,5 millions d'EUR en moyenne en 2012).

79.

Au 31 décembre 2013, 1  785 assistants parlementaires accrédités travaillaient au Parlement et 4  860 assistants locaux avaient un contrat de travail avec des députés (dont 162 via des groupements). En moyenne, chaque député a employé 2,33 assistants accrédités et 6,34 assistants locaux (23). Le nombre d'assistants locaux employés par chaque député varie considérablement, allant de 0 à 43 en 2013. Alors que 16 députés n'employaient pas d'assistants locaux, 84 députés ont recruté plus de 10 employés dans leur État membre au cours de l'année 2013. Quelque 45 députés n'ont employé que des assistants locaux au cours de l'année 2013.

80.

Les paiements en 2013 relatifs aux assistants parlementaires locaux domiciliés hors zone Euro ont été effectués en utilisant un taux de change fixe pour toute l'année entre l'Euro et les autres devises (taux du mois de décembre 2012).

81.

En 2013, ce chapitre a représenté 0,02 % des engagements avec un montant de 3 75  000 EUR, en progression de 4 % par rapport à 2012.

82.

Les chapitres inscrits sous cette rubrique ne comportent que des crédits provisionnels qui ne peuvent être engagés qu'à la suite d'un virement préalable sur un poste opérationnel. Ces virements (2 2 9 12  765 EUR) ont été examinés dans la section 1 du présent rapport. Les crédits initiaux de ce titre se sont élevés à 2 2 9 12  765 EUR (2012: 2 9 5 42  652 EUR), soit 1,3 % de l'ensemble du budget 2013.

83.

L'exercice 2013 a été marqué par la poursuite des améliorations structurelles engagées depuis 2011 afin de doter l'institution de tous les moyens nécessaires pour jouer pleinement son rôle dans le processus législatif et lui permettre de faire pleinement usage des compétences accrues que lui confère le traité de Lisbonne.

84.

L'institution a également poursuivi la réalisation de programmes pluriannuels visant à rationaliser et à moderniser des secteurs clés de son administration, notamment dans le domaine de la sécurité, et a procédé à des développements importants dans le secteur de la politique d'information et de communication en vue des élections de 2014.

85.

Les adaptations institutionnelles liées à l'adhésion de la Croatie ont été achevées sans difficultés notables.

86.

Les objectifs poursuivis et les résultats obtenus en 2013, présentés ci-dessous, se basent sur les priorités et décisions prises par le Bureau en 2013, sur les orientations adoptées par le Parlement dans ses résolutions budgétaires et sur les objectifs et résultats du programme administratif de travail pour la période 2012-2014.

87.

Une étude comparative réalisée avec quatre parlements nationaux et le Congrès des États-Unis a mis en évidence une marge d'amélioration considérable en ce qui concerne la structure d'appui du Parlement européen, en particulier pour obtenir des avis scientifiques indépendants. Sur la base des recommandations du groupe de travail commun du Bureau et de la commission des budgets au sujet du budget du Parlement, le Bureau a décidé, lors de sa réunion du 20 mai 2013, de créer une nouvelle direction générale des services de recherche parlementaire (DG EPRS), chargée de fournir des avis scientifiques indépendants à la fois aux organes politiques du Parlement et aux différents députés.

88.

Cette direction générale, dont la création est devenue effective le 1er novembre 2013, regroupe l'ancienne direction de la bibliothèque et gestion des documents (à l'exception de l'unité Courrier officiel qui reste attachée à la DG PRES) et la direction de l'évaluation de l'impact et de la valeur ajoutée européenne anciennement rattachée à la DG IPOL, auxquelles s'est ajoutée une nouvelle direction des services de recherche pour les députés, organisée de manière thématique.

89.

Le nouveau service de recherche parlementaire offrira un soutien individuel aux députés et sera complémentaire aux départements thématiques (24), lesquels continueront à servir les titulaires d'un mandat et d'une fonction particulière, comme les rapporteurs. Ces produits sont de nature différente, les départements thématiques ayant été explicitement conçus pour répondre immédiatement aux commissions et délégations parlementaires. Néanmoins, ces deux services coopéreront aussi étroitement que possible et échangeront des informations comme s'ils appartenaient réellement à un seul service. Ils partageront la ligne budgétaire existante pour l'expertise.

90.

Lors de sa réunion du 15 avril 2013, le Bureau avait autorisé des négociations avec le Comité économique et social et le Comité des régions dans le cadre de la procédure budgétaire 2014 en vue d'obtenir des gains d'efficacité dans le domaine de la traduction, la part de ces gains au sein du Parlement étant affectée au renforcement du service de recherche parlementaire. Ces négociations ayant abouti, le Bureau a donné mandat au président pour la signature d'un accord de coopération avec les deux comités lors de sa réunion du 9 décembre; cet accord offre notamment aux agents concernés par la restructuration du service de traduction des comités et qui auraient le profil requis, la possibilité d'être transférés au Parlement afin de travailler pour la nouvelle direction générale des services de recherche parlementaire (80 agents au maximum).

91.

La coopération des commissions avec les départements thématiques est très étroite, continue et porte sur de nombreux aspects: les notes d'information des départements thématiques, les documents stratégiques, les études et les ateliers alimentent régulièrement les débats en commission et garantissent une interconnexion précieuse entre expertise et prise de décision politique. Afin d'améliorer la visibilité et l'accessibilité des documents produits par les départements thématiques, une lettre d'information commune à ces départements a été créée en 2013. Elle offre, sur une base mensuelle, un panorama des principaux événements à venir organisés au Parlement européen, un résumé des études essentielles en préparation et un lien direct vers une sélection d'études récemment publiées. Les départements thématiques ont procédé à une mise à jour importante des fiches techniques du Parlement en prévision des élections.

92.

En vertu du traité de Lisbonne, tous les accords commerciaux sont désormais soumis à l'approbation du Parlement, alors que les mesures de mise en œuvre de la politique commerciale commune (PCC) relèvent de la procédure législative ordinaire. En 2013, la commission du commerce international (INTA) a traité d'importants rapports législatifs sur l'instrument international de passation des marchés publics, les règles de mise en œuvre et les accords en deuxième lecture sur Omnibus I et Omnibus II (alignement de la législation de l'Union en matière de commerce sur le traité de Lisbonne), ainsi que sur l'instrument de l'Union relatif aux marchés publics et la modernisation des instruments de défense commerciale de l'Union. Les groupes de suivi de la commission INTA ont continué à suivre les négociations commerciales. Des résolutions ont été adoptées en lien avec tous les mandats de négociation, lesquels ont été suggérés par la Commission.

93.

Les commissions ont reconduit la pratique du suivi des négociations d'accords internationaux. Pour la commission des affaires étrangères (AFET), il s'agissait notamment du cadre en cours pour les accords d'association avec les pays tiers. La commission AFET a également remis en question la pratique selon laquelle le Conseil ne demande l'approbation du Parlement qu'une fois que le processus de ratification est pratiquement achevé dans les États membres de l'Union. La commission AFET a adopté des résolutions portant sur tous les pays candidats et précandidats à l'adhésion à l'Union européenne, comme le veut aujourd'hui une pratique bien établie.

94.

Le suivi de l'évolution de la situation en Ukraine s'est accru afin de déterminer la position du Parlement européen en ce qui concerne la signature de l'accord d'association. La commission AFET a organisé des réunions d'information avec les parties prenantes de l'Union et de l'Ukraine et a œuvré à la rédaction d'une résolution sur la politique de voisinage de l'Union, qui couvre l'accord d'association avec l'Ukraine (ainsi qu'avec la Moldavie et la Géorgie).

95.

Le Bureau a décidé, le 26 février 2013, qu'un programme pour Euronest Scola (25) serait mis en place et géré par la DG EXPO sur le modèle des principes d'Euromed Scola (26), qui existe d'ores et déjà. Par ailleurs, un élargissement du programme destiné aux jeunes responsables politiques d'Europe, de Palestine et d'Israël permettant d'inclure les pays du voisinage a été décidé par le Bureau le 15 avril 2013. Pour la première fois, un programme Euronest Scola et deux nouveaux forums de jeunes responsables politiques ont été organisés — et ont remporté un grand succès — aux mois de novembre et décembre 2013 (Maghreb-UE et partenariat oriental-UE), ce qui traduit, en termes concrets, au travers de mesures de nature administrative, l'engagement prioritaire que le Parlement accorde au renforcement et à l'émancipation de la société civile dans le cadre de la politique de voisinage.

96.

Les efforts d'amélioration de l'image de l'institution et de l'attractivité de la plénière ont été poursuivis en développant une base de données fiable de statistiques sur les activités de la plénière, en mettant en place les modifications au règlement et en adaptant les procédures internes, par exemple les déclarations écrites, les comptes rendus, les procédures de vote. Par ailleurs, la modernisation des applications informatiques concernant la plénière est toujours en cours.

97.

Pour ce qui est de la rédaction des actes législatifs, la généralisation de la procédure de finalisation des textes avant leur adoption, permettant une signature et une publication plus rapides de la législation, et le développement d'une grande capacité de programmation, ont rendu possible l'entrée en vigueur de la plupart des dossiers du CFP avant la fin de l'année. D'autres progrès ont en outre été accomplis dans le service rédactionnel «à la demande», par exemple dans la réalisation des outils e-Parliament  (27) comme le Drafting Support Tool (28).

98.

Il convient de noter que le nombre de textes législatifs adoptés par le Parlement (préparés par la direction des actes législatifs) a doublé par rapport à 2012. L'intégration de la langue croate (publication de textes législatifs et parlementaires depuis la date d'accession) a été un succès.

99.

Le concept créatif pour la campagne institutionnelle d'information et de communication sur les élections européennes de 2014 a été approuvé par le Bureau le 20 mai 2013 et un contrat particulier relatif à l'exécution et à la mise en œuvre de la campagne a été signé le 7 juin 2013. Pour la campagne, l'accent a été mis sur la nature politique du Parlement européen et sur les nouveaux pouvoirs que lui a attribués le traité de Lisbonne, ce que traduit bien le message «Cette fois, c'est différent». Le concept retenu prévoit une démarche en quatre phases autour du slogan «AGIR. RÉAGIR. ACCOMPLIR». Ce slogan, qui tend à asseoir l'image de marque du Parlement européen, permet d'assurer la pérennité de la campagne bien au-delà de 2014.

100.

Le lancement de la campagne institutionnelle d'information et de communication a eu lieu à Strasbourg le 10 septembre 2013, dans le contexte du discours sur l'état de l'Union, moment symbolique choisi pour mettre l'accent sur le nouveau rôle du Parlement européen après l'entrée en vigueur du traité de Lisbonne. Cette opération a bénéficié d'une large couverture médiatique, quelque 160 journalistes ayant assisté à la conférence de presse de lancement. Cette couverture, conjuguée à une forte interaction sur les médias sociaux, permet de qualifier le lancement de vraie réussite en matière de sensibilisation. Le site officiel de la campagne est entré en service en décembre 2013.

101.

Les derniers mois de 2013 ont été consacrés à la mise en œuvre de la deuxième phase de la campagne (phase dite «thématique») et à la préparation des phases suivantes (phase de mobilisation et phase postélectorale).

102.

Outre le recours aux moyens de communication traditionnels, la phase thématique de la campagne met aussi en œuvre une série d'activités de sensibilisation novatrices, dont l'organisation de rencontres «ReACT» dans cinq grandes villes.

103.

Les premières manifestations, organisées à Paris, à Varsovie et à Francfort, ont traité des grands thèmes que sont l'emploi, l'économie, le budget de l'Union et les Fonds structurels, et ont suscité un grand intérêt dans la société civile et parmi les acteurs concernés. Deux autres rencontres sur la qualité de vie et l'Union européenne dans le monde auront lieu à Rome et à Madrid en 2014.

104.

Les bureaux d'information ont joué un rôle essentiel dans la mise en œuvre de la campagne, en assurant la promotion des outils mis au point au niveau central dans tous les États membres, en associant les acteurs concernés et les médias, multiplicateurs d'opinion, afin de diffuser très largement le message de la campagne, et en animant les médias sociaux au niveau local.

105.

La rencontre de la jeunesse européenne (EYE) sera organisée parallèlement à la campagne institutionnelle d'information et de communication. Le 1er juillet 2013, le Bureau a adopté le concept de cet événement destiné à sensibiliser les jeunes à l'identité européenne.

106.

Cette rencontre, placée sous la devise «Des idées pour une Europe meilleure», aura lieu à Strasbourg en mai 2014, et réunira près de 5  000 jeunes venus des quatre coins de l'Europe. Les inscriptions sont ouvertes depuis octobre 2013.

107.

Le Bureau a adopté le concept et les grandes lignes de l'exposition permanente au cours de sa réunion du 22 octobre 2012. Ce concept a été enrichi en 2013 avec un cabinet de scénographie. Il est aujourd'hui achevé.

108.

L'équipe de la Maison de l'histoire européenne, qui se consacre à la mise au point de l'exposition permanente, a également engagé l'élaboration de l'offre qui sera proposée aux visiteurs et qui comprendra des expositions temporaires et itinérantes, des manifestations, des conférences ainsi qu'un vaste choix de contenus en ligne et de programmes didactiques s'adressant à différentes tranches d'âge. La Maison de l'histoire européenne fait partie intégrante de l'offre proposée par le Parlement européen à ses visiteurs et s'inscrit dans la stratégie définie actuellement en leur direction.

109.

Les travaux dans le bâtiment Eastman, qui accueillera la Maison de l'histoire européenne, ont considérablement avancé en 2013 et devraient être terminés avant la fin de l'année 2014. Le bâtiment sera aménagé pour accueillir les expositions: l'ouverture de la Maison de l'histoire européenne et de son exposition permanente est prévue fin 2015, tandis que la première exposition temporaire est programmée pour 2016.

110.

Des progrès ont été réalisés dans l'amélioration des services aux visiteurs en 2013 grâce à la signature, à la suite de la décision du Bureau du 18 novembre 2013, de deux accords de coopération avec le port autonome de Strasbourg, d'une part, et avec la région Alsace et le Mémorial de l'Alsace-Moselle, d'autre part: la capacité d'accueil des visiteurs des locaux du Parlement à Strasbourg sera accrue pour faire face à la hausse attendue des visites à l'occasion de l'année électorale et les visiteurs du Parlement européen à Strasbourg se verront offrir une perspective historique plus vaste dans le cadre du nouveau projet EU-PHORIA à Schirmeck.

111.

Dans le même temps, et conformément à la décision susmentionnée, des travaux préparatoires ont été réalisés en vue de l'installation d'une petite salle de cinéma à 360o à Strasbourg et à Berlin et dans la perspective de la mise en place à Strasbourg de jeux de rôle semblables à ceux actuellement organisés à Bruxelles.

112.

Le pourvoi des postes prévus au budget (124 au total) s'est fait par nomination d'agents temporaires avec effet au 1er juillet 2013, puis par le remplacement des agents temporaires par des fonctionnaires stagiaires au fur et à mesure de la publication des listes de lauréats des concours spécifiques pour les citoyens de nationalité croate.

113.

Les douze observateurs croates ont assisté aux travaux parlementaires (sessions plénières, commissions, groupes politiques) depuis le 1er avril 2012 et sont devenus députés à part entière au 1er juillet 2013.

114.

Dans le cadre de la mise en œuvre de la stratégie immobilière à moyen terme arrêtée par le Bureau le 24 mars 2010, plusieurs projets ont été décidés ou ont été mis en œuvre, tels que décrits ci-dessous:

115.

Concernant le projet Trebel, le permis d'urbanisme a été délivré le 30 avril 2013 avec une diminution des surfaces prévues initialement d'environ 8 %. Suite à cette modification du projet, un déficit supplémentaire de surfaces de bureaux de 2  562 m2 est attendu à l'horizon 2017.

116.

La recherche d'une solution temporaire jusqu'à prise en occupation du bâtiment Trebel prévue courant 2017 a permis d'identifier le bâtiment Square de Meeûs no 8 comme le plus approprié (cf. décisions du Bureau des 30 novembre 2011, 14 janvier 2013 et 11 mars 2013 ainsi que la décision de la commission des budgets du 28 février 2013). Le contrat d'usufruit de 12 ans pour ce bâtiment a été signé le 28 mars 2013, avec une prise en occupation du bâtiment prévue à partir du 31 mars 2014. La planification des déménagements en cascade de 2014 des services actuellement hébergés dans d'autres bâtiments (minimum 1  000 personnes) ainsi que les travaux dans les bureaux actuels et futurs des députés et de leurs assistants a été initiée en 2013.

117.

En ce qui concerne le projet Konrad Adenauer, une analyse globale de l'action du Bureau assurant initialement la maîtrise d'œuvre du projet a été effectuée dans le cadre du partenariat signé le 16 janvier 2012 avec l'État luxembourgeois et a eu pour conséquence l'arrêt de la prestation de ce bureau. Un appel d'offres pour une maîtrise d'œuvre renforcée chargée du suivi du chantier a été publié le 2 janvier 2013 et a abouti à la désignation des cinq entités composant la maîtrise d'œuvre d'exécution, sous la direction d'un coordinateur-pilote. Les prestations liées à la nouvelle maîtrise d'œuvre ont commencé à la mi-2013. En outre, la recherche des mesures d'économie au niveau du projet et la relance des appels d'offres pour le gros-œuvre du chantier Est ont permis d'obtenir des offres qui respectent les budgets alloués. Les travaux de construction ont débuté en septembre 2013. Un lot supplémentaire (Façades) a pu être attribué le 20 décembre 2013 et a donné lieu à la signature du contrat correspondant le 6 janvier 2014.

118.

Par ailleurs, le montage financier mis en place pour le financement du projet a connu ses premières applications pratiques. Les premières factures ont été payées aux entreprises de travaux par la société immobilière constituée à cet effet. Un contrat de fiducie a été signé le 25 novembre 2013 avec la banque BGL. Il est destiné à garantir les montants crédités aux comptes de la société immobilière et à permettre le versement en toute sécurité des crédits affectés au projet Konrad Adenauer par l'autorité budgétaire. Le compte fiduciaire en question a pu ainsi recevoir les premiers virements en décembre 2013. Conformément aux obligations contractuelles, un premier tirage sur prêt a été effectué le 31 décembre 2013.

119.

Dans l'attente de la mise en service du nouveau bâtiment Konrad Adenauer, il s'avère nécessaire de prolonger la location du bâtiment Goldbell jusqu'au 31 décembre 2017, et de louer le bâtiment Geos en lieu et place du bâtiment Président. Concernant le bâtiment Goldbell, une économie substantielle par rapport aux conditions actuelles de location a pu être obtenue au terme de la négociation avec le propriétaire, et l'avenant au contrat de bail a été signé en décembre 2013 à la suite de l'accord du Bureau lors de sa réunion du 21 octobre 2013 (29). Par ailleurs, une analyse coûts/bénéfices a démontré qu'un déménagement du bâtiment Président vers le bâtiment Geos en 2014 occasionnerait une économie pour la période du 1er avril 2014 au 31 décembre 2017 supérieure à celle générée par la poursuite du bail du Président dans les nouvelles conditions proposées par son propriétaire. En conséquence, le 13 août 2013, un contrat de location du bâtiment Geos a été signé à la suite de l'accord du Bureau lors de sa réunion du 2 juillet 2013 (30).

120.

Le précontrat d'achat du nouveau bâtiment à Sofia a été signé le 7 juillet 2011 pour un montant de 9 millions d'EUR. En raison des malfaçons et de la non-conformité des travaux d'aménagement, la réception du bâtiment n'a pas pu se faire en 2012. Après que le propriétaire a remédié à tous les vices de construction, la procédure de réception du bâtiment a abouti à la signature, le 4 juin 2013, de l'acte d'acquisition devant un notaire à Sofia. L'emménagement a eu lieu le 11 juin 2013 et depuis juillet 2013, la Maison de l'Europe est pleinement opérationnelle.

121.

Un accord de coopération entre le Parlement européen et la Commission européenne en matière de gestion conjointe des Maisons de l'Europe est toujours recherché en vue, d'une part, de la définition d'un cadre de programmation pluriannuelle des prospections pour l'acquisition ou la location, et, d'autre part, de la simplification des procédures administratives et financières de leur gestion quotidienne.

122.

Un audit externe a été lancé en 2013 afin de pouvoir présenter, à l'occasion de la nouvelle législature, une première évaluation de la politique de maintenance renforcée. Un schéma d'audit interne et externe à reproduire régulièrement à chaque législature a été approuvé par le Bureau le 26 février 2013, les ressources à mobiliser seront définies en conséquence.

123.

La fermeture temporaire de la zone A du bâtiment Paul-Henri Spaak a été décidée à la suite de la découverte de fissures dans trois des poutres de la charpente de l'hémicycle lors de vérifications faites en septembre 2012 dans le cadre de la politique continue de contrôle et de maintenance préventive des infrastructures du Parlement. Après une analyse détaillée des avantages et des inconvénients des solutions de remise en sécurité de la charpente, les experts ont retenu une solution qui, compte tenu des délais d'études, de contrôle, d'appels d'offres, de réalisation des travaux et de remise en état de l'hémicycle, prévoit que ce dernier ne pourra pas être réoccupé avant le début de l'année 2014. Le contrat relatif aux travaux de remise en sécurité de l'hémicycle (réparation de la charpente et réhabilitation de l'hémicycle) a été signé le 26 juin 2013, permettant le début des travaux de renforcement de la charpente.

124.

Sur le sujet du désordre dont est atteinte la couche de protection contre l'incendie de la charpente de la toiture (flocage) de l'immeuble Louise Weiss, les opérations d'expertises menées par le collège nommé par le tribunal de grande instance de Strasbourg se poursuivront jusqu'à l'échéance du premier trimestre 2014. Toutefois, les conclusions du collège, issues d'études menées par ce dernier dans le cadre de l'expertise, ont permis au Parlement européen d'envisager la mise en œuvre des premiers travaux de remise en conformité de la charpente couvrant l'hémicycle au regard de la législation sur la sécurité incendie. À ce titre, deux procédures d'appel d'offres ont été lancées. La première, concernant les travaux mentionnés ci-dessus, est suspendue à la conclusion du rapport des experts et la décision devrait intervenir avant le mois de mai 2014. La seconde est finalisée et permettra la production d'une étude d'ingénierie incendie permettant de mieux appréhender les modes de remise en conformité du reste de l'ouvrage. Les actions issues de cette seconde procédure devraient aboutir au premier trimestre 2014.

125.

Le Parlement européen est devenu un exemple dans la lutte contre le changement climatique en mettant en place une stratégie complète de réduction et de compensation des émissions de carbone, avec un objectif ambitieux de réduction de 30 % de ses émissions avant 2020. En 2013, une réduction de 26,4 % a été réalisée et 28 % de l'empreinte carbone ont été compensés (bâtiments, missions, voitures officielles).

126.

Pour la première fois depuis le premier enregistrement EMAS en 2007 (qui a couvert 9 bâtiments), le Parlement européen a augmenté le nombre de bâtiments recevant l'enregistrement EMAS. Trois nouveaux bâtiments (WIB, JAN et PFL) ont été ajoutés en 2013. Ceci a exigé la réalisation d'une analyse environnementale et d'audits de ces bâtiments. De plus, ce contrat a été utilisé pour commander une quantité significative de contrôles pour faciliter l'interprétation de la législation environnementale et pour s'assurer que les services du Parlement soient entièrement conformes (exigence du règlement EMAS). À la suite de la réalisation d'audits externes en mai et juin 2013, le Parlement a pu demander la prolongation de son enregistrement EMAS pour trois années supplémentaires.

127.

Un contrat a été signé avec l'entreprise ECOACT le 7 novembre 2013 pour compenser 28  747 tonnes de CO2 dans le cadre d'un projet de rendement énergétique dans le système de chauffage urbain à Pernik, en Bulgarie. Les crédits de compensation achetés sont conformes avec le système d'échange de quotas d'émission de l'Union européenne (UE ETS).

128.

Par ailleurs, trois événements ont été organisés en 2013 dans les trois lieux: la semaine «Verte», la semaine «Mobilité» et la semaine «Déchets».

129.

L'année 2013 marque le début d'une période de réformes structurelles des activités de restauration du Parlement, visant leur modernisation complète d'ici 2019. Dans ce contexte, le Bureau a adopté, lors de sa réunion du 10 juin 2013, une note du secrétaire général sur «la nouvelle politique de restauration du Parlement 2014-2019 — Directives pour la modernisation», fournissant ainsi pour la première fois depuis 1979, une orientation stratégique pour le développement futur de ce secteur.

130.

La décision du Bureau couvre non seulement les questions liées aux infrastructures, aux aspects opérationnels et nutritionnels, mais également les objectifs économiques. Les premiers effets de la mise en œuvre de la réforme structurelle couplés à une révision des prix (inchangés depuis 12 ans) effectuée début 2013 dans les restaurants, les self-service, les cafétérias et les bars du Parlement, ont permis une amélioration de la situation pour la ligne budgétaire 1 6 5 2 «Frais de fonctionnement des restaurants et cantines».

131.

Grâce à une meilleure gestion des coûts, à une productivité accrue, à une mise en concurrence entre les différents fournisseurs et à une tarification réaliste, il est prévu de parvenir à une situation d'équilibre à la fin de la période législative 2014-2019.

132.

La réalisation de programmes tels que e-Parliament (amendements et signature électroniques, MEP Portal, etc.), Paperless [e-Committee  (31), e-Meeting  (32), etc.] et Knowledge Management, permet de s'orienter vers un PE totalement connecté et en mobilité. Ceci est complété par l'introduction (en cours) de la tablette comme outil de travail standard. Ce processus a été accompagné par un renouvellement du software (migration à niveaux supérieurs W7 et Outlook 2010) et un renforcement considérable du réseau de vidéoconférence ainsi que du wifi.

133.

À la suite d'articles de presse relatant une intrusion dans le réseau wifi ouvert du Parlement européen, une enquête a été lancée pour évaluer l'ampleur et la nature de l'attaque. Lors de sa réunion du 9 décembre 2013, le Bureau a unanimement approuvé les mesures immédiates et à moyen terme proposées par le secrétaire général en vue du renforcement des règles de sécurité du Parlement concernant l'utilisation d'équipements mobiles.

134.

Les relations avec les parlements nationaux ont été encore renforcées grâce à la semaine parlementaire qui s'est déroulée du 28 au 30 janvier 2013 et pendant laquelle les députés au Parlement européen et les députés aux parlements nationaux se sont rencontrés pour débattre du semestre européen pour la coordination des politiques économiques.

135.

La première conférence interparlementaire sur la gouvernance économique et financière de l'Union européenne, prévue par l'article 13 du traité sur la stabilité, la coordination et la gouvernance, s'est déroulée à Vilnius les 16 et 17 octobre 2013.

136.

Sur le plan technique, il faut noter le développement de la base de données du PE pour les documents des parlements nationaux «Connect», dans le but de mieux diffuser leurs avis et contributions, conformément à ce qui est prévu par le traité en matière de subsidiarité et de proportionnalité. Le projet pilote sur les «vidéoconférences» comme atout majeur dans la coopération interparlementaire a été conclu avec succès. L'information à disposition des membres et des tiers a été significativement améliorée grâce au développement des bases de données CERDP (Centre européen de recherche et de documentation parlementaires) et IPEX (Réseau communautaire d'échange d'information interparlementaire).

137.

Depuis la décision du Bureau de juin 2012 concernant l'internalisation des services de sécurité générale, une série de mesures préparatoires visant à lancer l'internalisation ont été adoptées, à commencer par la procédure de sélection de 1  212 candidats retenus sur un total de 2  443 candidatures qui permet de recruter progressivement des agents contractuels sur les trois lieux de travail du Parlement, et cela, dans le strict respect du plan d'action approuvé par le Bureau.

138.

Depuis septembre 2013, le dispatching est exclusivement constitué d'agents du Parlement et, depuis octobre, les fonctions de sécurité pour la crèche, le Parlamentarium et les points d'accès au bâtiment ASP sont également internalisées.

139.

L'internalisation implique un processus complexe et à multiples facettes comprenant non seulement une vaste opération de recrutement d'agents du Parlement, mais aussi et surtout leur formation, adaptation et intégration ainsi que l'organisation des activités, tâches qui n'ont jamais été assurées en interne dans le passé. La complexité de ce processus tient aussi au fait que, durant sa phase transitoire et jusqu'à sa réalisation complète, les sociétés externes actuellement chargées de la sécurité et le personnel du Parlement devront travailler en parallèle.

140.

Comme indiqué dans le plan d'action approuvé par le Bureau, le processus d'internalisation à Bruxelles et Strasbourg sera conduit de manière progressive pendant la période 2013-2016. En ce qui concerne Luxembourg, le processus d'internalisation est conditionné par la politique immobilière et notamment les travaux en cours au bâtiment KAD. Par conséquent, son évaluation et sa mise en œuvre seront liés à l'état d'avancement des travaux.

141.

Lors de sa réunion du 9 décembre 2013, le Bureau a pris acte et approuvé la création d'un guichet unique pour les services parlementaires aux députés. Ceci fait suite aux conclusions d'un processus de consultation des députés et du personnel du Parlement sur les pistes d'amélioration et de modernisation des capacités organisationnelles du Parlement. Ce service sera rattaché à la direction de la logistique, et les recrutements du personnel attaché à cette unité se feront par voie de redéploiement interne. Il commencera à fonctionner progressivement début 2014 pour être pleinement opérationnel après les élections.

142.

Le portail des députés pour leurs droits sociaux et financiers entend donner aux députés un point d'accès intranet unique où ils peuvent s'informer sur la situation et l'évolution de leurs droits sociaux et financiers découlant du statut des députés et de ses mesures d'application. Le portail devrait permettre à chacun des députés de gérer beaucoup plus facilement ses droits sociaux et financiers. Une première version du portail pour les députés en exercice, consultable à l'intérieur des bâtiments du Parlement pour un petit nombre de formulaires et de données, a été mise en service en 2013. D'autres étapes (fonctionnalités supplémentaires pour les députés, dont la signature électronique, l'accessibilité depuis l'extérieur du Parlement, le portail des anciens députés et de leurs bénéficiaires, les tiers payants, la finalisation des archives) sont prévues, l'échéance étant décembre 2015 pour la finalisation de l'ensemble du système.

143.

En 2013, dans le cadre de la procédure budgétaire 2014 (33), le Parlement a décidé, sur la base des propositions du Bureau et après consultation du groupe de travail commun entre le Bureau et la commission des budgets, que quatre de ses domaines d'activités devraient être renforcés comme suit:

144.

Le groupe de travail commun a en outre relevé sept domaines dans lesquels le Parlement peut améliorer son efficacité afin de permettre le développement des quatre domaines d'activité susmentionnés d'une manière qui soit financièrement responsable.

145.

Les préparatifs relatifs à la mise en œuvre des nouvelles dispositions statutaires ont été poursuivis tout au long de l'année 2013. La quasi-totalité des nouvelles dispositions s'appliquant à partir du 1er janvier 2014, la révision des règles existantes, de certaines procédures ainsi que des systèmes informatiques a été menée dans un délai très court. Ces travaux (notamment l'adaptation du cadre législatif ainsi que les travaux informatiques) se poursuivront pour partie en 2014 pour les domaines jugés non prioritaires en 2013.

146.

Par ailleurs, en préparation du changement de législature, des mesures ont été prises pour organiser la gestion de la fin des contrats de quelque 1  700 assistants parlementaires accrédités (APA), l'accompagnement de ces agents dans leurs démarches administratives et l'intégration de plusieurs centaines de nouveaux APA, et pour accompagner les démarches qui devraient être effectuées par les groupes politiques si les résultats des élections européennes de 2014 devaient entraîner des modifications significatives dans la composition des secrétariats de certains groupes. Ainsi, une plate-forme de chargement de documents APA-People a été mise en place, de même que des guichets «Départs» et «Arrivées» ouverts sur une large période en vue de fournir un meilleur accompagnement dans leurs démarches aux assistants parlementaires ainsi qu'aux agents des groupes politiques.

147.

Lors de sa réunion du 2 juillet 2012, le Bureau a adopté le nouveau modèle de gestion des documents et des archives. Ce modèle se base sur l'identification des diverses étapes dans la période de vie des documents et sur une gestion appropriée de l'ensemble du cycle. Il permet également au Parlement de se conformer plus facilement aux règles régissant l'accès du public aux documents.

148.

Les modalités d'application des règles sur la gestion documentaire ont été préparées. Le Bureau a approuvé, lors de sa réunion du 15 avril 2013, la décision sur le traitement des documents confidentiels au sein du PE et adopté, le 10 juin 2013, le rapport annuel relatif à la gestion des documents classifiés. Le Conseil a donné son accord sur les aspects techniques relatifs aux travaux à réaliser pour la création d'une salle de lecture sécurisée qui est aujourd'hui opérationnelle.

149.

Au total, 59 nouveaux postes ont été créés en 2013 afin de couvrir les grands besoins résumés comme suit:

150.

Les principales modifications apportées à l'organigramme et à la gestion du Parlement sont résumées dans le tableau ci-dessous.

Tableau 11

Résumé des restructurations du secrétariat général en 2013