ANNEXE II

Mandat des sous-comités visés à l’annexe I, créés en vertu de l’accord de partenariat et de coopération entre l’Union européenne et ses États membres, d’une part, et la République d’Iraq, d’autre part

Article 1

Lors de ses réunions, chaque sous-comité peut traiter la mise en œuvre de l’accord de partenariat et de coopération dans l’un ou l’autre ou l’ensemble des domaines qu’il couvre.

Les sous-comités peuvent également examiner des sujets ou des projets spécifiques relatifs au domaine de coopération bilatérale concerné.

Des cas individuels peuvent aussi être abordés lorsqu’une des deux parties le demande.

Article 2

Les sous-comités travaillent sous l’autorité du comité de coopération, auquel ils font rapport et transmettent leurs conclusions après chaque réunion.

Article 3

Les sous-comités sont composés de représentants des parties.

S’il y a lieu et moyennant l’accord des deux parties, les sous-comités peuvent inviter des experts à leurs réunions et les consulter sur des points précis inscrits à l’ordre du jour.

Article 4

Les sous-comités sont présidés à tour de rôle par les parties, conformément aux règles relatives à la présidence alternée du comité de coopération par un représentant de l’Union européenne, d’une part, et par un représentant du gouvernement iraquien, d’autre part.

Article 5

Un représentant du service européen pour l’action extérieure et un représentant du gouvernement iraquien exercent conjointement les fonctions de secrétaires permanents des sous-comités. Toutes les communications destinées aux sous-comités sont transmises aux deux secrétaires permanents.

Article 6

Les sous-comités se réunissent chaque fois que les circonstances l’exigent, avec l’accord des parties et sur la base d’une demande écrite de l’une d’entre elles, et au moins une fois par an. Chaque réunion se tient à une date et en un lieu convenus par les deux parties.

Dès réception d’une demande de réunion de sous-comité émanant de l’une des parties, le secrétaire permanent de l’autre partie répond dans un délai de quinze jours ouvrables.

En cas d’urgence particulière, les réunions des sous-comités peuvent être convoquées plus rapidement, sous réserve de l’accord des deux parties.

Avant chaque réunion, le président est informé de la composition prévue des délégations des deux parties.

Les réunions des sous-comités sont convoquées conjointement par les deux secrétaires permanents, en accord avec les secrétaires du comité de coopération.

Article 7

Les points à faire figurer à l’ordre du jour sont soumis aux secrétaires permanents au moins quinze jours ouvrables avant la réunion de sous-comité concernée. Les documents y afférents doivent parvenir aux secrétaires permanents au moins dix jours ouvrables avant la réunion.

Sur la base de ces points, un ordre du jour provisoire est établi et transmis, avec les documents disponibles, aux secrétaires du comité de coopération, ainsi qu’aux représentations permanentes des États membres, au plus tard cinq jours ouvrables avant la réunion de sous-comité concernée. Dans des circonstances exceptionnelles, d’autres points peuvent être ajoutés à l’ordre du jour dans un bref délai, sous réserve de l’accord écrit des deux secrétaires permanents.

Article 8

Sauf décision contraire, les réunions des sous-comités ne sont pas publiques.

Article 9

Il est établi un procès-verbal de chaque réunion. Une copie du procès-verbal et des conclusions de chaque réunion de sous-comité est transmise aux secrétaires du comité de coopération. Une copie de ces documents est également envoyée aux représentations permanentes des États membres.