Règlement (CE) no 2355/2002 de la Commission

du 27 décembre 2002

modifiant le règlement (CE) n° 438/2001 fixant les modalités d'application du règlement (CE) n° 1260/1999 du Conseil en ce qui concerne les systèmes de gestion et de contrôle du concours octroyé au titre des Fonds structurels

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté européenne,

vu le règlement (CE) n° 1260/1999 du Conseil du 21 juin 1999 portant dispositions générales sur les Fonds structurels(1), tel que modifié par le règlement (CE) n° 1447/20012(2), et notamment son article 53, paragraphe 2,

après consultation du comité institué conformément à l'article 147 du traité,

après consultation du comité des structures agricoles et du développement rural,

après consultation du comité du secteur de la pêche et de l'aquaculture,

considérant ce qui suit:

(1) L'article 38, paragraphe 6, du règlement (CE) n° 1260/1999 prévoit que les autorités responsables des États membres tiennent à la disposition de la Commission toutes les pièces justificatives relatives aux dépenses et aux contrôles afférents à l'intervention concernée pendant une période de trois années suivant le paiement par la Commission du solde de l'intervention, sauf disposition contraire stipulée dans les accords administratifs bilatéraux.

(2) Il est souhaitable de préciser les catégories de pièces justificatives couvertes par cette obligation, la forme sous laquelle elles peuvent être conservées et l'obligation de désigner les organismes qui doivent les détenir.

(3) Comme les pièces concernées font partie de la piste d'audit visée à l'article 7 du règlement (CE) n° 438/2001(3), il convient d'ajouter à cet article les dispositions nécessaires relatives à la détention des documents.

(4) Les dispositions relatives à la détention des documents sont établies sans préjudice des autres règles communautaires ou nationales spécifiques.

(5) Les mesures prévues par le présent règlement sont conformes à l'avis du comité pour le développement et la reconversion des régions,

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

Article premier

L'article 7 du règlement (CE) n° 438/2001 est modifié comme suit.

a) Après le paragraphe 2, le nouveau paragraphe 2 bis suivant est inséré:

"2bis. a) Les pièces justificatives relatives aux dépenses et aux contrôles visées à l'article 38, paragraphe 6, du règlement (CE) n° 1260/1999 incluent:

- les documents ayant trait à des dépenses spécifiques engagées et déclarées ainsi qu'à des paiements effectués au titre de l'intervention concernée, et nécessaires à une piste d'audit suffisante, y compris les documents constituant la preuve de la livraison effective des produits ou de la prestation effective des services cofinancés,

- les rapports et documents relatifs aux contrôles effectués au titre des articles 4, 9, 10 et 15 du présent règlement.

Les autorités nationales compétentes déterminent par quel organisme les documents sont conservés pendant la période au cours de laquelle leur détention est requise.

b) Les documents détenus doivent être des originaux ou être conservés sur des supports de données généralement acceptés.

Les supports de données généralement acceptés incluent notamment:

- les photocopies des documents originaux,

- les microfiches des documents originaux,

- les versions électroniques des documents originaux sur supports de données optiques (CD-ROM, disque dur ou disque magnétique),

- les documents existant uniquement en version électronique.

La procédure de certification de la conformité des documents conservés sur des supports de données généralement acceptés avec les originaux est définie par les autorités nationales. La procédure doit permettre de garantir que les versions détenues sont conformes aux dispositions légales nationales et fiables à des fins d'audit. Lorsque les documents existent uniquement en version électronique, les systèmes informatiques utilisés doivent être conformes aux normes de sécurité acceptées qui garantissent que les versions électroniques sont conformes aux dispositions légales nationales et fiables à des fins d'audit."

b) au paragraphe 3, le point a) est remplacé par le texte suivant:

"a) qu'il existe des procédures garantissant que les documents visés au paragraphe 2 bis sont tenus conformément aux exigences de l'article 38, paragraphe 6, du règlement (CE) n° 1260/1999 et à l'annexe I du présent règlement;"

Article 2

Le présent règlement entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel des Communautés européennes.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.

Fait à Bruxelles, le 27 décembre 2002.

Par la Commission

Michel Barnier

Membre de la Commission

(1) JO L 161 du 26.6.1999, p. 1.

(2) JO L 139 du 29.7.2001, p. 1.

(3) JO L 63 du 3.3.2001, p. 21.