15.1.2011   

FR

Journal officiel de l'Union européenne

L 11/62

RECOMMANDATION DE LA COMMISSION

du 11 janvier 2011

relative à la certification des entreprises de défense conformément à l’article 9 de la directive 2009/43/CE du Parlement européen et du Conseil simplifiant les conditions des transferts de produits liés à la défense dans la Communauté

(Texte présentant de l'intérêt pour l'EEE)

(2011/24/UE)

LA COMMISSION EUROPÉENNE,

vu le traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, et notamment son article 292,

considérant ce qui suit:

(1)

L’article 9 de la directive 2009/43/CE du Parlement européen et du Conseil du 6 mai 2009 simplifiant les conditions des transferts de produits liés à la défense dans la Communauté (1) établit les critères pour la certification par les États membres des entreprises de défense établies sur leur territoire en tant que destinataires de produits liés à la défense transférés au titre de licences générales de transfert.

(2)

La certification des entreprises est un élément clé du système de licences simplifié établi par la directive 2009/43/CE.

(3)

Les différentes interprétations des critères de certification par les États membres pourraient entraver la mise en œuvre de la directive 2009/43/CE et la réalisation de son objectif de simplification.

(4)

Une interprétation et une application convergentes des critères de certification par les États membres sont importantes pour la reconnaissance mutuelle des certificats visés à l’article 9, paragraphe 6, de la directive 2009/43/CE et pour une large utilisation des licences générales.

(5)

Les représentants des États membres au sein du comité institué par l’article 14 de la directive 2009/43/CE ont suggéré que l’adoption d’une recommandation de la Commission pourrait permettre d’atteindre cette convergence dans l’interprétation et l’application des critères de certification.

(6)

Les représentants des États membres au sein du comité institué par l’article 14 de la directive 2009/43/CE ont dès lors mis sur pied un groupe de travail chargé d’élaborer des lignes directrices pour la certification des entreprises de défense conformément à l’article 9 de la directive 2009/43/CE.

(7)

Les orientations définies dans la présente recommandation sont fondées sur les meilleures pratiques de certains États membres, qui se sont avérées efficaces et réalisables,

A ADOPTÉ LA PRÉSENTE RECOMMANDATION:

1.   CRITÈRES DE CERTIFICATION

1.1.   Évaluation des critères énoncés à l’article 9, paragraphe 2, points a) et b)

Seules les entreprises destinataires fabriquant effectivement des produits liés à la défense, finis ou partiellement finis, couverts par la directive 2009/43/CE, consistant en des composants et/ou des systèmes ou sous-systèmes acquis auprès de tiers, dans le but de les mettre sur le marché, sous leur nom ou leur propre marque, peuvent prétendre à une certification.

Les entreprises destinataires certifiées devraient utiliser les produits liés à la défense reçus au titre des licences générales de transfert visées à l’article 5, paragraphe 2, point b), de la directive 2009/43/CE pour leur propre production (qui inclut l’incorporation de composants dans d’autres produits, ou comme pièces de rechange) et ne devraient pas les retransférer ou les exporter en tant que tels (sauf à des fins d’entretien ou de réparation) lorsque l’autorisation préalable d’un État membre d’origine est requise.

Les autorités compétentes devraient être en mesure, si nécessaire et avant de délivrer un certificat, d’exiger de l’entreprise destinataire une déclaration par laquelle celle-ci s’engage à:

a)

utiliser les produits liés à la défense, reçus au titre des licences générales visées à l’article 5, paragraphe 2, point b), de la directive 2009/43/CE, pour sa propre production;

b)

ne pas retransférer ou exporter les produits concernés en tant que tels, sauf à des fins d’entretien ou de réparation.

1.2.   Approvisionnement des entreprises destinataires qui réalisent des achats dans un but exclusif d’utilisation par les forces armées d’un État membre au titre des licences générales de transfert visées à l’article 5, paragraphe 2, point a), de la directive 2009/43/CE

Les entreprises destinataires considérées comme pouvoirs adjudicateurs au sens de l’article 1er, paragraphe 9, de la directive 2004/18/CE du Parlement européen et du Conseil (2), qui réalisent des achats dans un but exclusif d’utilisation par les forces armées d’un État membre, devraient être autorisées à recevoir des produits liés à la défense au titre des licences générales visées à l’article 5, paragraphe 2, point a), de la directive 2009/43/CE, sans être certifiées.

1.3.   Évaluation des critères énoncés à l’article 9, paragraphe 2, points c) et f)

Il conviendrait que le membre de l’encadrement supérieur visé à l’article 9, paragraphe 2, point c), de la directive 2009/43/CE soit personnellement responsable du programme interne de conformité ou du système de gestion des transferts et des exportations mis en œuvre dans l’entreprise, et du personnel chargé du contrôle des exportations et des transferts. Ce membre de l’encadrement supérieur devrait être un membre de l’organe de direction de l’entreprise.

Lorsque la demande de certificat concerne une ou plusieurs unités de production, la description de la chaîne des responsabilités dans l’entreprise destinataire requise à l’article 9, paragraphe 2, point f), de la directive 2009/43/CE devrait préciser clairement les modalités du contrôle exercé par le membre de l’encadrement supérieur sur le personnel des unités chargées des exportations et des transferts.

Les questions et lignes directrices relatives à la description des programmes internes de conformité et à leur évaluation ultérieure sont exposées dans l’annexe I. Les États membres peuvent ajouter d’autres questions, pour autant qu’elles aient trait au processus d’évaluation de la certification.

1.4.   Structure organisationnelle à certifier et évaluation des critères énoncés à l’article 9, paragraphe 2, points d) et e)

La méthode de certification dépend de la structure organisationnelle de l’entreprise destinataire et de la façon dont elle délègue la responsabilité du contrôle des exportations et des transferts. La certification peut se faire pour l’entreprise dans son ensemble ou par unité opérationnelle. Les entreprises ayant des unités de production et des activités associées sur plusieurs sites, auxquelles a été déléguée la responsabilité du contrôle des exportations et des transferts, devraient spécifier lesquelles de ces unités doivent être couvertes par le certificat.

2.   CERTIFICATION

2.1.   Un modèle standard de certificat

Il est recommandé d’utiliser un modèle standard de certificat tel que présenté à l’annexe II.

Le certificat devrait être rédigé dans l’une des langues officielles de l’État membre qui délivre le certificat, et de préférence dans l’une des langues officielles d’un autre État membre, conformément aux indications de l’entreprise destinataire certifiée. La date d’entrée en application du certificat doit être mentionnée sur celui-ci.

Aux fins de l’article 9, paragraphe 4, point a), le certificat doit imposer à l’entreprise destinataire certifiée de notifier à l’autorité compétente tous les facteurs et événements intervenus après la délivrance du certificat qui pourraient être de nature à influer sur la validité ou le contenu du certificat. L’entreprise destinataire certifiée doit notamment notifier:

a)

tout changement majeur dans son activité industrielle en matière de produits liés à la défense;

b)

tout changement dans l’adresse où les registres concernant les produits liés à la défense reçus peuvent être consultés par l’autorité compétente.

Aux fins du point a), la pertinence du changement justifiant la notification devrait, le cas échéant, être évaluée à la lumière des informations déjà fournies pour l’enregistrement en tant qu’entreprise de défense ou pour la délivrance de toute licence d’activités de défense ou de toute licence de fabrication.

2.2.   Échange d’informations concernant les entreprises destinataires sollicitant une certification

Aux fins de l’article 12 de la directive 2009/43/CE, les autorités compétentes nationales sont encouragées à mettre en place un échange de toute information pertinente relative à la délivrance des certificats. Si, pour l’évaluation d’une entreprise destinataire en vue de la délivrance d’un certificat, il est nécessaire de collecter des informations auprès d’autres autorités compétentes, il convient que l’autorité compétente nationale de délivrance se mette en contact avec les autres autorités compétentes nationales concernées avant l’émission du certificat.

3.   VÉRIFICATION DE LA CONFORMITÉ

3.1.   Habilitation des autorités compétentes chargées d’effectuer des visites de conformité

Afin de pouvoir effectuer des visites dans le but de vérifier la conformité par rapport aux conditions énoncées dans le certificat et aux critères définis à l’article 9, paragraphe 2, les inspecteurs désignés par l’autorité compétente devraient au moins être habilités à:

a)

accéder aux locaux concernés;

b)

vérifier et prendre copie des registres, données, règlement intérieur et tout autre matériel relatif aux produits exportés, transférés ou reçus au titre d’une licence de transfert d’un autre État membre.

De telles inspections devraient être effectuées dans le respect des dispositions législatives de l’État membre dans lequel elles doivent être réalisées.

3.2.   Cas justifiant une réévaluation

Il conviendrait que l’autorité compétente procède à une réévaluation de la conformité par rapport aux conditions spécifiées dans le certificat et aux critères définis à l’article 9, paragraphe 2, dans les cas suivants:

a)

d’importants changements sont intervenus dans l’entreprise destinataire certifiée, notamment dans son organisation interne ou ses activités;

b)

il y a des raisons de penser que les conditions et critères applicables ne sont plus remplis par l’entreprise destinataire certifiée;

c)

l’entreprise destinataire certifiée a été enjointe de prendre des mesures correctives;

d)

la suspension du certificat doit être levée.

3.3.   Contrôle plus étroit des entreprises destinataires nouvellement certifiées

L’autorité compétente devrait prêter une attention particulière au contrôle des entreprises destinataires nouvellement certifiées. Elle devrait procéder à une vérification de la conformité de préférence pendant la première année qui suit la date de délivrance d’un premier certificat.

4.   MESURES CORRECTIVES, SUSPENSION ET RÉVOCATION DES CERTIFICATS

4.1.   Prescription de mesures correctives

Lorsqu’une entreprise destinataire certifiée ne remplit plus un ou plusieurs des critères énumérés à l’article 9, paragraphe 2, de la directive 2009/43/CE ou les conditions spécifiées dans le certificat, et lorsque l’autorité compétente estime que la non-conformité est d’importance mineure, l’autorité compétente devrait, dans un délai n’excédant pas un mois à partir de la date à laquelle elle a constaté la non-conformité pour la première fois, prendre la décision d’exiger de l’entreprise destinataire qu’elle prenne des mesures correctives.

L’autorité compétente devrait immédiatement notifier cette décision par écrit à l’entreprise destinataire certifiée. Une telle décision devrait obliger l’entreprise à mettre en œuvre les mesures correctives prescrites dans le délai fixé dans la notification écrite.

À l’expiration de ce délai, l’autorité compétente devrait vérifier que la mesure corrective a été dûment mise en œuvre. La vérification pourrait comprendre une visite sur place, une réunion avec le membre de l’encadrement supérieur visé à l’article 9, paragraphe 2, point c), de la directive 2009/43/CE ou avec un responsable nommé par celui-ci, et/ou l’examen des pièces justificatives écrites fournies par ce dernier.

Dans un délai n’excédant pas trois mois après la vérification, l’entreprise destinataire certifiée devrait être avertie par écrit du résultat de l’évaluation, par l’autorité compétente, de la validité des mesures correctives apportées.

4.2.   Suspension et révocation des certificats

L’autorité compétente devrait suspendre ou révoquer le certificat dans tous les cas suivants:

a)

l’entreprise destinataire certifiée concernée n’a pas pris les mesures correctives dans le délai fixé dans la notification écrite de l’autorité compétente lui ayant enjoint de les prendre;

b)

l’entreprise destinataire certifiée ne remplit plus un ou plusieurs des critères énumérés à l’article 9, paragraphe 2, de la directive 2009/43/CE ou les conditions énoncées dans le certificat et l’autorité compétente estime que la non-conformité est d’importance majeure.

Il conviendrait que l’autorité compétente notifie immédiatement par écrit la décision de suspension ou de révocation du certificat à l’entreprise destinataire certifiée et à la Commission.

L’autorité compétente devrait maintenir la suspension jusqu’à ce que l’entreprise destinataire certifiée puisse démontrer la conformité par rapport aux critères énumérés à l’article 9, paragraphe 2, de la directive 2009/43/CE et aux conditions spécifiées dans le certificat. L’autorité compétente devrait, au moment de la notification écrite de la suspension du certificat ou dans ses correspondances écrites ultérieures, imposer un délai dans lequel l’entreprise destinataire certifiée doit prouver sa mise en conformité.

4.3.   Levée de la suspension du certificat

À l’expiration du délai imposé dans la décision de suspension, l’autorité compétente devrait vérifier si l’entreprise destinataire certifiée se conforme aux critères énumérés à l’article 9, paragraphe 2, de la directive 2009/43/CE et aux conditions énoncées dans le certificat.

La vérification pourrait comprendre une visite sur place, une réunion avec le membre de l’encadrement supérieur visé à l’article 9, paragraphe 2, point c), de la directive 2009/43/CE ou avec un responsable nommé par celui-ci, et/ou l’examen des pièces justificatives écrites fournies par ce dernier.

Dans un délai n’excédant pas un mois après la vérification, une nouvelle décision devrait être communiquée par écrit à l’entreprise destinataire certifiée par l’autorité compétente, indiquant:

a)

que la suspension du certificat est levée, et la date à laquelle cette décision prend effet;

b)

que la suspension est maintenue jusqu’à une date déterminée, à laquelle une nouvelle vérification sera effectuée;

c)

que le certificat est révoqué.

5.   ÉCHANGE D’INFORMATIONS CONCERNANT LA CERTIFICATION

Lorsqu’un certificat a été délivré, suspendu, révoqué, ou que la suspension d’un certificat a été levée, l’autorité compétente devrait immédiatement le notifier par écrit à l’entreprise destinataire certifiée et à la Commission.

6.   SUIVI

Les États membres sont invités à mettre en œuvre la présente recommandation pour le 30 juin 2012 au plus tard.

Les États membres sont encouragés à informer la Commission de toutes les mesures prise pour donner effet à la présente recommandation.

7.   DESTINATAIRES

Les États membres sont destinataires de la présente recommandation.

Fait à Bruxelles, le 11 janvier 2011.

Par la Commission

Antonio TAJANI

Vice-président

(1)  JO L 146 du 10.6.2009, p. 1.

(2)  JO L 134, 30.4.2004, p. 114.

ANNEXE I

Questions et lignes directrices relatives à la description des programmes internes de conformité et à leur évaluation ultérieure

Principaux domaines

Questions clés

Meilleures pratiques: recommandations

Critère de certification pertinent

1.

Ressources organisationnelles, humaines et techniques affectées à la gestion des transferts et des exportations

Quel est le pourcentage de l’activité de l’entreprise (chiffre d’affaires annuel) dépendant des exportations et des transferts d’articles nécessitant une licence?

Combien y a-t-il d’exportations et de transferts de tels articles par an?

Quelles fonctions au sein de l’entreprise (par exemple, achats, service technique, gestion de projets, service d’expédition) interviennent dans les opérations d’exportations et de transferts, et comment ces responsabilités sont-elles organisées?

L’entreprise dispose-t-elle d’un système électronique de gestion des exportations et des transferts? Quelles en sont les principales caractéristiques?

L’objectif de ces questions est d’obtenir des informations supplémentaires sur l’organisation interne de l’entreprise, afin de pouvoir évaluer l’incidence des activités d’exportation/de transfert sur l’entreprise et sur les procédures opérationnelles qui s’y rapportent.

 

Quel est le nombre de personnes affectées à la gestion des exportations et des transferts, exclusivement ou en complément d’autres tâches?

Au moins deux personnes sont nécessaires, afin de couvrir les périodes de congé, de maladie, etc.

L’entreprise fait-elle circuler en interne son engagement écrit de conformité par rapport aux réglementations en matière de contrôle des exportations/transferts et d’adhésion à toute restriction applicable à l’utilisation finale et à l’exportation?

L’entreprise fait-elle circuler en interne son engagement écrit de fournir, sur demande, des informations relatives à l’utilisation finale/aux utilisateurs finaux?

Les deux engagements écrits devraient figurer dans les manuels de conformité à la disposition du personnel chargé du contrôle des exportations/transferts et devraient également être portés à la connaissance de tous les membres du personnel concernés par les contrôles des exportations/transferts (le service commercial, par exemple).

Article 9, paragraphe 2, points d) et e)

L’entreprise a-t-elle respecté jusqu’ici les réglementations relatives au contrôle des exportations/transferts?

L’entreprise devrait afficher de bons résultats en matière de conformité par rapport aux réglementations relatives au contrôle des exportations/transferts.

Article 9, paragraphe 2, point a)

Des manuels de conformité sont-ils fournis au personnel chargé du contrôle des exportations/transferts, et sont-ils actualisés?

Des manuels de conformité à l’usage du personnel chargé du contrôle des exportations/transferts devraient être disponibles, au moins sous forme électronique, afin de leur servir de référence (sur l’intranet de l’entreprise, par exemple).

Ces manuels devraient inclure les procédures opérationnelles et organisationnelles que doit suivre le personnel chargé du contrôle des exportations/transferts.

Le personnel chargé du contrôle des exportations/transferts devrait être informé aussi rapidement que possible des modifications apportées au manuel qui concernent leurs tâches, ainsi que de leur date d’entrée en application.

Article 9, paragraphe 2, point f)

2.

Chaîne des responsabilités

Veuillez décrire la chaîne des responsabilités en matière d’exportations et de transferts dans votre entreprise.

Les responsabilités en matière de conformité du contrôle des exportations/transferts devraient être consignées par écrit. Le support écrit contenant la description de la chaîne des responsabilités (registres ou organigrammes, par exemple) devrait être tenu à jour.

La description devrait comporter des précisions sur les délégations de pouvoirs et les procédures habituellement mises en place en cas d’absence du membre de l’encadrement supérieur visé à l’article 9, paragraphe 2, point c), de la directive 2009/43/CE.

Article 9, paragraphe 2, point f)

Une telle description de la chaîne des responsabilités est-elle toujours consultable par l’autorité compétente?

L’autorité compétente devrait toujours disposer d’un accès aisé aux informations concernant la chaîne des responsabilités, non seulement lors de la phase de demande de certification, mais également lors des visites et vérifications de conformité ultérieures.

Article 9, paragraphe 2, point f)

Dans quelle partie de votre entreprise la gestion des exportations/transferts est-elle assurée?

La gestion du contrôle des exportations/transferts se fera au niveau de chaque service d’expédition, du siège central ou sera effectuée par un département de contrôle des exportations séparé, en fonction de la taille et de la structure de l’entreprise.

Article 9, paragraphe 2, point f)

Comment le personnel chargé du contrôle des exportations/transferts interagit-il avec d’autres fonctions au sein de l’entreprise?

Le personnel chargé du contrôle des exportations/transferts devrait, autant que possible, être mis à l’abri des conflits d’intérêts. Il devrait être habilité à stopper une transaction.

Article 9, paragraphe 2, point f)

Les rapports entre le personnel chargé du contrôle des exportations/transferts et le membre de l’encadrement supérieur sont-ils organisés de façon à permettre, par exemple, l’échange d’informations?

Le personnel chargé du contrôle des exportations devrait être autorisé à en référer directement au membre de l’encadrement supérieur pour toute demande d’autorisation de stopper une transaction.

Article 9, paragraphe 2, point f)

Veuillez indiquer les autres responsabilités du membre de l’encadrement supérieur qui a été désigné en tant qu’administrateur personnellement responsable des transferts et des exportations.

Le membre de l’encadrement supérieur devrait faire partie de la direction. Son poste ne devrait pas donner lieu à des conflits d’intérêts (par exemple, il ne peut pas être également directeur des ventes).

Article 9, paragraphe 2, points c) et f)
3.   

Vérification interne

a)

Vérifications inopinées

À quelle fréquence des vérifications inopinées sont-elles effectuées?

Les programmes internes de conformité (PIC) et les procédures opérationnelles quotidiennes devraient être soumis à des vérifications inopinées.

Article 9, paragraphe 2, point f)

b)

Contrôles internes

À quelle fréquence des contrôles internes sont-ils effectués?

De préférence, une fois par an, et au moins tous les trois ans.

Article 9, paragraphe 2, point f)

Quel est le pourcentage des exportations/transferts soumis à des contrôles?

En fonction du nombre d’exportations/de transferts, au moins 1 %, avec un maximum prévu de 20 %. Le pourcentage peut varier à chaque contrôle.

Qui effectue ces contrôles?

La ou les réponse(s) possible(s) devrai(en)t figurer parmi les propositions suivantes:

—

un responsable de haut rang dans la chaîne des responsabilités en matière de contrôle des exportations et des transferts,

—

le responsable de la qualité,

—

le directeur financier ou comptable,

—

toute autre personne qui occupe un poste de cadre moyen ou toute autre position se situant au moins un niveau au-dessus de l’équipe chargée de la gestion quotidienne des exportations/transferts.

À quelles questions les contrôles répondent-ils?

Les contrôles devraient fournir des réponses aux questions suivantes:

—

les restrictions à l’exportation en place sont-elles respectées?

—

des procédures ont-elles été établies pour garantir que toutes les réglementations en matière d’exportations et de transferts sont respectées et si oui, sont-elles actualisées?

—

des actions de sensibilisation sont-elles régulièrement organisées?

—

les registres sont-ils faciles à obtenir?

—

les registres sont-ils exhaustifs?

—

les registres couvrent-ils tous les aspects requis en matière d’importations, d’exportations et de transferts, ainsi que les produits qui restent dans l’État membre?

—

des informations sur le parcours des produits concernés depuis leur origine jusqu’à leur destination sont-elles disponibles?

c)

Planification, efficacité et suivi des contrôles

Comment vous assurez-vous que vos contrôles portent sur un ensemble représentatif d’expéditions?

Les contrôles devraient porter sur au moins une expédition par client ou destination, ou au moins une expédition par projet.

Article 9, paragraphe 2, point f)

L’entreprise établit-elle un programme de vérification interne?

L’entreprise devrait établir un programme de vérification interne de façon à garantir le contrôle d’un ensemble représentatif d’expéditions.

Les cas de non-conformité mis à jour par les contrôles internes font-ils systématiquement l’objet de mesures correctives? L’entreprise garde-t-elle une trace de ces actions?

L’entreprise devrait recenser de façon formelle toute suspicion de cas de non-conformité mis à jour par les contrôles internes, les mesures correctives correspondantes préconisées ainsi qu’une évaluation de l’efficacité de ces mesures.
4.   

Sensibilisation générale

4.1.

Procédures opérationnelles et organisationnelles

Les procédures internes de l’entreprise sont-elles conçues de façon à induire une prise de conscience générale des risques liés aux contrôles des exportations/transferts, et à les minimiser?

Les procédures opérationnelles et organisationnelles devraient être consignées par écrit et fournir des instructions et des orientations dans les domaines suivants:

—

les opérations générales d’exportations/de transferts depuis la réception d’une commande jusqu’à l’expédition ou la transmission, en passant par l’évaluation de l’applicabilité des réglementations en matière d’exportations/de transferts et la conformité par rapport aux dispositions applicables (il convient, par exemple, d’effectuer un dernier contrôle de conformité avant l’expédition ou la transmission),

—

la vérification de la conformité par rapport aux conditions de la licence,

—

l’interaction avec les interlocuteurs extérieurs et, dans certains cas, avec d’autres départements concernés au sein de l’entreprise, tels que le service juridique et commercial,

—

la coordination de tous les membres du personnel concernés d’une manière ou d’une autre par les contrôles en matière d’exportations/de transferts (ainsi, les vendeurs devraient avoir pour instruction d’informer au moindre doute le personnel chargé du contrôle des exportations/des transferts, et de n’exécuter une commande qu’une fois que ce personnel a donné son aval),

—

la coordination et l’échange éventuel d’informations avec les autorités compétentes (par exemple, la notification éventuelle de transactions suspectes, ou l’existence possible d’une politique non contraignante de divulgation).

Article 9, paragraphe 2, point f)
4.1.1.   

Procédures opérationnelles et organisationnelles: phase précédant la délivrance d’une licence (1)

a)

Embargos

De quelle façon l’entreprise prend-elle en considération les embargos?

Lorsqu’une expédition vers une destination frappée d’embargo est prévue, des règles visant à vérifier les réglementations applicables en la matière doivent être en place. Il convient de vérifier au moins les points suivants:

—

les interdictions d’approvisionnement instituées par la réglementation relative à l’embargo,

—

la classification des produits devant être expédiés au regard de la liste des produits frappés d’embargo,

—

les exigences supplémentaires en matière de licences applicables à certains services tels que l’assistance technique.

Article 9, paragraphe 2, point f)

b)

Listes de sanctions

Comment l’entreprise prend-elle en considération les listes de sanctions?

Les nom et identité des personnes physiques et morales à qui sont destinés les produits doivent être vérifiés au regard des listes de sanctions applicables.

Article 9, paragraphe 2, point f)

Lors de la recherche d’une identité sur la liste de sanctions, quel est le niveau (ou taux) de certitude requis pour qu’on puisse affirmer qu’il y a véritablement concordance (correspondance)? Quelles sont les procédures suivies lorsqu’une correspondance est trouvée pour un nom?

Des instructions de procédure écrites devraient avoir défini la façon dont il faut traiter les concordances et correspondances probables (par exemple, lorsqu’une correspondance est trouvée, il faut en avertir l’autorité compétente).

c)

Contrôle des produits repris sur les listes (produits soumis à la délivrance d’une licence en raison de leur présence sur une liste de contrôle des exportations/transferts)

Questions sur les mécanismes internes garantissant qu’un produit repris sur une liste n’est pas exporté ou transféré sans licence:

 

Article 9, paragraphe 2, point f)

1)

L’entreprise dispose-t-elle d’un système informatique pour enregistrer la classification des produits qu’elle reçoit ou fabrique?

La classification des produits devrait être enregistrée dans un système informatique (uniquement si un tel système existe déjà). Les changements dans les listes de contrôle devraient y être saisis immédiatement.

2)

De quelle façon tous les produits soumis à des exigences en matière de licences sont-ils classifiés et enregistrés, et qui est chargé de cette mission? Quels sont les mécanismes mis en place pour garantir que la classification des produits est actualisée, et comment cette information est-elle enregistrée?

Le personnel chargé du contrôle des exportations/transferts devrait être responsable de l’enregistrement et de la classification des produits, si nécessaire en consultation avec des experts techniques.

3)

Comment l’utilisation finale par le destinataire et la fiabilité de ce dernier sont-elles évaluées?

La vérification de la fiabilité des destinataires devrait être la responsabilité du personnel chargé du contrôle des exportations/transferts, l’utilisation finale et le risque de détournement devant faire l’objet d’une attention particulière.

Si le personnel chargé du contrôle des exportations/transferts apprend que le destinataire a enfreint les réglementations en matière de contrôle des exportations/transferts, il devrait en informer l’autorité compétente. Une vérification de la bonne foi du destinataire s’impose tout particulièrement lorsqu’un client est nouveau ou qu’il est malaisé de déterminer son identité, ou lorsqu’il y a des doutes au sujet de l’utilisation finale déclarée (par exemple, volume inhabituel d’une commande, itinéraires de transit particuliers et inhabituels à la demande du destinataire…).

d)

Transferts intangibles de technologie

Comment l’entreprise garantit-elle la conformité par rapport aux exigences en matière de transferts intangibles de technologies (par exemple, courrier électronique et accès à l’intranet depuis l’étranger)?

L’entreprise devrait avoir consigné par écrit des instructions claires concernant les transferts intangibles de technologies par courrier électronique, télécopieur, intranet ou internet.

La fourniture ou le transfert de technologies ne devrait pas intervenir avant qu’il n’ait été vérifié si une licence était requise, et dans l’affirmative, avant sa mise en place.

Article 9, paragraphe 2, point f)

e)

Assistance technique

Comment l’entreprise garantit-elle la conformité par rapport aux exigences en matière d’assistance technique?

Une procédure de conformité en matière d’assistance technique devrait être en place pour:

—

les visiteurs/le personnel extérieur,

—

les membres du personnel à l’étranger (les techniciens, par exemple),

—

les conférences ou séminaires avec des participants étrangers, ou organisés à l’étranger.

Article 9, paragraphe 2, point f)

4.1.2.

Procédures opérationnelles et organisationnelles: phase de délivrance d’une licence

Comment l’entreprise garantit-elle qu’elle soumet des demandes de licences en bonne et due forme?

L’entreprise doit être en mesure de se conformer totalement aux processus et procédures en matière de demandes de licences en vigueur dans l’État membre où elle est établie.

Article 9, paragraphe 2, point f)

4.1.3

Procédures opérationnelles et organisationnelles: phase suivant la délivrance d’une licence

Quelles sont les procédures internes garantissant la conformité par rapport aux conditions de la licence?

Une dernière vérification des exigences en matière de contrôle des exportations/transferts devrait être effectuée avant l’expédition finale de façon à garantir que les conditions de la licence ont été respectées.

Article 9, paragraphe 2, point f)

4.2.

Sensibilisation et formation du personnel chargé du contrôle des exportations/transferts

Quelles sont les informations mises à la disposition de tous les membres du personnel concernés par les contrôles des exportations/transferts et du personnel chargé du contrôle des exportations/transferts?

Tous devraient avoir accès aux procédures opérationnelles et organisationnelles précitées relatives au contrôle des exportations/transferts.

Ces procédures devraient être actualisées et figurer dans des manuels de conformité mis à la disposition du personnel chargé du contrôle des exportations/transferts.

Elles devraient inclure une description précise du processus de conformité des exportations/transferts, depuis la réception d’une commande jusqu’à l’expédition ou la transmission finale, en passant par la vérification de la conformité par rapport aux réglementations en matière d’exportations/de transferts.

Article 9, paragraphe 2, point f)

À quelle fréquence les connaissances du personnel chargé du contrôle des exportations/transferts sont-elles actualisées?

À l’occasion de toute modification de la législation ou des procédures nationales et de l’Union en matière de contrôle des exportations, et en tout cas au moins une fois par an. Outre les formations générales annuelles actualisées, il est recommandé que des observations sur la législation en matière de contrôle des exportations/transferts, ainsi que des revues et des magazines spécialisés, s’il en existe, soient mises à la disposition du personnel.

Comment les connaissances du personnel chargé du contrôle des exportations/transferts sont-elles actualisées?

Par des formations diverses, par exemple:

—

la participation à des séminaires extérieurs;

—

l’inscription à des séances d’information proposées par les autorités compétentes;

—

la participation à des formations, extérieures ou en ligne.

5.

Mesures de sécurité physiques et techniques

Les mesures de sécurité de votre société sont-elles agréées par un organisme public approprié? Veuillez fournir des précisions.

Chaque ministère de la défense national ou organisation similaire est susceptible d’exiger que certaines mesures de sécurité soient prises par les entreprises travaillant pour leur compte. Le simple fait que les mesures de sécurité de l’entreprise soient agréées d’une façon ou d’une autre peut suffire.

Article 9, paragraphe 2, point f)

Si un tel agrément officiel des mesures de sécurité n’existe pas, quelles sont les mesures de sécurité mises en place pour protéger les registres et sécuriser les procédures d’exportations/de transferts?

Les locaux devraient être entièrement clôturés. L’entrée devrait être sécurisée et contrôlée. Les locaux devraient être placés sous surveillance constante, même en dehors des heures de travail. Il pourrait y avoir une entrée séparée pour les livraisons et les collectes, éloignée du site de production principal.

Article 9, paragraphe 2, point f)

Quelles sont les mesures de sécurité relatives aux logiciels et à la technologie?

Le système devrait être protégé par un mot de passe et sécurisé par un pare-feu («firewall»). Le réseau de l’entreprise devrait être protégé contre les accès non autorisés.

Il conviendrait de contrôler les appareils électroniques (ordinateurs portables, assistants personnels numériques, etc.) qui sortent du site ou sont emportés à l’étranger, et de surveiller les courriers électroniques envoyés dans le cadre de projets ou à d’autres occasions.

Article 9, paragraphe 2, point f)

6.

Tenue des registres et traçabilité des exportations et des transferts

Comment tenez-vous les registres des restrictions à l’exportation qui vous sont transmis par les fournisseurs des produits?

Les entreprises devraient disposer d’au moins un des systèmes suivants:

—

un fichier ou répertoire électronique,

—

des répertoires en fonction des projets,

—

des répertoires en fonction des fournisseurs,

—

des répertoires séparés en fonction des restrictions,

—

un classement en fonction des commandes.

Article 9, paragraphe 2, point f)

De quelle façon reliez-vous les restrictions aux exportations aux transferts et exportations ultérieurs?

Le(s) système(s) choisi(s) devrai(en)t figurer parmi les propositions suivantes:

—

un fichier ou répertoire électronique contenant les informations relatives aux importations et aux mouvements ultérieurs,

—

un volet du système de gestion d’entreprise,

—

des répertoires en fonction des projets ou des fournisseurs regroupant toute l’information,

—

un système de classement analogue aux répertoires.

Article 9, paragraphe 2, point f)

Comment ces registres sont-ils mis à la disposition des autorités compétentes?

—

Les registres devraient pouvoir être accessibles en format électronique; certains registres pourraient nécessiter une visite sur place si l’accès à un intranet sécurisé est requis, mais d’autres registres pourraient être transmis à des fins de contrôle à distance.

—

Les registres peuvent également être fournis sur support papier et certains d’entre eux pourraient être scannés, par exemple dans le cadre de contrôles à distance.

Article 9, paragraphe 2, point f)

(1)  L’objectif de la phase qui précède la délivrance d’une licence est de déterminer si l’entreprise est concernée par les contrôles des exportations/transferts, c’est-à-dire, si les réglementations en matière de contrôle des exportations/transferts s’appliquent à ses activités et transactions et, le cas échéant, s’il existe des exigences en matière de licences pour ces transactions. Le but est de détecter et d’analyser le plus tôt possible tout risque lié au contrôle des exportations/transferts et de mettre en œuvre toutes les mesures nécessaires comme, par exemple, une demande de licence ou l’utilisation appropriée d’une licence générale.

ANNEXE II

MODÈLE STANDARD DE CERTIFICAT

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