Décision du Parlement européen, du Conseil, de la Commission, de la Cour de justice, de la Cour des comptes, du Comité économique et social et du Comité des régions

du 20 juillet 2000

relative à l'organisation et au fonctionnement de l'Office des publications officielles des Communautés européennes

(2000/459/CE, CECA, Euratom)

LE PARLEMENT EUROPÉEN,

LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,

LA COMMISSION,

LA COUR DE JUSTICE,

LA COUR DES COMPTES,

LE COMITÉ ÉCONOMIQUE ET SOCIAL,

LE COMITÉ DES RÉGIONS,

vu le traité sur l'Union européenne,

vu le traité instituant la Communauté européenne,

vu le traité instituant la Communauté européenne du charbon et de l'acier,

vu le traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique,

considérant ce qui suit:

(1) L'article 8 de la décision des représentants des gouvernements des États membres du 8 avril 1965 relative à l'installation provisoire de certaines institutions et de certains services des Communautés(1) a prévu l'installation à Luxembourg d'un Office des publications officielles des Communautés européennes (ci-après dénommé "l'Office"). Cette disposition a été mise en oeuvre par la décision 69/13/Euratom, CECA, CEE(2), modifiée par la décision 80/443/CEE, Euratom, CECA(3).

(2) Le règlement financier du 21 décembre 1977 applicable au budget général des Communautés européennes(4), modifié en dernier lieu par le règlement (CE, CECA, Euratom) n° 2779/98 du Conseil(5), prévoit des dispositions particulières relatives au fonctionnement de l'Office.

(3) Une adaptation du cadre réglementaire de l'Office est nécessaire pour tenir compte de l'évolution des pratiques en matière de compétences dévolues à l'autorité investie du pouvoir de nomination.

(4) Le domaine de l'édition a connu une évolution technologique considérable dont il y a lieu de tenir compte pour le fonctionnement de l'Office.

(5) La décision 69/13/Euratom, CECA, CEE a été modifiée de façon substantielle. À l'occasion de nouvelles modifications il convient, dans un souci de clarté, de procéder à la refonte de ladite décision,

DÉCIDENT:

Article premier

L'Office des publications officielles des Communautés européennes (ci-après dénommé "l'Office") a pour objet d'assurer, dans les meilleures conditions techniques et financières, sous la responsabilité des institutions des Communautés européennes, l'édition des publications de celles-ci et de leurs services.

Article 2

Aux fins de la présente décision, on entend par:

1) "édition", la production et la diffusion des publications, sous toutes formes et présentations et par tous procédés tant actuels que futurs;

2) "institutions", le Parlement européen, le Conseil, la Commission, la Cour de justice, la Cour des comptes, le Comité économique et social et le Comité des régions;

3) "organes et organismes", les organes et organismes institués par les traités ou sur la base de ceux-ci.

Article 3

1. L'Office assure l'exécution, par lui-même ou par des entreprises, des tâches suivantes:

a) l'édition du Journal officiel des Communautés européennes (ci-après dénommé "Journal officiel");

b) l'édition des autres publications des institutions des Communautés européennes ou de leurs services, sans préjudice des dispositions des paragraphes 2 et 3;

c) à leur demande, l'édition des publications provenant des organes et organismes.

2. Les documents à caractère interne peuvent être produits et diffusés par chaque institution.

3. Les institutions, organes et organismes peuvent, dans des cas exceptionnels, procéder à l'édition de publications sans intervention de l'Office, lorsque l'intervention de celui-ci comporte un accroissement sensible des charges financières ou que, pour des raisons techniques, celui-ci n'est pas en mesure de répondre aux conditions d'urgence que nécessiteraient la production et la diffusion dans des délais très brefs d'une publication. Elles en informent le comité de direction sans délai.

4. L'exécution des tâches de l'Office comporte notamment les opérations suivantes:

a) regroupement des documents à éditer;

b) préparation et vérification des textes et autres éléments dans le respect des indications fournies par les institutions, organes et organismes;

c) passation des marchés avec les fournisseurs;

d) impression des travaux urgents ou de faible tirage;

e) surveillance de l'exécution des travaux;

f) contrôle de qualité;

g) suivi financier des contrats avec les fournisseurs;

h) réceptions qualitative et quantitative;

i) contrôle comptable, incluant l'établissement du bon à payer et la délivrance d'une attestation conformément au règlement financier;

j) catalogage et archivage des publications;

k) gestion de la vente;

l) exécution de la diffusion.

En outre, l'Office fournit aux institutions, organes et organismes toutes les indications techniques, financières et commerciales utiles pour leurs projets d'édition et les assiste dans l'élaboration des contrats-cadres.

5. La décision de publication demeure de la compétence exclusive de chaque institution, organe ou organisme.

Article 4

1. Il est institué un comité de direction de l'Office. Chaque institution dispose d'une voix au sein de celui-ci.

2. Le comité de direction se réunit sur l'initiative de son président ou sur demande d'une institution et au moins semestriellement.

3. Les décisions du comité de direction sont, sauf dispositions contraires, prises à la majorité simple. Toutefois, sans préjudice des dispositions de l'article 3, paragraphe 5, lorsque le comité de direction est appelé à prendre une décision particulière à l'égard de la publication d'un texte propre à l'une des institutions, cette majorité doit comprendre la voix de l'institution concernée.

Article 5

1. Le comité de direction exerce, dans l'intérêt commun des institutions, organes et organismes, les fonctions suivantes:

a) il fixe, à l'unanimité, les règles de fonctionnement de l'Office;

b) il fixe, à l'unanimité, les lignes directrices de la politique générale de vente et de diffusion gratuite;

c) il adresse aux institutions, organes et organismes toute suggestion susceptible de faciliter le bon fonctionnement de l'Office;

d) dans le cadre de la procédure budgétaire, il établit sur la base d'un projet élaboré par le directeur de l'Office un état prévisionnel des recettes et des dépenses de l'Office qu'il transmet à la Commission en vue de l'établissement de l'état prévisionnel des recettes et des dépenses de la Commission; dans ce même cadre, il propose à la Commission les adaptations qu'il juge nécessaire d'apporter au tableau des effectifs de l'Office;

e) il fixe la nature et le tarif des prestations additionnelles que l'Office peut effectuer pour les institutions, organes et organismes à titre onéreux;

f) il fixe la nature des prestations pour lesquelles l'Office peut faire appel à la sous-traitance;

g) il établit, sur la base d'un projet élaboré par le directeur, un rapport annuel de gestion portant notamment, à la lumière de la comptabilité analytique, sur tous les postes de recettes et de dépenses concernant les travaux effectués et les prestations fournies par l'Office; avant le 1er mai de chaque année, il transmet aux institutions le rapport sur l'exercice précédent;

h) il participe à la nomination de certains fonctionnaires dans les conditions fixées à l'article 6.

2. En ce qui concerne le Journal officiel, le comité de direction exerce notamment les compétences suivantes:

a) il suscite, auprès des instances compétentes de chaque institution, les décisions de principe à appliquer en commun par les institutions utilisatrices du Journal officiel et veille à l'exécution des décisions arrêtées;

b) il formule toutes les propositions d'amélioration de la structure et de la présentation du Journal officiel;

c) il formule des propositions aux institutions en ce qui concerne l'harmonisation de la présentation des textes à publier;

d) il examine les difficultés rencontrées dans les opérations courantes liées à l'édition du Journal officiel et formule, dans le cadre de l'Office, les instructions nécessaires et, à l'intention des institutions, les recommandations pour les surmonter;

e) il décide, à l'unanimité, si et selon quelles modalités, des publications qui ne proviennent pas des institutions peuvent être effectuées au Journal officiel. Cette disposition n'est toutefois pas applicable aux publications effectuées conformément à des dispositions du droit communautaire;

f) conformément à l'article 133 du règlement financier, il peut demander à la Commission d'ouvrir un compte bancaire en vue de gérer un fonds de roulement pour financer les opérations confiées à des fournisseurs nécessaires à l'édition du Journal officiel.

3. Le comité de direction arrête, à l'unanimité, son règlement intérieur après l'avoir soumis aux institutions. Il désigne en son sein un président.

Article 6

1. Les compétences de l'autorité investie du pouvoir de nomination sont exercées par la Commission en ce qui concerne les fonctionnaires ou agents de grade A 1, A 2, A 3 et LA 3 dans les conditions reprises ci-après.

La Commission ne procède à la nomination des fonctionnaires de grade A 1, A 2, A 3 et LA 3 qu'après avis favorable du comité de direction. S'agissant des grades A 1 et A 2, cet avis est donné à l'unanimité.

Le comité de direction est étroitement associé aux procédures à accomplir, le cas échéant, avant la nomination des fonctionnaires et agents de grade A 1, A 2, A 3 et LA 3, notamment à l'établissement de l'avis de vacance, à l'examen des candidatures et à la désignation des jurys de concours.

2. Les compétences de l'autorité investie du pouvoir de nomination sont exercées par la Commission en ce qui concerne les fonctionnaires et agents autres que ceux visés au paragraphe 1. Elle peut déléguer ses compétences au directeur de l'Office.

La Commission ou le directeur de l'Office, s'il a reçu délégation du pouvoir de nomination, informent le Comité de direction des nominations, de la signature des contrats, des promotions ou de l'introduction de procédures disciplinaires qui concernent les fonctionnaires et agents autres que ceux visés au paragraphe 1. Si la Commission n'a pas délégué au directeur de l'Office le pouvoir de nomination, en ce qui concerne ces mêmes fonctionnaires et agents, lesdites procédures sont accomplies par la Commission sur propositions du directeur.

3. Les procédures administratives relatives aux actes mentionnés aux paragraphes 1 et 2 ainsi que la gestion courante du personnel, notamment en matière de retraite, de caisse maladie, d'accidents du travail, de traitements, de congés, sont effectuées dans les mêmes conditions que pour les agents de la Commission en service à Luxembourg.

4. Les vacances d'emplois au sein de l'Office sont portées en temps utile à la connaissance des fonctionnaires de toutes les institutions des Communautés.

Article 7

1. Les crédits de l'Office, dont le montant total est inscrit à une ligne budgétaire particulière à l'intérieur de la section du budget afférente à la Commission, figurent en détail dans une annexe de cette section.

Cette annexe est présentée sous forme d'état de recettes et de dépenses, subdivisé de la même manière que les sections du budget.

2. Les emplois affectés à l'Office sont énumérés dans une annexe au tableau des effectifs de la Commission.

3. Chaque institution, organe et organisme demeure l'ordonnateur, pour les crédits afférents aux "dépenses de publication" de son budget. Les frais occasionnés par la diffusion gratuite de publications sont à la charge de l'institution, organe ou organisme concerné. Le comité de direction définira les modalités de coopération comptable entre l'Office et les institutions, organes et organismes.

4. Les prestations fournies par l'Office à titre onéreux font l'objet d'une facturation dans les conditions fixées par le comité de direction. À la clôture de l'exercice, le comité de direction informe l'autorité budgétaire de la ventilation des montants ainsi recouverts à l'intérieur de l'annexe de la ligne budgétaire.

5. L'Office tient une comptabilité distincte relative à la vente du Journal officiel et des publications. Les recettes nettes de vente sont versées aux institutions, organes et organismes après la clôture de l'exercice.

Par recettes nettes de vente, on entend: le total des montants facturés diminués des frais de gestion, d'encaissement et bancaires.

Article 8

Le directeur de l'Office est, sous l'autorité du comité de direction et dans la limite des compétences de celui-ci, responsable du bon fonctionnement de l'Office. Il assure le secrétariat du comité de direction, rend compte à celui-ci de l'exécution de ses fonctions et lui présente toute suggestion pour le bon fonctionnement de l'Office. Il dispose du pouvoir hiérarchique sur le personnel de l'Office. En cas d'absence ou d'empêchement du directeur et par dérogation aux règles de la suppléance, les fonctions de celui-ci seront exercées par un fonctionnaire de l'Office désigné par le comité de direction.

Article 9

La décision 69/13/Euratom, CECA, CEE est abrogée.

Les références à la décision abrogée s'entendent comme faites à la présente décision.

Fait à Bruxelles et à Luxembourg, le 20 juillet 2000.

Par le Parlement européen

La présidente

N. Fontaine

Par le Conseil

Le président

F. Parly

Par la Commission

Le président

R. Prodi

Par la Cour de justice

Le président

G. C. Rodríguez Iglesias

Par la Cour des comptes

Le président

J. O. Karlsson

Par le Comité économique et social

La présidente

B. Rangoni Machiavelli

Par le Comité des régions

Le président

J. Chabert

(1) JO 152 du 13.7.1967, p. 18.

(2) JO L 13 du 18.1.1969, p. 19.

(3) JO L 107 du 25.4.1980, p. 44.

(4) JO L 356 du 31.12.1977, p. 1.

(5) JO L 347 du 23.12.1998, p. 3.