11. Encadré 1.

Le prix payé par le Parlement européen pour l’acquisition des bâtiments IPE 0, 1, 2 et 3 a été le résultat d’une négociation complexe à laquelle ont participé plusieurs intervenants et notamment la Ville de Strasbourg et l’État français en tant que pays hôte du siège de l’institution. Dans l’établissement de ce prix, ont été pris en considération tous les éléments du dossier: les contraintes juridiques découlant du modèle de financement choisi pour la construction des immeubles, le prix du terrain, la présence d’investisseurs privés dans les négociations en tant que propriétaires des immeubles, l’établissement de la valeur des immeubles, les contraintes budgétaires de la Ville de Strasbourg et la participation de l’État français. Bien que les contrats signés en 1979 n’aient pas comporté de clause sur la prise en considération des loyers payés par l’institution dans le cas d’un éventuel achat des immeubles — achat qui n’était pas envisagé à l’époque —, les loyers payés ont été un des paramètres de la négociation pour la fixation finale du prix d’achat des bâtiments.

17.

La nécessité de nouveaux locaux a fait l’objet d’une évaluation en 2001, après analyse des données disponibles, et a été intégrée dans la planification à long terme. Ensuite, de 2001 à 2005, états prévisionnels et planification ont été actualisés en permanence, afin de tenir compte des changements intervenus, dans les besoins connus en espace de bureau, pour plusieurs raisons:

Par ailleurs, le scénario de 2001 prévoyait la mise à disposition des bâtiments D4/D5 en 2004/2005. Il a été ensuite révisé pour plusieurs raisons: la nécessité de se conformer pleinement à la législation européenne en matière de marchés publics; les difficultés inhérentes à la négociation d’un contrat d’une telle complexité; le temps nécessaire pour garantir qu’un complexe aussi vaste serait intégré dans l’espace environnant, d’une manière qui prenne en compte les préoccupations du voisinage.

43.

L’absence d’étude visant à améliorer la performance énergétique des bâtiments est due aux projets analysés par la Cour (annexe 2 des observations): ils concernent des bâtiments qui sont loués par le Parlement (Remard, Wiertz 50, Montoyer 63, Tours A et B, Goldbell), ou des bâtiments loués à l’origine par le Parlement et achetés seulement par la suite (KAD, IPE 0, 1, 2 et 3) ou, enfin, de bâtiments qui ont été le résultat d’une consultation publique et font l’objet de contrats d’achat ou d’emphytéose (D4-D5 et Atrium). Le Parlement n’a pas participé à la définition préliminaire du bâtiment Atrium mais il a obtenu la mise en place de systèmes solaires et de récupération d’énergie dans les bâtiments D4-D5.

D’autres projets aussi ont été soumis à des études environnementales détaillées. Le plus récent est l’extension du bâtiment KAD à Luxembourg mais, en 1992 déjà, le Parlement avait demandé d’explorer les possibilités d’utiliser des équipements de climatisation environment-friendly dans le bâtiment LOW.

51 et 58.

La Cour recommande le renforcement de la coopération interinstitutionnelle notamment dans le domaine de la planification à long terme de la satisfaction des besoins des institutions, de la définition d’une politique immobilière commune et d’une manière générale d’un échange d’informations concernant les pratiques de chacune des institutions dans le domaine immobilier.

Le Parlement européen partage ces préoccupations. À ce titre, il convient de rappeler que, dans sa résolution du 26 septembre 2006 concernant la décharge sur l’exécution du budget 2004, le Parlement a chargé son administration «de rédiger un rapport en concertation avec les autres institutions de l'Union, examinant la possibilité de créer une autorité européenne pour l’immobilier, qui serait responsable de la construction et de l’entretien des institutions et organes de l’Union». Ce rapport doit être présenté à la commission du contrôle budgétaire du Parlement au plus tard le 1er octobre 2007.

58.

Voir plus haut, réponse sous point 51.

Note no 25.

Les taux d’intérêt pour l’aménagement des bâtiments Rolin et Woluwe-Heights doivent être comparés à un financement à court terme avec faculté de remboursement anticipé. Dans les deux cas, le Conseil a utilisé cette faculté et le coût total de l’aménagement de ces bâtiments a été remboursé l’année de réception des travaux ou l’année suivante. Dans ces conditions, on ne peut pas considérer que les taux d’intérêt pratiqués étaient élevés.

43.

Le secrétariat général du Conseil (SGC) suggère que la Cour des comptes, dans sa description des évaluations de l’impact environnemental des bâtiments, prenne note des mesures prises par le SGC dans ce domaine. Parmi ces mesures figuraient notamment:

I.-III.

La Commission est en train d’adapter sa politique immobilière à Bruxelles et à Luxembourg et la nouvelle communication relative à cette question sera adoptée avant la pause estivale de 2007.

La Commission estime que certains changements structurels sont nécessaires afin d’améliorer à l’avenir, de manière durable, l’efficacité et l’efficience de sa politique immobilière ainsi que la qualité de vie de son personnel et des résidents locaux. Lors du réexamen de sa politique immobilière, qui comportera notamment une stratégie visant à abriter le personnel dans des bâtiments moins nombreux mais plus grands, la Commission prendra en considération différents aspects: l’optimisation des ressources, l’évolution du prix moyen du marché au mètre carré des immeubles de bureaux, les taux d’inoccupation des immeubles de bureaux, l’évolution en termes de surfaces occupées, leur localisation et les modalités de leur occupation, ainsi que les besoins futurs.

La Commission analysera les résultats de l’intensification de sa politique d’acquisition et les conséquences qu’elle doit en tirer: il lui appartient maintenant de définir une politique d’entretien et de rénovation des bâtiments, afin de maintenir le niveau de ses actifs; et, dans les cas où l’immeuble arrive à la fin de son cycle de vie, il convient d’élaborer une stratégie englobant la démolition et la reconstruction des bâtiments.

Ces dernières années, l’accent a aussi davantage été mis sur la sécurité, ce qui a eu un effet d’entraînement sur la volonté de la Commission de développer l’usage mixte de ses bâtiments.

Enfin, la Commission évaluera sa coopération avec les autorités locales.

IV.

La Commission a défini un cadre à long terme pour sa politique immobilière, le cadre politique pluriannuel (CPP), qui est un plan glissant, examiné chaque année, dans une perspective de cinq à dix ans.

La Commission est disposée à examiner la mesure dans laquelle ce cadre peut servir de base à un cadre interinstitutionnel, outre sa participation aux deux groupes de travail interinstitutionnels à Bruxelles et à Luxembourg (1).

V.

La Commission accorde la priorité absolue à l’achat ou à la location à long terme et n’a conclu des baux à court terme que dans des cas exceptionnels. La stratégie consistant à conclure des contrats à long terme, devant déboucher sur un achat, doit être intégrée dans une politique claire relative aux pôles urbains dans lesquels la présence de la Commission est appelée à se développer.

À Bruxelles, des contrats à long terme sont signés si le but poursuivi est d’acquérir le bâtiment dans le cadre du système de report de paiements. Des contrats à plus court terme, pour une durée d’environ quinze ans, sont signés pour prendre des bâtiments en usufruit; cette formule est économiquement saine. À Luxembourg, les baux à court terme ne sont actuellement utilisés que dans l’attente de la construction du JMO2. Autrement, ce sont des contrats à long terme avec option d’achat qui sont utilisés.

VI.

La Commission est favorable à la poursuite de la mise en œuvre et du développement de sa politique de diversification, qui s’inscrit dans une stratégie à très long terme et prend en considération des facteurs tels que les besoins prospectifs, la mobilité et le rôle du pays d’accueil.

VII.

Les services de la Commission préparent actuellement une communication sur la politique immobilière, qui contiendra une nouvelle procédure pour déterminer les bâtiments propres à être loués ou acquis et qui inclura aussi une vaste consultation du marché. La Commission est néanmoins capable de conduire et de mener à bien des négociations aboutissant à fixer un prix égal voire inférieur au prix du marché et ses performances à cet égard sont certainement bonnes, notamment si on les compare à celles d’autres acteurs privés ou institutionnels présents sur les mêmes sites.

VIII.

Outre la stabilité obtenue grâce à sa politique d’acquisition, la Commission a aussi mis en place de nouvelles modalités de financement de ces acquisitions. L’achat avec report de paiement est à la fois légalement et financièrement plus simple à mettre en œuvre que les baux emphytéotiques utilisés antérieurement.

IX.

La Commission est résolue à mettre en œuvre la coopération interinstitutionnelle dans tous les domaines (questions environnementales et énergétiques, planification, méthodologie pour l’estimation des besoins, meilleures pratiques, pour ne citer que quelques exemples).

X.

Comme indiqué aux points 50 à 58, la Commission entend donner suite aux recommandations de la Cour dans la nouvelle politique immobilière que devrait adopter le Collège dans le courant de l’année.

6.

La Commission a publié deux communications (2) sur les besoins en personnel résultant des élargissements à l’UE-10 et à l’UE-2. Ces communications ont servi de base aux demandes annuelles et donc aussi aux prévisions relatives à l’espace de bureaux nécessaire.

8.

Premier tiret: voir la réponse au point 6.

8.

Second tiret: La DG ADMIN, en étroite coopération avec les Offices pour les infrastructures et la logistique, définit actuellement une stratégie à long terme destinée à satisfaire à ses besoins immobiliers (jusqu’en 2025) tant à Bruxelles qu’à Luxembourg, et mène dans ce cadre une réflexion sur les sites de remplacement ou les solutions complémentaires aux pôles occupés actuellement par la Commission à Bruxelles.

9.

La Commission poursuivra ses efforts visant à ce que les institutions définissent et mettent en œuvre leur politique immobilière ensemble ou, du moins, de manière intégrée. Cette coopération n’est cependant pas toujours possible, étant donné que chaque institution a des besoins et priorités spécifiques, mais des progrès n’en ont pas moins été accomplis.

À Bruxelles, toutes les institutions font partie d’un groupe de travail (ILISWG — Inter-institutional Logistics and Internal Services Working Group), dont le mandat couvre aussi l’échange d’informations sur l’évolution du marché immobilier et les besoins des institutions.

À Luxembourg, toutes les institutions coopèrent au sein d’un comité des chefs d’administration et d’un groupe de travail interinstitutionnel sur l’immobilier.

10.

La stratégie consistant à acheter les bâtiments plutôt que de les louer est relativement nouvelle, de sorte qu’environ 38 % des surfaces sont encore louées en raison d’obligations à long terme contractées dans le passé.

Simultanément, l’acquisition d’un immeuble ne constitue pas toujours la meilleure solution (comme dans le cas du bâtiment qui abrite l’infrastructure des technologies de l’information et de la communication, étant donné que ce type de construction est rapidement dépassé sur le plan technologique) et la location peut alors se révéler plus intéressante. Dans des cas exceptionnels, l’achat peut même ne pas être possible (voir la réponse au paragraphe 27, encadré 3).

Enfin, le PPI prévoit aussi des exonérations dans d’autres cas que la pleine propriété, à savoir quand un immeuble est pris en usufruit.

11.

La Commission a acheté un bâtiment (son centre de conférences au CCAB) qui avait précédemment été loué.

Dans le cas des locations, même si le bâtiment est (financièrement) amorti, le propriétaire a l’obligation légale de la maintenir en un bon état d’utilisation, à ses frais et tout au long de la période de location. Par conséquent, la marge existant pour négocier une réduction du loyer en cours de bail est très réduite. En outre, quand des contrats à long terme sont conclus, le niveau du loyer comprend déjà une réduction par rapport à une location à court terme. Enfin, les niveaux de loyer sont liés aux conditions du marché et de ce fait, même si le contrat prévoit une révision du loyer, il convient d’apprécier le loyer versé par rapport aux niveaux de loyer actuels et pas seulement en relation avec l’amortissement.

La Commission renégocie néanmoins ses loyers aussi souvent que possible. Ainsi, en 2005, le bail du SC15 a été renégocié et prolongé avant d’arriver à son terme. Cette renégociation a réduit le loyer d’environ 40 %.

12.

Encadré 2: Le propriétaire de l’immeuble Mondrian est un fonds allemand qui vise principalement à dégager un bénéfice brut stable et à long terme. Malgré les tentatives de la Commission, ce fonds n’était donc pas intéressé par la vente du bâtiment.

La Commission a néanmoins pris l’immeuble en usufruit, parce que, à ce moment-là, il s’agissait du seul bâtiment du quartier répondant aux besoins de la Commission en termes de dimension, de qualité et d’emplacement, puisqu’il est très proche du SDME, qui abritait d’autres services de la même direction générale.

Il est toutefois difficile de comparer avec précision les conditions d’un usufruit à celles d’un bail emphytéotique.

13-14.

La Commission a officiellement indiqué, à plusieurs reprises, qu’elle était favorable à une implantation à la fois centrale et périphérique de ses services. Le but de cette stratégie est de diminuer la pression pesant sur le quartier européen.

Dans le cadre de sa politique actuelle, la Commission a diversifié l’implantation de ses services. À Bruxelles, où se trouvent 82,5 % de l’espace de bureaux qu’elle occupe, 82 % de cette proportion se situent dans le quartier européen et 18 % à l’extérieur de celui-ci, en considérant que l’immeuble Madou se trouve à l’extérieur de ce quartier, puisqu’il se situe dans sa périphérie externe. À Luxembourg, où elle a 17,5 % de ses bureaux, 72 % de cette proportion se trouvent au Kirchberg et 28 % en dehors de celui-ci.

Même si la stratégie immobilière de la Commission dans le quartier européen est plutôt prévisible, elle se trouve souvent dans une position de négociation favorable pour des surfaces pour lesquelles il y a peu de candidats.

La Commission a, non seulement, poursuivi le développement des pôles Beaulieu et Genève de Bruxelles, mais étudie également d’autres possibilités, dans le cadre de la définition de sa nouvelle politique.

Après la définition d’une stratégie pour l’emplacement des agences, la Commission a loué un bâtiment pour l’agence exécutive de la DG EAC. Ce bâtiment est situé à Evere, nettement en dehors du quartier européen. La Commission a aussi récemment pris en location un immeuble situé près de la gare du Nord (le Covent Garden, d’une surface de 14 000 m2) pour l’activité d’évaluation du septième programme-cadre de recherche.

15.

La Commission demeure déterminée à favoriser une coopération accrue avec le pays d’accueil.

En Belgique, en 2003, le directeur de l’OIB a été désigné comme représentant de la Commission dans les discussions relatives au développement du quartier européen avec les autorités compétentes et il participe aussi aux réunions du «Fonds Quartier européen». Depuis 2005, une task-force ad hoc interinstitutionnelle entre l’UE et la Belgique permet de rencontrer tous les deux mois des représentants des niveaux fédéral, régional et local pour examiner des questions relatives à la politique immobilière.

À Luxembourg, la Commission négocie actuellement (février 2007) un accord avec l’État luxembourgeois pour son bâtiment principal. Cet accord prévoira la mise à disposition à titre gracieux d’une parcelle destinée à la construction du JMO2. Lorsque l’accord aura été signé, la Commission définira sa politique immobilière pour Luxembourg.

17.

L’un des principes de la nouvelle politique immobilière consiste à abriter les services de la Commission dans un plus petit nombre de bâtiments plus grands, de façon à atténuer les effets des augmentations annuelles et ponctuelles du personnel des DG et des réorganisations internes.

Les services de la Commission concernés (DG ADMIN, OIB et OIL) sont en train de définir une procédure fondée sur COMREF (base de données sur les ressources humaines) pour évaluer le nombre de personnes à héberger dans ses locaux.

Le fait que l’immeuble HITEC (5 000 m2) soit demeuré vide pendant près d’un an était le résultat d’un retard dans le processus de sélection des traducteurs des nouveaux États membres plutôt que d’une surestimation par la Commission de ses besoins.

18.

Le mandat des groupes de travail interinstitutionnels, tant à Bruxelles qu’à Luxembourg, couvre la définition d’indicateurs et de critères communs et les représentants de la Commission contribuent activement à cet effort.

19.

La norme de 35 m2 est utilisée à des fins de planification immobilière générale.

Premier tiret: La partie du «Manuel des normes applicables à l’immeuble type» traitant des critères d’attribution de l’espace aux DG a été approuvée par le comité de direction de l’OIB le 16 janvier 2007.

Une fois que l’avis du comité de Luxembourg pour la sécurité et l’hygiène au travail sera disponible (il est attendu au printemps 2007), le conseil de direction de l’OIL approuvera également ce document.

Il sera alors applicable à la fois à l’OIB et à l’OIL.

Second tiret: Une approche similaire sera suivie à Luxembourg.

21-23.

La Commission considère que les travaux d’aménagement spécifiques font partie de la procédure négociée utilisée pour trouver un bâtiment entièrement conforme au «Manuel des normes applicables à l’immeuble type».

Si les travaux devaient être effectués par un autre contractant sous la responsabilité de la Commission, cela pourrait aboutir à une situation où la Commission paierait la location d’un immeuble non conforme pendant toute la durée de la rénovation. De plus, si le contractant n’effectuait pas ces travaux correctement et en temps utile, cela constituerait un plus grand préjudice encore pour les intérêts financiers de l’UE.

Dans le cas de la construction intégrale d’un bâtiment quand elle possède le terrain ou lorsqu’elle rénove un bâtiment qu’elle possède — ces deux cas de figure pouvant se présenter dans un futur assez proche, à Luxembourg pour le JMO2 et à Bruxelles pour le Cornet-Leman —, la Commission lancera un appel d’offres de travaux.

Pour certains projets de construction ayant une finalité purement technique (cuisines centrales, locaux d’archives, centre de données, centre de conférences, bâtiment logistique), une consultation ouverte du marché a eu lieu.

La nouvelle politique immobilière prévoira une vaste consultation du marché immobilier favorisant la concurrence et la transparence.

24.

La location d’un bâtiment est déterminée par les conditions du marché relatives à l’offre et à la demande, liées notamment à son emplacement et à sa valeur correspondante, qu’exprime le prix du terrain. Comme la Cour l’indique à juste titre, la définition d’un «bénéfice raisonnable pour les promoteurs» ne s’applique que dans le cas d’immeubles construits en vue de répondre à des besoins spécifiques.

Dans le cas d’un bâtiment construit sur un terrain dont l’une des institutions est propriétaire, le prix payé devrait en effet correspondre étroitement aux coûts (y compris un bénéfice raisonnable) engagés par le constructeur. Le prix devrait être le résultat des différents appels d’offres de travaux, de fournitures et de services nécessaires à la construction de l’immeuble.

27.

En 2003, la Commission a choisi l’approche de l’acquisition ou de la location, plutôt que la construction: la Commission a donc également choisi de payer aux conditions du marché plutôt que d’assumer le coût de la construction. Le prix réel dépend en dernière analyse à la fois de facteurs objectifs (emplacement, dimensions, qualité, conditions du marché) et de facteurs subjectifs, tels que les priorités du vendeur et de l’acheteur et des contraintes financières auxquelles ils sont l’un et l’autre soumis. De temps à autre, la Commission peut tirer profit de sa position de négociation, comme pour les grands bâtiments tels que l’immeuble Madou, en ce sens que la Commission est alors l’un des rares acteurs en mesure de louer ou d’acheter le bâtiment entier.

Encadré 3: En ce qui concerne le SPA3, l’évaluation par le consultant ne constitue qu’un élément indicatif du dossier de négociation. Le prix final est ce qui il est, à savoir le résultat d’une négociation. Si l’évaluation de l’expert comportait certaines erreurs, elles ont influencé l’évaluation dans les deux sens et la différence par rapport au prix payé était de 4 %, ce qui peut être considéré comme une marge acceptable.

Comme indiqué dans la réponse au paragraphe 12, encadré 2, la marge de négociation de la Commission était limitée, puisque le Mondrian était le seul bâtiment acceptable répondant aux besoins de la DG RTD, qui devait être regroupée dans deux grands bâtiments. Le personnel de cette DG était en effet précédemment réparti entre cinq bâtiments. La dimension de ce bâtiment (environ 20 000 m2) entraînait en outre des économies opérationnelles (entretien, sécurité) et, compte tenu de sa qualité, la Commission a estimé qu’elle avait fait une bonne affaire. Cet immeuble a permis à la Commission d’atteindre les objectifs fixés dans la communication de 2003 sur la politique immobilière [COM(2003) 755]: regrouper les services dans des bâtiments moins nombreux et plus grands ainsi que fournir au personnel un environnement de travail de grande qualité.

29.

Le protocole d’accord signé entre la Belgique et la Commission a fixé les principes généraux de la rénovation du Berlaymont. Un second document, plus détaillé, a été signé par la Commission, la Belgique et la SA Berlaymont 2000 le 17 juillet 2001 afin de définir précisément le prix, le calendrier et les critères de qualité.

Si le prix avait été négocié sur la base des coûts de construction et de rénovation, il aurait été beaucoup plus élevé. Selon la SA Berlaymont 2000, le coût total du bâtiment s’établit à environ 670 millions d’euros, sans compter le coût de l’enlèvement de l’amiante, à savoir 125 millions d’euros. Le montant des versements annuels dans le cadre du bail emphytéotique, en revanche, a été calculé sur la base d’une valeur de 553 millions d’euros.

30.

La Commission exige une série de certificats et de polices d’assurance obligatoires lorsqu’elle commence l’examen d’un bâtiment. Depuis 2004, une police d’assurance constituant une garantie d’une durée de dix ans est systématiquement prévue pour les bâtiments achetés par la Commission (Berlaymont, Madou et Beaulieu 25).

Les défauts importants bloquent la réception provisoire du bâtiment et les paiements correspondants. Les défauts mineurs, qui doivent être réparés entre la réception provisoire et la réception définitive, sont couverts par un pourcentage de la garantie financière fournie par le contractant (généralement 5 % environ de la garantie d’exécution).

Quand, après la réception définitive, un défaut majeur apparaît, la garantie légale de dix ans ou la garantie du matériel appropriée est activée.

Encadré 5: En ce qui concerne l’immeuble Euroforum, les procédures spécifiques au site de Luxembourg pour la réception des travaux et pour la libération des garanties ont été suivies.

Une première garantie, relative au respect du délai de livraison (s’élevant en l’occurrence à 500 000 euros), a été libérée trois mois après l’occupation du bâtiment et seulement après le versement par Euroforum SA d’une pénalité de 93 000 euros pour la livraison tardive de l’immeuble.

95 % d’une deuxième garantie, garantie d’exécution portant sur les travaux et les installations (s’élevant à 2 500 000 euros), ont été libérés 17 mois après la réception (3) et l’occupation du bâtiment, après la réparation, par Euroforum SA, de tous les défauts importants.

Enfin, une garantie portant sur les 5 % restants (125 000 euros) a été conservée pour la réparation de certains défauts mineurs. Même si ce montant a été jugé suffisant et donc l’approche acceptable, la Commission est disposée à adopter la bonne pratique du Parlement.

Outre les garanties mentionnées ci-dessus, une police d’assurance obligatoire imposée par le contrat relatif au bâtiment Euroforum couvre la responsabilité du constructeur pendant des périodes de deux ans et de dix ans après la livraison.

31.

La durée de cette période est un compromis entre l’exhaustivité des contrôles et le souhait de l’institution d’occuper le bâtiment. Elle dépend aussi de la complexité des projets et des ressources disponibles.

La Commission considère qu’une période de quelques semaines est suffisante pour déceler les défauts importants, les défauts mineurs étant couverts par la garantie financière, tandis que les vices majeurs, s’ils sont cachés, sont couverts par la garantie de dix ans.

Dans tous les cas, les contrôles essentiels en matière de sécurité et d’hygiène sont réalisés et vérifiés avant l’occupation d’un bâtiment par des sociétés agréées.

33.

Jusqu’à présent, la Commission n’a jamais construit pour elle-même pour les raisons mentionnées par la Cour et également, bien entendu, parce qu’aucun terrain n’était disponible.

Dans le cas de deux projets à venir (JMO2 à Luxembourg et crèche Cornet-Leman à Bruxelles), la Commission, consciente de l’avantage financier qu’elle peut en retirer, coopérera avec les autorités nationales pour leur construction ou leur rénovation.

34.

La Commission estime que, même si la nouvelle construction financière a coûté quelques points de base, les marges n’en sont pas moins très concurrentielles, si on les compare à d’autres constructions.

36.

En raison de la révision des pratiques (système de report de paiements), le taux de financement pour le bâtiment Madou a été fixé, en 2006, avec une marge négative de –0,01 %. Cette marge doit être comparée à la courbe des taux de swap fixes.

Pour l’achat du Beaulieu 25, la marge comparée à la courbe des taux de swap fixes s’élevait à +0,008 % en 2006.

Encadré 6. L’analyse de ce cas doit être replacée dans son contexte historique.

Un accord global conclu après de longues négociations en 2001/2002 avait été soumis à la CCAM (4) le 28 août 2002. La CCAM a émis un avis favorable le 4 décembre 2002.

Ces conditions étaient en effet avantageuses pour la Commission, tant sur le plan économique que sur le plan fonctionnel (très large regroupement de ses services). L’ouverture de nouvelles négociations six mois plus tard se serait révélé difficile pour la Commission, étant donné que des pressions s’exerçaient sur elle pour qu’elle quitte l’immeuble Cube (voir notre réponse au point 41, encadré 7), puisque, selon les estimations, les travaux d’aménagement spécifique devaient durer bien plus de douze mois.

En réalité, depuis lors et chaque fois que le projet immobilier s’y prête, la Commission négocie les aspects techniques et fonctionnels séparément du volet financier. Pour le financement, la Commission consulte les marchés financiers pour obtenir le meilleur résultat possible.

37.

Lorsque de tels crédits ont été disponibles, la Commission les a en effet utilisés pour effectuer des versements programmés ou non programmés.

S’ils n’étaient pas programmés, ces paiements ont permis à la Commission soit de renégocier des baux emphytéotiques, soit d’accélérer le remboursement de contrats de travaux, et cela uniquement après une analyse comparative minutieuse du montant des économies et des pénalités potentielles. Ils ont aussi pu servir à acquérir un immeuble, garantissant ainsi des économies futures pour le budget de l’UE.

38.

La Commission applique les dispositions du règlement financier.

41.

Un certain degré de coordination, visant notamment à analyser les besoins à court terme, existe déjà. À Bruxelles, la Commission a pris des dispositions particulières avec le Comité des régions (VM-2), le Parlement européen (MO75) et le Conseil (Infopoint et crèche Dailly). À Luxembourg, des dispositions similaires ont été convenues entre la Commission et les autres institutions.

La nouvelle politique immobilière résultera d’une réflexion approfondie et prendra en considération, chaque fois que cela sera approprié, les observations de la Cour, l’audit mené actuellement par l’IAS et les enquêtes réalisées auprès du personnel.

Encadré 7. La Commission considère que le bâtiment Cube est un cas où les intérêts des deux institutions concernées divergeaient. Un élément positif réside cependant dans le fait que, à la suite de cette expérience, les institutions de l’UE présentes à Luxembourg ont renforcé leur coopération en vue d’améliorer l’harmonisation de leur politique immobilière.

42.

La question de la conclusion d’un accord de siège global est complexe et délicate, parce que les questions à couvrir sont vastes et la Commission reconnaît que de tels accords n’ont été signés ni avec les autorités belges ni avec les autorités luxembourgeoises. En l’absence de tels accords, le PPI a comblé des vides dans la plupart des domaines et des mécanismes de coopération ont été mis en place dans des secteurs spécifiques, notamment en matière de sécurité, une question évidemment liée aux immeubles.

43.

L’OIB a commencé à mettre en œuvre une méthode dite du «coût du cycle de vie», destinée à évaluer le coût total que représente un bâtiment tout au long de sa vie, y compris les aspects énergétiques et environnementaux. Cette approche vise essentiellement à évaluer, contrôler et gérer tous les coûts relatifs à l’occupation d’un immeuble. Cette méthodologie devrait être définie en 2007 et un projet en a été présenté aux autres institutions (Parlement européen, Conseil et Comités) en septembre 2006.

Depuis 2006, la Commission demande au propriétaire de fournir un rapport sur la performance énergétique du bâtiment (un tel rapport a été fourni pour le Beaulieu 25 et le SPA2).

44.

Lorsque la Commission décide de lancer un appel d’offres relatif à des services liés aux bâtiments (par exemple, pour l’assurance, l’entretien, cours de formation en techniques de construction, nettoyage), elle consulte les autres institutions pour que celles-ci aient la possibilité de se joindre à elle.

À Luxembourg, une coopération très étroite a été établie entre la Commission, le Centre de traduction et la Cour des comptes.

Mais la Commission convient que la coopération pourrait encore être renforcée.

45.

Depuis le second semestre de 2006, la Commission fait toujours appel, pour les bâtiments qu’elle négocie, à un cabinet juridique extérieur qui exerce un contrôle préalable relevant d’une «diligence raisonnable». Ce contrôle couvre tous les aspects juridiques, les contrats passés avec les architectes et les compagnies d’assurance, les mesures officielles de l’immeuble, les permis en matière d’environnement et d’urbanisme ainsi que les questions fiscales.

En ce qui concerne l’évaluation des immeubles, la Commission a un contrat avec un spécialiste dans ce domaine et, pour les aspects techniques, avec une société d’ingénierie.

Dès lors, la Commission considère que son propre personnel qualifié, dont les compétences sont complétées par les contrats externes précités, couvre tous les domaines nécessaires (juridique, financier et technique) pour appréhender correctement ses projets de construction.

46.

En octobre 2006, la Commission a, lors d’un exposé, présenté aux autres institutions (Parlement européen, Conseil, les deux Comités) les aspects juridiques de ses contrats immobiliers ainsi que l’idée de rédiger un manuel qui serait adressé aux acteurs du secteur. Ce manuel décrira les principales conditions à remplir pour nouer des relations contractuelles avec la Commission.

Si la Commission devait lancer des projets de construction d’une nature semblable à ceux du Conseil, de la Cour de justice ou de la Cour des comptes, elle prendrait sans aucun doute leur expérience en considération.

47.

Il n’est possible de concrétiser la coopération interinstitutionnelle dans des structures appropriées que si l’engagement de toutes les institutions est solide.

Outre les éléments présentés dans les réponses aux points 41 à 46, la Commission a convenu des dispositions particulières avec le Comité des régions (VM2), le Parlement européen (MO75) et le Conseil (Infopoint et crèche Dailly) à Bruxelles. Des mesures significatives ont été prises par l’OIL, qui ont jeté les bases d’actions supplémentaires et de résultats futurs.

48.

Les deux Offices de la Commission coopèrent très étroitement et partagent leurs expériences sur de nombreux sujets, tels que les normes techniques des centres de calcul, le «Manuel des normes applicables à l’immeuble type», la procédure budgétaire, la stratégie d’hébergement des TIC, la formation, des appels d’offres spécifiques, etc.

Comme indiqué ailleurs, ils prévoient également de normaliser le logiciel de gestion des espaces de bureaux.

Les échanges avec d’autres institutions existent, mais ils sont plutôt informels et doivent être structurés.

50.

La Commission peut formuler des observations et des engagements pour chacune des recommandations et ceux-ci figurent ci-dessous, mais les commentaires généraux introduisant la réponse de la Commission (voir les points I à X) ont mis en évidence les contraintes de base auxquelles la Commission est confrontée dans les quatre secteurs mentionnés par la Cour.

51.

La Commission accepte la recommandation.

La définition d’un cadre pluriannuel coordonné passe par la définition d’un tel cadre dans chaque institution.

La Commission a défini ce cadre, le cadre politique pluriannuel (CPP), qui est un plan glissant, examiné chaque année par les conseils de direction de l’OIB et de l’OIL.

La Commission est également disposée à examiner dans quelle mesure ce cadre peut servir de base à un cadre interinstitutionnel.

L’avant-projet de budget donne des informations sur les nouveaux immeubles (en termes de surface) attendus pour l’année à venir et une estimation de l’impact budgétaire global de la politique immobilière est incluse dans le rapport annuel sur la rubrique V.

Enfin, de tels cadres pluriannuels doivent demeurer cohérents avec la politique immobilière de base, qui est en cours de révision.

52-53.

La Commission accepte les deux parties de la recommandation.

En ce qui concerne la coopération interinstitutionnelle, elle existe déjà, tant à Bruxelles qu’à Luxembourg (5).

La Commission accorde la priorité absolue à l’achat ou à la location à long terme et n’a conclu des baux à court terme que dans des cas exceptionnels (6). Il est clair, cependant, que la stratégie consistant à conclure des contrats à long terme, devant déboucher sur un achat, doit être intégrée dans une politique claire, fondée sur un certain nombre d’éléments, comme la planification à long terme, l’analyse des besoins et des indications relatives à la localisation des quelques grands bâtiments concernés et donc relatives aux pôles urbains dans lesquels la présence de la Commission est appelée à se développer.

54.

Conformément à la réponse donnée à la recommandation du point 53, la Commission souhaite formuler les observations suivantes:

55.

La Commission soutient intégralement cette recommandation et continuera à agir en conséquence au sein de l'ILISWG pour Bruxelles et du GIITL pour Luxembourg. L’évaluation des besoins et des indicateurs en la matière figureront systématiquement à l’ordre du jour de ces groupes.

Reconnaissant l’importance de disposer d’informations de gestion fiables, l’OIB et l’OIL ont décidé d’utiliser le même logiciel pour gérer bâtiments, étages et surfaces, une fois que le «Manuel des normes applicables à l’immeuble type» harmonisé sera achevé, ce qui sera bientôt le cas. Cette question pourrait être systématiquement examinée au sein des groupes de travail interinstitutionnels.

Un certain degré de coordination, visant notamment à analyser les besoins à court terme, existe déjà, comme l’indique le point 47 des observations de la Cour et la réponse à ce point.

56.

En ce qui concerne les procédures de consultation du marché, la Commission tient à clarifier sa méthode.

57.

La Commission applique les dispositions du règlement financier.

58.

La Commission est résolue à mettre en œuvre la coopération interinstitutionnelle dans tous les domaines et l’a démontré à plusieurs reprises (questions environnementales et énergétiques, planification, méthodologie pour l’estimation des besoins, meilleures pratiques, pour ne citer que quelques exemples).

Cet engagement sera à nouveau confirmé dans la nouvelle politique immobilière qui sera adoptée par le Collège avant la pause estivale de 2007.

En ce qui concerne la coopération avec la Belgique, la Commission a élargi cette coopération en créant une task-force (comprenant éventuellement des sous-groupes), au sein de laquelle le cabinet du vice-président Kallas rencontre plusieurs fois par an les représentants de la région de Bruxelles-Capitale.

Pour ce qui est de la coopération avec le Grand-Duché de Luxembourg, les chefs d’administration à Luxembourg rencontrent régulièrement de façon similaire le président du fonds urbain et d’aménagement du Kirchberg.

15, 22 et 45.

La Cour de justice se félicite des remarques positives formulées par la Cour des comptes en ce qui concerne le souci d’obtenir de la part des autorités luxembourgeoises la gratuité de la mise à disposition des terrains d’assiette des bâtiments, l’ouverture à la concurrence des travaux de construction, les modalités d’expertise retenues pour disposer d’un contrôle administratif, financier et technique des opérations de construction.

26.

Comme il est indiqué par la Cour des comptes, le contrat-cadre passé entre la Cour de justice et les autorités luxembourgeoises prévoit la désignation d’un expert indépendant chargé de déterminer le prix de vente de l’immeuble. L’État luxembourgeois a lancé un appel d’offres en vue de sélectionner cet expert. Cette procédure a été déclarée infructueuse, aucune offre n’ayant été remise. Une nouvelle procédure a été lancée, qui va permettre la désignation très prochaine de cet expert. Selon les dernières informations obtenues de la part des autorités luxembourgeoises, l’expert indépendant pourra être désigné dans les tout prochains jours. Le retard pris par cette désignation n’empêchera pas l’expert d’accomplir sa mission conformément aux dispositions de l’article 6.2 du contrat-cadre et de déterminer le prix de vente de l’immeuble selon l’article 6.3 dudit contrat. D’ores et déjà, toutes les factures émises par les entreprises travaillant sur le chantier font l’objet d’un avis du consultant externe choisi par la Cour de justice pour l’assister dans le suivi et le contrôle du projet de construction. Dès la nomination de l’expert indépendant, les factures lui seront transmises pour qu’il puisse déterminer le prix de vente final de l’immeuble.

La Cour des comptes avance, par ailleurs, que le contrat-cadre ne comporte que des principes généraux sans préciser les règles relatives aux modalités de contrôle, aux délais d’exécution, aux pénalités de retard ou au plafond budgétaire. Cette appréciation mérite d’être largement nuancée:

35.

La Cour de justice note avec satisfaction la remarque de la Cour des comptes selon laquelle le montage financier retenu, certes complexe, est avantageux grâce au recours à la Banque européenne d’investissement. Pour le financement des travaux futurs de remise à niveau et de rénovation à effectuer dans les annexes A, B et C, la Cour de justice ne manquera pas, afin de tenir compte des observations de la Cour des comptes, de demander à être associée à l’appel d’offres relatif au financement de ces travaux.

Annexe I.

La Cour de justice relève que le tableau de l’annexe I ne distingue pas les crédits destinés à la location pure et simple et ceux destinés au financement de l’indemnité de location-achat versée dans la perspective de l’acquisition des bâtiments. Cette distinction apparaît dans le budget de la Cour, qui comporte deux postes budgétaires différents. Les dotations respectives de ces deux postes font apparaître la politique immobilière poursuivie par la Cour depuis plusieurs années, qui vise, par la voie de la location-achat, à devenir propriétaire des bâtiments qu’elle est appelée à occuper durablement.

28. Encadré 4.

1.

Lorsque le Parlement européen (PE) a libéré le bâtiment Jacques Delors (Belliard 99-101) en 1998, il était encore lié par un contrat de bail portant sur ce bâtiment et courant jusqu’en 2007. Le PE, agissant également en sa qualité d’autorité budgétaire, a décidé de demander aux Comités de reprendre ce bail. Ceux-ci n’ont eu d’autre choix que d’acquiescer à cette demande, dès lors que le PE avait placé en réserve la moitié du budget annuel des Comités consacré aux loyers et que le montant correspondant ne serait libéré que lorsque les Comités auraient signé un nouveau bail pour la reprise du contrat existant du PE. Initialement, les Comités n’étaient pas demandeurs de cette opération, car les équipements dont ils disposaient à l’époque répondaient à leurs besoins [la seule exception étant les sessions plénières du Comité des régions (cinq par an), tenues au siège du Parlement]. Dans la mesure où le contrat du PE n’arrivait à échéance qu’en 2007, il est clair que les propriétaires étaient dans une position de force pour négocier (ils recevraient jusqu’en 2007 un montant annuel indexé proche de 6,7 millions d’euros, même si le bâtiment n’était pas utilisé).

2.

Cette situation peu courante et somme toute difficile a été soulignée par la Cour des comptes dans son rapport annuel sur le budget 2000, paragraphe 7.68 (sur le bâtiment Belliard 99-101):

«Les Comités (CES et CdR), lors de la reprise et de la renégociation du contrat pour l’immeuble Belliard précédemment occupé par le Parlement, ont été mis dans une position difficile par l’obligation qui leur était faite par le Parlement de reprendre cet immeuble pour lequel le Parlement avait signé un bail courant jusqu’en 2007.»

En outre, dans le même rapport, la Cour estimait également que:

«Ils [les Comités] ont néanmoins réussi à réintroduire un élément de négociation en décidant de consulter le marché durant l’été 2000. Les prix finalement retenus sont ainsi davantage en ligne avec ce qu’offrait le marché de Bruxelles pour ce type d’immeuble.»

Les Comités partagent cette analyse et sont convaincus qu’il n’aurait pas été possible de négocier un meilleur prix pour le Belliard 99-101. Les négociations ont été très dures, et le prix obtenu était conforme aux conditions du marché. Le projet, dans son ensemble, a été une réussite en termes de qualité du résultat et de respect des délais.

3.

Le PE a été tenu étroitement informé de l’évolution des négociations. Le contrat signé par les Comités l’a d’ailleurs été après approbation de l’autorité budgétaire, dans le plein respect du règlement financier.

4.

L’analyse financière figurant dans le rapport spécial de la Cour se base sur une valeur de location du bâtiment totalement rénové estimée à 8,28 millions d’euros (le montant de la redevance emphytéotique annuelle). Cela correspond à environ 221 euros/m2. Toutefois, le rapport Office Market trends (décembre 2004, Catella, p. 14) indique que le loyer «prime» dans le quartier Léopold tournait plutôt autour de 240 euros/m2 au moment de la signature du contrat. Les Comités estiment par conséquent que la «valeur» du bâtiment selon la méthode énoncée dans le rapport de la Cour (application d’un rendement théorique de 6,5 %, sur la base d’une redevance annuelle indexée) ne devrait pas être estimée à 127 millions d’euros, mais bien à 138 millions d’euros. Le versement annuel correspondant, calculé selon la méthode de la Cour, correspondrait alors à 7,42 millions d’euros (au lieu de 6,83 millions d’euros). En outre, le calcul de ce versement annuel dépend fortement de l’inflation attendue ces vingt-sept prochaines années. À titre d’exemple, une réduction de l’inflation de 0,5 % seulement (qui réduirait le montant des versements annuels futurs, ceux-ci étant indexés) provoquerait une augmentation d’environ 400 000 euros du versement annuel correspondant.

41. Encadré 7.

Veuillez vous référer aux observations formulées par le Comité sur l’encadré 4.