Règlement (CE) no 1557/2001 de la Commission

du 30 juillet 2001

établissant les modalités d'application du règlement (CE) n° 814/2000 du Conseil relatif aux actions d'information dans le domaine de la politique agricole commune

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté européenne,

vu le règlement (CE) n° 814/2000 du Conseil du 17 avril 2000 relatif aux actions d'information dans le domaine de la politique agricole commune(1), et notamment son article 9,

considérant ce qui suit:

(1) Compte tenu de l'expérience acquise au cours des exercices des années 2000 et 2001, il y a lieu de modifier le règlement (CE) n° 1390/2000 de la Commission du 29 juin 2000 établissant les modalités d'application du règlement (CE) n° 814/2000 relatif aux actions d'information dans le domaine de la politique agricole commune(2) afin d'y apporter certaines clarifications, d'améliorer le régime de réception et de traitement des demandes ainsi que de prévoir un assouplissement des dispositions en vue d'un financement à 75 % de certaines actions d'intérêt exceptionnel. Vu l'étendue des modifications nécessaires, il convient, dans un but de transparence pour tout intéressé, de procéder à la refonte du règlement (CE) n° 1390/2000.

(2) Le règlement (CE) n° 814/2000 définit le type et le contenu des actions d'information dans le domaine de la politique agricole commune.

(3) L'appel à soumission de propositions constitue le moyen le plus efficace et le plus transparent pour assurer que les possibilités de subvention offertes par le règlement (CE) n° 814/2000 reçoivent la publicité la plus large et pour que soient sélectionnées les meilleures actions.

(4) Il convient de préciser de manière détaillée les conditions d'éligibilité des demandeurs, les critères d'exclusion et les critères généraux de sélection des actions déterminés à l'article 3, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 814/2000.

(5) Parmi les destinataires du financement prévu par le règlement (CE) n° 814/2000 figurent des organisations qui n'ont pas un statut juridique bien défini. Afin de garantir la protection des intérêts financiers de la Communauté, il convient donc d'exiger, lorsqu'une avance sur le paiement de la subvention est accordée, la constitution d'une garantie équivalente.

(6) Afin de faire bénéficier un plus grand nombre d'intéressés des ressources financières disponibles, l'octroi d'un taux de financement supérieur à 50 % doit demeurer exceptionnel.

(7) L'information du comité du Fonds européen d'orientation et de garantie agricole (FEOGA), institué par le règlement (CE) n° 1258/1999 du Conseil du 17 mai 1999 relatif au financement de la politique agricole commune(3), sur les actions financées en application du présent règlement peut favoriser la coordination entre les actions menées par les États membres et celles soutenues par la Communauté.

(8) Compte tenu du délai pour la publication de l'appel à proposition, il convient de prévoir une entrée en vigueur immédiate du règlement.

(9) Les mesures prévues au présent règlement sont conformes à l'avis du comité FEOGA,

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

Article premier

Champ d'application

Le présent règlement établit les modalités d'application concernant les actions d'information dans le domaine de la politique agricole commune sous la forme de programmes d'activités et d'actions ponctuelles, visées à l'article 2, paragraphe 1, points a) et b), du règlement (CE) n° 814/2000.

Article 2

Appel à soumission de propositions

La Commission publie au Journal officiel des Communautés européennes, au plus tard le 31 juillet de chaque année, un appel à soumission de propositions qui indique notamment les thèmes et les types d'actions prioritaires ainsi que les dates limites pour l'envoi des demandes, le commencement, la réalisation et la fin du suivi des actions.

Article 3

Conditions d'éligibilité pour les soumissionnaires

1. Les organisations et les associations visées à l'article 2, paragraphe 1, point a), du règlement (CE) n° 814/2000 doivent remplir les conditions suivantes:

a) être privées; en cas d'organisations ou d'associations regroupant d'autres organisations ou associations, ces dernières doivent également être privées;

b) être à but non lucratif;

c) être établies dans un État membre depuis au moins deux ans.

2. Les personnes visées à l'article 2, paragraphe 1, point b), du règlement (CE) n° 814/2000 doivent être légalement constituées dans un État membre depuis au moins deux ans.

3. Dans le cas où le versement d'une avance au titre du paiement de la subvention est prévu par la convention visée à l'article 9, le soumissionnaire constitue une garantie bancaire d'un montant équivalent.

Cette garantie n' est pas demandée dans le cas où le soumissionnaire est un organisme public.

Article 4

Causes d'exclusion des soumissionnaires

Le soumissionnaire est exclu dans les cas suivants:

a) s'il est en état de faillite, de liquidation, de cessation ou de suspension d'activités, de règlement judiciaire, de concordat ou mesure similaire ou s'il fait l'objet d'une procédure de cette nature;

b) s'il a fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement définitif pour un délit affectant sa moralité professionnelle;

c) s'il a commis une faute professionnelle grave;

d) s'il est en situation irrégulière pour le paiement de ses cotisations de sécurité sociale, impôts et taxes;

e) s'il ne dispose pas de la capacité financière, technique et professionnelle nécessaire à la réalisation de l'action au vu des informations précisées à l'annexe I, point 3 c) et d).

Article 5

Actions non éligibles

Outre les actions mentionnées à l'article 2, paragraphe 3, du règlement (CE) n° 814/2000, ne sont pas éligibles:

a) les actions ayant un objectif lucratif;

b) les assemblées générales ou les réunions statutaires.

Article 6

Causes d'exclusion et conditions de recevabilité des actions

1. Sont exclus les programmes d'activité qui comportent une demande de subvention inférieure à 25000 euros ou supérieure à 500000 euros.

2. Sont exclues les actions ponctuelles qui comportent une demande de subvention inférieure à 5000 euros ou supérieure à 100000 euros.

3. Sont exclus les programmes et les actions ponctuelles dont la préparation, la réalisation et le suivi s'effectuent en dehors de la période précisée dans l'appel à propositions dans le cadre duquel ils ont été soumis.

4. Au cours d'un même exercice annuel, il ne peut être reçu qu'un programme d'activités ou trois actions ponctuelles par soumissionnaire.

5. Si l'appel à propositions en vigueur pour l'exercice concerné prévoit une deuxième date pour la soumission des demandes, le soumissionnaire dont le programme d'activités a été rejeté peut présenter au maximum trois demandes de subvention, chacune pour une action ponctuelle, dans le respect du plafond fixé au paragraphe 2 du présent article.

6. Seules sont recevables les demandes de subvention présentées conformément à l'annexe I.

Article 7

Critères de sélection des actions

1. La Commission sélectionne les demandes retenues pour bénéficier du financement communautaire sur la base des critères de la qualité du projet et d'un bon rapport coût-efficacité, tels que prévus à l'article 3, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 814/2000.

2. La qualité du projet est appréciée notamment au regard:

a) de la pertinence et de l'intérêt général des actions;

b) de la dimension et de la plus-value européenne;

c) de l'effet multiplicateur durable aux niveaux européen, national et régional;

d) de la contribution au développement d'une coopération multinationale, interrégionale ou intersectorielle durable;

e) des moyens prévus pour l'évaluation des actions.

3. Le bon rapport coût-efficacité est apprécié notamment au regard:

a) du caractère raisonnable du budget présenté;

b) de la contribution demandée à la Commission;

c) de la capacité du demandeur à mobiliser d'autres sources de financement.

4. Les critères de sélection sont précisés à l'annexe II.

Article 8

Taux de soutien financier

1. Le taux maximal du financement communautaire pour les actions sélectionnées est de 50 % des coûts éligibles tels que définis à l'annexe III.

2. Le taux maximal de financement communautaire peut être porté jusqu'à 75 % des coûts éligibles pour une action ponctuelle ou une ou des activités d'un programme à condition qu'elles présentent un intérêt exceptionnel au regard des critères de sélection et qu'elles impliquent des frais de séjour par participant et par jour inférieurs à 60 % du montant maximal par jour qui figure dans les barèmes mis à la disposition des soumissionnaires par la Commission.

Une préférence sera accordée aux actions ayant lieu dans des zones rurales.

Article 9

Convention

Les demandes sélectionnées font l'objet de la conclusion entre la Commission et les bénéficiaires d'une convention régissant les droits et les obligations découlant de la décision de subvention de la Commission.

Article 10

Annualité

Les subventions sont accordées sur une base strictement annuelle et ne donnent aucun droit pour les années suivantes, même lorsque l'action s'inscrit dans le cadre d'une stratégie pluriannuelle.

Article 11

Publicité

Une liste des bénéficiaires et des activités financées dans le cadre du présent règlement avec indication du montant et du taux de soutien financier est publiée chaque année au Journal officiel des Communautés européennes.

Article 12

Information du comité du FEOGA

Le comité du FEOGA est informé:

a) du contenu de l'appel à soumission de propositions avant sa publication;

b) des programmes d'activités reçus;

c) des actions sélectionnées pour bénéficier d'une subvention;

d) des activités mises en oeuvre à l'initiative de la Commission.

Article 13

Évaluation

Aux fins de l'évaluation des actions financées prévue à l'article 7 du règlement (CE) n° 814/2000, les bénéficiaires sont tenus de fournir tous les éléments de nature à permettre cette évaluation, et notamment de répondre aux questionnaires et aux grilles d'évaluation qui sont joints aux formulaires de demande mis à leur disposition par la Commission.

La Commission procède à l'évaluation au plus tard quatre ans après l'entrée en vigueur du présent règlement.

Article 14

Abrogation

Le règlement (CE) n° 1390/2000 est abrogé.

Article 15

Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur le jour de sa publication au Journal officiel des Communautés européennes.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.

Fait à Bruxelles, le 30 juillet 2001.

Par la Commission

Frederik Bolkestein

Membre de la Commission

(1) JO L 100 du 20.4.2000, p. 7.

(2) JO L 158 du 30.6.2000, p. 17.

(3) JO L 160 du 26.6.1999, p. 103.

ANNEXE I

SOUMISSION ET CONTENU DES DEMANDES DE SUBVENTION

1. Les demandes de subvention doivent:

a) être soumises dans les délais impartis;

b) être totalement et correctement remplies et dactylographiées;

c) être adressées en cinq exemplaires(1), tous signés et datés par la personne responsable de l'action, en utilisant les formulaires de demande de subvention originaux à obtenir auprès des services de la Commission indiqués dans l'appel à propositions; dans les cas où tout ou partie de l'action a lieu en dehors de la Communauté, un exemplaire supplémentaire doit être fourni;

d) être envoyées par courrier recommandé avec accusé de réception;

e) être rédigées dans une des langues officielles de la Communauté; une description sommaire du projet dans d'autres langues officielles peut être jointe.

2. Le budget prévisionnel doit:

a) être présenté par action (aussi dans le cas des programmes);

b) être établi en utilisant les documents originaux mis à disposition sur le site Internet ou auprès des services de la Commission indiqués dans l'appel à propositions;

c) être équilibré, exprimé en euros et ne pas comporter d'erreurs;

d) être suffisamment détaillé pour permettre l'identification, le suivi et le contrôle des actions proposées;

e) indiquer les calculs et les spécifications utilisés pour son élaboration;

f) comporter dans sa partie "recettes":

- la contribution directe du soumissionnaire,

- le détail des contributions d'autres bailleurs de fonds éventuels,

- tout revenu généré par le projet, y compris, le cas échéant, les droits exigés des participants,

- la subvention demandée à la Commission, le cas échéant ventilée selon les différentes demandes introduites à la Commission;

g) être daté et signé tant dans sa partie recettes que dans sa partie dépenses.

3. Sont annexés à la demande:

a) les statuts, l'organigramme, le règlement intérieur et le rapport d'activités le plus récent du soumissionnaire;

b) tous les documents de nature à prouver que le soumissionnaire ne se trouve pas dans un des cas déterminés à l'article 4, points a), b), c) et d), du présent règlement;

c) les bilans et les comptes annuels des deux derniers exercices;

d) tout document permettant d'apprécier la capacité financière, technique et professionnelle du soumissionnaire et notamment l'indication des titres d'études et professionnels et de l'expérience des responsables de l'action, des effectifs moyens annuels, du matériel et de l'équipement technique à disposition ainsi qu'un descriptif des actions réalisées au cours des deux dernières années;

e) le programme détaillé de chaque action qui comprend, notamment, les sujets particuliers à traiter, la structure de l'événement ou de la publication ainsi que, dans la mesure du possible, les noms, titres et expériences professionnelles des participants dont les frais de transport ou de séjour sont pris en charge et des intervenants, ainsi que les sujets que ces derniers doivent traiter;

f) tout document utile pour apprécier le contenu de l'action.

En cas de recours à la sous-traitance, les mêmes informations doivent être fournies pour attester de la capacité financière, technique et professionnelle du ou des sous-traitants concernés.

(1) Les demandes peuvent être envoyées sur support informatique mais doivent dans ce cas obligatoirement comporter un exemplaire sur papier signé et daté par la personne responsable de l'action.

ANNEXE II

CRITÈRES DE SÉLECTION

1. Pour les critères fixés à l'article 7, paragraphe 2:

a) la pertinence et l'intérêt général de l'action sont appréciées notamment au regard de:

- l'adéquation du contenu de l'action avec les objectifs fixés à l'article 1er du règlement (CE) n° 814/2000 et des thèmes prioritaires indiqués dans l'appel à soumission de propositions,

- la pertinence des besoins en matière d'informations identifiés par le demandeur,

- l'adéquation entre les actions proposées par le demandeur et les moyens budgétaires et humains envisagés,

- l'adéquation entre les actions proposées par le demandeur et le public visé;

b) la dimension et la plus-value européenne sont appréciées notamment au regard:

- du nombre de pays concernés par l'action,

- du nombre de régions concernées par l'action,

- du nombre de secteurs couverts par l'action,

- du nombre des organisations impliquées dans la conception et la réalisation de l'action,

- de la coopération efficace et équilibrée entre les différents partenaires en ce qui concerne la programmation des actions, la réalisation des actions et la participation financière,

- de la représentativité des organisations concernées par le nombre de leurs adhérents et leurs domaines d'activités,

- de l'expertise des intervenants ou des personnes impliquées dans la réalisation de l'action par rapport aux thèmes traités;

c) l'effet multiplicateur durable aux niveaux européen, national et régional est apprécié notamment au regard:

- du nombre de bénéficiaires de l'action,

- de la représentativité et de la qualité des bénéficiaires,

- de la politique de diffusion retenue, à savoir:

- les outils de communication envisagés (publications, rapports, bases de données, répertoires, séminaires de suivi, cahiers techniques, etc.),

- les supports utilisés (papier, électronique, audiovisuel),

- les canaux de diffusion utilisés (presse, publipostage, distribution directe, etc.),

- des suites données à l'action ou de son caractère pluriannuel;

d) la contribution au développement d'une coopération multinationale, interrégionale ou intersectorielle durable est appréciée notamment au regard:

- de la mise en oeuvre d'échanges,

- de l'exploitation commune des expériences,

- des partenariats créés,

- des mises en réseau,

- de l'établissement d'une politique d'information et/ou de diffusion commune;

e) l'évaluation des actions est appréciée notamment au regard:

- de la réalisation d'une évaluation ex ante,

- de la réalisation d'une évaluation ex post,

- des critères établis pour mener à bien cette évaluation,

- des techniques utilisées (sondages, questionnaires, statistiques, etc.).

2. Pour les critères fixés à l'article 7, paragraphe 3:

a) le caractère raisonnable du budget présenté est apprécié notamment au regard:

- de son montant global,

- des coûts indiqués pour chaque poste, notamment par référence aux meilleures conditions disponibles sur le marché et par rapport aux taux ou aux barèmes établis par les services de la Commission,

- de l'équilibre entre les différents postes,

- du rapport coût total par bénéficiaires directs de l'action;

b) la contribution demandée est appréciée notamment au regard:

- de son montant global,

- de sa part dans les recettes totales;

c) la capacité du demandeur à mobiliser d'autres sources de financement est appréciée notamment au regard de:

- la part dans les recettes totales des ressources propres du demandeur,

- la part dans les recettes totales de sources avérées de financement publiques (nationales, régionales ou locales) ou privées,

- l'importance de la contribution demandée aux participants.

ANNEXE III

COÛTS ÉLIGIBLES

1. Pour être éligibles, les coûts doivent répondre aux critères suivants:

a) ils doivent être directement générés par l'action;

b) ils doivent être indispensables à la mise en oeuvre de l'action et doivent respecter les meilleures conditions disponibles sur le marché.

2. Les coûts doivent être liés:

a) à la préparation des actions (conception, recherche, coordination, publicité, évaluation ex ante, etc.);

b) à la réalisation des actions (coûts de production, honoraires des conférenciers, location des installations et des équipements, interprétation, impression des documents, frais de participation et frais de voyage, etc.);

c) au suivi (revue de presse, diffusion des comptes rendus, évaluation ex post, etc.).

3. Sont éligibles:

a) les coûts de personnel (coût unitaire par jour de travail), sur présentation des feuilles de salaire pour la période considérée ou de factures en cas de recours à du personnel externe;

b) les coûts de transports mentionnés ci-après:

- les frais de réservation et de voyages en seconde classe, en train, par l'itinéraire le plus court, sur présentation du titre de transport(1),

- les frais de voyages par avion, pour les déplacements supérieurs à 800 kilomètres aller et retour, sur la base de la classe économique, avec application des meilleurs tarifs promotionnels disponibles sur le marché (APEX, PEX, Excursion, etc.) et sur présentation du billet et des cartes d'embarquement(2),

- les frais de voyage interurbain par car, par l'itinéraire le plus court, et sur présentation du titre de transport ou de la facture,

- les frais de location de car ou de voiture, sous réserve qu'ils soient inscrits dans le budget prévisionnel et dûment justifiés, sur présentation de la facture,

- les frais de voyage en voiture personnelle, sur la base du tarif applicable pour le voyage en train en seconde classe ou en car, d'après l'itinéraire le plus court, et à l'exclusion de tout supplément; ces frais sont éligibles sur présentation d'une déclaration signée par l'utilisateur indiquant les dates du départ et du retour, le lieu de départ et de destination et une attestation d'une compagnie de chemin de fer ou de car précisant le coût d'un tel voyage(3); les frais d'essence, de parking, de péage et de repas occasionnés par l'utilisateur d'une voiture personnelle ne sont pas éligibles,

- à l'exclusion des frais de transports urbains (bus, métro, tramway) et des frais de taxi;

c) les frais de logement et de repas, dans les conditions suivantes:

- dans la limite d'un montant maximal par jour et par personne, à obtenir auprès des services de la Commission; ce montant couvre les frais de logement et de repas pris en groupe dans le cadre de l'action, sur présentation des factures,

- dans la limite d'un montant forfaitaire par personne, par repas et par petit-déjeuner, à obtenir auprès des services de la Commission, dans les cas où il est prévu que tout ou partie des repas ne sont pas pris en commun,

- les notes d'hôtels communes ne sont recevables que si elles indiquent le nombre de chambres, les noms des personnes et le nombre de nuitées; les notes de restaurant doivent préciser le nombre de couverts et une liste des convives doit être jointe;

d) les frais d'interprétation et de traduction, dans les mêmes conditions que les coûts de personnel, et dans la limite de plafonds à obtenir auprès des services de la Commission;

e) les honoraires d'expert ou de conférencier, dans la limite d'un plafond à obtenir auprès des services de la Commission, sur présentation d'une facture et de la preuve du paiement, et, dans la mesure où ils n'appartiennent pas à une fonction publique nationale, communautaire ou internationale et ne sont ni membres ni employés de l'organisation bénéficiaire de la subvention ou d'une organisation qui lui est associée ou affiliée;

f) la location de salles de conférence et de matériel, sur présentation de la facture;

g) la sous-traitante, mais uniquement pour les cas spécifiquement mentionnés dans la convention; le bénéficiaire doit faire appel à au moins trois propositions dans les cas où le marché est d'un montant supérieur à 10000 euros, fournir aux services de la Commission les éléments permettant de prouver que le sous-traitant retenu proposait le meilleur rapport qualité-prix et justifier le choix s'il ne s'agit pas du moins-disant; le sous-traitant est soumis aux mêmes règles que le bénéficiaire;

h) les coûts de publication et de frais de routage ainsi que les coûts de productions audiovisuelles autres que les coûts de personnel, sur présentation des factures;

i) les autres coûts découlant d'exigences de la convention de subvention (audits, évaluations spécifiques de l'action, rapports, traductions, cautions, etc.), sur présentation des factures;

j) une provision pour imprévus, plafonnée à 5 % des coûts directs éligibles;

k) un montant forfaitaire, dans la limite de 7 %, calculé sur la somme des coûts directs éligibles y compris la provision pour imprévus, couvrant les coûts de matériel consommable, de fournitures et autres frais (sont inclus notamment parmi ces coûts: les frais de téléphone, télécopieur, courriers, Internet, photocopies et l'ensemble du matériel de bureau), dans la mesure où le bénéficiaire ne reçoit pas par ailleurs de subvention de fonctionnement de la Commission.

4. Ne sont pas éligibles:

a) les contributions en nature;

b) les dépenses non spécifiées ou forfaitaires, sauf dans les cas particuliers mentionnés dans le présent règlement;

c) les coûts indirects (loyer, électricité, eau, gaz, assurances, impôts et taxes, etc.);

d) les coûts de capital investi, les provisions, les intérêts débiteurs, les pertes de change, les cadeaux et les dépenses somptuaires.

5. Les dates prises en considération pour l'éligibilité des coûts sont celles qui correspondent à leur génération et non celles qui correspondent à l'établissement des pièces comptables.

Aucune dépense générée avant la date de début de l'action telle qu'elle est indiquée dans la convention de subvention ne peut être prise en considération.

6. Toutes les factures doivent être établies en bonne et due forme, conformément à la législation et aux règles du pays concerné et indiquer le montant et le pourcentage de la TVA. Les copies de mauvaise qualité ne seront pas prises en considération.

7. Aucun coût non justifié ne peut être pris en considération.

8. Les coûts doivent avoir été effectivement encourus, être enregistrés dans la comptabilité ou dans les documents fiscaux du bénéficiaire et être identifiables et contrôlables.

9. Dans les cas où des coûts éligibles sont directement pris en charge par un autre bailleur de fonds, ils doivent être mentionnés dans le budget prévisionnel et le décompte final dans la partie "autres contributions" et répondre aux exigences posées aux points 6, 7 et 8.

(1) Lorsque le transport a lieu dans une autre classe, les frais encourus ne sont pas éligibles, sauf si est présentée une attestation de la compagnie de transport précisant le coût en seconde classe, auquel cas les frais éligibles sont limités à ce montant.

(2) Lorsque le transport a lieu dans une autre classe, les frais encourus ne sont pas éligibles, sauf si est présentée une attestation de la compagnie de transport précisant le coût en seconde classe, auquel cas les frais éligibles sont limités à ce montant.

(3) Par dérogation, pour les cas où il n'existe pas de transports publics et dans la limite de 300 kilomètres aller et retour, les coûts éligibles sont de 0,25 euro par kilomètre.