1.

Conformément à l'article 138 du règlement intérieur du Parlement, tous les députés ont le droit de s'exprimer dans la langue officielle de leur choix. Les interventions dans l'une des langues officielles sont interprétées simultanément dans chacune des autres langues officielles. Le même règlement dispose également que l'interprétation est assurée, au cours des réunions de commission et de délégation, à partir des langues officielles utilisées et exigées par les membres de la commission ou de la délégation concernée, et vers ces langues. Dans la pratique, pour toutes les séances plénières et un certain nombre de réunions des grands groupes politiques, l'interprétation est assurée à partir de et vers toutes les langues officielles de l'UE (onze langues actives et passives avant l'élargissement, dix-neuf après l'élargissement en raison du manque d'interprètes maltais). Pour les réunions des commissions parlementaires, l'interprétation est assurée vers les langues de tous les membres des commissions.

2.

S'agissant de l'utilisation des langues, le règlement intérieur de la Commission (1) et ses modalités d'application (2) offrent une plus grande souplesse. Pour les réunions de la Commission européenne proprement dite, l'interprétation n'est assurée qu'en trois langues (anglais, français et allemand). Pour les comités de «comitologie» (3), le nombre de langues diffère d'un comité à l'autre, compte tenu des demandes des délégués nationaux. Dans la plupart des cas, pour les réunions de ces comités, l'interprétation est assurée en trois à sept langues.

3.

Conformément au règlement no 1 et à l'article 14 du règlement intérieur du Conseil, les réunions des ministres bénéficient d'une interprétation intégrale (onze langues actives et passives avant l'élargissement, vingt langues après l'élargissement). Les réunions du Coreper (le Comité des représentants permanents) sont tenues en seulement trois langues actives et passives (anglais, français et allemand). Pour les nombreuses autres instances préparatoires (comités, groupes, groupes de travail), un régime linguistique particulier est déterminé lors de la création de chacune d'entre elles. Le régime linguistique de chaque instance est enregistré par le secrétariat général du Conseil dans une nomenclature spécifique.

4.

À la réception des demandes de réunion de la présidence du Conseil, l'unité «Conférences du secrétariat général» du Conseil établit automatiquement un régime linguistique pour chaque demande de réunion conformément à la nomenclature. La DG Interprétation donne suite à toutes les demandes de réunion avec interprétation, pour autant que le nombre total de réunions de ce type et le nombre d'interprètes/jour n'excèdent pas les plafonds fixés en décembre 2002 dans l'«accord de niveau de service» passé entre la Commission (la DG Interprétation) et le Conseil visant à formaliser les principales obligations des deux parties.

1.

Le coût budgétaire total («coût avant impôts et contributions au régime de pension») pour la DG Interprétation, tel que calculé par les auditeurs de la Cour, est égal à la somme du coût global sur lequel se fonde ladite DG Interprétation pour fixer les taux de facturation interinstitutionnelle et des frais généraux non inclus dans ses calculs (coût des agents de grade supérieur et des agents de soutien participant à des activités liées aux questions budgétaires et financières, à la gestion des ressources humaines et à l'administration générale).

2.

En déduisant l'impôt communautaire payé par les interprètes permanents et les AIC des «coûts avant impôts et contributions au régime de pension» et en ajoutant les contributions fictives au régime de pension versées par l'employeur pour les interprètes permanents (dont le montant est égal au double de la contribution payée par le fonctionnaire) (1), on obtient le coût pour le budget communautaire («coût après impôts et contributions au régime de pension»). Pour les AIC, le coût budgétaire total comprend déjà les contributions au régime de pension payées par les AIC et les institutions de l'UE à un organisme externe.

V.

Au sein de la direction de l'interprétation, l'unité «Réunions/conférences» examine la conformité des demandes de réunion avec les règles en vigueur, avant d'accepter la fourniture du service d'interprétation.

VII.

Le Parlement européen (PE) souligne qu'en tant qu'institution politique, il doit être en mesure de réagir rapidement à des situations politiques par définition impossibles à programmer dans certains cas. Un code de conduite a été adopté en 1999 et mis à jour en 2004 afin de disposer de règles visant à mieux encadrer la mise à disposition du service d'interprétation.

VIII.

Les rapports de séance existent pour les réunions des commissions et délégations; ils vont être étendus aux autres types de réunions, dont celles des groupes politiques.

19.

Même si les députés étaient tenus de confirmer à l'avance leur présence en réunion, le respect du profil linguistique d'une réunion se heurterait à de nombreuses difficultés, dont l'obligation de couvrir les besoins linguistiques découlant de la présence en réunion de ministres, de commissaires, voire d'experts invités.

20-21.

Les services d'interprétation vérifient régulièrement avec les services utilisateurs la pertinence de ressources demandées; depuis septembre 2004, afin d'assurer une utilisation optimale des ressources, ils exploitent également les rapports établis à l'issue des réunions des commissions et délégations, et bientôt à l'issue des réunions des groupes politiques également.

Les services utilisateurs (commissions et délégations) tiennent à jour les profils linguistiques de leurs réunions afin de permettre à la direction de l'interprétation d'optimaliser l'utilisation des ressources. Ces informations seront transmises périodiquement au bureau du Parlement afin qu'il puisse, le cas échéant, décider des adaptations nécessaires.

30.

Le PE prend acte (article 139 du règlement) du fait que la couverture des nouvelles langues officielles issues de l'élargissement est encore incomplète en raison de la pénurie de ressources qualifiées, dont la formation incombe aux États membres.

31.

Bien que le concours organisé par l'Office européen de sélection du personnel (EPSO) pour recruter des interprètes maltais ait été infructueux, la langue maltaise est couverte lors des sessions plénières à Strasbourg par le recrutement d'interprètes extérieurs; elle le sera également en 2006 lors des sessions plénières organisées à Bruxelles grâce aux interprètes maltais issus d'un programme de formation financé par les institutions.

33-34.

Les services du PE relèvent le coût direct du service d'interprétation fourni par des interprètes extérieurs selon les règles en vigueur et actualisent régulièrement les coûts moyens de la journée d'interprétation réalisée par un interprète extérieur.

Ils s'engagent à étudier et éventuellement à reprendre la méthode de calcul proposée par la Cour en vue d'améliorer la connaissance du coût global des services fournis, y inclus les services fournis par les interprètes permanents, et à dégager les ressources nécessaires à la gestion de ces données.

38.

La différence relevée entre les coûts de la journée d'interprétation au PE et à la DG Interprétation est bien expliquée dans le point suivant (39), où la Cour fait état des contraintes spécifiques caractérisant l'activité du PE.

39.

La trop forte concentration des réunions sur une partie de la semaine ou de la journée (point 39, c) s'explique notamment par la nécessité, pour les groupes politiques, de respecter les délais de dépôt des amendements avant leur traduction écrite. L'introduction de neuf nouvelles langues a eu pour conséquence d'avancer ce délai du jeudi matin au mercredi soir précédant la session plénière, avec pour corollaire une concentration des réunions le mercredi.

Conscients de la nécessité d'améliorer l'utilisation des ressources, les services d'interprétation ont augmenté la coopération interinstitutionnelle en ce qui concerne la mise à disposition réciproque des interprètes permanents et comptent approfondir davantage cette pratique en favorisant les périodes de faible activité parlementaire.

Les services chargés d'organiser les réunions des commissions et délégations parlementaires ont réussi en 2004 à augmenter le nombre de réunions programmées le jeudi après-midi.

Les réunions tardives sont organisées au PE (point 39, d) en fonction des décisions prises en matière d'organisation des travaux par les organes politiques; elles concernent essentiellement les sessions plénières à Strasbourg et à Bruxelles, certaines réunions de la commission des budgets en période d'adoption des budgets et certaines réunions des comités de conciliation. Elles représentent une part largement minoritaire par rapport au volume général d'activités et font partie intégrante du rythme d'activité propre à l'institution parlementaire des vingt-cinq États membres.

42.

Le coût élevé des services d'interprétation organisés à court terme reflète la souplesse d'organisation nécessaire au sein du PE.

Comme indiqué dans la réponse au point VII ci-dessus, des réunions peuvent être demandées à court terme en fonction de l'actualité politique à laquelle le Parlement est appelé à réagir.

43.

L'annulation tardive de réunions avec interprétation et la planification perfectible des travaux constituent des facteurs de coût sur lequel les services administratifs attirent régulièrement l'attention des utilisateurs. Il est envisagé de les sensibiliser davantage en leur communiquant régulièrement le coût de ces annulations tardives. Les chiffres cités par la Cour doivent toutefois être relativisés pour éviter toute mauvaise interprétation. En effet, une réunion est fréquemment constituée, au cours d'une même journée, d'une suite de plusieurs sous-réunions (coordinateurs, bureau, groupes de travail, etc.): l'annulation d'une ou de plusieurs sous-réunions n'a pas d'incidence budgétaire dans la mesure où les interprètes ont travaillé dans les autres séances. En outre, les chiffres d'annulation de réunions couvrent également des annulations «techniques» n'ayant aucune incidence budgétaire au niveau de l'interprétation car elles visent uniquement à recréer la même réunion demandée en modifiant les horaires, salles, lieu de travail ou les langues demandées.

44.

La gestion de l'interprétation doit concilier l'approche budgétaire de la rétribution des interprètes (les interprètes extérieurs sont rétribués sur une base journalière indivisible, même pour une seule séance courte) et la logique de l'organisation du travail parlementaire par périodes d'une demi-journée ou par séances plus courtes encore. Par conséquent, l'impact budgétaire en frais d'interprétation n'est que limité, voire nul, lorsqu'une «sous-réunion» ou un groupe de travail a effectivement été annulé, mais que les interprètes concernés ont travaillé dans d'autres séances ou cours de la même journée (en moyenne 70 % des interprètes concernés par une annulation peuvent être réaffectés dans d'autres réunions). Dans ces conditions, le Parlement estime que le coût du service d'interprétation planifié et non utilisé, en 2003, était inférieur à 5 % de l'ensemble des ressources d'interprétation mobilisées (56 298 journées d'interprétation) soit un peu plus de la moitié du pourcentage et du coût mentionnés par la Cour.

55.

Le PE se réjouit des progrès accomplis en ce qui concerne la coopération interinstitutionnelle dans le domaine de l'interprétation. Ceux-ci vont au-delà des recommandations du «rapport Chêne», notamment en ce qui concerne les échanges ponctuels d'interprètes permanents des anciennes langues officielles.

Certaines différences entre les institutions en ce qui concerne les conditions de travail des interprètes constituent encore un frein aux échanges de fonctionnaires. Ce sujet est à l'étude.

56.

Indépendamment des économies et des gains d'efficacité possibles, il faut noter que l'existence de trois services d'interprétation correspond aux particularités et aux besoins spécifiques de ces institutions concernées.

Les calendriers d'activité des institutions pourraient faire l'objet de plus d'harmonisation en vue d'améliorer l'efficacité et la disponibilité du service d'interprétation, spécialement dans le cas des langues de l'élargissement.

57.

La notion de concurrence ne concerne nullement les rémunérations, fixées par la convention professionnelle à un niveau égal pour toutes les institutions de l'Union européenne (UE).

Les secrétaires généraux des institutions, conscients de la nécessité de mieux utiliser les ressources humaines disponibles (point 57, b), ont intensifié très sensiblement la coopération interinstitutionnelle et ont entamé un programme de mise à disposition réciproque des interprètes permanents; ils sont déterminés à accroître la coopération dans ce domaine.

La gestion commune de la liste des interprètes extérieurs et la consultation accrue entre services de programmation permet déjà de partager les frais de voyage (57, c) dans des proportions certes perfectibles.

58.

L'autonomie politique et fonctionnelle du Parlement européen n'est pas conciliable avec une pratique organisationnelle qui consisterait à devoir faire soumettre ses demandes de réunions officielles à un arbitrage administratif, inévitable au moment de gérer les ressources disponibles, et, en définitive, faire dépendre la réalisation de ses réunions d'un tel arbitrage technique. L'idée, donc, de la création d'une agence unique chargée de fournir les services d'interprétation à toutes les institutions ne peut être retenue par le Parlement européen.

Par ailleurs, le «rapport Chêne», dans ses conclusions formulées en 2002 à l'intention des secrétaires généraux des institutions après une étude circonstanciée, préconisait un approfondissement des synergies plutôt qu'une fusion des services.

Enfin, en termes économiques, la création d'une agence unique fournissant l'interprétation à toutes les institutions ne réduirait pas les coûts supplémentaires affectant l'organisation des réunions du PE (coûts des missions à Strasbourg, missions plus nombreuses, facteurs objectifs relevés par la Cour comme étant justifiés). Elle ne permettrait pas non plus de réduire la pénurie en interprètes qualifiés qui affecte certaines langues.

62.

Le PE a toujours visé une proportion de 50/50 entre les interprètes extérieurs (AIC) et les permanents; celle-ci est bien entendu favorable aux AIC en période de pics mais elle était stabilisée en 2004 à 52 % de permanents et 48 % d'AIC.

63.

Les services du PE s'emploient, en particulier depuis la création d'un service unique chargé de tous les paiements aux AIC, à contrôler de plus près les frais de voyage exposés par les AIC.

L'objectif est d'appliquer les tarifs les plus bas possibles dans le respect des règles en vigueur et en se rapprochant au maximum des critères valables pour les interprètes permanents.

Le Parlement européen est prêt à engager avec les autres institutions une renégociation de la convention avec l'AIIC.

64-65.

Le type de billet d'avion mentionné à l'article 10 des modalités d'application de la convention actuellement en vigueur («un billet IATA échangeable et remboursable au tarif le plus économique non soumis à la règle des quotas») ne correspond pas au billet soumis à des restrictions.

Le cas échéant, les services du Parlement acceptent cependant de rembourser les frais de voyage sur la base d'un tarif réduit soumis à des restrictions en garantissant à l'interprète le remboursement des pénalités qui seraient imputables à une raison de service.

Le service gestionnaire encourage les interprètes AIC à faire usage de cette formule, voire à recourir systématiquement à l'agence de voyages en contrat avec le PE chargée d'appliquer les tarifs négociés ou les meilleurs tarifs disponibles.

Par ailleurs, dans certains cas et sur certaines lignes (par exemple, Bruxelles-Strasbourg pendant les sessions plénières du PE), aucun billet échangeable n'est disponible sous le tarif de la classe affaires.

66.

En coopération avec le nouveau service unique chargé du paiement des AIC, créé en octobre 2004, les services du PE ont mis en place une cellule chargée de superviser le secteur des frais liés aux engagements des AIC.

67.

Il est vrai que le Parlement a toujours appliqué l'article 9, paragraphe 2, de la convention professionnelle en considérant qu'il visait une égalité des barèmes applicables et non les règles de fractionnement des indemnités journalières.

Les dispositions arrêtées par le nouveau statut du personnel prévoient à présent une distinction entre l'indemnité journalière et l'indemnité d'hébergement. La renégociation de la convention passée avec l'AIIC permettrait de clarifier ces dispositions.

72.

La durée des séances d'interprétation est fixée à trois heures et demie pour les réunions habituelles. Si le service utilisateur en formule la demande, elle peut cependant, sans difficultés, être portée à quatre heures ou plus moyennant un renforcement des équipes d'interprètes.

82.

Les meilleures pratiques observées dans les autres institutions seront étudiées par les services du PE utilisateurs de l'interprétation afin d'améliorer la planification des travaux dans le respect des impératifs politiques rappelés dans la réponse au point VII.

83-84.

La couverture des besoins d'interprétation concernant les nouvelles langues officielles progresse au rythme des efforts considérables de prospection et de formation complémentaire déployés par les institutions. Il faut cependant souligner que les nouveaux pays membres ont un rôle principal à jouer dans le domaine de la formation des linguistes.

85-86.

Le multilinguisme intégral tel que souhaité par le PE comporte des coûts importants qui peuvent être davantage maîtrisés en fonction du type d'organisation des travaux parlementaires et d'une planification optimale des réunions. Ces coûts découlent également de décisions politiques relatives à l'organisation des travaux (calendriers et lieux de travail).

87.

La direction de l'interprétation du PE pratique une politique minimaliste en matière d'équipes d'interprètes de réserve. Une seule équipe par jour est programmée, uniquement pour les jours de pic d'activité; elle finit toujours par être utilisée en tout ou en grande partie.

88.

Voir la réponse donnée par le Parlement au point 44.

90-91.

Les services du PE sont actuellement engagés dans un processus d'application plus stricte de la convention avec l'AIIC, d'intégration plus poussée des systèmes informatiques et d'approfondissement de la coopération interinstitutionnelle; ils s'engagent à poursuivre dans ce sens.

L'institution est ouverte à une renégociation de la convention.

92.

Le PE estime qu'il doit disposer d'un corps d'interprètes fonctionnaires, gage d'indépendance et d'autonomie pour l'institution.

Par ailleurs, le recours ponctuel aux interprètes extérieurs en fonction des besoins permet d'absorber les pics d'activité et de moduler la charge budgétaire.

La proportion 50/50 apparaît comme un compromis raisonnable entre l'autonomie et la flexibilité du service.

93.

La durée des réunions est fixée par les organes politiques et parlementaires; elle peut dépasser la durée conventionnelle de trois heures et demie, comme indiqué sous le point 72.

Le service d'interprétation est tenu de couvrir toutes demandes conformes aux règles; à cette fin, il affecte les interprètes aux réunions dans le respect des règles en vigueur en matière de conditions de travail.

94.

Il revient à l'autorité politique du PE de déterminer si elle souhaite disposer de son propre service d'interprétation autonome, impliqué dans de larges synergies interinstitutionnelles, ou si elle préfère favoriser la création d'une agence unique chargée de fournir le service d'interprétation à toutes les institutions.

10./11.

Le tableau 1 et les analyses qui suivent, aux points 10 et 11 du rapport, ne fournissent pas une explication complète de l'augmentation du nombre de journées d'interprétation survenue au Conseil entre 1998 et 2002 (+9 %). La principale raison de cette augmentation est l'accroissement significatif des activités du Conseil et du nombre de réunions (+39 %) tenues en son sein durant cette période (voir tableau 1).

Tableau 1

Nombre de journées d'interprétation fournies au Conseil, y compris dans les langues des nouveaux États membres, par rapport au nombre de réunions (indice 1998 = 100)

Pour ce qui est de la diminution de 13 % du nombre de journées d'interprétation fournies au Conseil en 2004, il convient de noter que, cette année-là, le nombre de réunions a baissé de 8 %. Il convient par ailleurs de tenir compte des facteurs ci-après:

28.

Il convient aussi d'ajouter que le budget du Conseil prend à sa charge 50 % des frais d'interprétation afférents aux réunions du Coreper.

35.

Le manque de clarté de la définition de l'acronyme «MAD» et les changements fréquents qu'elle a subis au fil des ans rendent extrêmement discutable toute analyse fondée sur ce concept.

49.

Il y a lieu de signaler que l'annulation par le Conseil d'une réunion pour laquelle des services d'interprétation ont été réservés et doivent donc être payés ne signifie pas que les interprètes restent inactifs. D'après l'expérience du Conseil, la DG Interprétation peut, comme cela a déjà été fait, envoyer certains de ces interprètes dans d'autres réunions qui se tiennent à la Commission ou dans d'autres institutions qui font appel aux services de la DG Interprétation.

94.

Le secrétariat général du Conseil est favorable à la réalisation d'une évaluation indépendante des avantages qu'il pourrait y avoir à créer un bureau interinstitutionnel unique fournissant des services d'interprétation à toutes les institutions de l'UE.

I.

La DG Interprétation assure une communication multilingue, le cœur même du processus de prise de décision communautaire. Elle assure l’égalité de traitement linguistique de tous les États membres, en donnant à chacun d’entre eux la possibilité d’utiliser sa ou ses propres langues officielles lorsqu’il s’adresse aux institutions. Elle soutient également le multilinguisme dans l’Union, qui est devenu un sujet politique sensible. Réponse aux besoins réels, niveau de qualité élevé, disponibilité et rapport coût/efficacité, tels sont les principes directeurs suivis par la Commission pour la fourniture de services d'interprétation.

II.

Tout en tenant compte du principe de la satisfaction des besoins réels dans de bonnes conditions de coût et d'efficacité, la Commission doit assurer la disponibilité d’interprètes du meilleur niveau de qualité, dont les services sont requis par la nature politique des activités de l’Union européenne. La DG Interprétation emploie des interprètes permanents pour garantir la disponibilité et la continuité des services d'interprétation du niveau de qualité élevé dont les institutions ont besoin. Lorsque la demande d’interprétation dépasse ce que la DG Interprétation peut offrir, des interprètes free-lance (AIC) de la même qualité sont engagés.

V.

Par principe, la DG Interprétation de la Commission examine avec le plus grand soin les demandes d’interprétation et met à la disposition des autres services des informations sur les langues qui ne sont pas utilisées lors d’une réunion. Elle agit également en coordination avec les services de la Commission pour ne fournir que les langues nécessaires, dans la mesure où on peut le prévoir.

VI.

Le chiffre moyen de 1 046 euros par interprète et par jour est un montant global, qui inclut les dépenses telles que la formation des interprètes permanents, le soutien accordé aux organismes de formation nationaux, la responsabilisation interne et externe ainsi que le conseil concernant la définition des stratégies quant aux aspects techniques de la communication multilingue.

VIII.

Les rapports de séance comprennent des informations sur l’utilisation des langues dans chaque réunion et sont produits pour 82,5 % des réunions auxquelles contribue la DG Interprétation. La DG Interprétation s’emploie à attirer l’attention des directions générales qui demandent de façon répétée des langues qui, par la suite, ne sont pas utilisées, sur le gaspillage de ressources que cela représente.

6.

La Commission souhaite préciser qu'elle fournit depuis quelques années directement aux pays qui assurent à tour de rôle la présidence du Conseil de l'Union, à leur demande et à leur charge, des équipes d'interprètes destinés aux réunions organisées par les présidences en dehors du cadre fixé entre celles-ci et le Conseil. Ces réunions ont pris avec le temps un poids non négligeable dans l'activité de la DG Interprétation.

8.

La DG Interprétation emploie des interprètes permanents (fonctionnaires) pour garantir la disponibilité et la continuité des services d'interprétation du niveau de qualité élevé dont ont besoin les institutions pour lesquelles elle travaille. Les interprètes permanents jouent également un rôle essentiel dans des domaines tels que la formation et la sélection, sans parler du contrôle de la qualité. La disponibilité d’interprètes permanents permet aussi d’affecter des équipes stables aux réunions à haut niveau, politiquement sensibles ou très techniques, ce qui est un facteur essentiel pour garantir qu’une interprétation de qualité est fournie à ces occasions.

10.

En mai 2004, le Conseil des ministres a introduit un système d’interprétation «sur demande» qui a eu pour effet général de réduire le volume des demandes d’interprétation. Cette tendance s’est confirmée pour les quatre premiers mois de 2005, puisque le total des prestations est resté identique à celui de la même période de 2004, alors que le nombre de langues vers lesquelles et à partir desquelles l’interprétation est demandée est passé de onze à vingt. Toutefois, ce système implique un risque plus élevé de pics et de creux, ce qui rend difficile la garantie d’une utilisation optimale des ressources. Il convient également de suivre attentivement les effets de ce système sur la disponibilité des services d'interprétation, étant donné qu’un niveau d’activité minimale stable est nécessaire pour faire en sorte que les niveaux d’effectifs et la qualité nécessaires puissent être conservés afin de répondre à la demande en période de pic.

13.

Afin de maintenir les frais de voyage des AIC au niveau le plus faible possible, il est nécessaire de prévoir les réunions six semaines à l’avance; cependant, il peut en résulter un certain nombre d’annulations, cette période de préavis étant considérée comme trop longue par de nombreuses délégations.

En cas d’annulation d’une réunion, les interprètes sont, dans la mesure du possible, immédiatement réaffectés à d’autres réunions. Un nouveau système fondé sur le décompte des séances d’interprétation, que la DG Interprétation aspire à mettre en œuvre, tiendrait dûment compte des annulations et fournirait une vue plus claire du coût tant des demandes que des annulations.

15.

La Commission a adopté des procédures fondées sur le principe de la satisfaction des besoins réels en 1984 et les a confirmées en 2002 en opérant une distinction entre les réunions politiques et les réunions techniques. La DG Interprétation suit activement l’utilisation des langues lors des réunions en demandant à l’interprète chef d’équipe de remplir un rapport de séance et en informant systématiquement les organisateurs des réunions des langues demandées mais non utilisées, afin d’encourager une politique des besoins réels. La non-utilisation d’une langue dépend de la façon dont une réunion évolue ainsi que d'autres paramètres qui échappent à la fois au contrôle des services d'interprétation et à celui des organisateurs des réunions. En ce qui concerne les demandes des autres institutions, la DG Interprétation n’est pas en mesure de décider si une langue est nécessaire, pas plus qu’elle ne peut prévoir quelles langues seront effectivement parlées ou écoutées.

23.

La DG Interprétation fait de son mieux pour fournir les langues demandées et n’a pas le pouvoir d’influencer des régimes linguistiques décidés pour des raisons politiques. La non-utilisation d’une langue ne peut être anticipée. Les délégués peuvent utiliser une langue autre que leur langue maternelle en raison de situations imprévues survenant au cours de la réunion, ou décider simplement de ne pas prendre la parole tout en continuant à écouter l’interprétation. Toutefois, lorsqu’il apparaît qu’une cabine d’interprétation n’est pas nécessaire, l’interprète concerné contacte le planning, qui retire cette langue active et si possible réaffecte l’interprète. L’affirmation selon laquelle «1 750 journées d'interprétation sont payées mais non utilisées» ne tient pas compte de la réaffectation des interprètes ni du fait qu’une délégation peut écouter l’interprétation sans prendre la parole.

24.

La Commission a examiné avec attention la possibilité d’introduire un système de facturation interne pour ses directions générales et a conclu que la charge administrative qui en résulterait serait disproportionnée par rapport aux avantages potentiels. Les institutions telles que le Conseil de l’Europe ou l’Unesco se distinguent de la Commission par leurs dimensions, et le volume de l’interprétation ainsi que le nombre de leurs langues de travail, pour lesquelles il n’existe pas de pénurie d’interprètes, ne représentent qu’une fraction de l’activité d’interprétation de la Commission.

Grâce à un processus de négociation hebdomadaire, la DG Interprétation tient compte d’un classement par ordre de priorité établi par chaque direction générale ainsi que du total des ressources disponibles pendant une période plus large que la date pour laquelle la réunion est demandée, et propose des solutions de rechange afin de trouver le juste équilibre entre les besoins politiques et l’utilisation optimale des ressources.

Le système «sur demande» adopté par le Conseil ne garantit pas totalement la stabilité de la demande et rend celle-ci moins prévisible. La DG Interprétation fournit en principe un nombre fixe de jours d’interprétation au Conseil.

La DG Interprétation teste actuellement avec ses clients un nouveau système de calcul des prestations en matière d’interprétation fondé sur les séances, qui reflète mieux la réalité parce que lié aux ressources effectivement utilisées et qui devrait donc contribuer à réduire le niveau des risques de gestion. Lorsqu’il sera appliqué, ce nouveau système permettra de fournir aux clients des prévisions et des données plus exactes sur l’utilisation qu’ils font de l’interprétation et sur son coût.

26.

Les États membres sont en droit de demander une interprétation et de l’obtenir, et leurs délégations se composent souvent de plus d’une personne. Les délégués peuvent avoir des capacités différentes d’expression ou de compréhension d’autres langues et utiliseront donc l’interprétation d’une manière différente (par exemple certains délégués peuvent écouter directement en anglais mais préférer s’exprimer dans leur langue, tandis que d’autres parleront anglais mais écouteront l’interprétation dans leur langue). Pour cette raison, il est difficile de dire si une langue peut être considérée comme non nécessaire du fait qu’elle n’a pas été parlée.

31.

Les concours pour interprètes dans le cadre de l'élargissement ont été publiés début avril 2003, soit 13 mois avant l'élargissement, et ont été clôturés entre mars et novembre 2004, selon les langues (le concours de langue maltaise a été clôturé en décembre 2003, bien que sans lauréats).

Pour certaines de ces nouvelles langues, le nombre insuffisant de lauréats est dû notamment à la pénurie d'interprètes formés conformément aux standards internationalement reconnus.

35.

La Commission est consciente de certaines faiblesses du système MAD (pour «mise à disposition») utilisé pour facturer ses services à ses institutions, organes et agences clients. C’est pourquoi elle a élaboré un nouveau système pour mesurer le volume des prestations d’interprétation fournies au moyen du principe des «séances d’interprétation». Ce nouveau système est beaucoup plus proche de la réalité et la Commission est prête à introduire une facturation sur cette base. Ledit système comprend des éléments qui permettent aux institutions de prévoir plus exactement le coût d’une réunion dès l’introduction de la demande. Le principe a déjà été présenté au Conseil, au Conseil économique et social européen (CESE) et au Comité des régions (CDR) en 2004 et des simulations sont réalisées parallèlement au système MAD existant, en vue de mettre officiellement en production le nouveau système fondé sur les séances en 2006.

37.-38.

Le chiffre moyen de 1 046 euros par interprète et par jour calculé pour la DG Interprétation est un montant global, qui inclut les dépenses telles que la formation et le soutien accordé aux programmes éducatifs, la responsabilisation interne et externe ainsi que le conseil concernant les aspects techniques de la communication multilingue. La DG Interprétation a pour mission de fournir les services d’interprétation demandés afin de faciliter le processus de prise de décision au sein des institutions.

40.

En 2003, de nombreux interprètes permanents ont participé aux préparatifs de l’élargissement: ils ont suivi des cours de formation aux nouvelles langues, prêté leur concours à divers programmes de formation dans les universités des pays adhérents et participé à des jurys de concours ou à la sélection des interprètes free-lance. En outre, deux sommets extraordinaires pour la préparation de l’élargissement ont entraîné l’annulation de toutes les autres réunions au Conseil au cours des périodes concernées. Deux jours de grève en 2003 ont représenté environ 1 % de la baisse du taux d’activité des interprètes permanents.

45.

En raison de la nature politique de l’activité des institutions et du fait que la disponibilité et la continuité des services d’interprétation doivent être garanties, la DG Interprétation est contrainte de maintenir une quantité limitée d’interprètes de réserve. L’absence de réserve serait une fausse économie, étant donné que l’impossibilité de remplacer un interprète manquant et donc d'assurer la couverture linguistique requise avec tous les relais nécessaires pour qu’elle fonctionne aurait pour effet de paralyser l'équipe d’interprétation. La non-disponibilité d’un interprète pouvant entraîner l’annulation de toute une réunion, force est de considérer le recours à une réserve comme une mesure raisonnable de gestion des risques. De plus, du fait de la nature même de l’interprétation, et afin de garantir un niveau élevé de qualité, la DG Interprétation est liée par une convention sur les conditions de travail qui limite le nombre de «séances» de travail d’un interprète et prévoit des modalités de permanence limitée. Il convient de tenir compte également des deux aspects ci-après à propos de la permanence:

La DG Interprétation applique d’ores et déjà une politique active pour encourager son personnel à prendre ses congés au cours des périodes d’activité réduite et elle concentre également la formation sur ces périodes. La Commission poursuivra ses efforts visant à réduire les coûts de la permanence implicite. Néanmoins, que ce soit pour les raisons invoquées ci-dessus ou du fait des annulations tardives de réunions par les autres institutions, la marge de manœuvre pour des économies réelles est limitée dans ce domaine.

46.

La Commission peut collecter des informations sur les annulations et serait en mesure de produire un état de la réaffectation des interprètes, mais comme il s’agit d’un processus permanent, un tel suivi prendrait du temps et les avantages potentiels seraient annulés par les coûts.

47.

Le fait qu'il y ait eu neuf jours ouvrables au cours desquels au moins cent interprètes permanents sont restés en permanence implicite n’est que l’illustration des modifications à court terme du calendrier prévu résultant de circonstances exceptionnelles, à savoir les sommets extraordinaires du Conseil européen, qui ont entraîné l’annulation de toutes les autres réunions du Conseil ainsi que deux jours de grève. Les contrats des AIC ne peuvent être annulés moins de soixante jours avant la date prévue, mais pour limiter les frais, ces contrats sont convertis en contrats locaux. Les interprètes permanents dont les réunions sont annulées sont mis en attente.

48.

Les services d’interprétation ne peuvent déterminer le rythme des réunions ni le contenu des ordres du jour. Les délégués se réunissent lorsqu’ils l’estiment nécessaire et les services d’interprétation fournissent les prestations qui leur sont demandées.

54.

55.

La Commission se félicite des progrès accomplis par les services d’interprétation dans le domaine de la coopération interinstitutionnelle. Les réalisations vont au-delà des recommandations du «rapport Chêne» et intègrent des domaines tels que la formation ou, plus récemment, dans une mesure limitée, l’échange de ressources permanentes.

56.

De réels progrès ont été accomplis en matière de coopération interinstitutionnelle. Les différents services continuent d’harmoniser, dans la mesure du possible, leur mode de fonctionnement, de progresser dans des domaines tels que l’utilisation réciproque des ressources permanentes et de partager le travail dans les périodes de grande activité. Il reste cependant une certaine marge de manœuvre pour développer et consolider la coopération mise en avant dans le rapport de 2002 du groupe de travail interinstitutionnel présidé par M. Claude Chêne sans remettre en cause l’autonomie politique de chaque institution.

57.

58.

La création d’un service interinstitutionnel unique fournissant les services d’interprétation à toutes les institutions de l’UE nécessiterait une décision, entre les institutions, au niveau politique. La Commission est d’avis que le renforcement de la coopération interinstitutionnelle pourrait permettre des économies d’échelle sans remettre en question l’autonomie des institutions en matière de budget, de personnel et de capacité d’adapter les priorités en fonction de l’agenda politique. Pour lancer une évaluation des avantages d’un service d’interprétation unique par rapport aux améliorations de la coopération interinstitutionnelle, il serait nécessaire d’obtenir un signal clair des autres institutions quant à leur volonté de s’engager sur cette voie plutôt que de poursuivre le renforcement de la coopération interinstitutionnelle. En effet, des efforts considérables et des ressources importantes ont déjà été consacrés à la fusion des bureaux de paiement, à la création d’une liste commune des interprètes free-lance accrédités et à l’organisation de concours et de tests d’accréditation communs. Ces efforts devraient être consolidés et intensifiés et les résultats examinés: une analyse détaillée des avantages et des économies est nécessaire avant qu’une décision soit prise quant aux développements ultérieurs.

59.

Les variations du nombre de demandes d’interprétation font varier d’une année sur l’autre le rapport entre les interprètes permanents et les interprètes free-lance engagés pour des services d’interprétation. Ainsi, durant la période précédant l’élargissement, le nombre d’interprètes permanents assurant des services d’interprétation a été réduit parce qu’un certain nombre d’entre eux se trouvaient déjà dans les États adhérents pour aider à préparer l’élargissement, tandis que d’autres faisaient partie du comité d’évaluation des tests d’accréditation pour les nouvelles langues. Il convient de rappeler que, pour ces langues, les services d’interprétation ont actuellement recours dans une très large mesure à des interprètes free-lance accrédités, ce qui augmente la part globale de ces derniers depuis le 1er mai 2004.

60.

Il n’est pas possible de modifier les proportions du jour au lendemain. Il est cependant possible de planifier à long terme. La question des combinaisons de langues empêche les services d’interprétation d’appliquer des rapports stricts, étant donné que les interprètes diffèrent par le nombre de langues qu’ils connaissent et que, très souvent, les interprètes permanents ont des combinaisons de langues plus larges que les interprètes free-lance. Des interprètes permanents sont également nécessaires pour maintenir le contrôle de la qualité, la continuité dans les réunions et la confidentialité lors des réunions politiquement sensibles.

61.

Un concours pour le grec a été organisé en 2003 et un concours pour le portugais est prévu pour 2006. La proportion entre les interprètes free-lances locaux et non locaux a évolué depuis l’introduction du système «sur demande» par le Conseil. Un nombre plus important d’interprètes free-lance locaux sont désormais engagés, étant donné que les non locaux ont déplacé leur domicile professionnel à Bruxelles, ce qui permet une grande réduction des coûts.

63.

Les frais de voyage élevés des AIC résultent de l’obligation qu’a la Commission d’appliquer strictement les conditions de l’accord et de respecter les conditions par lesquelles elle est tenue de rembourser les frais de voyage. Les AIC sont encouragés à utiliser les billets les plus économiques au moyen de la diffusion d'informations sur les prix, tandis que les interprètes permanents peuvent profiter des tarifs préférentiels et des tarifs soumis à des restrictions.

68.

La DG Interprétation est tenue de respecter les termes de la convention et ses modalités d’application, qui n'exigent pas de l’AIC qu’il démontre avoir acheté le ticket le moins cher disponible. Lorsque les termes de la convention sont respectés, la DG Interprétation est tenue de payer le billet. La politique commerciale de la compagnie aérienne a également des effets sur le prix des billets.

70.

La DG Interprétation n’a pas de latitude pour observer les conditions du marché, étant donné qu’elle est tenue par les termes de la convention. Des critères exigeants sont en effet appliqués au recrutement des AIC et la qualité est garantie par le respect de la convention sur les conditions de travail des interprètes. La qualité des AIC fait l’objet de comptes rendus fréquents et tous ont réussi un test d’accréditation pour figurer sur la liste interinstitutionnelle des interprètes free-lance. Ils disposent également de la formation linguistique durant les périodes de faible activité.

71.

La convention existante ne prévoit pas la possibilité d’une rétribution réduite en cas d’annulation de réunions. Toutefois, la Commission dépense moins pour ses AIC que les autres institutions internationales.

73.

La DG Interprétation est consciente du taux de satisfaction très élevé quant à la qualité des services d’interprétation qu’elle fournit. Elle s’emploie à maintenir sa réputation de qualité au moyen, par exemple, de la formation thématique. En outre, une étude sur l’amélioration de la documentation est actuellement réalisée par une société externe en vue d’améliorer la fourniture de documentation aux interprètes avant les réunions. Un rapport final à ce sujet devrait être remis en 2005.

76.

Il existe une véritable politique de maintien de la composition des équipes pour les affectations à des réunions difficiles, bien que des imprévus ou la disponibilité de ressources spécifiques ne permettent pas toujours d’y parvenir.

Un régime de volontariat est en place (les interprètes peuvent exprimer un intérêt pour des réunions précises) et l’on veille à maintenir des équipes stables.

78.

L’interprétation est une profession hautement spécialisée, qui requiert un degré élevé de concentration. Pour en garantir la qualité, des conditions de travail particulières sont nécessaires. Les limitations existantes, à savoir un maximum de quatre heures de travail le matin, une pause déjeuner obligatoire de 90 minutes et la fin de la journée de travail normale à 18 h 30, sont des mesures destinées à garantir la qualité constante de l’interprétation. Cependant, il est possible de convenir d’une extension au-delà de 18 h 30 par simple demande préalable des organisateurs de réunions.

81.

Pour assurer le meilleur rapport qualité/prix, un préavis de six semaines est considéré par la Commission comme un délai raisonnable pour permettre une prévision, une planification et une gestion des ressources adéquates. Cela peut engendrer des difficultés pour les autres institutions, mais la DG Interprétation s’efforce de traiter chaque problème cas par cas. Les demandes tardives engendrent des coûts plus élevés.

82.

La Commission prend note de ce que ses efforts pour maîtriser les dépenses d’interprétation au cours des cinq dernières années sont reconnus.

83.

L’élargissement est un processus nécessitant une planification. Bien que la DG Interprétation ait réalisé bien à l’avance de nombreuses actions de sensibilisation dans tous les nouveaux États membres et fourni une aide considérable pour organiser et gérer des cours de formation à l’interprétation de conférence, il subsiste une pénurie d’interprètes, en particulier pour certaines des nouvelles langues. Toutefois, la Commission ne peut assumer elle-même la responsabilité première qui incombe aux États membres d’assurer une offre de formations à l’interprétation et de garantir la fourniture d’un certain nombre d’interprètes possédant les compétences requises.

84.

Les concours pour interprètes dans le cadre de l'élargissement ont été publiés début avril 2003, soit 13 mois avant l'élargissement, et ont été clôturés entre mars et novembre 2004, selon les langues (le concours de langue maltaise a été clôturé en décembre 2003, bien que sans lauréats).

Pour certaines de ces nouvelles langues, le nombre insuffisant de lauréats est dû notamment à la pénurie d'interprètes formés conformément aux standards internationalement reconnus.

86.

Les services d’interprétation fournissent les prestations de qualité qui leur sont demandées. Ils réagissent à l’annulation de réunions par les organisateurs en réaffectant à d’autres réunions les interprètes libérés. La Commission considère qu’un préavis de six semaines est un délai raisonnable pour permettre une prévision, une planification et une gestion des ressources adéquates. Cela peut, occasionnellement, engendrer des difficultés pour les autres institutions, mais la DG Interprétation traite chaque problème cas par cas.

87.

Une réserve limitée de ressources d’interprétation est maintenue en attente au titre d’une politique de gestion des risques visant à éviter les frais d’annulation et à permettre à la DG Interprétation de répondre aux exigences de qualité, de disponibilité et de continuité auxquelles elle est tenue. Vu la nature politique des institutions qu’elle sert, l’impossibilité de respecter ces exigences rendrait vaine sa mission.

88.

La DG Interprétation serait en mesure de collecter des informations sur les annulations et de produire un état de la réaffectation des interprètes, mais comme il s’agit d’un processus permanent, ce suivi de grande ampleur prendrait du temps et les avantages potentiels seraient annulés par les coûts du personnel supplémentaire nécessaire.

89.

Force est de convenir que le taux de facturation, bien qu’adapté aux fins de la facturation interinstitutionnelle, est inférieur à ce qui serait nécessaire pour tenir compte de l’intégralité des coûts, ce taux convenu résultant d’une négociation entre la DG Interprétation et les institutions clientes. De plus, la DG Interprétation ne pourrait pas refuser la mise à disposition de ressources d’interprétation pour cause d’absence d’accord sur le taux de facturation.

90.

Pour ce qui est de la Commission, la convention avec l’AIIC est appliquée strictement et aucune économie supplémentaire ne peut être réalisée dans les conditions actuelles. La Commission estime par ailleurs que seule une renégociation de la convention permettrait de réaliser des économies supplémentaires. Une intégration plus poussée des systèmes informatiques et une coopération interinstitutionnelle plus étroite sont en cours depuis 2002 et resteront au premier rang des priorités de la Commission dans le domaine de l’interprétation de conférence.

91.

La Commission admet qu’il conviendrait d’étudier la possibilité de renégocier la convention avec l’AIIC en vue d’appliquer des dispositions similaires en matière de voyages aux interprètes free-lance et au personnel permanent. Toutefois, pour ce qui est des contrats spéciaux avec les agences de voyages, les compagnies aériennes ou les hôtels, la DG Interprétation estime qu’il ne serait pas efficace de reproduire l’approche déjà adoptée par la DG Personnel et administration. La possibilité de renégocier la convention pourrait également présenter d’autres avantages si l’on examinait la possibilité d’adapter la structure de rémunération des AIC à la philosophie adoptée par la réforme de l’administration en ce qui concerne le personnel permanent ainsi qu’à la nouvelle réalité de l’Union élargie. La renégociation de la convention avec l’AIIC suppose l’accord de toutes les institutions communautaires concernées.

93.

L’interprétation est une profession hautement spécialisée, qui requiert un degré élevé de préparation et de concentration. Pour garantir un niveau de qualité conforme aux attentes des utilisateurs, des conditions de travail particulières sont nécessaires. Les limitations prévues par la convention sur les conditions de travail garantissent la qualité constante de l’interprétation. Il convient de rappeler qu’il est possible de convenir d’une extension par simple demande préalable des organisateurs de réunions; on procède alors à un changement d’équipe ou à d’autres aménagements.

94.

La création d’un service interinstitutionnel unique fournissant les services d’interprétation à toutes les institutions de l’UE nécessiterait une décision au niveau politique. La Commission est d’avis que le renforcement de la coopération interinstitutionnelle pourrait permettre des économies d’échelle sans remettre en question l’autonomie des institutions en matière de budget, de personnel et de capacité d’adapter les priorités en fonction de l’agenda politique. Pour lancer une évaluation des avantages d’un service d’interprétation unique par rapport aux améliorations de la coopération interinstitutionnelle, il serait nécessaire d’obtenir un signal clair des autres institutions quant à leur volonté de s’orienter vers cette formule plutôt que de poursuivre le renforcement de la coopération interinstitutionnelle. En effet, des efforts considérables et des ressources importantes ont déjà été consacrés à la fusion des bureaux de paiement, à la création d’une liste commune des interprètes free-lance accrédités et à l’organisation de concours et de tests d’accréditation communs. Ces efforts devraient être consolidés et intensifiés et les résultats examinés: une analyse détaillée des avantages et des économies est nécessaire avant qu’une décision soit prise quant aux développements ultérieurs.

95.

La Commission est disposée à poursuivre ses efforts pour relever le défi du multilinguisme tout en gardant la maîtrise des coûts de l’interprétation. Il est possible de parvenir à cet objectif en consolidant la coopération interinstitutionnelle, en particulier en ce qui concerne l’utilisation de personnel permanent, ainsi qu’en explorant les possibilités de simplifier et d'harmoniser les conditions de déplacement et de rémunération des interprètes free-lance par une renégociation de la convention avec l’AIIC. Ce n’est que lorsque des progrès dans ces domaines auront été accomplis et que les institutions auront défini une approche politique claire quant à leur autonomie en matière d’interprétation qu'il conviendra de lancer une étude indépendante sur les avantages de la création d'un office interinstitutionnel unique.