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Document 32012R1268

Règlement délégué (UE) n ° 1268/2012 de la Commission du 29 octobre 2012 relatif aux règles d’application du règlement (UE, Euratom) n ° 966/2012 du Parlement européen et du Conseil relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union

OJ L 362, 31.12.2012, p. 1–111 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
Special edition in Croatian: Chapter 01 Volume 009 P. 183 - 293

In force

ELI: http://data.europa.eu/eli/reg_del/2012/1268/oj

31.12.2012   

FR

Journal officiel de l'Union européenne

L 362/1


RÈGLEMENT DÉLÉGUÉ (UE) N o 1268/2012 DE LA COMMISSION

du 29 octobre 2012

relatif aux règles d’application du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union

LA COMMISSION EUROPÉENNE,

vu le traité sur le fonctionnement de l’Union européenne,

vu le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union (1), et notamment ses articles 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 et 209,

considérant ce qui suit:

(1)

Le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (2) a été profondément modifié et remplacé par le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil (ci-après dénommé le «règlement financier»). Il est par conséquent nécessaire d’aligner les dispositions du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 de la Commission du 23 décembre 2002 établissant les modalités d’exécution du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (3) sur celles du règlement financier. Par souci de clarté, il est nécessaire de remplacer le règlement (CE, Euratom) no 2342/2002.

(2)

En vertu de l’article 290 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne (ci-après dénommé le «TFUE»), un acte législatif peut déléguer à la Commission le pouvoir d’adopter des actes non législatifs uniquement pour compléter ou modifier certains éléments non essentiels de cet acte législatif. Par conséquent, certaines dispositions du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 ont été intégrées dans le règlement financier, de sorte qu’elles ne doivent pas être reprises dans le présent règlement.

(3)

Au cours de ses travaux préparatoires, la Commission a procédé aux consultations appropriées, y compris au niveau des experts, et a veillé à ce que les documents nécessaires soient transmis en temps utile, de façon appropriée et simultanée, au Parlement européen et au Conseil.

(4)

Quant aux principes budgétaires, et en particulier au principe d’unité, la simplification des règles relatives à la génération et au recouvrement des intérêts sur les préfinancements, et notamment la suppression de l’obligation faite aux bénéficiaires de subventions de produire de tels intérêts, rendent obsolètes les dispositions relatives au champ d’application et aux conditions du recouvrement de ces intérêts. Au cas où cette obligation serait encore imposée à des entités chargées de tâches d’exécution budgétaire, les règles régissant l’identification, l’usage et la comptabilisation des intérêts produits devraient être intégrées dans les conventions de délégation conclues avec ces entités. Lorsque les intérêts sur les préfinancements sont dus à l’Union sur la base de telles conventions, ces intérêts devraient être versés au budget en tant que recettes affectées.

(5)

S’agissant du principe d’annualité, il convient de clarifier la notion de crédits de l’exercice ainsi que la notion d’étapes préparatoires à l’acte d’engagement qui, lorsqu’elles sont achevées au 31 décembre, peuvent ouvrir le droit à un report de crédits d’engagement.

(6)

S’agissant du principe d’unité de compte, il y a lieu de préciser les taux et cours à utiliser pour la conversion entre l’euro et les autres monnaies pour les besoins de la gestion de trésorerie et de la comptabilité. En outre, la transparence comptable concernant les résultats de ces opérations de conversion de monnaies devrait être encore améliorée. À la suite de l’introduction de l’euro, il conviendrait de supprimer l’obligation faite à la Commission de fournir des informations aux États membres sur les transferts de trésorerie effectués entre les différentes monnaies.

(7)

S’agissant des dérogations au principe d’universalité, il importe de préciser, d’une part, le traitement budgétaire à appliquer aux recettes affectées et en particulier aux contributions d’États membres ou de pays tiers à certains programmes de l’Union et, d’autre part, les limites existant en matière de contraction entre dépenses et recettes. En particulier, eu égard à la pratique actuelle, il est nécessaire, dans un souci de sécurité juridique, de préciser qu’en règle générale, les recettes affectées devraient générer automatiquement des crédits d’engagement et de paiement dès que ces recettes ont été perçues par l’institution. Il est également nécessaire de préciser les cas dans lesquels, à titre exceptionnel, les recettes affectées peuvent être mises à disposition avant d’avoir été effectivement perçues par l’institution.

(8)

S’agissant du principe de spécialité, il convient de définir précisément le calcul des pourcentages de crédits que les institutions sont autorisées à virer en vertu de leur autonomie. Le Parlement européen et le Conseil devraient être pleinement informés par une justification détaillée des demandes de virement qui doivent leur être soumises.

(9)

S’agissant de la bonne gestion financière, il y a lieu d’identifier les objectifs et la périodicité minimale des évaluations ex ante, intermédiaires et ex post des programmes et activités, ainsi que les informations devant figurer dans la fiche financière législative.

(10)

S’agissant du principe de transparence, la publication de données nominatives relatives aux destinataires concernés et des montants précis reçus par eux accroît la transparence de l’usage des fonds en question. De telles informations mises à la disposition des citoyens renforcent le contrôle public sur l’utilisation des sommes concernées et contribuent à une utilisation optimale des fonds publics. Parallèlement, lorsque les destinataires sont des personnes physiques, cette publication est soumise aux règles en matière de protection des données à caractère personnel. Par conséquent, la publication de données à caractère personnel ne devrait avoir lieu que si elle est nécessaire et proportionnée par rapport à l’objectif légitime poursuivi.

(11)

Les informations sur l’utilisation des fonds de l’Union devraient être publiées sur un site internet des institutions et devraient comprendre au moins le nom du destinataire, le lieu où il se trouve, le montant et le but du financement. Ces informations devraient prendre en considération les critères énoncés à l’article 35, paragraphe 3, du règlement financier, en particulier le type et le montant de la prestation.

(12)

Le nom des destinataires des fonds de l’Union et le lieu où ils se trouvent devraient être publiés pour les prix, subventions et marchés attribués à la suite de l’ouverture d’une procédure publique de mise en concurrence, comme c’est notamment le cas pour les concours, appels de propositions et appels d’offres, dans le respect des principes du TFUE et en particulier des principes de transparence, de proportionnalité, d’égalité de traitement et de non-discrimination. Par ailleurs, cette publication devrait contribuer au contrôle des procédures de sélection publiques par les demandeurs n’ayant pas été retenus.

(13)

La durée de la publication de données à caractère personnel se rapportant aux personnes physiques ne devrait pas être supérieure à la durée pendant laquelle les fonds sont utilisés par le destinataire et ces données devraient dès lors être supprimées à l’issue d’une période de deux ans. Il devrait en être de même pour les données à caractère personnel se rapportant à une personne morale dont la dénomination officielle comporte le nom d’une ou de plusieurs personnes physiques.

(14)

Dans la plupart des cas relevant du présent règlement, la publication concerne les personnes morales.

(15)

Lorsque des personnes physiques sont concernées, une telle publication ne saurait être envisagée que dans le respect du principe de proportionnalité entre l’importance du montant octroyé et la nécessité de contrôler l’usage optimal des fonds. S’agissant de ces personnes physiques, la publication du nom de la région de niveau NUTS 2 s’inscrit dans la logique de l’objectif de publication de l’identité du destinataire et garantit l’égalité de traitement entre des États membres de différentes tailles, tout en respectant le droit du destinataire à la vie privée et, en particulier, en protégeant les données à caractère personnel de celui-ci.

(16)

Les informations sur les bourses et autres aides directes versées à des personnes physiques qui en ont un besoin pressant devraient continuer à être dispensées de publication.

(17)

Afin de garantir le respect du principe d’égalité de traitement entre destinataires, il convient en outre d’assurer la publication des informations relatives aux personnes physiques dans la logique de l’obligation faite aux États membres d’instaurer une grande transparence des marchés dépassant le montant prévu par la directive 2004/18/CE du Parlement européen et du Conseil du 31 mars 2004 relative à la coordination des procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services (4).

(18)

Le nom du destinataire et le lieu où il se trouve, ainsi que le montant et le but du financement ne devraient pas faire l’objet d’une publication si celle-ci risque de mettre en péril l’intégrité du destinataire, telle que protégée par la charte des droits fondamentaux de l’Union européenne, ou de nuire à ses intérêts commerciaux légitimes.

(19)

La nomenclature budgétaire devrait procurer la clarté et la transparence nécessaires au processus budgétaire.

(20)

Il importe par ailleurs de définir les actes susceptibles de constituer un conflit d’intérêts.

(21)

En ce qui concerne la gestion indirecte, il convient de préciser l’encadrement de la délégation et la teneur de la convention de délégation. Toute entité ou personne chargée de tâches d’exécution budgétaire devrait garantir un niveau de protection des intérêts financiers de l’Union équivalent à celui prévu par le règlement financier. Il convient d’établir les conditions dans lesquelles la Commission peut reconnaître que les systèmes, règles et procédures de ces entités ou personnes sont équivalents aux siens afin de garantir la bonne gestion financière des fonds de l’Union par ces entités chargées de l’exécution.

(22)

Les agences exécutives, dont la Commission conserve le contrôle, devraient se voir reconnaître la qualité d’ordonnateurs délégués de cette institution sur le budget de l’Union.

(23)

En cas de gestion indirecte avec des organisations internationales, les organisations éligibles à ce type de gestion devraient être identifiées.

(24)

Lorsque des tâches d’exécution budgétaire sont confiées à des organismes publics ou à des organismes de droit privé investis d’une mission de service public, il convient de définir les conditions de désignation de ces organismes.

(25)

En ce qui concerne la gestion indirecte, il est nécessaire de fixer des modalités en matière de procédures d’examen et d’approbation des comptes et d’exclusion du financement de l’Union des dépenses pour lesquelles des remboursements ont été effectués en violation de la réglementation applicable.

(26)

Quant aux entités privées effectuant des travaux préparatoires ou accessoires pour le compte de la Commission, elles devraient être sélectionnées selon les procédures de passation des marchés publics.

(27)

En ce qui concerne le rôle des acteurs financiers, la réforme de la gestion financière, assortie de la suppression des contrôles ex ante centralisés, renforce les responsabilités des ordonnateurs sur toutes les opérations de recettes et de dépenses, y compris en termes de systèmes de contrôle interne. Le Parlement européen et le Conseil seront dorénavant informés des mesures de nomination ou cessation de fonctions concernant les ordonnateurs délégués. Les missions, responsabilités et principes de procédures à respecter devraient en outre être définis. L’internalisation des contrôles ex ante suppose en particulier une distinction claire entre tâches d’initiation et de vérification des opérations d’exécution budgétaire, chaque institution devant en outre adopter un code de normes professionnelles applicable aux agents en charge des vérifications, ex ante et ex post. Il est également nécessaire de rendre compte des responsabilités assumées, par le biais d’un rapport annuel à l’institution qui est chargée, notamment, des vérifications ex post. Les pièces justificatives afférentes aux opérations menées devraient être conservées. Enfin, compte tenu de leur caractère dérogatoire par rapport aux procédures d’attribution habituelles, tous les types de procédures négociées en matière de passation de marchés publics doivent faire l’objet d’un rapport particulier à l’institution et d’une transmission au Parlement européen et au Conseil.

(28)

Le règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 devrait être adapté pour tenir compte de la double fonction du chef de délégation en tant qu’ordonnateur subdélégué pour le Service européen pour l’action extérieure (ci-après dénommé le «SEAE») et, en ce qui concerne les crédits opérationnels, pour la Commission.

(29)

Dans une perspective de clarification des responsabilités, il importe également de définir précisément les missions et responsabilités du comptable relatives aux systèmes comptables et à la gestion de trésorerie et des comptes bancaires ainsi que du fichier tiers. Les modalités de cessation des fonctions du comptable devraient également être définies.

(30)

Les conditions de recours à des régies d’avances, système de gestion dérogatoire au regard des procédures ordinaires, devraient être encadrées et les missions et responsabilités des régisseurs, mais aussi des ordonnateurs et comptables quant au contrôle des régies, devraient être précisées. Le Parlement européen et le Conseil devraient être informés de toute mesure de nomination ou cessation de fonctions. Pour des raisons d’efficacité, une seule régie d’avances devrait être mise en place dans les délégations, pour les crédits des sections «Commission» et «SEAE» du budget. Il s’est révélé nécessaire d’introduire la possibilité d’utiliser des cartes de débit liées aux régies d’avances afin de faciliter les paiements, notamment dans les délégations et représentations de l’Union, et d’écarter les risques liés à la manipulation d’argent liquide.

(31)

Une fois définies les missions et responsabilités de chaque acteur financier, la mise en cause de leur responsabilité ne saurait toutefois intervenir que dans les conditions prévues par le statut des fonctionnaires de l’Union européenne et du régime applicable aux autres agents de ladite Union. L’instance spécialisée en matière d’irrégularités financières mise en place dans chaque institution s’est révélée être un mécanisme efficace pour caractériser l’existence d’une irrégularité de nature financière et devrait donc être maintenue. Il est nécessaire de définir les modalités selon lesquelles un ordonnateur peut demander la confirmation d’une instruction qu’il considère comme entachée d’irrégularité ou contrevenant au principe de bonne gestion financière, et être ainsi déchargé de sa responsabilité.

(32)

En matière de recettes, outre le cas particulier des ressources propres relevant de la décision 2007/436/CE, Euratom du Conseil du 7 juin 2007 relative au système des ressources propres des Communautés européennes (5), il convient de préciser les tâches et contrôles relevant de la responsabilité des ordonnateurs aux différentes étapes de la procédure: établissement de la prévision de créance, ordre de recouvrement, envoi de la note de débit informant le débiteur de la constatation de créances, calcul des intérêts de retard éventuels et décision, le cas échéant, de renonciation de créance, dans le respect de critères garantissant le respect de la bonne gestion financière aux fins d’une perception efficace des recettes.

(33)

Il y a lieu de préciser le rôle du comptable dans l’encaissement des recettes et l’octroi de délais supplémentaires pour le paiement des dépenses. En outre, le comptable devrait disposer d’une certaine flexibilité dans le recouvrement des paiements, notamment de la possibilité de procéder à la compensation directe des créances ou, dans des circonstances exceptionnelles, de dispenser le débiteur de constituer une garantie couvrant une dette, lorsque celui-ci est désireux et capable d’effectuer le paiement dans le délai supplémentaire, mais n’est pas en mesure de constituer cette garantie, en tenant dûment compte du principe de proportionnalité.

(34)

Pour assurer la gestion des actifs tout en obtenant une rémunération financière, il est nécessaire d’investir dans des actifs financiers les montants encaissés à titre provisoire, tels que les amendes pour infraction aux règles de concurrence qui sont contestées, et de déterminer l’affectation des intérêts produits par ces investissements.

(35)

Pour que la Commission dispose de toutes les informations nécessaires en vue de l’adoption des décisions de financement, il y a lieu de fixer les exigences minimales en ce qui concerne le contenu des décisions de financement portant sur les subventions, les marchés, les fonds fiduciaires, les prix et les instruments financiers.

(36)

En matière de dépenses, il importe de définir l’articulation entre décision de financement, engagement global et engagement individuel, ainsi que les caractéristiques de ces différentes étapes, afin d’établir un cadre clair pour les différentes phases de l’exécution du budget.

(37)

Il convient de clarifier l’articulation entre les opérations de liquidation, d’ordonnancement et de paiement et les contrôles que doivent effectuer les ordonnateurs lors de la liquidation des dépenses, par l’apposition du bon à payer. Il y a lieu de mentionner les pièces justificatives qui doivent appuyer les paiements et d’indiquer les règles d’apurement des préfinancements et des paiements intermédiaires.

(38)

Les modalités d’application des délais afférents aux opérations de liquidation et de paiement devraient être établies, compte tenu de la directive 2011/7/UE du Parlement européen et du Conseil du 16 février 2011 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales (6), afin de s’assurer que les paiements aux destinataires n’accusent pas de retard injustifié.

(39)

En matière d’audit interne, il convient de définir les modalités de désignation de l’auditeur et de garantir son indépendance au sein de l’institution qui l’a nommé et à laquelle il doit rendre compte de ses travaux. Le Parlement européen et le Conseil devraient être informés de toute désignation ou cessation des fonctions, afin que la transparence à leur égard soit garantie.

(40)

Les règles en matière de passation de marchés devraient être fondées sur les dispositions de la directive 2004/18/CE. Il importe de définir les différents types de procédures de passation de marchés, les mesures de publicité qui leur sont applicables, les cas de recours et principales caractéristiques des procédures existantes, la spécification des critères de sélection et d’attribution, les modalités d’accès aux documents d’appel à la concurrence et de communication avec les soumissionnaires ou candidats, ainsi que, lorsque la Commission passe des marchés pour son propre compte, les seuils applicables et les modalités d’estimation de la valeur des marchés à passer.

(41)

Les procédures de passation des marchés ont pour finalité de satisfaire aux meilleures conditions possibles les besoins des institutions dans le respect de l’égalité d’accès aux marchés publics ainsi que des principes de transparence et de non-discrimination. Dans un souci de transparence et d’égalité de traitement entre candidats et soumissionnaires, mais aussi de pleine responsabilité des ordonnateurs dans le choix final, il convient de décliner la procédure d’ouverture, puis d’évaluation, des demandes de participation et des offres, de la nomination d’une commission jusqu’à la décision d’attribution, motivée et documentée, qui revient en définitive au pouvoir adjudicateur.

(42)

À la lumière de l’expérience acquise, une nouvelle procédure de passation pour les marchés de valeur moyenne devrait être mise en place. Il convient d’autoriser l’utilisation de la «liste de soumissionnaires potentiels» dans les mêmes conditions que l’«appel à manifestation d’intérêt» existant, étant donné que cette liste permet de réduire la charge administrative des soumissionnaires potentiels.

(43)

Dans un souci de protection des intérêts financiers de l’Union durant l’exécution d’un marché, il y a lieu de prévoir la possibilité d’exiger que les entités fournissant une capacité financière lors de la passation d’un marché soient solidairement responsables de l’exécution du marché correspondant.

(44)

Afin de protéger les intérêts financiers de l’Union et de garantir un contrôle sur l’exécution des marchés, il est nécessaire de prévoir la possibilité d’exiger que le contractant effectue lui-même directement certaines tâches essentielles.

(45)

Pour garantir l’exécution d’un marché selon les meilleures pratiques professionnelles, il convient de prévoir la possibilité de rejeter les soumissionnaires susceptibles d’être en situation de conflit d’intérêts.

(46)

Étant donné que des garanties financières ne sont plus systématiquement demandées, les critères en vertu desquels elles peuvent l’être devraient être définis.

(47)

Le champ d’application du titre sur les subventions devrait être clarifié, notamment en ce qui concerne le type d’action ou d’organisme d’intérêt général européen pouvant être subventionné ainsi que les types d’engagements juridiques susceptibles d’être utilisés pour couvrir les subventions. Pour ces engagements juridiques, il y a lieu de préciser les critères permettant de choisir entre conventions et décisions, les éléments que celles-ci doivent au minimum contenir et la possibilité de conclure une convention ou décision spécifique de subvention au titre de partenariats-cadres, de façon à garantir un traitement équitable et à ne pas restreindre l’accès au financement de l’Union.

(48)

Le champ d’application du titre sur les subventions devrait également tenir compte de l’introduction dans le règlement financier, d’une part, de titres spécifiques sur les prix et les instruments financiers et, d’autre part, des règles essentielles concernant les subventions et les coûts éligibles et prévoyant l’abandon du principe de dégressivité, l’utilisation des formes simplifiées de subventions (montants forfaitaires, coûts unitaires et taux forfaitaires) et la suppression de l’obligation de présenter des garanties sur les préfinancements.

(49)

Les progrès en matière d’échange électronique d’informations et de transmission de documents par voie électronique, qui constituent d’importantes mesures de simplification, devraient s’accompagner de conditions claires d’acceptation des systèmes devant être utilisés, afin de mettre en place un environnement reposant sur des bases juridiques solides.

(50)

Les principes de non-profit et de cofinancement devraient être révisés à la lumière des clarifications et des mesures de simplification introduites dans le règlement financier. En particulier, par souci de clarté, il convient de mettre en place des règles détaillées en ce qui concerne les types de recettes qui doivent être retenues pour le principe de non-profit, ainsi que les formes de cofinancement externe et de contributions en nature.

(51)

S’agissant du principe de transparence, l’adoption et la publication de programmes de travail pluriannuels devraient être autorisées, dans la mesure où ils ont une valeur ajoutée pour les demandeurs qui peuvent plus aisément anticiper et préparer les appels de propositions. Dans ce contexte, les conditions dans lesquelles les programmes de travail peuvent être considérés comme des décisions de financement devraient être précisées. Pour assurer la transparence, il y a également lieu de publier les appels de propositions, sauf en cas d’urgence ou lorsque l’action ne peut être mise en œuvre que par une seule entité. Il est nécessaire de préciser le contenu minimal de cette publication.

(52)

Comme les conditions d’éligibilité concernant la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) versée par les bénéficiaires sont sujettes à des erreurs et à des incohérences, il convient de s’assurer que les notions de TVA non récupérable et de non-assujettis au sens de l’article 13, paragraphe 1, de la directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006 relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée (7) sont comprises et appliquées de manière cohérente, au regard des activités que ces notions englobent.

(53)

Pour garantir la transparence, l’égalité de traitement des demandeurs et la responsabilisation des ordonnateurs, il convient de décliner la procédure d’attribution, de la demande de subvention, pour laquelle la Commission devrait avoir fourni un minimum d’informations aux demandeurs, à son évaluation, au vu de critères d’éligibilité, de sélection et d’attribution préalablement annoncés, avant que l’ordonnateur compétent ne prenne sa décision finale, proprement documentée. Il est nécessaire d’établir des règles détaillées concernant la composition et les tâches du comité chargé d’évaluer les propositions sur la base des critères de sélection et d’attribution, ainsi que les possibilités de prendre contact avec les demandeurs au cours de la procédure d’attribution ou de les inviter à adapter leurs propositions. Ces possibilités devraient dûment refléter les exigences en matière de bonne administration introduites dans le règlement financier et être assorties des conditions dans lesquelles les propositions peuvent être adaptées avant la signature des conventions de subvention ou la notification des décisions de subvention, tout en garantissant l’égalité de traitement des demandeurs et le respect du principe selon lequel l’initiative des actions incombe uniquement aux demandeurs.

(54)

L’utilisation de montants forfaitaires, de coûts unitaires et de taux forfaitaires étant facilitée et étendue en vertu du règlement financier, les définitions de ces formes simplifiées de subventions devraient être clarifiées. Il importe notamment de préciser qu’elles sont destinées, comme toute forme de subvention, à couvrir différentes catégories de coûts éligibles, et d’indiquer que leurs montants ne doivent pas nécessairement être fixés au préalable, ce qui est particulièrement important lorsque ces montants sont calculés sur la base des pratiques habituelles du bénéficiaire en matière de comptabilité analytique. Il y a également lieu de veiller à la stabilité des règles de financement au titre d’un programme spécifique. À cet effet, il devrait être permis d’utiliser les formes simplifiées de subventions pendant toute sa durée. À des fins statistiques ou méthodologiques ou en vue de la prévention et de la détection de la fraude, il convient d’avoir accès aux données comptables générales d’un bénéficiaire, même si le financement s’effectue au moyen de montants forfaitaires, de coûts unitaires et de taux forfaitaires. Ces vérifications ne devraient toutefois pas servir à remettre en question les valeurs unitaires des montants forfaitaires, des coûts unitaires ou des taux forfaitaires déjà convenus.

(55)

La bonne gestion financière impose que la Commission s’entoure de garanties: au stade des demandes de subvention, par la production d’audits financiers pour les demandes les plus importantes; lors du versement de préfinancements, si les risques évalués par l’ordonnateur le justifient, par l’exigence de garanties financières préalables et, au stade du paiement intermédiaire ou du paiement du solde, par la présentation de certificats établis par des auditeurs pour les demandes de paiement les plus importantes et les plus risquées.

(56)

Les conditions et les procédures de suspension et de réduction des subventions devraient être précisées, afin de mieux définir les motifs de cette suspension ou réduction, de fournir des informations appropriées aux bénéficiaires et de garantir que les bénéficiaires ont la possibilité d’exercer leur droit de défense à tout moment.

(57)

La bonne gestion des fonds de l’Union implique également que les bénéficiaires de subventions utilisent les subventions de l’Union conformément aux principes d’économie et d’efficience. En particulier, les coûts des marchés attribués par les bénéficiaires pour l’exécution de l’action devraient être éligibles à condition que ces marchés soient attribués à l’offre économiquement la plus avantageuse.

(58)

Étant donné que les restrictions imposées au soutien financier à des tiers sont atténuées dans le règlement financier, il convient d’établir les dispositions minimales à convenir au niveau de la convention de subvention ou à insérer dans la décision de subvention afin de distinguer clairement l’octroi d’un soutien financier à des tiers par un bénéficiaire et l’exécution de tâches budgétaires par un délégataire dans le cadre de la gestion indirecte.

(59)

Les pouvoirs de sanction des bénéficiaires de subventions devraient être alignés sur ceux existant dans le domaine des marchés publics étant donné qu’ils sont de même nature et qu’ils devraient être soumis aux mêmes règles en termes d’efficacité et de proportionnalité.

(60)

Les prix devraient être soumis, au même titre que les subventions, aux principes de transparence et d’égalité de traitement. Dans ce contexte, les caractéristiques minimales des programmes de travail et des concours devraient également être définies, compte tenu des exigences correspondantes pour les subventions. En particulier, il convient de préciser les conditions dans lesquelles les programmes de travail peuvent être considérés comme des décisions de financement, ainsi que le contenu minimal du règlement du concours, notamment les modalités de versement du prix aux gagnants en cas d’attribution, et les moyens de publicité appropriés.

(61)

Le respect des principes de transparence et d’égalité de traitement exige aussi la mise en place d’une procédure d’attribution clairement définie, depuis la remise des dossiers de participation à l’information des demandeurs et à la notification aux gagnants. Cette procédure devrait inclure une évaluation des dossiers de participation par un groupe d’experts désignés par l’ordonnateur compétent, sur la base des critères d’attribution énoncés dans le règlement du concours afin de garantir la compétence et la neutralité dans l’évaluation des dossiers. Sur la base des recommandations du groupe, c’est l’ordonnateur compétent qui devrait prendre une décision définitive sur l’attribution du prix, étant donné que l’exécution du budget relève toujours de la responsabilité de la Commission.

(62)

Afin d’assurer une mise en œuvre harmonisée des différents instruments financiers au sein de la Commission, le cadre général inclus dans le titre VIII du règlement financier devrait être complété par des règles détaillées pour la gestion des instruments financiers, en particulier les dispositions concernant la sélection des entités chargées de l’exécution, le contenu des conventions de délégation, les coûts et frais de gestion ainsi que les comptes fiduciaires.

(63)

Des règles de sélection des intermédiaires financiers et des destinataires finaux devraient être définies en particulier pour les cas où les instruments financiers sont gérés de manière directe dans des situations exceptionnelles, au moyen de structures d’investissement spécialisées ou d’autres mécanismes, afin d’assurer l’utilisation efficiente des fonds de l’Union.

(64)

Il est nécessaire de déterminer les conditions de l’utilisation des instruments financiers, notamment l’effet de levier et le cadre du suivi. Il convient aussi de veiller à ce que les instruments financiers soient mis en œuvre sur la base d’une évaluation ex ante rigoureuse, qui doit permettre à la Commission de les concevoir spécifiquement pour répondre aux défaillances du marché et à l’inadéquation des marchés en matière d’investissement.

(65)

En matière de comptabilité et de reddition des comptes, il y a lieu de définir dans les règles comptables de l’Union les principes comptables généralement admis sur la base desquels les états financiers doivent être établis. Il convient également de préciser dans ces règles comptables les conditions nécessaires pour qu’une transaction soit comptabilisée ainsi que les règles d’évaluation des éléments d’actif et de passif et de constitution des provisions, afin de veiller à ce que les informations soient présentées de manière appropriée et qu’elles soient complètes et exactes.

(66)

En matière de comptabilité, il conviendrait de préciser que le comptable de chaque institution doit documenter l’organisation et la procédure comptables de son institution et définir les conditions que doivent respecter les systèmes informatisés de tenue de la comptabilité, en particulier pour garantir la sécurité des accès et la piste d’audit quant aux modifications apportées aux systèmes.

(67)

En ce qui concerne la tenue de la comptabilité, il importe de préciser les principes applicables en matière de tenue des livres comptables, de balance générale des comptes, de rapprochement périodique des soldes de cette balance ainsi que d’inventaire et de définir les éléments du plan comptable arrêté par le comptable de la Commission. Les règles applicables à l’enregistrement des opérations, en particulier la méthode en partie double, les règles de conversion des opérations non libellées en euros et les pièces justificatives des écritures comptables, devraient être précisées. Le contenu des enregistrements de la comptabilité budgétaire devrait également être précisé.

(68)

Il y a lieu de définir les règles relatives à l’inventaire des immobilisations et de clarifier les responsabilités respectives des comptables et ordonnateurs dans ce domaine, de même que les règles applicables à la revente des biens inscrits à l’inventaire, en vue d’une gestion efficace des actifs.

(69)

En matière d’actions extérieures, le présent règlement, conformément au règlement financier, devrait introduire des dispositions dérogatoires qui prennent en compte les spécificités opérationnelles du secteur, essentiellement en matière de passation de marchés et d’octroi de subventions, en particulier parce que ces procédures sont appliquées par les autorités de pays tiers bénéficiant d’un soutien financier de l’Union. En ce qui concerne la passation de marchés, ces différences devraient principalement porter sur les types de procédures et les seuils à partir desquels elles s’appliquent. En ce qui concerne les subventions, il y aurait lieu d’autoriser le financement intégral dans certains cas, surtout pour tenir compte de la capacité de cofinancement réduite des bénéficiaires.

(70)

Il importe d’établir des dispositions détaillées concernant l’utilisation de l’aide budgétaire, qui précisent les conditions dans lesquelles il peut être recouru à cette aide ainsi que l’obligation pour le partenaire de fournir à la Commission, en temps utile, des informations fiables lui permettant d’apprécier le respect de ces conditions.

(71)

En ce qui concerne les fonds fiduciaires de l’Union, il convient de préciser les principes applicables à la contribution de l’Union aux fonds fiduciaires de l’Union ainsi qu’aux contributions des autres donateurs, de manière à définir les règles comptables et d’information du fonds concerné, en particulier pour l’intérêt à terme échu sur le compte bancaire du fonds fiduciaire, à clarifier les responsabilités de chacun des acteurs financiers et du conseil d’administration du fonds fiduciaire, ainsi que de définir des obligations en matière d’audit. Il est également nécessaire d’assurer une représentation équitable des donateurs dans le conseil d’administration du fonds fiduciaire et à prévoir l’obligation d’un vote positif de la Commission pour permettre l’utilisation des fonds.

(72)

Afin de simplifier les procédures de passation de marchés pour les actions extérieures, certains seuils ont été modifiés et d’autres seuils et procédures de gestion, provenant des dispositions communes, ont été ajoutés et adaptés.

(73)

Dans le domaine des subventions, il conviendrait, dans le droit fil du règlement financier, de simplifier les conditions régissant la dérogation au principe du cofinancement.

(74)

Afin de garantir la bonne gestion des crédits de l’Union, il importe également de préciser les conditions préalables et l’encadrement conventionnel à mettre en place en cas de décentralisation de la gestion des crédits, ainsi que dans les cas de recours à des régies d’avances.

(75)

Il y a lieu de définir les offices européens et de fixer des règles spécifiques à l’Office des publications ainsi que des dispositions autorisant le comptable de la Commission à déléguer certaines de ses fonctions à des agents de ces offices. Il conviendrait également de préciser les modalités de fonctionnement des comptes bancaires que les offices européens peuvent être autorisés à ouvrir au nom de la Commission.

(76)

Par analogie avec la publication d’informations sur les destinataires des fonds de l’Union, il y aurait lieu de publier la liste des experts visés à l’article 204 du règlement financier, sélectionnés au terme d’un appel à manifestation d’intérêt, ainsi que l’objet de leurs tâches. Leur rémunération devrait également faire l’objet d’une publication, si elle est supérieure à 15 000 EUR.

(77)

Il importerait de compléter la nouvelle procédure introduite à l’article 203 du règlement financier, en particulier en ce qui concerne les types de coûts à inclure dans les seuils qui y sont prévus. Il est nécessaire d’établir des règles détaillées concernant les projets immobiliers menés dans les délégations de l’Union, compte tenu de leurs spécificités, en particulier dans les cas d’urgence. Il est utile de prévoir que les bâtiments résidentiels dans les délégations qui doivent être loués ou achetés dans un court laps de temps seraient exclus de la procédure définie à l’article 203 du règlement financier. L’achat de terrain à titre gratuit ou pour un montant symbolique ne devrait pas relever de la procédure prévue à l’article 203 du règlement financier, puisqu’il ne constitue pas une charge supplémentaire pour le budget.

(78)

Il est nécessaire, pour assurer la cohérence avec les dispositions du règlement financier, d’établir des dispositions transitoires. Afin de garantir la cohérence avec la base juridique sectorielle, il convient en outre de reporter au 1er janvier 2014 l’application des dispositions relatives aux modes de gestion et aux instruments financiers,

A ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

PREMIÈRE PARTIE

DISPOSITIONS COMMUNES

TITRE I

OBJET

Article premier

Objet

Le présent règlement définit les règles d’application du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 (ci-après dénommé le «règlement financier»).

TITRE II

PRINCIPES BUDGÉTAIRES

CHAPITRE 1

Principes d’unité et de vérité budgétaire

Article 2

Comptabilisation des intérêts sur les préfinancements

(Article 8, paragraphe 4, du règlement financier)

Lorsque des intérêts sont dus au budget, la convention conclue avec les entités ou personnes énumérées à l’article 58, paragraphe 1, points c) ii) à c) viii), du règlement financier dispose que les préfinancements sont versés sur des comptes ou des sous-comptes bancaires permettant d’identifier les fonds et les intérêts correspondants. À défaut, les méthodes comptables des destinataires ou des intermédiaires doivent permettre d’identifier les fonds versés par l’Union et les intérêts ou autres avantages produits par ces fonds.

Les dispositions du présent règlement relatives aux intérêts sur préfinancements ne portent pas préjudice à l’enregistrement des préfinancements à l’actif des états financiers, qui est fixé par les règles comptables visées à l’article 143 du règlement financier.

CHAPITRE 2

Principe d’annualité

Article 3

Crédits de l’exercice

(Article 11, paragraphe 3, du règlement financier)

Les crédits d’engagement et de paiement autorisés pour l’exercice comprennent:

a)

les crédits ouverts au budget, y compris par voie de budget rectificatif;

b)

les crédits reportés;

c)

les reconstitutions de crédits conformément aux articles 178 et 182 du règlement financier;

d)

les crédits résultant de paiements de préfinancement ayant été remboursés conformément à l’article 177, paragraphe 3, du règlement financier;

e)

les crédits ouverts à la suite de la perception des recettes affectées au cours de l’exercice ou au cours d’exercices précédents et non utilisés.

Article 4

Annulation et report de crédits

(Article 13, paragraphe 2, du règlement financier)

1.   Les crédits d’engagement et les crédits non dissociés relatifs à des projets immobiliers visés à l’article 13, paragraphe 2, point a), du règlement financier ne peuvent être reportés que si les engagements n’ont pu être effectués avant le 31 décembre de l’exercice pour des raisons non imputables à l’ordonnateur et si les étapes préparatoires sont avancées à un point permettant raisonnablement d’estimer que l’engagement pourra être effectué au plus tard le 31 mars de l’année suivante ou le 31 décembre pour les projets immobiliers.

2.   Les étapes préparatoires visées à l’article 13, paragraphe 2, point a), du règlement financier, qui devraient être achevées au 31 décembre de l’exercice en vue d’un report sur l’exercice suivant sont notamment:

a)

pour les engagements globaux au sens de l’article 85 du règlement financier, l’adoption d’une décision de financement ou la clôture avant cette date de la consultation des services concernés au sein de chaque institution en vue d’adopter cette décision;

b)

pour les engagements individuels au sens de l’article 85 du règlement financier, la clôture de la phase de sélection des contractants, bénéficiaires, gagnants ou délégataires potentiels.

3.   Les crédits reportés conformément à l’article 13, paragraphe 2, point a), du règlement financier non engagés au 31 mars de l’exercice suivant, ou au 31 décembre de l’année suivante s’agissant des montants relatifs à des projets immobiliers, sont automatiquement annulés.

La Commission informe le Parlement européen et le Conseil des crédits ainsi annulés dans un délai d’un mois après l’annulation conformément au premier alinéa.

4.   Les crédits reportés au titre de l’article 13, paragraphe 2, point b), du règlement financier peuvent être utilisés jusqu’au 31 décembre de l’exercice suivant.

5.   La comptabilité permet de distinguer les crédits reportés conformément aux dispositions des paragraphes 1 à 4.

CHAPITRE 3

Principe d’unité de compte

Article 5

Taux de conversion entre l’euro et une autre monnaie

(Article 19 du règlement financier)

1.   Sans préjudice des dispositions spécifiques découlant de l’application de la réglementation sectorielle, la conversion réalisée par l’ordonnateur compétent est effectuée à l’aide du taux de change journalier de l’euro publié au Journal officiel de l’Union européenne, série C.

Lorsque la conversion entre l’euro et une autre monnaie est à effectuer par les contractants ou les bénéficiaires, les modalités spécifiques de conversion figurant dans les contrats de marchés, les conventions de subventions ou les conventions de financement s’appliquent.

2.   Afin d’éviter que les opérations de conversion de monnaies aient un impact important sur le niveau du cofinancement de l’Union ou une incidence négative sur le budget de l’Union, les dispositions spécifiques en matière de conversion mentionnées au paragraphe 1 prévoient, le cas échéant, un taux de conversion entre l’euro et une autre monnaie à calculer à l’aide de la moyenne du taux de change journalier sur une période donnée.

3.   À défaut de taux de change journalier de l’euro publié au Journal officiel de l’Union européenne pour la monnaie concernée, l’ordonnateur compétent utilise le taux comptable visé au paragraphe 4.

4.   Pour les besoins de la comptabilité prévue aux articles 151 à 156 du règlement financier et sous réserve des dispositions de l’article 240 du présent règlement, la conversion entre l’euro et une autre monnaie est effectuée à l’aide du taux comptable mensuel de l’euro. Ce taux de change comptable est établi par le comptable de la Commission à l’aide de toute source d’information qu’il juge fiable sur la base du cours de l’avant-dernier jour ouvrable du mois précédant celui pour lequel le cours est établi.

5.   Les résultats des opérations de change visées au paragraphe 4 du présent article sont indiqués dans une rubrique distincte dans les comptes de chaque institution.

Les dispositions du premier alinéa du présent paragraphe s’appliquent mutatis mutandis aux organismes visés à l’article 208 du règlement financier.

Article 6

Cours à utiliser pour la conversion entre l’euro et d’autres monnaies

(Article 19 du règlement financier)

1.   Sans préjudice des dispositions spécifiques découlant de l’application de la réglementation sectorielle, ou de contrats de marchés, conventions ou décisions de subvention et conventions de financement spécifiques, le cours à utiliser pour la conversion entre l’euro et une autre monnaie, dans les cas où la conversion est effectuée par l’ordonnateur compétent, est celui du jour de l’établissement de l’ordre de paiement ou de l’ordre de recouvrement par le service ordonnateur.

2.   Dans le cas des régies d’avances en euros, la date du paiement par la banque détermine le cours à utiliser pour la conversion entre l’euro et une autre monnaie.

3.   Pour la régularisation des régies d’avances en monnaies nationales, visées à l’article 19 du règlement financier, le cours à utiliser pour la conversion entre l’euro et une autre monnaie est celui du mois de la dépense effectuée par la régie en question.

4.   Pour le remboursement de dépenses forfaitaires, ou de dépenses résultant du statut des fonctionnaires de l’Union européenne et du régime applicable aux autres agents de ladite Union (ci-après dénommé le «statut»), dont le montant est plafonné et versé dans une monnaie autre que l’euro, le cours à utiliser est celui qui est en vigueur à la naissance du droit.

CHAPITRE 4

Principe d’universalité

Article 7

Structure d’accueil des recettes affectées et ouverture des crédits correspondants

(Article 21 du règlement financier)

1.   Sans préjudice des articles 9 et 10, la structure d’accueil budgétaire pour les recettes affectées comporte:

a)

dans l’état des recettes de la section de chaque institution une ligne budgétaire destinée à accueillir le montant de ces recettes;

b)

dans l’état des dépenses, les commentaires budgétaires, y compris les commentaires généraux, indiquent les lignes susceptibles d’accueillir les crédits ouverts qui correspondent aux recettes affectées.

Dans le cas visé au premier alinéa, point a), la ligne est dotée de la mention «pour mémoire» et les recettes estimées sont mentionnées pour information dans les commentaires.

2.   Les crédits correspondant à des recettes affectées sont ouverts automatiquement, aussi bien en crédits d’engagement qu’en crédits de paiement, lorsque la recette a été perçue par l’institution, sauf dans les cas prévus:

a)

à l’article 181, paragraphe 2, et à l’article 183, paragraphe 2, du règlement financier;

b)

à l’article 21, paragraphe 2, point b), du règlement financier pour les États membres, lorsque la convention de contribution est exprimée en euros.

Dans le cas prévu au premier alinéa, point b), les crédits d’engagement peuvent être ouverts à la signature par l’État membre de la convention de contribution.

Article 8

Contributions des États membres à des programmes de recherche

[Article 21, paragraphe 2, point a), du règlement financier]

1.   Les contributions des États membres pour le financement de certains programmes complémentaires de recherche, prévues à l’article 5 du règlement (CE, Euratom) no 1150/2000 du Conseil (8), sont versées:

a)

à concurrence des sept douzièmes de la somme figurant au budget, au plus tard le 31 janvier de l’exercice en cours;

b)

à concurrence des cinq douzièmes restant dus, au plus tard le 15 juillet de l’exercice en cours.

2.   Lorsque le budget n’est pas arrêté définitivement avant le début de l’exercice, les contributions prévues au paragraphe 1 se font sur la base de la somme figurant au budget de l’exercice précédent.

3.   Toute contribution ou tout versement supplémentaire dû par les États membres au titre du budget doit être inscrit sur le ou les comptes de la Commission dans les trente jours de calendrier qui suivent l’appel de fonds.

4.   Les versements effectués sont inscrits au compte prévu par le règlement (CE, Euratom) no 1150/2000 et sont soumis aux conditions énoncées par ledit règlement.

Article 9

Recettes affectées résultant de la participation des pays AELE à certains programmes de l’Union

[Article 21, paragraphe 2, point e), du règlement financier]

1.   La structure d’accueil budgétaire pour les participations des États membres de l’Association européenne de libre-échange (ci-après dénommés les «États AELE») à certains programmes de l’Union est la suivante:

a)

dans l’état des recettes, il est ouvert une ligne pour mémoire destinée à accueillir le montant global de la participation des États AELE pour l’exercice considéré;

b)

dans l’état des dépenses:

i)

le commentaire sur chaque ligne relative aux activités de l’Union auxquelles les États AELE participent fait ressortir «pour information» le montant de la participation estimée;

ii)

une annexe, constituant partie intégrante du budget, comporte l’ensemble des lignes relatives aux activités de l’Union auxquelles les États AELE participent.

Aux fins du premier alinéa, point a), le montant estimé est indiqué dans les commentaires budgétaires.

L’annexe visée au premier alinéa, point b) ii), représente et complète la structure d’accueil pour l’ouverture des crédits correspondant à ces participations, telle que prévue au paragraphe 2 ainsi que pour l’exécution des dépenses.

2.   En vertu de l’article 82 de l’accord sur l’Espace économique européen (ci-après dénommé l’«accord EEE»), les montants relatifs à la participation annuelle des États AELE, tels qu’ils sont confirmés à la Commission par le comité mixte de l’Espace économique européen en conformité avec l’article 1er, paragraphe 5, du protocole 32 annexé à l’accord EEE, donnent lieu à l’ouverture intégrale, dès le début de l’exercice, tant des crédits d’engagement que des crédits de paiement correspondants.

3.   Si, au cours de l’exercice, les crédits de lignes budgétaires auxquelles les États AELE participent sont renforcés sans que les États AELE puissent, pendant l’exercice en question, adapter en conséquence leur contribution afin de respecter le «facteur de proportionnalité» prévu à l’article 82 de l’accord EEE, la Commission peut assurer, à titre provisoire et exceptionnel sur la base des moyens de trésorerie, le préfinancement de la quote-part des États AELE. À la suite d’un tel renforcement, la Commission fait appel, dans les meilleurs délais, aux contributions correspondantes des États AELE. La Commission informe chaque année le Parlement européen et le Conseil des décisions ainsi prises.

Le préfinancement est régularisé aussitôt que possible dans le cadre du budget de l’exercice suivant.

4.   Conformément à l’article 21, paragraphe 2, point e), du règlement financier, les participations financières des États AELE constituent des recettes affectées externes. Le comptable adopte les mesures appropriées afin d’assurer le suivi séparé de l’utilisation tant des recettes provenant de ces participations que des crédits correspondants.

La Commission, dans le cadre du rapport prévu à l’article 150, paragraphe 2, du règlement financier, fait ressortir de façon distincte l’état d’exécution correspondant à la participation des États AELE, tant en recettes qu’en dépenses.

Article 10

Produit des sanctions imposées aux États membres déclarés en situation de déficits excessifs

[Article 21, paragraphe 2, point c), du règlement financier]

La structure d’accueil budgétaire pour le produit des sanctions visées à la section 4 du règlement (CE) no 1467/97 du Conseil (9) est la suivante:

a)

dans l’état des recettes, il est ouvert une ligne budgétaire pour mémoire destinée à accueillir les intérêts afférents à ces montants;

b)

parallèlement, et sans préjudice de l’article 77 du règlement financier, l’inscription de ces montants à l’état des recettes donne lieu à l’ouverture, dans une ligne à l’état des dépenses, de crédits d’engagement et de paiement.

Les crédits visée au premier alinéa, point b), sont exécutés conformément à l’article 20 du règlement financier.

Article 11

Charges entraînées par l’acceptation de libéralités en faveur de l’Union

(Article 22 du règlement financier)

Aux fins de l’autorisation du Parlement européen et du Conseil visée à l’article 22, paragraphe 2, du règlement financier, la Commission estime et explique dûment les charges financières, y compris les coûts liés au suivi, entraînées par l’acceptation de libéralités en faveur de l’Union.

Article 12

Comptes «Charges fiscales à recouvrer»

(Article 23, paragraphe 3, du règlement financier)

Les charges fiscales éventuellement supportées par l’Union en application de l’article 23, paragraphe 2, et de l’article 23, paragraphe 3, point a), du règlement financier sont inscrites sur un compte d’attente jusqu’à leur remboursement par les États concernés.

CHAPITRE 5

Principe de spécialité

Article 13

Règles de calcul des pourcentages applicables aux virements des institutions autres que la Commission

(Article 25 du règlement financier)

1.   Le calcul des pourcentages visés à l’article 25 du règlement financier est effectué au moment de la demande de virement et au regard des crédits ouverts au budget, y compris les budgets rectificatifs.

2.   Il convient de prendre en considération la somme des virements à effectuer sur la ligne à partir de laquelle il est procédé aux virements et dont le montant est corrigé des virements antérieurs.

Le montant correspondant aux virements qui peuvent être effectués de façon autonome par l’institution concernée sans décision du Parlement européen et du Conseil n’est pas pris en considération.

Article 14

Règles de calcul des pourcentages applicables aux virements de la Commission

(Article 26 du règlement financier)

1.   Le calcul des pourcentages visés à l’article 26, paragraphe 1, du règlement financier est effectué au moment de la demande de virement et au regard des crédits ouverts au budget, y compris les budgets rectificatifs.

2.   Il convient de prendre en considération la somme des virements à effectuer sur la ligne à partir de laquelle ou vers laquelle il est procédé aux virements et dont le montant est corrigé des virements antérieurs.

Le montant correspondant aux virements qui peuvent être effectués de façon autonome par la Commission sans décision du Parlement européen et du Conseil n’est pas pris en considération.

Article 15

Dépenses administratives

(Article 26 du règlement financier)

Les dépenses visées à l’article 26, paragraphe 1, premier alinéa, point b), du règlement financier couvrent, pour chaque domaine politique, les rubriques visées à l’article 44, paragraphe 3, du règlement financier.

Article 16

Justification des demandes de virements de crédits

(Articles 25 et 26 du règlement financier)

Les propositions de virements et toutes les informations destinées au Parlement européen et au Conseil relatives aux virements effectués conformément aux articles 25 et 26 du règlement financier sont accompagnées des justifications appropriées et détaillées faisant apparaître l’exécution des crédits ainsi que les prévisions des besoins jusqu’à la fin de l’exercice, tant pour les lignes à abonder que pour celles sur lesquelles les crédits sont prélevés.

Article 17

Justification des demandes de virements depuis la réserve d’aide d’urgence

(Article 29 du règlement financier)

Les propositions de virements destinés à permettre l’utilisation de la réserve d’aide d’urgence visée à l’article 29 du règlement financier, sont accompagnées des justifications appropriées et détaillées faisant apparaître:

a)

pour la ligne à abonder par le virement, les informations les plus récentes possibles sur l’exécution des crédits ainsi que les prévisions de besoins jusqu’à la fin de l’exercice;

b)

pour l’ensemble des lignes relatives aux actions extérieures, l’exécution des crédits jusqu’à la fin du mois précédant la demande de virement, ainsi que les prévisions des besoins jusqu’à la fin de l’exercice, accompagnées d’une comparaison avec les prévisions initiales;

c)

l’examen des possibilités de réaffectation des crédits.

CHAPITRE 6

Principe de bonne gestion financière

Article 18

Évaluation

(Article 30 du règlement financier)

1.   Toute proposition de programme ou d’activité occasionnant des dépenses budgétaires fait l’objet d’une évaluation ex ante. Celle-ci porte sur:

a)

le besoin à satisfaire à court ou à long terme;

b)

la valeur ajoutée de l’intervention de l’Union;

c)

les objectifs à atteindre en termes de stratégie et de gestion, qui comprennent des mesures nécessaires à la protection des intérêts financiers de l’Union dans le domaine de la prévention et de la détection de la fraude, ainsi que pour les enquêtes, réparations et sanctions en la matière;

d)

les possibilités d’action disponibles, y compris les risques qui y sont associés;

e)

les résultats et incidences escomptés, en particulier les incidences économiques, sociales et environnementales, et les indicateurs et modalités d’évaluation nécessaires pour les mesurer;

f)

le mode d’exécution le plus approprié pour la ou les possibilités privilégiées;

g)

la cohérence interne de l’activité ou du programme proposé et ses rapports avec les autres instruments pertinents;

h)

le volume des crédits, des ressources humaines et des autres dépenses administratives à allouer en fonction du principe de coût/efficacité;

i)

les leçons tirées d’expériences similaires déjà conduites.

2.   La proposition expose les dispositions en matière de suivi, de compte rendu et d’évaluation, en tenant dûment compte des responsabilités respectives de tous les niveaux d’administration qui interviendront dans la mise en œuvre du programme ou de l’activité proposé.

3.   Tout programme ou activité, y compris les projets pilotes et les actions préparatoires, lorsque les ressources mobilisées sont supérieures à 5 000 000 EUR, fait l’objet d’une évaluation intermédiaire et/ou ex post sous l’angle des ressources humaines et financières affectées et des résultats obtenus, afin de vérifier leur conformité avec les objectifs fixés, dans les conditions suivantes:

a)

il est procédé à une évaluation périodique des résultats obtenus dans la réalisation d’un programme pluriannuel, selon un calendrier permettant de tenir compte des conclusions de ces évaluations pour toute décision concernant la reconduction, la modification ou l’interruption de ce programme;

b)

les activités financées sur une base annuelle font l’objet d’une évaluation des résultats obtenus au moins une fois tous les six ans.

L’obligation prévue au premier alinéa, points a) et b), ne s’applique pas à chacun des projets ou actions menés dans le cadre de ces activités, pour lesquelles cette obligation peut être remplie par les rapports finaux transmis par les organismes qui ont exécuté l’action.

4.   Les évaluations visées aux paragraphes 1 et 3 sont proportionnelles aux ressources mobilisées et à l’incidence du programme ou de l’activité en question.

Article 19

Fiche financière

(Article 31 du règlement financier)

La fiche financière comporte les éléments financiers et économiques en vue de l’appréciation par le législateur de la nécessité d’une intervention de l’Union. Elle fournit les renseignements utiles sur la cohérence et la synergie éventuelle avec d’autres activités de l’Union.

Lorsqu’il s’agit d’actions pluriannuelles, la fiche financière comporte l’échéancier prévisible des besoins annuels en crédits et en effectifs, personnel externe compris, ainsi qu’une évaluation de leur incidence sur le plan financier à moyen terme.

CHAPITRE 7

Principe de transparence

Article 20

Publication provisoire du budget

(Article 34 du règlement financier)

Dès que possible et au plus tard dans un délai de quatre semaines à compter de l’adoption définitive du budget, les chiffres détaillés du budget définitif sont publiés dans toutes les langues, à l’initiative de la Commission, sur le site internet des institutions, dans l’attente de la publication officielle au Journal officiel de l’Union européenne.

Article 21

Publication d’informations sur les montants et les destinataires des fonds de l’Union

(Article 35 du règlement financier)

1.   Les informations sur les destinataires des fonds de l’Union octroyés dans le cadre de la gestion directe sont publiées sur un site internet des institutions de l’Union, au plus tard le 30 juin de l’année qui suit l’exercice au cours duquel les fonds ont été octroyés.

Outre la publication visée au premier alinéa, ces informations peuvent être publiées, selon une présentation standard, par d’autres moyens appropriés.

2.   Les informations suivantes sont publiées, sauf disposition contraire prévue par le présent règlement ou la réglementation sectorielle, compte tenu des critères énoncés à l’article 35, paragraphe 3, du règlement financier:

a)

le nom du destinataire;

b)

le lieu où se trouve le destinataire;

c)

le montant accordé;

d)

la nature et l’objet de la mesure.

Aux fins du point b), par le terme «lieu», on entend:

i)

l’adresse du destinataire lorsque celui-ci est une personne morale;

ii)

la région de niveau NUTS 2 lorsque le destinataire est une personne physique.

En ce qui concerne les données à caractère personnel se rapportant aux personnes physiques, les informations publiées sont supprimées deux ans après la fin de l’exercice au cours duquel les fonds ont été octroyés. Il en va de même pour les données à caractère personnel se rapportant à une personne morale dont la dénomination officielle comporte le nom d’une ou de plusieurs personnes physiques.

3.   Les informations visées au paragraphe 2 ne sont publiées que pour les prix, subventions et marchés ayant été attribués à la suite de concours, de procédures d’octroi de subventions ou de procédures de passation de marchés publics. Ces informations ne sont pas publiées pour:

a)

les bourses versées à des personnes physiques et d’autres aides directes versées à des personnes physiques qui en ont un besoin pressant, visées à l’article 125, paragraphe 4, point c), du règlement financier;

b)

les marchés d’une valeur inférieure au montant visé à l’article 137, paragraphe 2, du présent règlement.

4.   Il est renoncé à la publication si la divulgation de telles informations risque de mettre en péril les droits et libertés des personnes concernées, tels que protégés par la Charte des droits fondamentaux de l’Union européenne, ou de nuire aux intérêts commerciaux des destinataires.

Article 22

Lien vers la publication d’informations sur les destinataires des fonds de l’Union octroyés dans le cadre de la gestion indirecte

(Article 35 du règlement financier)

Lorsque la gestion des fonds de l’Union est déléguée aux autorités et organismes visés à l’article 58, paragraphe 1, point c), du règlement financier, les conventions de délégation prévoient que les informations mentionnées à l’article 21, paragraphes 2 et 3, sont publiées, selon une présentation standard, sur le site internet de ces autorités et organismes.

Le site internet des institutions de l’Union contient au moins une référence à l’adresse du site internet où ces informations sont consultables si elles ne sont pas publiées directement à l’endroit spécifique du site internet des institutions de l’Union.

Outre la publication visée au premier alinéa, les informations peuvent être publiées, selon une présentation standard, par tout autre moyen approprié.

Les paragraphes 2 à 4 de l’article 21 s’appliquent à la publication visée au premier alinéa du présent article.

TITRE III

ÉTABLISSEMENT ET STRUCTURE DU BUDGET

Article 23

Programmation financière

(Article 38 du règlement financier)

La programmation financière visée à l’article 38 du règlement financier est structurée par catégorie de dépenses, domaine politique et ligne budgétaire. La programmation financière complète englobe toutes les catégories de dépenses, sauf dans les domaines de l’agriculture, de la politique de cohésion et de l’administration, pour lesquels seules des données synthétiques sont fournies.

Article 24

Projets de budget rectificatif

(Article 41, paragraphe 1, du règlement financier)

Les projets de budget rectificatif sont accompagnés de justifications et des informations sur l’exécution budgétaire de l’exercice précédent et de l’exercice en cours disponibles au moment de leur établissement.

Article 25

Nomenclature budgétaire

(Article 44 du règlement financier)

La nomenclature budgétaire respecte les principes de spécialité, de transparence et de bonne gestion financière. Elle procure la clarté et la transparence nécessaires au processus budgétaire en facilitant l’identification des grands objectifs tels qu’ils se reflètent dans les bases légales correspondantes, en offrant des choix en matière de priorités politiques et en permettant une mise en œuvre efficiente et efficace.

Article 26

Dépenses effectives du dernier exercice clos

[Article 49, paragraphe 1, point a) v), du règlement financier]

Pour l’établissement du budget, les dépenses effectives du dernier exercice clos sont déterminées de la façon suivante:

a)

en engagements: engagements comptabilisés au cours de l’exercice sur les crédits de l’exercice tels que définis à l’article 3;

b)

en paiements: paiements effectués au cours de l’exercice, c’est-à-dire dont l’ordre d’exécution a été transmis à la banque, sur les crédits de l’exercice tels que définis à l’article 3.

Article 27

Commentaires budgétaires

[Article 49, paragraphe 1, point a) vi), du règlement financier]

Les commentaires budgétaires comportent notamment les éléments suivants:

a)

les références de l’acte de base, lorsqu’il existe;

b)

des explications appropriées sur la nature et la destination des crédits.

Article 28

Tableau des effectifs

[Article 49, paragraphe 1, point c) i), du règlement financier]

Les effectifs de l’Agence d’approvisionnement figurent de façon distincte dans le cadre du tableau des effectifs de la Commission.

TITRE IV

EXÉCUTION DU BUDGET

CHAPITRE 1

Dispositions générales

Article 29

Informations sur les transferts de données à caractère personnel aux fins de l’audit

(Article 53 du règlement financier)

Dans tout appel effectué dans le cadre des subventions, des marchés ou des prix exécutés en gestion directe, les bénéficiaires potentiels, les candidats, soumissionnaires et participants sont informés, conformément au règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil (10), que, pour assurer la protection des intérêts financiers de l’Union, leurs données à caractère personnel peuvent être communiquées aux services d’audit interne, à la Cour des comptes européenne, à l’instance spécialisée en matière d’irrégularités financières ou à l’Office européen de lutte antifraude (ci-après dénommé l’«OLAF») et entre les ordonnateurs de la Commission et les agences exécutives.

Article 30

Actions préparatoires dans le domaine de la politique étrangère et de sécurité commune

[Article 54, paragraphe 2, point c), du règlement financier]

Le financement des mesures approuvées par le Conseil afin de préparer les opérations de gestion de crise de l’Union en vertu du titre V du traité sur l’Union européenne couvre les coûts marginaux découlant directement d’un déploiement spécifique sur le terrain d’une mission ou d’une équipe incluant, entre autres, du personnel des institutions de l’Union, y compris l’assurance «haut risque», les frais de voyage et d’hébergement, et les indemnités journalières.

Article 31

Compétences spécifiques de la Commission conformément aux traités

[Article 54, paragraphe 2, point d), du règlement financier]

1.   Les articles du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne (ci-après dénommé le «TFUE») qui attribuent directement à la Commission des compétences spécifiques sont les suivants:

a)

article 154 (dialogue social);

b)

article 156 (études, avis, consultations en matière sociale);

c)

articles 159 et 161 (rapports spéciaux dans le domaine social);

d)

article 168, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière de protection de la santé);

e)

article 171, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière de réseaux transeuropéens);

f)

article 173, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière industrielle);

g)

article 175, deuxième alinéa (rapport sur les progrès accomplis dans la réalisation de la cohésion économique, sociale et territoriale);

h)

article 181, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière de recherche et de développement technologique);

i)

article 190 (rapport en matière de recherche et développement technologique);

j)

article 210, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination des politiques en matière de coopération au développement);

k)

article 214, paragraphe 6 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière d’aide humanitaire).

2.   Les articles du traité instituant la Communauté européenne de l’énergie atomique (ci-après dénommé le «traité Euratom») qui attribuent directement à la Commission des compétences spécifiques sont les suivants:

a)

article 70 (interventions financières, dans les limites prévues au budget, dans des campagnes de prospection sur les territoires des États membres);

b)

articles 77 à 85.

3.   Les listes figurant aux paragraphes 1 et 2 peuvent être complétées dans la présentation du projet de budget avec l’indication des articles en cause et des montants concernés.

Article 32

Actes susceptibles de constituer un conflit d’intérêts et procédure

(Article 57 du règlement financier)

1.   Les actes susceptibles d’être affectés par un conflit d’intérêts, au sens de l’article 57, paragraphe 2, du règlement financier, peuvent prendre notamment l’une des formes suivantes, sans préjudice de leur qualification d’activités illégales à l’article 141:

a)

l’octroi à soi-même ou à autrui d’avantages directs ou indirects indus;

b)

le refus d’octroyer à un bénéficiaire les droits ou avantages auxquels il peut prétendre;

c)

l’accomplissement d’actes indus ou abusifs ou l’omission d’accomplir les actes nécessaires.

Les autres actes susceptibles d’être affectés par un conflit d’intérêts sont ceux qui peuvent porter atteinte à l’exercice impartial et objectif des fonctions d’une personne, comme, par exemple, la participation à un comité d’évaluation dans le cadre d’une procédure d’attribution de marché public ou d’octroi de subvention lorsque cette personne peut tirer un avantage financier, direct ou indirect, du résultat d’une telle procédure.

2.   Il y a présomption de conflit d’intérêts si un demandeur, un candidat ou un soumissionnaire est un agent soumis au statut, sauf si sa participation à la procédure a été préalablement autorisée par son supérieur.

3.   En cas de conflit d’intérêts, l’ordonnateur délégué prend les mesures appropriées pour éviter toute influence abusive sur la procédure in question de la part de la personne concernée.

CHAPITRE 2

Modes d’exécution

Section 1

Dispositions générales

Article 33

Mode de gestion

(Article 58 du règlement financier)

Le système comptable de la Commission identifie le mode de gestion et, pour chaque mode de gestion, le type d’entité ou de personne, dont la liste figure à l’article 58, paragraphe 1, point c), du règlement financier, à qui sont confiées des tâches d’exécution budgétaire.

En ce qui concerne la gestion directe par la Commission en vertu de l’article 58, paragraphe 1, point a), du règlement financier, le système comptable établit une distinction dans la gestion selon les cas de figure suivants:

a)

services de la Commission;

b)

agences exécutives;

c)

chefs des délégations de l’Union;

d)

fonds fiduciaires visés à l’article 187 du règlement financier.

Section 2

Gestion directe

Article 34

Gestion directe

[Article 58, paragraphe 1, point a), du règlement financier]

Lorsque la Commission exécute le budget directement dans ses services, les tâches d’exécution sont effectuées par les acteurs financiers au sens des articles 64 à 75 du règlement financier et dans les conditions prévues au présent règlement.

Article 35

Exercice de la délégation à des agences exécutives

[Article 58, paragraphe 1, point a), et article 62 du règlement financier]

1.   Les décisions de délégation aux agences exécutives les autorisent, en qualité d’ordonnateurs délégués, à exécuter des crédits afférents au programme de l’Union dont la gestion leur a été confiée.

2.   L’acte de délégation de la Commission comprend au moins les dispositions prévues à l’article 40, points a) à d) et h). Il fait l’objet d’une acceptation formelle écrite de la part du directeur au nom de l’agence exécutive concernée.

Article 36

Respect des règles de passation de marchés

(Article 63 du règlement financier)

Lorsque la Commission confie des tâches à des organismes privés selon l’article 63, paragraphe 2, du règlement financier, elle passe un marché conformément aux dispositions de la première partie, titre V, et de la deuxième partie, titre IV, chapitre 3, du règlement financier.

Section 3

Gestion partagée avec les États membres

Article 37

Dispositions spécifiques en matière de gestion partagée avec les États membres — mesures visant à promouvoir les bonnes pratiques

(Article 59 du règlement financier)

La Commission établit un registre des organismes responsables des activités de gestion, de certification et d’audit en vertu des règlements sectoriels.

Afin de promouvoir les bonnes pratiques dans l’exécution des Fonds structurels, du Fonds de cohésion, du Fonds européen agricole pour le développement rural, du Fonds européen agricole de garantie et du Fonds européen pour la pêche, la Commission peut mettre, pour information, à la disposition des organismes responsables des activités de gestion et de contrôle un guide méthodologique qui expose sa propre stratégie et sa propre méthode de contrôle, comprenant des listes de contrôle et des exemples de bonnes pratiques. Ce guide est mis à jour chaque fois que cela se révèle nécessaire.

Section 4

Gestion indirecte

Article 38

Équivalence des systèmes, règles et procédures en gestion indirecte

(Article 60 du règlement financier)

1.   La Commission peut accepter des règles et des procédures relatives aux marchés publics équivalentes aux siennes si les conditions suivantes sont réunies:

a)

elles respectent le principe de large concurrence entre soumissionnaires pour obtenir le meilleur rapport coût/efficacité, et les procédures négociées sont limitées à des montants raisonnables ou sont dûment justifiées;

b)

elles assurent la transparence grâce à une publication préalable appropriée, notamment des appels d’offres, et à une publication a posteriori des noms des contractants;

c)

elles garantissent l’égalité de traitement, la proportionnalité et la non-discrimination;

d)

elles préviennent les conflits d’intérêts tout au long de la procédure de passation de marché.

La législation nationale des États membres ou des pays tiers qui transpose la directive 2004/18/CE est considérée comme équivalente aux règles appliquées par les institutions conformément au règlement financier.

2.   La Commission peut accepter des règles et des procédures relatives aux subventions équivalentes aux siennes si les conditions suivantes sont réunies:

a)

elles respectent les principes de proportionnalité, de bonne gestion financière, d’égalité de traitement et de non-discrimination;

b)

elles garantissent la transparence par la publication appropriée des appels de propositions, les procédures de gré à gré étant limitées à des montants raisonnables ou étant dûment justifiées, et par la publication a posteriori des noms des bénéficiaires dans le respect du principe de proportionnalité;

c)

elles préviennent les conflits d’intérêts tout au long de la procédure d’octroi d’une subvention;

d)

elles disposent que les subventions ne peuvent être cumulées ni octroyées rétroactivement, qu’elles doivent comporter, en règle générale, un cofinancement et qu’elles ne peuvent avoir pour objet ou pour effet de donner lieu à profit pour le bénéficiaire.

3.   La Commission peut accepter que les systèmes comptables et les systèmes de contrôle interne employés par les entités et personnes devant être chargées de tâches d’exécution budgétaire au nom de la Commission fournissent des niveaux équivalents de protection des intérêts financiers de l’Union et d’assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs de gestion si ces systèmes respectent les principes énoncés à l’article 32 du règlement financier.

Article 39

Évaluation ex ante des règles et procédures des entités et personnes en gestion indirecte

(Article 61, paragraphe 1, du règlement financier)

Aux fins de l’évaluation ex ante conformément à l’article 61, paragraphe 1, du règlement financier, l’ordonnateur compétent peut s’appuyer sur une évaluation ex ante effectuée par un autre ordonnateur à condition que les conclusions se rapportent aux risques spécifiques des tâches à confier, notamment à la nature de ces risques et aux montants en jeu.

L’ordonnateur compétent peut s’appuyer sur une évaluation ex ante effectuée par d’autres donateurs dans la mesure où cette évaluation est réalisée dans le respect de conditions équivalentes à celles applicables à la gestion indirecte qui sont exposées à l’article 60 du règlement financier.

Article 40

Teneur de la convention qui confie des tâches d’exécution budgétaire à des entités et à des personnes

(Article 61, paragraphe 3, du règlement financier)

Les conventions de délégation comportent des dispositions détaillées garantissant la protection des intérêts financiers de l’Union et la transparence des opérations effectuées. Elles comprennent au moins les éléments suivants:

a)

la définition claire des tâches confiées et des limites de celles-ci, notamment en ce qui concerne la modification des tâches confiées, la renonciation au recouvrement des créances et l’usage des fonds remboursés ou inutilisés;

b)

les conditions et les modalités de leur exécution, des responsabilités et de l’organisation des contrôles à effectuer, y compris de l’évaluation des programmes;

c)

les conditions applicables au paiement de la contribution de l’Union, y compris le remboursement des coûts exposés pour l’exécution ainsi que la rémunération de l’entité en question, de même que les règles en vertu desquelles des pièces justificatives sont exigées pour les paiements;

d)

les règles selon lesquelles il est rendu compte à la Commission de l’exécution des tâches, les résultats escomptés, les irrégularités qui se sont produites et les mesures prises, les conditions dans lesquelles les paiements peuvent être suspendus ou interrompus ainsi que les conditions dans lesquelles prend fin cette exécution;

e)

le délai dans lequel doivent être conclus les différents contrats et conventions mettant en œuvre la convention de délégation. Ce délai est proportionnel à la nature des tâches confiées;

f)

les règles qui autorisent l’entité ou la personne à exclure de la participation à des procédures de passation de marchés ou d’octroi de subventions ou de prix ou de l’attribution de marchés, de subventions ou de prix les entités qui se trouvent dans l’une des situations visées à l’article 106, paragraphe 1, points a), b) et e), et à l’article 107, points a) et b), du règlement financier;

g)

les modalités des contrôles exercés par la Commission ainsi que les dispositions qui accordent à la Commission, à l’OLAF et à la Cour des comptes l’accès aux informations nécessaires à l’accomplissement de leurs missions, ainsi que le pouvoir d’effectuer des audits et des enquêtes, y compris des vérifications sur place;

h)

les dispositions prévoyant:

i)

l’engagement de l’entité chargée d’une tâche d’exécution d’informer la Commission sans tarder de toute fraude survenant dans la gestion des fonds de l’Union ainsi que des mesures prises;

ii)

la désignation d’un correspondant qui a la compétence de coopérer directement avec l’OLAF afin de faciliter les activités opérationnelles de ce dernier;

i)

les conditions fixées pour l’utilisation de comptes bancaires et des intérêts produits, telles que prévues à l’article 8, paragraphe 4, du règlement financier;

j)

des dispositions assurant la visibilité de l’action de l’Union notamment par rapport aux autres activités de l’organisme.

Article 41

Déclaration de gestion et déclaration de conformité

(Article 60, paragraphe 5, du règlement financier)

Lorsque l’action se termine avant la fin de l’exercice considéré, le rapport final de la personne ou de l’entité chargée de cette action peut se substituer à la déclaration de gestion visée à l’article 60, paragraphe 5, point b), du règlement financier à condition qu’il soit présenté avant le 15 février de l’année qui suit l’exercice en question.

Lorsqu’une organisation internationale ou un pays tiers met en œuvre des actions non pluriannuelles dont la durée est limitée à 18 mois, la déclaration de conformité visée à l’article 60, paragraphe 5, du règlement financier peut être insérée dans le rapport final.

Article 42

Procédures d’examen et d’approbation des comptes et exclusion du financement de l’Union des dépenses effectuées en violation de la réglementation applicable dans le cadre de la gestion indirecte

[Article 60, paragraphe 6, points b) et c), du règlement financier]

1.   Sans préjudice des dispositions spécifiques contenues dans la réglementation sectorielle, les procédures visées à l’article 60, paragraphe 6, points b) et c), du règlement financier, prévoient:

a)

des examens documentaires et, le cas échéant, des contrôles sur place par la Commission;

b)

la détermination par la Commission du montant des dépenses reconnues comme approuvées, à la suite, si nécessaire, d’une procédure contradictoire avec les autorités et organismes et après information de ces autorités et organismes;

c)

le cas échéant, le calcul par la Commission de corrections financières;

d)

le recouvrement ou le paiement par la Commission du solde résultant de la différence entre les dépenses approuvées et les montants financiers déjà versés aux autorités ou organismes.

Aux fins du premier alinéa, point d), la Commission procède au recouvrement des montants dus de préférence par voie de compensation, dans les conditions visées à l’article 87.

2.   Lorsque des tâches d’exécution budgétaire sont confiées à une entité mettant en œuvre une action multidonateurs, les procédures visées à l’article 60, paragraphe 6, points b) et c), du règlement financier consistent à vérifier que le montant correspondant à celui versé par la Commission pour l’action en question a bien été employé par cette entité pour ladite action et que les dépenses ont été exposées dans le respect des obligations inscrites dans la convention signée avec ladite entité.

Aux fins du présent règlement, on entend par «action multidonateurs» toute action dans le cadre de laquelle des fonds de l’Union sont mis en commun avec ceux d’au moins un autre donateur.

Article 43

Dispositions spécifiques en matière de gestion indirecte avec des organisations internationales

[Article 58, paragraphe 1, point c) ii), et article 188 du règlement financier]

1.   Les organisations internationales visées à l’article 58, paragraphe 1, point c) ii), du règlement financier sont:

a)

les organisations de droit international public créées par des accords intergouvernementaux ainsi que les agences spécialisées créées par celles-ci;

b)

le Comité international de la Croix-Rouge;

c)

la Fédération internationale des Sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge;

d)

d’autres organisations à but non lucratif assimilées à des organisations internationales en vertu d’une décision de la Commission.

2.   Lorsque la Commission exécute le budget dans le cadre de la gestion indirecte avec des organisations internationales, les accords de vérification conclus avec elles s’appliquent.

Article 44

Désignation des organismes de droit public ou des organismes de droit privé investis d’une mission de service public

[Article 58, paragraphe 1, points c) v) et c) vi), du règlement financier]

1.   Les organismes de droit public ou les organismes de droit privé investis d’une mission de service public sont soumis au droit de l’État membre ou du pays dans lequel ils ont été constitués.

2.   Dans le cas d’une gestion par réseau impliquant la désignation d’au moins un organisme ou une entité par État membre ou pays concerné, cette désignation est effectuée par l’État membre ou le pays concerné, selon les actes de base.

Dans les autres cas, la Commission désigne ces organismes ou entités en accord avec les États membres ou les pays concernés.

CHAPITRE 3

Acteurs financiers

Section 1

Droits et obligations des acteurs financiers

Article 45

Droits et obligations des acteurs financiers

(Article 64 du règlement financier)

1.   Chaque institution met à la disposition de chaque acteur financier les ressources nécessaires à l’accomplissement de sa mission ainsi qu’une charte de mission décrivant en détail ses tâches, droits et obligations.

2.   Les chefs des délégations de l’Union qui agissent en tant qu’ordonnateurs subdélégués conformément à l’article 56, paragraphe 2, du règlement financier sont soumis à la charte prévue par la Commission pour la mise en œuvre des tâches de gestion financière qui leur sont confiées par subdélégation.

Section 2

L’ordonnateur

Article 46

Assistance aux ordonnateurs délégués et subdélégués

(Article 65 du règlement financier)

L’ordonnateur compétent peut être assisté dans sa tâche par des agents chargés d’effectuer, sous sa responsabilité, certaines opérations nécessaires à l’exécution du budget et à la production des informations financières et de gestion. En vue de prévenir toute situation de conflit d’intérêts, les agents assistant les ordonnateurs délégués ou subdélégués sont soumis aux obligations visées à l’article 57 du règlement financier.

Les chefs des délégations de l’Union qui agissent en tant qu’ordonnateurs subdélégués conformément à l’article 56, paragraphe 2, du règlement financier peuvent être assistés dans leur tâche par du personnel de la Commission.

Article 47

Dispositions internes en matière de délégations

(Article 65 du règlement financier)

En conformité avec les dispositions du règlement financier et du présent règlement, chaque institution arrête dans ses règles internes les mesures de gestion des crédits qui lui paraissent nécessaires pour la bonne exécution de sa section du budget.

Les chefs des délégations de l’Union qui agissent en tant qu’ordonnateurs subdélégués conformément à l’article 56, paragraphe 2, du règlement financier sont soumis aux règles internes de la Commission pour la mise en œuvre des tâches de gestion financière qui leur sont confiées par subdélégation.

Article 48

Conservation des pièces justificatives par les ordonnateurs

(Article 66, paragraphe 2, du règlement financier)

L’ordonnateur met en place un système documentaire sur support papier ou un système électronique pour la conservation des pièces justificatives originales liées et consécutives à l’exécution budgétaire et aux actes d’exécution budgétaire. Ces systèmes prévoient:

a)

la numérotation des pièces;

b)

leur datation;

c)

la tenue de registres, éventuellement informatisés, permettant d’identifier leur localisation précise;

d)

la conservation de ces pièces pendant une période de cinq ans au moins à compter de la date d’octroi de la décharge par le Parlement européen pour l’année budgétaire à laquelle ces pièces se rapportent;

e)

la conservation des documents relatifs aux garanties sur les préfinancements exigées en faveur de l’institution et la mise en place d’un échéancier permettant un suivi adéquat desdites garanties.

Les pièces relatives à des opérations non définitivement closes sont conservées au-delà de la période prévue au premier alinéa, point d), et jusqu’à la fin de l’année suivant celle de la clôture desdites opérations.

Les données à caractère personnel contenues dans les pièces justificatives sont supprimées si possible lorsqu’elles ne sont pas nécessaires aux fins de la décharge budgétaire, du contrôle et de l’audit. Les dispositions de l’article 37, paragraphe 2, du règlement (CE) no 45/2001 s’appliquent à la conservation des données relatives au trafic.

Article 49

Contrôles ex ante et ex post

(Article 66, paragraphes 5 et 6, du règlement financier)

1.   Par initiation d’une opération, il faut entendre l’ensemble des opérations susceptibles d’être effectuées par les agents visés à l’article 46 et préparatoires à l’adoption des actes d’exécution budgétaire par les ordonnateurs compétents.

2.   Par vérification ex ante d’une opération, il faut entendre l’ensemble des contrôles ex ante mis en place par l’ordonnateur compétent afin d’en vérifier ses aspects opérationnels et financiers.

3.   Les contrôles ex ante visent à vérifier la cohérence entre les pièces justificatives demandées et toute autre information disponible.

L’ampleur des contrôles ex ante en termes de fréquence et d’intensité est déterminée par l’ordonnateur compétent sur la base de considérations fondées sur l’analyse de risque et le rapport coût/efficacité. En cas de doute, l’ordonnateur compétent pour la validation du paiement correspondant demande des informations complémentaires ou effectue un contrôle sur place afin d’obtenir une assurance raisonnable dans le cadre du contrôle ex ante.

Les contrôles ex ante ont pour objet de constater notamment:

a)

la régularité et la conformité de la dépense et de la recette au regard des dispositions applicables, notamment du budget et des réglementations pertinentes, ainsi que de tous actes pris en exécution des traités et des règlements et, le cas échéant, des conditions contractuelles;

b)

l’application du principe de bonne gestion financière visé dans la première partie, titre II, chapitre 7, du règlement financier.

Aux fins des contrôles, l’ordonnateur compétent peut considérer comme constituant une opération unique une série d’opérations individuelles semblables concernant des dépenses courantes en matière de rémunérations, de pensions, de remboursement de frais de mission et de frais médicaux.

4.   Les contrôles ex post peuvent être effectués sur pièces et, le cas échéant, sur place.

Ces contrôles ex post visent à vérifier la bonne exécution des opérations financées par le budget et notamment le respect des critères visés au paragraphe 3.

Les résultats des contrôles ex post sont examinés par l’ordonnateur délégué au moins une fois par an en vue de détecter tout problème systémique potentiel. Ce dernier prend des mesures pour s’atteler à ces problèmes.

L’analyse de risque visée à l’article 66, paragraphe 6, du règlement financier est examinée à la lumière des résultats des contrôles et d’autres informations pertinentes.

En cas de programmes pluriannuels, l’ordonnateur délégué établit une stratégie de contrôle pluriannuelle, précisant la nature et l’ampleur des contrôles sur la période considérée ainsi que la manière dont les résultats doivent être mesurés d’une année sur l’autre aux fins du processus d’assurance annuel.

Article 50

Code de normes professionnelles

(Article 66, paragraphe 7, et article 73, paragraphe 5, du règlement financier)

1.   Les agents désignés par l’ordonnateur compétent pour vérifier les opérations financières sont choisis en raison de leurs connaissances, aptitudes et compétences particulières sanctionnées par des titres ou par une expérience professionnelle appropriée ou à l’issue d’un programme de formation approprié.

2.   Chaque institution arrête un code de normes professionnelles qui détermine, en matière de contrôle interne:

a)

le niveau de compétence technique et financière exigé des agents visés au paragraphe 1;

b)

l’obligation pour ces agents de suivre une formation continue;

c)

les missions, rôles et tâches qui leur sont assignés;

d)

les règles de conduite et en particulier de déontologie et d’intégrité, qu’ils doivent observer ainsi que les droits qui leur sont reconnus.

3.   Les chefs des délégations de l’Union qui agissent en tant qu’ordonnateurs subdélégués conformément à l’article 56, paragraphe 2, du règlement financier sont soumis au code de normes professionnelles de la Commission visé au paragraphe 2 du présent article pour la mise en œuvre des tâches de gestion financière qui leur sont confiées par subdélégation.

4.   Chaque institution met en place les structures appropriées pour diffuser aux services ordonnateurs et mettre à jour périodiquement les informations appropriées concernant les normes de contrôle, ainsi que les méthodes et techniques disponibles à cet effet.

Article 51

Inaction de l’ordonnateur délégué

(Article 66, paragraphe 8, du règlement financier)

L’inaction de l’ordonnateur délégué visée à l’article 66, paragraphe 8, du règlement financier, s’entend comme l’absence de toute réponse dans un délai raisonnable eu égard aux circonstances de l’espèce et, en tout état de cause, dans un délai ne dépassant pas un mois.

Article 52

Transmission au comptable des informations financières et de gestion

(Article 66 du règlement financier)

L’ordonnateur délégué transmet au comptable, dans le respect des règles adoptées par celui-ci, les informations financières et de gestion nécessaires à l’accomplissement de ses fonctions.

Le comptable est informé par l’ordonnateur, de façon régulière et au moins pour la clôture des comptes, des données financières pertinentes des comptes fiduciaires afin que l’utilisation des fonds de l’Union puisse être retranscrite dans la comptabilité de l’Union.

Article 53

Rapport sur les procédures négociées

(Article 66 du règlement financier)

Les ordonnateurs délégués recensent, par exercice, les marchés faisant l’objet des procédures négociées visées à l’article 134, paragraphe 1, points a) à g), à l’article 135, paragraphe 1, points a) à d), et aux articles 266, 268 et 270 du présent règlement. Si la proportion de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés par le même ordonnateur délégué augmente sensiblement par rapport aux exercices antérieurs ou si cette proportion est notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son institution, l’ordonnateur compétent fait rapport à ladite institution en exposant les mesures prises, le cas échéant, pour infléchir cette tendance. Chaque institution transmet au Parlement européen et au Conseil un rapport sur les procédures négociées. Dans le cas de la Commission, ce rapport est annexé au résumé des rapports annuels d’activités visé à l’article 66, paragraphe 9, du règlement financier.

Section 3

Le comptable

Article 54

Nomination du comptable

(Article 68 du règlement financier)

1.   Le comptable est nommé par chaque institution parmi les fonctionnaires soumis au statut des fonctionnaires de l’Union européenne.

Le comptable est choisi par l’institution en raison de sa compétence particulière sanctionnée par des titres ou par une expérience professionnelle équivalente.

2.   Plusieurs institutions ou organismes peuvent nommer le même comptable.

Dans ce cas, ces institutions ou organismes prennent les dispositions nécessaires pour éviter tout conflit d’intérêts.

Article 55

Cessation des fonctions du comptable

(Article 68 du règlement financier)

1.   En cas de cessation des fonctions du comptable, une balance générale des comptes est établie dans les meilleurs délais.

2.   La balance générale des comptes, accompagnée d’un rapport de transmission, est transmise au nouveau comptable par le comptable cessant ses fonctions ou, en cas d’impossibilité, par un fonctionnaire de ses services.

Le nouveau comptable signe la balance générale des comptes pour acceptation dans un délai d’un mois à dater de cette transmission et peut émettre des réserves.

Le rapport de transmission contient également le résultat de la balance générale des comptes et toute réserve formulée.

3.   Chaque institution ou organisme visé à l’article 208 du règlement financier informe, dans les deux semaines, le Parlement européen, le Conseil et le comptable de la Commission en cas de nomination ou de cessation des fonctions de son comptable.

Article 56

Validation des systèmes comptables et d’inventaire

(Article 68 du règlement financier)

L’ordonnateur compétent signale au comptable toute évolution ou tout changement notable intervenu dans un système de gestion financière, un système d’inventaire ou un système d’évaluation des éléments d’actif et de passif, si un tel système fournit des données à la comptabilité de l’institution ou lorsqu’il est appelé à justifier des données de celle-ci, afin que le comptable puisse vérifier la conformité avec les critères de validation.

À tout moment, le comptable peut réexaminer un système de gestion financière déjà validé. Lorsqu’un système de gestion financière mis en place par l’ordonnateur n’est pas ou n’est plus validé par le comptable, l’ordonnateur compétent établit un plan d’action visant à remédier, en temps utile, aux déficiences à l’origine du refus de validation.

L’ordonnateur compétent est responsable de l’exhaustivité des informations transmises au comptable.

Article 57

Gestion de trésorerie

(Article 68 du règlement financier)

1.   Le comptable veille à ce que son institution ait à sa disposition des fonds suffisants pour couvrir les besoins de trésorerie découlant de l’exécution budgétaire.

2.   Aux fins du paragraphe 1, le comptable met en place des systèmes de gestion des liquidités lui permettant d’établir des prévisions de trésorerie.

3.   Le comptable de la Commission répartit les fonds disponibles conformément aux dispositions du règlement (CE, Euratom) no 1150/2000.

Article 58

Gestion des comptes bancaires

(Article 68 du règlement financier)

1.   Le comptable peut, pour les besoins de la gestion de la trésorerie, ouvrir ou faire ouvrir des comptes au nom de l’institution auprès des organismes financiers ou des banques centrales nationales. Il peut, dans des cas dûment justifiés, ouvrir des comptes en monnaies autres que l’euro.

2.   Le comptable a la responsabilité de clore ou de faire clore les comptes visés au paragraphe 1.

3.   Le comptable fixe les conditions de fonctionnement des comptes visés au paragraphe 1 qui sont ouverts auprès des organismes financiers, conformément aux principes de bonne gestion financière, de rendement et de mise en concurrence.

4.   Au plus tard tous les cinq ans, le comptable procède à une remise en concurrence des organismes financiers auprès desquels des comptes pourraient être ouverts conformément au paragraphe 1.

Lorsque les conditions bancaires locales le permettent, les comptes bancaires relatifs aux régies d’avances, ouverts auprès d’organismes financiers situés en dehors de l’Union, font régulièrement l’objet d’une étude concurrentielle. Une telle étude a lieu, au moins tous les cinq ans, à l’initiative du titulaire de la régie d’avances, qui présente ensuite au comptable une proposition motivée en vue de la sélection d’une banque pour une période ne dépassant pas cinq ans.

5.   Le comptable veille au strict respect des conditions de fonctionnement des comptes ouverts auprès des organismes financiers conformément au paragraphe 1.

Pour les comptes bancaires relatifs aux régies d’avances ouverts auprès d’organismes financiers situés en dehors de l’Union, le titulaire de la régie d’avances assume cette responsabilité dans le respect de la législation applicable dans le pays où il exerce sa fonction.

6.   Le comptable de la Commission informe les comptables des autres institutions et des organismes visés à l’article 208 du règlement financier des conditions de fonctionnement des comptes ouverts auprès d’organismes financiers. Les comptables des autres institutions et des organismes visés à l’article 208 du règlement financier harmonisent, sur la base de ces conditions de fonctionnement, les conditions de fonctionnement des comptes qu’ils ouvrent.

Article 59

Signatures sur les comptes

(Article 68 du règlement financier)

Les conditions d’ouverture, de fonctionnement et d’utilisation des comptes prévoient, en fonction des besoins de contrôle interne, pour les chèques, les ordres de virement et toute autre opération bancaire la signature d’un ou de plusieurs agents dûment habilités. Les instructions manuelles sont signées par au moins deux agents dûment habilités, ou par le comptable en personne.

Aux fins du premier alinéa, le comptable de chaque institution communique à tous les organismes financiers auprès desquels l’institution en question a ouvert des comptes, les noms et les spécimens des signatures des agents habilités.

Article 60

Gestion des soldes des comptes

(Article 68 du règlement financier)

1.   Le comptable s’assure que le solde des comptes bancaires prévus à l’article 58 ne s’écarte pas de manière significative des prévisions de trésorerie visées à l’article 57, paragraphe 2, et, en tout cas:

a)

qu’aucun solde de ces comptes n’est débiteur;

b)

que, lorsqu’il s’agit de comptes en monnaies, le solde est périodiquement converti en euros.

2.   Le comptable ne peut maintenir dans des comptes en monnaies des soldes qui pourraient causer à l’institution des pertes excessives dues à la variation des taux de change.

Article 61

Virements et opérations de conversion

(Article 68 du règlement financier)

Sans préjudice de l’article 69, le comptable effectue les transferts entre comptes ouverts par lui au nom de l’institution auprès d’organismes financiers et les opérations de conversion de monnaies.

Article 62

Modalités de paiement

(Article 68 du règlement financier)

Les paiements sont effectués par voie de virement ou par chèque ou, dans le cadre des régies d’avances, par carte de débit conformément aux dispositions de l’article 67, paragraphe 4.

Article 63

Fichiers des entités légales

(Article 68 du règlement financier)

1.   Les paiements par voie de virement ne peuvent être effectués par le comptable que si les coordonnées bancaires du bénéficiaire du paiement et les données confirmant l’identité de celui-ci, ou toute modification, ont été préalablement inscrites dans un fichier commun par institution.

Toute inscription, dans ce fichier, des coordonnées légales et bancaires du bénéficiaire ou la modification de ces coordonnées est effectuée sur la base d’un document justificatif, dont la forme est définie par le comptable.

2.   En vue d’un paiement par voie de virement, les ordonnateurs ne peuvent engager leur institution à l’égard d’un tiers que si celui-ci leur fournit la documentation nécessaire à son inscription au fichier.

Les ordonnateurs informent le comptable de tout changement des coordonnées légales et bancaires qui leur sont communiquées par le bénéficiaire et vérifient que ces coordonnées sont valables avant d’effectuer un paiement.

Dans le cadre des aides de préadhésion, des engagements individuels peuvent être conclus avec les autorités publiques dans les pays candidats à l’adhésion à l’Union, sans l’inscription préalable au fichier tiers. Dans ce cas, l’ordonnateur met tout en œuvre pour que l’inscription se fasse aussi rapidement que possible. Les dispositions conventionnelles prévoient que la communication des coordonnées bancaires du bénéficiaire à la Commission est une condition préalable au premier paiement.

Article 64

Conservation des pièces justificatives par le comptable

(Article 68 du règlement financier)

Les pièces justificatives relatives à la comptabilité et à l’établissement des comptes visés à l’article 141 du règlement financier sont conservées pendant une période d’au moins cinq ans à compter de la date d’octroi de la décharge par le Parlement européen pour l’année budgétaire à laquelle les pièces se rapportent.

Toutefois, les pièces relatives à des opérations non définitivement closes sont conservées au-delà de cette période et jusqu’à la fin de l’année suivant celle de la clôture desdites opérations. Les dispositions de l’article 37, paragraphe 2, du règlement (CE) no 45/2001 s’appliquent à la conservation des données relatives au trafic.

Chaque institution détermine auprès de quel service les pièces justificatives sont conservées.

Article 65

Personnes habilitées à disposer des comptes

(Article 69 du règlement financier)

Chaque institution détermine les conditions dans lesquelles les agents désignés par elle et habilités à disposer des comptes ouverts dans les unités locales visées à l’article 72 sont autorisés à communiquer les noms et les spécimens de signatures aux organismes financiers sur place.

Section 4

Le régisseur d’avances

Article 66

Conditions de recours aux régies d’avances

(Article 70 du règlement financier)

1.   Lorsque les opérations de paiement par voie budgétaire sont matériellement impossibles ou peu efficientes en raison notamment du caractère limité des montants à payer, des régies d’avances peuvent être créées pour assurer le paiement de ces dépenses.

2.   Le régisseur d’avances est autorisé à effectuer, sur la base d’un cadre détaillé exposé dans les instructions émanant de l’ordonnateur compétent, la liquidation provisoire et le paiement des dépenses. Ces instructions précisent les règles et conditions dans lesquelles sont effectués la liquidation provisoire et les paiements et, le cas échéant, les modalités de la signature des engagements juridiques au sens de l’article 97, paragraphe 1, point e).

3.   La création d’une régie d’avances et la désignation d’un régisseur d’avances font l’objet d’une décision du comptable, sur proposition dûment motivée de l’ordonnateur compétent. Cette décision rappelle les responsabilités et obligations du régisseur d’avances et de l’ordonnateur.

La modification des conditions de fonctionnement d’une régie d’avances fait également l’objet d’une décision du comptable sur proposition dûment motivée de l’ordonnateur compétent.

4.   Dans les délégations de l’Union, des régies d’avances sont mises en place pour le paiement des dépenses tant de la section «Commission» du budget et que de la section «Service européen pour l’action extérieure» (ci-après dénommé le «SEAE») du budget, ce qui garantit la traçabilité totale des dépenses.

Article 67

Conditions de création et de paiement

(Article 70 du règlement financier)

1.   La décision portant création d’une régie d’avances et désignation d’un régisseur d’avances ainsi que la décision portant modification des conditions de fonctionnement d’une régie d’avances déterminent notamment:

a)

l’objet et le montant maximal de l’avance initiale pouvant être consentie;

b)

l’ouverture, le cas échéant, d’un compte bancaire ou d’un compte chèque postal au nom de l’institution;

c)

la nature et le montant maximal de chaque dépense pouvant être payée par le régisseur d’avances à des tiers ou encaissée auprès d’eux;

d)

la périodicité, les modalités de production des pièces justificatives et la transmission de ces pièces justificatives à l’ordonnateur pour régularisation;

e)

les modalités de reconstitution éventuelle de l’avance;

f)

que les opérations de la régie d’avances sont régularisées par l’ordonnateur au plus tard à la fin du mois qui suit, afin d’assurer le rapprochement entre le solde comptable et le solde bancaire;

g)

la durée de validité de l’autorisation donnée par le comptable au régisseur d’avances;

h)

l’identité du régisseur d’avances désigné.

2.   Dans les propositions de décision portant création d’une régie d’avances, l’ordonnateur compétent est tenu de veiller:

a)

à utiliser en priorité la voie budgétaire lorsque l’accès au système informatique comptable central existe;

b)

à ne faire recours à des régies d’avances que dans les cas justifiés.

Le montant maximal pouvant être versé par le régisseur d’avances lorsque les opérations de paiement par voie budgétaire sont matériellement impossibles ou peu efficientes ne dépasse pas 60 000 EUR pour chaque dépense.

3.   Les paiements à des tiers peuvent être effectués par le régisseur d’avances sur la base et dans la limite:

a)

d’engagements budgétaires et juridiques préalables, signés par l’ordonnateur compétent;

b)

du solde positif résiduel de la régie, en caisse ou en banque.

4.   Les paiements des régies d’avances peuvent être réglés par virement, y compris au moyen du système de débit direct visé à l’article 89 du règlement financier, chèque ou autres moyens de paiement, y compris les cartes de débit, conformément aux instructions arrêtées par le comptable.

5.   Les paiements effectués sont suivis de décisions formelles de liquidation finale et/ou d’ordres de paiements de régularisation signés par l’ordonnateur compétent.

Article 68

Choix des régisseurs d’avances

(Article 70 du règlement financier)

Les régisseurs d’avances sont choisis parmi les fonctionnaires ou, en cas de nécessité et uniquement dans des cas dûment justifiés, parmi les autres agents. Les régisseurs d’avances sont choisis en raison de leurs connaissances, aptitudes et compétences particulières sanctionnées par des titres ou une expérience professionnelle appropriée ou à l’issue d’un programme de formation approprié.

Article 69

Alimentation des régies d’avances

(Article 70 du règlement financier)

1.   Le comptable exécute le paiement d’approvisionnement des régies d’avances et en assure le suivi financier tant au niveau de l’ouverture des comptes en banque et des délégations de signature, que des contrôles sur place et dans la comptabilité centralisée. Le comptable alimente les régies d’avances. Les avances sont versées sur le compte bancaire ouvert au nom de la régie d’avances.

Les régies d’avances concernées peuvent être alimentées directement par des recettes locales diverses, telles que celles résultant de:

a)

ventes de matériels;

b)

publications;

c)

remboursements divers;

d)

produits d’intérêts.

La régularisation en dépenses ou en recettes, diverses ou affectées, intervient conformément à la décision de création visée à l’article 67 et aux dispositions du règlement financier. Les montants en question sont déduits par l’ordonnateur lors de la reconstitution ultérieure des mêmes régies d’avances.

2.   En vue notamment d’éviter des pertes de change, le régisseur peut opérer des transferts entre les différents comptes bancaires relevant d’une même régie d’avances.

Article 70

Contrôles par les ordonnateurs et comptables

(Article 70 du règlement financier)

1.   Le régisseur d’avances tient une comptabilité des fonds dont il dispose, en caisse et en banque, des paiements effectués et des recettes encaissées, suivant les règles et selon les instructions établies par le comptable. Les états de cette comptabilité sont accessibles à tout moment à l’ordonnateur compétent et un relevé des opérations est établi au moins une fois par mois et envoyé dans le mois qui suit avec les pièces justificatives par le régisseur à l’ordonnateur compétent pour la régularisation des opérations de la régie.

2.   Le comptable procède ou fait procéder par un agent de ses services ou des services ordonnateurs, spécialement mandaté à cet effet, à des contrôles, qui doivent en règle générale se dérouler sur place et d’une manière inopinée, visant à la vérification de l’existence des fonds confiés aux régisseurs d’avances, à la vérification de la tenue de la comptabilité et à la vérification de la régularisation des opérations de la régie dans le respect des délais imposés. Le comptable communique à l’ordonnateur compétent les résultats de ses vérifications.

Article 71

Procédure de passation des marchés

(Article 70 du règlement financier)

Les paiements effectués dans le cadre de régies d’avances peuvent, dans les limites visées à l’article 137, paragraphe 3, intervenir en simple remboursement de facture, sans acceptation préalable d’une offre.

Article 72

Création de régies d’avances

(Article 70 du règlement financier)

Il peut être créé, en application de la disposition de l’article 70 du règlement financier, en vue du paiement de certaines catégories de dépenses, une ou plusieurs régies d’avances auprès de chaque unité locale hors de l’Union. L’unité locale est, notamment, une délégation, un bureau ou une antenne de l’Union dans un pays tiers.

La décision portant création de ces régies d’avances en détermine les conditions de fonctionnement sur la base des nécessités spécifiques de chaque unité locale, dans le respect des dispositions de l’article 70 du règlement financier.

Article 73

Régisseurs d’avances et personnes habilitées à disposer des comptes dans les délégations de l’Union

(Article 70 du règlement financier)

Dans des circonstances exceptionnelles et aux fins de la continuité du service, les fonctions de régisseur d’avances du SEAE dans les délégations de l’Union peuvent être exercées par des membres du personnel de la Commission. Dans les mêmes conditions, les membres du personnel du SEAE peuvent être désignés comme régisseurs d’avances pour la Commission dans les délégations de l’Union.

Dans les délégations de l’Union, les règles et conditions énoncées au premier alinéa s’appliquent à la désignation des personnes autorisées par le comptable à effectuer des opérations bancaires.

CHAPITRE 4

Responsabilité des acteurs financiers

Section 1

Règles générales

Article 74

Instances compétentes en matière de fraude

(Article 66, paragraphe 8, et article 72, paragraphe 2, du règlement financier)

Les autorités et instances visées à l’article 66, paragraphe 8, et à l’article 72, paragraphe 2, du règlement financier sont les instances désignées dans le statut ainsi que dans les décisions des institutions de l’Union relatives aux conditions et modalités des enquêtes internes en matière de lutte contre la fraude, la corruption et toute activité illégale préjudiciable aux intérêts de l’Union.

Section 2

Règles applicables aux ordonnateurs délégués et subdélégués

Article 75

Irrégularités financières

(Article 66, paragraphe 7, et article 73, paragraphe 6, du règlement financier)

Sans préjudice des compétences de l’OLAF, l’instance spécialisée en matière d’irrégularités financières visée à l’article 29 (ci-après dénommée «l’instance») est compétente pour toute violation d’une disposition du règlement financier ou de toute disposition relative à la gestion financière et au contrôle des opérations, et résultant d’un acte ou d’une omission d’un agent.

Article 76

Instance spécialisée en matière d’irrégularités financières

(Article 66, paragraphe 7, et article 73, paragraphe 6, du règlement financier)

1.   Dans les cas d’irrégularités financières visées à l’article 75 du présent règlement, l’instance est saisie par l’Autorité investie du pouvoir de nomination (AIPN) en vue de rendre l’avis visé à l’article 73, paragraphe 6, deuxième alinéa, du règlement financier.

Lorsque les chefs des délégations de l’Union agissent en tant qu’ordonnateurs subdélégués conformément à l’article 56, paragraphe 2, du règlement financier, l’ordonnateur compétent peut saisir l’instance directement pour qu’elle rende un avis sur les cas d’irrégularités financières visées à l’article 75 du présent règlement.

Un ordonnateur délégué peut saisir l’instance s’il considère qu’une irrégularité financière a été commise. L’instance rend un avis tendant à évaluer l’existence d’irrégularités visées à l’article 75, leur degré de gravité et leurs conséquences éventuelles. Lorsque l’analyse de l’instance la conduit à estimer que le cas dont elle est saisie relève de la compétence de l’OLAF, elle transmet le dossier sans délai à l’AIPN et en informe immédiatement l’OLAF.

Lorsque l’instance est informée directement par un agent conformément à l’article 66, paragraphe 8, du règlement financier, elle transmet le dossier à l’AIPN et informe l’agent qui l’a saisie de cette transmission. L’AIPN peut demander l’avis de l’instance sur le cas en question.

2.   L’institution ou, dans le cas d’une instance commune, les institutions participantes précisent, en fonction de son ou de leur mode d’organisation interne, les modalités de fonctionnement de l’instance spécialisée, ainsi que sa composition, qui inclut un participant externe ayant les qualifications et l’expertise requises.

Article 77

Confirmation d’instruction

(Article 73, paragraphe 3, du règlement financier)

1.   Lorsqu’un ordonnateur considère qu’une instruction qui s’impose à lui est entachée d’irrégularité ou qu’elle contrevient au principe de bonne gestion financière, notamment parce que son exécution est incompatible avec le niveau des ressources qui lui ont été allouées, il doit l’exposer par écrit à l’autorité de laquelle il a reçu délégation ou subdélégation. Si cette instruction est confirmée par écrit, que cette confirmation intervient dans des délais utiles et qu’elle est suffisamment précise dans le sens où elle fait explicitement référence aux aspects estimés contestables par l’ordonnateur délégué ou subdélégué, l’ordonnateur est dégagé de sa responsabilité. Il exécute l’instruction, sauf si elle est manifestement illégale ou contraire aux normes de sécurité applicables.

2.   Les dispositions du paragraphe 1 s’appliquent également lorsqu’un ordonnateur apprend, en cours d’exécution d’une instruction qui s’impose à lui, que des circonstances du dossier amènent à une situation entachée d’irrégularité.

Les instructions confirmées dans les conditions décrites à l’article 73, paragraphe 3, du règlement financier sont recensées par l’ordonnateur délégué compétent et mentionnées dans son rapport annuel d’activités.

CHAPITRE 5

Opérations de recettes

Section 1

Ressources propres

Article 78

Régime applicable aux ressources propres

(Article 76 du règlement financier)

L’ordonnateur établit un échéancier prévisionnel de la mise à disposition de la Commission des ressources propres définies par la décision relative au système de ressources propres de l’Union.

La constatation et le recouvrement des ressources propres s’effectuent selon la réglementation prise en application de la décision visée au premier alinéa.

Section 2

Prévision de créances

Article 79

Prévision de créances

(Article 77 du règlement financier)

1.   La prévision de créances mentionne la nature et l’imputation budgétaire de la recette ainsi que, dans la mesure du possible, la désignation du débiteur et l’estimation de son montant.

Lors de l’établissement de la prévision de créances, l’ordonnateur compétent vérifie en particulier:

a)

l’exactitude de l’imputation budgétaire;

b)

la régularité et la conformité de la prévision au regard des dispositions applicables et du principe de bonne gestion financière.

2.   Sous réserve de l’article 181, paragraphe 2, et de l’article 183, paragraphe 2, du règlement financier ainsi que de l’article 7, paragraphe 2, du présent règlement, la prévision de créances n’a pas pour effet de créer des crédits d’engagement. Dans les cas visés à l’article 21 du règlement financier, les crédits ne peuvent être créés qu’à la suite du recouvrement effectif par l’Union des sommes dues.

Section 3

Constatation de créances

Article 80

Procédure

(Article 78 du règlement financier)

1.   La constatation d’une créance par l’ordonnateur est la reconnaissance du droit de l’Union sur un débiteur et l’établissement du titre à exiger de ce débiteur le paiement de sa dette.

2.   L’ordre de recouvrement est l’opération par laquelle l’ordonnateur compétent donne instruction au comptable de recouvrer la créance constatée.

3.   La note de débit est l’information donnée au débiteur que:

a)

l’Union a constaté cette créance;

b)

des intérêts de retard ne sont pas exigibles si le paiement de la dette intervient avant la date limite;

c)

à défaut de remboursement à la date limite visée au point b), sa dette porte intérêts au taux visé à l’article 83, sans préjudice des dispositions réglementaires spécifiques applicables;

d)

à défaut de remboursement à la date limite visée au point b), l’institution procède au recouvrement par compensation ou par exécution de toute garantie préalable;

e)

le comptable peut procéder au recouvrement par compensation avant la date limite visée au point b), lorsque cela est nécessaire pour protéger les intérêts financiers de l’Union, s’il est fondé à penser que le montant dû à la Commission serait perdu, après que le débiteur a été informé des motifs et de la date du recouvrement par compensation;

f)

si, à l’issue des étapes décrites aux points a) à e) du présent alinéa, le recouvrement intégral n’a pu être obtenu, l’institution procède au recouvrement par l’exécution forcée du titre obtenu, soit conformément à l’article 79, paragraphe 2, du règlement financier, soit par la voie contentieuse.

L’ordonnateur imprime la note de débit et l’envoie au débiteur. Le comptable est informé de l’envoi par le système d’information financière.

Article 81

Constatation de créances

(Article 78 du règlement financier)

Pour constater une créance, l’ordonnateur compétent s’assure:

a)

du caractère certain de la créance, en ce sens que celle-ci ne doit pas être affectée d’une condition;

b)

du caractère liquide de la créance, dont le montant doit être déterminé en argent et avec exactitude;

c)

du caractère exigible de la créance, qui ne doit pas être soumise à un terme;

d)

de l’exactitude de la désignation du débiteur;

e)

de l’exactitude de l’imputation budgétaire des montants à recouvrer;

f)

de la régularité des pièces justificatives, et

g)

de la conformité avec le principe de bonne gestion financière, notamment selon les critères visés à l’article 91, paragraphe 1, point a).

Article 82

Pièces justificatives à l’appui de la constatation de créances

(Article 78 du règlement financier)

1.   Toute constatation d’une créance s’appuie sur les pièces justificatives attestant les droits de l’Union.

2.   Avant de constater toute créance, l’ordonnateur compétent procède personnellement à l’examen des pièces justificatives ou vérifie, sous sa responsabilité, que cet examen a été effectué.

3.   Les pièces justificatives sont conservées par l’ordonnateur, conformément à l’article 48.

Article 83

Intérêts de retard

(Article 78 du règlement financier)

1.   Sans préjudice des dispositions spécifiques découlant de l’application de la réglementation sectorielle, toute créance non remboursée à la date limite visée à l’article 80, paragraphe 3, point b), porte intérêt conformément aux paragraphes 2 et 3 du présent article.

2.   Le taux d’intérêt pour les créances non remboursées à la date limite visée à l’article 80, paragraphe 3, point b), est le taux appliqué par la Banque centrale européenne à ses opérations principales de refinancement tel que publié au Journal officiel de l’Union européenne, série C, en vigueur le premier jour de calendrier du mois de la date limite, majoré de:

a)

huit points de pourcentage lorsque la créance a pour fait générateur un marché public de fournitures et de services visé au titre V;

b)

trois points et demi de pourcentage dans tous les autres cas.

3.   Le montant des intérêts est calculé à partir du jour de calendrier suivant la date limite visée à l’article 80, paragraphe 3, point b), et indiquée dans la note de débit, jusqu’au jour de calendrier du remboursement intégral de la dette.

L’ordre de recouvrement correspondant au montant des intérêts de retard est émis lorsque ces intérêts sont effectivement perçus.

4.   Dans le cas des amendes, lorsque le débiteur constitue une garantie financière acceptée par le comptable en lieu et place d’un paiement, le taux d’intérêt applicable à compter de la date limite visée à l’article 80, paragraphe 3, point b), est le taux visé au paragraphe 2 du présent article qui est en vigueur le premier jour du mois au cours duquel a été arrêtée la décision imposant une amende, majoré seulement d’un point et demi de pourcentage.

Section 4

Ordonnancement des recouvrements

Article 84

Établissement de l’ordre de recouvrement

(Article 79 du règlement financier)

1.   L’ordre de recouvrement établit:

a)

l’exercice d’imputation;

b)

les références de l’acte ou de l’engagement juridique qui constitue le fait générateur de la créance et ouvre le droit au recouvrement;

c)

l’article du budget et, éventuellement, toute autre subdivision nécessaire, y compris, le cas échéant, les références de l’engagement budgétaire correspondant;

d)

le montant à recouvrer, exprimé en euros;

e)

le nom et l’adresse du débiteur;

f)

la date limite visée à l’article 80, paragraphe 3, point b);

g)

le mode de recouvrement possible, y compris en particulier le recouvrement par compensation ou exécution de toute garantie préalable.

2.   L’ordre de recouvrement est daté et signé par l’ordonnateur compétent, puis transmis au comptable.

3.   Le comptable de chaque institution tient une liste des montants à recouvrer. Les créances de l’Union sont regroupées sur la liste selon la date d’émission de l’ordre de recouvrement. Il communique cette liste au comptable de la Commission.

Le comptable de la Commission établit une liste consolidée indiquant le montant dû par institution et par date d’émission de l’ordre de recouvrement. Cette liste est jointe au rapport de la Commission sur la gestion budgétaire et financière.

4.   Afin de renforcer la protection des intérêts financiers de l’Union, la Commission établit une liste des créances de l’Union indiquant le nom des débiteurs et le montant de la créance, lorsque le débiteur a été condamné à rembourser par une décision de justice ayant autorité de chose jugée et lorsque aucun remboursement ou aucun remboursement significatif n’a été effectué un an après le prononcé de ladite décision. Cette liste est publiée dans le strict respect de la protection des données à caractère personnel conformément aux exigences du règlement (CE) no 45/2001.

En ce qui concerne les données à caractère personnel se rapportant aux personnes physiques, les informations publiées sont supprimées dès que le montant de la dette a été intégralement remboursé. Il en va de même pour les données à caractère personnel se rapportant à une personne morale dont la dénomination officielle comporte le nom d’une ou de plusieurs personnes physiques.

La décision de faire figurer le débiteur sur la liste des créances détenues par l’Union est prise dans le respect du principe de proportionnalité et tient notamment compte de l’importance du montant.

Article 85

Titre exécutoire au profit d’autres institutions

(Article 79, paragraphe 2, du règlement financier)

1.   Les cas exceptionnels visés à l’article 79, paragraphe 2, du règlement financier se présentent lorsque la possibilité d’obtenir un paiement volontaire ou de procéder au recouvrement de la créance par voie de compensation dans les conditions prévues à l’article 80, paragraphe 1, du règlement financier a été épuisée par l’institution concernée et que la dette représente un montant significatif.

2.   Dans le cas visé au paragraphe 1, les institutions concernées autres que celles visées à l’article 299 du TFUE peuvent demander à la Commission d’adopter un titre exécutoire.

3.   Dans tous les cas, le titre exécutoire précise que les montants réclamés sont inscrits dans la section du budget correspondant à l’institution concernée, qui agit en tant qu’ordonnateur. Les recettes sont inscrites en tant que recettes générales, sauf si elles relèvent des cas de recettes affectées spécifiés à l’article 21, paragraphe 3, du règlement financier.

4.   L’institution ayant sollicité le titre exécutoire informe la Commission de tout événement susceptible d’avoir une incidence sur le recouvrement et intervient à l’appui de la Commission en cas de recours contre ce titre exécutoire.

5.   La Commission et l’institution concernée conviennent des modalités pratiques de mise en œuvre du présent article.

Section 5

Recouvrement

Article 86

Formalités d’encaissement

(Article 80 du règlement financier)

1.   Le recouvrement des créances donne lieu de la part du comptable à l’établissement d’un enregistrement dans les comptes et à l’information de l’ordonnateur compétent.

2.   Tout versement en espèces fait à la caisse du comptable ou du régisseur d’avances donne lieu à la délivrance d’un récépissé.

3.   Le remboursement partiel par un débiteur faisant l’objet de plusieurs ordres de recouvrement sera d’abord imputé sur la créance la plus ancienne sauf indication contraire de la part du débiteur.

Tout paiement partiel est imputé d’abord sur les intérêts de retard.

Article 87

Recouvrement par compensation

(Article 80 du règlement financier)

1.   Lorsque le débiteur est titulaire vis-à-vis de l’Union d’une créance certaine, au sens de l’article 81, point a), liquide et exigible ayant pour objet une somme d’argent constatée par un ordre de paiement, le comptable, suivant la date limite visée à l’article 80, paragraphe 3, point b), procède au recouvrement par compensation de la créance constatée.

Dans des circonstances exceptionnelles, lorsque cela est nécessaire pour protéger les intérêts financiers de l’Union, s’il est fondé à penser que le montant dû à l’Union serait perdu, le comptable procède au recouvrement par compensation avant la date limite visée à l’article 80, paragraphe 3, point b).

Le comptable procède également au recouvrement par compensation avant l’échéance visée à l’article 80, paragraphe 3, point b), si le débiteur donne son accord.

2.   Avant de procéder à un recouvrement conformément au paragraphe 1, le comptable consulte l’ordonnateur compétent et informe les débiteurs concernés.

Lorsque le débiteur est une autorité nationale ou l’une de ses entités administratives, le comptable informe également l’État membre concerné, au moins dix jours ouvrables à l’avance, de son intention de recourir au recouvrement par compensation. Toutefois, en accord avec l’État membre ou l’entité administrative concernée, le comptable peut procéder au recouvrement par compensation avant que ladite date limite soit dépassée.

3.   La compensation visée au paragraphe 1 a le même effet qu’un paiement et libère l’Union du montant de la dette et, le cas échéant, des intérêts dus.

Article 88

Procédure de recouvrement en l’absence de paiement volontaire

(Articles 79 et 80 du règlement financier)

1.   Sans préjudice de l’article 87, si, à la date limite visée à l’article 80, paragraphe 3, point b), et indiquée dans la note de débit, le recouvrement intégral n’a pas été obtenu, le comptable en informe l’ordonnateur compétent et lance sans délai la procédure de récupération par toute voie de droit, y compris, le cas échéant, par exécution de toute garantie préalable.

2.   Sans préjudice de l’article 87, lorsque le mode de recouvrement visé au paragraphe 1 du présent article n’est pas possible et que le débiteur n’a pas exécuté le paiement à l’issue de la lettre de mise en demeure adressée par le comptable, ce dernier recourt à l’exécution forcée du titre conformément à l’article 79, paragraphe 2, du règlement financier ou sur la base d’un titre obtenu par la voie contentieuse.

Article 89

Octroi de délais de paiement

(Article 80 du règlement financier)

Des délais supplémentaires pour le paiement ne peuvent être accordés, par le comptable, en liaison avec l’ordonnateur compétent, que sur demande écrite dûment motivée du débiteur et à la double condition suivante:

a)

que le débiteur s’engage au paiement d’intérêts au taux prévu à l’article 83 pour toute la période du délai accordé à compter de la date limite visée à l’article 80, paragraphe 3, point b);

b)

qu’il constitue, afin de protéger les droits de l’Union, une garantie financière acceptée par le comptable de l’institution, couvrant la dette non encore recouvrée tant en principal qu’en intérêts.

La garantie visée au premier alinéa, point b), peut être remplacée par une caution personnelle et solidaire d’un tiers agréée par le comptable de l’institution.

Dans des circonstances exceptionnelles, à la suite d’une demande du débiteur, le comptable peut lever l’exigence de la garantie visée au point b) du premier alinéa, lorsque, sur la base de son évaluation, le débiteur est désireux et capable d’effectuer le paiement dans les délais supplémentaires accordés, mais n’est pas en mesure de constituer cette garantie et se trouve dans une situation difficile.

Article 90

Recouvrement des amendes ou autres sanctions

(Articles 80 et 83 du règlement financier)

1.   Lorsqu’un recours est introduit devant la Cour de justice de l’Union européenne contre une décision de la Commission imposant une amende ou d’autres sanctions au titre du TFUE ou du traité Euratom et aussi longtemps que toutes les voies de recours ne sont pas épuisées, le débiteur verse à titre provisoire les montants en question sur le compte bancaire indiqué par le comptable ou constitue une garantie financière acceptable pour le comptable. La garantie est indépendante de l’obligation de payer l’amende ou d’autres sanctions et est exécutable à première demande. Elle couvre le principal et les intérêts visés à l’article 83, paragraphe 4.

2.   La Commission veille à la préservation des montants encaissés à titre provisoire en les investissant dans des actifs financiers, assurant ainsi la sécurité et la liquidité des fonds tout en visant à obtenir un retour sur investissement positif.

3.   Après épuisement de toutes les voies de recours et à la suite de la confirmation de l’amende ou de la sanction, il convient de prendre l’une des mesures suivantes:

a)

les montants provisoirement perçus et les intérêts et autres montants produits par ceux-ci sont inscrits au budget, conformément aux dispositions de l’article 83 du règlement financier, au plus tard pendant l’exercice qui suit celui au cours duquel toutes les voies de recours ont été épuisées;

b)

lorsqu’une garantie financière a été constituée, cette dernière est exécutée et les montants correspondants inscrits au budget.

Lorsque le montant de l’amende ou de la sanction a été augmenté par la Cour, les dispositions des points a) et b) du premier alinéa s’appliquent à hauteur des montants prévus par la décision de la Commission et le comptable perçoit le montant correspondant à l’augmentation, qui sera inscrit au budget.

4.   Après épuisement de toutes les voies de recours et si l’amende ou la sanction a été annulée ou réduite, il convient de prendre l’une des mesures suivantes:

a)

les montants indûment perçus, majorés des intérêts produits, sont remboursés au tiers concerné. Si le rendement global obtenu pour la période en cause a été négatif, la valeur nominale des montants indûment perçus est remboursée;

b)

lorsqu’une garantie financière a été constituée, cette dernière est libérée en conséquence.

Article 91

Renonciation au recouvrement d’une créance constatée

(Article 80 du règlement financier)

1.   L’ordonnateur compétent ne peut renoncer, en totalité ou en partie, à recouvrer une créance constatée que dans les cas suivants:

a)

lorsque le coût prévisible de recouvrement excéderait le montant de la créance à recouvrer et que la renonciation ne porterait pas atteinte à l’image de l’Union;

b)

lorsqu’il est impossible de recouvrer la créance compte tenu de son ancienneté ou de l’insolvabilité du débiteur;

c)

lorsque le recouvrement porte atteinte au principe de proportionnalité.

2.   Dans le cas prévu au paragraphe 1, point c), l’ordonnateur compétent observe les procédures préalablement établies au sein de chaque institution et applique les critères suivants, obligatoires et applicables en toutes circonstances:

a)

la nature des faits eu égard à la gravité de l’irrégularité ayant donné lieu à la constatation de créance (fraude, récidive, intentionnalité, diligence, bonne foi, erreur manifeste);

b)

l’impact qu’aurait la renonciation au recouvrement de la créance sur le fonctionnement de l’Union et ses intérêts financiers (montant concerné, risque de créer un précédent, atteinte portée à l’autorité de la norme).

En fonction des circonstances de l’espèce, l’ordonnateur peut avoir à prendre également en compte les critères additionnels suivants:

a)

l’éventuelle distorsion de concurrence qu’entraînerait la renonciation au recouvrement de la créance;

b)

le préjudice économique et social qui résulterait du recouvrement total de la créance.

3.   La renonciation visée à l’article 80, paragraphe 2, du règlement financier est motivée et mentionne les diligences faites pour le recouvrement et les éléments de droit et de fait sur lesquels elle s’appuie. L’ordonnateur compétent procède à cette renonciation conformément à l’article 84.

4.   La renonciation à recouvrer une créance constatée ne peut être déléguée par l’institution dans les cas suivants:

a)

lorsque la renonciation porte sur un montant supérieur ou égal à 1 000 000 EUR;

b)

lorsque la renonciation porte sur un montant supérieur ou égal à 100 000 EUR, dès lors qu’il représente ou dépasse 25 % de la créance constatée.

En dessous des seuils visés au premier alinéa, chaque institution fixe dans ses règles internes les conditions et modalités de délégation du pouvoir de renoncer à recouvrer une créance constatée.

5.   Chaque institution envoie chaque année au Parlement européen et au Conseil un rapport sur les renonciations visées aux paragraphes 1 à 4 du présent article qui portent sur 100 000 EUR et plus. Dans le cas de la Commission, ce rapport est annexé au résumé des rapports annuels d’activités visé à l’article 66, paragraphe 9, du règlement financier.

Article 92

Annulation d’une créance constatée

(Article 80 du règlement financier)

1.   En cas d’erreur, l’ordonnateur compétent annule totalement ou partiellement la créance constatée conformément aux articles 82 et 84 et fournit une motivation adéquate.

2.   Chaque institution fixe dans ses règles internes les conditions et modalités de délégation du pouvoir d’annuler une créance constatée.

Article 93

Règles en matière de délais de prescription

(Article 81 du règlement financier)

1.   Le délai de prescription pour les créances détenues par l’Union sur des tiers commence à courir à compter de la date limite communiquée au débiteur dans la note de débit conformément à l’article 80, paragraphe 3, point b).

Le délai de prescription pour les créances détenues par des tiers sur l’Union commence à courir à la date à laquelle le paiement de la créance du tiers est exigible conformément à l’engagement juridique correspondant.

2.   Le délai de prescription pour les créances détenues par l’Union sur des tiers est interrompu par tout acte d’une institution, ou d’un État membre agissant à la demande d’une institution, notifié au tiers et visant au recouvrement de la créance.

Le délai de prescription pour les créances détenues par des tiers sur l’Union est interrompu par tout acte notifié à l’Union par ses créanciers ou au nom de ses créanciers visant au recouvrement de la créance.

3.   Un nouveau délai de prescription de cinq ans commence à courir le jour suivant les interruptions visées au paragraphe 2.

4.   Toute action en justice concernant une créance visée au paragraphe 1, y compris les actions intentées devant une juridiction qui se déclare par la suite incompétente, interrompt le délai de prescription. Le nouveau délai de prescription de cinq ans ne commence pas à courir avant que soit prononcé un jugement ayant autorité de chose jugée ou qu’intervienne un règlement extrajudiciaire entre les mêmes parties à la même action.

5.   L’octroi, par le comptable au débiteur, de délais de paiement supplémentaires en vertu de l’article 89 est considéré comme une interruption du délai de prescription. Le nouveau délai de prescription de cinq ans commence à courir le jour suivant l’expiration du délai de paiement prorogé.

6.   Les créances ne sont pas recouvrées après l’expiration du délai de prescription tel qu’établi aux paragraphes 1 à 5.

CHAPITRE 6

Opérations de dépenses

Article 94

Décision de financement

(Article 84 du règlement financier)

1.   La décision de financement expose les éléments essentiels d’une action qui implique une dépense à charge du budget.

2.   La décision de financement indique notamment ce qui suit:

a)

pour les subventions:

i)

la référence de l’acte de base et de la ligne budgétaire;

ii)

les priorités de l’année, les objectifs à remplir et les résultats prévus avec les crédits autorisés pour l’exercice;

iii)

les critères d’éligibilité, de sélection et d’attribution essentiels à retenir pour sélectionner les propositions;

iv)

le taux maximal de cofinancement possible et, si différents taux sont envisagés, les critères à respecter pour chacun d’entre eux;

v)

le calendrier et le montant indicatif des appels de propositions;

b)

pour les marchés:

i)

l’enveloppe budgétaire globale réservée pour les marchés au cours de l’exercice;

ii)

le nombre indicatif et le type des marchés envisagés et, si possible, leur objet en termes génériques;

iii)

le calendrier indicatif pour le lancement des procédures de passation de marchés;

c)

pour les fonds fiduciaires visés à l’article 187 du règlement financier:

i)

la référence de l’acte de base et de la ligne budgétaire;

ii)

les crédits réservés au fonds fiduciaire pour l’année ainsi que les montants prévus sur toute sa durée;

iii)

les objectifs du fonds fiduciaire et sa durée;

iv)

les règles de gouvernance du fonds fiduciaire;

v)

la possibilité de confier des tâches d’exécution budgétaire aux entités et personnes visées à l’article 187, paragraphe 2, du règlement financier;

d)

pour les prix:

i)

la référence de l’acte de base et de la ligne budgétaire;

ii)

les objectifs à remplir et les résultats prévus;

iii)

les conditions de participation et critères d’attribution essentiels;

iv)

le calendrier du concours et le montant du ou des prix;

e)

pour les instruments financiers:

i)

la référence de l’acte de base et de la ligne budgétaire;

ii)

les objectifs à remplir et les résultats prévus;

iii)

le montant alloué à l’instrument financier;

iv)

le calendrier indicatif pour l’exécution.

3.   Lorsque le programme de travail visé à l’article 128 du règlement financier contient les informations mentionnées au paragraphe 2, point a), du présent article pour les subventions financées par des crédits autorisés pour l’exercice, la décision arrêtant ce programme est considérée comme étant la décision de financement de ces subventions.

En ce qui concerne les passations de marchés, les fonds fiduciaires, les prix et les instruments financiers, lorsque l’exécution des crédits correspondants autorisés au titre de l’exercice est prévue par un programme de travail contenant les informations visées au paragraphe 2, points b), c), d) et e), du présent article, la décision arrêtant ce programme de travail est également considérée comme étant la décision de financement des marchés, fonds fiduciaires, prix et instruments financiers en cause.

Si le programme de travail ne contient pas de telles informations pour une ou plusieurs actions, il doit être modifié en conséquence ou une décision de financement spécifique doit être arrêtée pour les actions en question.

4.   Sans préjudice de dispositions spécifiques d’un acte de base, toute modification substantielle d’une décision de financement déjà arrêtée suit la même procédure que la décision initiale.

Section 1

Engagement des dépenses

Article 95

Engagement global et engagement provisionnel

(Article 85 du règlement financier)

1.   L’engagement budgétaire global est mis en œuvre, soit par la conclusion d’une convention de financement — elle-même prévoyant la conclusion ultérieure d’un ou de plusieurs engagements juridiques — soit par la conclusion d’un ou de plusieurs engagements juridiques.

Les conventions de financement relevant du domaine de l’assistance financière directe aux pays tiers, y compris de l’appui budgétaire, qui constituent des engagements juridiques, peuvent donner lieu à des paiements sans conclusion d’autres engagements juridiques.

2.   L’engagement budgétaire provisionnel est mis en œuvre, soit par la conclusion d’un ou de plusieurs engagements juridiques ouvrant le droit à des paiements ultérieurs, soit, notamment dans les cas liés aux dépenses de gestion du personnel ou aux dépenses de communication visant à la couverture par les institutions de l’actualité de l’Union, directement par des paiements.

Article 96

Adoption de l’engagement global

(Article 85 du règlement financier)

1.   L’engagement global est effectué sur la base d’une décision de financement.

Il intervient au plus tard avant la décision de sélection des destinataires et, lorsque la mise en œuvre des crédits dont il s’agit implique l’adoption d’un programme de travail au sens de l’article 188, au plus tôt après l’adoption de celui-ci.

2.   Dans le cas où l’engagement global est mis en œuvre par la conclusion d’une convention de financement, le paragraphe 1, deuxième alinéa, ne s’applique pas.

Article 97

Unicité de signatures

(Article 85 du règlement financier)

1.   La règle de l’unicité de signataire pour l’engagement budgétaire et l’engagement juridique qui lui correspond peut ne pas s’appliquer dans les cas suivants uniquement:

a)

lorsqu’il s’agit d’engagements provisionnels;

b)

lorsque des engagements globaux portent sur des conventions de financement avec des pays tiers;

c)

lorsque la décision de l’institution constitue l’engagement juridique;

d)

lorsque l’engagement global est mis en œuvre par plusieurs engagements juridiques dont la responsabilité est confiée à des ordonnateurs compétents différents;

e)

lorsque, dans le cadre des régies d’avances ouvertes dans le domaine des actions extérieures, des engagements juridiques sont signés par des agents relevant des unités locales visées à l’article 72, sur instruction de l’ordonnateur compétent, qui reste cependant pleinement responsable des opérations sous-jacentes;

f)

lorsqu’une institution a délégué les pouvoirs d’ordonnateur au directeur d’un office européen interinstitutionnel conformément à l’article 199, paragraphe 1, du règlement financier.

2.   En cas d’empêchement de l’ordonnateur compétent ayant signé l’engagement budgétaire et lorsque cet empêchement est d’une durée incompatible avec les délais de conclusion de l’engagement juridique, l’engagement juridique est conclu par l’agent désigné en vertu des règles de suppléance adoptées par chaque institution, pour autant que cet agent ait la qualité d’ordonnateur conformément à l’article 65, paragraphe 3, du règlement financier.

Article 98

Dépenses administratives couvertes par des engagements provisionnels

(Article 85 du règlement financier)

Sont considérées comme dépenses courantes de nature administrative pouvant donner lieu à des engagements provisionnels:

a)

les dépenses de personnel statutaire et non statutaire ainsi que celles relatives aux autres ressources humaines ainsi que les pensions et la rémunération d’experts;

b)

les dépenses liées aux membres de l’institution;

c)

les dépenses de formation;

d)

les dépenses de concours, de sélection et de recrutement;

e)

les frais de missions;

f)

les frais de représentation;

g)

les frais de réunions;

h)

les interprètes et/ou traducteurs free-lance;

i)

les échanges de fonctionnaires;

j)

les locations mobilières et immobilières à caractère répétitif ou les paiements récurrents concernant les marchés immobiliers au sens de l’article 121 du présent règlement ou les versements au titre d’un prêt conformément à l’article 203, paragraphe 8, du règlement financier;

k)

les assurances diverses;

l)

le nettoyage, l’entretien et la sécurité;

m)

les dépenses dans le domaine social et médical;

n)

l’usage des services de télécommunications;

o)

les charges financières;

p)

les frais de contentieux;

q)

les dommages et intérêts;

r)

les équipements de travail;

s)

l’eau, le gaz et l’électricité;

t)

les publications sur support papier ou informatique;

u)

les dépenses de communication visant à la couverture par les institutions de l’actualité de l’Union.

Article 99

Enregistrement des engagements juridiques individuels

(Article 86 du règlement financier)

Dans le cas d’un engagement budgétaire global suivi d’un ou de plusieurs engagements juridiques individuels, l’ordonnateur compétent enregistre dans la comptabilité centrale les montants de cet engagement juridique individuel ou de ces engagements juridiques individuels successifs.

Ces enregistrements comptables portent mention des références de l’engagement global sur lequel ils sont imputés.

L’ordonnateur compétent procède à cet enregistrement comptable avant de signer l’engagement juridique individuel correspondant, sauf dans les cas mentionnés au quatrième alinéa de l’article 86, paragraphe 4, du règlement financier.

Dans tous les cas, l’ordonnateur compétent vérifie que le montant cumulé ne dépasse pas le montant de l’engagement global qui les couvre.

Section 2

Liquidation des dépenses

Article 100

Liquidation et «bon à payer»

(Article 88 du règlement financier)

1.   Toute liquidation d’une dépense est appuyée par des pièces justificatives au sens de l’article 110 attestant les droits du créancier, sur la base de la constatation de services effectivement rendus, de fournitures effectivement livrées ou de travaux effectivement réalisés ou sur la base d’autres titres justifiant le paiement, y compris les paiements récurrents pour des abonnements ou des cours de formation.

2.   L’ordonnateur compétent procède personnellement à l’examen des pièces justificatives ou vérifie, sous sa responsabilité, que cet examen a été effectué, avant de prendre la décision de liquidation de la dépense.

3.   La décision de liquidation s’exprime par la signature d’un «bon à payer» par l’ordonnateur compétent ou par un agent techniquement compétent, dûment habilité par décision formelle de l’ordonnateur et sous sa responsabilité conformément à l’article 65, paragraphe 5, du règlement financier. Ces décisions d’habilitation sont conservées aux fins de référence ultérieure.

Article 101

Mention «conforme aux faits» pour les préfinancements

(Article 88 du règlement financier)

Pour les préfinancements, l’ordonnateur compétent ou un agent techniquement compétent dûment habilité par l’ordonnateur compétent, certifie, par la mention «conforme aux faits», que les conditions prescrites dans l’engagement juridique pour le versement du préfinancement sont réunies.

Article 102

Bon à payer pour les marchés publics en matière de paiements intermédiaires et de solde

(Article 88 du règlement financier)

Pour les paiements intermédiaires et de solde correspondant aux marchés publics, l’attestation du «bon à payer» certifie que:

a)

une facture établie par le contractant a été reçue par l’institution et cette réception a fait l’objet d’un enregistrement formel;

b)

la mention «conforme aux faits» a été valablement apposée sur la facture elle-même, ou sur un document interne qui accompagne la facture reçue, et signée par l’ordonnateur compétent ou par un agent techniquement compétent dûment habilité par l’ordonnateur compétent;

c)

la facture a été vérifiée dans tous ses aspects par l’ordonnateur compétent ou sous sa responsabilité en vue de déterminer notamment le montant à payer et le caractère libératoire du paiement à effectuer.

Par la mention «conforme aux faits», visée au premier alinéa, point b), il est certifié que les services prévus au contrat ont bien été rendus ou les fournitures prévues au contrat ont bien été livrées ou les travaux prévus au contrat ont bien été réalisés. Pour les fournitures et travaux, un certificat de réception provisoire, puis un certificat de réception définitive à l’issue de la période de garantie prévue au contrat est établi par le fonctionnaire ou autre agent techniquement compétent. Ces deux certificats valent mention «conforme aux faits».

Pour les paiements récurrents, notamment ceux relatifs à des abonnements ou à des cours de formation, il est certifié, par la mention «conforme aux faits», que les droits du créancier sont conformes aux titres justifiant le paiement.

Article 103

Bon à payer pour les subventions en matière de paiements intermédiaires et de solde

(Article 88 du règlement financier)

Pour les paiements intermédiaires et de solde correspondant aux subventions, l’attestation du «bon à payer» certifie que:

a)

une demande de paiement établie par le bénéficiaire a été reçue par l’institution et que cette réception a fait l’objet d’un enregistrement formel;

b)

la mention «conforme aux faits» a été valablement apposée sur la demande de paiement elle-même, ou sur un document interne qui accompagne le relevé des coûts reçu, et signée par un fonctionnaire ou autre agent techniquement compétent dûment habilité par l’ordonnateur compétent;

c)

la demande de paiement a été vérifiée par l’ordonnateur compétent ou sous sa responsabilité dans tous ses aspects en vue de déterminer notamment le montant à payer et le caractère libératoire du paiement à effectuer;

Par la mention visée au point b) du premier alinéa, le fonctionnaire ou autre agent techniquement compétent, dûment habilité par l’ordonnateur compétent, certifie que l’action menée ou le programme de travail réalisé par le bénéficiaire sont en tous points conformes à la convention ou décision de subvention, et notamment, le cas échéant, que les coûts déclarés par le bénéficiaire sont éligibles.

Article 104

Bon à payer pour les dépenses de personnel

(Article 88 du règlement financier)

Pour les paiements correspondant aux dépenses de personnel, l’attestation «bon à payer» certifie l’existence des pièces justificatives suivantes:

a)

pour le traitement mensuel:

i)

la liste complète du personnel, précisant tous les éléments de la rémunération;

ii)

un formulaire (fiche personnelle), établi à partir des décisions prises dans chaque cas particulier, qui fait apparaître, chaque fois qu’il y a lieu, toute modification d’un élément quelconque de la rémunération;

iii)

s’il s’agit de recrutements ou de nominations, une copie certifiée conforme de la décision de recrutement ou de nomination qui accompagne la liquidation du premier traitement;

b)

pour les autres rémunérations, comme celles du personnel rémunéré à l’heure ou à la journée: un état, signé par l’agent habilité, indiquant les jours et les heures de présence;

c)

pour les heures supplémentaires: un état, signé par l’agent habilité, certifiant les prestations supplémentaires effectuées;

d)

pour les frais de mission:

i)

l’ordre de mission signé par l’autorité compétente;

ii)

le décompte des frais de mission, signé par le chargé de mission et par l’autorité hiérarchique qui a reçu délégation, si les frais de mission diffèrent de l’ordre de mission;

e)

pour certaines autres dépenses administratives liées au personnel, y compris les abonnements ou les cours de formation qui, aux termes du contrat, doivent être payés par anticipation: les pièces justificatives qui font référence à la décision sur laquelle se base la dépense et qui font état de tous les éléments de calcul.

Le décompte des frais de mission visé au premier alinéa, point d) ii), indique le lieu de la mission, la date et l’heure des départs et arrivées au lieu de la mission, les frais de transport, les frais de séjour et les autres frais dûment autorisés, sur production de pièces justificatives.

Article 105

Matérialisation du «bon à payer»

(Article 88 du règlement financier)

Dans un système non informatisé, le «bon à payer» se traduit par un cachet comportant la signature de l’ordonnateur compétent ou d’un agent techniquement compétent, dûment habilité par l’ordonnateur compétent conformément aux dispositions de l’article 100. Dans un système informatisé, le «bon à payer» se traduit par une validation, sécurisée par des moyens électroniques, par l’ordonnateur compétent ou un agent techniquement compétent, dûment habilité par l’ordonnateur compétent.

Article 106

Matérialisation de la mention «conforme aux faits»

(Article 88 du règlement financier)

Dans un système non informatisé, la mention «conforme aux faits» se traduit par un cachet comportant la signature de l’ordonnateur compétent ou d’un agent techniquement compétent, dûment habilité par l’ordonnateur compétent conformément aux dispositions de l’article 101. Dans un système informatisé, la mention «conforme aux faits» peut se traduire par une validation, sécurisée par des moyens électroniques, par un agent techniquement compétent, dûment habilité par l’ordonnateur compétent.

Section 3

Ordonnancement des paiements

Article 107

Contrôles de l’ordonnateur sur les paiements

(Article 89 du règlement financier)

Lors de l’établissement de l’ordre de paiement, l’ordonnateur compétent s’assure de:

a)

la régularité de l’émission de l’ordre de paiement, impliquant l’existence préalable d’une décision de liquidation correspondante traduite par le «bon à payer», l’exactitude de la désignation du bénéficiaire et l’exigibilité de sa créance;

b)

la concordance de l’ordre de paiement avec l’engagement budgétaire sur lequel il est imputé;

c)

l’exactitude de l’imputation budgétaire;

d)

la disponibilité des crédits.

Article 108

Mentions obligatoires et transmission au comptable des ordres de paiements

(Article 89 du règlement financier)

1.   L’ordre de paiement mentionne:

a)

l’exercice d’imputation;

b)

l’article du budget et éventuellement toute autre subdivision nécessaire;

c)

les références de l’engagement juridique ouvrant droit au paiement;

d)

les références de l’engagement budgétaire sur lequel il est imputé;

e)

le montant à payer, exprimé en euros;

f)

le nom, l’adresse et les références bancaires du bénéficiaire;

g)

l’objet de la dépense;

h)

le mode de paiement;

i)

l’inscription des biens aux inventaires conformément à l’article 248.

2.   L’ordre de paiement est daté et signé par l’ordonnateur compétent, puis transmis au comptable.

Section 4

Paiement des dépenses

Article 109

Types de paiements

(Article 90 du règlement financier)

1.   Le préfinancement fournit un fond de trésorerie. Il peut être fractionné en plusieurs versements dans le respect du principe de bonne gestion financière.

2.   Le paiement intermédiaire, qui peut être renouvelé, peut couvrir les dépenses exposées pour mettre en œuvre la décision ou convention ou pour payer des services, fournitures ou travaux qui ont été exécutés et/ou livrés à des étapes intermédiaires du contrat. Il peut apurer en tout ou en partie le préfinancement, sans préjudice des dispositions prévues dans l’acte de base.

3.   La clôture de la dépense prend la forme soit d’un paiement de solde, qui ne peut être renouvelé et qui apure les dépenses qui l’ont précédé, soit d’un ordre de recouvrement.

Article 110

Pièces justificatives

(Article 90 du règlement financier)

1.   Les préfinancements, y compris en cas de versements fractionnés, sont payés soit sur la base du contrat, de la décision, de la convention ou de l’acte de base, soit sur la base de pièces justificatives permettant de vérifier que les termes du contrat, de la décision ou de la convention en cause sont respectés. Si la date de paiement d’un préfinancement est déterminée dans ces instruments, le paiement du montant dû n’est pas subordonné à une demande supplémentaire.

2.   Les paiements intermédiaires et de soldes s’appuient sur des pièces justificatives permettant de vérifier la réalisation des actions financées en conformité avec l’acte de base ou la décision, ou en conformité avec les termes du contrat ou de la convention.

3.   L’ordonnateur compétent définit, dans le respect du principe de bonne gestion financière, la nature des pièces justificatives visées au présent article, conformément à l’acte de base, aux décisions, aux contrats et aux conventions. Les rapports d’exécution techniques et financiers, intermédiaires et finaux, constituent des pièces justificatives aux fins du paragraphe 2.

4.   Les pièces justificatives sont conservées par l’ordonnateur compétent conformément à l’article 48.

Section 5

Délais des opérations de dépenses

Article 111

Délais de paiement et intérêts de retard

(Article 92 du règlement financier)

1.   Par délai prévu pour effectuer les paiements, on entend le délai nécessaire pour la liquidation, l’ordonnancement et le paiement des dépenses.

Il commence à courir à compter de la date de réception de la demande de paiement.

La demande de paiement est enregistrée par le service habilité de l’ordonnateur compétent dès que possible et est réputée reçue à la date de son enregistrement.

La date de paiement est réputée être la date à laquelle le compte de l’institution est débité.

2.   La demande de paiement contient les éléments essentiels suivants:

a)

l’identification du créancier;

b)

le montant;

c)

la monnaie;

d)

la date.

La demande de paiement est rejetée lorsqu’un élément essentiel au moins fait défaut.

Le créancier est informé par écrit du rejet de sa demande et des motifs de ce rejet dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans les trente jours de calendrier à compter de la date de réception de ladite demande de paiement.

3.   Dans le cas d’une suspension telle que visée à l’article 92, paragraphe 2, du règlement financier, le délai restant pour effectuer le paiement recommence à courir à compter de la date de réception des informations demandées ou des documents révisés ou de réalisation des vérifications complémentaires nécessaires, y compris des contrôles sur place.

4.   À l’expiration des délais visés à l’article 92, paragraphe 1, du règlement financier, le créancier a droit au versement d’intérêts aux conditions suivantes:

a)

les taux d’intérêt sont ceux visés à l’article 83, paragraphe 2, du présent règlement;

b)

les intérêts sont dus pour le temps écoulé à partir du jour de calendrier suivant l’expiration du délai de paiement défini à l’article 92, paragraphe 1, du règlement financier et jusqu’au jour du paiement.

Toutefois, lorsque les intérêts calculés conformément aux dispositions du premier alinéa sont d’un montant inférieur ou égal à 200 EUR, ils ne sont versés au créancier que sur demande, présentée dans les deux mois qui suivent la réception du paiement tardif.

5.   Chaque institution soumet au Parlement européen et au Conseil un rapport sur le respect des délais et sur la suspension des délais fixés à l’article 92 du règlement financier. Le rapport de la Commission est joint en annexe au résumé des rapports annuels d’activités visé à l’article 66, paragraphe 9, du règlement financier.

CHAPITRE 7

Systèmes informatiques

Article 112

Descriptif des systèmes informatiques

(Article 93 du règlement financier)

Lorsque des systèmes et des sous-systèmes informatiques sont utilisés pour le traitement des opérations d’exécution budgétaire, une description complète et à jour de chaque système ou sous-système est requise.

Toute description définit le contenu de tous les champs de données et précise la façon dont le système traite chaque opération individuelle. Elle détaille la manière dont le système garantit l’existence d’une piste d’audit complète pour chaque opération.

Article 113

Sauvegardes régulières

(Article 93 du règlement financier)

Les données des systèmes et sous-systèmes informatiques sont sauvegardées périodiquement et conservées en lieu sûr.

CHAPITRE 8

L’auditeur interne

Article 114

Désignation de l’auditeur interne

(Article 98 du règlement financier)

1.   Chaque institution désigne son auditeur interne selon des modalités adaptées à ses spécificités et à ses besoins. L’institution informe le Parlement européen et le Conseil de la nomination de l’auditeur interne.

2.   Chaque institution définit selon sa spécificité et ses besoins le champ de la mission de l’auditeur interne et arrête, dans le détail, les objectifs et les procédures de l’exercice de la fonction d’audit interne, dans le respect des normes internationales en vigueur en matière d’audit interne.

3.   L’institution peut désigner comme auditeur interne en raison de ses compétences particulières un fonctionnaire ou autre agent soumis au statut choisi parmi les ressortissants des États membres.

4.   Lorsque plusieurs institutions désignent un même auditeur interne, elles prennent les dispositions nécessaires pour que sa responsabilité puisse être mise en cause dans les conditions visées à l’article 119.

5.   Lorsqu’il est mis fin aux fonctions de l’auditeur interne, l’institution en informe le Parlement européen et le Conseil.

Article 115

Ressources destinées à l’auditeur interne

(Article 99 du règlement financier)

L’institution met à la disposition de l’auditeur interne les ressources nécessaires au bon accomplissement de sa fonction d’audit ainsi qu’une charte de mission décrivant en détail ses tâches, droits et obligations.

Article 116

Programme de travail

(Article 99 du règlement financier)

1.   L’auditeur interne adopte son programme de travail et le soumet à l’institution.

2.   L’institution peut demander à l’auditeur interne d’effectuer des audits ne figurant pas dans le programme de travail visé au paragraphe 1.

Article 117

Rapports de l’auditeur interne

(Article 99 du règlement financier)

1.   L’auditeur interne soumet à l’institution le rapport d’audit interne annuel prévu par l’article 99, paragraphe 3, du règlement financier, indiquant le nombre et le type d’audits internes effectués, les principales recommandations formulées et les suites données à ces recommandations.

Ce rapport annuel mentionne également les problèmes systémiques relevés par l’instance spécialisée, mise en place en application de l’article 73, paragraphe 6, du règlement financier.

2.   Chaque institution examine si les recommandations formulées dans les rapports de son auditeur interne peuvent faire l’objet d’un échange de bonnes pratiques avec les autres institutions.

3.   Lors de l’élaboration de son rapport, l’auditeur interne accorde une attention particulière au respect global du principe de bonne gestion financière et s’assure que des mesures appropriées ont été prises en vue d’une amélioration et d’un renforcement continus de son application.

Article 118

Indépendance

(Article 100 du règlement financier)

L’auditeur interne jouit d’une complète indépendance dans la conduite de ses audits. Il ne peut recevoir aucune instruction ni se voir opposer aucune limite en ce qui concerne l’exercice des fonctions qui, par sa désignation, lui sont assignées en vertu des dispositions du règlement financier.

Article 119

Responsabilité de l’auditeur interne

(Article 100 du règlement financier)

La responsabilité de l’auditeur interne en tant que fonctionnaire ou autre agent soumis au statut ne peut être mise en cause que par l’institution elle-même, dans les conditions mentionnées au présent article.

L’institution prend une décision motivée portant ouverture d’une enquête. Cette décision est signifiée à l’intéressé. L’institution peut charger de l’enquête, sous sa responsabilité directe, un ou plusieurs fonctionnaires de grade égal ou supérieur à celui de l’agent concerné. Au cours de cette enquête, l’intéressé est obligatoirement entendu.

Le rapport d’enquête est communiqué à l’intéressé qui est ensuite entendu par l’institution au sujet de ce rapport.

Sur la base du rapport et de l’audition, l’institution adopte soit une décision motivée de clôture de la procédure, soit une décision motivée prise conformément aux dispositions des articles 22 et 86 et de l’annexe IX du statut. Les décisions portant sanctions disciplinaires ou pécuniaires sont notifiées à l’intéressé et communiquées, pour information, aux autres institutions et à la Cour des comptes.

Ces décisions peuvent faire l’objet d’un recours de l’intéressé devant la Cour de justice de l’Union européenne, dans les conditions prévues au statut.

Article 120

Recours devant la Cour de justice de l’Union européenne

(Article 100 du règlement financier)

Sans préjudice des voies de recours ouvertes par le statut, il est ouvert à l’auditeur interne un recours direct devant la Cour de justice de l’Union européenne contre tout acte relatif à l’exercice de sa fonction d’auditeur interne. Ce recours doit être formé dans un délai de trois mois à compter du jour de calendrier de la notification de l’acte en cause.

Le recours est instruit et jugé dans les conditions prévues à l’article 91, paragraphe 5, du statut des fonctionnaires de l’Union européenne.

TITRE V

PASSATION DES MARCHÉS PUBLICS

CHAPITRE 1

Dispositions générales

Section 1

Champ d’application et principes d’attribution

Article 121

Définitions et champ d’application

(Article 101 du règlement financier)

1.   Les marchés immobiliers ont pour objet l’achat, l’emphytéose, l’usufruit, le crédit-bail, la location ou la location-vente, avec ou sans option d’achat, de terrains, de bâtiments existants ou d’autres biens immeubles.

2.   Les marchés de fournitures ont pour objet l’achat, le crédit-bail, la location ou la location-vente, avec ou sans option d’achat, de produits. Un marché ayant pour objet la fourniture de produits et, à titre accessoire, les travaux de pose et d’installation est considéré comme un marché de fournitures.

3.   Les marchés de travaux ont pour objet soit l’exécution, soit conjointement la conception et l’exécution de travaux ou d’ouvrages relatifs à une des activités mentionnées à l’annexe I de la directive 2004/18/CE, soit la réalisation, par quelque moyen que ce soit, d’un ouvrage répondant aux besoins précisés par le pouvoir adjudicateur. Un ouvrage est le résultat d’un ensemble de travaux de bâtiment ou de génie civil destiné à remplir par lui-même une fonction économique ou technique.

4.   Les marchés de services ont pour objet toutes les prestations intellectuelles et non intellectuelles autres que les marchés de fournitures, de travaux et les marchés immobiliers.

Un marché ayant pour objet plusieurs types de marchés (travaux, services ou fournitures) est attribué conformément aux dispositions applicables au type de marché qui caractérise l’objet principal du marché en cause.

En ce qui concerne les marchés mixtes consistant en des services et des fournitures, l’objet principal est déterminé en comparant les valeurs des différents services ou fournitures.

Les références aux nomenclatures utilisées dans le cadre de marchés publics sont fondées sur le «vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)» défini par le règlement (CE) no 2195/2002 du Parlement et du Conseil (11).

5.   Les termes «entrepreneur», «fournisseur» et «prestataire de services» désignent toute personne physique ou morale ou entité publique ou groupement de ces personnes et/ou organismes qui offre, respectivement, la réalisation de travaux et/ou d’ouvrages, des produits ou des services sur le marché. Le terme «opérateur économique» couvre à la fois les notions d’entrepreneur, de fournisseur et de prestataire de services. Le terme «soumissionnaire» désigne un opérateur économique qui a présenté une offre. Le terme «candidat» concerne celui qui a sollicité une invitation à participer à une procédure restreinte, à un dialogue compétitif ou à une procédure négociée. Le terme «soumissionnaires potentiels» désigne les opérateurs économiques inscrits sur une liste de soumissionnaires potentiels conformément à l’article 136, paragraphe 1, point b).

Les groupements d’opérateurs économiques sont autorisés à soumissionner ou à se porter candidats. Pour la présentation d’une offre ou d’une demande de participation, les pouvoirs adjudicateurs ne peuvent exiger que les groupements d’opérateurs économiques aient une forme juridique déterminée, mais le groupement retenu peut être contraint de revêtir une forme juridique déterminée lorsque le marché lui a été attribué, dans la mesure où cette transformation est nécessaire pour la bonne exécution du marché.

6.   Sont considérés comme pouvoirs adjudicateurs les services des institutions de l’Union, sauf lorsqu’ils concluent entre eux des arrangements administratifs visant à la prestation de services, la livraison de produits, la réalisation de travaux ou l’exécution de marchés immobiliers.

7.   Le terme «assistance technique» désigne les activités d’appui et de renforcement des capacités nécessaires à la mise en œuvre d’un programme ou d’une action, notamment les activités de préparation, de gestion, de suivi, d’évaluation, d’audit et de contrôle.

8.   Tous les échanges avec les contractants, y compris la conclusion de contrats et, le cas échéant, d’avenants, peuvent s’effectuer par l’intermédiaire de systèmes d’échange électronique mis en place par l’autorité contractante.

9.   Ces systèmes répondent aux exigences suivantes:

a)

seules les personnes autorisées ont accès au système et aux documents transmis au moyen de celui-ci;

b)

seules les personnes autorisées peuvent signer électroniquement ou transmettre un document au moyen du système;

c)

les personnes autorisées s’identifient dans le système à l’aide de procédures établies;

d)

l’heure et la date de l’opération électronique sont déterminées avec précision;

e)

l’intégrité des documents est préservée;

f)

la disponibilité des documents est préservée;

g)

le cas échéant, la confidentialité des documents est préservée;

h)

la protection des données à caractère personnel est assurée, conformément aux exigences du règlement (CE) no 45/2001.

10.   Les données envoyées ou reçues au moyen d’un tel système bénéficient d’une présomption légale quant à l’intégrité des données et à l’exactitude de la date et de l’heure indiquées par le système pour l’envoi ou la réception des données.

Un document envoyé ou notifié au moyen de ce système est considéré comme équivalent à un document papier, est recevable comme preuve en justice, est réputé original et bénéficie d’une présomption légale quant à son authenticité et à son intégrité, pour autant qu’il ne contienne pas de caractéristiques dynamiques susceptibles de le modifier automatiquement.

Les signatures électroniques visées au paragraphe 9, point b), ont un effet juridique équivalent à celui des signatures manuscrites.

Article 122

Contrats-cadres et contrats spécifiques

(Article 101 du règlement financier)

1.   La durée d’un contrat-cadre ne peut excéder quatre ans, sauf dans des cas exceptionnels dûment justifiés, notamment par l’objet du contrat-cadre.

Les contrats spécifiques fondés sur les contrats-cadres sont passés selon les termes fixés dans ceux-ci, entre les seuls pouvoirs adjudicateurs et les contractants du contrat-cadre.

Lors de la passation des contrats spécifiques, les parties ne peuvent apporter de modifications substantielles au contrat-cadre.

2.   Lorsqu’un contrat-cadre est conclu avec un seul opérateur économique, les contrats spécifiques sont attribués dans les limites des termes fixés dans le contrat-cadre.

Dans des circonstances dûment justifiées, les pouvoirs adjudicateurs peuvent consulter par écrit le contractant, en lui demandant de compléter, si besoin est, son offre.

3.   Lorsqu’un contrat-cadre doit être conclu avec plusieurs opérateurs économiques, il doit être conclu avec au moins trois opérateurs, à condition qu’il y ait un nombre suffisant d’opérateurs économiques satisfaisant aux critères de sélection ou un nombre suffisant d’offres recevables satisfaisant aux critères d’attribution.

Un contrat-cadre avec plusieurs opérateurs économiques peut prendre la forme de contrats séparés mais contenant des termes identiques.

L’attribution des contrats spécifiques fondés sur les contrats-cadres conclus avec plusieurs opérateurs économiques est effectuée selon les modalités suivantes:

a)

dans le cas des contrats-cadres sans remise en concurrence, par application des termes fixés dans le contrat-cadre;

b)

dans le cas des contrats-cadres avec remise en concurrence, après avoir remis en concurrence les parties sur la base des mêmes termes, si nécessaire en les précisant, et, le cas échéant, sur la base d’autres termes indiqués dans le cahier des charges du contrat-cadre.

Pour chaque contrat spécifique à passer selon les modalités prévues au troisième alinéa, point b), les pouvoirs adjudicateurs consultent par écrit les contractants du contrat-cadre en leur fixant un délai suffisant pour présenter les offres. Les offres sont soumises par écrit. Les pouvoirs adjudicateurs attribuent chaque contrat spécifique au soumissionnaire ayant présenté la meilleure offre sur la base des critères d’attribution énoncés dans le cahier des charges du contrat-cadre.

4.   Dans les secteurs exposés à une évolution rapide des prix et de la technologie, les contrats-cadres sans remise en concurrence contiennent une clause prévoyant soit un examen à mi-parcours soit un système d’analyse comparative. Si, à l’issue de l’examen à mi-parcours, les conditions fixées initialement ne sont plus adaptées à l’évolution des prix ou de la technologie, le pouvoir adjudicateur peut renoncer à recourir au contrat-cadre en question et prend les mesures appropriées pour le résilier.

5.   Seuls les contrats spécifiques fondés sur des contrats-cadres sont précédés d’un engagement budgétaire.

Section 2

Publication

Article 123

Mesures de publicité pour les marchés relevant de la directive 2004/18/CE

(Article 103 du règlement financier)

1.   La publication pour les marchés dont la valeur est égale ou supérieure aux seuils visés à l’article 170, paragraphe 1, comporte un avis de marché, sans préjudice de l’article 134, et un avis d’attribution. Un avis de pré-information n’est obligatoire que lorsque le pouvoir adjudicateur entend avoir recours à la faculté de réduire les délais de réception des offres conformément à l’article 152, paragraphe 4.

2.   L’avis de pré-information est l’avis par lequel les pouvoirs adjudicateurs font connaître, à titre indicatif, le montant total prévu et l’objet des marchés et contrats-cadres qu’ils envisagent de passer au cours d’un exercice, à l’exclusion des marchés en procédure négociée sans publication préalable d’un avis de marché.

L’avis de pré-information est publié soit par l’Office des publications de l’Union européenne (ci-après dénommé l’«Office des publications») soit par les pouvoirs adjudicateurs eux-mêmes sur leur «profil d’acheteur».

L’avis de pré-information obligatoire est envoyé à l’Office des publications ou publié sur le profil d’acheteur dès que possible et, en tout état de cause, au plus tard le 31 mars de chaque exercice.

Les pouvoirs adjudicateurs qui publient l’avis de pré-information sur leur profil d’acheteur envoient à l’Office des publications, par moyen électronique conformément au format et aux modalités de transmission indiquées à l’annexe VIII, point 3, de la directive 2004/18/CE, un avis annonçant la publication d’un avis de pré-information sur un profil d’acheteur.

3.   L’avis de marché permet aux pouvoirs adjudicateurs de faire connaître leur intention de lancer une procédure de passation de marché ou d’un contrat-cadre ou de mise en place d’un système d’acquisition dynamique, conformément à l’article 131. Sans préjudice des marchés conclus à l’issue d’une procédure négociée visés à l’article 134, l’avis de marché est obligatoire pour les marchés dont le montant estimé est égal ou supérieur aux seuils fixés à l’article 170, paragraphe 1.

Il n’est pas obligatoire pour les contrats spécifiques fondés sur les contrats-cadres.

En cas de procédure ouverte, l’avis de marché précise les dates, heure et, le cas échéant, le lieu de la réunion de la commission d’ouverture, qui est ouverte aux soumissionnaires.

Les pouvoirs adjudicateurs précisent s’ils autorisent ou non les variantes et les niveaux minimaux de capacité qu’ils exigent s’ils font usage de la possibilité prévue à l’article 146, paragraphe 2, deuxième alinéa. Ils indiquent les critères de sélection visés à l’article 146 qu’ils entendent utiliser, le nombre minimal de candidats qu’ils prévoient d’inviter et, le cas échéant, leur nombre maximal, ainsi que les critères objectifs et non discriminatoires qu’ils entendent utiliser pour restreindre ce nombre, conformément à l’article 128, paragraphe 1, deuxième alinéa.

Dans les cas où les documents d’appel à la concurrence sont d’accès libre, direct et complet par moyen électronique, notamment dans les systèmes d’acquisition dynamique visés à l’article 131, l’adresse internet à laquelle ces documents peuvent être consultés figure dans l’avis de marché.

Les pouvoirs adjudicateurs désireux d’organiser un concours font connaître leur intention au moyen d’un avis.

Le cas échéant, les pouvoirs adjudicateurs précisent dans l’avis de marché que la procédure de passation de marché est une procédure interinstitutionnelle. En pareils cas, l’avis de marché indique les institutions, agences exécutives ou organismes visés à l’article 208 du règlement financier qui participent à la procédure de passation de marché, l’institution responsable de la procédure de passation de marché et le volume global des marchés pour l’ensemble de ces institutions, agences exécutives ou organismes.

4.   L’avis d’attribution communique les résultats de la procédure de passation de marchés, de contrats-cadres ou de marchés fondés sur un système d’acquisition dynamique. Il est obligatoire pour des marchés dont le montant est égal ou supérieur aux seuils fixés à l’article 170, paragraphe 1. Il n’est pas obligatoire pour les contrats spécifiques fondés sur les contrats-cadres.

Il est envoyé à l’Office des publications au plus tard quarante-huit jours de calendrier à compter de la signature du contrat ou du contrat-cadre. Toutefois, les avis relatifs aux marchés fondés sur un système d’acquisition dynamique peuvent être regroupés sur une base trimestrielle. Ils sont alors envoyés à l’Office des publications au plus tard quarante-huit jours après la fin de chaque trimestre.

Les pouvoirs adjudicateurs qui ont organisé un concours envoient à l’Office des publications un avis concernant ses résultats.

En cas de procédure interinstitutionnelle, l’avis d’attribution est envoyé par le pouvoir adjudicateur responsable de la procédure.

L’avis d’attribution est également envoyé à l’Office des publications pour un contrat ou un contrat-cadre d’une valeur égale ou supérieure aux seuils fixés à l’article 170, paragraphe 1, et attribué à la suite d’une procédure négociée sans publication préalable d’un avis de marché, dans un délai suffisant pour que la publication intervienne avant la signature du contrat, conformément aux conditions et modalités prévues à l’article 171, paragraphe 1.

Sans préjudice de l’article 21, des informations relatives à la valeur et aux contractants de contrats spécifiques fondés sur un contrat-cadre au cours d’un exercice donné sont publiées sur le site internet du pouvoir adjudicateur au plus tard le 30 juin qui suit la fin de cet exercice, si, à la suite de la conclusion d’un contrat spécifique ou en raison du volume cumulé des contrats spécifiques, les seuils visés à l’article 170, paragraphe 1, sont dépassés.

5.   Les avis sont rédigés conformément aux formulaires standard adoptés par la Commission en application de la directive 2004/18/CE.

Article 124

Mesures de publicité pour les marchés ne relevant pas de la directive 2004/18/CE

(Article 103 du règlement financier)

1.   Les marchés dont la valeur est inférieure aux seuils fixés à l’article 170, paragraphe 1, font l’objet d’une publicité adéquate afin de garantir l’ouverture du marché à la concurrence et l’impartialité des procédures de passation de marché. Elle comporte:

a)

un avis de marché visé à l’article 123, paragraphe 3, ou un avis d’appel à manifestation d’intérêt pour les marchés d’objet similaire d’une valeur supérieure au montant visé à l’article 137, paragraphe 1;

b)

une publicité ex ante adéquate sur internet pour les marchés dont la valeur est supérieure au montant visé à l’article 137, paragraphe 2.

2.   Les marchés immobiliers et les marchés déclarés secrets visés à l’article 134, paragraphe 1, point j), du présent règlement font uniquement l’objet d’une publication annuelle spécifique de la liste des contractants, précisant l’objet et le montant du marché attribué. Cette liste est transmise au Parlement européen et au Conseil. Dans le cas de la Commission, elle est jointe en annexe au résumé des rapports annuels d’activités visé à l’article 66, paragraphe 9, du règlement financier.

3.   Les informations relatives aux marchés d’une valeur supérieure au montant visé à l’article 137, paragraphe 1, qui n’ont pas fait l’objet d’un avis d’attribution individuel sont transmises à l’Office des publications. Elles le sont au plus tard le 30 juin de l’exercice suivant pour les listes annuelles des contractants.

4.   Les informations relatives aux marchés d’une valeur supérieure au montant visé à l’article 137, paragraphe 2, sont publiées sur le site internet de l’institution au plus tard le 30 juin de l’exercice suivant.

Article 125

Publication des avis

(Article 103 du règlement financier)

1.   L’Office des publications publie au Journal officiel de l’Union européenne les avis visés aux articles 123 et 124, au plus tard douze jours de calendrier après leur envoi.

Le délai visé au premier alinéa est réduit à cinq jours de calendrier dans les procédures accélérées visées à l’article 154.

2.   Les pouvoirs adjudicateurs doivent être en mesure de faire la preuve de la date d’envoi.

Article 126

Autres formes de publicité

(Article 103 du règlement financier)

Outre les mesures de publicité prévues aux articles 123, 124 et 125, les marchés peuvent faire l’objet de toute autre forme de publicité, notamment sous forme électronique. Cette publicité se réfère, s’il existe, à l’avis paru au Journal officiel de l’Union européenne visé à l’article 125, auquel elle ne peut être antérieure et qui seul fait foi.

Cette publicité ne peut introduire de discrimination entre les candidats ou soumissionnaires, ni contenir des renseignements autres que ceux contenus dans l’avis de marché susmentionné, s’il existe.

Section 3

Procédures de passation des marchés

Article 127

Typologie des procédures de passation

(Article 104 du règlement financier)

1.   L’attribution d’un marché se fait soit sur appel à la concurrence, par procédure ouverte, restreinte ou négociée après publication d’un avis de marché, soit par procédure négociée sans publication préalable d’un avis de marché, le cas échéant à la suite d’un concours.

2.   Les procédures de passation des marchés sont ouvertes lorsque tout opérateur économique intéressé peut présenter une offre. Cela vaut également pour les systèmes d’acquisition dynamique visés à l’article 131.

Les procédures de passation des marchés sont restreintes lorsque tous les opérateurs économiques peuvent demander à participer et que seuls les candidats satisfaisant aux critères de sélection visés à l’article 146 et qui y sont invités simultanément et par écrit par les pouvoirs adjudicateurs peuvent présenter une offre ou une solution dans le cadre de la procédure de dialogue compétitif visée à l’article 132.

La phase de sélection peut se dérouler soit marché par marché, également dans le cadre d’un dialogue compétitif, soit en vue de l’établissement d’une liste de candidats potentiels dans le cadre de la procédure visée à l’article 136, paragraphe 1, point a).

3.   Dans une procédure négociée, les pouvoirs adjudicateurs consultent les soumissionnaires de leur choix qui satisfont aux critères de sélection visés à l’article 146 et négocient les conditions de leurs offres avec un ou plusieurs d’entre eux.

Dans les procédures négociées après avis de marché visées à l’article 135, ils invitent simultanément par écrit les candidats retenus à négocier.

4.   Les concours sont des procédures qui permettent au pouvoir adjudicateur d’acquérir, principalement dans le domaine de l’architecture et de l’ingénierie ou des traitements de données, un plan ou un projet qui est proposé par un jury après mise en concurrence, avec ou sans attribution de primes.

Article 128

Nombre de candidats en procédure restreinte ou négociée

(Article 104 du règlement financier)

1.   En procédure restreinte et dans les procédures visées à l’article 136, paragraphe 1, points a) et b), le nombre de candidats invités à soumissionner ne peut être inférieur à cinq, à condition qu’il y ait un nombre suffisant de candidats satisfaisant aux critères de sélection.

Le pouvoir adjudicateur peut, en outre, prévoir un nombre maximal de candidats, en fonction de l’objet du marché et sur la base de critères de sélection objectifs et non discriminatoires. Dans ce cas, la fourchette et les critères sont indiqués dans l’avis de marché ou d’appel à manifestation d’intérêt visé aux articles 123 et 124.

En tout état de cause, le nombre de candidats admis à soumissionner doit être suffisant pour assurer une concurrence réelle.

2.   En procédure négociée et après un dialogue compétitif, le nombre des candidats invités à négocier ou à soumissionner ne peut être inférieur à trois, à condition qu’il y ait un nombre suffisant de candidats satisfaisant aux critères de sélection.

Le nombre de candidats admis à soumissionner doit être suffisant pour assurer une concurrence réelle.

Les dispositions des premier et deuxième alinéas ne s’appliquent pas:

a)

aux marchés de très faible valeur visés à l’article 137, paragraphe 2;

b)

aux marchés de services juridiques selon la nomenclature CPV;

c)

aux marchés déclarés secrets visés à l’article 134, paragraphe 1, point j).

3.   Lorsque le nombre de candidats satisfaisant aux critères de sélection et aux niveaux minimaux est inférieur au nombre minimal prévu aux paragraphes 1 et 2, le pouvoir adjudicateur peut continuer la procédure en invitant le ou les candidats ayant les capacités requises. Il ne peut y inclure en revanche d’autres opérateurs économiques n’ayant pas été initialement invités à prendre part à la procédure ou des candidats n’ayant pas les capacités requises.

Article 129

Déroulement des procédures négociées

(Article 104 du règlement financier)

Les pouvoirs adjudicateurs négocient avec les soumissionnaires les offres présentées par ceux-ci afin de les adapter aux exigences qu’ils ont indiquées dans l’avis de marché visé à l’article 123 ou dans le cahier des charges et dans les documents complémentaires éventuels et afin de rechercher l’offre la plus avantageuse.

Au cours de la négociation, les pouvoirs adjudicateurs assurent l’égalité de traitement de tous les soumissionnaires.

Lorsque les pouvoirs adjudicateurs peuvent passer leurs marchés en recourant à une procédure négociée après avoir publié un avis de marché, conformément à l’article 135, ils peuvent prévoir que la procédure négociée se déroule en phases successives de manière à réduire le nombre d’offres à négocier en appliquant les critères d’attribution indiqués dans l’avis de marché ou dans le cahier des charges. Le recours à cette faculté est indiqué dans l’avis de marché ou le cahier des charges.

Article 130

Concours

(Article 104 du règlement financier)

1.   Les règles relatives à l’organisation d’un concours sont mises à la disposition de ceux qui sont intéressés à y participer.

Le nombre des candidats invités à participer doit permettre d’assurer une concurrence réelle.

2.   Le jury est nommé par l’ordonnateur compétent. Il est composé exclusivement de personnes physiques indépendantes des participants au concours. Lorsqu’une qualification professionnelle particulière est exigée pour participer au concours, au moins un tiers des membres doivent avoir la même qualification ou une qualification équivalente.

Le jury dispose d’une autonomie d’avis. Ses avis sont pris sur la base des projets présentés de manière anonyme par les candidats et en se fondant exclusivement sur les critères indiqués dans l’avis de concours.

3.   Le jury consigne, dans un procès-verbal signé par ses membres, ses propositions fondées sur les mérites de chaque projet et ses observations.

L’anonymat des candidats est préservé jusqu’à l’avis du jury.

Les candidats peuvent être invités par le jury à répondre aux questions consignées dans le procès-verbal afin de clarifier un projet. Un procès-verbal complet du dialogue en résultant est établi.

4.   Le pouvoir adjudicateur prend ensuite une décision précisant les nom et adresse du candidat retenu et les raisons de ce choix au regard des critères préalablement annoncés dans l’avis de concours, en particulier s’il s’écarte des propositions émises dans l’avis du jury.

Article 131

Système d’acquisition dynamique

(Article 104 du règlement financier)

1.   Le système d’acquisition dynamique est un processus d’acquisition entièrement électronique pour des achats d’usage courant, ouvert pendant toute sa durée à tout opérateur économique satisfaisant aux critères de sélection et ayant présenté une offre indicative conforme au cahier des charges et aux documents complémentaires éventuels. Les offres indicatives peuvent être améliorées à tout moment, à condition qu’elles demeurent conformes aux cahiers des charges.

2.   Aux fins de la mise en place du système d’acquisition dynamique, les pouvoirs adjudicateurs publient un avis de marché qui précise qu’il s’agit d’un système d’acquisition dynamique et comporte une référence à l’adresse internet à laquelle le cahier des charges et tout document complémentaire peuvent être consultés, de manière libre, directe et complète, dès la publication de l’avis et jusqu’à expiration du système.

Ils précisent dans le cahier des charges, entre autres, la nature des achats envisagés faisant l’objet de ce système, ainsi que toutes les informations nécessaires concernant le système d’acquisition, l’équipement électronique utilisé et les arrangements et spécifications techniques de connexion.

3.   Les pouvoirs adjudicateurs accordent, pendant toute la durée du système d’acquisition dynamique, la possibilité à tout opérateur économique de présenter une offre indicative afin d’être admis dans le système aux conditions visées au paragraphe 1. Ils achèvent l’évaluation dans un délai maximal de quinze jours à compter de la présentation de l’offre indicative. Toutefois, ils peuvent prolonger la période d’évaluation pour autant qu’aucune mise en concurrence n’intervienne entre-temps.

Le pouvoir adjudicateur informe dans les moindres délais le soumissionnaire de son admission dans le système d’acquisition dynamique ou du rejet de son offre.

4.   Chaque marché spécifique fait l’objet d’une mise en concurrence. Avant d’y procéder, les pouvoirs adjudicateurs publient un avis de marché simplifié invitant tous les opérateurs économiques intéressés à présenter une offre indicative, dans un délai qui ne peut être inférieur à quinze jours à compter de la date d’envoi de l’avis simplifié. Les pouvoirs adjudicateurs ne procèdent à la mise en concurrence qu’après avoir achevé l’évaluation de toutes les offres indicatives introduites dans ce délai.

Les pouvoirs adjudicateurs invitent ensuite tous les soumissionnaires admis dans le système à présenter une offre dans un délai raisonnable. Ils attribuent le marché au soumissionnaire ayant présenté l’offre économiquement la plus avantageuse sur la base des critères d’attribution énoncés dans l’avis de marché pour la mise en place du système d’acquisition dynamique. Ces critères peuvent, le cas échéant, être précisés dans l’invitation à soumissionner.

5.   La durée d’un système d’acquisition dynamique ne peut pas dépasser quatre ans, sauf dans des cas exceptionnels dûment justifiés.

Les pouvoirs adjudicateurs ne peuvent recourir à ce système de manière à empêcher, restreindre ou fausser la concurrence.

Aucun frais de dossier ne peut être facturé aux opérateurs économiques intéressés ou aux parties au système.

Article 132

Dialogue compétitif

(Article 104 du règlement financier)

1.   Lorsqu’un marché est particulièrement complexe, le pouvoir adjudicateur, dans la mesure où il estime que le recours direct à la procédure ouverte ou aux modalités existantes régissant la procédure restreinte ne permettra pas d’attribuer le marché à l’offre économiquement la plus avantageuse, peut recourir au dialogue compétitif visé à l’article 29 de la directive 2004/18/CE.

Un marché est considéré comme particulièrement complexe lorsque le pouvoir adjudicateur n’est objectivement pas en mesure de définir les moyens techniques pouvant répondre à ses besoins ou ses objectifs ou bien d’établir le montage juridique ou financier du projet.

2.   Les pouvoirs adjudicateurs publient un avis de marché dans lequel ils font connaître leurs besoins et exigences, qu’ils définissent dans ce même avis et/ou dans un document descriptif.

3.   Les pouvoirs adjudicateurs ouvrent avec les candidats satisfaisant aux critères de sélection visés à l’article 146 un dialogue afin d’identifier et de définir les moyens propres à satisfaire au mieux leurs besoins.

Au cours du dialogue, les pouvoirs adjudicateurs assurent l’égalité de traitement de tous les soumissionnaires et la confidentialité des solutions proposées ou d’autres informations communiquées par un candidat participant au dialogue, sauf accord de celui-ci sur leur diffusion.

Les pouvoirs adjudicateurs peuvent prévoir que la procédure se déroule en phases successives de manière à réduire le nombre de solutions à discuter pendant la phase du dialogue en appliquant les critères d’attribution indiqués dans l’avis de marché ou dans le document descriptif, si cette possibilité est prévue dans l’avis de marché ou dans le document descriptif.

4.   Après avoir informé les participants de la conclusion du dialogue, les pouvoirs adjudicateurs les invitent à remettre leur offre finale sur la base de la solution ou des solutions présentées et spécifiées au cours du dialogue. Ces offres comprennent tous les éléments requis et nécessaires pour la réalisation du projet.

Sur demande du pouvoir adjudicateur, ces offres peuvent être clarifiées, précisées et perfectionnées sans toutefois avoir pour effet de modifier des éléments fondamentaux de l’offre ou de l’appel d’offres, dont la variation est susceptible de fausser la concurrence ou d’avoir un effet discriminatoire.

À la demande du pouvoir adjudicateur, le soumissionnaire identifié comme ayant remis l’offre économiquement la plus avantageuse peut être amené à clarifier des aspects de son offre ou à confirmer les engagements figurant dans celle-ci, à condition que ceci n’ait pas pour effet de modifier des éléments substantiels de l’offre ou de l’appel d’offres, de fausser la concurrence ou d’entraîner des discriminations.

5.   Les pouvoirs adjudicateurs peuvent prévoir des prix ou des paiements aux participants au dialogue.

Article 133

Procédure de passation de marché conjointe

(Article 104 du règlement financier)

Lorsqu’une procédure de passation de marché est organisée conjointement par une institution et le pouvoir adjudicateur d’un ou de plusieurs États membres, pays AELE ou pays candidats à l’adhésion à l’Union, les dispositions de procédure applicables à l’institution s’appliquent.

Lorsque la part revenant au pouvoir adjudicateur d’un État membre, ou gérée par lui, dans le montant total estimé du marché est égale ou supérieure à 50 %, ou dans d’autres cas dûment justifiés, l’institution peut décider que les dispositions de procédure applicables au pouvoir adjudicateur d’un État membre s’appliquent à condition qu’elles puissent être considérées comme équivalentes à celles de l’institution.

L’institution et le pouvoir adjudicateur des États membres, pays AELE ou pays candidats à l’adhésion à l’Union concernés par la procédure conjointe de passation de marché conviennent en particulier des modalités pratiques concernant l’évaluation des demandes de participation ou des offres, l’attribution du marché, le droit applicable au marché et la juridiction compétente en cas de contentieux.

Article 134

Cas de recours à une procédure négociée sans publication préalable d’un avis de marché

(Article 104 du règlement financier)

1.   Les pouvoirs adjudicateurs peuvent recourir à une procédure négociée sans publication préalable d’un avis de marché, quel que soit le montant estimé du marché, dans les cas suivants:

a)

lorsque aucune offre ou aucune offre appropriée ou aucune demande de participation n’a été déposée en réponse à une procédure ouverte ou restreinte, après clôture de la procédure initiale, pour autant que les conditions initiales du marché telles que spécifiées dans les documents d’appel à la concurrence visés à l’article 138 ne soient pas substantiellement modifiées;

b)

pour les marchés dont l’exécution, pour des raisons techniques, artistiques ou tenant à la protection de droits d’exclusivité, ne peut être confiée qu’à un opérateur économique déterminé;

c)

dans la mesure strictement nécessaire, lorsque l’urgence impérieuse, résultant d’événements imprévisibles non imputables au pouvoir adjudicateur, n’est pas compatible avec les délais exigés par les autres procédures et prévus aux articles 152, 153 et 154;

d)

lorsqu’un marché de services fait suite à un concours et doit, conformément aux règles applicables, être attribué au lauréat ou à un des lauréats du concours. Dans ce dernier cas, tous les lauréats du concours sont invités à participer aux négociations;

e)

pour les services et travaux complémentaires ne figurant pas dans le projet initialement envisagé ni dans le contrat initial et qui, à la suite d’une circonstance imprévue, sont devenus nécessaires à l’exécution du service ou de l’ouvrage, aux conditions visées au paragraphe 2;

f)

pour de nouveaux services ou travaux consistant dans la répétition de services ou de travaux similaires confiés à l’opérateur économique adjudicataire du marché initial par le même pouvoir adjudicateur, à condition que ces services ou travaux soient conformes à un projet de base et que ce projet ait fait l’objet d’un marché initial passé selon la procédure ouverte ou restreinte, aux conditions visées au paragraphe 3;

g)

pour des marchés de fournitures:

i)

en cas de livraisons complémentaires destinées soit au renouvellement partiel de fournitures ou d’installations d’usage courant, soit à l’extension de fournitures ou d’installations existantes, lorsque le changement de fournisseur obligerait le pouvoir adjudicateur à acquérir un matériel de technique différente entraînant une incompatibilité ou des difficultés techniques d’utilisation et d’entretien disproportionnées. La durée de ces contrats ne peut dépasser trois ans;

ii)

lorsque les produits sont fabriqués uniquement à des fins de recherche, d’expérimentation, d’étude ou de développement, à l’exclusion des tests de viabilité commerciale et de la production en quantité afin d’amortir les frais de recherche et de développement;

iii)

en cas de fournitures cotées et achetées à une bourse de matières premières;

iv)

en cas d’achats à des conditions particulièrement avantageuses, soit auprès d’un fournisseur cessant définitivement ses activités commerciales, soit auprès de curateurs ou liquidateurs d’une faillite, d’un concordat judiciaire ou d’une procédure de même nature selon le droit national;

h)

pour les marchés immobiliers, après prospection du marché local;

i)

pour les marchés de services juridiques selon la nomenclature CPV, qui font toutefois l’objet d’une publicité adéquate;

j)

pour les marchés déclarés secrets par l’institution ou les autorités déléguées par celle-ci, ou pour les marchés dont l’exécution doit s’accompagner de mesures particulières de sécurité, conformément aux dispositions administratives en vigueur, ou lorsque la protection des intérêts essentiels de l’Union l’exige.

2.   Pour les services et travaux complémentaires visés au paragraphe 1, point e), les pouvoirs adjudicateurs peuvent recourir à la procédure négociée sans publication préalable d’un avis de marché à condition que l’attribution soit faite au contractant qui exécute ce marché dans les situations suivantes:

a)

lorsque ces marchés complémentaires ne peuvent être techniquement ou économiquement séparés du marché principal sans inconvénient majeur pour le pouvoir adjudicateur;

b)

ou lorsque ces marchés, quoiqu’ils soient séparables de l’exécution du marché initial, sont strictement nécessaires à son perfectionnement.

La valeur cumulée des marchés complémentaires ne peut dépasser 50 % du montant du marché initial.

3.   Dans les cas visés au paragraphe 1, point f), du présent article, la possibilité de recourir à une procédure négociée est indiquée dès la mise en concurrence de la première opération et le montant total envisagé pour la suite des services ou travaux est pris en considération pour le calcul des seuils visés à l’article 170, paragraphe 1. Cette procédure ne peut être appliquée qu’au cours de l’exécution du marché initial et pendant une période maximale de trois ans suivant la signature du contrat.

Article 135

Cas de recours à une procédure négociée après publication préalable d’un avis de marché

(Article 104 du règlement financier)

1.   Les pouvoirs adjudicateurs peuvent recourir à une procédure négociée après avoir publié un avis de marché, quel que soit le montant estimé du marché, dans les cas suivants:

a)

en présence d’offres irrégulières ou inacceptables notamment au regard des critères de sélection ou d’attribution, soumises en réponse à une procédure ouverte ou restreinte ou à un dialogue compétitif, préalablement clôturés, pour autant que les conditions initiales du marché telles que spécifiées dans les documents d’appel à la concurrence visés à l’article 138 ne soient pas substantiellement modifiées, sans préjudice de l’application du paragraphe 2 du présent article;

b)

dans des cas exceptionnels, lorsqu’il s’agit de travaux, de fournitures ou de services dont la nature ou les aléas ne permettent pas une fixation préalable et globale des prix par le soumissionnaire;

c)

lorsque, notamment dans le domaine des services financiers et des prestations intellectuelles, la nature du service à fournir est telle que les spécifications du marché ne peuvent être établies avec une précision suffisante pour permettre l’attribution du marché par la sélection de la meilleure offre conformément aux règles régissant la procédure ouverte ou la procédure restreinte;

d)

pour les marchés de travaux lorsque les travaux sont réalisés uniquement à des fins de recherche, d’expérimentation ou de mise au point et non dans le but d’assurer une rentabilité ou le recouvrement des frais de recherche et de développement;

e)

pour les marchés de services visés à l’annexe II B de la directive 2004/18/CE, sous réserve des dispositions de l’article 134, paragraphe 1, points i) et j), et paragraphe 2, du présent règlement;

f)

pour les services de recherche et de développement autres que ceux dont les fruits appartiennent exclusivement au pouvoir adjudicateur pour son usage dans l’exercice de sa propre activité, pour autant que la prestation du service soit entièrement rémunérée par le pouvoir adjudicateur;

g)

pour les marchés de services concernant l’achat, le développement, la production ou la coproduction des programmes destinés à la diffusion par des organismes de radiodiffusion et les marchés concernant les temps de diffusion.

2.   Dans les cas visés au paragraphe 1, point a), les pouvoirs adjudicateurs peuvent ne pas publier un avis de marché s’ils incluent dans la procédure négociée tous les soumissionnaires et les seuls soumissionnaires satisfaisant aux critères de sélection qui, lors de la procédure antérieure, ont soumis des offres conformes aux exigences formelles de la procédure de passation.

Article 136

Procédure après appel à manifestation d’intérêt

(Article 104 du règlement financier)

1.   Pour les marchés dont la valeur ne dépasse pas celle visée à l’article 170, paragraphe 1, et sans préjudice des articles 134 et 135, les pouvoirs adjudicateurs peuvent recourir à un appel à manifestation d’intérêt pour:

a)

soit présélectionner des candidats à inviter à soumissionner lors de futures procédures d’appels d’offres restreints;

b)

soit constituer une liste de soumissionnaires potentiels à inviter à présenter des demandes de participation ou des offres.

2.   La liste découlant d’un appel à manifestation d’intérêt est valable pour les délais suivants:

a)

au maximum trois ans à compter de la date d’envoi à l’Office des publications de l’avis visé à l’article 124, paragraphe 1, point a), dans le cas visé au paragraphe 1, point a), du présent article;

b)

au maximum cinq ans à compter de la date d’envoi à l’Office des publications de l’avis visé à l’article 124, paragraphe 1, point a), dans le cas d’une liste de soumissionnaires potentiels visée au paragraphe 1, point b), du présent article.

La liste visée au premier alinéa peut comporter des sous-listes.

Toute personne intéressée peut déposer sa candidature à tout moment durant la période de validité de la liste, à l’exception des trois derniers mois de celle-ci.

3.   À l’occasion d’un marché, le pouvoir adjudicateur invite tous les candidats ou soumissionnaires potentiels inscrits sur la liste ou sous-liste correspondante à:

a)

soit déposer une offre dans le cas visé au paragraphe 1, point a);

b)

déposer, dans le cas de la liste visée au paragraphe 1, point b):

i)

soit des offres comprenant des documents relatifs aux critères d’exclusion et de sélection;

ii)

soit des documents relatifs aux critères d’exclusion et de sélection et, dans un deuxième temps, les offres, pour celles qui remplissent ces critères.

Article 137

Marchés de faible valeur

(Article 104 du règlement financier)

1.   Les marchés de faible valeur ne dépassant pas 60 000 EUR peuvent faire l’objet d’une procédure négociée sans publication préalable d’un avis de marché avec consultation d’au moins trois candidats.

Si, à la suite de la consultation des candidats, le pouvoir adjudicateur ne reçoit qu’une seule offre valable sur les plans administratif et technique, le marché peut être passé à condition que les critères d’attribution soient remplis.

2.   Les marchés de très faible valeur ne dépassant pas 15 000 EUR peuvent faire l’objet d’une seule offre à la suite d’une procédure négociée sans publication préalable d’un avis de marché.

3.   Les paiements effectués pour des dépenses d’un montant ne dépassant pas 1 000 EUR peuvent intervenir en simple remboursement de facture, sans acceptation préalable d’une offre.

Article 138

Documents d’appel à la concurrence

(Article 105 du règlement financier)

1.   Les documents d’appel à la concurrence comportent au moins:

a)

l’invitation à soumissionner ou à négocier ou à participer au dialogue dans le cadre de la procédure visée à l’article 132;

b)

le cahier des charges qui lui est joint ou, dans le cas de dialogue compétitif visé à l’article 132, un document descriptif des besoins et exigences du pouvoir adjudicateur ou la mention de l’adresse internet à laquelle ils peuvent être consultés;

c)

le projet de contrat, fondé sur le modèle de contrat.

Le point c) du premier alinéa ne s’applique pas aux cas dans lesquels, en raison de circonstances exceptionnelles et dûment justifiées, le modèle de contrat ne peut pas être utilisé.

Les documents d’appel à la concurrence contiennent une référence aux mesures de publicité prises en application des articles 123 à 126.

2.   L’invitation à soumissionner ou à négocier ou à participer au dialogue précise au moins:

a)

les modalités de dépôt et de présentation des offres, notamment la date et l’heure limites, l’exigence éventuelle de remplir un formulaire type de réponse, les documents à joindre, y compris les pièces justificatives de la capacité financière, économique, technique et professionnelle visées à l’article 146 si elles ne sont pas précisées dans l’avis de marché, ainsi que l’adresse à laquelle elles doivent être transmises;

b)

que la soumission d’une offre vaut acceptation du cahier des charges visé au paragraphe 1 auquel elle se réfère et que cette soumission lie le soumissionnaire pendant l’exécution du contrat, s’il en devient l’attributaire;

c)

la période de validité des offres, durant laquelle le soumissionnaire est tenu de maintenir toutes les conditions de son offre;

d)

l’interdiction de tout contact entre le pouvoir adjudicateur et le soumissionnaire pendant le déroulement de la procédure, sauf à titre exceptionnel, dans les conditions prévues à l’article 160 ainsi que les conditions de visite exactes, lorsqu’une visite sur place est prévue;

e)

dans le cas du dialogue compétitif, la date fixée et l’adresse pour le début de la phase de consultation.

3.   Le cahier des charges précise au moins:

a)

les critères d’exclusion et de sélection applicables au marché, sauf lors d’un dialogue compétitif, dans la procédure restreinte et dans la procédure négociée avec publication préalable d’un avis telle que visée à l’article 135. Dans ces cas, ces critères figurent seulement dans l’avis de marché ou d’appel à manifestation d’intérêt;

b)

les critères d’attribution du marché et leur pondération relative ou, le cas échéant, l’ordre décroissant d’importance de ces critères s’ils ne figurent pas dans l’avis de marché;

c)

les spécifications techniques visées à l’article 139;

d)

les exigences minimales que doivent respecter les variantes, dans les procédures d’attribution à l’offre économiquement la plus avantageuse visées à l’article 149, paragraphe 2, lorsque le pouvoir adjudicateur a indiqué dans l’avis de marché que les variantes sont autorisées;

e)

l’application du protocole sur les privilèges et immunités de l’Union européenne ou, le cas échéant, de la Convention de Vienne sur les relations diplomatiques ou de la Convention de Vienne sur les relations consulaires;

f)

les modalités de preuve d’accès aux marchés, dans les conditions prévues à l’article 172;

g)

dans les systèmes d’acquisition dynamique visés à l’article 131, la nature des achats envisagés ainsi que toutes les informations concernant le système d’acquisition, l’équipement électronique utilisé et les arrangements et spécifications techniques de connexion.

4.   Le modèle de contrat précise notamment:

a)

les dommages-intérêts prévus au titre de sanction du non-respect de ses clauses;

b)

les énonciations que doivent comporter les factures ou les pièces justificatives qui les appuient, conformément aux dispositions de l’article 102;

c)

que, lorsque les institutions sont les pouvoirs adjudicateurs, la loi applicable au contrat est le droit de l’Union, complété, si nécessaire, par le droit national spécifié dans le contrat;

d)

la juridiction compétente en cas de contentieux.

Aux fins du point c) du premier alinéa du présent paragraphe, dans le cas des marchés visés à l’article 121, paragraphe 1, le projet de contrat peut renvoyer exclusivement au droit national.

5.   Les pouvoirs adjudicateurs peuvent exiger des informations sur la part du marché que le soumissionnaire entend sous-traiter et sur l’identité des sous-traitants. Outre les informations visées à l’article 143, le pouvoir adjudicateur peut également exiger du candidat ou du soumissionnaire qu’il fournisse des informations sur les capacités financières, économiques, techniques et professionnelles, visées aux articles 146, 147 et 148, du sous-traitant envisagé, notamment lorsque la sous-traitance représente une part importante du marché.

Article 139

Spécifications techniques

(Article 105 du règlement financier)

1.   Les spécifications techniques doivent permettre l’égalité d’accès des candidats et soumissionnaires et ne pas avoir pour effet de créer des obstacles injustifiés à l’ouverture des marchés à la concurrence.

Elles définissent les caractéristiques requises d’un produit, d’un service ou d’un matériau ou ouvrage au regard de l’usage auquel ils sont destinés par le pouvoir adjudicateur.

2.   Les caractéristiques visées au paragraphe 1 incluent:

a)

les niveaux de qualité;

b)

la performance environnementale;

c)

chaque fois que possible, les critères d’accessibilité pour les personnes handicapées ou la conception pour tous les utilisateurs;

d)

les niveaux et procédures d’évaluation de la conformité;

e)

la propriété d’emploi;

f)

la sécurité ou les dimensions, y compris les prescriptions applicables aux fournitures pour la dénomination de vente et les instructions d’utilisation et pour tous les marchés, la terminologie, les symboles, les essais et méthodes d’essai, l’emballage, le marquage et l’étiquetage, les procédures et méthodes de production;

g)

pour les marchés de travaux, les procédures relatives à l’assurance de la qualité, ainsi que les règles de conception et de calcul des ouvrages, les conditions d’essai, de contrôle et de réception des ouvrages et les techniques ou méthodes de construction et toutes les autres conditions de caractère technique que le pouvoir adjudicateur est à même de prescrire, par voie de réglementation particulière ou générale, en ce qui concerne les ouvrages terminés et les matériaux ou éléments les constituant.

3.   Les spécifications techniques sont définies selon les modalités suivantes:

a)

soit par référence à des normes européennes, à des agréments techniques européens, à des spécifications techniques communes lorsqu’elles existent, à des normes internationales, à d’autres référentiels techniques élaborés par les organismes européens de normalisation ou à défaut, à leurs équivalents nationaux. Chaque référence est accompagnée de la mention «ou équivalent»;

b)

soit en termes de performances ou d’exigences fonctionnelles pouvant inclure des caractéristiques environnementales et devant être suffisamment précises pour permettre aux soumissionnaires de déterminer l’objet du marché et aux pouvoirs adjudicateurs d’attribuer le marché;

c)

soit par un mélange des deux procédés.

4.   Lorsque les pouvoirs adjudicateurs font usage de la possibilité de se référer aux spécifications visées au paragraphe 3, point a), ils ne peuvent pas rejeter une offre au motif qu’elle ne serait pas conforme auxdites spécifications dès lors que le soumissionnaire ou candidat prouve, à la satisfaction du pouvoir adjudicateur, par tout moyen approprié, qu’il répond de manière équivalente aux exigences posées.

Un dossier technique du fabricant ou un rapport d’essai d’un organisme reconnu peut constituer un moyen approprié.

5.   Lorsque les pouvoirs adjudicateurs font usage de la possibilité, prévue au paragraphe 3, point b), de prescrire des spécifications en termes de performances ou d’exigences fonctionnelles, ils ne peuvent rejeter une offre conforme à une norme nationale transposant une norme européenne, à un agrément technique européen, à une spécification technique commune, à une norme internationale ou à des référentiels techniques élaborés par les organismes européens de normalisation, si ces spécifications visent les performances ou les exigences fonctionnelles requises.

Le soumissionnaire est tenu de prouver, à la satisfaction du pouvoir adjudicateur et par tout moyen approprié, que son offre répond aux performances ou exigences fonctionnelles fixées par le pouvoir adjudicateur. Un dossier technique du fabricant ou un rapport d’essai d’un organisme reconnu peut constituer un moyen approprié.

6.   Lorsque les pouvoirs adjudicateurs prescrivent des caractéristiques environnementales en termes de performances ou d’exigences fonctionnelles, ils peuvent utiliser les spécifications détaillées ou, si besoin est, des parties de celles-ci, telles que définies par les labels écologiques européens, plurinationaux, nationaux ou par tout autre label écologique pour autant que les conditions suivantes soient remplies:

a)

les spécifications utilisées sont appropriées pour définir les caractéristiques des fournitures ou des prestations faisant l’objet du marché;

b)

les exigences du label sont établies sur la base d’une information scientifique;

c)

les labels écologiques sont adoptés par un processus auquel toutes les parties concernées, telles que les organismes gouvernementaux, les consommateurs, les fabricants, les distributeurs et les organisations environnementales peuvent participer;

d)

les labels écologiques sont accessibles à toutes les parties intéressées.

7.   Les pouvoirs adjudicateurs peuvent indiquer que les produits ou services munis du label écologique sont présumés satisfaire aux spécifications techniques définies dans le cahier des charges. Ils acceptent tout autre moyen de preuve approprié, tel qu’un dossier technique du fabricant ou un rapport d’essai d’un organisme reconnu. Un organisme reconnu aux fins des paragraphes 4, 5 et 6 est un laboratoire d’essai ou de calibrage ou un organisme d’inspection et de certification conforme aux normes européennes applicables.

8.   Sauf cas exceptionnels dûment justifiés par l’objet du marché, ces spécifications ne peuvent mentionner une fabrication ou provenance déterminées ou obtenues selon des procédés particuliers, ni se référer à une marque, un brevet, un type, une origine ou une production déterminés qui auraient pour effet de favoriser ou d’éliminer certains produits ou opérateurs économiques.

Dans les cas où une définition suffisamment précise et intelligible de l’objet du marché est impossible, une telle mention ou référence est accompagnée des termes «ou équivalent».

Article 140

Révision des prix

(Article 105 du règlement financier)

1.   Les documents d’appel à la concurrence établissent si l’offre doit être faite à prix ferme et non révisable.

2.   Dans le cas contraire, ils établissent les conditions et les formules selon lesquelles le prix peut être révisé en cours de contrat. Le pouvoir adjudicateur tient alors notamment compte:

a)

de la nature du marché et de la conjoncture économique dans laquelle il aura lieu;

b)

de la nature et de la durée des tâches et du contrat;

c)

de ses intérêts financiers.

Article 141

Activités illégales entraînant l’exclusion

(Article 106 du règlement financier)

Les cas visés à l’article 106, paragraphe 1, point e), du règlement financier couvrent toutes les activités illégales portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union et notamment:

a)

les cas de fraude visés à l’article 1er de la convention relative à la protection des intérêts financiers des Communautés européennes, établie par l’acte du Conseil du 26 juillet 1995 (12);

b)

les cas de corruption visés à l’article 3 de la convention relative à la lutte contre la corruption impliquant des fonctionnaires des Communautés européennes ou des fonctionnaires des États membres de l’Union européenne, établie par l’acte du Conseil du 26 mai 1997 (13);

c)

les cas de participation à une organisation criminelle telle que définie à l’article 2 de la décision-cadre 2008/841/JAI du Conseil (14);

d)

les cas de blanchiment de capitaux tels que définis à l’article 1er de la directive 2005/60/CE du Parlement européen et du Conseil (15);

e)

les cas d’infractions terroristes ou d’infractions liées aux activités terroristes, et le fait d’inciter à commettre de telles infractions, de s’en rendre complice, ou de tenter de les commettre, tels que définis aux articles 1er, 3 et 4 de la décision-cadre 2002/475/JAI du Conseil (16).

Article 142

Application des critères d’exclusion et durée de l’exclusion

(Articles 106, 107, 108 et 109 du règlement financier)

1.   Afin de déterminer la durée de l’exclusion et de veiller au respect du principe de proportionnalité, l’institution compétente prend particulièrement en compte la gravité des faits, notamment leurs incidences sur les intérêts financiers et l’image de l’Union et le temps écoulé depuis l’infraction, sa durée et sa répétition, l’intention ou le degré de négligence de l’entité en cause et les mesures prises par celle-ci pour remédier à la situation.

Lorsqu’elle détermine la durée d’exclusion, l’institution responsable donne au candidat ou soumissionnaire concerné la possibilité d’exprimer son point de vue.

Lorsque la durée de l’exclusion est déterminée, conformément au droit applicable, par les autorités ou organismes visés à l’article 108, paragraphes 2 et 3, du règlement financier, la Commission applique cette durée dans la limite de la durée maximale prévue à l’article 106, paragraphe 4, du règlement financier. La durée visée à l’article 106, paragraphe 4, du règlement financier est fixée à cinq ans au maximum, calculée à partir des dates suivantes:

a)

à compter de la date du jugement ayant autorité de chose jugée dans les cas visés à l’article 106, paragraphe 1, points b) et e), du règlement financier;

b)

à compter de la date à laquelle a eu lieu le manquement ou, en cas de manquements continus ou répétés, à la date à laquelle le manquement a pris fin, dans les cas visés à l’article 106, paragraphe 1, point c), du règlement financier lorsque la faute porte sur des marchés avec l’institution concernée.

Aux fins du point b) du troisième alinéa, si la faute professionnelle grave a été constatée par une décision d’une autorité publique ou d’une organisation internationale, la date de la décision fait foi.

Cette durée d’exclusion peut être portée à dix ans en cas de récidive dans les cinq ans qui suivent la date visée au troisième alinéa, points a) et b), sous réserve des dispositions du paragraphe 1.

2.   Les candidats et les soumissionnaires sont exclus d’une procédure de passation de marché ou d’octroi de subvention aussi longtemps qu’ils se trouvent dans l’une des situations visées aux points a) et d) de l’article 106, paragraphe 1, du règlement financier.

Article 143

Moyens de preuve

(Articles 106 et 107 du règlement financier)

1.   Les candidats et soumissionnaires fournissent une attestation sur l’honneur, dûment datée et signée, mentionnant qu’ils ne se trouvent pas dans une des situations visées aux articles 106 et 107 du règlement financier.

Cependant, en cas de procédure restreinte, de dialogue compétitif et de procédure négociée après publication d’un avis de marché, lorsque le pouvoir adjudicateur limite le nombre des candidats à inviter à négocier ou à soumissionner, tous les candidats fournissent les certificats visés au paragraphe 3.

En fonction de son évaluation des risques, le pouvoir adjudicateur peut s’abstenir d’exiger l’attestation visée au premier alinéa dans les cas des marchés visés à l’article 137, paragraphe 2. Toutefois, dans les cas des marchés visés à l’article 265, paragraphe 1, à l’article 267, paragraphe 1, et à l’article 269, paragraphe 1, le pouvoir adjudicateur peut s’abstenir d’exiger cette déclaration pour les marchés d’une valeur inférieure ou égale à 20 000 EUR.

2.   Le soumissionnaire auquel le marché est à attribuer fournit, dans le délai défini par le pouvoir adjudicateur et avant la signature du contrat, la preuve visée au paragraphe 3 du présent article, confirmant l’attestation visée au paragraphe 1 du présent article dans les cas suivants:

a)

pour les marchés passés par les institutions pour leur propre compte, d’une valeur supérieure ou égale aux seuils visés à l’article 170, paragraphe 1;

b)

pour les marchés dans le domaine des actions extérieures ayant une valeur supérieure ou égale aux seuils fixés à l’article 265, paragraphe 1, point a), à l’article 267, paragraphe 1, point a), ou à l’article 269, paragraphe 1, point a).

Pour les marchés d’une valeur inférieure aux seuils visés aux points a) et b) du premier alinéa du présent paragraphe, le pouvoir adjudicateur peut, s’il a des doutes quant à la question de savoir si le soumissionnaire auquel le marché est à attribuer se trouve dans l’un des cas d’exclusion, exiger de celui-ci qu’il fournisse la preuve visée au paragraphe 3.

3.   Le pouvoir adjudicateur accepte comme preuve suffisante que le candidat ou le soumissionnaire auquel le marché est à attribuer ne se trouve pas dans un des cas mentionnés à l’article 106, paragraphe 1, points a), b) ou e), du règlement financier, un extrait récent du casier judiciaire ou, à défaut, un document équivalent délivré récemment par une autorité judiciaire ou administrative du pays d’origine ou de provenance, dont il résulte que ces exigences sont satisfaites. Le pouvoir adjudicateur accepte comme preuve suffisante que le candidat ou le soumissionnaire ne se trouve pas dans le cas mentionné à l’article 106, paragraphe 1, point a) ou d), du règlement financier, un certificat récent délivré par l’autorité compétente de l’État concerné.

Lorsque le document ou le certificat visé au paragraphe 1 du présent article n’est pas délivré par le pays concerné, et pour les autres cas d’exclusion visés à l’article 106 du règlement financier, il peut être remplacé par une déclaration sous serment ou, à défaut, solennelle faite par l’intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié du pays d’origine ou de provenance.

4.   Suivant la législation nationale du pays d’établissement du candidat ou du soumissionnaire, les documents énumérés aux paragraphes 1 et 3 concernent les personnes morales et les personnes physiques, y compris, dans les cas où le pouvoir adjudicateur l’estime nécessaire, les chefs d’entreprise ou toute personne ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle du candidat ou du soumissionnaire.

5.   Lorsqu’ils ont des doutes quant à la question de savoir si les candidats ou soumissionnaires se trouvent dans l’un des cas d’exclusion, les pouvoirs adjudicateurs peuvent s’adresser eux-mêmes aux autorités compétentes visées au paragraphe 3 pour obtenir les informations qu’ils estiment nécessaires sur ledit cas.

6.   Le pouvoir adjudicateur peut exonérer un candidat ou un soumissionnaire de l’obligation de produire les preuves documentaires visées au paragraphe 3 si de telles preuves lui ont déjà été présentées aux fins d’une autre procédure de passation de marchés et pour autant que la date de délivrance des documents en question ne remonte pas à plus d’un an et qu’ils soient toujours valables.

En pareil cas, le candidat ou le soumissionnaire atteste sur l’honneur que les preuves documentaires ont déjà été fournies lors d’une procédure de passation de marchés antérieure et qu’aucun changement n’est intervenu dans sa situation.

7.   Lorsque le pouvoir adjudicateur le demande, le candidat ou le soumissionnaire présente une attestation sur l’honneur du sous-traitant envisagé, certifiant qu’il ne se trouve pas dans l’une des situations visées aux articles 106 et 107 du règlement financier.

En cas de doute concernant cette attestation sur l’honneur, le pouvoir adjudicateur demande les preuves visées aux paragraphes 3 et 4. Le cas échéant, le paragraphe 5 s’applique.

Article 144

Base de données centrale

(Article 108 du règlement financier)

1.   Les institutions, agences exécutives et organismes visés à l’article 108, paragraphe 1, du règlement financier communiquent à la Commission, dans le format défini par celle-ci, des informations permettant d’identifier les tiers qui sont dans l’une des situations visées à l’article 106, à l’article 107 ou à l’article 109, paragraphe 1, point b), et paragraphe 2, point a), du règlement financier, ainsi que les motifs et la durée de l’exclusion.

Ils communiquent aussi des informations concernant les personnes ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle sur des tiers ayant le statut de personnes morales, lorsque lesdites personnes se sont trouvées dans l’une des situations visées à l’article 106, à l’article 107 ou à l’article 109, paragraphe 1, point b), et paragraphe 2, point a), du règlement financier.

Les autorités et organismes visés à l’article 108, paragraphes 2 et 3, du règlement financier communiquent à la Commission, dans le format défini par celle-ci, des informations permettant d’identifier les tiers qui se trouvent dans l’une des situations visées à l’article 106, paragraphe 1, point e), du règlement financier, lorsque leur conduite a porté atteinte aux intérêts financiers de l’Union, et les personnes ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle sur des tiers ayant le statut de personnes morales, telles que:

a)

le type de condamnation dont ils ont fait l’objet;

b)

la durée de l’exclusion des procédures de passation de marchés, le cas échéant.

2.   Les institutions, agences, autorités et organismes visés au paragraphe 1 désignent les personnes habilitées à communiquer à la Commission, et à recevoir d’elle, les informations contenues dans la base de données.

Dans le cas des institutions, agences, autorités et organismes visés à l’article 108, paragraphe 1, du règlement financier, les personnes désignées transmettent les informations dès que possible au comptable de la Commission et demandent, selon le cas, l’introduction, la modification ou la suppression de données dans la base.

Dans le cas des autorités et organismes visés à l’article 108, paragraphe 2, du règlement financier, les personnes désignées transmettent les informations requises à l’ordonnateur de la Commission responsable du programme ou de l’action en question, dans les trois mois qui suivent le prononcé du jugement pertinent.

Le comptable de la Commission procède à l’introduction, à la modification ou à la suppression de données dans la base. Au moyen d’un protocole sécurisé, il fournit chaque mois aux personnes désignées des données validées contenues dans la base.

3.   Les institutions, agences, autorités et organismes visés au paragraphe 1 certifient à la Commission que les informations communiquées par eux ont été établies et transmises conformément aux principes énoncés dans le règlement (CE) no 45/2001 et dans la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil (17) concernant la protection des données à caractère personnel.

En particulier, ils informent au préalable les tiers ou les personnes visés au paragraphe 1 que les données les concernant peuvent être introduites dans la base et être communiquées par la Commission aux personnes désignées visées au paragraphe 2. Ils mettent à jour, le cas échéant, les informations transmises, à la suite d’une rectification ou d’un effacement ou de toute modification des données.

Toute personne enregistrée dans la base de données a le droit d’être informée des données enregistrées la concernant, sur demande à adresser au comptable de la Commission.

4.   Les États membres prennent les mesures appropriées pour aider la Commission à gérer la base de données de manière efficace, conformément à la directive 95/46/CE.

Des modalités appropriées sont prévues dans les accords avec les autorités des pays tiers et les organismes visés à l’article 108, paragraphes 2 et 3, du règlement financier afin de veiller au respect des présentes dispositions et des principes relatifs à la protection des données à caractère personnel.

Article 145

Sanctions administratives et financières

(Articles 109 et 131 du règlement financier)

1.   Sans préjudice de l’application de sanctions contractuelles, les candidats ou soumissionnaires et les contractants qui ont fait de fausses déclarations, qui ont commis des erreurs substantielles, des irrégularités ou une fraude ou qui ont été déclarés en défaut grave d’exécution de leurs obligations contractuelles peuvent être exclus des marchés et subventions financés sur le budget de l’Union pour une durée maximale de cinq ans à compter de la date du constat du manquement, confirmé à la suite d’un échange contradictoire avec le candidat, le soumissionnaire ou le contractant.

Cette durée peut être portée à dix ans en cas de récidive dans les cinq ans qui suivent la date visée au premier alinéa.

2.   Les soumissionnaires ou candidats qui ont fait de fausses déclarations, qui ont commis des erreurs substantielles, des irrégularités ou une fraude peuvent en outre être frappés de sanctions financières représentant 2 à 10 % de la valeur totale estimée du marché en cours d’attribution.

Les contractants déclarés en défaut grave d’exécution de leurs obligations contractuelles peuvent être frappés de sanctions financières représentant 2 à 10 % de la valeur totale du contrat en cause.

Ce taux peut être majoré pour atteindre 4 à 20 % en cas de récidive dans les cinq ans qui suivent la date visée au premier alinéa du paragraphe 1.

3.   L’institution détermine les sanctions administratives ou financières en tenant compte en particulier des éléments visés à l’article 142, paragraphe 1.

Article 146

Critères de sélection

(Article 110, paragraphe 1, du règlement financier)

1.   Les pouvoirs adjudicateurs établissent des critères de sélection clairs et non discriminatoires.

2.   Les critères de sélection s’appliquent dans toute procédure de passation de marchés afin que soit évaluée la capacité financière, économique, technique et professionnelle du candidat ou du soumissionnaire.

Le pouvoir adjudicateur peut fixer des niveaux minimaux de capacité en deçà desquels des candidats ne peuvent pas être retenus.

3.   Tout soumissionnaire ou candidat peut être invité à justifier de son autorisation à produire l’objet visé par le marché selon le droit national: inscription au registre du commerce ou de la profession ou déclaration sous serment ou certificat, appartenance à une organisation spécifique, autorisation expresse, inscription au registre de la taxe sur la valeur ajoutée (ci-après dénommée la «TVA»).

4.   Les pouvoirs adjudicateurs précisent, dans l’avis de marché ou d’appel à manifestation d’intérêt ou dans l’invitation à soumissionner, les références choisies pour preuve du statut et de la capacité juridique des soumissionnaires ou candidats.

5.   L’étendue des informations demandées par le pouvoir adjudicateur pour preuve de la capacité financière, économique, technique et professionnelle du candidat ou soumissionnaire et les niveaux minimaux de capacité exigés conformément au paragraphe 2, ne peuvent aller au-delà de l’objet du marché et tiennent compte des intérêts légitimes des opérateurs économiques, en ce qui concerne en particulier la protection des secrets techniques et commerciaux de l’entreprise.

6.   Le pouvoir adjudicateur peut, en fonction de son évaluation des risques, décider de ne pas exiger la preuve de la capacité financière, économique, technique et professionnelle du candidat ou du soumissionnaire dans le cas des marchés suivants:

a)

marchés passés par les institutions pour leur propre compte, dont la valeur ne dépasse pas celle visée à l’article 137, paragraphe 1;

b)

marchés passés dans le domaine des actions extérieures, dont la valeur est inférieure aux seuils visés à l’article 265, paragraphe 1, point a), à l’article 267, paragraphe 1, point a), ou à l’article 269, paragraphe 1, point a).

Lorsque le pouvoir adjudicateur décide de ne pas exiger la preuve de la capacité financière, économique, technique et professionnelle du candidat ou du soumissionnaire, aucun préfinancement n’est effectué, sauf si une garantie financière d’un montant équivalent est fournie.

Article 147

Capacité financière et économique

(Article 110, paragraphe 1, du règlement financier)

1.   La justification de la capacité financière et économique peut notamment être apportée par un ou plusieurs des documents suivants:

a)

des déclarations appropriées de banques ou, le cas échéant, la preuve d’une assurance des risques professionnels;

b)

les états financiers portant au plus sur les trois derniers exercices clos;

c)

une déclaration concernant le chiffre d’affaires global et le chiffre d’affaires concernant les travaux, fournitures ou services auxquels se réfère le marché, réalisés au cours d’une période pouvant porter au plus sur les trois derniers exercices disponibles.

2.   Le pouvoir adjudicateur peut exonérer un candidat ou un soumissionnaire de l’obligation de produire les preuves documentaires visées au paragraphe 1 si de telles preuves lui ont déjà été présentées aux fins d’une autre procédure de passation de marchés et pour autant que les documents en question satisfassent toujours aux dispositions du paragraphe 1.

Si, pour une raison exceptionnelle que le pouvoir adjudicateur estime justifiée, le soumissionnaire ou candidat n’est pas en mesure de produire les références demandées, il est autorisé à prouver sa capacité économique et financière par tout moyen jugé approprié par le pouvoir adjudicateur.

3.   Un opérateur économique peut, le cas échéant et pour un marché déterminé, faire valoir les capacités d’autres entités, quelle que soit la nature juridique des liens existant entre lui-même et ces entités. Il doit dans ce cas prouver au pouvoir adjudicateur qu’il disposera des moyens nécessaires pour l’exécution du marché, par exemple par la production de l’engagement de ces entités de les mettre à sa disposition.

Le pouvoir adjudicateur peut exiger que l’opérateur économique et les entités visées au premier alinéa soient solidairement responsables de l’exécution du marché.

Dans les mêmes conditions, un groupement d’opérateurs économiques visé à l’article 121, paragraphe 5, peut faire valoir les capacités des participants au groupement ou d’autres entités.

Article 148

Capacité technique et professionnelle

(Article 110, paragraphe 1, du règlement financier)

1.   La capacité technique et professionnelle des opérateurs économiques est évaluée et vérifiée conformément aux dispositions des paragraphes 2 et 3. Dans les procédures de passation de marchés publics ayant pour objet des fournitures nécessitant des travaux de pose ou d’installation, la prestation de services et/ou l’exécution de travaux, cette capacité est évaluée en tenant compte, notamment, de leur savoir-faire, de leur efficacité, de leur expérience et de leur fiabilité.

2.   La capacité technique et professionnelle des opérateurs économiques peut être justifiée, selon la nature, la quantité ou l’importance et l’utilisation des fournitures, services ou travaux à fournir, sur la base d’un ou de plusieurs des documents suivants:

a)

l’indication des titres d’études et professionnels du prestataire ou de l’entrepreneur et/ou des cadres de l’entreprise et, en particulier, du ou des responsables de la prestation ou de la conduite des travaux;

b)

la présentation d’une liste:

i)

des principaux services et livraisons de fournitures effectués au cours des trois dernières années, indiquant leur montant, leur date et leur destinataire, public ou privé;

ii)

des travaux exécutés au cours des cinq dernières années, indiquant leur montant, leur date et leur lieu;

c)

une description de l’équipement technique, de l’outillage et du matériel employés par l’entreprise pour exécuter un marché de services ou de travaux;

d)

une description de l’équipement technique et des mesures employées pour s’assurer de la qualité des fournitures et services, ainsi que des moyens d’étude et de recherche de l’entreprise;

e)

l’indication des techniciens ou des organismes techniques, qu’ils soient ou non intégrés à l’entreprise, en particulier de ceux qui sont responsables du contrôle de la qualité;

f)

en ce qui concerne les fournitures, des échantillons, descriptions et/ou photographies authentiques et/ou des certificats établis par des instituts ou services officiels chargés du contrôle de la qualité, reconnus compétents et attestant la conformité des produits aux spécifications ou normes en vigueur;

g)

une déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du prestataire ou de l’entrepreneur et l’importance du personnel d’encadrement pendant les trois dernières années;

h)

l’indication de la part du marché que le prestataire de services a éventuellement l’intention de sous-traiter;

i)

pour les marchés publics de travaux et de services et uniquement dans les cas appropriés, l’indication des mesures de gestion environnementale que l’opérateur économique pourra appliquer lors de la réalisation du marché.

Lorsque le destinataire des services et livraisons visés au premier alinéa, point b) i), était un pouvoir adjudicateur, les opérateurs économiques fournissent la justification desdits services et prestations sous la forme de certificats émis ou contresignés par l’autorité compétente.

Aux fins du premier alinéa, point b) ii), la liste des travaux les plus importants est accompagnée de certificats de bonne exécution précisant s’ils ont été effectués dans les règles de l’art et menés régulièrement à bonne fin.

3.   Lorsque les services ou produits à fournir sont complexes ou que, à titre exceptionnel, ils doivent répondre à un but particulier, la capacité technique et professionnelle peut être justifiée par un contrôle effectué par le pouvoir adjudicateur ou, au nom de celui-ci, par un organisme officiel compétent du pays dans lequel le prestataire ou fournisseur est établi, sous réserve de l’accord de cet organisme. Ce contrôle porte sur la capacité technique du prestataire et les capacités de production du fournisseur et, si nécessaire, sur les moyens d’étude et de recherche dont ils disposent ainsi que sur les mesures qu’ils prennent pour contrôler la qualité.

4.   Lorsque les pouvoirs adjudicateurs demandent la production de certificats établis par des organes indépendants attestant que l’opérateur économique se conforme à certaines normes de garantie de la qualité, ils se reportent aux systèmes d’assurance-qualité fondés sur les séries de normes européennes en la matière et certifiés par des organismes accrédités. Toutefois, les pouvoirs adjudicateurs acceptent également d’autres preuves de mesures équivalentes d’assurance-qualité produites par les opérateurs économiques, si ceux-ci n’ont pas accès à ces certificats ou n’ont aucune possibilité de les obtenir dans les délais fixés.

5.   Lorsque les pouvoirs adjudicateurs demandent la production de certificats établis par des organismes indépendants, attestant que l’opérateur économique se conforme à certains systèmes ou normes de gestion environnementale, ils se reportent au système de management environnemental et d’audit de l’Union européenne ou à d’autres systèmes de gestion environnementale reconnus conformément à l’article 45 du règlement (CE) no 1221/2009 du Parlement européen et du Conseil (18) ou à d’autres normes de gestion environnementale fondées sur les normes européennes ou internationales en la matière élaborées par des organismes accrédités. Ils reconnaissent les certificats équivalents d’organismes établis dans d’autres États membres. Ils acceptent également d’autres preuves de mesures équivalentes de gestion environnementale produites par les opérateurs économiques.

6.   Un opérateur économique peut, le cas échéant et pour un marché déterminé, faire valoir les capacités d’autres entités, quelle que soit la nature juridique des liens existant entre lui-même et ces entités. Il doit dans ce cas prouver au pouvoir adjudicateur qu’il disposera des moyens nécessaires pour l’exécution du marché, par exemple par la production de l’engagement de ces entités de les mettre à sa disposition.

Dans les mêmes conditions, un groupement d’opérateurs économiques visé à l’article 121, paragraphe 5, peut faire valoir les capacités des participants au groupement ou d’autres entités.

7.   Pour les marchés de travaux, les marchés de services et les travaux de pose et d’installation dans le contexte d’un marché de fournitures, le pouvoir adjudicateur peut exiger que certaines tâches essentielles soient effectuées directement par le soumissionnaire lui-même ou, si l’offre est soumise par un groupement d’opérateurs économiques comme visé à l’article 121, paragraphe 6, par un participant au groupement.

8.   Les pouvoirs adjudicateurs peuvent conclure que les opérateurs économiques n’assureront pas un niveau de qualité approprié dans l’exécution du marché s’ils établissent que ces opérateurs se trouvent dans une situation de conflit d’intérêts qui pourrait avoir une incidence négative sur l’exécution du marché.

Article 149

Modalités et critères d’attribution

(Article 110, paragraphe 2, du règlement financier)

1.   Sans préjudice de l’article 107 du règlement financier, deux modalités d’attribution d’un marché sont possibles:

a)

par adjudication, auquel cas le marché est attribué à l’offre présentant le prix le plus bas parmi les offres régulières et conformes;

b)

par attribution à l’offre économiquement la plus avantageuse.

2.   Pour déterminer l’offre économiquement la plus avantageuse, le pouvoir adjudicateur doit prendre en considération le prix proposé et d’autres critères qualitatifs justifiés par l’objet du marché tels que la valeur technique, le caractère esthétique et fonctionnel, les caractéristiques environnementales, le coût d’utilisation, la rentabilité, le délai d’exécution ou de livraison, le service après-vente et l’assistance technique. Le pouvoir adjudicateur peut fixer des niveaux de qualité minimaux. Les offres inférieures à ces niveaux de qualité sont rejetées.

3.   Le pouvoir adjudicateur précise la pondération relative qu’il confère à chacun des critères choisis pour déterminer l’offre économiquement la plus avantageuse dans l’avis de marché ou dans le cahier des charges ou le document descriptif. Cette pondération peut être exprimée au moyen d’une fourchette dont l’écart maximal doit être approprié.

La pondération relative du critère prix par rapport aux autres critères ne doit pas conduire à neutraliser le critère prix dans le choix de l’attributaire du marché, sans préjudice des barèmes fixés par l’institution pour la rémunération de certains services, tels que ceux prestés par des experts évaluateurs.

Si, dans des cas exceptionnels, la pondération n’est techniquement pas possible, notamment en raison de l’objet du marché, le pouvoir adjudicateur y précise seulement l’ordre décroissant d’importance d’application des critères.

Article 150

Utilisation d’enchères électroniques

(Article 110, paragraphe 2, du règlement financier)

1.   Les pouvoirs adjudicateurs peuvent recourir à des enchères électroniques où sont présentés de nouveaux prix, révisés à la baisse, et/ou de nouvelles valeurs portant sur certains éléments des offres.

Aux fins du premier alinéa, les pouvoirs adjudicateurs utilisent un processus électronique itératif (enchère électronique) qui intervient après une première évaluation complète des offres, permettant que leur classement puisse être effectué par un traitement automatique.

2.   Dans les procédures ouvertes, restreintes ou négociées dans le cas visé à l’article 135, paragraphe 1, point a), les pouvoirs adjudicateurs peuvent décider que l’attribution d’un marché public est précédée d’une enchère électronique lorsque les spécifications de l’appel d’offres peuvent être établies de manière précise.

Dans les mêmes conditions, l’enchère électronique peut être utilisée lors de la remise en concurrence des parties à un contrat-cadre visé à l’article 122, paragraphe 3, point b), et de la mise en concurrence des marchés à passer dans le cadre du système d’acquisition dynamique visé à l’article 131.

L’enchère électronique porte soit sur les seuls prix, lorsque le marché est attribué au prix le plus bas, soit sur les prix et/ou sur les valeurs des éléments des offres indiqués dans le cahier des charges, lorsque le marché est attribué à l’offre économiquement la plus avantageuse.

3.   Les pouvoirs adjudicateurs qui décident de recourir à une enchère électronique en font mention dans l’avis de marché.

Le cahier des charges comporte, entre autres, les informations suivantes:

a)

les éléments dont les valeurs feront l’objet de l’enchère électronique, pour autant que ces éléments soient quantifiables de manière à être exprimés en chiffres ou en pourcentages;

b)

les limites éventuelles des valeurs qui pourront être présentées, telles qu’elles résultent des spécifications de l’objet du marché;

c)

les informations qui seront mises à la disposition des soumissionnaires au cours de l’enchère électronique et à quel moment elles seront, le cas échéant, mises à leur disposition;

d)

les informations pertinentes sur le déroulement de l’enchère électronique;

e)

les conditions dans lesquelles les soumissionnaires pourront enchérir et notamment les écarts minimaux qui, le cas échéant, seront exigés pour enchérir;

f)

les informations pertinentes sur le dispositif électronique utilisé et sur les modalités et spécifications techniques de connexion.

4.   Avant de procéder à l’enchère électronique, les pouvoirs adjudicateurs effectuent une première évaluation complète des offres conformément aux critères d’attribution et à leur pondération tels que fixés.

Tous les soumissionnaires ayant présenté des offres recevables sont invités simultanément par moyens électroniques à présenter des nouveaux prix et/ou des nouvelles valeurs; l’invitation contient toute information pertinente pour la connexion individuelle au dispositif électronique utilisé et précise la date et l’heure du début de l’enchère électronique. L’enchère électronique peut se dérouler en plusieurs phases successives. Elle ne peut débuter au plus tôt que deux jours ouvrables à compter de la date d’envoi des invitations.

5.   Lorsque l’attribution est faite à l’offre économiquement la plus avantageuse, l’invitation est accompagnée par le résultat de l’évaluation complète de l’offre du soumissionnaire concerné, effectuée conformément à la pondération prévue à l’article 149, paragraphe 3, premier alinéa.

L’invitation mentionne également la formule mathématique qui déterminera lors de l’enchère électronique les reclassements automatiques en fonction des nouveaux prix et/ou des nouvelles valeurs présentés. Cette formule intègre la pondération de tous les critères fixés pour déterminer l’offre économiquement la plus avantageuse, telle qu’indiquée dans l’avis de marché ou dans le cahier des charges. À cette fin, les éventuelles fourchettes doivent être exprimées au préalable par une valeur déterminée.

Dans le cas où des variantes sont autorisées, des formules doivent être fournies séparément pour chaque variante.

6.   Au cours de chaque phase de l’enchère électronique, les pouvoirs adjudicateurs communiquent instantanément à tous les soumissionnaires au moins les informations qui leur permettent de connaître à tout moment leur classement respectif. Ils peuvent également communiquer d’autres informations concernant d’autres prix ou d’autres valeurs présentés à condition que cela soit indiqué dans le cahier des charges. Ils peuvent également, à tout moment, annoncer le nombre des participants à la phase de l’enchère. Cependant, en aucun cas, ils ne peuvent divulguer l’identité des soumissionnaires pendant le déroulement des phases de l’enchère électronique.

7.   Les pouvoirs adjudicateurs clôturent l’enchère électronique selon une ou plusieurs des modalités suivantes:

a)

ils indiquent, dans l’invitation à participer à l’enchère, la date et l’heure fixées au préalable;

b)

lorsqu’ils ne reçoivent plus de nouveaux prix ou de nouvelles valeurs répondant aux exigences relatives aux écarts minimaux;

c)

lorsque le nombre de phases d’enchère, fixé dans l’invitation à participer à l’enchère, a été réalisé.

Aux fins du point b) du premier alinéa, les pouvoirs adjudicateurs précisent, dans l’invitation à participer à l’enchère, le délai qu’ils observeront à partir de la réception de la dernière présentation avant de clore l’enchère électronique.

Lorsque les pouvoirs adjudicateurs ont décidé de clore l’enchère électronique conformément au point c) du premier alinéa, le cas échéant en combinaison avec les modalités prévues au point b) du premier alinéa, l’invitation à participer à l’enchère indique le calendrier de chaque phase d’enchères.

8.   Après avoir clos l’enchère électronique, les pouvoirs adjudicateurs attribuent le marché conformément à l’article 149 en fonction des résultats de l’enchère électronique.

Les pouvoirs adjudicateurs ne peuvent recourir aux enchères électroniques de façon abusive ou de manière à empêcher, restreindre ou fausser la concurrence ou de manière à modifier l’objet du marché, tel qu’il a été mis en concurrence par la publication de l’avis de marché et défini dans le cahier des charges.

Article 151

Offres anormalement basses

(Article 110, paragraphe 2, du règlement financier)

1.   Si, pour un marché donné, des offres apparaissent anormalement basses, le pouvoir adjudicateur, avant de rejeter ces offres pour ce seul motif, demande, par écrit, les précisions qu’il juge opportunes sur la composition de l’offre et vérifie de manière contradictoire cette composition en tenant compte des justifications fournies. Ces précisions peuvent concerner notamment le respect des dispositions concernant la protection et les conditions de travail en vigueur au lieu où la prestation est à réaliser.

Le pouvoir adjudicateur peut notamment prendre en considération des justifications tenant:

a)

à l’économie du procédé de fabrication, de la prestation de services ou du procédé de construction;

b)

aux solutions techniques adoptées ou aux conditions exceptionnellement favorables dont dispose le soumissionnaire;

c)

à l’originalité de l’offre du soumissionnaire.

2.   Si le pouvoir adjudicateur constate qu’une offre anormalement basse résulte de l’obtention d’une aide d’État, il ne peut rejeter cette offre, pour ce seul motif, que si le soumissionnaire ne peut faire la preuve, dans un délai raisonnable fixé par le pouvoir adjudicateur, que cette aide a été octroyée de manière définitive et suivant les procédures et les décisions précisées dans la réglementation de l’Union en matière d’aides d’État.

Article 152

Délais de réception des offres et demandes de participation

(Article 111, paragraphe 1, du règlement financier)

1.   Les pouvoirs adjudicateurs fixent en jours de calendrier les délais de forclusion pour la réception des offres et des demandes de participation. Ces délais sont suffisamment longs pour que les intéressés disposent d’un délai raisonnable et approprié pour préparer et déposer leurs offres, compte tenu notamment de la complexité du marché ou de la nécessité d’une visite des lieux ou d’une consultation sur place de documents annexés au cahier des charges.

2.   Dans les procédures ouvertes pour les marchés d’une valeur égale ou supérieure aux seuils visés à l’article 170, paragraphe 1, le délai minimal de réception des offres est de cinquante-deux jours à compter de la date d’envoi de l’avis de marché.

3.   Dans les procédures restreintes, en cas de recours au dialogue compétitif visé à l’article 132 et dans les procédures négociées comportant la publication d’un avis de marché pour les marchés dépassant les seuils visés à l’article 170, paragraphe 1, le délai minimal de réception des demandes de participation est de trente-sept jours à compter de la date d’envoi de l’avis de marché.

Dans les procédures restreintes pour des marchés d’une valeur égale ou supérieure aux seuils fixés à l’article 170, paragraphe 1, le délai minimal de réception des offres est de quarante jours à compter de la date d’envoi de l’invitation à soumissionner.

Toutefois, dans les procédures après appel à manifestation d’intérêt, visées à l’article 136, paragraphe 1, le délai minimal est de

a)

vingt et un jours à compter de la date d’envoi de l’invitation à soumissionner pour la réception des offres dans le cas de la procédure visée à l’article 136, paragraphe 1, point a), et à l’article 136, paragraphe 3, point b) i);

b)

dix jours pour la réception des demandes de participation et vingt et un jours pour la réception des offres dans le cas de la procédure en deux temps visée à l’article 136, paragraphe 3, point b) ii).

4.   Dans les cas où, conformément à l’article 123, paragraphe 2, les pouvoirs adjudicateurs ont envoyé pour publication un avis de pré-information ou publié eux-mêmes un avis de pré-information sur leur profil d’acheteur pour les marchés d’une valeur supérieure aux seuils prévus à l’article 170, paragraphe 1, le délai minimal pour la réception des offres peut être ramené en règle générale à trente-six jours et n’est en aucun cas inférieur à vingt-deux jours à compter de la date d’envoi de l’avis de marché ou de l’invitation à soumissionner.

La réduction du délai visée au premier alinéa n’est possible que si l’avis de pré-information répond aux conditions suivantes:

a)

il comporte toutes les informations requises dans l’avis de marché, pour autant que ces informations soient disponibles au moment de la publication de l’avis;

b)

il a été envoyé pour sa publication entre un minimum de cinquante-deux jours et un maximum de douze mois avant la date d’envoi de l’avis de marché.

5.   Les délais de réception des offres peuvent être réduits de cinq jours si, dès la date de publication de l’avis de marché ou d’appel à manifestation d’intérêt, tous les documents d’appel à la concurrence sont d’accès libre et direct par voie électronique.

Article 153

Délais pour l’accès aux documents d’appel à la concurrence

(Article 111, paragraphe 1, du règlement financier)

1.   Pour autant qu’ils aient été demandés en temps utile avant la date limite de présentation des offres, les cahiers des charges ou documents descriptifs dans la procédure visée à l’article 132 et les documents complémentaires sont envoyés à tous les opérateurs économiques qui ont demandé un cahier des charges ou manifesté un intérêt à dialoguer ou à soumissionner dans les cinq jours ouvrables suivant la réception de la demande, sous réserve du paragraphe 4. Les pouvoirs adjudicateurs ne sont pas tenus de répondre aux demandes de transmission présentées moins de cinq jours ouvrables avant la date limite de présentation des offres.

2.   Pour autant qu’ils aient été demandés en temps utile avant la date limite de présentation des offres, les renseignements complémentaires sur les cahiers des charges ou documents descriptifs ou documents complémentaires sont communiqués simultanément à tous les opérateurs économiques qui ont demandé un cahier des charges ou manifesté un intérêt à dialoguer ou à soumissionner dès que possible et au plus tard six jours de calendrier avant la date limite fixée pour la réception des offres ou, pour les demandes de renseignements reçues moins de huit jours de calendrier avant la date limite fixée pour la réception des offres, dans les meilleurs délais après la réception de la demande de renseignements. Les pouvoirs adjudicateurs ne sont pas tenus de répondre aux demandes de renseignements complémentaires présentées moins de cinq jours ouvrables avant la date limite de présentation des offres.

3.   Lorsque, pour quelque raison que ce soit, le cahier des charges et les documents ou renseignements complémentaires ne peuvent être fournis dans les délais fixés aux paragraphes 1 et 2 du présent article ou lorsque les offres ne peuvent être faites qu’à la suite d’une visite des lieux ou après consultation sur place de documents annexés au cahier des charges, les délais de réception des offres visés à l’article 152 sont prolongés afin que tous les opérateurs économiques puissent prendre connaissance de toutes les informations nécessaires pour la formulation des offres. Cette prolongation fait l’objet d’une publicité appropriée, selon les modalités prévues aux articles 123 à 126.

4.   Dans la procédure ouverte, y compris dans les systèmes d’acquisition dynamique visés à l’article 131, si tous les documents d’appels à la concurrence et les documents complémentaires sont d’accès libre, complet et direct par voie électronique, les dispositions du paragraphe 1 du présent article ne s’appliquent pas. L’avis de marché visé à l’article 123, paragraphe 3, mentionne alors l’adresse du site internet à laquelle ces documents peuvent être consultés.

Article 154

Délais en cas d’urgence

(Article 111, paragraphe 1, du règlement financier)

1.   Dans le cas où l’urgence, dûment motivée, rend impraticables les délais minimaux prévus à l’article 152, paragraphe 3, pour les procédures restreintes et les procédures négociées avec publication d’un avis de marché, les pouvoirs adjudicateurs peuvent fixer, en jours de calendrier, les délais suivants:

a)

pour la réception des demandes de participation, un délai qui ne peut être inférieur à quinze jours à compter de la date d’envoi de l’avis de marché ou à dix jours si l’avis est envoyé à l’Office des publications par voie électronique;

b)

pour la réception des offres, un délai qui ne peut être inférieur à dix jours à compter de la date d’envoi de l’invitation à soumissionner.

2.   Dans le cadre des procédures restreintes et des procédures négociées accélérées, les renseignements complémentaires sur les cahiers des charges sont communiqués à tous les candidats ou soumissionnaires au plus tard quatre jours de calendrier avant la date limite fixée pour la réception des offres pour autant qu’ils aient été demandés en temps utile.

Article 155

Modalités de communication

(Article 111, paragraphe 1, du règlement financier)

1.   Les modalités de remise des offres et des demandes de participation sont déterminées par le pouvoir adjudicateur, qui peut choisir un mode exclusif de communication. Les offres et les demandes de participation peuvent être présentées par lettre ou par moyen électronique. En outre, les demandes de participation peuvent être transmises par télécopieur.

Les moyens de communication retenus doivent être couramment à la disposition du public et ne peuvent avoir pour effet de restreindre l’accès des opérateurs économiques à la procédure de passation de marchés.

Les moyens de communication retenus permettent de garantir le respect des conditions suivantes:

a)

que chaque soumission contienne toute l’information nécessaire pour son évaluation;

b)

que l’intégrité des données soit préservée;

c)

que la confidentialité des offres et des demandes de participation soit préservée et que le pouvoir adjudicateur ne prenne connaissance de ces offres et demandes de participation qu’à l’expiration du délai prévu pour la présentation de celles-ci;

d)

que la protection des données à caractère personnel soit assurée, conformément aux exigences du règlement (CE) no 45/2001.

Si nécessaire, pour des raisons de preuve juridique, les pouvoirs adjudicateurs peuvent exiger que les demandes de participation faites par télécopieur soient confirmées par lettre ou par moyen électronique dans les meilleurs délais et en tout état de cause avant la date limite prévue à l’article 152.

2.   Lorsque le pouvoir adjudicateur autorise la transmission des offres et demandes de participation par voie électronique, les outils utilisés, ainsi que leurs caractéristiques techniques, doivent avoir un caractère non discriminatoire et être couramment à la disposition du public et compatibles avec les technologies d’information et de communication généralement utilisées et ne peuvent avoir pour effet de restreindre l’accès des opérateurs économiques à la procédure de passation de marchés.

3.   Sauf pour les marchés dont la valeur est inférieure au seuil prévu à l’article 170, paragraphe 1, les dispositifs de réception électronique des offres et des demandes de participation doivent garantir, par des moyens techniques et des procédures appropriées:

a)

que l’opérateur économique peut être authentifié avec certitude;

b)

que l’heure et la date exactes de la réception des offres et des demandes de participation peuvent être déterminées avec précision;

c)

qu’il peut être raisonnablement assuré que personne ne peut avoir accès aux données transmises en vertu des présentes exigences avant les dates limites spécifiées;

d)

qu’en cas de violation de cette interdiction d’accès, il peut être raisonnablement assuré que la violation est clairement détectable;

e)

que seules les personnes autorisées peuvent fixer ou modifier les dates de l’ouverture des données reçues;

f)

que lors des différents stades de la procédure de passation de marchés, seule l’action simultanée des personnes autorisées peut permettre l’accès à la totalité, ou à une partie, des données soumises;

g)

que l’action simultanée des personnes autorisées ne peut donner accès aux données transmises qu’après la date spécifiée;

h)

que les données reçues et ouvertes en application des présentes exigences ne demeurent accessibles qu’aux personnes autorisées à en prendre connaissance.

4.   Lorsque le pouvoir adjudicateur autorise la transmission des offres et des demandes de participation par voie électronique, les documents électroniques soumis à l’aide de ces systèmes sont considérés comme étant les originaux, signés par un mandataire habilité de l’opérateur économique.

5.   Lorsque la transmission des offres ou des demandes de participation se fait par lettre, elle se fait, au choix des soumissionnaires ou des candidats:

a)

soit par la poste ou par messagerie, auxquels cas les documents d’appel à la concurrence précisent qu’est retenue la date d’envoi, le cachet de la poste ou la date du récépissé de dépôt faisant foi;

b)

soit par dépôt dans les services de l’institution directement ou par tout mandataire du soumissionnaire ou du candidat, auquel cas les documents d’appel à la concurrence précisent, outre les informations visées à l’article 138, paragraphe 2, point a), le service auquel les offres ou demandes de participation sont remises contre reçu daté et signé.

6.   Afin de conserver le secret et d’éviter toute difficulté dans le cas des envois d’offres par lettre, la mention suivante figure dans l’appel d’offres:

L’envoi est fait sous double enveloppe. Les deux enveloppes seront fermées, l’enveloppe intérieure portant, en plus de l’indication du service destinataire, comme indiqué dans l’appel d’offres, la mention appel d’offres — à ne pas ouvrir par le service du courrier. Si des enveloppes autocollantes sont utilisées, elles seront fermées à l’aide de bandes collantes au travers desquelles sera apposée la signature de l’expéditeur.

Article 156

Garanties de soumission

(Article 111, paragraphe 3, du règlement financier)

Le pouvoir adjudicateur peut exiger une garantie de soumission conforme aux dispositions de l’article 163 représentant 1 à 2 % de la valeur globale du marché.

Elle est libérée à l’attribution du marché. Elle est saisie en l’absence de dépôt d’une offre à la date limite fixée à cet effet ou en cas de retrait ultérieur de l’offre soumise.

Article 157

Ouverture des offres et demandes de participation

(Article 111, paragraphe 4, du règlement financier)

1.   Toutes les demandes de participation et offres qui ont respecté les dispositions de l’article 155 sont ouvertes.

2.   Pour les marchés d’un montant supérieur au seuil visé à l’article 137, paragraphe 1, l’ordonnateur compétent nomme une commission d’ouverture des offres.

La commission d’ouverture est composée d’au moins trois personnes représentant au moins deux entités organisationnelles de l’institution concernée sans lien hiérarchique entre elles, dont l’une au moins ne dépend pas de l’ordonnateur compétent. En vue de prévenir toute situation de conflit d’intérêts, ces personnes sont soumises aux obligations visées à l’article 57 du règlement financier. Dans les représentations et les unités locales, visées à l’article 72 du présent règlement ou isolées dans un État membre, en l’absence d’entités distinctes, l’obligation d’entités organisationnelles sans lien hiérarchique entre elles ne s’applique pas.

Dans le cas d’une procédure de passation de marché lancée sur une base interinstitutionnelle, la commission d’ouverture est nommée par l’ordonnateur compétent de l’institution responsable de la procédure de passation de marché. La composition de cette commission d’ouverture reflète, autant que possible, le caractère interinstitutionnel de la procédure de passation de marché.

3.   En cas d’envoi des offres par lettre, un ou plusieurs membres de la commission d’ouverture paraphent les documents prouvant la date et l’heure d’envoi de chaque offre.

En outre, ils paraphent:

a)

soit chaque page de chaque offre;

b)

soit la page de couverture et les pages de l’offre financière pour chaque offre, l’intégrité de l’offre originale étant garantie par toute technique appropriée mise en œuvre par un service indépendant du service ordonnateur, sauf dans les cas visés au paragraphe 2, deuxième alinéa.

En cas d’attribution par adjudication, conformément à l’article 149, paragraphe 1, point a), les prix mentionnés dans les offres conformes sont proclamés.

Les membres de la commission signent le procès-verbal d’ouverture des offres reçues, qui identifie les offres conformes aux dispositions de l’article 155 et les offres non conformes et qui motive les rejets pour non-conformité au regard des modalités de dépôt visées à l’article 155. Ce procès-verbal peut être signé dans un système électronique permettant une identification suffisante du signataire.

Article 158

Comité d’évaluation des offres et demandes de participation

(Article 111, paragraphe 5, du règlement financier)

1.   Toutes les demandes de participation et offres déclarées conformes aux dispositions de l’article 155 sont évaluées et classées par un comité d’évaluation constitué pour chacune des deux étapes sur la base, respectivement, des critères d’exclusion et de sélection, d’une part, et d’attribution, d’autre part, préalablement annoncés.

Il est nommé par l’ordonnateur compétent aux fins d’émettre un avis consultatif sur les marchés d’un montant supérieur au seuil visé à l’article 137, paragraphe 1.

Toutefois, l’ordonnateur compétent peut décider que le comité d’évaluation évalue et classe les offres sur la base des seuls critères d’attribution et que les critères d’exclusion et de sélection sont évalués par d’autres moyens appropriés, garantissant l’absence de conflit d’intérêts.

2.   Le comité d’évaluation est composé d’au moins trois personnes représentant au moins deux entités organisationnelles des institutions ou des organismes visés à l’article 208 du règlement financier sans lien hiérarchique entre elles, dont l’une au moins ne dépend pas de l’ordonnateur compétent. L’ordonnateur compétent s’assure que ces personnes respectent les obligations visées à l’article 57 du règlement financier.

Dans les représentations et les unités locales, visées à l’article 72 ou isolées dans un État membre, en l’absence d’entités distinctes, l’obligation d’entités organisationnelles sans lien hiérarchique entre elles ne s’applique pas.

La composition de ce comité peut être identique à celle de la commission d’ouverture des offres.

Des experts externes peuvent assister ce comité par décision de l’ordonnateur compétent. L’ordonnateur compétent s’assure que ces experts respectent les obligations visées à l’article 57 du règlement financier.

Dans le cas d’une procédure de passation de marché lancée sur une base interinstitutionnelle, le comité d’évaluation est nommé par l’ordonnateur compétent de l’institution responsable de la procédure de passation de marché. La composition de ce comité d’évaluation reflète, autant que possible, le caractère interinstitutionnel de la procédure de passation de marché.

3.   Les demandes de participation et les offres qui ne contiennent pas tous les éléments essentiels exigés dans les documents d’appels d’offres sont éliminées.

Toutefois, le comité d’évaluation ou le pouvoir adjudicateur peut inviter le candidat ou le soumissionnaire à compléter ou à expliciter les pièces justificatives présentées relatives aux critères d’exclusion et de sélection, dans le délai qu’il fixe.

Sont jugées recevables les offres des candidats ou des soumissionnaires qui ne sont pas exclus et qui satisfont aux critères de sélection.

4.   Dans les cas d’offres anormalement basses visées à l’article 151, le comité d’évaluation demande les précisions opportunes sur la composition de l’offre.

Article 159

Résultat de l’évaluation

(Article 112 du règlement financier)

1.   Un procès-verbal d’évaluation et de classement des demandes de participation et offres déclarées conformes est établi et daté.

Ce procès-verbal est signé par tous les membres du comité d’évaluation. Il peut être signé dans un système électronique permettant une identification suffisante du signataire.

Si le comité d’évaluation n’a pas été chargé de la vérification des offres par rapport aux critères d’exclusion et de sélection, le procès-verbal est également signé par les personnes à qui l’ordonnateur a confié cette responsabilité. Il est conservé aux fins de référence ultérieure.

2.   Le procès-verbal visé au paragraphe 1 comporte au moins:

a)

le nom et l’adresse du pouvoir adjudicateur, ainsi que l’objet et la valeur du marché, du contrat-cadre ou du système d’acquisition dynamique;

b)

le nom des candidats ou soumissionnaires exclus et les motifs de leur rejet;

c)

le nom des candidats ou soumissionnaires retenus pour examen et la justification de leur choix;

d)

les motifs du rejet des offres jugées anormalement basses;

e)

le nom des candidats ou du contractant proposés et la justification de ce choix, ainsi que, si elle est connue, la part du marché ou du contrat-cadre que le contractant a l’intention de sous-traiter à des tiers.

3.   Le pouvoir adjudicateur prend ensuite sa décision comprenant au moins:

a)

ses nom et adresse, l’objet et la valeur du marché ou l’objet et la valeur maximale du contrat-cadre ou du système d’acquisition dynamique;

b)

le nom des candidats ou soumissionnaires exclus et les motifs de leur rejet;

c)

le nom des candidats ou soumissionnaires retenus pour examen et la justification de leur choix;

d)

les motifs du rejet des offres jugées anormalement basses;

e)

le nom des candidats ou du contractant retenus et la justification de ce choix au regard des critères de sélection ou d’attribution préalablement annoncés, ainsi que, si elle est connue, la part du marché ou du contrat-cadre que le contractant a l’intention de sous-traiter à des tiers;

f)

en ce qui concerne les procédures négociées et le dialogue compétitif, les circonstances visées aux articles 132, 134, 135, 266, 268, 270 et 271 qui les justifient;

g)

le cas échéant, les raisons pour lesquelles le pouvoir adjudicateur a renoncé à passer un marché.

Dans le cas d’une procédure de passation de marché lancée sur une base interinstitutionnelle, la décision visée au premier alinéa est prise par le pouvoir adjudicateur responsable de la procédure de passation de marché.

Article 160

Contacts entre pouvoirs adjudicateurs et soumissionnaires

(Article 112 du règlement financier)

1.   Les contacts entre le pouvoir adjudicateur et les soumissionnaires sont autorisés à titre exceptionnel pendant le déroulement d’une procédure de passation de marché dans les conditions prévues aux paragraphes 2 et 3.

2.   Avant la date de clôture du dépôt des offres, pour les documents et renseignements complémentaires visés à l’article 153, le pouvoir adjudicateur peut:

a)

à l’initiative des soumissionnaires fournir des renseignements supplémentaires ayant strictement pour but d’expliciter la nature du marché qui sont communiqués à la même date à tous les soumissionnaires qui ont demandé le cahier des charges;

b)

de sa propre initiative, s’il s’aperçoit d’une erreur, d’une imprécision, d’une omission ou de toute autre insuffisance matérielle dans la rédaction de l’avis de marché, de l’invitation à soumissionner ou du cahier des charges, en informer les intéressés à la même date et dans des conditions strictement identiques à celles de l’appel à la concurrence.

3.   Après l’ouverture des offres, dans le cas où une offre donnerait lieu à des demandes d’éclaircissement ou s’il s’agit de corriger des erreurs matérielles manifestes dans la rédaction de l’offre, le pouvoir adjudicateur peut prendre l’initiative d’un contact avec le soumissionnaire, ce contact ne pouvant conduire à une modification des termes de l’offre.

4.   Tous les cas où des contacts ont eu lieu et les cas dûment justifiés où des contacts n’ont pas eu lieu comme prévu à l’article 96 du règlement financier sont consignés dans le dossier de passation du marché.

Article 161

Information des candidats et des soumissionnaires

(Articles 113, 114 et 118 du règlement financier)

1.   Les pouvoirs adjudicateurs informent dans les meilleurs délais les candidats et les soumissionnaires des décisions prises concernant l’attribution du marché ou d’un contrat-cadre ou l’admission dans un système d’acquisition dynamique, y inclus les motifs pour lesquels ils ont décidé de renoncer à passer un marché ou un contrat-cadre ou à mettre en place un système d’acquisition dynamique pour lequel il y a eu mise en concurrence ou de recommencer la procédure.

2.   Le pouvoir adjudicateur communique, dans un délai maximal de quinze jours de calendrier à compter de la réception d’une demande écrite, les informations mentionnées à l’article 113, paragraphe 2, du règlement financier.

3.   Pour les marchés passés par les institutions de l’Union pour leur propre compte, d’une valeur égale ou supérieure aux seuils visés à l’article 170, paragraphe 1, et qui ne sont pas exclus du champ d’application de la directive 2004/18/CE, le pouvoir adjudicateur notifie, simultanément et individuellement à chaque soumissionnaire ou candidat évincé, par voie électronique, que leur offre ou candidature n’a pas été retenue, à l’un ou l’autre des stades suivants:

a)

peu de temps après l’adoption de décisions sur la base des critères d’exclusion et de sélection et avant la décision d’attribution, lorsque les procédures de passation de marché sont organisées en deux étapes distinctes;

b)

en ce qui concerne les décisions d’attribution et les décisions de rejet d’une offre, le plus tôt possible après la décision d’attribution et au plus tard dans la semaine qui suit.

Le pouvoir adjudicateur indique dans chaque cas les motifs du rejet de l’offre ou de la candidature ainsi que les voies de recours disponibles.

Les soumissionnaires ou candidats évincés peuvent obtenir des informations complémentaires sur les motifs du rejet, sur demande écrite, par lettre, par télécopie ou par courrier électronique et pour tout soumissionnaire retenu dont l’offre n’est pas éliminée, sur les caractéristiques et avantages relatifs de l’offre retenue ainsi que le nom de l’attributaire, sans préjudice des dispositions de l’article 113, paragraphe 2, deuxième alinéa, du règlement financier. Les pouvoirs adjudicateurs répondent dans un délai maximal de quinze jours de calendrier à compter de la réception de la demande.

Article 162

Signature du contrat

(Articles 113 et 118 du règlement financier)

L’exécution du contrat ne peut commencer avant que le contrat ne soit signé.

Section 4

garanties et mesures correctrices

Article 163

Garanties

(Article 115 du règlement financier)

1.   Lorsqu’il est exigé des contractants la production d’une garantie préalable, celle-ci doit couvrir un montant et une période suffisants pour permettre de l’actionner.

2.   La garantie est fournie par une banque ou un établissement financier agréé. Elle peut être remplacée par une caution personnelle et solidaire d’un tiers acceptée par le pouvoir adjudicateur.

Cette garantie est libellée en euros.

Elle a pour objet de rendre la banque, l’organisme financier ou le tiers caution solidaire irrévocable ou garant à première demande des obligations du contractant.

Article 164

Garantie de bonne fin

(Article 115 du règlement financier)

1.   Afin de garantir l’exhaustivité de la réalisation des travaux, de la livraison des fournitures ou de la prestation des services et lorsque la réception définitive selon les termes du contrat ne peut pas être prononcée lors du paiement final, l’ordonnateur peut exiger une garantie de bonne fin au cas par cas et sous réserve d’une analyse de risque préliminaire.

2.   Une garantie correspondant à 10 % de la valeur totale du marché peut être constituée au fur et à mesure par retenue sur les paiements effectués.

Elle peut être remplacée par une retenue opérée sur le paiement final en vue de constituer une garantie jusqu’à la réception définitive des services, fournitures ou travaux. Le montant, qui est déterminé par l’ordonnateur, est proportionnel aux risques identifiés en relation avec l’exécution du contrat, compte tenu de son objet, ainsi que des conditions commerciales habituelles applicables au secteur.

Les conditions d’une telle garantie sont annoncées dans les documents d’appel à la concurrence.

3.   Après la réception définitive des travaux, services ou fournitures, les garanties sont libérées dans les conditions prévues par le contrat.

Article 165

Garanties pour préfinancements

(Article 115 du règlement financier)

1.   Dès qu’il a établi la nécessité d’un préfinancement, le pouvoir adjudicateur évalue les risques liés aux versements de préfinancements avant de lancer la procédure de passation de marché, en tenant compte notamment des critères suivants:

a)

la valeur estimée du contrat;

b)

son objet;

c)

sa durée et son rythme d’exécution;

d)

la structure du marché.

2.   Une garantie est exigée en contrepartie du versement de préfinancements dans le cas visé à l’article 146, paragraphe 6, deuxième alinéa, ou lorsque l’ordonnateur décide de demander une garantie conformément au paragraphe 1 du présent article.

Aucune garantie n’est exigée pour les marchés de faible valeur visés à l’article 137, paragraphe 1.

La garantie est libérée au fur et à mesure de l’apurement du préfinancement, en déduction des paiements intermédiaires ou de solde effectués au bénéfice du contractant dans les conditions prévues par le contrat.

Article 166

Suspensions en cas d’erreurs ou irrégularités

(Article 116 du règlement financier)

1.   La suspension éventuelle du marché prévue à l’article 116 du règlement financier a pour objet de vérifier la réalité des erreurs et irrégularités substantielles ou fraudes présumées. Si elles ne sont pas confirmées, l’exécution du marché est reprise à l’issue de cette vérification.

2.   Est constitutive d’une erreur ou d’une irrégularité substantielle toute violation d’une disposition contractuelle ou réglementaire résultant d’un acte ou d’une omission qui a ou aurait pour effet de porter préjudice au budget de l’Union.

CHAPITRE 2

Dispositions applicables aux marchés passés par les institutions de l’Union pour leur propre compte

Article 167

Identification du niveau adéquat pour le calcul des seuils

(Articles 117 et 118 du règlement financier)

Il incombe à chaque ordonnateur délégué ou subdélégué au sein de chaque institution d’évaluer si les seuils visés à l’article 118 du règlement financier sont atteints.

Article 168

Marchés distincts et par lots

(Articles 104 et 118 du règlement financier)

1.   La valeur estimée d’un marché ne peut être établie dans l’intention de soustraire celui-ci aux obligations définies par le présent règlement. Aucun marché ne peut être scindé aux mêmes fins.

Lorsque cela est approprié et techniquement réalisable et que le rapport coût/efficacité est satisfaisant, les marchés d’une valeur égale ou supérieure aux seuils fixés à l’article 170, paragraphe 1, sont attribués simultanément sous la forme de lots séparés.

2.   Lorsque l’objet d’un marché de fournitures, de services ou de travaux est réparti en plusieurs lots faisant l’objet chacun d’un marché, la valeur totale de l’ensemble des lots doit être prise en compte pour l’évaluation globale du seuil applicable.

Lorsque la valeur totale de l’ensemble des lots égale ou dépasse les seuils visés à l’article 170, paragraphe 1, les dispositions de l’article 97, paragraphe 1, et de l’article 104, paragraphes 1 et 2, du règlement financier s’appliquent à chacun des lots.

3.   Lorsqu’un marché doit être attribué sous la forme de lots séparés, les offres sont évaluées séparément pour chaque lot. Si plusieurs lots sont attribués au même soumissionnaire, un contrat unique portant sur ces lots peut être signé.

Article 169

Modalités d’estimation de la valeur de certains marchés

(Article 118 du règlement financier)

1.   Aux fins du calcul du montant estimé d’un marché, le pouvoir adjudicateur inclut la rémunération totale estimée du soumissionnaire.

Lorsqu’un marché prévoit des options ou son renouvellement possible, la base de calcul est le montant maximal autorisé, y compris le recours aux options et le renouvellement.

Cette estimation est faite au moment de l’envoi de l’avis de marché ou, lorsqu’une telle publicité n’est pas prévue, au moment où le pouvoir adjudicateur engage la procédure d’attribution.

2.   Pour les contrats-cadres et les systèmes d’acquisition dynamique, est prise en compte la valeur maximale de l’ensemble des marchés envisagés pendant la durée totale du contrat-cadre ou du système d’acquisition dynamique.

3.   Pour des marchés de services, sont pris en compte:

a)

pour des assurances, la prime payable et autres modes de rémunération;

b)

pour des services bancaires ou financiers, les honoraires, commissions, intérêts et autres modes de rémunération;

c)

pour les marchés impliquant la conception, les honoraires, commissions payables et autres modes de rémunération.

4.   Pour des marchés de services n’indiquant pas un prix total ou des marchés de fournitures ayant pour objet le crédit-bail, la location ou la location-vente de produits, est prise comme base pour le calcul du montant estimé:

a)

dans l’hypothèse de marchés d’une durée déterminée:

i)

égale ou inférieure à quarante-huit mois pour des services ou douze mois pour des fournitures, la valeur totale pour toute leur durée;

ii)

supérieure à douze mois pour des fournitures, la valeur totale incluant le montant estimé de la valeur résiduelle;

b)

dans l’hypothèse de marchés d’une durée non déterminée ou, pour les services, supérieure à quarante-huit mois, la valeur mensuelle multipliée par quarante-huit.

5.   Pour des marchés de services ou de fournitures présentant un caractère de régularité ou destinés à être renouvelés au cours d’une période donnée, est prise pour base:

a)

soit la valeur réelle globale des contrats successifs analogues passés pour le même type de services ou de produits au cours des douze mois ou de l’exercice précédents, corrigée, si possible, pour tenir compte des modifications en quantité ou en valeur qui surviendraient au cours des douze mois suivant le contrat initial;

b)

soit la valeur estimée globale des contrats successifs passés au cours des douze mois suivant la première prestation ou livraison ou pendant la durée du contrat dans la mesure où celle-ci est supérieure à douze mois.

6.   Pour les marchés de travaux, outre le montant des travaux est prise en compte la valeur totale estimée des fournitures nécessaires à l’exécution des travaux et mises à la disposition de l’entrepreneur par le pouvoir adjudicateur.

Article 170

Seuils pour l’application des procédures de la directive 2004/18/CE

(Article 118 du règlement financier)

1.   Les seuils visés à l’article 118 du règlement financier sont ceux fixés par la directive 2004/18/CE pour les marchés de fournitures, de services et de travaux, respectivement.

2.   Les délais visés à l’article 118 du règlement financier sont précisés aux articles 152, 153 et 154.

Article 171

Délai d’attente avant la signature du contrat

(Article 118 du règlement financier)

1.   Le pouvoir adjudicateur ne procède à la signature du contrat ou du contrat-cadre, couvert par la directive 2004/18/CE, avec l’attributaire qu’au terme d’une période de quatorze jours de calendrier.

Cette période court à compter de l’une ou l’autre des dates suivantes:

a)

le lendemain de la date d’envoi simultané des notifications aux attributaires et aux soumissionnaires évincés;

b)

lorsque le contrat ou le contrat-cadre est attribué à la suite d’une procédure négociée sans publication préalable d’un avis de marché, le lendemain de la publication au Journal officiel de l’Union européenne de l’avis d’attribution visé à l’article 123.

Lorsqu’un télécopieur ou un moyen électronique est utilisé pour l’envoi visé au point a) du deuxième alinéa, le délai d’attente est de dix jours de calendrier.

Le cas échéant, le pouvoir adjudicateur peut suspendre la signature du contrat pour examen complémentaire si les demandes ou commentaires formulés par des soumissionnaires ou candidats écartés ou lésés, ou toute autre information pertinente reçue, le justifient. Les demandes, commentaires ou informations en question doivent être reçus pendant la période prévue au premier alinéa. Dans le cas d’une suspension, tous les candidats ou soumissionnaires sont informés dans les trois jours ouvrables suivant la décision de suspension.

Sauf dans les cas prévus au paragraphe 2, tout contrat signé avant l’expiration de la période prévue au premier alinéa est nul et non avenu.

Lorsque le contrat ou le contrat-cadre ne peut pas être attribué à l’attributaire envisagé, le pouvoir adjudicateur peut l’attribuer au soumissionnaire qui suit dans le classement.

2.   La période prévue au paragraphe 1 ne s’applique pas dans les cas suivants:

a)

procédures ouvertes, restreintes ou négociées après publication d’un avis de marché, où une seule offre a été déposée;

b)

contrats spécifiques fondés sur un contrat-cadre;

c)

procédures négociées, telles que visées à l’article 134, paragraphe 1, points c), g) iii), h), et j).

Article 172

Preuves en matière d’accès aux marchés

(Article 119 du règlement financier)

Les cahiers des charges prescrivent aux soumissionnaires d’indiquer l’État dans lequel ils ont leur siège ou sont domiciliés, en présentant les preuves requises en la matière selon leur loi nationale.

TITRE VI

SUBVENTIONS

CHAPITRE 1

Champ d’application et formes des subventions

Article 173

Cotisations

(Article 121 du règlement financier)

Les cotisations visées à l’article 121, paragraphe 2, point d), du règlement financier sont des sommes versées à des organismes dont l’Union est membre, conformément aux décisions budgétaires et aux conditions de paiement établies par l’organisme concerné.

Article 174

Convention et décision de subvention

(Article 121, paragraphe 1, du règlement financier)

1.   Les subventions sont couvertes par une décision ou par une convention écrite.

2.   Pour déterminer l’instrument à utiliser, il convient de prendre en considération les éléments suivants:

a)

la situation géographique, selon que le bénéficiaire se trouve dans l’Union ou en dehors de celle-ci;

b)

la complexité et la normalisation du contenu des actions ou des programmes de travail financés.

Article 175

Dépenses relatives aux membres des institutions

(Article 121 du règlement financier)

Les dépenses relatives aux membres des institutions visées à l’article 121, paragraphe 2, point a), du règlement financier comprennent les contributions en faveur des associations de députés et d’anciens députés au Parlement européen. Ces contributions sont mises en œuvre conformément aux règles administratives internes du Parlement européen.

Article 176

Actions susceptibles d’être subventionnées

(Article 121 du règlement financier)

Une action susceptible d’être subventionnée au sens de l’article 121 du règlement financier doit être clairement définie.

Aucune action ne peut être scindée en différentes actions dans l’intention de la soustraire aux règles de financement définies par le présent règlement.

Article 177

Organismes poursuivant un but d’intérêt général de l’Union

(Article 121 du règlement financier)

Un organisme poursuivant un but d’intérêt général de l’Union est:

a)

soit un organisme à vocation d’éducation, de formation, d’information, d’innovation ou de recherche et d’étude sur les politiques européennes, ou participant à toute activité en faveur de la promotion de la citoyenneté ou des droits de l’homme, ou un organisme européen de normalisation;

b)

soit une entité représentative d’organismes à but non lucratif actifs dans les États membres, les pays candidats ou les pays candidats potentiels, et promouvant des principes et politiques s’inscrivant dans les objectifs des traités.

Article 178

Partenariats

(Article 121 du règlement financier)

1.   Des subventions d’action ou de fonctionnement spécifiques peuvent faire partie intégrante d’un partenariat-cadre.

2.   Une partenariat-cadre peut être établi en tant que mécanisme de coopération à long terme entre la Commission et les bénéficiaires de subventions. Il peut prendre la forme d’une convention-cadre de partenariat ou d’une décision-cadre de partenariat.

La convention-cadre ou la décision-cadre de partenariat précise les objectifs communs, la nature des actions envisagées à titre ponctuel ou dans le cadre d’un programme de travail annuel agréé, la procédure d’octroi de subventions spécifiques, dans le respect des principes et règles de procédure du présent titre, ainsi que les droits et obligations généraux de chaque partie dans le cadre des conventions ou décisions spécifiques.

La durée du partenariat ne peut excéder quatre ans, sauf dans des cas exceptionnels dûment justifiés, notamment par l’objet du partenariat-cadre.

Les ordonnateurs ne peuvent recourir aux conventions-cadres ou aux décisions-cadres de partenariat de façon abusive ou de telle sorte qu’elles aient pour objet ou pour effet d’enfreindre les principes de transparence et d’égalité de traitement entre demandeurs.

3.   Les partenariats-cadres sont assimilés à des subventions en ce qui concerne la programmation, la publication ex ante et l’octroi.

4.   Les subventions spécifiques fondées sur les conventions-cadres ou les décisions-cadres de partenariat sont octroyées selon les procédures prévues dans lesdites conventions ou décisions, et dans le respect du présent titre.

Elles font l’objet de la publicité ex post prévue à l’article 191.

Article 179

Systèmes d’échange électronique

(Article 121, paragraphe 1, du règlement financier)

1.   Tous les échanges avec les bénéficiaires, notamment la conclusion de conventions de subventions, la notification de décisions de subventions et toute modification à ces documents, peuvent s’effectuer au moyen des systèmes d’échange électronique mis en place par la Commission.

2.   Ces systèmes répondent aux exigences suivantes:

a)

seules les personnes autorisées ont accès au système et aux documents transmis au moyen de celui-ci;

b)

seules les personnes autorisées peuvent signer électroniquement ou transmettre un document au moyen du système;

c)

les personnes autorisées s’identifient dans le système à l’aide de procédures établies;

d)

l’heure et la date de l’opération électronique sont déterminées avec précision;

e)

l’intégrité des documents est préservée;

f)

la disponibilité des documents est préservée;

g)

le cas échéant, la confidentialité des documents est préservée;

h)

la protection des données à caractère personnel est assurée, conformément aux exigences du règlement (CE) no 45/2001.

3.   Les données envoyées ou reçues au moyen d’un tel système bénéficient d’une présomption légale quant à l’intégrité des données et à l’exactitude de la date et de l’heure indiquées par le système pour l’envoi ou la réception des données.

Un document envoyé ou notifié au moyen de ce système est considéré comme équivalent à un document papier, est recevable comme preuve en justice, est réputé original et bénéficie d’une présomption légale quant à son authenticité et à son intégrité, pour autant qu’il ne contienne pas de caractéristiques dynamiques susceptibles de le modifier automatiquement.

Les signatures électroniques visées au point b) du paragraphe 2 ont un effet juridique équivalent à celui des signatures manuscrites.

Article 180

Contenu des conventions et des décisions de subventions

(Article 122 du règlement financier)

1.   La convention de subvention précise au moins les éléments suivants:

a)

son objet;

b)

son bénéficiaire;

c)

sa durée, à savoir:

i)

sa date d’entrée en vigueur;

ii)

la date de démarrage et la durée de l’action ou de l’exercice subventionnés;

d)

le montant maximal du financement de l’Union exprimé en euros et la forme de la subvention, complétés, selon le cas, par:

i)

le total estimé des coûts éligibles de l’action ou du programme de travail et le taux de financement des coûts éligibles;

ii)

le coût unitaire, le montant forfaitaire ou le financement à taux forfaitaire visés à l’article 123, points b), c) et d), du règlement financier, selon le cas;

iii)

une combinaison des éléments exposés aux points i) et ii) du présent point;

e)

le descriptif de l’action ou, pour une subvention de fonctionnement, le programme de travail agréé par l’ordonnateur pour l’exercice ainsi que la description des résultats escomptés de la mise en œuvre de l’action ou du programme de travail;

f)

les conditions générales applicables à toutes les conventions de ce type incluant notamment l’acceptation par le bénéficiaire des contrôles et audits de la Commission, de l’OLAF et de la Cour des comptes;

g)

le budget prévisionnel global de l’action ou du programme de travail;

h)

lorsque la mise en œuvre de l’action nécessite la passation de marchés, les principes visés à l’article 209 ou les règles de passation des marchés que doit respecter le bénéficiaire;

i)

les responsabilités du bénéficiaire, notamment:

i)

en matière de bonne gestion financière et de remise de rapports d’activité et financiers; lorsque cela est approprié, ladite remise intervient lorsque des objectifs intermédiaires, à fixer préalablement, sont atteints;

ii)

en cas de convention conclue entre la Commission et plusieurs bénéficiaires, les obligations spécifiques du coordinateur, le cas échéant, et des autres bénéficiaires envers le coordinateur ainsi que le régime de responsabilité financière des bénéficiaires quant aux montants dus à la Commission;

j)

les modalités et délais d’approbation de ces rapports et de paiement par la Commission;

k)

le cas échéant, le détail des coûts éligibles de l’action ou du programme de travail agréé ou des coûts unitaires, des montants forfaitaires ou des financements à taux forfaitaire visés à l’article 123 du règlement financier;

l)

les dispositions relatives à la visibilité du soutien financier de l’Union, sauf dans des cas dûment justifiés, si une publicité n’est pas possible ou pas appropriée.

Au minimum, les conditions générales visées au point f) du premier alinéa:

i)

indiquent que le droit de l’Union est la loi applicable à la convention de subvention, complété, si nécessaire, par le droit national spécifié dans la convention de subvention. Il peut être dérogé à cette disposition dans les conventions conclues avec des organisations internationales;

ii)

précisent la juridiction ou le tribunal arbitral compétent en cas de contentieux.

2.   La convention de subvention peut prévoir les modalités et les délais de suspension ou de résiliation conformément à l’article 135 du règlement financier.

3.   Dans les cas visés à l’article 178, la décision-cadre ou la convention-cadre de partenariat précise les informations visées au premier alinéa du paragraphe 1, points a), b), c) i), f), h) à j), et l), du présent article.

La décision ou convention spécifique de subvention contient les informations visées au premier alinéa du paragraphe 1, points a) à e), g) et k), et, en tant que de besoin, i).

4.   Les conventions de subventions ne peuvent être modifiées que par écrit. Ces modifications, y compris celles visant à ajouter ou à supprimer un bénéficiaire, ne peuvent avoir pour objet ou pour effet d’apporter aux conventions des changements susceptibles de mettre en cause la décision d’attribution de la subvention ou de nuire à l’égalité de traitement entre demandeurs.

5.   Les paragraphes 1, 2, 3 et 4 s’appliquent mutatis mutandis aux décisions de subvention.

Une partie des informations visées au paragraphe 1 peut être fournie dans l’appel de propositions ou dans tout document connexe, au lieu d’être indiquée dans la décision de subvention.

Article 181

Formes des subventions

(Article 123 du règlement financier)

1.   Les subventions octroyées sous la forme visée à l’article 123, paragraphe 1, point a), du règlement financier sont calculées sur la base des coûts éligibles réellement exposés par le bénéficiaire et font l’objet d’une prévision budgétaire préliminaire présentée avec la proposition et figurant dans la décision ou convention de subvention.

2.   Les coûts unitaires visés à l’article 123, paragraphe 1, point b), du règlement financier couvrent tout ou partie des catégories spécifiques de coûts éligibles qui sont clairement déterminées à l’avance par référence à un montant par unité.

3.   Les montants forfaitaires visés à l’article 123, paragraphe 1, point c), du règlement financier couvrent globalement tout ou partie des catégories spécifiques de coûts éligibles qui sont clairement déterminées à l’avance.

4.   Les financements à taux forfaitaire visés à l’article 123, paragraphe 1, point d), du règlement financier couvrent des catégories spécifiques de coûts éligibles qui sont clairement déterminées à l’avance par l’application d’un pourcentage.

Article 182

Montants forfaitaires, coûts unitaires et financements à taux forfaitaire

(Article 124 du règlement financier)

1.   L’autorisation d’utiliser les montants forfaitaires, coûts unitaires ou financements à taux forfaitaire visée à l’article 124, paragraphe 1, du règlement financier, s’applique pour toute la durée du programme. Cette autorisation peut être revue si des modifications substantielles sont nécessaires. Les données et montants sont évalués périodiquement et, lorsqu’il y a lieu, les montants forfaitaires, les coûts unitaires ou les financements à taux forfaitaire sont adaptés.

En cas de convention conclue entre la Commission et plusieurs bénéficiaires, le montant maximal visé au second alinéa de l’article 124, paragraphe 1, du règlement financier, est à appliquer par bénéficiaire.

2.   La décision ou la convention de subvention contient toutes les dispositions nécessaires permettant de vérifier que les conditions de versement de la subvention sur la base des montants forfaitaires, des coûts unitaires ou des financements à taux forfaitaire ont été respectées.

3.   Le versement de la subvention sur la base des montants forfaitaires, des coûts unitaires ou des financements à taux forfaitaire s’effectue sans préjudice du droit d’accès aux registres réglementaires des bénéficiaires aux fins prévues par le premier alinéa du paragraphe 1 et par l’article 137, paragraphe 2, du règlement financier.

4.   Lorsque des contrôles ex post révèlent que le fait générateur n’est pas survenu et qu’un paiement a été indûment effectué en faveur du bénéficiaire pour une subvention fondée sur des montants forfaitaires, des coûts unitaires ou des financements à taux forfaitaire, la Commission est en droit de récupérer jusqu’à l’intégralité du montant de la subvention sans préjudice des sanctions visées à l’article 109 du règlement financier.

CHAPITRE 2

Principes

Article 183

Principe de cofinancement

(Article 125, paragraphe 3, du règlement financier)

1.   En vertu du principe de cofinancement, les ressources qui sont nécessaires pour mener à bien l’action ou le programme de travail ne sont pas entièrement fournies par la contribution de l’Union.

Le cofinancement peut prendre la forme des ressources propres du bénéficiaire, du revenu généré par l’action ou le programme de travail ou de contributions financières ou en nature provenant de tiers.

2.   Les contributions en nature sont des ressources non financières mises gracieusement à la disposition du bénéficiaire par des tiers.

Article 184

Principe du non-profit

(Article 125, paragraphe 5, du règlement financier)

Les contributions financières provenant de tiers, qui peuvent être utilisées par le bénéficiaire pour couvrir d’autres coûts que ceux éligibles au titre de la subvention de l’Union ou qui ne sont pas dues au tiers si elles ne sont pas utilisées aux fins de l’action ou du programme de travail, ne sont pas considérées comme des contributions financières spécifiquement versées par les donateurs pour le financement des coûts éligibles au sens de l’article 125, paragraphe 5, du règlement financier.

Article 185

Subventions de faible valeur

(Article 125, paragraphe 4, du règlement financier)

Sont considérées comme subventions de faible valeur les subventions inférieures ou égales à 60 000 EUR.

Article 186

Assistance technique

(Articles 101 et 125 du règlement financier)

Le terme «assistance technique» désigne les activités d’appui et de renforcement des capacités nécessaires à la mise en œuvre d’un programme ou d’une action, notamment les activités de préparation, de gestion, de suivi, d’évaluation, d’audit et de contrôle.

Article 187

Coûts éligibles

[Article 126, paragraphe 3, point c), du règlement financier]

La TVA est considérée comme non récupérable en vertu de la législation nationale sur la TVA, si, selon cette législation, elle est imputable à l’une des activités suivantes:

a)

les activités exonérées n’ouvrant pas droit à déduction;

b)

les activités qui ne relèvent pas du champ d’application de la TVA;

c)

les activités, visées aux points a) ou b), pour lesquelles la TVA n’est pas déductible, mais remboursée au moyen de régimes spécifiques de remboursement ou de fonds de compensation non prévus par la directive 2006/112/CE, même si ce régime ou ce fonds est institué par la législation nationale en matière de TVA.

La TVA liée aux activités énumérées à l’article 13, paragraphe 2, de la directive 2006/112/CE est considérée comme payée par un bénéficiaire autre qu’un non-assujetti tel que défini au premier alinéa de l’article 13, paragraphe 1, de ladite directive, indépendamment de la question de savoir si l’État membre concerné considère ces activités comme des activités de l’autorité publique exercées par des organismes de droit public.

Article 188

Programmation

(Article 128 du règlement financier)

1.   Un programme de travail annuel ou pluriannuel en matière de subventions est préparé par chaque ordonnateur compétent. Ce programme de travail est adopté par l’institution et est publié sur le site internet de l’institution concernée consacré aux subventions le plus tôt possible, et le 31 mars de l’année d’exécution au plus tard.

Le programme de travail précise la période couverte, l’acte de base s’il y a lieu, les objectifs à remplir, les résultats prévus, le calendrier indicatif des appels de propositions avec leur montant indicatif et le taux maximal de cofinancement.

Le programme de travail contient en outre les informations mentionnées à l’article 94 pour que la décision portant adoption de ce programme soit considérée comme étant la décision de financement des subventions de l’année en question.

2.   Toute modification substantielle du programme de travail fait l’objet d’une adoption et d’une publication complémentaires selon les modalités visées au paragraphe 1.

Article 189

Contenu des appels de propositions

(Article 128 du règlement financier)

1.   Les appels de propositions spécifient:

a)

les objectifs poursuivis;

b)

les critères d’éligibilité, d’exclusion, de sélection et d’attribution tels que visés aux articles 131 et 132 du règlement financier, ainsi que les pièces justificatives y afférentes;

c)

les modalités de financement de l’Union;

d)

les modalités et la date limite de dépôt des propositions et la date prévue à laquelle tous les candidats doivent être informés du résultat de l’évaluation de leur candidature ainsi que la date indicative pour la signature des conventions de subvention ou pour la notification des décisions de subvention.

2.   Les appels de propositions sont publiés sur le site internet des institutions de l’Union ainsi que par tout autre moyen approprié, dont le Journal officiel de l’Union européenne, lorsqu’il est nécessaire d’en assurer une publicité complémentaire auprès des bénéficiaires potentiels. Ils peuvent être publiés à compter de l’adoption de la décision de financement visée à l’article 84 du règlement financier, y compris au cours de l’année qui précède l’exécution du budget. Toute modification du contenu des appels de propositions fait l’objet d’une publication dans les mêmes conditions que les appels eux-mêmes.

Article 190

Exceptions aux appels de propositions

(Article 128 du règlement financier)

1.   Des subventions peuvent être octroyées sans appel de propositions uniquement dans les cas suivants:

a)

dans le cadre de l’aide humanitaire, des opérations de protection civile ou des aides visant des situations de crise au sens du paragraphe 2;

b)

dans d’autres cas d’urgence exceptionnels et dûment justifiés;

c)

au bénéfice d’organismes se trouvant dans une situation de monopole de droit ou de fait, dûment motivée dans la décision d’attribution;

d)

au bénéfice d’organismes identifiés par un acte de base, au sens de l’article 54 du règlement financier, pour recevoir une subvention ou d’organismes désignés par les États membres, sous leur responsabilité, lorsque ces États membres sont identifiés par un acte de base pour recevoir une subvention;

e)

dans le cas de la recherche et du développement technologique, au bénéfice d’organismes identifiés dans le programme de travail visé à l’article 128 du règlement financier, lorsque l’acte de base prévoit expressément cette possibilité, et à condition que le projet ne relève pas d’un appel de propositions;

f)

pour des actions ayant des caractéristiques spécifiques qui requièrent un type particulier d’organisme en raison de sa compétence technique, de son degré élevé de spécialisation ou de son pouvoir administratif, à condition que les actions concernées ne relèvent pas d’un appel de propositions.

Les cas visés au point f) du premier alinéa sont dûment motivés dans la décision d’octroi.

2.   Une situation de crise dans un pays tiers est une situation de danger immédiat ou imminent, risquant de dégénérer en un conflit armé ou menaçant de déstabiliser le pays. Une situation de crise s’entend aussi comme une situation causée par des calamités naturelles, des crises d’origine humaine comme les guerres ou autres conflits, ou par des circonstances extraordinaires ayant des effets comparables se rapportant notamment au changement climatique, à la dégradation de l’environnement, à la privation de l’accès à l’énergie et aux ressources naturelles ou à l’extrême pauvreté.

Article 191

Publicité ex post

(Article 128 du règlement financier)

1.   Les informations relatives aux subventions octroyées au cours d’un exercice font l’objet d’une publication conformément à l’article 21.

2.   À la suite de la publication visée au paragraphe 1, lorsque celle-ci est demandée par le Parlement européen et par le Conseil, la Commission transmet à ceux-ci un rapport indiquant:

a)

le nombre de demandeurs lors du dernier exercice;

b)

le nombre et le pourcentage de demandes recevables par appel de propositions;

c)

la durée moyenne de la procédure, depuis la date de clôture de l’appel de propositions jusqu’à l’octroi d’une subvention;

d)

le nombre et le montant des subventions pour lesquelles il a été dérogé à l’obligation de publication ex post au cours du dernier exercice conformément à l’article 21, paragraphe 4.

Article 192

Information des demandeurs

(Article 128 du règlement financier)

La Commission fournit aux demandeurs des informations et des conseils, par les actions suivantes:

a)

établissement de normes communes applicables aux formulaires de demande à remplir pour des subventions similaires et contrôle des dimensions et de la lisibilité des formulaires de demande;

b)

communication d’informations aux demandeurs potentiels, notamment au moyen de séminaires et de manuels;

c)

conservation de données permanentes relatives aux bénéficiaires dans le fichier «entités légales» visé à l’article 63.

Article 193

Financements provenant de lignes budgétaires distinctes

(Article 129 du règlement financier)

Une action peut faire l’objet d’un financement conjoint sur des lignes budgétaires distinctes par différents ordonnateurs compétents.

Article 194

Rétroactivité du financement en cas d’extrême urgence et de prévention de conflits

(Article 130 du règlement financier)

Dans les limites du champ d’application de l’article 130, paragraphe 1, du règlement financier, les dépenses exposées par un bénéficiaire avant la date de dépôt de sa demande sont éligibles au financement de l’Union dans les conditions suivantes:

a)

les raisons d’une telle dérogation ont été dûment justifiées dans la décision de financement;

b)

la décision de financement et la convention ou décision de subvention fixent explicitement la date d’éligibilité à une date antérieure à celle du dépôt de la demande.

Article 195

Remise des demandes de subventions

(Article 131 du règlement financier)

1.   Les modalités de remise des demandes de subventions sont déterminées par l’ordonnateur compétent, qui peut choisir le mode de communication. Les demandes de subventions peuvent être présentées par lettre ou par voie électronique.

Les moyens de communication choisis ont un caractère non discriminatoire et ne peuvent avoir pour effet de restreindre l’accès des demandeurs à la procédure d’attribution.

Les moyens de communication retenus permettent de garantir le respect des conditions suivantes:

a)

chaque soumission contient toute l’information nécessaire pour son évaluation;

b)

l’intégrité des données est préservée;

c)

la confidentialité des propositions est préservée;

d)

la protection des données à caractère personnel est assurée, conformément aux exigences du règlement (CE) no 45/2001.

Aux fins du point c) du troisième alinéa, l’ordonnateur compétent ne prend connaissance des demandes qu’à l’expiration du délai prévu pour la présentation de celles-ci.

L’ordonnateur compétent peut exiger que la présentation par voie électronique soit assortie d’une signature électronique avancée au sens de la directive 1999/93/CE du Parlement européen et du Conseil (19).

2.   Lorsque l’ordonnateur compétent autorise la transmission des demandes par voie électronique, les outils utilisés, ainsi que leurs caractéristiques techniques, doivent avoir un caractère non discriminatoire, être couramment à la disposition du public et compatibles avec les technologies d’information et de communication généralement utilisées. Les informations relatives aux spécifications nécessaires à la présentation des demandes, y compris le cryptage, sont mises à la disposition des demandeurs.

En outre, les dispositifs de réception électronique des demandes garantissent la sécurité et la confidentialité. Ils garantissent aussi que l’heure et la date exactes de la réception des demandes peuvent être déterminées avec précision.

3.   Lorsque la transmission des demandes se fait par lettre, elle se fait, au choix des demandeurs de l’une des manières suivantes:

a)

par la poste ou par messagerie, auxquels cas les documents d’appel de propositions précisent qu’est retenue la date d’envoi, le cachet de la poste ou la date du récépissé de dépôt faisant foi;

b)

par dépôt dans les services de l’institution directement ou par tout mandataire du demandeur, auquel cas les documents d’appel de propositions précisent le service auquel les demandes sont remises contre reçu daté et signé.

CHAPITRE 3

Procédure d’octroi

Article 196

Contenu des demandes de subventions

(Article 131 du règlement financier)

1.   La demande est présentée à l’aide du formulaire établi conformément aux normes communes déterminées en application de l’article 192, point a), et mis à disposition par les ordonnateurs compétents, selon les critères définis dans l’acte de base et dans l’appel de propositions.

Les pièces justificatives visées au deuxième alinéa de l’article 131, paragraphe 3, du règlement financier peuvent consister en particulier dans le compte de gestion et dans le bilan du dernier exercice clos.

2.   Le budget prévisionnel de l’action ou du programme de travail joint à la demande est équilibré en dépenses et en recettes, sous réserve de provisions pour imprévus ou pour d’éventuelles variations de change qui peuvent être autorisées dans des cas dûment justifiés, et il indique les coûts éligibles estimés de l’action ou du programme de travail.

3.   Lorsque la demande concerne des subventions pour une action dont le montant dépasse 750 000 EUR ou des subventions de fonctionnement supérieures à 100 000 EUR, un rapport d’audit produit par un contrôleur des comptes externe agréé est présenté. Ce rapport certifie les comptes du dernier exercice disponible.

Le premier alinéa du présent paragraphe ne s’applique qu’à la première demande introduite par un même bénéficiaire auprès d’un ordonnateur compétent lors d’un même exercice budgétaire.

En cas de conventions conclues entre la Commission et plusieurs bénéficiaires, les seuils fixés au premier alinéa sont à appliquer par bénéficiaire.

Dans le cas des partenariats visés à l’article 178, le rapport d’audit visé au premier alinéa du présent paragraphe, portant sur les deux derniers exercices disponibles, est présenté avant la signature de la convention-cadre de partenariat ou la notification de la décision-cadre de partenariat.

L’ordonnateur compétent peut, selon son analyse du risque, exonérer de l’obligation de présenter un rapport d’audit visée au premier alinéa les établissements d’enseignement et instituts de formation et, dans le cas de conventions avec plusieurs bénéficiaires, les bénéficiaires qui ont accepté des responsabilités solidaires et conjointes ou qui ne portent aucune responsabilité financière.

Le premier alinéa du présent paragraphe ne s’applique pas aux organismes publics ni aux organisations internationales visées à l’article 43.

4.   Le demandeur indique les sources et montants des financements de l’Union dont il bénéficie ou demande à bénéficier pour la même action ou pour une partie de ladite action ou encore pour son fonctionnement au cours du même exercice ainsi que tout autre financement dont il bénéficie ou demande à bénéficier pour la même action.

Article 197

Preuves de l’absence de cause d’exclusion

(Article 131 du règlement financier)

Les demandeurs attestent sur l’honneur qu’ils ne se trouvent pas dans l’une des situations énumérées à l’article 106, paragraphe 1, et à l’article 107 du règlement financier, sauf dans les cas prévus aux points a) et b) de l’article 131, paragraphe 4, du règlement financier. L’ordonnateur compétent peut également, selon son analyse du risque, exiger des demandeurs retenus qu’ils fournissent les preuves visées à l’article 143. En pareil cas, ces demandeurs sont tenus de fournir ces preuves, sauf impossibilité matérielle reconnue par l’ordonnateur compétent ou si ces éléments de preuve ont déjà été fournis aux fins d’une autre procédure d’attribution de marché ou d’octroi de subvention, à condition que les documents ne remontent pas à plus d’un an à compter de leur date de délivrance et qu’ils soient toujours valables.

Article 198

Demandeurs dépourvus de la personnalité juridique

(Article 131 du règlement financier)

Lorsqu’une demande de subvention est introduite par un demandeur dépourvu de la personnalité juridique, conformément à l’article 131, paragraphe 2, du règlement financier, les représentants de ce demandeur apportent la preuve qu’ils ont la capacité de prendre des engagements juridiques pour le compte du demandeur et que ce dernier possède une capacité financière et opérationnelle équivalente à celle des personnes morales.

Article 199

Entités constituant un seul demandeur

(Article 131 du règlement financier)

Lorsque plusieurs entités satisfont aux critères d’octroi d’une subvention et constituent ensemble une seule entité, cette entité peut être traitée par l’ordonnateur compétent comme le seul demandeur, à condition que la demande identifie les entités qui participent à l’action ou au programme de travail proposés comme faisant partie du demandeur.

Article 200

Sanctions financières et administratives

(Article 131 du règlement financier)

Des sanctions financières et/ou administratives peuvent être infligées aux demandeurs qui ont fait de fausses déclarations ou qui ont commis des erreurs substantielles, des irrégularités ou une fraude, dans les conditions prévues à l’article 145.

De telles sanctions financières et/ou administratives peuvent également être infligées aux bénéficiaires qui ont été déclarés en défaut grave d’exécution de leurs obligations contractuelles.

Article 201

Critères d’éligibilité

(Article 131 du règlement financier)

1.   Les critères d’éligibilité sont publiés dans l’appel de propositions.

2.   Les critères d’éligibilité déterminent les conditions de participation à un appel de propositions. Ces critères sont établis en fonction des objectifs de l’action et ils respectent les principes de transparence et de non-discrimination.

Article 202

Critères de sélection

(Article 132, paragraphe 1, du règlement financier)

1.   Les critères de sélection sont publiés dans l’appel de propositions et permettent d’évaluer la capacité financière et opérationnelle du demandeur à mener à son terme l’action ou le programme de travail proposés.

2.   Le demandeur doit disposer de sources de financement stables et suffisantes pour maintenir son activité pendant la période de réalisation de l’action ou l’exercice subventionné et pour participer à son financement. Il doit disposer des compétences et qualifications professionnelles requises pour mener à bien l’action ou le programme de travail proposés, sauf disposition spécifique de l’acte de base.

3.   La vérification de la capacité financière et opérationnelle s’appuie notamment sur l’analyse de toute pièce justificative visée à l’article 196 et demandée par l’ordonnateur compétent dans l’appel de propositions.

Si aucune pièce justificative n’a été demandée dans l’appel de propositions et si l’ordonnateur compétent nourrit des doutes quant à la capacité financière ou opérationnelle des demandeurs, il leur demande de fournir tout document qu’il juge approprié.

Dans le cas des partenariats visés à l’article 178, cette vérification s’effectue avant la signature de la convention-cadre de partenariat ou la notification de la décision-cadre de partenariat.

Article 203

Critères d’attribution

(Article 132, paragraphe 2, du règlement financier)

1.   Les critères d’attribution sont publiés dans l’appel de propositions.

2.   Les critères d’attribution permettent d’octroyer les subventions soit aux actions qui maximisent l’efficacité globale du programme de l’Union dont elles assurent la mise en œuvre, soit aux organismes dont le programme de travail vise à atteindre le même résultat. Ces critères sont définis de manière à assurer également la bonne gestion des fonds de l’Union.

L’application des critères d’attribution permet de retenir les projets d’actions ou de programmes de travail qui assurent à la Commission le respect de ses objectifs et priorités et garantissent la visibilité du financement de l’Union.

3.   Les critères d’attribution sont définis de telle manière qu’il soit ultérieurement possible d’en assurer l’évaluation.

Article 204

Évaluation des demandes et attribution

(Article 133 du règlement financier)

1.   L’ordonnateur compétent nomme un comité d’évaluation des propositions, sauf si la Commission en décide autrement dans le cadre d’un programme sectoriel particulier.

Ce comité est composé d’au moins trois personnes représentant au moins deux entités organisationnelles des institutions ou organismes visés aux articles 62 et 208 du règlement financier, sans lien hiérarchique entre eux. En vue de prévenir toute situation de conflit d’intérêts, ces personnes sont soumises aux obligations visées à l’article 57 du règlement financier.

Dans les représentations et les unités locales visées à l’article 72 du présent règlement, ainsi que dans les organismes délégataires visés aux articles 62 et 208 du règlement financier, en l’absence d’entités distinctes, l’obligation d’entités organisationnelles sans lien hiérarchique entre elles ne s’applique pas.

Des experts externes peuvent assister le comité par décision de l’ordonnateur compétent. L’ordonnateur compétent s’assure que ces experts respectent les obligations visées à l’article 57 du règlement financier.

2.   L’ordonnateur compétent divise, le cas échéant, le processus en plusieurs étapes de procédure. Les règles régissant le processus sont annoncées dans l’appel de propositions.

Lorsqu’un appel de propositions prévoit une procédure de présentation en deux étapes, seuls les demandeurs dont les propositions remplissent les critères d’évaluation de la première étape sont invités à présenter une proposition complète lors de la seconde étape.

Lorsqu’un appel de propositions prévoit une procédure d’évaluation en deux étapes, seules les propositions qui passent la première étape, sur la base de l’évaluation fondée sur une série limitée de critères, font ensuite l’objet d’une évaluation plus approfondie.

Les demandeurs dont les propositions sont rejetées à l’une ou l’autre étape en sont informés conformément à l’article 133, paragraphe 3, du règlement financier.

Chaque étape ultérieure de la procédure est clairement distinguée de la précédente.

Les mêmes documents et les mêmes informations ne sont pas exigés plus d’une fois au cours de la même procédure.

3.   Le comité d’évaluation ou, le cas échéant, l’ordonnateur compétent peut inviter le demandeur à fournir des informations complémentaires ou à clarifier les pièces justificatives présentées en rapport avec la demande, à la condition que ces informations ou clarifications ne modifient pas la proposition de manière substantielle. Conformément à l’article 96 du règlement financier, en cas d’erreurs matérielles évidentes, le comité d’évaluation ou l’ordonnateur ne peut s’abstenir de cette demande que dans des cas dûment justifiés. L’ordonnateur conserve une trace appropriée des contacts qu’il a eus avec les demandeurs au cours de la procédure.

4.   À la fin des travaux du comité d’évaluation, les membres signent un procès-verbal reprenant toutes les propositions examinées, appréciant leur qualité et identifiant celles susceptibles de bénéficier d’un financement. Ce procès-verbal peut être signé dans un système électronique permettant une identification suffisante du signataire.

En tant que de besoin, ce procès-verbal établit un classement des propositions examinées et fournit des recommandations sur le montant maximal à octroyer et d’éventuelles adaptations non essentielles à la demande de subvention.

Il est conservé aux fins de référence ultérieure.

5.   L’ordonnateur compétent peut inviter un demandeur à adapter sa proposition en fonction des recommandations du comité d’évaluation. L’ordonnateur conserve une trace appropriée des contacts qu’il a eus avec les demandeurs au cours de la procédure.

L’ordonnateur compétent, après l’évaluation, prend sa décision comportant au moins:

a)

l’objet et le montant global de la décision;

b)

le nom des demandeurs retenus, l’intitulé des actions, les montants retenus et les raisons de ce choix, y compris dans les cas où il s’écarte de l’avis du comité d’évaluation;

c)

le nom des demandeurs exclus et les raisons de ce choix.

6.   Les paragraphes 1, 2 et 4 du présent article ne sont pas obligatoires pour l’octroi de subventions en vertu de l’article 190 du présent règlement et de l’article 125, paragraphe 7, du règlement financier.

Article 205

Information des demandeurs

(Article 133 du règlement financier)

Les demandeurs exclus sont informés dans les meilleurs délais des résultats de l’évaluation de leur demande et, en tout état de cause, dans un délai de quinze jours de calendrier après que les demandeurs retenus ont eux-mêmes été informés.

CHAPITRE 4

Paiement et contrôle

Article 206

Garantie de préfinancement

(Article 134 du règlement financier)

1.   Afin de limiter les risques financiers liés au versement de préfinancements, l’ordonnateur compétent peut, sur la base d’une analyse du risque, exiger du bénéficiaire une garantie préalable, dont le montant peut atteindre celui du préfinancement, sauf dans le cas des subventions de faible valeur, soit fractionner le versement en plusieurs tranches.

2.   Chaque fois qu’une garantie est exigée, elle est soumise à l’appréciation et à l’acceptation de l’ordonnateur compétent.

La garantie doit couvrir une période suffisante pour permettre de l’actionner.

3.   La garantie est fournie par un organisme bancaire ou financier agréé établi dans l’un des États membres. Lorsque le bénéficiaire est établi dans un pays tiers, l’ordonnateur compétent peut accepter qu’un organisme bancaire ou financier établi dans ce pays tiers fournisse une telle garantie s’il estime que cette dernière présente des assurances et des caractéristiques équivalentes à celles délivrées par un organisme bancaire ou financier établi dans un État membre.

À la demande du bénéficiaire, la garantie visée au premier alinéa peut être remplacée par une caution personnelle et solidaire d’un tiers ou par la garantie solidaire irrévocable et inconditionnelle des bénéficiaires d’une action parties à la même convention ou décision de subvention, après acceptation par l’ordonnateur compétent.

Cette garantie est libellée en euros.

Elle a pour objet de rendre cet organisme, ce tiers ou les autres bénéficiaires caution solidaire irrévocable ou garant à première demande des obligations du bénéficiaire de la subvention.

4.   La garantie est libérée au fur et à mesure de l’apurement du préfinancement, en déduction des paiements intermédiaires ou du versement du solde au bénéficiaire, selon les conditions prévues dans la convention ou décision de subvention.

Article 207

Justification des demandes de paiement

(Article 135 du règlement financier)

1.   Pour chaque subvention, le préfinancement peut être fractionné en plusieurs tranches dans le respect du principe de bonne gestion financière.

Le paiement intégral du nouveau versement du préfinancement est subordonné à la consommation du préfinancement précédent à hauteur d’au moins 70 % de son montant total.

Lorsque la consommation du préfinancement précédent est inférieure à 70 %, le montant du nouveau versement de préfinancement est diminué de la part non utilisée du versement de préfinancement initial.

Le décompte des frais exposés par le bénéficiaire est produit à l’appui de sa demande de nouveau versement.

2.   Le bénéficiaire certifie sur l’honneur le caractère complet, fiable et sincère des informations contenues dans ses demandes de paiement, sans préjudice des dispositions de l’article 110. Il certifie aussi que les coûts encourus peuvent être considérés comme éligibles, conformément aux dispositions de la convention ou décision de subvention, et que les demandes de paiement sont étayées par des pièces justificatives adéquates susceptibles de faire l’objet d’un contrôle.

3.   Un certificat relatif aux états financiers de l’action ou du programme de travail et aux comptes sous-jacents, produit par un contrôleur des comptes externe ou, dans le cas d’organismes publics, par un agent public qualifié et indépendant, peut être exigé à l’appui de tout paiement par l’ordonnateur compétent, sur la base d’une analyse du risque. Ce certificat est joint à la demande de paiement. Ce document certifie, conformément à une méthodologie agréée par l’ordonnateur compétent et sur la base de procédures convenues conformes aux normes internationales, que les coûts déclarés par le bénéficiaire dans les états financiers sur lesquels s’appuie la demande de paiement sont réels, comptabilisés avec exactitude et éligibles conformément aux dispositions de la convention ou décision de subvention.

Dans des cas spécifiques et dûment justifiés, l’ordonnateur compétent peut demander le certificat sous la forme d’un avis ou sous un autre format respectant les normes internationales.

Le certificat relatif aux états financiers et aux comptes sous-jacents est obligatoire pour les paiements intermédiaires et pour les paiements de solde dans les cas suivants:

a)

les subventions d’action pour lesquelles le montant accordé sous la forme visée à l’article 123, paragraphe 1, point a), du règlement financier s’élève à 750 000 EUR ou plus, lorsque le montant cumulé des demandes de paiement sous cette forme s’établit à 325 000 EUR au moins;

b)

les subventions de fonctionnement pour lesquelles le montant accordé sous la forme visée à l’article 123, paragraphe 1, point a), du règlement financier s’élève à 100 000 EUR ou plus.

Sur la base d’une analyse du risque, l’ordonnateur compétent peut de plus exonérer de l’obligation de produire un tel certificat relatif aux états financiers et aux comptes sous-jacents:

a)

les organismes publics et les organisations internationales visées à l’article 43;

b)

les bénéficiaires de subventions en matière d’aide humanitaire, d’opérations urgentes de protection civile et de gestion des situations de crise, sauf pour les paiements de solde;

c)

pour les versements de solde, les bénéficiaires de subventions en matière humanitaire qui ont signé une convention-cadre de partenariat ou qui ont reçu la notification d’une décision-cadre de partenariat, telle que visées à l’article 178, et ont mis en place un système de contrôle offrant des garanties équivalentes pour ces paiements;

d)

les bénéficiaires de subventions multiples qui ont fourni des certificats indépendants présentant des garanties équivalentes en ce qui concerne le système de contrôle et la méthodologie utilisés pour l’établissement de leurs créances.

L’ordonnateur compétent peut en outre lever l’obligation de produire un certificat relatif aux états financiers et aux comptes sous-jacents, lorsqu’un audit a été ou sera réalisé directement par les services de la Commission ou par un organisme que cette dernière aura mandaté à cet effet, qui offre des garanties équivalentes concernant les coûts déclarés.

En cas de convention conclue entre la Commission et plusieurs bénéficiaires, les seuils prévus au troisième alinéa, points a) et b), sont à appliquer par bénéficiaire.

4.   Un rapport de vérification opérationnelle, présenté par un tiers indépendant agréé par l’ordonnateur compétent, peut être demandé par ce dernier à l’appui de tout paiement, sur la base d’une analyse du risque. Lorsque l’ordonnateur compétent le demande, le rapport de vérification est joint à la demande de paiement et les coûts correspondants sont éligibles dans les mêmes conditions que les coûts relatifs aux certificats d’audit, tels que visés à l’article 126 du règlement financier. Le rapport de vérification précise que la vérification opérationnelle a été réalisée conformément à une méthodologie approuvée par l’ordonnateur compétent et indique si l’action ou le programme de travail a été effectivement mis en œuvre conformément aux conditions exposées dans la convention ou la décision de subvention.

Article 208

Suspensions et réductions de subventions

(Article 135 du règlement financier)

1.   L’exécution de la convention ou décision de subvention, la participation d’un bénéficiaire à l’exécution ou des versements peuvent être suspendus afin de vérifier la réalité des erreurs et irrégularités substantielles ou fraudes présumées ou le défaut d’exécution des obligations. Si ces derniers ne sont pas confirmés, l’exécution est reprise dès que possible.

2.   En cas de non-exécution, de mauvaise exécution, d’exécution partielle ou tardive de l’action ou du programme de travail agréé, l’ordonnateur compétent, à condition d’avoir donné la possibilité au bénéficiaire de présenter ses observations, réduit ou récupère la subvention proportionnellement, selon le stade de la procédure.

CHAPITRE 5

Mise en œuvre

Article 209

Contrats d’exécution

(Article 137 du règlement financier)

1.   Sans préjudice de l’application de la directive 2004/18/CE, lorsque la mise en œuvre de l’action ou du programme de travail nécessite la passation d’un marché, le bénéficiaire attribue le marché à l’offre économiquement la plus avantageuse ou, selon le cas, à l’offre présentant le prix le plus bas, tout en veillant à l’absence de conflit d’intérêts.

2.   Lorsque la mise en œuvre des actions ou du programme de travail nécessite la passation d’un marché d’une valeur supérieure à 60 000 EUR, l’ordonnateur compétent peut imposer au bénéficiaire des règles particulières à suivre en plus de celles visées au paragraphe 1.

Ces règles particulières reposent sur des règles figurant dans le règlement financier et tiennent dûment compte de la valeur des marchés concernés, de l’importance relative de la contribution de l’Union dans le coût total de l’action et du risque. Ces règles spéciales sont prévues dans la décision ou la convention de subvention.

Article 210

Soutien financier à des tiers

(Article 137 du règlement financier)

Pour autant que les objectifs ou les résultats à atteindre soient suffisamment détaillés dans les conditions visées à l’article 137, paragraphe 1, du règlement financier, le pouvoir d’appréciation ne peut être considéré comme épuisé que si la décision ou la convention de subvention précise également ce qui suit:

a)

le montant maximal du soutien financier pouvant être versé à un tiers, qui ne doit pas dépasser 60 000 EUR, sauf dans le cas où le soutien financier est le but premier de l’action, et les critères à appliquer pour déterminer le montant précis;

b)

les différents types d’activités susceptibles de bénéficier de ce soutien financier, sur la base d’une liste exhaustive;

c)

la définition des personnes ou catégories de personnes susceptibles de bénéficier de ce soutien financier et les critères d’octroi.

TITRE VII

PRIX

Article 211

Programmation

(Article 138, paragraphe 2, du règlement financier)

1.   Un programme de travail annuel ou pluriannuel en matière de prix est préparé par chaque ordonnateur compétent. Ce programme de travail est adopté par l’institution et est publié sur le site internet de l’institution concernée le plus tôt possible, et le 31 mars de l’année d’exécution au plus tard.

Le programme de travail précise la période couverte, l’acte de base s’il y a lieu, les objectifs à remplir, les résultats prévus et le calendrier indicatif des concours avec le montant indicatif des prix.

Le programme de travail contient en outre les informations mentionnées à l’article 94 pour que la décision portant adoption de ce programme soit considérée comme étant la décision de financement des prix de l’année en question.

2.   Toute modification substantielle du programme de travail fait l’objet d’une adoption et d’une publication complémentaires selon les modalités visées au paragraphe 1.

Article 212

Règlement du concours

(Article 138, paragraphe 2, du règlement financier)

1.   Le règlement du concours définit ce qui suit:

a)

les conditions de participation, qui doivent au moins:

i)

préciser les critères d’éligibilité;

ii)

préciser les modalités et la date limite fixées pour l’enregistrement des participants, si nécessaire, et pour la présentation des dossiers de participation, dans les conditions prévues au paragraphe 2;

iii)

prévoir l’exclusion des participants qui se trouvent dans l’une des situations visées à l’article 106, paragraphe 1, et aux articles 107, 108 et 109, du règlement financier;

iv)

indiquer que les participants sont seuls responsables en cas de recours portant sur les activités menées dans le cadre du concours;

v)

prévoir l’acceptation par les gagnants des vérifications et contrôles de la Commission, de l’OLAF et de la Cour des comptes ainsi que des obligations en matière de publicité, telles que les définit le règlement du concours;

vi)

indiquer que le droit de l’Union est applicable au concours, complété, si nécessaire, par le droit national spécifié dans le règlement du concours;

vii)

préciser la juridiction ou le tribunal arbitral compétent en cas de contentieux;

viii)

indiquer que des sanctions financières et/ou administratives peuvent être infligées aux participants qui ont fait de fausses déclarations ou qui ont commis des irrégularités ou une fraude, dans les conditions prévues à l’article 145, au prorata de la valeur des prix en cause;

b)

les critères d’attribution, propres à permettre d’évaluer la qualité des dossiers de participation en ce qui concerne les objectifs poursuivis et les résultats escomptés, ainsi qu’à déterminer objectivement si les dossiers de participation peuvent être considérés comme gagnants;

c)

le montant du ou des prix;

d)

les modalités de versement des prix aux gagnants après leur attribution.

Aux fins de l’application du point a) i) du premier alinéa, les bénéficiaires de subventions de l’Union sont éligibles, sauf indication contraire dans le règlement du concours.

Aux fins de l’application du point a) vi) du premier alinéa, il peut être dérogé à cette exigence dans le cas de la participation d’organisations internationales.

2.   L’ordonnateur compétent choisit, pour la présentation des dossiers de participation, des moyens de communication non discriminatoires qui n’ont pas pour effet de restreindre l’accès des participants au concours.

Les moyens de communication retenus permettent de garantir le respect des conditions suivantes:

a)

chaque dossier de participation contient toute l’information nécessaire pour son évaluation;

b)

l’intégrité des données est préservée;

c)

la confidentialité des dossiers de participation est préservée;

d)

la protection des données à caractère personnel est assurée, conformément aux exigences du règlement (CE) no 45/2001.

3.   Le règlement du concours peut fixer les conditions régissant l’annulation du concours, en particulier lorsque ses objectifs ne peuvent pas être remplis ou qu’une personne physique ou morale ne réunissant pas les conditions de participation pourrait être considérée comme gagnante.

4.   Le règlement du concours est publié sur le site internet des institutions de l’Union. Outre la publication sur le site internet, le règlement du concours peut être publié par tout autre moyen approprié, dont le Journal officiel de l’Union européenne, lorsqu’il est nécessaire d’assurer une publicité complémentaire auprès des participants potentiels. Il peut être publié à compter de l’adoption de la décision de financement visée à l’article 84 du règlement financier, y compris au cours de l’année qui précède l’exécution du budget. Toute modification du contenu du règlement du concours fait également l’objet d’une publication dans les mêmes conditions.

Article 213

Publicité ex post

(Article 138, paragraphe 2, du règlement financier)

1.   Les informations relatives aux prix attribués au cours d’un exercice font l’objet d’une publication conformément à l’article 21.

2.   À la suite de la publication visée au paragraphe 1, lorsque celle-ci est demandée par le Parlement européen et par le Conseil, la Commission transmet à ceux-ci un rapport indiquant:

a)

le nombre de participants lors du dernier exercice;

b)

le nombre de participants et le pourcentage de dossiers de participation retenus par concours;

c)

une liste des personnes ayant participé à des groupes d’experts au cours de l’année écoulée, ainsi qu’une indication de la procédure suivie pour les sélectionner.

Article 214

Évaluation

(Article 138, paragraphe 3, du règlement financier)

1.   Afin d’évaluer les dossiers de participation, l’ordonnateur compétent désigne un groupe d’au moins trois experts, qui peuvent être des experts externes ou des personnes représentant au moins deux entités organisationnelles des institutions ou organismes visés aux articles 62 et 208 du règlement financier, sans lien hiérarchique entre elles, sauf pour les représentations ou organismes locaux visés à l’article 72 du présent règlement ainsi que pour les organismes délégataires visés aux articles 62 et 208 du règlement financier, en l’absence d’entités distinctes.

Les experts visés au premier alinéa sont soumis aux exigences en matière de conflits d’intérêts définies à l’article 57 du règlement financier.

Les experts externes déclarent qu’ils ne se trouvent pas dans une situation de conflit d’intérêts au moment de leur désignation et qu’ils s’engagent à informer l’ordonnateur de tout conflit d’intérêts survenant au cours de la procédure d’évaluation.

2.   À la fin de leurs travaux, les membres du groupe d’experts signent un procès-verbal reprenant tous les dossiers de participation examinés, appréciant leur qualité et identifiant celles susceptibles d’obtenir un prix. Ce procès-verbal peut être signé dans un système électronique permettant une identification suffisante du signataire.

Le procès-verbal visé au premier alinéa est conservé aux fins de référence ultérieure.

3.   L’ordonnateur compétent décide ensuite s’il convient ou non d’attribuer les prix. Cette décision précise aussi les éléments suivants:

a)

l’objet et le montant total des prix attribués, le cas échéant;

b)

les noms des gagnants, s’il y a lieu, le montant des prix attribués à chacun d’entre eux et la justification de ce choix;

c)

les noms des participants exclus et la justification de cette exclusion.

Article 215

Information et notification

(Article 138, paragraphe 3, du règlement financier)

1.   Les participants sont informés dans les meilleurs délais des résultats de l’évaluation de leur dossier et, en tout état de cause, dans un délai de quinze jours de calendrier après que la décision d’attribution a été prise par l’ordonnateur.

2.   La décision d’attribution du prix est notifiée au gagnant et constitue l’engagement juridique au sens de l’article 86 du règlement financier.

TITRE VIII

INSTRUMENTS FINANCIERS

Article 216

Sélection des entités chargées de la mise en œuvre des instruments financiers en gestion indirecte

(Article 139 du règlement financier)

1.   Pour la mise en œuvre des instruments financiers relevant de la gestion indirecte, la Commission obtient la preuve que l’entité chargée de l’exécution remplit les conditions définies à l’article 60, paragraphe 2, du règlement financier. Une fois que cette preuve est obtenue, elle demeure valable pour toute mise en œuvre future d’instruments financiers par l’entité en question, sauf si des modifications substantielles ont été apportées aux systèmes, règles et procédures de cette entité qui sont couverts par ces conditions.

2.   Pour la sélection des entités à qui est confiée la mise en œuvre d’instruments financiers en vertu de l’article 61, paragraphe 2, du règlement financier, la Commission publie un appel aux entités potentiellement intéressées. Cet appel inclut les critères de sélection et d’attribution.

L’appel visé au premier alinéa indique aussi si l’entité chargée de l’exécution est tenue d’allouer ses propres ressources financières à l’instrument financier en question ou si le risque est partagé. Lorsque l’appel contient une telle indication et si cela est nécessaire pour atténuer le risque de conflit d’intérêts, l’appel indique également que l’entité chargée de l’exécution est tenue de proposer des mesures en matière d’alignement des intérêts, tel que visé à l’article 140, paragraphe 2, du règlement financier. Les mesures en matière d’alignement des intérêts sont incluses dans la convention relative à l’instrument financier concerné.

La Commission ouvre un dialogue avec les entités satisfaisant aux critères de sélection de manière transparente et objective et sans donner lieu à un conflit d’intérêts. Après le dialogue, la Commission se lie, dans une convention de délégation, avec la ou les entités ayant présenté la proposition économiquement la plus avantageuse, précisant, le cas échéant, si le régime suivi est l’allocation de leurs propres ressources financières ou le partage des risques.

3.   La Commission peut entamer des négociations directes avec des entités potentiellement intéressées avant de signer des conventions de délégation lorsque l’entité chargée de l’exécution est désignée dans l’acte de base concerné ou mentionnée à l’article 58, paragraphe 1, point c) iii), du règlement financier, ou encore dans des cas exceptionnels dûment justifiés et correctement documentés, en particulier lorsque:

a)

aucune proposition appropriée n’a été présentée à la suite de l’appel aux entités potentiellement intéressées;

b)

les instruments financiers ont des caractéristiques spécifiques qui requièrent, pour leur mise en œuvre, un type particulier d’entité en raison de sa compétence technique, de son degré élevé de spécialisation ou de son pouvoir administratif;

c)

lorsque l’urgence impérieuse, résultant d’événements imprévisibles non imputables à l’Union, n’est pas compatible avec la procédure visée au paragraphe 2.

Article 217

Contenu des conventions de délégation conclues avec les entités chargées de la mise en œuvre des instruments financiers en gestion indirecte

(Article 139 du règlement financier)

Outre les exigences énumérées à l’article 40, une convention de délégation conclue avec des entités à qui est confiée la mise en œuvre d’instruments financiers inclut des dispositions propres à assurer le respect des principes et conditions énoncés à l’article 140 du règlement financier. Ces conventions de délégation comprennent notamment:

a)

la description de l’instrument financier, en particulier sa stratégie ou politique d’investissement, le type de soutien fourni, les critères d’éligibilité des intermédiaires financiers et des destinataires finaux ainsi que les besoins opérationnels complémentaires transposant les objectifs stratégiques de l’instrument;

b)

la fourchette de valeurs nécessaire pour obtenir un effet de levier;

c)

une définition des activités non éligibles et des critères d’exclusion;

d)

des dispositions assurant l’alignement des intérêts et réglant les conflits d’intérêts potentiels;

e)

des dispositions régissant la sélection des intermédiaires financiers en application du deuxième alinéa de l’article 139, paragraphe 4, du règlement financier ainsi que la mise en place de structures d’investissement spécialisées, s’il y a lieu;

f)

des dispositions relatives à la responsabilité de l’entité chargée de l’exécution et des autres entités qui participent à la mise en œuvre de l’instrument financier;

g)

des dispositions concernant le règlement des différends;

h)

les règles de gouvernance de l’instrument financier;

i)

des dispositions concernant l’utilisation et la réutilisation de la contribution de l’Union, conformément à l’article 140, paragraphe 6, du règlement financier;

j)

des dispositions relatives à la gestion des contributions de l’Union et des comptes fiduciaires, en particulier le risque de contrepartie, les opérations de trésorerie acceptables, les responsabilités des parties concernées, les actions correctives en cas de soldes excessifs sur les comptes fiduciaires, la conservation des documents et l’établissement de rapports;

k)

des dispositions relatives à la rémunération de l’entité chargée de l’exécution, en particulier le taux des frais de gestion, ainsi qu’au calcul et au versement des coûts et frais de gestion à l’entité chargée de l’exécution, conformément à l’article 218;

l)

le cas échéant, des dispositions définissant un cadre pour le régime des contributions des Fonds visés à l’article 175 du règlement financier, en particulier le Fonds européen de développement régional, le Fonds social européen, le Fonds de cohésion, le Fonds européen agricole pour le développement rural et le futur Fonds pour la pêche (ci-après dénommés les «Fonds relevant du CSC»);

m)

des dispositions sur la durée, la possibilité de prorogation et l’arrêt de l’instrument financier, en particulier les conditions relatives à un arrêt anticipé et, le cas échéant, les stratégies de sortie;

n)

des dispositions sur le suivi de la mise en œuvre du soutien aux intermédiaires financiers et aux destinataires finaux, en particulier les rapports que doivent présenter les intermédiaires financiers;

o)

le cas échéant, le type et la nature des opérations de couverture visées à l’article 219.

Article 218

Coûts et frais de gestion dus aux entités chargées de l’exécution

(Article 139 du règlement financier)

1.   La Commission rémunère les entités chargées de la mise en œuvre d’un instrument financier au moyen d’honoraires liés aux prestations, du remboursement de dépenses exceptionnelles et, lorsque l’entité chargée de l’exécution gère la trésorerie de l’instrument financier, d’honoraires de gestion de la trésorerie.

2.   Les honoraires liés aux prestations comprennent les frais administratifs destinés à rémunérer l’entité chargée de l’exécution pour les travaux réalisés lors de la mise en œuvre d’un instrument financier. Ils peuvent aussi, le cas échéant, comprendre des primes destinées à stimuler la réalisation des objectifs poursuivis ou à encourager les bonnes performances financières de l’instrument financier.

Article 219

Règles particulières applicables aux comptes fiduciaires en gestion indirecte

(Article 139 du règlement financier)

1.   Les entités chargées de la mise en œuvre des instruments financiers peuvent ouvrir des comptes fiduciaires au sens de l’article 68, paragraphe 7, du règlement financier, en leur nom et exclusivement pour le compte de la Commission. Ces entités transmettent les relevés de compte correspondants au service compétent de la Commission.

2.   Les comptes fiduciaires demeurent suffisamment liquides et les actifs détenus sur ces comptes fiduciaires sont gérés conformément au principe de bonne gestion financière, dans le respect des règles prudentielles appropriées, conformément à l’article 140, paragraphe 7, du règlement financier.

3.   Pour la mise en œuvre des instruments financiers, les entités chargées de l’exécution ne procèdent pas à des opérations de couverture à des fins spéculatives. Le type et la nature des opérations de couverture sont approuvés ex ante par la Commission et inclus dans les conventions de délégation visées à l’article 217.

Article 220

Instruments financiers mis en œuvre en gestion directe

(Article 139 du règlement financier)

1.   Dans des cas exceptionnels, les instruments financiers peuvent être mis en œuvre en gestion directe en application de l’article 139, paragraphe 4, du règlement financier, selon l’une de modalités suivantes:

a)

une structure d’investissement spécialisée, à laquelle la Commission participe avec d’autres investisseurs publics ou privés, en vue d’accroître l’effet de levier de la contribution de l’Union;

b)

les prêts, les garanties, les prises de participation et autres instruments de partage des risques autres que les investissements dans des structures d’investissement spécialisées, fournis directement aux destinataires finaux ou par le biais d’intermédiaires financiers.

2.   Pour la mise en œuvre des instruments financiers, la Commission ne procède pas à des opérations de couverture à des fins spéculatives. Le type et la nature des opérations de couverture sont approuvés ex ante par la Commission et inclus dans les conventions conclues avec les entités mettant en œuvre l’instrument financier.

Article 221

Sélection des intermédiaires financiers, des gestionnaires des structures d’investissement spécialisées et des destinataires finaux

(Article 139 du règlement financier)

1.   Lorsque la Commission met en œuvre des instruments financiers en gestion directe ou indirecte au moyen de structures d’investissement spécialisées, ces structures sont créées en vertu des lois d’un État membre. Elles peuvent aussi être créées en vertu de la législation d’un pays autre qu’un État membre dans le domaine des actions extérieures. Les gestionnaires de ces structures sont tenus, légalement ou contractuellement, d’agir avec la diligence d’un gestionnaire professionnel et en toute bonne foi.

2.   Les gestionnaires des structures d’investissement spécialisées visées au paragraphe 1 et les intermédiaires financiers ou destinataires finaux des instruments financiers sont sélectionnés en tenant dûment compte de la nature de l’instrument financier à mettre en œuvre, de l’expérience et de la capacité opérationnelle et financière des entités concernées, et/ou de la viabilité économique des projets des destinataires finaux. Ce choix est transparent, justifié par des motifs objectifs et ne donne pas lieu à un conflit d’intérêts.

3.   Aucun soutien financier n’est accordé aux gestionnaires des structures d’investissement spécialisées, aux intermédiaires financiers et aux destinataires finaux qui se trouvent dans l’une des situations visées à l’article 106, paragraphe 1, et aux articles 107, 108 et 109, du règlement financier.

Article 222

Conditions de l’utilisation des instruments financiers

(Article 140 du règlement financier)

1.   Les instruments financiers visent à remédier aux imperfections ou aux défaillances des marchés, ou encore à une inadéquation de ceux-ci en matière d’investissements, et n’apportent un soutien qu’aux destinataires finaux qui sont jugés économiquement viables au moment où l’Union octroie un concours au moyen d’un instrument financier.

2.   Les instruments financiers fournissent aux destinataires finaux un soutien proportionné. Le traitement préférentiel des investisseurs fournissant des coïnvestissements ou partageant des risques est, en particulier, justifié et proportionné aux risques pris par les investisseurs dans un instrument financier et se limite au minimum nécessaire pour garantir leur investissement ou le partage des risques.

Article 223

Effet de levier

(Article 140 du règlement financier)

1.   Les instruments financiers visent à produire un effet de levier à partir de la contribution de l’Union, en mobilisant un investissement global excédant le montant de cette contribution.

L’effet de levier des fonds de l’Union équivaut au montant à financer en faveur des destinataires finaux éligibles, divisé par le montant de la contribution de l’Union.

2.   La fourchette des valeurs de l’effet de levier se fonde sur une évaluation ex ante de l’instrument financier correspondant.

Article 224

Évaluation ex ante des instruments financiers

(Article 140 du règlement financier)

1.   Les instruments financiers se fondent sur des évaluations ex ante qui établissent les imperfections ou les défaillances des marchés, ou encore l’inadéquation de ceux-ci en matière d’investissements, et qui apprécient les besoins d’investissement en vue de la réalisation des objectifs poursuivis.

2.   L’évaluation ex ante démontre que les besoins du marché ainsi établis ne peuvent pas être satisfaits de manière appropriée et en temps opportun au moyen d’activités dirigées par le marché ou d’interventions de l’Union autres que le financement par un instrument financier, comme la réglementation, la libéralisation, la réforme ou d’autres mesures stratégiques. Il s’agit d’évaluer la probabilité et le coût potentiel des distorsions du marché et de l’éviction du financement privé susceptibles de découler de la mise en place des instruments financiers et de déterminer les moyens propres à limiter autant que possible les effets négatifs de ces distorsions.

3.   Conformément au principe de subsidiarité, l’évaluation ex ante démontre qu’un instrument financier créé au niveau de l’Union répond aux besoins du marché de manière plus appropriée que des instruments financiers similaires établis au niveau national ou régional, notamment ceux financés par les Fonds relevant du CSC. Des facteurs tels que la difficulté de l’accès au financement au niveau national, notamment pour les projets transfrontaliers, les économies d’échelle ou d’importants effets de démonstration liés à la diffusion des bonnes pratiques dans les États membres sont pris en considération lors de l’évaluation de la valeur ajoutée de la contribution de l’Union.

4.   L’évaluation ex ante détermine la méthode la plus efficace à suivre pour la mise en œuvre de l’instrument financier.

5.   L’évaluation ex ante démontre aussi que l’instrument financier prévu par la Commission est compatible avec:

a)

les instruments financiers nouveaux et existants, en évitant les chevauchements indésirables et en réalisant des synergies et des économies d’échelle;

b)

les instruments financiers et autres formes d’interventions publiques visant le même environnement de marché, afin d’éviter les incohérences et d’explorer les possibilités de synergies.

6.   L’évaluation ex ante apprécie la proportionnalité de l’intervention envisagée par rapport à l’ampleur du déficit de financement mis en évidence et à l’effet de levier attendu de l’instrument financier prévu; elle examine aussi les effets qualitatifs supplémentaires, comme la diffusion des bonnes pratiques, la promotion efficace des objectifs stratégiques de l’Union dans l’ensemble de la chaîne de mise en œuvre ou l’accès à une expertise disponible auprès des acteurs impliqués tout au long de cette chaîne.

7.   L’évaluation ex ante définit une série d’indicateurs de performance adaptés aux propositions d’instruments financiers et précise la production, les résultats et l’impact attendus.

8.   Une évaluation ex ante distincte des instruments financiers s’effectue uniquement lorsqu’une telle évaluation satisfaisant pleinement aux critères des paragraphes 1 à 7 n’est pas incluse dans l’évaluation ex ante ou dans une analyse d’impact du programme ou de l’activité couverts par un acte de base.

Article 225

Suivi des instruments financiers

(Article 140 du règlement financier)

1.   Afin de garantir le suivi harmonisé des instruments financiers visé à l’article 140, paragraphe 12, du règlement financier, un système de suivi est mis en place par l’ordonnateur compétent afin de contribuer à la fourniture de l’assurance raisonnable que les fonds de l’Union sont utilisés conformément à l’article 32, paragraphe 2, du règlement financier.

2.   Le système de suivi est utilisé pour évaluer l’état d’avancement de la mise en œuvre en vue de la réalisation des objectifs stratégiques, tel qu’il se reflète dans la production et les indicateurs de résultat définis conformément à l’évaluation ex ante, pour analyser la conformité de la mise en œuvre avec les exigences définies en application de l’article 140, paragraphe 2, du règlement financier ainsi que pour fournir la base du compte rendu de la Commission, exigé à l’article 38, paragraphe 5, et à l’article 140, paragraphe 8, du règlement financier.

3.   Dans le cas de la gestion indirecte, le suivi assuré par la Commission s’appuie sur les rapports et la comptabilité fournis par les entités chargées de l’exécution, sur les audits disponibles et les contrôles effectués par l’entité chargée de l’exécution, en tenant dûment compte de la déclaration de gestion de l’entité chargée de l’exécution et de l’avis de l’organisme d’audit indépendant visé à l’article 60, paragraphe 5, du règlement financier. La Commission examine les informations fournies par les entités chargées de l’exécution et peut réaliser des contrôles, notamment sur la base d’échantillons, aux niveaux appropriés de mise en œuvre, jusqu’aux destinataires finaux.

Le suivi assuré par l’entité chargée de l’exécution s’appuie sur les rapports et la comptabilité fournis par les intermédiaires financiers, sur les audits disponibles et les contrôles effectués par l’intermédiaire financier, en tenant dûment compte de la déclaration de gestion de l’intermédiaire financier et de l’avis des auditeurs indépendants.

En l’absence d’intermédiaire financier, l’entité chargée de l’exécution assure directement le suivi de l’utilisation de l’instrument financier en se fondant sur les rapports et la comptabilité fournis par les destinataires finaux.

L’entité chargée de l’exécution examine, le cas échéant sur la base d’échantillons, les informations fournies par les intermédiaires financiers ou les destinataires finaux et procède aux contrôles mentionnés dans la convention visée à l’article 217.

4.   En cas de gestion directe, le suivi assuré par la Commission se fonde sur les rapports et la comptabilité fournis par les intermédiaires financiers et les destinataires finaux, sans préjudice des contrôles appropriés. Les dispositions du paragraphe 3 s’appliquent mutatis mutandis à la gestion directe.

5.   Les conventions de mise en œuvre de l’instrument financier contiennent les dispositions nécessaires à l’application des paragraphes 1 à 4.

Article 226

Traitement des contributions des Fonds relevant du CSC

(Article 140 du règlement financier)

1.   Des comptes séparés sont tenus pour les contributions des Fonds relevant du CSC aux instruments financiers créés en vertu du titre VIII du règlement financier et soutenus par les Fonds relevant du CSC en application de la réglementation sectorielle.

2.   Les contributions des Fonds relevant du CSC sont inscrites dans une comptabilité séparée et sont octroyées, conformément aux objectifs de chaque Fonds relevant du CSC, à des actions et à des destinataires finaux compatibles avec le ou les programmes à partir desquels sont effectuées les contributions.

3.   En ce qui concerne les contributions des Fonds relevant du CSC aux instruments financiers créés en vertu du titre VIII du règlement financier, la réglementation sectorielle s’applique.

TITRE IX

REDDITION DES COMPTES ET COMPTABILITÉ

CHAPITRE 1

Reddition des comptes

Article 227

Rapport sur la gestion budgétaire et financière de l’exercice

(Article 142 du règlement financier)

Le rapport sur la gestion budgétaire et financière de l’exercice expose fidèlement:

a)

la réalisation des objectifs de l’exercice, conformément au principe de la bonne gestion financière;

b)

la situation financière et les événements qui ont eu une influence significative sur les activités menées pendant l’exercice.

Le rapport sur la gestion budgétaire et financière est distinct des rapports sur l’exécution du budget.

Article 228

Dérogation aux principes comptables

(Article 144 du règlement financier)

Lorsque, dans un cas particulier, les comptables considèrent qu’il y a lieu de déroger au contenu de l’un des principes comptables définis dans les règles comptables de l’Union, cette dérogation est signalée et dûment motivée dans les notes annexes aux états financiers visées à l’article 232.

Article 229

Pièces justificatives

(Article 144 du règlement financier)

1.   Chaque écriture s’appuie sur des pièces justificatives datées et numérotées, établies sur papier ou sur un support assurant la fiabilité et la conservation de leur contenu pendant les délais visés à l’article 48.

2.   Les opérations de même nature, réalisées en un même lieu et au cours d’une même journée, peuvent être récapitulées sur une pièce justificative unique.

Article 230

État de la performance financière

(Article 145 du règlement financier)

L’état de la performance financière reflète les produits et charges de l’exercice dont la classification se fait en fonction de leur nature.

Article 231

État des flux de trésorerie

(Article 145 du règlement financier)

L’état des flux de trésorerie rend compte de ces flux pour la période visée, en faisant apparaître l’évolution entre les montants de trésorerie à l’ouverture et à la clôture.

La trésorerie est constituée des éléments suivants:

a)

les liquidités;

b)

les comptes et dépôts bancaires à vue;

c)

les autres valeurs disponibles qui peuvent rapidement être transformées en argent et dont la valeur est stable.

Article 232

Notes annexes aux états financiers

(Article 145 du règlement financier)

Les notes annexes visées à l’article 145 du règlement financier font partie intégrante des états financiers. Les notes contiennent au moins les indications suivantes:

a)

les principes, règles et méthodes comptables;

b)

les notes explicatives qui fournissent des informations supplémentaires qui ne sont pas présentées dans le corps des états financiers mais qui sont nécessaires à une image fidèle.

Article 233

Comptes de résultat de l’exécution budgétaire

(Article 146 du règlement financier)

1.   Les comptes de résultat de l’exécution budgétaire contiennent:

a)

une information sur les recettes comprenant:

i)

l’évolution des prévisions du budget en recettes;

ii)

l’exécution du budget en recettes;

iii)

l’évolution des droits constatés;

b)

des informations retraçant l’évolution de la totalité des crédits d’engagement et de paiement disponibles;

c)

des informations retraçant l’utilisation de la totalité des crédits d’engagement et de paiement disponibles;

d)

des informations concernant l’évolution des engagements restant à payer, reportés de l’exercice précédent ou engagés pendant l’exercice.

2.   En ce qui concerne l’information sur les recettes, est joint également un état faisant apparaître, par État membre, la répartition des montants restant à recouvrer à la fin de l’exercice correspondant à des ressources propres couvertes par un ordre de recouvrement.

Article 234

Modalités de la transmission des comptes

(Article 148 du règlement financier)

Les comptes provisoires et les comptes définitifs visés aux articles 147 et 148 du règlement financier peuvent être transmis par voie électronique.

CHAPITRE 2

Comptabilité

Section 1

Organisation comptable

Article 235

Organisation comptable

(Article 151 du règlement financier)

1.   Le comptable de chaque institution et organisme visé à l’article 141 du règlement financier établit et tient à jour une documentation décrivant l’organisation et les procédures comptables propres à son institution et à son organisme.

2.   Les recettes et dépenses budgétaires sont enregistrées dans le système informatisé visé à l’article 236 selon la nature économique de l’opération, en recettes ou dépenses courantes ou en capital.

Article 236

Systèmes informatisés

(Article 151 du règlement financier)

1.   La comptabilité est tenue à l’aide d’un système informatique intégré.

2.   L’organisation de la comptabilité tenue au moyen de systèmes et sous-systèmes informatisés requiert une description complète des systèmes et sous-systèmes.

Cette description définit le contenu de tous les champs de données et précise la façon selon laquelle le système traite les opérations individuelles. Elle indique comment le système garantit l’existence d’une piste d’audit complète pour chaque opération, ainsi que pour toute modification apportée aux systèmes et sous-systèmes informatisés de façon à pouvoir identifier à tout moment la nature et l’auteur des changements.

Les descriptions des systèmes et sous-systèmes comptables informatiques mentionnent, le cas échéant, les liens existants entre ces derniers et le système comptable central, notamment en matière de transfert de données et de rapprochement des soldes.

3.   L’accès aux systèmes et sous-systèmes informatisés est restreint aux personnes incluses sur une liste d’utilisateurs autorisés qui est tenue et mise à jour par chaque institution.

Section 2

Livres comptables

Article 237

Livres comptables

(Article 154 du règlement financier)

Chaque institution ou chaque organisme visé à l’article 141 du règlement financier tient un livre-journal, un grand livre des comptes et au moins des grands livres auxiliaires pour les débiteurs, créanciers et les immobilisations, à moins que l’analyse du rapport coûts/avantages ne le justifie pas.

Les livres comptables consistent en des documents informatiques identifiés par le comptable et offrant toute garantie en matière de preuve.

Les écritures du livre-journal sont reportées dans les comptes du grand livre des comptes, détaillées selon le plan comptable visé à l’article 212.

Le livre-journal et le grand livre des comptes peuvent être détaillés en autant de journaux auxiliaires et de livres auxiliaires que l’importance et les besoins l’exigent.

Les écritures enregistrées dans les journaux et livres auxiliaires sont centralisées au moins mensuellement dans le livre-journal et dans le grand livre des comptes.

Article 238

Balance générale des comptes

(Article 154 du règlement financier)

Chaque institution et organisme visé à l’article 141 du règlement financier établit une balance des comptes qui reprend tous les comptes de la comptabilité générale, y compris les comptes soldés au cours de l’exercice avec, pour chacun d’eux:

a)

le numéro du compte;

b)

le libellé;

c)

le total des débits;

d)

le total des crédits;

e)

le solde.

Article 239

Rapprochements comptables

(Article 154 du règlement financier)

1.   Les données du grand livre des comptes sont conservées et organisées de manière à justifier le contenu de chacun des comptes repris à la balance générale des comptes.

2.   En ce qui concerne l’inventaire des immobilisations, les dispositions des articles 246 à 253 s’appliquent.

Section 3

Enregistrement

Article 240

Écritures comptables

(Article 154 du règlement financier)

1.   Les écritures sont passées selon la méthode dite «en partie double» en vertu de laquelle tout mouvement ou variation enregistré dans la comptabilité est représenté par une écriture qui établit une équivalence entre ce qui est porté au débit et ce qui est porté au crédit des différents comptes affectés par cette écriture.

2.   La contrepartie en euros d’une transaction libellée en une monnaie autre que l’euro est calculée et comptabilisée.

Les transactions en monnaies des comptes réévaluables font l’objet d’une réévaluation monétaire au moins lors de chaque clôture comptable.

Cette réévaluation est effectuée sur la base des cours établis conformément à l’article 6.

Le cours à utiliser pour la conversion entre l’euro et une autre monnaie afin d’établir le bilan au 31 décembre de l’année N est celui du dernier jour ouvrable de l’année N.

3.   Les règles comptables de l’Union arrêtées en vertu de l’article 152 du règlement financier précisent les règles de conversion et de réévaluation à prévoir aux fins de la comptabilité d’exercice.

Article 241

Enregistrements comptables

(Article 154 du règlement financier)

Tout enregistrement comptable précise l’origine, le contenu et l’imputation de chaque donnée, ainsi que les références de la pièce justificative s’y rapportant.

Article 242

Enregistrement dans le livre-journal

(Article 154 du règlement financier)

Les opérations comptables sont enregistrées dans le livre-journal selon une des méthodes suivantes, qui ne sont pas exclusives l’une de l’autre:

a)

soit jour par jour, opération par opération;

b)

soit par récapitulation mensuelle des totaux des opérations, à la condition de conserver tous les documents permettant de vérifier ces opérations jour par jour, opération par opération.

Article 243

Validation de l’enregistrement

(Article 154 du règlement financier)

1.   Le caractère définitif des enregistrements repris au livre-journal et dans les grands livres auxiliaires est assuré par une procédure de validation qui interdit toute modification ou suppression de l’enregistrement.

2.   Une procédure de clôture destinée à figer la chronologie et à garantir l’intangibilité des enregistrements est mise en œuvre au plus tard avant la présentation des états financiers définitifs.

Section 4

Rapprochement et vérification

Article 244

Rapprochement des comptes

(Article 154 du règlement financier)

1.   Les soldes des comptes de la balance générale sont rapprochés périodiquement et au moins lors de la clôture annuelle avec les données des systèmes de gestion utilisés par les ordonnateurs pour la gestion des éléments patrimoniaux et pour l’alimentation journalière du système comptable.

2.   Périodiquement, et au moins lors de chaque clôture comptable, le comptable vérifie que les soldes bancaires correspondent à la réalité et contrôle notamment:

a)

les avoirs en banque, par rapprochement des extraits de compte communiqués par les institutions financières;

b)

les fonds détenus en caisse, par rapprochement avec les données du livre de caisse.

En ce qui concerne les comptes d’immobilisations, cet examen se fait conformément aux dispositions de l’article 250.

3.   Les comptes de liaison interinstitutionnels sont rapprochés mensuellement.

4.   Les comptes d’attente sont ouverts et annuellement examinés par le comptable. Ces comptes sont placés sous la responsabilité de l’ordonnateur, qui les apure dans les plus brefs délais.

Section 5

Comptabilité budgétaire

Article 245

Contenu et tenue de la comptabilité budgétaire

(Article 156 du règlement financier)

1.   La comptabilité budgétaire enregistre pour chaque subdivision du budget:

a)

en ce qui concerne les dépenses:

i)

les crédits autorisés dans le budget initial, les crédits inscrits dans des budgets rectificatifs, les crédits reportés, les crédits ouverts à la suite de la perception de recettes affectées, les crédits résultant de virements et le montant total des crédits ainsi disponibles;

ii)

les engagements et les paiements de l’exercice;

b)

en ce qui concerne les recettes:

i)

les prévisions inscrites dans le budget initial, les prévisions inscrites dans les budgets rectificatifs, les recettes affectées et le montant total des prévisions ainsi évaluées;

ii)

les droits constatés et les recouvrements de l’exercice;

c)

la reprise des engagements restant à payer et des recettes restant à recouvrer des exercices antérieurs.

Les crédits d’engagement et les crédits de paiement visés au premier alinéa, point a), sont enregistrés et suivis séparément.

Sont également enregistrés en comptabilité budgétaire les engagements provisionnels globaux relatifs au Fonds européen agricole de garantie (ci-après dénommé «FEAGA») et les paiements correspondants.

Ces engagements sont présentés au regard de l’ensemble des crédits du FEAGA.

2.   La comptabilité budgétaire permet un suivi distinct de:

a)

l’utilisation des crédits reportés et des crédits de l’exercice;

b)

la liquidation des engagements restant à liquider.

En ce qui concerne les recettes, les créances restant à recouvrer des exercices antérieurs sont suivies séparément.

3.   La comptabilité budgétaire peut être organisée de manière à développer une comptabilité analytique.

4.   La comptabilité budgétaire est tenue à l’aide des systèmes informatiques, dans des livres ou sur fiches.

CHAPITRE 3

Inventaire des immobilisations

Article 246

Inventaire des immobilisations

(Article 157 du règlement financier)

Le système d’inventaire des immobilisations est établi par l’ordonnateur avec l’assistance du comptable. Ce système d’inventaire fournit toutes les informations nécessaires à la tenue de la comptabilité et à la conservation des actifs.

Article 247

Conservation des biens

(Article 157 du règlement financier)

Les institutions et organismes visés à l’article 141 du règlement financier arrêtent, chacun pour ce qui le concerne, les dispositions relatives à la conservation des actifs inclus dans leurs bilans respectifs et déterminent les services administratifs responsables du système d’inventaire.

Article 248

Inscription des biens dans l’inventaire

(Article 157 du règlement financier)

Font l’objet d’une inscription à l’inventaire et d’un enregistrement dans les comptes d’immobilisations toutes les acquisitions de biens dont la durée d’utilisation est supérieure à un an, n’ayant pas un caractère de bien de consommation et dont le prix d’acquisition ou le coût de revient est supérieur à celui indiqué dans les règles comptables de l’Union arrêtées en vertu de l’article 152 du règlement financier.

Article 249

Contenu de l’inventaire pour les biens

(Article 157 du règlement financier)

L’inventaire reprend une description appropriée du bien, précise sa localisation ou, en cas de bien meuble, le service ou la personne responsable, sa date d’acquisition et son coût unitaire.

Article 250

Contrôles de l’inventaire des biens meubles

(Article 157 du règlement financier)

Les contrôles de l’inventaire entrepris par les institutions et organismes visés à l’article 141 du règlement financier sont exécutés de manière à s’assurer de l’existence physique de chaque bien et de la conformité de l’inscription à l’inventaire. Ce contrôle est effectué dans le cadre d’un programme annuel de vérification, sauf pour les immobilisations corporelles et incorporelles dont le contrôle sera effectué, au minimum, sur une base triennale.

Article 251

Revente de biens corporels

(Article 157 du règlement financier)

Les membres, les fonctionnaires ou agents et autre personnel des institutions et organismes visés à l’article 141 du règlement financier ne peuvent pas se porter acquéreurs des biens revendus par ces institutions et organismes sauf lorsque ces biens sont revendus par une procédure d’adjudication publique.

Article 252

Procédure de vente de biens corporels

(Article 157 du règlement financier)

1.   Les ventes de biens corporels font l’objet d’une publicité locale appropriée, lorsque la valeur d’achat unitaire de ces biens est égale ou supérieure à 8 100 EUR. La période comprise entre la date de publication de la dernière annonce et la conclusion du contrat de vente est au minimum de quatorze jours de calendrier.

Les ventes visées au premier alinéa font l’objet d’un avis de vente publié au Journal officiel de l’Union européenne lorsque la valeur d’achat unitaire de ces biens est égale ou supérieure à 391 100 EUR. Une publicité appropriée peut en outre être faite dans la presse des États membres. La période comprise entre la date de publication de l’avis au Journal officiel de l’Union européenne et la conclusion du contrat de vente est au minimum d’un mois.

2.   Les institutions et les organismes visés à l’article 141 du règlement financier peuvent renoncer à la publicité lorsque le coût de celle-ci excède le bénéfice escompté de l’opération.

3.   Les institutions et organismes visés à l’article 141 du règlement financier sont tenus de rechercher chaque fois les meilleurs prix pour les ventes des biens corporels.

4.   Les paragraphes 1, 2 et 3 ne s’appliquent pas aux ventes entre les institutions de l’Union et leurs organismes visés à l’article 208 du règlement financier.

Article 253

Procédure de cession de biens corporels

(Article 157 du règlement financier)

La cession, à titre onéreux ou gratuit, la mise au rebut, la location et la disparition par perte, vol ou quelque cause que ce soit, des biens inventoriés, y compris des immeubles, donnent lieu à l’établissement d’une déclaration ou d’un procès-verbal de l’ordonnateur.

La déclaration ou le procès-verbal constate en particulier l’éventualité d’une obligation de remplacement à la charge d’un fonctionnaire ou agent de l’Union ou de toute autre personne.

Les mises à disposition à titre gratuit de biens immeubles ou de grandes installations donnent lieu à l’établissement de contrats et font l’objet d’une communication annuelle au Parlement européen et au Conseil à l’occasion de la présentation du projet de budget.

Les membres, les fonctionnaires ou agents et autre personnel des institutions et organismes visés à l’article 141 du règlement financier ne peuvent pas bénéficier des biens inventoriés cédés à titre gratuit ou mis au rebut.

Article 254

Inventaire et publicité des ventes dans les délégations de l’Union

(Article 157 du règlement financier)

1.   Les inventaires permanents des biens meubles constituant le patrimoine de l’Union sont tenus, en ce qui concerne les délégations de l’Union, sur place. Ils sont régulièrement communiqués aux services centraux selon des modalités arrêtées par chaque institution.

Les biens meubles en transit vers les délégations de l’Union font l’objet d’une inscription sur une liste provisoire dans l’attente de leur reprise sur les inventaires permanents.

2.   La publicité pour les ventes des biens meubles des délégations de l’Union se fait conformément aux usages locaux.

DEUXIÈME PARTIE

DISPOSITIONS PARTICULIÈRES

TITRE I

RECHERCHE

Article 255

Typologie des actions

(Article 181 du règlement financier)

1.   Les actions directes sont exécutées par les établissements du Centre commun de recherche (ci-après dénommé «JRC») et sont financées en principe intégralement par le budget. Il comporte:

a)

des programmes de recherche;

b)

des activités de recherche exploratoire;

c)

des activités de soutien scientifique et technique de nature institutionnelle.

2.   Le JRC peut participer aux actions indirectes dans les conditions prévues à l’article 183 du règlement financier.

3.   Les prévisions de créances visées à l’article 181, paragraphe 2, du règlement financier sont transmises au comptable en vue de leur enregistrement.

Article 256

Règles complémentaires applicables au JRC

(Article 183 du règlement financier)

1.   Les activités de nature concurrentielle exercées par le JRC consistent en:

a)

activités menées à la suite de procédures d’octroi de subventions ou de passation de marchés;

b)

activités menées pour le compte de tiers;

c)

activités entreprises dans le cadre d’un accord administratif avec d’autres institutions ou d’autres services de la Commission pour la fourniture de services techniques et scientifiques.

2.   Lorsque les activités exercées par le JRC pour le compte de tiers impliquent la passation d’un marché, la procédure de passation de ce marché respecte les principes de transparence et d’égalité de traitement.

3.   Les prévisions de créances visées à l’article 183, paragraphe 2, du règlement financier, sont transmises au comptable en vue de leur enregistrement.

TITRE II

ACTIONS EXTÉRIEURES

CHAPITRE I

Dispositions générales

Article 257

Actions susceptibles d’être financées

(Article 184 du règlement financier)

Les crédits relatifs aux actions visées au titre IV, chapitre 1, de la deuxième partie du règlement financier peuvent notamment financer des marchés, des subventions, y compris les bonifications d’intérêts, des prêts spéciaux, la garantie de prêts et des actions en matière d’assistance financière, d’appui budgétaire et autres formes spécifiques d’aide budgétaire.

CHAPITRE II

Aide budgétaire et fonds fiduciaires à plusieurs donateurs

Article 258

Recours à l’aide budgétaire

(Article 186 du règlement financier)

1.   Dans les cas prévus par les actes de base concernés, la Commission peut recourir à l’aide budgétaire sectorielle ou générale dans un pays tiers si les conditions suivantes sont remplies:

a)

la gestion des finances publiques du pays partenaire est suffisamment transparente, fiable et efficace;

b)

le pays partenaire a mis en place des politiques sectorielles ou nationales suffisamment crédibles et pertinentes;

c)

le pays partenaire a mis en place des politiques macroéconomiques axées sur la stabilité.

2.   La convention de financement signée avec le pays partenaire prévoit l’obligation pour ce pays de fournir à la Commission des informations fiables en temps voulu, qui permettent à celle-ci d’apprécier le respect des conditions énoncées au paragraphe 1.

Article 259

Fonds fiduciaires de l’Union pour les actions extérieures

(Article 187 du règlement financier)

Les contributions d’autres donateurs sont prises en compte lorsqu’elles sont encaissées sur le compte bancaire spécifique du fonds fiduciaire et pour le montant en euros résultant de la conversion opérée à leur réception sur ledit compte.

La contribution de l’Union est transférée en temps utile pour couvrir les engagements juridiques du fonds fiduciaire compte tenu des fonds disponibles fournis par les autres donateurs.

Les intérêts accumulés sur le compte bancaire spécifique du fonds fiduciaire sont investis dans ce fonds, sauf dispositions contraires prévues par son acte constitutif.

Toutes les transactions effectuées au cours de l’année sur le compte bancaire visé au troisième alinéa sont dûment enregistrées dans la comptabilité du fonds fiduciaire.

Les rapports financiers sur les opérations effectuées par chaque fonds fiduciaire sont établis par l’ordonnateur deux fois par an.

Les fonds fiduciaires sont soumis chaque année à un audit externe indépendant.

Le conseil du fonds fiduciaire approuve le rapport annuel du fonds fiduciaire élaboré par l’ordonnateur ainsi que les comptes annuels établis par le comptable. Ces rapports sont joints au rapport annuel de l’ordonnateur délégué et présentés au Parlement européen et au Conseil dans le cadre de la procédure de décharge de la Commission.

Les règles relatives à la composition du conseil et le règlement interne de celui-ci sont fixés dans l’acte constitutif du fonds fiduciaire qui est adopté par la Commission et appliqué par les donateurs. Ces dispositions assurent une représentation équitable des donateurs et prévoient la nécessité d’obtenir un vote positif de la Commission dans la décision finale sur l’utilisation des fonds.

CHAPITRE III

Passation des marchés

Article 260

Location d’immeubles

(Article 190 du règlement financier)

Les seuls marchés immobiliers pouvant être financés par des crédits opérationnels destinés aux actions extérieures sont ceux relatifs à la location de bâtiments déjà construits au moment de la signature du contrat de location. Ces marchés font l’objet de la publication prévue à l’article 124.

Article 261

Définitions

(Article 190 du règlement financier)

1.   Les marchés de services comprennent les marchés d’études et d’assistance technique.

Il s’agit d’un marché d’études si le contrat de services conclu entre un prestataire de services et le pouvoir adjudicateur concerne, entre autres, des études portant sur l’identification et la préparation de projets, des études de faisabilité, des études économiques et de marché, des études techniques et des audits.

Il s’agit d’un marché d’assistance technique dans les cas où le prestataire de services est chargé d’exercer une fonction de conseil, d’assurer la direction ou la supervision d’un projet ou de mettre à disposition les experts spécifiés dans le marché.

2.   Lorsqu’un État tiers dispose d’un personnel de gestion qualifié dans ses services ou dans des entités à participation publique, les marchés peuvent être exécutés directement par ces services ou entités en régie.

Article 262

Dispositions spécifiques relatives aux seuils et modalités de passation des marchés extérieurs

(Article 190 du règlement financier)

1.   Les articles 123 à 126, sauf pour les définitions, les paragraphes 3 et 4 de l’article 127, les articles 128, 134 à 137, les paragraphes 3 à 6 de l’article 139, l’article 148, paragraphe 4, l’article 151, paragraphe 2, les articles 152 à 158, l’article 160 et l’article 164 du présent règlement ne s’appliquent pas aux marchés passés par ou pour le compte des pouvoirs adjudicateurs visés à l’article 190, paragraphe 2, du règlement financier.

La mise en œuvre des dispositions en matière de passation de marché relevant du présent chapitre fait l’objet d’une décision de la Commission, y compris les contrôles appropriés à appliquer par l’ordonnateur compétent lorsque la Commission n’est pas le pouvoir adjudicateur.

2.   En cas de non-respect des procédures prévues par les dispositions visées au paragraphe 1, les dépenses relatives aux opérations en cause sont inéligibles au financement de l’Union.

3.   Le présent chapitre ne s’applique pas aux pouvoirs adjudicateurs visés à l’article 190, paragraphe 2, point b), du règlement financier lorsque, suite aux contrôles visés à l’article 61 dudit règlement, la Commission les a autorisés à utiliser leurs propres procédures de passation de marché.

Article 263

Publicité et non-discrimination

(Articles 190 et 191 du règlement financier)

1.   La Commission prend les mesures propres à assurer, à égalité de conditions, une réponse aussi large que possible aux appels d’offres concurrentielles pour la passation des marchés financés par l’Union. À cet effet, il est veillé notamment:

a)

à assurer de manière adéquate la publication préalable des avis de pré-information, avis de marché et avis d’attribution dans des délais satisfaisants;

b)

à éliminer toute pratique discriminatoire ou spécification technique de nature à faire obstacle à une large participation, dans des conditions égales, de toutes les personnes physiques et morales visées à l’article 182 du règlement financier.

2.   Les articles 265, paragraphe 5, 267, paragraphe 3, et 269, paragraphe 4, sont sans préjudice du recours à la passation électronique des marchés.

Article 264

Mesures de publicité

(Article 190 du règlement financier)

1.   L’avis de pré-information pour les appels d’offres internationaux est envoyé à l’Office des publications le plus rapidement possible pour les marchés de fournitures et de services et dès que possible après la décision autorisant le programme pour les marchés de travaux.

2.   Aux fins du présent chapitre, l’avis de marché est publié:

a)

au moins au Journal officiel de l’Union européenne et sur l’internet pour les appels d’offres internationaux;

b)

au moins au journal officiel de l’État bénéficiaire ou tout média équivalent pour les appels d’offres locaux.

Dans le cas où l’avis de marché est également publié localement, il doit être identique à celui publié au Journal officiel de l’Union européenne et sur l’internet et doit paraître simultanément. La publication au Journal officiel de l’Union européenne et sur l’internet est assurée par la Commission. La publication locale éventuelle est assurée par les entités visées à l’article 190, paragraphe 2, point b), du règlement financier.

3.   L’avis d’attribution est envoyé à compter de la signature du contrat, sauf, lorsque cela demeure nécessaire, pour les marchés qui sont déclarés secrets ou dont l’exécution doit s’accompagner de mesures particulières de sécurité, ou lorsque la protection des intérêts essentiels de l’Union européenne ou du pays bénéficiaire l’exige, et lorsque la publication de l’avis d’attribution est jugée inappropriée.

Article 265

Seuils et procédures de passation des marchés de services

(Article 190 du règlement financier)

1.   Les seuils et procédures visés à l’article 190 du règlement financier sont fixés de la manière suivante pour les marchés de services:

a)

marchés d’une valeur égale ou supérieure à 300 000 EUR:

i)

appel d’offres restreint international au sens de l’article 127, paragraphe 2, et de l’article 264, paragraphe 2, point a);

ii)

appel d’offres ouvert international au sens de l’article 127, paragraphe 2, et de l’article 264, paragraphe 2, point a);

b)

marchés d’une valeur inférieure à 300 000 EUR: procédure négociée concurrentielle au sens du paragraphe 3 du présent article, ou contrat-cadre.

Les marchés d’une valeur inférieure ou égale à 20 000 EUR peuvent faire l’objet d’une seule offre.

Les paiements effectués pour des dépenses d’un montant inférieur ou égal à 2 500 EUR peuvent prendre la forme d’un simple remboursement de facture, sans acceptation préalable d’une offre.

2.   Dans la procédure restreinte internationale visée au paragraphe 1, point a), l’avis de marché indique le nombre de candidats qui seront invités à remettre une offre. Pour les marchés de services, ce nombre est au moins égal à quatre. Le nombre de candidats admis à soumissionner doit être suffisant pour assurer une concurrence réelle.

La liste des candidats sélectionnés est publiée sur le site internet de la Commission.

Si le nombre de candidats satisfaisant aux critères de sélection ou aux niveaux minimaux de capacité est inférieur au nombre minimal, le pouvoir adjudicateur peut inviter à soumissionner uniquement les candidats satisfaisant aux critères de soumission d’une offre.

3.   Dans la procédure négociée visée au paragraphe 1, point b), le pouvoir adjudicateur élabore une liste d’au moins trois soumissionnaires de son choix. La procédure implique une mise en concurrence limitée, sans publication, et est appelée procédure négociée concurrentielle ne relevant pas de l’article 129.

Dans le cadre de la procédure négociée concurrentielle, les soumissionnaires peuvent être choisis à partir d’une liste de soumissionnaires potentiels faisant l’objet d’une publicité adéquate, telle que visée à l’article 136, paragraphe 1, point b). Cette liste est établie après un appel à manifestation d’intérêt et est valable pour une période maximale de cinq ans à compter de sa date de publication. Elle peut inclure des sous-listes. Toute personne intéressée peut déposer sa candidature à tout moment durant la période de validité de la liste, à l’exception des trois derniers mois. Lorsqu’un marché doit être attribué, le pouvoir adjudicateur invite tous les soumissionnaires inscrits sur la liste ou sous-liste concernée à soumettre une offre.

L’ouverture et l’évaluation des offres sont faites par un comité d’évaluation doté de l’expertise technique et administrative nécessaire. Les membres du comité d’évaluation doivent signer une déclaration d’impartialité.

Si, à la suite de la consultation des soumissionnaires, le pouvoir adjudicateur ne reçoit qu’une seule offre valable sur les plans administratif et technique, le marché peut être passé à condition que les critères d’attribution soient remplis.

4.   Pour les services juridiques au sens de la nomenclature CPV, les pouvoirs adjudicateurs peuvent recourir à la procédure négociée concurrentielle, quel que soit le montant estimé du marché.

5.   Les offres sont envoyées dans un colis ou enveloppe extérieure contenant deux enveloppes distinctes et scellées, portant les mentions: Enveloppe A «Offre technique» et Enveloppe B «Offre financière». L’enveloppe extérieure porte les indications suivantes:

a)

l’adresse indiquée dans le dossier d’appel d’offres pour la remise des offres;

b)

la référence à l’avis d’appel d’offres auquel le soumissionnaire répond;

c)

le cas échéant, les numéros des lots pour lesquels une offre est présentée;

d)

la mention «À ne pas ouvrir avant la séance d’ouverture des offres», rédigée dans la langue du dossier d’appel d’offres.

Si des entretiens ont été prévus dans le dossier d’appel d’offres, le comité d’évaluation peut s’entretenir avec les membres principaux de l’équipe d’experts proposée dans les offres techniquement acceptables, après avoir établi ses conclusions provisoires écrites et avant de conclure définitivement l’évaluation des offres techniques. Dans ce cas, les experts, de préférence collectivement s’il s’agit d’une équipe, sont interrogés par le comité d’évaluation, et à intervalles de temps rapprochés pour permettre les comparaisons. Les entretiens se déroulent sur la base d’un profil d’entretien convenu préalablement par le jury et appliqué aux différents experts ou équipes convoqués. Le jour et l’heure de l’entretien doivent être communiqués aux soumissionnaires au minimum dix jours de calendrier à l’avance. En cas de force majeure empêchant le soumissionnaire d’être présent à l’entretien, une nouvelle convocation lui sera envoyée.

6.   Les critères d’attribution du marché servent à identifier l’offre économiquement la plus avantageuse.

Le choix de l’offre économiquement la plus avantageuse résulte d’une pondération entre la qualité technique et le prix des offres selon une clef de répartition 80/20. À cet effet:

a)

les points attribués aux offres techniques sont multipliés par un coefficient de 0,80;

b)

les points attribués aux offres financières sont multipliés par un coefficient de 0,20.

Article 266

Recours à la procédure négociée pour les marchés de services

(Article 190 du règlement financier)

1.   Pour les marchés de services, les pouvoirs adjudicateurs peuvent recourir à une procédure négociée sur la base d’une seule offre dans les cas suivants:

a)

lorsque, pour des raisons d’urgence impérieuse résultant d’événements imprévisibles pour les pouvoirs adjudicateurs et ne pouvant en aucun cas leur être imputables, les délais exigés par les procédures visées à l’article 104, paragraphe 1, points a), b) et c), du règlement financier ne peuvent être respectés;

b)

lorsque les prestations sont confiées à des organismes publics ou à des institutions ou associations sans but lucratif et ont pour objet des actions à caractère institutionnel ou visant à fournir une assistance aux populations dans le domaine social;

c)

pour des prestations fournies en prolongation de services dont la prestation a déjà commencé, sous réserve des conditions prévues au paragraphe 2;

d)

lorsque la procédure d’appel d’offres ou le recours tenté à un contrat-cadre sont restés infructueux, c’est-à-dire qu’ils n’ont donné aucune offre méritant d’être retenue sur le plan qualitatif et/ou financier, auquel cas, après annulation de l’appel d’offres, le pouvoir adjudicateur peut entamer des négociations avec le ou les soumissionnaires de son choix ayant participé audit appel, pour autant que les conditions initiales du marché ne soient pas substantiellement modifiées;

e)

lorsque le marché considéré fait suite à un concours et doit, conformément aux règles applicables, être attribué au lauréat ou à un des lauréats du concours, auquel cas tous les lauréats du concours sont invités à participer aux négociations;

f)

lorsque, pour des raisons techniques ou bien tenant à la protection de droits d’exclusivité, le marché ne peut être attribué qu’à un prestataire déterminé;

g)

pour les marchés qui sont déclarés secrets ou dont l’exécution doit s’accompagner de mesures particulières de sécurité, ou lorsque la protection des intérêts essentiels de l’Union ou du pays bénéficiaire l’exige;

h)

lorsqu’un nouveau contrat doit être conclu à la suite de la résiliation anticipée d’un contrat existant.

Aux fins du premier alinéa, point a), sont considérées comme relevant de l’urgence impérieuse les interventions effectuées dans le cadre des situations de crise visées à l’article 190, paragraphe 2. L’ordonnateur délégué, le cas échéant en concertation avec les autres ordonnateurs délégués concernés, constate la situation d’urgence impérieuse et réexamine régulièrement sa décision au regard du principe de bonne gestion financière.

Les actions à caractère institutionnel mentionnées au point b) du premier alinéa incluent les services directement liés à la mission statutaire des organismes publics.

2.   Les prestations fournies en prolongation de services dont la prestation a déjà commencé visées au paragraphe 1, point c), sont les suivantes:

a)

des prestations complémentaires ne figurant pas dans le marché principal mais qui sont devenues nécessaires à l’exécution du marché à la suite de circonstances imprévues, à condition que ces prestations complémentaires ne puissent être techniquement ou économiquement séparées du marché principal sans inconvénient majeur pour le pouvoir adjudicateur et que le montant cumulé des prestations complémentaires ne dépasse pas 50 % de la valeur du marché principal;

b)

des prestations additionnelles consistant en la répétition de services similaires confiés au prestataire titulaire d’un premier marché, à condition que:

i)

le premier marché ait donné lieu à la publication d’un avis de marché et que la possibilité de recourir à la procédure négociée pour la fourniture de nouveaux services dans le cadre du projet ainsi que le coût estimé aient été clairement indiqués dans l’avis en question;

ii)

l’extension du marché porte sur une valeur et une durée ne dépassant pas la valeur et la durée du marché initial.

Article 267

Seuils et procédures de passation des marchés de fournitures

(Article 190 du règlement financier)

1.   Les seuils et procédures visés à l’article 190 du règlement financier sont fixés de la manière suivante pour les marchés de fournitures:

a)

marchés d’une valeur égale ou supérieure à 300 000 EUR: appel d’offres ouvert international au sens de l’article 127, paragraphe 2, et de l’article 264, paragraphe 2, point a);

b)

marchés d’une valeur inférieure à 300 000 EUR: contrat cadre ou:

i)

pour les marchés d’une valeur égale ou supérieure à 100 000 EUR, mais inférieure à 300 000 EUR: appel d’offres ouvert local au sens de l’article 127, paragraphe 2, et de l’article 264, paragraphe 2, point b);

ii)

pour les marchés d’une valeur inférieure à 100 000 EUR: procédure négociée concurrentielle au sens du paragraphe 2;

c)

les paiements effectués pour des dépenses d’un montant inférieur ou égal à 2 500 EUR peuvent prendre la forme d’un simple remboursement de facture, sans acceptation préalable d’une offre.

Les marchés d’une valeur inférieure ou égale à 20 000 EUR peuvent faire l’objet d’une seule offre.

2.   Dans la procédure négociée visée au paragraphe 1, point b) ii), du présent article, le pouvoir adjudicateur élabore une liste d’au moins trois fournisseurs de son choix. La procédure implique une mise en concurrence limitée, sans publication, et est appelée procédure négociée concurrentielle ne relevant pas de l’article 129.

L’ouverture et l’évaluation des offres sont faites par un comité d’évaluation doté de l’expertise technique et administrative nécessaire. Les membres du comité d’évaluation doivent signer une déclaration d’impartialité.

Si, à la suite de la consultation des fournisseurs, le pouvoir adjudicateur ne reçoit qu’une seule offre valable sur les plans administratif et technique, le marché peut être passé à condition que les critères d’attribution soient remplis.

3.   Chaque offre technique et financière doit être remise dans une enveloppe unique scellée, elle-même placée à l’intérieur d’un colis ou d’une enveloppe extérieure. L’enveloppe intérieure porte les indications suivantes:

a)

l’adresse indiquée dans le dossier d’appel d’offres pour la remise des offres;

b)

la référence à l’avis d’appel d’offres auquel le soumissionnaire répond;

c)

le cas échéant, les numéros des lots pour lesquels une offre est présentée;

d)

la mention «À ne pas ouvrir avant la séance d’ouverture des offres», rédigée dans la langue du dossier d’appel d’offres.

Aux lieu et heure fixés dans le dossier d’appel d’offres, les offres sont ouvertes en séance publique par le comité d’évaluation. Lors de l’ouverture publique des offres, les noms des soumissionnaires, les prix proposés, l’existence de la garantie de soumission requise et toute autre formalité que le pouvoir adjudicateur estime appropriée doivent être annoncés.

4.   Dans le cas d’un marché de fournitures sans service après-vente, le seul critère d’attribution est le prix.

Dans le cas où des propositions pour le service après-vente ou pour une formation présentent une importance particulière, l’offre retenue est soit celle qui propose le prix le plus bas, soit l’offre économiquement la plus avantageuse compte tenu de la qualité technique du service offert et du prix proposé.

Article 268

Recours à la procédure négociée pour les marchés de fournitures

(Article 190 du règlement financier)

1.   Les marchés de fournitures peuvent être passés par procédure négociée sur la base d’une seule offre dans les cas suivants:

a)

lorsque, pour des raisons d’urgence impérieuse résultant d’événements imprévisibles pour les pouvoirs adjudicateurs et ne pouvant en aucun cas leur être imputables, les délais exigés par les procédures visées à l’article 111, paragraphe 1, points a), b) et c), du règlement financier ne peuvent être respectés;

b)

lorsque la nature ou les caractéristiques particulières de certaines fournitures le justifient, par exemple lorsque l’exécution du marché est réservée exclusivement aux titulaires de brevets ou de licences en régissant l’utilisation;

c)

pour les livraisons complémentaires effectuées par le fournisseur initial et destinées soit au renouvellement partiel de fournitures ou d’installations d’usage courant, soit à l’extension de fournitures ou d’installations existantes et lorsque le changement de fournisseur obligerait le pouvoir adjudicateur à acquérir un matériel de technique différente entraînant une incompatibilité ou des difficultés techniques d’utilisation et d’entretien disproportionnées;

d)

lorsqu’un appel d’offres est demeuré infructueux, c’est-à-dire n’a donné aucune offre méritant d’être retenue sur le plan qualitatif ou financier;

e)

pour les contrats qui sont déclarés secrets, ou pour les contrats dont l’exécution doit s’accompagner de mesures spéciales de sécurité ou quand la protection des intérêts essentiels de l’Union européenne ou du pays bénéficiaire le requiert;

f)

pour les marchés portant sur des fournitures cotées et achats effectués sur une bourse de matières premières;

g)

pour les marchés portant sur des achats à des conditions particulièrement avantageuses, soit auprès d’un fournisseur cessant définitivement ses activités commerciales, soit auprès de curateurs ou liquidateurs d’une faillite, d’un concordat judiciaire ou d’une procédure de même nature selon le droit national;

h)

lorsqu’un nouveau contrat doit être conclu à la suite de la résiliation anticipée d’un contrat existant.

Dans les cas mentionnés au premier alinéa, point d), le pouvoir adjudicateur peut, après annulation de l’appel d’offres, entamer des négociations avec le ou les soumissionnaires de son choix ayant participé à l’appel d’offres, pour autant que les conditions initiales du marché ne soient pas substantiellement modifiées.

2.   Aux fins du paragraphe 1, point a), du présent article, sont considérées comme relevant de l’urgence impérieuse les interventions effectuées dans le cadre des situations de crise visées à l’article 190, paragraphe 2. L’ordonnateur délégué, le cas échéant en concertation avec les autres ordonnateurs délégués concernés, constate la situation d’urgence impérieuse et réexamine régulièrement sa décision au regard du principe de bonne gestion financière.

Article 269

Seuils et procédures de passation des marchés de travaux

(Article 190 du règlement financier)

1.   Les seuils et procédures visés à l’article 190 du règlement financier sont fixés de la manière suivante pour les marchés de travaux:

a)

marchés d’une valeur égale ou supérieure à 5 000 000 EUR: deux possibilités existent:

i)

appel d’offres ouvert international au sens de l’article 127, paragraphe 2, et de l’article 264, paragraphe 2, point a);

ii)

compte tenu de la particularité de certains travaux, appel d’offres restreint international au sens de l’article 127, paragraphe 2, et de l’article 264, paragraphe 2, point a);

b)

marchés d’une valeur égale ou supérieure à 300 000 EUR, mais inférieure à 5 000 000 EUR: appel d’offres ouvert local au sens de l’article 127, paragraphe 2, et de l’article 264, paragraphe 2, point b);

c)

marchés d’une valeur inférieure à 300 000 EUR: procédure négociée concurrentielle au sens du paragraphe 2;

Les marchés d’une valeur inférieure ou égale à 20 000 EUR peuvent faire l’objet d’une seule offre.

2.   Dans la procédure négociée visée au paragraphe 1, point c), le pouvoir adjudicateur élabore une liste d’au moins trois entrepreneurs de travaux de son choix. La procédure implique une mise en concurrence limitée, sans publication, et est appelée procédure négociée concurrentielle ne relevant pas de l’article 129.

L’ouverture et l’évaluation des offres sont faites par un comité d’évaluation doté de l’expertise technique et administrative nécessaire. Les membres du comité d’évaluation doivent signer une déclaration d’impartialité.

Si, à la suite de la consultation des entrepreneurs de travaux, le pouvoir adjudicateur ne reçoit qu’une seule offre valable sur les plans administratif et technique, le marché peut être passé à condition que les critères d’attribution soient remplis.

3.   Les critères de sélection portent sur la capacité du soumissionnaire à exécuter des marchés similaires, au vu notamment des travaux menés à bien dans les dernières années. Une fois la sélection opérée, et les offres non conformes ayant déjà été éliminées, le seul critère d’attribution du marché est le prix de l’offre.

4.   Chaque offre technique et financière doit être remise dans une enveloppe unique scellée, elle-même placée à l’intérieur d’un colis ou d’une enveloppe extérieure. L’enveloppe intérieure porte les indications suivantes:

a)

l’adresse indiquée dans le dossier d’appel d’offres pour la remise des offres;

b)

la référence à l’avis d’appel d’offres auquel le soumissionnaire répond;

c)

le cas échéant, les numéros des lots pour lesquels une offre est présentée;

d)

la mention «À ne pas ouvrir avant la séance d’ouverture des offres», rédigée dans la langue du dossier d’appel d’offres.

Aux lieu et heure fixés dans le dossier d’appel d’offres, les offres sont ouvertes en séance publique par le comité d’évaluation. Lors de l’ouverture publique des offres, les noms des soumissionnaires, les prix proposés, l’existence de la garantie de soumission requise et toute autre formalité que le pouvoir adjudicateur estime appropriée doivent être annoncés.

Article 270

Recours à la procédure négociée pour les marchés de travaux

(Article 190 du règlement financier)

1.   Les marchés de travaux peuvent être passés par procédure négociée sur la base d’une seule offre dans les cas suivants:

a)

lorsque, pour des raisons d’urgence impérieuse résultant d’événements imprévisibles pour les pouvoirs adjudicateurs et ne pouvant en aucun cas leur être imputables, les délais exigés par les procédures visées à l’article 111, paragraphe 1, points a), b) et c), du règlement financier ne peuvent être respectés;

b)

pour les travaux complémentaires ne figurant pas dans le premier marché conclu mais devenus nécessaires à l’exécution de l’ouvrage à la suite de circonstances imprévues, sous réserve des conditions prévues au paragraphe 2;

c)

lorsqu’un appel d’offres est demeuré infructueux, c’est-à-dire n’a donné aucune offre méritant d’être retenue sur le plan qualitatif ou financier;

d)

pour les contrats qui sont déclarés secrets, ou pour les contrats dont l’exécution doit s’accompagner de mesures spéciales de sécurité ou quand la protection des intérêts essentiels de l’Union européenne ou du pays bénéficiaire le requiert;

e)

lorsqu’un nouveau contrat doit être conclu à la suite de la résiliation anticipée d’un contrat existant.

Aux fins du premier alinéa, point a), sont considérées comme relevant de l’urgence impérieuse les interventions effectuées dans le cadre des situations de crise visées à l’article 190, paragraphe 2. L’ordonnateur délégué, le cas échéant en concertation avec les autres ordonnateurs délégués concernés, constate la situation d’urgence impérieuse et réexamine régulièrement sa décision au regard du principe de bonne gestion financière.

Dans les cas mentionnés au premier alinéa, point c), le pouvoir adjudicateur peut, après annulation de l’appel d’offres, entamer des négociations avec le ou les soumissionnaires de son choix ayant participé à l’appel d’offres, pour autant que les conditions initiales du marché ne soient pas substantiellement modifiées.

2.   Les travaux complémentaires visés au paragraphe 1, point b), sont attribués à l’entrepreneur de travaux qui exécute déjà cet ouvrage, à condition que:

a)

ces travaux ne puissent être techniquement ou économiquement séparés du marché principal sans inconvénient majeur pour le pouvoir adjudicateur;

b)

ces travaux, quoiqu’ils soient séparables de l’exécution du marché initial, soient strictement nécessaires à son achèvement;

c)

le montant cumulé des marchés passés pour des travaux complémentaires ne dépasse pas 50 % du montant du marché principal.

Article 271

Recours à la procédure négociée pour les marchés immobiliers

(Article 190 du règlement financier)

Les marchés immobiliers visés à l’article 260 peuvent être passés par procédure négociée après prospection du marché local.

Article 272

Choix de la procédure de passation pour les marchés mixtes

(Article 190 du règlement financier)

Dans le cas de marchés portant à la fois sur des prestations de service et sur la fourniture de biens ou l’exécution de travaux, le pouvoir adjudicateur, avec l’accord de la Commission si celle-ci n’est pas le pouvoir adjudicateur, détermine les seuils et procédures applicables en fonction de l’aspect prédominant du marché, apprécié sur la base de la valeur relative et de l’importance opérationnelle de ses différentes composantes.

Article 273

Documents d’appel à la concurrence

(Article 190 du règlement financier)

1.   Les documents d’appel à la concurrence visés à l’article 138 sont établis sur la base des meilleures pratiques internationales et conformément aux dispositions du présent chapitre en ce qui concerne les mesures de publicité et les contacts entre le pouvoir adjudicateur et les soumissionnaires.

2.   Pour les marchés de services, le dossier d’appel d’offres doit contenir les documents suivants:

a)

les instructions aux soumissionnaires, qui doivent stipuler notamment:

i)

le type de marché;

ii)

les critères d’attribution du marché et leur pondération respective;

iii)

la possibilité et le calendrier des entretiens éventuels;

iv)

l’autorisation éventuelle des variantes;

v)

la proportion de sous-traitance éventuellement autorisée;

vi)

le budget maximal disponible pour le marché;

vii)

la monnaie de l’offre;

b)

la liste restreinte des candidats retenus (mentionnant l’interdiction de s’associer entre eux);

c)

les conditions générales des marchés de services;

d)

les conditions particulières qui détaillent et complètent les conditions générales ou y dérogent;

e)

les termes de référence indiquant le calendrier prévisionnel du projet et les dates prévisionnelles à partir desquelles les experts principaux doivent être disponibles;

f)

le bordereau de prix (à remplir par le soumissionnaire);

g)

un formulaire de soumission;

h)

un formulaire de marché;

i)

le cas échéant, des formulaires de garantie bancaire, ou d’une institution similaire, pour les paiements de préfinancements.

Le point h) du premier alinéa ne s’applique pas aux cas dans lesquels, en raison de circonstances exceptionnelles et dûment justifiées, le modèle de contrat ne peut pas être utilisé.

3.   Pour les marchés de fournitures, le dossier d’appel d’offres doit contenir les documents suivants:

a)

les instructions aux soumissionnaires, qui doivent stipuler notamment:

i)

les critères de sélection et d’attribution du marché;

ii)

l’autorisation éventuelle des variantes;

iii)

la monnaie de l’offre;

b)

les conditions générales des marchés de fournitures;

c)

les conditions particulières qui détaillent et complètent les conditions générales ou y dérogent;

d)

une annexe technique comportant les plans éventuels, les spécifications techniques et le calendrier prévisionnel de l’exécution du marché;

e)

le bordereau de prix (à remplir par le soumissionnaire) et le détail des prix;

f)

un formulaire de soumission;

g)

un formulaire de marché;

h)

le cas échéant, des formulaires de garantie bancaire, ou d’une institution similaire, pour:

i)

la soumission;

ii)

les paiements de préfinancements;

iii)

la bonne fin.

Le point g) du premier alinéa ne s’applique pas aux cas dans lesquels, en raison de circonstances exceptionnelles et dûment justifiées, le modèle de contrat ne peut pas être utilisé.

4.   Pour les marchés de travaux, le dossier d’appel d’offres doit contenir les documents suivants:

a)

les instructions aux soumissionnaires, qui doivent stipuler notamment:

i)

les critères de sélection et d’attribution du marché;

ii)

l’autorisation éventuelle des variantes;

iii)

la monnaie de l’offre;

b)

les conditions générales des marchés de travaux;

c)

les conditions particulières qui détaillent et complètent les conditions générales ou y dérogent;

d)

des annexes techniques comportant les plans, les spécifications techniques et le calendrier prévisionnel de l’exécution du marché;

e)

le bordereau de prix (à remplir par le soumissionnaire) et le détail des prix;

f)

un formulaire de soumission;

g)

un formulaire de marché;

h)

le cas échéant, des formulaires de garantie bancaire, ou d’une institution similaire, pour:

i)

la soumission;

ii)

les paiements de préfinancements;

iii)

la bonne fin.

Le point g) du premier alinéa ne s’applique pas aux cas dans lesquels, en raison de circonstances exceptionnelles et dûment justifiées, le modèle de contrat ne peut pas être utilisé.

5.   En cas de contradiction entre les conditions particulières visées au paragraphe 2, point d), au paragraphe 3, point c), et au paragraphe 4, point c), et les conditions générales, ces conditions particulières prévalent.

6.   Lorsque les pouvoirs adjudicateurs exigent la production de certificats établis par des organes indépendants attestant que l’opérateur économique se conforme à certaines normes de garantie de la qualité, ils se réfèrent aux systèmes d’assurance-qualité fondés sur les normes européennes ou, le cas échéant, internationales en la matière et certifiés par des organismes conformes aux normes européennes ou internationales concernant la certification. Ils acceptent également d’autres preuves de mesures équivalentes de garantie de la qualité produites par les opérateurs économiques.

Article 274

Garanties

(Article 190 du règlement financier)

1.   Par dérogation à l’article 163, les garanties préalables sont libellées en euros ou dans la monnaie du contrat qu’elles couvrent.

2.   Le pouvoir adjudicateur peut exiger une garantie de soumission, au sens du présent chapitre, représentant 1 % à 2 % de la valeur globale du marché pour les marchés de fournitures et de travaux; cette garantie est conforme à l’article 163. Elle est libérée à la signature du contrat. Elle est saisie en cas de retrait ultérieur d’une offre soumise avant la date limite fixée à cet effet.

3.   Dans le cas des marchés de fournitures et de travaux, une garantie de bonne fin peut être demandée par le pouvoir adjudicateur pour un montant fixé dans le dossier d’appels d’offres et compris entre 5 % et 10 % de la valeur totale du marché. Cette garantie est déterminée sur la base de critères objectifs, tels que la nature et la valeur du marché.

Cependant, une garantie de bonne fin est exigée lorsque les seuils suivants sont dépassés:

a)

345 000 EUR pour les marchés de travaux;

b)

150 000 EUR pour les marchés de fournitures.

Cette garantie expire au plus tôt à la réception définitive des fournitures et travaux. En cas de mauvaise exécution du contrat, la totalité de la garantie est saisie.

Article 275

Délais des procédures

(Article 190 du règlement financier)

1.   Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur à l’adresse indiquée et au plus tard à la date et à l’heure mentionnées dans l’invitation à soumissionner. Les délais de réception des offres et des demandes de participation fixés par les pouvoirs adjudicateurs sont suffisamment longs pour que les intéressés disposent d’un laps de temps raisonnable et approprié pour préparer et déposer leurs offres.

Pour les marchés de services, le délai minimal entre la date d’envoi de la lettre d’invitation et la date limite fixée pour la réception des offres est de cinquante jours. Toutefois, dans des cas d’urgence, des délais différents peuvent être autorisés.

2.   Les soumissionnaires peuvent présenter leurs questions par écrit avant la date de clôture pour la réception des offres. Le pouvoir adjudicateur fournit les réponses aux questions soumises, avant la date de clôture de réception des offres.

3.   Dans les procédures restreintes internationales, le délai minimal pour la réception des demandes de participation est au moins de trente jours à compter de la date de publication de l’avis de marché. Le délai minimal entre la date d’envoi de la lettre d’invitation et la date limite fixée pour la réception des offres est de cinquante jours. Toutefois, dans certains cas exceptionnels, des délais différents peuvent être autorisés.

4.   Dans les procédures ouvertes internationales, les délais pour la réception des offres à compter de la date d’envoi de l’avis de marché sont au minimum de:

a)

quatre-vingt-dix jours pour les marchés de travaux;

b)

soixante jours pour les marchés de fournitures.

Toutefois, dans certains cas exceptionnels, des délais différents peuvent être autorisés.

5.   Dans les procédures ouvertes locales, les délais pour la réception des offres à compter de la date de publication de l’avis de marché sont au minimum de:

a)

soixante jours pour les marchés de travaux;

b)

trente jours pour les marchés de fournitures.

Toutefois, dans certains cas exceptionnels, des délais différents peuvent être autorisés.

6.   Pour les procédures négociées concurrentielles visées à l’article 265, paragraphe 1, point b), à l’article 267, paragraphe 1, point c), et à l’article 269, paragraphe 1, point c), un délai minimal de trente jours à compter de la date d’envoi de la lettre d’invitation est accordé aux candidats retenus pour remettre leurs offres.

7.   Les délais prévus aux paragraphes 1 à 6 sont fixés en jours de calendrier.

Article 276

Comité d’évaluation

(Article 190 du règlement financier)

1.   Toutes les demandes de participation et offres déclarées conformes sont évaluées et classées par un comité d’évaluation sur la base des critères d’exclusion, de sélection et d’attribution préalablement annoncés. Ce comité est composé d’un nombre impair de membres, au minimum trois, dotés de toute l’expertise technique et administrative nécessaire pour se prononcer valablement sur les offres.

2.   Si la Commission n’est pas le pouvoir adjudicateur, elle peut demander copie des documents d’appel à la concurrence, des offres, de l’évaluation des offres et des contrats signés. Elle peut également participer à titre d’observateur à l’ouverture et à l’évaluation des offres.

3.   Les offres qui ne contiennent pas tous les éléments essentiels exigés dans les documents d’appels d’offres ou qui ne correspondent pas aux exigences spécifiques qui y sont fixées sont éliminées.

Toutefois, le comité d’évaluation ou le pouvoir adjudicateur peut inviter les candidats ou les soumissionnaires à compléter ou à expliciter les pièces justificatives présentées relatives aux critères d’exclusion, de sélection et d’attribution, dans un délai qu’il fixe et dans le respect du principe d’égalité de traitement.

4.   Dans le cas d’offres anormalement basses telles que visées à l’article 151, le comité demande les précisions qu’il convient sur la composition de l’offre.

5.   L’obligat