ANNEXE

Document d'orientation relatif à la notification des organismes d'accréditation ou d'agrément par les vérificateurs environnementaux exerçant dans un État membre autre que celui dans lequel l'accréditation ou l'agrément a été octroyé, en application du règlement (CE) no 1221/2009

INTRODUCTION

Le présent document d'orientation harmonise les procédures de notification applicables aux vérificateurs environnementaux exerçant dans un État membre autre que celui dans lequel l'accréditation ou l'agrément a été octroyé.

1.   Obligations à respecter avant la notification

1.1.   L'organisme d'accréditation ou d'agrément doit rendre publiques et aisément accessibles ses procédures de notification applicables aux vérificateurs environnementaux accrédités dans un autre État membre. Les informations publiques concernant ces procédures doivent aussi préciser les éventuels frais (hormis les frais de déplacement) prélevés par l'organisme d'accréditation ou d'agrément pour la notification et la supervision.

1.2.   L'organisme d'accréditation ou d'agrément ayant octroyé l'accréditation ou l'agrément exige que ses vérificateurs environnementaux accrédités ou agréés aient suivi la procédure de notification définie à l'article 24, paragraphe 1, avant d'entreprendre des activités de vérification ou de validation dans un État membre autre que celui dans lequel l'accréditation ou l'agrément a été octroyé. L'organisme d'accréditation ou d'agrément doit également vérifier, dans le cadre de la supervision de ses vérificateurs environnementaux accrédités ou agréés, que les exigences en matière de notification du règlement (CE) no 1221/2009 ont été respectées lorsque le vérificateur environnemental a exercé dans un autre État membre.

1.3.   L'organisme d'accréditation ou d'agrément doit recommander à ses vérificateurs environnementaux accrédités ou agréés d'informer leurs organisations clientes qu'elles sont tenues de permettre la supervision conformément à l'article 23, paragraphe 6, du règlement (CE) no 1221/2009, et que le refus d'autoriser cette supervision peut s'opposer à l'enregistrement des organisations concernées.

2.   Contenu de la notification

2.1.   Les exigences de notification énoncées à l'article 24, paragraphe 1, du règlement (CE) no 1221/2009 sont considérées comme respectées lorsque toutes les informations suivantes sont présentées:

a)

les renseignements relatifs à l'accréditation ou à l'agrément, ainsi que la preuve que l'accréditation ou l'agrément sont toujours valables, qu'ils ne font pas l'objet d'une suspension ou d'un retrait et qu'ils sont appropriés pour les activités spécifiques de l'organisation soumise à vérification ou à validation;

b)	la composition de l'équipe et les compétences des membres de celle-ci, notamment leurs connaissances des exigences réglementaires en matière d'environnement et de la ou des langues officielles de l'État membre dans lequel la vérification ou la validation doit avoir lieu;

c)	les dossiers personnels, si nécessaire, tels que les états de service concernant les qualifications, la formation et l'expérience pertinentes propres au secteur économique faisant l'objet de la vérification;

d)	la date et le lieu de la vérification et de la validation, y compris la visite des vérificateurs environnementaux à l'organisation et toutes les étapes précédant et suivant cette visite, telles qu'énoncées à l'article 25 du règlement (CE) no 1221/2009;

e)	l'adresse et les coordonnées de l'organisation faisant l'objet de la vérification ou de la validation, y compris tous les sites et activités relevant du champ d'application de la vérification ou de la validation, et le nombre d'employés.

Les demandes supplémentaires visées au point c) doivent être justifiées au regard de la situation spécifique et ne doivent pas porter atteinte au droit du vérificateur environnemental de fournir des services dans un État membre autre que celui dans lequel l'accréditation ou l'agrément lui a été octroyé.

2.2.   Si la notification satisfait aux exigences de notification énoncées à l'article 24, paragraphe 1, du règlement (CE) no 1221/2009, l'organisme d'accréditation ou d'agrément en informe le vérificateur environnemental avant le début des activités de vérification ou de validation décrites à l'article 25 du règlement (CE) no 1221/2009. Dans la mesure du possible, ces informations sont fournies deux semaines avant le début des activités de vérification ou de validation. Dans le même temps, l'organisme d'accréditation ou d'agrément informe le vérificateur environnemental de la portée et du contenu de la supervision qu'il entend mettre en œuvre, ainsi que des coûts associés.

2.3.   Si l'organisme d'accréditation ou d'agrément constate que des activités de vérification ou de validation doivent être réalisées, ou ont déjà été réalisées, sans notification, il doit rappeler au vérificateur environnemental les exigences du règlement (CE) no 1221/2009 relatives à la notification dans le pays spécifique (voir point 2.1).

Si les informations visées à l'article 24, paragraphe 1, du règlement (CE) no 1221/2009 ne sont pas fournies en temps utile ou si la notification ne satisfait pas aux exigences en matière de notification énoncées audit article, le point 3.1 du présent document d'orientation s'applique.

2.4.   Étant donné que les conclusions de la notification sont susceptibles d'avoir une incidence sur les processus de vérification et de validation, l'organisme d'accréditation ou d'agrément doit recommander au vérificateur de communiquer les conclusions de la notification à son client.

3.   Conséquences du non-respect de la procédure de notification

3.1.   Si la notification ne satisfait pas aux exigences de notification énoncées à l'article 24, paragraphe 1, du règlement (CE) no 1221/2009, l'organisme d'accréditation ou d'agrément doit suivre la procédure décrite aux points 3.1.1 à 3.1.4.

3.1.1.   Si les renseignements relatifs à l'accréditation ou à l'agrément, aux compétences, aux dates et lieux de vérification et de validation, à l'adresse et aux coordonnées de l'organisation, aux connaissances des exigences réglementaires en matière d'environnement et de la ou des langues officielles de l'État membre dans lequel la vérification ou la validation doit avoir lieu ou, le cas échéant, à la composition de l'équipe ne sont pas fournis ou ne le sont pas dans les délais impartis, le vérificateur environnemental doit être informé dès que possible des informations manquantes et du non-respect des délais de notification.

3.1.2.   Si l'organisme d'accréditation ou d'agrément estime que les informations manquantes n'empêchent pas une supervision satisfaisante du vérificateur environnemental, il doit considérer la notification comme satisfaisante pour l'exécution des activités de supervision et demander au vérificateur environnemental de fournir les informations manquantes à un stade ultérieur. Le vérificateur environnemental doit être informé de cette décision en temps utile et préalablement à la vérification ou à la validation.

3.1.3.   Si l'organisme d'accréditation ou d'agrément considère que des informations qui sont indispensables pour procéder à une supervision satisfaisante de l'activité de vérification ou de validation (par exemple, la date et le lieu des activités de vérification ou de validation, l'adresse et les coordonnées de l'organisation, les renseignements relatifs à l'accréditation ou à l'agrément du vérificateur environnemental, la composition de l'équipe ou ses compétences, notamment les connaissances des exigences réglementaires et de la ou des langues officielles de l'État membre dans lequel la vérification ou la validation devrait avoir lieu) n'ont pas été reçues, l'organisme d'accréditation ou d'agrément informe le vérificateur environnemental qu'il juge la notification non satisfaisante, qu'une supervision satisfaisante n'est donc pas possible et qu'il recommandera à l'organisme compétent de ne pas enregistrer l'organisation si la vérification ou la validation ont lieu avant que les informations manquantes ne soient fournies.

3.1.4.   Si l'organisme d'accréditation ou d'agrément décide de recommander à l'organisme compétent de ne pas enregistrer l'organisation, cette décision est notifiée au vérificateur environnemental, à l'organisme d'accréditation ou d'agrément qui a octroyé l'accréditation ou l'agrément, à l'organisation concernée, si possible, et à l'organisme compétent.