Règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 de la Commission

du 23 décembre 2002

établissant les modalités d'exécution du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes

TABLE DES MATIÈRES

>TABLE>

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté européenne,

vu le traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique,

vu le règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes(1), et notamment son article 183,

après consultation du Parlement européen, du Conseil, de la Cour de justice des Communautés européennes, de la Cour des comptes, du Comité économique et social européen, du Comité des régions, du médiateur et du contrôleur européen de la protection des données,

considérant ce qui suit:

(1) Les dispositions du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 (ci-après le "règlement financier") ont été simplifiées pour les limiter aux principes et définitions essentiels relatifs à l'établissement, l'exécution et le contrôle du budget général des Communautés européennes (ci-après le "budget").

(2) Les présentes modalités d'exécution doivent dès lors non seulement compléter le règlement financier sur les dispositions de celui-ci qui renvoient expressément à des modalités d'exécution mais également sur les dispositions dont l'application requiert la définition préalable de mesures d'application. Par souci de clarté, il convient de remplacer le règlement (Euratom, CECA, CE) n° 3418/93 de la Commission du 9 décembre 1993 portant modalités d'exécution de certaines dispositions du règlement financier du 21 décembre 1977(2), modifié en dernier lieu par le règlement (CE) n° 1687/2001(3).

(3) Il importe, pour assurer la conformité de la réglementation sectorielle avec les principes budgétaires définis par le règlement financier, de recenser tous les actes réglementaires relatifs à l'exécution du budget et de prévoir que cet inventaire sera établi par la Commission et transmis à l'autorité budgétaire.

(4) Quant aux principes budgétaires, et en particulier au principe d'unité, l'obligation d'identification des intérêts sur préfinancements à reverser au budget impose d'identifier les préfinancements restant la propriété des Communautés. Ces préfinancements restent la propriété de l'institution sauf si l'acte de base, au sens de l'article 49 du règlement financier, en dispose autrement et sauf s'il s'agit de préfinancements versés en exécution d'un marché ou versés au personnel, aux membres des institutions, ou aux États membres. Cette règle doit être précisée selon les différents types de gestion (centralisée directe et indirecte et partagée). Elle ne s'applique pas à la gestion conjointe puisque, dans ce cas, les fonds communautaires sont confondus avec les fonds de l'organisation internationale. Lorsque les préfinancements qui restent la propriété des Communautés produisent des intérêts, les intérêts sont versés au budget comme recettes diverses.

(5) S'agissant du principe d'annualité, il convient de clarifier la notion de crédits de l'exercice ainsi que la notion d'étapes préparatoires à l'acte d'engagement qui, lorsqu'elles sont achevées au 31 décembre, peuvent ouvrir le droit à un report de crédits d'engagement qui devront être utilisés avant le 31 mars de l'exercice suivant.

(6) S'agissant du principe d'unité de compte, il y a lieu de préciser les taux et cours à utiliser pour la conversion entre l'euro et les autres monnaies pour les besoins de la gestion de trésorerie et de la comptabilité.

(7) S'agissant des dérogations au principe d'universalité, il importe de préciser, d'une part, le traitement budgétaire à appliquer aux recettes affectées et en particulier aux contributions d'États membres ou de pays tiers à certains programmes communautaires et, d'autre part, les limites existant en matière de contraction entre dépenses et recettes.

(8) S'agissant du principe de spécialité, il convient de définir précisément le calcul des pourcentages de crédit que les institutions sont autorisées à virer en vertu de leur autonomie et d'assurer la pleine information de l'autorité budgétaire par une justification détaillée des demandes de virement qui doivent être soumises à celle-ci.

(9) S'agissant de la bonne gestion financière, il y a lieu d'identifier les objectifs et la périodicité minimale des évaluations ex ante, intermédiaires et ex post des programmes et activités, ainsi que les informations devant figurer dans la fiche financière législative.

(10) En matière d'établissement et de présentation du budget, il importe de préciser le contenu de l'introduction générale du budget, des documents de travail devant être produits à l'appui du budget et des commentaires budgétaires pour assurer la pleine information de l'autorité budgétaire. Dans le cadre de la nouvelle présentation du budget par activités (EBA), la définition et la classification des crédits administratifs sont en outre précisées.

(11) En matière d'exécution du budget, il convient d'abord de clarifier les formes que peut revêtir un acte de base dans le domaine communautaire et dans les domaines relevant du traité sur l'Union européenne. Il convient également de fixer les montants maximaux des crédits qui peuvent être exécutés sans acte de base préalable au titre des actions préparatoires et des projets pilotes ainsi que la liste des dispositions des traités qui attribuent directement à la Commission des compétences spécifiques.

(12) Il importe par ailleurs de définir les actes susceptibles de constituer un conflit d'intérêts, ainsi que la procédure à suivre dans ce cas.

(13) S'agissant des différents modes d'exécution du budget, il y a lieu de préciser que lorsque la Commission n'exécute pas directement le budget dans ses services, elle doit s'assurer au préalable que les entités auxquelles elle envisage de confier des tâches d'exécution disposent de procédures de gestion et systèmes de contrôle et de comptabilité adéquats et pertinents au regard des exigences de la bonne gestion financière.

(14) En ce qui concerne la gestion centralisée indirecte, c'est-à-dire déléguée par la Commission soit à des agences exécutives ou à des organismes de droit communautaire, soit à des organismes nationaux publics ou investis d'une mission de service public, il convient en outre de préciser l'encadrement et les modalités de mise en oeuvre, par voie d'acte de délégation ou de convention, de cette délégation. Les agences exécutives, dont la Commission conserve le contrôle, doivent se voir reconnaître la qualité d'ordonnateurs délégués de cette institution sur le budget communautaire. Les organismes nationaux, dans la mesure où ils sont amenés à effectuer des actes d'exécution budgétaire, doivent offrir des garanties financières suffisantes et être choisis de manière transparente, à l'issue d'une analyse coût-efficacité justifiant le choix de la gestion déléguée à un tel organisme. La Commission demande l'avis du comité compétent, selon l'acte de base pour l'exécution des crédits concernés, avant de procéder à la mise en oeuvre de la délégation à des organismes nationaux. Quant aux entités privées effectuant des travaux préparatoires ou accessoires pour le compte de la Commission, elles doivent être sélectionnés selon les procédures de passation des marchés publics.

(15) En ce qui concerne la gestion partagée avec des États membres ou décentralisée avec des pays tiers, il importe de préciser les étapes et les objectifs de la procédure d'apurement des comptes sans préjudice des dispositions spécifiques contenues dans les règlements sectoriels pertinents.

(16) En ce qui concerne enfin la gestion conjointe, il convient de préciser que dans le cas d'une telle gestion la part contributive de chaque donateur à chaque type de dépense n'est pas identifiée et que les actions subventionnées doivent néanmoins être contrôlées globalement. Il y a lieu d'identifier les organisations internationales éligibles à ce type de gestion.

(17) En ce qui concerne le rôle des acteurs, la réforme de la gestion financière, assortie de la suppression des contrôles ex ante centralisés, renforce les responsabilités des ordonnateurs sur toutes les opérations de recettes et de dépenses, y compris en termes de systèmes de contrôle interne. L'autorité budgétaire sera dorénavant informée des mesures de nomination ou cessation de fonctions concernant les ordonnateurs délégués. Les missions, responsabilités et principes de procédures à respecter doivent en outre être définis. L'internalisation des contrôles ex ante suppose en particulier une distinction claire entre tâches d'initiation et de vérification des opérations d'exécution budgétaire, chaque institution devant en outre adopter un code de normes professionnelles applicable aux agents en charge des vérifications, ex ante et ex post. Il convient ensuite de pouvoir rendre compte des responsabilités assumées, par le biais d'un rapport annuel à l'institution qui devra notamment intégrer les résultats des vérifications ex post. La conservation des pièces justificatives afférentes aux opérations menées doit également être organisée. Enfin, compte tenu de leur caractère dérogatoire, tous les types de procédures négociées en matière de passation de marchés publics doivent faire l'objet d'un rapport particulier à l'institution et d'une transmission à l'autorité budgétaire.

(18) Dans la perspective de clarification des responsabilités, il importe également de définir précisément les missions et responsabilités du comptable relatives aux systèmes comptables, à la gestion de trésorerie et des comptes bancaires ainsi que du fichier tiers. Les modalités de cessation des fonctions du comptable doivent également être précisées.

(19) Les conditions de recours à des régies d'avances, système de gestion dérogatoire au regard des procédures ordinaires, doivent être encadrées et les missions et responsabilités des régisseurs, mais aussi des ordonnateurs et comptables quant au contrôle des régies, doivent être précisées. L'autorité budgétaire doit être informée de toute mesure de nomination ou cessation de fonctions.

(20) Une fois définies les missions et responsabilités de chaque acteur, la mise en cause de leur responsabilité ne saurait toutefois intervenir que dans les conditions prévues par le statut des fonctionnaires des Communautés européennes et du régime applicable aux autres agents desdites Communautés. Une nouvelle instance spécialisée doit toutefois être instituée, dans des conditions propres à chaque institution, afin de caractériser l'existence d'une irrégularité de nature financière. Il convient en outre de préciser les modalités selon lesquelles un ordonnateur peut demander la confirmation d'une instruction et être ainsi déchargé de sa responsabilité.

(21) En matière de recettes, outre le cas particulier des ressources propres relevant du règlement (CE, Euratom) n° 1150/2000 du Conseil du 22 mai 2000 portant application de la décision 94/728/CE, Euratom relative au système des ressources propres des Communautés(4), il convient de préciser les tâches et contrôles relevant de la responsabilité des ordonnateurs aux différentes étapes de la procédure: établissement de la prévision de créance puis de l'ordre de recouvrement et envoi de la note de débit informant le débiteur de la constatation de créances, calcul des intérêts de retard éventuels et enfin décision, le cas échéant, de renonciation de créance, dans le respect de critères garantissant le respect de la bonne gestion financière. Le rôle du comptable dans l'encaissement des recettes et l'octroi possible de délais de paiement doit être également précisé.

(22) En matière de dépenses, il importe d'abord de définir l'articulation entre décision de financement, engagement global et engagement individuel, ainsi que les caractéristiques de ces différentes étapes. La distinction entre engagement global et individuel dépend du degré d'identification des bénéficiaires et montants en cause. Les engagements provisionnels sont pour leur part réservés aux dépenses administratives courantes et aux dépenses du FEOGA. Afin de limiter le montant des engagements dormants, il convient de dégager les crédits correspondant à des engagements qui n'ont donné lieu à aucun paiement pendant trois ans.

(23) Il convient ensuite de clarifier l'articulation entre les opérations de liquidation, d'ordonnancement et de paiement et les contrôles que doivent effectuer les ordonnateurs lors de la liquidation des dépenses, par l'apposition du bon à payer, et lors de l'ordonnancement des paiements par la vérification de l'acquit libératoire dont cet acteur est désormais seul responsable. Il y a lieu de mentionner les pièces justificatives qui doivent appuyer les paiements et d'indiquer les règles d'apurement des préfinancements et des paiements intermédiaires. Enfin, les délais afférents aux opérations de liquidation et de paiement doivent être précisés en prenant en compte la directive 2000/35/CE du Parlement européen et du Conseil du 29 juin 2000 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales(5).

(24) En matière d'audit interne, il convient de définir les modalités de désignation de l'auditeur et de garantir son indépendance au sein de l'institution qui l'a nommé et à laquelle il doit rendre compte de ses travaux. L'autorité budgétaire doit être informée de toute mesure de nomination ou cessation de fonctions.

(25) En matière de marchés publics, le choix a été fait d'insérer dans le présent règlement les dispositions des directives du Conseil 92/50/CEE(6), 93/36/CEE(7) et 93/37/CEE(8), modifiées en dernier lieu par la directive 2001/78/CE de la Commission(9), relatives aux procédures de passation des marchés publics de services, de fournitures et de travaux, respectivement. Cela suppose tout d'abord de définir les différents types de marchés, les mesures de publicité qui leur sont applicables, les cas de recours et principales caractéristiques des procédures existantes, la spécification des critères de sélection et des modalités d'attribution possibles, les modalités d'accès aux documents d'appel à la concurrence et de communication avec les soumissionnaires ou candidats, ainsi que, lorsque la Commission passe des marchés pour son propre compte, les différents seuils applicables et les modalités d'estimation de la valeur des marchés à passer.

(26) Les procédures de passation des marchés ont pour finalité de satisfaire aux meilleures conditions possibles les besoins des institutions dans le respect de l'égalité d'accès aux marchés publics ainsi que des principes de transparence et de non-discrimination. Dans un souci de transparence et d'égalité de traitement entre candidats, mais aussi de pleine responsabilité des ordonnateurs dans le choix final, il convient de décliner la procédure d'ouverture, puis d'évaluation, des demandes de participation et des offres, de la nomination d'une commission jusqu'à la décision d'attribution, motivée et documentée, qui revient en définitive au pouvoir adjudicateur. Les garanties financières exigibles au nom de la protection des intérêts financiers des Communautés doivent également être spécifiées.

(27) Enfin les pouvoirs de sanction administrative des pouvoirs adjudicateurs doivent être délimités afin de garantir le caractère proportionné et dissuasif de la sanction, ainsi qu'une égalité de traitement entre les différentes institutions et entre services.

(28) Le champ d'application du titre sur les subventions doit lui aussi être précisé, au regard notamment des différents modes d'exécution du budget, mais aussi du type d'action ou d'organisme d'intérêt général européen pouvant être subventionné. Il convient de préciser les caractéristiques du programme de travail annuel et des appels à proposition, de même que les exceptions possibles sur ce point et en matière de rétroactivité, en particulier dans les domaines de l'aide humanitaire et de la gestion des situations de crise, dont les contraintes sont très particulières.

(29) Toujours au regard des exigences de transparence, d'égalité de traitement des demandeurs et de responsabilisation des ordonnateurs, la procédure d'attribution doit être déclinée, de la demande de subvention à son évaluation, par une commission, au vu de critères de sélection et d'attribution préalablement annoncés, avant que l'ordonnateur ne prenne sa décision finale, proprement documentée.

(30) La bonne gestion financière impose ensuite que la Commission s'entoure de garanties, au stade des demandes de subvention par la production d'audits financiers pour les demandes les plus importantes, puis lors du versement de préfinancements par l'exigence de garanties financières préalables et enfin, au stade du paiement final, par la production d'audits financiers pour les demandes les plus importantes et les plus risquées. La bonne gestion et le contrôle des principes de non-profit et de cofinancement supposent en outre d'encadrer les possibilités de recours à des paiements forfaitaires. Enfin, la bonne gestion des deniers communautaires nécessite le respect, par les bénéficiaires de subventions eux-mêmes, des principes de transparence et d'égalité de traitement des contractants potentiels, ainsi que d'attribution à l'offre économiquement la plus avantageuse en cas de sous-traitance partielle de l'action.

(31) Enfin les pouvoirs de sanction en la matière doivent être alignés sur ceux existant dans le domaine des marchés publics.

(32) En matière de comptabilité et de reddition des comptes, il y a lieu de définir chacun des principes comptables généralement admis sur la base desquels les états financiers doivent être établis. Il convient également de préciser les conditions nécessaires pour qu'une transaction soit comptabilisée ainsi que les règles d'évaluation des éléments d'actif et de passif et de constitution des provisions.

(33) Il importe de préciser que les comptes des institutions doivent être accompagnés d'un rapport sur la gestion budgétaire et financière et de préciser le contenu et la présentation des éléments qui composent, d'une part, les états financiers (bilan, compte de résultat économique, tableau des flux de trésorerie, annexe) et, d'autre part, les états sur l'exécution budgétaire (compte de résultat de l'exécution budgétaire et son annexe).

(34) En matière de comptabilité, il convient de préciser que le comptable de chaque institution doit documenter l'organisation et la procédure comptables de son institution et définir les conditions que doivent respecter les systèmes informatisés de tenue de la comptabilité, en particulier en matière de sécurité des accès et de piste d'audit quant aux modifications apportées aux systèmes.

(35) En ce qui concerne la tenue de la comptabilité, il importe de préciser les principes applicables en matière de tenue des livres comptables, de balance générale des comptes, de rapprochement périodique des soldes de cette balance ainsi que d'inventaire et de définir les éléments du plan comptable arrêté par le comptable de la Commission. Les règles applicables à l'enregistrement des opérations, en particulier la méthode en partie double, les règles de conversion des opérations non libellées en euros et les pièces justificatives des écritures comptables, doivent être précisées. Le contenu des enregistrements de la comptabilité budgétaire doit également être précisé.

(36) Enfin, il y a lieu de définir les règles relatives à l'inventaire des immobilisations et de clarifier les responsabilités respectives des comptables et ordonnateurs dans ce domaine, de même que les règles applicables à la revente des biens inscrits à l'inventaire.

(37) En matière de fonds structurels, il convient de préciser que le remboursement des acomptes versés au titre d'une intervention n'a pas pour effet la réduction de la participation des fonds à cette intervention.

(38) La typologie des actions, directes et indirectes, pouvant être financées dans le domaine de la recherche doit être précisée.

(39) En matière d'actions extérieures, les modalités d'exécution, comme le règlement financier lui-même, visent à introduire des dispositions dérogatoires qui prennent en compte les spécificités opérationnelles du domaine des actions extérieures, essentiellement en matière de passation de marchés et d'octroi de subventions.

(40) Pour ce qui concerne la passation des marchés, les présentes modalités d'exécution reprennent la substance des dispositions de la décision de la Commission du 10 novembre 1999 portant simplification des systèmes de gestion des marchés passés dans le cadre des programmes de coopération mis en oeuvre par les directions générales des relations extérieures(10) avec pour effet de prévoir des règles de marchés qui se distinguent du droit commun notamment par des seuils différents ainsi que des modalités de gestion adaptées aux actions extérieures.

(41) Dans le domaine des subventions, il convient d'énumérer les types d'actions pour lesquelles il est possible de déroger au principe de cofinancement visé à l'article 109 du règlement financier. Il s'agit particulièrement de l'aide humanitaire et des aides visant des situations de crise, ainsi que des actions visant la protection de la santé ou des droits fondamentaux des populations.

(42) Afin de garantir la bonne gestion des crédits communautaires, il importe également de préciser les conditions préalables et l'encadrement conventionnel à mettre en place en cas de décentralisation de la gestion des crédits, ainsi que dans les cas de recours à des régies d'avances.

(43) Les dispositions du règlement financier relatives aux offices européens doivent être précisées par des règles spécifiques à l'Office des publications officielles des Communautés européennes et par des dispositions autorisant le comptable de la Commission à déléguer certaines de ses fonctions à des agents de ces offices. Il convient également de préciser les modalités de fonctionnement des comptes bancaires que les offices européens peuvent être autorisés à ouvrir au nom de la Commission.

(44) En ce qui concerne les crédits administratifs, chaque institution doit informer l'autorité budgétaire des opérations immobilières significatives en cours, c'est-à-dire celles impliquant un accroissement du parc immobilier.

(45) Il convient d'identifier les organismes susceptibles de recevoir des subventions du budget et devant faire l'objet d'un encadrement réglementaire dans les conditions prévues à l'article 185 du règlement financier.

(46) Il importe de mettre à jour régulièrement les différents seuils et montants visés dans le présent règlement, par voie d'une indexation sur l'inflation constatée dans la Communauté, sauf pour les seuils applicables en matière de marchés publics,

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

PREMIÈRE PARTIE

DISPOSITIONS COMMUNES

TITRE I

OBJET

Article premier

Objet

(Article 1er du règlement financier)

Le présent règlement définit les modalités d'exécution du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 (ci-après le "règlement financier").

Les institutions visées par le présent règlement sont les institutions au sens du règlement financier.

Article 2

Inventaire des actes réglementaires relatifs à l'exécution du budget

(Article 2 du règlement financier)

La Commission tient un inventaire des actes mentionnés à l'article 2 du règlement financier. Elle met cet inventaire à jour chaque année et en informe l'autorité budgétaire.

TITRE II

LES PRINCIPES BUDGÉTAIRES

CHAPITRE 1

Principes d'unité et de vérité budgétaire

Article 3

Champ des préfinancements propriété des Communautés

(Article 5, paragraphe 4, du règlement financier)

1. Les préfinancements au sens de l'article 105, restent la propriété des Communautés, sauf si l'acte de base, au sens de l'article 49, paragraphe 1, du règlement financier, en dispose autrement. Les préfinancements versés en exécution d'un marché au sens de l'article 88 du règlement financier, aux États membres ou au titre de l'aide de préadhésion et les avances visées à l'article 265 ne sont pas concernés par la présente disposition. Elle ne s'applique pas à la gestion conjointe au sens de l'article 53 du règlement financier.

2. Dans le cas de la gestion centralisée directe au sens de l'article 53 du règlement financier impliquant des partenaires multiples, la règle visée au paragraphe 1 du présent article s'applique uniquement au contractant principal.

3. Dans le cas de la gestion décentralisée, ainsi que dans le cas de la gestion centralisée indirecte au sens de l'article 53 du règlement financier, la règle visée au paragraphe 1 du présent article s'applique uniquement à l'entité qui reçoit directement les préfinancements versés par la Commission.

4. La règle visée au paragraphe 1 s'applique aux préfinancements versés au titre de contrats ou conventions conclus après l'entrée en vigueur du présent règlement.

5. Les dispositions des paragraphes 1 à 4 ne portent pas préjudice à l'enregistrement des préfinancements à l'actif des états financiers, qui sera fixé par les règles comptables visées à l'article 133 du règlement financier.

Les ordonnateurs fournissent au comptable les indications qui lui permettent d'identifier les préfinancements qui restent la propriété des Communautés.

Article 4

Budgétisation des intérêts produits par les fonds communautaires

(Article 5, paragraphe 4, du règlement financier)

1. Lorsque les préfinancements qui restent la propriété des Communautés conformément à l'article 3 produisent des intérêts ou avantages équivalents, ceux-ci sont versés au budget général des Communautés européennes (ci-après le "budget") comme recettes diverses.

2. Les ordonnateurs veillent, dans les contrats et conventions conclus avec les bénéficiaires, à ce que:

a) ces préfinancements soient versés sur des comptes permettant l'identification des fonds versés par les Communautés, et

b) à ce que les bénéficiaires notifient à l'ordonnateur compétent le montant des intérêts ou avantages équivalents éventuellement générés par ces fonds au moins une fois par an si ces intérêts représentent des montants significatifs et, en tout état de cause, lors de la demande de paiement intermédiaire ou de solde qui apure le préfinancement.

3. Conformément aux dispositions du titre IV, chapitre 5, l'ordonnateur compétent établit, dès le versement du préfinancement, une prévision de créances portant sur les intérêts ou avantages équivalents éventuellement générés par ce préfinancement.

L'ordonnateur compétent établit un ordre de recouvrement correspondant au montant des intérêts visés au paragraphe 1 conformément aux échéances visées au paragraphe 2, point b).

4. Lorsqu'il s'agit de préfinancements versés en exécution d'une même ligne budgétaire, en application d'un même acte de base et à des bénéficiaires qui ont fait l'objet d'une même procédure d'attribution, l'ordonnateur peut établir une prévision de créance commune pour plusieurs débiteurs.

CHAPITRE 2

Principe d'annualité

Article 5

Crédits de l'exercice

(Article 8, paragraphe 3, du règlement financier)

Les crédits d'engagement et de paiement inscrits au budget de l'exercice et devant être utilisés au cours de cet exercice sont composés des crédits autorisés pour l'exercice. Sont autorisés pour l'exercice:

a) les crédits ouverts au budget, y compris par voie de budget rectificatif;

b) les crédits reportés;

c) les reconstitutions de crédits conformément aux articles 157 et 181, paragraphe 5, du règlement financier;

d) les crédits provenant des remboursements des acomptes conformément à l'article 228;

e) les crédits ouverts suite à la perception des recettes affectées au cours de l'exercice ou au cours d'exercices précédents et non utilisés.

Article 6

Reports de crédits

(Article 9, paragraphe 2, du règlement financier)

1. Les crédits d'engagement visés à l'article 9, paragraphe 2, point a), du règlement financier ne peuvent être reportés que si les engagements n'ont pu être effectués avant le 31 décembre de l'exercice pour des raisons non imputables à l'ordonnateur et si les étapes préparatoires sont avancées à un point permettant raisonnablement d'estimer que l'engagement pourra être effectué au plus tard le 31 mars de l'année suivante.

2. Les étapes préparatoires visées à l'article 9, paragraphe 2, point a), du règlement financier, qui devraient être achevées au 31 décembre de l'exercice en vue d'un report sur l'exercice suivant sont notamment:

a) pour les engagements globaux au sens de l'article 76 du règlement financier, l'adoption d'une décision de financement ou la clôture avant cette date de la consultation des services concernés au sein de chaque institution en vue d'adopter cette décision;

b) pour les engagements individuels au sens de l'article 76 du règlement financier, la préparation à un stade avancé des contrats ou conventions. Ce stade d'avancement des contrats ou subventions implique la clôture de la phase de sélection des contractants ou bénéficiaires potentiels.

3. Les crédits reportés conformément à l'article 9, paragraphe 2, point a), du règlement financier non engagés au 31 mars de l'exercice suivant sont automatiquement annulés.

La Commission informe l'autorité budgétaire avant le 15 avril des crédits ainsi annulés.

4. Les crédits reportés au titre de l'article 9, paragraphe 2, point b), du règlement financier peuvent être utilisés jusqu'au 31 décembre de l'exercice suivant.

5. La comptabilité permet de distinguer les crédits ainsi reportés.

6. Les crédits relatifs aux dépenses de personnel visés à l'article 9, paragraphe 6, du règlement financier ont pour objet les rémunérations et indemnités des membres et personnel des institutions.

CHAPITRE 3

(Chapitre 4 du règlement financier)

Principe d'unité de compte

Article 7

Taux de conversion entre l'euro et une autre monnaie

(Article 16 du règlement financier)

1. Sans préjudice des dispositions spécifiques découlant de l'application de la réglementation sectorielle, la conversion entre l'euro et une autre monnaie est effectuée à l'aide du taux journalier de l'euro publié au Journal officiel des Communautés européennes, série C.

2. À défaut de taux journalier de l'euro publié au Journal officiel des Communautés européennes pour la monnaie concernée, la Commission utilise le taux comptable visé au paragraphe 3.

3. Pour les besoins de la comptabilité prévue aux articles 132 à 137 du règlement financier et sous réserve des dispositions de l'article 213, la conversion entre l'euro et une autre monnaie est effectuée à l'aide du taux comptable mensuel de l'euro. Ce taux comptable est établi par la Commission à l'aide de toute source d'information qu'elle juge fiable sur la base du cours de l'avant-dernier jour ouvrable du mois précédant celui pour lequel le cours est établi.

Article 8

Cours à utiliser pour la conversion entre l'euro et d'autres monnaies

(Article 16 du règlement financier)

1. Sans préjudice des dispositions spécifiques découlant de l'application de la réglementation sectorielle, le cours à utiliser pour la conversion entre l'euro et une autre monnaie est celui du jour de l'établissement de l'ordre de paiement ou de l'ordre de recouvrement par le service ordonnateur.

2. Dans le cas des régies d'avances en euros, la date du paiement par la banque détermine le cours à utiliser.

3. Dans le cas des régies d'avances en monnaies nationales visées à l'article 16 du règlement financier, le cours à utiliser est celui du mois de la dépense effectuée par la régie.

4. Pour les dépenses financées par le Fonds européen d'orientation et de garantie agricole (FEOGA), section "Garantie", le cours à utiliser pour le mois "n" au titre duquel ces dépenses ont été déclarées conformément aux dispositions de l'article 3 du règlement (CE) n° 296/96 de la Commission(11) est celui du 10 du mois "n + 1" ou du premier jour précédent pour lequel on dispose d'une cotation générale.

Ce cours est également utilisé pour les avances correspondantes prévues aux articles 4 et 5 du règlement (CE) n° 296/96.

Article 9

Information relative aux transferts de trésorerie effectués par la Commission entre les différentes monnaies

(Article 16 du règlement financier)

La Commission transmet trimestriellement aux États membres un relevé des transferts effectués entre les différentes monnaies.

CHAPITRE 4

(Chapitre 5 du règlement financier)

Principe d'universalité

Article 10

Structure d'accueil des recettes affectées et ouverture des crédits correspondants

(Article 18 du règlement financier)

1. Sans préjudice des articles 12 et 13, la structure d'accueil budgétaire pour les recettes affectées comporte:

a) dans l'état des recettes de la section de chaque institution une ligne budgétaire destinée à accueillir le montant de ces recettes;

b) dans l'état des dépenses, les commentaires indiquent les lignes susceptibles d'accueillir les crédits ouverts qui correspondent aux recettes affectées.

Dans le cas visé au premier alinéa, point a), si le montant de ces recettes est prévisible, il est inscrit sur la ligne. S'il n'est pas prévisible, la ligne est dotée d'un "p.m." et les recettes estimées sont mentionnées pour information dans les commentaires.

2. Les crédits correspondants à des recettes affectées peuvent être ouverts, aussi bien en crédits d'engagement qu'en crédits de paiement, lorsque la recette a été perçue par l'institution, sauf dans le cas prévu à l'article 161, paragraphe 2, du règlement financier. Ils sont ouverts automatiquement sauf dans le cas des reversements d'acomptes visés à l'article 156 du règlement financier et dans le cas des corrections financières dans le domaine des fonds structurels.

Article 11

Contributions des États membres à des programmes de recherche

[Article 18, paragraphe 1, point a), du règlement financier]

1. Les contributions des États membres pour le financement de certains programmes complémentaires de recherche, prévues à l'article 5 du règlement (CE, Euratom) n° 1150/2000, sont versées:

a) à concurrence des sept douzièmes de la somme figurant au budget, au plus tard le 31 janvier de l'exercice en cours;

b) à concurrence des cinq douzièmes restant dus, au plus tard le 15 juillet de l'exercice en cours.

2. Lorsque le budget n'est pas arrêté définitivement avant le début de l'exercice, les contributions prévues au paragraphe 1 se font sur la base de la somme figurant au budget de l'exercice précédent.

3. Toute contribution ou tout versement supplémentaire dû par les États membres au titre du budget doit être inscrit sur le ou les comptes de la Commission dans les trente jours calendrier qui suivent l'appel de fonds.

4. Les versements effectués sont inscrits au compte prévu par le règlement (CE, Euratom) n° 1150/2000 et sont soumis aux conditions énoncées par ledit règlement.

Article 12

Recettes affectées résultant de la participation des pays AELE à certains programmes communautaires

[Article 18, paragraphe 1, point d), du règlement financier]

1. La structure d'accueil budgétaire pour les participations des États AELE à certains programmes communautaires est la suivante:

a) dans l'état des recettes, il est ouvert une ligne pour mémoire destinée à accueillir le montant global de la participation des États AELE pour l'exercice considéré. Le montant prévu est indiqué dans les commentaires budgétaires;

b) dans l'état des dépenses:

i) le commentaire sur chaque ligne relative aux activités communautaires auxquelles les États AELE participent fait ressortir "pour information" le montant de la participation prévue;

ii) une annexe, constituant partie intégrante du budget, comporte l'ensemble des lignes relatives aux activités communautaires auxquelles les États AELE participent.

L'annexe visée au premier alinéa, point b) ii), représente et complète la structure d'accueil pour l'ouverture des crédits correspondant à ces participations, telle que prévue au paragraphe 2 ainsi que pour l'exécution des dépenses.

2. En vertu de l'article 82 de l'accord sur l'Espace économique européen, les montants relatifs à la participation annuelle des États AELE, tels qu'ils sont confirmés à la Commission par le comité mixte de l'EEE en conformité avec l'article 1er, paragraphe 5, du protocole 32 annexé à l'accord susmentionné, donnent lieu à l'ouverture intégrale, dès le début de l'exercice, tant des crédits pour engagements que des crédits pour paiements correspondants.

3. Si, au cours de l'exercice, les crédits de lignes budgétaires auxquelles les États AELE participent sont renforcés sans que les États AELE puissent, pendant l'exercice en question, adapter en conséquence leur contribution afin de respecter le "facteur de proportionnalité" prévu à l'article 82 de l'accord sur l'Espace économique européen, la Commission peut assurer, à titre provisoire et exceptionnel sur la base des moyens de trésorerie, le préfinancement de la quote-part des États AELE. À la suite d'un tel renforcement, la Commission fait appel, dans les meilleurs délais, aux contributions correspondantes des États AELE. La Commission informe chaque année l'autorité budgétaire des décisions ainsi prises.

Le préfinancement est régularisé aussitôt que possible dans le cadre du budget de l'exercice suivant.

4. Conformément à l'article 18, paragraphe 1, point d), du règlement financier, les participations financières des États AELE constituent des recettes affectées. Le comptable adopte les mesures appropriées afin d'assurer le suivi séparé de l'utilisation tant des recettes provenant de ces participations que des crédits correspondants.

La Commission, dans le cadre du rapport prévu à l'article 131, paragraphe 2, du règlement financier, fait ressortir de façon distincte l'état d'exécution correspondant à la participation des États AELE, tant en recettes qu'en dépenses.

Article 13

Produit des sanctions imposées aux États membres déclarés en situation de déficits excessifs

[Article 18, paragraphe 1, point b), du règlement financier]

La structure d'accueil budgétaire pour le produit des sanctions visées à la section 4 du règlement (CE) n° 1467/97 du Conseil(12) est la suivante:

a) dans l'état des recettes, il est ouvert une ligne budgétaire pour mémoire destinée à accueillir les intérêts afférents à ces montants;

b) parallèlement, et sans préjudice de l'article 74 du règlement financier, l'inscription de ces montants à l'état des recettes donne lieu à l'ouverture, dans une ligne à l'état des dépenses, de crédits d'engagement et de paiement. Ces crédits sont exécutés conformément à l'article 17 du règlement financier.

Article 14

Ordonnancement pour le net

(Article 20, paragraphe 1, du règlement financier)

En application de l'article 20, paragraphe 1, du règlement financier, peuvent être déduites du montant des demandes de paiement, factures ou états liquidatifs, qui, dans ce cas, sont ordonnancés pour le net:

a) les pénalités infligées aux titulaires de contrats ou de marchés;

b) les régularisations de sommes indûment payées qui peuvent être opérées par voie de contraction à l'occasion d'une nouvelle liquidation de même nature au profit du même bénéficiaire effectuée au titre du chapitre, de l'article et de l'exercice qui ont supporté le trop payé, et donnant lieu à des paiements intermédiaires ou de soldes.

Les escomptes, ristournes et rabais déduits sur chaque facture et demande de paiement ne sont pas inscrits en recettes des Communautés.

Article 15

Comptes "Charges fiscales à recouvrer"

(Article 20, paragraphe 2, du règlement financier)

Les charges fiscales éventuellement supportées par les Communautés en application de l'article 20, paragraphe 2, du règlement financier sont inscrites sur un compte d'attente jusqu'à leur remboursement par les États concernés.

CHAPITRE 5

(Chapitre 6 du règlement financier)

Principe de spécialité

Article 16

Procédures de virement

(Article 22, paragraphe 1, du règlement financier)

1. Chaque institution peut proposer à l'autorité budgétaire, à l'intérieur de sa section du budget, des virements de titre à titre excédant la limite de 10 % des crédits de l'exercice sur la ligne à partir de laquelle il est procédé au virement. Les autres institutions en informent la Commission.

Ces virements suivent la procédure établie à l'article 24 du règlement financier.

2. Chaque institution peut procéder, à l'intérieur de sa section du budget, à des virements à l'intérieur des articles.

Article 17

Règles de calcul des limites de virements

(Article 23 du règlement financier)

1. Le calcul des pourcentages visés à l'article 22, paragraphe 1, et à l'article 23, paragraphe 1, premier alinéa, points b) et c), du règlement financier est effectué au moment de la demande de virement.

2. Pour la limite visée à l'article 22, paragraphe 1, et à l'article 23, paragraphe 1, premier alinéa, points b) et c), du règlement financier, il convient de prendre en considération la somme des virements à effectuer sur la ligne à partir de laquelle il est procédé au virement et dont le montant est corrigé des virements antérieurs.

Article 18

Dépenses administratives

(Article 23 du règlement financier)

Les dépenses visées à l'article 23, paragraphe 1, premier alinéa, point b), du règlement financier couvrent, pour chaque domaine politique, les rubriques visées à l'article 27.

Article 19

Justification des demandes de virements de crédits

(Articles 22 et 23 du règlement financier)

Les propositions de virements et toutes les informations destinées à l'autorité budgétaire relatives aux virements effectués conformément aux articles 22 et 23 du règlement financier sont accompagnées des justifications appropriées et détaillées faisant apparaître l'exécution des crédits ainsi que les prévisions des besoins jusqu'à la fin de l'exercice, tant pour les lignes à abonder que pour celles sur lesquelles les crédits sont prélevés.

Article 20

Justification des demandes de virements depuis la réserve d'aide d'urgence

(Article 26 du règlement financier)

Les propositions de virements destinés à permettre l'utilisation de la réserve d'aide d'urgence visée à l'article 26, paragraphe 2, premier alinéa, du règlement financier, sont accompagnées des justifications appropriées et détaillées faisant apparaître:

a) pour la ligne à abonder par le virement, les informations les plus récentes possibles sur l'exécution des crédits ainsi que les prévisions de besoins jusqu'à la fin de l'exercice;

b) pour l'ensemble des lignes relatives aux actions extérieures, l'exécution des crédits jusqu'à la fin du mois précédant la demande de virement, ainsi que les prévisions des besoins jusqu'à la fin de l'exercice, accompagnées d'une comparaison avec les prévisions initiales;

c) l'examen des possibilités de réaffectation des crédits.

CHAPITRE 6

(Chapitre 7 du règlement financier)

Principe de bonne gestion financière

Article 21

Évaluation

(Article 27 du règlement financier)

1. Toute proposition de programme ou d'activité occasionnant des dépenses ou une diminution des recettes pour le budget fait l'objet d'une évaluation ex ante. Celle-ci identifie:

a) le besoin à satisfaire à court ou à long terme;

b) les objectifs à atteindre;

c) les résultats escomptés et les indicateurs nécessaires à leur évaluation;

d) la valeur ajoutée de l'intervention communautaire;

e) les risques, y compris de fraude, liés aux propositions et les options alternatives ouvertes;

f) les leçons tirées d'expériences similaires déjà conduites;

g) le volume des crédits, des ressources humaines et des autres dépenses administratives à allouer en fonction du principe de coût/efficacité;

h) le système de suivi à établir.

2. Tout programme ou activité fait ensuite l'objet d'une évaluation intermédiaire et/ou ex post en termes de ressources humaines et financières affectées et de résultats obtenus, afin de vérifier leur conformité avec les objectifs fixés, dans les conditions suivantes:

a) il est procédé à une évaluation périodique des résultats obtenus dans la réalisation d'un programme pluriannuel, selon un calendrier permettant de tenir compte des conclusions de ces évaluations pour toute décision concernant la reconduction, la modification ou l'interruption de ce programme;

b) les activités financées sur une base annuelle font l'objet d'une évaluation des résultats obtenus au moins une fois tous les six ans.

L'obligation prévue au premier alinéa, point b), ne s'applique pas à chacun des projets ou actions menés dans le cadre de ces activités, pour lesquels cette obligation peut être remplie par les rapports finaux transmis par les organismes qui ont exécuté l'action.

Article 22

Fiche financière

(Article 28 du règlement financier)

1. Toute proposition d'acte soumise au législateur et susceptible d'avoir une incidence budgétaire, y compris une incidence sur le nombre des emplois, comporte une fiche financière.

La fiche financière comporte les éléments financiers et économiques en vue de l'appréciation par le législateur de la nécessité d'une intervention de la Communauté. Elle fournit les renseignements utiles sur la cohérence et la synergie éventuelle avec d'autres instruments financiers.

Lorsqu'il s'agit d'actions pluriannuelles, la fiche financière comporte l'échéancier prévisible des besoins annuels en crédits et en effectifs ainsi qu'une évaluation de leur incidence sur le plan financier à moyen terme.

2. Afin de prévenir les risques de fraude et d'irrégularités susceptibles de porter préjudice à la protection des intérêts financiers des Communautés, la fiche financière fait état des informations concernant les mesures de prévention et de protection existantes ou envisagées.

CHAPITRE 7

(Chapitre 8 du règlement financier)

Principe de transparence

Article 23

Publication provisoire de la synthèse du budget

(Article 29 du règlement financier)

Dès que possible après l'arrêt définitif du budget et au plus tard dans un délai de quatre semaines, un résumé des chiffres du budget est publié, à l'initiative de la Commission, sur le site Internet des institutions, dans l'attente de la publication officielle au Journal officiel des Communautés européennes.

TITRE III

ÉTABLISSEMENT ET STRUCTURE DU BUDGET

CHAPITRE 1

Établissement du budget

Article 24

Introduction générale à l'avant-projet de budget

(Article 33 du règlement financier)

La Commission établit l'introduction générale à l'avant-projet de budget.

Chacune des sections de l'avant-projet de budget est précédée d'une introduction établie par l'institution intéressée.

L'introduction générale comporte:

a) des tableaux financiers de l'ensemble du budget;

b) en ce qui concerne les titres de la section de la Commission:

i) la définition des politiques justifiant les demandes de crédits, en tenant compte des principes et exigences visés aux articles 27 et 33, paragraphe 2, point d), du règlement financier;

ii) la justification des variations de crédits d'un exercice à l'autre.

Article 25

Documents de travail à l'appui de l'avant-projet de budget

(Articles 30 et 33 du règlement financier)

À l'appui de l'avant-projet de budget, il est produit comme documents de travail:

a) quant aux effectifs des institutions:

i) un exposé sur la politique du personnel permanent et temporaire;

ii) pour chaque catégorie de personnel, un organigramme des emplois budgétaires et des effectifs en place à la date de présentation de l'avant-projet du budget, indiquant leur répartition par grade et par unité administrative;

iii) en cas de variation des effectifs, un état justificatif motivant ces variations;

iv) une ventilation des effectifs par domaine politique;

b) un exposé détaillé sur la politique d'emprunts et de prêts;

c) quant aux subventions destinées aux organismes visés à l'article 32 du règlement financier, un état prévisionnel des recettes et des dépenses précédé d'un exposé des motifs établi par les organismes intéressés et en ce qui concerne les écoles européennes, un état reprenant les recettes et les dépenses, précédé d'un exposé des motifs.

Article 26

Avant-projets de budgets rectificatifs

(Article 37, paragraphe 1, du règlement financier)

Les avant-projets de budgets rectificatifs sont accompagnés de justifications et des informations sur l'exécution budgétaire de l'exercice précédent et de l'exercice en cours disponibles au moment de leur établissement.

CHAPITRE 2

Structure et présentation du budget

Article 27

Crédits administratifs

(Article 41 du règlement financier)

Lorsque l'état des dépenses d'une section du budget est présenté selon une nomenclature comportant une classification par destination, les crédits administratifs font l'objet de rubriques séparées, par titre, en fonction notamment de la classification suivante:

a) dépenses relatives au personnel autorisé par le tableau des effectifs: à ces mentions correspondent un montant de crédits et un nombre de postes;

b) dépenses relatives au personnel externe (dont les auxiliaires et intérimaires) et autres dépenses de gestion (dont les frais de représentation et de réunions);

c) dépenses relatives aux bâtiments et autres dépenses connexes, dont le nettoyage et l'entretien, les locations, les télécommunications, l'eau, le gaz et l'électricité;

d) dépenses d'appui.

Les dépenses administratives de la Commission dont la nature est commune à tous les titres sont également reprises dans un état synthétique séparé, suivant une classification par nature.

Article 28

Dépenses effectives du dernier exercice clos

[Article 46, paragraphe 1, point 1 e), du règlement financier]

Pour l'établissement du budget, les dépenses effectives du dernier exercice clos sont déterminées de la façon suivante:

a) en engagements: engagements comptabilisés au cours de l'exercice sur les crédits de l'exercice tels que définis à l'article 5;

b) en paiements: paiements effectués au cours de l'exercice, c'est-à-dire dont l'ordre d'exécution a été transmis à la banque, sur les crédits de l'exercice tels que définis au même article.

Article 29

Commentaires budgétaires

[Article 46, paragraphe 1, point 1 g), du règlement financier]

Les commentaires budgétaires comportent notamment les éléments suivants:

a) les références de l'acte de base, lorsqu'il existe;

b) des explications appropriées sur la nature et la destination des crédits.

Article 30

Tableau des effectifs

[Article 46, paragraphe 1, point 3 a), du règlement financier]

Les effectifs de l'Agence d'approvisionnement figurent de façon distincte dans le cadre du tableau des effectifs de la Commission.

TITRE IV

EXÉCUTION DU BUDGET

CHAPITRE 1

Dispositions générales

Article 31

Formes que peuvent revêtir les actes de base

(Article 49, paragraphe 1, du règlement financier)

1. Dans le domaine communautaire, un acte de base peut revêtir la forme d'un règlement, d'une directive, d'une décision au sens de l'article 249 du traité CE ou d'une décision sui generis(13).

2. Dans le domaine de la politique étrangère et de sécurité commune, un acte de base peut revêtir l'une des formes mentionnées à l'article 13, paragraphe 2, à l'article 14 et à l'article 23, paragraphe 2, du traité sur l'Union européenne.

3. Dans le domaine de la coopération policière et judiciaire en matière pénale, un acte de base peut revêtir l'une des formes mentionnées à l'article 34, paragraphe 2, du traité sur l'Union européenne.

Article 32

Montants maxima pour les projets pilotes et actions préparatoires

[Article 49, paragraphe 2, points a) et b), du règlement financier]

1. Le montant total des crédits relatifs à des projets pilotes visés à l'article 49, paragraphe 2, point a), du règlement financier ne peut dépasser 32 millions d'euros par exercice.

2. Le montant total des crédits relatifs à des actions préparatoires nouvelles visées à l'article 49, paragraphe 2, point b), du règlement financier ne peut dépasser 30 millions d'euros par exercice budgétaire et le montant total des crédits effectivement engagés au titre des actions préparatoires ne peut excéder 75 millions d'euros.

Article 33

Compétences spécifiques de la Commission conformément aux traités

[Article 49, paragraphe 2, point c), du règlement financier]

1. Les articles du traité CE qui attribuent directement à la Commission des compétences spécifiques sont les suivants:

a) article 138 (dialogue social);

b) article 140 (études, avis, consultations en matière sociale);

c) articles 143 et 145 (rapports spéciaux dans le domaine social);

d) article 152, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière de protection de la santé);

e) article 155, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière de réseaux transeuropéens);

f) article 157, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière industrielle);

g) article 159, deuxième alinéa (rapport sur les progrès accomplis dans la réalisation de la cohésion économique et sociale);

h) article 165, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière de recherche et de développement technologique);

i) article 173 (rapport en matière de recherche et développement technologique;

j) article 180, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination des politiques en matière de coopération au développement).

2. Les articles du traité Euratom qui attribuent directement à la Commission des compétences spécifiques sont les suivants:

a) article 70 (interventions financières, dans les limites prévues au budget, dans des campagnes de prospection sur les territoires des États membres);

b) articles 77 et suivants (contrôle de sécurité).

3. Les listes figurant aux paragraphes 1 et 2 peuvent être complétées dans la présentation de l'avant-projet de budget avec l'indication des articles en cause et des montants concernés.

Article 34

Conflit d'intérêts

(Article 52, paragraphe 2, du règlement financier)

1. L'acte susceptible d'être entaché par un conflit d'intérêts, au sens de l'article 52, paragraphe 2, du règlement financier, peut prendre notamment l'une des formes suivantes:

a) l'octroi à soi-même ou à autrui d'avantages directs ou indirects indus;

b) le refus d'octroyer à un bénéficiaire les droits ou avantages auxquels il peut prétendre;

c) l'accomplissement d'actes indus ou abusifs ou l'omission d'accomplir les actes nécessaires.

2. L'autorité compétente visée à l'article 52, paragraphe 1, du règlement financier est le supérieur hiérarchique de l'agent concerné. Il confirme par écrit s'il existe ou non un conflit d'intérêt. Dans l'affirmative, il prend lui-même toute décision appropriée.

CHAPITRE 2

Modes d'exécution

Section 1

Dispositions générales

Article 35

Contrôles préalables exercés par la Commission

(Articles 53 et 56 du règlement financier)

1. Lorsque la Commission exécute le budget en gestion partagée, décentralisée ou en gestion centralisée indirecte, elle s'assure, par un examen préalable, sur pièces et sur place, de l'existence, de la pertinence et du bon fonctionnement dans les entités auxquelles elle confie la gestion, en conformité avec les règles de la bonne gestion financière et, dans les cas de gestion décentralisée, en tout ou en partie selon le degré de décentralisation convenu:

a) des procédures mises en oeuvre;

b) des systèmes de contrôle;

c) des systèmes de comptabilité;

d) des procédures de marchés et d'octroi de subventions.

2. La Commission procède aux réexamens nécessaires à l'occasion de tout changement substantiel de procédures ou de systèmes, afin de s'assurer que les conditions prévues au paragraphe 1 continuent d'être respectées.

3. Les entités visées au paragraphe 1 communiquent à la Commission dans un délai fixé les informations qu'elle leur demande et l'informent sans délai de toute modification substantielle de leurs procédures ou systèmes. La Commission précise ces obligations, selon les cas, dans les actes de délégation ou les conventions conclues avec ces entités.

4. Lorsque la Commission exécute le budget en gestion conjointe, les accords de vérification conclus avec les organisations internationales concernées s'appliquent.

Section 2

Dispositions particulières

Article 36

Gestion centralisée directe

(Article 53 du règlement financier)

Lorsque la Commission exécute le budget de manière centralisée directement dans ses services, les tâches d'exécution sont effectuées par les acteurs financiers au sens des articles 58 à 68 du règlement financier et dans les conditions prévues au présent règlement.

Article 37

Exercice de la délégation à des agences exécutives

[Article 54, paragraphe 2, point a), et article 55, paragraphe 2, du règlement financier]

1. Les décisions de délégation aux agences exécutives les autorisent, en qualité d'ordonnateurs délégués, à exécuter des crédits afférents au programme communautaire dont la gestion leur a été confiée.

2. La délégation à l'agence exécutive est mise en oeuvre par le directeur de l'agence en application de l'article 55, paragraphe 2, du règlement financier.

3. L'acte de délégation de la Commission comprend les mêmes dispositions que celles visées à l'article 41, paragraphe 2. Il fait l'objet d'une acceptation formelle écrite de la part du directeur au nom de l'agence exécutive concernée.

Article 38

Éligibilité et conditions de délégation à des organismes nationaux publics ou des entités de droit privé investis d'une mission de service public

[Article 54, paragraphe 2, point c), du règlement financier]

1. La Commission ne peut déléguer de tâches de puissance publique à des organismes nationaux publics ou des entités de droit privé investis d'une mission de service public que dans la mesure où ils sont régis par le droit des États membres ou des Etats de l'Espace Économique Européen (EEE) ou des pays candidats à l'adhésion à l'Union européenne, sauf si l'acte de base en dispose autrement.

2. La Commission s'assure que les organismes ou entités visés au paragraphe 1 présentent les garanties financières suffisantes, émanant de préférence d'une autorité publique, notamment en matière de récupération intégrale des montants dus à la Commission.

3. Lorsque la Commission envisage de confier des tâches de puissance publique, et notamment des tâches d'exécution budgétaire, à un organisme visé à l'article 54, paragraphe 2, point c), du règlement financier, elle procède à une analyse du respect des principes d'économie, d'efficacité et d'efficience. Si cette analyse montre que la délégation s'avère celle qui répond aux besoins de la bonne gestion financière, elle demande l'avis du comité compétent prévu dans l'acte de base avant de procéder à sa mise en oeuvre, lequel pourra également s'exprimer sur l'application envisagée des critères de sélection.

Article 39

Désignation des organismes nationaux publics ou des entités de droit privé investis d'une mission de service public

[Article 54, paragraphe 2, point c), du règlement financier]

1. Les organismes nationaux publics ou les entités de droit privé investis d'une mission de service public sont soumis du droit de l'État membre ou du pays dans lequel ils ont été constitués.

2. Le choix de ces organismes ou entités est effectué de manière objective et transparente, à l'issue d'une analyse coût-efficacité, et correspond aux besoins d'exécution identifiés par la Commission. Ce choix ne peut aboutir à opérer de discrimination entre les différents États membres ou pays concernés.

3. Dans le cas d'une gestion par réseau impliquant la désignation d'au moins un organisme ou entité par État membre ou pays concerné, cette désignation est effectuée par l'État membre ou le pays concerné, selon les dispositions des actes de base.

Dans les autres cas, la Commission désigne ces organismes ou entités en accord avec les États membres ou les pays concernés, et selon les dispositions des actes de base.

Article 40

Respect des règles de passation de marchés

(Article 57 du règlement financier)

Lorsque la Commission confie des tâches à des organismes privés selon l'article 57, paragraphe 2, du règlement financier, elle passe un marché conformément aux dispositions de la première partie, titre V, du règlement financier.

Article 41

Modalités de mise en oeuvre de la gestion centralisée indirecte

[Article 54, paragraphe 2, points b) et c), du règlement financier]

1. Lorsque la Commission confie des tâches d'exécution à des agences, organismes ou entités en application des dispositions de l'article 54, paragraphe 2, points b) et c), du règlement financier, elle conclut une convention avec eux.

2. La convention visée au paragraphe 1 comprend, notamment, les dispositions suivantes:

a) la définition des tâches confiées;

b) les conditions et les modalités de leur exécution, y compris les dispositions appropriées en vue de délimiter les responsabilités et organiser les contrôles à mettre en oeuvre;

c) les règles selon lesquelles il est rendu compte de cette exécution à la Commission;

d) les conditions dans lesquelles prend fin cette exécution;

e) les modalités des contrôles exercés par la Commission;

f) les conditions d'utilisation de comptes bancaires distincts, la destination et l'usage des intérêts générés;

g) les dispositions assurant la visibilité de l'action communautaire notamment par rapport aux autres activités de l'organisme;

h) l'engagement de s'abstenir de tout acte donnant lieu à conflit d'intérêts au sens de l'article 52, paragraphe 2, du règlement financier.

3. Les agences, organismes ou entités visés au paragraphe 1 n'ont pas qualité d'ordonnateurs délégués.

Article 42

Procédures d'apurement des comptes en gestion partagée ou décentralisée

(Article 53, paragraphe 5, du règlement financier)

1. La procédure d'apurement des comptes visée à l'article 53, paragraphe 5, du règlement financier vise à s'assurer que les dépenses effectuées par les États membres dans le cadre de la gestion partagée ou par des pays tiers dans le cadre de la gestion décentralisée, et qui sont susceptibles d'être mises à la charge du budget communautaire, l'ont été régulièrement et conformément à la réglementation communautaire applicable.

2. Sans préjudice des dispositions spécifiques contenues dans les règlements sectoriels, la procédure d'apurement des comptes comprend:

a) la déclaration par les États membres ou les pays tiers des dépenses effectuées sous forme de comptes certifiés par un service ou un organe fonctionnellement indépendant des organismes ayant effectué les dépenses et disposant des compétences techniques nécessaires;

b) le contrôle des comptes par la Commission, ainsi que des opérations sous-jacentes, sur pièces et, le cas échéant sur place, sans limitations ni restrictions, y compris auprès des bénéficiaires;

c) la détermination par la Commission, dans le cadre de procédures contradictoires et avec notification aux États membres ou aux pays tiers, du montant des dépenses reconnues à charge du budget;

d) le calcul de la correction financière résultant de la différence entre les dépenses déclarées et celles reconnues à charge du budget;

e) le recouvrement ou remboursement du solde résultant de la différence entre les dépenses reconnues et les montants financiers déjà versés aux États membres ou aux pays tiers; le recouvrement est opéré par voie de compensation dans les conditions visées à l'article 83.

3. Dans le cadre de la gestion décentralisée, la procédure d'apurement des comptes décrite aux paragraphes 1 et 2 s'applique en fonction du degré de décentralisation convenu.

Article 43

Gestion conjointe

(Articles 53 et 165 du règlement financier)

1. Les crédits mis en oeuvre dans le cadre de la gestion conjointe avec des organisations internationales, au sens des articles 53 et 165 du règlement financier, financent des actions dont la réalisation impose une mise en commun des ressources de plusieurs donateurs sans que l'affectation de la part contributive de chaque donateur à chaque type de dépense soit raisonnablement possible ou opportune.

La Commission s'assure de l'existence de dispositifs adéquats de contrôle et d'audit de l'action dans son ensemble.

2. Les organisations internationales visées au paragraphe 1 sont les suivantes:

a) les organisations de droit international public créées par des accords intergouvernementaux ainsi que les agences spécialisées créées par celles-ci;

b) le Comité international de la Croix Rouge (CICR);

c) la Fédération internationale des Sociétés nationales de la Croix Rouge et du Croissant Rouge.

CHAPITRE 3

Acteurs financiers

Section 1

Droits et obligations des acteurs financiers

Article 44

Droits et obligations des acteurs financiers

(Article 58 du règlement financier)

Chaque institution met à la disposition de chaque acteur financier les ressources nécessaires à l'accomplissement de sa mission ainsi qu'une charte de mission décrivant en détail ses tâches, droits et obligations.

Section 2

L'ordonnateur

Article 45

Assistance aux ordonnateurs délégués et subdélégués

(Article 59 du règlement financier)

1. L'ordonnateur compétent peut être assisté dans sa tâche par des fonctionnaires ou autres agents (ci-après les "agents"), chargés d'effectuer, sous sa responsabilité, certaines opérations nécessaires à l'exécution du budget et à la production des informations financières et de gestion. En vue de prévenir toute situation de conflit d'intérêts, les agents assistant les ordonnateurs délégués ou subdélégués sont soumis aux obligations visées à l'article 52 du règlement financier.

2. Chaque institution informe l'autorité budgétaire chaque fois qu'un ordonnateur délégué de grade A1 prend ses fonctions, change de fonctions ou cesse ses fonctions.

Article 46

Dispositions internes en matière de délégations

(Article 59 du règlement financier)

En conformité avec les dispositions du règlement financier et du présent règlement, chaque institution arrête dans ses règles internes les mesures de gestion des crédits qui lui paraissent nécessaires pour la bonne exécution de sa section du budget.

Article 47

Séparation des fonctions d'initiation et de vérification d'une opération

(Article 60, paragraphe 4, du règlement financier)

1. Par initiation d'une opération, il faut entendre l'ensemble des opérations susceptibles d'être effectuées par les agents visés à l'article 45 et préparatoires à l'adoption des actes d'exécution budgétaire par les ordonnateurs compétents titulaires d'une délégation ou d'une subdélégation.

2. Par vérification ex ante d'une opération, il faut entendre l'ensemble des contrôles ex ante mis en place par l'ordonnateur compétent afin d'en vérifier ses aspects opérationnels et financiers.

3. Chaque opération fait l'objet au moins d'une vérification ex ante. Cette vérification a pour objet de constater notamment:

a) la régularité et la conformité de la dépense et de la recette au regard des dispositions applicables, notamment du budget et des réglementations pertinentes, ainsi que de tous actes pris en exécution des traités et des règlements et, le cas échéant, des conditions contractuelles;

b) l'application du principe de bonne gestion financière visé au titre II, chapitre 7, du règlement financier.

4. Les vérifications ex post, sur pièces et, si nécessaire, sur place, visent à vérifier la bonne exécution des opérations financées par le budget et notamment le respect des critères visés au paragraphe 3. Ces vérifications peuvent être organisées par sondage sur la base d'une analyse de risques.

5. Les fonctionnaires ou autres agents chargés des vérifications visées aux paragraphes 2 et 4 sont distincts de ceux exécutant les tâches d'initiation visées au paragraphe 1 et ne sont pas subordonnés à ces derniers.

Article 48

Procédures de gestion et de contrôle interne

(Article 60, paragraphe 4, du règlement financier)

Les systèmes et procédures de gestion et de contrôle interne visent à permettre:

a) la réalisation des objectifs des politiques, programmes et actions de l'institution selon le principe de la bonne gestion financière;

b) le respect des règles du droit communautaire ainsi que des normes minimales de contrôle établies par l'institution;

c) la préservation des actifs de l'institution et de l'information;

d) la prévention et la détection des irrégularités, des erreurs et des fraudes;

e) l'identification et la prévention des risques de gestion;

f) la production fiable de l'information financière et de gestion;

g) la conservation des pièces justificatives liées et consécutives à l'exécution budgétaire et aux actes d'exécution budgétaire;

h) La conservation des documents relatifs aux garanties préalables exigées en faveur de l'institution et la mise en place d'un échéancier permettant un suivi adéquat desdites garanties.

Article 49

Conservation des pièces justificatives par les ordonnateurs

(Article 60, paragraphe 4, du règlement financier)

Les systèmes et procédures de gestion concernant la conservation des pièces justificatives originales prévoient:

a) leur numérotation;

b) leur datation;

c) la tenue de registres, éventuellement informatisés, permettant d'identifier leur localisation précise;

d) la conservation de ces pièces pendant une période de cinq ans au moins à compter de la date d'octroi de la décharge par le Parlement européen pour l'année budgétaire à laquelle ces pièces se rapportent.

Les pièces relatives à des opérations non définitivement clôturées sont conservées au-delà de la période prévue au premier alinéa, point d), et jusqu'à la fin de l'année suivant celle de la clôture desdites opérations.

Article 50

Code de normes professionnelles

(Article 60, paragraphe 5, du règlement financier)

1. Les agents désignés par l'ordonnateur compétent pour vérifier les opérations financières sont choisis en raison de leurs connaissances, aptitudes et compétences particulières sanctionnées par des titres ou par une expérience professionnelle appropriée ou à l'issue d'un programme de formation approprié.

2. Chaque institution arrête un code de normes professionnelles qui détermine, en matière de contrôle interne:

a) le niveau de compétence technique et financière exigé des agents visés au paragraphe 1;

b) l'obligation pour ces agents de suivre une formation continue;

c) les missions, rôles et tâches qui leur sont assignés;

d) les règles de conduite et en particulier de déontologie et d'intégrité, qu'ils doivent observer ainsi que les droits qui leur sont reconnus.

3. Chaque institution met en place les structures appropriées pour diffuser aux services ordonnateurs et mettre à jour périodiquement les informations appropriées concernant les normes de contrôle, ainsi que les méthodes et techniques disponibles à cet effet.

Article 51

Inaction de l'ordonnateur délégué

(Article 60, paragraphe 6, du règlement financier)

L'inaction de l'ordonnateur délégué visée à l'article 60, paragraphe 6, du règlement financier, s'entend comme l'absence de toute réponse dans un délai raisonnable eu égard aux circonstances de l'espèce et, en tout état de cause, dans un délai ne dépassant pas un mois.

Article 52

Vérification ex post et rapport annuel d'activités

(Article 60, paragraphe 7, du règlement financier)

Le résultat des vérifications ex post est, parmi d'autres éléments, présenté dans le cadre du rapport annuel d'activité soumis par l'ordonnateur délégué à son institution.

Article 53

Transmission au comptable des informations financières et de gestion

(Article 60 du règlement financier)

L'ordonnateur délégué transmet au comptable, dans le respect des règles adoptées par celui-ci, les informations financières et de gestion nécessaires à l'accomplissement de ses fonctions.

Article 54

Rapport sur les procédures négociées

(Article 60 du règlement financier)

Les ordonnateurs délégués recensent, par exercice, les marchés faisant l'objet de procédures négociées visées aux articles 126, 127, 242, 244, 246 et 247. Si la proportion de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés par le même ordonnateur délégué augmente sensiblement par rapport aux exercices antérieurs ou si cette proportion est notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son institution, l'ordonnateur compétent fait rapport à ladite institution en exposant les mesures prises, le cas échéant, pour infléchir cette tendance. Chaque institution transmet à l'autorité budgétaire un rapport sur les procédures négociées. Dans le cas de la Commission, ce rapport est annexé au résumé des rapports annuels d'activités visé à l'article 60, paragraphe 7, du règlement financier.

Section 3

Le comptable

Article 55

Nomination du comptable

(Article 61 du règlement financier)

Le comptable est nommé par chaque institution parmi les fonctionnaires soumis au statut des fonctionnaires des Communautés européennes.

Le comptable est obligatoirement choisi par l'institution en raison de sa compétence particulière sanctionnée par des titres ou par une expérience professionnelle équivalente.

Article 56

Cessation des fonctions du comptable

(Article 61 du règlement financier)

1. En cas de cessation des fonctions du comptable, une situation comptable intérimaire est établie dans les meilleurs délais.

Cette situation est constituée par les comptes prévus à la première partie, titre VII du règlement financier, arrêtés à la date correspondant à la fin du mois au cours duquel la cessation des fonctions du comptable est intervenue.

2. Une situation intérimaire ne doit pas être établie lorsque la cessation des fonctions du comptable correspond à la fin d'un exercice.

3. La situation intérimaire ou, dans le cas visé au paragraphe 2, les comptes provisoires visés à l'article 128 du règlement financier, sont transmis par le comptable cessant ses fonctions ou, en cas d'impossibilité, par un fonctionnaire de ses services, au nouveau comptable qui, dans un délai n'excédant pas un mois à dater de cette transmission, doit signer pour acceptation et peut émettre des réserves.

4. Chaque institution informe l'autorité budgétaire en cas de nomination ou cessation des fonctions de son comptable.

Article 57

Avis sur les systèmes comptables et d'inventaires

(Article 61 du règlement financier)

Lorsque des systèmes de gestion financière définis par l'ordonnateur fournissent des données à la comptabilité de l'institution ou lorsqu'ils sont appelés à justifier des données de celle-ci, le comptable doit donner son accord à leur mise en place ainsi qu'à leur modification.

Le comptable est également consulté sur la mise en place et la modification par les ordonnateurs compétents des systèmes d'inventaires et d'évaluation des actifs et passifs.

Article 58

Gestion de trésorerie

(Article 61 du règlement financier)

1. Le comptable veille à ce que son institution ait à sa disposition des fonds suffisants pour couvrir les besoins de trésorerie découlant de l'exécution budgétaire.

2. Aux fins du paragraphe 1, le comptable met en place des systèmes de gestion des liquidités lui permettant d'établir des prévisions de trésorerie.

3. Le comptable de la Commission répartit les fonds disponibles conformément aux dispositions du règlement (CE, Euratom) n° 1150/2000.

Article 59

Gestion des comptes bancaires

(Article 61 du règlement financier)

1. Le comptable peut, pour les besoins de la gestion de la trésorerie, ouvrir ou faire ouvrir des comptes au nom de l'institution auprès des organismes financiers ou des banques centrales nationales. Il peut, dans des cas dûment justifiés, ouvrir des comptes en monnaies autres que l'euro.

2. Le comptable négocie les conditions de fonctionnement des comptes ouverts auprès des organismes financiers, conformément aux principes de bonne gestion financière, de rendement et de mise en concurrence.

3. Au plus tard tous les cinq ans, le comptable procède à une remise en concurrence des organismes financiers auprès desquels sont ouverts des comptes.

4. Le comptable veille au strict respect des conditions de fonctionnement des comptes ouverts auprès des organismes financiers.

5. Le comptable de la Commission est chargé, après consultation des comptables des autres institutions, d'harmoniser les conditions de fonctionnement des comptes ouverts par les différentes institutions.

Article 60

Signatures sur les comptes

(Article 61 du règlement financier)

Les conditions d'ouverture, de fonctionnement et d'utilisation des comptes prévoient, en fonction des besoins de contrôle interne, pour les chèques, les ordres de virement et toute autre opération bancaire la signature d'un ou plusieurs agents dûment habilités.

À cet effet, chaque institution communique à tous les organismes financiers auprès desquels elle a ouvert des comptes, les noms et les spécimens des signatures des agents habilités.

Article 61

Gestion des soldes des comptes

(Article 61 du règlement financier)

1. Le comptable s'assure que le solde des comptes bancaires prévus à l'article 59 ne s'écarte pas de manière significative des prévisions de trésorerie visées à l'article 58, paragraphe 2, et, en tout cas:

a) qu'aucun solde de ces comptes n'est débiteur;

b) que, lorsqu'il s'agit de comptes en monnaies, le solde est périodiquement converti en euros.

2. Le comptable ne peut maintenir dans des comptes en monnaies des soldes qui pourraient causer à l'institution des pertes excessives dues à la variation des taux de change.

Article 62

Virements et opérations de conversion

(Article 61 du règlement financier)

Sans préjudice de l'article 69, le comptable effectue les transferts entre comptes ouverts au nom de l'institution auprès d'organismes financiers et les opérations de conversion de monnaies.

Article 63

Modalités de paiement

(Article 61 du règlement financier)

Les paiements sont effectués par voie de virement ou par chèque.

Article 64

Fichiers tiers

(Article 61 du règlement financier)

1. Les paiements par voie de virement ne peuvent être effectués par le comptable que si les coordonnées bancaires du bénéficiaire du paiement ont été préalablement inscrites dans un fichier commun par institution.

L'inscription, dans ce fichier, des coordonnées bancaires du bénéficiaire ou la modification de ces coordonnées est effectuée sur la base d'un document, sur support papier ou électronique, certifié par la banque du bénéficiaire.

2. En vue d'un paiement par voie de virement, les ordonnateurs ne peuvent engager leur institution à l'égard d'un tiers que si celui-ci leur fournit la documentation nécessaire à son inscription au fichier.

Les ordonnateurs vérifient que les coordonnées bancaires communiquées par le bénéficiaire restent valables au moment de l'établissement de chaque ordre de paiement.

Dans le cadre des aides pré-adhésion, des engagements individuels peuvent être conclus avec les autorités publiques dans les pays candidats à l'adhésion à l'Union européenne, sans l'inscription préalable au fichier tiers. Dans ce cas, l'ordonnateur met tout en oeuvre pour que l'inscription se fasse aussi rapidement que possible. Les dispositions conventionnelles prévoient que la communication des coordonnées bancaires du bénéficiaire à la Commission est une condition préalable au premier paiement.

Article 65

Conservation des pièces justificatives par le comptable

(Article 61 du règlement financier)

Les pièces justificatives relatives à la comptabilité et à l'établissement des comptes visés à l'article 121 du règlement financier sont conservées pendant une période de cinq ans à compter de la date d'octroi de la décharge par le Parlement européen pour l'année budgétaire à laquelle les pièces se rapportent.

Toutefois, les pièces relatives à des opérations non définitivement clôturées sont conservées au-delà de cette période et jusqu'à la fin de l'année suivant celle de la clôture desdites opérations.

Chaque institution détermine auprès de quel service les pièces justificatives sont conservées.

Section 4

Le régisseur d'avances

Article 66

Conditions de recours aux régies d'avance

(Article 63 du règlement financier)

1. Lorsque les opérations de paiement par voie budgétaire sont matériellement impossibles ou peu efficientes en raison notamment du caractère limité des montants à payer, des régies d'avances peuvent être créées pour assurer le paiement de ces dépenses.

2. Le régisseur d'avances est autorisé à effectuer, sur instruction de l'ordonnateur compétent, la liquidation provisoire et le paiement des dépenses.

3. La création d'une régie d'avances et la désignation d'un régisseur d'avances font l'objet d'une décision du comptable, sur proposition dûment motivée de l'ordonnateur compétent. Cette décision rappelle les responsabilités et obligations du régisseur d'avances et de l'ordonnateur.

La modification des conditions de fonctionnement d'une régie d'avances fait également l'objet d'une décision du comptable sur proposition dûment motivée de l'ordonnateur compétent.

Article 67

Conditions de création et de paiement

(Article 63 du règlement financier)

1. La décision portant création d'une régie d'avances et désignation d'un régisseur d'avances ainsi que la décision portant modification des conditions de fonctionnement d'une régie d'avances déterminent notamment:

a) l'objet et le montant maximal de l'avance initiale pouvant être consentie;

b) l'ouverture, le cas échéant, d'un compte bancaire ou d'un compte chèque postal au nom de l'institution;

c) la nature et le montant maximal de chaque dépense pouvant être payée par le régisseur d'avances à des tiers ou encaissée auprès d'eux;

d) la périodicité, les modalités de production des pièces justificatives et la transmission de ces pièces justificatives à l'ordonnateur pour régularisation;

e) les modalités de reconstitution éventuelle de l'avance;

f) que les opérations de la régie d'avances sont régularisées par l'ordonnateur au plus tard à la fin du mois qui suit, afin d'assurer le rapprochement entre le solde comptable et le solde bancaire;

g) la durée de validité de l'autorisation donnée par le comptable au régisseur d'avances;

h) l'identité du régisseur d'avances désigné.

2. Dans les propositions de décision portant création d'une régie d'avances, l'ordonnateur compétent est tenu de veiller:

a) à utiliser en priorité la voie budgétaire lorsque l'accès au système informatique comptable central existe;

b) à ne faire recours à des régies d'avances que dans les cas justifiés.

À l'exception des régies d'avance spécifiques ouvertes dans le domaine de l'aide humanitaire et de la gestion d'une situation de crise au sens de l'article 168, paragraphe 2, le montant maximal visé au paragraphe 1, point c), ne peut dépasser 30000 euros pour chaque dépense.

3. Les paiements à des tiers peuvent être effectués par le régisseur d'avances sur la base et dans la limite:

a) d'engagements budgétaires et juridiques préalables, signés par l'ordonnateur compétent;

b) du solde positif résiduel de la régie, en caisse ou en banque.

4. Les paiements des régies d'avances peuvent être réglés par virement, chèque ou autres moyens de paiement.

5. Les paiements effectués sont suivis de décisions formelles de liquidation finale et/ou d'ordres de paiements de régularisation signés par l'ordonnateur compétent.

Article 68

Choix des régisseurs d'avance

(Article 63 du règlement financier)

Les régisseurs d'avances sont choisis parmi les fonctionnaires, de catégorie A, B ou C. En cas de nécessité, les régisseurs d'avances peuvent être choisis parmi les agents soumis au régime applicable aux autres agents, d'un niveau correspondant à ces catégories. Les régisseurs d'avance sont choisis en raison de leurs connaissances, aptitudes et compétences particulières sanctionnées par des titres ou une expérience professionnelle appropriée ou à l'issue d'un programme de formation approprié.

Article 69

Alimentation des régies d'avances

(Article 63 du règlement financier)

1. Le comptable exécute le paiement d'approvisionnement des régies d'avances et en assure le suivi financier tant au niveau de l'ouverture des comptes en banque et des délégations de signature, que des contrôles sur place et dans la comptabilité centralisée. Le comptable alimente les régies d'avances. Les avances sont versées sur le compte bancaire ouvert au nom de la régie d'avances.

Les régies d'avances concernées peuvent être alimentées directement par des recettes locales diverses, telles que celles résultant de:

a) ventes de matériels;

b) publications;

c) remboursements divers;

d) produits d'intérêts.

La régularisation en dépenses ou en recettes, diverses ou affectées, intervient conformément à la décision de création visée à l'article 67 et aux dispositions du règlement financier. Les montants en question sont déduits par l'ordonnateur lors de la reconstitution ultérieure des mêmes régies d'avances.

2. En vue notamment d'éviter des pertes de change, le régisseur peut opérer des transferts entre les différents comptes bancaires relevant d'une même régie d'avances.

Article 70

Contrôles par les ordonnateurs et comptables

(Article 63 du règlement financier)

1. Le régisseur d'avances tient une comptabilité des fonds dont il dispose, en caisse et en banque, des paiements effectués et des recettes encaissées, suivant les règles et selon les instructions établies par le comptable. Les états de cette comptabilité sont accessibles à tout moment à l'ordonnateur compétent et un relevé mensuel des opérations avec pièces justificatives est envoyé dans le mois qui suit par le régisseur à l'ordonnateur pour la régularisation des opérations de la régie.

2. Le comptable procède ou fait procéder par un fonctionnaire ou autre agent de ses services ou des services ordonnateurs, spécialement mandaté à cet effet, en règle générale sur place et d'une manière inopinée, à la vérification de l'existence des fonds confiés aux régisseurs d'avances, à la vérification de la tenue de la comptabilité et à la vérification de la régularisation des opérations de la régie dans le respect des délais imposés. Le comptable communique à l'ordonnateur compétent les résultats de ses vérifications.

Article 71

Procédure de passation des marchés

(Article 63 du règlement financier)

Les paiements effectués dans le cadre de régie d'avance peuvent, dans les limites visées à l'article 129, paragraphe 4, intervenir en simple remboursement de facture, sans acceptation préalable d'une offre.

CHAPITRE 4

Responsabilité des acteurs financiers

Section 1

Règles générales

Article 72

Instances compétentes en matière de fraude

(Article 60, paragraphe 6, et article 65, paragraphe 2, du règlement financier)

Les autorités et instances visées à l'article 60, paragraphe 6, et à l'article 65, paragraphe 2, du règlement financier sont les instances désignées par le statut applicable aux fonctionnaires et par le régime applicable aux autres agents des Communautés (ci-après le "statut") ainsi que par les décisions des institutions communautaires relatives aux conditions et modalités des enquêtes internes en matière de lutte contre la fraude, la corruption et toute activité illégale préjudiciable aux intérêts des Communautés.

Section 2

Règles applicables aux ordonnateurs délégués et subdélégués

Article 73

Confirmation d'instruction

(Article 66, paragraphe 2, du règlement financier)

1. Lorsqu'un ordonnateur considère qu'une instruction qui s'impose à lui est entachée d'irrégularité ou qu'elle contrevient au principe de bonne gestion financière, notamment parce que son exécution est incompatible avec le niveau des ressources qui lui ont été allouées, il doit l'exposer par écrit à l'autorité de laquelle il a reçu délégation ou subdélégation. Si l'instruction est confirmée par écrit, que cette confirmation intervient dans des délais utiles et qu'elle est suffisamment précise dans le sens où elle fait explicitement référence aux aspects estimés contestables par l'ordonnateur délégué ou subdélégué, celui-ci est dégagé de sa responsabilité; il exécute l'instruction, sauf si elle est contraire à la loi pénale ou aux normes de sécurité applicables.

2. Les dispositions du paragraphe 1 s'appliquent également lorsqu'un ordonnateur apprend, en cours d'exécution d'une instruction qui s'impose à lui, que des circonstances du dossier amènent à une situation entachée d'irrégularité.

3. Les instructions confirmées dans les conditions décrites à l'article 66, paragraphe 2, du règlement financier sont recensées par l'ordonnateur délégué compétent et mentionnées dans son rapport annuel d'activités.

Article 74

Irrégularités financières

(Article 60, paragraphe 6, et article 66, paragraphe 4, du règlement financier)

Sans préjudice des compétences de l'Office de lutte anti-fraude (OLAF), l'instance spécialisée en matière d'irrégularités financières est compétente pour toute violation d'une disposition du règlement financier ou de toute disposition relative à la gestion financière et au contrôle des opérations, et résultant d'un acte ou d'une omission d'un fonctionnaire ou agent.

Article 75

Instance spécialisée en matière d'irrégularités financières

(Article 60, paragraphe 6, et article 66, paragraphe 4, du règlement financier)

1. L'instance visée à l'article 66, paragraphe 4, du règlement financier est saisie pour avis par l'Autorité investie du pouvoir de nomination (AIPN) ou, selon le cas, par l'Autorité habilitée à conclure les contrats d'engagement (AHCC) dans les cas d'irrégularités financières visées à l'article 74.

Lorsqu'elle est saisie par l'AIPN ou, selon le cas, l'AHCC, l'instance rend un avis tendant à évaluer l'existence d'irrégularités visées à l'article 74, leur degré de gravité et leurs conséquences éventuelles. Dans l'éventualité où l'analyse de cette instance la conduit à estimer que le cas dont elle est saisie relève de la compétence de l'OLAF, elle renvoie le dossier sans délai à l'AIPN ou l'AHCC et en informe immédiatement l'OLAF.

Lorsque l'instance visée au premier alinéa est informée directement par un agent conformément à l'article 60, paragraphe 6, du règlement financier, elle transmet le dossier à l'AIPN ou, selon le cas, à l'AHCC et informe l'agent qui l'a saisie de cette transmission.

2. Chaque institution précise en fonction de son mode d'organisation interne les modalités de fonctionnement de l'instance spécialisée visée à l'article 66, paragraphe 4, du règlement financier, ainsi que sa composition, qui inclut une personnalité externe ayant les qualifications et l'expertise requises.

CHAPITRE 5

Opérations de recettes

Section 1

Ressources propres

Article 76

Régime applicable aux ressources propres

(Article 69 du règlement financier)

L'ordonnateur établit un échéancier prévisionnel de la mise à disposition de la Commission des ressources propres définies par la décision relative au système de ressources propres des Communautés européennes.

La constatation et le recouvrement des ressources propres s'effectuent selon la réglementation prise en application de la décision visée au premier alinéa.

Section 2

Prévision de créances

Article 77

Prévision de créances

(Article 70 du règlement financier)

1. La prévision de créances mentionne la nature et l'imputation budgétaire de la recette ainsi que, dans la mesure du possible, la désignation du débiteur et l'estimation de son montant.

Lors de l'établissement de la prévision de créances, l'ordonnateur compétent vérifie en particulier:

a) l'exactitude de l'imputation budgétaire;

b) la régularité et la conformité de la prévision au regard des dispositions applicables et du principe de bonne gestion financière.

2. Sous réserve de l'article 161, paragraphe 2, du règlement financier, la prévision de créances n'a pas pour effet de créer des crédits d'engagement. Dans les cas visés à l'article 18 du règlement financier, les crédits ne peuvent être créés qu'à la suite du recouvrement effectif par les Communautés des sommes dues.

Section 3

Constatation des créances

Article 78

Procédure

(Article 71 du règlement financier)

1. La constatation d'une créance par l'ordonnateur est la reconnaissance du droit des Communautés sur un débiteur et l'établissement du titre à exiger de ce débiteur le paiement de sa dette.

2. L'ordre de recouvrement est l'opération par laquelle l'ordonnateur compétent donne instruction au comptable de recouvrer la créance constatée.

3. La note de débit est l'information donnée au débiteur que:

a) les Communautés ont constaté cette créance;

b) le paiement de sa dette envers les Communautés est dû pour une certaine date (ci-après "date d'échéance");

c) à défaut de paiement à la date d'échéance, sa dette porte intérêts au taux visé à l'article 86, sans préjudice des dispositions réglementaires spécifiques applicables;

d) dans tous les cas où cela est possible, l'institution procédera au recouvrement par compensation après information du débiteur;

e) à défaut de paiement à la date d'échéance, l'institution procède au recouvrement par l'exécution de toute garantie préalable;

f) si, à l'issue des étapes qui précèdent, le recouvrement intégral n'a pu être obtenu, l'institution procède au recouvrement par l'exécution forcée du titre obtenu, soit conformément à l'article 72, paragraphe 2, du règlement financier, soit par la voie contentieuse.

La note de débit est envoyée par l'ordonnateur au débiteur, avec copie au comptable.

Article 79

Constatation de créances

(Article 71 du règlement financier)

Pour constater une créance, l'ordonnateur compétent s'assure:

a) du caractère certain de la créance, qui ne doit pas être affectée d'une condition;

b) du caractère liquide de la créance, dont le montant doit être déterminé en argent et avec exactitude;

c) du caractère exigible de la créance, qui ne doit pas être soumise à un terme;

d) de l'exactitude de la désignation du débiteur;

e) de l'exactitude de l'imputation budgétaire des montants à recouvrer;

f) de la régularité des pièces justificatives, et

g) de la conformité avec le principe de bonne gestion financière, notamment selon les critères visés à l'article 87, paragraphe 1, point a).

Article 80

Pièces justificatives à l'appui de la constatation de créances

(Article 71 du règlement financier)

1. Toute constatation d'une créance s'appuie sur les pièces justificatives attestant les droits des Communautés.

2. Avant de constater toute créance, l'ordonnateur compétent procède personnellement à l'examen des pièces justificatives ou vérifie, sous sa responsabilité, que cet examen a été effectué.

3. Les pièces justificatives sont conservées par l'ordonnateur, conformément aux articles 48 et 49.

Section 4

Ordonnancement des recouvrements

Article 81

Établissement de l'ordre de recouvrement

(Article 72 du règlement financier)

1. L'ordre de recouvrement établit:

a) l'exercice d'imputation;

b) les références de l'acte ou de l'engagement juridique qui constitue le fait générateur de la créance et ouvre le droit au recouvrement;

c) l'article du budget et, éventuellement, toute autre subdivision nécessaire, y compris, le cas échéant, les références de l'engagement budgétaire correspondant;

d) le montant à recouvrer, exprimé en euros;

e) le nom et l'adresse du débiteur;

f) la date d'échéance;

g) le mode de recouvrement possible, y compris en particulier le recouvrement par compensation ou exécution de toute garantie préalable.

2. L'ordre de recouvrement est daté et signé par l'ordonnateur compétent, puis transmis au comptable.

Section 5

Recouvrement

Article 82

Formalités d'encaissement

(Article 73 du règlement financier)

1. Le recouvrement des créances donne lieu de la part du comptable à l'établissement d'un enregistrement dans les comptes et à l'information de l'ordonnateur compétent.

2. Tout versement en espèces fait à la caisse du comptable ou du régisseur d'avances donne lieu à la délivrance d'un récépissé.

Article 83

Recouvrement par compensation

(Article 73 du règlement financier)

À tout moment de la procédure, le comptable, après information de l'ordonnateur compétent et du débiteur, procède au recouvrement par compensation de la créance constatée dans le cas où le débiteur est également titulaire vis-à-vis des Communautés d'une créance certaine, liquide et exigible ayant pour objet une somme d'argent constatée par un ordre de paiement.

Article 84

Procédure de recouvrement en l'absence de paiement volontaire

(Articles 72 et 73 du règlement financier)

1. Sans préjudice de l'article 83, si, à l'échéance figurant dans la note de débit, le recouvrement intégral n'a pas été obtenu, le comptable en informe l'ordonnateur compétent et lance sans délai la procédure de récupération par toute voie de droit, y compris, le cas échéant par exécution de toute garantie préalable.

2. Sans préjudice de l'article 83, lorsque le mode de recouvrement visé au paragraphe 1 n'est pas possible et que le débiteur n'a pas exécuté le paiement à l'issue de la lettre de mise en demeure adressée par le comptable, ce dernier recourt à l'exécution forcée du titre conformément à l'article 72, paragraphe 2, du règlement financier ou sur la base d'un titre obtenu par la voie contentieuse.

Article 85

Octroi de délais de paiement

(Article 73 du règlement financier)

Des délais supplémentaires pour le paiement ne peuvent être accordés, par le comptable, en liaison avec l'ordonnateur compétent, que sur demande écrite dûment motivée du débiteur et à la double condition suivante:

a) que le débiteur s'engage au paiement d'intérêts au taux prévu à l'article 86 pour toute la période du délai accordé à compter de la date d'échéance initiale;

b) qu'il constitue, afin de protéger les droits des Communautés, une garantie financière acceptée par le comptable de l'institution, couvrant la dette non encore recouvrée tant en principal qu'en intérêts.

La garantie visée au premier alinéa, point b), peut être remplacée par une caution personnelle et solidaire d'un tiers agréée par le comptable de l'institution.

Article 86

Intérêts de retard

(Article 71, paragraphe 4, du règlement financier)

1. Sans préjudice des dispositions spécifiques découlant de l'application de la réglementation sectorielle, toute créance non remboursée à sa date d'échéance porte intérêt selon les paragraphes 2 et 3.

2. Le taux d'intérêt pour les créances non remboursées à la date d'échéance est le taux appliqué par la Banque centrale européenne à ses opérations principales de refinancement tel que publié au Journal officiel des Communautés européennes, série C, en vigueur le premier jour calendrier du mois de l'échéance, majoré de:

a) sept points de pourcentage lorsque la créance a pour fait générateur un marché public de fournitures et de services visés au titre V;

b) trois points et demi de pourcentage dans tous les autres cas.

3. Le montant des intérêts est calculé à partir du jour calendrier suivant la date d'échéance, figurant dans la note de débit, jusqu'au jour calendrier du remboursement intégral de la dette.

4. Tout paiement partiel est imputé d'abord sur les intérêts de retard, déterminés selon les dispositions des paragraphes 2 et 3.

5. Dans le cas des amendes, lorsque le débiteur constitue une garantie financière acceptée par le comptable en lieu et place d'un paiement provisoire, le taux d'intérêt applicable à compter de la date d'échéance est le taux visé au paragraphe 2, majoré seulement d'un point et demi de pourcentage.

Article 87

Renonciation au recouvrement d'une créance constatée

(Article 73 du règlement financier)

1. L'ordonnateur compétent ne peut renoncer, en totalité ou en partie, à recouvrer une créance constatée que dans les cas suivants:

a) lorsque le coût prévisible de recouvrement excéderait le montant de la créance à recouvrer et que la renonciation ne porterait pas atteinte à l'image des Communautés;

b) lorsqu'il est impossible de recouvrer la créance compte tenu de son ancienneté ou de l'insolvabilité du débiteur;

c) lorsque le recouvrement porte atteinte au principe de proportionnalité.

2. Dans le cas prévu au paragraphe 1, point c), l'ordonnateur compétent observe les procédures préalablement établies au sein de chaque institution et applique les critères suivants, obligatoires et applicables en toutes circonstances:

a) la nature des faits eu égard à la gravité de l'irrégularité ayant donné lieu à la constatation de créance (fraude, récidive, intentionnalité, diligence, bonne foi, erreur manifeste);

b) l'impact qu'aurait la renonciation au recouvrement de la créance sur le fonctionnement des Communautés et leurs intérêts financiers (montant concerné, risque de créer un précédent, atteinte portée à l'autorité de la norme).

En fonction des circonstances de l'espèce, l'ordonnateur peut avoir à prendre également en compte les critères additionnels suivants:

a) l'éventuelle distorsion de concurrence qu'entraînerait la renonciation au recouvrement de la créance;

b) le préjudice économique et social qui résulterait du recouvrement total de la créance.

3. La renonciation visée à l'article 73, paragraphe 2, du règlement financier est motivée et mentionne les diligences faites pour le recouvrement et les éléments de droit et de fait sur lesquels elle s'appuie. L'ordonnateur compétent procède à cette renonciation conformément à la procédure prévue à l'article 81.

4. La renonciation à recouvrer une créance constatée ne peut être déléguée par l'institution lorsque la renonciation porte:

a) soit sur un montant supérieur ou égal à un million d'euros;

b) soit sur un montant supérieur ou égal à 100000 euros, dès lors qu'il représente ou dépasse 25 % de la créance constatée.

En dessous des seuils visés au premier alinéa, chaque institution fixe dans ses règles internes les conditions et modalités de délégation du pouvoir de renoncer à recouvrer une créance constatée.

5. Chaque institution envoie chaque année à l'autorité budgétaire un rapport sur les renonciations visées aux paragraphes 1 à 4 qui portent sur 100000 euros et plus. Dans le cas de la Commission, ce rapport est annexé au résumé des rapports annuels d'activités visé à l'article 60, paragraphe 7, du règlement financier.

Article 88

Annulation d'une créance constatée

(Article 73 du règlement financier)

1. En cas d'erreur de droit, l'ordonnateur compétent annule la créance constatée conformément aux articles 80 et 81; cette annulation fait l'objet d'une motivation adéquate.

2. Chaque institution fixe dans ses règles internes les conditions et modalités de délégation du pouvoir d'annuler une créance constatée.

Article 89

Ajustement technique et comptable du montant de la créance constatée

(Article 73 du règlement financier)

1. L'ordonnateur compétent ajuste à la hausse ou à la baisse le montant d'une créance constatée lorsque la découverte d'une erreur de fait entraîne la modification du montant de la créance, pour autant que cette correction n'entraîne pas l'abandon du droit constaté au bénéfice des Communautés. Cet ajustement est effectué conformément aux articles 80 et 81 et fait l'objet d'une motivation adéquate.

2. Chaque institution fixe dans ses règles internes les conditions et modalités de délégation du pouvoir de procéder à un ajustement technique et comptable d'une créance constatée.

CHAPITRE 6

Opérations de dépenses

Article 90

Décision de financement

(Article 75 du règlement financier)

La décision de financement détermine les éléments essentiels d'une action qui implique une dépense à charge du budget.

Section 1

Engagement des dépenses

Article 91

Engagements globaux et provisionnels

(Article 76, paragraphe 2, du règlement financier)

1. L'engagement budgétaire global est mis en oeuvre, soit par la conclusion d'une convention de financement - elle-même prévoyant la conclusion ultérieure de plusieurs engagements juridiques - soit par la conclusion d'un ou plusieurs engagements juridiques.

Les conventions de financement relevant du domaine de l'assistance financière et de l'appui budgétaire, qui constituent des engagements juridiques, peuvent donner lieu à des paiements sans conclusion d'autres engagements juridiques.

2. L'engagement budgétaire provisionnel est mis en oeuvre, soit par la conclusion d'un ou plusieurs engagements juridiques ouvrant le droit à des paiements ultérieurs, soit, dans les cas liés aux dépenses de gestion du personnel ou aux dépenses de communication visant à la couverture par les institutions de l'actualité communautaire, directement par des paiements.

Article 92

Adoption de l'engagement global

(Article 76 du règlement financier)

1. L'engagement global est effectué sur la base d'une décision de financement.

Il intervient au plus tard avant la décision de sélection des bénéficiaires et, lorsque la mise en oeuvre des crédits dont il s'agit implique l'adoption d'un programme de travail au sens de l'article 166, au plus tôt après l'adoption de celui-ci.

2. Dans le cas où l'engagement global est mis en oeuvre par la conclusion d'une convention de financement, le paragraphe 1, deuxième alinéa, ne s'applique pas.

Article 93

Dégagement à défaut de paiement dans une période de trois ans

(Article 77 du règlement financier)

Il est procédé au dégagement de l'engagement budgétaire, à due concurrence, du montant correspondant à un engagement juridique pour lequel aucun paiement au sens de l'article 81 du règlement financier n'a été effectué dans une période de trois ans à dater de la signature dudit engagement juridique.

Article 94

Unicité de signatures

(Article 76 du règlement financier)

1. La règle de l'unicité de signataire pour l'engagement budgétaire et l'engagement juridique qui lui correspond peut ne pas s'appliquer dans les cas suivants uniquement:

a) lorsqu'il s'agit d'engagements provisionnels;

b) lorsque des engagements globaux portent sur des conventions de financement avec des pays tiers;

c) lorsque la décision de l'institution constitue l'engagement juridique;

d) lorsque l'engagement global est mis en oeuvre par plusieurs engagements juridiques dont la responsabilité est confiée à des ordonnateurs compétents différents;

e) lorsque, dans le cadre des régies d'avances ouvertes dans le domaine des actions extérieures, des engagements juridiques sont signés par des agents relevant des unités locales visées à l'article 254.

2. En cas d'empêchement de l'ordonnateur compétent ayant signé l'engagement budgétaire et lorsque cet empêchement est d'une durée incompatible avec les délais de conclusion de l'engagement juridique, l'engagement juridique est conclu par l'agent désigné en vertu des règles de suppléance adoptées par chaque institution, pour autant que cet agent ait la qualité d'ordonnateur conformément à l'article 59, paragraphe 2, du règlement financier.

Article 95

Enregistrement des engagements juridiques individuels

(Article 77 du règlement financier)

Dans le cas d'un engagement budgétaire global suivi de plusieurs engagements juridiques individuels, l'ordonnateur compétent enregistre dans la comptabilité centrale les montants de ces engagements juridiques individuels successifs. L'ordonnateur compétent vérifie que leur montant cumulé ne dépasse pas le montant de l'engagement global qui les couvre.

Ces enregistrements comptables portent mention des références de l'engagement global sur lequel ils sont imputés.

L'ordonnateur compétent procède à cet enregistrement comptable avant de signer l'engagement juridique individuel correspondant.

Article 96

Dépenses administratives couvertes par des engagements provisionnels

(Article 76 du règlement financier)

Sont considérées comme dépenses courantes de nature administrative pouvant donner lieu à des engagements provisionnels, notamment:

a) les dépenses de personnel statutaire et non statutaire ainsi que celles relatives aux autres ressources humaines ainsi que les pensions et la rémunération d'experts;

b) les dépenses liées aux membres de l'institution;

c) les dépenses de formation;

d) les dépenses de concours, de sélection et de recrutement;

e) les frais de missions;

f) les frais de représentation;

g) les frais de réunions;

h) les interprètes et/ou traducteurs free-lance;

i) les échanges de fonctionnaires;

j) les locations mobilières et immobilières à caractère répétitif;

k) les assurances diverses;

l) le nettoyage et l'entretien;

m) les dépenses dans le domaine social;

n) l'usage des services de télécommunications;

o) les charges financières;

p) les frais de contentieux;

q) les dommages et intérêts;

r) les équipements de travail;

s) l'eau, le gaz et l'électricité;

t) les publications périodiques sur support papier ou informatique.

Section 2

Liquidation des dépenses

Article 97

Liquidation et "bon à payer"

(Article 79 du règlement financier)

1. Toute liquidation d'une dépense est appuyée par des pièces justificatives au sens de l'article 104 attestant les droits du créancier, sur la base de la constatation de services effectivement rendus, de fournitures effectivement livrées ou de travaux effectivement réalisés ou sur la base d'autres titres justifiant le paiement.

2. L'ordonnateur compétent procède personnellement à l'examen des pièces justificatives ou vérifie, sous sa responsabilité, que cet examen a été effectué, avant de prendre la décision de liquidation de la dépense.

3. La décision de liquidation s'exprime par la signature d'un "bon à payer" par l'ordonnateur compétent ou par un fonctionnaire ou autre agent techniquement compétent, habilité par décision formelle de l'ordonnateur compétent. Ces décisions d'habilitation sont conservées aux fins de référence ultérieure.

Article 98

Bon à payer pour les marchés publics

(Article 79 du règlement financier)

Pour les paiements correspondant aux marchés publics, l'attestation du "bon à payer" certifie que:

a) une facture établie par le contractant a été reçue par l'institution et cette réception a fait l'objet d'un enregistrement formel;

b) la mention "conforme aux faits" a été valablement apposée sur la facture elle-même, ou sur un document interne qui accompagne la facture reçue, et signée par un fonctionnaire ou autre agent techniquement compétent dûment habilité par l'ordonnateur compétent;

c) la facture a été vérifiée dans tous ses aspects par l'ordonnateur compétent ou sous sa responsabilité en vue de déterminer notamment le montant à payer et le caractère libératoire du paiement à effectuer.

Par la mention "conforme aux faits", visée au premier alinéa, point b), il est certifié que les services prévus au contrat ont bien été rendus ou les fournitures prévues au contrat ont bien été livrées ou les travaux prévus au contrat ont bien été réalisés. Pour les fournitures et travaux, un certificat de réception provisoire, puis un certificat de réception définitive à l'issue de la période de garantie prévue au contrat est établi par le fonctionnaire ou autre agent techniquement compétent. Ces deux certificats valent mention "conforme aux faits".

Article 99

Bon à payer pour les subventions

(Article 79 du règlement financier)

Pour les paiements correspondant aux subventions, l'attestation du "bon à payer" certifie que:

a) une demande de paiement établie par le bénéficiaire a été reçue par l'institution et que cette réception a fait l'objet d'un enregistrement formel;

b) la mention "conforme aux faits" a été valablement apposée sur la demande de paiement elle-même, ou sur un document interne qui accompagne la demande de paiement reçue, et signée par un fonctionnaire ou autre agent techniquement compétent habilité par l'ordonnateur compétent; par cette mention, il certifie que l'action menée ou le programme de travail réalisé par le bénéficiaire sont en tous points conformes à la convention de subvention;

c) la demande de paiement a été vérifiée par l'ordonnateur compétent ou sous sa responsabilité dans tous ses aspects en vue de déterminer notamment le montant à payer et le caractère libératoire du paiement à effectuer.

Article 100

Bon à payer pour les dépenses de personnel

(Article 79 du règlement financier)

Pour les paiements correspondant aux dépenses de personnel, l'attestation "bon à payer" certifie l'existence des pièces justificatives suivantes:

a) pour le traitement mensuel:

i) la liste complète du personnel, précisant tous les éléments de la rémunération;

ii) un formulaire (fiche personnelle), établi à partir des décisions prises dans chaque cas particulier, qui fait apparaître, chaque fois qu'il y a lieu, toute modification d'un élément quelconque de la rémunération;

iii) s'il s'agit de recrutements ou de nominations, une copie certifiée conforme de la décision de recrutement ou de nomination qui accompagne la liquidation du premier traitement;

b) pour les autres rémunérations (personnel rémunéré à l'heure ou à la journée): un état, signé par le fonctionnaire ou autre agent habilité, indiquant les jours et les heures de présence;

c) pour les heures supplémentaires: un état, signé par le fonctionnaire ou autre agent habilité, certifiant les prestations supplémentaires effectuées;

d) pour les frais de mission:

i) l'ordre de mission signé par l'autorité compétente;

ii) le décompte des frais de mission, signé par le chargé de mission et par l'autorité hiérarchique qui a reçu délégation, indiquant notamment le lieu de la mission, la date et l'heure des départs et arrivées au lieu de la mission, les frais de transport, les frais de séjour, les autres frais dûment autorisés, sur production de pièces justificatives;

e) pour les autres dépenses de personnel: les pièces justificatives qui font référence à la décision sur laquelle se base la dépense et qui font état de tous les éléments de calcul.

Article 101

Matérialisation du bon à payer

(Article 79 du règlement financier)

Dans un système non informatisé, le "bon à payer" se traduit par un cachet comportant la signature de l'ordonnateur compétent ou d'un fonctionnaire ou autre agent techniquement compétent, habilité par l'ordonnateur compétent conformément aux dispositions de l'article 97. Dans un système informatisé, le "bon à payer" se traduit par une validation sous mot de passe personnel de l'ordonnateur compétent ou d'un fonctionnaire ou autre agent techniquement compétent, habilité par l'ordonnateur compétent.

Section 3

Ordonnancement des paiements

Article 102

Contrôles de l'ordonnateur sur les paiements

(Article 80 du règlement financier)

Lors de l'établissement de l'ordre de paiement, l'ordonnateur compétent s'assure de:

a) la régularité de l'émission de l'ordre de paiement, impliquant l'existence préalable d'une décision de liquidation correspondante traduite par le "bon à payer", l'exactitude de la désignation du bénéficiaire et l'exigibilité de sa créance;

b) la concordance de l'ordre de paiement avec l'engagement budgétaire sur lequel il est imputé;

c) l'exactitude de l'imputation budgétaire;

d) la disponibilité des crédits.

Article 103

Mentions obligatoires et transmission au comptable des ordres de paiements

(Article 80 du règlement financier)

1. L'ordre de paiement mentionne:

a) l'exercice d'imputation;

b) l'article du budget et éventuellement toute autre subdivision nécessaire;

c) les références de l'engagement juridique ouvrant droit au paiement;

d) les références de l'engagement budgétaire sur lequel il est imputé;

e) le montant à payer, exprimé en euros;

f) le nom, l'adresse et les références bancaires du bénéficiaire;

g) l'objet de la dépense;

h) le mode de paiement;

i) l'inscription des biens aux inventaires conformément à l'article 222.

2. L'ordre de paiement est daté et signé par l'ordonnateur compétent, puis transmis au comptable.

Section 4

Paiement des dépenses

Article 104

Pièces justificatives

(Article 81 du règlement financier)

1. Les préfinancements, y compris en cas de versements fractionnés, sont payés soit sur la base du contrat, de la convention ou de l'acte de base, soit sur la base de pièces justificatives permettant de vérifier la conformité des actions financées avec les termes du contrat ou de la convention en cause. Les paiements intermédiaires et de soldes s'appuient sur des pièces justificatives permettant de vérifier la réalisation des actions financées en conformité avec les termes du contrat ou de la convention conclus avec le bénéficiaire ou de l'acte de base.

2. L'ordonnateur compétent définit dans le respect du principe de bonne gestion financière, la nature des pièces justificatives visées au paragraphe 1, conformément à l'acte de base et aux contrats et conventions conclus avec le bénéficiaire. Les rapports d'exécution techniques et financiers, intermédiaires et finaux constituent des pièces justificatives aux fins du paragraphe 1.

3. Les pièces justificatives sont conservées par l'ordonnateur compétent conformément aux articles 48 et 49.

Article 105

Imputation des préfinancements et des paiements intermédiaires

(Article 81 du règlement financier)

1. Le préfinancement est destiné à fournir un fond de trésorerie au bénéficiaire. Il peut être fractionné en plusieurs versements.

2. Le paiement intermédiaire, qui peut être renouvelé, est destiné à rembourser les dépenses du bénéficiaire notamment sur la base d'un décompte, lorsque l'action financée présente un certain degré d'exécution. Il peut apurer en tout ou en partie le préfinancement, sans préjudice des dispositions prévues dans l'acte de base.

3. La clôture de la dépense prend la forme soit d'un paiement de solde, qui ne peut être renouvelé et apure les paiements qui l'ont précédé, soit d'un ordre de recouvrement.

Section 5

Délais des opérations de dépenses

Article 106

Délais de paiement et intérêts de retard

(Article 83 du règlement financier)

1. Il est procédé au paiement des sommes dues dans un délai maximum de quarante-cinq jours calendrier à compter de la date d'enregistrement d'une demande de paiement recevable par le service habilité de l'ordonnateur compétent; par date de paiement on entend la date à laquelle le compte de l'institution est débité.

Une demande de paiement n'est pas recevable lorsqu'un élément essentiel au moins fait défaut.

2. Le délai visé au paragraphe 1 est fixé à trente jours calendrier pour les paiements liés à des marchés de services ou de fournitures, sauf si le contrat en dispose autrement.

3. Pour les contrats ou conventions dans lesquels le paiement est conditionné par l'approbation d'un rapport, les délais visés aux paragraphes 1 et 2 ne commencent à courir qu'à partir de l'approbation du rapport en cause, soit explicitement parce que le bénéficiaire en a été informé, soit implicitement parce que le délai d'approbation contractuel est venu à terme sans qu'il n'ait été suspendu par un document formel adressé au bénéficiaire.

Ce délai d'approbation ne peut dépasser:

a) vingt jours calendrier pour des contrats simples relatifs à la fourniture de biens et de services;

b) quarante-cinq jours calendrier pour les autres contrats et les conventions de subventions;

c) soixante jours calendrier pour des contrats dans le cadre desquels les prestations techniques fournies sont particulièrement complexes à évaluer.

4. Le délai de paiement peut être suspendu par l'ordonnateur compétent si celui-ci informe les créanciers, à tout moment au cours de la période mentionnée au paragraphe 1, que la demande de paiement ne peut être honorée, soit parce que le montant n'est pas dû, soit parce que les documents justificatifs adéquats n'ont pas été produits. Si une information est portée à la connaissance de l'ordonnateur compétent, qui permet de douter de l'éligibilité de dépenses figurant dans une demande de paiement, cet ordonnateur peut suspendre le délai de paiement aux fins de vérifications complémentaires, y compris par un contrôle sur place pour s'assurer, préalablement au paiement, du caractère éligible des dépenses. L'ordonnateur informe, dans les meilleurs délais, le bénéficiaire en cause.

Le délai de paiement restant recommence à courir à compter de la date à laquelle la demande de paiement correctement établie est enregistrée pour la première fois.

5. À l'expiration des délais prévus aux paragraphes 1 et 2, le créancier peut, dans les deux mois suivant réception du paiement en retard, demander des intérêts selon les dispositions suivantes:

a) les taux d'intérêt sont ceux visés à l'article 86, paragraphe 2, premier alinéa;

b) les intérêts sont dus pour le temps écoulé à partir du jour calendrier suivant l'expiration du délai de paiement et jusqu'au jour du paiement.

La disposition du premier alinéa n'est pas applicable aux États membres.

CHAPITRE 7

Systèmes informatiques

Article 107

Descriptif des systèmes informatiques

(Article 84 du règlement financier)

Lorsque des systèmes et des sous-systèmes informatiques sont utilisés pour le traitement des opérations d'exécution budgétaire, une description complète et à jour de chaque système ou sous-système est requise.

Toute description définit le contenu de tous les champs de données et précise la façon dont le système traite chaque opération individuelle. Elle détaille la manière dont le système garantit l'existence d'une piste d'audit complète pour chaque opération.

Article 108

Sauvegardes régulières

(Article 84 du règlement financier)

Les données des systèmes et sous-systèmes informatiques sont sauvegardées périodiquement et conservées en lieu sûr.

CHAPITRE 8

L'auditeur interne

Article 109

Désignation de l'auditeur interne

(Article 85 du règlement financier)

1. Chaque institution désigne son auditeur interne selon des modalités adaptées à ses spécificités et à ses besoins. L'institution informe l'autorité budgétaire de la nomination de l'auditeur interne.

2. Chaque institution définit selon sa spécificité et ses besoins le champ de la mission de l'auditeur interne et arrête, dans le détail, les objectifs et les procédures de l'exercice de la fonction d'audit interne, dans le respect des normes internationales en vigueur en matière d'audit interne.

3. L'institution peut désigner comme auditeur interne en raison de ses compétences particulières un fonctionnaire ou autre agent soumis au statut choisi parmi les ressortissants des États membres.

4. Lorsque plusieurs institutions désignent un même auditeur interne, elles prennent les dispositions nécessaires pour que sa responsabilité puisse être mise en cause dans les conditions visées à l'article 114.

5. Lorsqu'il est mis fin aux fonctions de l'auditeur interne, l'institution en informe l'autorité budgétaire.

Article 110

Moyens de fonctionnement

(Article 86 du règlement financier)

L'institution met à la disposition de l'auditeur interne les ressources nécessaires au bon accomplissement de sa fonction d'audit ainsi qu'une charte de mission décrivant en détail ses tâches, droits et obligations.

Article 111

Programme de travail

(Article 86 du règlement financier)

1. L'auditeur interne adopte son programme de travail et le soumet à l'institution.

2. L'institution peut demander à l'auditeur interne d'effectuer des audits ne figurant pas dans le programme de travail visé au paragraphe 1.

Article 112

Rapports de l'auditeur interne

(Article 86 du règlement financier)

1. L'auditeur interne soumet à l'institution le rapport d'audit interne annuel prévu par l'article 86, paragraphe 3, du règlement financier, indiquant le nombre et le type d'audits internes effectués, les principales recommandations formulées et les suites données à ces recommandations.

Ce rapport annuel mentionne également les problèmes systémiques relevés par l'instance spécialisée, mise en place en application de l'article 66, paragraphe 4, du règlement financier.

2. Chaque institution examine si les recommandations formulées dans les rapports de son auditeur interne peuvent faire l'objet d'un échange de bonnes pratiques avec les autres institutions.

Article 113

Indépendance

(Article 87 du règlement financier)

L'auditeur interne jouit d'une complète indépendance dans la conduite de ses audits. Il ne peut recevoir aucune instruction ni se voir opposer aucune limite en ce qui concerne l'exercice des fonctions qui, par sa désignation, lui sont assignées en vertu des dispositions du règlement financier.

Article 114

Responsabilité de l'auditeur interne

(Article 87 du règlement financier)

La responsabilité de l'auditeur interne en tant que fonctionnaire ou autre agent soumis au statut ne peut être mise en cause que par l'institution elle-même, dans les conditions mentionnées au présent article.

L'institution prend une décision motivée portant ouverture d'une enquête. Cette décision est signifiée à l'intéressé. L'institution peut charger de l'enquête, sous sa responsabilité directe, un ou plusieurs fonctionnaires de grade égal ou supérieur à celui de l'agent concerné. Au cours de cette enquête, l'intéressé est obligatoirement entendu.

Le rapport d'enquête est communiqué à l'intéressé qui est ensuite entendu par l'institution au sujet de ce rapport.

Sur la base du rapport et de l'audition, l'institution adopte soit une décision motivée de clôture de la procédure, soit une décision motivée prise conformément aux dispositions des articles 22 et 86 à 89 du statut. Les décisions portant sanctions disciplinaires ou pécuniaires sont notifiées à l'intéressé et communiquées, pour information, aux autres institutions et à la Cour des comptes.

Ces décisions peuvent faire l'objet d'un recours de l'intéressé devant la Cour de justice des Communautés européennes, dans les conditions prévues au statut.

Article 115

Recours devant la Cour de justice des Communautés européennes

(Article 87 du règlement financier)

Sans préjudice des voies de recours ouvertes par le statut, il est ouvert à l'auditeur interne un recours direct devant la Cour de justice des Communautés européennes contre tout acte relatif à l'exercice de sa fonction d'auditeur interne. Ce recours doit être formé dans un délai de trois mois à compter du jour calendrier de la notification de l'acte en cause.

Le recours est instruit et jugé dans les conditions prévues à l'article 91, paragraphe 5, du statut.

TITRE V

PASSATION DES MARCHÉS PUBLICS

CHAPITRE 1

Dispositions générales

Section 1

Champ d'application et principes d'attribution

Article 116

Définitions et champ d'application

(Article 88 du règlement financier)

1. Les marchés immobiliers ont pour objet l'achat, l'emphytéose, le crédit-bail, la location ou la location-vente, avec ou sans option d'achat, de terrains, de bâtiments existants ou d'autres biens immeubles.

2. Les marchés de fournitures ont pour objet l'achat, le crédit-bail, la location ou la location-vente, avec ou sans option d'achat, de produits. La livraison de produits peut comporter à titre accessoire des travaux de pose, d'installation et d'entretien.

3. Les marchés de travaux ont pour objet soit l'exécution, soit conjointement la conception et l'exécution de travaux ou d'ouvrages, mais également la réalisation par quelque moyen que ce soit d'un ouvrage répondant aux besoins précisés par le pouvoir adjudicateur. Un ouvrage est le résultat d'un ensemble de travaux de bâtiment ou de génie civil destiné à remplir par lui-même une fonction économique ou technique.

4. Les marchés de services ont pour objet toutes les prestations intellectuelles et non intellectuelles autres que les marchés de fournitures, de travaux et les marchés immobiliers. Ces prestations sont énumérées dans les annexes IA et IB de la directive 92/50/CEE.

5. Un marché ayant pour objet à la fois des produits et des services est considéré comme un marché de services lorsque la valeur des services en question dépasse celle des produits incorporés dans le marché.

6. Les termes "fournisseur", "entrepreneur" et "prestataire de services" désignent trois catégories d'opérateurs économiques, personnes physiques ou morales qui offrent respectivement des produits, la réalisation de travaux ou d'ouvrages et des services. L'opérateur économique qui a présenté une offre est désigné par le mot "soumissionnaire". Celui qui a sollicité une invitation à participer à une procédure restreinte ou négociée est désigné par le terme "candidat".

7. Sont considérés pouvoirs adjudicateurs les services des institutions communautaires.

Article 117

Contrats-cadres et contrats spécifiques

(Article 88 du règlement financier)

1. Un contrat-cadre est un marché conclu entre pouvoir adjudicateur et opérateur économique pour établir les termes essentiels régissant une série de contrats spécifiques à passer au cours d'une période donnée, notamment en ce qui concerne la durée, l'objet, les prix et les conditions d'exécution du marché, ainsi que les quantités envisagées.

Le pouvoir adjudicateur peut également conclure des contrats-cadres multiples, qui sont des contrats séparés mais passés en termes identiques avec plusieurs fournisseurs ou prestataires de services. Le cahier des charges visé à l'article 130 précise alors le nombre maximal d'opérateurs avec lesquels le pouvoir adjudicateur conclut des contrats.

La durée des contrats-cadres ne peut excéder quatre ans, sauf dans des cas exceptionnels dûment justifiés, notamment, par l'objet du contrat-cadre.

Les pouvoirs adjudicateurs ne peuvent recourir aux contrats-cadres de façon abusive ou de telle sorte qu'ils aient pour objet ou pour effet d'empêcher, de restreindre ou de fausser la concurrence.

2. Les contrats spécifiques fondés sur les contrats-cadres visés au paragraphe 1 sont passés selon les termes fixés dans ledit contrat-cadre.

3. Seuls les contrats spécifiques pris en application des contrats-cadres sont précédés d'un engagement budgétaire.

Section 2

Publication

Article 118

Mesures de publicité pour les marchés relevant des directives marchés publics

(Article 90 du règlement financier)

1. La publication comporte un avis de pré-information, un avis de marché et un avis d'attribution.

2. L'avis de pré-information est l'avis par lequel les pouvoirs adjudicateurs font connaître, à titre indicatif, le montant total prévu des marchés par catégorie de services ou groupes de produits et les caractéristiques essentielles des marchés de travaux qu'ils envisagent de passer au cours d'un exercice budgétaire, lorsque le montant total estimé est égal ou supérieur aux seuils fixés à l'article 157.

L'avis de pré-information est envoyé à l'Office des publications officielles des Communautés européennes (OPOCE) le plus rapidement possible et en tout état de cause avant le 31 mars de chaque exercice pour les marchés de fournitures et de services et le plus rapidement possible après la décision autorisant le programme pour les marchés de travaux.

3. L'avis de marché permet aux pouvoirs adjudicateurs de faire connaître leur intention de lancer une procédure de passation de marché. Il est obligatoire pour des marchés dont le montant estimé est égal ou supérieur aux seuils fixés à l'article 158, paragraphe 1, points a) et c).

En cas de procédure ouverte, il précise les date, heure et lieu de la réunion de la commission d'ouverture, qui est ouverte aux soumissionnaires.

Les pouvoirs adjudicateurs désireux d'organiser un concours font connaître leur intention au moyen d'un avis.

4. L'avis d'attribution communique les résultats de la procédure de passation de marchés. Il est obligatoire pour des marchés dont le montant est égal ou supérieur aux seuils fixés à l'article 158. Il n'est pas obligatoire pour les contrats spécifiques passés en application d'un contrat-cadre.

Il est envoyé à l'OPOCE au plus tard quarante-huit jours calendrier après la clôture de la procédure, c'est-à-dire à compter de la signature du contrat.

5. Les avis sont rédigés conformément aux modèles annexés à la directive 2001/78/CE.

Article 119

Mesures de publicité pour les marchés ne relevant pas des directives marchés publics

(Article 90 du règlement financier)

1. Les marchés dont la valeur est inférieure aux seuils prévus aux articles 157 et 158 et des marchés de services visés à l'annexe IB de la directive 92/50/CEE font l'objet d'une publicité adéquate afin de garantir l'ouverture du marché à la concurrence et l'impartialité des procédures de passation de marché. Elle comporte:

a) à défaut de l'avis de marché visé à l'article 118, paragraphe 3, un avis d'appel à manifestation d'intérêt pour les marchés d'objet similaire d'une valeur supérieure ou égale au montant visé à l'article 128, paragraphe 1;

b) la publication annuelle d'une liste des contractants, précisant l'objet et le montant du marché attribué.

2. Les marchés immobiliers font l'objet d'une publication annuelle spécifique de la liste des contractants, précisant l'objet et le montant du marché attribué. Cette liste est transmise à l'autorité budgétaire; dans le cas de la Commission, elle est jointe en annexe au résumé des rapports annuels d'activité visé à l'article 60, paragraphe 7, du règlement financier.

3. Les informations relatives aux marchés d'une valeur supérieure ou égale au montant visé à l'article 128, paragraphe 1, sont transmises à l'OPOCE; elles le sont au plus tard le 31 mars suivant la clôture de l'exercice pour les listes annuelles des contractants.

La publicité ex ante et la publication annuelle des contractants pour les autres marchés est effectuée sur le site Internet des institutions; la publication ex post a lieu au plus tard le 31 mars de l'exercice suivant. Elle peut également faire l'objet d'une publication au Journal officiel des Communautés européennes.

Article 120

Publication des avis

(Article 90 du règlement financier)

1. L'OPOCE publie au Journal officiel des Communautés européennes les avis visés aux articles 118 et 119, au plus tard douze jours calendrier après leur envoi.

Ce délai est réduit à cinq jours calendrier dans les procédures accélérées visées à l'article 142 et si les avis sont préparés et envoyés par des moyens électroniques.

2. Les pouvoirs adjudicateurs doivent être en mesure de faire la preuve de la date d'envoi.

Article 121

Autres formes de publicité

(Article 90 du règlement financier)

Outre les mesures de publicité prévues aux articles 118, 119 et 120, les marchés peuvent faire l'objet de toute autre forme de publicité, notamment sous forme électronique. Cette publicité se réfère, s'il existe, à l'avis paru au Journal officiel des Communautés européennes visé à l'article 120, auquel elle ne peut être antérieure et qui seul fait foi.

Cette publicité ne peut introduire de discrimination entre les candidats ou soumissionnaires, ni contenir des renseignements autres que ceux contenus dans l'avis de marché susmentionné, s'il existe.

Section 3

Procédures de passation des marchés

Article 122

Typologie des procédures de passation

(Article 91 du règlement financier)

1. L'attribution d'un marché se fait soit sur appel à la concurrence, par procédure ouverte, restreinte ou négociée après publication d'un avis de marché, soit par procédure négociée sans publication préalable d'un avis de marché, le cas échéant suite à un concours.

2. Le marché sur appel à la concurrence est ouvert lorsque tout opérateur économique intéressé peut présenter une offre.

Il est restreint lorsque tous les opérateurs économiques peuvent demander à participer et que seuls les candidats satisfaisant les critères de sélection visés à l'article 135 et qui y sont invités simultanément et par écrit par les pouvoirs adjudicateurs peuvent présenter une offre.

La phase de sélection peut se dérouler soit marché par marché, soit en vue de l'établissement d'une liste de candidats potentiels dans la procédure visée à l'article 128.

3. Dans une procédure négociée, les pouvoirs adjudicateurs consultent les soumissionnaires de leur choix qui satisfont les critères de sélection visés à l'article 135 et négocient les conditions du marché avec un ou plusieurs d'entre eux.

Dans les procédures négociées après avis de marché visées à l'article 127, ils invitent simultanément par écrit les candidats retenus à négocier.

4. Les concours sont des procédures qui permettent au pouvoir adjudicateur d'acquérir, principalement dans le domaine de l'architecture et de l'ingénierie ou des traitements de données, un plan ou un projet qui est proposé par un jury après mise en concurrence, avec ou sans attribution de primes.

Article 123

Nombre de candidats en procédure restreinte ou négociée

(Article 91 du règlement financier)

1. En procédure restreinte, y compris dans la procédure visée à l'article 128, le nombre de candidats invités à soumissionner ne peut être inférieur à cinq, à condition qu'il y ait un nombre suffisant de candidats satisfaisant aux critères de sélection.

Le pouvoir adjudicateur peut, en outre, prévoir un nombre maximal de vingt candidats, en fonction de l'objet du marché et sur la base de critères de sélection objectifs et non discriminatoires. Dans ce cas, la fourchette et les critères sont indiqués dans l'avis de marché ou d'appel à manifestation d'intérêt visé aux articles 118 et 119.

En tout état de cause, le nombre de candidats admis à soumissionner doit être suffisant pour assurer une concurrence réelle.

2. En procédure négociée, le nombre des candidats invités à négocier ne peut être inférieur à trois, à condition qu'il y ait un nombre suffisant de candidats satisfaisant aux critères de sélection.

En tout état de cause, le nombre de candidats admis à soumissionner doit être suffisant pour assurer une concurrence réelle.

La disposition du deuxième alinéa ne s'applique pas aux marchés de très faible montant visés à l'article 129, paragraphe 3.

Article 124

Déroulement des procédures négociées

(Article 91 du règlement financier)

Les pouvoirs adjudicateurs négocient avec les soumissionnaires les offres présentées par ceux-ci afin de les adapter aux exigences qu'ils ont indiquées dans l'avis de marché visé à l'article 118 ou dans le cahier des charges et dans les documents complémentaires éventuels et afin de rechercher l'offre la plus avantageuse.

Au cours de la négociation, les pouvoirs adjudicateurs assurent l'égalité de traitement de tous les soumissionnaires.

Article 125

Concours

(Article 91 du règlement financier)

1. Les règles relatives à l'organisation d'un concours sont mises à la disposition de ceux qui sont intéressés à y participer.

Le nombre des candidats invités à participer doit permettre d'assurer une concurrence réelle.

2. Le jury est nommé par l'ordonnateur compétent. Il est composé exclusivement de personnes physiques indépendantes des participants au concours. Lorsqu'une qualification professionnelle particulière est exigée pour participer au concours, au moins un tiers des membres doivent avoir la même qualification ou une qualification équivalente.

Le jury dispose d'une autonomie d'avis. Ses avis sont pris sur la base des projets présentés de manière anonyme par les candidats et en se fondant exclusivement sur les critères indiqués dans l'avis de concours.

3. Le jury consigne, dans un procès-verbal signé par ses membres, ses propositions fondées sur les mérites de chaque projet et ses observations.

L'anonymat des candidats est préservé jusqu'à l'avis du jury.

4. Le pouvoir adjudicateur prend ensuite une décision précisant les nom et adresse du candidat retenu et les raisons de ce choix au regard des critères préalablement annoncés dans l'avis de concours, en particulier s'il s'écarte des propositions émises dans l'avis du jury.

Article 126

Cas de recours à une procédure négociée sans publication préalable d'un avis de marché

(Article 91 du règlement financier)

1. Les pouvoirs adjudicateurs peuvent recourir à une procédure négociée sans publication préalable d'un avis de marché dans les cas suivants:

a) lorsqu'aucune offre ou aucune offre appropriée n'a été déposée en réponse à une procédure ouverte ou restreinte, après clôture de la procédure initiale, pour autant que les conditions initiales du marché telles que spécifiées dans les documents d'appel à la concurrence visés à l'article 130 ne soient pas substantiellement modifiées;

b) pour les marchés dont l'exécution, pour des raisons techniques, artistiques ou tenant à la protection de droits d'exclusivité, ne peut être confiée qu'à un opérateur économique déterminé;

c) dans la mesure strictement nécessaire, lorsque l'urgence impérieuse, résultant d'événements imprévisibles non imputables au pouvoir adjudicateur et susceptibles de mettre en péril les intérêts des Communautés, n'est pas compatible avec les délais exigés par les autres procédures et prévus aux articles 140, 141 et 142;

d) lorsqu'un marché de services fait suite à un concours et doit, conformément aux règles applicables, être attribué au lauréat ou à un des lauréats du concours; dans ce dernier cas, tous les lauréats du concours sont invités à participer aux négociations;

e) pour les services et travaux complémentaires ne figurant pas dans le projet initialement envisagé ni dans le premier contrat conclu mais qui, à la suite d'une circonstance imprévue et indépendante du pouvoir adjudicateur, sont devenus nécessaires à l'exécution du service ou de l'ouvrage, aux conditions visées au paragraphe 2;

f) pour des marchés additionnels consistant dans la répétition de services ou de travaux similaires confiés au titulaire d'un premier marché par le même pouvoir adjudicateur, à condition que leur objet soit conforme à un projet de base et que le premier marché ait fait l'objet d'une procédure ouverte ou restreinte.

g) pour des marchés de fournitures:

i) en cas de livraisons complémentaires destinées soit au renouvellement partiel de fournitures ou d'installations d'usage courant, soit à l'extension de fournitures ou d'installations existantes, lorsque le changement de fournisseur obligerait le pouvoir adjudicateur à acquérir un matériel de technique différente entraînant une incompatibilité ou des difficultés techniques d'utilisation et d'entretien disproportionnées; la durée de ces marchés ne peut dépasser trois ans;

ii) lorsque les produits sont fabriqués uniquement à des fins de recherche, d'expérimentation, d'étude ou de développement, à l'exclusion des tests de viabilité commerciale et de la production en quantité afin d'amortir les frais de recherche et de développement;

h) pour les marchés immobiliers, après prospection du marché local;

i) pour les marchés d'un montant inférieur au seuil fixé à l'article 129, paragraphe 2.

2. Pour les services et travaux complémentaires visés au paragraphe 1, point e), les pouvoirs adjudicateurs peuvent recourir à la procédure négociée sans publication préalable d'un avis de marché à condition que l'attribution soit faite au contractant qui exécute ce marché:

a) lorsque ces marchés complémentaires ne peuvent être techniquement ou économiquement séparés du marché principal sans inconvénient majeur pour le pouvoir adjudicateur;

b) ou lorsque ces marchés, quoiqu'ils soient séparables de l'exécution du marché initial, sont strictement nécessaires à son perfectionnement.

La valeur cumulée estimée des marchés complémentaires ne doit pas dépasser 50 % du montant du marché initial.

3. Dans les cas visés au paragraphe 1, point f), la possibilité de recourir à la procédure négociée est indiquée dès la mise en concurrence de la première opération et le montant total envisagé pour les marchés additionnels est pris en considération pour le calcul des seuils visés à l'article 158. Cette procédure ne peut être appliquée que pendant une période de trois ans suivant la conclusion du marché initial.

Article 127

Cas de recours à une procédure négociée après publication préalable d'un avis de marché

(Article 91 du règlement financier)

1. Les pouvoirs adjudicateurs peuvent recourir à une procédure négociée après avoir publié un avis de marché dans les cas suivants:

a) en présence d'offres irrégulières ou inacceptables notamment au regard des critères de sélection ou d'attribution, à la suite du recours à une procédure ouverte ou restreinte, préalablement clôturée, pour autant que les conditions initiales du marché telles que spécifiées dans les documents d'appel à la concurrence visés à l'article 130 ne soient pas substantiellement modifiées;

b) dans des cas exceptionnels, pour des marchés de services et de travaux dont la nature ou les aléas ne permettent pas une fixation préalable et globale du prix par le soumissionnaire;

c) lorsque, notamment dans le domaine des services financiers et des prestations intellectuelles, la nature du service à fournir est telle que les spécifications du marché ne peuvent être établies avec une précision suffisante pour permettre l'attribution du marché par la sélection de la meilleure offre conformément aux règles régissant la procédure ouverte ou la procédure restreinte;

d) pour les marchés de travaux lorsque les travaux sont réalisés uniquement à des fins de recherche, d'expérimentation ou de mise au point et non dans un but d'assurer une rentabilité ou le recouvrement des frais de recherche et de développement;

e) pour les marchés de services visés à l'annexe IB de la directive 92/50/CEE, sous réserve des dispositions de l'article 126, paragraphe 1, point i).

2. Dans les cas visés au paragraphe 1, point a), les pouvoirs adjudicateurs peuvent ne pas publier un avis de marché s'ils incluent dans la procédure négociée tous les soumissionnaires satisfaisant les critères de sélection qui, lors de la procédure antérieure, ont soumis des offres conformes aux exigences formelles de la procédure de passation.

Article 128

Procédure restreinte après appel à manifestation d'intérêt

(Article 91 du règlement financier)

1. L'appel à manifestation d'intérêt constitue un mode de présélection des candidats qui seront invités à soumissionner lors de futures procédures d'appels d'offres restreints pour des marchés d'une valeur supérieure ou égale à 50000 euros, sous réserve des dispositions des articles 126 et 127.

2. La liste découlant d'un appel à manifestation d'intérêt est valable au maximum trois ans à compter de la date d'envoi à l'OPOCE de l'avis visé à l'article 119, paragraphe 1, point a).

Toute personne intéressée peut déposer sa candidature à tout moment durant la période de validité de la liste, à l'exception des trois derniers mois de celle-ci.

3. À l'occasion d'un marché spécifique, le pouvoir adjudicateur invite soit tous les candidats inscrits sur la liste, soit certains d'entre eux, sur la base de critères de sélection objectifs et non discriminatoires propres au marché, à déposer une offre.

Article 129

Marchés de faible valeur

(Article 91 du règlement financier)

1. Les marchés d'une valeur inférieure à 50000 euros peuvent faire l'objet d'une procédure restreinte avec consultation d'au moins cinq candidats, sans appel à manifestation d'intérêt, sous réserve des dispositions des articles 126 et 127.

2. Les marchés d'une valeur inférieure à 13800 euros peuvent faire l'objet d'une procédure négociée avec au moins trois candidats.

3. Les marchés d'une valeur inférieure à 1050 euros peuvent ne faire l'objet que d'une seule offre dans le cadre d'une procédure négociée.

4. Les paiements effectués dans le cadre de régies d'avances ou pour des dépenses de communication visant à la couverture par les institutions de l'actualité communautaire peuvent intervenir en simple remboursement de facture, sans acceptation préalable d'une offre, pour les dépenses d'un montant inférieur à 200 euros.

Article 130

Documents d'appel à la concurrence

(Article 92 du règlement financier)

1. Les documents d'appel à la concurrence comportent au moins:

a) l'invitation à soumissionner ou à négocier;

b) le cahier des charges qui lui est joint et auquel est annexé le cahier des conditions générales applicables aux marchés;

c) le modèle du contrat.

Les documents d'appel à la concurrence contiennent une référence aux mesures de publicité prises en application des articles 118 à 121.

2. L'invitation à soumissionner précise au moins:

a) les modalités de dépôt et de présentation des offres, notamment la date et l'heure limites, l'exigence éventuelle de remplir un formulaire type de réponse, les documents à joindre, y compris les pièces justificatives de la capacité économique, financière, professionnelle et technique visées à l'article 135, ainsi que l'adresse à laquelle elles doivent être transmises;

b) que la soumission d'une offre vaut acceptation du cahier des charges ainsi que du cahier des conditions générales visés au paragraphe 1 auquel elle se réfère et que cette soumission lie le soumissionnaire pendant l'exécution du contrat, s'il en devient l'attributaire;

c) la période de validité des offres, durant laquelle le soumissionnaire est tenu de maintenir toutes les conditions de son offre;

d) l'interdiction de tout contact entre le pouvoir adjudicateur et le soumissionnaire pendant le déroulement de la procédure, sauf à titre exceptionnel, dans les conditions prévues à l'article 148 ainsi que les conditions de visite exactes, lorsqu'une visite sur place est prévue.

3. Le cahier des charges précise au moins:

a) les critères d'exclusion et de sélection applicables au marché, sauf en procédure restreinte et dans les procédures négociées avec publication préalable d'un avis visées à l'article 127; dans ces cas, ces critères figurent seulement dans l'avis de marché ou d'appel à manifestation d'intérêt;

b) les critères d'attribution du marché et leur pondération relative si elle ne figure pas dans l'avis de marché;

c) les spécifications techniques visées à l'article 131;

d) les exigences minimales que doivent respecter les variantes, dans les procédures d'attribution à l'offre économiquement la plus avantageuse visées à l'article 138, paragraphe 2, lorsque le pouvoir adjudicateur n'a pas indiqué dans l'avis de marché qu'elles sont interdites;

e) l'application du protocole sur les privilèges et immunités ou, le cas échéant, de la Convention de Vienne sur les relations diplomatiques ou les relations consulaires;

f) les modalités de preuve d'accès aux marchés, dans les conditions prévues à l'article 159.

4. Le modèle du contrat précise notamment:

a) les pénalités prévues au titre de sanction du non-respect de ses clauses;

b) les énonciations que doivent comporter les factures ou les pièces justificatives qui les appuient, conformément aux dispositions de l'article 98;

c) la loi applicable au contrat et la juridiction compétente en cas de contentieux.

5. Les pouvoirs adjudicateurs peuvent exiger des informations sur la part du marché que le soumissionnaire entend sous-traiter et sur l'identité des sous-traitants.

Article 131

Spécifications techniques

(Article 92 du règlement financier)

1. Les spécifications techniques doivent permettre l'égalité d'accès des candidats et soumissionnaires et ne pas avoir pour effet de créer des obstacles injustifiés à l'ouverture des marchés à la concurrence.

Elles définissent les caractéristiques requises d'un produit, d'un service ou d'un matériau ou ouvrage au regard de l'usage auquel ils sont destinés par le pouvoir adjudicateur.

2. Les caractéristiques visées au paragraphe 1 incluent:

a) les niveaux de qualité;

b) la performance environnementale;

c) la conception pour tous les usages (y compris l'accès aux personnes handicapées);

d) les niveaux et procédures d'évaluation de la conformité;

e) la propriété d'emploi;

f) la sécurité ou les dimensions, y compris les prescriptions applicables aux fournitures pour la dénomination de vente et les instructions d'utilisation et pour tous les marchés, la terminologie, les symboles, les essais et méthodes d'essai, l'emballage, le marquage et l'étiquetage, les procédures et méthodes de production;

g) pour les marchés de travaux, les procédures relatives à l'assurance de la qualité, ainsi que les règles de conception et de calcul des ouvrages, les conditions d'essai, de contrôle et de réception des ouvrages et les techniques ou méthodes de construction et toutes les autres conditions de caractère technique que le pouvoir adjudicateur est à même de prescrire, par voie de réglementation particulière ou générale, en ce qui concerne les ouvrages terminés et les matériaux ou éléments les constituant.

3. Les spécifications techniques sont définies comme suit:

a) soit par référence à des normes européennes, à des agréments techniques européens, à des spécifications techniques communes lorsqu'elles existent, à des normes internationales ou à d'autres référentiels techniques élaborés par les organismes européens de normalisation ou à défaut à leurs équivalents nationaux. Chaque référence est accompagnée de la mention "ou équivalent";

b) soit en termes de performances ou d'exigences fonctionnelles; elles sont suffisamment précises pour permettre aux soumissionnaires de déterminer l'objet du marché et aux pouvoirs adjudicateurs d'attribuer le marché;

c) soit par un mélange des deux procédés.

4. Lorsque les pouvoirs adjudicateurs font usage de la possibilité de se référer aux spécifications visées au paragraphe 3, point a), ils ne peuvent pas rejeter une offre au motif qu'elle ne serait pas conforme auxdites spécifications dès lors que le soumissionnaire ou candidat prouve, à la satisfaction du pouvoir adjudicateur, par tout moyen approprié, qu'il répond de manière équivalente aux exigences posées.

5. Lorsque les pouvoirs adjudicateurs font usage de la possibilité, prévue au paragraphe 3, point b), de prescrire des spécifications en termes de performances ou d'exigences fonctionnelles, ils ne peuvent rejeter une offre conforme à une norme nationale transposant une norme européenne, à un agrément technique européen, à une spécification technique commune, à une norme internationale ou à un référentiel technique élaboré par un organisme européen de normalisation, si ces spécifications visent les performances ou les exigences fonctionnelles requises.

6. Sauf cas exceptionnels dûment justifiés par l'objet du marché, ces spécifications ne peuvent mentionner une fabrication ou provenance déterminées ou obtenues selon des procédés particuliers, ni se référer à une marque, un brevet, un type, une origine ou une production déterminés qui auraient pour effet de favoriser ou d'éliminer certains produits ou opérateurs économiques.

Dans les cas où une définition suffisamment précise et intelligible de l'objet du marché est impossible, une telle mention ou référence est accompagnée des termes "ou équivalent".

Article 132

Révision des prix

(Article 92 du règlement financier)

1. Les documents d'appel à la concurrence établissent si l'offre doit être faite à prix ferme et non révisable.

2. Dans le cas contraire, ils établissent les conditions et les formules selon lesquelles le prix peut être révisé en cours de contrat. Le pouvoir adjudicateur tient alors notamment compte:

a) de la nature du marché et de la conjoncture économique dans laquelle il aura lieu;

b) de la nature et de la durée des tâches et du contrat;

c) de ses intérêts financiers.

Article 133

Sanctions administratives et financières

(Articles 93 à 96 et 114 du règlement financier)

1. Sans préjudice de l'application de sanctions contractuelles, les candidats ou soumissionnaires et contractants qui se sont rendus coupables de fausses déclarations ou ont été déclarés en défaut grave d'exécution en raison du non respect de leurs obligations contractuelles dans le cadre d'un précédent marché sont exclus des marchés et subventions financés sur le budget communautaire pour une durée maximale de deux ans à compter du constat du manquement, confirmé après échange contradictoire avec le contractant.

Cette durée peut être portée à trois ans en cas de récidive dans les cinq ans suivant le premier manquement.

Les soumissionnaires ou candidats qui se sont rendus coupables de fausses déclarations sont en outre frappés de sanctions financières représentant 2 à 10 % de la valeur totale du marché en cours d'attribution.

Les contractants déclarés en défaut grave d'exécution de leurs obligations contractuelles sont de même frappés de sanctions financières représentant 2 à 10 % de la valeur du contrat en cause.

Ce taux peut être porté de 4 à 20 % en cas de récidive dans les cinq ans suivant le premier manquement.

2. Dans les cas visés à l'article 93, paragraphe 1, points a), c) et d), du règlement financier, les candidats ou soumissionnaires sont exclus des marchés et subventions pour une durée maximale de deux ans à compter du constat du manquement, confirmé après échange contradictoire avec le contractant.

Dans les cas visés à l'article 93, paragraphe 1, points b) et e), du règlement financier, les candidats ou soumissionnaires sont exclus des marchés et subventions pour une durée minimale d'un an et maximale de quatre ans à compter de la notification du jugement.

Ces durées peuvent être portées à cinq ans en cas de récidive dans les cinq ans suivant le premier manquement ou le premier jugement.

3. Les cas visés à l'article 93, paragraphe 1, point e), du règlement financier couvrent le champ suivant:

a) les cas de fraude visés à l'article 1er de la convention relative à la protection des intérêts financiers des Communautés, établie par l'acte du Conseil du 26 juillet 1995(14);

b) les cas de corruption visés à l'article 3 de la convention relative à la lutte contre la corruption impliquant des fonctionnaires des Communautés européennes ou des fonctionnaires des États membres de l'Union européenne, établie par l'acte du Conseil du 26 mai 1997(15);

c) les cas de participation à une organisation criminelle telle que définie à l'article 2, paragraphe 1, de l'action commune 98/733/JAI du Conseil(16);

d) les cas de blanchiment de capitaux tels que définis à l'article 1er de la directive 91/308/CEE du Conseil(17).

Article 134

Moyens de preuves

(Article 96 du règlement financier)

1. Le pouvoir adjudicateur accepte comme preuve suffisante que le candidat ou le soumissionnaire ne se trouve pas dans un des cas mentionnés à l'article 93, paragraphe 1, points a), b) ou e), du règlement financier, la production d'un extrait récent du casier judiciaire ou, à défaut, d'un document récent équivalent délivré par une autorité judiciaire ou administrative du pays d'origine ou de provenance, dont il résulte que ces exigences sont satisfaites.

2. Le pouvoir adjudicateur accepte comme preuve suffisante que le candidat ou soumissionnaire ne se trouve pas dans le cas mentionné à l'article 93, paragraphe 1, point d), du règlement financier, un certificat récent délivré par l'autorité compétente de l'État concerné.

Lorsqu'un tel document ou certificat n'est pas délivré par le pays concerné, il peut être remplacé par une déclaration sous serment ou, à défaut, solennelle faite par l'intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié du pays d'origine ou de provenance.

3. Suivant la législation nationale du pays d'établissement du soumissionnaire ou candidat, les documents énumérés aux paragraphes 1 et 2 concernent les personnes morales et les personnes physiques, y compris, le cas échéant, dans les cas où le pouvoir adjudicateur l'estime nécessaire, les chefs d'entreprise ou toute personne ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle du candidat ou du soumissionnaire.

Article 135

Critères de sélection

(Article 97, paragraphe 1, du règlement financier)

1. Les pouvoirs adjudicateurs établissent des critères de sélection clairs et non discriminatoires.

2. Dans toute procédure de passation de marchés les critères de sélection suivants s'appliquent:

a) admissibilité du soumissionnaire ou candidat à participer au marché en cours après vérification des cas d'exclusion visés aux articles 93 et 94 du règlement financier;

b) critères permettant de juger sa capacité financière, économique, technique et professionnelle.

Le pouvoir adjudicateur peut fixer des niveaux minimaux de capacité en-deçà desquels il ne peut retenir des candidats.

3. Tout soumissionnaire ou candidat peut être invité à justifier de son autorisation à produire l'objet visé par le marché selon le droit national: inscription au registre du commerce ou de la profession ou déclaration sous serment ou certificat, appartenance à une organisation spécifique, autorisation expresse, inscription au registre TVA.

4. Les pouvoirs adjudicateurs précisent, dans l'avis de marché ou d'appel à manifestation d'intérêt ou dans l'invitation à soumissionner, les références choisies pour preuve du statut et de la capacité juridique des soumissionnaires ou candidats.

5. L'étendue des informations demandées par le pouvoir adjudicateur pour preuve de la capacité financière, économique, technique et professionnelle du candidat ou soumissionnaire, ne peut aller au-delà de l'objet du marché et tient compte des intérêts légitimes des opérateurs économiques, en ce qui concerne en particulier la protection des secrets techniques et commerciaux de l'entreprise.

Article 136

Capacité économique et financière

(Article 97, paragraphe 1, du règlement financier)

1. La justification de la capacité financière et économique peut être apportée par un ou plusieurs des documents suivants:

a) des déclarations appropriées de banques ou la preuve d'une assurance des risques professionnels;

b) la présentation des bilans ou d'extraits des bilans des deux derniers exercices clos au moins, dans les cas où la publication des bilans est prescrite par la législation sur les sociétés du pays où l'opérateur économique est établi;

c) une déclaration concernant le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires concernant les travaux, fournitures ou services auxquels se réfère le marché, réalisés au cours d'une période pouvant porter sur les trois derniers exercices au plus.

2. Si, pour une raison exceptionnelle que le pouvoir adjudicateur estime justifiée, le soumissionnaire ou candidat n'est pas en mesure de produire les références demandées, il est autorisé à prouver sa capacité économique et financière par tout moyen jugé approprié par le pouvoir adjudicateur.

3. Un opérateur économique peut, le cas échéant et pour un marché déterminé, faire valoir les capacités d'autres entités, quelle que soit la nature juridique des liens existant entre lui-même et ces entités. Il doit dans ce cas prouver au pouvoir adjudicateur qu'il disposera des moyens nécessaires pour l'exécution du marché, par exemple par la production de l'engagement de ces entités de les mettre à sa disposition.

Article 137

Capacité technique et professionnelle

(Article 97, paragraphe 1, du règlement financier)

1. La capacité technique et professionnelle des opérateurs économiques est évaluée et vérifiée conformément aux dispositions des paragraphes 2 et 3. Dans les procédures de passation des marchés publics ayant pour objet des fournitures nécessitant des travaux de pose ou d'installation, la prestation de services et/ou l'exécution de travaux, cette capacité est évaluée en tenant compte, notamment, de leur savoir-faire, de leur efficacité, de leur expérience et de leur fiabilité.

2. La capacité technique et professionnelle des opérateurs économiques peut être justifiée, selon la nature, la quantité ou l'importance et l'utilisation des fournitures, services ou travaux à fournir, sur la base des documents suivants:

a) l'indication des titres d'études et professionnels du prestataire ou de l'entrepreneur et/ou des cadres de l'entreprise et, en particulier, du ou des responsables de la prestation ou de la conduite des travaux;

b) la présentation d'une liste:

i) des principaux services et livraisons de fournitures effectués au cours des trois dernières années, indiquant leur montant, leur date et leur destinataire, public ou privé;

ii) des travaux exécutés au cours des cinq dernières années, indiquant leur montant, leur date et leur lieu. La liste des travaux les plus importants est appuyée de certificats de bonne exécution précisant s'ils ont été effectués dans les règles de l'art et menés régulièrement à bonne fin;

c) une description de l'équipement technique, de l'outillage et du matériel employés pour exécuter un marché de services ou de travaux;

d) une description des mesures employées pour s'assurer de la qualité des fournitures et services, ainsi que des moyens d'étude et de recherche de l'entreprise;

e) l'indication des techniciens ou des organismes techniques, qu'ils soient ou non intégrés à l'entreprise, en particulier de ceux qui sont responsables du contrôle de la qualité;

f) en ce qui concerne les fournitures, des échantillons, descriptions et/ou photographies authentiques et/ou des certificats établis par des instituts ou services officiels chargés du contrôle de la qualité, reconnus compétents et attestant la conformité des produits aux spécifications ou normes en vigueur;

g) une déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du prestataire ou de l'entrepreneur et l'importance du personnel d'encadrement pendant les trois dernières années;

h) l'indication de la part du marché que le prestataire de services a éventuellement l'intention de sous-traiter.

Lorsque le destinataire des services et livraisons visés au premier alinéa, point b) i), était un pouvoir adjudicateur, les opérateurs économiques fournissent la justification desdits services et prestations sous la forme de certificats émis ou contresignés par l'autorité compétente.

3. Lorsque les services ou produits à fournir sont complexes ou que, à titre exceptionnel, ils doivent répondre à un but particulier, la capacité technique et professionnelle peut être justifiée par un contrôle effectué par le pouvoir adjudicateur ou, au nom de celui-ci, par un organisme officiel compétent du pays dans lequel le prestataire ou fournisseur est établi, sous réserve de l'accord de cet organisme; ce contrôle porte sur la capacité technique du prestataire et les capacités de production du fournisseur et, si nécessaire, sur les moyens d'étude et de recherche dont ils disposent ainsi que sur les mesures qu'ils prennent pour contrôler la qualité.

4. Un opérateur économique peut, le cas échéant et pour un marché déterminé, faire valoir les capacités d'autres entités, quelle que soit la nature juridique des liens existant entre lui-même et ces entités. Il doit dans ce cas prouver au pouvoir adjudicateur que, pour l'exécution du marché, il disposera des moyens nécessaires, par exemple, par la production de l'engagement de ces entités de les mettre à sa disposition.

Article 138

Modalités et critères d'attribution

(Article 97, paragraphe 2, du règlement financier)

1. Deux modalités d'attribution d'un marché sont possibles:

a) par adjudication, auquel cas le marché est attribué à l'offre présentant le prix le plus bas parmi les offres régulières et conformes;

b) par attribution à l'offre économiquement la plus avantageuse.

2. L'offre économiquement la plus avantageuse est celle qui présente le meilleur rapport entre la qualité et le prix, compte tenu de critères justifiés par l'objet du marché tels que le prix proposé, la valeur technique, le caractère esthétique et fonctionnel, les caractéristiques environnementales, le coût d'utilisation, la rentabilité, le délai d'exécution ou de livraison, le service après-vente et l'assistance technique.

3. Le pouvoir adjudicateur précise la pondération relative qu'il confère à chacun des critères choisis pour déterminer l'offre économiquement la plus avantageuse dans l'avis de marché ou dans le cahier des charges.

La pondération relative du critère prix par rapport aux autres critères ne doit pas conduire à neutraliser le critère prix dans le choix de l'attributaire du marché.

Si, dans des cas exceptionnels, la pondération n'est techniquement pas possible, notamment en raison de l'objet du marché, le pouvoir adjudicateur y précise seulement l'ordre décroissant d'importance d'application des critères.

Article 139

Offres anormalement basses

(Article 97, paragraphe 2, du règlement financier)

1. Si, pour un marché donné, des offres apparaissent anormalement basses, le pouvoir adjudicateur, avant de rejeter ces offres pour ce seul motif, demande, par écrit, les précisions qu'il juge opportunes sur la composition de l'offre et vérifie de manière contradictoire cette composition en tenant compte des justifications fournies.

Le pouvoir adjudicateur peut notamment prendre en considération des justifications tenant:

a) à l'économie du procédé de fabrication, de la prestation de services ou du procédé de construction;

b) aux solutions techniques adoptées ou aux conditions exceptionnellement favorables dont dispose le soumissionnaire;

c) à l'originalité de l'offre du soumissionnaire.

2. Si le pouvoir adjudicateur constate qu'une offre anormalement basse résulte de l'obtention d'une aide d'État, il ne peut rejeter cette offre, pour ce seul motif, que si le soumissionnaire ne peut faire la preuve dans un délai raisonnable fixé par le pouvoir adjudicateur que cette aide a été octroyée de manière définitive et suivant les procédures et les décisions précisées dans la réglementation communautaire en matière d'aides d'État.

Article 140

Délais de réception des offres et demandes de participation

(Article 98, paragraphe 1, du règlement financier)

1. Les délais de réception des offres et des demandes de participation, fixés en jours calendrier par les pouvoirs adjudicateurs, sont suffisamment longs pour que les intéressés disposent d'un délai raisonnable et approprié pour préparer et déposer leurs offres, compte tenu notamment de la complexité du marché ou de la nécessité d'une visite des lieux ou d'une consultation sur place de documents annexés au cahier des charges.

2. Dans les procédures ouvertes, le délai minimal de réception des offres est de cinquante-deux jours à compter de la date d'envoi de l'avis de marché.

3. Dans les procédures restreintes et les procédures négociées avec avis de marché, le délai minimal de réception des demandes de participation est de trente-sept jours à compter de la date d'envoi de l'avis de marché.

Dans les procédures restreintes pour des marchés situés au-delà des seuils fixés à l'article 158, le délai minimal de réception des offres est de quarante jours à compter de la date d'envoi de l'invitation à soumissionner.

Dans les procédures restreintes visées à l'article 128, le délai minimal de réception des offres est de vingt et un jours à compter de la date d'envoi de l'invitation à soumissionner.

4. Dans les cas où, conformément à l'article 118, les pouvoirs adjudicateurs ont envoyé pour publication un avis de pré-information comportant toutes les informations requises dans l'avis de marché, entre un minimum de cinquante-deux jours et un maximum de douze mois avant la date d'envoi de l'avis de marché, le délai minimal pour la réception des offres peut être ramené en règle générale à trente-six jours et n'est en aucun cas inférieur à vingt-deux jours à compter de la date d'envoi de l'avis de marché, pour les procédures ouvertes, ou peut être réduit à vingt-six jours à compter de l'envoi de l'invitation à soumissionner, pour les procédures restreintes.

Article 141

Délais pour l'accès aux documents d'appel à la concurrence

(Article 98, paragraphe 1, du règlement financier)

1. Pour autant qu'ils aient été demandés en temps utile avant la date limite de présentation des offres, les cahiers des charges et les documents complémentaires sont envoyés à tous les opérateurs économiques qui ont demandé un cahier des charges ou manifesté un intérêt à soumissionner dans les six jours calendrier suivant la réception de la demande.

2. Pour autant qu'ils aient été demandés en temps utile, les renseignements complémentaires sur les cahiers des charges sont communiqués simultanément à tous les opérateurs économiques qui ont demandé un cahier des charges ou manifesté un intérêt à soumissionner six jours calendrier au plus tard avant la date limite fixée pour la réception des offres ou, pour les demandes de renseignements reçues moins de huit jours calendrier avant la date limite fixée pour la réception des offres, le plus vite possible après la réception de la demande de renseignements.

3. Lorsque, pour quelque raison que ce soit, le cahier des charges et les documents ou renseignements complémentaires ne peuvent être fournis dans les délais fixés aux paragraphes 1 et 2 ou lorsque les offres ne peuvent être faites qu'à la suite d'une visite des lieux ou après consultation sur place de documents annexés au cahier des charges, les délais de réception des offres visés à l'article 140 sont prolongés afin que tous les opérateurs économiques puissent prendre connaissance de toutes les informations nécessaires pour la formulation des offres, sous réserve des dispositions de l'article 240. Cette prolongation fait l'objet d'une publicité appropriée, selon les modalités prévues aux articles 118 à 121.

4. Si tous les documents d'appels à la concurrence sont d'accès libre, complet et direct par voie électronique, l'avis de marché visé à l'article 118, paragraphe 3, mentionne l'adresse du site Internet à laquelle ces documents peuvent être consultés.

Les documents et renseignements complémentaires éventuels sont alors également d'accès libre, complet et direct dès leur communication à tous les opérateurs économiques qui ont demandé un cahier des charges ou manifesté un intérêt à soumissionner.

Article 142

Délais en cas d'urgence

(Article 98, paragraphe 1, du règlement financier)

1. Dans le cas où l'urgence, dûment motivée, rend impraticables les délais minimaux prévus à l'article 140, paragraphe 3, les pouvoirs adjudicateurs peuvent fixer, en jours calendrier, les délais suivants:

a) pour la réception des demandes de participation, un délai qui ne peut être inférieur à quinze jours à compter de la date d'envoi de l'avis de marché;

b) pour la réception des offres, un délai qui ne peut être inférieur à dix jours à compter de la date de l'invitation à soumissionner.

2. Pour autant qu'ils aient été demandés en temps utile, les renseignements complémentaires sur les cahiers des charges sont communiqués à tous les candidats quatre jours calendrier au plus tard avant la date limite fixée pour la réception des offres.

Article 143

Modalités de communication

(Article 98, paragraphe 1, du règlement financier)

1. Les demandes de participation se font par lettre, par télécopieur ou par courrier électronique; dans ces deux derniers cas, elles sont confirmées par lettre envoyée avant l'expiration des délais visés aux articles 140 et 251.

2. La transmission des offres se fait, au choix des soumissionnaires:

a) soit par la poste, auquel cas les documents d'appel à la concurrence précisent alors qu'est retenue la date d'envoi par recommandé, le cachet de la poste faisant foi;

b) soit par dépôt dans les services de l'institution directement ou par tout mandataire du soumissionnaire, y compris par messagerie, auquel cas les documents d'appel à la concurrence précisent, outre les informations visées à l'article 130, paragraphe 2, point a), le service auquel les offres sont remises contre reçu daté et signé.

3. Afin de conserver le secret et d'éviter toute difficulté dans le cas des envois d'offres par lettre, la mention suivante figure dans l'appel d'offres:

"L'envoi est fait sous double enveloppe. Les deux enveloppes seront fermées, l'enveloppe intérieure portant, en plus de l'indication du service destinataire, comme indiqué dans l'appel d'offres, la mention appel d'offres - à ne pas ouvrir par le service du courrier. Si des enveloppes autocollantes sont utilisées, elles seront fermées à l'aide de bandes collantes au travers desquelles sera apposée la signature de l'expéditeur."

Article 144

Garanties de soumission

(Article 98, paragraphe 2, du règlement financier)

Le pouvoir adjudicateur peut exiger une garantie de soumission conforme aux dispositions de l'article 150 représentant 1 à 2 % de la valeur globale du marché.

Elle est libérée à l'attribution du marché. Elle est saisie en l'absence de dépôt d'une offre à la date limite fixée à cet effet ou en cas de retrait ultérieur de l'offre soumise.

Article 145

Ouverture des offres et demandes de participation

(Article 98, paragraphe 3, du règlement financier)

1. Toutes les demandes de participation et offres qui ont respecté les dispositions de l'article 143, paragraphes 1 et 2, sont ouvertes.

2. Pour les marchés d'un montant supérieur au seuil visé à l'article 129, paragraphe 2, l'ordonnateur compétent nomme une commission d'ouverture des offres.

Cette commission est composée d'au moins trois personnes représentant au moins deux entités organisationnelles de l'institution concernée sans lien hiérarchique entre elles. En vue de prévenir toute situation de conflit d'intérêts, ces personnes sont soumises aux obligations visées à l'article 52 du règlement financier.

Dans les représentations et les unités locales visées à l'article 254, en l'absence d'entités distinctes, l'obligation d'entités organisationnelles sans lien hiérarchique entre elles ne s'applique pas.

3. Un ou plusieurs membres de la commission d'ouverture paraphent les documents prouvant la date et l'heure d'envoi de chaque offre.

En outre, ils paraphent:

a) soit chaque page de chaque offre;

b) soit la page de couverture et les pages de l'offre financière pour chaque offre, l'intégrité de l'offre originale étant garantie par toute technique appropriée mise en oeuvre par un service indépendant du service ordonnateur, sauf dans les cas visés au paragraphe 2, troisième alinéa.

En cas d'attribution par adjudication, conformément à l'article 138, paragraphe 1, point a), les prix mentionnés dans les offres conformes sont proclamés.

Les membres de la commission signent le procès-verbal d'ouverture des offres reçues, qui identifie les offres conformes et les offres non conformes et qui motive les rejets pour non-conformité au regard des modalités de dépôt visées à l'article 43.

Article 146

Comité d'évaluation des offres et demandes de participation

(Article 98, paragraphe 4, du règlement financier)

1. Toutes les demandes de participation et offres déclarées conformes sont évaluées et classées par un comité d'évaluation sur la base des critères d'exclusion, de sélection et d'attribution préalablement annoncés.

Il est nommé par l'ordonnateur compétent aux fins d'émettre un avis consultatif, pour les marchés d'un montant supérieur au seuil visé à l'article 129, paragraphe 2.

2. Le comité d'évaluation est composé d'au moins trois personnes représentant au moins deux entités organisationnelles de l'institution concernée sans lien hiérarchique entre elles. En vue de prévenir toute situation de conflit d'intérêts, ces personnes sont soumises aux obligations visées à l'article 52 du règlement financier.

Dans les représentations et les unités locales visées à l'article 254, en l'absence d'entités distinctes, l'obligations d'entités organisationnelles sans lien hiérarchique entre elles ne s'applique pas.

La composition de ce comité peut être identique à celle de la commission d'ouverture des offres.

3. Les demandes de participation et les offres qui ne contiennent pas tous les éléments essentiels exigés dans les documents d'appels d'offres ou qui ne correspondent pas aux exigences spécifiques qui y sont fixées sont éliminées.

Toutefois, le comité d'évaluation peut inviter le candidat ou le soumissionnaire à compléter ou à expliciter les pièces justificatives présentées relatives aux critères d'exclusion et de sélection, dans le délai qu'il fixe.

4. Dans les cas d'offres anormalement basses visées à l'article 39, le comité d'évaluation demande les précisions opportunes sur la composition de l'offre.

Article 147

Résultat de l'évaluation

(Articles 99 et 100 du règlement financier)

1. Un procès-verbal d'évaluation et de classement des demandes de participation et offres déclarées conformes est établi et daté. Il est signé par tous les membres du comité d'évaluation. Il est conservé aux fins de référence ultérieure.

2. Il comporte au moins:

a) le nom et l'adresse du pouvoir adjudicateur, l'objet et la valeur du marché ou du contrat-cadre;

b) le nom des candidats ou soumissionnaires exclus et les motifs de leur rejet;

c) le nom des candidats ou soumissionnaires retenus pour examen et la justification de leur choix;

d) les motifs du rejet des offres jugées anormalement basses;

e) le nom des candidats ou du contractant proposés et la justification de ce choix, ainsi que, si elle est connue, la part du marché ou du contrat-cadre que le contractant a l'intention de sous-traiter à des tiers.

3. Le pouvoir adjudicateur prend ensuite sa décision comprenant au moins:

a) ses nom et adresse, ainsi que l'objet et la valeur du marché ou du contrat-cadre;

b) le nom des candidats ou soumissionnaires exclus et les motifs de leur rejet;

c) le nom des candidats ou soumissionnaires retenus pour examen et la justification de leur choix;

d) les motifs du rejet des offres jugées anormalement basses;

e) le nom des candidats ou du contractant retenus et la justification de ce choix au regard des critères de sélection ou d'attribution préalablement annoncés, ainsi que, si elle est connue, la part du marché ou du contrat-cadre que le contractant a l'intention de sous-traiter à des tiers;

f) en ce qui concerne les procédures négociées, les circonstances visées aux articles 126, 127, 242, 244, 246 et 247 qui les justifient;

g) le cas échéant, les raisons pour lesquelles le pouvoir adjudicateur a renoncé à passer un marché.

Article 148

Contacts entre pouvoirs adjudicateurs et soumissionnaires

(Article 99 du règlement financier)

1. Les contacts entre le pouvoir adjudicateur et les soumissionnaires sont autorisés à titre exceptionnel pendant le déroulement d'une procédure de passation de marché dans les conditions prévues aux paragraphes 2 et 3.

2. Avant la date de clôture du dépôt des offres, pour les documents et renseignements complémentaires visés à l'article 141, le pouvoir adjudicateur peut:

a) à l'initiative des soumissionnaires fournir des renseignements supplémentaires ayant strictement pour but d'expliciter la nature du marché qui sont communiqués à la même date à tous les soumissionnaires qui ont demandé le cahier des charges;

b) de sa propre initiative, s'il s'aperçoit d'une erreur, d'une imprécision, d'une omission ou de toute autre insuffisance matérielle dans la rédaction de l'avis de marché, de l'invitation à soumissionner ou du cahier des charges, en informer les intéressés à la même date et dans des conditions strictement identiques à celles de l'appel à la concurrence.

3. Après l'ouverture des offres, dans le cas où une offre donnerait lieu à des demandes d'éclaircissement ou s'il s'agit de corriger des erreurs matérielles manifestes dans la rédaction de l'offre, le pouvoir adjudicateur peut prendre l'initiative d'un contact avec le soumissionnaire, ce contact ne pouvant conduire à une modification des termes de l'offre.

4. Dans tous les cas où des contacts ont eu lieu, il est établi une "note pour le dossier".

Article 149

Information des candidats et soumissionnaires

(Article 100, paragraphe 2, et article 101 du règlement financier)

1. Les pouvoirs adjudicateurs informent dans les meilleurs délais les candidats et les soumissionnaires des décisions prises concernant l'attribution du marché, y inclus les motifs pour lesquels ils ont décidé de renoncer à passer un marché pour lequel il y a eu mise en concurrence ou de recommencer la procédure.

2. Le pouvoir adjudicateur communique, dans un délai maximal de quinze jours calendrier à compter de la réception d'une demande écrite, les informations mentionnées à l'article 100, paragraphe 2, du règlement financier.

Section 4

Garantie et contrôle

Article 150

Caractéristiques des garanties préalables

(Article 102 du règlement financier)

1. Lorsqu'il est exigé des fournisseurs, entrepreneurs ou prestataires la production d'une garantie préalable, celle-ci doit couvrir un montant et une période suffisants pour permettre de l'actionner.

2. La garantie est fournie par une banque ou un organisme financier agréé. Elle peut être remplacée par une caution personnelle et solidaire d'un tiers.

Cette garantie est libellée en euros.

Elle a pour objet de rendre la banque, l'organisme financier ou le tiers caution solidaire irrévocable ou garant à première demande des obligations du contractant.

Article 151

Garantie de bonne fin

(Article 102 du règlement financier)

1. Sous réserve des dispositions de l'article 250, une garantie de bonne fin peut être exigée par l'ordonnateur selon les conditions commerciales habituelles pour les marchés de fournitures et de services et selon les cahiers des charges spéciaux pour les marchés de travaux.

Cette garantie est obligatoire au-delà de 345000 euros pour les marchés de travaux.

2. Une garantie correspondant à 10 % de la valeur totale du marché peut être constituée au fur et à mesure par retenue sur les paiements effectués.

Elle peut être remplacée par une retenue opérée sur le paiement final en vue de constituer une garantie jusqu'à la réception définitive des services, fournitures ou travaux.

3. Les garanties sont libérées dans les conditions prévues par le contrat, sauf dans les cas d'inexécution, de mauvaise exécution ou de retard d'exécution du marché. Elles sont alors saisies proportionnellement à la gravité du préjudice subi.

Article 152

Garanties pour préfinancements

(Article 102 du règlement financier)

Une garantie est exigée en contrepartie du versement de préfinancements supérieurs à 150000 euros.

Elle est libérée au fur et à mesure de l'apurement du préfinancement, en déduction des paiements intermédiaires ou de solde effectués au bénéfice du contractant dans les conditions prévues par le contrat.

Article 153

Suspensions en cas d'erreurs ou irrégularités

(Article 103 du règlement financier)

1. La suspension du marché prévue à l'article 103 du règlement financier a pour objet de vérifier la réalité des erreurs et irrégularités substantielles ou fraudes présumées. Si elles ne sont pas confirmées, l'exécution du marché est reprise à l'issue de cette vérification.

2. Est constitutive d'une erreur ou d'une irrégularité substantielle toute violation d'une disposition contractuelle ou réglementaire résultant d'un acte ou d'une omission qui a ou aurait pour effet de porter préjudice au budget communautaire.

CHAPITRE 2

Dispositions applicables aux marchés passés par les institutions communautaires pour leur propre compte

Article 154

Identification du niveau adéquat pour le calcul des seuils

(Article 104 du règlement financier)

Il incombe à chaque ordonnateur délégué ou subdélégué au sein de chaque institution d'évaluer si les seuils visés à l'article 105 du règlement financier sont atteints.

Article 155

Marchés distincts et par lots

(Article 105 du règlement financier)

1. La valeur estimée d'un marché ne peut être établie dans l'intention de soustraire celui ci aux obligations définies par le présent règlement. Aucun marché ne peut être scindé aux mêmes fins.

2. Lorsque l'objet d'un marché de services ou de travaux est réparti en plusieurs lots faisant l'objet chacun d'un marché, la valeur de chaque lot doit être prise en compte pour l'évaluation globale du seuil applicable.

Lorsque la valeur globale des lots égale ou dépasse les seuils visés à l'article 158, les dispositions de l'article 90, paragraphe 1, et de l'article 91, paragraphes 1 et 2, du règlement financier s'appliquent à chacun des lots, sauf pour des lots dont la valeur estimée est inférieure à 80000 euros pour des marchés de services ou à un million d'euros pour des marchés de travaux, pour autant que le montant cumulé de ces lots n'excède pas 20 % de la valeur cumulée de l'ensemble des lots formant le marché en cause.

3. Lorsqu'un achat envisagé de fournitures homogènes peut donner lieu à des marchés simultanés en lots séparés, la valeur estimée de la totalité de ces lots est prise comme base pour l'évaluation du seuil applicable.

Article 156

Modalités d'estimation de la valeur de certains marchés

(Article 105 du règlement financier)

1. Aux fins du calcul du montant estimé d'un marché, le pouvoir adjudicateur inclut la rémunération totale estimée du soumissionnaire.

Lorsqu'un marché prévoit des options, la base de calcul est le montant maximal autorisé, y compris le recours aux options.

2. Pour des marchés de services, sont pris en compte:

a) pour des assurances, la prime payable;

b) pour des services bancaires ou financiers, les honoraires, commissions, intérêts et autres modes de rémunération;

c) pour les marchés impliquant de la conception, les honoraires, primes ou commissions payables.

3. Pour des marchés de services n'indiquant pas un prix total ou des marchés de fournitures ayant pour objet le crédit-bail, la location ou la location-vente de produits, est prise comme base pour le calcul du montant estimé:

a) dans l'hypothèse de marchés d'une durée déterminée:

i) égale ou inférieure à quarante-huit mois pour des services ou douze mois pour des fournitures, la valeur totale pour toute leur durée;

ii) supérieure à douze mois pour des fournitures, la valeur totale incluant le montant estimé de la valeur résiduelle;

b) dans l'hypothèse de marchés d'une durée non déterminée ou, pour les services, supérieure à quarante-huit mois, la valeur mensuelle multipliée par quarante-huit.

4. Pour des marchés de services ou de fournitures présentant un caractère de régularité ou destinés à être renouvelés au cours d'une période donnée, est prise pour base:

a) soit la valeur réelle globale des contrats successifs analogues passés pour la même catégorie de services ou de produits au cours des douze mois ou de l'exercice précédents, corrigée, si possible, pour tenir compte des modifications en quantité ou en valeur qui surviendraient au cours des douze mois suivant le contrat initial;

b) soit la valeur estimée globale des contrats successifs au cours des douze mois suivant la première prestation ou livraison ou pendant la durée du contrat dans la mesure où celle-ci est supérieure à douze mois.

5. Pour les marchés de travaux, outre le montant des travaux est pris en compte la valeur totale estimée des fournitures nécessaires à l'exécution des travaux et mises à la disposition de l'entrepreneur par le pouvoir adjudicateur.

Article 157

Seuils pour les avis de pré-information

(Article 105 du règlement financier)

Les seuils visés à l'article 118 pour la publication d'un avis de pré-information sont fixés à:

a) 750000 euros pour les marchés de fournitures et de services figurant à l'annexe IA de la directive 92/50/CEE;

b) 6242028 euros pour les marchés de travaux.

Article 158

Seuils pour l'application des procédures des directives marchés publics

(Article 105 du règlement financier)

1. Les seuils visés à l'article 105 du règlement financier sont fixés à:

a) 162293 euros pour les marchés de fournitures et de services figurant à l'annexe IA de la directive 92/50/CEE, à l'exclusion des marchés de recherche et de développement figurant dans la catégorie 8 de cette annexe;

b) 200000 euros pour les marchés de services figurant à l'annexe IB de la directive 92/50/CEE et pour les marchés de services de recherche et de développement figurant à la catégorie 8 de l'annexe IA de ladite directive;

c) 6242028 euros pour les marchés de travaux.

2. Les délais visés à l'article 105 du règlement financier sont précisés aux articles 140, 141 et 142.

Article 159

Preuves en matière d'accès aux marchés

(Articles 106 et 107 du règlement financier)

Les cahiers des charges prescrivent aux soumissionnaires d'indiquer l'État dans lequel ils ont leur siège ou sont domiciliés, en présentant les preuves requises en la matière selon leur loi nationale.

TITRE VI

SUBVENTIONS

CHAPITRE 1

Champ d'application

Article 160

Champ d'application

(Article 108 du règlement financier)

1. La procédure d'octroi et de conclusion de conventions par la Commission avec les organismes visés à l'article 54 du règlement financier, au titre du cofinancement de leurs dépenses de fonctionnement et pour la mise à disposition des crédits opérationnels dont la gestion leur est déléguée, et avec les bénéficiaires des conventions de financement visées à l'article 166 dudit règlement n'est pas soumise aux dispositions du présent titre.

Les subventions versées par ces bénéficiaires en application de ces conventions sont en revanche régies par le présent titre.

2. Sont également régies par les dispositions du présent titre:

a) l'avantage lié à la bonification d'intérêts sur certains prêts;

b) les participations en capital, à l'exception de celles au profit d'institutions financières internationales telles que la Banque européenne de reconstruction et de développement (BERD), et les subventions conditionnellement remboursables.

3. Les contributions des Communautés au titre des cotisations à des organismes dont elles sont membres ne sont pas régies par les dispositions du présent titre.

Article 161

Actions susceptibles d'être subventionnées

(Article 108 du règlement financier)

Une action susceptible d'être subventionnée au sens de l'article 108 du règlement financier doit être clairement identifiée.

Aucune action ne peut être scindée dans l'intention de la soustraire aux règles de financement définies par le présent règlement.

Article 162

Organismes poursuivant un but d'intérêt général européen

(Article 108 du règlement financier)

Un organisme poursuivant un but d'intérêt général européen est:

a) soit un organisme européen à vocation d'éducation, de formation, d'information ou de recherche et d'étude sur les politiques européennes ou un organisme européen de normalisation;

b) soit un réseau européen représentatif d'organismes à but non lucratif actifs dans les États membres ou des pays tiers candidats et promouvant des principes et politiques s'inscrivant dans les objectifs des traités.

Article 163

Partenaires

(Article 108 du règlement financier)

1. Les conventions spécifiques de subventions peuvent être encadrées par des conventions-cadres de partenariat.

2. Une convention-cadre de partenariat peut être conclue avec des bénéficiaires en vue d'établir une relation de coopération dans une perspective de long terme avec la Commission.

Cette convention-cadre précise les objectifs communs, la nature des actions envisagées à titre ponctuel ou dans le cadre d'un programme de travail annuel agréé, la procédure d'octroi de subventions spécifiques, dans le respect des principes et règles de procédure du présent titre, ainsi que les droits et obligations généraux de chaque partie dans le cadre des conventions spécifiques.

La durée de ces accords ne peut excéder quatre ans, sauf dans des cas exceptionnels dûment justifiés, notamment par l'objet de la convention-cadre.

Les ordonnateurs ne peuvent recourir aux conventions-cadres de façon abusive ou de telle sorte qu'elles aient pour objet ou pour effet d'enfreindre les principes de transparence et d'égalité de traitement entre demandeurs.

3. Les conventions-cadres de partenariat sont assimilées à des subventions pour leur procédure d'attribution; elles sont soumises aux procédures de publicité ex ante visées à l'article 167.

4. Les subventions spécifiques fondées sur les conventions-cadres de partenariat sont octroyées selon les procédures prévues dans lesdites conventions, dans le respect des principes du présent titre.

Elles font l'objet de la publicité ex post prévue à l'article 169.

5. Seules les conventions spécifiques fondées sur ces conventions-cadres sont précédées d'un engagement budgétaire.

Article 164

Contenu des conventions de subventions

(Article 108 du règlement financier)

1. La convention précise en particulier:

a) son objet;

b) son bénéficiaire;

c) sa durée, à savoir:

i) sa date d'entrée en vigueur et de fin;

ii) la date de démarrage et la durée de l'action ou de l'exercice subventionnés,

d) le financement maximal possible, sous la forme:

i) du montant maximal de la subvention, et

ii) du taux plafond de financement des coûts de l'action ou du programme de travail agréé, sauf dans le cas des forfaits visés à l'article 181, paragraphe 1;

e) le descriptif détaillé de l'action ou, pour une subvention de fonctionnement, le programme de travail agréé par l'ordonnateur pour l'exercice;

f) les conditions générales applicables à toutes les conventions de même type incluant notamment la définition de la loi applicable à la convention, la juridiction compétente en cas de contentieux et l'acceptation par le bénéficiaire des contrôles de la Commission, de l'OLAF et de la Cour des Comptes, ainsi que des règles de publicité ex post visées à l'article 169, conformément aux dispositions du règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil(18). La convention peut prévoir les modalités et les délais de suspension conformément à l'article 183;

g) le budget prévisionnel global et le détail des coûts éligibles de l'action ou du programme de travail agréé, sauf dans le cas des forfaits visés à l'article 181, paragraphe 1;

h) lorsque la mise en oeuvre de l'action nécessite la passation de marchés, les principes visés à l'article 184 ou les règles de passation des marchés que doit respecter le bénéficiaire;

i) les responsabilités du bénéficiaire, notamment en matière de bonne gestion financière et de remise de rapports d'activité et financiers;

j) les modalités et délais d'approbation de ces rapports et de paiement par la Commission.

2. Dans les cas visés à l'article 163, la convention-cadre précise les informations visées au paragraphe 1, points a), b), c) i), d) ii), f), h), i) et j), du présent article.

La convention spécifique contient les informations visées au paragraphe 1, points a), b), c), d), e), g) et, en tant que de besoin, i).

3. Les conventions de subventions ne peuvent être modifiées que par la voie d'avenants écrits. Ces avenants ne peuvent avoir pour objet ou pour effet d'apporter aux conventions des modifications susceptibles de remettre en cause la décision d'attribution de la subvention, ni de violer l'égalité de traitement entre demandeurs.

CHAPITRE 2

Principes d'octroi

Article 165

Règle du non-profit

(Article 109, paragraphe 2, du règlement financier)

1. La subvention ne peut avoir pour objet ou pour effet de donner lieu à profit pour le bénéficiaire. Le profit se définit comme:

a) un excédent de l'ensemble des recettes par rapport aux coûts de l'action en cause lors de la présentation de la demande de paiement final pour une subvention d'action, sous réserve des dispositions du deuxième alinéa;

b) un solde excédentaire du budget de fonctionnement d'un organisme bénéficiaire d'une subvention de fonctionnement.

Pour les actions dont l'objet même est de renforcer la capacité financière du bénéficiaire, dans le domaine des actions extérieures, est également considéré comme profit la distribution, aux membres constituant l'organisme bénéficiaire d'une subvention d'action, du surplus de revenu né de son activité avec pour effet leur enrichissement personnel.

2. Les dispositions du paragraphe 1 ne sont pas d'application pour les bourses d'études, de recherche ou de formation professionnelle versées à des personnes physiques, ni dans le cas de prix octroyés suite à des concours, ni dans le cas des forfaits visés à l'article 181, paragraphe 1.

Article 166

Programmation annuelle

(Article 110, paragraphe 1, du règlement financier)

1. Le programme de travail annuel en matière de subventions est adopté par la Commission. Il est publié sur le site Internet de la Commission consacré aux subventions au plus tard le 31 janvier de chaque exercice.

Le programme de travail précise l'acte de base, les objectifs, le calendrier des appels à proposition avec leur montant indicatif et les résultats attendus.

2. Toute modification substantielle du programme de travail fait l'objet d'une publication complémentaire dans les conditions visées au paragraphe 1.

Article 167

Contenu des appels à propositions

(Article 110, paragraphe 1, du règlement financier)

1. Les appels à propositions spécifient:

a) les objectifs poursuivis;

b) les critères d'éligibilité, de sélection et d'attribution tels que visés aux articles 114 et 115 du règlement financier, ainsi que les pièces justificatives y afférentes;

c) les modalités de financement communautaire;

d) les modalités et la date limite de dépôt des propositions et la date possible de démarrage des actions, ainsi que la date envisagée pour la clôture de la procédure d'attribution.

2. Les appels à propositions sont publiés sur le site Internet des institutions européennes et, éventuellement, sur tout autre support approprié, dont le Journal officiel des Communautés européennes, afin d'en assurer la publicité la plus large possible auprès des bénéficiaires potentiels.

Article 168

Exceptions aux appels à propositions

(Article 110, paragraphe 1, du règlement financier)

1. Des subventions peuvent être octroyées sans appel à propositions uniquement dans les cas suivants:

a) dans le cadre de l'aide humanitaire, au sens du règlement (CE) n° 1257/96 du Conseil(19), ainsi que des aides visant des situations de crise au sens du paragraphe 2;

b) dans d'autres cas d'urgence exceptionnels et dûment justifiés;

c) au bénéfice d'organismes se trouvant dans une situation de monopole de droit ou de fait, dûment motivée dans la décision d'attribution correspondante de la Commission;

d) au bénéfice d'organismes identifiés par un acte de base pour recevoir une subvention.

2. Une situation de crise est, pour des pays tiers, une situation qui menace l'ordre public, la sécurité et la sûreté des personnes, risquant de dégénérer en un conflit armé ou menaçant de déstabiliser le pays et qui pourrait nuire gravement:

a) à la sauvegarde des valeurs communes, des intérêts fondamentaux, de l'indépendance et de l'intégrité de l'Union européenne;

b) à la sécurité de l'Union européenne, au maintien de la paix et à la sécurité internationale, à la promotion de la coopération internationale ou au développement et au renforcement de la démocratie, de l'état de droit, du respect des droits de l'homme et des libertés fondamentales, conformément à l'article 11 du traité sur l'Union européenne et à l'article 3 du règlement (CE) n° 381/2001 du Conseil(20).

Article 169

Publicité ex post

(Article 110, paragraphe 2, du règlement financier)

1. Toutes les subventions octroyées au cours d'un exercice, à l'exclusion des bourses versées à des personnes physiques, sont publiées sur le site Internet des institutions communautaires au cours du premier semestre suivant la clôture de l'exercice budgétaire au titre duquel elles ont été attribuées.

Dans les cas de gestion déléguée aux organismes visés à l'article 54 du règlement financier, figure au moins un renvoi à l'adresse du site où se trouvent ces informations si elles ne sont pas publiées directement sur le site Internet des institutions communautaires.

Elles peuvent également être publiées sur tout autre support approprié, dont le Journal officiel des Communautés européennes.

2. Sont publiés, avec l'accord du bénéficiaire, conformément à l'article 164, paragraphe 1, point f):

a) le nom et l'adresse des bénéficiaires;

b) l'objet de la subvention;

c) le montant accordé et, sauf dans le cas des forfaits visés à l'article 181, paragraphe 1, le taux de financement des coûts de l'action ou du programme de travail agréé.

Il peut être dérogé à l'obligation prévue au premier alinéa si la divulgation des informations risque d'attenter à la sécurité des bénéficiaires ou de porter préjudice à leurs intérêts commerciaux.

Article 170

Financements conjoints

(Article 111 du règlement financier)

Une action peut faire l'objet d'un financement conjoint sur des lignes budgétaires distinctes par plusieurs ordonnateurs.

Article 171

Rétroactivité pour la gestion de l'aide humanitaire et des situations de crise

(Article 112 du règlement financier)

Afin d'assurer le bon déroulement des opérations d'aide humanitaire ou se déroulant dans des situations de crise au sens de l'article 168, paragraphe 2, les dépenses exposées par un bénéficiaire avant la date de dépôt de sa demande sont éligibles au financement communautaire uniquement dans les cas suivants:

a) lorsque les dépenses sont liées à la constitution par le demandeur de stocks mis en oeuvre dans le cadre de l'action subventionnée;

b) exceptionnellement, et pour des raisons dûment justifiées, lorsque la décision de financement et la convention de subvention le prévoient explicitement en fixant une date d'éligibilité antérieure à la date de dépôt de la demande.

Article 172

Cofinancements externes

(Article 113 du règlement financier)

1. Le bénéficiaire justifie le montant des cofinancements apportés, soit en ressources propres, soit sous la forme de transferts financiers en provenance de tiers, soit encore en nature, sauf dans le cas des forfaits visés à l'article 181, paragraphe 1.

2. L'ordonnateur compétent peut accepter, dans des cas exceptionnels dûment justifiés, des cofinancements en nature. Dans ce cas, la valorisation de ces apports ne doit pas excéder:

a) soit les coûts réellement supportés et dûment justifiés par des documents comptables;

b) soit les coûts généralement acceptés sur le marché considéré.

Sont exclus du calcul du montant du cofinancement les apports de type immobilier visés à l'article 116, paragraphe 1.

CHAPITRE 3

Procédure d'octroi

Article 173

Demande de financement

(Article 114 du règlement financier)

1. La demande est présentée à l'aide du formulaire diffusé à cet effet par les ordonnateurs compétents et selon les critères définis dans l'acte de base et l'appel à propositions.

2. La demande permet de démontrer l'existence juridique du demandeur, ainsi que sa capacité financière et opérationnelle à mener à son terme l'action ou le programme de travail proposés, sous réserve des dispositions de l'article 176, paragraphe 4.

À cette fin, l'ordonnateur demande une attestation sur l'honneur des bénéficiaires potentiels. Le compte de gestion, le bilan du dernier exercice clos et toute autre pièce justificative demandée dans l'appel à propositions sont, selon l'analyse des risques de gestion effectuée par l'ordonnateur compétent sous sa responsabilité, également joints à la demande.

3. Le budget de l'action ou de fonctionnement joint à la demande doit être équilibré en dépenses et en recettes et indiquer clairement les coûts éligibles à un financement à charge du budget communautaire, sauf dans le cas des forfaits visés à l'article 181, paragraphe 1.

4. Pour les actions dont le coût à financer est supérieur à 300000 euros et pour les subventions de fonctionnement de plus de 75000 euros, la demande est accompagnée d'un rapport d'audit externe produit par un contrôleur des comptes agréé. Ce rapport certifie les comptes du dernier exercice disponible et donne une appréciation sur la viabilité financière du demandeur au sens de l'article 176, paragraphe 2.

La disposition du premier alinéa ne s'applique qu'à la première demande introduite par un même bénéficiaire auprès d'un ordonnateur lors d'un même exercice budgétaire.

En cas de conventions liant la Commission et plusieurs bénéficiaires, ces seuils sont à appliquer par bénéficiaire.

Dans le cas des partenariats visés à l'article 163, la production d'un audit externe portant sur les deux derniers exercices disponibles est obligatoire avant la conclusion de la convention-cadre.

L'ordonnateur compétent peut, selon son analyse des risques de gestion, exonérer de cette obligation les organismes publics ainsi que les établissements d'enseignement secondaire ou supérieur, les organisations internationales visées à l'article 43 et les bénéficiaires entre lesquels existe une responsabilité solidaire et conjointe dans le cas de conventions avec plusieurs bénéficiaires.

5. Le demandeur indique les autres sources et montants des financements dont il bénéficie ou demande à bénéficier au cours du même exercice pour la même action ou pour d'autres actions ou au titre de ses activités courantes.

Article 174

Preuves de l'éligibilité des demandeurs

(Article 114 du règlement financier)

Les demandeurs attestent sur l'honneur qu'ils ne se trouvent pas dans une des situations prévues à l'article 93 du règlement financier. L'ordonnateur compétent, selon son analyse des risques de gestion, peut également demander les preuves visées à l'article 134. Les demandeurs sont tenus de fournir ces preuves, sauf impossibilité matérielle reconnue par l'ordonnateur compétent.

Article 175

Sanctions financières et administratives

(Article 114 du règlement financier)

1. Les demandeurs qui se sont rendus coupables de fausses déclarations peuvent être frappés de sanctions financières dans les conditions prévues à l'article 133, au prorata de la valeur des subventions en cause.

Les bénéficiaires qui ont été déclarés en défaut grave d'exécution de leurs obligations contractuelles peuvent être frappés de sanctions financières dans les mêmes conditions.

2. Les demandeurs et bénéficiaires se trouvant dans l'un des cas visés aux articles 93 à 96 du règlement financier peuvent en outre être exclus des subventions et marchés communautaires dans les conditions prévues à l'article 133.

Article 176

Critères de sélection

(Article 115, paragraphe 1, du règlement financier)

1. Les critères de sélection sont publiés dans l'appel à propositions et permettent d'évaluer la capacité financière et opérationnelle du demandeur à mener à son terme l'action ou le programme de travail proposés.

2. Le demandeur doit disposer de sources de financement stables et suffisantes pour maintenir son activité pendant la période de réalisation de l'action ou l'exercice subventionné et pour participer à son financement. Il doit disposer des compétences et qualifications professionnelles requises pour mener à bien l'action ou le programme de travail proposés, sauf disposition spécifique de l'acte de base.

3. La vérification de la capacité financière et opérationnelle s'appuie notamment sur l'analyse des pièces justificatives visées à l'article 173.

4. La vérification de la capacité financière ne s'applique pas aux personnes physiques bénéficiaires de bourses, ni aux organismes publics, ni aux organisations internationales visées à l'article 43.

Dans le cas de partenariats visés à l'article 163, cette vérification s'effectue avant la conclusion de la convention-cadre.

Article 177

Critères d'attribution

(Article 115, paragraphe 2, du règlement financier)

1. Les critères d'attribution sont publiés dans l'appel à propositions.

2. Les critères d'attribution permettent d'octroyer les subventions soit aux actions qui maximisent l'efficacité globale du programme communautaire dont elles assurent la mise en oeuvre, soit aux organismes dont le programme de travail vise à atteindre le même résultat. Ces critères sont définis de manière à assurer également la bonne gestion des fonds communautaires.

L'application de ces critères permet de retenir les projets d'actions ou de programmes de travail qui assurent à la Commission le respect de ses objectifs et priorités et garantissent la visibilité du financement communautaire.

3. Les critères d'attribution sont définis de telle manière qu'il soit ultérieurement possible d'en assurer l'évaluation.

Article 178

Évaluation des demandes et attribution

(Article 116 du règlement financier)

1. L'ordonnateur compétent nomme un comité d'évaluation des propositions, sauf décision de la Commission relative à un programme sectoriel particulier.

Il est composé d'au moins trois personnes représentant au moins deux entités organisationnelles de la Commission sans lien hiérarchique entre elles. En vue de prévenir toute situation de conflit d'intérêts, ces personnes sont soumises aux obligations visées à l'article 52 du règlement financier.

Dans les représentations et les unités locales visées à l'article 254, ainsi que dans les organismes délégataires visés à l'article 160, paragraphe 1, en l'absence d'entités distinctes, l'obligation d'entités organisationnelles sans lien hiérarchique entre elles ne s'applique pas.

Des experts externes peuvent assister le comité par décision de l'ordonnateur compétent.

2. Le comité d'évaluation peut inviter un demandeur à compléter ou expliciter les pièces justificatives établissant sa capacité financière et opérationnelle, dans le délai qu'il fixe.

3. À la fin des travaux du comité d'évaluation, les membres signent un procès-verbal reprenant toutes les propositions examinées, appréciant leur qualité et identifiant celles susceptibles de bénéficier d'un financement. En tant que de besoin, ce procès-verbal établit un classement des propositions examinées.

Il est conservé aux fins de référence ultérieure.

4. L'ordonnateur compétent prend ensuite sa décision comportant au moins:

a) l'objet et le montant global de la décision;

b) le nom des bénéficiaires, l'intitulé des actions, les montants retenus et les raisons de ce choix, y compris dans les cas où il s'écarte de l'avis du comité d'évaluation;

c) le nom des demandeurs exclus et les raisons de ce choix.

5. Les dispositions des paragraphes 1 à 4 ne s'appliquent pas aux bénéficiaires de subventions qui sont identifiés dans l'acte de base.

Article 179

Informations des demandeurs

(Article 116 du règlement financier)

L'information des demandeurs intervient dans les quinze jours calendrier suivant la transmission de la décision d'octroi aux bénéficiaires.

CHAPITRE 4

Paiement et contrôle

Article 180

Justification des demandes de paiement

(Article 117 du règlement financier)

1. Pour chaque subvention, en cas de fractionnement du préfinancement, chaque nouveau versement est subordonné à la consommation du préfinancement précédent à hauteur d'au moins 70 % de son montant total. Le décompte des frais exposés par le bénéficiaire est produit à l'appui de sa demande de nouveau versement.

2. Un audit externe des comptes, produit par un contrôleur des comptes agréé, peut être exigé à l'appui de tout paiement par l'ordonnateur compétent, sur la base de son analyse des risques de gestion. Le rapport d'audit est joint à la demande de paiement, dans le cadre d'une subvention de fonctionnement ou d'action, et vise à certifier que les comptes concernés sont sincères, fiables et appuyés par des pièces justificatives adéquates.

Un audit externe est obligatoire:

a) dans les cas de subventions d'action, pour les paiements suivants:

i) les paiements cumulés de préfinancements et de paiements intermédiaires dépassant 750000 euros par exercice et par convention;

ii) les paiements de solde supérieurs à 150000 euros;

b) dans les cas de subventions de fonctionnement pour les paiements dépassant 75000 euros par exercice.

Toutefois, dans les cas visés au deuxième alinéa, points a) et b), le premier versement de préfinancement ne donne pas lieu à audit.

Selon son analyse des risques de gestion, l'ordonnateur compétent peut de plus exonérer de l'obligation d'audit:

a) les organismes publics et les organisations internationales visées à l'article 43;

b) les bénéficiaires de subventions en matière d'aide humanitaire et de gestion des situations de crise, sauf pour les paiements de solde.

En cas de convention liant la Commission et plusieurs bénéficiaires, les seuils prévus au deuxième alinéa, points a) et b), sont à appliquer par bénéficiaire.

Article 181

Financements forfaitaires

(Article 117 du règlement financier)

1. Outre le cas des bourses et prix, l'acte de base peut autoriser des financements forfaitaires pour des contributions d'un montant inférieur à 5000 euros ou le recours à des barèmes de coûts unitaires.

Afin d'assurer le respect des principes de cofinancement, de non-profit et de bonne gestion financière, l'évaluation de ces forfaits et barèmes est réexaminée au moins tous les deux ans par l'ordonnateur compétent. Elle fait l'objet d'une approbation de la Commission.

2. La convention de subvention peut autoriser la prise en charge forfaitaire:

a) des frais généraux du bénéficiaire, à hauteur de 7 % maximum du total des coûts éligibles de l'action, sauf si le bénéficiaire reçoit une subvention de fonctionnement financée sur le budget communautaire;

b) de certains frais de mission, sur la base d'un barème de per diem approuvé annuellement par la Commission.

Le plafond prévu au premier alinéa, point a), peut être dépassé par décision motivée de la Commission.

Article 182

Garanties préalables

(Article 118 du règlement financier)

1. L'ordonnateur compétent peut exiger du bénéficiaire une garantie préalable afin de limiter les risques financiers liés au versement des préfinancements.

2. Lorsque le préfinancement représente plus de 80 % du montant total de la subvention, le paiement ne peut être effectué que si le bénéficiaire fournit préalablement une garantie soumise à l'appréciation et l'acceptation de l'ordonnateur compétent.

Pour les ONG actives dans le domaine des actions extérieures, cette garantie est exigée pour les préfinancements supérieurs à un million d'euros ou représentant plus de 90 % du montant total de la subvention.

La garantie doit couvrir une période suffisante pour permettre de l'actionner.

3. La garantie est fournie par un organisme bancaire ou financier agréé établi dans l'un des États membres.

Cette garantie peut être remplacée par une caution personnelle et solidaire d'un tiers ou par la garantie solidaire des bénéficiaires d'une action parties à la même convention de subvention.

Cette garantie est libellée en euros.

Elle a pour objet de rendre cet organisme, ce tiers ou les autres bénéficiaires caution solidaire irrévocable ou garant à première demande des obligations du bénéficiaire de la subvention.

4. La garantie est libérée au fur et à mesure de l'apurement du préfinancement, en déduction des paiements intermédiaires ou de solde au bénéficiaire, selon les conditions prévues dans la convention de subvention.

5. L'ordonnateur peut déroger à l'obligation prévue au paragraphe 2 en faveur des organismes publics et des organisations internationales visées à l'article 43.

L'ordonnateur compétent peut également exonérer de cette obligation les bénéficiaires ayant conclu une convention-cadre de partenariat conformément à l'article 163.

Article 183

Suspensions et réductions de subventions

(Article 119 du règlement financier)

1. L'ordonnateur compétent suspend les paiements et, selon l'état d'avancement de la procédure, soit réduit la subvention, soit en demande le remboursement à due concurrence par le ou les bénéficiaires:

a) en cas de non-exécution, de mauvaise exécution, d'exécution partielle ou tardive de l'action ou du programme de travail agréé;

b) lorsque des montants dépassant les plafonds de financement fixés par la convention ont été versés, notamment si l'action ou le programme de travail agréé ont été exécutés à moindre coût que les prévisions initiales;

c) lorsque le budget de l'action ou de fonctionnement révèle un excédent a posteriori.

2. Les paiements peuvent également être suspendus suite à des violations présumées d'autres clauses de la convention. Cette suspension vise à vérifier la réalité des violations présumées et à permettre de procéder, le cas échéant, à leur correction.

CHAPITRE 5

Mise en oeuvre

Article 184

Marchés de mise en oeuvre

(Article 120 du règlement financier)

1. Lorsque la mise en oeuvre des actions subventionnées nécessite la passation d'un marché, les bénéficiaires des subventions attribuent le marché à l'offre économiquement la plus avantageuse, c'est-à-dire celle qui présente le meilleur rapport entre la qualité et le prix, dans le respect des principes de transparence, d'égalité de traitement des contractants potentiels et en veillant à l'absence de conflit d'intérêts.

2. Aux fins du paragraphe 1, l'ordonnateur compétent peut imposer à ces bénéficiaires des règles particulières à suivre, en tenant compte notamment de la valeur des marchés concernés, de l'importance relative de la contribution communautaire dans le coût total de l'action et du risque de gestion.

Dans ce cas, ces règles sont prévues dans la convention de subvention.

TITRE VII

REDDITION DES COMPTES ET COMPTABILITÉ

CHAPITRE 1

Reddition des comptes

Article 185

Rapport sur la gestion budgétaire et financière de l'exercice

(Article 122 du règlement financier)

Le rapport sur la gestion budgétaire et financière de l'exercice expose fidèlement:

a) la réalisation des objectifs de l'exercice, conformément au principe de la bonne gestion financière;

b) la situation financière et les événements qui ont eu une influence significative sur les activités menées pendant l'exercice.

Article 186

Dérogation aux principes comptables

(Article 124 du règlement financier)

Lorsque dans un cas particulier les comptables considèrent qu'il y a lieu de déroger au contenu des principes comptables prévus aux articles 187 à 194, cette dérogation est signalée et dûment motivée dans l'annexe visée à l'article 203.

Article 187

Principe de continuité des activités

(Article 124 du règlement financier)

1. Le principe de continuité des activités signifie que, pour l'élaboration des états financiers, les institutions et les organismes visés à l'article 185 du règlement financier sont présumés avoir une durée de vie illimitée.

2. Lorsqu'il résulte d'éléments objectifs qu'une institution ou qu'un organisme visé à l'article 185 du règlement financier va cesser ses activités, le comptable présente cette information dans l'annexe, avec l'indication des motifs. Il applique les règles comptables en vue de déterminer la valeur de liquidation de l'institution ou de l'organisme concerné.

Article 188

Principe de prudence

(Article 124 du règlement financier)

Le principe de prudence signifie que les actifs ou les produits ne sont pas surévalués et les passifs ou les charges ne sont pas sous-évalués. Cependant, le principe de prudence ne permet pas la création de réserves occultes ou de provisions excessives.

Article 189

Principe de permanence des méthodes

(Article 124 du règlement financier)

1. Le principe de permanence des méthodes signifie que la structure des éléments composant les états financiers, ainsi que les méthodes de comptabilisation et les règles d'évaluation, ne peuvent pas être modifiées d'un exercice à l'autre.

2. Le comptable de la Commission ne peut déroger au principe de permanence des méthodes que dans des cas exceptionnels, notamment:

a) lors d'un changement significatif de la nature des opérations de l'entité;

b) lorsque la modification apportée conduit à une présentation plus appropriée des opérations comptables.

Article 190

Principe de comparabilité des informations

(Article 124 du règlement financier)

1. Le principe de comparabilité des informations signifie que chaque poste des états financiers reprend l'indication du montant relatif au poste correspondant de l'exercice précédent.

2. Lorsqu'en application du paragraphe 1, la présentation ou la classification d'un des éléments des états financiers est modifiée, les montants correspondants de l'exercice précédent sont rendus comparables et reclassés.

S'il est impossible de procéder au reclassement, il y a lieu de l'indiquer dans l'annexe visée à l'article 203.

Article 191

Principe de l'importance relative

(Article 124 du règlement financier)

1. Le principe de l'importance relative signifie que toutes les opérations ayant un caractère significatif pour l'information recherchée sont prises en compte dans les états financiers. L'importance relative s'apprécie notamment par rapport à la nature de la transaction ou de son montant.

2. Des regroupements de transactions peuvent être faits dans la mesure où:

a) la nature des transactions est identique même si leur montant est important;

b) le montant des transactions est négligeable;

c) ces regroupements favorisent la clarté des états financiers.

Article 192

Principe de non-compensation

(Article 124 du règlement financier)

Le principe de non-compensation signifie qu'aucune compensation ne peut être faite entre les créances et les dettes ou entre les charges et les produits, sauf dans le cas de charges et produits résultant de la même transaction, de transactions similaires ou d'opérations de couverture et pour autant qu'ils ne soient pas individuellement significatifs.

Article 193

Principe de prééminence de la réalité sur l'apparence

(Article 124 du règlement financier)

Le principe de prééminence de la réalité sur l'apparence signifie que les événements comptables repris dans les états financiers sont présentés en fonction de leur nature économique.

Article 194

Principe de comptabilité d'exercice

(Article 125 du règlement financier)

1. Le principe de la comptabilité d'exercice signifie que les transactions et les événements sont comptabilisés au moment où ils se produisent et non pas lors du paiement ou du recouvrement effectifs. Ils sont enregistrés dans les comptes des exercices auxquels ils se rapportent.

2. Les méthodes comptables prévues à l'article 133 du règlement financier précisent le fait générateur de la comptabilisation de chaque opération.

Article 195

Évaluation des éléments d'actif et de passif

(Article 125 du règlement financier)

1. L'évaluation des éléments d'actif et de passif se fonde sur le prix d'acquisition ou le coût de revient. Toutefois, la valeur des éléments de l'actif immobilisé autre que financier et des frais d'établissement est diminuée des amortissements. En outre, une diminution de la valeur d'un élément d'actif peut faire l'objet d'une réduction de valeur et une augmentation du passif exigible peut faire l'objet d'une provision.

2. Les normes et méthodes comptables prévues à l'article 133 du règlement financier peuvent déterminer que tous les éléments ou seulement certains d'entre eux sont évalués à une valeur autre que celle du prix d'acquisition.

Article 196

Provisions

(Article 125 du règlement financier)

Une provision est constituée seulement si les conditions suivantes sont réunies:

a) il existe une obligation actuelle résultant d'un événement passé;

b) il est probable qu'une sortie de ressources représentatives d'avantages économiques sera nécessaire pour éteindre l'obligation;

c) le montant de l'obligation peut être estimé de manière fiable.

Article 197

Structure du bilan

(Article 126 du règlement financier)

1. Le bilan est composé des différents postes regroupés en titres et sous-titres.

2. Les postes de l'actif sont classés selon l'ordre croissant de liquidité et ceux du passif selon l'ordre croissant d'exigibilité.

Article 198

Présentation du bilan

(Article 126 du règlement financier)

Pour la présentation du bilan, le comptable reprend au minimum les rubriques suivantes:

Actif

- Frais d'établissement

- Immobilisations incorporelles

- Immobilisations corporelles

- Immobilisations financières

- Créances à plus d'un an

- Stocks

- Créances à un an au plus

- Trésorerie et équivalents de trésorerie

- Comptes transitoires et de régularisation

Passif

- Capitaux propres (constitués du résultat économique de l'exercice, du résultat reporté des exercices antérieurs et des réserves)

- Provisions

- Dettes à plus d'un an

- Dettes à un an au plus

- Comptes transitoires et de régularisation

Article 199

Compte de résultat économique

(Article 126 du règlement financier)

Le compte de résultat économique reflète les produits et charges de l'exercice dont la classification se fait en fonction de leur nature.

Article 200

Présentation du compte de résultat économique

(Article 126 du règlement financier)

Pour la présentation du compte de résultat économique, le comptable tient compte du schéma minimal suivant:

Recettes d'exploitation

- Dépenses d'exploitation

= Résultat d'exploitation

± Résultat financier

= Résultat des activités ordinaires

± Résultats exceptionnels

= Résultat de l'exercice

Article 201

Tableaux des flux de trésorerie

(Article 126 du règlement financier)

Le tableau des flux de trésorerie reflète les mouvements de la trésorerie.

La trésorerie est constituée des éléments suivants:

a) les liquidités;

b) les comptes et dépôts bancaires à vue;

c) les autres valeurs disponibles qui peuvent rapidement être transformées en argent et dont la valeur est stable.

Article 202

Classification des flux de trésorerie

(Article 126 du règlement financier)

1. Le tableau des flux de trésorerie reflète les mouvements de trésorerie classés en flux d'exploitation, en flux d'investissement et en flux financiers.

2. Le flux de trésorerie d'exploitation reprend les mouvements de trésorerie résultant des activités ordinaires.

3. Le flux de trésorerie d'investissement reprend les mouvements de trésorerie résultant de l'acquisition ou de la vente des immobilisations.

4. Le flux de trésorerie financier reprend les mouvements de trésorerie provenant des emprunts et prêts ainsi que de toute autre source financière.

Article 203

Annexe aux états financiers

(Article 126 du règlement financier)

L'annexe visée à l'article 126 du règlement financier fait partie intégrante des états financiers. Elle comporte au moins les informations suivantes:

a) les principes, règles et méthodes comptables;

b) les notes explicatives qui fournissent des informations supplémentaires qui ne sont pas présentées dans le corps des états financiers mais qui sont nécessaires à une image fidèle;

c) les engagements hors bilan qui mentionnent les droits et obligations qui ne sont pas inclus au bilan et sont susceptibles d'avoir une influence importante sur le patrimoine, la situation financière ou le résultat de l'entité concernée.

Article 204

Notes explicatives

(Article 126 du règlement financier)

Les notes explicatives sont présentées par référence croisée aux postes des états financiers auxquels elles se rapportent et dans le même ordre de présentation.

Article 205

Compte de résultat de l'exécution budgétaire

(Article 127 du règlement financier)

1. Le compte de résultat de l'exécution budgétaire contient:

a) une information sur les recettes comprenant:

i) l'évolution des prévisions du budget en recettes;

ii) l'exécution du budget en recettes;

iii) l'évolution des droits constatés;

b) des informations retraçant l'évolution de la totalité des crédits d'engagement et de paiement disponibles;

c) des informations retraçant l'utilisation de la totalité des crédits d'engagement et de paiement disponibles;

d) des informations concernant l'évolution des engagements restant à payer, reportés de l'exercice précédent ou engagés pendant l'exercice.

2. En ce qui concerne l'information sur les recettes, est joint également un état faisant apparaître, par État membre, la répartition des montants restant à recouvrer à la fin de l'exercice correspondant à des ressources propres couvertes par un ordre de recouvrement.

Article 206

Annexe au compte de résultat de l'exécution budgétaire

(Article 127 du règlement financier)

L'annexe au compte de résultat de l'exécution budgétaire visée à l'article 127 du règlement financier comprend au moins:

a) les informations sur les principes budgétaires, types de crédit et structure du budget;

b) les informations sur les engagements restant à liquider;

c) les informations nécessaires à la bonne compréhension de l'exécution budgétaire.

CHAPITRE 2

(Chapitre 3 du règlement financier)

Comptabilité

Section 1

Organisation comptable

Article 207

Organisation comptable

(Article 132 du règlement financier)

1. Le comptable de chaque institution et organisme visé à l'article 185 du règlement financier établit et tient à jour une documentation décrivant l'organisation et les procédures comptables propres à son institution.

2. Pour l'établissement des états financiers, le recours aux recensements extracomptables est limité dans toute la mesure du possible.

3. Les recettes et dépenses budgétaires sont enregistrées dans le système informatisé visé à l'article 208 selon la nature économique de l'opération, en recettes ou dépenses courantes ou en capital.

Article 208

Systèmes informatisés

(Article 132 du règlement financier)

1. La comptabilité est tenue à l'aide d'un système informatique intégré.

2. L'organisation de la comptabilité tenue au moyen de systèmes et sous-systèmes informatisés requiert une description complète des systèmes et sous-systèmes.

Cette description définit le contenu de tous les champs de données et précise la façon selon laquelle le système traite les opérations individuelles. Elle indique comment le système garantit l'existence d'une piste d'audit complète pour chaque opération, ainsi que pour toute modification apportée aux systèmes et sous-systèmes informatisés de façon à pouvoir identifier à tout moment la nature et l'auteur des changements.

Les descriptions des systèmes et sous-systèmes comptables informatiques mentionnent, le cas échéant, les liens existants entre ces derniers et le système comptable central, notamment en matière de transfert de données et de rapprochement des soldes.

3. L'accès aux systèmes et sous-systèmes informatisés est restreint aux personnes incluses sur une liste d'utilisateurs autorisés qui est tenue et mise à jour par chaque institution.

Section 2

Livres comptables

Article 209

Livres comptables

(Article 135 du règlement financier)

1. Chaque institution ou chaque organisme visé à l'article 185 du règlement financier tiennent un livre-journal, un grand livre des comptes et un inventaire.

2. Les livres comptables consistent en des documents informatiques identifiés par le comptable et offrant toute garantie en matière de preuve.

3. Les écritures du livre journal sont reportées dans les comptes du grand livre des comptes, détaillées selon le plan comptable visé à l'article 212.

4. Le livre-journal et le grand livre des comptes peuvent être détaillés en autant de journaux auxiliaires et de livres auxiliaires que l'importance et les besoins l'exigent.

5. Les écritures enregistrées dans les journaux et livres auxiliaires sont centralisées au moins mensuellement dans le livre-journal et dans le grand livre des comptes.

Article 210

Balance générale des comptes

(Article 135 du règlement financier)

Chaque institution et organisme visé à l'article 185 du règlement financier établit une balance des comptes qui reprend tous les comptes de la comptabilité générale, y compris les comptes soldés au cours de l'exercice avec, pour chacun d'eux:

a) le numéro du compte;

b) le libellé;

c) le total des débits;

d) le total des crédits;

e) le solde.

Article 211

Inventaire

(Article 135 du règlement financier)

1. L'inventaire est un recensement de tous les éléments d'actif et de passif, ainsi que des engagements de toute nature, au regard desquels sont mentionnées la quantité et la valeur de chacun d'eux à la date d'inventaire.

2. Les données d'inventaire sont conservées et organisées de manière à justifier le contenu de chacun des comptes repris à la balance générale des comptes.

3. En ce qui concerne l'inventaire des immobilisations les dispositions des articles 220 à 227 s'appliquent.

Section 3

Plan comptable

Article 212

Plan comptable

(Article 135 du règlement financier)

1. Le plan comptable est arrêté par le comptable de la Commission.

2. Le plan comptable regroupe les comptes en classes.

Chaque classe peut être divisée en groupes et sous-groupes, en fonction des besoins.

3. Le plan comptable doit prévoir au moins les classes suivantes:

a) pour les comptes de bilan:

i) classe 1: comptes de capitaux propres, de provisions et de dettes à plus d'un an;

ii) classe 2: comptes de frais d'établissement, d'actifs immobilisés et de créances à plus d'un an;

iii) classe 3: comptes de stock;

iv) classe 4: comptes de créances et de dettes à un an au plus;

v) classe 5: comptes financiers;

b) pour les comptes de gestion:

i) classe 6: comptes de charges;

ii) classe 7: comptes de produits;

c) pour les comptes spéciaux:

classes 8 et 9: comptes spéciaux;

d) pour les opérations hors bilan:

classe 0: opérations hors bilan.

4. Le contenu de chaque compte et classe ainsi que son fonctionnement sont déterminés par le plan comptable.

Section 4

Enregistrement

Article 213

Écritures comptables

(Article 135 du règlement financier)

1. Les écritures sont passées selon la méthode dite "en partie double" en vertu de laquelle tout mouvement ou variation enregistré dans la comptabilité est représenté par une écriture qui établit une équivalence entre ce qui est porté au débit et ce qui est porté au crédit des différents comptes affectés par cette écriture.

2. La contrepartie en euros d'une transaction libellée en une monnaie autre que l'euro est calculée et comptabilisée.

Les transactions en monnaies des comptes réévaluables font l'objet d'une réévaluation monétaire au moins lors de chaque clôture comptable.

Cette réévaluation est effectuée sur base des cours établis conformément à l'article 8.

Le cours à utiliser pour la conversion entre l'euro et une autre monnaie afin d'établir le bilan au 31 décembre de l'année N est celui du dernier jour ouvrable de l'année N - 1.

Article 214

Enregistrements comptables

(Article 135 du règlement financier)

Tout enregistrement comptable précise l'origine, le contenu et l'imputation de chaque donnée, ainsi que les références de la pièce justificative s'y rapportant.

Article 215

Pièces justificatives

(Article 135 du règlement financier)

1. Chaque écriture s'appuie sur une pièce justificative datée et numérotée, établie sur papier ou sur un support assurant la fiabilité et la conservation de son contenu pendant les délais visés à l'article 49.

2. Les opérations de même nature, réalisées en un même lieu et au cours d'une même journée, peuvent être récapitulées sur une pièce justificative unique.

Article 216

Enregistrement dans le livre-journal

(Article 135 du règlement financier)

Les opérations comptables sont enregistrées dans le livre-journal selon une des méthodes suivantes, qui ne sont pas exclusives l'une de l'autre:

a) soit jour par jour, opération par opération;

b) soit par récapitulation mensuelle des totaux des opérations, à la condition de conserver tous les documents permettant de vérifier ces opérations jour par jour, opération par opération.

Article 217

Validation de l'enregistrement

(Article 135 du règlement financier)

1. Le caractère définitif des enregistrements repris au livre-journal et repris dans un livre d'inventaire est assuré par une procédure de validation qui interdit toute modification ou suppression de l'enregistrement.

2. Une procédure de clôture destinée à figer la chronologie et à garantir l'intangibilité des enregistrements est mise en oeuvre au plus tard avant la présentation des états financiers définitifs.

Section 5

Rapprochement et vérification

Article 218

Rapprochement des comptes

(Article 135 du règlement financier)

1. Les soldes des comptes de la balance générale sont rapprochés périodiquement et au moins lors de la clôture annuelle avec les données des systèmes de gestion utilisés par les ordonnateurs pour la gestion des éléments patrimoniaux et pour l'alimentation journalière du système comptable.

2. Périodiquement, et au moins lors de chaque clôture comptable, le comptable vérifie que les données du livre d'inventaire visé à l'article 209 correspondent à la réalité et contrôle notamment:

a) les avoirs en banque, par rapprochement des extraits de compte communiqués par les institutions financières;

b) les fonds détenus en caisse, par rapprochement avec les données du livre de caisse.

En ce qui concerne les comptes d'immobilisations, cet examen se fait conformément aux dispositions de l'article 224.

3. Les comptes de liaison interinstitutionnels sont rapprochés et apurés mensuellement.

4. Les comptes d'attente sont annuellement examinés par le comptable afin de les apurer dans les plus brefs délais.

Section 6

Comptabilité budgétaire

Article 219

Contenu et tenue de la comptabilité budgétaire

(Article 137 du règlement financier)

1. La comptabilité budgétaire enregistre pour chaque subdivision du budget:

a) en ce qui concerne les dépenses:

i) les crédits autorisés dans le budget initial, les crédits inscrits dans des budgets rectificatifs, les crédits reportés, les crédits ouverts suite à la perception de recettes affectées, les crédits résultant de virements et le montant total des crédits ainsi disponibles;

ii) les engagements et les paiements de l'exercice;

b) en ce qui concerne les recettes:

i) les prévisions inscrites dans le budget initial, les prévisions inscrites dans les budgets rectificatifs, les recettes affectées et le montant total des prévisions ainsi évaluées;

ii) les droits constatés et les recouvrements de l'exercice;

c) la reprise des engagements restant à payer et des recettes restant à recouvrer des exercices antérieurs.

Les crédits d'engagement et les crédits de paiement visés au premier alinéa, point a), sont enregistrés et suivis séparément.

Sont également enregistrés en comptabilité budgétaire les engagements provisionnels globaux relatifs au Fonds européen d'orientation et de garantie agricole (FEOGA), section "Garantie", et les paiements correspondants.

Ces engagements sont présentés au regard de l'ensemble des crédits du FEOGA, section "Garantie".

2. La comptabilité budgétaire permet un suivi distinct de:

a) l'utilisation des crédits reportés et des crédits de l'exercice;

b) la liquidation des engagements restant à liquider.

En ce qui concerne les recettes, les créances restant à recouvrer des exercices antérieurs sont suivies séparément.

3. La comptabilité budgétaire peut être organisée de manière à développer une comptabilité analytique.

4. La comptabilité budgétaire est tenue à l'aide des systèmes informatiques, dans des livres ou sur fiches.

CHAPITRE 3

(Chapitre 4 du règlement financier)

Inventaire des immobilisations

Article 220

Inventaire des immobilisations

(Article 138 du règlement financier)

Le système d'inventaire des immobilisations est établi par l'ordonnateur avec l'assistance du comptable. Ce système d'inventaire fournit toutes les informations nécessaires à la tenue de la comptabilité et à la conservation des actifs.

Article 221

Conservation des biens

(Article 138 du règlement financier)

Les institutions arrêtent, chacune pour ce qui la concerne, les dispositions relatives à la conservation des biens repris dans leurs bilans respectifs et déterminent les services administratifs responsables du système d'inventaire.

Article 222

Inscription des biens dans l'inventaire

(Article 138 du règlement financier)

Font l'objet d'une inscription à l'inventaire et d'un enregistrement dans les comptes d'immobilisations, toutes les acquisitions de biens dont le prix d'acquisition ou le coût de revient est égal ou supérieur à 420 euros, dont la durée d'utilisation est supérieure à un an et n'ayant pas un caractère de bien de consommation.

Article 223

Contenu de l'inventaire pour les biens

(Article 138 du règlement financier)

L'inventaire reprend une description appropriée du bien, précise sa localisation, sa date d'acquisition et son coût unitaire.

Article 224

Contrôles de l'inventaire

(Article 138 du règlement financier)

Les contrôles de l'inventaire entrepris par les institutions sont exécutés de manière à s'assurer de l'existence physique de chaque bien et de la conformité de l'inscription à l'inventaire. Ce contrôle est effectué dans le cadre d'un programme annuel de vérification, sauf pour les immobilisations corporelles et incorporelles dont le contrôle sera effectué, au minimum, sur une base triennale.

Article 225

Revente des biens

(Article 138 du règlement financier)

Les membres, les fonctionnaires ou agents et autre personnel des institutions et organismes visés à l'article 185 du règlement financier ne peuvent pas se porter acquéreurs des biens revendus par ces institutions et organismes sauf lorsque ces biens sont revendus par une procédure d'adjudication publique.

Article 226

Procédure de vente des biens immobilisés

(Article 138 du règlement financier)

1. Les ventes des biens immobilisés font l'objet d'une publicité locale appropriée, lorsque la valeur d'achat unitaire de ces biens est égale ou supérieure à 8100 euros. La période comprise entre la date de publication de la dernière annonce et la conclusion du contrat de vente est au minimum de quatorze jours calendrier.

Elles font l'objet d'un avis de vente publié au Journal officiel des Communautés européennes lorsque la valeur d'achat unitaire de ces biens est égale ou supérieure à 391100 euros. Une publicité appropriée peut en outre être faite dans la presse des États membres. La période comprise entre la date de publication de l'avis publié au Journal officiel des Communautés européennes et la conclusion du contrat de vente est au minimum d'un mois.

2. Lorsque le coût de la publicité excède le bénéfice escompté de l'opération, il peut être renoncé à cette publicité.

3. Les institutions sont tenues de rechercher chaque fois les meilleurs prix pour les ventes des biens immobilisés.

Article 227

Procédure de cession des biens immobilisés

(Article 138 du règlement financier)

La cession, à titre onéreux ou gratuit, la mise au rebut, la location et la disparition par perte, vol ou quelque cause que ce soit, des biens inventoriés donnent lieu à l'établissement d'une déclaration ou d'un procès-verbal de l'ordonnateur.

La déclaration ou le procès-verbal constate en particulier l'éventualité d'une obligation de remplacement à la charge d'un fonctionnaire ou agent des Communautés ou de toute autre personne.

Les mises à disposition à titre gratuit de biens immeubles ou de grandes installations donnent lieu à l'établissement de contrats et font l'objet d'une communication annuelle au Parlement européen et au Conseil à l'occasion de la présentation de l'avant-projet de budget.

DEUXIÈME PARTIE

DISPOSITIONS PARTICULIÈRES

TITRE I

(TITRE II DU RÈGLEMENT FINANCIER)

FONDS STRUCTURELS

Article 228

Remboursement des acomptes

(Article 157 du règlement financier)

Conformément à la réglementation sur les Fonds structurels et de cohésion, le remboursement total ou partiel des acomptes versés au titre d'une intervention n'a pas pour effet de réduire la participation des fonds à l'intervention concernée.

Les montants remboursés constituent des recettes affectées conformément à l'article 18, paragraphe 1, point f), du règlement financier.

TITRE II

(TITRE III DU RÈGLEMENT FINANCIER)

RECHERCHE

Article 229

Typologie des actions

(Article 160 du règlement financier)

1. Les crédits de recherche et de développement technologique sont mis en oeuvre par l'exécution d'actions directes, d'actions indirectes dans le cadre du programme-cadre de recherche visé à l'article 166 du traité CE, ainsi que des actions visées à l'article 165 dudit traité par la participation à des programmes et par des activités concurrentielles menées par le Centre commun de recherche (CCR).

2. Les actions directes sont exécutées par les établissements du CCR et sont financées en principe intégralement par le budget. Elles consistent en:

a) des programmes de recherche;

b) des activités de recherche exploratoire;

c) des activités de soutien scientifique et technique de nature institutionnelle.

3. Les actions indirectes consistent en des programmes exécutés dans le cadre de contrats à conclure avec des tiers. Le CCR peut participer à ces contrats sur la même base que les tiers.

4. En vue d'assurer la cohérence réciproque des politiques nationales et de la politique communautaire de la recherche, la Commission peut prendre des initiatives conformément aux dispositions de l'article 165 du traité CE et mettre à charge du budget des dépenses à caractère exclusivement administratif.

5. Outre les programmes spécifiques visés à l'article 166, paragraphe 3, du traité CE, la Communauté peut adopter:

a) des programmes complémentaires auxquels ne participent que certains États membres, conformément aux dispositions de l'article 168 du traité CE;

b) des programmes entrepris par plusieurs États membres, y compris la participation aux structures créées pour l'exécution de ces programmes, conformément aux dispositions de l'article 169 du traité CE;

c) des actions de coopération avec des pays tiers ou des organisations internationales, conformément aux dispositions de l'article 170 du traité CE;

d) des entreprises communes, conformément aux dispositions de l'article 171 du traité CE.

6. Les activités de nature concurrentielle exercées par le CCR consistent en:

a) des activités de soutien scientifique et technique dans les programmes-cadres de recherche et de développement technologique, financées en principe intégralement par le budget;

b) des activités pour compte de tiers.

Article 230

Règles applicables au CCR

(Article 161 du règlement financier)

1. Les prévisions de créances visées à l'article 161, paragraphe 2, du règlement financier, sont transmises au comptable en vue de leur enregistrement.

2. Lorsque les activités exercées par le CCR pour le compte de tiers impliquent la passation d'un marché, la procédure de passation de ce marché respecte les principes de transparence et d'égalité de traitement.

TITRE III

(TITRE IV DU RÈGLEMENT FINANCIER)

ACTIONS EXTÉRIEURES

CHAPITRE 1

Dispositions générales

Article 231

Actions susceptibles d'être financées

(Article 162 du règlement financier)

Les crédits relatifs aux actions visées au titre IV, chapitre 1, de la deuxième partie du règlement financier peuvent notamment financer des marchés, des subventions, y compris les bonifications d'intérêts, des prêts spéciaux, la garantie de prêts et des actions en matière d'assistance financière, d'appui budgétaire et autres formes spécifiques de support budgétaire.

CHAPITRE 2

Mise en oeuvre des actions

Article 232

Convention de financement en gestion décentralisée

(Article 166 du règlement financier)

1. Préalablement à la conclusion d'une convention de financement relative à la mise en oeuvre d'une action destinée à être gérée de manière décentralisée, l'ordonnateur compétent s'assure, par des vérifications sur pièces et sur place, que le système de gestion mis en place par le pays tiers bénéficiaire pour la gestion des fonds communautaires est conforme à l'article 164, paragraphe 1, du règlement financier.

2. Chaque convention de financement conclue dans le cadre de la gestion décentralisée prévoit expressément, en tout ou en partie selon le degré de décentralisation convenu, des dispositions:

a) garantissant le respect des critères visés à l'article 164, paragraphe 1, du règlement financier;

b) indiquant que si les critères minimaux visés à l'article 164, paragraphe 1, du règlement financier cessent d'être appliqués, l'exécution de la convention peut être suspendue par la Commission;

c) définissant la procédure contradictoire d'apurement des comptes susceptible de mener à la mise en cause de la responsabilité du pays tiers telle que visée à l'article 53, paragraphe 5, du règlement financier;

d) établissant les mécanismes de correction financière visés à l'article 53, paragraphe 5, du règlement financier et précisés à l'article 42, et notamment le recours au recouvrement par voie de compensation.

Article 233

Prêts spéciaux

(Article 166 du règlement financier)

Tout projet d'investissement financé par un prêt spécial donne lieu à la conclusion d'un contrat de prêt entre la Commission, agissant au nom des Communautés, et l'emprunteur.

Article 234

Comptes bancaires

(Article 166 du règlement financier)

1. Pour l'exécution des paiements dans la monnaie de l'État bénéficiaire, des comptes libellés en euros sont ouverts dans l'État bénéficiaire, au nom de la Commission ou, d'un commun accord, au nom du bénéficiaire, auprès d'une institution financière. Les intitulés de ces comptes permettent l'identification des fonds en cause.

2. Les comptes visés au paragraphe 1 sont alimentés en fonction des besoins réels de trésorerie. Les transferts sont effectués en euros et sont convertis, si nécessaire, dans la monnaie de l'État bénéficiaire au fur et à mesure de l'exigibilité des paiements à effectuer, conformément aux dispositions des articles 7 et 8.

CHAPITRE 3

Passation des marchés

Article 235

Location d'immeubles

(Article 167 du règlement financier)

Les seuls marchés immobiliers pouvant être financés par des crédits opérationnels destinés aux actions extérieures sont ceux relatifs à la location de bâtiments déjà construits au moment de la signature du contrat de location. Ces marchés font l'objet de la publication prévue à l'article 119.

Article 236

Définitions

(Article 167 du règlement financier)

1. Les marchés de services comprennent les marchés d'études et d'assistance technique.

Il s'agit d'un marché d'études si le contrat de services conclu entre un prestataire de services et le pouvoir adjudicateur concerne, entre autres, les études portant sur l'identification et la préparation des projets, les études de faisabilité, les études économiques et de marché, les études techniques, les évaluations et les audits.

Il s'agit d'un marché d'assistance technique dans les cas où le prestataire de services est chargé d'exercer une fonction de conseil, ainsi que dans les cas où il est appelé à assurer la direction ou la supervision d'un projet, à mettre à disposition les experts spécifiés dans le marché.

2. Lorsque un État tiers dispose dans ses services ou des entités à participation publique d'un personnel de gestion qualifié, les marchés peuvent être exécutés directement par ces services ou entités en régie.

Article 237

Dispositions spécifiques relatives aux seuils et modalités de passation des marchés extérieurs

[Article 167, paragraphe 1, points a) et b), du règlement financier]

1. Les articles 118 à 121, sauf pour les définitions, l'article 122, paragraphes 3 et 4, les articles 123, 126 à 129, l'article 131, paragraphes 3 à 6, l'article 139, paragraphe 2, les articles 140 à 146, l'article 148 et les articles 151 et 152 ne s'appliquent pas aux marchés à passer par ou pour le compte des pouvoirs adjudicateurs visés à l'article 167, paragraphe 1, points a) et b), du règlement financier.

La mise en oeuvre des dispositions de marché relevant du présent chapitre fait l'objet d'une décision de la Commission.

2. En cas de non-respect des procédures prévues par les dispositions visées au paragraphe 1, les dépenses relatives aux opérations en cause sont inéligibles au financement communautaire.

3. Les marchés passés dans le cadre de l'aide alimentaire obéissent aux modalités spécifiques du règlement (CE) n° 2519/97 de la Commission(21).

4. Le présent chapitre ne s'applique pas aux pouvoirs adjudicateurs visés à l'article 167, paragraphe 1, point b), du règlement financier lorsque, suite aux contrôles visés à l'article 35, la Commission les a autorisés à utiliser leurs propres procédures de passation de marché dans le cadre d'une gestion décentralisée.

Article 238

Marchés à passer par des pouvoirs adjudicateurs visés à l'article 167, paragraphe 1, point c), du règlement financier

[Article 167, paragraphe 1, point c), du règlement financier]

1. Les dispositions du présent chapitre ne s'appliquent pas aux marchés à passer par les pouvoirs adjudicateurs visés à l'article 167, paragraphe 1, point c), du règlement financier.

2. Les dispositions du présent chapitre ne s'appliquent pas aux actions menées dans le cadre du règlement (CE) n° 1257/96.

3. Les procédures spécifiques de passation de marchés à appliquer dans les cas visés aux paragraphes 1 et 2 du présent article, font l'objet d'une décision de la Commission dans le respect des principes visés à l'article 184.

4. En cas de non-respect des procédures visées au paragraphe 3, les dépenses relatives aux opérations en cause sont inéligibles au financement communautaire.

Article 239

Publicité et non-discrimination

(Articles 167 et 168 du règlement financier)

La Commission prend les mesures propres à assurer, à égalité de conditions, une participation aussi large que possible aux appels à la concurrence relatifs aux marchés financés par la Communauté. À cet effet, il est veillé notamment:

a) à assurer de manière adéquate, la publication préalable des avis de pré-information, avis de marché et avis d'attribution dans des délais satisfaisants;

b) à éliminer toute pratique discriminatoire ou spécification technique de nature à faire obstacle à une large participation, dans des conditions égales, de toutes personnes physiques et morales visées à l'article 168 du règlement financier.

Article 240

Mesures de publicité

(Article 167 du règlement financier)

1. L'avis de pré-information pour les appels d'offres internationaux est envoyé à l'OPOCE le plus rapidement possible et en tout état de cause avant le 31 mars de chaque exercice pour les marchés de fournitures et de services et le plus rapidement possible après la décision autorisant le programme pour les marchés de travaux.

2. Aux fins du présent chapitre, l'avis de marché est publié:

a) au moins au Journal officiel des Communautés européennes et sur Internet pour les appels d'offres internationaux;

b) au moins au Journal officiel de l'État bénéficiaire ou tout média équivalent pour les appels d'offres locaux.

Dans le cas où l'avis de marché est également publié localement, il doit être identique à celui publié au Journal officiel des Communautés européennes et sur Internet et il doit être publié simultanément. La publication au Journal officiel des Communautés européennes et sur Internet est assurée par la Commission. La publication locale éventuelle est assurée par le bénéficiaire.

3. L'avis d'attribution est envoyé à compter de la signature du contrat.

Article 241

Seuils et procédures de passation de marchés de services

(Article 167 du règlement financier)

1. Les seuils et procédures visés à l'article 167 du règlement financier sont fixés de la manière suivante pour les marchés de services:

a) marchés d'une valeur égale ou supérieure à 200000 euros: appel d'offres restreint international au sens de l'article 122, paragraphe 2, point b), et de l'article 240, paragraphe 2, point a);

b) marchés d'une valeur inférieure à 200000 euros: procédure négociée concurrentielle au sens du paragraphe 3, pour autant que le recours à un contrat-cadre existant soit impossible ou infructueux.

Les marchés d'une valeur inférieure à 5000 euros peuvent faire l'objet d'une seule offre.

2. Dans la procédure restreinte internationale visée au paragraphe 1, point a), l'avis de marché indique le nombre de candidats qui seront invités à remettre une offre. Pour les marchés de services, le nombre de soumissionnaires se situe dans une fourchette de quatre à huit candidats. Le nombre de candidats admis à soumissionner doit être suffisant pour assurer une concurrence réelle.

La liste des candidats sélectionnés est publiée sur le site Internet de la Commission.

3. Dans la procédure négociée visée au paragraphe 1, point b), le pouvoir adjudicateur élabore une liste d'un minimum de trois prestataires de services de son choix. La procédure implique une mise en concurrence limitée, sans publication, et est appelée procédure négociée concurrentielle ne relevant pas de l'article 124.

L'ouverture et l'évaluation des offres sont faites par un jury doté de l'expertise technique et administrative nécessaire. Les membres du jury doivent signer une déclaration d'impartialité.

Si le pouvoir adjudicateur ne reçoit pas un minimum de trois offres valides la procédure doit être annulée et recommencée.

4. Les offres sont envoyées sous double enveloppe, c'est-à-dire dans un colis ou enveloppe extérieure contenant deux enveloppes distinctes et scellées, portant les mentions: Enveloppe A "Offre technique" et Enveloppe B "Offre financière". L'enveloppe extérieure portera:

a) l'adresse indiquée dans le dossier d'appel d'offres pour la remise des offres;

b) la référence à l'avis d'appel d'offres auquel le soumissionnaire répond;

c) le cas échéant, les numéros des lots pour lesquels une offre est présentée;

d) la mention "À ne pas ouvrir avant la séance d'ouverture des offres", rédigée dans la langue du dossier d'appel d'offres.

Si des entretiens ont été prévus dans le dossier d'appel d'offres, le jury peut procéder à un entretien avec le personnel principal de l'équipe des experts proposés par chaque soumissionnaire parmi les offres techniquement acceptables après avoir établi ses conclusions provisoires écrites et avant de conclure définitivement l'évaluation des offres techniques. Dans ce cas, les experts, de préférence collectivement s'il s'agit d'une équipe, sont interrogés par le jury, et à intervalles de temps rapprochés pour permettre les comparaisons. Les entretiens se déroulent sur base d'un profil d'entretien convenu préalablement par le jury et appliqué aux différents experts ou équipes convoqués. Le jour et l'heure de l'entretien doivent être communiqués aux soumissionnaires au minimum dix jours calendrier à l'avance. En cas de force majeure, empêchant le soumissionnaire d'être présent à l'entretien, une nouvelle convocation lui sera envoyée.

5. Les critères d'attribution du marché servent à identifier l'offre économiquement la plus avantageuse.

Le choix de l'offre économiquement la plus avantageuse résulte d'une pondération entre la qualité technique et le prix des offres selon une clef de répartition 80/20. À cet effet:

a) les points attribués aux offres techniques sont multipliés par un coefficient de 0,80;

b) les points attribués aux offres financières sont multipliés par un coefficient de 0,20.

Article 242

Recours à la procédure négociée pour les marchés de services

(Article 167 du règlement financier)

1. Pour les marchés de services, les pouvoirs adjudicateurs peuvent recourir à une procédure négociée sur la base d'une seule offre après accord préalable de la Commission si cette dernière n'est pas le pouvoir adjudicateur, dans les cas suivants:

a) lorsque l'urgence impérieuse, résultant d'événements imprévisibles pour les pouvoirs adjudicateurs en question et ne pouvant en aucun cas leur être imputables, n'est pas compatible avec les délais exigés par les procédures visées à l'article 91, paragraphe 1, points a), b) et c), du règlement financier;

b) lorsque les prestations sont confiées à des organismes publics ou à des institutions ou associations sans but lucratif et ont pour objet des actions à caractère institutionnel ou visant à mettre en oeuvre une assistance aux populations dans le domaine social;

c) pour des prestations en prolongation de services déjà engagés, aux conditions prévues au paragraphe 2;

d) lorsqu'un appel d'offres est demeuré infructueux, c'est-à-dire n'a donné aucune offre méritant d'être retenue sur le plan qualitatif et/ou financier, auquel cas, après annulation de l'appel d'offres, le pouvoir adjudicateur peut entamer des négociations avec le ou les soumissionnaires de son choix ayant participé à l'appel d'offres, pour autant que les conditions initiales du marché ne soient pas substantiellement modifiées;

e) lorsque le marché considéré fait suite à un concours et doit, conformément aux règles applicables, être attribué au lauréat ou à un des lauréats du concours, auquel cas, tous les lauréats du concours sont invités à participer aux négociations;

f) pour les services dont l'exécution, pour des raisons techniques ou tenant à la protection de droits d'exclusivité, ne peut être confiée qu'à un prestataire déterminé.

Aux fins du premier alinéa, point a), sont assimilées à des situations d'urgence impérieuse, les interventions effectuées dans le cadre des situations de crise visées à l'article 168, paragraphe 2. L'ordonnateur délégué, le cas échéant en concertation avec les autres ordonnateurs délégués concernés, constate la situation d'urgence impérieuse et réexamine sa décision régulièrement au regard du principe de bonne gestion financière.

2. Les prestations en prolongation de services visées au paragraphe 1, point c), sont les suivantes:

a) des prestations complémentaires ne figurant pas dans le marché principal, mais qui, à la suite d'une circonstance imprévue, sont devenues nécessaires à l'exécution du marché, à condition que la prestation complémentaire ne puisse être techniquement ou économiquement séparée du marché principal sans créer un inconvénient majeur au pouvoir adjudicateur et que le montant cumulé des prestations complémentaires ne dépasse pas 50 % de la valeur du marché principal;

b) des prestations additionnelles consistant dans la répétition de services similaires confiés au prestataire titulaire du premier marché, à condition que la première prestation ait fait l'objet d'une publication d'un avis de marché et que la possibilité de recourir à la procédure négociée pour les nouvelles prestations au projet ainsi que son coût estimé aient été clairement indiqués dans la publication de l'avis de marché de la première prestation.

Une seule extension du marché est possible pour une valeur et une durée égales, au maximum, à la valeur et à la durée du marché initial.

Article 243

Seuils et procédures de passation de marchés de fournitures

(Article 167 du règlement financier)

1. Les seuils et procédures visés à l'article 167 du règlement financier sont fixés de la manière suivante pour les marchés de fournitures:

a) marchés d'une valeur égale ou supérieure à 150000 euros: appel d'offres ouvert international au sens de l'article 122, paragraphe 2, point a), et de l'article 240, paragraphe 2, point a);

b) marchés d'une valeur égale ou supérieure à 30000 euros mais inférieure à 150000 euros: appel d'offres ouvert local au sens de l'article 122, paragraphe 2, point a), et de l'article 240, paragraphe 2, point b);

c) marchés d'une valeur inférieure à 30000 euros: procédure négociée concurrentielle au sens du paragraphe 2.

Les marchés d'une valeur inférieure à 5000 euros peuvent faire l'objet d'une seule offre.

2. Dans la procédure négociée visée au paragraphe 1, point c), le pouvoir adjudicateur élabore une liste d'au minimum trois fournisseurs de son choix. La procédure implique une mise en concurrence limitée, sans publication, et est appelée procédure négociée concurrentielle ne relevant pas de l'article 124.

L'ouverture et l'évaluation des offres sont faites par un jury doté de l'expertise technique et administrative nécessaire. Les membres du jury doivent signer une déclaration d'impartialité.

Si le pouvoir adjudicateur ne reçoit pas un minimum de trois offres valables, la procédure doit être annulée et recommencée.

3. Chaque offre technique et financière doit être placée, à l'intérieur d'un colis ou d'une enveloppe extérieure, dans une enveloppe unique scellée portant:

a) l'adresse indiquée dans le dossier d'appel d'offres pour la remise des offres;

b) la référence à l'avis d'appel d'offres auquel le soumissionnaire répond;

c) le cas échéant, les numéros des lots pour lesquels une offre est présentée;

d) la mention "À ne pas ouvrir avant la séance d'ouverture des offres", rédigée dans la langue du dossier d'appel d'offres.

Aux lieu et heure fixés dans le dossier d'appel d'offres, les offres sont ouvertes en séance publique par le comité d'évaluation. Lors de l'ouverture publique des offres, les noms des soumissionnaires, les prix proposés, l'existence de la garantie de soumission requise et toute autre formalité que le pouvoir adjudicateur estime appropriée, doivent être annoncés.

4. Dans le cas d'un marché de fournitures, sans service après-vente, le seul critère d'attribution est le prix.

Dans le cas où des propositions pour le service après-vente ou pour une formation présentent une importance particulière, l'offre économiquement la plus avantageuse est choisie, en tenant compte de la qualité technique du service offert et du prix proposé.

Article 244

Recours à la procédure négociée pour les marchés de fournitures

(Article 167 du règlement financier)

1. Les marchés de fournitures peuvent être passés par procédure négociée sur la base d'une seule offre, après accord préalable de la Commission si cette dernière n'est pas le pouvoir adjudicateur, dans les cas suivants:

a) lorsque l'urgence impérieuse, résultant d'événements imprévisibles pour les pouvoirs adjudicateurs en question et ne pouvant en aucun cas leur être imputables, n'est pas compatible avec les délais exigés par les procédures visées à l'article 91, paragraphe 1, points a), b) et c), du règlement financier;

b) lorsque la nature ou les caractéristiques particulières de certaines fournitures le justifient, par exemple, lorsque l'exécution du marché est réservée exclusivement aux titulaires de brevets ou de licences en régissant l'utilisation;

c) pour les livraisons complémentaires effectuées par le fournisseur initial et destinées soit au renouvellement partiel de fournitures ou d'installations d'usage courant, soit à l'extension de fournitures ou d'installations existantes et lorsque le changement de fournisseur obligerait le pouvoir adjudicateur à acquérir un matériel de technique différente entraînant une incompatibilité ou des difficultés techniques d'utilisation et d'entretien disproportionnées;

d) lorsqu'un appel d'offres est demeuré infructueux, c'est-à-dire n'a donné aucune offre méritant d'être retenue sur le plan qualitatif et/ou financier, auquel cas, après annulation de l'appel d'offres, le pouvoir adjudicateur peut entamer des négociations avec le ou les soumissionnaires de son choix ayant participé à l'appel d'offres, pour autant que les conditions initiales du marché ne soient pas substantiellement modifiées.

2. Aux fins du paragraphe 1, point a), sont assimilées à des situations d'urgence impérieuse, les interventions effectuées dans le cadre des situations de crise visées à l'article 168, paragraphe 2. L'ordonnateur délégué, le cas échéant en concertation avec les autres ordonnateurs délégués concernés, constate la situation d'urgence impérieuse et réexamine sa décision régulièrement au regard du principe de bonne gestion financière.

Article 245

Seuils et procédures de passation de marchés de travaux

(Article 167 du règlement financier)

1. Les seuils et procédures visés à l'article 167 du règlement financier sont fixés de la manière suivante pour les marchés de travaux:

a) marchés d'une valeur égale ou supérieure à 5000000 d'euros:

i) en principe, appel d'offres ouvert international au sens de l'article 122, paragraphe 2, point a), et de l'article 240, paragraphe 2, point a);

ii) à titre exceptionnel, compte tenu de la particularité de certains travaux et avec l'accord préalable de la Commission si elle n'est pas le pouvoir adjudicateur, appel d'offres restreint international au sens de l'article 122, paragraphe 2, point b), et de l'article 240, paragraphe 2, point a);

b) marchés d'une valeur égale ou supérieure à 300000 euros, mais inférieure à 5000000 d'euros: appel d'offres ouvert local au sens de l'article 122, paragraphe 2, point a), et de l'article 240, paragraphe 1, point b);

c) marchés d'une valeur inférieure à 300000 euros: procédure négociée concurrentielle au sens du paragraphe 2;

Les marchés d'une valeur inférieure à 5000 euros peuvent faire l'objet d'une seule offre.

2. Dans la procédure négociée visée au paragraphe 1, point c), le pouvoir adjudicateur élabore une liste d'au minimum trois entrepreneurs de travaux de son choix. La procédure implique une mise en concurrence limitée, sans publication, et est appelée procédure négociée concurrentielle ne relevant pas de l'article 124.

L'ouverture et l'évaluation des offres sont faites par un jury doté de l'expertise technique et administrative nécessaire. Les membres du jury doivent signer une déclaration d'impartialité.

Si le pouvoir adjudicateur ne reçoit pas un minimum de trois offres valables, la procédure doit être annulée et recommencée.

3. Les critères de sélection portent sur la qualité du soumissionnaire à exécuter des marchés similaires notamment par référence à des travaux exécutés pendant les dernières années. La sélection étant ainsi faite et les offres non conformes ayant déjà été éliminées, le seul critère d'attribution du marché est le prix de l'offre.

4. Chaque offre technique et financière doit être placée, à l'intérieur d'un colis ou d'une enveloppe extérieure, dans une enveloppe unique scellée portant:

a) l'adresse indiquée dans le dossier d'appel d'offres pour la remise des offres;

b) la référence à l'avis d'appel d'offres auquel le soumissionnaire répond;

c) le cas échéant, les numéros des lots pour lesquels une offre est présentée;

d) la mention "À ne pas ouvrir avant la séance d'ouverture des offres", rédigée dans la langue du dossier d'appel d'offres.

Aux lieu et heure fixés dans le dossier d'appel d'offres, les offres sont ouvertes en séance publique par le comité d'évaluation. Lors de l'ouverture publique des offres, les noms des soumissionnaires, les prix proposés, l'existence de la garantie de soumission requise et toute autre formalité que le pouvoir adjudicateur estime appropriée, doivent être annoncés.

Article 246

Recours à la procédure négociée pour les marchés de travaux

(Article 167 du règlement financier)

1. Les marchés de travaux peuvent être passés par procédure négociée sur la base d'une seule offre, après accord préalable de la Commission si cette dernière n'est pas le pouvoir adjudicateur, dans les cas suivants:

a) lorsque l'urgence impérieuse, résultant d'événements imprévisibles pour les pouvoirs adjudicateurs en question et ne pouvant en aucun cas leur être imputable, n'est pas compatible avec les délais exigés par les procédures visées à l'article 91, paragraphe 1, points a), b) et c), du règlement financier;

b) pour les travaux complémentaires, ne figurant pas dans le premier marché conclu et qui sont devenus nécessaires à la suite d'une circonstance imprévue pour l'exécution de l'ouvrage, aux conditions prévues au paragraphe 2;

c) lorsqu'un appel d'offres est demeuré infructueux, c'est-à-dire n'a donné aucune offre méritant d'être retenue sur le plan qualitatif et/ou financier, auquel cas, après annulation de l'appel d'offres, le pouvoir adjudicateur peut entamer des négociations avec le ou les soumissionnaires de son choix ayant participé à l'appel d'offres, pour autant que les conditions initiales du marché ne soient pas substantiellement modifiées.

Aux fins du premier alinéa, point a), sont assimilées à des situations d'urgence impérieuse, les interventions effectuées dans le cadre des situations de crise visées à l'article 168, paragraphe 2. L'ordonnateur délégué, le cas échéant en concertation avec les autres ordonnateurs délégués concernés, constate la situation d'urgence impérieuse et réexamine sa décision régulièrement au regard du principe de bonne gestion financière.

2. Les travaux complémentaires visés au paragraphe 1, point b), sont attribués à l'entrepreneur qui exécute déjà cet ouvrage et à condition que:

a) ces travaux ne puissent être techniquement ou économiquement séparés du marché principal sans inconvénient majeur pour le bénéficiaire;

b) ces travaux, quoiqu'ils soient séparables de l'exécution du marché initial, soient strictement nécessaires à son achèvement;

c) le montant cumulé des marchés passés pour des travaux complémentaires ne dépasse pas 50 % du montant du marché principal.

Article 247

Recours à la procédure négociée pour les marchés immobiliers

(Article 167 du règlement financier)

Les marchés immobiliers visés à l'article 235 peuvent être passés par procédure négociée après prospection du marché local et après accord préalable de la Commission si cette dernière n'est pas le pouvoir adjudicateur.

Article 248

Choix de la procédure de passation pour des marchés mixtes

(Article 167 du règlement financier)

Dans le cas de marchés portant à la fois sur des prestations de service et la fourniture de biens ou l'exécution de travaux, le pouvoir adjudicateur, avec l'accord de la Commission si celle-ci n'est pas le pouvoir adjudicateur, détermine les seuils et procédures applicables en fonction de l'aspect prédominant apprécié sur base de la valeur relative et de l'importance opérationnelle des différentes composantes du marché.

Article 249

Documents d'appel à la concurrence

(Article 167 du règlement financier)

1. Les documents d'appel à la concurrence visés à l'article 130 sont établis sur la base des meilleures pratiques internationales et conformément aux dispositions du présent chapitre en ce qui concerne les mesures de publicité et les contacts entre le pouvoir adjudicateur et les soumissionnaires.

2. Pour les marchés de services, le dossier d'appel d'offres contient les documents suivants:

a) instructions aux soumissionnaires qui doivent stipuler, entre autres:

i) le type de marché;

ii) les critères d'attribution du marché et leur pondération respective;

iii) la possibilité et le calendrier des entretiens éventuels;

iv) l'autorisation éventuelle des variantes;

v) la proportion de sous-traitance éventuellement autorisée;

vi) le budget maximal disponible pour le marché;

vii) la monnaie de l'offre;

b) liste restreinte des candidats retenus (mentionnant l'interdiction de s'associer entre eux);

c) conditions générales des marchés de services;

d) conditions particulières qui détaillent, complètent ou dérogent aux conditions générales;

e) termes de référence indiquant le calendrier prévisionnel du projet et les dates prévisionnelles à partir desquelles les experts principaux doivent être disponibles;

f) bordereau de prix (à remplir par le soumissionnaire);

g) formulaire de soumission;

h) formulaire de marché;

i) formulaires de garantie bancaire, ou d'une institution similaire, pour les paiements de préfinancements.

3. Pour les marchés de fournitures, le dossier d'appel d'offres doit contenir les documents suivants:

a) instructions aux soumissionnaires qui doivent stipuler, entre autres:

i) les critères de sélection et d'attribution du marché;

ii) l'autorisation éventuelle des variantes;

iii) la monnaie de l'offre;

b) conditions générales des marchés de fournitures;

c) conditions particulières qui détaillent, complètent ou dérogent aux conditions générales;

d) annexe technique comportant les plans éventuels, les spécifications techniques et le calendrier prévisionnel de l'exécution du marché;

e) bordereau de prix (à remplir par le soumissionnaire);

f) formulaire de soumission;

g) formulaire de marché;

h) formulaires de garantie bancaire, ou d'une institution similaire, pour:

i) la soumission;

ii) les paiements d'avances;

iii) la bonne fin.

4. Pour les marchés de travaux, le dossier d'appel d'offres doit contenir les documents suivants:

a) instructions aux soumissionnaires qui doivent stipuler, entre autres:

i) les critères de sélection et d'attribution du marché;

ii) l'autorisation éventuelle des variantes;

iii) la monnaie de l'offre;

b) conditions générales pour les marchés de travaux;

c) conditions particulières qui détaillent, complètent ou dérogent au conditions générales;

d) annexes techniques comportant les plans, les spécifications techniques et le calendrier prévisionnel de l'exécution du marché;

e) bordereau de prix (à remplir par le soumissionnaire) et le détail des prix;

f) formulaire de soumission;

g) formulaire de marché;

h) formulaires de garantie bancaire, ou d'une institution similaire, pour:

i) la soumission;

ii) les paiements de préfinancements;

iii) la bonne fin.

5. En cas de contradiction, les conditions particulières visées au paragraphe 2, point d), au paragraphe 3, point c), et au paragraphe 4, point c), prévalent sur les conditions générales.

Article 250

Garanties

(Articles 102 et 167 du règlement financier)

1. Par dérogation à l'article 150, les garanties préalables sont libellées en euros ou dans la monnaie du contrat qu'elle couvrent.

2. Le pouvoir adjudicateur peut exiger une garantie de soumission, au sens du présent chapitre, représentant 1 à 2 % de la valeur globale du marché pour les marchés de fournitures et de travaux; elle est conforme aux dispositions de l'article 150. Elle est libérée à l'attribution du marché. Elle est saisie en cas de retrait ultérieur de l'offre soumise après la date de dépôt d'une offre à la date limite fixée à cet effet.

3. Une garantie est exigée en contrepartie du versement de préfinancements supérieurs à 150000 euros. Elle est libérée au fur et à mesure de l'apurement du préfinancement, en déduction des paiements intermédiaires ou de solde effectués au bénéfice du contractant dans les conditions prévues par le contrat.

4. Une garantie de bonne fin est constituée par le soumissionnaire à la signature des contrats pour les marchés de fournitures et de travaux pour un montant fixé dans le dossier d'appels d'offres qui correspond au maximum à 10 % de la valeur totale du marché. Cette garantie expire au plus tôt à la réception définitive des fournitures et travaux. En cas de mauvaise exécution du contrat, la totalité de la garantie est saisie.

Article 251

Délais des procédures

(Article 167 du règlement financier)

1. Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur à l'adresse et au plus tard, à la date et à l'heure indiquées dans l'invitation à soumissionner. Les délais de réception des offres et des demandes de participation, fixés par les pouvoirs adjudicateurs, sont suffisamment longs pour que les intéressés disposent d'un délai raisonnable et approprié pour préparer et déposer leurs offres.

Pour les marchés de services, le délai minimal entre la date d'envoi de la lettre d'invitation et la date limite fixée pour la réception des offres est de cinquante jours. Toutefois, dans des cas d'urgence, et avec l'autorisation préalable de la Commission, des délais différents peuvent être autorisés.

2. Les soumissionnaires peuvent présenter leurs questions par écrit au plus tard vingt et un jours avant la date de remise des offres. Le pouvoir adjudicateur fournit les réponses aux questions des soumissionnaires au plus tard onze jours avant la date de soumission des offres.

3. Dans les procédures restreintes internationales, le délai minimal de réception des demandes de participation est de trente jours à dater de la publication de l'avis de marché. Le délai minimal entre la date d'envoi de la lettre d'invitation et la date limite fixée pour la réception des offres est de cinquante jours. Toutefois, dans certains cas exceptionnels et avec l'autorisation préalable de la Commission, des délais différents peuvent être autorisés.

4. Dans les procédures ouvertes internationales, les délais minimaux de réception des offres sont, à compter de la date d'envoi de la publication de l'avis de marchés, respectivement de:

a) quatre-vingt-dix jours pour les marchés de travaux;

b) soixante jours pour les marchés de fournitures.

Toutefois, dans certains cas exceptionnels et avec l'autorisation préalable de la Commission, des délais différents peuvent être autorisés.

5. Dans les procédures ouvertes locales, les délais minimaux de réception des offres sont, à compter de la publication de l'avis de marché respectivement de:

a) soixante jours pour les marchés de travaux;

b) trente jours pour les marchés de fournitures.

Toutefois, dans certains cas exceptionnels et avec l'autorisation préalable de la Commission, des délais différents peuvent être autorisés.

6. Pour les procédures négociées concurrentielles visées à l'article 241, paragraphe 1, point b), à l'article 243, paragraphe 1, point c), et à l'article 245, paragraphe 1, point c), un délai minimal de trente jours à compter de la date d'envoi de la lettre d'invitation est accordé aux candidats retenus pour remettre leurs offres.

7. Pour les marchés de services, la période de validité des offres est fixée à quatre-vingt-dix jours à compter de la date limite fixée pour la remise des offres. Dans des cas exceptionnels, avant l'expiration de la période de validité des offres, le pouvoir adjudicateur peut demander aux soumissionnaires une prolongation déterminée de cette période qui ne peut excéder de quarante jours. Enfin, le soumissionnaire dont l'offre est retenue doit, en outre, maintenir la validité de sa soumission pendant soixante jours supplémentaires à compter de la date de notification de l'attribution du marché.

8. Pour les marchés de fournitures, la période de validité des offres est fixée à quatre-vingt-dix jours à compter de la date limite fixée pour la présentation des offres. Dans des cas exceptionnels, avant l'expiration de la période de validité des offres, le pouvoir adjudicateur peut demander aux soumissionnaires une prolongation déterminée de cette période qui ne peut excéder de quarante jours. Enfin, le soumissionnaire dont l'offre est retenue doit, en outre, maintenir la validité de sa soumission pendant soixante jours supplémentaires à compter de la date de notification de l'attribution du marché.

9. Pour les marchés de travaux, la période de validité des offres est fixée à quatre-vingt-dix jours à compter de la date limite fixée pour la présentation des offres. Dans des cas exceptionnels, avant l'expiration de la période de validité des offres, le pouvoir adjudicateur peut demander aux soumissionnaires une prolongation déterminée de cette période qui ne peut excéder quarante jours. Enfin, le soumissionnaire dont l'offre est retenue doit, en outre, maintenir la validité de sa soumission pendant soixante jours supplémentaires à compter de la date de notification de l'attribution du marché.

10. Les délais prévus aux paragraphes 1 à 9 sont fixés en jours calendrier.

Article 252

Comité d'évaluation

(Article 167 du règlement financier)

1. Toutes les demandes de participation et offres déclarées conformes sont évaluées et classées par un comité d'évaluation sur la base des critères d'exclusion, de sélection et d'attribution préalablement annoncés. Ce comité est composé d'un nombre impair de membres, au minimum trois, dotés de toute l'expertise technique et administrative nécessaire pour se prononcer valablement sur les offres.

2. Si la Commission n'est pas le pouvoir adjudicateur, elle doit être systématiquement informée. Elle est toujours invitée à titre d'observateur à l'ouverture et l'analyse des offres et reçoit copie de chacune d'elles. Le pouvoir adjudicateur transmet, pour accord, à la Commission le résultat du dépouillement des offres et une proposition d'attribution du marché. Une fois cet accord reçu, il signe les contrats et les notifie à la Commission.

3. Les offres qui ne contiennent pas tous les éléments essentiels exigés dans les documents d'appels d'offres ou qui ne correspondent pas aux exigences spécifiques qui y sont fixées sont éliminées.

4. Dans les cas d'offres anormalement basses visées à l'article 139, le comité demande les précisions opportunes sur la composition de l'offre.

CHAPITRE 4

Octroi des subventions

Article 253

Financement intégral

(Article 169 du règlement financier)

1. Par dérogation à l'obligation de cofinancement en matière de subventions telle que visée à l'article 109 du règlement financier, le financement intégral d'une action peut être autorisé dans les cas suivants pour autant que l'acte de base ne l'interdise pas:

a) l'aide humanitaire y compris l'assistance aux réfugiés, aux personnes déracinées, à la réhabilitation et au déminage;

b) les aides visant des situations de crise au sens de l'article 168, paragraphe 2;

c) les actions visant la protection de la santé ou des droits fondamentaux des populations;

d) les actions résultant de la mise en oeuvre de conventions de financement avec des pays tiers ou les actions avec des organisations internationales au sens de l'article 43.

2. Les dérogations à l'obligation de cofinancement visées au paragraphe 1 font l'objet d'une motivation dans le cadre des décisions d'attribution relatives aux actions en cause.

L'ordonnateur doit être en mesure de justifier que le financement intégral est indispensable à la réalisation de l'opération en question.

CHAPITRE 5

Régies d'avances et inventaires

Article 254

Création de régies d'avances

(Article 63 du règlement financier)

Il peut être créé, en application de la disposition de l'article 63 du règlement financier, en vue du paiement de certaines catégories de dépenses, une ou plusieurs régies d'avances auprès de chaque unité locale hors Communauté. L'unité locale est, notamment, une délégation, un bureau ou une antenne de la Communauté dans un pays tiers.

La décision portant création de ces régies d'avances en détermine les conditions de fonctionnement sur la base des nécessités spécifiques de chaque unité locale, dans le respect des dispositions de l'article 67.

Article 255

Personnes habilitées à disposer des comptes

(Article 62 du règlement financier)

Chaque institution détermine les conditions dans lesquelles les agents désignés par elle et habilités à disposer des comptes ouverts dans les unités locales visées à l'article 254 sont autorisés à communiquer les noms et les spécimens de signatures aux organismes financiers sur place.

Article 256

Inventaire et publicité des ventes

(Article 138 du règlement financier)

1. Les inventaires permanents des biens meubles constituant le patrimoine des Communautés sont tenus, en ce qui concerne les délégations, sur place. Ils sont régulièrement communiqués aux services centraux selon des modalités arrêtées par chaque institution.

Les biens meubles en transit vers les délégations font l'objet d'une inscription sur une liste provisoire dans l'attente de leur reprise sur les inventaires permanents.

2. La publicité pour les ventes des biens meubles des délégations se fait conformément aux usages locaux.

TITRE IV

(TITRE V DU RÈGLEMENT FINANCIER)

OFFICES EUROPÉENS

Article 257

Champ d'application

(Article 171 du règlement financier)

Les offices visés par l'article 171 du règlement financier sont les suivants:

a) l'Office des publications officielles;

b) l'Office de lutte anti-fraude;

c) l'Office de sélection du personnel des Communautés européennes;

d) l'Office de gestion et de liquidation des droits individuels;

e) l'Office pour les infrastructures et la logistique à Bruxelles et l'Office pour les infrastructures et la logistique à Luxembourg.

Une ou plusieurs institutions peuvent créer des offices supplémentaires pour autant que ceci puisse être justifié par une étude coûts-bénéfices et garantisse la visibilité de l'action communautaire.

Article 258

Règles spécifiques à l'OPOCE

(Article 171 du règlement financier)

En ce qui concerne l'OPOCE, chaque institution reste l'ordonnateur des dépenses imputées sur les crédits de publication de tous les travaux qui, par l'intermédiaire de l'Office, sont confiés à l'extérieur. Conformément à l'article 18 du règlement financier, le produit net des ventes des publications est utilisé comme recettes affectées par l'institution qui est l'auteur de ces publications.

Article 259

Délégation de certaines fonctions par le comptable

(Article 172 du règlement financier)

Le comptable de la Commission sur proposition du comité de direction de l'office concerné peut déléguer certaines de ses fonctions relatives à l'encaissement des recettes et au paiement des dépenses effectuées directement par l'office en question à un agent dudit office.

Article 260

Trésorerie - Comptes bancaires

(Article 172 du règlement financier)

Pour les besoins de trésorerie propres d'un office interinstitutionnel, des comptes bancaires ou des comptes courants postaux peuvent être ouverts en son nom par la Commission, sur proposition du comité de direction.

Les comptes sont alimentés régulièrement par des versements effectués par la Commission sur des appels de fonds de l'office en question. Ces versements ne peuvent excéder le montant total des crédits inscrits à cet effet dans le budget de la Commission pour l'exercice en cours.

Le solde annuel de trésorerie est réconcilié et réglé entre l'office en question et la Commission en fin d'exercice.

Article 261

Modalités d'application

(Article 175, paragraphe 1, du règlement financier)

Les modalités d'application arrêtées par le comité de direction de chaque office en vertu de l'article 175, paragraphe 1, du règlement financier respectent entièrement le contenu du présent règlement.

TITRE V

(TITRE VI DU RÈGLEMENT FINANCIER)

CRÉDITS ADMINISTRATIFS

Article 262

Champ d'application

(Article 177 du règlement financier)

Les crédits administratifs couverts par le présent titre sont ceux définis par l'article 27.

Article 263

Opérations immobilières

(Article 179, paragraphe 3, du règlement financier)

Avant de conclure des contrats visés à l'article 179, paragraphe 3, du règlement financier, chaque institution soumet une communication à l'autorité budgétaire par laquelle elle présente toute information pertinente sur l'opération envisagée, son coût pour le budget de l'exercice et les exercices futurs, sa justification au regard du principe de bonne gestion financière ainsi que son incidence sur les perspectives financières.

L'institution concernée informe à cette occasion l'autorité budgétaire de la programmation de ses projets immobiliers.

Article 264

Garanties locatives

(Article 177 du règlement financier)

Les garanties locatives offertes par la Commission prennent la forme d'une garantie bancaire ou d'un dépôt sur un compte bancaire bloqué au nom de la Commission et du bailleur, constitué en euros, sauf dans des cas dûment justifiés.

Article 265

Avances au personnel et aux membres des institutions

(Article 177 du règlement financier)

Peuvent être versées, dans les conditions prévues dans le statut, des avances au personnel ainsi que des avances aux membres des institutions.

TROISIÈME PARTIE

DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

TITRE I

DISPOSITIONS TRANSITOIRES

Article 266

Virements des crédits de recherche

(Article 160 du règlement financier)

Pour les actions directes et indirectes, visées à l'article 229, paragraphes 2 à 5, dans le domaine de la recherche, la procédure pour les virements de crédits de l'exercice 2003 est régie par l'article 95, paragraphes 1 et 2, du règlement financier du 21 décembre 1977.

Article 267

Liquidation du compte de garantie

1. Le solde créditeur du compte de garantie ouvert dans la comptabilité générale au nom de chaque comptable ou comptable subordonné et crédité du montant des indemnités spéciales perçues en application de l'article 75 du règlement financier du 21 décembre 1977 est versé aux intéressés ou à leurs ayants-droit sur décision des institutions, après octroi du quitus pour les exercices 2001 et 2002 après avis du comptable lorsqu'il n'est pas personnellement concerné.

2. Le solde créditeur du compte de garantie ouvert dans la comptabilité générale au nom de chaque régisseur d'avances et crédité du montant des indemnités spéciales perçues en application de l'article 75 du règlement financier du 21 décembre 1977 est versé aux intéressés ou à leurs ayants-droit après accord et vérification du comptable et de l'ordonnateur concerné.

3. Le compte de garantie est crédité d'un intérêt correspondant à la moyenne annuelle des taux mensuels appliqués par la Banque centrale européenne à ses opérations principales de refinancement en euros tels que publiés au Journal officiel des Communautés européennes, série C, jusqu'à la date de sa liquidation.

Article 268

Conversion en euros d'engagements ou de prévisions de créances antérieurs au 1er janvier 2003

(Article 16 du règlement financier)

Les engagements budgétaires et les prévisions de créances visées à l'article 161, paragraphe 2, du règlement financier effectués avant le 1er janvier 2003 dans une monnaie autre que l'euro sont calculés en euros au plus tard le 30 juin 2003 au taux visé à l'article 7, applicable le 1er janvier 2003.

Article 269

Gestion décentralisée des aides préadhésion

(Article 53 du règlement financier)

Dans le cadre des aides préadhésion visées au règlement (CEE) n° 3906/89 du Conseil(22) et au règlement (CE) n° 555/2000 du Conseil(23), les règles concernant l'examen préalable prévu à l'article 35 n'affectent pas la gestion décentralisée déjà mise en oeuvre avec les pays candidats en cause.

TITRE II

DISPOSITIONS FINALES

Article 270

Organismes visés à l'article 185 du règlement financier

(Article 185 du règlement financier)

Sont soumis aux obligations visées à l'article 14, paragraphe 2, l'article 46, paragraphe 1, point 3 d), et l'article 185 du règlement financier, les organismes qui reçoivent effectivement une subvention du budget communautaire et qui sont mentionnés dans une liste établie par la Commission et annexée à l'avant-projet de budget pour chaque exercice.

Article 271

Mise à jour des seuils et montants

1. Les seuils et montants prévus aux articles 67, 128, 129, 151, 152, 173, 180, 181, 222 et 226 sont actualisés tous les trois ans en fonction des variations de l'indice des prix à la consommation dans la Communauté.

2. Les seuils visés à l'article 157, point b), et à l'article 158, paragraphe 1, points a) et c), en matière de marchés sont révisés tous les deux ans en application de l'article 7, paragraphe 1, point b), de la directive 92/50/CEE, de l'article 6, paragraphe 2, point a), de la directive 93/37/CEE et de l'article 5, paragraphe 1, point c), de la directive 93/36/CEE.

3. La Commission, qui constate les nouveaux montants et seuils selon les échéances et critères précités aux paragraphes 1 et 2, les communique aux autres institutions et en assure la publication au Journal officiel des Communautés européennes.

Article 272

Abrogation

Le règlement (Euratom, CECA, CE) n° 3418/93 est abrogé.

Les références faites au règlement abrogé s'entendent comme faites au présent règlement.

Article 273

Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur le 1er janvier 2003.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.

Fait à Bruxelles, le 23 décembre 2002.

Par la Commission

Michaele Schreyer

Membre de la Commission

(1) JO L 248 du 16.9.2002, p. 1.

(2) JO L 315 du 16.12.1993, p. 1.

(3) JO L 228 du 24.8.2001, p. 8.

(4) JO L 130 du 31.5.2000, p. 1.

(5) JO L 200 du 8.8.2000, p. 35.

(6) JO L 209 du 24.7.1992, p. 1.

(7) JO L 199 du 9.8.1993, p. 1.

(8) JO L 199 du 9.8.1993, p. 54.

(9) JO L 285 du 29.10.2001, p. 1.

(10) SEC(1999) 1801.

(11) JO L 39 du 17.2.1996, p. 5.

(12) JO L 209 du 2.8.1997, p. 6.

(13) Entscheidung ou Beschluss.

(14) JO C 316 du 27.11.1995, p. 48.

(15) JO C 195 du 25.6.1997, p. 1.

(16) JO L 315 du 29.12.1998, p. 1.

(17) JO L 166 du 28.6.1991, p. 77.

(18) JO L 8 du 12.1.2001, p. 1.

(19) JO L 163 du 2.7.1996, p. 1.

(20) JO L 57 du 27.2.2001, p. 5.

(21) JO L 346 du 17.12.1997, p. 23.

(22) JO L 375 du 23.12.1989, p. 11.

(23) JO L 68 du 16.3.2000, p. 3.