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Document 52017TA1206(12)

Rapport sur les comptes annuels du Bureau européen d’appui en matière d’asile relatifs à l’exercice 2016, accompagné de la réponse du Bureau

OJ C 417, 6.12.2017, p. 79–86 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

6.12.2017   

FR

Journal officiel de l'Union européenne

C 417/79


RAPPORT

sur les comptes annuels du Bureau européen d’appui en matière d’asile relatifs à l’exercice 2016, accompagné de la réponse du Bureau

(2017/C 417/12)

INTRODUCTION

1.

Le Bureau européen d’appui en matière d’asile (ci-après le «Bureau» ou l’«EASO»), sis à La Valette, a été créé en vertu du règlement (UE) no 439/2010 du Parlement européen et du Conseil (1) en vue de renforcer la coopération pratique sur les questions d’asile et d’aider les États membres à respecter les obligations qui leur incombent au niveau européen et international aux fins de la protection des personnes dans le besoin. Depuis 2015, le Bureau apporte un soutien à la Grèce et à l’Italie dans le contexte de la crise migratoire. En 2016, la Commission européenne a proposé de renforcer le mandat du Bureau et d’étendre considérablement ses missions pour lui permettre de remédier à toute faiblesse structurelle liée à l’application du régime de l’UE en matière d’asile (2). Depuis mars 2016, les équipes du Bureau présentes aux points d’accès s’occupent également de la mise en œuvre opérationnelle de l’accord conclu entre l’UE et la Turquie, et apportent un soutien au service d’asile grec.

2.

Le tableau présente des chiffres clés relatifs au Bureau (3).

Tableau

Chiffres clés relatifs au Bureau

 

2015

2016

Budget (en millions d’euros) (4)

15,9

53

Total des effectifs au 31 décembre (5)

93

125

3.

Comme le montre le tableau, du fait de l’accroissement considérable des tâches du Bureau, le budget définitif pour l’exercice 2016 était plus de trois fois supérieur à celui de l’exercice précédent. En outre, les effectifs disponibles ont augmenté de 34 % en 2016, et l’adaptation des systèmes et des procédures au nouvel environnement était toujours en cours.

4.

Le présent rapport doit être lu à la lumière de ces défis et du mandat de la Cour, régi par les normes internationales d’audit.

INFORMATIONS À L’APPUI DE LA DÉCLARATION D’ASSURANCE

5.

L’approche d’audit choisie par la Cour comprend des procédures d’audit analytiques, des tests directs sur les opérations et une évaluation des contrôles clés des systèmes de contrôle et de surveillance du Bureau. À cela s’ajoutent des éléments probants obtenus grâce aux travaux d’autres auditeurs, ainsi qu’une analyse des prises de position de la direction.

OPINION

6.

Nous avons contrôlé:

a)

les comptes du Bureau, constitués des états financiers (6) et des états sur l’exécution du budget (7) pour l’exercice clos le 31 décembre 2016;

b)

la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes à ces comptes,

conformément aux dispositions de l’article 287 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne (TFUE).

Fiabilité des comptes

Opinion sur la fiabilité des comptes

7.

Nous estimons que les comptes du Bureau pour l’exercice clos le 31 décembre 2016 présentent fidèlement, dans tous leurs aspects significatifs, la situation financière du Bureau au 31 décembre 2016, le résultat de ses opérations, ses flux de trésorerie, ainsi que l’état de variation de l’actif net pour l’exercice clos à cette date, conformément à son règlement financier et aux règles comptables adoptées par le comptable de la Commission. Ces dernières sont fondées sur les normes comptables internationalement admises pour le secteur public.

Légalité et régularité des opérations sous-jacentes aux comptes

Recettes

Opinion sur la légalité et la régularité des recettes sous-jacentes aux comptes

8.

Nous estimons que les recettes sous-jacentes aux comptes pour l’exercice clos le 31 décembre 2016 sont, dans tous leurs aspects significatifs, légales et régulières.

Paiements

Justification de l’opinion avec réserve

9.

La Cour a réalisé des constatations significatives concernant deux des cinq procédures de marchés importantes de 2016 pour lesquelles des paiements ont été effectués au cours de l’exercice, comme cela est indiqué aux points 9.1 et 9.2. Ces situations sont révélatrices d’un manque de rigueur dans les procédures de marchés du Bureau:

9.1.

Deux des trois soumissionnaires ayant participé à une procédure de marché auditée visant la prestation de services de voyage au titre d’un contrat-cadre d’un montant de 4 millions d’euros pour la période 2016 à 2020 ont été invités à fournir des informations complémentaires par rapport à un même critère de sélection. Alors qu’aucun des deux n’a présenté les informations demandées (à savoir les CV des personnes devant s’acquitter de la tâche dans les locaux du Bureau), un seul a été exclu de la procédure pour cette raison. Le deuxième s’est vu attribuer le marché sous réserve que les CV concernés soient fournis une fois le marché attribué. La procédure de marché n’a donc pas respecté le principe d’égalité de traitement et le marché a été attribué à un soumissionnaire qui n’a pas satisfait à tous les critères de sélection. Le contrat-cadre et les paiements correspondants effectués en 2016, d’un montant de 920 561 euros, sont donc irréguliers.

9.2.

En février 2016, le Bureau a attribué directement un contrat-cadre, d’une durée de 12 mois et d’un montant de 3,6 millions d’euros, pour recruter du personnel intérimaire de soutien dans le cadre de sa réponse à la crise migratoire. Ce contrat-cadre a été attribué à un seul opérateur économique présélectionné, sans qu’aucune des procédures de passation des marchés prévues par le règlement financier de l’UE ne soit suivie (8). Cette attribution n’était donc pas conforme aux règles de l’UE applicables, et les paiements correspondants effectués en 2016, qui se sont élevés à 592 273 euros, sont irréguliers.

10.

Les montants concernés par les problèmes décrits aux points 9.1 et 9.2 représentent 2,9 % du total des dépenses effectuées par le Bureau en 2016.

Opinion avec réserve sur la légalité et la régularité des paiements sous-jacents aux comptes

11.

Nous estimons que, abstraction faite de l’incidence des problèmes décrits au point 9, où nous justifions l’opinion avec réserve, les paiements sous-jacents aux comptes pour l’exercice clos le 31 décembre 2016 sont, dans tous leurs aspects significatifs, légaux et réguliers.

Responsabilités de la direction et des personnes en charge de la gouvernance

12.

En vertu des articles 310 à 325 du TFUE et conformément au règlement financier du Bureau, la direction est responsable de l’établissement et de la présentation des comptes sur la base des normes comptables internationalement admises pour le secteur public, ainsi que de la légalité et de la régularité des opérations sous-jacentes à ces derniers. Cette responsabilité comprend la conception, la mise en œuvre et le maintien de contrôles internes pertinents pour l’établissement et la présentation d’états financiers exempts d’anomalies significatives, qu’elles résultent d’une fraude ou d’une erreur. La direction est également chargée de s’assurer que les activités, les opérations financières et les informations présentées dans les états financiers sont conformes aux textes législatifs et réglementaires qui les régissent. La direction du Bureau est responsable en dernier ressort de la légalité et de la régularité des opérations sous-jacentes aux comptes.

13.

Pour établir les comptes, la direction est tenue d’évaluer la capacité du Bureau à poursuivre son exploitation, de faire connaître, le cas échéant, les questions en rapport avec la continuité d’exploitation et de partir de l’hypothèse de la continuité d’exploitation.

14.

Les personnes responsables de la gouvernance sont chargées de surveiller le processus de présentation de l’information financière de l’entité.

Responsabilités de l’auditeur en matière d’audit des comptes et des opérations sous-jacentes

15.

Nos objectifs consistent, d’une part, à déterminer avec une assurance raisonnable si les comptes du Bureau sont exempts d’anomalies significatives et si les opérations sous-jacentes à ces comptes sont légales et régulières, et, d’autre part, à fournir au Parlement européen et au Conseil, ou aux autres autorités de décharge respectives, une déclaration d’assurance fondée sur notre audit, concernant la fiabilité des comptes ainsi que la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes à ces derniers. Une assurance raisonnable correspond à un degré d’assurance élevé, mais non à une garantie que toute anomalie ou toute non-conformité significatives seront détectées lors de l’audit. Les anomalies de même que les non-conformités peuvent résulter de fraudes ou d’erreurs et sont considérées comme significatives si l’on peut raisonnablement craindre que, isolément ou globalement, elles influent sur les décisions économiques prises par les utilisateurs sur la base de ces comptes.

16.

Un audit comprend la mise en œuvre de procédures en vue d’obtenir des éléments probants relatifs aux montants et aux informations qui figurent dans les comptes, ainsi qu’à la légalité et à la régularité des opérations qui leur sont sous-jacentes. Le choix des procédures s’appuie sur le jugement de l’auditeur, qui se fonde entre autres sur une appréciation du risque que des anomalies significatives affectent les comptes et, s’agissant des opérations sous-jacentes, du risque de non-respect, dans une mesure significative, des obligations prévues par le cadre juridique de l’Union européenne, que cela soit dû à des fraudes ou à des erreurs. En procédant à cette évaluation des risques, l’auditeur tient compte des contrôles internes relatifs à l’établissement et à la présentation fidèle des comptes, ainsi qu’à la légalité et à la régularité des opérations sous-jacentes, afin de définir des procédures d’audit adaptées aux circonstances. L’auditeur ne vise cependant pas à formuler une opinion sur l’efficacité des contrôles internes. Un audit comporte également l’appréciation de l’adéquation des méthodes comptables appliquées et de la vraisemblance des estimations comptables effectuées par la direction, ainsi que l’évaluation de la présentation générale des comptes.

17.

En ce qui concerne les recettes, nous vérifions les subventions versées par la Commission et évaluons les procédures mises en place par le Bureau pour percevoir des redevances ou d’autres revenus, le cas échéant.

18.

En ce qui concerne les dépenses, nous examinons les opérations de paiement quand les dépenses ont été exposées, enregistrées et acceptées. Cet examen porte sur toutes les catégories de paiements autres que les avances, une fois qu’ils ont été effectués. Le paiement d’une avance est examiné lorsque le destinataire des fonds justifie sa bonne utilisation et que le Bureau accepte la justification en procédant à son apurement, que cela ait lieu la même année ou plus tard.

19.

Lors de l’établissement du présent rapport et de la déclaration d’assurance, nous avons pris en considération les travaux d’audit réalisés par l’auditeur externe indépendant concernant les comptes du Bureau, conformément aux dispositions de l’article 208, paragraphe 4, du règlement financier de l’UE (9).

20.

Les commentaires ci-après ne remettent pas en cause l’opinion de la Cour.

COMMENTAIRES SUR LA LÉGALITÉ ET LA RÉGULARITÉ DES OPÉRATIONS

21.

En août 2016, le Bureau a lancé une procédure ouverte (portant sur cinq lots) en vue d’attribuer un contrat-cadre pour assurer la couverture de ses besoins en médiateurs culturels et/ou en interprètes dans différents pays. Le montant total du contrat-cadre pour les quatre lots attribués que nous avons contrôlés (lots 2 à 5) était de 60 millions d’euros sur quatre ans. Ces quatre lots ont été attribués au même soumissionnaire en sa qualité de premier contractant en cascade. Le contractant en question remplissait les exigences financières des critères de sélection (à savoir, un chiffre d’affaires annuel de 1 million d’euros) pour deux des trois années précédentes; pour la troisième, un contrat de louage d’ouvrage a été conclu avec une organisation à but non lucratif qui s’est engagée à mettre son «chiffre d’affaires» à disposition du contractant. Le règlement financier autorise à s’appuyer sur les capacités économiques et financières d’autres entités. Cependant, il est difficile de déterminer, en l’occurrence, comment cette entité peut mettre son chiffre d’affaires «à disposition» et si elle est en mesure de contribuer à fournir les services demandés, compte tenu de la nature de ses activités. Le Bureau aurait dû rejeter l’offre, car sa conformité aux exigences concernant la capacité économique et financière des soumissionnaires n’était pas démontrée. Par conséquent, le contrat-cadre et tous les paiements qui y sont liés sont irréguliers (aucun paiement effectué en 2016).

COMMENTAIRES SUR LES CONTRÔLES INTERNES

22.

Lors de la réunion extraordinaire du Conseil européen du 23 avril 2015, ainsi que dans le plan d’action en dix points adopté en matière de migration le 20 avril 2015 par les ministres des affaires étrangères et de l’intérieur, les dirigeants ont appelé les États membres à faire en sorte que les empreintes digitales de tous les migrants soient relevées. Pour répondre à cette demande, il était urgent de renforcer la capacité des autorités grecques à relever les empreintes digitales. La Commission a confié cette tâche au Bureau. Dans le cadre d’une convention de subvention conclue avec la Commission, le Bureau devait ainsi acheter, puis donner aux autorités grecques, des équipements d’une valeur de 1,1 million d’euros, à savoir 90 dispositifs de balayage d’empreintes digitales et 90 ordinateurs compatibles avec ces derniers. Selon la convention de subvention, les équipements devaient être livrés au service informatique de la police à Athènes avant d’être redistribués aux points d’accès situés sur les îles grecques. La mesure prévoyait expressément la présence sur place d’agents du Bureau afin de garantir le bon déroulement de la livraison, de l’installation, puis du transfert de propriété à la police grecque. Cependant, les agents du Bureau ne se sont pas rendus sur place pour satisfaire à cette exigence et c’est seulement en juillet 2017 qu’ils ont obtenu confirmation, de la part des autorités grecques compétentes, que les équipements avaient été livrés aux points d’accès en février et au début du mois mars 2016 et qu’ils étaient utilisés aux fins prévues.

23.

Le pouvoir adjudicateur est tenu de demander, par écrit, des précisions sur la composition du prix ou du coût, si ceux-ci apparaissent anormalement bas, et de donner au soumissionnaire la possibilité de présenter ses observations (10). Pour deux des lots (nos 3 et 5) concernant la fourniture de médiateurs culturels et/ou d’interprètes dans différents pays (voir aussi point 21), le Bureau a reçu des offres qui étaient inférieures de 50 % et 31 % respectivement par rapport aux offres les moins chères suivantes. Alors que ces éléments montraient que ces offres étaient anormalement basses, le Bureau n’a pas jugé nécessaire de demander des explications supplémentaires à ce sujet au soumissionnaire.

24.

Dans son rapport d’audit daté d’octobre 2016, le service d’audit interne de la Commission (IAS) a souligné que les procédures de marchés publics relatives aux dépenses administratives ne faisaient pas l’objet d’une planification adéquate et que le suivi des procédures et des contrats spécifiques conclus en application des contrats-cadres présentait des insuffisances. Le Bureau et l’IAS ont convenu d’un plan de mesures correctrices à mettre en œuvre.

25.

En 2016, le Bureau a été confronté à plusieurs défis liés à son environnement opérationnel, posés non seulement par l’augmentation substantielle de son budget et l’extension de ses missions, mais aussi par un accroissement significatif du nombre d’opérations, un changement de comptable avec plusieurs remplacements intérimaires et l’introduction d’un système de flux de travail sans papier. Les effets de ces changements considérables et de l’instabilité qui en découle n’ont été atténués ni par une nouvelle validation du système comptable ni par la mise en place d’un système de vérifications ex post régulières des opérations (11).

26.

En 2014, la Commission a signé, au nom de plus de 50 institutions et organes de l’UE (y compris le Bureau), un contrat-cadre avec un contractant pour l’acquisition de licences de logiciels ainsi que pour la fourniture de services de maintenance et d’assistance aux utilisateurs. Le contractant-cadre joue le rôle d’intermédiaire entre le Bureau et les fournisseurs susceptibles de répondre aux besoins de celui-ci. Il peut appliquer une majoration de deux à neuf pour cent sur le prix du fournisseur pour la prestation de ces services intermédiaires. En 2016, le montant total des paiements effectués au titre de ce contrat-cadre s’est élevé à 534 900 euros. Le Bureau n’a pas systématiquement vérifié les prix et les majorations appliqués en les comparant aux offres et aux factures adressées au contractant-cadre par les fournisseurs.

COMMENTAIRES SUR LA BONNE GESTION FINANCIÈRE ET LA PERFORMANCE

27.

Une évaluation externe de la performance du Bureau pour la période 2011 à 2014 a été réalisée pour le compte de la Commission, et le rapport final a été présenté en décembre 2015. Celui-ci confirmait la pertinence de la mission et des tâches du Bureau et indiquait, en conclusion, que le Bureau s’acquittait de ses tâches principales de manière globalement efficace et que la majorité des résultats escomptés avaient été obtenus. Il soulignait également la nécessité d’accroître l’efficience des opérations et de renforcer la coopération avec les autres institutions et organes internationaux et de l’UE qui s’occupent des questions migratoires, ainsi que la cohérence avec leurs activités. Le Bureau met actuellement en œuvre un plan d’action convenu avec le conseil d’administration à la suite de l’extension de son mandat. Le rapport final d’exécution de ce plan est attendu pour juin 2017.

28.

Le Bureau a acheté et installé, pour un montant total de 852 136 euros, 65 conteneurs pour les utiliser en tant que bureaux mobiles aux points d’accès grecs et italiens. Certains de ces conteneurs ont été installés dans un lieu où des conteneurs de même type, qui n’appartenaient pas au Bureau, ont ensuite été détruits à l’occasion d’émeutes. Le Bureau n’a pas contracté d’assurance pour couvrir les conteneurs contre ce risque.

29.

Il n’a pas recouvré toutes ses créances en souffrance en temps utile. Les remboursements de TVA pour les exercices 2014 (180 919 euros) et 2015 (245 960 euros) n’avaient toujours pas été recouvrés à la fin de 2016.

GESTION BUDGÉTAIRE

30.

Le montant des crédits engagés reportés sous le titre II (Dépenses administratives) était élevé, avec 2,5 millions d’euros, soit 43,9 % (contre 1 076 583 euros, soit 36,9 %, en 2015). Ces reports concernent principalement des infrastructures informatiques, des traductions et des publications, ainsi que des conseils d’entreprise et des coûts liés aux réunions du conseil d’administration, pour lesquels les contrats ont été signés fin 2016 et/ou les factures n’ont été émises qu’en 2017.

SUIVI DES COMMENTAIRES DES ANNÉES PRÉCÉDENTES

31.

L’annexe donne une vue d’ensemble des mesures correctrices prises en réponse aux commentaires formulés les années précédentes par la Cour.

Le présent rapport a été adopté par la Chambre IV, présidée par M. Baudilio TOMÉ MUGURUZA, Membre de la Cour des comptes, à Luxembourg en sa réunion du 17 octobre 2017.

Par la Cour des comptes

Klaus-Heiner LEHNE

Président


(1)  JO L 132 du 29.5.2010, p. 11.

(2)  COM(2016) 271 final.

(3)  De plus amples informations concernant les compétences et les activités du Bureau sont disponibles sur son site internet à l’adresse www.easo.europa.eu

(4)  Les chiffres indiqués se fondent sur les crédits de paiement.

(5)  Les effectifs comprennent les fonctionnaires, les agents temporaires et contractuels, ainsi que les experts nationaux détachés.

Source: informations communiquées par le Bureau.

(6)  Les états financiers comprennent le bilan, le compte de résultat, l’état des flux de trésorerie, l’état de variation de l’actif net, ainsi qu’une synthèse des principales méthodes comptables et d’autres notes explicatives.

(7)  Les états sur l’exécution du budget comprennent les états qui présentent sous forme agrégée la totalité des opérations budgétaires et les notes explicatives.

(8)  L’article 104 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil (JO L 298 du 26.10.2012, p. 1) dispose que les procédures d’attribution de contrats de concession ou de passation de marchés publics, y compris de contrats-cadres, doivent prendre l’une des formes énoncées dans ce même article.

(9)  Règlement (UE, Euratom) n o  966/2012.

(10)  Article 151 du règlement délégué (UE) no 1268/2012 de la Commission relatif aux règles d’application du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union (JO L 362 du 31.12.2012, p. 1).

(11)  Sauf pour les opérations réalisées dans le cadre de conventions de délégation avec la Commission.


ANNEXE

Suivi des commentaires des années précédentes

Année

Commentaires de la Cour

Mise en œuvre des mesures correctrices

(Terminée/En cours/En attente/Sans objet)

2012

Il serait possible d’améliorer la transparence des procédures de recrutement: aucun élément probant n’a permis d’attester que les notes minimales requises pour être invité à un entretien ou inscrit sur une liste de réserve, ainsi que leur pondération, avaient été fixées avant l’examen des candidatures; il en a été de même de l’établissement des questions pour les épreuves écrites et les entretiens.

Terminée

2013

Sur l’ensemble des paiements, 446 (18 %) ont été réalisés après l’expiration des délais définis dans le règlement financier. Les paiements en retard l’ont été de 21 jours en moyenne.

En attente (1)

2013

Six des 16 standards de contrôle interne n’ont pas été intégralement mis en œuvre.

En cours (2)

2013

Il serait possible d’améliorer la transparence des procédures de recrutement: les questions des épreuves écrites et des entretiens ont été établies après l’examen des candidatures, ce qui accroît le risque qu’elles soient influencées par les différentes candidatures; les comités de sélection n’ont pas toujours attribué une note pour chacun des critères de sélection figurant dans les avis de vacance; dans la déclaration d’absence de conflit d’intérêts signée par les membres du comité de sélection, seule une relation personnelle est considérée comme constituant un conflit d’intérêts potentiel, les relations professionnelles étant expressément exclues; s’agissant de l’une des procédures de recrutement, une divergence a été relevée entre le critère d’admissibilité concernant le nombre d’années d’expérience professionnelle attestée, figurant dans l’avis de vacance, et le critère de sélection correspondant.

Terminée

2014

Le Bureau a réalisé 1 062  paiements (28,6  %) après l’expiration des délais définis dans le règlement financier. Les paiements en retard l’ont été de 24 jours en moyenne.

En attente (1)

2014

Le taux de rotation du personnel est élevé: 14 agents (dont quatre occupaient des emplois clés) ont quitté le Bureau en 2014. Cela induit des risques considérables pour la réalisation des objectifs fixés dans les programmes de travail annuel et pluriannuel.

En cours (3)

2014

En vertu d’une décision du directeur exécutif, les participants aux réunions organisées par le Bureau sont classés en trois catégories (A, B et C) pour le remboursement des coûts. En 2014, les remboursements effectués en faveur de participants à des réunions se sont élevés, au total, à 997 506  euros. Les participants de catégorie A, qui sont censés remplir un rôle spécifique lors de la réunion, bénéficient d’un remboursement forfaitaire de leurs frais de déplacement et de leurs frais quotidiens de subsistance, alors que les participants de catégorie B bénéficient seulement d’un remboursement forfaitaire de leurs frais de déplacement. Quant aux participants de catégorie C, ils n’ont droit à aucun remboursement. Le nombre de participants classés dans la catégorie A est passé de 61 % en 2013 à 69 % en 2014. Il n’existe pas de documentation justifiant le classement des participants en trois catégories.

En cours (4)

2015

Le Bureau n’a engagé que 14,5  millions d’euros, c’est-à-dire 93,7  % du budget approuvé (en 2014, il avait engagé 12,4  millions d’euros, soit 84,7  % de son budget approuvé). Le montant des reports de crédits engagés était élevé pour le titre II (Dépenses administratives), atteignant 1 076 583  euros, soit 36,9  % (contre 635 492  euros, soit 28,7  %, en 2014). Les reports concernent principalement un marché passé au dernier trimestre de 2015 pour des services de conseil en matière de développement des TIC (0,4  million d’euros), ainsi que des investissements dans des infrastructures informatiques (0,3  million d’euros) en vue du recrutement attendu d’agents supplémentaires à la suite de la décision, prise fin 2015 par l’autorité budgétaire, d’augmenter le tableau des effectifs.

Sans objet

2015

Le directeur du Bureau a approuvé une nouvelle politique de recrutement des agents temporaires et contractuels en novembre 2015. Cette nouvelle politique tient compte de la plupart des problèmes constatés par la Cour au cours d’audits passés. Sa mise en œuvre fera l’objet d’un suivi en 2016, année où un nombre important de recrutements sont attendus.

Terminée


(1)  En 2016, le Bureau a réalisé 2 007 paiements, soit 41,29 % (contre 1 024 paiements, soit 29,2 %, en 2015), après l’expiration des délais définis dans le règlement financier. Les paiements en retard l’ont été de 35 jours en moyenne (contre 29 en 2015).

(2)  Fin 2016, il restait un standard de contrôle interne à mettre en œuvre.

(3)  En 2016, 17 agents ont quitté le Bureau et 70 ont été recrutés. Le tableau des effectifs du Bureau pour 2016 prévoit 50 nouveaux emplois.

(4)  En 2015, les remboursements effectués en faveur de participants à des réunions se sont élevés à 987 515 euros. Le nombre de participants classés dans la catégorie A est passé de 69 % en 2014 à 52 % en 2015. En 2016, les remboursements effectués en faveur de participants à des réunions se sont élevés à 1 012 147 euros. Le nombre de participants classés dans la catégorie A est passé de 52 % en 2015 à 37 % en 2016.


RÉPONSE DU BUREAU

9.1.

Le Bureau prend note des observations de la Cour, bien qu’il ait pris sa décision en tenant compte du fait que la société attributaire était la seule à déjà disposer de la capacité de remplir les obligations contractuelles.

9.2.

Le Bureau prend note des observations de la Cour et veillera à l’avenir à éviter des situations de ce type. Les actions de l’EASO se sont inscrites dans un contexte d’extrême urgence lié à la crise des réfugiés qui était à son summum à ce moment-là, et combiné à la nécessité à la fois de mettre en œuvre les décisions du Conseil relatives aux tâches urgentes confiées au Bureau et de compenser la pénurie d’experts dans les États membres.

Le contractant choisi dans ces circonstances extrêmes était le même que celui qui avait précédemment été contracté par une autre agence de l’UE se trouvant en Grèce. L’EASO s’est basé sur les vérifications en matière d’éligibilité et de capacité financière réalisées par cette agence. Cette décision a été documentée et approuvée dans le cadre d’une demande d’exception.

Parallèlement, l’EASO a lancé une nouvelle procédure d’appel d’offres ouverte afin d’attribuer un nouveau contrat-cadre.

21.

Le Bureau prend acte de l’avis de la Cour. L’EASO a entrepris d'exercer ses activités dans le cadre de la disposition applicable. La jurisprudence relative au recours aux entités distinctes laisse place à l’interprétation et l’EASO a estimé avoir agi de façon conforme.

22.

L’EASO a répondu au besoin urgent d’augmenter la capacité de balayage digital en Grèce en achetant l’équipement et en le remettant à la police grecque les 12 février et 2 mars 2016.

C’est pourquoi il a dû démarrer la procédure avant la signature de la convention de subvention qui a eu lieu le 3 mars 2016. Il n’a pas été possible au personnel de l’EASO d’être sur place pour confirmer l’installation des dispositifs Eurodac, car la subvention a été signée après que les dispositifs ont été fournis, et la police avait déjà commencé à les distribuer aux zones d’attente et d’enregistrement (hotspots).

Le Bureau a d’abord demandé formellement confirmation aux autorités grecques de la fourniture et de l’installation de l’équipement dans les hotspots le 23 mai 2016, mais il ne l’a reçue que le 20 juillet 2017.

23.

Le Bureau prend acte des observations de la Cour.

24.

Le Bureau prend acte du commentaire de la Cour et relève le fait que de nombreuses actions prévues dans le plan ont déjà été mises en œuvre.

25.

Le Bureau prend acte du commentaire de la Cour, mais relève le fait qu’un avis objectif relatif aux comptes a été émis par un auditeur externe indépendant. Malgré cela, la revalidation du système comptable est prévue pour 2017. Une stratégie de vérification ex post sera envisagée à moyen terme.

26.

Le Bureau prend acte du commentaire de la Cour et informe celle-ci que, conformément à son opinion sur la question d’introduire une vérification systématique, le Bureau introduira des vérifications systématiques pour chaque cotation supérieure à 135 000 euros à partir du 1er janvier 2018.

28.

Le Bureau prend acte du commentaire de la Cour, mais relève le fait que la direction de l’EASO a décidé qu’il n’était pas rentable de contracter une assurance.

29.

Les autorités nationales ont imposé le passage des déclarations annuelles aux déclarations trimestrielles de TVA, ce qui a entraîné la nécessité de soumettre à nouveau les demandes de remboursement de TVA pour les exercices 2014 et 2015 sur une base trimestrielle.

30.

Le Bureau prend acte du commentaire de la Cour, mais relève le fait qu’en raison de modifications budgétaires intervenues au cours de la seconde moitié de l’année, les paiements relatifs aux engagements correspondants se sont accumulés au cours du dernier trimestre, ce qui a entraîné les effets mentionnés par la Cour.


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