19.12.2006   

FR

Journal officiel de l'Union européenne

C 311/13


DÉCISION NO 1/2006 DE L'AUTORITÉ DE CONTRÔLE COMMUNE D'EUROPOL

du 26 juin 2006

modifiant son règlement intérieur

(2006/C 311/04)

L'AUTORITÉ DE CONTRÔLE COMMUNE,

vu la convention portant création d'un Office européen de police (convention Europol) (1),

vu l'acte no 1/99 de l'autorité de contrôle commune d'Europol du 22 avril 1999 établissant son règlement intérieur (2), et notamment son article 32,

considérant qu'il convient d'introduire, dans son règlement intérieur, des règles détaillées relatives à l'accès du public aux documents de l'autorité de contrôle commune,

DÉCIDE:

Article premier

Le règlement intérieur de l'autorité de contrôle commune est modifié conformément aux dispositions du présent article.

1)

L'article 6, paragraphe 4, est remplacé par le texte suivant:

«4.   Les réunions de l'autorité de contrôle commune ne sont pas publiques. Toutefois, ses documents sont accessibles au public, conformément à son article 6 bis.».

2)

L'article suivant est inséré:

«Article 6 bis

Accès du public aux documents

1.   Toute personne physique ou morale a un droit d'accès aux documents de l'autorité de contrôle commune sous réserve des principes, conditions et limites définis par le présent article.

2.   Les documents relatifs aux recours devant le comité et formés conformément à l'article 24, paragraphe 7, de la convention, sont exemptés des dispositions du présent article.

3.   Sans préjudice des paragraphes 4 et 5, les documents sont rendus accessibles au public soit à la suite d'une demande écrite, soit directement sous forme électronique.

4.   L'autorité de contrôle commune refuse l'accès à un document lorsqu'un tel refus est nécessaire:

a)

à la protection de la sécurité des États membres et de l'ordre public ou à la lutte contre la criminalité,

b)

à la protection des droits et libertés des tiers,

c)

à ce qu'Europol puisse s'acquitter dûment de ses fonctions,

d)

à ce que l'autorité de contrôle commune puisse s'acquitter dûment de ses fonctions,

et, dès lors, l'intérêt du demandeur ne peut prévaloir.

5.   Lorsque l'autorité de contrôle commune détient un document transmis par une tierce partie, ou contenant des informations sur une tierce partie, l'autorité de contrôle commune consulte la tierce partie afin de déterminer si une exception prévue au paragraphe 4 est d'application, à moins qu'il ne soit clair que le document doit ou ne doit pas être divulgué. Les documents présentés par Europol sont également soumis à la réglementation sur la protection du secret visée à l'article 31, paragraphe 1, de la convention.

6.   Si certaines parties seulement du document demandé sont concernées par une ou plusieurs des exceptions susvisées, le reste du document est divulgué.

7.   Les demandes d'accès aux documents sont formulées sous forme écrite, y compris par des moyens électroniques, dans l'une des langues officielles des institutions de l'Union européenne et de façon suffisamment précise pour permettre à l'autorité de contrôle commune d'identifier le document. Le demandeur n'est pas obligé de justifier sa demande.

8.   Si une demande n'est pas suffisamment précise, l'autorité de contrôle commune invite le demandeur à la clarifier et assiste celui-ci à cette fin.

9.   En cas de demande portant sur un document très long ou sur un très grand nombre de documents, l'autorité de contrôle commune peut se concerter avec le demandeur de manière informelle afin de trouver un arrangement équitable.

10.   Autorité de contrôle commune assiste et informe les citoyens quant aux modalités de dépôt des demandes d'accès aux documents.

11.   Autorité de contrôle commune enregistre sans tarder une demande d'accès à un document et transmet un accusé de réception au demandeur. Dans un délai de vingt jours ouvrables à compter de l'enregistrement de la demande, l'autorité de contrôle commune soit octroie l'accès au document demandé et le fournit dans le même délai conformément au paragraphe 14, soit communique au demandeur, dans une réponse écrite, les motifs de son refus total ou partiel et l'informe de son droit de présenter une nouvelle demande conformément au paragraphe 13.

12.   Dans des cas exceptionnels, notamment lorsqu'une demande concerne un très long document ou lorsqu'il y a lieu de consulter une tierce partie, le délai prévu au paragraphe 11 peut être prolongé de 20 jours ouvrables à condition que le demandeur en soit notifié à l'avance et que les raisons détaillées soient données.

13.   En cas de refus total ou partiel, le demandeur peut adresser, dans un délai de vingt jours ouvrables suivant la réception de la réponse de l'autorité de contrôle commune, une nouvelle demande tendant à ce que celle-ci révise sa position.

14.   L'accès aux documents s'exerce soit par consultation sur place, soit par délivrance d'une copie, y compris, le cas échéant, une copie électronique, selon la préférence du demandeur. Le coût de production et d'envoi de copies d'au moins 20 pages A4 peut être imputé au demandeur, mais la facture ne peut excéder le coût réel de production et d'envoi des copies. La gratuité est de règle en cas de consultation sur place, lorsque le nombre de copies n'excède pas 20 pages A4 ou en cas de consultation directe par voie électronique.

15.   Si un document a déjà été divulgué par l'autorité de contrôle commune ou par d'autres institutions et est aisément accessible pour le demandeur, l'autorité de contrôle commune peut satisfaire à son obligation en informant le demandeur des moyens d'obtenir le document souhaité.».

3)

L'article 10, paragraphe 2, est remplacé par les paragraphes suivants:

«2.   Le rapport d'activités de l'autorité de contrôle commune est présenté à la commission du Parlement européen pertinente, simultanément à l'envoi de celui-ci au Conseil.

3.   L'autorité de contrôle commune publie son rapport d'activités.».

Article 2

Les présentes modifications au règlement intérieur entrent en vigueur le jour suivant de leur adoption par le Conseil, conformément à l'article 24, paragraphe 7, de la convention (3).

Fait à Bruxelles, le 26 juin 2006.

Par l'autorité de contrôle commune

Le président

Emilio ACED FÉLEZ


(1)  JO C 316 du 27.11.1995, p. 1.

(2)  JO C 149 du 28.5.1999, p. 1.

(3)  Le règlement intérieur a été approuvé par le Conseil le 4 décembre 2006.