10.12.2014   

FR

Journal officiel de l'Union européenne

C 442/332

RAPPORT

sur les comptes annuels de l’Office de l’harmonisation dans le marché intérieur relatifs à l’exercice 2013, accompagné des réponses de l’Office

(2014/C 442/39)

INTRODUCTION

1.

L’Office de l’harmonisation dans le marché intérieur (ci-après l’«Office» ou l’«OHMI»), sis à Alicante, a été créé en vertu du règlement (CE) no 40/94 du Conseil (1), qui a été abrogé et remplacé par le règlement (CE) no 207/2009 (2). La mission de l’Office est de mettre en œuvre la législation de l’Union sur les marques, dessins et modèles, qui confère aux entreprises une protection uniforme sur tout le territoire de l’Union européenne (3).

INFORMATIONS À L’APPUI DE LA DÉCLARATION D’ASSURANCE

2.

L’approche d’audit choisie par la Cour comprend des procédures d’audit analytiques, des tests directs sur les opérations et une évaluation des contrôles clés des systèmes de contrôle et de surveillance de l’Office. À cela s’ajoutent des éléments probants obtenus grâce aux travaux d’autres auditeurs (le cas échéant), ainsi qu’une analyse des prises de position de la direction.

DÉCLARATION D’ASSURANCE

3.

Conformément aux dispositions de l’article 287 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne (TFUE), la Cour a contrôlé:

a)

les comptes annuels de l’Office, constitués des états financiers (4) et des états sur l’exécution du budget (5) pour l’exercice clos le 31 décembre 2013;

b)

la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes à ces comptes.

Responsabilité de la direction

4.

La direction est responsable de l’établissement et de la présentation fidèle des comptes annuels de l’Office, ainsi que de la légalité et de la régularité des opérations sous-jacentes (6):

a)

s’agissant des comptes annuels de l’Office, la responsabilité de la direction comprend: la conception, la mise en œuvre et le maintien d’un système de contrôle interne pertinent pour l’établissement et la présentation fidèle d’états financiers exempts d’anomalies significatives, qu’elles résultent d’une fraude ou d’une erreur; le choix et l’application de méthodes comptables appropriées, sur la base des règles comptables adoptées par le comptable de la Commission (7); l’établissement d’estimations comptables raisonnables au regard de la situation du moment. Le président approuve les comptes annuels de l’Office après que le comptable de celui-ci les a établis sur la base de toutes les informations disponibles, et qu’il a rédigé une note, accompagnant les comptes annuels, dans laquelle il déclare, entre autres, qu’il a obtenu une assurance raisonnable que ces comptes présentent, dans tous leurs aspects significatifs, une image fidèle de la situation financière de l’Office;

b)

s’agissant de la légalité et de la régularité des opérations sous-jacentes, ainsi que de la conformité au principe de bonne gestion financière, la responsabilité de la direction consiste à assurer la conception, la mise en œuvre et le maintien d’un système de contrôle interne efficace et efficient, comprenant une surveillance adéquate et des mesures appropriées pour prévenir les irrégularités et les fraudes, et prévoyant, le cas échéant, des poursuites judiciaires en vue de recouvrer les montants indûment versés ou utilisés.

Responsabilité de l’auditeur

5.

La responsabilité de la Cour consiste à fournir au comité budgétaire de l’Office, sur la base de son audit, une déclaration d’assurance concernant la fiabilité des comptes annuels de l’Office, ainsi que la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes (8). La Cour conduit son audit conformément aux normes internationales d’audit et aux codes de déontologie de l’IFAC, ainsi qu’aux normes internationales des institutions supérieures de contrôle, établies par l’Intosai. En vertu de ces normes, la Cour est tenue de programmer et d’effectuer ses travaux d’audit de manière à pouvoir déterminer avec une assurance raisonnable si les comptes annuels sont exempts d’anomalies significatives et si les opérations sous-jacentes à ces comptes sont légales et régulières.

6.

L’audit comprend la mise en œuvre de procédures en vue d’obtenir des éléments probants relatifs aux montants et aux informations qui figurent dans les comptes, ainsi qu’à la légalité et à la régularité des opérations sous-jacentes. Le choix des procédures s’appuie sur le jugement de l’auditeur, qui se fonde sur une appréciation du risque que des anomalies significatives affectent les comptes et, s’agissant des opérations sous-jacentes, du risque de non-respect, dans une mesure significative, des obligations prévues par le cadre juridique de l’Union européenne, que cela soit dû à des fraudes ou à des erreurs. Lorsqu’il apprécie ces risques, l’auditeur examine les contrôles internes pertinents pour élaborer les comptes et assurer la fidélité de leur présentation, ainsi que les systèmes de contrôle et de surveillance visant à assurer la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes, et il conçoit des procédures d’audit adaptées aux circonstances. L’audit comporte également l’appréciation de l’adéquation des méthodes comptables appliquées et de la vraisemblance des estimations comptables, ainsi que l’évaluation de la présentation générale des comptes.

7.

La Cour estime que les informations probantes obtenues sont suffisantes et appropriées pour étayer sa déclaration d’assurance.

Opinion sur la fiabilité des comptes

8.

La Cour estime que les comptes annuels de l’Office présentent fidèlement, dans tous leurs aspects significatifs, la situation financière de celui-ci au 31 décembre 2013, ainsi que les résultats de ses opérations et les flux de trésorerie pour l’exercice clos à cette date, conformément aux dispositions de son règlement financier et aux règles comptables adoptées par le comptable de la Commission.

Opinion sur la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes aux comptes

9.

La Cour estime que les opérations sous-jacentes aux comptes annuels relatifs à l’exercice clos le 31 décembre 2013 sont légales et régulières dans tous leurs aspects significatifs.

10.

Les commentaires ci-après ne remettent pas en cause les opinions de la Cour.

COMMENTAIRES SUR LA GESTION BUDGÉTAIRE

11.

Le montant des reports des années précédentes annulés est passé de 4,2 millions d’euros (13 %) en 2012 à 6 millions d’euros (16 %) en 2013. Pour ces deux exercices, cette situation s’explique principalement par une surestimation des remboursements dus dans le cadre d’accords de coopération avec les offices nationaux des États membres (1,9 million d’euros en 2012 et 3,8 millions d’euros en 2013), ce qui met en évidence la nécessité d’obtenir auprès des offices nationaux des informations plus précises sur les coûts effectivement encourus au terme de l’exercice.

12.

Le niveau des crédits engagés en 2013 pour les différents titres a oscillé entre 98 % et 89 % du total des crédits, ce qui indique que les engagements juridiques ont été pris en temps opportun. Pour le titre II (dépenses administratives) et le titre III, la part des crédits engagés reportés à 2014 était importante et a atteint respectivement 23,9 millions d’euros (28 %) et 13,3 millions d’euros (38 %). S’agissant du titre II, ces reports résultent de contrats pluriannuels principalement liés à la construction du nouveau bâtiment de l’Office, ainsi qu’à des développements et des services/du matériel informatiques commandés, comme prévu, fin 2013, et qui n’étaient à régler qu’en 2014. S’agissant du titre III, les reports étaient principalement liés à des accords de coopération passés avec des offices nationaux dont les déclarations de coûts ne devaient être présentées par ces derniers qu’en 2014. S’ajoute à cela la commande habituelle de services de traduction au cours des derniers mois de 2013 qui n’étaient à régler qu’en 2014.

AUTRES COMMENTAIRES

13.

L’Office dispose d’un plan de continuité de l’activité et de gestion des crises qui stipule que quelque 25 rôles doivent être assurés en permanence par un personnel d’astreinte. Bien que les crédits budgétaires couvrant les indemnités d’astreinte soient approuvés chaque année par le comité budgétaire de l’Office, le montant versé en 2013 (4 02  458 euros) dépasse très largement le montant des indemnités de même nature versées par d’autres agences tenues d’assurer un service permanent.

SUIVI DES COMMENTAIRES DES ANNÉES PRÉCÉDENTES

14.

L’annexe I donne une vue d’ensemble des mesures correctrices prises en réponse aux commentaires formulés les années précédentes par la Cour.

Le présent rapport a été adopté par la Chambre IV, présidée par M. Milan Martin CVIKL, membre de la Cour des comptes, à Luxembourg en sa réunion du 8 juillet 2014.

Par la Cour des comptes

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Président

(1)  JO L 11 du 14.1.1994, p. 1.

(2)  JO L 78 du 24.3.2009, p. 1.

(3)  L’annexe II présente, de manière synthétique et à titre d’information, les compétences et activités de l’Office.

(4)  Les états financiers comprennent le bilan, le compte de résultat économique, le tableau des flux de trésorerie, l’état de variation de l’actif net, ainsi qu’une synthèse des principales méthodes comptables et d’autres notes explicatives.

(5)  Les états sur l’exécution du budget comprennent le compte de résultat de l’exécution budgétaire et son annexe.

(6)  Articles 38 et 43 du règlement n o  CB-3-09 du comité budgétaire de l’Office de l’harmonisation dans le marché intérieur.

(7)  Les règles comptables adoptées par le comptable de la Commission sont fondées sur les normes comptables internationales pour le secteur public (IPSAS), publiées par la Fédération internationale des experts-comptables, ou, le cas échéant, sur les normes comptables internationales (IAS)/normes internationales d’information financière (IFRS) publiées par l’International Accounting Standards Board (IASB).

(8)  Articles 91 à 95 du règlement n o  CB-3-09 du comité budgétaire de l’Office de l’harmonisation dans le marché intérieur.

ANNEXE I

Suivi des commentaires des années précédentes

Année

Commentaires de la Cour

Mise en œuvre des mesures correctrices

(Terminée/En cours/En attente/Sans objet)

2011

La Cour a mis au jour plusieurs faiblesses affectant l’accord de niveau de service passé entre l’Office et le Centre de traduction des organes de l’UE (CDT). L’accord a été signé par l’Office le 20 juin 2011 et, conformément aux dispositions de l’article 10, est entré en vigueur le 1er janvier 2011. L’exécution du contrat a donc commencé préalablement à sa signature. À la demande du CDT, l’Office a effectué un paiement de 1,8 million d’euros à titre de compensation (1). De plus, ce montant a été autorisé sans avoir fait l’objet d’un engagement budgétaire et en l’absence de crédits disponibles (2).

Sans objet

2011

L’Office doit améliorer sa gestion des immobilisations. S’agissant des immobilisations incorporelles générées par l’Office, les procédures comptables et les informations relatives aux coûts n’étaient pas fiables.

Terminée

2011

Les liquidités détenues par l’Office au 31 décembre 2011 s’élevaient au total à 520 millions d’euros (contre 495 millions d’euros en 2010). Conformément à la politique de gestion de la trésorerie adoptée par le comité budgétaire en 2010, les liquidités ont été placées dans neuf banques de cinq États membres.

Terminée

La Cour constate néanmoins que le niveau de liquidités reste élevé.

2012

Sur les 31,9 millions d’euros de crédits engagés reportés de 2011 à 2012, 4,16 millions d’euros (13 %) ont été annulés en 2012. Sur cette somme, 1,93 million d’euros avait trait à des accords de coopération conclus avec des États membres qui n’ont pas absorbé l’intégralité des montants qui leur avaient été alloués.

Sans objet

2012

En 2012, le niveau global des crédits engagés a atteint 93 %, ce qui indique que les engagements ont été pris en temps opportun. Les crédits engagés reportés à 2013 étaient toutefois importants et se sont élevés à 36,7 millions d’euros (19 % du total des crédits engagés), dont 21,7 millions d’euros relevant du titre II (dépenses administratives) et 14,1 millions d’euros du titre III (dépenses opérationnelles). Le niveau élevé des reports s’explique principalement par la facturation tardive de biens et services fournis en 2012. Dans le cas précis du titre II, le niveau élevé des reports est la conséquence de plusieurs contrats pluriannuels liés à la construction du nouveau bâtiment de l’Office (6,09 millions d’euros) et à la passation de marchés dans le secteur informatique (7,67 millions d’euros). S’agissant du titre III, les reports étaient principalement liés à des accords de coopération passés avec des États membres dont les déclarations de coûts ne devaient être présentées qu’en 2013 (8,13 millions d’euros). S’ajoute à cela la commande de services de traduction au cours des derniers mois de 2012 (5,43 millions d’euros) qui n’étaient à régler qu’en 2013.

Sans objet

(1)  L’accord prévoyait un montant minimal de 16,3 millions d’euros. Or les services fournis en 2011 ont représenté, au total, 14,5 millions d’euros.

(2)  Ce paiement a été imputé sur le budget 2012.

ANNEXE II

Office de l’harmonisation dans le marché intérieur (Alicante)

Compétences et activités

Domaines de compétence de l’Union selon le traité

(articles 36 et 56 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne)

Libre circulation des marchandises

[…] les interdictions ou restrictions [...] justifiées par des raisons de […] protection de la propriété industrielle et commerciale [...] ne doivent constituer ni un moyen de discrimination arbitraire ni une restriction déguisée dans le commerce entre les États membres.

[…] les restrictions à la libre prestation des services à l’intérieur de l’Union sont interdites à l’égard des ressortissants des États membres établis dans un État membre autre que celui du destinataire de la prestation. [...]

Compétences de l’Office

[règlement (CE) no 207/2009 du Conseil]

[règlement (UE) no 386/2012 du Parlement européen et du Conseil]

Objectifs

Mettre en œuvre la législation de l’Union sur les marques, dessins et modèles, qui donne aux entreprises le droit à une protection uniforme sur tout le territoire de l’Union.

Encourager la discussion, la recherche, la formation, la communication, la création d’outils d’assistance informatique sophistiqués et la diffusion des meilleures pratiques en matière de propriété intellectuelle.

Tâches

—

Assurer la réception et le dépôt des demandes d’enregistrement.

—

Examiner les conditions de dépôt et la compatibilité avec la législation de l’Union.

—

Effectuer une recherche auprès des services de la propriété industrielle des États membres sur l’existence de marques nationales antérieures.

—

Assurer la publication des demandes.

—

Examiner l’opposition (éventuelle) de tiers.

—

Procéder à l’enregistrement ou au rejet des demandes.

—

Examiner les demandes de déchéance ou de nullité.

—

Traiter les recours contre les décisions.

—

Améliorer la compréhension de la valeur de la propriété intellectuelle.

—

Améliorer la compréhension de l’étendue et de l’impact des atteintes aux droits de propriété intellectuelle.

—

Mieux faire connaître les meilleures pratiques du secteur public et du secteur privé en matière de protection des droits de propriété intellectuelle.

—

Sensibiliser les citoyens à l’impact des atteintes aux droits de propriété intellectuelle.

—

Aider à renforcer l’expertise des personnes impliquées dans le respect des droits de propriété intellectuelle.

—

Développer la connaissance des outils techniques pour prévenir et combattre les atteintes aux droits de propriété intellectuelle, et notamment des systèmes de repérage et de suivi qui aident à distinguer les produits authentiques des contrefaçons.

—

Fournir des mécanismes qui contribuent à améliorer l’échange en ligne, entre les autorités des États membres œuvrant dans le domaine des droits de propriété intellectuelle, d’informations relatives au respect de ces droits et encourager la coopération avec et entre ces autorités.

—

S’efforcer, en consultation avec les États membres, d’encourager la coopération internationale avec les offices de la propriété intellectuelle des pays tiers en vue d’élaborer des stratégies et de développer des techniques, des compétences et des outils pour assurer le respect des droits de propriété intellectuelle.

Gouvernance

Conseil d’administration

Composition

—

Un représentant de chaque État membre et un représentant de la Commission ainsi que leurs suppléants.

Tâche

—

Conseiller le président sur les matières relevant de la compétence de l’OHMI.

—

Dresser les listes de candidats (article 125) aux fonctions de président, de vice-président, de président et de membre des chambres de recours.

Président de l’Office

—

Nommé par le Conseil sur la base d’une liste de trois candidats au maximum, dressée par le conseil d’administration.

Comité budgétaire

Composition

—

Un représentant de chaque État membre et un représentant de la Commission ainsi que leurs suppléants.

Tâche

—

Arrêter le budget et le règlement financier, donner décharge au président, fixer le montant à verser pour les rapports de recherche.

Décisions concernant les demandes

Elles sont prises par:

a)

les examinateurs;

b)

les divisions d’opposition;

c)

la division de l’administration des marques et des questions juridiques;

d)

les divisions d’annulation;

e)

les chambres de recours.

Audit externe

Cour des comptes européenne.

Autorité de décharge

Comité budgétaire de l’Office.

Moyens mis à la disposition de l’Office en 2013 (2012)

Budget

418 (429) millions d’euros

Effectifs au 31 décembre 2013

861 (775) emplois prévus au tableau des effectifs, dont pourvus: 731 (680) + 171 (138) autres emplois (contrats d’auxiliaires, experts nationaux détachés, agents locaux et intérimaires, conseillers spéciaux)

Total des effectifs: 902 (818)

Produits et services fournis en 2013 (2012)

Marques

Nombre de demandes: 1 14  421(1 07  924)

Nombre d’enregistrements: 98  092(95  645)

Oppositions reçues: 17  006(16  634)

Recours devant les chambres de recours: 2  602(2  339)

Recours pendants: 2  361(2  352)

Dessins

Dessins reçus: 95  429(92  175)

Dessins enregistrés: 84  056(78  658)

Source: annexe transmise par l’Office.

RÉPONSES DE L’OFFICE

11.

L’Office met actuellement en place des mesures, en collaboration avec les offices nationaux, en vue de réduire le taux élevé de reports annulés. Un projet-pilote de rapport d’exécution budgétaire semestriel a été établi, l’idée étant d’étendre ces rapports aux projets importants que l’Office mène avec les offices nationaux, une fois que la participation à cet exercice-pilote aura été élargie. Enfin, l’Office examinera également la possibilité d’ajuster les contrats (pour 2015) avec les offices nationaux afin de réduire à un minimum les reports inutiles.

12.

Outre les mesures précitées, qui réduiraient le taux élevé de reports principalement au sein du titre III, mais également du titre II, l’Office met actuellement en place un système, en collaboration avec le CDT, en vue de réduire le volume des reports en fin d’exercice. Par ailleurs, comme le fait observer la Cour, l’extension du siège de l’Office et les développements informatiques justifient le niveau élevé de reports au sein du titre II.

L’Office adopte actuellement des mesures visant à mieux contrôler les montants reportés chaque année.

13.

Conformément aux exigences des normes de qualité internationales (ISO 27001) et des normes de contrôle interne (ICS 10) adoptées par le comité budgétaire de l’Office, l’OHMI a mis en place un plan de continuité des activités (PCA) qui, désormais, est également prévu dans le règlement financier-cadre pour 2013.

En novembre 2006, les organes directeurs de l’Office — conseil d’administration et comité budgétaire — ont été informés de la stratégie de l’OHMI (qu’ils ont avalisée), laquelle était fondée sur un scénario à trois niveaux (niveau 0: équipe de gestion des crises; niveau 1: équipes chargées de l’informatique et de la logistique, équipe de coordination du rétablissement, et équipe de communication globale; niveau 2: équipes qui travailleront au rétablissement). Le statut des fonctionnaires prévoit une rémunération pour le personnel d’astreinte. L’impact budgétaire de cette rémunération est pris en considération dans une ligne budgétaire spécifique, actualisé (en fonction des besoins de l’organisation) et adopté chaque année dans le budget.

Le PCA, qui a été établi à la suite d’une analyse d’impact approfondie avec le concours de consultants externes, couvre TOUTES les activités de l’Office.

Au sein de l’Office, 25 rôles doivent être assurés en permanence par un personnel d’astreinte, et les paiements effectués en 2013 se sont élevés à 4 02  458 euros. Les raisons pour lesquelles une structure si solide a été mise en œuvre dans le cadre du PCA sont les suivantes:

L’exposition et la visibilité de l’Office vis-à-vis de ses parties prenantes sont fortes; de ce fait, l’Office doit assurer un service d’affaires en ligne (e-business) opérationnel 24 heures/24 et 7 jours/7, et garantir une réponse immédiate à ses usagers. Une indisponibilité du système informatique aurait de graves conséquences pour la continuité des activités. C’est pourquoi la continuité des activités est essentielle dans l’ensemble de l’Office et concerne tous les départements [visibilité d’activités telles que la coopération avec les États membres et dans le contexte de l’Observatoire, interaction avec l’Office de Bruxelles, support aux télétravailleurs, garantie du bon fonctionnement de la collecte des taxes (système informatique automatisé utilisé par l’ensemble de l’Office) et, enfin, participation du personnel chargé des passations de marchés, qui joue un rôle centralisateur prédéterminé (gestion de tous les dossiers financiers) en cas de sinistre]. Du fait de la taille de nos fournisseurs et de l’environnement international duquel ils sont issus, la quantité de documents officiels est très importante et extrêmement tributaire de l’informatique.

Ces raisons justifient, à notre avis, les différences constatées avec d’autres agences.

Depuis sa création, l’Office a déjà eu recours deux fois au personnel d’astreinte, la dernière dans le cadre du lancement de son nouveau site web.

Le montant des indemnités d’astreinte payé en 2013 représente moins de 0,5 % des dépenses totales du titre I. Ces frais représentent également un montant inférieur aux recettes perçues par l’intermédiaire des services en ligne de l’Office au cours d’une journée comptable.

L’Office tiendra compte de l’observation formulée par la Cour des comptes dans la révision annuelle de ses processus, procédures et systèmes qu’il effectue dans l’optique d’une amélioration constante de ceux-ci.

14.

L’Office prend acte du fait que la Cour des comptes a considéré que toutes les mesures faisant suite aux observations formulées l’année précédente avaient été mises en œuvre ou étaient sans objet.