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Document 32008D0458

2008/458/CE: Décision de la Commission du 5 mars 2008 fixant les modalités de mise en œuvre de la décision n o  575/2007/CE du Parlement européen et du Conseil portant création du Fonds européen pour le retour pour la période 2008-2013 dans le cadre du programme général Solidarité et gestion des flux migratoires en ce qui concerne les systèmes de gestion et de contrôle des États membres, les règles de gestion administrative et financière et l'éligibilité des dépenses pour les projets cofinancés par le Fonds [notifiée sous le numéro C(2008) 796]

OJ L 167, 27.6.2008, p. 135–200 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
Special edition in Croatian: Chapter 19 Volume 004 P. 248 - 313

In force

ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2008/458/oj

27.6.2008   

FR

Journal officiel de l'Union européenne

L 167/135


DÉCISION DE LA COMMISSION

du 5 mars 2008

fixant les modalités de mise en œuvre de la décision no 575/2007/CE du Parlement européen et du Conseil portant création du Fonds européen pour le retour pour la période 2008-2013 dans le cadre du programme général «Solidarité et gestion des flux migratoires» en ce qui concerne les systèmes de gestion et de contrôle des États membres, les règles de gestion administrative et financière et l'éligibilité des dépenses pour les projets cofinancés par le Fonds

[notifiée sous le numéro C(2008) 796]

(Les textes en langues allemande, anglaise, bulgare, espagnole, estonienne, finnoise, française, grecque, hongroise, italienne, lettone, lituanienne, maltaise, néerlandaise, polonaise, portugaise, roumaine, slovaque, slovène, suédoise et tchèque sont les seuls faisant foi.)

(2008/458/CE)

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté européenne,

vu la décision no 575/2007/CE du Parlement européen et du Conseil du 23 mai 2007 portant création du Fonds européen pour le retour pour la période 2008-2013 dans le cadre du programme général «Solidarité et gestion des flux migratoires» (1), et notamment son article 23, son article 31, paragraphe 5, son article 33, paragraphe 6, et son article 35, paragraphe 4,

considérant ce qui suit:

(1)

Il y a lieu de fixer les conditions dans lesquelles les États membres devraient mettre en œuvre les actions au titre du Fonds, et notamment de préciser les circonstances dans lesquelles l'autorité responsable peut mettre directement en œuvre les projets. Il convient également de prévoir des dispositions pour les autorités déléguées.

(2)

Il y a lieu d'établir une liste des procédures et/ou des modalités pratiques que les différentes autorités désignées devraient établir et suivre pour la mise en œuvre du Fonds.

(3)

Il est nécessaire de déterminer les obligations qui incombent aux autorités responsables en ce qui concerne, d'une part, les bénéficiaires finals durant la phase conduisant à la sélection et à l'approbation des projets à financer et, d'autre part, les aspects sur lesquels doivent porter les vérifications des dépenses déclarées par le bénéficiaire final et/ou les partenaires du projet, y compris les vérifications administratives des demandes de remboursement et les vérifications sur place des opérations de chaque projet.

(4)

Pour permettre un contrôle approprié des dépenses effectuées au titre des programmes annuels, il est nécessaire de fixer les critères auxquels les pistes d'audit doivent répondre pour être jugées suffisantes.

(5)

Les audits des projets et des systèmes sont réalisés sous la responsabilité de l'autorité d'audit. Afin de s'assurer que les audits aient une portée et une efficacité adéquates et soient effectués selon les mêmes normes dans tous les États membres, il convient de spécifier les conditions qu'ils doivent remplir, notamment la base sur laquelle se fonde l'échantillonnage.

(6)

Outre leur programme pluriannuel, les États membres sont tenus de remettre à la Commission une description de leurs systèmes de gestion et de contrôle. Étant donné que ce document compte parmi les éléments essentiels sur lesquels se fonde la Commission, dans le contexte de la gestion partagée du budget communautaire, pour établir si l'aide financière en question est utilisée par les États membres conformément aux règles et principes applicables qui sont nécessaires pour protéger les intérêts financiers de la Communauté, il convient de définir de manière détaillée les informations que le document en question doit contenir.

(7)

Afin d'harmoniser les normes de programmation, d'assurer le suivi de la mise en œuvre du Fonds ainsi que d'auditer et de certifier les dépenses, il est nécessaire de définir clairement le contenu du programme pluriannuel, du programme annuel, du rapport d'avancement, du rapport final, des demandes de paiement ainsi que de la stratégie d'audit, du rapport d'audit annuel, de la déclaration de validité et de la certification des dépenses.

(8)

Les États membres étant tenus de veiller à la communication et au suivi des irrégularités et de recouvrer les montants indûment versés dans le cadre du financement du Fonds, il y a lieu de fixer des critères applicables aux données transmises à la Commission.

(9)

L'expérience a montré que les citoyens de l'Union européenne n'ont pas suffisamment connaissance du rôle joué par la Communauté dans le financement de programmes. Il convient dès lors de définir de manière détaillée les actions d'information et de publicité requises pour combler ce manque de communication et d'information.

(10)

Afin de garantir une large diffusion des informations relatives aux possibilités de financement auprès de toutes les parties intéressées et dans un souci de transparence, il y a lieu de déterminer les mesures minimales requises pour informer les bénéficiaires finals potentiels des financements disponibles proposés conjointement par la Communauté et les États membres par l'intermédiaire du Fonds. Pour améliorer la transparence en ce qui concerne l'utilisation du Fonds, il convient que la liste des bénéficiaires finals, l'intitulé des projets et le montant du financement public alloué aux projets fassent l'objet d'une publication.

(11)

Compte tenu de la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (2) et du règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données (3), il convient de prévoir, pour ce qui est des actions d'information et de publicité et des activités d'audit menées en application de la présente décision, qu'il incombe à la Commission et aux États membres de prévenir toute divulgation non autorisée de données à caractère personnel et tout accès non autorisé à de telles données, et de spécifier à quelle fin la Commission et les États membres peuvent traiter de telles données.

(12)

L'utilisation de moyens électroniques aux fins de l'échange d'informations et de données financières entre les États membres et la Commission conduit à une simplification, à une efficacité renforcée, à une transparence accrue et à un gain de temps. Pour exploiter pleinement ces avantages tout en garantissant la sécurité des échanges, la Commission pourrait établir un système informatique commun.

(13)

Afin de garantir une mise en œuvre efficace du Fonds dans les États membres, dans le respect des principes de bonne gestion financière, il convient d'adopter une série de règles communes relatives à l'éligibilité des dépenses au cofinancement du Fonds. Afin de limiter la charge administrative pesant sur les bénéficiaires finals et sur les autorités désignées, des taux forfaitaires pour les coûts indirects devraient être éligibles à certaines conditions.

(14)

Conformément à l'article 3 du protocole sur la position du Royaume-Uni et de l'Irlande, annexé au traité sur l'Union européenne et au traité instituant la Communauté européenne, le Royaume-Uni est lié par l'acte de base et, par conséquent, par la présente décision.

(15)

Conformément à l'article 3 du protocole sur la position du Royaume-Uni et de l'Irlande, annexé au traité sur l'Union européenne et au traité instituant la Communauté européenne, l'Irlande est liée par l'acte de base et, par conséquent, par la présente décision.

(16)

Conformément à l'article 2 du protocole sur la position du Danemark annexé au traité sur l'Union européenne et au traité instituant la Communauté européenne, cet État n'est pas lié par la présente décision ni soumis à son application.

(17)

Les mesures prévues par la présente décision sont conformes à l'avis du comité de gestion du Fonds,

A ARRÊTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

TABLE DES MATIÈRES

Partie I

Introduction

Chapitre 1

Objet et définitions

Article 1er

Objet

Article 2

Définitions

Partie II

Dispositions communes aux quatre Fonds

Chapitre 1

Autorités désignées

Article 3

Autorités communes

Article 4

Autorité déléguée

Article 5

Externalisation de tâches

Chapitre 2

Systèmes de gestion et de contrôle

Article 6

Manuel des procédures

Article 7

Mise en œuvre du Fonds par l'autorité responsable

Article 8

Conditions dans lesquelles l'autorité responsable intervient en qualité de maître d'œuvre

Article 9

Procédure de sélection et d'attribution lorsque l'autorité responsable intervient en qualité de pouvoir adjudicateur

Article 10

Conventions de subvention avec les bénéficiaires finals lorsque l'autorité responsable intervient en qualité de pouvoir adjudicateur

Article 11

Marchés de mise en œuvre

Article 12

Détermination de la contribution communautaire finale

Article 13

Assistance technique

Article 14

Dépenses au titre de l'assistance technique en cas d'autorité commune

Article 15

Vérifications par l'autorité responsable

Article 16

Piste d'audit

Article 17

Audits des systèmes et audits des projets

Article 18

Vérifications par l'autorité de certification

Chapitre 3

Informations à fournir en ce qui concerne l'utilisation du Fonds

Article 19

Principe de proportionnalité

Article 20

Description des systèmes de gestion et de contrôle

Article 21

Révision de la description des systèmes de gestion et de contrôle

Article 22

Documents de programmation

Article 23

Révision de la répartition financière dans les programmes annuels

Article 24

Rapports d'avancement et rapports finals sur l'exécution des programmes annuels

Article 25

Documents établis par l'autorité d'audit

Article 26

Documents établis par l'autorité de certification

Chapitre 4

Notification des irrégularités

Article 27

Notification initiale — Dérogations

Article 28

Notification du suivi — Non-recouvrement

Article 29

Contacts avec les États membres

Article 30

Utilisation des informations

Chapitre 5

Information et publicité

Article 31

Informations fournies aux bénéficiaires finals potentiels

Article 32

Informations fournies aux bénéficiaires finals

Article 33

Responsabilités de l'autorité responsable concernant l'information et la publicité à destination du grand public

Article 34

Responsabilités des bénéficiaires finals concernant l'information et la publicité à destination du grand public

Article 35

Caractéristiques techniques de l'information et de la publicité à l'échelle de l'opération

Chapitre 6

Données à caractère personnel

Article 36

Protection des données à caractère personnel

Chapitre 7

Échange de documents par voie électronique

Article 37

Échange de documents par voie électronique

Article 38

Système informatique d'échange de documents

Partie III

Dispositions propres au Fonds européen pour le retour

Chapitre 1

Règles d'éligibilité

Article 39

Règles d'éligibilité

Partie IV

DISPOSITIONS FINALES

Article 40

Destinataires

ANNEXES

 

PARTIE I

INTRODUCTION

CHAPITRE 1

Objet et définitions

Article premier

Objet

1.   La présente décision établit les modalités de mise en œuvre du Fonds en ce qui concerne:

a)

les autorités désignées;

b)

les systèmes de gestion et de contrôle;

c)

les informations à fournir à la Commission par les États membres en ce qui concerne l'utilisation du Fonds;

d)

la notification des irrégularités;

e)

l'information et la publicité;

f)

les données à caractère personnel;

g)

l'échange de documents par voie électronique.

2.   Les dispositions ci-après s'appliquent sans préjudice du règlement (Euratom, CE) no 2185/96 du Conseil du 11 novembre 1996 relatif aux contrôles et vérifications sur place effectués par la Commission pour la protection des intérêts financiers des Communautés européennes contre les fraudes et autres irrégularités (4).

Article 2

Définitions

Aux fins de la présente décision, on entend par:

«acte de base»: la décision no 575/2007/CE,

«Fonds»: le Fonds européen pour le retour, tel qu'établi par l'acte de base,

«quatre Fonds»: le Fonds européen pour les réfugiés, le Fonds pour les frontières extérieures, le Fonds européen pour le retour et le Fonds européen d'intégration des ressortissants de pays tiers, tels qu'établis par les décisions du Parlement européen et du Conseil no 573/2007/CE (5), no 574/2007/CE (6), no 575/2007/CE et la décision 2007/435/CE du Conseil (7) dans le cadre du programme général «Solidarité et gestion des flux migratoires»,

«autorité responsable»: l'organisme désigné par un État membre en vertu de l'article 25, paragraphe 1, point a), de l'acte de base,

«autorité de certification»: l'organisme désigné par un État membre en vertu de l'article 25, paragraphe 1, point b), de l'acte de base,

«autorité d'audit»: l'organisme désigné par un État membre en vertu de l'article 25, paragraphe 1, point c), de l'acte de base,

«autorité déléguée»: l'organisme désigné par un État membre en vertu de l'article 25, paragraphe 1, point d), de l'acte de base,

«autorités désignées»: l'ensemble des autorités désignées par un État membre en vertu de l'article 25 de l'acte de base,

«action»: une action au titre du Fonds, au sens de l'article 4 de l'acte de base,

«projet»: les moyens utilisés par les bénéficiaires finals des subventions, en termes pratiques et concrets, pour mettre en œuvre tout ou partie d'une action,

«bénéficiaire final»: la personne morale responsable de la mise en œuvre des projets (ONG, autorités fédérales, nationales, régionales ou locales, autres organisations à but non lucratif, entreprises privées ou publiques ou organisations internationales),

«partenaire du projet»: toute personne morale mettant en œuvre un projet en coopération avec un bénéficiaire final en y affectant des ressources et en recevant une partie de la contribution communautaire par l'intermédiaire du bénéficiaire final,

«orientations stratégiques»: le cadre d'intervention du Fonds, tel qu'adopté par la décision 2007/837/CE de la Commission (8),

«priorité»: un ensemble d'actions défini comme une priorité dans les orientations stratégiques,

«priorité spécifique»: un ensemble d'actions défini comme une priorité spécifique dans les orientations stratégiques, ce qui permet un taux de cofinancement supérieur, conformément à l'article 15, paragraphe 4, de l'acte de base,

«premier acte de constat administratif ou judiciaire»: la première évaluation par écrit, d'une autorité compétente, qu'elle soit administrative ou judiciaire, concluant, sur la base de faits concrets, à l'existence d'une irrégularité sans préjudice de la possibilité que cette conclusion soit à réviser ou à retirer ultérieurement à la suite des développements de la procédure administrative ou judiciaire,

«irrégularité»: toute violation d'une disposition du droit communautaire résultant d'un acte ou d'une omission d'un opérateur économique qui a ou aurait pour effet de porter préjudice au budget général de l'Union européenne par l'imputation au budget général d'une dépense indue,

«soupçon de fraude»: une irrégularité donnant lieu à l'engagement d'une procédure administrative ou judiciaire au niveau national afin de déterminer l'existence d'un comportement intentionnel, en particulier d'une fraude telle que visée à l'article 1er, paragraphe 1, point a), de la convention relative à la protection des intérêts financiers des Communautés européennes, établie sur la base de l'article K.3 du traité sur l'Union européenne (9),

«faillite»: une procédure d'insolvabilité au sens de l'article 2, point a), du règlement (CE) no 1346/2000 du Conseil (10),

«convention de subvention»: une convention ou un document juridique équivalent sur la base duquel les États membres octroient des subventions au bénéficiaire final en vue de la mise en œuvre du projet au titre du Fonds.

PARTIE II

DISPOSITIONS COMMUNES AUX QUATRE FONDS

CHAPITRE 1

Autorités désignées

Article 3

Autorités communes

Les États membres peuvent désigner la même autorité responsable, la même autorité d'audit ou la même autorité de certification pour plusieurs des quatre Fonds.

Article 4

Autorité déléguée

1.   Toute délégation de tâches répond au principe de bonne gestion financière, qui suppose un contrôle interne efficace et efficient, et assure le respect du principe de non-discrimination, ainsi que la visibilité du financement communautaire. Les tâches d'exécution déléguées ne peuvent donner lieu à des conflits d'intérêts.

2.   L'étendue des tâches déléguées par l'autorité responsable à l'autorité déléguée et les procédures détaillées concernant leur mise en œuvre sont consignées formellement par écrit.

L'acte de délégation mentionne au minimum:

a)

les références à la législation communautaire pertinente;

b)

la tâche confiée à l'autorité déléguée;

c)

les droits, les devoirs et les responsabilités de l'autorité déléguée;

d)

l'obligation incombant à l'autorité déléguée de mettre en place et de maintenir une structure organisationnelle et un système de gestion et de contrôle adaptés à l'accomplissement de sa mission;

e)

les garanties à apporter en ce qui concerne la bonne gestion financière ainsi que la légalité et la régularité des tâches déléguées.

3.   Le rôle d'interlocuteur de la Commission, visé à l'article 25, paragraphe 1, point a), de l'acte de base, ne peut être délégué. L'autorité déléguée communique avec la Commission par l'intermédiaire de l'autorité responsable.

4.   Si l'autorité déléguée n'est pas une administration publique ou un organisme de droit privé de l'État membre auquel est confiée une mission de service public, l'autorité responsable ne peut lui déléguer de pouvoirs d'exécution impliquant une large marge d'appréciation de nature à traduire des choix politiques.

5.   La délégation des tâches aux autorités déléguées est sans effet sur les responsabilités incombant à l'autorité responsable, qui demeure comptable des tâches qu'elle a déléguées.

6.   Dans les cas où l'autorité responsable a délégué des tâches à l'autorité déléguée, toutes les dispositions de la présente décision relatives à l'autorité responsable s'appliquent mutatis mutandis à l'autorité déléguée.

Article 5

Externalisation de tâches

Les autorités désignées peuvent sous-traiter une partie de leurs tâches mais en demeurent comptables, conformément aux responsabilités définies aux articles 27, 29 et 30 de l'acte de base.

CHAPITRE 2

Systèmes de gestion et de contrôle

Article 6

Manuel des procédures

Conformément à l'article 31, paragraphe 2, de l'acte de base et compte tenu du principe de proportionnalité, les États membres établissent un manuel précisant les procédures et les modalités pratiques en ce qui concerne:

a)

le fonctionnement des autorités désignées;

b)

les modalités garantissant une séparation adéquate des fonctions;

c)

le cas échéant, le contrôle des autorités déléguées et des tâches sous-traitées;

d)

l'établissement des programmes pluriannuel et annuels;

e)

l'établissement de la stratégie d'audit et des plans d'audit annuels;

f)

la sélection des projets, l'octroi des subventions ainsi que le contrôle et la gestion financière des projets;

g)

la gestion des irrégularités, des corrections financières et des recouvrements;

h)

la préparation et l'exécution des missions d'audit;

i)

la préparation des rapports et des déclarations d'audit;

j)

la certification des dépenses;

k)

l'évaluation du programme;

l)

la notification à la Commission;

m)

la piste d'audit.

Article 7

Mise en œuvre du Fonds par l'autorité responsable

1.   L'autorité responsable peut intervenir en tant que pouvoir adjudicateur et/ou maître d'œuvre dans le cadre de la mise en œuvre du Fonds.

2.   L'autorité responsable intervient en tant que pouvoir adjudicateur lorsqu'elle met en œuvre les projets, généralement sur la base d'une procédure annuelle ouverte d'appels de propositions.

Ni l'autorité responsable ni aucune autorité déléguée ne peut introduire de demande en réponse à ces appels de propositions.

Dans des cas dûment justifiés, comme la poursuite de projets pluriannuels, conformément à l'article 15, paragraphe 6, de l'acte de base, qui ont été sélectionnés à l'issue d'un appel de propositions antérieur, ou en cas de situations d'urgence, des subventions peuvent être octroyées sans appel de propositions.

3.   L'autorité responsable intervient en qualité de maître d'œuvre lorsqu'elle décide de mettre directement en œuvre les projets, car les caractéristiques de ces derniers ne permettent aucune autre solution, par exemple en cas de situations de monopole de droit ou pour des raisons de sécurité. Dans ces cas de figure, les règles relatives au bénéficiaire final s'appliquent mutatis mutandis à l'autorité responsable.

Article 8

Conditions dans lesquelles l'autorité responsable intervient en qualité de maître d'œuvre

1.   Les raisons ayant amené l'autorité responsable à intervenir en qualité de maître d'œuvre pour la mise en œuvre des projets sont précisées et communiquées à la Commission dans le cadre du programme annuel concerné.

2.   Lors de la mise en œuvre des projets, l'autorité responsable s'emploie à garantir le respect du principe de l'optimisation des ressources et à prévenir les conflits d'intérêts.

3.   L'autorité responsable peut mettre en œuvre les projets choisis conformément aux dispositions de l'article 7, paragraphe 3, directement et/ou en s'associant à toute autorité nationale compétente du fait de ses connaissances techniques, de son degré de spécialisation ou de ses pouvoirs administratifs. Les principales autorités nationales participant à la mise en œuvre sont également mentionnées dans le programme annuel concerné.

4.   La décision administrative de cofinancement d'un projet au titre du Fonds contient les informations nécessaires au suivi des produits et des services cofinancés ainsi qu'au contrôle des dépenses exposées. Toutes les dispositions pertinentes prévues pour les conventions de subvention à l'article 10, paragraphe 2, sont précisées dans un instrument juridique équivalent.

5.   Le rapport final sur l'exécution du programme annuel comporte des informations sur les procédures et les pratiques mises en œuvre pour garantir une séparation adéquate des fonctions, un contrôle efficace et une protection satisfaisante des intérêts financiers des Communautés européennes ainsi que des explications sur la façon dont les conflits d'intérêts ont été évités.

6.   Lorsque l'autorité responsable est susceptible d'être régulièrement maître d'œuvre pour des projets cofinancés par le Fonds:

a)

l'autorité d'audit ne doit pas appartenir au même organisme que l'autorité responsable, sauf lorsque son indépendance en matière d'audit est garantie et qu'elle est placée sous l'autorité d'un organisme autre que celui auquel elle et l'autorité responsable appartiennent;

b)

il convient que la mise en œuvre directe de projets par l'autorité responsable soit sans incidence sur les tâches de celle-ci, telles que définies à l'article 27 de l'acte de base.

7.   Lorsqu'une autorité déléguée est susceptible d'être maître d'œuvre pour des projets cofinancés par le Fonds, l'autorité déléguée en question ne peut être l'unique bénéficiaire final des crédits dont la gestion lui a été déléguée.

Article 9

Procédure de sélection et d'attribution lorsque l'autorité responsable intervient en qualité de pouvoir adjudicateur

1.   Les appels de propositions prévus à l'article 7, paragraphe 2, sont publiés de façon à en assurer la publicité la plus large possible auprès des bénéficiaires potentiels. Toute modification du contenu des appels de propositions est également publiée dans les mêmes conditions.

Les appels de propositions spécifient:

a)

les objectifs;

b)

les critères de sélection, qui doivent être conformes à l'article 15, paragraphe 5, de l'acte de base, et les pièces justificatives s'y rapportant;

c)

les modalités du financement communautaire et, le cas échéant, du financement national;

d)

les modalités et l'échéance fixées pour la présentation des propositions.

2.   Aux fins de la sélection des projets et de l'octroi des subventions, l'autorité responsable s'assure que les bénéficiaires potentiels ont connaissance des conditions spécifiques suivantes en ce qui concerne les projets à mettre en œuvre:

a)

les règles d'éligibilité des dépenses;

b)

le délai de mise en œuvre; et

c)

les informations, notamment financières, à conserver et à communiquer.

Avant l'adoption de la décision d'octroi, l'autorité responsable vérifie que le bénéficiaire final et/ou les partenaires du projet sont à même de remplir ces conditions.

3.   L'autorité responsable s'assure que les projets ayant bénéficié de subventions ont fait l'objet d'une analyse formelle, qualitative et budgétaire ainsi que d'une appréciation qualitative selon les critères définis dans l'appel de propositions. Les motifs du rejet des autres projets doivent être notés.

4.   Les États membres désignent les services compétents pour l'adjudication des projets et veillent dans tous les cas à éviter les conflits d'intérêts, notamment lorsque les demandeurs sont des organismes nationaux.

5.   La décision d'octroi mentionne au minimum le nom du bénéficiaire final et/ou des partenaires du projet, les caractéristiques essentielles du projet et ses objectifs opérationnels, le montant maximal du cofinancement du Fonds et le taux maximal de cofinancement des coûts éligibles totaux.

6.   Des informations écrites relatives aux résultats de la procédure de sélection, expliquant notamment les décisions de sélection, sont envoyées à chaque demandeur. La procédure de révision ad hoc est également mentionnée lorsqu'une telle procédure est prévue par la législation nationale.

Article 10

Conventions de subvention avec les bénéficiaires finals lorsque l'autorité responsable intervient en qualité de pouvoir adjudicateur

1.   L'autorité responsable établit des procédures détaillées en matière de gestion des projets, régissant notamment:

a)

la signature des conventions de subvention avec les bénéficiaires finals retenus;

b)

le suivi des conventions et de leurs avenants éventuels par l'établissement d'un système de suivi administratif des projets (échange de correspondance, émission et suivi des avenants et des lettres de rappel, réception et traitement des rapports, etc.).

2.   Les conventions de subvention établissent notamment:

a)

le montant maximal de la subvention;

b)

le pourcentage maximal de la contribution communautaire, conformément à l'article 15, paragraphe 4, de l'acte de base;

c)

une description et un calendrier détaillés du projet soutenu;

d)

le cas échéant, la partie des tâches que le bénéficiaire final entend sous-traiter à des tiers, ainsi que les coûts afférents;

e)

le budget prévisionnel et le plan de financement convenus pour le projet, notamment le pourcentage fixe des coûts indirects, au sens de l'annexe XI relative aux règles concernant l'éligibilité des dépenses;

f)

le calendrier et les modalités d'exécution de la convention (obligation d'information, avenants et résiliation);

g)

les objectifs opérationnels du projet et les indicateurs à utiliser;

h)

la définition des coûts éligibles;

i)

les conditions de paiement de la subvention et les exigences comptables;

j)

les conditions relatives à la piste d'audit;

k)

les dispositions pertinentes en matière de protection des données;

l)

les dispositions pertinentes en matière de publicité.

3.   Le cas échéant, les bénéficiaires finals s'assurent que tous les partenaires du projet sont soumis aux mêmes obligations qu'eux. Les partenaires engagent leur responsabilité par l'intermédiaire du bénéficiaire final, lequel demeure responsable, en dernier ressort, du respect des conditions contractuelles par lui-même et par tous les partenaires du projet.

Les bénéficiaires finals conservent des copies certifiées conformes des documents comptables justifiant les recettes et dépenses des partenaires relatives au projet concerné.

4.   Les conventions de subvention prévoient expressément le pouvoir de contrôle de la Commission et de la Cour des comptes, sur pièces et sur place, de tous les bénéficiaires finals, partenaires du projet et sous-contractants.

Article 11

Marchés de mise en œuvre

Sans préjudice des règles communautaires et nationales applicables relatives aux marchés publics, les conventions de subvention disposent que, lors de la mise en œuvre des projets, les bénéficiaires finals et/ou les partenaires du projet attribuent le marché, à la suite d'une procédure d'adjudication, au soumissionnaire proposant l'offre économiquement la plus avantageuse, en veillant à éviter tout conflit d'intérêts. Toutefois, sans préjudice des règles communautaires et nationales applicables en matière de marchés publics, les contrats d'une valeur inférieure à 5 000 EUR peuvent être attribués sur la base d'une seule offre sans recourir à un appel d'offres.

Article 12

Détermination de la contribution communautaire finale

Aux fins du calcul du paiement final au bénéficiaire final, la contribution communautaire totale à chaque projet correspond au moins élevé des trois montants suivants:

a)

le montant maximal indiqué dans la convention de subvention;

b)

le cofinancement maximal résultant de la multiplication des coûts éligibles totaux du projet concerné par le pourcentage prévu à l'article 15, paragraphe 4, de l'acte de base (à savoir 50 % ou 75 %); et

c)

le montant résultant de l'application du principe de non-profit, visé au point I.3.3 de l'annexe XI.

Article 13

Assistance technique

1.   L'assistance technique à l'initiative de la Commission, décrite à l'article 16 de l'acte de base, peut être financée par le Fonds à concurrence de 100 %.

2.   L'assistance technique à l'initiative des États membres, décrite à l'article 17 de l'acte de base, peut être financée par le Fonds à concurrence de 100 %.

3.   L'assistance technique à l'initiative de la Commission ou des États membres peut prendre la forme de marchés publics, de frais d'experts et/ou de dépenses de fonctionnement soumises aux règles d'éligibilité décrites dans la partie III, chapitre 1.

Article 14

Dépenses au titre de l'assistance technique en cas d'autorité commune

1.   Lorsqu'une ou plusieurs autorités désignées sont communes à plusieurs des quatre Fonds, les crédits pour les dépenses au titre de l'assistance technique dans le cadre de chacun des programmes annuels concernés peuvent être fusionnés partiellement ou intégralement.

2.   Les dépenses au titre de l'assistance technique sont réparties entre les Fonds concernés, de préférence sur la base de clés de répartition simples et représentatives. L'application de ces clés ne peut donner lieu à aucune augmentation du montant maximal des dépenses au titre de l'assistance technique pour chaque programme annuel concerné.

Article 15

Vérifications par l'autorité responsable

1.   Les vérifications effectuées par l'autorité responsable, ou sous la responsabilité de celle-ci, conformément à l'article 27, paragraphe 1, point g), de l'acte de base portent sur les aspects administratifs, financiers, techniques et matériels des projets, en fonction des besoins.

Les vérifications établissent que les dépenses déclarées sont réelles et justifiées au regard de la finalité du projet, que les projets retenus ont été réalisés conformément aux conventions de subvention, que la contribution communautaire est conforme aux règles, notamment celles qui concernent la structure du financement décrite à l'article 15 de l'acte de base, que les demandes de remboursement présentées par le bénéficiaire final sont correctes, et, enfin, que les projets et les dépenses sont conformes aux règles communautaires et nationales et évitent le double financement des dépenses par d'autres régimes communautaires ou nationaux et pour d'autres périodes de programmation.

Les vérifications comportent en outre:

a)

des vérifications administratives et financières concernant chaque demande de remboursement présentée par les bénéficiaires finals;

b)

des vérifications, basées au minimum sur un échantillon représentatif des pièces justificatives couvrant toutes les lignes du budget joint à la convention de subvention, portant sur la pertinence, l'exactitude et l'éligibilité des dépenses, des revenus et des coûts couverts par des recettes spécifiques déclarés par les bénéficiaires finals;

c)

des vérifications sur place des opérations de chaque projet, fondées au moins sur un échantillon englobant des projets de nature et d'ampleur suffisamment variées et tenant compte de tous les facteurs de risque déjà recensés, de manière à obtenir une assurance raisonnable quant à la légalité et à la régularité des transactions sous-jacentes, compte tenu du niveau de risque déterminé par l'autorité responsable.

Les vérifications visées aux points a) et b) ne doivent pas être réalisées si le bénéficiaire final a l'obligation de fournir un certificat d'audit établi par un auditeur indépendant et couvrant tous les aspects mentionnés auxdits points.

2.   Chaque vérification est consignée en indiquant les tâches effectuées, la date, les résultats et les mesures adoptées en réponse aux erreurs détectées. L'autorité responsable veille à ce que toutes les pièces justificatives relatives aux vérifications effectuées soient tenues à la disposition de la Commission et de la Cour des comptes pendant une période de cinq ans à compter de la clôture du projet. Ce délai est suspendu en cas de poursuites judiciaires ou à la demande dûment motivée de la Commission.

3.   Lorsque l'autorité responsable intervient en qualité de maître d'œuvre dans le cadre du programme annuel, comme prévu à l'article 7, paragraphe 3, les vérifications visées au paragraphe 1 sont mises en œuvre conformément au principe de la séparation adéquate des fonctions.

Article 16

Piste d'audit

1.   Aux fins de l'article 27, paragraphe 1, point k), de l'acte de base, une piste d'audit est considérée comme adéquate lorsqu'elle répond aux critères suivants:

a)

elle permet d'établir un rapprochement entre, d'une part, les montants certifiés à la Commission et, d'autre part, les pièces comptables et les pièces justificatives détaillées dont disposent l'autorité de certification, l'autorité responsable, les autorités déléguées et les bénéficiaires finals pour les projets cofinancés par le Fonds;

b)

elle permet de vérifier le paiement de la participation publique au bénéficiaire final, l'attribution et les transferts des financements communautaires accordés au titre du Fonds ainsi que les sources de cofinancement du projet;

c)

elle permet de vérifier l'application des critères de sélection établis pour le programme annuel;

d)

elle contient pour chaque projet, le cas échéant, la description opérationnelle et le plan de financement, les documents relatifs à l'octroi de l'aide, les documents relatifs aux procédures de passation des marchés publics et les rapports relatifs aux vérifications et audits réalisés.

2.   L'autorité responsable veille à ce que l'emplacement de tous les documents ayant trait aux paiements spécifiques effectués au titre du Fonds soit noté.

Article 17

Audits des systèmes et audits des projets

1.   Les audits visés à l'article 30, paragraphe 1, points a) et b), de l'acte de base sont réalisés sur les systèmes de gestion et de contrôle établis par les États membres et sur un échantillon de projets sélectionnés selon une méthode approuvée par l'autorité d'audit.

La méthode d'échantillonnage devra:

a)

englober des projets de nature et d'ampleur suffisamment variées;

b)

prendre en considération tout facteur de risque recensé par les contrôles nationaux ou communautaires et les aspects coûts/bénéfices des vérifications.

L'échantillon devra également comporter des projets mis en œuvre par l'autorité responsable intervenant en tant que maître d'œuvre, au moins sur une base proportionnelle.

La méthode utilisée pour sélectionner l'échantillon doit être étayée par des documents justificatifs.

2.   L'audit des systèmes de gestion et de contrôle doit couvrir chacun des processus suivants au minimum une fois avant 2013: la programmation, la délégation des tâches, la sélection et l'attribution, le suivi des projets, le paiement, la certification des dépenses, la notification à la Commission, la détection et le traitement des irrégularités potentielles et l'évaluation des programmes.

3.   Les audits des projets sont réalisés sur place sur la base des documents et des données conservés par le bénéficiaire final et/ou les partenaires du projet. Les audits vérifient que:

a)

le projet répond aux critères de sélection du programme annuel, a été réalisé conformément à la convention de subvention et satisfait à toute condition applicable concernant sa fonction et son utilisation ou les objectifs à atteindre;

b)

les dépenses déclarées correspondent aux pièces comptables et aux pièces justificatives dont disposent le bénéficiaire final et/ou les partenaires du projet, et que ces pièces comptables correspondent aux pièces justificatives dont dispose l'autorité responsable ou tout organisme délégué;

c)

les dépenses correspondent aux critères d'éligibilité prévus à l'annexe XI, aux exigences fixées lors de la procédure nationale de sélection, aux dispositions de la convention de subvention et aux activités effectivement menées et, le cas échéant, à d'autres règles communautaires et nationales;

d)

la destination effective ou prévue du projet correspond aux objectifs, actions ou mesures prévus aux articles 2, 3, 4, 5 et 17 de l'acte de base et, le cas échéant, couvre les groupes cibles;

e)

la contribution publique ou privée a été versée au bénéficiaire final conformément à l'article 15, paragraphe 2, de l'acte de base;

f)

il existe une piste d'audit suffisante;

g)

il n'y a pas de conflit d'intérêts et les ressources ont été utilisées d'une façon optimale, notamment dans les cas où l'autorité responsable intervient en tant que maître d'œuvre du projet.

4.   Aux fins de l'article 30, paragraphe 1, point b), de l'acte de base, seules les dépenses incluses dans le champ d'un contrôle en application du paragraphe 3 sont prises en compte dans le montant des dépenses contrôlées. Si l'audit est réalisé avant la clôture du projet, seules les dépenses effectivement contrôlées sont prises en compte pour le calcul du taux de couverture.

5.   Lorsque les problèmes détectés ont un caractère systémique et peuvent donc entraîner un risque pour d'autres projets, l'autorité d'audit veille à ce qu'un examen complémentaire soit réalisé, y compris le cas échéant par des audits complémentaires, afin de déterminer l'ampleur de ces problèmes. Les autorités compétentes prennent les mesures préventives et correctives nécessaires.

6.   L'autorité d'audit tire des conclusions sur la base des résultats des contrôles portant sur les dépenses déclarées à la Commission et lui transmet ces conclusions dans le rapport annuel d'audit. Lorsque, pour un programme annuel, le taux d'erreur est supérieur au seuil d'erreur significative de 2 % de la contribution communautaire, l'autorité d'audit en analyse la signification et prend les mesures nécessaires, notamment en formulant des recommandations appropriées, qu'elle consigne au moins dans le rapport annuel d'audit.

Article 18

Vérifications par l'autorité de certification

1.   Dans les cas où l'autorité d'audit émet un avis avec réserve ou un avis négatif sur le fonctionnement du système de gestion et de contrôle, l'autorité de certification vérifie que cette information a été transmise à la Commission et s'assure qu'un plan d'action adéquat a été mis en œuvre par l'autorité responsable pour rétablir le bon fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle et pour évaluer l'incidence du dysfonctionnement sur la déclaration de dépenses.

2.   Si la demande de paiement ou la déclaration de remboursement n'est pas validée par l'autorité d'audit pour le rapport final sur l'exécution du programme annuel, l'autorité de certification veille à ce qu'une demande de paiement ou une déclaration de remboursement valable soit établie sans délai.

CHAPITRE 3

Informations à fournir en ce qui concerne l'utilisation du Fonds

Article 19

Principe de proportionnalité

1.   Conformément à l'article 10, paragraphe 2, de l'acte de base, le montant de la contribution communautaire allouée à un État membre peut déterminer dans quelle mesure ce dernier transmet à la Commission, au moyen des documents visés dans le présent chapitre, les informations dont il dispose sur l'utilisation du Fonds et qui peuvent être fournies, le cas échéant, sous forme de résumé.

2.   Les États membres fournissent toutefois des informations plus détaillées si la Commission en fait la demande, notamment s'il s'avère que ces informations lui sont nécessaires pour remplir effectivement les obligations qui lui incombent en vertu de l'acte de base et du règlement financier.

Article 20

Description des systèmes de gestion et de contrôle

1.   La description des systèmes de gestion et de contrôle visés à l'article 31, paragraphe 4, et à l'article 32, paragraphe 2, de l'acte de base est transmise conformément au modèle figurant à l'annexe I.

2.   L'autorité responsable valide la description des systèmes mis en œuvre par toute autorité déléguée. Chaque autorité désignée confirme l'exactitude de la description des systèmes de gestion et de contrôle qui la concerne. L'autorité d'audit confirme en outre que la description est complète.

3.   Lors de l'examen de la description, la Commission peut demander des clarifications et proposer des mesures tendant à la rendre conforme aux dispositions de l'acte de base. Des visites sur place peuvent être effectuées, le cas échéant, par des fonctionnaires ou des représentants autorisés de la Commission.

4.   Si l'autorité responsable est la même pour plusieurs des quatre Fonds ou que des systèmes communs s'appliquent à plusieurs d'entre eux, une description des systèmes de gestion et de contrôle communs peut être présentée, laquelle précisera, le cas échéant, toute spécificité.

Article 21

Révision de la description des systèmes de gestion et de contrôle

1.   L'autorité responsable est chargée de:

a)

signaler, lors de la présentation du projet de programme annuel, toute modification éventuelle apportée aux systèmes de gestion et de contrôle;

b)

notifier à la Commission toute modification substantielle au plus tard au moment ou celle-ci produit ses effets;

c)

fournir, à la demande de la Commission, une description révisée si de nombreuses modifications substantielles ont été apportées.

2.   Une modification est «substantielle» lorsqu'elle est susceptible d'avoir une incidence sur la séparation des fonctions, sur l'efficacité des mécanismes de sélection, d'attribution, de contrôle et de paiement ainsi que sur la communication avec la Commission. Il s'agit notamment des modifications touchant l'une des autorités désignées, le système de comptabilité ainsi que les processus de paiement et de certification.

3.   La révision des systèmes de gestion et de contrôle suit la même procédure que celle prévue à l'article 20.

Article 22

Documents de programmation

1.   Les États membres transmettent à la Commission un programme pluriannuel, au sens de l'article 19 de l'acte de base, sur la base du modèle figurant à l'annexe II.

2.   Les États membres transmettent à la Commission les programmes annuels, au sens de l'article 21 de l'acte de base, sur la base du modèle figurant à l'annexe III.

3.   Les plans financiers relatifs au programme pluriannuel présentent une répartition des montants budgétisés par priorité, tels que visés dans les orientations stratégiques.

Les plans financiers relatifs aux programmes annuels présentent une répartition des montants budgétisés par catégorie d'action, au sens de l'article 4 de l'acte de base, avec une référence aux priorités.

Article 23

Révision de la répartition financière dans les programmes annuels

1.   En vue de réviser le programme annuel approuvé par la Commission conformément à l'article 21, paragraphe 5, de l'acte de base, l'État membre concerné présente un projet de programme annuel révisé à la Commission avant le 1er mai de l'année qui suit l'année de référence. La Commission examine le programme révisé et l'approuve dès que possible, conformément à la procédure prévue à l'article 21, paragraphe 5, de l'acte de base.

2.   Les modifications de la répartition financière sans révision du programme annuel conformément au paragraphe 1 ne peuvent excéder 10 % de la contribution totale du Fonds et ne sont autorisées que dans des circonstances dues à des facteurs indépendants de la volonté de l'autorité responsable. Toute modification de cette nature est dûment justifiée dans le rapport d'avancement et/ou dans le rapport final sur l'exécution du programme annuel.

Article 24

Rapports d'avancement et rapports finals sur l'exécution des programmes annuels

1.   Les États membres transmettent à la Commission les rapports d'avancement de l'exécution du programme annuel et les demandes de paiement, au sens de l'article 39, paragraphe 4, de l'acte de base, sur la base du modèle figurant à l'annexe IV.

2.   Les États membres transmettent à la Commission les rapports finals sur l'exécution du programme annuel et les demandes de paiement, au sens de l'article 40, paragraphe 1, point b), de l'acte de base, sur la base du modèle figurant à l'annexe V.

3.   Les tableaux financiers relatifs aux rapports d'avancement et aux rapports finals présentent une répartition des montants par priorité, d'une part, comme prévu dans les orientations stratégiques, et par projet pour chaque catégorie d'action, d'autre part, au sens de l'article 4 de l'acte de base.

Article 25

Documents établis par l'autorité d'audit

1.   La stratégie d'audit visée à l'article 30, paragraphe 1, point c), de l'acte de base est établie conformément au modèle figurant à l'annexe VI.

2.   Sauf dans les cas où chacun des deux derniers programmes annuels adoptés par la Commission correspond à une contribution communautaire annuelle inférieure à un million EUR, l'autorité d'audit présente chaque année, à partir de 2009, un plan d'audit annuel avant le 15 février. Le plan d'audit est établi en tant qu'annexe de la stratégie d'audit sur la base du modèle figurant à l'annexe VI. En cas de stratégie d'audit combinée, comme prévu à l'article 30, paragraphe 2, de l'acte de base, un plan d'audit annuel combiné peut être présenté.

3.   Le rapport d'audit et les avis visés à l'article 30, paragraphe 3, points a) et b), de l'acte de base sont fondés sur les audits des systèmes et les contrôles des projets réalisés conformément à la stratégie d'audit, et sont établis conformément aux modèles figurant à l'annexe VII, parties A et B.

4.   La déclaration de validité visée à l'article 30, paragraphe 3, point c), de l'acte de base se fonde sur l'ensemble des activités d'audit menées par l'autorité d'audit et, le cas échéant, sur des contrôles supplémentaires. Elle est établie sur la base du modèle figurant à l'annexe VII, partie C.

5.   Si la portée de l'examen a été limitée ou si le niveau des dépenses irrégulières constatées ne permet pas de rendre un avis sans réserve soit dans le cadre de l'avis annuel visé à l'article 30, paragraphe 3, point b), de l'acte de base, soit dans le cadre de la déclaration visée au point c) dudit article, l'autorité d'audit en expose les raisons et évalue l'ampleur du problème ainsi que ses incidences financières.

Article 26

Documents établis par l'autorité de certification

1.   La déclaration de dépenses certifiée relative à la demande de paiement du second préfinancement visé à l'article 39, paragraphe 4, de l'acte de base est établie selon le modèle figurant à l'annexe VIII et transmise à la Commission.

2.   La déclaration de dépenses certifiée relative à la demande de paiement final, visée à l'article 40, paragraphe 1, point a), de l'acte de base, est établie selon le modèle figurant à l'annexe IX et transmise à la Commission.

CHAPITRE 4

Notification des irrégularités

Article 27

Notification initiale — Dérogations

1.   Sur la base des modèles figurant aux annexes IV et V, les États membres notifient à la Commission toute irrégularité qui a fait l'objet d'un premier acte de constat administratif ou judiciaire dans les rapports d'avancement ou les rapports finals sur l'exécution des programmes annuels.

Le rapport indique:

a)

le Fonds, le programme annuel et le projet concernés;

b)

la disposition qui a été transgressée;

c)

la date et la source de la première information qui a permis de soupçonner l'existence d'une irrégularité;

d)

les pratiques utilisées pour commettre l'irrégularité;

e)

le cas échéant, si ces pratiques donnent lieu à un soupçon de fraude;

f)

la façon dont a été décelée l'irrégularité;

g)

le montant de la contribution communautaire concerné.

Les cas suivants ne doivent toutefois pas être signalés, sauf s'il y a soupçon de fraude:

a)

les cas où les irrégularités concernent des montants inférieurs à 10 000 EUR à charge du budget général des Communautés européennes;

b)

les cas où l'irrégularité consiste seulement en l'inexécution, totale ou partielle, d'un projet couvert par le programme annuel à la suite de la faillite du bénéficiaire final;

c)

les cas signalés à l'autorité responsable par le bénéficiaire final sans contrainte et avant découverte par l'autorité compétente, soit avant, soit après le versement de la contribution publique;

d)

les cas décelés et corrigés par l'autorité responsable avant tout paiement de la contribution publique au bénéficiaire final et avant l'inclusion des dépenses concernées dans la déclaration de dépenses soumise à la Commission.

2.   À la demande de la Commission, les États membres donnent, dans tous les cas, des précisions supplémentaires sur les éléments suivants:

a)

le cas échéant, les autres États membres et pays tiers concernés;

b)

le moment auquel ou la période pendant laquelle l'irrégularité a été commise;

c)

les autorités ou organismes nationaux qui ont procédé à la constatation de l'irrégularité et les autorités chargées du suivi administratif ou judiciaire;

d)

la date du premier acte de constat administratif ou judiciaire de l'irrégularité;

e)

l'identité des personnes physiques et morales concernées et de toute autre entité participant, sauf dans les cas où cette information ne peut être utile dans le cadre de la lutte contre les irrégularités en raison du caractère de l'irrégularité en cause;

f)

le budget total et la participation publique approuvés pour le projet et la répartition du cofinancement de cette dernière entre contribution communautaire et contribution nationale;

g)

le montant de la participation publique concerné par l'irrégularité et le montant de la contribution communautaire correspondante mis en péril;

h)

lorsque aucun paiement de la participation publique prévue au point g) n'a été effectué en faveur des personnes ou autres entités identifiées, les montants qui auraient été indûment payés si l'irrégularité n'avait pas été constatée;

i)

l'éventuelle suspension des paiements et les possibilités de recouvrement;

j)

la nature de la dépense irrégulière.

3.   Lorsque certaines des informations visées au paragraphe 2 ne sont pas disponibles, notamment celles relatives aux pratiques utilisées pour commettre l'irrégularité ainsi qu'à la façon dont celle-ci a été décelée, les États membres fournissent dans toute la mesure du possible les éléments manquants lors de la transmission à la Commission des signalements d'irrégularités ultérieurs.

Article 28

Notification du suivi — Non-recouvrement

1.   Les États membres informent la Commission, en faisant référence à toute communication antérieure faite en vertu de l'article 27, des procédures entamées concernant toutes les irrégularités précédemment communiquées ainsi que des modifications significatives qui en résultent. Ces informations sont communiquées dans les rapports d'avancement ou les rapports finals sur l'exécution des programmes annuels conformément aux modèles figurant aux annexes IV et V.

Le rapport précise les montants des recouvrements effectués ou attendus.

2.   À la demande de la Commission, les États membres donnent, dans tous les cas, des précisions supplémentaires sur les éléments suivants:

a)

toute mesure provisoire prise par les États membres pour garantir le recouvrement des montants indûment versés;

b)

les procédures administratives et judiciaires entamées en vue du recouvrement des montants indûment versés et de l'application de sanctions;

c)

les raisons de l'abandon éventuel des procédures de recouvrement;

d)

les raisons de l'abandon éventuel des poursuites pénales.

Les États membres communiquent à la Commission toutes les décisions administratives ou judiciaires de clôture de ces procédures, ou les principaux éléments desdites décisions, et indiquent en particulier si les éléments constatés permettent de soupçonner l'existence d'une fraude.

Article 29

Contacts avec les États membres

1.   La Commission entretient avec les États membres intéressés les contacts appropriés aux fins de compléter les renseignements fournis sur les irrégularités visées à l'article 27 et les procédures prévues à l'article 28 relatives aux possibilités de recouvrement.

2.   Indépendamment des contacts visés au paragraphe 1, la Commission avertit les États membres lorsque la nature de l'irrégularité laisse présumer que des pratiques identiques ou similaires pourraient avoir lieu dans d'autres États membres.

Article 30

Utilisation des informations

1.   La Commission peut utiliser toutes les informations de nature générale ou opérationnelle communiquées par les États membres en application de la présente décision pour effectuer des analyses de risques et élaborer, sur la base des informations obtenues, des rapports et des dispositifs d'alerte permettant une détection plus efficace des risques.

2.   La Commission informe régulièrement les États membres concernés de l'utilisation des données visées au paragraphe 1.

CHAPITRE 5

Information et publicité

Article 31

Informations fournies aux bénéficiaires finals potentiels

1.   L'autorité responsable veille à ce que les informations essentielles relatives aux programmes pluriannuel et annuels fassent l'objet d'une large diffusion, en indiquant les contributions financières des Fonds concernés, et à ce qu'elles soient mises à la disposition de toutes les parties intéressées.

L'autorité responsable peut toutefois décider de garder confidentielles les modalités de gestion interne établies dans le programme pluriannuel ou dans les programmes annuels ainsi que toute information relative à la mise en œuvre du Fonds pour des motifs de sécurité publique.

2.   L'autorité responsable fournit au moins les informations suivantes aux bénéficiaires finals potentiels:

a)

les conditions d'éligibilité à remplir pour pouvoir bénéficier d'un financement au titre d'un programme annuel;

b)

une description des procédures d'examen des demandes de financement et une indication de leurs délais;

c)

les critères de sélection des projets à financer;

d)

les personnes de contact qui peuvent fournir des informations sur les programmes annuels.

En outre, l'autorité responsable informe les bénéficiaires finals potentiels de la publication prévue à l'article 33, paragraphe 2, point b).

Article 32

Informations fournies aux bénéficiaires finals

L'autorité responsable informe les bénéficiaires finals du fait que l'acceptation d'un financement implique l'acceptation de l'inclusion sur la liste des bénéficiaires finals publiée conformément à l'article 33, paragraphe 2, point b).

Article 33

Responsabilités de l'autorité responsable concernant l'information et la publicité à destination du grand public

1.   L'autorité responsable veille à ce que des actions d'information et de publicité soient menées en vue d'assurer la couverture médiatique la plus large possible au moyen de différentes formes et méthodes de communication au niveau territorial approprié.

2.   L'autorité responsable organise au moins les actions d'information et de publicité suivantes:

a)

au minimum une action d'information par an présentant, à compter de 2008, le lancement du programme pluriannuel ou les réalisations du ou des programmes annuels;

b)

la publication annuelle, au moins sur un site internet, de la liste des bénéficiaires finals, de l'intitulé des projets et du montant des financements publics et communautaires alloués à ceux-ci. Les personnes appartenant aux groupes cibles définis à l'article 7 de l'acte de base ne sont pas nommées. L'adresse du site internet est communiquée à la Commission.

Article 34

Responsabilités des bénéficiaires finals concernant l'information et la publicité à destination du grand public

1.   Le bénéficiaire final est chargé d'informer le public du concours financier qui lui est alloué par le Fonds en appliquant les mesures prévues aux paragraphes 2, 3 et 4.

2.   Le bénéficiaire final appose une plaque permanente, bien mise en évidence et de taille significative, au plus tard trois mois après l'achèvement de tout projet remplissant les conditions suivantes:

a)

la participation communautaire totale au projet dépasse 100 000 EUR; et

b)

l'opération consiste à acquérir un objet matériel ou à financer des projets d'infrastructure ou de construction.

La plaque indique le type et l'intitulé du projet. En outre, les informations visées à l'article 35 occupent au moins 25 % de la plaque.

3.   Lorsqu'un projet bénéficie d'un financement au titre d'un programme annuel cofinancé par le Fonds, le bénéficiaire final s'assure que les participants au projet ont été informés de ce financement.

4.   Tout document, y compris toute attestation de participation ou autre, concernant un projet de ce type comprend une mention indiquant que le projet est cofinancé par le Fonds.

Article 35

Caractéristiques techniques de l'information et de la publicité à l'échelle de l'opération

Chaque action d'information et de publicité à destination des bénéficiaires finals, des bénéficiaires finals potentiels et du grand public comporte les éléments suivants:

1)

l'emblème de l'Union européenne, conformément aux normes graphiques figurant à l'annexe X, et une référence à l'Union européenne;

2)

une référence au Fonds;

3)

une mention choisie par l'autorité responsable, soulignant la valeur ajoutée apportée par la contribution de la Communauté.

Les paragraphes 1 et 3 ne s'appliquent pas aux petits objets promotionnels ni aux objets promotionnels liés à plusieurs des quatre Fonds.

CHAPITRE 6

Données à caractère personnel

Article 36

Protection des données à caractère personnel

1.   Les États membres et la Commission prennent toutes les mesures nécessaires pour empêcher toute divulgation non autorisée des informations visées à l'article 27, paragraphe 1, point h), de l'acte de base, des informations collectées par la Commission lors de ses contrôles sur place et des informations visées au chapitre 4, ainsi que tout accès illégitime à ces informations.

2.   Les informations visées au chapitre 4 ne peuvent être transmises à des personnes autres que celles qui, dans les États membres ou au sein des institutions communautaires, sont, par leurs fonctions, appelées à les connaître, à moins que l'État membre qui les a communiquées n'y ait expressément consenti.

CHAPITRE 7

Échange de documents par voie électronique

Article 37

Échange de documents par voie électronique

Outre les versions papier dûment signées des documents visés au chapitre 3, les informations sont également transmises, dans toute la mesure du possible, par voie électronique.

Article 38

Système informatique d'échange de documents

1.   Les États membres sont tenus informés de la mise en place, par la Commission, de tout système informatique permettant un échange sécurisé des données entre la Commission et chaque État membre en vue de la mise en œuvre du Fonds, et y sont associés à leur demande.

2.   La Commission et les autorités désignées, ainsi que les organismes auxquels les tâches ont été déléguées, introduisent les documents visés au chapitre 3 dans le système informatique mentionné au paragraphe 1.

3.   Les États membres peuvent en outre être invités à fournir volontairement les informations visées aux articles 27 et 28 en utilisant le système spécifique existant géré par la Commission pour recenser les irrégularités détectées dans le cadre des Fonds structurels.

4.   Les frais éventuels d'une interface entre le système informatique commun et les systèmes informatiques nationaux, régionaux et locaux, ainsi que les frais éventuels d'adaptation desdits systèmes aux exigences techniques du système commun, sont éligibles au titre de l'article 17 de l'acte de base.

PARTIE III

DISPOSITIONS PROPRES AU FONDS EUROPÉEN POUR LE RETOUR

CHAPITRE 1

Règles d'éligibilité

Article 39

Règles d'éligibilité

1.   L'éligibilité des dépenses engagées dans le cadre des actions financées au titre des programmes annuels, visée à l'article 35, paragraphe 4, de l'acte de base, est déterminée en appliquant les règles prévues à l'annexe XI.

2.   Les règles sont applicables aux dépenses engagées par les bénéficiaires finaux et s'appliquent mutatis mutandis aux dépenses engagées par les partenaires du projet.

3.   Les États membres peuvent appliquer des règles d'éligibilité nationales plus strictes que celles fixées par la présente décision.

Il appartient à la Commission d'établir si les règles d'éligibilité nationales applicables correspondent à cette condition.

PARTIE IV

DISPOSITIONS FINALES

Article 40

Destinataires

Le Royaume de Belgique, la République de Bulgarie, la République tchèque, la République fédérale d'Allemagne, la République d'Estonie, l'Irlande, la République hellénique, le Royaume d'Espagne, la République française, la République italienne, la République de Chypre, la République de Lettonie, la République de Lituanie, le Grand-Duché de Luxembourg, la République de Hongrie, la République de Malte, le Royaume des Pays-Bas, la République d'Autriche, la République de Pologne, la République portugaise, la Roumanie, la République de Slovénie, la République slovaque, la République de Finlande, le Royaume de Suède et le Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d'Irlande du Nord sont destinataires de la présente décision.

Fait à Bruxelles, le 5 mars 2008.

Par la Commission

Franco FRATTINI

Vice-président


(1)  JO L 144 du 6.6.2007, p. 45.

(2)  JO L 281 du 23.11.1995, p. 31. Directive modifiée par le règlement (CE) no 1882/2003 (JO L 284 du 31.10.2003, p. 1).

(3)  JO L 8 du 12.1.2001, p. 1.

(4)  JO L 292 du 15.11.1996, p. 2.

(5)  JO L 144 du 6.6.2007, p. 1.

(6)  JO L 144 du 6.6.2007, p. 22.

(7)  JO L 168 du 28.6.2007, p. 18.

(8)  JO L 330 du 15.12.2007, p. 48.

(9)  JO C 316 du 27.11.1995, p. 49.

(10)  JO L 160 du 30.6.2000, p. 1. Règlement modifié en dernier lieu par le règlement (CE) no 681/2007 (JO L 159 du 20.6.2007, p. 1).


ANNEXES

ANNEXE I

Description des systèmes de gestion et de contrôle

ANNEXE II

Modèle de programme pluriannuel

ANNEXE III

Modèle de programme annuel

ANNEXE IV

Modèle de rapport d'avancement de l'exécution du programme annuel

A.

Rapport technique

B.

Demande de paiement du second préfinancement

ANNEXE V

Modèle de rapport final sur l'exécution du programme annuel

A.

Rapport technique

B.

Demande de paiement du solde/Déclaration de remboursement

ANNEXE VI

Modèle de stratégie d'audit

 

Annexe(s) à la stratégie d'audit: plans annuels

ANNEXE VII

Modèle de rapport de l'autorité d'audit

A.

Rapport d'audit annuel

B.

Avis sur le fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle

C.

Validation de la demande de paiement

ANNEXE VIII

Modèle de déclaration des dépenses pour le second préfinancement

ANNEXE IX

Modèle de déclaration des dépenses pour le paiement du solde

ANNEXE X

Règles de base concernant l'emblème et indication des couleurs normalisées

ANNEXE XI

Règles d'éligibilité des dépenses — Fonds européen pour le retour

ANNEXE I

DESCRIPTION DES SYSTÈMES DE GESTION ET DE CONTRÔLE

Version initiale

Version révisée (numéro, date jj/mm/année), à la suite d'un dialogue avec la Commission

Version révisée pour d'autres raisons

ÉTAT MEMBRE:FONDS:POINT DE CONTACT PRINCIPAL:LES INFORMATIONS FOURNIES DÉCRIVENT LA SITUATION AU: …

1.   IDENTIFICATION DES AUTORITÉS DÉSIGNÉES

1.1.

Informations générales concernant les autorités désignées

1.1.1.

Brève description des choix en matière de désignation des différentes autorités

1.1.2.

Ces systèmes de gestion et de contrôle sont-ils opérationnels?

Dans la négative, indication de la date à laquelle ils seront opérationnels.

1.1.3.

Ces systèmes de gestion et de contrôle sont-ils agréés par la Commission pour d'autres instruments financiers communautaires (s'il y a lieu)?

1.2.

Organigramme(s) complet(s) de tous les organismes au sein desquels les autorités désignées opèrent

1.3.

Autorité responsable

1.3.1.

Date et forme de la désignation officielle de l'autorité responsable

1.3.2.

Statut juridique de l'autorité responsable

1.3.3.

Spécification des fonctions exercées directement par l'autorité responsable et (s'il y a lieu ou si c'est prévu) par d'autres organismes sous la responsabilité de l'autorité responsable (externalisation de tâches, à l'exception des tâches confiées aux autorités déléguées visées au point 1.4)

1.3.4.

Organigramme et spécification des fonctions des unités (y compris le nombre indicatif des postes alloués)

1.3.5.

L'autorité responsable peut-elle également intervenir en tant que maître d'œuvre pour les projets cofinancés par le Fonds?

1.3.6.

Si l'autorité responsable est la même pour plusieurs des quatre Fonds, description des fonctions et des systèmes communs

1.4.

Autorité(s) déléguée(s)

1.4.1.

Raisons de la mise en place d'une ou plusieurs autorités déléguées

1.4.2.

Date et forme de la désignation officielle d'une ou plusieurs autorités déléguées

1.4.3.

Statut juridique des autorités déléguées

1.4.4.

Spécification des fonctions exercées directement par les autorités déléguées et (s'il y a lieu ou si c'est prévu) par d'autres organismes sous la responsabilité des autorités déléguées (externalisation de tâches)

1.4.5.

Organigramme et spécification des fonctions des unités (y compris le nombre indicatif des postes alloués)

1.4.6.

Les autorités déléguées peuvent-elles également intervenir en tant que maître d'œuvre pour les projets cofinancés par le Fonds?

1.4.7.

Si les autorités déléguées sont les mêmes pour plusieurs des quatre Fonds, description des fonctions et des systèmes communs

1.5.

Autorité de certification

1.5.1.

Date et forme de la désignation officielle de l'autorité de certification

1.5.2.

Statut juridique de l'autorité de certification

1.5.3.

Spécification des fonctions exercées directement par l'autorité de certification et (s'il y a lieu ou si c'est prévu) par d'autres organismes sous la responsabilité de l'autorité de certification (externalisation de tâches)

1.5.4.

Organigramme et spécification des fonctions des unités (y compris le nombre indicatif des postes alloués)

1.5.5.

Si l'autorité de certification est la même pour plusieurs des quatre Fonds, description des fonctions et des systèmes communs

1.6.

Autorité d'audit

1.6.1.

Date et forme de la désignation officielle de l'autorité d'audit

1.6.2.

Statut juridique de l'autorité d'audit

1.6.3.

Spécification des fonctions exercées directement par l'autorité d'audit et (s'il y a lieu ou si c'est prévu) par d'autres organismes sous la responsabilité de l'autorité d'audit (externalisation de tâches)

1.6.4.

Organigramme et spécification des fonctions des unités (y compris le nombre indicatif des postes alloués)

1.6.5.

Qualifications des membres du personnel de l'autorité d'audit et (s'il y a lieu ou si c'est prévu) des autres organismes censés exercer des activités d'audit (externalisation de tâches)

1.6.6.

Si l'autorité d'audit est la même pour plusieurs des quatre Fonds, description des fonctions et des systèmes communs

1.6.7.

Si l'autorité responsable peut également intervenir en tant que maître d'œuvre pour les projets cofinancés par le Fonds, description des mesures garantissant l'indépendance de l'autorité d'audit, conformément à l'article 8

Lignes directrices pour les sections 2 à 4Première partie de chaque tableauLa description des procédures doit inclure les tâches que chacune des autorités désignées doit exécuter (ou les organismes sous leur responsabilité) ainsi que leurs interactions. La description doit être concise tout en permettant de comprendre clairement comment les procédures fonctionneront dans la pratique.Deuxième partie de chaque tableauLa liste de contrôle doit être complétée en indiquant si chaque objectif a été ou non atteint; il y a lieu d'y ajouter toutes les informations utiles. Si l'objectif n'est pas atteint, veuillez en expliquer la raison et indiquer, le cas échéant, la date prévue pour sa réalisation.Si les procédures sont formalisées, il y a lieu de mentionner le document concerné.

2.   FONCTIONNEMENT DES AUTORITÉS DÉSIGNÉES

2.1.

Désignation et supervision des autorités désignées

Brève description du processus de mise en place de chacune des autorités désignées

[Cette description doit couvrir toutes les autorités.]

 

Objectifs principaux

Réalisé?

Remarques

1.

Les règles régissant les relations de l'État membre avec les autorités désignées définissent les responsabilités de chacun.

O/N

 

2.

L'État membre a fourni des orientations aux autorités désignées pour garantir une gestion financière saine (par des formations et/ou dans des manuels).

O/N

 

3.

Toutes les autorités informeront leur personnel des missions de l'organisme ainsi que de leur description de poste et des résultats escomptés.

O/N

 

4.

Des mesures ont été prises pour garantir que les différentes autorités disposent d'un personnel suffisant, tant en nombre qu'en termes d'ancienneté et d'expérience pour mener à bien leurs fonctions.

O/N

 


2.2.

Séparation des fonctions

Brève description des modalités définies pour garantir une séparation adéquate des fonctions

[Cette description doit couvrir toutes les autorités.]

 

Objectifs principaux

Réalisé?

Remarques

1.

Des règles sont définies pour garantir une séparation adéquate des fonctions des intervenants chargés, au sein de l'autorité responsable, de la signature des contrats/conventions de subvention.

O/N

 

2.

Des règles sont définies pour garantir une séparation adéquate des fonctions des intervenants chargés, au sein de l'autorité responsable, du lancement, de la vérification et de l'autorisation des opérations financières.

O/N

 

3.

L'autorité d'audit sera fonctionnellement indépendante de l'autorité responsable et de l'autorité de certification.

O/N

 

4.

L'autorité de certification ne participera pas à la sélection, à la mise en œuvre et aux opérations financières liées aux ressources communautaires.

O/N

 


2.3.

Contrôle des autorités déléguées — s'il y a lieu

Brève description de la procédure

[Cette description doit couvrir l'autorité responsable et l'(les) autorité(s) déléguée(s).]

 

Objectifs principaux

Réalisé?

Remarques

1.

Les tâches à déléguer sont clairement définies.

O/N

 

2.

Des procédures existent pour les tâches déléguées. Leur conformité avec les règles définies dans l'acte de base et avec les modalités de mise en œuvre a été vérifiée.

O/N

 

3.

Des contrôles de surveillance auront lieu pour s'assurer que les tâches sont exécutées conformément aux procédures mises en place.

O/N

 


2.4.

Contrôle d'autres tâches non exécutées par les autorités elles-mêmes — s'il y a lieu

Brève description de la procédure

[Cette description doit couvrir toutes les autorités.]

 

Objectifs principaux

Réalisé?

Remarques

1.

Dans le cas d'organismes intervenant sous la responsabilité de l'autorité responsable (mais qui ne sont pas considérées comme des autorités déléguées), des mécanismes de contrôle existent pour garantir une gestion financière saine.

O/N

 

2.

En cas d'externalisation d'activités d'audit et lorsque des organismes interviennent sous la responsabilité de l'autorité d'audit, des mécanismes de contrôle existent pour garantir l'application de méthodes d'audit communes ainsi que la cohérence des activités d'audit.

O/N

 

3.

En cas d'externalisation des activités de certification et lorsque les organismes interviennent sous la responsabilité de l'autorité de certification, des mécanismes de contrôle existent pour garantir une approche commune de la certification.

O/N

 

4.

En cas d'externalisation à des organismes non investis d'une mission de service public, des mécanismes sont définis pour garantir que les tâches susceptibles d'être externalisées n'impliquent ni mission de puissance publique ni exercice d'un pouvoir discrétionnaire d'appréciation.

O/N

 

3.   PROCÉDURES OPÉRATIONNELLES ET FINANCIÈRES

3.1.

Établissement du programme pluriannuel

Brève description de la procédure

[Cette description doit couvrir l'autorité responsable et l'(les) autorité(s) déléguée(s).]

 

Objectifs principaux

Réalisé?

Remarques

1.

Des dispositions ont été prises pour garantir le respect du principe de partenariat, conformément aux règles et aux pratiques nationales en vigueur.

O/N

 

2.

Des procédures sont définies pour s'assurer que le programme pluriannuel soit cohérent avec les orientations stratégiques et soit conforme au droit communautaire, en particulier la législation communautaire visant à assurer la libre circulation des personnes, en lien direct avec des mesures d'accompagnement concernant les contrôles aux frontières extérieures, l'asile et l'immigration.

O/N

 

3.

Le programme pluriannuel sera approuvé par une personne dûment habilitée.

O/N

 


3.2.

Établissement des programmes annuels

Brève description de la procédure

[Cette description doit couvrir l'autorité responsable et l'(les) autorité(s) déléguée(s).]

 

Objectifs principaux

Réalisé?

Remarques

1.

Des procédures existent pour garantir:

la cohérence entre les programmes annuels et le programme pluriannuel,

l'éligibilité des actions envisagées dans les programmes annuels,

la cohérence et la complémentarité de ces actions avec les autres instruments nationaux et communautaires,

la conformité avec les dispositions concernant le pourcentage de cofinancement,

la cohérence avec les priorités (spécifiques) énoncées dans les orientations stratégiques.

O/N

 

2.

Des procédures existent pour permettre la révision d'un programme annuel en cas de situations d'urgence dûment justifiées, telles que visées dans l'acte de base s'il y a lieu.

O/N

 

3.

Des procédures existent pour permettre la révision d'un programme annuel, quand elle est exigée conformément à l'article 23, paragraphe 1, de la présente décision.

O/N

 

4.

Toute modification de la ventilation financière d'un programme annuel ainsi que les raisons qui la justifient sont documentées.

O/N

 

5.

Toute modification de la mise en œuvre du programme annuel ne se rapportant pas à la ventilation financière (par exemple en ce qui concerne la nature et le calendrier des appels de propositions ou la portée de l'assistance technique) ainsi que les raisons qui la justifient sont documentées.

O/N

 


3.3.

Établissement de la stratégie d'audit et des plans d'audit annuels

Brève description de la procédure

[Cette description concerne l'autorité d'audit.]

 

Objectifs principaux

Réalisé?

Remarques

1.

Des règles sont définies pour garantir une communication transparente et adéquate entre l'autorité responsable et l'autorité d'audit en ce qui concerne les procédures de gestion mises en place et les projets, et ce avant et pendant toute la période de programmation.

O/N

 

2.

Des procédures existent pour la définition des plans d'audit annuels (à joindre chaque année à la stratégie d'audit) ainsi que pour leur transmission à la Commission dans les délais (s'il y a lieu).

O/N

 

3.

La stratégie d'audit et les plans d'audit annuels sont approuvés par une personne dûment habilitée.

O/N

 


3.4.

Autorité responsable intervenant en tant que maître d'œuvre — s'il y a lieu

Brève description des raisons amenant l'autorité responsable à mettre directement en œuvre les projets; modalités spécifiques prévues pour renforcer les systèmes de gestion et de contrôle

[Cette description doit couvrir toutes les autorités.]

 

Objectifs principaux

Réalisé?

Remarques

1.

La nécessité de confier la mise en œuvre de projets à l'autorité responsable sera justifiée et approuvée au niveau approprié.

O/N

 

2.

Des dispositions spécifiques sont prises pour garantir que la nature et les objectifs des projets soient conformes aux dispositions définies pour le Fonds.

 

 

3.

Des dispositions spécifiques sont prises pour prévenir les conflits d'intérêts en ce qui concerne les projets mis en œuvre par l'autorité responsable.

O/N

 

4.

Des dispositions spécifiques sont prises pour garantir le respect du principe de l'optimisation des ressources dans le cadre de la mise en œuvre de projets par l'autorité responsable.

O/N

 

5.

Des procédures sont définies pour garantir que les clauses contractuelles régissant ces projets soient claires et complètes, en particulier en ce qui concerne les conditions de financement, les modalités de paiement, les règles d'éligibilité et les obligations en matière de rapport opérationnel et financier.

O/N

 

6.

Des dispositions spécifiques sont prises pour garantir que les fonctions principales de l'autorité responsable, telles que prévues dans l'acte de base, ne soient pas affectées dans le cadre des projets qu'elle met en œuvre.

O/N

 

7.

Lorsque l'autorité responsable intervient en qualité de maître d'œuvre, l'autorité d'audit se situe dans un autre organisme que l'autorité responsable (dans la négative, veuillez décrire les mesures additionnelles mises en œuvre pour garantir l'indépendance de l'autorité d'audit).

O/N

 

8.

La stratégie d'audit couvrira les risques spécifiques pouvant découler de la mise en œuvre de projets par l'autorité responsable.

O/N

 


3.5.

Sélection et mise en œuvre des projets (autorité responsable intervenant comme pouvoir adjudicateur)

Brève description de la procédure

[Cette description doit couvrir l'autorité responsable et l'(les) autorité(s) déléguée(s).]

 

Objectifs principaux

Réalisé?

Remarques

1.

En cas d'appel de propositions (ou d'appel d'offres), des règles sont définies de manière à garantir une mise en concurrence ouverte et une publicité adéquate.

O/N

 

2.

Les critères de sélection seront conformes aux critères minimaux définis dans l'acte de base.

O/N

 

3.

Des procédures sont définies pour la réception des propositions (ou des offres).

O/N

 

4.

Des procédures sont définies pour garantir que les propositions (ou les offres) soient évaluées sur la base des règles et critères prédéfinis, et d'une manière transparente et non discriminatoire.

O/N

 

5.

Les décisions d'attribution et les contrats/conventions de subvention seront approuvés par une personne dûment habilitée.

O/N

 

6.

Des procédures sont définies pour garantir aux candidats une information a posteriori adéquate concernant les résultats de la procédure de sélection.

O/N

 

7.

Des procédures sont définies pour assurer le contrôle de la mise en œuvre des contrats/conventions de subvention, conformément aux clauses contractuelles.

O/N

 


3.6.

Contrôle des projets mis en œuvre par les bénéficiaires finaux

Brève description de la procédure

[Cette description doit couvrir l'autorité responsable et l'(les) autorité(s) déléguée(s).]

 

Objectifs principaux

Réalisé?

Remarques

1.

Des indicateurs clés, tant opérationnels que financiers, seront établis, contrôlés et communiqués à l'autorité responsable du projet.

O/N

 

2.

Des vérifications ponctuelles sur le terrain effectuées par l'autorité responsable sont prévues pour permettre le contrôle (des aspects opérationnels et financiers) des projets.

O/N

 

3.

L'autorité responsable veille à ce que les bénéficiaires finaux utilisent un système comptable informatisé et approprié.

O/N

 

4.

L'autorité responsable veille à ce que les bénéficiaires finaux mettent en œuvre les dispositions relatives à la visibilité de la contribution financière de l'UE.

O/N

 


3.7.

Gestion financière du projet

Brève description de la procédure

[concerne l'autorité responsable et l'(les) autorité(s) déléguée(s)]

 

Objectifs principaux

Réalisé?

Remarques

1.

Les opérations financières seront approuvées par des personnes dûment habilitées.

O/N

 

2.

Avant de procéder à tout paiement ou recouvrement, des vérifications seront effectuées pour contrôler en particulier:

l'exactitude et la régularité des demandes de paiement, compte tenu des règles d'éligibilité en application pour les Fonds,

si les produits et/ou les services cofinancés par le projet ont réellement été fournis,

l'exactitude, le caractère complet et le paiement effectif d'autres contributions obtenues auprès de sources publiques ou privées,

s'il a été tenu compte des résultats de toutes les activités d'audit.

O/N

 

3.

Des vérifications seront effectuées de manière à obtenir une assurance raisonnable quant à la légalité et à la régularité des opérations sous-jacentes.

O/N

 

4.

Des contrôles de surveillance seront effectués tout au long de la période de programmation, pour garantir le respect des procédures financières en vigueur.

O/N

 

5.

Les vérifications porteront sur la complémentarité avec d'autres programmes financiers de la Communauté, de manière à éviter tout double financement.

O/N

 


3.8.

Irrégularités, corrections et recouvrements

Brève description de la procédure

[Cette description doit couvrir l'autorité responsable, l'(les) autorité(s) déléguée(s) et l'autorité de certification.]

 

Objectifs principaux

Réalisé?

Remarques

1.

Les irrégularités ont fait l'objet de définitions conformes aux exigences communautaires.

O/N

 

2.

Des mécanismes existent pour garantir que les irrégularités puissent être détectées à temps et que des mesures correctives immédiates soient prises.

O/N

 

3.

Des procédures existent pour garantir que la Commission soit informée des irrégularités détectées et, s'il y a lieu, de toute mesure corrective prise conformément aux obligations énoncées dans la présente décision.

O/N

 

4.

Des procédures existent pour garantir un suivi adéquat des ordres de recouvrement émis et, s'il y a lieu, des intérêts dus.

O/N

 

5.

Lorsque les ordres de recouvrement ne peuvent être encaissés, les causes seront recensées pour établir si les États membres devront rembourser ou non les montants au budget communautaire.

O/N

 


3.9.

Préparation et exécution des missions d'audit

Brève description de la procédure

[Cette description doit couvrir l'autorité d'audit et, en tant qu'organisme potentiellement audité, l'autorité responsable et l'(les) autorité(s) déléguée(s) et, en tant que destinataire des conclusions, l'autorité de certification.]

 

Objectifs principaux

Réalisé?

Remarques

1.

Les pratiques d'audit sont conformes aux normes d'audit internationalement reconnues.

O/N

 

2.

Un manuel d'audit est rédigé à l'intention des auditeurs sur la base des exigences définies dans l'acte de base.

O/N

 

3.

Des audits seront menés pour vérifier le bon fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle.

O/N

 

4.

Les vérifications à effectuer sur les dépenses éligibles porteront sur un échantillon approprié et viseront au minimum 10 % des dépenses éligibles.

O/N

 

5.

Les vérifications à effectuer sur les dépenses éligibles contrôleront au minimum la conformité et l'efficacité des éléments suivants: procédure de sélection, objectifs du projet, réalité des résultats obtenus, éligibilité des dépenses, validité des pièces justificatives des dépenses, cofinancement national, piste d'audit.

O/N

 

6.

Le suivi des recommandations précédentes se fera régulièrement.

O/N

 

7.

Les projets directement mis en œuvre par l'autorité responsable feront l'objet d'un contrôle strict.

O/N

 


3.10.

Rapport d'audit sur les programmes annuels et déclarations y afférentes

Brève description de la procédure

[Cette description doit couvrir l'autorité d'audit.]

 

Objectifs principaux

Réalisé?

Remarques

1.

Des procédures existent pour consolider les conclusions de l'audit des systèmes et de l'audit des projets relevant de chaque programme annuel.

O/N

 

2.

Des vérifications seront effectuées pour évaluer la validité des demandes de paiement.

O/N

 

3.

Des investigations plus approfondies seront pratiquées en cas de détection d'erreurs systémiques ou d'erreurs dépassant le seuil d'importance relative.

O/N

 

4.

Le rapport et les déclarations y afférentes seront approuvés par une personne dûment habilitée.

O/N

 


3.11.

Certification des dépenses

Brève description de la procédure

[concerne surtout l'autorité de certification mais également l'autorité responsable et l'(les) autorité(s) déléguée(s)]

 

Objectifs principaux

Réalisé?

Remarques

1.

Des procédures existent pour garantir que les informations requises soient transmises par l'autorité responsable aux fins de la certification.

O/N

 

2.

Des procédures existent pour garantir que le rapport d'audit relatif à chaque programme annuel et les déclarations y afférentes soient transmis par l'autorité d'audit.

O/N

 

3.

Des procédures existent pour garantir qu'il soit tenu compte des recouvrements dans la déclaration finale des dépenses et pour assurer le suivi des actions en justice en cours ou des recours administratifs ayant un effet suspensif sur ces recouvrements.

O/N

 

4.

Des vérifications seront effectuées pour garantir l'exactitude et le caractère complet de la déclaration des dépenses (en particulier en ce qui concerne les intérêts générés par le préfinancement octroyé par la Commission ainsi que son utilisation effective comme contribution nationale).

O/N

 

5.

En cas d'utilisation de la monnaie locale, les méthodes utilisées pour les calculs et la conversion en euros seront conformes aux règles définies par la Commission.

O/N

 


3.12.

Évaluation du programme

Brève description de la procédure

[concerne l'autorité responsable et l'(les) autorité(s) déléguée(s)]

 

Objectifs principaux

Réalisé?

Remarques

1.

Les documents d'orientation de la Commission relatifs aux évaluations sont largement diffusés et mis à disposition de tous les bénéficiaires finaux potentiels ainsi que de toute autre partie intéressée.

O/N

 

2.

Les indicateurs opérationnels et les indicateurs financiers clés transmis par les bénéficiaires finaux pour mesurer les résultats du projet seront consignés.

O/N

 

3.

L'autorité responsable (et/ou les autorités déléguées) veillera à ce que les indicateurs communiqués permettent de mesurer les résultats de chaque projet.

O/N

 

4.

Des procédures existent pour garantir que l'évaluation requise soit effectuée conformément à l'acte de base.

O/N

 

4.   GESTION DE L'INFORMATION

4.1.

Documentation relative aux procédures

Brève description de la procédure

[concerne toutes les autorités]

 

Objectifs principaux

Réalisé?

Remarques

1.

Les autorités veilleront à ce que les procédures mises en place, visées à l'article 7 de la présente décision, soient conformes au droit national et au droit communautaire (par exemple en matière de marchés publics, de règles comptables, etc.).

O/N

 

2.

Les procédures sont approuvées par une personne dûment habilitée.

O/N

 

3.

Les procédures mises en place prévoient des instructions claires pour chacune des opérations principales et expliquent les circuits de prise de décision pour l'exercice des fonctions.

O/N

 

4.

Des dispositions ont été prises pour garantir que tout le personnel concerné soit informé des procédures mises en place.

O/N

 

5.

Lorsqu'il y a lieu, les procédures incluent l'utilisation de listes de contrôle résumant les principaux contrôles à effectuer.

O/N

 

6.

Des dispositions ont été prises pour garantir la protection des données à caractère personnel.

O/N

 


4.2.

Comptabilité

Brève description de la procédure

[concerne l'autorité responsable, l'(les) autorité(s) déléguée(s) et l'autorité de certification]

 

Objectifs principaux

Réalisé?

Remarques

1.

Des dispositions ont été prises pour garantir que les données comptables soient complètes, fiables et correctes. Plus particulièrement, le système comptable permettra:

la traçabilité intégrale des ressources communautaires au niveau des bénéficiaires finaux et des projets,

le recensement des intérêts générés par un préfinancement octroyé par la Commission,

le recensement des ordres de recouvrement émis et, s'il y a lieu, des éventuels encaissements.

O/N

 

2.

Le système comptable et de rapport financier est conforme à la législation nationale en matière de protection des données.

O/N

 

3.

Le système de comptabilité et de rapport financier utilisé sera informatisé.

O/N

 

4.

Un système de sauvegarde existe pour garantir, le cas échéant, la continuité des opérations.

O/N

 

5.

En cas d'utilisation de la monnaie locale, les méthodes utilisées pour les calculs et la conversion en euros seront conformes aux règles définies par la Commission.

O/N

 


4.3.

Rapports transmis à la Commission

Brève description de la procédure

[concerne toutes les autorités]

 

Objectifs principaux

Réalisé?

Remarques

1.

Les obligations en matière de communication de rapports sont connues, ainsi que leurs implications pour les ressources.

O/N

 

2.

Les procédures établies permettent aux autorités désignées de présenter des contributions adéquates, complètes et en temps opportun.

O/N

 

3.

Les rapports sont approuvés par une personne dûment habilitée.

O/N

 


4.4.

Piste d'audit

Brève description de la procédure

[concerne toutes les autorités]

Où sont conservés les documents suivants?

Organisme/Unité responsable

Pendant combien de temps?

Description des systèmes de gestion et de contrôle, y compris le(s) manuel(s) de procédure

 

 

Stratégie d'audit

 

 

Programme pluriannuel national et révisions éventuelles

 

 

Programmes annuels nationaux et révisions éventuelles

 

 

Décisions de la Commission européenne relatives aux programmes pluriannuel et annuels

 

 

Appels de propositions/Appels d'offres

 

 

Dossiers de candidature/Contrats

 

 

Analyses administrative, technique et financière des propositions et/ou des offres reçues (grilles d'évaluation); rapports du comité d'évaluation

 

 

Décisions de financement ou refus

 

 

Accords de financement des projets

 

 

Décisions relatives aux engagements financiers pour chaque projet

 

 

Rapports d'avancement et rapports finaux présentés par les bénéficiaires de fonds

 

 

Rapports financiers et demandes de paiement présentés, par projet financé

 

 

Pièces justificatives des dépenses et des recettes pour les projets financés

 

 

Paiements/autorisations de recouvrement de fonds (preuves des vérifications effectuées)

 

 

Ordres de paiement/recouvrement de fonds

 

 

Preuve des paiements/recouvrements de fonds

 

 

Documentation sur la méthodologie d'échantillonnage pour les activités d'audit

 

 

Rapports d'audit relatifs aux projets

 

 

Rapports des audits réalisés au niveau national concernant les systèmes de gestion et de contrôle

 

 

Rapports d'audit relatifs aux programmes annuels

 

 

Avis d'audit relatifs aux systèmes de gestion et de contrôle

 

 

Déclarations d'audit sur la validité des demandes de paiement

 

 

Demandes de paiement adressées à la Commission européenne

 

 

Certification des dépenses communiquée à la Commission européenne

 

 

Rapports d'exécution intermédiaires transmis à la Commission européenne

 

 

Rapports d'exécution finaux transmis à la Commission européenne

 

 

Preuve de paiement reçue de la Commission européenne

 

 

Rapports d'évaluation transmis à la Commission européenne

 

 

5.   APPROBATION DE LA DESCRIPTION DES SYSTÈMES DE GESTION ET DE CONTRÔLE

Autorité

Déclaration

Date et signature

Autorité responsable

Je certifie l'exactitude et l'exhaustivité des informations relatives à l'identification et aux systèmes de contrôle interne de l'autorité responsable.

Nom:

Fonction:

Date:

 

 

signature

Autorité de certification

Je certifie l'exactitude et l'exhaustivité des informations relatives à l'identification et aux systèmes de contrôle interne de l'autorité de certification.

Nom:

Fonction:

Date:

 

 

signature

Autorité d'audit

Je certifie l'exactitude et l'exhaustivité des informations relatives à l'identification et aux systèmes de contrôle interne de l'autorité d'audit

et

je peux confirmer que les descriptions fournies donnent une image fiable de tous les systèmes de gestion et de contrôle.

Nom:

Fonction:

Date:

 

 

signature

ANNEXE II

MODÈLE DE PROGRAMME PLURIANNUEL

Version initiale

Version révisée (numéro, date jj/mm/année) à la suite du dialogue avec la Commission

Version révisée à la suite d'évaluations et/ou de difficultés d'exécution

Version révisée à la suite de la révision des orientations stratégiques

ÉTAT MEMBRE:FONDS:AUTORITÉ RESPONSABLE:PÉRIODE COUVERTE:

1.   SITUATION DANS L'ÉTAT MEMBRE

Description de la situation initiale de l'État membre dans le domaine d'action couvert par les objectifs du Fonds

1.1.

Situation nationale et incidence des flux migratoires

1.2.

Mesures prises par l'État membre jusqu'à présent

1.3.

Montant total des crédits nationaux alloués

2.   ANALYSE DES BESOINS DANS L'ÉTAT MEMBRE

2.1.

Besoins de l'État membre en relation avec la situation initiale

2.2.

Objectifs opérationnels de l'État membre destinés à répondre à ses besoins

3.   STRATÉGIE POUR ATTEINDRE LES OBJECTIFS

Décrire la façon dont le Fonds aidera à répondre aux besoins, les priorités retenues et leur motivation

3.1.

Priorité 1

3.2.

Priorité 2

3.3.

Etc.

Informations à détailler concernant les priorités retenues

a)

Objectif(s) de la stratégie et exemples d'actions clés

b)

Description du ou des résultat(s) escompté(s) et du ou des indicateur(s) utilisés

c)

Le cas échéant, indiquer les actions clés correspondant à la mise en œuvre des priorités spécifiques relevant de la priorité retenue.

4.   COMPATIBILITÉ AVEC D'AUTRES INSTRUMENTS

Exposé de la compatibilité de cette stratégie avec d'autres instruments régionaux, nationaux et communautaires

4.1.

Priorité 1

4.2.

Priorité 2

4.3.

Etc.

5.   CADRE DE MISE EN ŒUVRE DE LA STRATÉGIE

5.1.

Publication du programme

5.2.

Approche retenue pour appliquer le principe de partenariat

6.   PLAN DE FINANCEMENT INDICATIF

6.1.

Concours communautaire

6.1.1.

Tableau

Programme pluriannuel — Projet de plan financier

Tableau 1

Concours communautaire

État membre: […]

Fonds: […]

(en milliers EUR — prix courants)

2008

2009

2010

2011

2012

2013

Total

Priorité 1: […]

 

 

 

 

 

 

0

Priorité 2: […]

 

 

 

 

 

 

0

Priorité 3: […]

 

 

 

 

 

 

0

Priorité: […]

 

 

 

 

 

 

0

Assistance technique

 

 

 

 

 

 

0

Total

0

0

0

0

0

0

0

6.1.2.

Observations concernant les chiffres/tendances

6.2.

Plan financier global

6.2.1.

Tableau

Programme pluriannuel — Projet de plan financier

Tableau 2

Plan financier global

État membre: […]

Fonds: […]

(en milliers EUR — prix courants)

2008

2009

2010

2011

2012

2013

Total

Concours communautaire

 

 

 

 

 

 

 

Cofinancement public

 

 

 

 

 

 

 

Cofinancement privé

 

 

 

 

 

 

 

Total

0

0

0

0

0

0

0

% de concours communautaire

%

%

%

%

%

%

%

6.2.2.

Observations concernant les chiffres/tendances

[signature de la personne responsable]

ANNEXE III

MODÈLE DE PROGRAMME ANNUEL

Version initiale

Version révisée (numéro, date jj/mm/année) à la suite du dialogue avec la Commission

Version révisée pour d'autres raisons

ÉTAT MEMBRE:FONDS:AUTORITÉ RESPONSABLE:ANNÉE COUVERTE:

1.

MODALITÉS DE SÉLECTION DES PROJETS À FINANCER DANS LE CADRE DU PROGRAMME

2.

MODIFICATION DES SYSTÈMES DE GESTION ET DE CONTRÔLE (le cas échéant)

3.   ACTIONS À SOUTENIR PAR LE PROGRAMME CONFORMÉMENT AUX PRIORITÉS FIXÉES

3.1.

Actions mettant en œuvre la priorité 1

3.2.

Actions mettant en œuvre la priorité 2

3.3.

Etc.

Dans la présentation des actions prévues aux points 3.1 à etc., lorsque c'est utile, fournir une ventilation en respectant les catégories d'actions indiquées dans l'acte de base.

Aspects de l'action présentés dans la description de chaque action aux points 3.1 à etc.

1.

Objet et portée de l'action

2.

Bénéficiaires envisagés pour les subventions

3.

Le cas échéant, justification des projets directement réalisés par l'autorité responsable en tant que maître d'œuvre

4.

Quantification des résultats escomptés et indicateurs à utiliser

5.

Visibilité du financement communautaire

6.

Complémentarité avec des actions similaires financées par d'autres instruments communautaires, le cas échéant

7.

Informations financières

4.   ASSISTANCE TECHNIQUE

4.1.

Objectif de l'assistance technique

4.2.

Quantification des résultats escomptés

4.3.

Visibilité du financement communautaire

5.   PROJET DE PLAN DE FINANCEMENT

Programme pluriannuel — Projet de plan financier

Tableau 1

Vue générale

État membre: […]

Programme annuel concerné: […]

Fonds: […]

 

No priorité

No priorité spécifique (1)

Concours communautaire

Crédits publics

Crédits privés

Total

% CE

(Part du total)

(tous les chiffres en EUR)

 

 

(a)

(b)

(c)

(d = a + b + c)

(e = a/d)

(d/total d)

Action 1: […]

 

 

 

 

 

0

 

 

Action 2: […]

 

 

 

 

 

0

 

 

Action 3: […]

 

 

 

 

 

0

 

 

Action 4: […]

 

 

 

 

 

0

 

 

Action 5: […]

 

 

 

 

 

0

 

 

Action …: […]

 

 

 

 

 

0

 

 

Action N: […]

 

 

 

 

 

0

 

 

Assistance technique

 

 

 

 

 

0

 

 

Autres opérations (2)

 

 

 

 

 

0

 

 

Total

 

 

0

0

0

0

%

100 %

[signature de la personne responsable]


(1)  Le cas échéant.

(2)  Le cas échéant.

ANNEXE IV

MODÈLE DE RAPPORT D'AVANCEMENT DE L'EXÉCUTION DU PROGRAMME ANNUEL

ÉTAT MEMBRE:FONDS:AUTORITÉ RESPONSABLE:PÉRIODE COUVERTE:

A.   Rapport technique

1.   EXÉCUTION OPÉRATIONNELLE

1.1.

Calendrier d'exécution du programme

1.2.

Description de l'organisation de la sélection des projets et des offres, et de leurs résultats

1.3.

Avancement de l'exécution des actions du programme conformément aux priorités fixées

1.3.1.

Actions mettant en œuvre la priorité 1

1.3.2.

Actions mettant en œuvre la priorité 2

1.3.3.

Etc.

1.4.

Recours à l'assistance technique

1.5.

Problèmes rencontrés et mesures prises

2.   EXÉCUTION FINANCIÈRE

Rapport d'avancement de l'exécution du programme annuel

Tableau 1

Rapport financier

État membre: […]

Programme annuel concerné: […]

Situation au: [jour/mois/année]

Préfinancement(s) reçu(s) de la CE: [montant]

(tous les chiffres en EUR)

No priorité

No priorité spécifique (1)

Programmé EM

Montant engagé au niveau de l'EM

Participation CE payée par l'EM aux bénéficiaires

Total des coûts éligibles exposés jusqu'à présent par les bénéficiaires

Total des coûts programmés

Contribution CE

% contribution CE

Total des coûts éligibles

Contribution CE

% contribution CE

 

 

 

(a)

(b)

(c = b/a)

(d)

(e)

(f = e/d)

 

 

Action 1: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Action 2: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Action 3: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Action 4: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Action 5: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Action N: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Assistance technique

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Autres opérations (2)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Total

 

 

0

0

0

0

0

0

0

0

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

> 60 % du (des) préfinancement(s) reçu(s)?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Oui/Non

Oui/Non

3.   SIGNALEMENT D'IRRÉGULARITÉS

Notification de nouvelles irrégularités (3)

Non

Oui (si oui, remplir le tableau 2)

Rapport d'avancement de l'exécution du programme annuel

Tableau 2

Signalement initial d'irrégularités

État membre: […]

Situation au: [jour/mois/année]

Fonds: […]

Référence

Programme annuel

Projet

Disposition enfreinte

Type d'irrégularité

Date/source de la première information

Mode de détection

Possibilité de fraude (O/N)

Montant concerné en EUR (contribution communautaire)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Suivi d'irrégularités antérieures?

Non

Oui (si oui, remplir le tableau 3)

Rapport d'avancement de l'exécution du programme annuel

Tableau 3

Rapport de suivi d'irrégularités

État membre: […]

Situation au: [jour/mois/année]

Fonds: […]

Référence

Programme annuel

Projet

Disposition enfreinte

Montant concerné (contribution CE) en EUR

Actions de suivi

Ordre de recouvrement (montants en EUR)

Annulation de la contribution CE

Émis

Payé

Intérêts de retard

Dispense

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

B.   Demande de paiement du second préfinancement

Je, soussigné [nom en majuscules de la personne responsable],

représentant l'autorité responsable pour la gestion et la mise en œuvre du [nom du Fonds] demande le paiement du montant suivant, correspondant au second préfinancement.

EUR (4)

 

[montant exact, à la deuxième décimale]

La présente demande de paiement est recevable pour les motifs suivants:

a)

un rapport d'avancement de l'exécution du programme annuel a été présenté à la Commission ou figure en annexe;

b)

une déclaration de dépenses certifiée correspondant à au moins 60 % du montant du premier préfinancement a été présentée ou figure en annexe;

c)

le programme annuel a été exécuté conformément au principe de bonne gestion financière et il y a une assurance raisonnable de la légalité et de la régularité des opérations sous-jacentes;

d)

la Commission n'a émis aucun avis motivé relatif à une infraction, en vertu de l'article 226 du traité, concernant les actions pour lesquelles les dépenses sont déclarées dans la demande de paiement.

Le paiement doit être effectué par la Commission à l'ordre de:

Autorité responsable de la réception des paiements

 

Banque

 

No de compte bancaire

 

Titulaire du compte (si différent de l'autorité responsable de la réception des paiements)

 


Date

Nom en majuscules, cachet, qualité et signature de l'autorité compétente


(1)  Le cas échéant.

(2)  Le cas échéant.

(3)  Depuis le dernier rapport d'avancement/final envoyé à la Commission.

(4)  Montant total demandé en complément du premier préfinancement.

ANNEXE V

MODÈLE DE RAPPORT FINAL SUR L'EXÉCUTION DU PROGRAMME ANNUEL

ÉTAT MEMBRE:FONDS:AUTORITÉ RESPONSABLE:ANNÉE COUVERTE:

A.   Rapport technique

1.   EXÉCUTION OPÉRATIONNELLE

1.1.

Calendrier d'exécution du programme

1.2.

Si nécessaire, mise à jour du rapport d'avancement en ce qui concerne la description de l'organisation de la sélection des projets et des offres, et de leurs résultats

1.3.

Résultats de l'exécution des actions du programme conformément aux priorités fixées

1.3.1.

Actions mettant en œuvre la priorité 1

1.3.2.

Actions mettant en œuvre la priorité 2

1.3.3.

Etc.

Aspects de l'action présentés dans la description de chaque action aux points 1.3 à etc.

1.

Objet et portée de l'action

2.

Modifications du programme approuvé par la Commission (le cas échéant)

3.

Mesures de suivi prises pendant et après l'exécution

4.

Résultats concrets

5.

Évaluation des résultats concrets par rapport aux objectifs et indicateurs fixés dans le programme

1.4.

Résultats de l'assistance technique

1.5.

Problèmes rencontrés et mesures prises pendant l'exécution du programme

1.6.

Procédures appliquées lorsque l'autorité responsable réalisait le(s) projet(s) directement en tant que maître d'œuvre (le cas échéant)

1.7.

Cohérence et complémentarité avec d'autres instruments

2.

ÉVALUATION DE L'AVANCEMENT DE L'EXÉCUTION DU PROGRAMME PLURIANNUEL

3.   MESURES PRISES POUR FAIRE CONNAÎTRE LE PROGRAMME

3.1.

Mesures prises pour assurer la publicité des programmes pluriannuel (1) et annuels

3.2.

Application du principe de visibilité

4.   EXÉCUTION FINANCIÈRE

Rapport final sur l'exécution du programme annuel

Tableau 1

Rapport financier détaillé

État membre: […]

Programme annuel concerné: […]

Priorité/autres actions: […]

Situation au: [jour/mois/année]

(tous les chiffres en EUR)

Programmé par l'EM

Montant engagé au niveau de l'EM

Données finales acceptées par l'autorité responsable

(coûts exposés par les bénéficiaires et contribution définitive CE)

Actions

Projets

No priorité

No priorité spécifique

 (2)

Total des coûts programmés

Contribution CE

% contribution CE

Total des coûts éligibles

Contribution CE

% contribution CE

Total des coûts éligibles

Contribution CE due

% contribution CE

Contribution CE payée

CE restant à verser/à récupérer par l'AR

 

 

 

 

(a)

(b)

(c = b/a)

(d)

(e)

(f = e/d)

(g)

(h)

(i = h/g)

(j)

(k = h - j)

Action 1: […]

projet 1: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

projet N: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Total action 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Action …: […]

projet 1: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

projet N: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Total action…: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Action N: […]

projet 1: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

projet N: […]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Total action N

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Assistance technique

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Autres opérations (2)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Total

0

0

0 %

0

0

0 %

0

0

0 %

0

0

4.1.

Liste de tous les recouvrements restant à effectuer au 30 juin de l'année N + 2 (N = année du présent programme annuel)

Rapport final sur l'exécution du programme annuel

Tableau 2

Liste des ordres de recouvrement à effectuer

État membre: […]

Fonds: […]

Situation au: [jour/mois/année]

Référence

Programme annuel

Projet

Montant total à recouvrer

Contribution CE à recouvrer

Déduit du rapport financier afférent (O/N)

Motif de recouvrement

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.2.

Liste des ordres de recouvrement non mentionnés dans les rapports financiers des précédents programmes annuels (le cas échéant)

Rapport final sur l'exécution du programme annuel

Tableau 3

Liste des ordres de recouvrement non déduits des précédentes déclarations de dépenses

État membre: […]

Fonds: […]

Situation au: [jour/mois/année]

Référence

Programme annuel

Projet

Montant total recouvré

Contribution CE recouvrée

Date du recouvrement

Motif de recouvrement

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.   SIGNALEMENT D'IRRÉGULARITÉS

Notification de nouvelles irrégularités (3)?

Non

Oui (si oui, remplir le tableau 4)

Rapport final sur l'exécution du programme annuel

Tableau 4

Signalement initial d'irrégularités

État membre: […]

Situation au: [jour/mois/année]

Fonds: […]

Référence

Programme annuel

Projet

Disposition enfreinte

Type d'irrégularité

Date/source de la première information

Mode de détection

Possibilité de fraude

(O/N)

Montant concerné en EUR (contribution communautaire)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Suivi d'irrégularités antérieures?

Non

Oui (si oui, remplir le tableau 5)

Rapport final sur l'exécution du programme annuel

Tableau 5

Rapport de suivi d'irrégularités

État membre: […]

Situation au: [jour/mois/année]

Fonds: […]

Référence

Programme annuel

Projet

Disposition enfreinte

Montant concerné

Actions de suivi

Ordre de recouvrement (montants en €)

Annulation de la contribution CE

(contribution CE) en EUR

Émis

Payé

Intérêts de retard

Dispense

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6.   ANNEXES

Brève description de chaque projet (une page par projet), présentant les objectifs, les réalisations, les indicateurs pertinents, le tableau financier.

Rapport final sur l'exécution du programme annuel

Tableau 6

Rapport par projet

Titre et référence du projet: […]

Priorité: […]

Bénéficiaire final: […]

Priorité spécifique: […]

Situation au: [jour/mois/année]

Action: […]

RÉSUMÉ TECHNIQUE

Objectifs/réalisations:

Indicateurs pertinents:

Justification (en cas de priorité spécifique):

RÉSUMÉ FINANCIER

(tous les chiffres en EUR)

Engagé par l'autorité responsable

Demandé par le bénéficiaire final

Accepté par l'autorité responsable

 

Contribution CE payée par l'autorité responsable

a: Coûts directs

 

 

 

 

1er préfinancement

 

b: Coûts indirects

 

 

 

 

2e préfinancement

 

c: Coûts couverts par des recettes affectées (le cas échéant)

 

 

 

 

Solde

 

a + b + c: Total des coûts éligibles

0

0

0

 

Ordre de recouvrement

 

d: Contribution communautaire

 

 

 

 

 

 

e: Contribution du bénéficiaire final et des partenaires (entités publiques)

 

 

 

 

 

 

dont recettes affectées

 

 

 

 

 

 

f: Contribution du bénéficiaire final et des partenaires (entités non publiques)

 

 

 

 

 

 

g: Contribution de tiers

 

 

 

 

 

 

h: Recettes générées par le projet

 

 

 

 

Contribution CE due

 

d + e + f + g + h: Recettes totales

0

0

0

 

Contribution CE à verser/à recouvrer

 

% Contribution CE/Coûts totaux [d/(a + b + c)]

%

%

%

 

B.   Demande de paiement du solde/Déclaration de remboursement

Je, soussigné [nom en majuscules de la personne responsable],

représentant de l'autorité responsable du [nom du fonds]

demande le paiement du montant suivant:

euros (4)

+

[montant exact, à la deuxième décimale]

OU:

déclare le remboursement du montant suivant:

euros (5)

-

[montant exact, à la deuxième décimale]

Ce montant correspond au solde entre le montant total du/des préfinancement(s) reçu(s) au titre du présent programme annuel et les dépenses réelles déclarées.

La présente demande de paiement est recevable pour les motifs suivants:

a)

un rapport final sur l'exécution du programme annuel a été présenté à la Commission ou figure en annexe;

b)

une déclaration de dépenses certifiée a été présentée ou figure en annexe;

c)

un rapport d'audit annuel, un avis relatif au fonctionnement du système de gestion et de contrôle ainsi qu'une déclaration sur la validité de la demande de paiement établie par l'autorité d'audit ont été présentés ou figurent en annexe;

d)

les intérêts produits par les préfinancements versés ont été affectés au programme annuel, étant considérés comme une contribution nationale et ont été pris en compte dans la déclaration de dépenses;

e)

le programme annuel a été exécuté conformément au principe de bonne gestion financière et il y a une assurance raisonnable de la légalité et de la régularité des opérations sous-jacentes;

f)

la Commission n'a émis aucun avis motivé relatif à une infraction, en vertu de l'article 226 du traité, concernant les actions pour lesquelles les dépenses sont déclarées dans la demande de paiement.

Le paiement doit être effectué par la Commission à l'ordre de:

Autorité responsable de la réception des paiements

 

Banque

 

No de compte bancaire

 

Titulaire du compte (si différent de l'autorité responsable de la réception des paiements)

 


Date

Nom en majuscules, cachet, qualité et signature de l'autorité compétente


(1)  Uniquement pour le rapport final sur l'exécution du premier programme annuel.

(2)  Le cas échéant.

(3)  Depuis le dernier rapport d'avancement/final envoyé à la Commission.

(4)  Montant total demandé en complément du ou des préfinancement(s).

(5)  Montant total à rembourser après l'apurement du ou des préfinancement(s).

ANNEXE VI

MODÈLE DE STRATÉGIE D'AUDIT

ÉTAT MEMBRE:FONDS:AUTORITÉ RESPONSABLE:

1.   L'UNIVERS AUDIT

1.1.

Périmètre de la stratégie (Fonds couverts)

1.2.

Période couverte par la stratégie

1.3.

Normes d'audit appliquées

2.   ÉVALUATION DES RISQUES

2.1.

Identification et évaluation des risques

2.2.

Réponse aux risques et risque résiduel

3.   OBJECTIFS ET PRIORITÉS

3.1.

Objectifs des audits

3.2.

Priorités des audits

4.   MÉTHODE D'AUDIT

4.1.   Audits des systèmes

4.1.1.

Organisme(s) responsable(s) des activités d'audit

4.1.2.

Autorités soumises à l'audit

4.1.3.

Questions horizontales à inclure dans l'audit des systèmes

4.1.4.

Plan pluriannuel indicatif des audits des systèmes (si possible)

4.2.   Audits des projets

4.2.1.

Organisme(s) responsable(s) des activités d'audit

4.2.2.

Description de la méthode d'échantillonnage

5.   PLANS D'AUDIT POUR LES ANNÉES 2007 ET 2008

5.1.   Année 2007 (1)

Année 2007

Audits des systèmes

Fonds

Autorités concernées

Processus concernés

Périmètre de l'audit

Jours-personnes

Calendrier

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Audits des projets

Fonds

Année du programme

Priorité

Projet

Bénéficiaire final

Coûts éligibles totaux du projet

Coûts à auditer

Jours-personnes

Calendrier

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.2.   Année 2008

Mentionner les données à l'aide du tableau indiqué pour l'année 2007.

Annexe(s) à la stratégie d'audit  (2) : plans annuels

ÉTAT MEMBRE:FONDS:AUTORITÉ RESPONSABLE:ANNÉE CIVILE COUVERTE:

1.

MODIFICATIONS DE LA STRATÉGIE D'AUDIT, LE CAS ÉCHÉANT

2.

PRINCIPAUX RÉSULTATS DES AUDITS DE L'ANNÉE PRÉCÉDENTE

3.

PLAN D'AUDIT DE L'ANNÉE 20XX

Mentionner les données à l'aide du tableau indiqué pour l'année 2007.


(1)  Le cas échéant.

(2)  À présenter après la stratégie d'audit, conformément à l'article 25, paragraphe 2.

ANNEXE VII

MODÈLE DE RAPPORT DE L'AUTORITÉ D'AUDIT

ÉTAT MEMBRE:FONDS:AUTORITÉ RESPONSABLE:PROGRAMME ANNUEL COUVERT PAR LE RAPPORT:

A.   Rapport d'audit annuel

1.   INFORMATIONS D'ORDRE GÉNÉRAL

1.1.

Organismes ayant participé à l'élaboration du rapport

1.2.

Description et justification des principaux changements apportés à l'exécution des plans d'audit relatifs au programme annuel concerné

1.3.

Tableau de synthèse des résultats des audits

Rapport d'audit

État membre: […]

Programme annuel concerné: […]

Situation au: [jour/mois/année]

Audits de systèmes clôturés depuis le dernier rapport

Fonds

Autorités concernées

Processus concernés

Périmètre de l'audit

Jours-personnes

Date du rapport final

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Audits des projets liés au programme annuel 20xx

Fonds

Projet

Bénéficiaire final

Total des coûts éligibles

Coûts éligibles audités

Correction financière

Taux d'erreur

 

 

 

(a)

(b)

(c)

(d = c/b)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Total

0

0

0

%

Total du programme annuel

(e)

(f)

Taux de couverture (= f/e)

2.   AUDITS DES SYSTÈMES

2.1.

Organismes ayant réalisé les audits

2.2.

Liste synthétique des audits effectués

2.3.

Principales constatations, recommandations et conclusions tirées des travaux d'audit au sujet des systèmes de gestion et de contrôle

2.4.

Incidence financière des conclusions d'audit

2.5.

Contrôles supplémentaires, le cas échéant

2.6.

Indiquer si les problèmes détectés présentaient un caractère systémique et préciser les mesures prises, ainsi que le montant des corrections financières éventuellement opérées

2.7.

Informations sur le suivi des recommandations d'audit

3.   AUDITS DES PROJETS

3.1.

Organismes ayant réalisé les audits

3.2.

Liste synthétique des audits effectués et pourcentage des dépenses contrôlées par rapport au montant total des dépenses éligibles déclarées à la Commission

3.3.

Principales constatations, recommandations et conclusions tirées des travaux d'audit au sujet des projets réalisés

3.4.

Conclusions tirées des résultats des audits en ce qui concerne l'efficacité du système de gestion et de contrôle

3.5.

Incidence financière des conclusions d'audit

3.6.

Contrôles supplémentaires, le cas échéant

3.7.

Informations sur le suivi des recommandations d'audit

3.8.

Indiquer si les problèmes détectés présentaient un caractère systémique et préciser les mesures prises, ainsi que le montant des corrections financières éventuellement opérées

4.   SUIVI DES AUDITS AYANT FAIT L'OBJET DE RAPPORTS ANTÉRIEURS, LE CAS ÉCHÉANT

4.1.

Informations sur le suivi des recommandations formulées après de précédents audits des systèmes

4.2.

Informations sur les résultats d'audit d'actions de caractère systémique relevant de programmes annuels antérieurs

[signature de la personne responsable]

B.   Avis sur le fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle

À la Commission européenne

1.   INTRODUCTION

Le soussigné, représentant le [nom de l'autorité d'audit désignée par l'État membre], a examiné le fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle du [nom du fonds] concernant les actions réalisées dans le cadre du programme annuel de l'année [20xx] en vue d'émettre un avis indiquant si les systèmes ont fonctionné efficacement, afin de donner une assurance raisonnable de l'exactitude des dépenses déclarées à la Commission ainsi que de la légalité et de la régularité des opérations sous-jacentes.

2.   PORTÉE DE L'EXAMEN

L'examen a été réalisé conformément à la stratégie d'audit définie pour ce Fonds, entre le [jj/mm/année] et le [jj/mm/année], et a été mentionné dans le rapport d'audit annuel visé au point A.

Soit:

Il n'y a pas eu de limitation de la portée de l'examen,

soit:

La portée de l'examen a été limitée par les facteurs suivants:

a)

[…]

b)

[…]

c)

etc.

(indiquer toute limitation de la portée de l'examen, par exemple les éventuels problèmes systémiques, les faiblesses du système de gestion et de contrôle, le manque de pièces justificatives, les dossiers faisant l'objet de procédures judiciaires, etc., et estimer le montant des dépenses et de la contribution communautaire affectées. Si l'autorité d'audit considère que les limitations n'ont pas d'incidence sur les dépenses déclarées, il y a lieu de l'indiquer).

3.   AVIS

(Avis sans réserve)

Sur la base de l'examen susmentionné, le soussigné déclare que, pour le programme annuel susmentionné, les systèmes de gestion et de contrôle mis en place pour le [nom du Fonds] étaient conformes aux exigences applicables de l'acte de base [la décision no 575/2007/CE] [et de la décision 2008/458/CE de la Commission] et qu'ils ont fonctionné efficacement afin de donner une assurance raisonnable de l'exactitude des dépenses déclarées à la Commission ainsi que de la légalité et de la régularité des opérations sous-jacentes.

(Avis avec réserve)

Sur la base de l'examen susmentionné, le soussigné déclare que, pour le programme annuel susmentionné, les systèmes de gestion et de contrôle mis en place pour le [nom du Fonds] étaient conformes aux exigences applicables de l'acte de base [la décision no 575/2007/CE] [et de la décision 2008/458/CE de la Commission] et qu'ils ont fonctionné efficacement afin de donner une assurance raisonnable de l'exactitude des dépenses déclarées à la Commission et, par conséquent, de la légalité et de la régularité des opérations sous-jacentes, sauf sur les points suivants:

a)

[…]

b)

[…]

c)

etc.

Les raisons pour lesquelles le soussigné estime que ce ou ces éléments des systèmes n'étaient pas conformes aux exigences et/ou n'ont pas fonctionné de manière à donner une assurance raisonnable de l'exactitude des dépenses déclarées à la Commission sont les suivantes:

a)

[…]

b)

[…]

c)

etc.

Le soussigné estime que l'incidence de ces réserves s'élève à [...] % des dépenses totales déclarées. Le montant de la contribution communautaire concerné est donc de […].

(Avis négatif)

Sur la base de l'examen susmentionné, le soussigné déclare que, pour le programme annuel susmentionné, les systèmes de gestion et de contrôle mis en place pour le [nom du Fonds] n'étaient pas conformes aux exigences applicables de l'acte de base de base [la décision no 575/2007/CE] [et de la décision 2008/458/CE de la Commission] et qu'ils n'ont pas fonctionné efficacement afin de donner une assurance raisonnable de l'exactitude des dépenses déclarées à la Commission ainsi que de la légalité et de la régularité des opérations sous-jacentes.

Cet avis négatif se fonde sur:

a)

[…]

b)

[…]

c)

etc.

Date

Signature

[signature de la personne responsable]

C.   Validation de la demande de paiement

À la Commission européenne

1.   INTRODUCTION

Le soussigné, représentant le (nom de l'autorité d'audit désignée par l'État membre), a examiné, pour le programme annuel [20XX] du [nom du fonds], les résultats de l'audit réalisé sur ce programme annuel [et a effectué les contrôles supplémentaires qu'il jugeait nécessaires, qui sont décrits dans le rapport].

Ces activités ont été programmées et réalisées afin de vérifier la validité des demandes de paiement du solde de la contribution communautaire au programme annuel [20XX] ainsi que la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes couvertes par les déclarations de dépenses.

2.   PORTÉE DE L'EXAMEN

Soit:

Il n'y a pas eu de limitation de la portée de l'examen,

soit:

La portée de l'examen a été limitée par les facteurs suivants:

a)

[…]

b)

[…]

c)

etc.

3.   AVIS

(Avis sans réserve)

Sur la base de l'examen susmentionné, le soussigné déclare que les déclarations de dépenses reflètent fidèlement, sur tous les points importants, les dépenses effectuées au titre du programme annuel et que la demande de paiement du solde de la contribution communautaire à ce programme annuel est valable.

(Avis avec réserve)

Sur la base de l'examen susmentionné, le soussigné déclare que les déclarations de dépenses reflètent fidèlement, sur tous les points importants, les dépenses effectuées au titre du programme annuel et que la demande de paiement du solde de la contribution communautaire à ce programme annuel est valable, sauf sur les points suivants:

a)

[…]

b)

[…]

c)

etc.

Le soussigné estime que l'incidence de ces réserves s'élève à … des dépenses totales déclarées. Le montant de la contribution communautaire concerné est donc de … .

(Avis négatif)

Sur la base de l'examen susmentionné, le soussigné déclare que les déclarations de dépenses ne reflètent pas fidèlement, sur tous les points importants, les dépenses effectuées au titre du programme annuel et que, par conséquent, la demande de paiement du solde de la contribution communautaire à ce programme annuel n'est pas valable.

Date

Signature

[signature de la personne responsable]

ANNEXE VIII

MODÈLE DE DÉCLARATION DES DÉPENSES POUR LE SECOND PRÉFINANCEMENT

ÉTAT MEMBRE:FONDS:AUTORITÉ DE CERTIFICATION:PROGRAMME ANNUEL COUVERT:

Le soussigné [nom de la personne responsable],

représentant l'autorité de certification désignée pour le [nom du Fonds],

certifie que l'ensemble des dépenses mentionnées dans le rapport d'avancement de l'exécution du programme annuel s'élèvent à:

EUR (1)

 

[montant exact, à la deuxième décimale]

Il certifie également que les actions progressent conformément aux objectifs prévus dans la décision de la Commission approuvant le programme annuel et dans le respect de l'acte de base et de ses modalités d'application, et notamment que:

1)

la déclaration de dépenses est exacte, procède de systèmes comptables fiables et est fondée sur des pièces justificatives vérifiables;

2)

les dépenses déclarées sont conformes aux règles communautaires et nationales applicables et ont été exposées au bénéfice d'actions sélectionnées en vue d'un financement, conformément aux critères du programme annuel et aux règles communautaires et nationales applicables, notamment celles relatives aux marchés publics;

3)

aux fins de la certification, il a reçu de l'autorité responsable des informations appropriées sur les procédures suivies et les vérifications effectuées en rapport avec les dépenses figurant dans les déclarations de dépenses;

4)

la déclaration de dépenses et la demande de versement du second préfinancement tiennent compte, le cas échéant, des montant recouvrés et des intérêts perçus dans le cadre du programme annuel.

Cette déclaration de dépenses est fondée sur des comptes provisoirement clôturés le [jj/mm/20aa].

Conformément à l'article 43 de l'acte de base, les pièces justificatives sont et resteront disponibles pendant une période minimale de cinq ans après la clôture du programme annuel par la Commission.

Date

Nom en majuscules, cachet, qualité et signature de l'autorité de certification


(1)  Montant total des dépenses admissibles exposées par les bénéficiaires finaux ou pour l'assistance technique.

ANNEXE IX

MODÈLE DE DÉCLARATION DES DÉPENSES POUR LE PAIEMENT DU SOLDE

ÉTAT MEMBRE:FONDS:AUTORITÉ DE CERTIFICATION:PROGRAMME ANNUEL COUVERT:

Le soussigné [nom de la personne responsable],

représentant l'autorité de certification désignée pour le [nom du Fonds],

certifie que l'ensemble des dépenses mentionnées dans le rapport final sur l'exécution du programme annuel s'élèvent à:

EUR (1)

 

[montant exact, à la deuxième décimale]

Il certifie également que les actions progressent conformément aux objectifs prévus dans la décision de la Commission approuvant le programme annuel et dans le respect de l'acte de base, et notamment que:

1)

la déclaration de dépenses est exacte, procède de systèmes comptables fiables et est fondée sur des pièces justificatives vérifiables;

2)

les dépenses déclarées sont conformes aux règles communautaires et nationales applicables et ont été exposées au bénéfice d'actions sélectionnées en vue d'un financement, conformément aux critères du programme annuel et aux règles communautaires et nationales applicables, notamment celles relatives aux marchés publics;

3)

il a une certitude raisonnable de la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes;

4)

aux fins de la certification, il a reçu de l'autorité responsable des informations appropriées sur les procédures suivies et les vérifications effectuées en rapport avec les dépenses figurant dans les déclarations de dépenses;

5)

les résultats de tous les audits effectués par ou sous la responsabilité de l'autorité de contrôle ont été dûment pris en compte;

6)

la déclaration de dépenses et la demande de paiement du solde tiennent compte, le cas échéant, des montant recouvrés et des intérêts perçus dans le cadre du programme annuel.

Cette déclaration de dépenses est fondée sur des comptes clôturés le [jj/mm/20aa].

Conformément à l'article 43 de l'acte de base, les pièces justificatives sont et resteront disponibles pendant une période minimale de cinq ans après la clôture du programme annuel par la Commission.

Date

Nom en majuscules, cachet, qualité et signature de l'autorité de certification


(1)  Montant total des dépenses admissibles exposées par les bénéficiaires finals ou pour l'assistance technique.

ANNEXE X

RÈGLES DE BASE CONCERNANT L'EMBLÈME ET INDICATION DES COULEURS NORMALISÉES

Description symbolique

Sur le fond bleu du ciel, douze étoiles d'or forment un cercle figurant l'union des peuples d'Europe. Le nombre d'étoiles est invariable, douze étant le symbole de la perfection et de l'unité.

Description héraldique

Sur fond azur, un cercle composé de douze étoiles d'or à cinq rais dont les pointes ne se touchent pas.

Description géométrique

Image

L'emblème est constitué par un rectangle bleu dont le battant a une fois et demie la longueur du guindant. Les douze étoiles d'or s'alignent régulièrement le long d'un cercle non apparent, dont le centre est situé au point de rencontre des diagonales du rectangle. Le rayon de ce cercle est égal au tiers de la hauteur du guindant. Chacune des étoiles à cinq branches est construite dans un cercle non apparent, dont le rayon est égal à un dix-huitième de la hauteur du guindant. Toutes les étoiles sont disposées verticalement, c'est-à-dire avec une branche dirigée vers le haut et deux branches s'appuyant sur une ligne non apparente, perpendiculaire à la hampe. Les étoiles sont disposées comme les heures sur le cadran d'une montre. Leur nombre est invariable.

Couleurs réglementaires

Les couleurs de l'emblème sont les suivantes: PANTONE REFLEX BLUE pour la surface du rectangle; PANTONE YELLOW pour les étoiles.

Reproduction en quadrichromie

Si le procédé d'impression par quadrichromie est utilisé, recréer les deux couleurs normalisées en utilisant les quatre couleurs de la quadrichromie.

Le PANTONE YELLOW est obtenu avec 100 % de «Process Yellow».

Le PANTONE REFLEX BLUE est obtenu en mélangeant 100 % de «Process Cyan» avec 80 % de «Process Magenta».

Internet

Dans la palette web, PANTONE REFLEX BLUE correspond à la couleur RGB:0/0/153 (hexadécimal: 000099) et PANTONE YELLOW à la couleur RGB:255/204/0 (hexadécimal: FFCC00).

Reproduction en monochromie

Avec du noir, entourer la surface du rectangle d'un filet noir et insérer les étoiles, toujours en noir, sur fond blanc.

Image

Avec du bleu (Reflex Blue), utiliser cette couleur à 100 % pour le fond, avec les étoiles obtenues en négatif blanc.

Image

Reproduction sur fond de couleur

Au cas où il serait impossible d'éviter un fond de couleur, entourer le rectangle d'un bord blanc, d'une épaisseur égale à un vingt-cinquième de la hauteur du rectangle.

Image

ANNEXE XI

RÈGLES D'ÉLIGIBILITÉ DES DÉPENSES

FONDS EUROPÉEN POUR LE RETOUR

I.   Principes généraux

I.1.   Principes fondamentaux

1.

Conformément à l'acte de base, pour être éligibles, les dépenses doivent:

a)

relever du champ d'application du Fonds ainsi que de ses objectifs, décrits aux articles 1er, 2 et 3 de l'acte de base;

b)

relever des actions et mesures éligibles énumérées aux articles 4 et 5 de l'acte de base;

c)

être nécessaires à l'exercice des activités couvertes par le projet, qui font partie des programmes pluriannuel et annuels approuvés par la Commission;

d)

être raisonnables et répondre aux principes de bonne gestion financière, notamment ceux d'économie et de rapport coût/efficacité;

e)

être exposées par le bénéficiaire final et/ou les partenaires du projet, qui doi(ven)t être établi(s) et enregistré(s) dans un État membre, sauf pour les organisations gouvernementales internationales poursuivant des objectifs identiques à ceux fixés dans l'acte de base. En ce qui concerne l'article 39, paragraphe 2, de la présente décision, les règles applicables au bénéficiaire final s'appliquent mutatis mutandis aux partenaires du projet;

f)

être relatives aux groupes cibles définis à l'article 7 de l'acte de base;

g)

être exposées conformément aux dispositions spécifiques de la convention de subvention.

2.

Dans le cas d'actions pluriannuelles au sens de l'article 15, paragraphe 6, de l'acte de base, seule la partie de l'action cofinancée par un programme annuel est considérée comme un projet aux fins de l'application des présentes règles d'éligibilité.

3.

Les projets auxquels le Fonds apporte son concours ne peuvent être financés par d'autres sources relevant du budget communautaire. Les projets soutenus par le Fonds sont cofinancés par des sources publiques ou privées.

I.2.   Budget d'un projet

Le budget d'un projet sera présenté comme suit:

Dépenses

Recettes

+

Coûts directs (CD)

+

Coûts indirects (pourcentage fixe des CD, défini dans la convention de subvention)

+

Coût couvert par des recettes affectées (le cas échéant)

+

contribution de la CE (définie comme le moindre des trois montants indiqués à l'article 12 de la présente décision)

+

contribution du bénéficiaire final et des partenaires du projet (1)

+

contribution de tiers

+

recettes générées par le projet

= Coût total éligible (CTE)

= Recettes totales

Le budget doit être en équilibre: le coût total éligible doit être égal aux recettes totales.

I.3.   Recettes et principe de non-profit

1.

Les projets soutenus par le Fonds doivent être sans but lucratif. Si, au terme du projet, les sources de revenus, y compris les recettes, dépassent les dépenses, la participation du Fonds au projet sera réduite proportionnellement. Toutes les sources de revenus du projet doivent être enregistrées dans les comptes du bénéficiaire final ou figurer sur ses documents fiscaux, et être identifiables et contrôlables.

2.

Les revenus d'un projet sont constitués des concours financiers accordés par le Fonds, des sources publiques et privées, y compris les propres contributions du bénéficiaire final, ainsi que des recettes générées par le projet. Aux fins de la présente disposition, «recettes» désigne les revenus obtenus par un projet pendant la période d'éligibilité définie au point I.4, grâce à des ventes, locations, services, frais d'inscription ou autres revenus équivalents.

3.

La contribution communautaire résultant de l'application du principe de non-profit, prévue à l'article 12, point c), de la présente décision, sera égale au «coût total éligible» moins la «contribution de tiers» et les «recettes générées par le projet».

I.4.   Période d'éligibilité

1.

Les coûts relatifs à un projet doivent être exposés, et les paiements respectifs (à l'exception des amortissements) effectués, après le 1er janvier de l'année indiquée dans la décision de financement approuvant les programmes annuels des États membres. La période d'éligibilité s'étend jusqu'au 31 décembre de l'année N + 1 (2) , de sorte que les coûts relatifs à un projet doivent être exposés avant cette date.

2.

Une exception à la période d'éligibilité susmentionnée est prévue pour l'assistance technique aux États membres (voir le point V.3).

I.5.   Enregistrement des dépenses

1.

Les dépenses doivent correspondre aux paiements effectués par le bénéficiaire final. Ces derniers prendront la forme de mouvements financiers (décaissement), à l'exception des amortissements.

2.

En règle générale, les dépenses seront justifiées par des factures officielles. Lorsque ce n'est pas possible, elles seront justifiées par des documents comptables ou des pièces de valeur probante équivalente.

3.

Les dépenses doivent être identifiables et contrôlables. En particulier:

a)

elles doivent être inscrites dans la comptabilité du bénéficiaire final;

b)

elles doivent être déterminées conformément aux normes comptables applicables dans le pays d'établissement du bénéficiaire final et aux pratiques habituelles de ce bénéficiaire en matière de comptabilité analytique; et

c)

elles doivent faire l'objet des déclarations prescrites par les lois fiscales et sociales en vigueur.

4.

S'il y a lieu, le bénéficiaire final est tenu de conserver des copies certifiées conformes des documents comptables justifiant les recettes et dépenses des partenaires relatives au projet concerné.

5.

Le stockage et le traitement de ces fichiers doivent être conformes à la législation nationale sur la protection des données.

I.6.   Champ d'application territorial

1.

Les dépenses liées aux actions et mesures décrites aux articles 4 et 5 de l'acte de base doivent être exposées:

a)

par les bénéficiaires finals définis au point I.1.e); et

b)

sur le territoire des États membres ou dans des pays tiers.

2.

Des partenaires enregistrés et établis dans des pays tiers peuvent être associés aux projets mais toute intervention financière est exclue, sauf dans le cas d'organisations gouvernementales internationales. Les coûts exposés par ces partenaires sont dès lors inéligibles.

II.   Catégories de coûts éligibles (au niveau du projet)

II.1.   Coûts directs éligibles

Dans le cadre du projet, les coûts directs éligibles sont les coûts qui, dans le respect des conditions générales d'éligibilité décrites dans la partie I ci-dessus, peuvent être identifiés comme des coûts spécifiques liés à la réalisation du projet. Les coûts directs doivent être inclus dans le budget global estimatif du projet.

Les coûts directs suivants sont éligibles:

II.1.1.   Frais de personnel

II.1.1.1.   Règles générales

1.

Les coûts directs de personnel ne sont éligibles qu'en ce qui concerne les personnes qui ont un rôle déterminant et direct dans le projet, telles que les chefs de projet et autres personnels participant à son aspect opérationnel, par exemple aux activités de planification, aux activités opérationnelles de réalisation (ou de suivi), à la fourniture de services aux destinataires finals du projet, etc.

Les coûts relatifs aux autres membres du personnel de l'organisation bénéficiaire finale, qui n'assurent qu'un rôle d'appui (tels que le directeur général, le comptable, le support à l'approvisionnement, le support aux ressources humaines, le support informatique, l'assistant administratif, le réceptionniste, etc.) ne sont pas éligibles au titre de coûts directs mais sont considérés comme des coûts indirects (voir point II.2).

2.

Les frais de personnel doivent être détaillés dans le budget prévisionnel, en indiquant les fonctions, le nombre et les noms du personnel.

Si les noms des personnes ne sont pas encore connus ou ne peuvent pas être dévoilés, une indication sera donnée sur les capacités professionnelles et techniques des personnes affectées aux fonctions/tâches concernées du projet.

3.

Les coûts du personnel affecté au projet, c'est-à-dire les salaires augmentés des charges sociales et autres prélèvements obligatoires, sont éligibles pour autant qu'ils n'excèdent pas les taux moyens correspondant à la politique habituelle du bénéficiaire final en matière de rémunération. Le cas échéant, ce calcul inclura toutes les charges normales payées par l'employeur mais exclura les bonifications, primes et participations aux bénéfices. Toutefois, les impôts, taxes ou charges (notamment les impôts directs et les cotisations sociales sur les salaires) qui résultent des projets cofinancés par le Fonds ne constituent des coûts éligibles que s'ils sont réellement supportés par le bénéficiaire final des subventions.

II.1.1.2.   Conditions particulières relatives aux frais de personnel des organismes publics

Les frais de personnel des organismes publics réalisant le projet ne sont considérés comme des coûts directs éligibles que dans les cas suivants:

a)

une personne est engagée contractuellement par le bénéficiaire final aux seules fins de la réalisation du projet;

b)

une personne employée à titre permanent par le bénéficiaire final:

remplit des tâches spécifiquement liées à la réalisation du projet en faisant des heures supplémentaires rémunérées, ou

est affectée provisoirement, par une décision dûment justifiée de l'organisme, à des tâches qui sont spécifiquement liées à la réalisation du projet et qui ne font pas partie de celles qu'elle exécute habituellement, et elle est remplacée pour ses tâches usuelles par une autre personne recrutée par l'organisme.

II.1.2.   Frais de voyage et de séjour

1.

Les frais de voyage et de séjour ne sont des coûts directs éligibles que pour:

a)

le personnel du bénéficiaire final dont les coûts sont éligibles en vertu du point II.1.1;

b)

dans des cas exceptionnels et dûment justifiés, le personnel du bénéficiaire final assurant un rôle d'appui au sens du point II.1.1;

c)

les autres personnes externes au bénéficiaire final qui participent aux activités du projet. Dans ce cas, des listes de présence seront établies pour servir de justificatif.

2.

Les frais de voyage sont éligibles sur la base des coûts réels supportés. Les taux de remboursement sont fondés sur le moyen de transport en commun le moins cher et les billets d'avion ne sont autorisés, en principe, que pour les voyages de plus de 800 kilomètres (aller et retour) ou lorsque la destination géographique justifie le transport aérien. Les cartes d'embarquement doivent être conservées. Lorsqu'une voiture privée est utilisée, le remboursement est normalement effectué sur la base soit du coût des transports en commun, soit d'une indemnité kilométrique conforme aux règles officielles publiées dans l'État membre concerné ou appliquée par le bénéficiaire final.

3.

Les frais de séjour sont éligibles sur la base des coûts réels ou d'indemnités journalières. Les organismes ayant leurs propres taux d'indemnité journalière (per diem) les appliquent dans la limite des plafonds établis par l'État membre conformément à la législation et à la pratique nationales. Les indemnités journalières comprennent normalement les transports locaux (y compris les taxis), le logement, les repas, les appels téléphoniques locaux et les menues dépenses.

II.1.3.   Équipements

II.1.3.1.   Règles générales

1.

Les coûts liés à l'acquisition d'équipements (sur la base d'un amortissement des biens achetés, d'un crédit-bail ou d'une location simple) ne sont éligibles que s'ils sont essentiels à la réalisation du projet. Les équipements doivent avoir les propriétés techniques nécessaires au projet et être conformes aux normes applicables.

2.

Les coûts des équipements administratifs courants (imprimantes, ordinateurs portables, fax, photocopieurs, téléphones, câblages, etc.) ne sont pas éligibles à titre de coûts directs mais doivent être considérés comme des coûts indirects (voir point II.2).

3.

Le choix entre crédit-bail, location ou achat doit toujours reposer sur la solution la moins chère. Toutefois, si le crédit-bail ou la location ne peuvent être envisagés en raison de la courte durée du projet ou de la rapide dépréciation du bien, l'achat est accepté et les charges d'amortissement, visées ci-dessous, peuvent être éligibles sur la base des règles nationales en matière d'amortissement.

II.1.3.2.   Location et crédit-bail

Les dépenses relatives à la location et au crédit-bail sont éligibles au cofinancement sous réserve des règles en vigueur dans l'État membre, de la législation et des pratiques nationales, et de la durée de location ou de crédit nécessaire au projet.

II.1.3.3.   Achat

1.

Si les équipements sont achetés avant ou pendant la durée du projet, seule la part d'amortissement correspondant à la durée de leur utilisation pour le projet et au taux réel d'utilisation pour le projet est éligible.

2.

Les équipements achetés avant le démarrage du projet mais utilisés à ses fins sont éligibles sur la base d'un amortissement. Ces coûts sont toutefois inéligibles si, au départ, les équipements ont été achetés grâce à une subvention communautaire.

3.

Les coûts d'achat des équipements doivent correspondre à ceux du marché et les biens concernés doivent être amortis conformément aux règles fiscales et comptables applicables au bénéficiaire final.

4.

Pour les biens d'une valeur inférieure à 1 000 EUR, le prix d'achat total est éligible à condition que l'équipement soit acheté pendant les trois premiers mois du projet.

II.1.4.   Biens immobiliers

II.1.4.1.   Règles générales

Qu'il s'agisse de l'achat, de la construction, de la rénovation ou de la location de biens immobiliers, ces derniers doivent avoir les caractéristiques techniques nécessaires au projet et être conformes aux normes applicables.

II.1.4.2.   Achat, construction ou rénovation

1.

Si l'acquisition de biens immobiliers est essentielle à la réalisation du projet et est manifestement liée à ses objectifs, l'achat de tels biens, c'est-à-dire d'immeubles construits, ou la construction de biens immobiliers est éligible au cofinancement aux conditions indiquées ci-dessous, sans préjudice de l'application de règles nationales plus strictes:

a)

une attestation doit être obtenue auprès d'un expert immobilier indépendant ou d'un organisme officiel agréé, confirmant que le prix d'achat n'est pas supérieur à la valeur marchande. En outre, cette attestation soit certifie que les biens immobiliers sont conformes à la législation nationale, soit précise les aspects qui ne sont pas conformes et dont la rectification est prévue par le bénéficiaire final dans le cadre du projet;

b)

les biens immobiliers n'ont pas été achetés grâce à une subvention communautaire à un quelconque moment avant la réalisation du projet;

c)

les biens immobiliers seront utilisés exclusivement aux fins énoncées dans le projet, pendant une période d'au moins cinq ans après la date de sa clôture, sauf autre autorisation donnée par la Commission;

d)

seule la part d'amortissement de ces biens correspondant à la durée de leur utilisation pour le projet et au taux réel d'utilisation pour le projet est éligible. L'amortissement est calculé conformément aux règles comptables nationales.

2.

En cas de rénovation, seules les conditions c) et d) s'appliquent.

II.1.4.3.   Location

La location de biens immobiliers est éligible au cofinancement si elle a un lien direct avec les objectifs du projet concerné, dans le respect des conditions énoncées ci-dessous, et sans préjudice de l'application de règles nationales plus strictes:

a)

les biens immobiliers n'ont pas été achetés grâce à une subvention communautaire;

b)

ils ne peuvent être utilisés que pour la réalisation du projet. Dans le cas contraire, seule la part des coûts correspondant à l'utilisation pour le projet est éligible.

II.1.4.4.   Espaces de bureau destinés au bénéficiaire final

Les coûts d'achat, de construction, de rénovation ou de location des espaces de bureau destinés aux activités courantes du bénéficiaire final ne sont pas éligibles. Ils sont considérés comme des coûts indirects (voir point II.2).

II.1.5.   Consommables, fournitures et services généraux

1.

Les coûts des consommables, fournitures et services généraux sont éligibles s'ils sont identifiables et directement nécessaires à la réalisation du projet.

2.

Toutefois, les fournitures de bureau ainsi que tous types de petits consommables et fournitures administratifs, dépenses de représentation et services généraux (téléphone, internet, affranchissements, nettoyage des bureaux, services publics, assurance, formation du personnel, recrutement, etc.) ne sont pas des coûts directs éligibles; ils sont classés dans les coûts indirects visés au point II.2.

II.1.6.   Sous-traitance

1.

En règle générale, les bénéficiaires finals doivent être capables de réaliser eux-mêmes les activités du projet. C'est pourquoi la sous-traitance doit être limitée et ne pas dépasser 40 % des coûts directs éligibles d'un projet, à moins d'être dûment justifiée et approuvée à l'avance par l'autorité responsable.

2.

Les dépenses relatives aux contrats de sous-traitance suivants ne sont pas éligibles au cofinancement par le Fonds:

a)

sous-traitance de tâches liées à la gestion générale du projet;

b)

contrats de sous-traitance qui s'ajoutent au coût d'exécution du projet sans apporter proportionnellement une valeur ajoutée;

c)

contrats de sous-traitance conclus avec des intermédiaires ou des consultants, en vertu desquels le paiement est défini en pourcentage du coût total du projet, à moins qu'un tel paiement ne soit justifié par le bénéficiaire final par référence à la valeur réelle des travaux ou des services fournis.

3.

Pour tous les contrats de sous-traitance, les sous-traitants s'engagent à fournir aux organismes d'audit et de contrôle toutes les informations nécessaires concernant les activités sous-traitées.

II.1.7.   Coûts résultant directement des obligations liées aux cofinancements communautaires

Les coûts nécessaires au respect des obligations liées aux cofinancements communautaires, telles que la publicité, la transparence, l'évaluation du projet, les audits externes, les garanties bancaires, les traductions, etc., sont des coûts directs éligibles.

II.1.8.   Frais d'experts

Les honoraires de conseil juridique, les frais de notaire et le coût des experts techniques et financiers sont éligibles.

II.1.9.   Dépenses spécifiques en relation avec les groupes cibles

1.

En ce qui concerne les mesures énumérées à l'article 5 de l'acte de base, les dépenses spécifiques engagées pour les groupes cibles qui feront l'objet d'une aide intégrale ou partielle sont:

a)

les frais exposés par le bénéficiaire pour les groupes cibles;

b)

les frais exposés par les personnes rapatriées qui sont ensuite remboursés par le bénéficiaire final; ou

c)

les sommes forfaitaires non remboursables (telles que les aides limitées au démarrage d'activités économiques et les incitations en espèces offertes aux personnes rapatriées, décrites à l'article 5, paragraphes 8 et 9, de l'acte de base).

2.

Ces coûts sont éligibles aux conditions suivantes:

a)

le bénéficiaire final conserve les informations et justificatifs nécessaires attestant que les personnes concernées relèvent des groupes cibles et cas spécifiques définis à l'article 5 de l'acte de base et peuvent donc prétendre à cette aide;

b)

le bénéficiaire final conserve les informations nécessaires concernant les rapatriés auxquels cette aide a été accordée, de sorte que l'on puisse dûment identifier ces derniers et déterminer la date de leur retour au pays; il conserve également les justificatifs attestant que ceux-ci ont bien reçu cette aide;

c)

le bénéficiaire final conserve les justificatifs de l'aide apportée (tels que les factures et reçus) et, pour ce qui est des montants forfaitaires, il conserve les justificatifs prouvant que les personnes ont bien reçu cette aide.

La conservation et le traitement des informations susmentionnées doivent être conformes à la législation nationale relative à la protection des données.

3.

Les mesures d'aide consécutives au retour dans le pays tiers, telles que la formation et l'aide à l'emploi, les mesures à court terme nécessaires au processus de réintégration et l'assistance après le retour, telles que décrites à l'article 5, paragraphes 5, 8 et 9, de l'acte de base, respectivement, n'excèdent pas une durée de six mois à compter de la date du retour du ressortissant de pays tiers.

II.2.   Coûts indirects éligibles

1.

Les coûts indirects concernent des catégories de dépenses qui ne peuvent être qualifiées de coûts spécifiques directement liés au projet. Un pourcentage fixe du montant total des coûts directs éligibles peut être éligible en tant que coûts indirects, à condition que:

a)

les coûts indirects soient maintenus à un minimum et le pourcentage exact de coûts indirects soit fixé par l'État membre en fonction des besoins;

b)

les coûts indirects figurent dans le budget prévisionnel du projet;

c)

les coûts indirects ne comprennent pas de coûts relevant d'une autre ligne du budget du projet;

d)

les coûts indirects ne soient pas financés par d'autres sources. Les organisations qui reçoivent une subvention de fonctionnement provenant du budget communautaire et/ou des États membres ne peuvent pas inclure de coûts indirects dans leur budget prévisionnel;

e)

en règle générale, le pourcentage fixe de coûts indirects ne dépasse pas 20 % du montant total des coûts directs éligibles. Cependant, ce pourcentage ne peut être supérieur à 10 %:

si l'autorité responsable intervient en qualité de maître d'œuvre au sens de l'article 7, paragraphe 3, ou

si la sous-traitance représente plus de 40 % des coûts directs éligibles.

2.

Le pourcentage attribué aux coûts indirects couvre notamment les coûts suivants:

a)

les frais de personnel qui sont inéligibles en tant que coûts directs, selon le point II.1.1.1 1);

b)

les dépenses administratives et de gestion, telles que les coûts visés au point II.1.5.2;

c)

les frais bancaires (sauf les garanties bancaires définies au point II.1.7);

d)

l'amortissement des biens immobiliers et les frais d'entretien, s'ils sont liés à des opérations administratives courantes, tels que les coûts visés au point II.1.4.4;

e)

tous les coûts liés au projet mais exclus du point II.1 — «Coûts directs éligibles».

III.   Dépenses inéligibles

Les coûts suivants ne sont pas éligibles:

a)

la TVA, excepté dans le cas où le bénéficiaire final justifie qu'il ne peut pas la récupérer;

b)

la rémunération du capital, les charges de la dette et du service de la dette, les intérêts débiteurs, les commissions et pertes de change, les provisions pour pertes ou pour dettes éventuelles, les intérêts échus, les créances douteuses, les amendes, les pénalités financières, les frais de procédure, et les dépenses somptuaires ou inconsidérées;

c)

les frais de réception exclusivement destinés au personnel du projet. Les frais de représentation raisonnables liés à des manifestations mondaines justifiées par le projet, telles qu'une réception célébrant son achèvement ou les réunions du groupe directeur du projet, sont autorisés;

d)

les coûts déclarés par le bénéficiaire final et pris en charge dans le cadre d'un autre projet ou programme de travail bénéficiant d'une subvention communautaire;

e)

l'achat de terrains;

f)

les frais de personnel relatifs à des fonctionnaires qui participent à la réalisation du projet en accomplissant des tâches relevant de celles qu'ils exécutent habituellement;

g)

les contributions en nature.

IV.   Coûts couverts par des recettes affectées

1.

Dans des cas dûment justifiés, le cofinancement du projet, pour ce qui concerne la contribution du bénéficiaire final et des partenaires au projet, peut être constitué en partie par les travaux effectués par des fonctionnaires permanents employés par ces entités et participant au projet. Dans ce cas, ces coûts ne sont pas éligibles au titre de coûts directs ou indirects aux sens définis aux points II.1.1 et II.2 mais comme des coûts couverts par des recettes affectées.

2.

Ces contributions ne peuvent dépasser 50 % de la contribution totale du bénéficiaire final. Dans ce cas, les règles suivantes s'appliquent:

a)

les tâches des fonctionnaires sont spécifiquement liées à la réalisation du projet et ne résultent pas des obligations légales de l'autorité publique;

b)

les fonctionnaires chargés de la réalisation d'un projet y sont affectés par une décision formelle de l'autorité compétente;

c)

la valeur de ces contributions peut être contrôlée et ne peut dépasser les coûts réellement supportés et dûment justifiés par les documents comptables de l'autorité publique.

V.   Assistance technique à l'initiative des États membres

1.

À l'initiative de chaque État membre, les mesures d'assistance technique suivantes sont éligibles pour chaque programme annuel, dans les limites précisées à l'article 17 de l'acte de base:

a)

les dépenses liées à la préparation, à la sélection, à l'évaluation, à la gestion et au suivi des actions (y compris les équipements informatiques et consommables);

b)

les dépenses liées aux audits et aux contrôles sur place des actions ou projets;

c)

les dépenses liées aux évaluations des actions ou projets;

d)

les dépenses destinées à assurer l'information, la diffusion et la transparence des actions;

e)

les dépenses d'acquisition, d'installation et de maintenance des systèmes informatiques servant à la gestion, au suivi et à l'évaluation du Fonds;

f)

les dépenses exposées pour les réunions des comités et sous-comités de suivi concernant la réalisation des actions. Ces dépenses peuvent aussi comporter les coûts liés aux interventions d'experts et d'autres participants à ces comités, y compris de participants provenant de pays tiers, si leur présence est essentielle à la bonne réalisation des actions;

g)

les dépenses liées aux rémunérations, notamment les cotisations de sécurité sociale, mais uniquement dans les cas suivants:

fonctionnaires affectés temporairement par décision formelle de l'autorité compétente à l'exécution des tâches visées aux points a) à f);

autre personnel employé pour l'exécution des tâches visées aux points a) à f);

la période d'affectation ou d'emploi ne dépasse pas la date finale d'éligibilité des dépenses fixée dans la décision approuvant l'intervention.

2.

L'assistance technique peut financer des dépenses exposées par les organismes suivants: autorité responsable, autorité déléguée, autorité d'audit, autorité de certification.

3.

Les activités d'assistance technique doivent avoir lieu, et les paiements correspondants doivent être effectués, après le 1er janvier de l'année indiquée dans la décision de financement approuvant les programmes annuels des États membres. La période d'éligibilité dure jusqu'à la fin du mois de juin de l'année N + 2 (3) ou toute date postérieure compatible avec la date limite de présentation du rapport final sur l'exécution du programme annuel.

4.

Les appels d'offres doivent être réalisés conformément aux règles nationales sur les marchés publics fixées dans l'État membre.

5.

Les États membres peuvent mettre en œuvre des mesures d'assistance technique pour le présent Fonds en même temps que des mesures d'assistance technique pour plusieurs ou la totalité des quatre Fonds. Toutefois, dans ce cas, seule la part des coûts servant à appliquer la mesure commune correspondant au présent Fonds est éligible au financement par ce Fonds, et les États membres veillent à ce que:

a)

la part des coûts des mesures communes soit imputée au Fonds correspondant, de manière raisonnable et vérifiable, et

b)

il n'y ait pas de double financement des coûts.


(1)  Y compris les recettes affectées décrites au point IV.

(2)  «N» étant l'année indiquée dans la décision de financement approuvant les programmes annuels des États membres.

(3)  «N» étant l'année indiquée dans la décision de financement approuvant les programmes annuels des États membres.


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