La décision fixe les règles internes relatives à la conservation1 et l’ouverture au public des archives historiques de la Banque centrale européenne (BCE)2.
POINTS CLÉS
Le règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 pose l’obligation pour chaque institution de l’Union européenne (UE) d’établir ses archives historiques et de les rendre accessibles au public d’un délai de trente ans à compter de la date de production d’un document.
La décision fixe les règles internes applicable à la BCE relatives à l’identification des documents dans les archives de la BCE3 conservées dans ses archives historiques et mises à la disposition du public. Elle contient également des règles sur le respect des droits des personnes physiques lors du traitement des données à caractère personnel.
Identification des documents dans les archives de la BCE
La BCE:
détermine quels documents des archives en sa possession sont conservés et quels documents n’ont aucune valeur administrative ou historique et sont éliminés;
conserve les documents qui:
fournissent la preuve de la source de l’autorité, de la fondation, de l’organisation et du fonctionnement de la BCE et de ses prédécesseurs4 du Système européen de banques centrales (SEBC), de l’Eurosystème, ainsi que des comités, groupes de travail et groupes d’étude concernés;
contribuent de manière significative à la connaissance et à la compréhension:
de l’incidence des activités de la BCE et de ses prédécesseurs et/ou du SEBC et de l’Eurosystème sur l’environnement extérieur;
de l’interaction des personnes et des organisations avec les institutions et les organes de l’UE;
des aspects de la culture d’entreprise de la BCE et de ses prédécesseurs;
décident s’il y a lieu de déclassifier les documents classifiés5 dans les 25 ans suivant la date de leur création. Si la BCE décide de déclassifier des documents, ils se voient accorder le statut BCE-PUBLIC. Si la BCE décide de ne pas déclassifier de tels documents, elle doit les réexaminer au moins tous les cinq ans;
informent les personnes physiques ou morales avant de déclassifier un document qui pourrait porter atteinte à leurs intérêts commerciaux, leur donnant au moins huit semaines pour répondre;
rendent accessible au public, lorsque cela est possible en ligne:
des documents déclassifiés hérités de ses prédécesseurs;
les documents déclassifiés à l’expiration du délai de 30 ans de leur création sur les plateformes de communication en ligne de la BCE, sous réserve de certaines conditions.
S’il n’est pas possible de rendre accessibles des documents déclassifiés en ligne, la BCE les rendra accessibles dans les locaux de la BCE ou en publiant une copie numérique à la demande du demandeur.
Les documents sont fournis dans leur dernière version dans le format et dans la ou les langues dans lesquelles ils ont été créés.
Les banques centrales nationales (BCN) qui détiennent des documents archivés émanant des archives de la BCE:
identifient les documents des archives de la BCE qu’ils détiennent qui doivent être conservés ou éliminés, selon les mêmes critères que la BCE;
décident de déclassifier ou non les documents au plus tard 25 ans suivant la date de leur création;
dans les cas où la BCN et la BCE détiennent les mêmes documents des archives de la BCE, veillent à ce que toutes les décisions de déclassification, ainsi que celles prises par toute autre institution avec laquelle ils partagent des documents de la BCE, soient conformes aux décisions prises par la BCE;
ne rendent pas accessibles des documents déclassifiés avant l’expiration du délai de 30 ans suivant la date de leur création.
Les mêmes conditions s’appliquent si une BCN a partagé des documents des archives de la BCE avec un tiers.
Traitement des données à caractère personnel
La BCE:
doit se conformer au règlement (UE) 2018/1725 sur le traitement des données à caractère personnel par les institutions de l’UE (voir la synthèse);
peut avoir préséance sur les droits des personnes physiques, tels que le droit d’accès, le droit de rectification, le droit à la limitation du traitement, l’obligation de notification de la rectification ou l’effacement de données à caractère personnel et le droit de s’opposer au traitement lorsque celui-ci est dans l’intérêt public et nécessaire pour préserver l’intégrité des archives historiques de la BCE;
doit respecter les garanties organisationnelles et techniques lorsqu’elle a préséance sur les droits des personnes physiques, ce qui signifie que la BCE:
met en place des procédures de protection des données à caractère personnel (par exemple, en supprimant et en détruisant systématiquement les fichiers contenant des données à caractère personnel);
permet un accès contrôlé aux documents lorsque l’existence de données à caractère personnel ne peut être établie;
ne divulgue pas de données sensibles à caractère personnel;
prend des mesures de pseudonymisation et d’anonymisation des données à caractère personnel;
ne rendra pas accessible au public des documents archivés contenant:
des données sensibles ou des données portant atteinte à la vie privée et l’intégrité de l’individu;
les données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales; ou
les données à caractère personnel pour un enfant âgé de moins de treize ans jusqu’à 100 ans à compter de sa création.
La BCE, en sa qualité de responsable du traitement des données, doit:
informer les personnes physiques ou morales que les documents contenant leurs données à caractère personnel peuvent être rendus accessibles au public dans le cadre des archives historiques de la BCE;
consulter le délégué à la protection des données avant de déroger aux droits d’une personne;
enregistrer toute exemption, ainsi que le raisonnement, aux règles de protection des données;
mettre à la disposition du Contrôleur européen de la protection des données, sur demande, tout document contenant des éléments factuels et légaux.
Dispositions générales
La BCE:
doit donner son autorisation spécifique préalable à toute reproduction ou utilisation commerciale des archives historiques de la BCE ou des descriptions de ces archives, publiées sur ses plateformes de communication en ligne;
publie annuellement des informations sur ses activités d’archives historiques sur ses plateformes de communication en ligne;
établit un groupe de coordination des archives historiques de la BCE avec des représentants de la BCE et des BCN afin de discuter de l’application des règles de la décision.
La décision modifie le règlement intérieur de la BCE établi par la décision BCE/2004/2 (voir la synthèse) pour clarifier le fait que les documents relevant des archives historiques de la BCE ne sont accessibles qu’après 30 ans, sauf décision contraire des organes de décision.
DEPUIS QUAND CETTE DÉCISION S’APPLIQUE-T-ELLE?
La décision s’applique depuis le .
CONTEXTE
Pour de plus amples informations, veuillez consulter:
Conservation. L’ensemble des activités nécessaires pour garantir l’accès continu aux documents sélectionnés pour faire partie des archives historiques de la BCE et en limiter la perte d’informations.
Archives historiques de la BCE. Tous les documents ayant une valeur historique ou administrative qui font partie des archives de la BCE et qui ont été sélectionnés en vue d’une conservation permanente.
Archives de la BCE. Tous les documents quels que soient leur forme et leur support matériel, qui ont été produits ou reçus par la BCE, ses prédécesseurs ou les banque centrale nationales (BCN).
Prédécesseurs de la BCE. Le comité d’étude de l’Union économique et monétaire, le Comité des gouverneurs des banques centrales des États membres de la Communauté économique européenne, le Fonds européen de coopération monétaire et l’Institut monétaire européen.
Documents classifiés. Il existe quatre catégories de documents non publics: «ECB-SECRET», «ECB-CONFIDENTIAL», «ECB-RESTRICTED» et «ECB-UNRESTRICTED»;
DOCUMENTS PRINCIPAUX
Décision (UE) 2023/1610 de la Banque centrale européenne du établissant les archives historiques de la Banque centrale européenne et modifiant la décision BCE/2004/2 (BCE/2023/17) (JO L 198 du , p. 30-38).
Décision 2004/257/CE de la Banque centrale européenne du portant adoption du règlement intérieur de la Banque centrale européenne (BCE/2004/2) (JO L 80 du , p. 33-41).
Les modifications successives de la décision BCE/2004/2 ont été intégrées au texte de base. Cette version consolidée n’a qu’une valeur documentaire.
DOCUMENTS LIÉS
Règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données, et abrogeant le règlement (CE) no 45/2001 et la décision no 1247/2002/CE (JO L 295 du , p. 39-98).
Règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 du Conseil du concernant l’ouverture au public des archives historiques de la Communauté économique européenne et de la Communauté européenne de l’énergie atomique (JO L 43 du , p. 1-3).