Rapport

sur les états financiers de l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes relatifs à l'exercice 2002, accompagné des réponses de l'Observatoire

(2003/C 319/11)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au Parlement européen et au Conseil, en vertu de l'article 185, paragraphe 2, du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil(1).

2. La Cour a examiné les états financiers de l'Observatoire pour l'exercice clos le 31 décembre 2002. Conformément à l'article 12, paragraphe 8, du règlement (CE) n° 1035/97 du Conseil(2), le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(3), conformément aux dispositions financières internes adoptées en application de l'article 12, paragraphe 12, du règlement (CE) n° 1035/97 du Conseil. La Cour est tenue de procéder à l'examen de ces comptes en vertu de l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises, pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2002 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

OBSERVATIONS

Introduction

5. L'Observatoire a été créé par le règlement (CE) n° 1035/97 du Conseil du 2 juin 1997. La mission de l'Observatoire est de collecter et d'analyser des informations objectives, fiables et comparables sur les phénomènes racistes, xénophobes et antisémites afin que l'Union puisse se conformer à son obligation de respecter les droits fondamentaux dans l'élaboration et la mise en oeuvre de ses politiques. Pour ce faire, l'Observatoire doit mettre en place et coordonner un réseau de centres nationaux de collecte d'informations sur le racisme et la xénophobie (RAXEN) et réaliser des recherches sur ces phénomènes.

Exécution du budget

6. L'exécution des crédits de l'exercice 2002 et des crédits reportés de l'exercice précédent est présentée au tableau 1(4).

7. Les crédits de l'exercice 2002 ont été engagés à concurrence de 6 millions d'euros; ils ont fait l'objet de paiements pour 4,5 millions d'euros. Le solde des crédits a été soit reporté (1,5 million d'euros), soit annulé (0,2 million). En ce qui concerne les crédits accordés aux activités opérationnelles (3,0 millions d'euros), ils ont été reportés à concurrence de 1,2 million, soit 40 % des crédits octroyés, ce qui reste encore élevé. L'Observatoire devrait poursuivre ses efforts pour réduire encore davantage la proportion des crédits reportés dont le volume reste quasi inchangé d'une année à l'autre.

8. De nombreux engagements provisionnels ont été reportés automatiquement, contrairement aux dispositions de l'article 6 du règlement financier de l'Observatoire.

9. Les ordres de recouvrement sont souvent établis a posteriori, une fois les fonds reçus, ce qui n'est pas conforme à l'article 23 du règlement financier de l'Observatoire et ne permet pas un suivi efficace des recettes à encaisser (par exemple, une créance de 60000 euros sur le gouvernement autrichien concernant les remboursements de loyer n'a toujours pas fait l'objet d'un ordre de recouvrement).

États financiers

10. Le compte de gestion et le bilan publiés par l'Observatoire dans son rapport d'activité pour l'exercice 2002 sont présentés sous forme synthétique dans les tableaux 2 et 3.

11. Au niveau du compte de gestion, l'évolution la plus marquante est celle du solde de l'exercice qui passe d'une situation de quasi-équilibre à un déficit de 1,6 million d'euros. En effet, bien que la subvention octroyée à l'Observatoire et inscrite dans les crédits d'engagement de la Commission soit de 6,1 millions, les crédits de paiements correspondants n'étaient que de 4,3 millions d'euros. Cette situation entrave l'exécution du programme de travail de l'Observatoire. En outre, la première tranche de fonds demandée en mars 2002 n'a été versée qu'en juin 2002, ce qui a généré des problèmes de trésorerie. L'Observatoire et la Commission devraient améliorer leur coordination au plan financier pour éviter la répétition de telles situations.

Légalité et régularité des opérations sous-jacentes

12. Un agent non habilité a signé un contrat sans être couvert par un engagement en bonne et due forme visé par le contrôleur financier. Des problèmes de même nature ont été signalés par la Cour à l'Observatoire les années antérieures, notamment dans le rapport de la Cour relatif à l'exercice 2001(5). Il s'agit d'un problème de contrôle interne qui persiste malgré les efforts jusqu'à présent inefficaces de l'Observatoire.

Gestion des contrats

13. Les contrats avec les centres thématiques du réseau RAXEN (voir point 5) ont été renouvelés pour 2002 au mois d'avril pour lesquels il était prévu des crédits d'engagement de 1,6 million d'euros. Le renouvellement a été fait sans évaluation des résultats des contrats pour l'année précédente et dans un cas, avant même qu'ils n'aient été fournis. Par ailleurs, aucune procédure d'évaluation n'est mise en place pour valider les demandes de paiement intermédiaire.

14. Pour les autres types de contrats, leur gestion est hétérogène d'une unité à l'autre et elle gagnerait à être rationalisée en vue d'une gestion plus efficiente et économique. Ainsi pour l'organisation de réunions ou séminaires, pas moins de quatre contrats ont été passés avec des entreprises différentes, agences de voyages ou sociétés spécialisées. Pour l'impression de ses publications, l'Observatoire a recours à deux imprimeurs différents. Dans certains cas, aucun contrat n'a été signé avec les prestataires, ce qui est contraire au règlement financier.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion des 15 et 16 octobre 2003.

Par la Cour des comptes

Juan Manuel Fabra Vallés

Président

(1) JO L 248 du 16.9.2002, p. 1.

(2) JO L 151 du 10.6.1997, p. 6.

(3) En application de l'article 12, paragraphe 10, du règlement (CE) n° 1035/97 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et des dépenses de l'Observatoire pour l'exercice 2002 ont été établis le 27 février 2003 et ensuite transmis à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 3 mars 2003. Une version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux figurant à l'annexe du présent rapport.

(4) Tous les tableaux de ce rapport ont été établis sur la base des valeurs les plus exactes possibles des données utilisées. Pour la présentation, les chiffres ont été arrondis, ce qui peut provoquer des différences minimes au niveau des totaux. Un tiret indique une valeur inexistante ou nulle et 0,0 indique une valeur inférieure au seuil d'arrondi.

(5) Des problèmes similaires ont déjà été constatés à l'occasion de contrôles effectués au cours des exercices antérieurs; voir notamment le précédent rapport de la Cour, points 18 à 20 du rapport relatif à l'exercice 2001 (JO C 326 du 27.12.2002, p. 74).

Tableau 1

Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes - Exécution budgétaire pour l'exercice 2002NB:

Les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de l'Observatoire - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par l'Observatoire dans ses propres états financiers.

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Tableau 2

Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes - Compte de gestion des exercices 2002 et 2001

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NB:

les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de l'Observatoire.

Tableau 3

Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes - Bilan au 31 décembre 2002 et au 31 décembre 2001NB:

les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de l'Observatoire - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par l'Observatoire dans ses propres états financiers.

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Réponses de l'Oservatoire

7. i) Une grande partie des activités opérationnelles de l'Observatoire ont un caractère saisonnier qui les déporte vers la fin de l'exercice financier. Les factures finales relatives au réseau RAXEN, qui représentent près de 50 % des crédits de fonctionnement reportés (qui représentent eux-mêmes plus de 80 % du total des crédits reportés) sont habituellement reçues en novembre et en décembre de chaque année. Avant que ces factures puissent être payées, les données du RAXEN fournies parallèlement doivent être approuvées ce qui peut reporter le paiement de ces factures au début de l'exercice suivant.

ii) L'exécution du budget et la mise en oeuvre du programme de travail en 2002 ont subi les conséquences regrettables de la lenteur de paiement de la subvention ainsi que du niveau peu élevé des crédits de paiement octroyés à l'Observatoire au cours de l'année. Cependant, l'Observatoire persévère dans ses efforts visant à améliorer encore l'exécution du budget.

8. L'Observatoire marque son accord avec l'observation formulée par la Cour. L'Observatoire prendra les mesures nécessaires visant à garantir à l'avenir le respect des exigences légales respectives.

9. L'Observatoire accepte l'observation formulée par la Cour et a pris les mesures appropriées pour que le recouvrement des recettes à encaisser s'opère en temps utile.

11. L'Observatoire réserve un accueil favorable aux observations de la Cour concernant le niveau peu élevé des crédits de paiement versés et les retards de paiement de la subvention.

L'Observatoire a déjà pris des mesures pour éviter des problèmes similaires à l'avenir en mettant en oeuvre la nouvelle procédure officielle imposée par la Commission en 2003 pour recevoir le paiement de la subvention annuelle. La subvention sera désormais versée par la Commission à l'Observatoire en quatre paiements fractionnés, chacun des paiements étant effectué dans un délai de six semaines après le dépôt d'une demande écrite par l'Observatoire.

12. À la suite de la mise en oeuvre du nouveau règlement financier en 2003, le système de contrôle interne a été adapté pour satisfaire aux nouvelles exigences et pour résoudre les faiblesses et les lacunes déjà connues.

Dans le cadre de la mise en oeuvre du nouveau règlement financier en 2003, l'Observatoire a assuré une formation à tous les ordonnateurs financiers expliquant clairement la différence entre une délégation pour la création d'engagements budgétaires et une délégation pour la création d'engagements légaux.

13. De surcroît, une évaluation externe de toutes les prestations a eu lieu en janvier et en février 2003 et une réunion avec les évaluateurs s'est tenue à Vienne. Les résultats ont été communiqués aux PFN afin d'améliorer la qualité de leurs rapports. Pour améliorer encore la situation en 2003, l'évaluation s'effectue sur une base continue.

14. L'Observatoire accepte les observations formulées par la Cour et a déjà pris des mesures visant à éviter de tels problèmes à l'avenir.

À titre d'exemple, en 2003, l'Observatoire s'est associé aux contrats-cadre de la Commission pour les fournitures informatiques et pour les publications. L'Observatoire est également partie prenante au nouveau contrat-cadre concernant les arrangements en matière d'hébergement/de voyages actuellement en cours d'élaboration par la Commission.