complétant le règlement (UE) no 514/2014 en ce qui concerne la désignation et les responsabilités en matière de gestion et de contrôle des autorités responsables ainsi que le statut et les obligations des autorités d'audit

vu le règlement (UE) no 514/2014 du Parlement européen et du Conseil du 16 avril 2014 portant dispositions générales applicables au Fonds «Asile, migration et intégration» et à l'instrument de soutien financier à la coopération policière, à la prévention et à la répression de la criminalité, ainsi qu'à la gestion des crises (1), et notamment son article 26, paragraphe 4, et son article 29, paragraphe 1,

Aux fins du présent règlement, les définitions contenues dans le règlement (UE) no 514/2014 s'appliquent. On entend également par:

a) «autorité de désignation»: l'autorité ministérielle d'un État membre visée à l'article 26, paragraphe 1, du règlement (UE) no 514/2014 qui désigne l'autorité responsable;

b) «autorités compétentes»: l'autorité responsable, l'autorité d'audit et, le cas échéant, l'autorité déléguée visées à l'article 25, paragraphe 1, du règlement (UE) no 514/2014;

c) «SFC 2014»: le système d'information électronique établi par l'article 2 du règlement d'exécution (UE) no 802/2014 de la Commission (3);

d) «convention de subvention»: une convention ou une forme équivalente d'instrument juridique sur la base de laquelle l'autorité responsable octroie des subventions au bénéficiaire en vue de l'exécution d'un projet dans le cadre du programme national.

1. L'organe qui est désigné en tant qu'autorité responsable dispose d'une organisation administrative et d'un système de contrôle interne qui satisfont aux critères établis à l'annexe du présent règlement (ci-après les «critères de désignation»). Les critères de désignation concernent:

Les États membres peuvent définir des critères de désignation supplémentaires afin de tenir compte de la taille, des responsabilités et d'autres caractéristiques de l'autorité responsable.

2. L'organisme d'audit visé à l'article 26, paragraphe 3, du règlement (UE) no 514/2014 évalue si l'autorité responsable envisagée remplit les critères de désignation prévus en annexe et documente ses constatations, conclusions et avis d'audit dans un rapport d'audit adressé à l'autorité de désignation.

3. Si l'autorité de désignation estime que l'autorité responsable envisagée ne satisfait pas aux critères de désignation, elle adresse à cet organisme des instructions spécifiques pour qu'il remédie aux lacunes constatées dans un délai spécifique avant de pouvoir être désigné en tant qu'autorité responsable.

En attendant qu'il remédie à ces lacunes, l'organisme peut être désigné à titre provisoire en tant qu'autorité responsable pour une période maximale de douze mois. La durée de cette période provisoire est proportionnelle aux lacunes identifiées.

4. Lorsque l'autorité responsable est désignée, l'État membre en informe sans délai la Commission par l'intermédiaire du SFC 2014. Avec cette notification, l'État membre transmet les documents établissant:

1. L'autorité de désignation supervise l'autorité responsable, notamment sur la base des informations visées à l'article 14, paragraphe 2, du présent règlement et assure le suivi de toute lacune constatée.

2. Les États membres veillent à ce que les informations indiquant que l'autorité responsable ne remplit plus les critères de désignation soient communiquées sans délai à l'autorité de désignation.

3. Lorsque l'autorité responsable ne satisfait plus aux critères de désignation ou que son système de contrôle interne est dysfonctionnel au point de compromettre son aptitude à assumer ses tâches, l'autorité de désignation la place sous surveillance. Dans de tels cas, l'autorité de désignation établit un plan de redressement pour l'autorité responsable, à mettre en œuvre dans un délai proportionnel à la gravité du cas de non-conformité ou de la lacune. Ce délai ne peut excéder douze mois à compter du début de la période probatoire.

4. L'autorité de désignation informe sans délai la Commission de tout plan de redressement établi conformément au paragraphe 3 et la tient informée de son état d'avancement.

5. S'il est mis un terme à la désignation de l'autorité responsable, l'autorité de désignation désigne promptement une autre autorité responsable conformément à l'article 26 du règlement (UE) no 514/2014 et à l'article 2 du présent règlement afin de s'assurer que les paiements versés aux bénéficiaires se poursuivent sans interruption.

6. Lorsque la Commission constate qu'un État membre n'a pas rempli son obligation consistant à établir un plan de redressement conformément au paragraphe 3 ou que l'autorité responsable conserve sa désignation alors qu'elle n'a pas mis en œuvre le plan de redressement dans le délai imparti, elle traite toute lacune non rectifiée par l'intermédiaire de la procédure d'apurement de conformité visée à l'article 47 du règlement (UE) no 514/2014.

Responsabilités en matière de gestion et de contrôle de l'autorité responsable

L'autorité responsable gère et met en œuvre le programme national dans le respect des principes de bonne gestion financière. Elle est chargée de:

1. L'autorité responsable peut déléguer une partie ou l'ensemble de ses tâches à une autorité déléguée en accord avec l'article 25, paragraphe 1, point c), du règlement (UE) no 514/2014. Toute délégation de tâches répond au principe de bonne gestion financière et assure le respect du principe de non-discrimination, ainsi que la visibilité du financement de l'Union. Les tâches déléguées ne peuvent donner lieu à des conflits d'intérêts.

2. L'étendue des tâches déléguées par l'autorité responsable à l'autorité déléguée et les procédures détaillées concernant leur mise en œuvre sont consignées dans un document signé par l'autorité responsable et l'autorité déléguée. L'acte de délégation mentionne au minimum:

3. Conformément à l'article 25, paragraphe 1, point a), du règlement (UE) no 514/2014, la communication avec la Commission ne peut être déléguée. L'autorité déléguée communique avec la Commission par l'intermédiaire de l'autorité responsable.

4. Si l'autorité déléguée n'est pas une administration publique ou un organisme privé investi d'une mission de service public régi par le droit national, l'autorité responsable ne peut lui déléguer des pouvoirs exécutifs qui impliquent une large marge d'appréciation de nature à traduire des choix politiques.

5. L'autorité responsable reste responsable de la bonne exécution des tâches qu'elle a déléguées. Elle assure un contrôle régulier des tâches déléguées pour confirmer que les travaux sont accomplis de manière satisfaisante et conformément aux règles nationales et de l'Union applicables.

6. Pour les tâches déléguées, le présent règlement s'applique par analogie à l'autorité déléguée.

L'autorité responsable peut sous-traiter certaines de ses tâches. Elle en conserve cependant la responsabilité.

L'autorité responsable assure un contrôle régulier des tâches sous-traitées pour confirmer que les travaux sont accomplis de manière satisfaisante et conformément aux règles nationales et de l'Union applicables.

Obligations de l'autorité responsable en ce qui concerne l'intervention publique

1. En règle générale, l'autorité responsable octroie les subventions pour les projets relevant du programme national sur la base d'appels à propositions ouverts.

2. L'autorité responsable peut octroyer des subventions pour des projets sur la base d'appels à propositions restreints.

Les appels à propositions restreints ne sont ouverts qu'à certains organismes sélectionnés en raison de la nature spécifique du projet ou de la compétence technique ou administrative des organes invités à soumettre des propositions.

Les motifs justifiant le recours à un appel à propositions restreint sont mentionnés dans l'appel à propositions.

3. L'autorité responsable peut octroyer des subventions directement lorsque la nature spécifique du projet ou la compétence technique ou administrative des organes concernés l'impose, notamment dans le cas de monopoles de droit ou de fait.

Les motifs justifiant le recours à une procédure d'attribution directe sont mentionnés dans la décision d'attribution de la subvention.

4. Dans certains cas dûment justifiés, notamment la continuation de projets pluriannuels sélectionnés au terme d'un précédent appel à propositions ou dans des situations d'urgence, des subventions peuvent être accordées sans appel à propositions.

Les motifs justifiant l'octroi d'une subvention sans appel à propositions sont mentionnés dans la décision d'attribution de la subvention.

5. Lorsque l'autorité responsable agit en qualité d'entité adjudicatrice, ni elle ni aucune autorité déléguée ne peut être bénéficiaire d'une subvention accordée conformément au présent article.

6. L'autorité responsable détermine qui est chargé de l'octroi des subventions et s'assure de l'absence de conflit d'intérêts, en particulier lorsque les demandeurs sont des organes nationaux.

Conditions dans lesquelles l'autorité responsable intervient en qualité de maître d'œuvre

1. L'autorité responsable peut décider de mettre en œuvre des projets directement, seule ou en association avec une autre autorité nationale, en raison de pouvoirs administratifs ou d'une expertise technique ou parce que les caractéristiques du projet, par exemple un monopole de droit ou des exigences de sécurité, imposent ce choix de mise en œuvre. Dans de tels cas, elle est le bénéficiaire de la subvention.

2. Les motifs justifiant l'intervention de l'autorité responsable en qualité de maître d'œuvre et la sélection d'autorités nationales associées mentionnées au paragraphe 1 sont communiqués à la Commission dans le rapport annuel de mise en œuvre visé à l'article 54 du règlement (UE) no 514/2014.

3. Lors de la mise en œuvre de projets en qualité de maître d'œuvre, l'autorité responsable se conforme au principe de l'optimisation des ressources et évite tout conflit d'intérêts.

4. La décision administrative de cofinancer un projet dans le cadre du programme national contient toute information nécessaire pour surveiller l'exécution des produits et services cofinancés et contrôler les dépenses effectuées.

5. Si l'autorité responsable est susceptible d'intervenir en qualité de maître d'œuvre de manière régulière:

1. Les appels à propositions mentionnés à l'article 7, paragraphe 1, sont publiés de manière à garantir une concurrence ouverte et une publicité adéquate parmi les bénéficiaires potentiels. Toute modification substantielle des appels est publiée selon les mêmes modalités.

Les appels à propositions visés à l'article 7, paragraphes 1 et 2, mentionnent au minimum:

2. Avant de prendre la décision d'attribution, l'autorité responsable s'assure que les bénéficiaires impliqués dans le projet sont aptes à remplir les critères de sélection et d'attribution.

3. L'autorité responsable définit les procédures de réception des propositions. Elle soumet ces dernières à une analyse formelle, technique et budgétaire ainsi qu'à une évaluation qualitative sur la base des critères indiqués dans l'appel à propositions de manière transparente et non discriminatoire. Elle consigne par écrit les motifs du rejet des autres propositions.

4. La décision d'attribution indique au minimum le nom des bénéficiaires, les détails essentiels du projet et ses objectifs opérationnels, le montant maximal de la contribution de l'Union et le taux maximal de cofinancement des dépenses éligibles totales.

5. L'autorité responsable informe les demandeurs de sa décision par écrit. Elle communique aux candidats non retenus les motifs du rejet de leurs propositions sur la base des critères de sélection et d'attribution.

Documents formalisant les subventions dans les cas où l'autorité responsable intervient en qualité d'entité adjudicatrice

1. Dans les cas où l'autorité responsable intervient en qualité d'autorité adjudicatrice, elle détermine des procédures de gestion des projets impliquant au minimum:

3. De manière générale, la convention de subvention est signée avant le commencement de toute activité du projet financée au titre du programme national.

4. La convention de subvention indique expressément que la Commission, ou ses représentants, et la Cour des comptes exercent une compétence d'audit à l'égard de tous les bénéficiaires de la subvention, contractants et sous-traitants qui reçoivent un financement de l'Union au titre du programme national, sur la base de contrôles documentaires et sur place.

Documents formalisant les subventions dans les cas où l'autorité responsable intervient en qualité de maître d'œuvre

1. Dans les cas où l'autorité responsable intervient en qualité de maître d'œuvre, elle détermine des procédures de gestion des projets impliquant au minimum:

3. De manière générale, la décision administrative est adoptée avant le commencement de toute activité du projet financée au titre du programme national.

4. La décision administrative indique expressément que la Commission, ou ses représentants, et la Cour des comptes exercent une compétence d'audit à l'égard de tous les bénéficiaires de la subvention, contractants et sous-traitants qui reçoivent un financement de l'Union au titre du programme national, sur la base de contrôles documentaires et sur place.

1. Conformément au deuxième alinéa de l'article 59, paragraphe 5, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 et à l'article 25, paragraphe 1, point b), du règlement (UE) no 514/2014, l'autorité d'audit est fonctionnellement indépendante de l'autorité responsable. L'autorité d'audit est réputée fonctionnellement indépendante lorsqu'il n'existe pas de lien hiérarchique direct entre elle et l'autorité responsable et qu'elle émet ses opinions et déclarations de manière totalement autonome.

2. Toutes les activités d'audit sont menées en conformité avec les normes d'audit internationalement reconnues.

L'autorité d'audit peut sous-traiter une partie de son travail d'audit à un autre organisme d'audit, à condition que celui-ci soit fonctionnellement indépendant de l'autorité responsable. L'autorité d'audit reste responsable de la bonne exécution du travail qu'elle sous-traite.

Les audits sous-traités sont réalisés dans le respect des normes d'audit internationalement reconnues et sous la supervision et le contrôle étroits de l'autorité d'audit.

1. Pour rédiger l'avis visé au deuxième alinéa de l'article 59, paragraphe 5, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, l'autorité d'audit effectue des audits des systèmes et financiers.

2. Les audits des systèmes vérifient si les systèmes de gestion et de contrôle de l'autorité responsable fonctionnent correctement de manière à fournir une assurance raisonnable que les dépenses incluses dans les comptes annuels sont légales et régulières.Sur la base de ces audits, l'autorité d'audit détermine si l'autorité responsable continue de satisfaire aux critères de désignation établis en annexe.

3. Les audits financiers sont effectués afin de fournir une assurance raisonnable que les comptes annuels offrent une image fidèle des dépenses déclarées par l'autorité responsable.

Afin de déterminer si les comptes offrent une image fidèle de la réalité, l'autorité d'audit vérifie que tous les éléments des dépenses payées et des contributions publiques reçues et inscrites aux comptes de l'autorité responsable au cours de l'exercice sont correctement enregistrés dans le système comptable et correspondent aux pièces comptables justificatives conservées par l'autorité responsable. Sur la base de ces comptes, l'autorité d'audit vérifie notamment que:

Les vérifications visées aux points a), b) et c) peuvent être réalisées sur la base d'échantillons.

4. Dans le cadre de ses audits des systèmes et de ses audits financiers, l'autorité d'audit réexécute certains des contrôles administratifs ou des contrôles sur place effectués par l'autorité responsable. Elle détermine l'étendue du travail d'audit de réexécution sur la base de son évaluation des risques.

5. Si les audits des systèmes et les audits financiers de l'autorité d'audit détectent des défaillances significatives des systèmes de gestion et de contrôle de l'autorité responsable, l'autorité d'audit:

6. Au terme des activités d'audit visées aux paragraphes 1, 2 et 3, l'autorité d'audit communique ses constatations à l'autorité de désignation, et indique notamment si, de son point de vue, l'autorité responsable continue de remplir les critères de désignation.

7. L'autorité d'audit s'assure que toutes les informations relatives à ses activités d'audit visées aux paragraphes 1, 2 et 3 sont dûment communiquées par l'autorité responsable à la Commission européenne.

Le présent règlement entre en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.

(2) Règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l'Union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil (JO L 298 du 26.10.2012, p. 1).

(3) Règlement d'exécution (UE) no 802/2014 de la Commission du 24 juillet 2014 établissant les modèles pour les programmes nationaux ainsi que les conditions et les modalités du système d'échange électronique de données entre la Commission et les États membres, conformément au règlement (UE) no 514/2014 du Parlement européen et du Conseil portant dispositions générales applicables au Fonds «Asile, migration et intégration» et à l'instrument de soutien financier à la coopération policière, à la prévention et à la répression de la criminalité, ainsi qu'à la gestion des crises (JO L 219 du 25.7.2014, p. 22).

ANNEXE

Critères de désignation de l'autorité responsable

1. Environnement interne

A) Structure organisationnelle

Structure organisationnelle permettant à l'autorité responsable d'exécuter ses tâches visées à l'article 4.

Structure organisationnelle, définie dans un organigramme, qui montre une répartition claire des rôles et responsabilités.

B) Normes en matière de ressources humaines

Ressources humaines adéquates pour exécuter les tâches décrites à l'article 4.

Séparation des tâches conçue de telle sorte que chaque membre du personnel n'ait de responsabilités que pour une seule des attributions en matière d'ordonnancement, de paiement ou d'enregistrement comptable des montants imputés au programme national, et qu'aucun membre du personnel n'exécute une des tâches correspondantes sans supervision par un autre membre du personnel.

Définition écrite des responsabilités de chaque membre du personnel, y compris la délimitation de ses pouvoirs en matière financière.

Formation appropriée du personnel.

Procédures visant à éviter les conflits d'intérêts, notamment lorsque des personnes détenant des responsabilités ou occupant un poste sensible en rapport avec la vérification, l'ordonnancement, le paiement et l'enregistrement comptable des demandes assument aussi d'autres fonctions en dehors de l'autorité responsable.

2. Activités de contrôle

A) Sélection de projets

Procédures concernant la sélection et l'attribution de subventions conformément à l'article 9.

Procédures concernant le contenu et la signature des conventions de subvention et des décisions administratives conformément aux articles 10 et 11.

B) Procédures en matière de contrôles administratifs et sur place

Procédures d'information de la direction de l'autorité responsable, à un niveau approprié, à intervalles réguliers et en temps opportun, des résultats des contrôles effectués, afin de permettre la révision de la stratégie de contrôle et des procédures de contrôle internes lorsque des insuffisances systémiques sont décelées ou en cas de besoin.

Description de la méthode d'échantillonnage utilisée lorsque les contrôles administratifs ou sur place ne sont pas exhaustifs, mais effectués sur la base d'un échantillon, et d'une procédure visant à rendre compte des anomalies et irrégularités.

Si des documents (sur papier ou sous forme électronique) concernant des contrôles réalisés sur des demandes de paiement sont conservés par d'autres entités, celles-ci, ainsi que l'autorité responsable, mettent en place des procédures garantissant l'accès de l'autorité responsable à ces documents.

C) Procédures en matière d'ordonnancement des demandes de paiement présentées par un bénéficiaire

Procédures visant à garantir le suivi de la mise en œuvre des conventions de subvention, des décisions administratives et des contrats conformément aux conditions contractuelles.

Modalités de la réception, de l'enregistrement et du traitement des demandes de paiement présentées par un bénéficiaire, ainsi qu'un descriptif des documents à utiliser et de la procédure d'examen des travaux effectués.

Liste de contrôle des vérifications à effectuer par chaque membre du personnel chargé de l'ordonnancement, y compris un examen des travaux effectués.

Procédure d'ordonnancement, y compris la vérification de la conformité avec les règles nationales et de l'Union et comprenant les contrôles requis par l'article 5, paragraphe 2, et l'article 27 du règlement (UE) no 514/2014 ayant pour objet de prévenir et de détecter toute fraude ou irrégularité, compte tenu, en particulier, des risques encourus.

D) Procédures de paiement

Procédures visant à garantir que les paiements sont effectués exclusivement sur des comptes bancaires au nom des bénéficiaires et qu'aucun paiement n'est effectué au comptant.

Procédures visant à garantir que tous les paiements pour lesquels les virements ne sont pas effectués sont crédités à nouveau au profit du programme national.

E) Procédures comptables

Procédures comptables visant à garantir que les comptes annuels sont complets, exacts et établis en temps opportun, et que toute erreur ou omission est décelée et corrigée, au travers notamment de contrôles et de recoupements périodiques.

F) Procédures relatives aux avances

Procédures visant à ce que les paiements relatifs aux avances fassent l'objet d'une rubrique distincte dans les registres comptables.

Procédures visant à ce que les avances soient acquittées dans les délais établis et que celles dont l'acquittement est dû soient identifiées.

G) Procédures relatives aux créances

Procédures visant à garantir que les exigences posées aux points A) à D) s'appliquent mutatis mutandis aux montants que l'autorité responsable est tenue de percevoir conformément à l'article 21, point h), du règlement (UE) no 514/2014.

Procédures visant à garantir le suivi correct des ordres de recouvrement émis et, le cas échéant, des intérêts de retard.

Procédures visant à garantir que si le recouvrement ne peut être effectué, la cause en est identifiée, de manière à apprécier si l'État membre doit rembourser le budget de l'Union.

Système permettant de reconnaître tous les montants dus et d'inscrire toutes ces créances au grand livre des débiteurs avant leur recouvrement.

Procédures visant à garantir que ce grand livre des débiteurs est vérifié à intervalles réguliers et qu'il est fiable et complet.

H) Procédures de détection des irrégularités et de lutte antifraude

Définition des irrégularités conformément aux exigences de l'Union.

Mécanismes visant à ce que les irrégularités soient décelées en temps opportun et que des mesures correctives puissent être prises dans l'immédiat.

Procédures visant à mettre en place des mesures proportionnelles de lutte antifraude.

Procédures visant à garantir que la Commission est tenue informée des irrégularités décelées et, le cas échéant, des mesures correctives prises dans les comptes annuels.

I) Piste d'audit

Procédure visant à garantir une piste d'audit appropriée conformément au règlement d'exécution adopté sur la base de l'article 27, paragraphe 5, du règlement (UE) no 514/2014, en fournissant les pièces justificatives, à conserver dans les locaux de l'autorité responsable, portant sur la sélection des projets, l'ordonnancement, l'enregistrement comptable et l'exécution des paiements des demandes présentées par un bénéficiaire et sur le traitement des avances et des créances.

3. Information et communication internes

A) Communication

Procédures visant à garantir que:

a)	tout changement de la législation de l'Union est enregistré;

b)	les instructions, bases de données et listes de contrôle sont mises à jour en temps utile afin de refléter ces changements;

c)	toutes les parties intéressées, comme l'autorité déléguée, sont informées de ces changements en temps utile.

Procédures visant à garantir que tous les bénéficiaires disposent des informations nécessaires pour exécuter leurs tâches et réaliser les opérations.

Procédures visant à garantir que des informations ex post appropriées sur les résultats du procédé de sélection sont fournies aux demandeurs.

B) Sécurité des systèmes d'information

La sécurité du (des) système(s) d'information utilisé(s) est conforme aux normes les plus récentes reconnues au niveau international.

Procédures visant à garantir que les mesures financières et technologiques appliquées sont proportionnelles aux risques.

4. Suivi et rapports internes

A) Documents et rapports internes

Procédures documentées et listes de contrôle à compléter afin de:

soutenir les travaux du comité de suivi visé à l'article 12, paragraphe 4, du règlement (UE) no 514/2014 et de lui fournir les informations nécessaires à l'exécution de ses tâches, notamment des données portant sur les progrès du programme national réalisés en vue d'atteindre ses objectifs, des données financières et des données portant sur les indicateurs et les étapes;

b)	rédiger les rapports annuels définitifs de mise en œuvre et de les soumettre à la Commission;

c)	rédiger les documents constituant la demande de paiement du solde annuel visé à l'article 44 du règlement (UE) no 514/2014;

d)	veiller à ce que la direction dispose de tous les rapports et informations nécessaires pour suivre de manière efficace la mise en œuvre des programmes dont elle est responsable;

e)	veiller à ce que la direction dispose des rapports des évaluations ou audits indépendants sur le fonctionnement de leurs systèmes.

Procédures documentées de rapport et de suivi, si l'autorité responsable a chargé une autre entité de l'exécution des tâches.

B) Suivi d'autres tâches non exécuté par les autorités elles-mêmes

Lorsque des organes agissent sous la responsabilité de l'autorité responsable, à l'exclusion des autorités déléguées, procédures visant à garantir que des mécanismes de surveillance sont en place pour veiller à une bonne gestion financière.

Lorsque des activités de contrôle sont sous-traitées, procédures visant à garantir que des mécanismes de surveillance sont en place pour garantir une méthodologie de contrôle commune et la cohérence des travaux.

Lorsque l'autorité responsable délègue des activités, procédures visant à garantir que l'article 5, paragraphe 4, du présent règlement est respecté.