10.1.2013   

FR

Journal officiel de l'Union européenne

C 6/9

RAPPORT

sur les comptes annuels de l'entreprise commune Clean Sky relatifs à l'exercice 2011 accompagné des réponses de l'entreprise commune

2013/C 6/02

INTRODUCTION

1.

L’entreprise commune Clean Sky, sise à Bruxelles, a été créée en décembre 2007 (1) pour une période de dix ans.

2.

L'entreprise commune Clean Sky a pour objectif d’accélérer la mise au point, la validation et la démonstration de technologies de transport aérien propres dans l'Union européenne, de manière à en assurer le déploiement le plus tôt possible (2). Les activités de recherche dont l’entreprise commune assure la coordination couvrent six domaines technologiques ou «démonstrateurs technologiques intégrés» (DTI).

3.

Les membres fondateurs de l'entreprise commune sont l'Union européenne, représentée par la Commission, et les partenaires industriels en qualité de responsables des DTI, ainsi que les membres associés des différents DTI.

4.

La contribution maximale de l’UE à l'entreprise commune Clean Sky, qui couvre les frais de fonctionnement et les activités de recherche, s’élève à 800 millions d’euros, à prélever sur les crédits budgétaires alloués au septième programme-cadre (3). Les autres membres de l'entreprise commune apportent des ressources équivalant au moins à la contribution de l’UE, y compris des contributions en nature.

5.

L'entreprise commune est devenue autonome le 16 novembre 2009.

INFORMATIONS À L'APPUI DE LA DÉCLARATION D'ASSURANCE

6.

L’approche d’audit choisie par la Cour repose sur des procédures d’audit analytiques, des tests des opérations au niveau de l’entreprise commune et une évaluation des contrôles clés des systèmes de contrôle et de surveillance. À cela s'ajoutent des éléments probants obtenus grâce aux travaux d'autres auditeurs (le cas échéant), ainsi qu’une analyse des prises de position de la direction.

DÉCLARATION D'ASSURANCE

7.

Conformément aux dispositions de l'article 287, paragraphe 1, du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, la Cour a contrôlé les comptes annuels (4) de l'entreprise commune Clean Sky, constitués des «états financiers» (5) et des «états sur l’exécution du budget» (6) pour l’exercice clos le 31 décembre 2011, ainsi que la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes à ces comptes.

8.

La présente déclaration est adressée au Parlement européen et au Conseil, en vertu de l'article 185, paragraphe 2, du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil (7).

Responsabilité de la direction

9.

En tant qu’ordonnateur, le directeur exécute le budget en recettes et en dépenses conformément à la réglementation financière de l’entreprise commune, sous sa propre responsabilité et dans la limite des crédits alloués (8). Il est chargé de mettre en place (9) la structure organisationnelle ainsi que les systèmes et procédures de gestion et de contrôle interne appropriés pour établir des comptes définitifs (10) exempts d’inexactitudes significatives, qu’elles résultent d’une fraude ou d’une erreur, et pour garantir la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes à ces comptes.

Responsabilité de l’auditeur

10.

La responsabilité de la Cour est de fournir, sur la base de son audit, une déclaration d’assurance concernant la fiabilité des comptes annuels de l’entreprise commune, ainsi que la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes à ces derniers.

11.

La Cour a conduit son audit conformément aux normes internationales d'audit et aux codes de déontologie IFAC et ISSAI (11). En vertu de ces normes, la Cour est tenue de se conformer aux règles d'éthique et aux exigences professionnelles, ainsi que de programmer et d'effectuer ses travaux d'audit de manière à pouvoir déterminer avec une assurance raisonnable si les comptes sont exempts d'inexactitudes significatives et si les opérations sous-jacentes sont légales et régulières.

12.

L'audit de la Cour comprend la mise en œuvre de procédures en vue d’obtenir des éléments probants relatifs aux montants et aux informations qui figurent dans les comptes, ainsi qu'à la légalité et à la régularité des opérations qui leur sont sous-jacentes. Le choix des procédures dépend du jugement de la Cour, de même que l'appréciation des risques que des inexactitudes significatives affectent les comptes ou que les opérations soient illégales ou irrégulières, que cela soit dû à des fraudes ou à des erreurs. Lorsqu'elle évalue ces risques, la Cour examine les aspects du contrôle interne concernant l'élaboration et la présentation des comptes par l'entité, afin de définir les procédures d'audit adaptées aux circonstances. L'audit de la Cour consiste également à apprécier l'adéquation des politiques comptables et la vraisemblance des estimations comptables effectuées par la direction, ainsi qu'à évaluer la présentation générale des comptes.

13.

La Cour estime que les informations probantes qu’elle a obtenues sont suffisantes et adéquates pour étayer les opinions ci-après.

Opinion sur la fiabilité des comptes

14.

La Cour estime que les comptes annuels de l’entreprise commune présentent fidèlement, dans tous leurs aspects significatifs, la situation financière de celle-ci au 31 décembre 2011, ainsi que les résultats de ses opérations et les flux de trésorerie pour l’exercice clos à cette date, conformément aux dispositions de sa réglementation financière.

Éléments étayant l’opinion avec réserve sur la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes aux comptes

15.

La stratégie d’audit ex post de l’entreprise commune a été adoptée par décision du comité directeur le 17 décembre 2010 et constitue un contrôle clé pour l’évaluation de la légalité et de la régularité des opérations sous-jacentes (12). En septembre 2012, les audits ex post terminés couvraient un montant de 44,3 millions d’euros (soit 18,8 % de l’ensemble des déclarations de dépenses reçues par l’entreprise commune en 2008, 2009 et 2010 (13)). Le taux d'erreur résultant de ces audits ex post s’élevait à 6,16 % (14).

Opinion avec réserve sur la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes aux comptes

16.

La Cour estime que, abstraction faite de l’incidence de l’observation formulée au point 15, les opérations sous-jacentes aux comptes annuels de l’entreprise commune relatifs à l’exercice clos le 31 décembre 2011 sont légales et régulières dans tous leurs aspects significatifs.

17.

Les commentaires formulés aux points 18 à 32 ne remettent pas en cause les opinions de la Cour.

COMMENTAIRES SUR LA GESTION BUDGÉTAIRE ET FINANCIÈRE

Exécution budgétaire

18.

Le dernier budget rectificatif de 2011 (15) comprenait des crédits d’engagement à hauteur de 175 millions d’euros et des crédits de paiement à hauteur de 159,8 millions d’euros. Le taux d’exécution des crédits d’engagement était de 94 %, tandis que celui des crédits de paiement était de 64 %. Ce dernier taux indique des retards dans la mise en œuvre des activités de l’entreprise commune. Les délais séparant la publication des appels de propositions et la signature des conventions de subvention sont importants (16). Le solde de trésorerie, qui s'élevait à 51 millions d'euros à la fin de l'exercice (soit 32 % des crédits de paiement disponibles en 2011), est également révélateur du faible niveau d’exécution du budget (17).

19.

L’entreprise commune a reporté à 2012 des crédits de paiement s’élevant à 68 millions d’euros, sans décision du comité de direction (18), ce qui est contraire aux dispositions de sa réglementation financière.

Présentation des comptes

20.

La présentation à l’entreprise commune des déclarations de dépenses pour 2011 dans le cadre des conventions de subvention avec les membres a connu un retard important. En raison de ce retard, un grand nombre de déclarations n’ont pu être validées à temps pour les comptes définitifs de 2011. De ce fait, les contributions en nature correspondantes (52 millions d'euros) n’ont pas été approuvées par le comité directeur en temps voulu; elles n’ont donc pas pu être comptabilisées en tant qu’éléments de l’actif net et ont dû être inscrites au passif (sous «contributions à valider»). L’entreprise commune a donc déclaré un actif net négatif de 18,5 millions d’euros. Les comptes définitifs reflètent fidèlement cette situation transitoire, qui ne présente pas de risque de solvabilité pour l’entreprise commune.

COMMENTAIRE SUR LES CONTRÔLES CLÉS DES SYSTÈMES DE CONTRÔLE ET DE SURVEILLANCE DE L’ENTREPRISE COMMUNE

21.

Malgré les progrès accomplis en 2011, l’entreprise commune n'a pas terminé de mettre en place des systèmes de contrôle interne et d'information financière fiables. En particulier, des efforts sont encore nécessaires en ce qui concerne les procédures de contrôle ex ante appliquées dans le cadre de la validation des déclarations de dépenses.

22.

En 2011, l’entreprise commune n’avait toujours pas mis en place le nouvel outil (19) servant à gérer les informations relatives aux déclarations de dépenses présentées par les membres et les bénéficiaires.

23.

La Cour a examiné les procédures de contrôle ex ante appliquées aux déclarations de dépenses présentées dans le cadre de trois conventions de subvention signées avec des membres de Clean Sky (20). Les insuffisances suivantes ont été relevées:

—

les listes de vérification utilisées pour le contrôle ex ante des déclarations de dépenses n’étaient pas toujours complètes (21),

—

dans un cas, le certificat d'audit joint à la déclaration de dépenses d’un associé comportait des exceptions concernant les coûts de personnel et la sous-traitance. Aucun ajustement n’a été opéré dans la déclaration de dépenses du fait de ces exceptions,

—

contrairement à ce que prévoit le manuel de procédures financières (22), rien n’atteste que les agents affectés à des tâches opérationnelles vérifient également les aspects financiers de l’exécution des contrats,

—

pour trois opérations au moins, les fonctions de vérificateur financier et d’ordonnateur relevaient de la responsabilité du chef d’administration, ce qui est contraire aux dispositions du manuel de procédures financières et au principe de séparation des fonctions.

24.

Les processus opérationnels sous-jacents ont été validés par le comptable en mars 2012, comme le prévoit la réglementation financière de l’entreprise commune (23). Le comptable a formulé un certain nombre de recommandations dans son rapport de validation, notamment en ce qui concerne la nécessité d’améliorer le système de validation des déclarations de dépenses et la mise en place d’un outil permettant de rendre compte des questions budgétaires et comptables à la direction de manière appropriée.

AUTRES OBSERVATIONS

Fonction d’audit interne et service d’audit interne de la Commission

25.

En 2011, en raison des contraintes en matière de ressources au sein de l’organisation, l’auditeur interne a dû examiner les principaux processus de l’entreprise commune, y compris l’établissement des comptes relatifs aux exercices 2010 et 2011 et la validation des déclarations de dépenses soumises par ses membres.

26.

En 2011, le service d’audit interne de la Commission a procédé à une évaluation des risques. Le plan d’audit stratégique pour la période 2012-2014, fondé sur les résultats de cette évaluation des risques, a été présenté au comité directeur le 14 décembre 2011 pour adoption.

27.

Le comité directeur a adopté la charte de mission du service d'audit interne de la Commission le 31 mars 2011. Cependant, aucune modification n'a encore été apportée à la réglementation financière de l'entreprise commune pour y intégrer les dispositions du règlement-cadre (24) relatives aux compétences de l'auditeur interne de la Commission.

Paiement des contributions des membres

28.

La procédure d’émission des ordres de recouvrement relatifs aux frais de fonctionnement de l’entreprise commune n’a pas été appliquée correctement. La prévision de trésorerie requise n’était pas jointe à la demande de paiement des contributions 2011 adressée aux membres.

Suivi des observations antérieures

29.

Fin 2011, l'entreprise commune n'avait toujours pas terminé l'élaboration des procédures internes devant être utilisées pour superviser l'application des dispositions relatives à la protection, à la valorisation et à la diffusion des résultats de recherche (25).

30.

Dans son avis de 2011 sur la réglementation financière de l’entreprise commune, la Cour a relevé un certain nombre de points nécessitant des modifications (26). Or la réglementation financière n’a pas été modifiée de manière à tenir compte des questions soulevées par la Cour dans son avis.

31.

En 2011, l’entreprise commune a élaboré un plan de continuité de l’activité et elle a accompli des progrès s’agissant de la formalisation des politiques en matière de sécurité informatique. Les éléments essentiels (27) d’un plan de rétablissement après sinistre ont été définis en 2011, mais des efforts supplémentaires sont nécessaires pour compléter et approuver celui-ci.

32.

L’accord de siège (28) a été conclu le 2 février 2012 entre l’entreprise commune et les autorités belges en ce qui concerne les bureaux, les privilèges et immunités et les autres éléments à fournir.

Le présent rapport a été adopté par la Chambre IV, présidée par M. Louis GALEA, membre de la Cour des comptes, à Luxembourg en sa réunion du 13 novembre 2012.

Par la Cour des comptes

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Président

(1)  Règlement (CE) no 71/2008 du Conseil du 20 décembre 2007 portant création de l'entreprise commune Clean Sky (JO L 30 du 4.2.2008, p. 1).

(2)  L'annexe présente, de manière synthétique et à titre d'information, les compétences, activités et ressources de l'entreprise commune.

(3)  Le septième programme-cadre, adopté en vertu de la décision no 1982/2006/CE du Parlement européen et du Conseil (JO L 412 du 30.12.2006, p. 1), regroupe les initiatives de l'UE liées à la recherche dans un même ensemble et joue un rôle primordial dans la réalisation des objectifs concernant la croissance, la compétitivité et l'emploi. Il représente également un pilier majeur pour l'Espace européen de la recherche.

(4)  La Cour a reçu les comptes annuels provisoires le 1er mars 2012. Ces comptes sont accompagnés d’un rapport sur la gestion budgétaire et financière au cours de l’exercice. Ce rapport rend compte, notamment, du taux d’exécution des crédits.

(5)  Les états financiers comprennent le bilan et le compte de résultat économique, le tableau des flux de trésorerie, l’état de variation des actifs nets et l’annexe aux états financiers, qui comporte une description des principales méthodes comptables et d’autres informations explicatives.

(6)  Les états sur l’exécution du budget comprennent le compte de résultat de l’exécution budgétaire et son annexe.

(7)  JO L 248 du 16.9.2002, p. 1.

(8)  Article 33 du règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 de la Commission (JO L 357 du 31.12.2002, p. 72).

(9)  Article 38 du règlement (CE, Euratom) no 2343/2002.

(10)  Les règles en matière de reddition des comptes et de tenue de la comptabilité par les organismes de l'UE sont fixées aux chapitres 1 et 2 du titre VII du règlement (CE, Euratom) no 2343/2002, modifié en dernier lieu par le règlement (CE, Euratom) no 652/2008 (JO L 181 du 10.7.2008, p. 23), et sont reprises telles quelles dans la réglementation financière de l’entreprise commune.

(11)  Fédération internationale des experts-comptables (IFAC) et normes internationales des institutions supérieures de contrôle des finances publiques (ISSAI).

(12)  L’article 12, paragraphe 4, du règlement portant création de l’entreprise commune dispose que «l'entreprise commune Clean Sky effectue des contrôles sur place et des audits financiers auprès des bénéficiaires des financements publics de l'entreprise commune Clean Sky». Les audits ex post permettent de mettre au jour des dépenses inéligibles déclarées par les bénéficiaires, qui peuvent ensuite faire l'objet d’une procédure de recouvrement.

(13)  Les paiements relatifs aux déclarations de 2010 ont été effectués en 2011.

(14)  Le calcul du taux d'erreur se fonde sur la moyenne des surdéclarations relevées dans les déclarations de dépenses, pondérées en fonction de leur montant.

(15)  Adopté par le comité directeur le 14 décembre 2011.

(16)  Le délai entre la publication des appels de propositions et la signature des conventions de subvention de l’entreprise commune était en moyenne de 418 jours pour les appels de 2010 et de 291 jours pour le premier appel de 2011.

(17)  Fin 2010, le solde de trésorerie s'élevait à 53 millions d'euros (soit 41 % des crédits de paiement disponibles en 2010).

(18)  L’article 10, paragraphe 1, de la réglementation financière dispose que «les crédits non utilisés à la fin de l'exercice pour lequel ils ont été inscrits sont annulés. En raison des besoins de l'entreprise commune, les crédits annulés peuvent être inscrits dans l'état prévisionnel des recettes et des dépenses des trois exercices suivants, conformément à l’article 27. Toutefois, ils peuvent faire l'objet d'une décision de report, limité au seul exercice suivant, prise par le comité de direction au plus tard le 15 février […]».

(19)  L’entreprise commune travaille au développement d’un nouvel outil de gestion des données relatives aux membres.

(20)  Chacune des déclarations des membres de Clean Sky comportait en moyenne 30 déclarations de dépenses d’associés.

(21)  Des éléments essentiels, comme la signature du vérificateur opérationnel et l’examen de l’exhaustivité de la liste de vérification opérationnelle par le vérificateur financier, n’étaient pas toujours documentés.

(22)  Le manuel de procédures financières de l'entreprise commune dispose que les tâches de vérification opérationnelle et financière et le rôle d’ordonnateur doivent être séparés pour l’ensemble de la gestion des dépenses opérationnelles et que:

—

le vérificateur opérationnel vérifie que les aspects opérationnels (techniques et financiers) du dossier sont conformes au cadre fixé,

—

le vérificateur (à savoir le chef d'administration) vérifie la conformité des aspects opérationnels avec les règles en vigueur et la régularité de l’ensemble de l’opération,

—

le directeur exécutif procède aux vérifications financières et opérationnelles globales de l’ensemble du dossier.

(23)  L’article 43 de la réglementation financière de l’entreprise commune dispose que le comptable est chargé «de définir et de valider les systèmes comptables ainsi que le cas échéant de valider les systèmes définis par l'ordonnateur et destinés à fournir ou justifier des informations comptables».

(24)  Règlement (CE, Euratom) no 2343/2002.

(25)  Point 23 du rapport sur les comptes annuels de l'entreprise commune Clean Sky relatifs à l'exercice 2010 établi par la Cour des comptes. (JO C 368 du 16.12.2011, p. 8).

(26)  Avis no 2/2011 de la Cour des comptes sur la réglementation financière de l'entreprise commune Clean Sky (http://eca.europa.eu).

(27)  a) Circuits financiers en cas de sinistre; b) procédure de sauvegarde permettant de sécuriser les bases de donnée par des sauvegardes fréquentes et stockage hors du lieu d’installation; c) accord initial sur l’utilisation des installations de la Commission européenne pour accéder aux systèmes financiers (ABAC, SAP) et à l’internet.

(28)  Point 25 du rapport sur les comptes annuels de l'entreprise commune Clean Sky relatifs à l'exercice 2010 établi par la Cour des comptes.

ANNEXE

Entreprise commune Clean Sky (Bruxelles)

Compétences et activités

Domaines de compétence de l'Union selon le traité

(extrait des articles 187 et 188 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne)

Décision no 1982/2006/CE du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2006 relative au septième programme-cadre, laquelle prévoit une contribution de la Communauté à la mise en place de partenariats public-privé à long terme, sous la forme d'initiatives technologiques conjointes susceptibles d’être mises en œuvre par l’intermédiaire d’entreprises communes au sens de l’article 187 du traité.

Règlement (CE) no 71/2008 du Conseil du 20 décembre 2007 portant création de l'entreprise commune Clean Sky (JO L 30 du 4.2.2008, p. 1).

Compétences de l'entreprise commune

[règlement (CE) no 71/2008 du Conseil]

Objectifs

—

L’entreprise commune Clean Sky contribue à la mise en œuvre du septième programme-cadre et en particulier du thème 7, «transports (aéronautique comprise)», du programme spécifique «Coopération»; avec pour objectifs,

—

d’accélérer la mise au point, la validation et la démonstration de technologies de transport aérien propres dans l'UE de manière à en assurer le déploiement le plus tôt possible,

—

de garantir la mise en œuvre cohérente des efforts de recherche européens ciblés sur des améliorations environnementales dans le domaine du transport aérien,

—

de créer un système de transport aérien radicalement innovant fondé sur l'intégration de technologies de pointe et de démonstrateurs en vraie grandeur, dans le but de limiter les incidences environnementales du transport aérien par une réduction significative du bruit et des émissions de gaz et l'amélioration de la consommation de carburant des aéronefs,

—

d’accélérer la production de nouvelles connaissances, l'innovation et l'utilisation des résultats de la recherche en démonstration des technologies constituantes et du système totalement intégré de systèmes, dans l'environnement opérationnel approprié, et de renforcer ainsi la compétitivité industrielle.

Gouvernance

—

Le comité directeur est l'organe directeur de l'entreprise commune Clean Sky. L’équipe dirigeante est conduite par le directeur exécutif. Les entreprises sont représentées de différentes manières, par exemple au sein des comités de pilotage des DTI ou du groupe des représentants des États.

Moyens mis à la disposition de l'entreprise commune en 2011

Budget

192 350 991 euros

Effectifs au 31 décembre 2011

24 emplois prévus au tableau des effectifs (18 agents temporaires et 6 agents contractuels) dont 23 étaient pourvus et affectés à des tâches:

—

opérationnelles: 9

—

administratives: 14

—

mixtes: 5

Produits et services fournis en 2011

Voir le rapport annuel d’activité de l’entreprise commune Clean Sky à l’adresse suivante www.cleansky.eu

Source: Informations transmises par l'entreprise commune Clean Sky.

RÉPONSES DE L’ENTREPRISE COMMUNE CLEAN SKY

Éléments étayant l’opinion avec réserve sur la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes aux comptes

Paragraphe 15

L’entreprise commune Clean Sky (CSJU – Clean Sky Joint Undertaking) se félicite de la conclusion positive de la Cour sur la légalité et la régularité de toutes les opérations sous-jacentes aux comptes annuels 2011, à la seule exception des opérations relatives à la validation des déclarations de dépenses.

La validation des déclarations de dépenses par les bénéficiaires de l’entreprise commune donne lieu à des paiements intermédiaires/finals et à l’apurement du préfinancement. Les audits ex post réalisés par la CSJU en 2011 couvraient les coûts validés par la direction de l’entreprise commune concernant les exécutions de projets 2008, 2009 et 2010. Parmi les paiements opérationnels cumulés encourus par l’entreprise commune, du début du programme CS à décembre 2011, seuls 49,5 % (1) étaient liés à l’exécution des projets 2008, 2009 et 2010.

L’erreur décelée par les audits ex post de l’entreprise commune, réalisés en 2011, s’élève à 6,16 %. Toutefois, compte tenu des mesures correctrices appliquées par l’entreprise commune, telles que décrites ci-après dans le présent commentaire, en dehors du taux d’erreur constaté, il convient de prendre en considération un autre indicateur pour l’évaluation de la légalité et de la régularité des déclarations de dépenses validées: le taux d’erreur résiduel. Conformément à la méthodologie décrite dans la stratégie d’audit ex post approuvée de la CSJU, le taux d’erreur résiduel indique l’erreur résiduelle dans les déclarations de dépenses validées, après la mise en œuvre du mécanisme de recouvrement. Pour les audits ex post réalisés en 2011 pour les déclarations de dépenses des exercices précédents, le taux d’erreur résiduel s’élève à 4,09 %, ce qui donne un montant à risque comparativement limité au regard du total des paiements opérationnels cumulés encouru pour le programme CS jusqu’à la fin de 2011 [2,02 % (2)].

L’entreprise commune reconnaît la pertinence des taux d’erreur décelés et résiduels liés aux déclarations de dépenses auditées et ambitionne de renforcer davantage la qualité de son processus de validation ex ante.

L’entreprise commune a mis en œuvre son processus d’audit ex post en 2011, environ un an après avoir obtenu son autonomie en novembre 2009. La portée des premiers audits couvrait le processus de validation de l’exercice 2010, qui a été le premier exécuté par l’entreprise commune. En 2010, l’entreprise commune était encore dans sa phase de démarrage et les contrôles ex ante relatifs à la gestion des subventions n’étaient pas encore arrivés à maturité pour gérer le volume élevé des subventions.

Eu égard aux résultats du premier exercice d’audit ex post réalisé, l’entreprise commune souhaite mettre en exergue l’efficacité de cet élément de son système de contrôle interne, qui a permis à la direction de déceler et corriger les erreurs commises durant la validation ex ante par l’entreprise commune des déclarations de dépenses. Les mesures correctrices finales sont toujours en cours.

Depuis 2010, l’entreprise commune a significativement développé ses processus régissant la validation des déclarations de dépenses en instaurant des procédures dédiées dont une base de données pour la gestion des subventions prévoyant un mécanisme d’approbation ordinaire des déclarations de dépenses par les responsables financiers et de projet.

Après le premier exercice d’audit ex post, l’entreprise commune a établi les mesures de recouvrement appropriées afin de corriger les paiements excédentaires effectués dans le passé, y compris une extrapolation des erreurs systématiques décelés dans les audits sur les déclarations de dépenses non auditées. Il y a lieu de noter que 75 % des fonds de l’entreprise commune sont attribués à des bénéficiaires désignés (membres de la CSJU), qui participent à des projets CS jusqu’à la fin du programme. Cette situation facilite les mesures correctrices que doit prendre l’entreprise par le biais de recouvrements lors de paiements ultérieurs aux bénéficiaires.

À titre de mesure préventive, les procédures actuellement appliquées pour la validation ex ante des déclarations de dépenses tiennent compte des résultats des audits ex post des exercices précédents, notamment en cas d’erreurs systématiques. Pour la période de 2008 à 2010, plus de 80 % des erreurs décelées étaient de nature systématique. Cette mesure permet également à l’entreprise de fournir des orientations aux bénéficiaires désignés, évitant ainsi des erreurs dans les futures déclarations de dépenses.

Une part importante de l’erreur décelée dans les audits ex post de 2011 (environ 50 %) était due à l’utilisation de données comptables des exercices précédents, les données réelles n’étant pas disponibles au moment où les états financiers étaient attendus. L’entreprise commune surveille le processus des ajustements ultérieurs dans ses contrôles ex ante et veillera, lors des prochaines périodes de déclaration, à ce que les ajustements des déclarations de dépenses des exercices précédents soient soumis sans retard.

La direction considère qu’il est important d’assurer une architecture de contrôle pluriannuel pour la gestion des subventions de l’entreprise commune Clean Sky, qui tient compte des opportunités pour les procédures de recouvrement ordinaires ainsi que pour les mesures préventives. C’est pourquoi la direction de l’entreprise commune a établi des mécanismes et objectifs de contrôle pour la durée pluriannuelle du projet, mesurés par des indicateurs couvrant la durée totale du programme.

Commentaires sur la gestion budgétaire et financière

Paragraphe 18

L’entreprise commune s’appuie sur l’issue efficace et fructueuse des négociations relatives aux appels à propositions et a pris des mesures en interne pour améliorer et accélérer le processus concernant cet aspect important des paiements aux nouveaux partenaires. L’entreprise commune perçoit une amélioration générale dans le délai d’engagement et surveille de près cette tendance au niveau de la direction (3).

Paragraphe 19

L’entreprise commune reconnaît le retard de la décision du comité directeur approuvant le report des crédits de paiement au plan budgétaire de l’exercice 2012 (4). Le calendrier du cycle de planification et de déclaration budgétaire de l’entreprise a été révisé afin de veiller à une approbation en temps opportun du comité directeur pour les reports sur l’exercice 2013.

Paragraphe 20

L’entreprise commune a été confrontée à une situation exceptionnelle au premier semestre 2012 concernant la réception des déclarations de dépenses de ses membres pour l’exécution des projets en 2011. Les états financiers pour les conventions de subvention pour les membres 2011, qui étaient attendus pour le 1er mars 2012, ont été soumis avec un retard inhabituel de 3 à 4 mois. L’entreprise commune a analysé la raison sous-jacente de ce retard, conjointement avec les coordinateurs des DTI (chefs de file des consortiums), et prend des mesures pour éviter un développement similaire en 2013. Les mesures suivantes ont été décidées:

—

avec l’accord du comité directeur (juin 2012), un calendrier clair pour le processus de 2013 (janvier à juin 2013) sera mis en place, indiquant les délais et les temps de réponse attendus de la part de l’industrie et de l’entreprise commune,

—

par le biais d’orientations et de formations, l’entreprise commune contribuera à améliorer l’exhaustivité et la qualité des déclarations de dépenses et des certificats des états financiers connexes,

—

une surveillance étroite sera encore renforcée par l’entreprise commune, offrant une assistance proactive aux membres pour les différentes questions sur l’éligibilité des coûts. Cela n’a pas été possible en raison du manque de ressources au premier semestre 2012,

—

un nouvel outil informatique pour la gestion des subventions facilitera le processus de soumission et de validation des déclarations de dépenses.

Après la validation des déclarations de dépenses finalement reçues par la direction et l’approbation par le comité directeur ultérieurement en 2012, les contributions en nature connexes seront transférées aux actifs nets de l’entreprise commune dans les comptes définitifs de 2012. Dès lors, la situation des actifs nets telle que présentée dans les comptes définitifs de 2011 doit être considérée comme transitoire.

Commentaires sur les contrôles clés des systèmes de contrôle et de surveillance de l’entreprise commune

Paragraphe 21

Durant le premier trimestre de l’exercice 2012 et à la suite des recommandations de la Cour des comptes de l’année précédente, l’entreprise commune a élaboré une procédure dédiée pour les processus liés à la validation des déclarations de dépenses, en intégrant les agents affectés aux tâches opérationnelles dans le processus de validation des états financiers (5). Outre la validation des rapports techniques, ces responsables vérifient les informations disponibles sur l’utilisation des ressources et notifient le résultat de leur validation aux responsables financiers. Des règles claires ont été élaborées, veillant à prouver respectivement la validation financière et opérationnelle et l’autorisation pour la validation des déclarations de dépenses. Le format de la liste de vérification utilisée précédemment a été amélioré afin de fournir la preuve des étapes de validation réellement effectuées et démontrer l’interaction entre les unités financières et opérationnelles.

Paragraphe 22

L’entreprise commune, à la suite de ses expériences et des précédentes observations de la Cour concernant le traitement des données relatives aux bénéficiaires, a élaboré un outil dédié pour la gestion des données des bénéficiaires, pour les conventions de subventions pour les membres, au cours du dernier trimestre 2011. Cet outil a été utilisé pour le traitement des déclarations de dépenses de 2011 au cours du deuxième trimestre 2012 et – après vérification de la fiabilité des données encodées et des rapports résultants par le comptable de l’entreprise commune, conjointement avec une entreprise d’audit externe - les résultats ont été appliqués aux comptes définitifs 2011.

Paragraphe 23

L’entreprise commune prend note des remarques de la Cour et a pris des mesures afin d’améliorer les processus d’approbation interne pour les acteurs tant financiers qu’opérationnels; en effet, il existe à présent, par le biais de l’outil de gestion des subventions susmentionné, une approche plus intégrée de la validation des déclarations de dépenses et des rapports techniques annuels par les acteurs financiers et opérationnels respectifs et cela est plus visible dans le processus.

Concernant la séparation des tâches, l’entreprise commune élabore actuellement une modification des circuits financiers afin d’assurer la séparation entre la vérification financière et l’autorisation en cas d’absence des acteurs financiers normalement prévus.

Paragraphe 24

L’entreprise commune a pris note des recommandations du comptable et, comme déjà mentionné, a pris des mesures importantes afin de mettre en œuvre la convention de subvention pour les membres qui permettra d’améliorer la validation des déclarations de dépenses et de rendre compte de façon complète et régulière à la direction de l’entreprise commune.

Autres questions

Paragraphe 25

En août 2011, le comité directeur et la direction de l’entreprise commune ont été informés par l’auditeur interne de l’implication de ce dernier dans certains principaux processus de la gestion financière de l’entreprise commune et des conséquences potentielles pour l’indépendance de l’auditeur interne. Le risque d’un manque potentiel d’assurance concernant les processus concernés sera atténué par l’implication du service d’audit interne si nécessaire.

Paragraphe 27

L’entreprise commune modifiera ses règles financières après la prochaine mise à jour de son règlement financier-cadre qui est actuellement en cours (voir également le point 30).

Paragraphe 28

La demande de paiement des contributions 2011 à la Commission (en tant que l’un des membres de l’entreprise commune) a été dûment accompagnée des prévisions de trésorerie adéquates. Lorsque celles-ci n’étaient pas jointes, la demande à d’autres membres que la CE était accompagnée d’une explication du montant demandé et de la clé de répartition, indiquant la part de chaque membre ou associé. En outre, par le biais des informations sur les comptes annuels de l’exercice précédent et du budget annuel approuvé de l’exercice 2011, communiqués dans le procès-verbal du comité directeur, tous les membres ont reçu les renseignements financiers pertinents. L’entreprise commune veillera à ce qu’à l’avenir, les futures prévisions de trésorerie soient également jointes aux demandes de paiement adressées à d’autres membres que la Commission.

Paragraphe 29

La mise en œuvre adéquate des dispositions détaillées à l’annexe II, Conditions générales, des conventions de subvention pour les membres de l’entreprise commune Clean Sky, sur la protection, l’utilisation et la diffusion des résultats des recherches est toujours en cours.

Une procédure dédiée, résumant les éléments du rôle de surveillance et des contrôles en place de l’entreprise commune, sera établie en temps opportun.

Paragraphe 30

L’entreprise commune modifiera ses règles financières après la prochaine mise à jour de son règlement financier-cadre qui est actuellement en cours. Cela permettra à l’entreprise commune de s’aligner sur les règles communément admises et d’en profiter pour clarifier, si possible, les questions soulevées par la Cour.

Paragraphe 31

Conjointement avec les entreprises communes voisines dans leur bâtiment commun, l’entreprise commune Clean Sky a continué d’œuvrer à la finalisation du plan de rétablissement après sinistre. Il est prévu que celui-ci sera terminé pour la fin 2012.

(1)  Les paiements opérationnels cumulés de 2008 à 2011 s’élèvent à 261 358 871 euros; les paiements finals plus l’apurement du préfinancement pour les années 2008 à 2010 représentent 129 295 956 euros.

(2)  = 4,09 % de (129 295 956 euros/261 385 871 euros)*100.

(3)  Depuis le démarrage de l’entreprise commune, le délai d’engagement s’est amélioré, passant de 418 jours à 268 jours au dernier appel (Appel 10). Cela démontre une nouvelle amélioration par rapport à celle évaluée par la Cour.

(4)  Le comité directeur a effectivement adopté en décembre 2010 le plan budgétaire annuel 2011, lequel incluait une estimation du montant reporté.

(5)  Procédure CS no 2.9.1, procédure intérimaire pour la validation des états financiers reçus des membres pour l’exécution des conventions de subvention pour les membres 2011 et pour les ajustements reçus pour les conventions de subvention pour les membres des années précédentes.