Rapport

sur les états financiers de l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies relatifs à l'exercice 2002, accompagné des réponses de l'Observatoire

(2003/C 319/10)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au Parlement européen et au Conseil, en vertu de l'article 185, paragraphe 2, du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil(1).

2. La Cour a examiné les états financiers de l'Observatoire pour l'exercice clos le 31 décembre 2002. Conformément à l'article 11, paragraphe 8, du règlement (CEE) n° 302/93 du Conseil(2), le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(3), conformément aux dispositions financières internes adoptées en application de l'article 11, paragraphe 12, du règlement (CEE) n° 302/93 du Conseil, tel que modifié par l'article 1er du règlement (CE) n° 3294/94 du Conseil(4). La Cour est tenue de procéder à l'examen de ces comptes en vertu de l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2002 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

5. Sans remettre en cause l'opinion exprimée ci-dessus, la Cour tient néanmoins à attirer l'attention de l'autorité de décharge sur les situations décrites aux points 8, 9, 12 et spécialement au point 13.

OBSERVATIONS

Introduction

6. L'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies a été créé par le règlement (CEE) n° 302/93 du Conseil du 8 février 1993. La mission principale de l'Observatoire consiste à réunir et à diffuser des "informations objectives, fiables et comparables" sur le phénomène de la drogue et la toxicomanie en Europe. À cette fin, il a constitué un réseau de centres nationaux. En outre, il collabore avec diverses organisations internationales travaillant dans le même domaine.

Exécution budgétaire

7. L'exécution des crédits de l'exercice 2002 et des crédits reportés de l'exercice précédent est présentée au tableau 1(5).

8. L'Observatoire n'a pas tenu compte des dispositions du règlement financier applicables aux reports de crédits(6). Des propositions d'engagement émises en décembre 2001 pour un montant de 308300 euros n'ont été justifiées que dans le courant de l'année suivante.

9. Pour ce qui concerne les reports non automatiques de 212400 euros, la décision prise par le Conseil d'administration en fin d'exercice est irrégulière(7). Ces reports avaient pour objet les crédits non engagés sur les titres I et II qui ont été indûment virés sur le titre III en vue du report à l'exercice suivant(8).

États financiers

10. Le compte de gestion et le bilan publiés par l'Observatoire pour l'exercice 2002 sont présentés sous forme synthétique dans les tableaux 2 et 3.

11. L'inventaire devrait être tenu plus rigoureusement. Aucun inventaire physique n'a été réalisé au cours des dernières années. Les biens figurant sur les listes d'inventaire, d'ailleurs non exhaustives, ne sont pas identifiés ni localisés. Par ailleurs, aucun déclassement des biens obsolètes n'a été effectué.

Légalité et régularité des opérations sous-jacentes

12. À la suite d'une décision du 18 avril 2002, le directeur a autorisé trois ordonnateurs responsables pour le projet Phare à signer les chèques et virements bancaires. Une telle autorisation, qui confère des pouvoirs de comptable à l'ordonnateur, n'est pas conforme au principe de séparation des fonctions(9).

Gestion du personnel

13. La Cour avait déjà eu l'occasion d'attirer l'attention de l'Observatoire sur la nécessité de rendre son système de gestion du personnel plus rigoureux(10). Les contrôles effectués en 2002 ont mis en évidence la persistance d'anomalies telles que des dossiers auxquels manquent des pièces essentielles qui ne permettent pas d'évaluer le bien-fondé des droits financiers accordés aux agents concernés. Une constatation de même nature s'impose sur les procédures de sélection: avis imprécis, comptes rendus des comités de sélection incomplets, absence de fixation préalable des critères d'évaluation des candidats entre autres. Ainsi, l'organisation et le déroulement d'un concours interne en vue d'octroyer le statut de fonctionnaire permanent à divers agents de l'Observatoire ont été entachés de diverses irrégularités concernant notamment l'admissibilité de certains candidats ou encore la composition du jury. L'importance des anomalies constatées a amené la Commission à faire à l'Observatoire des objections sur divers aspects des procédures appliquées.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 23 octobre 2003.

Par la Cour des comptes

Juan Manuel Fabra Vallés

Président

(1) JO L 248 du 16.9.2002, p. 1.

(2) JO L 36 du 12.2.1993.

(3) En application de l'article 82 du règlement (CE) n° 2343/2002 de la Commission, les comptes définitifs de la totalité des recettes et des dépenses de l'Observatoire pour l'exercice 2002 ont été établis le 15 septembre 2003 et transmis à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 19 septembre 2003. Une version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux figurant à l'annexe du présent rapport.

(4) JO L 341 du 30.12.1994, p. 7.

(5) Les chiffres sont arrondis, ce qui peut provoquer des différences minimes au niveau des totaux.

(6) Article 6, paragraphe 1, point a), du règlement financier de l'Observatoire.

(7) Article 6, paragraphe 2, du règlement financier de l'Observatoire.

(8) Le règlement financier de l'Observatoire (article 21) n'autorise les virements que de chapitre à chapitre.

(9) Article 16 du règlement financier de l'Observatoire.

(10) Voir points 16 à 34 du rapport annuel relatif à l'exercice 2000 (JO C 372 du 28.12.2001, p. 64).

Tableau 1

Observatoire européen des drogues et des toxicomanies - Exécution budgétaire pour l'exercice 2002NB:

Les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de l'Observatoire - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par l'Observatoire dans ses propres états financiers.

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Tableau 2

Observatoire européen des drogues et des toxicomanies - Compte de gestion des exercices 2002 et 2001((Dans ses comptes, l'Observatoire a inclus en recettes et dépenses, l'utilisation des recettes affectées non employées en 2001.))

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NB:

les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de l'Observatoire.

Tableau 3

Observatoire européen des drogues et des toxicomanies - Bilan au 31 décembre 2002 et au 31 décembre 2001NB:

les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de l'Observatoire - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par l'Observatoire dans ses propres états financiers.

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Réponses de l'Observatoire

8. L'Observatoire reconnaît la nécessité de minimiser les reports automatiques, afin de mieux respecter le principe d'annualité budgétaire. Des efforts entrepris à cet égard ont conduit l'OEDT à la fin de 2002 à réduire les reports automatiques par rapport à l'exercice précédent.

9. La décision prise par le Conseil d'administration visait à répondre à la nécessité, apparue en fin d'exercice, d'assurer le financement d'une solution immobilière temporaire en attendant l'approbation d'une solution définitive.

11. D'importants efforts ont déjà été entrepris afin d'améliorer le système d'inventaire. Depuis 2003 ELS est réconcilié avec la valeur des immobilisations telle que reprise à l'actif du bilan de l'Observatoire. À l'avenir, ces efforts seront poursuivis afin de perfectionner le système. Un inventaire physique sera réalisé pour la fin de 2003.

Le 12 mai 2003, l'Observatoire a décidé le déclassement de biens informatiques obsolètes, pour une valeur totale (valeur d'acquisition) de 226,959 euros.

12. Ce système a été adopté à titre exceptionnel pour le projet. Des mesures ont été prises pour rectifier la situation.

13. Les problèmes ponctuels identifiés par la Cour feront l'objet d'un examen détaillé par l'OEDT et, chaque fois que nécessaire, des mesures appropriées seront prises pour s'assurer du caractère complet des dossiers. Pour le recrutement d'agents temporaires, les procédures de sélection de l'Observatoire sont conformes aux dispositions de l'annexe III du statut (procédure de concours). En ce qui concerne les concours de titularisation, eu égard à la complexité des procédures applicables à de tels concours, ainsi qu'à l'absence de personnel spécialisé en nombre suffisant en ces matières dans un organisme de la taille de l'Observatoire, des imperfections sont apparues malgré les précautions prises, notamment grâce à la participation de représentants de la Commission à la définition et à la mise en oeuvre de la procédure. L'Observatoire souligne que, en définitive à la suite des vérifications approfondies effectuées entre-temps, notamment par les services spécialisés de la Commission, les imperfections rencontrées n'ont pas été considérées de nature à remettre en cause la régularité de la procédure et de ses résultats. L'Observatoire poursuivra ses efforts en vue de rendre ses procédures de recrutement encore plus rigoureuses, notamment en recourant aussi systématiquement que possible aux services de l'Office européen de sélection du personnel (EPSO).