6.12.2017   

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Journal officiel de l'Union européenne

C 417/79

1.

Le Bureau européen d’appui en matière d’asile (ci-après le «Bureau» ou l’«EASO»), sis à La Valette, a été créé en vertu du règlement (UE) no 439/2010 du Parlement européen et du Conseil (1) en vue de renforcer la coopération pratique sur les questions d’asile et d’aider les États membres à respecter les obligations qui leur incombent au niveau européen et international aux fins de la protection des personnes dans le besoin. Depuis 2015, le Bureau apporte un soutien à la Grèce et à l’Italie dans le contexte de la crise migratoire. En 2016, la Commission européenne a proposé de renforcer le mandat du Bureau et d’étendre considérablement ses missions pour lui permettre de remédier à toute faiblesse structurelle liée à l’application du régime de l’UE en matière d’asile (2). Depuis mars 2016, les équipes du Bureau présentes aux points d’accès s’occupent également de la mise en œuvre opérationnelle de l’accord conclu entre l’UE et la Turquie, et apportent un soutien au service d’asile grec.

2.

Le tableau présente des chiffres clés relatifs au Bureau (3).

Tableau

Chiffres clés relatifs au Bureau

3.

Comme le montre le tableau, du fait de l’accroissement considérable des tâches du Bureau, le budget définitif pour l’exercice 2016 était plus de trois fois supérieur à celui de l’exercice précédent. En outre, les effectifs disponibles ont augmenté de 34 % en 2016, et l’adaptation des systèmes et des procédures au nouvel environnement était toujours en cours.

4.

Le présent rapport doit être lu à la lumière de ces défis et du mandat de la Cour, régi par les normes internationales d’audit.

5.

L’approche d’audit choisie par la Cour comprend des procédures d’audit analytiques, des tests directs sur les opérations et une évaluation des contrôles clés des systèmes de contrôle et de surveillance du Bureau. À cela s’ajoutent des éléments probants obtenus grâce aux travaux d’autres auditeurs, ainsi qu’une analyse des prises de position de la direction.

20.

Les commentaires ci-après ne remettent pas en cause l’opinion de la Cour.

21.

En août 2016, le Bureau a lancé une procédure ouverte (portant sur cinq lots) en vue d’attribuer un contrat-cadre pour assurer la couverture de ses besoins en médiateurs culturels et/ou en interprètes dans différents pays. Le montant total du contrat-cadre pour les quatre lots attribués que nous avons contrôlés (lots 2 à 5) était de 60 millions d’euros sur quatre ans. Ces quatre lots ont été attribués au même soumissionnaire en sa qualité de premier contractant en cascade. Le contractant en question remplissait les exigences financières des critères de sélection (à savoir, un chiffre d’affaires annuel de 1 million d’euros) pour deux des trois années précédentes; pour la troisième, un contrat de louage d’ouvrage a été conclu avec une organisation à but non lucratif qui s’est engagée à mettre son «chiffre d’affaires» à disposition du contractant. Le règlement financier autorise à s’appuyer sur les capacités économiques et financières d’autres entités. Cependant, il est difficile de déterminer, en l’occurrence, comment cette entité peut mettre son chiffre d’affaires «à disposition» et si elle est en mesure de contribuer à fournir les services demandés, compte tenu de la nature de ses activités. Le Bureau aurait dû rejeter l’offre, car sa conformité aux exigences concernant la capacité économique et financière des soumissionnaires n’était pas démontrée. Par conséquent, le contrat-cadre et tous les paiements qui y sont liés sont irréguliers (aucun paiement effectué en 2016).

22.

Lors de la réunion extraordinaire du Conseil européen du 23 avril 2015, ainsi que dans le plan d’action en dix points adopté en matière de migration le 20 avril 2015 par les ministres des affaires étrangères et de l’intérieur, les dirigeants ont appelé les États membres à faire en sorte que les empreintes digitales de tous les migrants soient relevées. Pour répondre à cette demande, il était urgent de renforcer la capacité des autorités grecques à relever les empreintes digitales. La Commission a confié cette tâche au Bureau. Dans le cadre d’une convention de subvention conclue avec la Commission, le Bureau devait ainsi acheter, puis donner aux autorités grecques, des équipements d’une valeur de 1,1 million d’euros, à savoir 90 dispositifs de balayage d’empreintes digitales et 90 ordinateurs compatibles avec ces derniers. Selon la convention de subvention, les équipements devaient être livrés au service informatique de la police à Athènes avant d’être redistribués aux points d’accès situés sur les îles grecques. La mesure prévoyait expressément la présence sur place d’agents du Bureau afin de garantir le bon déroulement de la livraison, de l’installation, puis du transfert de propriété à la police grecque. Cependant, les agents du Bureau ne se sont pas rendus sur place pour satisfaire à cette exigence et c’est seulement en juillet 2017 qu’ils ont obtenu confirmation, de la part des autorités grecques compétentes, que les équipements avaient été livrés aux points d’accès en février et au début du mois mars 2016 et qu’ils étaient utilisés aux fins prévues.

23.

Le pouvoir adjudicateur est tenu de demander, par écrit, des précisions sur la composition du prix ou du coût, si ceux-ci apparaissent anormalement bas, et de donner au soumissionnaire la possibilité de présenter ses observations (10). Pour deux des lots (nos 3 et 5) concernant la fourniture de médiateurs culturels et/ou d’interprètes dans différents pays (voir aussi point 21), le Bureau a reçu des offres qui étaient inférieures de 50 % et 31 % respectivement par rapport aux offres les moins chères suivantes. Alors que ces éléments montraient que ces offres étaient anormalement basses, le Bureau n’a pas jugé nécessaire de demander des explications supplémentaires à ce sujet au soumissionnaire.

24.

Dans son rapport d’audit daté d’octobre 2016, le service d’audit interne de la Commission (IAS) a souligné que les procédures de marchés publics relatives aux dépenses administratives ne faisaient pas l’objet d’une planification adéquate et que le suivi des procédures et des contrats spécifiques conclus en application des contrats-cadres présentait des insuffisances. Le Bureau et l’IAS ont convenu d’un plan de mesures correctrices à mettre en œuvre.

25.

En 2016, le Bureau a été confronté à plusieurs défis liés à son environnement opérationnel, posés non seulement par l’augmentation substantielle de son budget et l’extension de ses missions, mais aussi par un accroissement significatif du nombre d’opérations, un changement de comptable avec plusieurs remplacements intérimaires et l’introduction d’un système de flux de travail sans papier. Les effets de ces changements considérables et de l’instabilité qui en découle n’ont été atténués ni par une nouvelle validation du système comptable ni par la mise en place d’un système de vérifications ex post régulières des opérations (11).

26.

En 2014, la Commission a signé, au nom de plus de 50 institutions et organes de l’UE (y compris le Bureau), un contrat-cadre avec un contractant pour l’acquisition de licences de logiciels ainsi que pour la fourniture de services de maintenance et d’assistance aux utilisateurs. Le contractant-cadre joue le rôle d’intermédiaire entre le Bureau et les fournisseurs susceptibles de répondre aux besoins de celui-ci. Il peut appliquer une majoration de deux à neuf pour cent sur le prix du fournisseur pour la prestation de ces services intermédiaires. En 2016, le montant total des paiements effectués au titre de ce contrat-cadre s’est élevé à 534 900 euros. Le Bureau n’a pas systématiquement vérifié les prix et les majorations appliqués en les comparant aux offres et aux factures adressées au contractant-cadre par les fournisseurs.

27.

Une évaluation externe de la performance du Bureau pour la période 2011 à 2014 a été réalisée pour le compte de la Commission, et le rapport final a été présenté en décembre 2015. Celui-ci confirmait la pertinence de la mission et des tâches du Bureau et indiquait, en conclusion, que le Bureau s’acquittait de ses tâches principales de manière globalement efficace et que la majorité des résultats escomptés avaient été obtenus. Il soulignait également la nécessité d’accroître l’efficience des opérations et de renforcer la coopération avec les autres institutions et organes internationaux et de l’UE qui s’occupent des questions migratoires, ainsi que la cohérence avec leurs activités. Le Bureau met actuellement en œuvre un plan d’action convenu avec le conseil d’administration à la suite de l’extension de son mandat. Le rapport final d’exécution de ce plan est attendu pour juin 2017.

28.

Le Bureau a acheté et installé, pour un montant total de 852 136 euros, 65 conteneurs pour les utiliser en tant que bureaux mobiles aux points d’accès grecs et italiens. Certains de ces conteneurs ont été installés dans un lieu où des conteneurs de même type, qui n’appartenaient pas au Bureau, ont ensuite été détruits à l’occasion d’émeutes. Le Bureau n’a pas contracté d’assurance pour couvrir les conteneurs contre ce risque.

29.

Il n’a pas recouvré toutes ses créances en souffrance en temps utile. Les remboursements de TVA pour les exercices 2014 (180 919 euros) et 2015 (245 960 euros) n’avaient toujours pas été recouvrés à la fin de 2016.

30.

Le montant des crédits engagés reportés sous le titre II (Dépenses administratives) était élevé, avec 2,5 millions d’euros, soit 43,9 % (contre 1 076 583 euros, soit 36,9 %, en 2015). Ces reports concernent principalement des infrastructures informatiques, des traductions et des publications, ainsi que des conseils d’entreprise et des coûts liés aux réunions du conseil d’administration, pour lesquels les contrats ont été signés fin 2016 et/ou les factures n’ont été émises qu’en 2017.

31.

L’annexe donne une vue d’ensemble des mesures correctrices prises en réponse aux commentaires formulés les années précédentes par la Cour.