1.   Le président de l'instance est nommé par la Commission pour un mandat de cinq ans non renouvelable, à la suite d'un appel à manifestation d'intérêt. Son mandat commence à courir à la date fixée à cet effet dans la décision de nomination. Cette décision est publiée au Journal officiel de l'Union européenne — série C.

2.   Le président est engagé en qualité de conseiller spécial de la Commission au sens de l'article 5 du régime applicable aux autres agents de l'Union européenne. Son contrat de conseiller spécial respecte pleinement son indépendance et n'affecte pas la durée de son mandat.

3.   La Commission peut révoquer le président s'il ne remplit plus les conditions requises pour exercer ses fonctions.

4.   Les règles applicables à la nomination, cessation des fonctions et révocation du président s'appliquent aussi à son suppléant. Les dispositions des paragraphes 1 à 3 de cet article et celles contenues à l'article 143 du règlement (UE, Euratom) 2018/1046 s'appliquent aussi au suppléant du président.

1.   En cas d'empêchement du président, ses fonctions sont exercées par son suppléant.

2.   En cas de vacance de la présidence, les fonctions de président sont exercées par son suppléant jusqu'à la nomination du nouveau président.

3.   En cas d'empêchement simultané du président et de son suppléant, les fonctions sont exercées par le membre permanent représentant la Commission le plus ancien.

1.   Le président représente l'instance.

2.   Il en préside les réunions et en organise les travaux.

3.   Il est assisté à cette fin par le secrétariat permanent visé à l'article 7.

4.   Il peut déléguer sa signature à chacun des membres permanents représentant la Commission pour qu'ils puissent signer en son nom et pour lui, sur les instructions qu'il leur donne, les documents relatifs à un dossier déterminé ou à des questions administratives.

5.   Il arrête, après consultation des membres permanents, le calendrier des réunions de l'instance.

6.   Il exerce les autres attributions qui lui sont conférées par la présente décision.

1.   Le directeur du service financier central de la direction générale du budget est l'un des deux membres permanents de l'instance représentant la Commission, en application de l'article 143, paragraphe 2, point b), du règlement (UE, Euratom) 2018/1046. Le directeur général du budget désigne un fonctionnaire de grade AD11 ou supérieur pour assurer la suppléance de ce membre permanent.

Le directeur général du budget procède à la désignation ad personam du second membre permanent représentant la Commission et du suppléant de celui-ci parmi les fonctionnaires de la Commission ayant respectivement au minimum les grades AD14 et AD11.

2.   Le membre représentant l'ordonnateur compétent (ci-après «l'autorité saisissante»), ainsi que son suppléant, sont des fonctionnaires ou agents temporaires désignés conformément au règlement intérieur et aux règles administratives internes de l'institution, de l'organe ou de l'organisme concerné, visés à l'article 73, paragraphe 3, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046. Ils exercent au moins des fonctions de chef d'unité ou de chef de délégation.

1.   Les observateurs participent aux délibérations de l'instance sans prendre part à l'adoption des recommandations.

2.   Le Service juridique de la Commission a de plein droit la qualité d'observateur pour chaque dossier soumis à l'instance et présente des observations d'initiative ou à la demande du président. À ce titre, un de ses membres assiste à toutes les délibérations de l'instance. Le Service juridique est informé de toutes les procédures écrites.

3.   Dans les dossiers où la demande de l'autorité saisissante se fonde, notamment, sur des informations transmises par l'Office européen de lutte antifraude (OLAF), le représentant de celui-ci assiste aux réunions de l'instance, participe aux procédures orales et écrites. Il peut présenter des observations d'initiative ou à la demande du président.

4.   Dans les autres dossiers, l'OLAF peut être invité à fournir des informations ou des avis, à la demande du président.

5.   Hormis l'autorité saisissante, les autres ordonnateurs de la Commission, d'un office européen mis en place par la Commission, d'une agence exécutive, d'une autre institution, ou d'un autre organe ou organisme européen qui sont concernés par le dossier dont est saisi l'instance ont la qualité d'observateurs. Ces ordonnateurs peuvent assister aux délibérations de l'instance, sont informés des procédures écrites et présentent des observations orales et écrites à la demande du président.

6.   Le président, après consultation des membres permanents de l'instance, peut inviter d'autres observateurs à assister aux délibérations de l'instance et les appeler à présenter des observations orales et écrites.

1.   Le secrétariat permanent de l'instance est assuré par des fonctionnaires ou agents de la direction générale du budget, à laquelle il est rattaché sur le plan administratif.

2.   Sous l'autorité du président, le secrétariat permanent:

1.   Lorsque le président ou son suppléant, tout autre membre ou son suppléant, les fonctionnaires et agents composant le secrétariat de l'instance, ainsi que toute autre personne qui participe aux réunions de l'instance ou a connaissance de documents relatifs à un dossier se trouvent dans une situation qui serait susceptible de donner lieu à un risque de conflit d'intérêts, ils en informent immédiatement les autres membres et le secrétariat. Il en va de même lorsqu'ils se trouvent dans une situation qui pourrait objectivement être perçue comme un conflit d'intérêts.

2.   Aucune des personnes visées au paragraphe 1 ne participe aux délibérations ou à l'adoption de la recommandation. Une note dans laquelle est pris acte de la manière dont le risque de conflit d'intérêts a été traité est versée au dossier.

1.   L'OLAF coopère étroitement avec l'instance conformément aux dispositions du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 du Parlement européen et du Conseil (6), dans le respect des droits procéduraux et fondamentaux, ainsi que de la protection des lanceurs d'alerte.

2.   Lorsque la demande de l'autorité saisissante se fonde sur des informations transmises par l'OLAF, l'instance consulte l'OLAF avant d'envoyer la notification à l'opérateur économique pour ne pas porter atteinte à la confidentialité des procédures judiciaires et enquêtes effectuées ou coordonnées par l'OLAF, y compris la protection des lanceurs d'alerte, et des enquêtes ou des procédures judiciaires nationales, si elles sont connues.

3.   La communication aux opérateurs économiques ou leurs agents d'informations découlant des enquêtes ou se rapportant aux enquêtes effectuées ou coordonnées par l'OLAF nécessite l'accord de ce dernier.

1.   L'instance est saisie d'une demande de recommandation par tout ordonnateur délégué de la Commission, d'une autre institution, d'un office européen mis en place par la Commission, d'une agence exécutive ou de tout autre organe ou organisme européen.

Lorsque la saisine émane d'une autorité qui ne relève pas de la Commission, les contacts nécessaires sont établis immédiatement par le secrétariat permanent en vue d'assurer de part et d'autre la confidentialité des échanges relatifs au dossier en question.

2.   La demande est transmise, sous forme confidentielle, au secrétariat par courrier électronique, à l'adresse suivante: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu.

3.   Lorsque l'autorité saisissante prend connaissance des informations visées à l'article 136 du règlement (UE, Euratom) 2018/1046, elle en saisit l'instance dans le plus bref délai après que cette information a été portée à sa connaissance, sauf dans des cas dûment justifiés.

4.   La demande de recommandation contient toutes les informations requises par les dispositions visées à l'article 142, paragraphe 3 du règlement (UE, Euratom) 2018/1046. Elle contient également les autres informations pertinentes visées à l'article 136 du règlement précité, en ce compris le cas échéant les rapports de l'OLAF. Elle comporte une fiche de renseignements dûment complétée.

1.   Sauf lorsqu'il existe des raisons impérieuses et légitimes de préserver la confidentialité de l'enquête ou de la procédure judiciaire nationale, l'opérateur économique a le droit de présenter des observations conformément à l'article 143, paragraphe 5, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046.

2.   Une lettre de communication des faits et de leur qualification juridique préliminaire dans laquelle l'instance ne prend en considération que les pièces dont l'opérateur économique a pu prendre connaissance, est communiquée à ce dernier sous réserve de l'application des dispositions de l'article 143, paragraphe 5 du règlement (UE, Euratom) 2018/1046. En principe, cette communication se fait par courrier électronique.

3.   L'opérateur économique soumet ses observations au secrétariat par écrit, en format électronique, à l'adresse suivante: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu ou à l'adresse électronique qui lui est communiquée dans la lettre de communication, avec les annexes éventuelles, sous forme de fichier électronique standard créé à l'aide d'un logiciel de bureau courant.

4.   Les observations écrites n'excèdent pas dix pages, hors annexes, sauf dans des cas dûment justifiés en raison de la complexité en droit ou en fait.

5.   En règle générale, un délai de trois semaines est accordé à l'opérateur économique pour la présentation de ses observations. Ce délai commence à courir à partir du lendemain de communication des faits et de leur qualification juridique préliminaire. Lorsque l'opérateur économique a accepté contractuellement de communiquer avec l'ordonnateur compétent par voie électronique, la notification se fait par l'envoi de la lettre de communication par cette voie.

6.   Exceptionnellement, sur demande motivée de l'opérateur économique, un délai peut être prorogé pour un délai qui ne peut excéder la moitié du délai initialement accordé.

7.   À l'expiration du délai fixé et à défaut de demande de prorogation dûment motivée ou, à l'expiration du délai prorogé, la procédure contradictoire est close.

8.   Lorsque le président constate que l'opérateur économique n'a pas présenté d'observations dans le délai qui lui a été imparti, la procédure se poursuit et le président convoque l'instance afin d'adopter la recommandation.

1.   Une fois que le secrétariat a vérifié la saisine et instruit le dossier conformément aux dispositions applicables de l'article 7, il le transmet au président et aux membres de l'Instance. Le président constate la mise en état du dossier, après avoir demandé le cas échéant des mesures de vérification ou d'instruction complémentaires.

2.   La durée de la procédure, qui débute par la constatation par le président de la mise en état du dossier et se termine par la communication d'un avis à l'autorité saisissante et le cas échéant d'une recommandation n'excède pas, en principe, trois mois. Ce délai peut être prorogé par le président, notamment pour assurer le respect du droit d'être entendu.

1.   Les dispositions des articles 1 à 4, 8, 12, 13, 17 et 18 qui figurent dans le Chapitre I du présent règlement s'appliquent à l'exercice par l'instance de la compétence consultative qui lui est conférée par l'article 93 du règlement (UE, Euratom) 2018/1046.

2.   Les dispositions des autres articles du Chapitre I du présent règlement s'appliquent, également à l'exercice par l'instance de la compétence mentionnée au paragraphe 1, sauf disposition spécifique prévue au présent Chapitre.

1.   Lorsque qu'elle donne l'avis visé à l'article 93, paragraphe 1, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046, l'instance se compose des membres visés à l'article 143, paragraphe 2, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046 et des trois membres supplémentaires suivants:

2.   Chacun de ces trois membres a un suppléant qui est désigné, selon le cas, par:

1.   Le Service juridique de la Commission désigne un observateur lorsque le membre du personnel concerné n'appartient pas à la Commission.

2.   L'ordonnateur compétent ou, selon le cas, le chef de délégation de l'Union qui agit en tant qu'ordonnateur subdélégué, ou leurs représentants ont la qualité d'observateur.

3.   L'OLAF désigne un observateur lorsque l'information relative à la violation alléguée d'une disposition du règlement (UE, Euratom) 2018/1046, de tout autre disposition relative à la gestion financière ou du contrôle des opérations résulte d'une information qu'il a transmise.

4.   L'office de discipline de l'institution ou organe concerné désigne un observateur dans les cas où l'instance est saisie par l'autorité investie du pouvoir de nomination. Dans les autres cas, il peut être invité par le président à désigner un observateur.

5.   Après consultation des membres, le président peut inviter d'autres observateurs.

1.   Les dispositions de l'article 7, sauf celles figurant à son paragraphe 2, point k), s'appliquent.

2.   En particulier, le secrétariat:

1.   Conformément à l'article 93, paragraphe 1, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046, l'instance est convoquée à la demande de toute autorité investie du pouvoir de nomination compétente en matière disciplinaire ou d'un ordonnateur compétent, y compris un chef de délégation de l'Union ou d'un suppléant de ce dernier agissant en tant qu'ordonnateur subdélégué, ci-après «autorités saisissantes».

2.   Lorsque l'instance est directement informée par un membre du personnel, elle transmet le dossier à l'autorité investie du pouvoir de nomination compétente ou, selon le cas, à l'autorité habilitée à conclure les contrats d'engagement et en informe ce membre du personnel. Si l'autorité investie du pouvoir de nomination compétente décide de saisir l'instance, elle en informe le membre du personnel. Si elle décide de ne pas saisir l'instance, elle en informe celle-ci et le membre du personnel.

Afin de garantir une protection effective des lanceurs d'alerte, telle que prévue à l'article 22 bis, paragraphe 3, du statut des fonctionnaires, l'instance peut décider, par dérogation à l'alinéa précédent, de ne pas informer l'autorité investie du pouvoir de nomination compétente et en informe l'OLAF.

1.   L'instance s'efforce de parvenir à un consensus sur la détermination de l'existence d'une irrégularité financière et sur la motivation sur laquelle se fonde l'avis ou la recommandation.

2.   En l'absence de consensus, il est procédé à un vote dans lequel:

En cas de parité des voix, celle du président prévaut.

3.   Les paragraphes 1 et 2 s'appliquent mutatis mutandis à l'adoption des recommandations. Le consensus ou le vote porte en particulier sur le caractère systémique d'une irrégularité financière.

1.   La décision C(2011) 6109 final est abrogée.

2.   La décision (UE, Euratom) 2015/2463 est abrogée.