RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU CONSEIL DE COOPÉRATION entre les Communautés européennes et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part du 9 juin 1998 (98/435/CE)

LE CONSEIL DE COOPÉRATION,

vu l'accord de partenariat et de coopération entre les Communautés européennes et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part, signé à Luxembourg le 14 juin 1994, ci-après dénommé «l'accord», et notamment ses articles 85 à 88 (1),

vu le protocole à cet accord, signé à Bruxelles le 10 avril 1997,

considérant que l'accord est entré en vigueur le 1er mars 1998,

A ARRÊTÉ LE RÈGLEMENT INTÉRIEUR SUIVANT:

Article premier

Présidence

La présidence du Conseil de coopération est exercée à tour de rôle pour une période de douze mois par un membre du Conseil de l'Union européenne, au nom des Communautés et de leurs États membres, et par un membre du cabinet de ministres de l'Ukraine. Cependant, la première période de la présidence commence à la date de la première session du Conseil et se termine le 31 décembre de la même année.

Article 2

Sessions

Le Conseil de coopération se réunit régulièrement au niveau ministériel une fois par an. À la demande de l'une ou l'autre des parties, des sessions extraordinaires du Conseil peuvent se tenir, si les parties en conviennent ainsi.

Sauf décision contraire des parties, chaque session du Conseil de coopération se tient au lieu habituel de tenue des sessions du Conseil de l'Union européenne à une date convenue par les deux parties.

Les sessions du Conseil de coopération sont convoquées conjointement par les secrétaires du Conseil de coopération.

Article 3

Représentation

Les membres du Conseil de coopération peuvent être représentés s'ils sont empêchés d'assister à une session.

Chaque membre peut normalement être représenté par le chef de la mission auprès des Communautés européennes ou la représentation permanente auprès de l'Union européenne, ou encore un haut fonctionnaire.

Dans tous les autres cas, un membre qui désire se faire représenter informe le président du nom de son représentant avant la tenue de la session à laquelle il sera représenté.

Le représentant d'un membre du Conseil de coopération exerce tous les droits du membre titulaire.

Article 4

Délégations

Les membres du Conseil de coopération peuvent se faire accompagner de fonctionnaires.

Avant chaque session, le président du Conseil de coopération est informé de la composition prévue de la délégation et de l'identité du chef de délégation de chacune des parties.

Le Conseil de coopération peut inviter des non-membres à assister à ses sessions afin d'être informé sur des sujets particuliers.

Article 5

Secrétariat

Un fonctionnaire du secrétariat général du Conseil de l'Union européenne et un fonctionnaire de la mission de l'Ukraine auprès des Communautés européennes exercent conjointement les fonctions de secrétaires du Conseil de coopération.

Article 6

Documents

Lorsque les travaux du Conseil de coopération se fondent sur des documents de référence écrits, ceux-ci sont dotés d'une cote et diffusés par les deux secrétaires en tant que documents du Conseil de coopération.

Article 7

Correspondance

Toute correspondance destinée au Conseil de coopération ou à son président sont transmises aux deux secrétaires du Conseil de coopération.

Les deux secrétaires assurent la transmission de cette correspondance au président du Conseil de coopération et, le cas échéant, sa diffusion aux autres membres du Conseil de coopération sous forme de documents au sens de l'article 6. La correspondance ainsi diffusée est adressée au secrétariat général de la Commission, aux représentations permanentes des États membres de l'Union européenne et à la mission de l'Ukraine auprès des Communautés européennes.

La correspondance émanant du président du Conseil de coopération est adressée aux destinataires par les secrétaires respectifs et, le cas échéant, diffusée sous forme de documents au sens de l'article 6 aux autres membres du Conseil de coopération aux adresses indiquées à l'alinéa précédent.

Article 8

Ordre du jour des sessions

1. Un ordre du jour provisoire est établi pour chaque session par les secrétaires du Conseil de coopération sur la base de suggestions faites par les parties. Cet ordre du jour provisoire est transmis par les secrétaires respectifs aux destinataires visés à l'article 7 au plus tard quinze jours avant le début de la session. L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels une demande d'inscription est parvenue à l'un ou l'autre des deux secrétaires au moins vingt et un jours avant le début de la session, étant entendu que ces points ne seront inscrits à l'ordre du jour provisoire que si les documents y afférents ont été transmis aux secrétaires au plus tard à la date d'envoi de l'ordre du jour provisoire.

L'ordre du jour est adopté par le Conseil de coopération au début de chaque session. Un point autre que les points qui figurent dans l'ordre du jour provisoire peut être inscrit à l'ordre du jour si les deux parties en conviennent ainsi.

2. En accord avec les deux parties, les délais indiqués au paragraphe 1 peuvent être réduits afin de tenir compte des exigences d'un cas particulier.

Article 9

Procès-verbal

Les deux secrétaires établissent conjointement, dès que possible, un projet de procès-verbal de chaque session.

Le procès-verbal comprend en règle générale, pour chaque point de l'ordre du jour:

- la mention des documents soumis au Conseil de coopération,

- les déclarations dont un membre du Conseil de coopération a demandé l'inscription,

- les recommandations, les déclarations et les conclusions adoptées sur des points particuliers.

Le procès-verbal comprend aussi une liste des membres du Conseil de coopération ou de leurs représentants qui ont assisté à la session.

Le projet de procès-verbal est soumis pour approbation au Conseil de coopération lors de sa session suivante. Le projet de procès-verbal peut aussi être approuvé par écrit par les deux parties. Après approbation, deux exemplaires du procès-verbal, faisant également foi, sont signés par les deux secrétaires et conservés par les parties. Une copie du procès-verbal est adressée à chacun des destinataires visés à l'article 7.

Article 10

Recommandations

1. Le Conseil de coopération formule ses recommandations d'un commun accord entre les parties.

Entre les sessions, le Conseil de coopération peut, si les deux parties en conviennent, formuler des recommandations par la procédure écrite. La procédure écrite consiste en un échange de lettres entre les deux secrétaires agissant en accord avec les parties.

2. Les recommandations du Conseil de coopération au sens de l'article 85 de l'accord portent le titre de «recommandation», suivi d'un numéro d'ordre, de la date de leur adoption et d'une indication générale de leur objet.

Les recommandations du Conseil de coopération sont authentifiées par les deux secrétaires et les deux exemplaires faisant foi sont revêtus de la signature des chefs de délégation des deux parties.

Les recommandations sont adressées à chacun des destinataires visés à l'article 7 sous forme de documents du Conseil de coopération.

Article 11

Publicité

Sauf décision contraire, les sessions du Conseil de coopération ne sont pas publiques.

Chacune des parties peut décider de la publication des recommandations du Conseil de coopération dans son journal officiel.

Article 12

Régime linguistique

Les langues officielles du Conseil de coopération sont les langues officielles des parties.

Le Conseil de coopération délibère normalement sur la base de documents établis dans ces langues.

Article 13

Dépenses

Les Communautés européennes et l'Ukraine supportent chacune les dépenses qu'elles ont exposées du fait de leur participation aux sessions du Conseil de coopération, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.

Les dépenses relatives à l'interprétation en séance ainsi qu'à la traduction et à la reproduction des documents sont supportées par les Communautés européennes, à l'exception de celles relatives à l'interprétation ou à la traduction à partir d'une des langues officielles des Communautés européennes vers l'ukrainien et de l'ukrainien vers une des langues officielles des Communautés, qui sont supportées par l'Ukraine.

Les autres dépenses afférentes à l'organisation matérielle des sessions sont supportées par la partie qui accueille les sessions.

Article 14

Comité

1. Conformément à l'article 87 de l'accord, il est institué un comité de coopération, chargé d'assister le Conseil de coopération dans l'accomplissement de ses tâches. Ce comité est composé, d'une part, de représentants de la Commission des Communautés européennes et de représentants des membres du Conseil de l'Union européenne et, d'autre part, de représentants du cabinet de ministres de l'Ukraine, habituellement au niveau de hauts fonctionnaires.

2. Le comité de coopération prépare les sessions et les délibérations du Conseil de coopération, surveille la mise en oeuvre, le cas échéant, des recommandations de celui-ci et, d'une façon générale, assure la continuité du partenariat et le bon fonctionnement de l'accord. Il examine toute question qui lui est soumise par le Conseil de coopération et toute autre question susceptible d'être soulevée dans le cadre des travaux de gestion courante de l'accord. Il soumet au Conseil de coopération, pour adoption, des propositions ou des recommandations.

3. Les consultations visées aux articles 18 et 49 de l'accord, ainsi qu'à son annexe 2, ont lieu au sein du comité. Elles peuvent se poursuivre au Conseil de coopération, si les parties en conviennent.

4. Le règlement intérieur du comité de coopération est annexé au présent règlement intérieur.

(1) JO L 49 du 19. 2. 1998, p. 1.

ANNEXE

RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU COMITÉ DE COOPÉRATION entre les Communautés européennes et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part

Article premier

Présidence

La présidence du comité de coopération est exercée à tour de rôle pour une période de douze mois par un représentant de la Commission des Communautés européennes, au nom des Communautés et de leurs États membres, et par un représentant du cabinet de ministres de l'Ukraine. La première période de présidence commence à la date de la première session du Conseil de coopération et se termine le 31 décembre de la même année. Pendant cette période et, par la suite, pendant chaque période de douze mois, le comité de coopération est présidé par la partie qui exerce la présidence du Conseil de coopération.

Article 2

Réunions

Le comité de coopération se réunit une fois par an et lorsque les circonstances l'exigent, avec l'accord des parties.

Chaque réunion du comité de coopération se tient à une date et en un lieu convenus entre les parties.

Les réunions du comité de coopération sont convoquées conjointement par les deux secrétaires.

Article 3

Délégations

Avant chaque réunion, le président du comité de coopération est informé de la composition prévue de la délégation et l'identité du chef de délégation de chacune des parties.

Article 4

Secrétariat

Un fonctionnaire de la Commission des Communautés européennes et un fonctionnaire du cabinet de ministres de l'Ukraine exercent conjointement les fonctions de secrétaires du comité de coopération.

Toute correspondance destinée au président du comité de coopération ou émanant de lui dans le cadre de la présente annexe est transmise aux secrétaires du comité de coopération, ainsi qu'aux secrétaires et au président du Conseil de coopération et, le cas échéant, aux membres du comité de coopération.

Article 5

Publicité

Sauf décision contraire, les réunions du comité de coopération ne sont pas publiques.

Article 6

Ordre du jour des réunions

1. Un ordre du jour provisoire est établi par les secrétaires du comité de coopération pour chaque réunion. Cet ordre du jour provisoire est transmis au président et aux secrétaires du Conseil de coopération ainsi qu'aux membres du comité de coopération au plus tard quinze jours avant le début de la réunion.

L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels une demande d'inscription est parvenue au président au moins vingt et un jours avant le début de la réunion, étant entendu que ces points ne seront inscrits à l'ordre du jour provisoire que si les documents y afférents ont été transmis aux secrétaires au plus tard à la date d'envoi de l'ordre du jour provisoire.

L'ordre du jour est adopté par le comité de coopération au début de chaque réunion. Un point autre que les points qui figurent dans l'ordre du jour provisoire ne peut être inscrit à l'ordre du jour qu'avec l'accord des deux parties.

2. En accord avec les parties, les délais indiqués au paragraphe 1 peuvent être réduits afin de tenir compte des exigences d'un cas particulier.

3. Le comité de coopération peut demander à des experts d'assister à ses réunions afin d'être informé sur des sujets particuliers.

Article 7

Procès-verbal

Il est établi un procès-verbal de chaque réunion qui est fondé sur un résumé, fait par le président, des conclusions auxquelles est parvenu le comité de coopération.

Après son approbation par le comité de coopération, le procès-verbal est signé par le président et par les secrétaires et un exemplaire est conservé par chacune des parties. Une copie du procès-verbal est adressée au président et aux secrétaires du Conseil de coopération ainsi qu'aux membres du comité de coopération.

Article 8

Recommandations

Le comité de coopération ne formule pas de recommandations, sauf dans les cas déterminés où il y est habilité par le Conseil de coopération en vertu de l'article 87, paragraphe 2, de l'accord. Dans ces cas, ces actes portent le titre de «recommandation», suivi d'un numéro d'ordre, de la date de leur adoption et d'une indication de leur objet. Les recommandations sont formulées d'un commun accord entre les parties.

Les recommandations du comité de coopération sont adressées au président et aux secrétaires du Conseil de coopération ainsi qu'aux membres du comité de coopération. Chaque partie peut décider de la publication des recommandations du comité de coopération dans son journal officiel.

Les recommandations du comité de coopération sont revêtues de la signature du président et des secrétaires.

Article 9

Dépenses

Les Communautés européennes et l'Ukraine supportent chacune les dépenses qu'elles ont exposées du fait de leur participation aux réunions du comité de coopération et de ses sous-comités et groupes de travail, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.

Les dépenses relatives à l'interprétation en séance ainsi qu'à la traduction et à la reproduction des documents sont supportées par les Communautés européennes à l'exception de celles relatives à l'interprétation ou à la traduction à partir d'une des langues officielles des Communautés européennes vers l'ukrainien et de l'ukrainien vers l'une des langues officielles des Communautés européennes, qui sont supportées par l'Ukraine.

Les autres dépenses afférentes à l'organisation matérielle des réunions sont supportées par la partie qui accueille les réunions.

Article 10

Sous-comités et groupes de travail

Le comité de coopération peut créer des sous-comités et des groupes de travail et définir leur mandat. Ces sous-comités et groupes de travail sont réputés travailler sous l'autorité du comité de coopération, auquel ils font rapport après chacune de leurs réunions. Ils ne formulent pas de recommandations.

Le comité de coopération peut modifier le mandat de tout sous-comité ou groupe de travail ou en créer d'autres pour l'assister dans l'accomplissement de ses tâches.