DÉCISION DU PARLEMENT EUROPÉEN du 10 juillet 1997 relative à l'accès du public aux documents du Parlement européen (97/632/CECA, CE, Euratom)

LE PARLEMENT EUROPÉEN,

vu les traités instituant les Communautés européennes, et notamment l'article 142 du traité instituant la Communauté européenne,

vu son règlement intérieur, et notamment son article 22,

vu la déclaration relative au droit d'accès à l'information annexée à l'acte final du traité sur l'Union européenne, soulignant que la transparence du processus décisionnel renforce le caractère démocratique des institutions, ainsi que la confiance du public envers l'administration,

considérant qu'il y a lieu, conformément à la déclaration susmentionnée et aux conclusions des Conseils européens de Birmingham et d'Édimbourg en faveur de la promotion d'une Communauté plus proche de ses citoyens, d'adopter des dispositions pour la mise en oeuvre desdits principes par le Parlement européen;

considérant que le principe d'un large accès du public aux documents du Parlement européen, qui s'inscrit dans le cadre de la transparence des travaux de celui-ci, ne doit pas par ailleurs préjuger la protection de l'intérêt public, de l'individu et de la vie privée, et que par conséquent des dérogations doivent être prévues, entre autres, à cet égard;

considérant que lesdits principes ne peuvent pas porter préjudice aux dispositions applicables à l'accès aux dossiers concernant directement des personnes y ayant un intérêt spécifique;

considérant que la présente décision est applicable dans le respect des dispositions relatives aux informations classifiées qui peuvent être adoptées, le cas échéant, par l'Institution;

considérant que les dispositions de la présente décision sont applicables dans le respect et sans préjudice des dispositions du règlement intérieur de l'Institution;

considérant que le Parlement européen a toujours attaché beaucoup d'importance à l'exigence de maintenir avec les citoyens de l'Union un dialogue ouvert et constant, afin d'assurer leur proximité à l'action de la Communauté et la meilleure connaissance de celle-ci;

considérant que la présente réglementation vise à compléter les facilités d'information traditionnellement offertes par le Parlement, ses membres et ses services, par l'octroi d'un droit d'accès aux documents établis par l'Institution,

DÉCIDE:

Article premier

1. Le public a le droit d'accéder aux documents du Parlement européen dans les conditions prévues par la présente décision.

2. On entend par «document du Parlement européen» tout écrit contenant des données existantes, établi par l'Institution, quel que soit le support sur lequel il est enregistré, sous réserve des dispositions de l'article 2 paragraphe 3.

Article 2

1. La demande d'accès à un document du Parlement est adressée par écrit au secrétariat général du Parlement européen ou au bureau d'information de l'Institution se trouvant dans l'État membre dans lequel réside le demandeur. La demande doit être formulée de façon suffisamment précise et contenir en particulier les éléments permettant d'identifier le ou les documents demandés, ainsi que le nom et l'adresse exacts du demandeur. Le cas échéant, l'Institution invitera le demandeur à préciser davantage sa demande.

2. Le document demandé est transmis dans la langue ou les langues du (des) demandeur(s).

3. Lorsque le document demandé au Parlement a pour auteur une personne physique ou morale, un État membre, une autre institution ou organe communautaire ou toute autre organisation nationale ou internationale, la demande ne doit pas être adressée au Parlement européen, mais directement à l'auteur du document.

4. Le Parlement européen, en consultation avec le(s) demandeur(s), tâchera de trouver une solution équitable afin de donner suite aux demandes répétitives et/ou qui portent sur des documents volumineux.

Article 3

1. L'accès aux documents pourra s'exercer soit par une consultation sur place ou dans les bureaux d'information du Parlement, soit par la délivrance d'une copie aux frais du demandeur, sans que la redevance n'excède un montant raisonnable. Ce montant et les montants de redevance concernant les documents sur support papier volumineux ou les frais afférents à d'autres moyens de transmission sont fixés par décision du bureau du Parlement européen, qui sera publiée au Journal officiel.

2. Le Parlement pourra prévoir que la personne à laquelle un document sera communiqué ne pourra pas reproduire ou diffuser ledit document à des fins commerciales ou publicitaires sans autorisation préalable.

3. Le service compétent de l'Institution informera par écrit le demandeur, dans un délai de quarante-cinq jours après réception de la demande, soit de la suite positive réservée à sa demande, soit de l'intention de proposer à l'Institution de lui donner une réponse négative. Dans ce dernier cas, le demandeur est également informé des motifs de cette intention et qu'il dispose d'un délai de quarante-cinq jours pour formuler une demande confirmative à l'Institution tendant à obtenir la révision de cette position, faute de quoi il sera considéré comme ayant renoncé à sa demande initiale.

4. Si une telle demande confirmative est présentée et en cas de décision du bureau de refuser la communication du document concerné, cette décision, qui doit intervenir dans les quarante-cinq jours suivant l'introduction de la demande confirmative, est communiquée dans les meilleurs délais et par écrit au demandeur. Elle doit être dûment motivée et indiquer les voies de recours possibles, à savoir le recours juridictionnel ou la plainte auprès du médiateur, dans les conditions prévues respectivement aux articles 173 et 138 E du traité instituant la Communauté européenne.

Article 4

1. Toute demande d'accès à un document du Parlement européen est examinée par les organes ou les services concernés qui proposent la suite à réserver à cette demande.

2. Le secrétaire général du Parlement européen répond au nom de l'Institution aux demandes d'accès aux documents du Parlement. Le bureau du Parlement européen, sur proposition du secrétaire général, prend les décisions sur les demandes de révision. Il peut déléguer son pouvoir de signature au secrétaire général.

Article 5

1. L'accès à un document du Parlement européen ne peut être accordé lorsque sa divulgation pourrait porter atteinte à:

- la protection de l'intérêt public, notamment en matière de sécurité publique, intérêts financiers de la Communauté européenne, procédures juridictionnelles, activités d'enquête de l'Institution,

- la protection du secret en matière commerciale et industrielle,

- la protection de l'individu et de la vie privée,

- la protection de la confidentialité demandée par la personne physique ou morale qui a fourni l'une des informations contenues dans le document ou requise par la législation de l'État membre qui a fourni l'une de ces informations.

2. L'accès à un document du Parlement européen peut être refusé pour protéger le secret des délibérations des groupes politiques, des organes de l'Institution lorsqu'ils siègent à huis clos, ainsi que celles des services concernés de son secrétariat général.

Article 6

La présente décision est applicable dans le respect et sans préjudice des dispositions du règlement intérieur de l'Institution.

Article 7

La présente décision fera l'objet d'un réexamen deux ans après son entrée en vigueur. En vue de ce réexamen, le secrétaire général du Parlement présentera un rapport sur la mise en oeuvre de celle-ci pendant les années 1997 et 1998.

Article 8

La présente décision prend effet à la date du 1er octobre 1997.

Fait à Bruxelles, le 10 juillet 1997.

Par le Parlement européen

Le président

José María GIL-ROBLES