concernant le règlement intérieur du comité ministériel commercial mixte ACP-CE

vu l’accord de partenariat entre les membres du groupe des États d’Afrique, des Caraïbes et du Pacifique, d’une part, et la Communauté européenne et ses États membres, d’autre part, signé à Cotonou le 23 juin 2000, ci-après dénommé «accord», et notamment son article 38, paragraphe 3,

1. Le comité ministériel commercial mixte, ci-après dénommé «comité commercial», est composé d’une part, d’un ministre de chacun des États membres de la Communauté européenne et d’un membre de la Commission des Communautés européennes et, d’autre part, sur une base paritaire, des ministres des États d’Afrique, des Caraïbes et du Pacifique (États ACP).

2. Chaque partie communique les noms de ses représentants au secrétariat du comité commercial.

3. Le comité commercial peut décider de créer des groupes restreints, composés d’un nombre égal de membres ACP et CE du comité, y inclus un membre de la Commission, afin de préparer ses recommandations sur les matières spécifiques visées à l’article 12, paragraphe 1.

La présidence du comité commercial est exercée à tour de rôle pour des périodes de six mois par le membre de la Commission des Communautés européennes au nom de la Communauté européenne et par un représentant des États ACP. La première présidence est assurée par un représentant des États ACP.

1. Le comité commercial se réunit au moins une fois par an ou plus fréquemment à la demande de l’une des parties.

2. Le comité commercial se réunit soit aux lieux habituels des sessions du Conseil de l’Union européenne ou au siège du secrétariat du groupe des États ACP, soit dans une ville d’un État ACP, conformément à la décision prise par le comité commercial.

4. Le comité commercial ne peut valablement délibérer qu’en présence d’une majorité des représentants des États membres de la Communauté européenne, d’un membre de la Commission des Communautés européennes et d’une majorité des représentants des États ACP membres du comité.

1. Les membres du comité commercial peuvent se faire représenter s’ils sont empêchés d’assister à la réunion.

2. Un membre souhaitant se faire représenter doit notifier le nom de son représentant au président avant la réunion.

3. Le représentant d’un membre du comité commercial exerce tous les droits de ce membre.

1. Les membres du comité commercial peuvent se faire accompagner de fonctionnaires compétents en matière commerciale.

2. Avant chaque réunion, le président est informé de la composition prévue des délégations des deux parties.

3. Le comité commercial peut, avec l’assentiment des parties, inviter des personnes qui ne sont pas membres à assister à ses réunions.

4. Les représentants des organisations régionales ou sous-régionales des ACP engagées dans un processus d’intégration économique peuvent participer à la réunion en tant qu’observateurs, sous réserve de l’approbation préalable du comité commercial.

Le secrétariat du Conseil des ministres ACP-CE assure le secrétariat du comité commercial.

Le secrétariat du Conseil des ministres ACP-CE est responsable de l’élaboration de tous les documents nécessaires aux réunions du comité commercial.

Lorsque les délibérations du comité commercial se fondent sur des documents écrits, ces documents sont numérotés et diffusés comme documents du comité commercial par son secrétariat.

1. Toute correspondance adressée au comité commercial ou à son président est communiquée au secrétariat du comité commercial.

2. Le secrétariat veille à ce que la correspondance soit transmise à ses destinataires et, dans le cas de documents visés à l’article 7, aux autres membres du comité commercial. La correspondance diffusée est envoyée au secrétariat général de la Commission des Communautés européennes, aux représentations permanentes des États membres de la Communauté européenne et aux missions diplomatiques des représentants des États ACP.

Sauf décision contraire, les réunions du comité commercial ne sont pas publiques.

1. Le président établit un ordre du jour provisoire pour chaque réunion. Celui-ci est transmis aux destinataires par le secrétariat du comité commercial au plus tard quinze jours avant le début de la réunion.

2. L’ordre du jour provisoire reprend les points pour lesquels le président a reçu de l’une ou l’autre partie une demande d’inscription au plus tard vingt et un jours avant le début de la réunion. Le sous-comité de coopération commerciale ACP-CE peut également présenter des demandes d’inscription de points à l’ordre du jour. Dans ce cas, les coprésidents dudit sous-comité sont invités à participer à la réunion.

3. En accord avec les parties, les délais fixés peuvent être réduits afin de tenir compte des exigences d’un cas particulier.

4. L’ordre du jour est adopté par le comité commercial au début de chaque réunion.

1. Le projet de procès-verbal de chaque réunion est établi dans les meilleurs délais conjointement par le secrétariat.

3. Le procès-verbal comporte une liste des membres du comité commercial ou de leurs représentants qui ont participé à la réunion.

4. Le projet de procès-verbal est soumis pour accord au comité commercial à la réunion suivante. Il peut aussi être approuvé par écrit par les deux parties. Après approbation, deux exemplaires du procès-verbal, faisant également foi, sont signés par le secrétariat et conservés par les parties. Un exemplaire du procès-verbal est transmis à chacun des destinataires visés à l’article 8.

1. Le comité commercial émet des recommandations sur toutes les questions commerciales, y compris les questions relatives aux négociations commerciales multilatérales, les accords de partenariat économique, la coopération dans les enceintes internationales et les questions relatives aux produits de base, par accord mutuel entre les parties.

2. Entre les réunions, le comité commercial peut, avec l’accord des parties, émettre des recommandations par procédure écrite. Une procédure écrite consiste en un échange de notes entre les deux cosecrétaires du secrétariat, agissant en accord avec les parties.

3. Les recommandations du comité commercial portent le titre de «recommandation», suivi d’un numéro d’ordre, de la date de leur adoption et d’une description de leur objet.

4. Les recommandations du comité commercial sont authentifiées par le secrétariat et par le président.

5. Les recommandations sont transmises à chacun des destinataires visés à l’article 8 en tant que document du comité commercial.

6. Le comité commercial fait périodiquement des rapports appropriés au Conseil des ministres ACP-CE.

Sauf décision contraire, le comité commercial délibère sur la base d’une documentation établie dans les langues officielles des parties.

Le paragraphe 1 du protocole no 1 de l’accord, relatif aux frais de fonctionnement des institutions conjointes, s’applique également aux dépenses encourues par le comité commercial.

La présente décision annule et remplace la décision no 4/2001 du 24 avril 2001 du Comité des ambassadeurs ACP-CE concernant l’adoption du règlement intérieur du comité ministériel commercial mixte ACP-CE.

Fait à Bruxelles, le 8 mars 2005.

Par le Conseil des ministres ACP-CE

Le président

J. ASSELBORN