portant modalités d’application des dispositions relatives au transport figurant dans la décision 2007/162/CE, Euratom du Conseil instituant un instrument financier pour la protection civile

vu la décision 2007/162/CE, Euratom du Conseil du 5 mars 2007 instituant un instrument financier pour la protection civile (1), et notamment son article 4, paragraphe 4,

La présente décision fixe les modalités d’exécution des actions dans le domaine du transport qui sont admissibles au bénéfice d’une aide financière de la Communauté conformément à l’article 4, paragraphe 2, points b) et c), et à l’article 4, paragraphe 3, de la décision 2007/162/CE, Euratom.

Procédures applicables aux demandes d’aide au titre du mécanisme pour le transport d’aide et aux réponses y afférentes

1. Les procédures prévues aux articles 4 et 5 s’appliquent lorsqu’une demande est présentée par un État participant en vue d’obtenir une aide au titre du mécanisme pour transporter son aide relevant de la protection civile vers un pays touché, ci-après dénommée «aide au transport».

2. Lorsqu’une demande d’aide au transport inclut une demande d’aide financière, cette dernière n’est prise en considération par la Commission que lorsque les procédures visées au paragraphe 1 sont terminées.

3. Les demandes sont émises par l’autorité compétente visée à l’article 12 et sont envoyées par écrit à la Commission. Elles contiennent l’information prévue à la partie A de l’annexe.

4. Toutes les demandes d’aide au transport au titre de la présente décision, les réponses y afférentes et les échanges d’information entre les États participants et la Commission sont transmises au centre de suivi et d’information de la Commission établi par la décision 2004/277/CE, Euratom, qui en assure le traitement.

5. Les demandes peuvent être transmises par télécopieur, courrier électronique ou par le système commun de communication et d’information d’urgence (CECIS) établi par la décision 2004/277/CE, Euratom. Les demandes incluant un financement communautaire qui sont transmises par télécopieur, courrier électronique ou CECIS sont acceptées sous réserve que les originaux signés par l’autorité compétente soient ensuite transmis sans délai à la Commission.

Demandes d’aide à la mise en commun et à l’identification des ressources en moyens de transport

1. Dès réception d’une demande d’aide, au titre du mécanisme, pour la mise en commun ou l’identification des ressources en moyens de transport pour assurer le transport de l’aide relevant de la protection civile jusqu’à un pays touché, la Commission en notifie immédiatement les points de contact désignés par les États participants conformément à l’article 3, point e), de la décision 2001/792/CE, Euratom.

2. Dans la notification, la Commission invite les États participants à lui fournir des détails sur les ressources en moyens de transport qu’ils peuvent mettre à la disposition de l’État participant auteur de la demande.

3. Dans la notification visée au paragraphe 2, la Commission fixe également une période à l’issue de laquelle les demandes de financement communautaire deviennent admissibles. Cette période n’est pas supérieure à vingt-quatre heures à compter de la notification. La Commission peut ramener cette période à une durée minimale de six heures lorsque cela se révèle nécessaire pour répondre efficacement à des besoins urgents et vitaux.

Réponses aux demandes d’aide à la mise en commun et à l’identification des ressources en moyens de transport

1. Les États participants communiquent à la Commission dans les meilleurs délais les ressources en moyens de transport qu’ils peuvent mettre à disposition sur une base volontaire en réponse à la demande d’aide à la mise en commun ou à l’identification de ces ressources. Cette information contient les éléments prévus à la partie B de l’annexe.

2. Les États participants qui ne disposent pas des ressources adéquates en moyens de transport en informent immédiatement la Commission.

3. La Commission rassemble l’information sur les ressources en moyens de transport disponibles et la transmet à l’État participant auteur de la demande, ainsi qu’aux autres États participants dès que possible.

4. Outre l’information visée au paragraphe 3, la Commission transmet aux États participants toute autre information dont elle a connaissance concernant des ressources en moyens de transport disponibles d’autres sources, y compris le marché commercial, et elle facilite l’accès des États participants à ces sources supplémentaires.

5. L’État participant auteur de la demande informe la Commission des solutions de transport qu’il a retenues et se met en rapport avec les États participants qui ont proposé cette aide ou avec l’opérateur identifié par la Commission.

6. La Commission informe tous les États participants du choix fait par l’État participant auteur de la demande. Cet État informera régulièrement la Commission des progrès dans la fourniture de l’aide relevant de la protection civile.

1. Lorsqu’une solution de transport envisageable a été identifiée mais qu’un concours financier de la Communauté est nécessaire pour que l’aide relevant de la protection civile puisse être acheminée, l’État participant peut demander une subvention à la Communauté.

2. L’État participant indique dans sa demande le pourcentage des coûts admissibles qu’il remboursera. Ce pourcentage ne doit pas être inférieur à 50 %. La Commission informe immédiatement tous les États participants de la demande.

3. La Commission peut conclure avec les autorités compétentes des États participants une convention-cadre de partenariat au sens de l’article 163 du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 de la Commission (5) afin de faciliter les procédures prévues au présent article.

1. Dans les cas autres que ceux visés à l’article 6, l’État participant auteur d’une demande d’aide au transport peut demander à la Commission de passer un contrat de service de transport avec une entité privée ou autre pour transporter l’aide relevant de la protection civile jusqu’au pays touché.

2. Dès réception de la demande visée au paragraphe 1, la Commission en informe immédiatement tous les États participants et informe l’État participant auteur de la demande de service de transport de toute solution de transport disponible et de son coût.

3. Sur la base de l’échange d’information visé aux paragraphes 1 et 2, l’État participant confirme par écrit sa demande de service de transport et son engagement à rembourser la Commission conformément aux dispositions de l’article 10. L’État participant indique dans sa demande le pourcentage des coûts qu’il remboursera. Ce pourcentage ne doit pas être inférieur à 50 %.

4. L’État participant notifie immédiatement la Commission de toute modification dans la demande de service de transport.

1. Aux fins de l’article 4, paragraphe 2, point c) ii), de la décision 2007/162/CE, Euratom, toutes les autres possibilités pour trouver des moyens de transport dans le cadre du mécanisme sont réputées épuisées lorsque les procédures prévues aux articles 4 et 5 de la présente décision n’ont pas permis de trouver une solution au cours de la période fixée par la Commission conformément à l’article 4, paragraphe 3, de la présente décision.

2. Pour déterminer si les critères énoncés à l’article 4, paragraphe 2, points c) i) et c) iii), de la décision 2007/162/CE, Euratom et si les principes d’économie, d’efficience et d’efficacité énoncés dans le règlement financier sont respectés, il y a lieu de prendre en considération ce qui suit:

3. Les États participants fournissent toute information supplémentaire nécessaire pour évaluer le respect des critères fixés à l’article 4, paragraphe 2, point c), de la décision 2007/162/CE, Euratom. Lorsqu’ils reçoivent une demande d’information de la Commission, les États participants lui communiquent l’information dans les meilleurs délais.

4. La décision relative aux actions admissibles au bénéfice d’un concours financier conformément aux dispositions de l’article 4, paragraphe 2, point c), de la décision 2007/162/CE, Euratom, fixe le montant maximal de l’aide communautaire pour une demande donnée, en tenant compte des ressources budgétaires disponibles.

5. La décision relative au concours financier est immédiatement communiquée à l’État participant auteur de la demande d’aide financière. Elle est également communiquée à tous les autres États participants.

1. En ce qui concerne le financement accordé par la Commission conformément à la procédure fixée à l’article 6, la Commission émet, dans les quatre-vingt-dix jours qui suivent l’exécution de l’opération de transport pour laquelle un soutien communautaire a été octroyé, un ordre de recouvrement adressé à l’État participant qui a bénéficié du financement communautaire pour un montant correspondant à ce qui figure dans la décision d’octroi et représentant au moins 50 % des fonds reçus et 50 % des coûts admissibles.

2. En ce qui concerne les coûts supportés par la Commission conformément à la procédure fixée à l’article 7, la Commission émet, dans les quatre-vingt-dix jours qui suivent l’exécution de l’opération de transport pour laquelle un soutien communautaire a été octroyé, un ordre de recouvrement adressé aux États participants qui ont bénéficié de ce financement communautaire pour un montant correspondant à ce qui figure dans la décision prise par la Commission concernant la demande de service de transport et représentant au moins 50 % des coûts du transport.

Les États participants qui demandent une aide au transport s’abstiennent de formuler toute demande d’indemnisation à la Communauté en cas de dommages causés à leurs biens ou à leur personnel, pour autant que ces dommages soient la conséquence de la fourniture d’une aide au transport régie par la présente décision, sauf en cas de dol ou de faute grave dûment établi.

Les États participants désignent les autorités compétentes autorisées à demander et à recevoir une aide financière de la Commission en application de la présente décision et en informent la Commission dans les soixante jours à compter de la notification de la présente décision. Toute modification relative à ces informations est immédiatement notifiée à la Commission.

ANNEXE

PARTIE A

Information à fournir par les États participants qui demandent une aide au transport pour la fourniture d’une aide relevant de la protection civile

1)	Catastrophe/urgence.

2)	Références aux messages envoyés par le centre de suivi et d’information de la Commission.

3)	État/organisation qui demande l’aide.

4)	Destinataire/bénéficiaire final de l’aide transportée.

Détails relatifs à l’aide relevant de la protection civile qui doit être transportée, y compris une description précise des objets (poids, taille, volume, surface au sol), des emballages (avec une référence aux normes en matière d’emballage pour les transports aérien, terrestre et maritime), des objets dangereux, des caractéristiques des véhicules (poids total, taille, volume, surface au sol), du nombre de personnes qui font le voyage et d’autres conditions d’ordre légal, douanier et sanitaire, utiles pour le transport et la fourniture de l’aide.

6)	Informations relatives à la manière dont l’aide répond aux besoins du pays touché par rapport à la demande faite par le pays touché ou à l’évaluation des besoins.

7)	Information (si disponible) sur l’existence ou non de possibilités d’achats et de distribution disponibles à l’échelle locale et en quantité suffisante pour le type d’aide qu’il y a lieu de transporter.

8)	La ou les raisons pour lesquelles des ressources en moyens de transport supplémentaires sont nécessaires pour assurer une réaction efficace en matière de protection civile dans le cadre du mécanisme.

9)	Information relative à la situation de cette aide communiquée par le pays touché ou par l’autorité chargée de la coordination.

10)	Itinéraire prévu pour le transport de l’aide.

11)	Lieu/port d’embarquement et point de contact local.

12)	Lieu/port de débarquement et point de contact local.

13)	Date et heure auxquelles l’aide sera disponible, emballée et prête à être transportée depuis le port d’embarquement.

14)	Information sur les possibilités de déplacer l’aide vers un autre lieu/port d’embarquement/centre en vue d’un déplacement ultérieur.

15)	Informations complémentaires (le cas échéant).

16)	Information relative aux contributions éventuelles aux coûts de transport.

17)	Information relative à une demande de financement communautaire (le cas échéant).

18)	Autorité compétente/signature.

PARTIE B

Information à fournir par les États participants ou par la commission lorsqu’ils offrent une aide au transport pour la fourniture d’une aide relevant de la protection civile

1)	Catastrophe/urgence.

2)	État/organisation/point de contact qui répond.

3)	Références aux messages envoyés par le centre de suivi et d’information de la Commission et de l’État participant ou de l’organisation qui a demandé l’aide au transport.

4)	Détails techniques de l’offre de transport, y compris les types de moyens de transport disponibles, les dates et heures des opérations de transport, le nombre de déplacements ou de sorties requis.

Détails, contraintes et modalités propres à l’aide relevant de la protection civile qu’il y a lieu de transporter, y compris le poids, la taille, le volume, la surface au sol, le conditionnement, les objets dangereux éventuels, la préparation du véhicule, les prescriptions de manutention, le personnel qui fait le voyage et autres conditions d’ordre légal, douanier et sanitaire, utiles pour le transport et la fourniture de l’aide.

6)	Itinéraire proposé pour le transport de l’aide.

7)	Lieu/port d’embarquement et point de contact local.

8)	Lieu/port de débarquement et point de contact local.

9)	Date et heure auxquelles l’aide devra être disponible, emballée et prête à être transportée depuis le port d’embarquement.

10)	Information sur les demandes de déplacement de l’aide vers un autre lieu/port d’embarquement/centre en vue d’un déplacement ultérieur.

11)	Informations complémentaires (le cas échéant).

12)	Informations sur d’éventuelles demandes de contribution aux coûts du transport et détails relatifs à toute condition ou restriction propres à l’offre.

13)	Information relative à la demande de financement communautaire (le cas échéant).