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6.
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L’annexe XI est remplacée par le texte suivant:
«ANNEXE XI
RÈGLES D’ÉLIGIBILITÉ DES DÉPENSES FONDS D’INTÉGRATION
I. Principes généraux
I.1. Principes fondamentaux
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1.
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Conformément à l’acte de base, pour être éligibles, les dépenses doivent:
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a)
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relever du champ d’application du Fonds ainsi que de ses objectifs, décrits aux articles 1er, 2 et 3 de l’acte de base;
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b)
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relever des actions éligibles énumérées à l’article 4 de l’acte de base;
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c)
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être nécessaires à l’exercice des activités couvertes par le projet, qui font partie des programmes pluriannuel et annuels approuvés par la Commission;
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d)
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être raisonnables et répondre aux principes de bonne gestion financière, notamment ceux d’économie et de rapport coût/efficacité;
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e)
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être exposées par le bénéficiaire final et/ou les partenaires du projet, qui doi(ven)t être établi(s) et enregistré(s) dans un État membre, sauf pour les organisations de droit international public créées par des accords intergouvernementaux et les agences spécialisées créées par de telles organisations, le Comité international de la Croix-Rouge (CICR) et la Fédération internationale des sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. En ce qui concerne l’article 39, paragraphe 2, de la présente décision, les règles applicables au bénéficiaire final s’appliquent mutatis mutandis aux partenaires du projet;
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f)
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être relatives aux groupes cibles visés dans le cadre de l’acte de base;
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g)
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être exposées conformément aux dispositions spécifiques de la convention de subvention.
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2.
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Dans le cas d’actions pluriannuelles au sens de l’article 13, paragraphe 6, de l’acte de base, seule la partie de l’action cofinancée par un programme annuel est considérée comme un projet aux fins de l’application des présentes règles d’éligibilité.
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3.
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Les projets auxquels le Fonds apporte son concours ne peuvent être financés par d’autres sources relevant du budget communautaire. Les projets soutenus par le Fonds sont cofinancés par des sources publiques ou privées.
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I.2. Budget d’un projet
Le budget d’un projet sera présenté comme suit:
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Dépenses
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Recettes
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+
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coûts indirects (pourcentage fixe des CD, défini dans la convention de subvention)
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+
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contribution de la CE (définie comme le moindre des trois montants indiqués à l’article 12 de la présente décision)
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+
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contribution du bénéficiaire final et des partenaires du projet
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+
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recettes générées par le projet
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=
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coût total éligible (CTE)
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Le budget doit être en équilibre: le coût total éligible doit être égal aux recettes totales.
I.3. Recettes et principe de non-profit
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1.
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Les projets soutenus par le Fonds doivent être sans but lucratif. Si, au terme du projet, les sources de revenus, y compris les recettes, dépassent les dépenses, la participation du Fonds au projet sera réduite proportionnellement. Toutes les sources de revenus du projet doivent être enregistrées dans les comptes du bénéficiaire final ou figurer sur ses documents fiscaux, et être identifiables et contrôlables.
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2.
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Les revenus d’un projet sont constitués des concours financiers accordés par le Fonds, des sources publiques et privées, y compris les propres contributions du bénéficiaire final, ainsi que des recettes générées par le projet. Aux fins de la présente disposition, “recettes” désigne les revenus obtenus par un projet pendant la période d’éligibilité définie au point I.4, grâce à des ventes, locations, services, frais d’inscription ou autres revenus équivalents.
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3.
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La contribution communautaire résultant de l’application du principe de non-profit, prévue à l’article 12, point c), de la présente décision, sera égale au “coût total éligible” moins la “contribution de tiers” et les “recettes générées par le projet”.
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I.4. Période d’éligibilité
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1.
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Les coûts relatifs à un projet doivent être exposés, et les paiements respectifs (à l’exception des amortissements) effectués, après le 1er janvier de l’année indiquée dans la décision de financement approuvant les programmes annuels des États membres. La période d’éligibilité s’étend jusqu’au 30 juin de l’année N (2) + 2, de sorte que les coûts relatifs à un projet doivent être exposés avant cette date.
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2.
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Une exception à la période d’éligibilité mentionnée au paragraphe 1 est prévue pour:
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a)
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les projets soutenus dans le cadre du programme annuel 2007, conformément à l’article 33, paragraphe 3, de l’acte de base;
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b)
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l’assistance technique aux États membres (voir le point IV.3).
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I.5. Enregistrement des dépenses
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1.
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Les dépenses doivent correspondre aux paiements effectués par le bénéficiaire final. Ces derniers prendront la forme de mouvements financiers (décaissement), à l’exception des amortissements.
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2.
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En règle générale, les dépenses seront justifiées par des factures officielles. Lorsque ce n’est pas possible, elles seront justifiées par des documents comptables ou des pièces de valeur probante équivalente.
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3.
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Les dépenses doivent être identifiables et contrôlables. En particulier:
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a)
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elles doivent être inscrites dans la comptabilité du bénéficiaire final;
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b)
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elles doivent être déterminées conformément aux normes comptables applicables dans le pays d’établissement du bénéficiaire final et aux pratiques habituelles de ce bénéficiaire en matière de comptabilité analytique; et
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c)
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elles doivent faire l’objet des déclarations prescrites par les lois fiscales et sociales en vigueur.
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4.
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Si nécessaire, le bénéficiaire final est tenu de conserver des copies certifiées conformes des documents comptables justifiant les recettes et dépenses des partenaires relatives au projet concerné.
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5.
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Le stockage et le traitement de ces fichiers, prévus aux paragraphes 2 à 4, doivent être conformes à la législation nationale sur la protection des données.
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I.6. Champ d’application territorial
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1.
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Les dépenses liées aux actions décrites à l’article 4 de l’acte de base doivent être exposées:
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a)
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par les bénéficiaires finals définis au point I.1.1e); et
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b)
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sur le territoire des États membres, sauf pour les actions relatives aux mesures préalables au départ prévues à l’article 4, paragraphe 1, point c), de l’acte de base, dont les dépenses peuvent être exposées sur le territoire des États membres ou dans le pays d’origine.
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2.
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Des partenaires enregistrés et établis dans des pays tiers peuvent être associés aux projets, mais toute intervention financière est exclue, sauf dans le cas des organisations de droit international public créées par des accords intergouvernementaux et des agences spécialisées créées par de telles organisations, du Comité international de la Croix-Rouge (CICR) et de la Fédération internationale des sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge.
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II. Catégories de coûts éligibles (au niveau du projet)
II.1. Coûts directs éligibles
Dans le cadre du projet, les coûts directs éligibles sont les coûts qui, dans le respect des conditions générales d’éligibilité décrites dans la partie I, peuvent être identifiés comme des coûts spécifiques directement liés à la réalisation du projet. Les coûts directs doivent être inclus dans le budget global estimatif du projet.
Les coûts directs suivants sont éligibles:
II.1.1. Frais de personnel
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1.
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Les coûts du personnel affecté au projet, c’est-à-dire les salaires réels augmentés des charges sociales et autres prélèvements obligatoires, sont éligibles pour autant qu’ils correspondent à la politique habituelle du bénéficiaire en matière de rémunération.
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2.
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Dans le cas des organisations internationales, les frais de personnel éligibles peuvent inclure les provisions visant à couvrir les obligations et droits légaux liés à la rémunération.
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3.
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Les coûts salariaux correspondants du personnel des organismes publics sont éligibles dans la mesure où ils correspondent au coût d’activités que l’organisme public concerné ne réaliserait pas si le projet concerné n’était pas entrepris; ce personnel est détaché ou affecté à la réalisation du projet par décision écrite du bénéficiaire final.
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4.
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Les frais de personnel doivent être détaillés dans le budget prévisionnel, en indiquant les fonctions du personnel et les effectifs.
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II.1.2. Frais de voyage et de séjour
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1.
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Les frais de voyage et de séjour sont éligibles en tant que coûts directs pour le personnel ou les autres personnes qui participent aux activités du projet et dont le voyage est nécessaire à la réalisation du projet.
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2.
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Les frais de voyage sont éligibles sur la base des coûts réels supportés. Les taux de remboursement sont fondés sur le moyen de transport en commun le moins cher, et les billets d’avion ne sont autorisés, en principe, que pour les voyages de plus de 800 kilomètres (aller et retour) ou lorsque la destination géographique justifie le transport aérien. Lorsqu’une voiture privée est utilisée, le remboursement est normalement effectué sur la base soit du coût des transports en commun, soit d’une indemnité kilométrique conforme aux règles officielles publiées dans l’État membre concerné ou appliquée par le bénéficiaire final.
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3.
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Les frais de séjour sont éligibles sur la base des coûts réels ou d’indemnités journalières. Les organismes ayant leurs propres taux d’indemnité journalière (per diem) les appliquent dans la limite des plafonds établis par l’État membre conformément à la législation et à la pratique nationales. Les indemnités journalières comprennent normalement les transports locaux (y compris les taxis), le logement, les repas, les appels téléphoniques locaux et les menues dépenses.
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II.1.3. Équipements
II.1.3.1. Règles générales
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1.
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Les coûts liés à l’acquisition d’équipements ne sont éligibles que s’ils sont essentiels à la réalisation du projet. Les équipements doivent avoir les propriétés techniques nécessaires au projet et être conformes aux normes applicables.
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2.
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Le choix entre crédit-bail, location ou achat doit toujours reposer sur la solution la moins chère. Toutefois, si le crédit-bail ou la location n’est pas possible en raison de la courte durée du projet ou de la rapide dépréciation de la valeur de l’équipement, l’achat est accepté.
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II.1.3.2. Location et crédit-bail
Les dépenses relatives à la location et au crédit-bail sont éligibles au cofinancement sous réserve des règles en vigueur dans l’État membre, de la législation et des pratiques nationales, et de la durée de location ou de crédit nécessaire au projet.
II.1.3.3. Achat
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1.
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Si les équipements sont achetés pendant la durée du projet, le budget doit préciser si le total des coûts ou seule la part d’amortissement des équipements correspondant à la durée de leur utilisation pour le projet et au taux réel d’utilisation pour le projet est comprise. Cette part est calculée selon les règles nationales applicables.
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2.
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Les équipements achetés avant le démarrage du projet mais utilisés à ses fins sont éligibles sur la base d’un amortissement. Ces coûts sont toutefois inéligibles si, au départ, les équipements ont été achetés grâce à une subvention communautaire.
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3.
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Pour les biens d’une valeur inférieure à 20 000 EUR, le prix d’achat total est éligible à condition que la date d’achat soit antérieure aux trois derniers mois du projet. Les biens d’une valeur de 20 000 EUR ou plus ne sont éligibles que sur la base d’un amortissement.
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II.1.4. Biens immobiliers
II.1.4.1. Règles générales
Les biens immobiliers doivent avoir les caractéristiques techniques nécessaires au projet et être conformes aux normes applicables.
II.1.4.2. Location
La location de biens immobiliers est éligible au cofinancement si elle a un lien direct avec les objectifs du projet concerné, dans le respect des conditions énoncées ci-dessous, et sans préjudice de l’application de règles nationales plus strictes:
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a)
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les biens immobiliers n’ont pas été achetés grâce à une subvention communautaire;
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b)
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ils ne sont utilisés que pour la réalisation du projet. Dans le cas contraire, seule la part des coûts correspondant à l’utilisation pour le projet est éligible.
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II.1.5. Consommables, fournitures et services généraux
Les coûts des consommables, fournitures et services généraux sont éligibles s’ils sont identifiables et directement nécessaires à la réalisation du projet.
II.1.6. Sous-traitance
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1.
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En règle générale, les bénéficiaires finals doivent être en mesure de gérer eux-mêmes les projets. Le montant correspondant aux tâches à sous-traiter dans le cadre du projet devra être clairement indiqué dans la convention de subvention.
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2.
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Les dépenses relatives aux contrats de sous-traitance suivants ne sont pas éligibles au cofinancement par le Fonds:
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a)
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sous-traitance de tâches liées à la gestion générale du projet;
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b)
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contrats de sous-traitance qui s’ajoutent au coût du projet sans apporter proportionnellement une valeur ajoutée;
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c)
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contrats de sous-traitance conclus avec des intermédiaires ou des consultants, en vertu desquels le paiement est défini en pourcentage du coût total du projet, à moins qu’un tel paiement ne soit justifié par le bénéficiaire final par référence à la valeur réelle des travaux ou des services fournis.
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|
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3.
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Pour tous les contrats de sous-traitance, les sous-traitants s’engagent à fournir à tous les organismes d’audit et de contrôle toutes les informations nécessaires concernant les activités sous-traitées.
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II.1.7. Coûts résultant directement des obligations liées aux cofinancements de l’Union
Les coûts nécessaires au respect des obligations liées aux cofinancements de l’Union, telles que la publicité, la transparence, l’évaluation du projet, les audits externes, les garanties bancaires, les traductions, etc., sont des coûts directs éligibles.
II.1.8. Frais d’experts
Les honoraires de conseil juridique, les frais de notaire et le coût des experts techniques et financiers sont éligibles.
II.1.9. Dépenses spécifiques en relation avec les ressortissants de pays tiers relevant du champ d’application du Fonds
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1.
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Aux fins de l’assistance, lorsque le bénéficiaire final fait des achats pour des ressortissants de pays tiers relevant du champ d’application du Fonds tel que défini dans l’acte de base ou qu’il rembourse des frais exposés par ces derniers, ces coûts sont éligibles aux conditions particulières suivantes:
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a)
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le bénéficiaire final conserve, pendant la durée requise à l’article 41 de l’acte de base, les informations et justificatifs nécessaires pour prouver que les ressortissants de pays tiers recevant cette aide relèvent du champ d’application du Fonds tel que défini dans l’acte de base;
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b)
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le bénéficiaire final doit conserver les justificatifs de l’aide fournie aux ressortissants de pays tiers (tels que les factures et reçus) pendant la durée prévue à l’article 41 de l’acte de base.
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2.
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Pour les actions qui nécessitent la participation de personnes relevant du champ d’application du Fonds (par exemple des formations), des incitations en espèces d’un montant limité peuvent être distribuées en tant qu’aide complémentaire, dès lors qu’elles ne dépassent pas un total de 25 000 EUR par projet et qu’elles sont distribuées à titre individuel lors de chaque événement, formation ou autre. Le bénéficiaire final dresse une liste des bénéficiaires de ces incitations, ainsi que des heures et dates de paiement de ces dernières, et assure un suivi adéquat afin d’éviter tout double financement ou détournement de fonds.
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II.2. Coûts indirects éligibles
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1.
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Les coûts indirects éligibles de l’action sont les coûts qui, dans le respect des conditions d’éligibilité énoncées au point I.1.1, ne peuvent pas être qualifiés de coûts spécifiques directement liés à la réalisation du projet.
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2.
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Par dérogation aux points I.1.1e) et I.5, les coûts indirects exposés dans le cadre de la réalisation de l’action peuvent être éligibles à un financement forfaitaire d’un maximum de 7 % du montant total des coûts directs éligibles.
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3.
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Les organisations qui reçoivent une subvention de fonctionnement provenant du budget de l’Union ne peuvent pas inclure des coûts indirects dans leur budget prévisionnel.
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III. Dépenses inéligibles
Les coûts suivants ne sont pas éligibles:
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a)
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la TVA, excepté dans le cas où le bénéficiaire final justifie qu’il ne peut pas la récupérer;
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b)
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la rémunération du capital, les charges de la dette et du service de la dette, les intérêts débiteurs, les commissions et pertes de change, les provisions pour pertes ou pour dettes éventuelles, les intérêts échus, les créances douteuses, les amendes, les pénalités financières, les frais de procédure, et les dépenses somptuaires ou inconsidérées;
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c)
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les frais de réception exclusivement destinés au personnel du projet. Les frais de représentation raisonnables liés à des manifestations mondaines justifiées par le projet, telles qu’une réception célébrant son achèvement ou les réunions du groupe directeur du projet, sont autorisés;
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d)
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les coûts déclarés par le bénéficiaire final et pris en charge dans le cadre d’un autre projet ou programme de travail bénéficiant d’une subvention communautaire;
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e)
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l’achat de terrains ainsi que l’achat, la construction et la rénovation de biens immobiliers;
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f)
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les contributions en nature.
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IV. Assistance technique à l’initiative des États membres
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1.
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Tous les coûts nécessaires à la mise en œuvre du Fonds par l’autorité responsable, l’autorité déléguée, l’autorité d’audit, l’autorité de certification, ou d’autres organismes apportant leur concours aux tâches énumérées au paragraphe 2 sont éligibles au titre de l’assistance technique, dans les limites précisées à l’article 15 de l’acte de base.
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2.
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Il s’agit notamment:
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a)
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des dépenses liées à la préparation, à la sélection, à l’évaluation, à la gestion et au suivi des actions;
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b)
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des dépenses liées aux audits et aux contrôles sur place des actions ou des projets;
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c)
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des dépenses liées aux évaluations des actions ou des projets;
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d)
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des dépenses destinées à assurer l’information, la diffusion et la transparence des actions;
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e)
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des dépenses d’acquisition, d’installation et de maintenance des systèmes informatiques servant à la gestion, au suivi et à l’évaluation des Fonds;
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f)
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des dépenses exposées pour les réunions des comités et sous-comités de suivi concernant la réalisation des actions. Ces dépenses peuvent aussi inclure les coûts liés aux interventions d’experts et d’autres participants à ces comités, y compris de participants venant de pays tiers, si leur présence est essentielle à la bonne réalisation des actions;
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g)
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des dépenses destinées à renforcer la capacité administrative en vue de la mise en œuvre du Fonds.
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3.
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Les activités d’assistance technique doivent avoir lieu, et les paiements correspondants doivent être effectués, après le 1er janvier de l’année indiquée dans la décision de financement approuvant les programmes annuels des États membres. La période d’éligibilité prend fin à la date limite de présentation du rapport final sur l’exécution du programme annuel.
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4.
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Les appels d’offres doivent être réalisés conformément aux règles nationales sur les marchés publics fixées dans l’État membre.
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5.
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Les États membres peuvent mettre en œuvre des mesures d’assistance technique pour le présent Fonds en même temps que des mesures d’assistance technique pour plusieurs ou la totalité des quatre Fonds. Toutefois, dans ce cas, seule la part des coûts servant à appliquer la mesure commune correspondant au présent Fonds est éligible au financement par ce Fonds, et les États membres veillent:
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a)
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à ce que la part des coûts des mesures communes soit imputée au Fonds correspondant, de manière raisonnable et vérifiable; et
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b)
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qu'il n’y ait pas de double financement des coûts.»
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