Décision de la Commission

du 5 décembre 2001

modifiant son règlement intérieur

[notifiée sous le numéro C(2001) 3714]

(2001/937/CE, CECA, Euratom)

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté européenne, et notamment son article 218, paragraphe 2,

vu le traité instituant la Communauté européenne du charbon et de l'acier, et notamment son article 16,

vu le traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique, et notamment son article 131,

vu le traité sur l'Union européenne, et notamment son article 28, paragraphe 1, et son article 41, paragraphe 1,

DÉCIDE:

Article premier

Les dispositions concernant la mise en oeuvre du règlement (CE) n° 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 31 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission(1), dont le texte figure à l'annexe de la présente décision, sont ajoutées en annexe au règlement intérieur de la Commission.

Article 2

La décision 94/90/CECA, CE, Euratom de la Commission(2) est abrogée.

Article 3

La présente décision entre en vigueur le jour de sa publication au Journal officiel des Communautés européennes.

Fait à Bruxelles, le 5 décembre 2001.

Par la Commission

Le président

Romano Prodi

(1) JO L 145 du 31.5.2001, p. 43.

(2) JO L 46 du 18.2.1994, p. 58.

ANNEXE

Dispositions concernant la mise en oeuvre du règlement (CE) n° 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission

considérant ce qui suit:

(1) Conformément à l'article 255, paragraphe 2, du traité CE, le Parlement européen et le Conseil ont adopté le règlement (CE) n° 1049/2001(1) relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission.

(2) En application de l'article 255, paragraphe 3, du traité, ce règlement, qui fixe les principes généraux et limites régissant l'exercice du droit d'accès aux documents, prévoit en son article 18 que chaque institution adapte son règlement intérieur aux dispositions dudit règlement,

Article premier

Bénéficiaires

Les citoyens de l'Union et les personnes physiques ou morales résidant ou ayant leur siège dans un État membre exercent leur droit d'accès aux documents de la Commission au titre des dispositions de l'article 255, paragraphe 1, du traité et de l'article 2, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 1049/2001 selon les procédures prévues par les présentes dispositions. Ce droit d'accès vise les documents détenus par la Commission, c'est-à-dire établis ou reçus par elle et en sa possession.

En application de l'article 2, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 1049/2001, les citoyens de pays tiers n'ayant pas leur résidence dans un État membre ainsi que les personnes morales n'ayant pas leur siège dans l'un des États membres bénéficient du droit d'accès aux documents de la Commission aux mêmes conditions que les bénéficiaires visés à l'article 255, paragraphe 1, du traité.

Toutefois, en vertu de l'article 195, paragraphe 1, du traité, ces personnes n'auront pas la faculté de présenter une plainte auprès du Médiateur européen. En revanche, si la Commission leur refuse totalement ou partiellement l'accès à un document après une demande confirmative, ils peuvent introduire un recours devant le Tribunal de première instance des Communautés européennes, conformément aux dispositions de l'article 230, quatrième alinéa, du traité.

Article 2

Demandes d'accès

Toute demande d'accès à un document est adressée par courrier, fax ou courrier électronique au Secrétariat général de la Commission, à la direction générale ou au service compétent. Les adresses auxquelles les demandes doivent être envoyées sont publiées dans le guide pratique visé à l'article 8 des présentes dispositions.

La Commission répond aux demandes d'accès, initiales et confirmatives, dans un délai de quinze jours ouvrables à partir de la date d'enregistrement de la demande. Dans le cas de demandes complexes ou volumineuses, ce délai peut être prolongé de quinze jours ouvrables. Toute prolongation du délai doit être motivée et communiquée préalablement au demandeur.

En cas de demande imprécise visée à l'article 6, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 1049/2001, la Commission invite le demandeur à fournir des informations complémentaires permettant d'identifier les documents demandés; le délai de réponse ne commence à courir qu'à partir du moment où l'institution dispose de ces informations.

Toute décision négative, même partiellement, indique le motif du refus fondé sur l'une des exceptions énumérées à l'article 4 du règlement (CE) n° 1049/2001, et informe le demandeur des voies de recours à sa disposition.

Article 3

Traitement des demandes initiales

Sans préjudice de l'article 9 des présentes dispositions, un accusé de réception est envoyé au demandeur dès l'enregistrement de la demande, sauf si la réponse est envoyée par retour du courrier.

L'accusé de réception et la réponse sont envoyés par écrit, éventuellement par voie électronique.

Le demandeur est informé de la suite réservée à sa demande, soit par le directeur général ou le chef de service concerné par la demande, soit par un directeur désigné à cet effet au sein du Secrétariat général ou par un directeur désigné au sein de l'OLAF en cas de demande portant sur des documents relatifs aux activités de l'OLAF visées à l'article 2, paragraphes 1 et 2, de la décision 1999/352/CE, CECA, Euratom(2) instituant l'OLAF, ou par le fonctionnaire qu'ils ont désigné à cet effet.

Toute réponse, même partiellement négative, devra informer le demandeur de son droit de présenter, dans un délai de quinze jours ouvrables après la réception de la réponse, une demande confirmative auprès du Secrétaire général de la Commission ou auprès du directeur de l'OLAF lorsque la demande confirmative concerne des documents relatifs aux activités de l'OLAF visées à l'article 2, paragraphes 1 et 2, de la décision 1999/352/CE, CECA, Euratom.

Article 4

Traitement des demandes confirmatives

Conformément à l'article 14 du règlement intérieur de la Commission, le pouvoir de prendre les décisions concernant les demandes confirmatives est délégué au Secrétaire général. Toutefois, lorsque la demande confirmative concerne des documents relatifs aux activités de l'OLAF visées à l'article 2, paragraphes 1 et 2, de la décision 1999/352/CE, CECA, Euratom, la prise de décision est déléguée au directeur de l'OLAF.

La direction générale ou le service assiste le Secrétariat général dans la préparation de la décision.

La décision est prise par le secrétaire général ou par le directeur de l'OLAF après accord du Service juridique.

La décision est communiquée au demandeur par écrit, éventuellement par voie électronique, l'informant de son droit d'introduire un recours devant le Tribunal de première instance, ou de déposer une plainte auprès du Médiateur européen.

Article 5

Consultations

1. Lorsque la Commission est saisie d'une demande d'accès à un document qu'elle détient mais qui émane d'un tiers, la direction générale ou le service dépositaire du document vérifie l'applicabilité de l'une des exceptions prévues à l'article 4 du règlement (CE) n° 1049/2001. Si le document demandé est classifié en vertu des règles de sécurité de la Commission, l'article 6 des présentes dispositions s'applique.

2. Si, au terme de cet examen, la direction générale ou le service dépositaire estime que l'accès au document demandé doit être refusé en vertu de l'une des exceptions prévues à l'article 4 du règlement (CE) n° 1049/2001, la réponse négative est envoyée au demandeur sans consultation du tiers auteur.

3. La direction générale ou le service dépositaire donne une suite favorable à la demande sans consulter le tiers auteur lorsque:

a) le document demandé a déjà été divulgué, soit par son auteur, soit en vertu du règlement ou de dispositions analogues;

b) la divulgation, éventuellement partielle, de son contenu ne porte manifestement pas atteinte à l'un des intérêts visés à l'article 4 du règlement (CE) n° 1049/2001.

4. Dans tous les autres cas, le tiers auteur est consulté. En particulier, dans le cas où la demande d'accès porte sur un document qui émane d'un État membre, la direction générale ou le service dépositaire consulte l'autorité d'origine lorsque:

a) le document a été transmis à la Commission avant la date d'entrée en application du règlement (CE) n° 1049/2001;

b) l'État membre a demandé à la Commission de ne pas divulguer le document sans son accord préalable, conformément aux dispositions de l'article 4, paragraphe 5, du règlement (CE) n° 1049/2001.

5. Le tiers auteur consulté dispose d'un délai de réponse qui ne peut être inférieur à cinq jours ouvrables mais qui doit permettre à la Commission de respecter ses propres délais de réponse. En l'absence de réponse dans le délai fixé, ou lorsque le tiers est introuvable ou non identifiable, la Commission statue conformément au régime d'exceptions de l'article 4 du règlement (CE) n° 1049/2001, en tenant compte des intérêts légitimes du tiers sur la base des éléments dont elle dispose.

6. Au cas où la Commission envisage de donner accès à un document contre l'avis explicite de son auteur, elle informe celui-ci de son intention de divulguer le document après une période de dix jours ouvrables et attire son attention sur les voies de recours qui sont à sa disposition en vue de s'opposer à cette divulgation.

7. Lorsqu'un État membre est saisi d'une demande d'accès à un document émanant de la Commission, il peut s'adresser, aux fins de consultation, au Secrétariat général, qui sera en charge de déterminer la direction générale ou le service responsable du document au sein de la Commission. La direction générale ou le service auteur du document répondra à cette demande après consultation du Secrétariat général.

Article 6

Traitement des demandes d'accès aux documents classifiés

Lorsqu'une demande d'accès concerne un document sensible tel que défini à l'article 9, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 1049/2001, ou un autre document classifié en vertu des règles de sécurité de la Commission, elle sera instruite par des fonctionnaires habilités à prendre connaissance de ce document.

Toute décision refusant l'accès à tout ou partie d'un document classifié sera motivée sur la base des exceptions énumérées à l'article 4 du règlement (CE) n° 1049/2001. S'il s'avère que l'accès au document demandé ne peut être refusé sur la base de ces exceptions, le fonctionnaire instruisant la demande veillera à ce qu'il soit procédé à la déclassification du document avant de le transmettre au demandeur.

L'accord de l'autorité d'origine sera toutefois requis pour donner accès à un document sensible.

Article 7

Exercice du droit d'accès

Les documents sont envoyés par courrier, fax ou, si disponible, par courrier électronique, selon la demande. En cas de gros volumes ou de documents difficiles à manipuler, le demandeur peut être invité à venir consulter les documents sur place. Cette consultation est gratuite.

Si le document a été publié, la réponse consiste à donner les références de publication et/ou l'endroit où le document est disponible et, le cas échéant, l'adresse du document sur le site EUROPA.

Si le volume des documents demandés dépasse vingt pages, une redevance de 0,10 euro par page, augmentée des frais de port, peut être mise à charge du demandeur. Les frais afférents à d'autres supports seront décidés au cas par cas sans que ceux-ci n'excèdent un montant raisonnable.

Article 8

Mesures facilitant l'accès aux documents

1. La couverture du registre prévu à l'article 11 du règlement (CE) n° 1049/2001 sera élargie graduellement. Elle sera affichée dans la page d'accueil sur le site EUROPA.

Le registre contient le titre du document (dans les langues dans lesquelles il est disponible), la cote et d'autres références utiles, une indication quant à son auteur et la date de sa création ou de son adoption.

Une page d'aide (dans toutes les langues officielles) informe le public de la façon dont le document peut être obtenu. Si le document est publié, un lien est établi avec le texte intégral.

2. La Commission élabore un guide pratique destiné à informer le public des droits dont il bénéficie au titre du règlement (CE) n° 1049/2001. Ce guide sera diffusé dans toutes les langues officielles sur le site EUROPA ainsi que sous forme de brochure.

Article 9

Documents accessibles d'office au public

1. Les dispositions du présent article ne s'appliquent qu'aux documents établis ou reçus après la date de mise en application du règlement (CE) n° 1049/2001.

2. Les documents suivants sont automatiquement remis sur demande et, dans la mesure du possible, rendus directement accessibles par voie électronique:

a) les ordres du jour des réunions de la Commission;

b) les procès-verbaux ordinaires des réunions de la Commission, après leur approbation;

c) les textes adoptés par la Commission qui sont destinés à être publiés au Journal officiel des Communautés européennes;

d) les documents originaires de tiers qui ont déjà été divulgués par leur auteur ou avec son consentement;

e) les documents déjà divulgués à la suite d'une demande antérieure.

3. Dès lors qu'il est clair qu'aucune des exceptions prévues à l'article 4 du règlement (CE) n° 1049/2001 ne leur est applicable, les documents suivants peuvent être diffusés, dans la mesure du possible par voie électronique, pour autant qu'ils ne reflètent pas des avis ou des prises de position individuelles:

a) après l'adoption d'une proposition d'acte du Conseil ou du Parlement européen et du Conseil, les documents préparatoires de ces propositions soumis au collège au cours du processus d'adoption;

b) après l'adoption d'un acte par la Commission en vertu des pouvoirs d'exécution qui lui sont conférés, les documents préparatoires de ces actes soumis au collège au cours du processus d'adoption;

c) après l'adoption par la Commission d'un acte en vertu de ses pouvoirs propres, ainsi que d'une communication, d'un rapport ou d'un document de travail, les documents préparatoires de ces documents soumis au collège au cours du processus d'adoption.

Article 10

Organisation interne

Les directeurs généraux et chefs de service sont compétents pour décider de la suite à donner aux demandes initiales. À cet effet, ils désignent un fonctionnaire pour instruire les demandes d'accès et coordonner la prise de position de sa direction générale ou de son service.

Les réponses aux demandes initiales sont communiquées pour information au Secrétariat général.

Les demandes confirmatives sont communiquées pour information à la direction générale ou au service qui a répondu à la demande initiale.

Le Secrétariat général assure la bonne coordination et l'application uniforme de ces règles par les directions générales et services de la Commission. À cet effet, il fournit toutes orientations et lignes directrices nécessaires.

(1) JO L 145 du 31.5.2001, p. 43.

(2) JO L 136 du 31.5.1999, p. 20.