—

Assurer la sécurité du Parlement européen, des biens et des personnes sur les trois lieux de travail dans le plein respect de la réglementation concernant la sécurité et la protection au Parlement européen et des règles établies par les autorités politiques. Fournir des services de sécurité générale et de sécurité incendie professionnels, de qualité, répondant aux normes de métier les plus élevées et taillées sur mesure pour les activités parlementaires;

—

Renforcer le niveau de sécurité global de tous les bâtiments du Parlement européen et de leur périmètre par la mise en œuvre de toutes les décisions du Bureau en matière de sécurité, poursuivre les procédures de vérification de sécurité de tous les prestataires de services externes employés au PE (dans le cadre du MoU). Gérer le programme de contre-mesures électroniques (TSCM) du PE;

—

Déployer sur les trois lieux de travail du Parlement européen des mesures de sécurité adaptées et définies sur base de l'évaluation des risques. Offrir un service de sécurité efficace et des analyses de risques ad-hoc pour la gestion et l’accueil du public lors de grands événements se déroulant au sein du Parlement européen;

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Assurer le recrutement, la formation des agents et l’organisation opérationnelle de leurs missions de surveillance et de prévention sur base annuelle afin de garantir le plus haut niveau de professionnalisation, de compétence et de motivation;

—

Assurer la protection rapprochée du Président du Parlement européen et déployer le personnel armé chargé d’assurer la sécurité des points stratégiques des locaux de l'Institution;

—

Maintenir et renforcer les relations avec les autorités locales et nationales des pays hôtes en matière de sécurité et renforcer la coopération interinstitutionnelle dans le domaine de la sécurité;

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Assurer le fonctionnement des systèmes de sécurité physiques de l'Institution sur les trois sites et doter l'Institution de nouvelles technologies de pointe en matière de sécurité et de contrôle d'accès capables d'assimiler les évolutions technologiques futures (iPACS);

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Œuvrer au développement d'une culture de sécurité participative au Parlement européen. Élaborer des campagnes d'information et de sensibilisation.

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Contribuer à la consolidation de la gestion de la sécurité en fonction des risques — élaborer des conseils dans le domaine de la sécurité et des analyses des risques; analyser les incidents et événements externes ayant des répercussions sur la sécurité du Parlement européen;

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Renforcer le service d'enquêtes spécialisé, y compris par la création d'une équipe spécialisée en contremesures électroniques. Aligner le service avec les exigences du Mandat de la DG SAFE;

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Renforcer, profitant de l’intégration de la cellule «Need to Know» dans l’unité, le workflow d’informations et les synergies entre ce service et celui en charge de l’analyse des risques approfondie pour les événements au Parlement européen;

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Garantir la mise en œuvre des procédures internes et gérer l’aspect administratif des habilitations de sécurité, ainsi que mettre en place toutes les mesures et procédures relatives à la vérification de sécurité des employés de firmes externes devant accéder aux bâtiments du Parlement européen, en vue du mémorandum d'accord signé avec les autorités belges;

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Maintenir et renforcer, dans le cadre de l’objectif global de la DG SAFE, la coopération avec les services de sécurité des autres institutions et les autorités nationales des pays hôtes par une participation active et régulière aux réunions de coordination et un échange d’informations fluide et permanent;

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Contribuer à la révision et à l’adaptation des dispositions en vigueur dans les différents domaines d’activités de la DG SAFE;

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Contribuer à la consolidation de la professionnalisation de la DG SAFE.

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Assurer sur les trois lieux de travail du PE la sécurité des personnes et des biens et ce dans le respect des règles établies par les autorités politiques; garantir l'accueil, une sécurité de proximité et une assistance permanente aux usagers de l'Institution; offrir un service de sécurité et d'accueil efficace pour la gestion du public lors de grands événements au sein de l'Institution; assurer la protection rapprochée du Président; mettre en place et organiser le service de personnel armé;

—

Coordonner au niveau de la direction la mise en œuvre du nouveau concept de sécurité globale: définir les objectifs et coordonner les unités de la Direction PASS; coordonner des tâches et assurer l'échange d'information entre les différentes unités de la direction et les directions de la DG SAFE;

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Représenter le Parlement européen à l'extérieur dans son domaine de compétence: assurer la liaison et organiser les collaborations nécessaires avec les autorités compétentes des pays hôtes et les services de sécurité des autres institutions;

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Contribuer à la réévaluation des mesures techniques nécessaires pour renforcer la sécurité sur les trois sites, contribuer au renforcement et à la réorganisation de toutes les entrées des bâtiments du Parlement européen, contribuer à la mise en œuvre du projet iPACS.

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Délivrer les titres et autorisations d’accès aux locaux du Parlement européen sur les trois sites conformément à la réglementation en vigueur et aux principes définis dans le concept global de sécurité, le mandat de la DG SAFE et la nouvelle culture de sécurité du Parlement européen;

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Gérer les droits d’accès généraux et spécifiques aux locaux du Parlement en étroite collaboration avec les autres unités et directions de la DG SAFE;

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Participer et contribuer: aux groupes de travail DG SAFE sur la politique de la sécurité; à une collaboration dans le domaine de la sécurité au niveau interinstitutionnel et au niveau des pays hôtes; aux PPPs inter-DG pertinents;

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Collaborer étroitement avec les services compétents dans la sélection, l’acquisition et le déploiement des systèmes électroniques d’accréditation.

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Assurer toutes les fonctions opérationnelles relatives à la sécurité et à la protection des personnes et des biens à Bruxelles, à savoir: assurer le contrôle de l'accès aux bâtiments et aux installations du Parlement européen (personnes, véhicules, fournitures et courrier); veiller au bon déroulement des visites officielles, de la tenue des réunions et des manifestations de toute nature; veiller à l'application et au respect des législations nationales et européenne en matière de sécurité;

—

Mettre en œuvre les décisions prises par les autorités du Parlement européen en matière de sécurité, à savoir: formuler des avis sur l'organisation des événements et veiller à l'application des consignes par le personnel, participer activement, dans son domaine de compétence, à la conception de projets de réalisation et d'aménagement des bâtiments et participer au suivi des travaux;

—

Contribuer à la mise en place du nouveau concept de sécurité globale dans ses domaines de compétences (participer aux procédures de sélection, à la conception de l'organisation, des règles et du déploiement humain, à la mise en œuvre de la nouvelle organisation opérationnelle annuelle et à l'encadrement et l'évaluation du personnel);

—

Assurer la liaison avec les autorités nationales et avec celles des autres institutions en matière de sécurité (sécurisation du quartier européen, délits, maintien de l'ordre, meilleures pratiques, etc.).

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Mettre en œuvre les décisions prises par les autorités du Parlement européen en matière de sécurité; assurer toutes les fonctions opérationnelles relatives à la sécurité et à la protection des personnes et des biens sur le site de Strasbourg; garantir l'ouverture et la fermeture des bâtiments, des zones de chantier et des bureaux spécifiques; assurer le contrôle de l'accès aux bâtiments et aux installations du Parlement européen (personnes, véhicules, fournitures et courrier);

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Contribuer à la transformation du site en centre de conférences, formuler des avis sur les évènements, veiller à l'application des consignes par le personnel; participer à la conception de projets de réalisation et d'aménagement des bâtiments et au suivi des travaux. Veiller au bon déroulement des visites officielles, de la tenue des réunions et des manifestations de toute nature; veiller à l'application et au respect des législations nationales et européenne en matière de sécurité;

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Assurer la liaison avec les autorités nationales et avec celles des autres Institutions en matière de sécurité (délits, maintien de l'ordre, best pratices, organisations d'événements de grande ampleur…);

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Contribuer à la mise en place du nouveau concept de sécurité globale dans ses domaines de compétences (participer aux procédures de sélection, à la conception de l'organisation, des règles et du déploiement humain, à la gestion opérationnelle et à l'encadrement et l'évaluation du personnel).

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Assurer les fonctions opérationnelles relatives à la sécurité et à la protection des personnes et des biens à Luxembourg, à savoir: assurer le contrôle de l'accès aux bâtiments et aux installations du Parlement européen; veiller au bon déroulement des visites officielles, de la tenue des réunions et des manifestations de toute nature; veiller à l'application et au respect des législations nationales et européenne en matière de sécurité;

—

Mettre en œuvre les décisions prises par les autorités du Parlement européen en matière de sécurité, à savoir: formuler des avis sur l'organisation des événements et veiller à l'application des consignes par le personnel; participer activement, dans son domaine de compétence, à la conception de projets de réalisation et d'aménagement des bâtiments, et participer au suivi des travaux;

—

Contribuer à la mise en place du nouveau concept de sécurité globale dans ses domaines de compétences (participer aux procédures de sélection, à la conception de l'organisation, des règles et du déploiement humain, à la gestion opérationnelle et à l'encadrement et l'évaluation du personnel, en ce compris les prestataires de la société de gardiennage);

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Assurer la liaison avec les autorités nationales et avec celles des autres institutions en matière de sécurité;

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Autres missions: dispatching, accréditation.

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Assurer la protection rapprochée du Président du Parlement européen sur les trois sites de travail et dans tout autre pays visité;

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Contribuer à la planification et à la coordination des dispositifs de protection rapprochée lors d'événements de grande envergure, visites officielles ou autres activités auxquelles le Président participe;

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Maintenir la collaboration avec les partenaires internes et externes pour la préparation des activités et de l'exécution des missions, notamment avec le service du protocole et le Cabinet du Président;

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Préparer une interaction opérationnelle entre le personnel armé et les autres services de sécurité du Parlement européen, notamment avec le service de protection rapprochée du Président et les unités Sécurité et sûreté de Bruxelles et de Strasbourg pendant le déroulement des séances plénières et des visites officielles et avec l’équipe armée déployée sur le terrain;

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Maintenir un niveau élevé de collaboration avec la Police fédérale belge, afin d'assurer une formation professionnelle continue aux agents de protection rapprochée et aux agents armés.

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Assurer la direction, la coordination et l'animation des unités de la direction;

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Assurer le respect des législations nationales et européenne applicables dans le domaine de la sécurité incendie et assurer la liaison ainsi que les collaborations nécessaires avec les autorités compétentes des pays d'accueil et des autres institutions;

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Assurer la sécurité de l'Institution et des usagers contre l'incendie et les incidents techniques;

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Définir des objectifs et des stratégies dans le domaine de la sécurité incendie et coordonner au nom du Secrétaire général leur mise en place par les organisations concernées;

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Intégrer des aspects organisationnels et opérationnels de la sécurité incendie et de secours d'urgence;

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Conduire les analyses du risque, les enquêtes et les audits de sécurité incendie à titre préventif ou à la suite d'incidents de sécurité.

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Assurer la liaison avec les organes du Parlement européen, conseiller les organes du Parlement européen ainsi que son Secrétariat dans son domaine de compétence, mettre en œuvre les décisions des organes compétents du Parlement européen en matière de sécurité incendie.

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Établir des avis de sécurité incendie sur les projets de réalisation et d'aménagement des bâtiments et participer au suivi des travaux;

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Développer et mettre en œuvre des mesures contre les risques d'incendie et de panique en application des règlementations nationales et européenne;

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Assurer et coordonner les formations des différents acteurs de l'Institution en matière de premiers secours, d'incendie et d'évacuation. Mettre en œuvre le nouveau concept d'évacuation et de formation du personnel des services des DGs SAFE, COMM, INLO, PERS, etc.

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Assurer les interventions en matière de premiers secours, d'incendie et de panique et d'incidents résultant de l'exploitation des bâtiments;

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Formuler des avis sur l'organisation des événements et veiller à l'application des consignes;

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Assurer la liaison avec les autorités nationales et les autres institutions en matière de sécurité incendie;

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Mettre en œuvre les décisions prises par les autorités du Parlement européen en matière de sécurité incendie.

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Établir des avis de sécurité incendie sur les projets de réalisation et d'aménagement des bâtiments et participer au suivi des travaux;

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Développer et mettre en œuvre des mesures contre les risques d'incendie et de panique en application des règlementations nationales et européenne;

—

Formuler des avis sur l'organisation des événements et veiller à l'application des consignes;

—

Assurer les interventions en matière de premiers secours, d'incendie et de panique et d'incidents résultant de l'exploitation des bâtiments;

—

Assurer la liaison avec les autorités nationales et celles des autres institutions en matière de sécurité incendie;

—

Assurer et coordonner les formations des différents acteurs de l'institution en matière de premiers secours, d'incendie et d'évacuation;

—

Mettre en œuvre les décisions prises par les autorités du Parlement européen en matière de sécurité incendie.

—

Développer et mettre en œuvre des mesures contre les risques d'incendie et de panique en application des règlementations nationales et européenne;

—

Établir des avis de sécurité incendie sur les projets de réalisation et d'aménagement des bâtiments et participer au suivi des travaux;

—

Formuler des avis sur l'organisation des événements et veiller à l'application des consignes;

—

Assurer les interventions en matière de premiers secours, d'incendie et de panique et d'incidents résultant de l'exploitation des bâtiments;

—

Assurer la liaison avec les autorités nationales et celles des autres institutions en matière de sécurité incendie;

—

Mettre en œuvre les décisions prises par les autorités du Parlement européen en matière de sécurité incendie;

—

Assurer et coordonner les formations des différents acteurs de l'Institution en matière de premiers secours, d'incendie et d'évacuation.

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Assurer la coordination des actions menées au niveau de la Direction B et des unités opérationnelles;

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Contribuer et adapter le nouveau concept de sécurité globale dans ses domaines de compétence;

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Assurer l'uniformisation des procédures opérationnelles de sécurité de l'Institution dans ses domaines de compétence;

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Organiser des cours de formation spécifiques en matière de prévention et gestion incendie à l'intention des équipes des unités concernées de la DG SAFE;

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Participer aux initiatives de communication, formation et sensibilisation vis-à-vis du personnel de l'Institution en matière de prévention et gestion incendie, et plus en général en matière de culture de sécurité, en collaboration avec les services compétents;

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Coordonner la formation de l'ensemble des acteurs participant à la sécurité des personnes et des biens et à la prévention des accidents.

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Assurer et adopter une politique de gestion du personnel spécifique et adaptée aux besoins de la DG SAFE avec l'optimalisation des ressources humaines par secteur d'activité, la formation initiale et continue du personnel et consolider la nouvelle organisation opérationnelle des missions de surveillance et de prévention sur base annuelle à Bruxelles et Strasbourg;

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Garantir en permanence (24/7) via le Dispatching Unique de Sécurité et sur les trois sites le bon fonctionnement des dispositifs de sécurité du Parlement européen à travers la collecte et la diffusion d’informations pertinentes entre les services, la mise en œuvre de procédures communes d’intervention et de gestion de crises, la coordination d’éventuelles interventions;

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Assurer la gestion budgétaire et financière des contrats, de la programmation et des marchés de la DG SAFE — coordination, accompagnement, conseil et assistance à tous les services de la DG SAFE afin d'assurer la préparation et l'exécution du budget ainsi que la programmation et le suivi des AOs de la DG;

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Assurer l'installation, le fonctionnement et l'entretien des systèmes de sécurité physiques de l'Institution sur les trois sites — doter l'Institution d'un concept et d'une technologie modernes en matière de sécurité en assurant son fonctionnement permanent (iPACS);

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Mettre en œuvre les décisions du Bureau relatives au renforcement du niveau de protection de tous les bâtiments du Parlement sur les trois lieux d’affectation ainsi qu’à la création de périmètres externes de sécurité autour de ceux-ci;

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Évaluer, adapter et harmoniser les mesures de sécurité appliquées aux bureaux d’information du Parlement européen dans les États membres;

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Assurer le secrétariat du «Security Management Steering Committee» et la gestion du «Network of Security Correspondants».

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Assumer la permanence 24h/7j, le suivi et le feedback concernant tous les aspects relevant des Sécurités Générale et Incendie, et ce avec la même cohérence d'action sur les trois lieux d'affectation du Parlement européen; assurer la mise en place des fonctions de Sécurité Générale et Incendie en-dehors des heures de travail (nuits-weekends, jours fériés) sur Bruxelles et sur Strasbourg.

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Garantir une communication optimale et une interaction proactive avec les Directions A et B de la DG SAFE ainsi qu’avec tous les services du Parlement européen en général; adapter en temps réel, lors de chaque situation de crise affectant le bon fonctionnement des services du Parlement européen, les dispositifs de sécurité aux besoins de l'institution, assurer une liaison efficace entre les services concernés ainsi que la communication avec les services nationaux de secours et de sécurité;

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Projets stratégiques — Réalisation des nouveaux centres de Dispatching à Strasbourg et à Luxembourg, en partenariat avec les unités concernées de la DG SAFE et DG INLO / DG ITEC / DG LINC;

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Instruire le dossier relatif à l'internalisation sur Luxembourg tout en garantissant la continuité des missions assurées par la société de gardiennage; reconduire les processus / procédés existants en respectant les normes en vigueur aux Dispatchings de Bruxelles et de Strasbourg, et ce en étroite collaboration avec l’Unité Prévention des Incendies Luxembourg (UPIL) et l’Unité Sécurité et Sûreté Luxembourg (USSL);

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Assister les députés, le personnel, les délégations et les visiteurs, en collaboration avec les unités de Sécurité et de Prévention pendant les heures de travail; fournir une assistance directe en-dehors des heures de travail de l’Institution afin d’assurer une même continuité d’action, à savoir recueillir les informations pour ensuite les traiter et les classifier. Trouver les solutions appropriées, coordonner les actions et s'assurer de leur suivi.

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Piloter, pour les questions RH et planification, l'internalisation du site de Luxembourg; assurer la gestion efficace des ressources humaines de la DG: carrières des fonctionnaires et autres agents (concours, recrutements, notations, mobilités, activités extérieures, démissions, indemnités, etc), conditions de travail, postes à l’organigramme et enveloppes budgétaires de la DG;

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Consolider la nouvelle organisation opérationnelle annuelle de 600 collègues de la DG SAFE, développer les synergies avec les services opérationnels, notamment la cellule «Need to Know» pour couvrir les besoins de sécurité de l’Institution selon l'activité parlementaire et aussi garantir la conciliation «vie privée/professionnelle» des agents; développer les outils IT de planification pour répondre aux exigences de l’Institution en matière de capacité, de flexibilité et de transparence;

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Développer un programme de professionnalisation des personnels de sécurité et de gestion des talents axé sur les besoins de la DG SAFE; mettre en place un outil de gestion intégré de développement de compétences; définir les besoins de formations de la DG pour garantir l’acquisition de nouvelles compétences et techniques de sécurité et répondre aux exigences de sécurité du PE; établir le plan de formation pour la DG et veiller à sa bonne exécution afin d’atteindre les objectifs de formation;

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Mettre en œuvre la politique du bien-être au sein de la DG SAFE afin de garantir aux agents de la DG SAFE les meilleures conditions de travail possible dans le respect des règles en vigueur;

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Finaliser une vision d'ensemble de l'occupation des bureaux par la DG SAFE, assurer la gestion des biens inventoriés (GBI), l’équipement et la livraison annuelle des tenues de service et de protection.

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Gestion budgétaire: Coordination, accompagnement des unités opérationnelles à FMS, conseil & assistance aux services afin d'assurer la préparation & l'exécution du budget; monitoring budgétaire & suivi de l'exécution des contrats &/ou des bons de commande (préparation & suivi des dossiers d'engagement & de paiement et des OR, gestion des recettes affectées); régularisation des dépenses de sécurité des Maisons de l'Europe;

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Marchés publics et contrats: Établissement et suivi de la programmation annuelle des marchés; coordination, accompagnement, conseil et assistance à tous les services opérationnels de la DG SAFE; rédaction des documents d'appels d'offres, lancement des procédures, gestion et suivi des marchés publics jusqu'à l'attribution et la signature des contrats; suivi contractuel de l'exécution des contrats, préparation des avenants et règlement des litiges/pénalités;

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Contrôle ex-ante des procédures de marché et de tous les actes budgétaires, de la bonne tenue de l'inventaire financier et de la conservation de tous les actes budgétaires et pièces justificatives ainsi que des documents relatifs aux procédures de passation de marchés;

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Rédaction des rapports périodiques et annuels d'activités, des réponses aux résolutions budgétaires, aux questionnaires du Parlement (Commissions BUDG et CONT) et aux instances de contrôle (Auditeur interne, Cour des comptes); suivi des KPI de l’unité (marchés et budget). Monitoring des Normes Minimales de Contrôle Interne, y compris les fonctions sensibles et le Registre des risques;

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Représenter la DG SAFE dans les GT FMP, Inter DG Steering group Finances et EMAS, GIDOC, ERMS Steering Committee, GEDA Steering Committee.

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Assurer l'installation, le fonctionnement et l'entretien des systèmes de sécurité physique — trois sites (BXL, STR, LUX); doter l'Institution d'un concept et d'une technologie moderne en matière de sécurité en assurant son fonctionnement permanent (iPACS);

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Garantir des opérations TIC, support informatique et développement de systèmes d'information (SI);

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Assurer la planification et l'exécution des marchés, la mise en œuvre du budget et les dépenses financières associées aux systèmes technologiques et de sécurité physique;

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Assurer le suivi des installations et des systèmes de sécurité physique dans les Bureaux de liaison du Parlement européen en collaboration avec les autres services concernés;

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Assurer la rédaction, la gestion et le contrôle de la mise en œuvre de la politique de Sécurité des Informations.