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Document 52017TA1206(19)

Rapport sur les comptes annuels de l’Institut européen pour l’égalité entre les hommes et les femmes relatifs à l’exercice 2016, accompagné de la réponse de l’Institut

OJ C 417, 6.12.2017, p. 120–125 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

6.12.2017   

FR

Journal officiel de l'Union européenne

C 417/120


RAPPORT

sur les comptes annuels de l’Institut européen pour l’égalité entre les hommes et les femmes relatifs à l’exercice 2016, accompagné de la réponse de l’Institut

(2017/C 417/19)

INTRODUCTION

1.

L’Institut européen pour l’égalité entre les hommes et les femmes (ci-après l’«Institut» ou l’«EIGE»), sis à Vilnius, a été créé en vertu du règlement (CE) no 1922/2006 du Parlement européen et du Conseil (1). Sa mission consiste à collecter, à analyser et à diffuser des informations sur l’égalité entre les hommes et les femmes et à mettre au point, à analyser, à évaluer et à diffuser des outils méthodologiques destinés à favoriser l’intégration de l’égalité entre les hommes et les femmes dans toutes les politiques de l’Union européenne et dans les politiques nationales qui en résultent.

2.

Le tableau présente des chiffres clés relatifs à l’Institut (2).

Tableau

Chiffres clés relatifs à l’Institut

 

2015

2016

Budget (en millions d’euros)

7,9

7,8

Total des effectifs au 31 décembre (3)

42

45

INFORMATIONS À L’APPUI DE LA DÉCLARATION D’ASSURANCE

3.

L’approche d’audit choisie par la Cour comprend des procédures d’audit analytiques, des tests directs sur les opérations et une évaluation des contrôles clés des systèmes de contrôle et de surveillance de l’Institut. À cela s’ajoutent des éléments probants obtenus grâce aux travaux d’autres auditeurs, ainsi qu’une analyse des prises de position de la direction.

OPINION

4.

Nous avons contrôlé:

a)

les comptes de l’Institut, constitués des états financiers (4) et des états sur l’exécution du budget (5) pour l’exercice clos le 31 décembre 2016;

b)

la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes à ces comptes,

conformément aux dispositions de l’article 287 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne (TFUE).

Fiabilité des comptes

Opinion sur la fiabilité des comptes

5.

Nous estimons que les comptes de l’Institut pour l’exercice clos le 31 décembre 2016 présentent fidèlement, dans tous leurs aspects significatifs, la situation financière de l’Institut au 31 décembre 2016, le résultat de ses opérations, ses flux de trésorerie, ainsi que l’état de variation de l’actif net pour l’exercice clos à cette date, conformément à son règlement financier et aux règles comptables adoptées par le comptable de la Commission. Ces dernières sont fondées sur les normes comptables internationalement admises pour le secteur public.

Légalité et régularité des opérations sous-jacentes aux comptes

Recettes

Opinion sur la légalité et la régularité des recettes sous-jacentes aux comptes

6.

Nous estimons que les recettes sous-jacentes aux comptes pour l’exercice clos le 31 décembre 2016 sont, dans tous leurs aspects significatifs, légales et régulières.

Paiements

Opinion sur la légalité et la régularité des paiements sous-jacents aux comptes

7.

Nous estimons que les paiements sous-jacents aux comptes pour l’exercice clos le 31 décembre 2016 sont, dans tous leurs aspects significatifs, légaux et réguliers.

Responsabilités de la direction et des personnes en charge de la gouvernance

8.

En vertu des articles 310 à 325 du TFUE et conformément au règlement financier de l’Institut, la direction est responsable de l’établissement et de la présentation des comptes sur la base des normes comptables internationalement admises pour le secteur public, ainsi que de la légalité et de la régularité des opérations sous-jacentes à ces derniers. Cette responsabilité comprend la conception, la mise en œuvre et le maintien de contrôles internes pertinents pour l’établissement et la présentation d’états financiers exempts d’anomalies significatives, qu’elles résultent d’une fraude ou d’une erreur. La direction est également chargée de s’assurer que les activités, les opérations financières et les informations présentées dans les états financiers sont conformes aux textes législatifs et réglementaires qui les régissent. La direction de l’Institut est responsable en dernier ressort de la légalité et de la régularité des opérations sous-jacentes aux comptes.

9.

Pour établir les comptes, la direction est tenue d’évaluer la capacité de l’Institut à poursuivre son exploitation, de faire connaître, le cas échéant, les questions en rapport avec la continuité d’exploitation et de partir de l’hypothèse de la continuité d’exploitation.

10.

Les personnes responsables de la gouvernance sont chargées de surveiller le processus de présentation de l’information financière de l’entité.

Responsabilités de l’auditeur en matière d’audit des comptes et des opérations sous-jacentes

11.

Nos objectifs consistent, d’une part, à déterminer avec une assurance raisonnable si les comptes de l’Institut sont exempts d’anomalies significatives et si les opérations sous-jacentes à ces comptes sont légales et régulières, et, d’autre part, à fournir au Parlement européen et au Conseil, ou aux autres autorités de décharge respectives, une déclaration d’assurance fondée sur notre audit, concernant la fiabilité des comptes ainsi que la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes à ces derniers. Une assurance raisonnable correspond à un degré d’assurance élevé, mais non à une garantie que toute anomalie ou toute non-conformité significatives seront détectées lors de l’audit. Les anomalies de même que les non-conformités peuvent résulter de fraudes ou d’erreurs et sont considérées comme significatives si l’on peut raisonnablement craindre que, isolément ou globalement, elles influent sur les décisions économiques prises par les utilisateurs sur la base de ces comptes.

12.

Un audit comprend la mise en œuvre de procédures en vue d’obtenir des éléments probants relatifs aux montants et aux informations qui figurent dans les comptes, ainsi qu’à la légalité et à la régularité des opérations qui leur sont sous-jacentes. Le choix des procédures s’appuie sur le jugement de l’auditeur, qui se fonde entre autres sur une appréciation du risque que des anomalies significatives affectent les comptes et, s’agissant des opérations sous-jacentes, du risque de non-respect, dans une mesure significative, des obligations prévues par le cadre juridique de l’Union européenne, que cela soit dû à des fraudes ou à des erreurs. En procédant à cette évaluation des risques, l’auditeur tient compte des contrôles internes relatifs à l’établissement et à la présentation fidèle des comptes, ainsi qu’à la légalité et à la régularité des opérations sous-jacentes, afin de définir des procédures d’audit adaptées aux circonstances. L’auditeur ne vise cependant pas à formuler une opinion sur l’efficacité des contrôles internes. Un audit comporte également l’appréciation de l’adéquation des méthodes comptables appliquées et de la vraisemblance des estimations comptables effectuées par la direction, ainsi que l’évaluation de la présentation générale des comptes.

13.

En ce qui concerne les recettes, nous vérifions les subventions versées par la Commission et évaluons les procédures mises en place par l’Institut pour percevoir des redevances ou d’autres revenus, le cas échéant.

14.

En ce qui concerne les dépenses, nous examinons les opérations de paiement quand les dépenses ont été exposées, enregistrées et acceptées. Le paiement d’une avance est examiné lorsque le destinataire des fonds justifie sa bonne utilisation et que l’Institut accepte la justification en procédant à son apurement, que cela ait lieu la même année ou plus tard.

15.

Lors de l’établissement du présent rapport et de la déclaration d’assurance, nous avons pris en considération les travaux d’audit réalisés par l’auditeur externe indépendant concernant les comptes de l’Institut, conformément aux dispositions de l’article 208, paragraphe 4, du règlement financier de l’Union européenne (6).

16.

Les commentaires ci-après ne remettent pas en cause l’opinion de la Cour.

COMMENTAIRES SUR LA GESTION BUDGÉTAIRE

17.

En ce qui concerne le titre III (Dépenses opérationnelles), le montant des crédits engagés reportés est resté élevé, atteignant 1,7 million d’euros, soit 51 % (contre 2,2 millions d’euros, soit 60 %, en 2015). Ces reports concernent essentiellement des études qui s’étendent au-delà de la fin de l’exercice. L’Institut pourrait envisager d’introduire des crédits budgétaires dissociés pour mieux tenir compte du caractère pluriannuel des opérations ainsi que des délais inévitables entre la signature des contrats, la fourniture des prestations et le paiement.

COMMENTAIRES SUR LES CONTRÔLES INTERNES

18.

En 2016, l’Institut a lancé un appel d’offres ouvert pour un contrat-cadre concernant la maintenance et la mise à jour de ses outils et ressources statistiques relatifs au genre pour un montant maximal de 1,6 million d’euros. L’appel a été divisé en deux lots sans indication du montant respectif de chaque lot. À la suite d’une question d’un soumissionnaire, l’Institut a précisé sur son site internet que le montant maximal par lot était estimé à 800 000 euros. Or, deux contrats-cadres distincts ont été signés avec un même soumissionnaire pour un montant maximal de 1,6 million d’euros par lot, avec en option la possibilité d’augmenter ces montants dans la limite de 50 % par lot. L’Institut était ainsi en mesure de conclure, sur toute la durée des contrats-cadres (soit un maximum de quatre ans), des contrats spécifiques dont la valeur totale pouvait atteindre 4,8 millions d’euros, soit trois fois le montant annoncé dans l’avis de marché. En outre, la concurrence tarifaire dans l’appel d’offres n’était basée que sur les prix journaliers et ne tenait pas compte du temps nécessaire pour accomplir les tâches, ce qui ne permettait ni de déterminer et de sélectionner les offres les plus économiques ni de garantir une utilisation optimale des ressources. Ces faiblesses peuvent avoir été préjudiciables à la concurrence. Les paiements effectués en 2016 ont représenté 87 920 euros. En réaction à notre audit, l’Institut a signé des modifications des deux contrats-cadres, abaissant les montants maximaux à 800 000 euros chacun (avec la possibilité de les augmenter dans la limite de 50 %).

19.

Dans le cadre d’une procédure négociée menée avec un soumissionnaire unique en vue de l’acquisition de services de maintenance pour les outils informatiques et les bases de données ainsi que de services d’aide aux utilisateurs, l’invitation à soumissionner prévoyait un prix maximal de 81 000 euros (hors TVA) pour l’ensemble des trois réalisations définies, précisant que toute offre dépassant ce montant ne serait pas prise en considération. Ayant reçu une offre pour deux des réalisations demandées, l’Institut a signé un contrat de service d’une valeur de 97 410 euros. La procédure a été mal gérée et la définition des réalisations ainsi que l’estimation du prix étaient défaillantes. Les paiements effectués en 2016 se sont élevés à 73 057 euros.

COMMENTAIRES SUR LA BONNE GESTION FINANCIÈRE ET LA PERFORMANCE

20.

En janvier 2016, l’Institut a publié son évaluation externe. Celle-ci a permis de conclure que les activités de l’Institut étaient conformes à son mandat et que son administration affichait d’assez bons résultats en matière de gouvernance et d’efficience. Elle comportait toutefois plusieurs recommandations visant à améliorer le fonctionnement de l’Institut, par exemple en lui fixant des priorités plus claires, en ciblant mieux ses réalisations, en établissant des synergies avec les acteurs externes concernés, ainsi qu’en renforçant le rôle de son conseil d’administration et en clarifiant le rôle du forum d’experts. L’Institut a élaboré un plan d’action pour mettre en œuvre ces recommandations.

SUIVI DES COMMENTAIRES DES ANNÉES PRÉCÉDENTES

L’annexe donne une vue d’ensemble des mesures correctrices prises en réponse aux commentaires formulés les années précédentes par la Cour.

Le présent rapport a été adopté par la Chambre IV, présidée par M. Baudilio TOMÉ MUGURUZA, Membre de la Cour des comptes, à Luxembourg en sa réunion du 19 septembre 2017.

Par la Cour des comptes

Klaus-Heiner LEHNE

Président


(1)  JO L 403 du 30.12.2006, p. 9.

(2)  De plus amples informations concernant les compétences et les activités de l’Institut sont disponibles sur son site internet à l’adresse www.eige.europa.eu

(3)  Les effectifs comprennent les fonctionnaires, les agents temporaires et contractuels, ainsi que les experts nationaux détachés.

Source: informations communiquées par l’Institut.

(4)  Les états financiers comprennent le bilan, le compte de résultat, l’état des flux de trésorerie, l’état de variation de l’actif net, ainsi qu’une synthèse des principales méthodes comptables et d’autres notes explicatives.

(5)  Les états sur l’exécution du budget comprennent les états qui présentent sous forme agrégée la totalité des opérations budgétaires et les notes explicatives.

(6)  Règlement (UE, Euratom) n o  966/2012 du Parlement européen et du Conseil (JO L 298 du 26.10.2012, p. 1).


ANNEXE

Suivi des commentaires des années précédentes

Année

Commentaires de la Cour

Mise en œuvre des mesures correctrices

(Terminée/En cours/En attente/Sans objet)

2015

La part des crédits engagés reportés sous le titre III est restée élevée, avec 61 % (contre 54 % en 2014). Cette situation est due principalement à la nature des activités de l’Institut, qui suppose l’acquisition d’études s’étendant sur plusieurs mois, souvent au-delà de la fin de l’exercice.

Sans objet


RÉPONSE DE L’INSTITUT

18.

En ce qui concerne le titre III, le montant des reports en est resté au niveau donné en raison des défis importants posés aux cinq projets concernés, ce qui a entraîné leur report en 2017. Deux de ces projets ont été affectés par les retards dans le processus décisionnel de la présidence du Conseil (qui est passée du Royaume-Uni à l’Estonie) et les longues consultations avec la Commission. Les autres projets ont débuté plus tard que prévu parce que des projets et études précédents sur lesquels se fondaient les nouveaux projets ont été livrés tardivement et parce que des candidats non retenus ont contesté la décision d’attribution et de nouvelles évaluations ont dû être réalisées.

Malgré tous les défis imputables à des facteurs de «force majeure», qui ont eu une incidence négative sur l’exécution de son budget, l’EIGE a réussi à diminuer les reports opérationnels (C1) de plus de 9 % et c’est une belle réussite qu’il y a lieu de souligner.

En ce qui concerne les crédits dissociés, il convient de noter que, dans le passé, l’EIGE a été découragé d’introduire cette méthode en raison du principe de l’annualité budgétaire, mais il réalisera néanmoins une analyse de faisabilité afin de développer une base solide lui permettant de prendre une décision future sur l’introduction ou non des crédits dissociés.

19.

L’Institut prend acte du commentaire de la Cour sur ce problème qui résulte d’une erreur administrative en raison de laquelle le montant spécifié dans le contrat-cadre pour chaque lot n’a pas été modifié en conséquence. Les contrats-cadres signés n’ont pas d’incidence sur le budget, car les deux lots ont été attribués au même contractant et les candidats ont été dûment informés à ce sujet au cours de la phase de soumission des offres.

L’EIGE a préféré poursuivre avec ce seul contrat-cadre en raison de la très petite taille du marché de la concurrence spécifique qui limitait le nombre de contractants qualifiés et solides. La solution d’un contrat-cadre unique a permis d’obtenir une plus grande garantie de la qualité et de la continuité, tout particulièrement pour ce projet spécifique, qui aurait pu être menacé si l’on avait opté pour une approche en cascade ou la remise en concurrence dans le cadre d’un contrat-cadre multiple.

Afin de respecter le principe de bonne gestion financière, l’EIGE a modifié les modèles pertinents des spécifications techniques. Dans l’intervalle, l’EIGE atténuera le risque en indiquant un nombre maximal de jours ouvrables dans les futures demandes de services spécifiques.

20.

L’Institut prend acte du commentaire de la Cour. En raison du fait que le soumissionnaire a des droits exclusifs sur le logiciel utilisé par l’EIGE, le choix s’est porté sur une procédure négociée exceptionnelle avec un invité. Au cours de la procédure de négociation, des ajustements ont été apportés à la demande initiale, car des services supplémentaires ont été prévus pour faire face aux besoins accrus et à la disponibilité budgétaire de l’EIGE et en raison du fait que l’une des trois réalisations initialement demandées par l’EIGE n’aurait pas pu être mise en œuvre par le soumissionnaire.

21.

L’Institut prend acte du commentaire de la Cour. Certaines actions ont déjà été mises en œuvre à un stade précoce, comme la stratégie en matière de gestion des connaissances et de communications 2016-2018 qui a été adoptée par le conseil d’administration le 18 mai 2016, le document unique de programmation qui comprend des actions détaillées sur la communication et le suivi d’une augmentation de l’utilisation, et les points de référence pour mesurer les indicateurs de réalisations qui ont été définis en 2016.


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