RÈGLEMENT DÉLÉGUÉ (UE) No 1271/2013 DE LA COMMISSION

du 30 septembre 2013

portant règlement financier-cadre des organismes visés à l’article 208 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil

LA COMMISSION EUROPÉENNE,

vu le traité sur le fonctionnement de l’Union européenne,

vu le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil (1), et notamment son article 208,

considérant ce qui suit:

A ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

TITRE I

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article premier

Objet

Le présent règlement définit les règles financières essentielles sur la base desquelles l’organisme de l’Union adopte ses propres règles financières. Les règles financières de l’organisme de l’Union ne s’écartent du présent règlement que si ses exigences spécifiques le nécessitent et avec l’accord préalable de la Commission.

Article 2

Définitions

Aux fins du présent règlement, on entend par:

Article 3

Délais, dates et termes

Sauf dispositions contraires, le règlement (CEE, Euratom) no 1182/71 du Conseil (4) s’applique aux délais fixés par le présent règlement.

Article 4

Protection des données à caractère personnel

Le présent règlement ne porte pas atteinte aux dispositions de la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil (5) et du règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil (6).

Article 5

Respect des principes budgétaires

Dans les conditions définies au présent règlement, l’établissement et l’exécution du budget de l’organisme de l’Union respectent les principes d’unité, de vérité budgétaire, d’annualité, d’équilibre, d’unité de compte, d’universalité, de spécialité, de bonne gestion financière – qui suppose un contrôle interne efficace et efficient – et de transparence.

TITRE II

PRINCIPES BUDGÉTAIRES

CHAPITRE 1

Principes d’unité et de vérité budgétaire

Article 6

Champ d’application du budget de l’organisme de l’Union

1.   Le budget de l’organisme de l’Union comporte:

2.   Les recettes comprenant les redevances et taxes sont affectées uniquement à titre exceptionnel dans des cas dûment justifiés prévus dans l’acte constitutif.

3.   Lorsqu’un ou plusieurs actes constitutifs prévoient que des tâches clairement définies sont financées séparément ou lorsque l’organisme de l’Union exécute les tâches qui lui sont confiées par une convention de délégation, il tient une comptabilité séparée, sur les opérations de recettes et de dépenses. L’organisme de l’Union doit clairement identifier chaque groupe de tâches dans sa programmation des ressources humaines figurant dans le document de programmation annuelle et pluriannuelle visé à l’article 32.

Article 7

Subventions ad hoc

1.   Les organismes de l’Union ne peuvent pas recevoir de subventions ad hoc provenant du budget sauf si cela est autorisé par l’acte constitutif et expressément prévu par l’acte de base.

2.   Lorsque l’organisme de l’Union a été autorisé à recevoir des subventions ad hoc, les tâches financées par ces subventions sont incluses dans le programme de travail annuel visé à l’article 32, paragraphe 3.

Article 8

Conventions de délégation

1.   L’organisme de l’Union n’est pas chargé de tâches d’exécution budgétaire par la Commission, sauf si ses compétences spécifiques et la nature particulière de l’action le justifient.

2.   Lors du choix de l’organisme de l’Union, il est dûment tenu compte:

3.   Lorsque la Commission confie à titre exceptionnel des tâches à l’organisme de l’Union:

4.   Sans préjudice du paragraphe 2, l’ordonnateur consulte le conseil d’administration avant de signer la convention de délégation.

Article 9

Règles spécifiques relatives aux principes d’unité et de vérité budgétaire

1.   Aucune recette ne peut être perçue et aucune dépense ne peut être effectuée, sauf par imputation à une ligne du budget de l’organisme de l’Union.

2.   Aucune dépense ne peut être engagée ni ordonnancée au-delà des crédits autorisés par le budget de l’organisme de l’Union.

3.   Un crédit ne peut être inscrit au budget de l’organisme de l’Union que s’il correspond à une dépense estimée nécessaire.

4.   Les intérêts produits par les paiements de préfinancement effectués à partir du budget de l’organisme de l’Union ne sont pas dus à ce dernier.

CHAPITRE 2

Principe d’annualité

Article 10

Définition

Les crédits inscrits au budget de l’organisme de l’Union sont autorisés pour la durée d’un exercice budgétaire qui commence le 1er janvier et s’achève le 31 décembre.

Article 11

Type de crédits

1.   Le budget de l’organisme de l’Union comporte des crédits non dissociés et, lorsque des exigences de fonctionnement le justifient, des crédits dissociés. Ces derniers donnent lieu à des crédits d’engagement et à des crédits de paiement.

2.   Les crédits d’engagement couvrent le coût total des engagements juridiques souscrits pendant l’exercice.

3.   Les crédits de paiement couvrent les paiements qui découlent de l’exécution des engagements juridiques souscrits au cours de l’exercice ou des exercices antérieurs.

Article 12

Principes comptables applicables aux recettes et aux crédits

1.   Les recettes de l’organisme de l’Union visées à l’article 6 sont inscrites dans les comptes au titre d’un exercice sur la base des montants perçus au cours de cet exercice.

2.   Les recettes de l’organisme de l’Union ouvrent à la même hauteur des crédits de paiement.

3.   Les crédits alloués au titre d’un exercice ne sont utilisés que pour couvrir les dépenses engagées et payées au cours de cet exercice et pour couvrir les montants dus au titre d’engagements qui remontent à des exercices précédents.

4.   Les engagements de crédits sont comptabilisés sur la base des engagements juridiques effectués jusqu’au 31 décembre.

5.   Les paiements sont comptabilisés au titre d’un exercice sur la base des paiements exécutés par le comptable au plus tard le 31 décembre de cet exercice.

Article 13

Engagement de crédits

Les crédits figurant au budget de l’organisme de l’Union peuvent être engagés avec effet au 1er janvier, dès l’adoption définitive du budget de l’organisme de l’Union.

Article 14

Annulation et report de crédits

1.   Les crédits non utilisés à la fin de l’exercice pour lequel ils ont été inscrits sont annulés. Toutefois, ils peuvent faire l’objet d’une décision de report, limité au seul exercice suivant, prise au plus tard le 15 février par le conseil d’administration ou, si l’acte constitutif le permet, par le conseil exécutif, conformément aux paragraphes 3 et 4, ou faire l’objet d’un report de droit conformément au paragraphe 5.

2.   Les crédits relatifs aux dépenses de personnel ne peuvent faire l’objet d’un report.

3.   Pour les crédits d’engagement et les crédits non dissociés non encore engagés à la fin de l’exercice, le report peut porter sur:

Ces montants peuvent être engagés jusqu’au 31 mars de l’année suivante, ou jusqu’au 31 décembre de l’année suivante s’agissant des montants relatifs à des projets immobiliers.

4.   Pour les crédits de paiement, le report peut porter sur les montants nécessaires pour couvrir des engagements antérieurs ou liés à des crédits d’engagement reportés, lorsque les crédits de paiement prévus sur les lignes concernées au budget de l’exercice suivant ne sont pas suffisants pour couvrir les besoins.

L’organisme de l’Union concerné utilise par priorité les crédits autorisés pour l’exercice en cours et n’a recours aux crédits reportés qu’après épuisement des premiers.

5.   Les crédits non dissociés, correspondant à des obligations régulièrement contractées à la fin de l’exercice, sont reportés de droit au seul exercice suivant.

6.   Les crédits reportés non engagés au 31 mars de l’exercice n + 1 sont automatiquement annulés et sont signalés dans la comptabilité.

Article 15

Règles relatives au report des recettes affectées

Le report des recettes affectées visées à l’article 23 et des crédits non utilisés et disponibles au 31 décembre au titre desdites recettes s’effectue conformément aux règles suivantes:

L’organisme de l’Union informe la Commission au plus tard le 1er juin de l’année n + 1 de l’exécution des recettes affectées reportées.

Article 16

Dégagement de crédits

Les dégagements, à la suite de la non-exécution totale ou partielle des actions auxquelles les crédits ont été affectés, intervenant au cours des exercices ultérieurs par rapport à l’exercice pour lequel ces crédits ont été inscrits au budget de l’organisme de l’Union, donnent lieu à l’annulation des crédits correspondants.

Article 17

Engagements

1.   Les dépenses de gestion courante peuvent faire l’objet, à partir du 15 octobre de chaque année, d’engagements anticipés à la charge des crédits prévus pour l’exercice suivant. Toutefois, ces engagements ne dépassent pas le quart des crédits arrêtés par le conseil d’administration figurant sur la ligne budgétaire correspondante pour l’exercice en cours. Ils ne portent pas sur des dépenses nouvelles dont le principe n’a pas encore été admis dans le dernier budget de l’organisme de l’Union régulièrement arrêté.

2.   Les dépenses qui, tels les loyers, sont effectuées par anticipation peuvent donner lieu à paiement à partir du 1er décembre à valoir sur les crédits prévus pour l’exercice suivant. Dans ce cas, le plafond fixé au paragraphe 1 n’est pas applicable.

Article 18

Règles applicables en cas d’adoption tardive du budget de l’organisme de l’Union

1.   Si le budget de l’organisme de l’Union n’est pas adopté définitivement à l’ouverture de l’exercice, les règles définies aux paragraphes 2 à 6 s’appliquent.

2.   Les opérations d’engagement et de paiement peuvent être effectuées dans les limites visées au paragraphe 3.

3.   Les opérations d’engagement peuvent être effectuées par chapitre, dans la limite maximale du quart de l’ensemble des crédits autorisés au chapitre en question pour l’exercice précédent, augmenté d’un douzième pour chaque mois écoulé.

La limite des crédits prévus dans l’état provisionnel de recettes et de dépenses ne peut être dépassée.

Les opérations de paiement peuvent être effectuées mensuellement par chapitre dans la limite du douzième des crédits autorisés au chapitre en question pour l’exercice précédent. Toutefois, ce montant ne dépasse pas le douzième des crédits prévus au même chapitre dans l’état prévisionnel des recettes et des dépenses.

4.   Les crédits autorisés au chapitre en question pour l’exercice précédent, comme indiqué aux paragraphes 2 et 3, s’entendent comme se rapportant aux crédits votés dans le budget de l’organisme de l’Union, y compris les budgets rectificatifs, dont les montants sont corrigés des virements effectués au cours de cet exercice.

5.   À la demande du directeur, si la continuité de l’action de l’organisme de l’Union et les nécessités de la gestion l’exigent, le conseil d’administration peut autoriser des dépenses excédant un douzième provisoire mais ne dépassant pas quatre douzièmes provisoires au total, sauf dans des cas dûment justifiés, tant pour les opérations d’engagement que pour les opérations de paiement au-delà de ceux rendus automatiquement disponibles conformément aux paragraphes 2 et 3.

Les douzièmes additionnels sont autorisés par entier et ne sont pas fractionnables.

6.   Si, pour un chapitre déterminé, l’autorisation de quatre douzièmes provisoires accordée conformément au paragraphe 5 ne permet pas de faire face aux dépenses nécessaires en vue d’éviter une rupture de continuité de l’action de l’organisme de l’Union dans le domaine couvert par le chapitre en cause, un dépassement du montant des crédits inscrits au chapitre correspondant du budget de l’exercice précédent dudit organisme peut être autorisé, à titre exceptionnel. Le conseil d’administration statue conformément aux procédures visées au paragraphe 5. Toutefois, le montant global des crédits ouverts au budget de l’organisme de l’Union de l’exercice précédent ou au projet de budget proposé dudit organisme ne peut en aucun cas être dépassé.

CHAPITRE 3

Principe d’équilibre

Article 19

Définition et portée

1.   Le budget doit être équilibré en recettes et en crédits de paiement.

2.   Les crédits d’engagement ne peuvent dépasser le montant de la contribution de l’Union, augmenté des recettes propres et des autres recettes éventuelles visées à l’article 6.

3.   Pour les organismes dont les recettes sont constituées de redevances et de taxes en sus de la contribution de l’Union, les redevances devraient être fixées à un niveau propre à éviter l’accumulation d’excédents importants. Lorsque le résultat budgétaire, au sens de l’article 97, devient significativement positif ou négatif de façon récurrente, le niveau des redevances et taxes est révisé.

4.   L’organisme de l’Union ne peut souscrire des emprunts dans le cadre de son budget.

5.   La contribution de l’Union à l’organisme de l’Union constitue pour le budget de ce dernier une contribution d’équilibre et peut être fractionnée en plusieurs versements.

6.   L’organisme de l’Union applique une gestion des liquidités rigoureuse, en tenant dûment compte des recettes affectées, afin de garantir que les soldes de trésorerie sont limités à des besoins dûment justifiés. Dans ses demandes de paiement, il présente des prévisions détaillées et actualisées sur ses besoins réels de trésorerie au cours de l’exercice, ainsi que des informations sur les recettes affectées.

Article 20

Résultat budgétaire de l’exercice

1.   Si le résultat budgétaire, au sens de l’article 97, est positif, il est remboursé à la Commission à hauteur du montant de la contribution versée au cours de l’exercice. La partie du résultat budgétaire qui dépasse le montant de la contribution de l’Union versée au cours de l’exercice est inscrite dans le budget de l’organisme de l’Union de l’exercice suivant en recettes.

Le premier alinéa s’applique également lorsque les recettes de l’organisme de l’Union sont constituées de redevances et de taxes en sus de la contribution de l’Union.

La différence entre la contribution inscrite au budget et celle qui a été effectivement versée à l’organisme de l’Union fait l’objet d’une annulation.

L’organisme de l’Union fournit, au plus tard le 31 janvier de l’année n, une estimation du résultat budgétaire de l’année n ‒ 1, qui doit être reversé ultérieurement au budget de l’année n, afin de compléter les informations déjà disponibles sur le résultat budgétaire de l’année n - 2. La Commission tient dûment compte de ces informations lorsqu’elle évalue les besoins financiers de l’organisme de l’Union pour l’année n + 1.

2.   Dans des cas exceptionnels, lorsque l’acte constitutif dispose que les recettes générées par les redevances et taxes sont affectées à des dépenses spécifiques, l’organisme de l’Union peut reporter le solde des redevances et taxes en recettes affectées aux activités liées à la fourniture des services pour lesquels ces redevances sont dues.

3.   Si le résultat budgétaire, au sens de l’article 97, est négatif, il est inscrit au budget de l’organisme de l’Union pour l’exercice suivant en crédits de paiement ou, le cas échéant, imputé sur le résultat budgétaire positif de l’organisme de l’Union des exercices suivants.

4.   Les recettes ou crédits de paiement sont inscrits dans le budget de l’organisme de l’Union au cours de la procédure budgétaire par recours à la procédure de la lettre rectificative définie à l’article 39 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 ou, en cours d’exécution du budget de l’organisme de l’Union, par voie de budget rectificatif.

CHAPITRE 4

Principe d’unité de compte

Article 21

Utilisation de l’euro

Le budget de l’organisme de l’Union est établi, exécuté et fait l’objet d’une reddition des comptes en euros. Toutefois, pour les besoins de la trésorerie, le comptable et, dans le cas des régies d’avances, le régisseur d’avances sont autorisés à effectuer des opérations dans d’autres monnaies dans les conditions précisées dans la réglementation financière de chaque organisme de l’Union.

CHAPITRE 5

Principe d’universalité

Article 22

Définition et portée

Sans préjudice de l’article 23, l’ensemble des recettes couvre l’ensemble des crédits de paiement. Sans préjudice de l’article 25, les recettes et les dépenses sont inscrites sans contraction entre elles.

Article 23

Recettes affectées

1.   Les recettes affectées externes et les recettes affectées internes sont utilisées en vue de financer des dépenses spécifiques.

2.   Constituent des recettes affectées externes:

3.   Constituent des recettes affectées internes:

4.   Sans préjudice de l’article 23, paragraphe 2, point e), l’acte constitutif correspondant peut également prescrire l’affectation de recettes à des dépenses spécifiques. Sauf dispositions contraires dans l’acte constitutif en question, ces recettes constituent des recettes affectées internes.

5.   Toute recette au sens du paragraphe 2, points a) à c), et du paragraphe 3, points a) et d), doit couvrir la totalité des dépenses directes ou indirectes encourues par l’action ou la destination en question.

6.   Le budget de l’organisme de l’Union prévoit la structure d’accueil des recettes affectées externes et des recettes affectées internes ainsi que, dans la mesure du possible, leur montant.

Les recettes affectées ne peuvent être inscrites dans l’état prévisionnel des recettes et des dépenses qu’à hauteur des montants qui sont certains à la date de l’établissement de l’état prévisionnel.

Article 24

Libéralités

1.   Le directeur peut accepter toutes libéralités en faveur de l’organisme de l’Union, telles que des fondations, des subventions ainsi que des dons et des legs.

2.   L’acceptation de libéralités susceptibles d’entraîner des charges est soumise à l’autorisation préalable du conseil d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, du conseil exécutif, qui se prononce dans un délai de deux mois à compter de la date à laquelle la demande lui a été soumise. Si le conseil d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, le conseil exécutif ne statue pas dans ce délai, la libéralité est réputée acceptée.

Article 25

Règles en matière de déductions et de compensations liées aux taux de change

1.   Peuvent être déduits du montant des demandes de paiement qui sont, dans ce cas, ordonnancées pour le net:

Les régularisations visées au premier alinéa, point c), peuvent être opérées par voie de contraction à l’occasion d’un nouveau paiement intermédiaire ou d’un paiement de solde au profit du même bénéficiaire, effectué au titre du chapitre, de l’article et de l’exercice qui ont supporté le trop-payé.

Les règles comptables de l’Union s’appliquent aux déductions visées au premier alinéa, point c).

2.   Les prix des produits ou prestations fournis à l’organisme de l’Union, incorporant des charges fiscales qui font l’objet d’un remboursement par les États membres en vertu du protocole sur les privilèges et immunités de l’Union européenne, sont imputés au budget de l’organisme de l’Union pour leur montant hors taxes, pour autant que ce protocole s’applique à l’organisme de l’Union.

3.   Les prix des produits ou des prestations fournis à l’organisme de l’Union, incorporant des charges fiscales qui font l’objet d’un remboursement par les pays tiers sur la base des conventions pertinentes, peuvent être imputés au budget de l’organisme de l’Union pour:

4.   Les charges fiscales nationales éventuellement supportées par l’organisme de l’Union à titre temporaire en application des paragraphes 2 et 3 sont inscrites sur un compte d’attente jusqu’à leur remboursement par les États en cause.

5.   Un résultat budgétaire négatif éventuel est inscrit en tant que dépense au budget de l’organisme de l’Union.

6.   Les différences de change enregistrées au cours de l’exécution du budget de l’organisme de l’Union peuvent être compensées. Le résultat final, positif ou négatif, est repris dans le résultat budgétaire de l’exercice.

CHAPITRE 6

Principe de spécialité

Article 26

Dispositions générales

Les crédits sont spécialisés par titre et chapitre. Les chapitres sont subdivisés en articles et postes.

Article 27

Virements

1.   Le directeur peut procéder à des virements de crédits:

2.   Au-delà de la limite visée au paragraphe 1, le directeur peut proposer au conseil d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, au conseil exécutif des virements de crédits de titre à titre. Le conseil d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, le conseil exécutif dispose d’un délai de trois semaines pour s’opposer à ces virements. Passé ce délai, ils sont réputés adoptés.

3.   Les propositions de virement et les virements effectués conformément aux paragraphes 1 et 2 sont accompagnés des justifications appropriées et détaillées faisant apparaître l’exécution des crédits ainsi que les prévisions des besoins jusqu’à la fin de l’exercice, tant pour les lignes à alimenter que pour celles sur lesquelles les crédits sont prélevés.

4.   Le directeur informe le conseil d’administration dans les meilleurs délais des virements effectués. Il informe le Parlement européen et le Conseil de tous les virements effectués en application du paragraphe 2.

Article 28

Règles spécifiques aux virements

1.   Ne peuvent être dotées de crédits par voie de virement que les lignes budgétaires de l’organisme de l’Union pour lesquelles le budget de l’organisme de l’Union autorise un crédit ou porte la mention «pour mémoire».

2.   Les crédits correspondant à des recettes affectées ne peuvent faire l’objet de virement que pour autant que ces recettes conservent leur affectation.

CHAPITRE 7

Principe de bonne gestion financière

Article 29

Principes d’économie, d’efficience et d’efficacité/principe de bonne gestion financière

1.   Les crédits sont utilisés conformément au principe de bonne gestion financière, à savoir conformément aux principes d’économie, d’efficience et d’efficacité.

2.   Le principe d’économie prescrit que les moyens mis en œuvre par l’organisme de l’Union dans le cadre de la réalisation de ses activités sont rendus disponibles en temps utile, dans les quantités et qualités appropriées et au meilleur prix.

Le principe d’efficience vise le meilleur rapport entre les moyens mis en œuvre et les résultats obtenus.

Le principe d’efficacité vise l’atteinte des objectifs spécifiques fixés et l’obtention des résultats escomptés.

3.   L’organisme de l’Union effectue un exercice d’évaluation comparative visé à l’article 50 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.

L’exercice d’évaluation comparative se compose:

Lors de la réalisation de l’exercice d’évaluation comparative visé dans les premier et deuxième alinéas, l’organisme de l’Union prend les dispositions nécessaires pour éviter tout conflit d’intérêts.

4.   Des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et datés sont fixés pour tous les secteurs d’activité couverts par le budget de l’organisme de l’Union. La réalisation de ces objectifs est contrôlée par des indicateurs de performance établis par activité et des informations sont fournies au conseil d’administration par le directeur. Ces informations sont fournies chaque année et figurent au plus tard dans les documents accompagnant le projet de budget de l’organisme de l’Union.

5.   En vue d’améliorer la prise de décision, l’organisme de l’Union procède à des évaluations ex ante et ex post, conformément aux orientations définies par la Commission. Ces évaluations s’appliquent à tous les programmes et activités qui occasionnent des dépenses importantes et leurs résultats sont communiqués au conseil d’administration.

6.   Le directeur prépare un plan d’action pour donner suite aux conclusions des évaluations visées au paragraphe 5 et fait rapport sur ses progrès deux fois par an à la Commission et périodiquement au conseil d’administration.

7.   Le conseil d’administration examine la mise en œuvre du plan d’action visé au paragraphe 6.

Article 30

Contrôle interne de l’exécution budgétaire

1.   Le budget de l’organisme de l’Union est exécuté selon le principe d’un contrôle interne efficace et efficient.

2.   Aux fins de l’exécution du budget de l’organisme de l’Union, le contrôle interne est défini comme un processus applicable à tous les niveaux de la chaîne de gestion et conçu pour fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs suivants:

3.   Un contrôle interne efficace est fondé sur les bonnes pratiques internationales et comprend notamment:

4.   Un contrôle interne efficient repose sur les éléments suivants:

CHAPITRE 8

Principe de transparence

Article 31

Publication des comptes, budgets et rapports

1.   Le budget de l’organisme de l’Union est établi, exécuté et fait l’objet d’une reddition de comptes dans le respect du principe de transparence.

2.   Une synthèse du budget de l’organisme de l’Union et de tout budget rectificatif de l’organisme de l’Union, tels qu’ils ont été définitivement arrêtés, est publiée au Journal officiel de l’Union européenne dans un délai de trois mois à compter de leur adoption.

Cette synthèse indique les cinq principales lignes budgétaires de recettes, les cinq principales lignes budgétaires de dépenses pour les budgets administratif et de fonctionnement de l’organisme de l’Union, le tableau des effectifs et une estimation des effectifs en personnel contractuel, exprimée en équivalents temps plein pour lesquels les crédits sont budgétisés, ainsi que des experts nationaux détachés. Elle mentionne également les chiffres de l’exercice précédent.

3.   Le budget de l’organisme de l’Union comprenant le tableau des effectifs et les budgets rectificatifs de l’organisme de l’Union, tels qu’ils ont été définitivement arrêtés, ainsi qu’une estimation des effectifs en personnel contractuel, exprimés en équivalents temps plein, pour lesquels les crédits sont budgétisés, et des experts nationaux détachés, sont transmis pour information au Parlement européen et au Conseil, à la Cour des comptes et à la Commission, et sont publiés sur le site internet de l’organisme de l’Union concerné dans un délai de quatre semaines à compter de leur adoption.

4.   L’organisme de l’Union communique sur son site internet, au plus tard le 30 juin de l’exercice suivant, des informations sur les bénéficiaires de fonds en provenance de son budget, notamment les noms des experts engagés en vertu de l’article 89, conformément aux paragraphes 2, 3 et 4 de l’article 21 du règlement délégué (UE) no 1268/2012 de la Commission (7), selon une présentation standard. Les informations publiées sont aisément accessibles, claires et exhaustives. Ces informations sont communiquées dans le respect des exigences de confidentialité et de sécurité, en particulier de protection des données à caractère personnel énoncées dans le règlement (CE) no 45/2001.

TITRE III

ÉTABLISSEMENT ET STRUCTURE DU BUDGET

CHAPITRE 1

Établissement du budget de l’organisme de l’Union

Article 32

Programmation annuelle et pluriannuelle

1.   L’organisme de l’Union établit un document de programmation contenant la programmation pluriannuelle et annuelle en tenant compte des orientations définies par la Commission.

2.   Le programme pluriannuel expose:

La programmation des ressources comporte des informations qualitatives et quantitatives sur les ressources humaines et sur les questions budgétaires aux fins de l’établissement de rapports, en particulier:

La Commission adresse à l’organisme de l’Union l’avis de ses services concernés sur le projet de programmation des ressources humaines.

Si l’organisme de l’Union ne tient pas pleinement compte de l’avis des services de la Commission, il doit fournir des explications suffisantes à la Commission.

La programmation des ressources est actualisée chaque année. Le cas échéant, la programmation stratégique est mise à jour, notamment pour l’adapter aux résultats de l’ensemble des évaluations mentionnées dans l’acte constitutif.

3.   Le programme de travail annuel de l’organisme de l’Union expose des objectifs détaillés et les résultats escomptés, y compris des indicateurs de performance. Il comprend également une description des actions à financer et une indication des ressources financières et humaines allouées à chaque action. Le programme de travail annuel s’inscrit dans la logique du programme de travail pluriannuel visé au paragraphe 1.

Il précise clairement les tâches de l’organisme de l’Union qui ont été ajoutées, modifiées ou supprimées par rapport à l’année précédente.

4.   Toute modification substantielle du programme de travail annuel fait l’objet d’une adoption selon la même procédure que le programme de travail initial, conformément aux dispositions de l’acte constitutif et de l’article 33 du présent règlement.

Le conseil d’administration peut déléguer le pouvoir de procéder à des modifications non substantielles du programme de travail annuel à l’ordonnateur de l’organisme de l’Union.

Article 33

Établissement du budget

1.   Le budget est établi conformément aux dispositions de l’acte constitutif.

2.   L’organisme de l’Union transmet à la Commission, au plus tard le 31 janvier de chaque année, un état prévisionnel de ses dépenses et de ses recettes ainsi que des orientations générales le justifiant.

3.   Conformément à l’article 37 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, l’organisme de l’Union transmet chaque année à la Commission, au Parlement européen et au Conseil un état prévisionnel de ses dépenses et de ses recettes comme précisé dans l’acte constitutif.

4.   L’état prévisionnel des dépenses et des recettes de l’organisme de l’Union inclut:

5.   L’organisme de l’Union transmet à la Commission, au Parlement européen et au Conseil le projet de document de programmation visé à l’article 32, ainsi que toute version mise à jour de ce document, au plus tard le 31 janvier de chaque année.

6.   La Commission, dans le cadre de la procédure relative à l’adoption du budget, transmet l’état prévisionnel de l’organisme de l’Union au Parlement européen et au Conseil et propose le montant de la contribution destiné à l’organisme de l’Union et les effectifs qu’elle estime nécessaires pour celui-ci. La Commission établit le projet de tableau des effectifs des organismes de l’Union et une estimation des effectifs en personnel contractuel et en experts nationaux détachés exprimés en équivalents temps plein pour lesquels les crédits sont proposés dès que la Commission a établi le projet de budget.

7.   Le Parlement européen et le Conseil arrêtent le tableau des effectifs de l’organisme de l’Union, ainsi que toute modification ultérieure de celui-ci, dans le respect des dispositions de l’article 38, paragraphe 1. Le tableau des effectifs est publié dans une annexe de la section III — Commission — du budget.

8.   Le budget de l’organisme de l’Union et le tableau des effectifs ainsi que le document de programmation visé à l’article 32 sont arrêtés par le conseil d’administration. Ils deviennent définitifs après l’adoption définitive du budget fixant le montant de la contribution ainsi que le tableau des effectifs et sont, le cas échéant, ajustés en conséquence.

9.   Lorsqu’elle confie de nouvelles tâches à un organisme de l’Union, la Commission, sans préjudice des procédures législatives relatives à la modification de l’acte constitutif, présente au Parlement européen et au Conseil les informations nécessaires pour évaluer l’incidence de ces nouvelles tâches sur les ressources de l’organisme de l’Union, afin de revoir, si nécessaire, son financement.

Article 34

Budgets rectificatifs

Toute modification au budget de l’organisme de l’Union, y compris au tableau des effectifs, fait l’objet d’un budget rectificatif adopté conformément à la même procédure que pour le budget initial de l’organisme de l’Union, selon les dispositions de l’acte constitutif et de l’article 33 du présent règlement.

CHAPITRE 2

Structure et présentation du budget de l’organisme de l’Union

Article 35

Structure du budget de l’organisme de l’Union

Le budget de l’organisme de l’Union comporte un état des recettes et un état des dépenses.

Article 36

Nomenclature budgétaire

Dans la mesure où la nature des activités de l’organisme de l’Union le justifie, l’état des dépenses doit être présenté selon une nomenclature comportant une classification par destination. Cette nomenclature est définie par l’organisme de l’Union et distingue clairement entre crédits administratifs et opérationnels.

Article 37

Présentation du budget de l’organisme de l’Union

Le budget de l’organisme de l’Union fait apparaître:

Article 38

Règles applicables au tableau des effectifs

1.   Le tableau des effectifs visé à l’article 33 comporte, en regard du nombre des emplois autorisés au titre de l’exercice, le nombre des emplois autorisés au titre de l’exercice précédent ainsi que le nombre d’emplois réellement pourvus. Il constitue, pour l’organisme de l’Union, une limite impérative. Aucune nomination ne peut être faite au-delà de cette limite.

Toutefois, le conseil d’administration peut procéder à des modifications du tableau des effectifs, jusqu’à concurrence de 10 % des emplois autorisés, sauf en ce qui concerne les grades AD 16, AD 15, AD 14 et AD 13, sous réserve des conditions suivantes:

2.   Par dérogation au paragraphe 1, deuxième alinéa, les cas d’exercice d’activité à temps partiel autorisés par l’autorité investie du pouvoir de nomination conformément aux dispositions du statut peuvent être compensés. Lorsqu’un agent demande le retrait de l’autorisation avant la fin de la période accordée, l’organisme de l’Union prend les mesures appropriées pour respecter, dès que possible, la limite visée au paragraphe 1, deuxième alinéa, point b).

TITRE IV

EXÉCUTION DU BUDGET DE L’ORGANISME DE L’UNION

CHAPITRE 1

Dispositions générales

Article 39

Exécution du budget conformément au principe de bonne gestion financière

1.   Le directeur exerce les fonctions d’ordonnateur. Il exécute le budget de l’organisme de l’Union en recettes et en dépenses conformément aux règles financières dudit organisme et au principe de bonne gestion financière, sous sa propre responsabilité et dans la limite des crédits alloués.

2.   Sans préjudice des responsabilités de l’ordonnateur en ce qui concerne la prévention et la détection des fraudes et irrégularités, l’organisme de l’Union participe aux activités de prévention de la fraude de l’Office européen de lutte antifraude.

Article 40

Délégation des pouvoirs d’exécution du budget

1.   Le directeur peut déléguer ses pouvoirs d’exécution du budget à des agents de l’organisme de l’Union soumis au statut, dans les conditions déterminées par les règles financières de l’organisme de l’Union adoptées par le conseil d’administration. Les délégataires ne peuvent agir que dans la limite des pouvoirs qui leur sont expressément conférés.

2.   Le délégataire peut subdéléguer les pouvoirs reçus selon les conditions précisées dans les modalités d’exécution du présent règlement visées à l’article 114. Chaque acte de subdélégation nécessite l’accord explicite du directeur.

Article 41

Conflit d’intérêts

1.   Les acteurs financiers au sens du chapitre 2 du présent titre et les autres personnes participant à l’exécution et à la gestion du budget, y compris aux actes préparatoires à celui-ci, ainsi qu’à l’audit ou au contrôle, ne prennent aucune mesure à l’occasion de laquelle leurs propres intérêts pourraient être en conflit avec ceux de l’organisme de l’Union.

Si un tel risque existe, la personne en question a l’obligation de s’abstenir et d’en référer à l’autorité compétente, qui confirme par écrit l’existence éventuelle d’un conflit d’intérêts. Lorsque l’existence d’un conflit d’intérêts a été établie, la personne en question cesse toutes ses activités en rapport avec le dossier concerné. L’autorité compétente prend toute mesure supplémentaire appropriée.

2.   Aux fins du paragraphe 1, il y a conflit d’intérêts lorsque l’exercice impartial et objectif des fonctions d’un acteur financier ou d’une autre personne, visés au paragraphe 1, est compromis pour des motifs familiaux, affectifs, d’affinité politique ou nationale, d’intérêt économique ou pour tout autre motif de communauté d’intérêt avec le bénéficiaire.

3.   L’autorité compétente visée au paragraphe 1 est le supérieur hiérarchique de l’agent concerné. Si celui-ci est le directeur, l’autorité compétente est alors le conseil d’administration, ou, lorsque l’acte constitutif le permet, le conseil exécutif.

4.   L’organisme de l’Union adopte des règles relatives à la prévention et à la gestion des conflits d’intérêts.

Article 42

Mode d’exécution du budget de l’organisme de l’Union

1.   Le budget de l’organisme de l’Union est exécuté par le directeur dans les services placés sous son autorité.

2.   Dans la mesure où cela s’avère indispensable, peuvent être confiées par voie contractuelle à des entités ou organismes extérieurs de droit privé des tâches d’expertise technique et des tâches administratives, préparatoires ou accessoires qui n’impliquent ni mission de puissance publique ni exercice d’un pouvoir discrétionnaire d’appréciation.

CHAPITRE 2

Acteurs financiers

Section 1

Principe de la séparation des fonctions

Article 43

Séparation des fonctions

Les fonctions de l’ordonnateur et du comptable sont séparées et incompatibles entre elles.

Section 2

L’ordonnateur

Article 44

Pouvoirs et fonctions de l’ordonnateur

1.   L’ordonnateur est chargé d’exécuter les recettes et les dépenses conformément au principe de bonne gestion financière et d’en assurer la légalité et la régularité.

2.   Au sens du paragraphe 1, l’ordonnateur met en place, conformément aux normes minimales arrêtées par le conseil d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, par le conseil exécutif sur la base de normes équivalentes arrêtées par la Commission pour ses propres services et en tenant compte des risques associés à l’environnement de gestion et à la nature des actions financées, la structure organisationnelle ainsi que les systèmes de contrôle interne adaptés à l’exécution de ses tâches.

L’établissement de cette structure et de ces systèmes repose sur une analyse du risque exhaustive, prenant en compte le rapport coût/efficacité.

L’ordonnateur peut mettre en place au sein de ses services une fonction d’expertise et de conseil destinée à l’assister dans la maîtrise des risques liés à ses activités.

3.   Pour exécuter des dépenses, l’ordonnateur procède à des engagements budgétaires et juridiques, à la liquidation des dépenses et à l’ordonnancement des paiements, ainsi qu’aux actes préalables nécessaires à cette exécution des crédits.

4.   L’exécution des recettes comporte l’établissement des prévisions de créances, la constatation des droits à recouvrer et l’émission des ordres de recouvrement. Elle comporte, le cas échéant, la renonciation aux créances constatées.

5.   L’ordonnateur conserve les pièces justificatives relatives aux opérations exécutées pendant une durée de cinq ans à compter de la date de la décision de décharge sur l’exécution du budget de l’organisme de l’Union. Les données à caractère personnel contenues dans les pièces justificatives sont supprimées si possible lorsqu’elles ne sont pas nécessaires aux fins de la décharge budgétaire, du contrôle et de l’audit. En tout état de cause, en ce qui concerne la conservation des données relatives au trafic, les dispositions de l’article 37, paragraphe 2, du règlement (CE) no 45/2001 s’appliquent.

Article 45

Contrôles ex ante

1.   Chaque opération visée à l’article 44 fait l’objet d’au moins un contrôle ex ante, fondé sur une analyse des documents et sur les résultats disponibles des contrôles déjà réalisés, en ce qui concerne les aspects opérationnels et financiers de l’opération.

Les contrôles ex ante comprennent l’initiation et la vérification d’une opération.

2.   Par «initiation d’une opération», il faut entendre l’ensemble des opérations préparatoires à l’adoption des actes d’exécution budgétaire de l’organisme de l’Union par les ordonnateurs visés aux articles 33 et 34.

3.   Par «vérification ex ante d’une opération», il faut entendre l’ensemble des contrôles ex ante mis en place par l’ordonnateur afin d’en vérifier les aspects opérationnels et financiers.

4.   Les contrôles ex ante visent à vérifier la cohérence entre les pièces justificatives demandées et toute autre information disponible. L’ampleur des contrôles ex ante en termes de fréquence et d’intensité est déterminée par l’ordonnateur compétent sur la base de considérations fondées sur l’analyse de risque et le rapport coût/efficacité. En cas de doute, l’ordonnateur compétent pour la liquidation du paiement correspondant demande des informations complémentaires ou effectue un contrôle sur place afin d’obtenir une assurance raisonnable dans le cadre du contrôle ex ante.

Les contrôles ex ante ont pour objet de constater notamment:

Aux fins des contrôles, l’ordonnateur peut considérer comme constituant une opération unique une série d’opérations individuelles semblables concernant des dépenses courantes en matière de rémunérations, de pensions, de remboursement de frais de mission et de frais médicaux.

5.   Pour une opération donnée, la vérification est effectuée par des agents distincts de ceux qui ont initié l’opération. Les agents qui effectuent la vérification ne sont pas subordonnés à ceux qui ont initié l’opération.

Article 46

Contrôles ex post

1.   L’ordonnateur peut mettre en place des contrôles ex post pour vérifier les opérations déjà approuvées à la suite des contrôles ex ante. Ces contrôles peuvent être organisés par sondage en fonction du risque.

2.   Les contrôles ex post peuvent être effectués sur pièces et, le cas échéant, sur place.

Ces contrôles ex post visent à vérifier la bonne exécution des opérations financées par le budget de l’organisme de l’Union et notamment le respect des critères visés à l’article 45, paragraphe 4.

Les résultats des contrôles ex post sont examinés par l’ordonnateur au moins une fois par an en vue de détecter tout problème systémique potentiel. L’ordonnateur prend des mesures pour s’atteler à ces problèmes.

L’analyse de risque visée au paragraphe 1 est examinée à la lumière des résultats des contrôles et d’autres informations pertinentes.

En cas de programmes pluriannuels, l’ordonnateur établit une stratégie de contrôle pluriannuelle, précisant la nature et l’ampleur des contrôles sur la période considérée ainsi que la manière dont les résultats doivent être mesurés d’une année sur l’autre aux fins du processus d’assurance annuel.

3.   Les contrôles ex ante sont effectués par des agents distincts de ceux qui sont chargés des contrôles ex post. Les agents chargés des contrôles ex post ne sont pas subordonnés aux agents chargés des contrôles ex ante.

Lorsque l’ordonnateur met en œuvre des audits financiers de bénéficiaires à titre de contrôles ex post, les règles correspondantes en matière d’audit sont claires, cohérentes et transparentes et respectent les droits tant de l’organisme de l’Union que de ceux qui ont fait l’objet d’un audit.

4.   Les agents responsables du contrôle de la gestion des opérations financières visés au paragraphe 3 ont les compétences professionnelles requises. Ils respectent un code spécifique de normes professionnelles arrêté par l’organisme de l’Union et basé sur les normes arrêtées par la Commission pour ses propres services.

Article 47

Rapport annuel d’activités consolidé

1.   L’ordonnateur rend compte au conseil d’administration de l’exercice de ses fonctions sous la forme d’un rapport annuel d’activités consolidé contenant:

Le rapport annuel d’activités consolidé indique les résultats des opérations par rapport aux objectifs qui ont été assignés, les risques associés aux opérations, l’utilisation des ressources mises à disposition et le fonctionnement efficient et efficace des systèmes de contrôle interne, y compris une évaluation globale du rapport coût/efficacité des contrôles.

Le rapport annuel consolidé est soumis pour évaluation au conseil d’administration.

2.   Au plus tard le 1er juillet de chaque année, le conseil d’administration transmet à la Cour des comptes, à la Commission, au Parlement européen et au Conseil le rapport annuel d’activités consolidé accompagné de son évaluation.

3.   Des exigences supplémentaires en matière de rapports peuvent être prévues par l’acte constitutif dans des cas dûment justifiés, notamment lorsque la nature du domaine dans lequel l’organisme est actif le requiert.

Article 48

Protection des intérêts financiers de l’Union

1.   Si un agent partie à la gestion financière et au contrôle des opérations estime qu’une décision que son supérieur lui impose d’appliquer ou d’accepter est irrégulière ou contraire aux principes de bonne gestion financière ou aux règles professionnelles qu’il est tenu de respecter, il en informe le directeur par écrit, qui lui répond par écrit. Si le directeur ne réagit pas ou confirme la décision ou les instructions initiales et que l’agent estime qu’une telle confirmation ne constitue pas une réponse raisonnable à sa question, il en informe par écrit l’instance compétente visée à l’article 54, paragraphe 5, et le conseil d’administration.

2.   Dans le cas d’une activité illégale, de fraude ou de corruption susceptible de nuire aux intérêts de l’Union, l’agent informe les autorités et instances désignées par la législation en vigueur. Les contrats passés avec des auditeurs externes réalisant des audits de la gestion financière de l’organisme de l’Union prévoient l’obligation pour l’auditeur externe d’informer l’ordonnateur de tout soupçon d’activité illégale, de fraude ou de corruption susceptible de nuire aux intérêts de l’Union.

Article 49

Délégation des pouvoirs d’exécution du budget

Dans le cas où il est procédé à une délégation ou à une subdélégation de pouvoirs d’exécution du budget conformément à l’article 40, l’article 44, paragraphes 1, 2 et 3, s’applique mutatis mutandis aux ordonnateurs délégués ou subdélégués.

Section 3

Le comptable

Article 50

Pouvoirs et fonctions du comptable

1.   Le conseil d’administration nomme un comptable, soumis au statut, qui est entièrement indépendant dans l’exercice de ses tâches. Le comptable est chargé dans l’organisme de l’Union:

2.   Plusieurs organismes de l’Union peuvent nommer le même comptable.

Les organismes de l’Union peuvent aussi convenir avec la Commission que leur comptable est celui de la Commission.

Les organismes de l’Union peuvent aussi confier au comptable de la Commission une partie des tâches d’un comptable de l’organisme de l’Union, compte tenu de l’analyse du rapport coûts/avantages visée à l’article 29.

Dans le cas visé au présent alinéa, ils prennent les dispositions nécessaires pour éviter tout conflit d’intérêts.

3.   Le comptable obtient de l’ordonnateur toutes les informations nécessaires à l’établissement de comptes présentant une image fidèle de la situation financière de l’organisme de l’Union et de l’exécution budgétaire. L’ordonnateur garantit la fiabilité de ces informations.

4.   Avant leur adoption par le directeur, le comptable signe les comptes, certifiant ainsi qu’il a une assurance raisonnable quant au fait qu’ils présentent une image fidèle de la situation financière de l’organisme de l’Union.

Aux fins du premier alinéa, le comptable vérifie que les comptes ont été élaborés conformément aux règles comptables visées à l’article 143 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, et que toutes les recettes et dépenses ont été comptabilisées.

L’ordonnateur transmet toute information dont le comptable a besoin pour remplir ses fonctions.

Les ordonnateurs demeurent pleinement responsables de l’utilisation appropriée des fonds qu’ils gèrent, de la légalité et de la régularité des dépenses placées sous leur contrôle et de l’exhaustivité et de l’exactitude des informations transmises au comptable.

5.   Le comptable est habilité à vérifier les informations reçues ainsi qu’à effectuer toute autre vérification qu’il juge nécessaire pour être en mesure de signer les comptes.

Le cas échéant, il émet des réserves, dont il précise la nature et la portée.

6.   Sous réserve du paragraphe 7 du présent article et de l’article 51, seul le comptable est habilité pour la gestion de la trésorerie et des équivalents de trésorerie. Le comptable est responsable de leur conservation.

7.   Dans l’exercice de ses fonctions, le comptable peut, si cela s’avère indispensable à cette fin, déléguer certaines de ses tâches à des agents soumis au statut placés sous sa responsabilité hiérarchique.

8.   L’acte de délégation définit les tâches, droits et obligations conférés aux délégataires.

Section 4

Le régisseur d’avances

Article 51

Régies d’avances

Si cela s’avère indispensable pour le paiement de dépenses de faible montant et pour l’encaissement d’autres recettes visées à l’article 6, des régies d’avances peuvent être créées. Les régies d’avances sont alimentées par le comptable et sont sous la responsabilité de régisseurs d’avances qu’il désigne.

Le montant maximal de chaque dépense ou recette pouvant être payée par le régisseur d’avances à des tiers ne dépasse pas 60 000 EUR et est précisé par chaque organisme de l’Union pour chaque dépense ou recette. Les paiements des régies d’avances peuvent être réglés par virement, y compris au moyen du système de débit direct visé à l’article 74, paragraphe 1, par chèque ou par d’autres moyens de paiement, conformément aux instructions arrêtées par le comptable.

CHAPITRE 3

Responsabilité des acteurs financiers

Section 1

Règles générales

Article 52

Suppression de la délégation et suspension des fonctions des acteurs financiers

1.   Les ordonnateurs délégués et subdélégués peuvent à tout moment se voir retirer, temporairement ou définitivement, leur délégation ou subdélégation par l’autorité qui les a nommés. L’ordonnateur peut à tout moment retirer son accord sur une subdélégation spécifique.

2.   Le comptable ou le régisseur d’avances, ou les deux, peuvent à tout moment être suspendus de leurs fonctions, temporairement ou définitivement, par le conseil d’administration. En pareil cas, le conseil d’administration nomme un comptable intérimaire.

3.   Les paragraphes 1 et 2 sont sans préjudice d’éventuelles mesures disciplinaires prises à l’encontre des acteurs financiers visés auxdits paragraphes.

Article 53

Responsabilité des acteurs financiers pour activité illégale, fraude ou corruption

1.   Les articles 52 à 56 ne préjugent pas de la responsabilité pénale que pourraient engager les acteurs financiers visés à l’article 52 dans les conditions prévues par le droit national applicable ainsi que par les dispositions en vigueur relatives à la protection des intérêts financiers de l’Union et à la lutte contre la corruption impliquant des fonctionnaires de l’Union ou des États membres.

2.   Sans préjudice des articles 54, 55 et 56, tout ordonnateur, tout comptable ou tout régisseur d’avances engage sa responsabilité disciplinaire et pécuniaire, dans les conditions prévues par le statut. Dans le cas d’une activité illégale, de fraude ou de corruption susceptible de nuire aux intérêts de l’Union, les autorités et les instances désignées par la législation en vigueur, en particulier l’Office européen de lutte antifraude, sont saisies.

Section 2

Règles applicables aux ordonnateurs

Article 54

Règles applicables aux ordonnateurs

1.   L’ordonnateur engage sa responsabilité pécuniaire dans les conditions prévues au statut.

2.   La responsabilité pécuniaire de l’ordonnateur est engagée notamment si l’ordonnateur, intentionnellement ou par négligence grave:

3.   Lorsqu’un ordonnateur délégué ou subdélégué considère qu’une décision qui lui incombe est entachée d’irrégularité ou qu’elle contrevient aux principes de bonne gestion financière, il le signale par écrit à l’autorité délégante. Si l’autorité délégante donne par écrit l’instruction motivée de prendre ladite décision à l’ordonnateur délégué ou subdélégué, celui-ci est dégagé de sa responsabilité.

4.   En cas de délégation, l’ordonnateur reste responsable de l’efficacité et de l’efficience des systèmes de gestion et de contrôle interne mis en place et du choix de l’ordonnateur délégué.

5.   L’instance spécialisée en matière d’irrégularités financières mise en place par la Commission ou à laquelle cette dernière participe conformément à l’article 73, paragraphe 6, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, exerce à l’égard de l’organisme de l’Union les mêmes compétences que celles qui lui sont attribuées à l’égard des services de la Commission, à moins que le conseil d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, le conseil exécutif ne décide de créer une instance fonctionnellement indépendante, ou de participer à une instance commune établie par plusieurs organismes. Pour les cas présentés par les organismes de l’Union, l’instance spécialisée en matière d’irrégularités financières mise en place par la Commission ou à laquelle cette dernière participe comprend un agent d’un organisme de l’Union.

Sur la base de l’avis de l’instance visée au premier alinéa, le directeur décide de l’engagement d’une procédure mettant en cause la responsabilité disciplinaire ou pécuniaire. Si l’instance a décelé des problèmes systémiques, elle transmet à l’ordonnateur et à l’auditeur interne de la Commission un rapport assorti de recommandations. Si cet avis met en cause le directeur, l’instance transmet un tel rapport au conseil d’administration et à l’auditeur interne de la Commission. Le directeur se réfère, sous une forme anonyme, aux avis de l’instance dans son rapport annuel d’activités et décrit les mesures de suivi adoptées.

6.   Chaque agent peut être tenu de réparer, en totalité ou en partie, le préjudice subi par l’organisme de l’Union en raison de fautes personnelles graves qu’il aurait commises dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions. La décision motivée est prise par l’autorité investie du pouvoir de nomination, après accomplissement des formalités prescrites en matière disciplinaire par le statut.

Section 3

Règles applicables aux comptables et régisseurs d’avances

Article 55

Règles applicables aux comptables

Le comptable engage, dans les conditions et selon les procédures prévues par le statut, sa responsabilité disciplinaire ou pécuniaire. Constitue en particulier une faute susceptible d’engager sa responsabilité le fait:

Article 56

Règles applicables aux régisseurs d’avances

Le régisseur d’avances engage, dans les conditions et selon les procédures prévues par le statut, sa responsabilité disciplinaire ou pécuniaire. Constitue en particulier une faute susceptible d’engager la responsabilité du régisseur d’avances le fait:

CHAPITRE 4

Opérations de recettes

Article 57

Demande de paiement

L’organisme de l’Union présente à la Commission, dans des conditions et selon une périodicité convenues avec elle, des demandes de paiement de tout ou partie de la contribution de l’Union, conformément à l’article 19, paragraphe 6.

Article 58

Prise en compte des intérêts

Les intérêts produits par les fonds versés à l’organisme de l’Union par la Commission au titre de la contribution ne sont pas dus au budget.

Article 59

Prévision de créance

1.   Lorsque l’ordonnateur dispose d’informations suffisantes et fiables relatives à toute mesure ou situation de nature à engendrer une créance de l’organisme de l’Union, il établit une prévision de créance.

2.   La prévision de créance est adaptée par l’ordonnateur dès qu’il prend connaissance d’un événement modifiant la mesure ou la situation ayant engendré l’établissement de la prévision.

Lors de l’établissement de l’ordre de recouvrement relatif à une mesure ou une situation ayant précédemment donné lieu à une prévision d’une créance, cette prévision est adaptée en conséquence par l’ordonnateur.

Si l’ordre de recouvrement est établi pour le même montant que la prévision originale de créance, cette prévision est ramenée à zéro.

Article 60

Constatation des créances

1.   La constatation d’une créance est l’acte par lequel l’ordonnateur:

2.   Toute créance identifiée comme certaine, liquide et exigible est constatée par un ordre de recouvrement donné au comptable, suivi d’une note de débit adressée au débiteur, tous deux établis par l’ordonnateur.

3.   Les montants indûment payés sont recouvrés.

4.   Toute créance non remboursée à sa date d’échéance fixée dans la note de débit porte intérêt conformément au règlement délégué (UE) no 1268/2012.

5.   Dans des cas dûment justifiés, certaines recettes courantes peuvent faire l’objet de constatations prévisionnelles. Une constatation prévisionnelle couvre plusieurs recouvrements individuels qui ne doivent donc pas faire l’objet d’une constatation individuelle. Avant la clôture de l’exercice, l’ordonnateur est tenu d’effectuer les modifications aux constatations prévisionnelles pour que celles-ci soient égales aux créances réellement constatées.

Article 61

Ordonnancement des recouvrements

L’ordonnancement des recouvrements est l’acte par lequel l’ordonnateur donne au comptable, par l’émission d’un ordre de recouvrement, l’instruction de recouvrer une créance que l’ordonnateur a constatée.

Article 62

Règles relatives aux recouvrements

1.   Le comptable prend en charge les ordres de recouvrement des créances dûment établis par l’ordonnateur. Il est tenu de faire diligence en vue d’assurer la rentrée des recettes de l’organisme de l’Union et doit veiller à la conservation des droits de celui-ci.

2.   Si, à l’échéance prévue dans la note de débit, le recouvrement effectif n’a pas eu lieu, le comptable en informe l’ordonnateur et lance sans délai la procédure de récupération, par toute voie de droit, y compris, le cas échéant, par compensation et, si celle-ci n’est pas possible, par l’exécution forcée.

3.   Le comptable procède au recouvrement par compensation et à due concurrence des créances de l’organisme de l’Union à l’égard de tout débiteur lui-même titulaire d’une créance à l’égard de l’organisme. Ces créances à compenser sont certaines, liquides et exigibles.

4.   Lorsque l’ordonnateur envisage de renoncer en totalité ou en partie à recouvrer une créance constatée, il s’assure que la renonciation est régulière et conforme aux principes de bonne gestion financière et de proportionnalité. La décision de renonciation est motivée. L’ordonnateur ne peut déléguer une telle décision que pour les créances portant sur un montant inférieur à 5 000 EUR.

La décision de renonciation mentionne les diligences faites pour le recouvrement et les éléments de droit et de fait sur lesquels elle s’appuie.

5.   L’ordonnateur annule, en totalité ou en partie, une créance constatée lorsque la découverte d’une erreur fait apparaître que cette créance n’avait pas été correctement constatée. Cette annulation s’exprime par une décision de l’ordonnateur et fait l’objet d’une motivation adéquate.

Article 63

Formalités d’encaissement

1.   Le recouvrement effectif des créances donne lieu de la part du comptable à l’établissement d’un enregistrement dans les comptes et à l’information de l’ordonnateur.

2.   Tout versement en espèces fait à la caisse du comptable donne lieu à la délivrance d’un récépissé.

3.   Le remboursement partiel par un débiteur faisant l’objet de plusieurs ordres de recouvrement sera d’abord imputé sur la créance la plus ancienne sauf indication contraire de la part du débiteur.

Tout paiement partiel est imputé d’abord sur les intérêts de retard.

Article 64

Octroi de délais de paiement

1.   Des délais supplémentaires pour le paiement ne peuvent être accordés, par le comptable, en liaison avec l’ordonnateur, que sur demande écrite dûment motivée du débiteur et à la double condition suivante:

La garantie visée au premier alinéa, point b), peut être remplacée par une caution personnelle et solidaire d’un tiers agréée par le comptable de l’organisme de l’Union.

2.   Dans des circonstances exceptionnelles, à la suite d’une demande du débiteur, le comptable peut lever l’exigence de la garantie visée au paragraphe 1, premier alinéa, point b), lorsque, sur la base de son évaluation, le débiteur est désireux et capable d’effectuer le paiement dans les délais supplémentaires accordés, mais n’est pas en mesure de constituer cette garantie et se trouve dans une situation difficile.

Article 65

Liste des créances

1.   Le comptable tient une liste des montants à recouvrer. Les créances de l’organisme de l’Union sont regroupées sur la liste selon la date d’émission de l’ordre de recouvrement. Le comptable précise aussi les recouvrements de créances constatées qui ont fait l’objet d’une renonciation totale ou partielle. Cette liste est jointe au rapport de l’organisme de l’Union sur la gestion budgétaire et financière.

2.   L’organisme de l’Union établit une liste des créances de l’organisme indiquant le nom des débiteurs et le montant de la créance, lorsque le débiteur a été condamné à rembourser par une décision de justice ayant autorité de chose jugée et lorsque aucun remboursement ou aucun remboursement significatif n’a été effectué un an après le prononcé de ladite décision. Cette liste est publiée dans le strict respect de la protection des données à caractère personnel conformément aux exigences du règlement (CE) no 45/2001.

En ce qui concerne les données à caractère personnel se rapportant aux personnes physiques, les informations publiées sont supprimées dès que le montant de la dette a été intégralement remboursé. Il en va de même pour les données à caractère personnel se rapportant à une personne morale dont la dénomination officielle comporte le nom d’une ou de plusieurs personnes physiques.

La décision de faire figurer le débiteur sur la liste des créances détenues par l’organisme de l’Union est prise dans le respect du principe de proportionnalité et tient notamment compte de l’importance du montant.

Article 66

Délai de prescription

Les créances détenues par l’organisme de l’Union sur des tiers, ainsi que les créances détenues par des tiers sur l’organisme de l’Union, sont soumises à un délai de prescription de cinq ans.

Article 67

Dispositions spécifiques applicables aux redevances et taxes

Dans la mesure où des redevances ou taxes visées à l’article 6, paragraphe 1, point a), sont perçues par l’organisme de l’Union, celles-ci font au début de chaque exercice l’objet d’une estimation globale provisoire.

Lorsque les redevances ou les taxes sont entièrement déterminées par la législation ou par les décisions du conseil d’administration, l’ordonnateur peut s’abstenir d’émettre des ordres de recouvrement et établir directement des notes de débit après avoir constaté la créance. Dans ce cas, tous les renseignements relatifs à la créance de l’organisme de l’Union sont enregistrés. Le comptable tient une liste des notes de débit et indique leur nombre et leur montant global dans le rapport de l’organisme de l’Union sur la gestion budgétaire et financière.

Lorsque l’organisme de l’Union utilise un système de facturation séparé, le comptable inscrit régulièrement, et au moins sur une base mensuelle, la somme cumulée des redevances ou charges reçues dans les comptes.

La prestation des services en vertu des missions confiées n’est effectuée par l’organisme de l’Union qu’après paiement en entier du montant de la redevance ou de la taxe correspondante. Toutefois, dans des circonstances exceptionnelles, une prestation de service peut être fournie sans paiement préalable de la taxe ou redevance correspondante. Dans les cas où il y a eu prestation de service sans paiement préalable de la taxe ou redevance correspondante, les articles 60 à 66 s’appliquent.

CHAPITRE 5

Opérations de dépenses

Article 68

Décisions de financement

1.   Toute dépense fait l’objet d’un engagement, d’une liquidation, d’un ordonnancement et d’un paiement.

2.   Tout engagement de dépense est précédé d’une décision de financement.

3.   Le programme de travail annuel de l’organisme de l’Union vaut décision de financement pour les activités qu’il recouvre, dans la mesure où les éléments énoncés à l’article 32, paragraphe 3, sont clairement identifiés.

4.   Les crédits administratifs peuvent être exécutés sans être précédés d’une décision de financement.

Article 69

Types d’engagements

1.   Un engagement budgétaire consiste dans l’opération de réservation des crédits nécessaires à l’exécution de paiements ultérieurs en exécution d’engagements juridiques.

2.   Un engagement juridique est l’acte par lequel l’ordonnateur crée ou constate une obligation de laquelle il résulte une charge.

3.   Les engagements budgétaires relèvent de l’une des trois catégories suivantes:

L’engagement budgétaire provisionnel est mis en œuvre, soit par la conclusion d’un ou de plusieurs engagements juridiques individuels ouvrant le droit à des paiements ultérieurs, soit, dans certains cas exceptionnels liés aux dépenses de gestion du personnel, directement par des paiements.

4.   Les engagements budgétaires pour des actions dont la réalisation s’étend sur plus d’un exercice ne peuvent être fractionnés sur plusieurs exercices en tranches annuelles que lorsque l’acte constitutif ou l’acte de base le prévoit ou lorsqu’ils sont liés à des dépenses administratives.

Article 70

Règles applicables aux engagements

1.   Pour toute mesure de nature à provoquer une dépense à la charge du budget de l’organisme de l’Union, l’ordonnateur procède à un engagement budgétaire avant de conclure un engagement juridique vis-à-vis de tiers.

2.   L’obligation de procéder à un engagement budgétaire avant de conclure un engagement juridique, prévue au paragraphe 1, ne s’applique pas aux engagements juridiques conclus à la suite d’une déclaration de situation de crise dans le cadre du plan de continuité des activités, conformément aux procédures adoptées par l’organisme de l’Union.

3.   Les engagements budgétaires globaux couvrent le coût total des engagements juridiques individuels y afférents conclus jusqu’au 31 décembre de l’année n + 1.

Sous réserve de l’article 69, paragraphe 4, et de l’article 87, paragraphe 2, les engagements juridiques individuels afférents à des engagements budgétaires individuels ou provisionnels sont conclus au plus tard le 31 décembre de l’année n.

À l’expiration des périodes visées aux premier et deuxième alinéas, le solde non exécuté de ces engagements budgétaires est dégagé par l’ordonnateur.

L’adoption de chaque engagement juridique individuel faisant suite à un engagement budgétaire global fait l’objet, préalablement à sa signature, d’un enregistrement de son montant dans la comptabilité budgétaire par l’ordonnateur, en imputation de l’engagement budgétaire global.

4.   Les engagements budgétaires et juridiques contractés pour des actions dont la réalisation s’étend sur plus d’un exercice comportent, sauf lorsqu’il s’agit de dépenses de personnel, une date limite d’exécution fixée, conformément au principe de bonne gestion financière.

Les parties de ces engagements non exécutées six mois après la date visée au premier alinéa du présent paragraphe font l’objet d’un dégagement, conformément à l’article 16.

Le montant de l’engagement budgétaire correspondant à un engagement juridique qui n’a donné lieu à aucun paiement au sens de l’article 75 dans les deux ans suivant sa signature fait l’objet d’un dégagement, sauf lorsque ce montant est lié à un cas faisant l’objet d’un litige devant des juridictions ou des organismes d’arbitrage ou lorsqu’il existe des dispositions spécifiques dans les actes de base.

Article 71

Contrôles applicables aux engagements

1.   Lors de l’adoption d’un engagement budgétaire, l’ordonnateur s’assure:

2.   Lors de l’enregistrement d’une obligation juridique par signature physique ou électronique, l’ordonnateur s’assure:

Article 72

Liquidation des dépenses

La liquidation d’une dépense est l’acte par lequel l’ordonnateur:

Article 73

Liquidation et matérialisation du «bon à payer»

1.   Toute liquidation d’une dépense est appuyée par des pièces justificatives attestant les droits du créancier, sur la base de la constatation de services effectivement rendus, de fournitures effectivement livrées ou de travaux effectivement réalisés ou sur la base d’autres titres justifiant le paiement, y compris les paiements récurrents pour des abonnements ou des cours de formation.

2.   L’ordonnateur procède personnellement à l’examen des pièces justificatives ou vérifie, sous sa responsabilité, que cet examen a été effectué, avant de prendre la décision de liquidation de la dépense.

3.   La décision de liquidation s’exprime par la signature d’un «bon à payer» par l’ordonnateur.

4.   Dans un système non informatisé, le «bon à payer» se traduit par un cachet comportant la signature de l’ordonnateur.

Dans un système informatisé, le «bon à payer» se traduit par une validation sous mot de passe personnel de l’ordonnateur.

Article 74

Ordonnancement des dépenses

1.   L’ordonnancement des dépenses est l’acte par lequel l’ordonnateur, après avoir vérifié la disponibilité des crédits, donne au comptable, par l’émission d’un ordre de paiement, l’instruction de payer le montant de la dépense dont l’ordonnateur a effectué la liquidation.

Lorsque des paiements périodiques sont effectués en relation avec des prestations de services, y compris des services de location, ou des livraisons de biens, et en fonction de l’analyse du risque de l’ordonnateur, l’ordonnateur peut décider l’application d’un système de débit direct.

2.   L’ordre de paiement est daté et signé par l’ordonnateur, puis transmis au comptable. Les pièces justificatives sont conservées par l’ordonnateur, conformément à l’article 44, paragraphe 5.

3.   Le cas échéant, l’ordre de paiement transmis au comptable est accompagné d’une attestation certifiant l’inscription des biens aux inventaires visés à l’article 106, paragraphe 1.

Article 75

Types de paiements

1.   Le paiement doit s’appuyer sur la démonstration que l’action correspondante a été réalisée conformément aux dispositions de l’acte de base, du contrat ou de la convention de subvention et couvre une des opérations suivantes:

Le préfinancement fournit un fond de trésorerie. Il peut être fractionné en plusieurs versements dans le respect du principe de bonne gestion financière.

Le paiement intermédiaire, qui peut être renouvelé, peut couvrir les dépenses exposées pour mettre en œuvre la décision ou convention ou pour payer des services, fournitures ou travaux qui ont été exécutés et/ou livrés à des étapes intermédiaires du contrat. Il peut apurer en tout ou en partie le préfinancement, sans préjudice des dispositions prévues dans l’acte de base.

La clôture de la dépense prend la forme soit d’un paiement de solde, qui ne peut être renouvelé et qui apure les dépenses qui l’ont précédé, soit d’un ordre de recouvrement.

2.   La comptabilité budgétaire distingue les différents types de paiement visés au paragraphe 1 au moment de l’exécution de chaque paiement.

Article 76

Paiement limité aux fonds disponibles

Le paiement des dépenses est assuré par le comptable dans la limite des fonds disponibles.

Article 77

Délais

Les opérations de paiement des dépenses doivent être exécutées dans les délais et selon les dispositions prévus par le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 et le règlement délégué (UE) no 1268/2012.

CHAPITRE 6

Systèmes informatiques

Article 78

Gestion électronique des opérations

En cas de gestion des recettes et des dépenses par des systèmes informatiques, les signatures peuvent être apposées par procédure informatisée ou électronique.

Article 79

Administration en ligne

L’organisme de l’Union élabore et applique des normes uniformes aux échanges électroniques d’informations avec les tiers participant aux procédures de marchés publics et de subvention. En particulier, dans toute la mesure du possible, ils conçoivent et appliquent des solutions pour la présentation, le stockage et le traitement des données soumises pendant les procédures de subvention et de marchés publics et, à cette fin, ils mettent en place un espace d’échange de données informatisées unique pour les demandeurs, les candidats et les soumissionnaires.

Article 80

Bonne administration

1.   L’ordonnateur annonce sans délai la nécessité de fournir des pièces et/ou des documents, la forme de ceux-ci et leur contenu impératif ainsi que, le cas échéant, le calendrier indicatif pour la clôture des procédures de subvention.

2.   Lorsque, en raison d’une erreur matérielle évidente de sa part, le demandeur ou le soumissionnaire omet de présenter des pièces ou de remettre des relevés, le comité d’évaluation ou, le cas échéant, l’ordonnateur, exception faite des cas dûment justifiés, demande au demandeur ou au soumissionnaire de fournir les informations manquantes ou de clarifier les pièces justificatives. Ces informations ou clarifications ne modifient pas substantiellement la proposition ni ne changent les termes de l’offre.

Article 81

Indication des voies de recours

Lorsqu’un acte de procédure d’un ordonnateur porte atteinte aux droits d’un demandeur ou d’un soumissionnaire, d’un bénéficiaire ou d’un contractant, il contient une indication des voies de recours administratif et/ou judiciaire disponibles pour contester cet acte.

En particulier, il indique la nature du recours, l’instance ou les instances pouvant être saisies ainsi que les délais pour l’exercice du recours.

CHAPITRE 7

L’auditeur interne

Article 82

Désignation ainsi que pouvoirs et fonctions de l’auditeur interne

1.   L’organisme de l’Union dispose d’une fonction d’audit interne qui est exercée dans le respect des normes internationales pertinentes.

2.   La fonction d’audit interne est exercée par l’auditeur interne de la Commission. L’auditeur interne ne peut être ni ordonnateur ni comptable de l’organisme de l’Union ou de la Commission.

3.   L’auditeur interne conseille l’organisme de l’Union dans la maîtrise des risques, en formulant des avis indépendants portant sur la qualité des systèmes de gestion et de contrôle et en émettant des recommandations pour améliorer les conditions d’exécution des opérations et promouvoir la bonne gestion financière.

L’auditeur interne est chargé notamment:

4.   L’auditeur interne exerce ses fonctions relativement à l’ensemble des activités et des services de l’organisme de l’Union. Il dispose d’un accès complet et illimité à toute information requise pour l’exercice de ses tâches.

5.   L’auditeur interne prend connaissance du rapport annuel d’activités consolidé de l’ordonnateur et de tout autre élément d’information identifié.

6.   L’auditeur interne fait rapport au conseil d’administration et au directeur de ses constatations et recommandations.

Il fait également rapport lorsque:

Le conseil d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, le conseil exécutif, et le directeur assurent le suivi régulier de la mise en œuvre des recommandations issues de l’audit. Le conseil d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, le conseil exécutif examine les informations visées à l’article 47, paragraphe 1, point a), et vérifie si les recommandations ont été mises en œuvre intégralement et en temps utile.

7.   L’organisme de l’Union communique les coordonnées de l’auditeur interne à toute personne physique ou morale associée aux opérations de dépenses souhaitant se mettre en relation, à titre confidentiel, avec l’auditeur interne.

8.   Les rapports et les conclusions de l’auditeur interne ne sont accessibles au public que lorsque l’auditeur interne a validé les mesures prises en vue de leur mise en œuvre.

Article 83

Indépendance de l’auditeur interne

L’indépendance de l’auditeur interne, sa responsabilité quant aux mesures prises dans l’exercice de ses fonctions et le droit dont il dispose d’introduire un recours auprès de la Cour de justice de l’Union européenne sont déterminés conformément aux dispositions de l’article 100 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.

Article 84

Mise en place d’une structure d’audit interne

1.   Le conseil d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, le conseil exécutif, peut mettre en place, en tenant dûment compte du rapport coût/efficacité et de la valeur ajoutée, une structure d’audit interne qui exerce ses fonctions dans le respect des normes internationales pertinentes.

La mission, les pouvoirs et les responsabilités de la structure d’audit interne sont définis dans la charte d’audit interne et soumis à l’approbation du conseil d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, du conseil exécutif.

Le plan annuel d’audit de la structure d’audit interne est établi par le responsable de ladite structure compte tenu notamment de l’évaluation, par le directeur, du risque dans l’organisme de l’Union.

Il est examiné et approuvé par le conseil d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, par le conseil exécutif.

La structure d’audit interne fait rapport au conseil d’administration et au directeur de ses constatations et recommandations.

2.   Si la structure d’audit interne d’un organisme de l’Union ne présente pas un bon rapport coût/efficacité ou n’est pas en mesure de respecter les normes internationales, cet organisme de l’Union peut décider de partager une structure d’audit interne avec d’autres organismes de l’Union œuvrant dans le même domaine d’activité.

Dans ce cas, les conseils d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, les conseils exécutifs des organismes de l’Union concernés conviennent des modalités pratiques des structures communes d’audit interne.

3.   Les acteurs de l’audit interne coopèrent efficacement par la mise en commun d’informations et de rapports d’audit et, le cas échéant, l’organisation d’évaluations conjointes du risque et la réalisation d’audits conjoints.

Le conseil d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, le conseil exécutif, et le directeur assurent le suivi régulier de la mise en œuvre des recommandations de la structure d’audit interne.

TITRE V

PASSATION DES MARCHÉS PUBLICS

Article 85

Dispositions générales

1.   En ce qui concerne la passation des marchés publics, les dispositions du titre V du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 et du règlement délégué (UE) no 1268/2012 s’appliquent, sous réserve de l’article 86.

2.   L’organisme de l’Union peut, à sa demande, être associé en tant que pouvoir adjudicateur, à l’attribution des marchés de la Commission ou des marchés interinstitutionnels, ainsi qu’à l’attribution des marchés d’autres organismes de l’Union.

3.   L’organisme de l’Union participe à la base de données centrale sur les exclusions créée et gérée par la Commission conformément à l’article 108 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.

Article 86

Procédures de passation des marchés

1.   L’organisme de l’Union peut passer un marché, sans avoir recours à une procédure de passation de marché public, avec la Commission, les offices interinstitutionnels ou le Centre de traduction des organes de l’Union européenne institué par le règlement (CE) no 2965/94 du Conseil (8), pour la fourniture de biens, la prestation de services ou la réalisation de travaux que ces derniers assurent.

2.   L’organisme de l’Union peut recourir à des procédures de passation de marchés conjointes avec les pouvoirs adjudicateurs de l’État membre d’accueil pour couvrir ses besoins administratifs. En pareil cas, les dispositions de l’article 133 du règlement délégué (UE) no 1268/2012 s’appliquent mutatis mutandis.

TITRE VI

DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES RELATIVES AUX CRÉDITS ADMINISTRATIFS

Article 87

Crédits administratifs

1.   Les crédits administratifs sont des crédits non dissociés.

2.   Les dépenses administratives résultant de contrats couvrant des périodes dépassant la durée de l’exercice, soit conformément aux usages locaux, soit relatifs à la fourniture de matériel d’équipement sont imputées au budget de l’organisme de l’Union de l’exercice au cours duquel elles sont effectuées.

3.   L’organisme de l’Union fournit au Parlement européen et au Conseil, au plus tard le 1er juillet de chaque année, un document de travail relatif à sa politique immobilière comprenant les informations suivantes:

Article 88

Projets immobiliers

1.   Pour tout projet de nature immobilière susceptible d’avoir des incidences financières significatives sur le budget de l’organisme de l’Union, l’organisme informe le Parlement européen et le Conseil dans les meilleurs délais de la superficie bâtie réelle nécessaire et du calendrier provisoire avant que toute exploration du marché local n’ait lieu, dans le cas de marchés immobiliers, ou avant que les appels d’offres ne soient publiés, dans le cas de travaux de construction.

2.   Pour tout projet de nature immobilière susceptible d’avoir des incidences financières significatives sur le budget de l’organisme de l’Union, l’organisme présente le projet immobilier, y compris une estimation détaillée des coûts et son financement, ainsi qu’une liste des projets de contrats destinés à être utilisés et demande l’approbation du Parlement européen et du Conseil avant la conclusion de contrats. À la demande de l’organisme de l’Union, les documents communiqués relatifs au projet immobilier font l’objet d’un traitement confidentiel.

Sauf cas de force majeure, le Parlement européen et le Conseil statuent sur le projet immobilier dans les quatre semaines suivant sa réception par les deux institutions.

Le projet est réputé approuvé à l’expiration du délai de quatre semaines, sauf si le Parlement européen ou le Conseil prennent une décision contraire à la proposition dans ce délai.

Si le Parlement européen et/ou le Conseil soulèvent des inquiétudes dûment justifiées au cours de ce délai de quatre semaines, ledit délai est prolongé une fois de deux semaines.

Si le Parlement européen ou le Conseil prend une décision contraire au projet immobilier, l’organisme de l’Union retire sa proposition et peut en soumettre une nouvelle.

3.   En cas de force majeure, les informations prévues au paragraphe 4 peuvent être communiquées de manière conjointe avec le projet immobilier. Le Parlement européen et le Conseil statuent sur le projet immobilier dans les deux semaines suivant sa réception par les deux institutions. Le projet est réputé approuvé à l’expiration du délai de deux semaines, sauf si le Parlement européen et/ou le Conseil prennent une décision contraire à la proposition dans ce délai.

4.   Les projets suivants sont considérés comme des projets immobiliers susceptibles d’avoir des incidences financières significatives sur le budget de l’organisme de l’Union:

5.   Sans préjudice de l’article 19, paragraphe 4, un projet d’acquisition immobilière peut être financé par un prêt, moyennant autorisation préalable du Parlement européen et du Conseil.

Les prêts sont contractés et remboursés conformément au principe de bonne gestion financière et en tenant dûment compte des meilleurs intérêts financiers de l’Union.

Lorsque l’organisme de l’Union propose de financer l’acquisition par un prêt, le plan de financement que l’organisme soumet avec sa demande d’autorisation préalable précise notamment le montant maximal du financement, la période de financement, le type de financement, les conditions de financement et les économies par rapport à d’autres types de dispositions contractuelles.

Le Parlement européen et le Conseil statuent, en cas de demande d’autorisation préalable, dans un délai de quatre semaines, prorogeable une fois de deux semaines, à compter de sa réception par les deux institutions. La demande relative à un prêt est réputée refusée si le Parlement européen et le Conseil ne l’ont pas expressément approuvée dans ce délai.

TITRE VII

EXPERTS

Article 89

Experts externes rémunérés

Les dispositions de l’article 287 du règlement délégué (UE) no 1268/2012 s’appliquent mutatis mutandis à la sélection des experts. Ces experts reçoivent une rémunération fixe annoncée d’avance et sont choisis sur la base de leurs compétences professionnelles. La sélection est opérée sur la base de critères respectant les principes de non-discrimination, d’égalité de traitement et d’absence de conflit d’intérêts.

TITRE VIII

SUBVENTIONS ET PRIX ATTRIBUÉS PAR L’ORGANISME DE L’UNION

Article 90

Subventions

Si l’organisme de l’Union peut accorder des subventions conformément aux dispositions de l’acte constitutif ou par délégation de la Commission en vertu de l’article 58, paragraphe 1, point c) iv) du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, les dispositions pertinentes dudit règlement et du règlement délégué (UE) no 1268/2012 s’appliquent.

Article 91

Prix

Si l’organisme de l’Union peut octroyer des prix conformément aux dispositions de l’acte constitutif ou par délégation de la Commission en vertu de l’article 58, paragraphe 1, point c) iv) du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, les dispositions pertinentes dudit règlement et du règlement délégué (UE) no 1268/2012 s’appliquent.

TITRE IX

REDDITION DES COMPTES ET COMPTABILITÉ

CHAPITRE 1

Reddition des comptes

Article 92

Structure des comptes

Les comptes de l’organisme de l’Union comprennent:

Article 93

Rapport sur la gestion budgétaire et financière

1.   Chaque organisme de l’Union établit un rapport sur la gestion budgétaire et financière de l’exercice.

2.   Le directeur transmet ce rapport au Parlement européen, au Conseil, à la Commission et à la Cour des comptes pour le 31 mars suivant l’exercice clos.

3.   Le rapport visé au paragraphe 2 rend compte, à la fois en termes absolus et en pourcentage, au moins du taux d’exécution des crédits et fournit une information synthétique sur les virements de crédits entre les différents postes budgétaires.

Article 94

Règles applicables aux comptes

1.   Le comptable de l’organisme de l’Union applique les règles arrêtées par le comptable de la Commission sur la base des normes comptables admises au niveau international pour le secteur public.

2.   Les comptes de l’organisme de l’Union visés à l’article 92 sont conformes aux principes budgétaires énoncés aux articles 5 à 31. Ils présentent une image fidèle des actes d’exécution budgétaire en recettes et en dépenses.

Article 95

Principes comptables

Les états financiers visés à l’article 92 présentent des informations, y compris des informations sur les méthodes comptables, de manière à garantir qu’elles sont pertinentes, fiables, comparables et compréhensibles. Les états financiers sont établis conformément aux principes comptables généralement admis tels qu’ils sont énoncés dans les règles comptables visées à l’article 143 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.

Article 96

États financiers

1.   Les états financiers sont présentés en euros et comprennent:

2.   Les notes annexes aux états financiers complètent et commentent l’information présentée dans les états visés au paragraphe 1 et fournissent toutes les informations complémentaires prescrites par la pratique comptable admise au niveau international, lorsque ces informations sont pertinentes par rapport aux activités de l’organisme de l’Union.

Article 97

États sur l’exécution budgétaire

1.   Les états sur l’exécution budgétaire sont présentés en euros. Ils comprennent:

2.   Le résultat budgétaire est constitué par la différence entre:

La différence visée au premier alinéa est augmentée ou diminuée, d’une part, du montant net qui résulte des annulations de crédits reportés des exercices antérieurs et, d’autre part:

3.   Les états sur l’exécution budgétaire sont présentés suivant la même structure que pour le budget de l’organisme de l’Union lui-même.

Article 98

Comptes provisoires

1.   Le comptable de l’organisme de l’Union communique ses comptes provisoires au comptable de la Commission et à la Cour des comptes, au plus tard pour le 1er mars suivant l’exercice clos.

2.   Le comptable de l’organisme de l’Union communique aussi au comptable de la Commission, au plus tard pour le 1er mars suivant l’exercice clos, un jeu d’informations financières au format normalisé arrêté par le comptable de la Commission, à des fins de consolidation.

Article 99

Approbation des comptes définitifs

1.   Conformément aux dispositions de l’article 148, paragraphe 1, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, la Cour des comptes formule, au plus tard pour le 1er juin suivant l’exercice clos, ses observations à l’égard des comptes provisoires de l’organisme de l’Union.

2.   À la réception des observations formulées par la Cour des comptes sur les comptes provisoires de l’organisme de l’Union, le comptable établit les comptes définitifs de l’organisme de l’Union conformément à l’article 50. Le directeur les transmet au conseil d’administration qui rend un avis sur ces comptes.

3.   Le comptable transmet ces comptes définitifs accompagnés de l’avis du conseil d’administration au plus tard pour le 1er juillet suivant l’exercice clos, au comptable de la Commission, à la Cour des comptes, au Parlement européen et au Conseil.

Le comptable de l’organisme de l’Union communique aussi au comptable de la Commission, au plus tard pour le 1er juillet, un jeu d’informations financières au format normalisé arrêté par le comptable de la Commission, à des fins de consolidation.

4.   Le comptable de l’organisme de l’Union communique aussi à la Cour des comptes, avec copie au comptable de la Commission, à la même date que celle à laquelle il communique ses comptes définitifs, une lettre de déclaration concernant ces comptes définitifs.

Les comptes définitifs sont accompagnés d’une note rédigée par le comptable, dans laquelle il déclare que lesdits comptes ont été établis conformément au présent titre et aux principes, règles et méthodes comptables applicables.

Les comptes définitifs de l’organisme de l’Union sont publiés au Journal officiel de l’Union européenne au 15 novembre suivant l’exercice clos.

5.   Le directeur adresse à la Cour des comptes une réponse aux observations formulées par celle-ci dans le cadre de son rapport annuel au plus tard pour le 30 septembre suivant l’exercice clos. L’organisme de l’Union adresse ses réponses simultanément à la Commission.

CHAPITRE 2

Comptabilité et inventaire des immobilisations

Section 1

Dispositions communes

Article 100

Système comptable

1.   La comptabilité de l’organisme de l’Union a pour objet d’organiser l’information budgétaire et financière permettant de saisir, de classer et d’enregistrer des données chiffrées.

2.   Le système comptable se compose d’une comptabilité générale et d’une comptabilité budgétaire. Les comptabilités sont tenues par exercice, en euros.

3.   L’ordonnateur peut également tenir une comptabilité analytique.

Article 101

Exigences communes applicables à la comptabilité des institutions

Les règles comptables et le plan comptable harmonisé à appliquer par l’organisme de l’Union sont arrêtés par le comptable de la Commission conformément à l’article 152 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.

Section 2

Comptabilité générale et comptabilité budgétaire

Article 102

Comptabilité générale

La comptabilité générale retrace de façon chronologique, suivant la méthode en partie double, les événements et opérations qui affectent la situation économique, financière et patrimoniale de l’organisme de l’Union.

Article 103

Écritures comptables générales

1.   Les soldes ainsi que les différents mouvements sur les comptes généraux sont inscrits dans les livres comptables.

2.   Toute écriture comptable, y compris les corrections comptables, s’appuie sur des pièces justificatives auxquelles elle fait référence.

3.   Le système comptable permet de retracer clairement toutes les écritures comptables.

Article 104

Corrections comptables

Après la clôture de l’exercice et jusqu’à la date de la reddition des comptes définitifs, le comptable de l’organisme de l’Union procède aux corrections qui, sans entraîner un décaissement ou un encaissement à la charge de cet exercice, sont nécessaires à une présentation régulière, fidèle et sincère des comptes. Ces corrections sont conformes aux règles comptables visées à l’article 101.

Article 105

Comptabilité budgétaire

1.   La comptabilité budgétaire permet de suivre, de manière détaillée, l’exécution du budget de l’organisme de l’Union.

2.   Aux fins du paragraphe 1, la comptabilité budgétaire enregistre tous les actes d’exécution budgétaire en recettes et en dépenses prévus au titre IV.

Article 106

Inventaire des immobilisations

1.   L’organisme de l’Union tient en nombre et en valeur, conformément au modèle arrêté par le comptable de la Commission, des inventaires de toutes les immobilisations corporelles, incorporelles et financières constituant le patrimoine de l’Union.

L’organisme de l’Union vérifie la concordance entre les écritures d’inventaire et la réalité.

2.   Les ventes des actifs corporels de l’organisme de l’Union font l’objet d’une publicité appropriée.

TITRE X

CONTRÔLE EXTERNE, DÉCHARGE ET LUTTE CONTRE LA FRAUDE

Article 107

Contrôle externe

1.   Un auditeur externe indépendant vérifie que les comptes annuels de l’organisme de l’Union présentent correctement les revenus, les dépenses ainsi que la situation financière de l’organisme concerné avant la consolidation dans les comptes définitifs dudit organisme.

Sauf disposition contraire de l’acte constitutif, la Cour des comptes élabore un rapport annuel spécifique sur l’organisme de l’Union conformément aux exigences de l’article 287, paragraphe 1, du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne.

Lors de l’élaboration du rapport visé au deuxième alinéa, la Cour des comptes examine l’audit réalisé par l’auditeur externe indépendant visé au premier alinéa ainsi que les mesures prises en réponse à ses conclusions.

2.   L’organisme de l’Union communique à la Cour des comptes son budget définitivement arrêté. Il informe la Cour des comptes, dans les meilleurs délais, de toutes ses décisions et de tous les actes pris en exécution des articles 10, 14, 19 et 23.

3.   Le contrôle effectué par la Cour des comptes est régi par les articles 158 à 163 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.

Article 108

Calendrier de la procédure de décharge

1.   Le Parlement européen, sur recommandation du Conseil, donne, avant le 15 mai de l’année n + 2, décharge au directeur sur l’exécution du budget de l’exercice n, sauf si l’acte constitutif en dispose autrement. Le directeur informe le conseil d’administration des observations du Parlement européen contenues dans la résolution accompagnant la décision de décharge.

2.   Si la date prévue au paragraphe 1 ne peut être respectée, le Parlement européen ou le Conseil informe le directeur des motifs pour lesquels la décision a dû être différée.

3.   Au cas où le Parlement européen ajourne la décision octroyant la décharge, le directeur, en coopération avec le conseil d’administration, s’efforce de prendre, dans les meilleurs délais, les mesures de nature à permettre et à faciliter la levée des obstacles à cette décision.

Article 109

Procédure de décharge

1.   La décision de décharge porte sur les comptes de la totalité des recettes et dépenses de l’organisme de l’Union, ainsi que sur le résultat budgétaire et sur l’actif et le passif de l’organisme de l’Union décrits dans le bilan financier.

2.   En vue d’octroyer la décharge, le Parlement européen examine, à la suite du Conseil, les comptes et les états financiers de l’organisme de l’Union. Il examine également le rapport annuel de la Cour des comptes accompagné des réponses du directeur de l’organisme de l’Union ainsi que ses rapports spéciaux pertinents, au regard de l’exercice budgétaire en question, et sa déclaration d’assurance concernant la fiabilité des comptes et la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes.

3.   Le directeur soumet au Parlement européen, à la demande de celui-ci, de la même manière que prévu à l’article 165, paragraphe 3, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, toute information nécessaire au bon déroulement de la procédure de décharge pour l’exercice en question.

Article 110

Mesures de suivi

1.   Le directeur met tout en œuvre pour donner suite aux observations accompagnant la décision de décharge du Parlement européen ainsi qu’aux commentaires accompagnant la recommandation de décharge adoptée par le Conseil.

2.   À la demande du Parlement européen ou du Conseil, le directeur fait rapport sur les mesures prises à la suite de ces observations et commentaires. Il en transmet la copie à la Commission et à la Cour des comptes.

Article 111

Contrôles sur place par la Commission, la Cour des comptes et l’OLAF

1.   L’organisme de l’Union accorde au personnel de la Commission, aux autres personnes mandatées par elle ainsi qu’à la Cour des comptes, un droit d’accès à ses sites et locaux, ainsi qu’à toutes les données et informations, y compris sous forme électronique, nécessaires pour mener à bien leurs audits.

2.   L’Office européen de lutte antifraude (OLAF) peut mener des enquêtes, y compris des contrôles et vérifications sur place, conformément aux dispositions et procédures prévues par le règlement (UE, Euratom) no 883/2013 du Parlement européen et du Conseil (9) et le règlement (Euratom, CE) no 2185/96 du Conseil (10), en vue d’établir l’existence, le cas échéant, d’une fraude, d’un acte de corruption ou de toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union dans le cadre d’une subvention ou d’un marché attribué en vertu du présent règlement.

3.   Sans préjudice des paragraphes 1 et 2, les accords conclus avec des pays tiers et des organisations internationales, les contrats, les subventions et les marchés de l’organisme de l’Union contiennent des dispositions prévoyant expressément que la Cour des comptes européenne et l’OLAF sont habilités à procéder à ces audits et ces enquêtes, selon leurs compétences respectives.

TITRE XI

DISPOSITIONS FINALES ET TRANSITOIRES

Article 112

Demandes d’informations de la part du Parlement européen et du Conseil

Pour les questions budgétaires relevant de leurs compétences respectives, le Parlement européen, le Conseil et la Commission sont habilités à obtenir la communication de toutes informations et justifications nécessaires de la part de l’organisme de l’Union.

Article 113

Adoption des nouvelles règles financières de l’organisme de l’Union

Chaque organisme visé à l’article 208 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 adopte de nouvelles règles financières en vue de leur entrée en vigueur le 1er janvier 2014 ou, en tout état de cause, dans un délai de six mois à compter de la date à laquelle l’organisme relève de l’article 208 dudit règlement, à la suite de l’octroi d’une contribution à la charge du budget.

Article 114

Modalités d’exécution des règles financières de l’organisme de l’Union

Le conseil d’administration, sur proposition du directeur, arrête, en tant que de besoin et avec l’accord préalable de la Commission, les modalités d’exécution des règles financières de l’organisme de l’Union.

Article 115

Abrogation

Le règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 est abrogé avec effet au 1er janvier 2014. Toutefois, l’article 40 reste applicable jusqu’au 31 décembre 2014 et l’article 27, paragraphes 4 et 7, reste applicable jusqu’au 31 décembre 2015.

Article 116

Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne. Il est applicable à partir du 1er janvier 2014. Toutefois, l’article 47 et l’article 82, paragraphe 5, s’appliquent à compter du 1er janvier 2015 et l’article 32 et l’article 33, paragraphes 5 et 8, s’appliquent à compter du 1er janvier 2016.

(1)  JO L 298 du 26.10.2012, p. 1.

(2)  Règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 de la Commission du 19 novembre 2002 portant règlement financier-cadre des organismes visés à l’article 185 du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (JO L 357 du 31.12.2002, p. 72).

(3)  Règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (JO L 248 du 16.9.2002, p. 1).

(4)  Règlement (CEE, Euratom) no 1182/71 du Conseil du 3 juin 1971 portant détermination des règles applicables aux délais, aux dates et aux termes (JO L 124 du 8.6.1971, p. 1).

(5)  Directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (JO L 281 du 23.11.1995, p. 31).

(6)  Règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données (JO L 8 du 12.1.2001, p. 1).

(7)  Règlement délégué (UE) no 1268/2012 de la Commission du 29 octobre 2012 relatif aux règles d’application du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union (JO L 362 du 31.12.2012, p. 1).

(8)  Règlement (CE) no 2965/94 du Conseil du 28 novembre 1994 portant création d’un Centre de traduction des organes de l’Union européenne (JO L 314 du 7.12.1994, p. 1).

(9)  Règlement (UE, Euratom) no 883/2013 du Parlement européen et du Conseil du 11 septembre 2013 relatif aux enquêtes effectuées par l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) et abrogeant le règlement (CE) no 1073/1999 du Parlement européen et du Conseil et le règlement (Euratom) no 1074/1999 du Conseil (JO L 248 du 18.9.2013, p. 1).

(10)  Règlement (Euratom, CE) no 2185/96 du Conseil du 11 novembre 1996 relatif aux contrôles et vérifications sur place effectués par la Commission pour la protection des intérêts financiers des Communautés européennes contre les fraudes et autres irrégularités (JO L 292 du 15.11.1996, p. 2).