6.12.2017   

FR

Journal officiel de l'Union européenne

C 417/31


RAPPORT

sur les comptes annuels de l’Office de l’Organe des régulateurs européens des communications électroniques relatifs à l’exercice 2016, accompagné de la réponse de l’Office

(2017/C 417/03)

INTRODUCTION

1.

L’Office de l’Organe des régulateurs européens des communications électroniques (ci-après l’«Office»), sis à Riga, a été créé en vertu du règlement (CE) no 1211/2009 du Parlement européen et du Conseil (1). L’Office a pour mission principale de fournir des services professionnels et administratifs à l’Organe des régulateurs européens des communications électroniques (ORECE) et, sous la direction du conseil des régulateurs, de collecter et d’analyser des informations sur les communications électroniques, ainsi que de diffuser auprès des autorités réglementaires nationales les meilleures pratiques réglementaires, telles que des approches, méthodes ou lignes directrices communes sur la mise en œuvre du cadre réglementaire de l’Union européenne.

2.

Le tableau ci-après présente des chiffres clés relatifs à l’Office (2).

Tableau

Chiffres clés relatifs à l’Office

 

2015

2016

Budget (en millions d’euros) (3)

4,0

4,2

Total des effectifs au 31 décembre (4)

26

27

INFORMATIONS À L’APPUI DE LA DÉCLARATION D’ASSURANCE

3.

L’approche d’audit choisie par la Cour comprend des procédures d’audit analytiques, des tests directs sur les opérations et une évaluation des contrôles clés des systèmes de contrôle et de surveillance de l’Office. À cela s’ajoutent des éléments probants obtenus grâce aux travaux d’autres auditeurs ainsi qu’une analyse des prises de position de la direction.

OPINION

4.

Nous avons contrôlé:

a)

les comptes de l’Office, constitués des états financiers (5) et des états sur l’exécution du budget (6) pour l’exercice clos le 31 décembre 2016;

b)

la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes à ces comptes;

conformément aux dispositions de l’article 287 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne (TFUE).

Fiabilité des comptes

Opinion sur la fiabilité des comptes

5.

Nous estimons que les comptes de l’Office pour l’exercice clos le 31 décembre 2016 présentent fidèlement, dans tous leurs aspects significatifs, la situation financière de l’Office au 31 décembre 2016, le résultat de ses opérations, ses flux de trésorerie ainsi que l’état de variation de l’actif net pour l’exercice clos à cette date, conformément à son règlement financier et aux règles comptables adoptées par le comptable de la Commission. Ces dernières sont fondées sur les normes comptables internationalement admises pour le secteur public.

Légalité et régularité des opérations sous-jacentes aux comptes

Recettes

Opinion sur la légalité et la régularité des recettes sous-jacentes aux comptes

6.

Nous estimons que les recettes sous-jacentes aux comptes pour l’exercice clos le 31 décembre 2016 sont, dans tous leurs aspects significatifs, légales et régulières.

Paiements

Opinion sur la légalité et la régularité des paiements sous-jacents aux comptes

7.

Nous estimons que les paiements sous-jacents aux comptes pour l’exercice clos le 31 décembre 2016 sont, dans tous leurs aspects significatifs, légaux et réguliers.

Responsabilités de la direction et des personnes en charge de la gouvernance

8.

En vertu des articles 310 à 325 du TFUE et conformément au règlement financier de l’Office, la direction est responsable de l’établissement et de la présentation des comptes sur la base des normes comptables internationalement admises pour le secteur public, ainsi que de la légalité et de la régularité des opérations sous-jacentes à ces derniers. Cette responsabilité comprend la conception, la mise en œuvre et le maintien de contrôles internes pertinents pour l’établissement et la présentation d’états financiers exempts d’anomalies significatives, qu’elles résultent d’une fraude ou d’une erreur. La direction est également chargée de s’assurer que les activités, les opérations financières et les informations présentées dans les états financiers sont conformes aux textes législatifs et réglementaires qui les régissent. La direction de l’Office est responsable en dernier ressort de la légalité et de la régularité des opérations sous-jacentes aux comptes.

9.

Pour établir les comptes, la direction est tenue d’évaluer la capacité de l’Office à poursuivre son exploitation, de faire connaître, le cas échéant, les questions en rapport avec la continuité d’exploitation et de partir de l’hypothèse de la continuité d’exploitation.

10.

Les personnes responsables de la gouvernance sont chargées de surveiller le processus de présentation de l’information financière de l’entité.

Responsabilités de l’auditeur en matière d’audit des comptes et des opérations sous-jacentes

11.

Nos objectifs consistent, d’une part, à déterminer avec une assurance raisonnable si les comptes de l’Office sont exempts d’anomalies significatives et si les opérations sous-jacentes à ces comptes sont légales et régulières, et, d’autre part, à fournir au Parlement européen et au Conseil, ou aux autres autorités de décharge respectives, une déclaration d’assurance fondée sur notre audit, concernant la fiabilité des comptes ainsi que la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes à ces derniers. Une assurance raisonnable correspond à un degré d’assurance élevé, mais non à une garantie que toute anomalie ou toute non-conformité significatives seront détectées lors de l’audit. Les anomalies de même que les non-conformités peuvent résulter de fraudes ou d’erreurs et sont considérées comme significatives si l’on peut raisonnablement craindre que, isolément ou globalement, elles influent sur les décisions économiques prises par les utilisateurs sur la base de ces comptes.

12.

Un audit comprend la mise en œuvre de procédures en vue d’obtenir des éléments probants relatifs aux montants et aux informations qui figurent dans les comptes, ainsi qu’à la légalité et à la régularité des opérations qui leur sont sous-jacentes. Le choix des procédures s’appuie sur le jugement de l’auditeur, qui se fonde entre autres sur une appréciation du risque que des anomalies significatives affectent les comptes et, s’agissant des opérations sous-jacentes, du risque de non-respect, dans une mesure significative, des obligations prévues par le cadre juridique de l’Union européenne, que cela soit dû à des fraudes ou à des erreurs. En procédant à cette évaluation des risques, l’auditeur tient compte des contrôles internes relatifs à l’établissement et à la présentation fidèle des comptes, ainsi qu’à la légalité et à la régularité des opérations sous-jacentes, afin de définir des procédures d’audit adaptées aux circonstances. L’auditeur ne vise cependant pas à formuler une opinion sur l’efficacité des contrôles internes. Un audit comporte également l’appréciation de l’adéquation des méthodes comptables appliquées et de la vraisemblance des estimations comptables effectuées par la direction, ainsi que l’évaluation de la présentation générale des comptes.

13.

En ce qui concerne les recettes, nous vérifions les subventions versées par la Commission et évaluons les procédures mises en place par l’Office pour percevoir des redevances ou d’autres revenus, le cas échéant.

14.

En ce qui concerne les dépenses, nous examinons les opérations de paiement quand les dépenses ont été exposées, enregistrées et acceptées. Cet examen porte sur toutes les catégories de paiements autres que les avances, une fois qu’ils ont été effectués. Le paiement d’une avance est examiné lorsque le destinataire des fonds justifie sa bonne utilisation et que l’Office accepte la justification en procédant à son apurement, que cela ait lieu la même année ou plus tard.

15.

Lors de l’établissement du présent rapport et de la déclaration d’assurance, nous avons pris en considération les travaux d’audit réalisés par l’auditeur externe indépendant concernant les comptes de l’Office, conformément aux dispositions de l’article 208, paragraphe 4, du règlement financier de l’Union européenne (7).

16.

Les commentaires ci-après ne remettent pas en cause l’opinion de la Cour.

COMMENTAIRES SUR LA LÉGALITÉ ET LA RÉGULARITÉ DES OPÉRATIONS

17.

En mars 2016, l’Office a lancé une procédure de marché public en vue de la conclusion d’un contrat-cadre avec les deux écoles internationales sises à Riga pour les enfants de son personnel. Même si les spécifications techniques de l’appel d’offre disposaient que l’Office établirait un contrat-cadre multiple en cascade avec deux opérateurs économiques, le critère d’attribution précisait que le choix de l’école incomberait aux parents. De ce fait, le contrat-cadre d’une valeur de 400 000 euros signé en juillet 2016 est fondé sur des principes contradictoires, ce qui entraîne une insécurité juridique pour l’Office et les écoles. La conclusion d’un contrat-cadre était en outre superflue dans ce cas précis.

18.

À la suite d’un reclassement, un agent s’est vu attribuer directement le deuxième échelon d’un grade, au lieu du premier, ce qui est contraire aux dispositions du statut des fonctionnaires de l’Union européenne.

COMMENTAIRES SUR LA BONNE GESTION FINANCIÈRE ET LA PERFORMANCE

19.

En mars 2016, l’Office a conclu un contrat d’un montant de 60 000 euros pour acquérir des services de soutien professionnel et de conseil liés aux ressources humaines. La procédure de marché public était exclusivement fondée sur le prix. Le recrutement d’un consultant sans prise en considération des compétences et de l’expertise en tant que critère d’attribution ne permet pas de garantir une utilisation optimale des ressources.

AUTRES COMMENTAIRES

20.

En 2016, la durée moyenne de service des agents de l’Office était de 2,58 années et la rotation du personnel était élevée, atteignant 25 %. Cette situation nuit à l’efficience de l’Office et risque de compromettre la mise en œuvre de son programme de travail. Cela peut être dû au coefficient correcteur appliqué au traitement pour le pays d’accueil (73 % au 1er juillet 2016).

21.

Le règlement fondateur de l’Office n’exige pas d’évaluations externes périodiques de la performance. L’Office devrait envisager, avec la Commission, de commander une telle évaluation au moins tous les cinq ans, à l’instar de la plupart des autres agences. Toute future révision du règlement fondateur devrait prévoir ce type d’obligation.

SUIVI DES COMMENTAIRES DES ANNÉES PRÉCÉDENTES

22.

L’annexe donne une vue d’ensemble des mesures correctrices prises en réponse aux commentaires formulés les années précédentes par la Cour.

Le présent rapport a été adopté par la Chambre IV, présidée par M. Baudilio TOMÉ MUGURUZA, Membre de la Cour des comptes, à Luxembourg en sa réunion du 19 septembre 2017.

Par la Cour des comptes

Klaus-Heiner LEHNE

Président


(1)  JO L 337 du 18.12.2009, p. 1.

(2)  De plus amples informations concernant les compétences et les activités de l’Office sont disponibles sur son site internet à l’adresse www.berec.europa.eu

(3)  Les chiffres indiqués se fondent sur les crédits de paiement.

(4)  Les effectifs comprennent les fonctionnaires, les agents temporaires et contractuels, ainsi que les experts nationaux détachés.

Source: informations communiquées par l’Office.

(5)  Les états financiers comprennent le bilan, le compte de résultat, l’état des flux de trésorerie, l’état de variation de l’actif net ainsi qu’une synthèse des principales méthodes comptables et d’autres notes explicatives.

(6)  Les états sur l’exécution du budget comprennent les états qui présentent sous forme agrégée la totalité des opérations budgétaires et les notes explicatives.

(7)  Règlement (UE, Euratom) n o  966/2012 du Parlement européen et du Conseil (JO L 298 du 26.10.2012, p. 1).


ANNEXE

Suivi des commentaires des années précédentes

Année

Commentaires de la Cour

Mise en œuvre des mesures correctrices

(Terminée/En cours/En attente/Sans objet)

2014

Des crédits correspondant aux contributions des autorités réglementaires nationales des pays de l’AELE (1), qui jouissent du statut d’observateurs à l’ORECE, ont été inscrits au budget 2014 de l’Office. Cependant, en l’absence d’accords avec les pays en question, ces contributions n’ont pas été versées.

En attente

2015

En 2013, l’Office a signé un contrat-cadre de quatre ans portant sur la prestation de services professionnels d’organisation d’événements. Il a cependant sous-estimé ses besoins et le plafond financier prévu au contrat a été atteint en décembre 2014. Pour permettre la signature d’un nouveau contrat-cadre, une procédure de marché public a été lancée, mais seulement en août 2015. Dans l’intervalle, l’Office a obtenu ces services du même prestataire en recourant à des bons de commande et à des marchés de faible valeur (procédures négociées) (2). Le montant total des services acquis de la sorte dépassait le plafond prévu (3). L’Office aurait dû utiliser une procédure de marché public ouverte, au cours de laquelle tous les partenaires économiques intéressés auraient pu soumettre une offre.

Terminée

2015

Les états sur l’exécution du budget de l’Office que nous avons contrôlés ne sont pas aussi détaillés que ceux présentés par la plupart des autres agences: cela montre qu’il est nécessaire d’établir des lignes directrices claires sur la communication d’informations budgétaires par les agences.

Terminée

2015

Les reports de crédits engagés étaient élevés pour le titre II (Dépenses administratives), avec 134 228 euros, soit 44 % (contre 91 757  euros, soit 40 %, en 2014). Ces reports concernent principalement la prestation de services prévue au-delà de 2015.

Sans objet


(1)  Association européenne de libre-échange.

(2)  Dans le cas des bons de commande et des marchés de faible valeur, les règles en matière de marchés publics limitent la concurrence respectivement à un et à trois candidats.

(3)  La valeur totale des contrats signés s’élève à environ 80 000 euros, alors que le plafond fixé en vertu de l’article 137 du règlement délégué (UE) no 1268/2012 est de 60 000 euros.


RÉPONSE DE L’OFFICE DE L’ORECE

18.

L’État membre hôte, la Lettonie, n’a pas d’école européenne agréée. La création d’une nouvelle école européenne agréée est un processus long et, parallèlement à celui-ci, l’Office de l’ORECE a conclu des contrats directs avec des écoles dispensant des cours en anglais, français et allemand en tant que langue principale d’enseignement, en guise de mesure provisoire visant à garantir une éducation internationale aux enfants du personnel conformément aux lignes directrices de la Commission sur la politique du personnel dans les agences européennes de régulation (1). L’Office de l’ORECE est d’accord avec les conclusions des auditeurs selon lesquelles le recours à des contrats-cadres de services n’est pas adapté à la situation de l’Office de l’ORECE en matière d’éducation et, dans le futur, il recourra à des accords directs de services avec les écoles sans passation de marché public. L’Office de l’ORECE accueillerait avec satisfaction la publication de lignes directrices à jour de la Commission, qui tiennent compte des spécificités des services d’éducation.

19.

Sur la base des recommandations formulées par le comité conjoint de reclassement et des dossiers de l’ensemble des agents temporaires reclassables, l’autorité investie du pouvoir de nomination (AIPN) a adopté la liste des agents temporaires reclassés.

En outre, sur proposition du responsable administratif, l’AIPN a accepté, après un examen approfondi, de reclasser le titulaire du poste au deuxième échelon du grade supérieur au lieu du premier échelon, et une exception ex ante a donc été enregistrée conformément aux règles sur la gestion des exceptions aux règles et procédures financières établies.

20.

L’Office de l’ORECE est tout à fait d’accord avec le commentaire sur le contrat-cadre de services de gestion des ressources humaines. L’exécution de ce premier contrat particulier a déjà donné lieu à des difficultés liées au fait que l’attribution du contrat était exclusivement fondée sur le prix et non sur les qualifications et l’expérience professionnelles du consultant.

Souscrivant totalement aux remarques des auditeurs, l’Office de l’ORECE a résilié le contrat-cadre et mettra en place une stratégie différente afin d’obtenir les services nécessaires.

21.

L’Office de l’ORECE reconnaît que le taux de rotation élevé du personnel est un facteur de risque, qui a été consigné dans le registre des risques en tant que risque important, compte tenu notamment de la petite taille de l’Agence qui accentue l’impact négatif de ce taux de rotation élevé (l’Office de l’ORECE est la plus petite agence décentralisée de l’Union européenne).

La direction travaille constamment à l’introduction de techniques d’atténuation, mais il convient de souligner que certains éléments structuraux et horizontaux externes qui ont une incidence sur la rotation échappent au contrôle de l’Office de l’ORECE, dans la mesure où ils découlent de l’environnement de travail régional/local de l’Office de l’ORECE.

La récente baisse de rémunération nette, résultant de la baisse constante du coefficient correcteur pour la Lettonie, a accru ce facteur de risque.

Toute mesure prise ou prévue par l’Office de l’ORECE afin d’améliorer la situation ne peut qu’atténuer le risque et afin de régler efficacement la question de la fidélisation du personnel, il conviendrait de recourir à une intervention extérieure, notamment concernant le système actuel de coefficients correcteurs.

22.

L’Office de l’ORECE coopère avec la Commission à la préparation du rapport d’évaluation prévu à l’article 25 de son règlement fondateur et est disposé à coopérer avec la Commission dans le cadre d’évaluations ultérieures. L’Office de l’ORECE satisfera à toute exigence qui pourrait être introduite par le législateur dans ce domaine. Le règlement de l’ORECE fait actuellement l’objet d’un examen et la proposition de la Commission inclut une disposition particulière sur la répétition de l’évaluation tous les cinq ans.


(1)  COM(2005) 5304