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Document 32007D0643

Décision 2007/643/PESC du Conseil du 18 septembre 2007 concernant le règlement financier de l'Agence européenne de défense, les règles de passation de marchés et les règles relatives aux contributions financières provenant du budget opérationnel de l'Agence européenne de défense

OJ L 269, 12.10.2007, p. 1–38 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
Special edition in Croatian: Chapter 18 Volume 003 P. 32 - 69

No longer in force, Date of end of validity: 03/08/2016; abrogé par 32016D1353

ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2007/643/oj

12.10.2007   

FR

Journal officiel de l'Union européenne

L 269/1


DÉCISION 2007/643/PESC DU CONSEIL

du 18 septembre 2007

concernant le règlement financier de l'Agence européenne de défense, les règles de passation de marchés et les règles relatives aux contributions financières provenant du budget opérationnel de l'Agence européenne de défense

LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,

vu l'action commune 2004/551/PESC du Conseil du 12 juillet 2004 concernant la création de l'Agence européenne de défense (1), et notamment son article 18, paragraphe 1,

considérant ce qui suit:

(1)

Le 13 septembre 2004, le Conseil a adopté la décision 2004/658/PESC portant dispositions financières applicables au budget général de l'Agence européenne de défense (2).

(2)

Le 21 novembre 2005, le Conseil a adopté la décision 2005/821/PESC modifiant la décision 2004/658/PESC (3), qui dispose que le comité directeur de l'Agence doit examiner et modifier, le cas échéant, ces dispositions financières avant le 31 décembre 2006.

(3)

Le 13 novembre 2006, le comité directeur a adopté la décision 2006/29 (Cor.), qui a modifié les titres I, II et IV des «Dispositions financières applicables au budget général de l'Agence» pour les remplacer par le «Règlement financier de l'Agence européenne de défense».

(4)

Le 14 décembre 2006, le comité directeur a adopté la décision 2006/34, qui a modifié le titre III des «Dispositions financières applicables au budget général de l'Agence» pour le remplacer par les «Règles de passation de marchés et règles relatives aux contributions financières provenant du budget opérationnel de l'Agence européenne de défense».

(5)

Lors de l'adoption des décisions mentionnées ci-dessus, le comité directeur a également proposé que le Conseil lui confère, à titre permanent, le pouvoir de modifier ces règles.

(6)

Il conviendrait de confirmer les nouvelles règles financières adoptées par le comité directeur de l'Agence et d'habiliter ce dernier à les examiner et à les modifier, le cas échéant, dans certaines limites,

DÉCIDE:

Article premier

1.   Le règlement financier de l'Agence européenne de défense ainsi que les règles de passation de marchés et les règles relatives aux contributions financières provenant du budget opérationnel de l'Agence européenne de défense figurent dans l'annexe. Ces règles remplacent les dispositions contenues dans l'annexe de la décision 2004/658/PESC, modifiée par le comité directeur (4).

2.   Le comité directeur examine et adopte, le cas échant, des modifications techniques de ces règles, notamment en vue d'en assurer la cohérence avec les règles communautaires pertinentes. Les modifications de fond relatives à leur champ d'application et à leur objectif, aux principes de gestion budgétaire et financière et aux dispositions générales en matière de passation des marchés, ainsi que l'ajout de toute nouvelle règle ayant des incidences budgétaires significatives sont soumis au Conseil pour approbation.

Article 2

La présente décision prend effet le jour de son adoption.

Article 3

La présente décision est publiée au Journal officiel de l'Union européenne.

Fait à Bruxelles, le 18 septembre 2007.

Par le Conseil

Le président

R. PEREIRA


(1)  JO L 245 du 17.7.2004, p. 17.

(2)  JO L 300 du 25.9.2004, p. 52.

(3)  JO L 305 du 24.11.2005, p. 43.

(4)  Décision 2005/06 du comité directeur du 21 juin 2005.


ANNEXE

RÈGLEMENT FINANCIER DE L'AGENCE EUROPÉENNE DE DÉFENSE

TABLE DES MATIÈRES

CHAMP D'APPLICATION

 

TITRE I

PRINCIPES APPLICABLES AU BUDGET GÉNÉRAL

Article premier

Budget général

Article 2

Budget opérationnel

Article 3

Cadre financier

Article 4

Adoption du budget général

Article 5

Recettes affectées

Article 6

Gestion par l'Agence des dépenses pour le compte d'un État membre participant

Article 7

Contributions

Article 8

Excédent budgétaire

Article 9

Principes budgétaires

Article 10

Principes comptables

Article 11

Reports

Article 12

Budget rectificatif

Article 13

Budget révisé

TITRE II

EXÉCUTION DU BUDGET GÉNÉRAL

CHAPITRE 1

Agents chargés des finances

Article 14

Principe de séparation des fonctions

Article 15

Rôle de l'ordonnateur

Article 16

Responsabilités de l'ordonnateur

Article 17

Séparation des fonctions de mise en route et de vérification

Article 18

Procédures de gestion et de contrôle interne

Article 19

Rôle du comptable

Article 20

Responsabilités du comptable

CHAPITRE 2

Responsabilité des agents chargés des finances

Article 21

Règles générales

Article 22

Règles applicables aux ordonnateurs délégués

Article 23

Règles applicables aux comptables

CHAPITRE 3

Recettes

Article 24

Mise à disposition des recettes de l'Agence

Article 25

Prévision de créances

Article 26

Constatation des créances

Article 27

Ordonnancement des recouvrements

Article 28

Recouvrement de fonds

Article 29

Intérêts de retard

CHAPITRE 4

Dépenses

Article 30

Principes généraux

Article 31

Définition de l'engagement budgétaire

Article 32

Mécanisme des engagements

Article 33

Ordonnancement des engagements

Article 34

Validation des dépenses

Article 35

Ordonnancement des dépenses

Article 36

Paiement des dépenses

Article 37

Délais de paiement

CHAPITRE 5

Systèmes informatiques

Article 38

Logiciel comptable

CHAPITRE 6

Audit interne

Article 39

Rôle de l'auditeur interne

Article 40

Responsabilités de l'auditeur interne

TITRE III

RAPPORTS FINANCIERS ET AUDIT ANNUEL

Article 41

Calendrier budgétaire et calendrier des rapports

Article 42

Rapports trimestriels

Article 43

Collège des auditeurs

Article 44

Audit annuel

Article 45

Article final

CHAMP D'APPLICATION

Le règlement financier de l'Agence européenne de défense met en œuvre et complète les articles correspondants relatifs aux aspects financiers contenus dans l'action commune 2004/551/PESC du Conseil du 12 juillet 2004 concernant la création de l'Agence européenne de défense (1) (ci-après dénommée «l'action commune»).

TITRE I

PRINCIPES APPLICABLES AU BUDGET GÉNÉRAL

Article premier

Budget général

1.   Le budget général comprend les recettes et les dépenses d'un exercice.

2.   Le budget général respecte strictement les limites fixées par le cadre financier de l'Agence, approuvé par le Conseil conformément à l'article 3.

3.   Les dépenses comprennent les crédits destinés à couvrir les frais de personnel et les frais de fonctionnement, ainsi que les crédits opérationnels et provisionnels. Les recettes sont composées de recettes diverses, comprenant les retenues sur les rémunérations du personnel et les intérêts perçus sur les comptes bancaires de l'Agence, ainsi que les contributions des États membres participant à l'Agence (ci-après dénommés «États membres participants»).

4.   Le budget de fonctionnement est le budget général, moins le budget opérationnel défini à l'article 2.

Article 2

Budget opérationnel

1.   Le budget opérationnel fait partie du budget général et comprend les crédits accordés en vue d'obtenir des conseils extérieurs, notamment des analyses opérationnelles, qui sont indispensables pour que l'Agence puisse s'acquitter de ses tâches, et de mener des activités spécifiques dans le domaine de la recherche et de la technologie, notamment des études de cas à caractère technique et des études de préfaisabilité, dans l'intérêt de tous les États membres participants.

2.   Le directeur informe régulièrement le comité directeur des activités actuelles et futures menées dans le cadre du budget opérationnel.

Article 3

Cadre financier

Tous les trois ans, le Conseil, statuant à l'unanimité, approuve un cadre financier pour l'Agence pour les trois années suivantes. Ce cadre financier définit des priorités convenues et constitue un plafond juridiquement contraignant. Le premier cadre financier couvre la période 2007-2009.

Article 4

Adoption du budget général

1.   Avant le 30 juin de chaque année, le chef de l'Agence transmet au comité directeur une estimation globale du projet de budget général pour l'année suivante, dans le strict respect des limites fixées par le cadre financier.

2.   Avant le 30 septembre de chaque année, le chef de l'Agence propose au comité directeur le projet de budget général, qui comporte:

a)

les crédits jugés nécessaires:

i)

pour couvrir les frais de fonctionnement, de personnel et de réunion de l'Agence,

ii)

en vue d'obtenir des conseils extérieurs, notamment des analyses opérationnelles, qui sont indispensables pour que l'Agence puisse s'acquitter de ses tâches, et de mener des activités spécifiques dans le domaine de la recherche et de la technologie, notamment des études de cas à caractère technique et des études de préfaisabilité, dans l'intérêt de tous les États membres participants;

b)

une prévision des recettes nécessaires pour couvrir les dépenses.

3.   Le comité directeur veille à ce que les crédits visés au paragraphe 2, point a) ii), représentent une part significative du total des crédits visés au paragraphe 2. Ces crédits correspondent à des besoins réels et permettent à l'Agence de jouer un rôle opérationnel.

4.   Le projet de budget général est accompagné d'un tableau détaillé des effectifs et d'un justificatif précis.

5.   Statuant à l'unanimité, le comité directeur peut décider que le projet de budget général couvre en plus un projet ou un programme particulier lorsqu'une telle mesure est à l'évidence dans l'intérêt de tous les États membres participants.

6.   Les crédits sont spécialisés par titres et chapitres groupant les dépenses selon leur nature ou leur destination et subdivisés, en tant que de besoin, par articles.

7.   Chaque titre peut comporter un chapitre intitulé «crédits provisionnels». Les crédits sont inscrits à ce chapitre lorsqu'il existe une incertitude, fondée sur des motifs sérieux, quant au montant des crédits nécessaires ou à la possibilité d'exécuter les crédits inscrits.

8.   Les recettes se composent:

a)

de recettes diverses;

b)

des contributions dues par les États membres participant à l'Agence, en fonction de la clé du revenu national brut (RNB).

Le projet de budget général prévoit la structure d'accueil des recettes affectées ainsi que, dans la mesure du possible, leur montant.

9.   Le comité directeur arrête le projet de budget général avant le 31 décembre de chaque année dans les limites du cadre financier de l'Agence. Dans ce contexte, le comité directeur est présidé par le chef de l'Agence ou par un représentant désigné par lui au sein du secrétariat général du Conseil ou encore par un membre du comité directeur qu'il aura invité à le faire. Le directeur déclare que le budget a été arrêté et le notifie aux États membres participants.

10.   Si, au début d'un exercice, le projet de budget général n'a pas été arrêté, les dépenses peuvent être effectuées mensuellement par chapitre ou par autre subdivision du budget, dans la limite du douzième des crédits inscrits au budget de l'exercice précédent, sans que cette mesure puisse avoir pour effet de mettre à la disposition de l'Agence des crédits supérieurs au douzième de ceux prévus dans le projet de budget général en préparation. Statuant à la majorité qualifiée sur une proposition du directeur, le comité directeur peut autoriser des dépenses excédant le douzième. Le directeur peut appeler les contributions nécessaires pour couvrir les crédits autorisés au titre du présent paragraphe, ces contributions étant payables dans un délai de trente jours à compter de la diffusion de l'appel de contributions.

Article 5

Recettes affectées

1.   Afin de couvrir des coûts autres que ceux visés à l'article 4, paragraphe 2, point a) i), l'Agence peut recevoir dans son budget général, au titre de recettes affectées correspondant à une destination particulière, des contributions financières:

a)

prélevées sur le budget général de l'Union européenne, cas par cas, dans le strict respect des règles, des procédures et des processus de décision qui lui sont applicables;

b)

des États membres participants, d'États tiers ou d'autres tiers.

2.   Les recettes affectées ne peuvent être utilisées qu'à la fin particulière à laquelle elles sont destinées.

Article 6

Gestion par l'Agence des dépenses pour le compte d'un État membre participant

1.   Sur proposition du directeur ou d'un État membre participant, le comité directeur peut décider qu'il est possible pour les États membres participants de confier à l'Agence, sur une base contractuelle, la gestion administrative et financière de certaines activités relevant de ses attributions.

2.   Dans sa décision, le comité directeur peut autoriser l'Agence à conclure des contrats au nom de certains États membres participants. Il peut autoriser l'Agence à collecter par anticipation auprès de ces États membres participants les fonds nécessaires pour honorer les contrats conclus.

Article 7

Contributions

1.   Détermination des contributions lorsque la clé du revenu national brut (RNB) est applicable

1.1.

Lorsque la clé du RNB est applicable, la ventilation des contributions entre les États membres auprès desquels une contribution est demandée est déterminée selon la clé du produit national brut telle qu'elle est définie à l'article 28, paragraphe 3, du traité sur l'Union européenne et conformément à la décision 2000/597/CE, Euratom du Conseil du 29 septembre 2000 relative au système des ressources propres des Communautés européennes (2) ou à toute autre décision du Conseil qui la remplace.

1.2.

Les données nécessaires au calcul de chaque contribution sont celles qui figurent dans la colonne intitulée «ressources propres RNB» du tableau «Récapitulation du financement du budget général par type de ressources propres et par État membre» joint au dernier budget arrêté par les Communautés européennes. La contribution de chaque État membre participant auprès duquel une contribution est demandée est proportionnelle à la part du RNB de cet État membre dans le total des RNB des États membres participants auprès desquels une contribution est demandée.

2.   Calendrier du paiement des contributions

2.1.

Les États membres participants versent les contributions destinées à financer le budget général de l'Union européenne en trois tranches égales, avant le 15 février, le 15 juin et le 15 octobre de l'exercice concerné.

2.2.

Lorsqu'un budget rectificatif est arrêté, les contributions requises sont versées par les États membres participants concernés dans un délai de soixante jours à compter de la diffusion de l'appel de contributions.

2.3.

Chaque État membre participant prend en charge les frais bancaires afférents au paiement de ses contributions.

Article 8

Excédent budgétaire

Tout excédent budgétaire dégagé au cours de l'exercice, provenant d'une différence entre les recettes et les dépenses, est considéré comme étant un crédit disponible pour les États membres participants et leur est restitué sous la forme d'une déduction octroyée sur la troisième contribution de l'exercice suivant (15 octobre).

Article 9

Principes budgétaires

1.   Les budgets, établis en euros, sont les actes qui prévoient et autorisent, pour chaque exercice, l'ensemble des recettes et des dépenses gérées par l'Agence.

2.   Les crédits inscrits au budget sont autorisés pour la durée d'un exercice qui commence le 1er janvier et s'achève le 31 décembre de la même année.

3.   Chaque budget doit être équilibré en recettes et en dépenses. Toutes les recettes et les dépenses sont inscrites pour leur montant intégral dans le budget concerné, sans compensation entre elles.

4.   Le budget comporte des crédits dissociés, qui se composent de crédits d'engagement et de crédits de paiement, et des crédits non dissociés.

5.   Les crédits d'engagement couvrent le coût total des engagements juridiques contractés pendant l'exercice en cours. Cependant, les opérations d'engagement peuvent être effectuées globalement ou par tranches annuelles. Les engagements de crédits sont comptabilisés sur la base des engagements juridiques contractés jusqu'au 31 décembre.

6.   Les crédits de paiement couvrent les paiements qui découlent de l'exécution des engagements juridiques contractés pendant l'exercice en cours ou des exercices antérieurs. Les paiements sont comptabilisés sur la base des engagements budgétaires contractés jusqu'au 31 décembre.

7.   Les recettes au titre d'un exercice sont inscrites dans les comptes de l'exercice sur la base des montants perçus au cours de celui-ci.

8.   Toutes les recettes et toutes les dépenses doivent être exécutées par imputation sur une ligne budgétaire et dans la limite des crédits qui y sont inscrits.

9.   Les crédits sont utilisés conformément aux principes d'une bonne gestion financière, c'est-à-dire conformément aux principes d'économie, d'efficience et d'efficacité.

10.   Traitement des actifs et amortissement: en termes budgétaires, toutes les dépenses liées à l'acquisition d'actifs sont imputées sur le budget au moment où elles sont exposées; aucun amortissement n'est appliqué.

Article 10

Principes comptables

1.   Les états financiers sont établis sur la base des principes comptables généralement admis de l'Union européenne, en particulier:

a)

la continuité des activités: l'Agence est présumée avoir une durée illimitée;

b)

la prudence: les actifs ou les produits ne sont pas surévalués et les passifs ou les charges ne sont pas sous-évalués;

c)

la permanence des méthodes comptables: la structure des éléments composant les états financiers ainsi que les méthodes de comptabilisation et les règles d'évaluation ne peuvent pas être modifiées d'un exercice à l'autre. Le comptable ne peut déroger au principe de la permanence des méthodes que dans des cas exceptionnels, à savoir lorsque la modification apportée conduit à une présentation plus appropriée des opérations comptables;

d)

la comparabilité des informations: chaque poste des états financiers reprend l'indication du montant relatif au poste correspondant de l'exercice précédent. Lorsque la présentation ou la classification d'un des éléments des états financiers est modifiée, les montants correspondants de l'exercice précédent sont rendus comparables et reclassés;

e)

l'importance relative: toutes les opérations ayant un caractère significatif pour l'information recherchée sont prises en compte dans les états financiers. L'importance relative s'apprécie notamment par rapport à la nature de la transaction ou de son montant;

f)

la non-compensation: aucune compensation ne peut être faite entre les créances et les dettes ou entre les charges et les produits, sauf dans le cas de charges et produits résultant de la même transaction, de transactions similaires ou d'opérations de couverture et pour autant qu'ils ne soient pas individuellement significatifs;

g)

la prééminence de la réalité sur l'apparence: les événements comptables repris dans les états financiers sont présentés en fonction de leur nature économique;

h)

la comptabilité d'exercice: les transactions et les événements sont comptabilisés au moment où ils se produisent et non pas lors du paiement ou du recouvrement effectifs;

i)

la traçabilité des actifs et des mises en non-valeur: l'Agence tient en nombre et en valeur des inventaires de tous les actifs corporels, incorporels et financiers, y compris les mises en non-valeur éventuelles.

2.   Lorsque, dans un cas particulier, le comptable estime qu'il y a lieu de déroger à l'un des principes comptables définis au paragraphe 1, cette dérogation est signalée et dûment motivée.

Article 11

Reports

1.   Les crédits non utilisés à la fin de l'exercice pour lequel ils ont été inscrits sont annulés.

2.   Cependant, pour les crédits d'engagement non encore engagés à la clôture de l'exercice, le report peut porter sur les montants correspondant aux crédits d'engagement pour lesquels la plupart des étapes préparatoires à l'acte d'engagement, à savoir la sélection des contractants potentiels, sont achevées au 31 décembre. Ces montants peuvent être engagés jusqu'au 31 mars de l'année suivante.

3.   Pour les crédits de paiement, le report peut concerner les montants nécessaires pour couvrir des engagements antérieurs ou liés à des crédits d'engagement reportés, lorsque les crédits prévus sur les lignes concernées au budget de l'exercice suivant ne permettent pas de couvrir les besoins. Les crédits spécifiques ne font l'objet que d'un seul report.

4.   Les crédits mis en réserve et les crédits relatifs aux dépenses de personnel ne peuvent faire l'objet d'un report.

5.   Les recettes affectées non utilisées et les crédits disponibles au 31 décembre au titre de recettes affectées visées à l'article 5 font l'objet d'un report de droit et ne peuvent être utilisés qu'aux fins spécifiques auxquelles ils sont réservés. Les crédits disponibles correspondant aux recettes affectées reportées doivent être utilisés en priorité.

6.   Le directeur présente au comité directeur une proposition concernant les reports au plus tard le 15 février. Le comité directeur prend une décision au plus tard le 15 mars.

Article 12

Budget rectificatif

1.   En cas de circonstances inévitables, exceptionnelles ou imprévues, le directeur peut proposer un projet de budget rectificatif, dans les limites fixées par le cadre financier défini à l'article 3.

2.   Le projet de budget rectificatif est établi, proposé, arrêté et notifié selon la même procédure que le budget général, dans les limites fixées par le cadre financier. Le comité directeur statue en tenant dûment compte de l'urgence de la situation.

3.   Lorsque les limites fixées par le cadre financier sont jugées insuffisantes en raison de circonstances exceptionnelles et imprévues, le comité directeur, tenant également pleinement compte des règles énoncées à l'article 4, paragraphes 2 et 3, présente le budget rectificatif en vue de son adoption par le Conseil, qui statue à l'unanimité.

Article 13

Budget révisé

1.   Si nécessaire, le directeur peut présenter au comité directeur un budget révisé de l'exercice en cours, sur la base des dépenses réellement effectuées au cours de neuf premiers mois et des dépenses prévues jusqu'à la clôture de l'exercice concerné dans les limites du budget adopté.

2.   Le directeur peut procéder à des virements de titre à titre dans une limite totale de 10 % des crédits de l'exercice, de chapitre à chapitre et d'article à article.

3.   Trois semaines avant de procéder aux virements mentionnés au point 2, le directeur informe le comité directeur de ses intentions. Si un État membre participant présente des raisons dûment justifiées durant cette période, il appartient au comité directeur de prendre une décision.

4.   Le directeur peut procéder à des virements à l'intérieur des articles et proposer d'autres virements au comité directeur.

TITRE II

EXÉCUTION DU BUDGET GÉNÉRAL

CHAPITRE 1

Agents chargés des finances

Article 14

Principe de séparation des fonctions

Les fonctions de l'ordonnateur et du comptable sont séparées et incompatibles entre elles.

Article 15

Rôle de l'ordonnateur

1.   Le directeur exerce les fonctions d'ordonnateur au nom de l'Agence.

2.   L'Agence détermine dans ses règles administratives internes les agents de niveau approprié auxquels le directeur peut déléguer, dans le respect des conditions prévues dans le règlement intérieur de l'Agence, des fonctions d'ordonnateur, ainsi que l'étendue des pouvoirs conférés.

3.   Les délégations des fonctions d'ordonnateur ne sont accordées qu'aux agents recrutés directement par l'Agence, dans le cadre de contrats à durée déterminée, parmi des ressortissants des États membres participants, conformément à l'article 11, paragraphe 3.1, de l'action commune 2004/551/PESC du Conseil.

4.   Les ordonnateurs délégués ne peuvent agir que dans les limites fixées par l'acte de délégation. L'ordonnateur délégué compétent peut être assisté dans sa tâche par un ou plusieurs agents chargés d'effectuer, sous sa responsabilité, certaines opérations nécessaires à l'exécution du budget et à la reddition des comptes.

Article 16

Responsabilités de l'ordonnateur

1.   L'ordonnateur est chargé d'exécuter les recettes et dépenses conformément aux principes de bonne gestion financière, y compris les principes d'économie, d'efficience et d'efficacité, et d'en assurer la légalité et la régularité.

2.   Pour exécuter des dépenses, l'ordonnateur délégué procède à des engagements budgétaires et engagements juridiques, à la liquidation des dépenses et à l'ordonnancement des paiements, ainsi qu'aux actes préalables nécessaires à cette exécution des crédits.

3.   L'exécution des recettes comporte l'établissement des prévisions de créances, la constatation des droits à recouvrer et l'émission des ordres de recouvrement. Elle comporte, le cas échéant, la renonciation aux créances constatées.

4.   L'ordonnateur délégué met en place, conformément aux normes minimales arrêtées par l'Agence et en tenant compte des risques associés à l'environnement de gestion et à la nature des actions financées, la structure organisationnelle ainsi que les systèmes et procédures de gestion et de contrôle internes adaptés à l'exécution de ses tâches, y compris, le cas échéant, des vérifications ex post. Avant qu'une opération soit autorisée, ses aspects opérationnels et financiers sont vérifiés par des agents autres que l'agent ayant mis l'opération en route. La mise en route et la vérification, ex ante et ex post, d'une opération sont des fonctions séparées.

5.   Tout agent responsable du contrôle de la gestion des opérations financières a les compétences professionnelles requises. Il respecte le code des normes professionnelles de l'Agence.

6.   L'ordonnateur délégué est informé par écrit par tout agent partie à la gestion financière et au contrôle des opérations qui estime qu'une décision que son supérieur lui impose d'appliquer est irrégulière ou contraire aux principes de bonne gestion financière ou aux règles professionnelles qu'il est tenu de respecter; en cas d'inaction de celui-ci, l'agent informe par écrit l'instance visée à l'article 22, paragraphe 3. Dans le cas d'une activité illégale, de fraude ou de corruption susceptible de nuire aux intérêts de l'Agence, l'ordonnateur informe les autorités et instances désignées par la législation en vigueur.

7.   L'ordonnateur rend compte au comité directeur de l'exercice de ses fonctions sous la forme d'un rapport annuel d'activités, accompagné des informations financières et de gestion. Ce rapport fait état des résultats de ses opérations par rapport aux objectifs qui lui ont été assignés, des risques associés à ces opérations, de l'utilisation des ressources mises à sa disposition et du fonctionnement du système de contrôle interne. L'auditeur interne prend connaissance du rapport d'activités annuel, ainsi que des autres éléments d'information identifiés.

Article 17

Séparation des fonctions de mise en route et de vérification

1.   Par mise en route d'une opération, il faut entendre l'ensemble des opérations que les agents visés à l'article 16, paragraphes 4 et 5, effectuent habituellement pour préparer l'adoption des actes d'exécution budgétaire par l'ordonnateur délégué compétent.

2.   Par vérification ex ante d'une opération, il faut entendre l'ensemble des contrôles ex ante mis en place par l'ordonnateur délégué compétent afin d'en vérifier les aspects opérationnels et financiers.

3.   Chaque opération fait l'objet d'au moins une vérification ex ante. Cette vérification a pour objet de s'assurer:

a)

de la régularité et de la conformité de la dépense et de la recette au regard des règles applicables, notamment du budget et des réglementations pertinentes, ainsi que de tout acte pris en exécution des traités concernés, de la législation en vigueur et, le cas échéant, des conditions contractuelles;

b)

de l'application du principe de bonne gestion financière.

4.   Les vérifications ex post, sur pièces et, si nécessaire, sur place, visent à vérifier la bonne exécution des opérations financées par le budget et notamment le respect des critères visés au paragraphe 3. Ces vérifications peuvent être organisées par sondage sur la base d'une analyse de risques.

5.   Les fonctionnaires ou autres agents chargés des vérifications visées aux paragraphes 2 et 4 ne sont pas les mêmes que ceux qui exécutent les tâches de mise en route visées au paragraphe 1 et ne sont pas subordonnés à ces derniers.

Article 18

Procédures de gestion et de contrôle interne

Les systèmes et procédures de gestion et de contrôle interne visent à permettre:

a)

la réalisation des objectifs des politiques, programmes et actions de l'Agence selon le principe de bonne gestion financière;

b)

le respect des règles du droit de l'UE ainsi que des normes de contrôle établies par l'Agence;

c)

la préservation des actifs de l'Agence et de l'information;

d)

la prévention et la détection des irrégularités, des erreurs et des fraudes;

e)

l'identification et la prévention des risques de gestion;

f)

la production fiable de l'information financière et de gestion;

g)

la conservation des pièces justificatives liées et consécutives à l'exécution budgétaire et aux actes d'exécution budgétaire;

h)

la conservation des documents relatifs aux garanties préalables exigées en faveur de l'Agence et la mise en place d'un échéancier permettant un suivi adéquat desdites garanties.

Article 19

Rôle du comptable

Le comptable est nommé par l'Agence parmi les agents qu'elle recrute directement, dans le cadre de contrats à durée déterminée, parmi des ressortissants des États membres participants, conformément à l'article 11, paragraphe 3.1, de l'action commune 2004/551/PESC du Conseil. Le comptable est nommé par le comité directeur en raison de sa compétence particulière, dont témoignent des qualifications professionnelles ou une expérience professionnelle équivalente.

Article 20

Responsabilités du comptable

1.   Le comptable est chargé dans l'Agence:

a)

de la bonne exécution des paiements, de l'encaissement des recettes et du recouvrement des créances constatées, y compris les intérêts de retard définis à l'article 29;

b)

de la préparation et de la présentation des comptes;

c)

de la tenue de la comptabilité;

d)

de l'établissement des règles et méthodes comptables, ainsi que du plan comptable;

e)

de l'établissement et de la validation des systèmes comptables ainsi que, le cas échéant, de la validation des systèmes définis par l'ordonnateur et destinés à fournir ou justifier des informations comptables;

f)

de la gestion de la trésorerie.

2.   Le comptable obtient des ordonnateurs, qui en garantissent la fiabilité, toutes les informations nécessaires à l'établissement de comptes donnant un relevé exact du patrimoine de l'Agence et de l'exécution budgétaire.

3.   Seul le comptable est habilité à manier des fonds et des valeurs. Il est responsable de leur conservation.

4.   Pour l'exercice de ses tâches, le comptable peut déléguer certaines de ses fonctions à des agents faisant partie du personnel recruté directement par l'Agence, dans le cadre de contrats à durée déterminée, parmi des ressortissants des États membres participants, conformément à l'article 11, paragraphe 3.1, de l'action commune 2004/551/PESC du Conseil. L'acte de délégation définit les tâches confiées aux délégataires.

CHAPITRE 2

Responsabilité des agents chargés des finances

Article 21

Règles générales

1.   Sans préjudice d'éventuelles mesures disciplinaires, les ordonnateurs délégués peuvent à tout moment se voir retirer, temporairement ou définitivement, leur délégation par l'autorité qui les a nommés.

2.   Sans préjudice d'éventuelles mesures disciplinaires, le comptable peut à tout moment être suspendu de ses fonctions, temporairement ou définitivement, par l'autorité qui l'a nommé.

3.   Les dispositions du présent chapitre ne préjugent pas la responsabilité pénale que les agents visés au présent article pourraient voir engagée en vertu du droit national applicable et des dispositions en vigueur relatives à la protection des intérêts financiers des Communautés européennes et à la lutte contre la corruption impliquant des fonctionnaires des Communautés européennes ou des États membres participants.

4.   Tout ordonnateur ou comptable engage sa responsabilité disciplinaire et pécuniaire. Dans le cas d'une activité illégale, de fraude ou de corruption susceptible de nuire aux intérêts de l'Agence, les autorités et instances désignées par la législation en vigueur seront saisies.

Article 22

Règles applicables aux ordonnateurs délégués

1.   L'ordonnateur peut être tenu de réparer en totalité ou en partie le préjudice subi par l'Agence en raison de fautes personnelles graves qu'il aurait commises dans l'exercice ou à l'occasion de ses fonctions, en particulier lorsqu'il constate les droits à recouvrer ou émet les ordres de recouvrement, engage une dépense ou signe un ordre de paiement, sans se conformer au présent règlement financier. Il en est de même lorsque, par sa faute personnelle grave, il néglige d'établir un acte engendrant une créance ou il néglige ou retarde, sans justification, l'émission d'ordres de recouvrement, ou il néglige ou retarde, sans justification, l'émission d'un ordre de paiement pouvant entraîner une responsabilité civile de l'Agence à l'égard de tiers.

2.   Lorsqu'un ordonnateur délégué estime que la décision qu'on lui demande de prendre est entachée d'irrégularité ou contrevient aux principes de bonne gestion financière, il doit le signaler par écrit à l'autorité délégante. Si l'autorité délégante lui donne l'instruction écrite motivée de prendre la décision susvisée, il est dégagé de sa responsabilité. Dans le cas d'une activité illégale, de fraude ou de corruption susceptible de nuire aux intérêts de l'Agence, l'ordonnateur délégué informe les autorités et instances désignées par la législation en vigueur.

3.   Pour déterminer si une irrégularité financière a été commise et quelles en sont les conséquences éventuelles, l'Agence met en place une instance spécialisée dans ce domaine, indépendante sur le plan fonctionnel. Sur la base de l'avis de cette instance, l'Agence décide si elle engage une procédure visant à mettre en cause la responsabilité disciplinaire ou pécuniaire. Si l'instance décèle des problèmes systémiques, elle transmet à l'ordonnateur — et à l'ordonnateur délégué si celui-ci n'est pas en cause — ainsi qu'à l'auditeur interne un rapport assorti de recommandations.

Article 23

Règles applicables aux comptables

Un comptable peut être tenu de réparer en totalité ou en partie le préjudice subi par l'Agence en raison de fautes personnelles graves qu'il aurait commises dans l'exercice ou à l'occasion de ses fonctions. Constitue en particulier une faute susceptible d'engager sa responsabilité le fait:

a)

de perdre ou de détériorer des fonds, valeurs et documents dont il a la garde;

b)

de modifier indûment des comptes bancaires;

c)

d'effectuer des recouvrements ou des paiements non conformes aux ordres de recouvrement ou de paiement correspondants;

d)

d'omettre d'encaisser des recettes dues.

CHAPITRE 3

Recettes

Article 24

Mise à disposition des recettes de l'Agence

Les recettes constituées par les recettes diverses et les contributions des États membres participants font l'objet d'une prévision inscrite au budget général et exprimée en euros. Les contributions des États membres participants couvrent le montant total des crédits inscrits au budget général de l'Union européenne après déduction des recettes diverses.

Article 25

Prévision de créances

1.   Toute mesure ou situation de nature à engendrer ou à modifier une créance de l'Agence fait l'objet d'une prévision de créance de la part de l'ordonnateur compétent.

2.   Elles font l'objet, de la part de l'ordonnateur compétent, d'un ordre de recouvrement.

Article 26

Constatation des créances

1.   La constatation d'une créance est l'acte par lequel l'ordonnateur délégué:

a)

vérifie l'existence des dettes du débiteur;

b)

détermine ou vérifie la réalité et le montant de la dette;

c)

vérifie les conditions d'exigibilité de la dette.

2.   Les recettes de l'Agence ainsi que toute créance identifiée comme liquide et exigible doivent être constatées par un ordre de recouvrement donné au comptable, suivi d'une note de débit adressée au débiteur, tous deux établis par l'ordonnateur compétent.

3.   Les montants indûment payés sont recouvrés.

Article 27

Ordonnancement des recouvrements

1.   L'ordonnancement des recouvrements est l'acte par lequel l'ordonnateur délégué compétent donne au comptable, par l'émission d'un ordre de recouvrement, l'instruction de recouvrer une créance qu'il a constatée.

2.   L'Agence peut formaliser la constatation d'une créance à charge de personnes autres que des États dans une décision dont l'exécution est soumise aux règles de la procédure civile en vigueur dans l'État sur le territoire duquel cette procédure a lieu.

Article 28

Recouvrement de fonds

1.   Le comptable prend en charge les ordres de recouvrement des créances dûment établis par l'ordonnateur délégué compétent. Il est tenu de faire diligence en vue d'assurer la rentrée des recettes de l'Agence et doit veiller à la conservation des droits de celle-ci.

Le comptable procède au recouvrement des montants à l'égard de toute créance dont l'Agence est titulaire.

2.   Lorsque l'ordonnateur compétent envisage de renoncer à recouvrer une créance constatée, il s'assure que la renonciation est régulière et conforme au principe de bonne gestion financière et de proportionnalité, selon les procédures et conformément aux critères prévus par les modalités d'exécution. La décision de renonciation doit être motivée.

Article 29

Intérêts de retard

1.   Toute créance non remboursée à sa date d'échéance porte intérêt conformément aux paragraphes 2 et 3.

2.   Le taux d'intérêt pour les créances non remboursées à la date d'échéance est le taux appliqué par la Banque centrale européenne à ses opérations principales de refinancement, tel qu'il est publié au Journal officiel de l'Union européenne, série C, en vigueur le premier jour de calendrier du mois de l'échéance, majoré de:

a)

sept points de pourcentage lorsque la créance a pour fait générateur un marché public de fournitures et de services;

b)

trois points et demi de pourcentage dans tous les autres cas.

3.   Le montant des intérêts est calculé à partir du jour de calendrier suivant la date d'échéance figurant dans la note de débit jusqu'au jour de calendrier du remboursement intégral de la dette.

4.   Tout paiement partiel est imputé d'abord sur les intérêts de retard, calculés conformément aux dispositions des paragraphes 2 et 3.

5.   S'il s'agit d'amendes et que le débiteur constitue une garantie financière acceptée par le comptable en lieu et place d'un paiement provisoire, le taux d'intérêt applicable à compter de la date d'échéance est le taux visé au paragraphe 2, majoré seulement d'un point et demi de pourcentage.

6.   Afin d'éviter les intérêts de retard dans le cas des contributions des États membres participants, ces derniers reçoivent de l'Agence l'original signé de l'appel de contributions au moins trente jours avant les dates d'échéance prévues à l'article 7, paragraphe 2, point 1.

CHAPITRE 4

Dépenses

Article 30

Principes généraux

1.   Toute dépense fait l'objet d'un engagement, d'une liquidation, d'un ordonnancement et d'un paiement.

2.   L'engagement de la dépense est précédé d'une décision de financement adoptée par l'Agence ou par les autorités déléguées par celle-ci.

Article 31

Définition de l'engagement budgétaire

1.   L'engagement budgétaire est l'opération consistant à réserver les crédits nécessaires à l'exécution de paiements ultérieurs en exécution d'un engagement juridique. L'engagement juridique est l'acte par lequel l'ordonnateur crée ou constate une obligation engendrant une charge. L'engagement budgétaire et l'engagement juridique sont adoptés par le même ordonnateur, sauf dans les cas dûment justifiés prévus par les modalités d'exécution.

2.   L'engagement budgétaire est individuel lorsque le bénéficiaire et le montant de la dépense sont déterminés. L'engagement budgétaire est global lorsque au moins l'un des éléments nécessaires à l'identification de l'engagement individuel reste indéterminé. L'engagement budgétaire est provisionnel lorsqu'il est destiné à couvrir des dépenses courantes de nature administrative dont soit le montant, soit les bénéficiaires finaux ne sont pas déterminés de manière définitive.

3.   Les engagements budgétaires pour des actions dont la réalisation couvre plus d'un exercice ne peuvent être fractionnés en tranches annuelles sur plusieurs exercices que lorsque l'acte de base le prévoit, et ce pour des dépenses administratives. Lorsque l'engagement budgétaire est ainsi fractionné en tranches annuelles, l'engagement juridique le mentionne, sauf lorsqu'il s'agit de dépenses de personnel.

Article 32

Mécanisme des engagements

1.   Pour toute mesure de nature à engendrer une dépense à la charge du budget, l'ordonnateur compétent doit d'abord procéder à un engagement budgétaire avant de créer une obligation juridique à l'égard de tiers.

2.   Les engagements budgétaires globaux couvrent le coût total des engagements juridiques individuels y afférents conclus jusqu'au 31 décembre de l'année n + 1.

Sous réserve des dispositions de l'article 31, paragraphe 3, les engagements juridiques individuels afférents à des engagements budgétaires individuels ou provisionnels sont conclus au plus tard le 31 décembre de l'année n.

À l'expiration des périodes visées aux premier et deuxième alinéas, le solde non exécuté de ces engagements budgétaires est dégagé par l'ordonnateur compétent.

L'adoption de chaque engagement juridique individuel faisant suite à un engagement global fait l'objet, préalablement à sa signature, d'un enregistrement de son montant dans la comptabilité budgétaire par l'ordonnateur compétent, en imputation de l'engagement global.

3.   Les engagements juridiques contractés pour des actions dont la réalisation s'étend sur plus d'un exercice ainsi que les engagements budgétaires correspondants comportent, sauf lorsqu'il s'agit de dépenses de personnel, une date limite d'exécution fixée en conformité avec le principe de bonne gestion financière.

Les parties de ces engagements non exécutées six mois après cette date limite font l'objet d'un dégagement et les crédits correspondants sont annulés.

Lorsqu'un engagement juridique n'a ensuite donné lieu à aucun paiement pendant une période de trois ans, l'ordonnateur compétent procède à son dégagement.

Article 33

Ordonnancement des engagements

1.   Lors de l'adoption d'un engagement budgétaire, l'ordonnateur compétent s'assure:

a)

de l'exactitude de l'imputation budgétaire;

b)

de la disponibilité des crédits;

c)

de la conformité de la dépense au regard des dispositions des traités, du budget, des présentes dispositions et de la législation en vigueur;

d)

du respect du principe de bonne gestion financière.

2.   Lors de l'enregistrement d'un engagement juridique, l'ordonnateur s'assure:

a)

de sa couverture par l'engagement budgétaire correspondant;

b)

de la régularité et de la conformité de la dépense au regard des dispositions des traités, du budget, des présentes dispositions et de la législation en vigueur;

c)

du respect du principe de bonne gestion financière.

Article 34

Validation des dépenses

La validation d'une dépense est l'acte par lequel l'ordonnateur compétent:

a)

vérifie l'existence des droits du créancier;

b)

détermine ou vérifie la réalité et le montant de la créance;

c)

vérifie les conditions d'exigibilité de la créance.

Article 35

Ordonnancement des dépenses

L'ordonnancement des dépenses est l'acte par lequel l'ordonnateur compétent, après avoir vérifié la disponibilité des crédits, donne au comptable, par l'émission d'un ordre de paiement, l'instruction de payer le montant de la dépense qu'il a validée.

Article 36

Paiement des dépenses

1.   Le paiement doit s'appuyer sur la preuve que l'action correspondante est conforme aux dispositions de l'acte de base ou du contrat et couvre une ou plusieurs opérations suivantes:

a)

un paiement de la totalité des montants dus;

b)

un paiement en un ou plusieurs paiements intermédiaires.

2.   La comptabilité distingue les différents types de paiement visés au paragraphe 1 au moment de leur exécution.

3.   Le paiement des dépenses est assuré par le comptable dans la limite des fonds disponibles.

Article 37

Délais de paiement

1.   Il est procédé au paiement des sommes dues dans un délai maximal de quarante-cinq jours de calendrier à compter de la date d'enregistrement d'une demande de paiement recevable par le service habilité de l'ordonnateur compétent. Par date de paiement, on entend la date à laquelle le compte de l'Agence est débité.

Une demande de paiement n'est pas recevable lorsqu'un élément essentiel au moins fait défaut.

2.   Nonobstant le paragraphe 1, le délai qui y est visé est fixé à trente jours de calendrier pour les paiements liés à des marchés de services ou de fournitures, sauf si le contrat en dispose autrement.

3.   Pour les contrats ou conventions dans lesquels le paiement est conditionné par l'approbation d'un rapport, les délais visés aux paragraphes 1 et 2 ne commencent à courir qu'à partir de l'approbation du rapport en cause, soit explicitement parce que le bénéficiaire en a été informé, soit implicitement parce que le délai d'approbation contractuel est venu à terme sans qu'il ait été suspendu par un document formel adressé au bénéficiaire.

Ce délai d'approbation ne peut dépasser:

a)

vingt jours de calendrier pour des contrats simples relatifs à la fourniture de biens et de services;

b)

quarante-cinq jours de calendrier pour les autres contrats et les conventions de subventions;

c)

soixante jours de calendrier pour des contrats dans le cadre desquels les prestations techniques fournies sont particulièrement complexes à évaluer.

4.   Le délai de paiement peut être suspendu par l'ordonnateur compétent si celui-ci informe les créanciers, à tout moment au cours de la période mentionnée au paragraphe 1, que la demande de paiement ne peut être honorée, soit parce que le montant n'est pas dû, soit parce que les documents justificatifs adéquats n'ont pas été produits. Si une information est portée à la connaissance de l'ordonnateur compétent, qui permet de douter de l'admissibilité de dépenses figurant dans une demande de paiement, cet ordonnateur peut suspendre le délai de paiement aux fins de vérifications complémentaires, y compris par un contrôle sur place pour s'assurer, préalablement au paiement, du caractère admissible des dépenses. L'ordonnateur informe, dans les meilleurs délais, le bénéficiaire en cause.

Le délai de paiement restant recommence à courir à compter de la date à laquelle la demande de paiement correctement établie est enregistrée pour la première fois.

5.   À l'expiration des délais prévus aux paragraphes 1 et 2, le créancier peut, dans les deux mois suivant réception du paiement en retard, demander des intérêts conformément aux dispositions suivantes:

a)

les taux d'intérêt sont ceux qui sont visés à l'article 29, paragraphe 2, premier alinéa;

b)

les intérêts sont dus pour le temps écoulé à partir du jour de calendrier suivant l'expiration du délai de paiement et jusqu'au jour du paiement.

Le premier alinéa du présent paragraphe n'est pas applicable aux États membres participants.

CHAPITRE 5

Systèmes informatiques

Article 38

Logiciel comptable

1.   Le logiciel comptable de l'Agence tient compte des principes énoncés dans le présent règlement financier.

2.   Les signatures peuvent être apposées par procédure informatisée ou électronique sécurisée.

CHAPITRE 6

Audit interne

Article 39

Rôle de l'auditeur interne

1.   L'Agence crée une fonction d'audit interne qui doit être exercée dans le respect des normes internationales pertinentes. L'auditeur interne, désigné par l'Agence, est responsable envers celle-ci de la vérification du bon fonctionnement des systèmes et des procédures d'exécution du budget. L'auditeur interne ne peut être ni un ordonnateur ni un comptable.

2.   L'Agence arrête des règles particulières applicables à l'auditeur interne de manière à garantir l'indépendance totale de ce dernier dans l'exercice de sa fonction et à établir sa responsabilité.

Article 40

Responsabilités de l'auditeur interne

1.   L'auditeur interne conseille l'Agence dans la maîtrise des risques, en formulant des avis indépendants portant sur la qualité des systèmes de gestion et de contrôle et en émettant des recommandations pour améliorer les conditions d'exécution des opérations et promouvoir la bonne gestion financière.

Il est chargé notamment:

a)

d'apprécier l'adéquation et l'efficacité des systèmes de gestion internes ainsi que la performance des services dans la réalisation des politiques, des programmes et des actions en relation avec les risques qui y sont associés;

b)

d'apprécier l'adéquation et la qualité des systèmes de contrôle et d'audit internes applicables à toute opération d'exécution du budget.

2.   L'auditeur interne exerce ses fonctions sur l'ensemble des activités et des services de l'Agence. Il dispose d'un accès complet et illimité à toute information requise pour l'exercice de ses tâches, au besoin sur place.

3.   L'auditeur interne fait rapport à l'Agence de ses constatations et recommandations. Celle-ci assure le suivi des recommandations issues des audits. L'auditeur interne soumet par ailleurs à l'Agence un rapport d'audit interne annuel indiquant le nombre et le type d'audits internes effectués, les recommandations formulées et les suites données à ces recommandations.

4.   Le directeur transmet annuellement au comité directeur un rapport résumant le nombre et le type d'audits internes effectués, les recommandations formulées et les suites données à ces recommandations.

TITRE III

RAPPORTS FINANCIERS ET AUDIT ANNUEL

Article 41

Calendrier budgétaire et calendrier des rapports

L'Agence fournit au comité directeur les documents suivants:

a)

le 15 février au plus tard, une proposition concernant les reports, comme le prévoit l'article 11;

b)

le 30 juin au plus tard, une estimation globale du projet de budget général pour l'année suivante, comme le prévoit l'article 4, paragraphe 1;

c)

le 30 septembre au plus tard, un projet de budget général pour l'exercice suivant, comme le prévoit l'article 4, paragraphe 9;

d)

si nécessaire, après les neuf premiers mois de l'exercice, un budget révisé de l'exercice en cours, comme le prévoit l'article 13;

e)

des rapports financiers trimestriels, comme le prévoit l'article 42;

f)

des rapports sur le budget opérationnel, comme le prévoit l'article 2;

g)

le rapport financier audité, approuvé par le comité directeur le 1er septembre, comme le prévoit l'article 44.

Article 42

Rapports trimestriels

Tous les trois mois, le directeur présente au comité directeur un rapport sur l'exécution des recettes et des dépenses au cours des trois mois précédents et depuis le début de l'exercice.

Article 43

Collège des auditeurs

1.   Après la clôture de chaque exercice, il est procédé à un audit externe des dépenses, couvrant les budgets opérationnel et de fonctionnement, et des recettes gérées par l'Agence.

2.   Le collège des auditeurs est composé de trois auditeurs originaires de trois États membres participants différents, assistés du personnel nécessaire qui agit sous leur responsabilité.

3.   Les membres du collège des auditeurs sont nommés pour une période de trois audits consécutifs, excepté les premiers membres, qui sont respectivement nommés pour trois audits, deux audits et un audit. Une rotation équitable parmi les États membres qui souhaitent proposer des auditeurs est assurée.

4.   Le comité directeur désigne les membres du collège des auditeurs parmi les candidats proposés par les États membres participants. Les candidats doivent de préférence être des membres de l'institution de contrôle nationale des États membres participants et offrir des garanties suffisantes de sécurité et d'indépendance. Ils doivent être disponibles pour exercer des tâches pour le compte de l'Agence en tant que de besoin. Dans l'exercice de ces tâches:

a)

les membres du collège continuent d'être rémunérés par leur institution d'origine et ne reçoivent de l'Agence que le remboursement de leurs frais de mission sur une base identique à celle qui est prévue par les règles applicables aux fonctionnaires des Communautés européennes de grade équivalent;

b)

ils ne peuvent solliciter ni recevoir d'instructions que du comité directeur; dans le cadre de leur mission d'audit, le collège et ses membres jouissent d'une indépendance totale et sont seuls responsables de la conduite de l'audit externe;

c)

ils ne rendent compte de leur mission qu'au comité directeur;

d)

ils vérifient que l'exécution des recettes et des dépenses gérées par l'Agence a été effectuée dans le respect de la législation en vigueur et des principes d'une bonne gestion financière et cela conformément aux principes d'économie, d'efficience et d'efficacité.

5.   Chaque année, le collège des auditeurs élit son président pour l'exercice à venir. Il adopte les règles applicables aux audits effectués par ses membres en conformité avec les normes internationales les plus élevées en la matière. Le collège approuve les rapports d'audit établis par ses membres avant de les transmettre au directeur et au comité directeur.

6.   Les auditeurs veillent au respect de la confidentialité des informations et à la protection des données dont ils prennent connaissance au cours de leur mission d'audit, conformément aux règles applicables à ces informations et données.

7.   Les auditeurs ont accès sans délai et sans préavis aux documents et au contenu de tout support de données relatifs à ces recettes et dépenses, y compris tous les documents écrits visés à l'article 22, ainsi qu'aux locaux où ces documents et supports sont conservés. Ils peuvent en prendre copie. Les personnes participant à l'exécution des recettes et des dépenses de l'Agence prêtent au directeur et aux personnes chargées de l'audit de ces recettes et dépenses le concours nécessaire à l'accomplissement de leur mission. Les dépenses afférentes à l'audit sont à la charge du budget général de l'Agence.

8.   En outre, sur proposition du directeur ou d'un État membre, le comité directeur peut à tout moment désigner des auditeurs externes supplémentaires, dont il définit les tâches et les conditions d'emploi.

Article 44

Audit annuel

1.   Avant le 31 mars suivant la clôture de l'exercice, le directeur soumet au collège des auditeurs, pour examen et avis, le projet de rapport financier annuel.

Le rapport financier de l'Agence se compose de différentes parties, notamment:

a)

le rapport d'activité, qui décrit les principaux éléments de l'exercice;

b)

le compte annuel de gestion qui distingue, pour chaque budget géré par l'Agence, les crédits, les dépenses engagées et acquittées ainsi que les recettes diverses et les recettes provenant d'États membres participants et d'autres parties;

c)

le bilan, clôturé à la fin de l'exercice, qui fait état des actifs appartenant à l'Agence et du passif, compte tenu des amortissements et de toute cession.

2.   Au plus tard le 15 juin suivant la clôture de l'exercice, le collège des auditeurs soumet au directeur son rapport d'audit annuel incluant son avis et ses observations sur le projet de rapport financier visé au paragraphe 1.

3.   Au plus tard le 15 juillet suivant la clôture de l'exercice, le directeur soumet au comité directeur le rapport financier audité et le rapport d'audit, accompagnés de ses réponses.

4.   Au plus tard le 1er septembre suivant la clôture de l'exercice, le comité directeur approuve le rapport financier audité et octroie au directeur et au comptable sa décharge pour l'exercice.

5.   Après son approbation par le comité directeur, la publication du rapport financier audité est annoncée dans le Journal officiel de l'Union européenne.

6.   Le comptable conserve l'ensemble des comptes et inventaires pendant les cinq ans qui suivent la date à laquelle la décharge correspondante a été donnée.

Article 45

Article final

Le présent règlement financier n'affecte pas les mesures existantes prises par les États membres participants au titre de l'article 296 du traité instituant la Communauté européenne ou des articles 10 et 14 de la directive 2004/18/CE du Parlement européen et du Conseil du 31 mars 2004 relative à la coordination des procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services (3).


(1)  JO L 245 du 17.7.2004, p. 17.

(2)  JO L 253 du 7.10.2000, p. 42.

(3)  JO L 134 du 30.4.2004, p. 114. Directive modifiée en dernier lieu par la directive 2006/97/CE du Conseil (JO L 363 du 20.12.2006, p. 107).


RÈGLES DE PASSATION DE MARCHÉS ET RÈGLES RELATIVES AUX CONTRIBUTIONS FINANCIÈRES PROVENANT DU BUDGET OPÉRATIONNEL DE L'AGENCE EUROPÉENNE DE DÉFENSE («L'AGENCE»)

TABLE DES MATIÈRES

CHAPITRE 1

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article premier

Définitions et champ d'application

Article 2

Principes d'octroi et marchés par lots

Article 3

Publication

Article 4

Procédures de passation de marchés publics

Article 5

Seuils et estimation de la valeur des marchés

Article 6

Appel d'offres

Article 7

Participation aux procédures d'adjudication

Article 8

Accord de l'OMC sur les marchés publics

Article 9

Critères d'exclusion

Article 10

Absence de conflit d'intérêts et de fausses déclarations

Article 11

Base de données centrale

Article 12

Sanctions administratives ou financières

Article 13

Critères de sélection et procédures d'attribution de marchés

Article 14

Principes généraux applicables aux offres

Article 15

Contacts entre l'Agence et les candidats ou soumissionnaires

Article 16

Information des candidats et des soumissionnaires

Article 17

Annulation ou abandon de la procédure

Article 18

Garanties

Article 19

Vice de procédure

CHAPITRE 2

MODALITÉS D'EXÉCUTION

Article 20

Accords-cadres et contrats spécifiques

Article 21

Mesures de publicité pour les marchés relevant de la directive 2004/18/CE

Article 22

Mesures de publicité pour les marchés ne relevant pas de la directive 2004/18/CE

Article 23

Publication des avis

Article 24

Autres formes de publicité

Article 25

Typologie des procédures de passation

Article 26

Nombre de candidats en procédure restreinte ou négociée

Article 27

Déroulement des procédures négociées

Article 28

Concours

Article 29

Système d'acquisition dynamique

Article 30

Dialogue compétitif

Article 31

Recours à une procédure négociée sans publication préalable d'un avis de marché

Article 32

Recours à une procédure négociée après publication préalable d'un avis de marché

Article 33

Appels de manifestations d'intérêt

Article 34

Marchés de faible valeur

Article 35

Seuils pour les avis de préinformation

Article 36

Seuils applicables aux procédures prévues dans la directive 2004/18/CE

Article 37

Documents d'appel à la concurrence

Article 38

Spécifications techniques

Article 39

Révision des prix

Article 40

Sanctions administratives et financières

Article 41

Preuves documentaires

Article 42

Critères de sélection

Article 43

Capacité économique et financière

Article 44

Capacité technique et professionnelle

Article 45

Modalités et critères applicables à l'attribution des marchés

Article 46

Utilisation d'enchères électroniques

Article 47

Offres anormalement basses

Article 48

Délais de réception des offres et des demandes de participation

Article 49

Délais pour l'accès aux documents d'appel à la concurrence

Article 50

Délais en cas d'urgence

Article 51

Modalités de communication

Article 52

Ouverture des offres et des demandes de participation

Article 53

Comité d'évaluation des offres et des demandes de participation

Article 54

Article 296 du traité CE

CHAPITRE 3

RÈGLES RELATIVES AUX CONTRIBUTIONS FINANCIÈRES PROVENANT DU BUDGET OPÉRATIONNEL

Article 55

Champ d'application

Article 56

Évaluation des propositions

Article 57

Contenu des appels de propositions

Article 58

Demandes de contributions financières

Article 59

Teneur de la convention concernant une contribution financière

Article 60

Justification des demandes de paiement

CHAPITRE 1

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article premier

Définitions et champ d'application

1.   Les marchés publics sont des contrats à titre onéreux conclus par écrit par l'Agence agissant en tant que pouvoir adjudicateur en vue d'obtenir, contre le paiement d'un prix payé en tout ou en partie à la charge du budget général, la fourniture de biens mobiliers ou immobiliers, l'exécution de travaux ou la prestation de services.

Les marchés publics comprennent:

a)

les marchés portant sur l'achat ou la location d'un immeuble;

b)

les marchés de fournitures;

c)

les marchés de travaux;

d)

les marchés de services.

2.

a)

Les marchés immobiliers ont pour objet l'achat, l'emphytéose, le crédit-bail, la location ou la location-vente, avec ou sans option d'achat, de terrains, de bâtiments existants ou d'autres biens immeubles.

b)

Les marchés de fournitures ont pour objet l'achat, le crédit-bail, la location ou la location-vente, avec ou sans option d'achat, de produits. Un marché ayant pour objet la fourniture de produits et, à titre accessoire, les travaux de pose et d'installation est considéré comme un marché de fournitures.

c)

Les marchés de travaux ont pour objet soit l'exécution, soit conjointement la conception et l'exécution de travaux ou d'ouvrages relatifs à une des activités mentionnées à l'annexe I de la directive 2004/18/CE du Parlement européen et du Conseil du 31 mars 2004 relative à la coordination des procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services (1), soit la réalisation, par quelque moyen que ce soit, d'un ouvrage répondant aux besoins précisés par l'Agence. Un ouvrage est le résultat d'un ensemble de travaux de bâtiment ou de génie civil, destiné à remplir par lui-même une fonction économique ou technique.

d)

Les marchés de services ont pour objet toutes les prestations intellectuelles et non intellectuelles autres que les marchés de fournitures, de travaux et les marchés immobiliers. Ces prestations sont énumérées aux annexes II A et II B de la directive 2004/18/CE.

e)

Un marché ayant pour objet à la fois des produits et des services est considéré comme un marché de services lorsque la valeur des services en question dépasse celle des produits incorporés dans le marché.

Un marché ayant pour objet des services et ne comportant des travaux qu'à titre accessoire par rapport à l'objet principal du marché est considéré comme un marché de services.

Un marché ayant pour objet à la fois des services relevant de l'annexe II A et des services relevant de l'annexe II B de la directive 2004/18/CE est considéré comme relevant de l'annexe II A si la valeur des services figurant à cette annexe dépasse celle des services figurant à l'annexe II B.

f)

La qualification des différents types de marchés s'appuie sur la nomenclature de référence que constitue le vocabulaire commun des marchés publics (CPV) au sens du règlement (CE) no 2195/2002 du Parlement européen et du Conseil (2).

En cas de divergences entre la nomenclature CPV et la nomenclature statistique des activités économiques dans la Communauté européenne (NACE) visée à l'annexe I de la directive 2004/18/CE ou entre la nomenclature CPV et la nomenclature de la classification centrale des produits (CPC) (version provisoire) visée à l'annexe II de ladite directive, la nomenclature NACE ou la nomenclature CPC priment respectivement.

g)

Les termes «entrepreneur», «fournisseur» et «prestataire de services» désignent toute personne physique ou morale ou entité publique ou groupement de ces personnes et/ou organismes qui offre, respectivement, la réalisation de travaux et/ou d'ouvrages, des produits ou des services sur le marché. Le terme «opérateur économique» couvre à la fois les notions d'entrepreneur, de fournisseur et de prestataire de services. L'opérateur économique qui a présenté une offre est désigné par le mot «soumissionnaire». Celui qui a sollicité une invitation à participer à une procédure restreinte, y compris à un dialogue compétitif, ou négociée est désigné par le terme «candidat».

h)

Les termes «budget opérationnel» font référence à l'article 2 du règlement financier de l'Agence; les termes «budget de fonctionnement» désignent le budget général (tel qu'il est défini à l'article 1er du même règlement) moins le budget opérationnel.

i)

Les termes «marché lié à la défense» désignent un marché que l'Agence va conclure dans les domaines où les États membres peuvent invoquer l'exception prévue à l'article 10 de la directive 2004/18/CE.

Article 2

Principes d'octroi et marchés par lots

1.   Tous les marchés publics financés totalement ou partiellement par le budget général respectent les principes de transparence, de proportionnalité, d'égalité de traitement et de non-discrimination.

2.   Toute procédure de passation de marchés s'effectue par la mise en concurrence la plus large possible, sauf lorsque la procédure négociée visée à l'article 4, paragraphe 1, point f), est utilisée.

3.   La valeur estimée d'un marché ne peut être établie dans l'intention de soustraire celui-ci aux obligations définies par les présentes dispositions. Aucun marché ne peut être scindé aux mêmes fins.

4.   Lorsque l'objet d'un marché de fournitures, de services ou de travaux est réparti en plusieurs lots faisant l'objet chacun d'un marché, la valeur de chaque lot doit être prise en compte pour l'évaluation globale du seuil applicable.

Lorsque la valeur globale des lots égale ou dépasse les seuils visés à l'article 36, les dispositions des articles 3 et 4 s'appliquent à chacun des lots, sauf pour des lots dont la valeur estimée est inférieure à 80 000 EUR pour des marchés de services ou de fournitures ou à 1 million EUR pour des marchés de travaux, pour autant que le montant cumulé de ces lots n'excède pas 20 % de la valeur cumulée de l'ensemble des lots formant le marché en cause.

5.   Lorsqu'un achat envisagé de fournitures homogènes peut donner lieu à des marchés simultanés en lots séparés, la valeur estimée de la totalité de ces lots est prise comme base pour l'évaluation du seuil applicable.

Article 3

Publication

1.   Mis à part les marchés secrets et sauf disposition contraire des présentes règles pour les marchés liés à la défense, tous les marchés dépassant les seuils prévus dans la directive 2004/18/CE font l'objet d'une publication au Journal officiel de l'Union européenne.

La publication préalable ne peut être omise que dans les cas de marchés de faible valeur visés à l'article 34 et si les présentes règles autorisent cette exception.

La publication de certaines informations après attribution du marché peut être omise dans les cas où elle ferait obstacle à l'application des lois, serait contraire à l'intérêt public ou aux intérêts de l'Agence ou de l'Union, porterait préjudice aux intérêts commerciaux légitimes d'entreprises publiques ou privées ou pourrait nuire à une concurrence loyale entre celles-ci.

2.   Les marchés dont la valeur est inférieure aux seuils prévus à l'article 34 font l'objet d'une publicité appropriée, sauf disposition contraire des présentes règles.

Article 4

Procédures de passation de marchés publics

Les procédures de passation de marchés publics prennent l'une des formes suivantes:

a)

la procédure ouverte;

b)

la procédure restreinte;

c)

le concours;

d)

le système d'acquisition dynamique;

e)

le dialogue compétitif;

f)

la procédure négociée.

Article 5

Seuils et estimation de la valeur des marchés

1.   Sauf disposition contraire des présentes règles à propos des marchés liés à la défense, la directive 2004/18/CE définit les seuils qui déterminent:

a)

les modalités de publication visées à l'article 3;

b)

le choix des procédures visées à l'article 4;

c)

les délais correspondants.

2.   Il appartient à chaque ordonnateur titulaire d'une délégation ou d'une subdélégation d'évaluer si les seuils visés au paragraphe 1 ont été atteints.

3.   Aux fins du calcul du montant estimé d'un marché, l'Agence inclut la rémunération totale estimée du soumissionnaire.

Lorsqu'un marché prévoit des options ou son renouvellement possible, la base de calcul est le montant maximal autorisé, y compris le recours aux options et le renouvellement.

Cette estimation est faite au moment de l'envoi de l'avis de marché ou, lorsqu'une telle publicité n'est pas prévue, au moment où l'Agence engage la procédure d'attribution.

4.   Pour des accords-cadres et des systèmes d'acquisition dynamique est prise en compte la valeur maximale de l'ensemble des marchés envisagés pendant la durée totale de l'accord-cadre ou du système d'acquisition dynamique.

5.   Pour des marchés de services, sont pris en compte:

a)

pour des assurances, la prime payable et autres modes de rémunération;

b)

pour des services bancaires ou financiers, les honoraires, commissions, intérêts et autres modes de rémunération;

c)

pour les marchés impliquant une conception, les honoraires, commissions payables et autres modes de rémunération.

6.   Pour des marchés de services n'indiquant pas un prix total ou pour des marchés de fournitures ayant pour objet le crédit-bail, la location ou la location-vente de produits, la base pour le calcul du montant estimé est:

a)

dans l'hypothèse de marchés d'une durée déterminée:

i)

égale ou inférieure à quarante-huit mois pour des services ou douze mois pour des fournitures, la valeur totale pour toute leur durée,

ii)

supérieure à douze mois pour des fournitures, la valeur totale incluant le montant estimé de la valeur résiduelle;

b)

dans l'hypothèse de marchés d'une durée non déterminée ou, pour les services, supérieure à quarante-huit mois, la valeur mensuelle multipliée par quarante-huit.

7.   Pour des marchés de services ou de fournitures présentant un caractère de régularité ou destinés à être renouvelés au cours d'une période donnée, est prise pour base:

a)

soit la valeur réelle globale des contrats successifs analogues passés pour la même catégorie de services ou de produits au cours des douze mois ou de l'exercice précédents, corrigée, si possible, pour tenir compte des modifications en quantité ou en valeur qui surviendraient au cours des douze mois suivant le contrat initial;

b)

soit la valeur estimée globale des contrats successifs au cours des douze mois suivant la première prestation ou livraison ou pendant la durée du contrat dans la mesure où celle-ci est supérieure à douze mois.

8.   Pour des marchés de travaux, outre le montant des travaux est prise en compte la valeur totale estimée des fournitures nécessaires à l'exécution des travaux et mises à la disposition de l'entrepreneur par l'Agence.

Article 6

Appel d'offres

L'objet du marché doit être défini de manière complète, claire et précise dans les documents relatifs à l'appel d'offres.

Article 7

Participation aux procédures d'adjudication

1.   La participation aux procédures d'adjudication est ouverte à égalité de conditions à toutes les personnes physiques et morales rentrant dans le champ d'application des traités et à toutes les personnes physiques et morales d'un pays tiers qui aurait conclu avec les Communautés un accord particulier dans le domaine des marchés publics, dans les conditions prévues par cet accord.

2.   La participation aux procédures d'adjudication pour les marchés liés à la défense n'est ouverte à égalité de conditions qu'aux personnes physiques et morales qui disposent d'une base technologique et/ou industrielle appropriée pour le marché en question sur le territoire de l'un des États membres de l'Union européenne ou sur le territoire d'un pays tiers ayant conclu avec l'Agence un arrangement administratif qui prévoit que les personnes physiques et morales de ce pays peuvent participer aux procédures d'adjudication pour les marchés liés à la défense, dans les conditions prévues par cet arrangement.

3.   Les groupements d'opérateurs économiques sont autorisés à soumissionner ou à se porter candidats. Pour la présentation d'une offre ou d'une demande de participation, l'Agence ne peut exiger que les groupements d'opérateurs économiques aient une forme juridique déterminée, mais le groupement retenu peut être contraint de revêtir une forme juridique déterminée lorsque le marché lui a été attribué, dans la mesure où cette transformation est nécessaire pour la bonne exécution du marché.

Article 8

Accord de l'OMC sur les marchés publics

Dans le cas où l'accord multilatéral relatif aux marchés publics conclu dans le cadre de l'Organisation mondiale du commerce est applicable, les marchés, à l'exception de ceux qui sont liés à la défense, sont aussi ouverts aux ressortissants des États qui ont ratifié cet accord, dans les conditions prévues par celui-ci.

Article 9

Critères d'exclusion

1.   Sont exclus de la participation à un marché public les candidats ou les soumissionnaires:

a)

qui sont en état de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d'activité ou font l'objet d'une telle procédure, ou sont dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales;

b)

qui ont fait l'objet d'une condamnation dans un jugement ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité professionnelle;

c)

qui, en matière professionnelle, ont commis une faute grave constatée par tout moyen que l'Agence peut justifier;

d)

qui n'ont pas rempli leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impôts selon les dispositions légales du pays où ils sont établis ou celles du pays de l'Agence ou encore celles du pays où le marché doit s'exécuter;

e)

qui ont fait l'objet d'un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers des Communautés ou de l'Agence;

f)

qui, à la suite de la procédure de passation d'un autre marché financé par le budget de l'Union européenne ou le budget général de l'Agence, ont été déclarés en défaut grave d'exécution en raison du non-respect de leurs obligations contractuelles.

2.   Sans préjudice de l'article 41, les candidats ou soumissionnaires doivent attester qu'ils ne se trouvent pas dans une des situations prévues au paragraphe 1 du présent article.

Article 10

Absence de conflit d'intérêts et de fausses déclarations

Sont exclus de l'attribution d'un marché les candidats ou les soumissionnaires qui, à l'occasion de la procédure d'adjudication de ce marché:

a)

se trouvent en situation de conflit d'intérêts;

b)

se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par l'Agence pour leur participation au marché ou n'ont pas fourni ces renseignements.

Article 11

Base de données centrale

L'Agence constitue une base de données centrale où figurent les détails concernant les candidats et les soumissionnaires qui sont dans l'une des situations énoncées aux articles 9 et 10. Le seul but de cette base de données consiste à garantir, dans le respect de la réglementation communautaire relative au traitement des données à caractère personnel, la bonne application des articles 9 et 10.

Article 12

Sanctions administratives ou financières

Les candidats ou soumissionnaires qui se trouvent dans un des cas d'exclusion prévus aux articles 9 et 10 peuvent, après avoir été mis en mesure de présenter leurs observations, faire l'objet de sanctions administratives ou financières de la part de l'Agence.

Ces sanctions peuvent prévoir:

a)

l'exclusion du candidat ou du soumissionnaire concerné des marchés financés par le budget général de l'Agence pour une période maximale de cinq ans;

b)

le paiement de sanctions financières à charge du contractant, dans le cas visé à l'article 9, paragraphe 1, point f), et à charge du candidat ou soumissionnaire, dans les cas visés à l'article 10, lorsqu'ils présentent une réelle gravité et dans la limite de la valeur du marché en cause.

Les sanctions infligées sont proportionnelles à l'importance du marché ainsi qu'à la gravité des fautes commises.

Article 13

Critères de sélection et procédures d'attribution de marchés

1.   Les critères de sélection permettant d'évaluer les capacités des candidats ou soumissionnaires et les critères d'attribution permettant d'évaluer le contenu des offres sont préalablement définis et précisés dans les documents d'appel d'offres.

2.   Le marché peut être attribué par adjudication ou par attribution à l'offre économiquement la plus avantageuse.

Article 14

Principes généraux applicables aux offres

1.   Les modalités de remise des offres garantissent une mise en concurrence réelle et le secret de leur contenu jusqu'à leur ouverture simultanée.

2.   L'Agence peut exiger des soumissionnaires, dans les conditions prévues à l'article 18, une garantie préalable afin de s'assurer du maintien des offres soumises.

3.   Hormis pour les marchés d'une valeur inférieure ou égale à 60 000 EUR, l'ouverture des candidatures ou des offres est assurée par une commission d'ouverture désignée à cette fin. Toute offre ou candidature déclarée non conforme par celle-ci est rejetée.

4.   Toutes les candidatures ou offres déclarées conformes par la commission d'ouverture sont évaluées sur la base des critères de sélection et d'attribution préalablement définis dans les documents d'appel d'offres, par un comité désigné à cet effet en vue de proposer l'attributaire du marché.

Article 15

Contacts entre l'Agence et les candidats ou soumissionnaires

1.   Pendant le déroulement d'une procédure de passation de marchés, tous les contacts entre l'Agence et les candidats ou soumissionnaires ne peuvent avoir lieu que dans les conditions visées aux paragraphes 2 et 3, qui garantissent la transparence et l'égalité de traitement. Ils ne peuvent conduire ni à la modification des conditions du marché, ni à celle des termes de l'offre initiale.

2.   Avant la date de clôture du dépôt des offres, pour les documents et renseignements complémentaires visés à l'article 49, l'Agence peut:

a)

à l'initiative des soumissionnaires, fournir des renseignements supplémentaires ayant strictement pour but d'expliciter la nature du marché, qui sont communiqués à la même date à tous les soumissionnaires qui ont demandé le cahier des charges;

b)

de sa propre initiative, si elle s'aperçoit d'une erreur, d'une imprécision, d'une omission ou de toute autre insuffisance matérielle dans la rédaction de l'avis de marché, de l'invitation à soumissionner ou du cahier des charges, en informer les intéressés, à la même date et dans des conditions strictement identiques à celles de l'appel à la concurrence.

3.   Après l'ouverture des offres, dans le cas où une offre donnerait lieu à des demandes d'éclaircissement ou s'il s'agit de corriger des erreurs matérielles manifestes dans la rédaction de l'offre, l'Agence peut prendre l'initiative d'un contact avec le soumissionnaire, ce contact ne pouvant conduire à une modification des termes de l'offre.

4.   Dans tous les cas où des contacts ont eu lieu, il est établi une «note pour le dossier».

5.   Dans les cas de marchés de services juridiques au sens de l'annexe II B de la directive 2004/18/CE et dans les cas de marchés liés à la défense, l'Agence peut avoir avec les soumissionnaires les contacts nécessaires à la vérification des critères de sélection et d'attribution.

Article 16

Information des candidats et des soumissionnaires

1.   L'ordonnateur désigne l'attributaire du marché, dans le respect des critères de sélection et d'attribution préalablement définis dans les documents d'appel d'offres et des règles de passation des marchés.

2.   L'Agence communique à tout candidat ou soumissionnaire écarté les motifs du rejet de sa candidature ou de son offre et, à tout soumissionnaire ayant fait une offre recevable et qui en fait la demande par écrit, les caractéristiques et avantages relatifs de l'offre retenue ainsi que le nom de l'attributaire. Toutefois, la communication de certains éléments peut être omise dans les cas où elle ferait obstacle à l'application des lois, serait contraire à l'intérêt public ou aux intérêts de l'Agence ou de l'Union, porterait préjudice aux intérêts commerciaux légitimes d'entreprises publiques ou privées ou pourrait nuire à une concurrence loyale entre celles-ci.

L'Agence notifie, en même temps qu'elle informe les candidats ou soumissionnaires évincés du rejet de leur offre, la décision d'attribution à l'attributaire en précisant que la décision notifiée ne constitue pas un engagement de sa part.

Article 17

Annulation ou abandon de la procédure

L'Agence peut, jusqu'à la signature du contrat, soit renoncer au marché, soit annuler la procédure de passation du marché, sans que les candidats ou les soumissionnaires puissent prétendre à une quelconque indemnisation. Cette décision doit être motivée et portée à la connaissance des candidats ou soumissionnaires.

Article 18

Garanties

1.   L'Agence peut et, dans certains cas prévus ci-dessous, doit exiger une garantie préalable de la part des contractants afin:

a)

d'assurer la bonne fin de l'exécution du marché;

b)

de limiter les risques financiers liés au paiement anticipé.

2.   L'Agence peut exiger une garantie de soumission représentant de 1 à 2 % de la valeur globale du marché. La garantie est libérée à l'attribution du marché. Elle est saisie en l'absence de dépôt d'une offre à la date limite fixée à cet effet ou en cas de retrait ultérieur de l'offre soumise.

3.   Lorsque la constitution d'une garantie préalable est exigée des fournisseurs, entrepreneurs ou prestataires, celle-ci doit couvrir un montant et une période suffisants pour permettre de l'actionner. La garantie est fournie par une banque ou un organisme financier agréé. Elle peut être remplacée par une caution personnelle et solidaire d'un tiers que l'Agence est en mesure d'accepter. Cette garantie est libellée en euros. Elle a pour objet de rendre la banque, l'organisme financier ou le tiers caution solidaire irrévocable ou garant à première demande des obligations du contractant.

4.   Une garantie de bonne fin peut être exigée par l'ordonnateur, selon les conditions commerciales habituelles pour les marchés de fournitures et de services et selon les cahiers des charges spéciaux pour les marchés de travaux. Cette garantie est obligatoire au-delà de 345 000 EUR pour les marchés de travaux. Une garantie correspondant à 10 % de la valeur totale du marché peut être constituée au fur et à mesure, par retenue sur les paiements effectués. Elle peut être remplacée par une retenue opérée sur le paiement final en vue de constituer une garantie jusqu'à la réception définitive des services, fournitures ou travaux. Les garanties sont libérées dans les conditions prévues par le contrat, sauf dans les cas d'inexécution, de mauvaise exécution ou de retard d'exécution du marché. Elles sont alors saisies proportionnellement à la gravité du préjudice subi.

5.   Une garantie est exigée en contrepartie de tout paiement anticipé supérieur à 150 000 EUR ou dans les cas visés à l'article 42, paragraphe 6.

Cependant, si le contractant est un organisme public, l'ordonnateur compétent peut, en fonction de son évaluation des risques, déroger à cette obligation.

La garantie est libérée au fur et à mesure de l'apurement du préfinancement, en déduction des paiements intermédiaires ou de solde effectués au bénéfice du contractant dans les conditions prévues par le contrat.

Article 19

Vice de procédure

1.   Lorsque la procédure de passation ou l'exécution d'un marché sont entachées soit d'erreurs ou d'irrégularités substantielles, soit de fraude, l'Agence suspend l'exécution dudit marché. La suspension du marché a pour objet de vérifier la réalité des erreurs et irrégularités substantielles ou fraudes présumées. Si elles ne sont pas confirmées, l'exécution du marché est reprise à l'issue de cette vérification (et l'Agence accorde une prorogation des délais contractuels).

2.   Si ces erreurs, irrégularités ou fraudes sont le fait du contractant, l'Agence peut, en outre, refuser d'effectuer le paiement ou recouvrer les montants déjà versés, proportionnellement à la gravité desdites erreurs, irrégularités ou fraudes.

3.   Est constitutive d'une erreur ou d'une irrégularité substantielle toute violation d'une disposition contractuelle ou réglementaire résultant d'un acte ou d'une omission qui a ou aurait pour effet de porter préjudice au budget de l'Agence.

CHAPITRE 2

MODALITÉS D'EXÉCUTION

Article 20

Accords-cadres et contrats spécifiques

1.   Un accord-cadre est un accord conclu entre l'Agence et un ou plusieurs opérateurs économiques pour établir les termes essentiels régissant une série de marchés pouvant être passés au cours d'une période donnée, notamment en ce qui concerne les prix et, le cas échéant, les quantités envisagées. Lorsqu'un accord-cadre est conclu avec plusieurs opérateurs économiques, le nombre de ceux-ci doit être au moins égal à trois, pour autant qu'il y ait un nombre suffisant d'opérateurs économiques satisfaisant aux critères de sélection et/ou d'offres recevables répondant aux critères d'attribution.

Un accord-cadre conclu avec plusieurs opérateurs économiques peut prendre la forme de contrats séparés mais conclus dans des termes identiques.

La durée d'un accord-cadre ne peut pas dépasser quatre ans, sauf dans des cas exceptionnels dûment justifiés, notamment par l'objet de l'accord-cadre.

L'Agence ne peut recourir aux accords-cadres de façon abusive ou de telle sorte qu'ils aient pour objet ou pour effet d'empêcher, de restreindre ou de fausser la concurrence.

Les accords-cadres sont assimilés à des marchés pour leur procédure de passation, y compris en matière de publicité.

2.   Des contrats spécifiques fondés sur un accord-cadre sont passés selon les conditions fixées dans celui-ci, entre l'Agence et les seuls opérateurs économiques originairement parties à l'accord-cadre.

Lors de la passation de contrats spécifiques, les parties ne peuvent apporter de modifications substantielles aux conditions fixées dans l'accord-cadre, notamment dans le cas visé au paragraphe 3.

3.   Les contrats spécifiques fondés sur un accord-cadre conclu avec un seul opérateur économique sont attribués dans les limites des conditions fixées dans l'accord-cadre.

Pour la passation de ces contrats spécifiques, l'Agence peut consulter par écrit l'opérateur économique partie à l'accord-cadre, en lui demandant de compléter, si besoin est, son offre.

4.   L'attribution de contrats spécifiques fondés sur un accord-cadre conclu avec plusieurs opérateurs économiques est effectuée selon les modalités suivantes:

a)

par application des conditions fixées dans l'accord-cadre, sans remise en concurrence;

b)

lorsque toutes les conditions ne sont pas fixées dans l'accord-cadre, après avoir remis en concurrence les parties sur la base des mêmes conditions, si nécessaire en les précisant, et, le cas échéant, sur la base d'autres conditions indiquées dans le cahier des charges de l'accord-cadre.

Pour chaque contrat spécifique à passer selon les modalités prévues au premier alinéa, point b), l'Agence consulte par écrit les opérateurs économiques ayant la capacité de réaliser l'objet du marché en leur fixant un délai suffisant pour présenter les offres. Les offres sont soumises par écrit. L'Agence attribue chaque marché au soumissionnaire ayant présenté la meilleure offre sur la base des critères d'attribution énoncés dans le cahier des charges de l'accord-cadre.

5.   Seuls les contrats spécifiques conclus en application d'accords-cadres sont précédés d'un engagement budgétaire.

Article 21

Mesures de publicité pour les marchés relevant de la directive 2004/18/CE

1.   Dans le cas de marchés relevant de la directive 2004/18/CE, la publication comporte un avis de préinformation, un avis de marché et un avis d'attribution.

2.   L'avis de préinformation est l'avis par lequel l'Agence fait connaître, à titre indicatif, le montant total prévu des marchés par catégorie de services ou groupes de produits et les caractéristiques essentielles des marchés de travaux qu'elle envisage de passer au cours d'un exercice budgétaire. Il n'est obligatoire que lorsque le montant total estimé des marchés est égal ou supérieur aux seuils fixés à l'article 35 et que l'Agence entend avoir recours à la faculté de réduire les délais de réception des offres conformément à l'article 48, paragraphe 4.

L'avis de préinformation est envoyé à l'Office des publications officielles des Communautés européennes le plus rapidement possible et en tout état de cause avant le 31 mars de chaque exercice pour les marchés de fournitures et de services et le plus rapidement possible après la décision autorisant le programme pour les marchés de travaux.

Si l'Agence publie l'avis de préinformation sur son profil d'acheteur, elle envoie à l'Office des publications officielles des Communautés européennes, par moyen électronique conformément au format et aux modalités de transmission indiquées à l'annexe VIII, point 3, de la directive 2004/18/CE, un avis annonçant la publication d'un avis de préinformation sur un profil d'acheteur.

3.   L'avis de marché permet à l'Agence de faire connaître son intention de lancer une procédure de passation de marchés. Il est obligatoire pour les marchés dont le montant estimé est égal ou supérieur aux seuils fixés à l'article 36, points a) et c). Il n'est pas obligatoire pour les contrats spécifiques fondés sur un accord-cadre.

Si l'Agence désire passer un contrat spécifique fondé sur un système d'acquisition dynamique, elle fait connaître son intention au moyen d'un avis de marché simplifié.

Dans les cas où les documents d'appel à la concurrence sont d'accès libre, direct et complet par moyen électronique, notamment dans les systèmes d'acquisition dynamique visés à l'article 29, l'adresse internet à laquelle ces documents peuvent être consultés figure dans l'avis de marché.

En cas de procédure ouverte, l'avis de marché précise les date, heure et lieu de la réunion de la commission d'ouverture, qui est ouverte aux soumissionnaires, sauf pour les marchés liés à la défense.

Lorsqu'elle souhaite organiser un concours, l'Agence fait connaître son intention au moyen d'un avis.

4.   L'avis d'attribution fait connaître les résultats de la procédure de passation de marchés. Il est obligatoire pour les marchés dont le montant est égal ou supérieur aux seuils fixés à l'article 36. Il n'est pas obligatoire pour les contrats spécifiques fondés sur un accord-cadre.

L'avis est envoyé à l'Office des publications officielles des Communautés européennes au plus tard quarante-huit jours de calendrier après la date de la signature du contrat.

Toutefois, les avis relatifs aux marchés fondés sur un système d'acquisition dynamique peuvent être regroupés sur une base trimestrielle. Dans ces cas, ils sont envoyés à l'Office des publications officielles des Communautés européennes au plus tard quarante-huit jours après la fin de chaque trimestre.

Si l'Agence a organisé un concours, elle envoie un avis concernant les résultats du concours à l'Office des publications officielles des Communautés européennes.

5.   Les avis sont rédigés conformément aux formulaires standard adoptés par la Commission en application de la directive 2004/18/CE.

Article 22

Mesures de publicité pour les marchés ne relevant pas de la directive 2004/18/CE

1.   Les marchés dont la valeur est inférieure aux seuils prévus aux articles 35 et 36, les marchés de services visés à l'annexe II B de la directive 2004/18/CE et les marchés liés à la défense, à l'exception des marchés secrets, font l'objet d'une publicité adéquate afin de garantir l'ouverture du marché à la concurrence et l'impartialité des procédures de passation de marché. Cette publicité comporte:

a)

à défaut de publication de l'avis de marché visée à l'article 21, un avis d'appel de manifestations d'intérêt pour les marchés d'objet similaire d'une valeur supérieure ou égale au montant visé à l'article 33, paragraphe 1;

b)

la publication annuelle d'une liste des contractants, précisant l'objet et le montant du marché attribué, pour les marchés d'une valeur supérieure ou égale à 25 000 EUR.

La publication prévue au premier alinéa, point b), n'est pas obligatoire pour les contrats spécifiques fondés sur un accord-cadre ni pour les marchés liés à la défense.

2.   Les marchés immobiliers font l'objet d'une publication annuelle spécifique de la liste des attributaires, précisant l'objet et le montant du marché attribué. La liste des contractants auxquels ont été attribués les marchés déclarés secrets visés à l'article 31, paragraphe 1, point j), est transmise chaque année au comité directeur, et précise l'objet et le montant du marché attribué.

3.   Les informations relatives aux marchés d'une valeur supérieure ou égale au montant visé à l'article 33, paragraphe 1, excepté les marchés liés à la défense, sont transmises à l'Office des publications officielles des Communautés européennes. Elles le sont au plus tard le 31 mars suivant la clôture de l'exercice pour les listes annuelles des contractants.

La publicité ex ante et la publication annuelle de la liste des contractants pour les autres marchés, excepté les marchés secrets, est effectuée sur le site internet de l'Agence; la publication ex post a lieu le 31 mars de l'exercice suivant. Elle peut également faire l'objet d'une publication au Journal officiel de l'Union européenne.

Article 23

Publication des avis

1.   L'Office des publications officielles des Communautés européennes publie au Journal officiel de l'Union européenne les avis visés aux articles 21 et 22, au plus tard douze jours de calendrier après leur envoi.

Le délai visé au premier alinéa est réduit à cinq jours de calendrier dans les procédures accélérées visées à l'article 50.

2.   L'Agence doit être en mesure de faire la preuve de la date d'envoi.

Article 24

Autres formes de publicité

1.   Outre les mesures de publicité prévues aux articles 21, 22 et 23, les marchés peuvent faire l'objet de toute autre forme de publicité, notamment sous forme électronique. Cette publicité se réfère, s'il existe, à l'avis paru au Journal officiel de l'Union européenne visé à l'article 23, auquel elle ne peut être antérieure et qui seul fait foi.

2.   Cette publicité ne peut introduire de discrimination entre les candidats ou soumissionnaires, ni contenir de renseignements autres que ceux qui sont contenus dans l'avis de marché susmentionné, s'il a été publié au Journal officiel de l'Union européenne.

Article 25

Typologie des procédures de passation

1.   L'attribution d'un marché se fait soit sur appel d'offres, par procédure ouverte, restreinte ou négociée (y compris le dialogue compétitif) après publication d'un avis de marché au Journal officiel de l'Union européenne, soit par procédure négociée sans publication préalable d'un avis de marché, le cas échéant à la suite d'un concours.

2.   Le marché sur appel à la concurrence est ouvert lorsque tout opérateur économique intéressé peut présenter une offre. Cela vaut également pour les systèmes d'acquisition dynamique visés à l'article 29. Il est restreint lorsque tous les opérateurs économiques peuvent demander à participer et que seuls les candidats satisfaisant aux critères de sélection visés à l'article 42 et qui y sont invités simultanément et par écrit par l'Agence peuvent présenter une offre ou une solution dans le cadre de la procédure de dialogue compétitif visée à l'article 30.

La phase de sélection peut se dérouler soit marché par marché, également dans le cadre d'un dialogue compétitif, soit en vue de l'établissement d'une liste de candidats potentiels dans le cadre de la procédure visée à l'article 33.

3.   Dans une procédure négociée, l'Agence consulte les soumissionnaires de son choix qui satisfont aux critères de sélection visés à l'article 42 et négocie les conditions du marché avec un ou plusieurs d'entre eux.

Dans les procédures négociées après avis de marché visées à l'article 32, elle invite à négocier, simultanément et par écrit, les candidats retenus.

4.   Les concours sont des procédures qui permettent à l'Agence d'acquérir, principalement dans le domaine de l'architecture et de l'ingénierie ou des traitements de données, un plan ou un projet qui est proposé par un jury après mise en concurrence, avec ou sans attribution de primes.

Article 26

Nombre de candidats en procédure restreinte ou négociée

1.   En procédure restreinte, y compris dans la procédure visée à l'article 33, le nombre de candidats invités à soumissionner ne peut être inférieur à cinq, à condition qu'il y ait un nombre suffisant de candidats satisfaisant aux critères de sélection.

L'Agence peut, en outre, prévoir un nombre maximal de vingt candidats, en fonction de l'objet du marché et sur la base de critères de sélection objectifs et non discriminatoires. Dans ce cas, la fourchette et les critères sont indiqués dans l'avis de marché ou d'appel de manifestations d'intérêt visé aux articles 21 et 22.

En tout état de cause, le nombre de candidats admis à soumissionner doit être suffisant pour assurer une concurrence réelle.

2.   En procédure négociée et en procédure restreinte après dialogue compétitif, le nombre des candidats invités à négocier ou à soumissionner ne peut être inférieur à trois, à condition qu'il y ait un nombre suffisant de candidats satisfaisant aux critères de sélection.

En tout état de cause, le nombre de candidats admis à soumissionner doit être suffisant pour assurer une concurrence réelle.

Les dispositions des premier et deuxième alinéas ne s'appliquent pas:

a)

aux marchés de très faible montant visés à l'article 34, paragraphe 3;

b)

aux marchés de services juridiques au sens de l'annexe II B de la directive 2004/18/CE;

c)

aux marchés déclarés secrets visés à l'article 31, paragraphe 1, point j);

d)

aux cas énumérés à l'article 31, lorsque l'Agence a le droit de ne négocier qu'avec un soumissionnaire ou de n'attribuer le marché qu'à un seul opérateur économique.

3.   Lorsque le nombre de candidats satisfaisant aux critères de sélection et aux niveaux minimaux est inférieur au nombre minimal prévu aux paragraphes 1 et 2, l'Agence peut continuer la procédure en invitant le ou les candidats ayant les capacités requises. Elle ne peut y inclure en revanche d'autres opérateurs économiques n'ayant pas demandé à participer ou des candidats n'ayant pas les capacités requises.

Article 27

Déroulement des procédures négociées

Dans les procédures négociées, l'Agence négocie avec les soumissionnaires les offres présentées par ceux-ci afin de les adapter aux exigences qu'elle a indiquées dans l'avis de marché visé à l'article 21 ou dans le cahier des charges et dans les documents complémentaires éventuels et afin de rechercher l'offre la plus avantageuse. Au cours de la négociation, l'Agence assure l'égalité de traitement de tous les soumissionnaires.

Lorsque l'Agence, conformément à l'article 32, peut passer son marché en recourant à une procédure négociée après avoir publié un avis de marché, elle peut prévoir que la procédure négociée se déroule en phases successives de manière à réduire le nombre d'offres à négocier en appliquant les critères d'attribution indiqués dans l'avis de marché ou dans le cahier des charges. Le recours à cette possibilité est indiqué dans l'avis de marché ou le cahier des charges.

Article 28

Concours

1.   Les règles relatives à l'organisation d'un concours sont mises à la disposition de ceux qui sont intéressés à y participer. En tout état de cause, le nombre des candidats invités à participer doit permettre d'assurer une concurrence réelle.

2.   Le jury est nommé par l'ordonnateur compétent. Il est composé exclusivement de personnes physiques indépendantes des participants au concours. Lorsqu'une qualification professionnelle particulière est exigée pour participer au concours, au moins un tiers des membres du jury doivent avoir la même qualification ou une qualification équivalente.

Le jury dispose d'une autonomie d'avis. Ses avis sont pris sur la base des projets présentés de manière anonyme par les candidats et en se fondant exclusivement sur les critères indiqués dans l'avis de concours.

3.   Le jury consigne, dans un procès-verbal signé par ses membres, ses propositions fondées sur les mérites de chaque projet et ses observations. L'anonymat des candidats est préservé jusqu'à l'avis du jury. Les candidats peuvent être invités par le jury à répondre aux questions consignées dans le procès-verbal afin de clarifier un projet. Un procès verbal complet du dialogue en résultant est établi.

4.   L'Agence prend ensuite une décision précisant les nom et adresse du candidat retenu et les raisons de ce choix au regard des critères préalablement annoncés dans l'avis de concours, en particulier s'il s'écarte des propositions émises dans l'avis du jury.

Article 29

Système d'acquisition dynamique

1.   Le système d'acquisition dynamique visé à l'article 1er, paragraphe 6, et à l'article 33 de la directive 2004/18/CE est un processus d'acquisition entièrement électronique pour des achats d'usage courant, ouvert pendant toute sa durée à tout opérateur économique satisfaisant aux critères de sélection et ayant présenté une offre indicative conforme au cahier des charges et aux documents complémentaires éventuels. Les offres indicatives peuvent être améliorées à tout moment, à condition qu'elles demeurent conformes aux cahiers des charges.

2.   Aux fins de la mise en place du système d'acquisition dynamique, l'Agence publie un avis de marché qui précise qu'il s'agit d'un système d'acquisition dynamique et comporte une référence à l'adresse internet à laquelle le cahier des charges et tout document complémentaire peuvent être consultés, de manière libre, directe et complète, dès la publication de l'avis et jusqu'à l'expiration du système.

Elle précise dans le cahier des charges, entre autres, la nature des achats envisagés faisant l'objet de ce système, ainsi que toutes les informations nécessaires concernant le système d'acquisition, l'équipement électronique utilisé et les arrangements et spécifications techniques de connexion.

3.   Pendant toute la durée du système d'acquisition dynamique, l'Agence accorde à tout opérateur économique la possibilité de présenter une offre indicative afin d'être admis dans le système aux conditions visées au paragraphe 1. Elle achève l'évaluation dans un délai maximal de quinze jours à compter de la présentation de l'offre indicative. Toutefois, elle peut prolonger la période d'évaluation pour autant qu'aucune mise en concurrence n'intervienne entre-temps.

L'Agence informe dans les plus brefs délais le soumissionnaire de son admission dans le système d'acquisition dynamique ou du rejet de son offre.

4.   Chaque marché spécifique fait l'objet d'une mise en concurrence. Avant d'y procéder, l'Agence publie un avis de marché simplifié invitant tous les opérateurs économiques intéressés à présenter une offre indicative, dans un délai qui ne peut être inférieur à quinze jours à compter de la date d'envoi de l'avis simplifié. L'Agence ne procède à la mise en concurrence qu'après avoir achevé l'évaluation de toutes les offres indicatives introduites dans ce délai.

L'Agence invite ensuite tous les soumissionnaires admis dans le système à présenter une offre dans un délai raisonnable. Elle attribue le marché au soumissionnaire ayant présenté l'offre économiquement la plus avantageuse sur la base des critères d'attribution énoncés dans l'avis de marché pour la mise en place du système d'acquisition dynamique. Ces critères peuvent, le cas échéant, être précisés dans l'invitation à soumissionner.

5.   La durée d'un système d'acquisition dynamique ne peut pas dépasser quatre ans, sauf dans des cas exceptionnels dûment justifiés.

L'Agence ne peut recourir à ce système pour empêcher, restreindre ou fausser la concurrence.

Aucun frais de dossier ne peut être facturé aux opérateurs économiques intéressés ou aux parties au système.

Article 30

Dialogue compétitif

1.   Lorsqu'un marché est particulièrement complexe, l'Agence peut, dans la mesure où elle estime que le recours direct à la procédure ouverte ou aux modalités existantes régissant la procédure restreinte ne permettra pas d'attribuer le marché à l'offre économiquement la plus avantageuse, recourir au dialogue compétitif visé à l'article 29 de la directive 2004/18/CE.

Un marché est considéré comme «particulièrement complexe» lorsque l'Agence n'est objectivement pas en mesure de définir les moyens techniques pouvant répondre à ses besoins ou à ses objectifs ou bien d'établir le montage juridique ou financier du projet.

2.   L'Agence publie un avis de marché dans lequel elle fait connaître ses besoins et exigences, qu'elle définit dans ce même avis et/ou dans un document descriptif.

3.   L'Agence ouvre un dialogue avec les candidats satisfaisant aux critères de sélection visés à l'article 42 afin d'identifier et de définir les moyens propres à satisfaire au mieux ses besoins.

Au cours du dialogue, l'Agence assure l'égalité de traitement de tous les soumissionnaires et la confidentialité des solutions proposées ou d'autres informations communiquées par un candidat participant au dialogue, sauf accord de celui-ci sur leur diffusion.

Si cette possibilité est prévue dans l'avis de marché ou dans le document descriptif, l'Agence peut prévoir que la procédure se déroule en phases successives de manière à réduire le nombre de solutions à examiner pendant la phase du dialogue, en appliquant les critères d'attribution indiqués dans l'avis de marché ou dans le document descriptif.

4.   Après avoir informé les participants de la conclusion du dialogue, l'Agence les invite à remettre leur offre finale sur la base de la solution ou des solutions présentées et précisées au cours du dialogue. Ces offres comprennent tous les éléments requis et nécessaires pour la réalisation du projet.

Sur demande de l'Agence, ces offres peuvent être clarifiées, précisées et perfectionnées sans toutefois avoir pour effet de modifier des éléments fondamentaux de l'offre ou de l'appel d'offres, dont la variation pourrait fausser la concurrence ou avoir un effet discriminatoire.

À la demande de l'Agence, le soumissionnaire identifié comme ayant remis l'offre économiquement la plus avantageuse peut être amené à clarifier des aspects de son offre ou à confirmer les engagements figurant dans celle-ci, à condition que cela n'ait pas pour effet de modifier des éléments substantiels de l'offre ou de l'appel d'offres, de fausser la concurrence ou d'entraîner des discriminations.

5.   L'Agence peut donner aux participants au dialogue des précisions sur des prix ou des paiements.

Article 31

Recours à une procédure négociée sans publication préalable d'un avis de marché

1.   L'Agence peut recourir à une procédure négociée sans publication préalable d'un avis de marché, quel que soit le montant estimé du marché, dans les cas suivants:

a)

lorsque aucune offre ou aucune offre appropriée ou aucune candidature n'a été déposée en réponse à une procédure ouverte ou restreinte, après clôture de la procédure initiale, pour autant que les conditions initiales du marché spécifiées dans les documents d'appel à la concurrence visés à l'article 37 ne soient pas substantiellement modifiées;

b)

lorsqu'il s'agit d'un marché dont l'exécution ne peut être confiée qu'à un opérateur économique déterminé pour des raisons techniques, artistiques ou tenant à la protection de droits d'exclusivité;

c)

dans la mesure strictement nécessaire, lorsque l'urgence impérieuse, résultant d'événements imprévisibles non imputables à l'Agence dans le cas des marchés visés par la directive 2004/18/CE, n'est pas compatible avec les délais exigés par les autres procédures et prévus aux articles 48, 49 et 50;

d)

lorsqu'un marché de services fait suite à un concours et doit, conformément aux règles applicables, être attribué au lauréat ou à un des lauréats du concours; dans ce dernier cas, tous les lauréats du concours sont invités à participer aux négociations;

e)

lorsqu'il s'agit de services et travaux complémentaires qui ne figurent pas dans le projet initialement envisagé ni dans le contrat initial et qui, à la suite d'une circonstance imprévue, sont devenus nécessaires à l'exécution du service ou de l'ouvrage, le recours étant soumis aux conditions énoncées au paragraphe 2;

f)

lorsqu'il s'agit de nouveaux services ou travaux consistant dans la répétition de services ou de travaux similaires confiés à l'opérateur économique adjudicataire du marché initial par l'Agence, à condition que ces services ou travaux soient conformes à un projet de base et que ce projet ait fait l'objet d'un marché initial passé selon la procédure ouverte ou restreinte, le recours étant soumis aux conditions énoncées au paragraphe 3;

g)

s'agissant d'un marché de fournitures:

i)

en cas de livraisons complémentaires destinées soit au renouvellement partiel de fournitures ou d'installations d'usage courant, soit à l'extension de fournitures ou d'installations existantes, lorsque le changement de fournisseur obligerait l'Agence à acquérir un matériel de technique différente entraînant une incompatibilité ou des difficultés techniques d'utilisation et d'entretien disproportionnées; la durée de ces marchés ne peut dépasser trois ans,

ii)

lorsque les produits sont fabriqués uniquement à des fins de recherche, d'expérimentation, d'étude ou de développement, à l'exclusion des tests de viabilité commerciale et de la production en quantité afin d'amortir les frais de recherche et de développement,

iii)

en cas de fournitures cotées et achetées à une bourse de matières premières,

iv)

en cas d'achats à des conditions particulièrement avantageuses, soit auprès d'un fournisseur cessant définitivement ses activités commerciales, soit auprès de curateurs ou liquidateurs d'une faillite, d'un concordat judiciaire ou d'une procédure de même nature selon le droit national;

h)

lorsqu'il s'agit d'un marché immobilier, après prospection du marché local;

i)

lorsqu'il s'agit d'un marché de services juridiques au sens de l'annexe II B de la directive 2004/18/CE, qui fait toutefois l'objet d'une publicité adéquate;

j)

lorsqu'il s'agit d'un marché déclaré secret par l'Agence, ou d'un marché dont l'exécution doit s'accompagner de mesures particulières de sécurité, conformément aux dispositions administratives en vigueur, ou lorsque la protection des intérêts essentiels de l'Agence, d'un ou de plusieurs États membres participants ou de l'Union l'exige;

k)

lorsqu'il s'agit d'un marché inférieur ou égal à 60 000 EUR;

l)

lorsqu'il s'agit d'un marché de services de recherche et développement qui n'est pas visé par la directive 2004/18/CE;

m)

lorsqu'il s'agit d'un marché qui n'est pas visé par la directive 2004/18/CE, autre que ceux qui sont déjà énumérés dans le présent paragraphe, et qu'un appel de manifestations d'intérêt a été publié;

n)

lorsque le marché ne peut être attribué qu'à un opérateur économique particulier, pour des raisons liées à l'importance des investissements préliminaires concernant des équipements ou une technologie de défense, des installations de défense spécifiques uniques, ou afin d'assurer la sécurité d'approvisionnement d'équipements ou d'une technologie de défense, ou compte tenu de la nécessité de développer une technologie de défense innovante mise au point par cet opérateur;

o)

lorsque la Commission européenne ou une autre organisation ou entité européenne ou internationale a conclu un accord avec un opérateur économique particulier dans le domaine de la recherche sur la sécurité et qu'il est opportun d'attribuer au même opérateur économique un marché de recherche lié à la défense;

p)

lorsqu'il s'agit d'un marché lié à la défense à attribuer dans le cadre d'un programme ou d'un projet géré en coopération avec une autre organisation internationale.

2.   Pour les services et travaux complémentaires visés au paragraphe 1, point e), l'Agence peut recourir à la procédure négociée sans publication préalable d'un avis de marché, à condition que l'attribution soit faite au contractant qui exécute ce marché:

a)

lorsque ces marchés complémentaires ne peuvent être techniquement ou économiquement séparés du marché principal sans inconvénient majeur pour l'Agence, ou

b)

lorsque ces marchés, quoiqu'ils soient séparables de l'exécution du marché initial, sont strictement nécessaires à son achèvement.

Excepté dans le cas des marchés liés à la défense, la valeur cumulée estimée des marchés complémentaires ne doit pas dépasser 50 % du montant du marché initial.

3.   Dans les cas visés au paragraphe 1, point f), la possibilité de recourir à une procédure négociée est indiquée dès la mise en concurrence de la première opération, et le montant total envisagé pour la suite des services ou travaux est pris en considération pour le calcul des seuils visés à l'article 36. Cette procédure ne peut être appliquée que pendant les trois ans qui suivent la conclusion du marché initial.

Article 32

Recours à une procédure négociée après publication préalable d'un avis de marché

1.   L'Agence peut recourir à une procédure négociée après avoir publié un avis de marché, quel que soit le montant estimé du marché, dans les cas suivants:

a)

lorsque des offres irrégulières ou inacceptables, notamment au regard des critères de sélection ou d'attribution, sont soumises en réponse à une procédure ouverte ou restreinte ou à un dialogue compétitif préalablement clôturés, pour autant que les conditions initiales du marché spécifiées dans les documents d'appel à la concurrence visés à l'article 37 ne soient pas substantiellement modifiées, sans préjudice de l'application du paragraphe 2;

b)

à titre exceptionnel, lorsqu'il s'agit de travaux, de fournitures ou de services dont la nature ou les aléas ne permettent pas une fixation préalable et globale des prix par le soumissionnaire;

c)

lorsque, notamment dans le domaine des services financiers et des prestations intellectuelles, la nature du service à fournir est telle que les spécifications du marché ne peuvent être établies avec une précision suffisante pour permettre l'attribution du marché par la sélection de la meilleure offre conformément aux règles régissant la procédure ouverte ou la procédure restreinte;

d)

dans le cas de marchés de travaux, lorsque les travaux sont réalisés uniquement à des fins de recherche, d'expérimentation ou de mise au point et non dans le but d'assurer une rentabilité ou le recouvrement des frais de recherche et de développement;

e)

lorsqu'il s'agit de marchés de services visés à l'annexe II B de la directive 2004/18/CE, sous réserve des dispositions de l'article 31, paragraphe 1, points i) et j);

f)

sans préjudice de l'article 31, paragraphe 1, lorsqu'il s'agit de marchés liés à la défense et qu'aucun appel de manifestations d'intérêt ni aucun avis de préinformation n'a été publié.

2.   Dans les cas visés au paragraphe 1, point a), l'Agence peut ne pas publier un avis de marché si elle inclut dans la procédure négociée tous (et uniquement) les soumissionnaires satisfaisant aux critères de sélection qui, lors de la procédure antérieure, ont soumis des offres conformes aux exigences formelles de la procédure de passation du marché.

Article 33

Appels de manifestations d'intérêt

1.   L'appel de manifestations d'intérêt constitue un mode de présélection des candidats qui seront invités à soumissionner lors de futures procédures d'appels d'offres restreints pour des marchés d'une valeur supérieure à 60 000 EUR, sous réserve de l'article 31 ou 32. L'appel de manifestations d'intérêt constitue, sous réserve de l'article 31 ou 32, un mode de présélection des candidats qui seront invités, lors de futures procédures d'appels d'offres, à soumissionner pour des marchés liés à la défense, quel que soit le montant du marché et qu'il s'agisse de la procédure restreinte ou négociée.

2.   La liste découlant d'un appel de manifestations d'intérêt est valable au maximum trois ans à compter de la date à laquelle l'avis visé à l'article 22, paragraphe 1, point a), est envoyé à l'Office des publications officielles des Communautés européennes ou publié sur le site internet de l'Agence. Toute personne intéressée peut déposer sa candidature à tout moment durant la période de validité de la liste, à l'exception des trois derniers mois de celle-ci. La liste peut être divisée en catégories, par type de marchés pour la réalisation desquels la liste est valable.

3.   À l'occasion d'un marché spécifique, l'Agence invite soit tous les candidats inscrits sur la liste, soit certains d'entre eux, à déposer une offre sur la base de critères de sélection objectifs et non discriminatoires propres au marché.

Article 34

Marchés de faible valeur

1.   Une procédure négociée avec consultation d'au moins cinq candidats peut s'appliquer aux marchés d'une valeur inférieure ou égale à 60 000 EUR relevant du budget de fonctionnement, et d'une valeur inférieure à 137 000 EUR relevant du budget opérationnel, sous réserve de l'article 31 ou 32.

Si, après consultation des candidats, l'Agence ne reçoit qu'une seule offre valable sur les plans administratif et technique, le marché peut être attribué, à condition que les critères d'attribution soient satisfaisants.

2.   La procédure négociée avec au moins trois candidats peut s'appliquer aux marchés d'une valeur inférieure ou égale à 25 000 EUR relevant du budget de fonctionnement, et d'une valeur inférieure à 60 000 EUR relevant du budget opérationnel.

3.   Les marchés d'une valeur inférieure ou égale à 3 500 EUR relevant du budget de fonctionnement et les marchés d'une valeur inférieure à 5 000 EUR relevant du budget opérationnel peuvent faire l'objet d'une seule offre.

4.   Les paiements effectués pour des dépenses d'un montant inférieur ou égal à 200 EUR peuvent intervenir en simple remboursement de facture, sans acceptation préalable d'une offre.

Article 35

Seuils pour les avis de préinformation

Les seuils pour la publication d'un avis de préinformation sont fixés à:

a)

750 000 EUR pour les marchés de fournitures et de services visés à l'annexe II A de la directive 2004/18/CE;

b)

5 278 000 EUR pour les marchés de travaux.

Article 36

Seuils applicables aux procédures prévues dans la directive 2004/18/CE

Les seuils visés à l'article 5 sont fixés à:

a)

137 000 EUR pour les marchés de fournitures et de services visés à l'annexe II A de la directive 2004/18/CE, à l'exclusion des marchés de recherche et de développement figurant dans la catégorie 8 de cette annexe;

b)

211 000 EUR pour les marchés de services visés à l'annexe II B de la directive 2004/18/CE et pour les marchés de services de recherche et de développement figurant dans la catégorie 8 de l'annexe II A de ladite directive;

c)

5 278 000 EUR pour les marchés de travaux.

Article 37

Documents d'appel à la concurrence

1.   Les documents d'appel à la concurrence comportent au moins:

a)

l'invitation à soumissionner ou à négocier ou à participer au dialogue dans le cadre de la procédure visée à l'article 30;

b)

soit le cahier des charges qui lui est joint et auquel est annexé le cahier des conditions générales applicables aux marchés ou, dans le cas d'un dialogue compétitif visé à l'article 30, un descriptif des besoins et exigences de l'Agence, soit la mention de l'adresse internet à laquelle le cahier des charges ou le descriptif peuvent être consultés;

c)

le modèle du contrat.

Les documents d'appel d'offres contiennent une référence aux mesures de publicité prises en application des articles 21 à 24.

2.   L'invitation à soumissionner ou à négocier ou à participer au dialogue précise au moins:

a)

les modalités de dépôt et de présentation des offres, notamment la date et l'heure limites, l'exigence éventuelle de remplir un formulaire type de réponse, les documents à joindre, y compris les pièces justificatives de la capacité économique, financière, professionnelle et technique visées à l'article 42 si elles ne sont pas précisées dans l'avis de marché, ainsi que l'adresse à laquelle elles doivent être transmises;

b)

que la soumission d'une offre vaut acceptation du cahier des charges ainsi que du cahier des conditions générales visés au paragraphe 1 auquel elle se réfère et que cette soumission lie le soumissionnaire pendant l'exécution du contrat, s'il en devient l'attributaire;

c)

la période de validité des offres, durant laquelle le soumissionnaire est tenu de maintenir toutes les conditions de son offre;

d)

l'interdiction de tout contact entre l'Agence et le soumissionnaire pendant le déroulement de la procédure; à titre exceptionnel, lorsqu'une visite sur place est prévue, les conditions de la visite sont précisées;

e)

dans le cas du dialogue compétitif, la date et le lieu du début de la phase de consultation.

3.   Le cahier des charges précise au moins:

a)

les critères d'exclusion et de sélection applicables au marché; dans le cas d'une procédure restreinte, y compris après un dialogue compétitif, et d'une procédure négociée avec publication préalable d'un avis visées à l'article 32, ces critères figurent seulement dans l'avis de marché ou d'appel de manifestations d'intérêt;

b)

les critères d'attribution du marché et leur pondération relative ou, le cas échéant, l'ordre décroissant d'importance de ces critères, si cela n'est pas précisé dans l'avis de marché;

c)

les spécifications techniques visées à l'article 38;

d)

les exigences minimales que doivent respecter les variantes, dans les procédures d'attribution à l'offre économiquement la plus avantageuse visées à l'article 45, paragraphe 2, lorsque l'Agence a indiqué dans l'avis de marché que les variantes sont autorisées;

e)

que la décision du 10 novembre 2004 des représentants des gouvernements des États membres, réunis au sein du Conseil, concernant les privilèges et immunités accordés à l'Agence européenne de défense et à son personnel, complétée par le protocole complémentaire entre le Royaume de Belgique et l'Agence, s'applique;

f)

les modalités de preuve d'accès aux marchés, dans les conditions prévues à l'article 41;

g)

dans les systèmes d'acquisition dynamique visés à l'article 29, la nature des achats envisagés ainsi que toutes les informations concernant le système d'acquisition, l'équipement électronique utilisé et les arrangements et spécifications techniques de connexion.

4.   Le modèle du contrat précise notamment:

a)

les pénalités prévues au titre de sanction du non-respect de ses clauses;

b)

les énonciations que doivent comporter les factures ou les pièces justificatives qui les appuient;

c)

la loi applicable au contrat et la juridiction compétente en cas de contentieux.

5.   L'Agence peut exiger des informations sur la part du marché que le soumissionnaire entend sous-traiter et sur l'identité des sous-traitants.

6.   Dans le cadre de la fourniture des spécifications techniques aux opérateurs économiques intéressés, de la sélection des opérateurs économiques et de l'attribution des marchés, l'Agence peut imposer des exigences en vue de protéger la nature confidentielle ou classifiée des informations qu'elle communique.

7.   Sans préjudice des dispositions relatives aux obligations en matière de publicité sur les marchés attribués et d'information des candidats et des soumissionnaires, l'Agence ne divulgue pas les renseignements que les opérateurs économiques lui ont communiqués à titre confidentiel; ces renseignements comprennent notamment les secrets techniques ou commerciaux et les aspects confidentiels des offres ou les demandes de participation. Les informations classifiées échangées entre l'Agence et les candidats ou les soumissionnaires sont utilisées, transmises, stockées, traitées et sauvegardées conformément à la décision 2001/264/CE du Conseil du 19 mars 2001 adoptant le règlement de sécurité (3).

Article 38

Spécifications techniques

1.   Les spécifications techniques doivent permettre l'égalité d'accès des candidats et soumissionnaires et ne pas avoir pour effet de créer des obstacles injustifiés à l'ouverture des marchés à la concurrence. Elles définissent les caractéristiques requises d'un produit, d'un service ou d'un matériau ou ouvrage au regard de l'usage auquel ils sont destinés par l'Agence.

2.   Les caractéristiques visées au paragraphe 1 incluent:

a)

les niveaux de qualité;

b)

la performance environnementale;

c)

chaque fois que possible, les critères d'accessibilité pour les personnes handicapées ou la conception pour tous les utilisateurs;

d)

les niveaux et procédures d'évaluation de la conformité;

e)

l'aptitude à l'emploi;

f)

la sécurité ou les dimensions, y compris les prescriptions applicables aux fournitures pour la dénomination de vente et les instructions d'utilisation et pour tous les marchés, la terminologie, les symboles, les essais et méthodes d'essai, l'emballage, le marquage et l'étiquetage, les procédures et méthodes de production;

g)

pour les marchés de travaux, les procédures relatives à l'assurance de la qualité, ainsi que les règles de conception et de calcul des ouvrages, les conditions d'essai, de contrôle et de réception des ouvrages et les techniques ou méthodes de construction et toutes les autres conditions de caractère technique que l'Agence est à même de prescrire, par voie de réglementation particulière ou générale, en ce qui concerne les ouvrages terminés et les matériaux ou éléments les constituant.

3.   Les spécifications techniques sont définies comme suit:

a)

soit par référence à des normes européennes, à des agréments techniques européens, à des spécifications techniques communes lorsqu'elles existent, à des normes internationales ou à d'autres référentiels techniques élaborés par les organismes européens de normalisation ou à défaut à leurs équivalents nationaux. Chaque référence est accompagnée de la mention «ou équivalent»;

b)

soit en termes de performances ou d'exigences fonctionnelles pouvant inclure des caractéristiques environnementales et devant être suffisamment précises pour permettre aux soumissionnaires de déterminer l'objet du marché et à l'Agence d'attribuer le marché;

c)

soit par un mélange des deux procédés.

4.   Lorsque l'Agence fait usage de la possibilité de se référer aux spécifications visées au paragraphe 3, point a), elle ne peut pas rejeter une offre au motif qu'elle ne serait pas conforme auxdites spécifications dès lors que le soumissionnaire ou candidat prouve, à la satisfaction de l'Agence, par tout moyen approprié, qu'il répond de manière équivalente aux exigences posées.

Un dossier technique du fabricant ou un rapport d'essai d'un organisme reconnu peut constituer un moyen approprié.

5.   Lorsque l'Agence fait usage de la possibilité, prévue au paragraphe 3, point b), de prescrire des spécifications en termes de performances ou d'exigences fonctionnelles, elle ne peut rejeter une offre conforme à une norme nationale transposant une norme européenne, à un agrément technique européen, à une spécification technique commune, à une norme internationale ou à un référentiel technique élaboré par un organisme européen de normalisation, si ces spécifications visent les performances ou les exigences fonctionnelles requises.

Le soumissionnaire est tenu de prouver, à la satisfaction de l'Agence et par tout moyen approprié, que son offre répond aux performances ou exigences fonctionnelles fixées par l'Agence. Un dossier technique du fabricant ou un rapport d'essai d'un organisme reconnu peut constituer un moyen approprié.

6.   Lorsque l'Agence prescrit des caractéristiques environnementales en termes de performances ou d'exigences fonctionnelles, elle peut utiliser les spécifications détaillées ou, si besoin est, des parties de celles-ci, telles que définies par les labels écologiques européens, plurinationaux, nationaux ou par tout autre label écologique pour autant que les conditions suivantes soient remplies:

a)

les spécifications utilisées sont appropriées pour définir les caractéristiques des fournitures ou des prestations faisant l'objet du marché;

b)

les exigences du label sont établies sur la base d'une information scientifique;

c)

les labels écologiques sont adoptés selon une procédure à laquelle toutes les parties concernées, telles que les organismes gouvernementaux, les consommateurs, les fabricants, les distributeurs et les organisations environnementales peuvent participer;

d)

les labels écologiques sont accessibles à toutes les parties intéressées.

L'Agence peut indiquer que les produits ou services munis de label écologique sont présumés satisfaire aux spécifications techniques définies dans le cahier des charges. Elle accepte tout autre moyen de preuve approprié, tel qu'un dossier technique du fabricant ou un rapport d'essai d'un organisme reconnu.

7.   Un organisme reconnu aux fins des paragraphes 4, 5 et 6 est un laboratoire d'essai ou de calibrage ou un organisme d'inspection et de certification conforme aux normes européennes applicables.

8.   Sauf cas exceptionnels dûment justifiés par l'objet du marché, ces spécifications ne peuvent mentionner une fabrication ou une provenance déterminées ou obtenues selon des procédés particuliers, ni se référer à une marque, un brevet, un type, une origine ou une production déterminés qui auraient pour effet de favoriser ou d'éliminer certains produits ou opérateurs économiques. Dans les cas où une définition suffisamment précise et intelligible de l'objet du marché est impossible, une telle mention ou référence est accompagnée des termes «ou équivalent».

Article 39

Révision des prix

1.   Les documents d'appel d'offres établissent clairement si l'offre doit être faite à prix ferme et non révisable.

2.   Dans le cas contraire, ils établissent les conditions et les formules selon lesquelles le prix peut être révisé en cours de contrat. L'Agence tient alors notamment compte de:

a)

la nature du marché et de la conjoncture économique dans laquelle il aura lieu;

b)

la nature et de la durée des tâches et du contrat;

c)

ses intérêts financiers.

Article 40

Sanctions administratives et financières

1.   Sans préjudice de l'application de sanctions contractuelles, les candidats ou soumissionnaires et contractants qui se sont rendus coupables de fausses déclarations ou ont été déclarés en défaut grave d'exécution en raison du non-respect de leurs obligations contractuelles dans le cadre d'un précédent marché sont exclus des marchés financés sur le budget général de l'Agence pour une durée maximale de deux ans à compter du constat du manquement, confirmé après échange contradictoire avec le contractant.

Cette durée peut être portée à trois ans en cas de récidive dans les cinq ans suivant le premier manquement.

Les soumissionnaires ou candidats qui se sont rendus coupables de fausses déclarations sont en outre frappés de sanctions financières représentant 2 à 10 % de la valeur totale du marché en cours d'attribution.

Les contractants déclarés en défaut grave d'exécution de leurs obligations contractuelles sont de même frappés de sanctions financières représentant 2 à 10 % de la valeur du contrat en cause.

Ce taux peut être porté de 4 à 20 % en cas de récidive dans les cinq années suivant le premier manquement.

2.   Dans les cas visés à l'article 9, paragraphe 1, points a), c) et d), les candidats ou soumissionnaires sont exclus des marchés pour une durée maximale de deux ans à compter du constat du manquement, confirmé après échange contradictoire avec le contractant.

Dans les cas visés à l'article 9, paragraphe 1, points b) et e), les candidats ou soumissionnaires sont exclus des marchés pour une durée minimale d'un an et maximale de quatre ans à compter de la notification du jugement.

Ces durées peuvent être portées à cinq ans en cas de récidive dans les cinq années suivant le premier manquement ou le premier jugement.

3.   Les cas visés à l'article 9, paragraphe 1, point e), couvrent le champ suivant:

a)

les cas de fraude visés à l'article 1er de la convention relative à la protection des intérêts financiers des Communautés européennes, établie par l'acte du Conseil du 26 juillet 1995 (4);

b)

les cas de corruption visés à l'article 3 de la convention relative à la lutte contre la corruption impliquant des fonctionnaires des Communautés européennes ou des fonctionnaires des États membres de l'Union européenne, établie par l'acte du Conseil du 26 mai 1997 (5);

c)

les cas de participation à une organisation criminelle telle que définie à l'article 2, paragraphe 1, de l'action commune 98/733/JAI du Conseil du 21 décembre 1998 relative à l'incrimination de la participation à une organisation criminelle dans les États membres de l'Union européenne (6);

d)

les cas de blanchiment de capitaux tel que défini à l'article 1er de la directive 91/308/CEE du Conseil du 10 juin 1991 relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins de blanchiment de capitaux (7).

Article 41

Preuves documentaires

1.   L'Agence accepte comme preuve suffisante que le candidat ou le soumissionnaire auquel le marché doit être attribué ne se trouve pas dans un des cas mentionnés à l'article 9, paragraphe 1, point a), b) ou e), un extrait récent du casier judiciaire ou, à défaut, un document équivalent récemment délivré par une autorité judiciaire ou administrative du pays d'origine ou de provenance, dont il résulte que ces exigences sont satisfaites. L'Agence accepte comme preuve suffisante que le candidat ou soumissionnaire ne se trouve pas dans le cas mentionné à l'article 9, paragraphe 1, point d), un certificat récent délivré par l'autorité compétente du pays concerné.

Lorsque le document ou le certificat visé au premier alinéa n'est pas délivré par le pays concerné, et pour les autres cas d'exclusion visés à l'article 9, il peut être remplacé par une déclaration sous serment ou, à défaut, solennelle faite par l'intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié du pays d'origine ou de provenance.

2.   Pour les marchés d'une valeur inférieure à 60 000 EUR dans le cadre du budget de fonctionnement et d'une valeur inférieure à 137 000 EUR dans le cadre du budget opérationnel, l'Agence peut, en fonction de l'analyse des risques effectuée par l'ordonnateur, demander aux candidats ou soumissionnaires de ne produire qu'une attestation sur l'honneur certifiant qu'ils ne se trouvent pas dans une des situations visées aux articles 9 et 10.

Dans le cas d'un groupement d'opérateurs économiques, quel que soit le montant du marché, l'Agence peut accepter que seul le dirigeant dudit groupement fournisse les documents requis en vertu du paragraphe 1 ci-dessus, à condition qu'il s'engage à être solidairement responsable avec tous les autres membres du groupement pendant la procédure d'appel d'offres et l'exécution du marché éventuel, et à condition également que les autres membres du groupement fournissent à l'Agence une attestation sur l'honneur certifiant qu'ils ne se trouvent pas dans une des situations visées aux articles 9 et 10.

3.   Suivant la législation nationale du pays d'établissement du candidat ou du soumissionnaire, les documents énumérés au paragraphe 1 concernent les personnes morales et les personnes physiques, y compris, le cas échéant, dans les cas où l'Agence l'estime nécessaire, les chefs d'entreprise ou toute personne ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle du candidat ou du soumissionnaire.

4.   Lorsque l'Agence a des doutes quant à la question de savoir si les candidats ou soumissionnaires se trouvent dans l'un des cas d'exclusion, elle peut s'adresser elle-même aux autorités compétentes visées au paragraphe 1 pour obtenir les informations qu'elle estime nécessaires.

5.   L'Agence peut exonérer un candidat ou un soumissionnaire de l'obligation de produire les preuves documentaires visées au paragraphe 1 si ces preuves lui ont déjà été présentées aux fins d'une autre procédure de passation de marchés et pour autant que les documents n'aient pas été établis il y a plus d'un an et qu'ils soient toujours valables.

En pareil cas, le candidat ou le soumissionnaire atteste sur l'honneur que les preuves documentaires ont déjà été fournies lors d'une procédure de passation de marchés antérieure et qu'aucun changement n'est intervenu dans sa situation.

6.   Les soumissionnaires indiquent l'État dans lequel ils ont leur siège ou sont domiciliés, en présentant les preuves requises en la matière selon leur droit national.

Article 42

Critères de sélection

1.   L'Agence établit des critères de sélection clairs et non discriminatoires.

2.   Les critères de sélection s'appliquent dans toute procédure de passation de marchés afin que soit évaluée la capacité financière, économique, technique et professionnelle du candidat ou du soumissionnaire.

L'Agence peut fixer des niveaux minimaux de capacité en deçà desquels des candidats ne peuvent pas être retenus.

3.   Tout soumissionnaire ou candidat peut être invité à justifier de son autorisation à exécuter le contrat conformément au droit national: inscription au registre du commerce ou de la profession ou déclaration sous serment ou certificat, appartenance à une organisation spécifique, autorisation expresse, inscription au registre TVA.

4.   L'Agence précise, dans l'avis de marché ou d'appel de manifestations d'intérêt ou dans l'invitation à soumissionner, les références choisies pour preuve du statut et de la capacité juridique des soumissionnaires ou candidats.

5.   L'étendue des informations demandées par l'Agence pour preuve de la capacité financière, économique, technique et professionnelle du candidat ou soumissionnaire et les niveaux minimaux de capacité exigés conformément au paragraphe 2 ne peuvent aller au-delà de l'objet du marché et tiennent compte des intérêts légitimes des opérateurs économiques, en ce qui concerne en particulier la protection des secrets techniques et commerciaux de l'entreprise.

6.   Pour les marchés d'une valeur inférieure ou égale à 60 000 EUR relevant du budget de fonctionnement et ceux d'une valeur inférieure ou égale à 137 000 EUR relevant du budget opérationnel, l'Agence peut, en fonction de l'analyse des risques effectuée par l'ordonnateur, ne pas demander les documents justifiant la capacité économique et financière, technique et professionnelle du candidat ou du soumissionnaire. Dans ce cas, aucun paiement anticipé ou paiement intermédiaire ne pourra être effectué.

7.   Au vu des exigences spécifiques pour la bonne exécution d'un marché, l'Agence peut demander les informations supplémentaires suivantes concernant les candidats ou les soumissionnaires et leurs sous-traitants éventuels: une habilitation de sécurité d'installation valable délivrée au niveau approprié et des habilitations de sécurité pour les personnes qui participeront à l'exécution du marché, des informations sur leur base technologique ou industrielle sur le territoire d'un dés États membres participants. Ces exigences sont indiquées dans l'avis de marché, l'appel de manifestations d'intérêt ou l'invitation à soumissionner.

8.   Pour les marchés liés à la défense, l'Agence peut encourager, sur une base transparente et non discriminatoire, des groupements d'opérateurs économiques satisfaisant aux conditions fixées à l'article 7, paragraphe 2, et promouvoir des principes analogues à ceux qui figurent dans le code de bonnes pratiques dans la chaîne d'approvisionnement établi par l'Agence, pour favoriser une concurrence accrue et l'égalité des chances pour tous les fournisseurs, y compris les petites et moyennes entreprises (PME) en aval de la chaîne d'approvisionnement. La référence aux principes analogues à ceux du code de bonnes pratiques dans la chaîne d'approvisionnement établi par l'Agence peut figurer dans l'avis de marché, l'appel de manifestations d'intérêt ou l'invitation à soumissionner.

Article 43

Capacité économique et financière

1.   La justification de la capacité financière et économique peut notamment être apportée par un ou plusieurs des documents suivants:

a)

des déclarations appropriées de banques ou la preuve d'une assurance des risques professionnels;

b)

la présentation des bilans ou d'extraits des bilans des deux derniers exercices clos au moins, dans les cas où la publication des bilans est prescrite par la législation sur les sociétés du pays où l'opérateur économique est établi;

c)

une déclaration concernant le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires concernant les travaux, fournitures ou services auxquels se réfère le marché, réalisés au cours d'une période pouvant porter sur les trois derniers exercices au plus.

2.   Si, pour une raison exceptionnelle que l'Agence estime justifiée, le soumissionnaire ou candidat n'est pas en mesure de produire les références demandées, il est autorisé à prouver sa capacité économique et financière par tout moyen jugé approprié par l'Agence.

3.   Un opérateur économique peut, le cas échéant et pour un marché déterminé, faire valoir les capacités d'autres entités, quelle que soit la nature juridique des liens existant entre lui-même et ces entités. Il doit dans ce cas prouver à l'Agence qu'il disposera des moyens nécessaires pour l'exécution du marché, par exemple en produisant l'engagement pris par ces entités de mettre ces moyens à sa disposition.

Dans les mêmes conditions, un groupement d'opérateurs économiques visé à l'article 7, paragraphe 2, peut faire valoir les capacités des participants au groupement ou d'autres entités.

Article 44

Capacité technique et professionnelle

1.   La capacité technique et professionnelle des opérateurs économiques est évaluée et vérifiée conformément aux dispositions des paragraphes 2 et 3. Dans les procédures de passation de marchés publics ayant pour objet des fournitures nécessitant des travaux de pose ou d'installation, la prestation de services et/ou l'exécution de travaux, cette capacité est évaluée compte tenu, notamment, de leur savoir-faire, de leur efficacité, de leur expérience et de leur fiabilité.

2.   La capacité technique et professionnelle du prestataire ou du contractant peut être prouvée, selon la nature, la quantité ou l'importance et l'utilisation des fournitures, services ou travaux à fournir, sur la base des documents suivants:

a)

l'indication des titres d'études et professionnels du prestataire ou du contractant et/ou de ses cadres et, en particulier, du ou des responsables de la prestation ou de la conduite des travaux;

b)

la présentation d'une liste:

i)

des principaux services et livraisons de fournitures effectués au cours des trois dernières années, indiquant leur montant, leur date et leur destinataire, public ou privé,

ii)

des travaux exécutés au cours des cinq dernières années, indiquant leur montant, leur date et leur lieu. La liste des travaux les plus importants est appuyée de certificats de bonne exécution précisant s'ils ont été effectués dans les règles de l'art et menés régulièrement à bonne fin;

c)

une description de l'équipement technique, de l'outillage et du matériel employés pour exécuter un marché de services ou de travaux;

d)

une description de l'équipement technique et des mesures employées pour s'assurer de la qualité des fournitures et services, ainsi que des moyens d'étude et de recherche du prestataire ou du contractant;

e)

l'indication des techniciens ou des organismes techniques, qu'ils soient ou non intégrés au prestataire ou au contractant, en particulier de ceux qui sont responsables du contrôle de la qualité;

f)

en ce qui concerne les fournitures, des échantillons, descriptions et/ou photographies authentiques et/ou des certificats établis par des instituts ou services officiels chargés du contrôle de la qualité, reconnus compétents et attestant la conformité des produits aux spécifications ou normes en vigueur;

g)

une déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du prestataire ou de l'entrepreneur et l'importance du personnel d'encadrement pendant les trois dernières années;

h)

l'indication de la part du marché que le prestataire de services ou le contractant a éventuellement l'intention de sous-traiter;

i)

pour les marchés publics de travaux et de services et uniquement dans les cas appropriés, l'indication des mesures de gestion environnementale que l'opérateur économique pourra appliquer lors de la réalisation du marché.

Lorsque le destinataire des services et livraisons visés au point b) i) est l'Agence, les opérateurs économiques fournissent la preuve desdits services et prestations sous la forme de certificats émis ou contresignés par l'autorité compétente.

3.   Lorsque les services ou produits à fournir sont complexes ou que, à titre exceptionnel, ils doivent répondre à un but particulier, la capacité technique et professionnelle peut être prouvée par un contrôle effectué par l'Agence ou, au nom de celle-ci, par un organisme officiel compétent du pays dans lequel le prestataire ou le contractant est établi, sous réserve de l'accord de cet organisme. Ce contrôle porte sur la capacité technique et les capacités de production du prestataire ou contractant et, si nécessaire, sur les moyens d'étude et de recherche dont ils disposent ainsi que sur les mesures qu'ils prennent pour contrôler la qualité.

4.   Lorsque l'Agence demande la production de certificats établis par des organismes indépendants attestant que l'opérateur économique se conforme à certaines normes de garantie de la qualité, elle se reporte aux systèmes d'assurance qualité fondés sur les séries de normes européennes en la matière et certifiés par des organismes conformes aux séries de normes européennes concernant la certification.

5.   Lorsque l'Agence demande la production de certificats établis par des organismes indépendants, attestant que l'opérateur économique se conforme à certaines normes de gestion environnementale, elle se reporte au système communautaire de management environnemental et d'audit (EMAS) prévu au règlement (CE) no 761/2001 du Parlement européen et du Conseil (8) ou aux normes de gestion environnementale fondées sur les normes européennes ou internationales en la matière et certifiées par des organismes conformes à la législation communautaire ou aux normes européennes ou internationales concernant la certification. Elle reconnaît les certificats équivalents d'organismes établis dans d'autres États membres. Elle accepte également d'autres preuves de mesures équivalentes de gestion environnementale produites par les opérateurs économiques.

6.   Un prestataire ou contractant peut, le cas échéant et pour un marché déterminé, faire valoir les capacités d'autres entités, quelle que soit la nature juridique des liens existant entre lui-même et ces entités. Il prouve à l'Agence qu'il disposera des moyens nécessaires pour l'exécution du marché, par exemple en produisant l'engagement pris par ces entités de mettre ces moyens à sa disposition.

Dans les mêmes conditions, un groupement d'opérateurs économiques visé à l'article 7, paragraphe 2, peut faire valoir les capacités des participants au groupement ou d'autres entités.

Article 45

Modalités et critères applicables à l'attribution des marchés

1.   Sans préjudice de l'article 10, les marchés sont attribués selon l'une des deux modalités qui suivent:

a)

par adjudication, auquel cas le marché est attribué à l'offre présentant le prix le plus bas tout en figurant parmi les offres régulières et conformes;

b)

par attribution à l'offre économiquement la plus avantageuse.

2.   L'offre économiquement la plus avantageuse est celle qui présente le meilleur rapport entre la qualité et le prix, compte tenu de critères justifiés par l'objet du marché, tels que le prix proposé, la valeur technique, le caractère esthétique et fonctionnel, les caractéristiques environnementales, le coût d'utilisation, la rentabilité, le délai d'exécution ou de livraison, le service après-vente et l'assistance technique.

3.   L'Agence précise, dans l'avis de marché, le cahier des charges ou le document descriptif, la pondération relative qu'elle confère à chacun des critères choisis pour déterminer l'offre économiquement la plus avantageuse. Cette pondération peut être exprimée au moyen d'une fourchette dont l'écart maximal doit être approprié.

La pondération relative du critère prix par rapport aux autres critères ne doit pas conduire à neutraliser le critère prix dans le choix de l'attributaire du marché, sans préjudice des barèmes fixés par l'Agence pour la rémunération de certains services, par exemple ceux qui sont fournis par des experts à des fins d'évaluation.

Si, dans des cas exceptionnels, la pondération n'est techniquement pas possible, notamment en raison de l'objet du marché, l'Agence précise seulement l'ordre d'importance décroissant pour l'application des critères.

4.   Pour les marchés liés à la défense, le principal critère de sélection de l'attributaire du marché est l'offre économiquement la plus avantageuse pour une exigence particulière, compte tenu notamment de considérations relatives aux coûts (acquisition et cycle de vie), à la conformité technique, à l'assurance de la qualité et au calendrier de livraison, et, s'il y a lieu, à la sécurité d'approvisionnement et à l'approche proposée pour la sélection des sources d'approvisionnement, eu égard aux principes énoncés dans le code de bonnes pratiques dans la chaîne d'approvisionnement.

Article 46

Utilisation d'enchères électroniques

1.   Dans les procédures ouvertes, restreintes ou négociées dans le cas visé à l'article 32, paragraphe 1, point a), l'Agence peut décider que l'attribution d'un marché public sera précédée d'une enchère électronique visée à l'article 54 de la directive 2004/18/CE lorsque les spécifications du marché peuvent être établies de manière précise.

Dans les mêmes conditions, l'enchère électronique peut être utilisée lors de la remise en concurrence des parties à un accord-cadre visé à l'article 20 et de la mise en concurrence des marchés à passer dans le cadre du système d'acquisition dynamique visé à l'article 29.

L'enchère électronique porte soit sur les seuls prix, lorsque le marché est attribué au prix le plus bas, soit sur les prix et/ou les valeurs des éléments des offres indiqués dans le cahier des charges, lorsque le marché est attribué à l'offre économiquement la plus avantageuse.

2.   Si l'Agence décide de recourir à une enchère électronique, elle en fait mention dans l'avis de marché.

Le cahier des charges comporte les informations suivantes:

a)

les éléments dont les valeurs feront l'objet de l'enchère électronique, pour autant que ces éléments soient quantifiables de manière à être exprimés en chiffres ou en pourcentages;

b)

les limites éventuelles des valeurs qui pourront être présentées, telles qu'elles résultent des spécifications de l'objet du marché;

c)

les informations qui seront mises à la disposition des soumissionnaires au cours de l'enchère électronique et, le cas échéant, le moment auquel elles seront mises à leur disposition;

d)

les informations utiles sur le déroulement de l'enchère électronique;

e)

les conditions dans lesquelles les soumissionnaires pourront enchérir, et notamment les écarts minimaux qui, le cas échéant, seront exigés pour enchérir;

f)

les informations pertinentes sur le dispositif électronique utilisé et sur les modalités et spécifications techniques de connexion.

3.   Avant de procéder à l'enchère électronique, l'Agence effectue une première évaluation complète des offres conformément aux critères d'attribution et à leur pondération fixée.

Tous les soumissionnaires ayant présenté des offres recevables sont invités simultanément par moyens électroniques, à présenter de nouveaux prix et/ou de nouvelles valeurs; l'invitation contient toute information utile pour la connexion individuelle au dispositif électronique utilisé et précise la date et l'heure du début de l'enchère électronique. L'enchère électronique peut se dérouler en plusieurs phases successives. L'enchère électronique ne peut débuter au plus tôt que deux jours ouvrables à compter de la date d'envoi des invitations.

4.   Lorsque le marché est attribué à l'offre économiquement la plus avantageuse, l'invitation est accompagnée du résultat de l'évaluation complète de l'offre du soumissionnaire concerné, effectuée conformément à la pondération prévue à l'article 45, paragraphe 3, premier alinéa.

L'invitation mentionne également la formule mathématique qui déterminera, lors de l'enchère électronique, les reclassements automatiques en fonction des nouveaux prix et/ou des nouvelles valeurs présentés. Cette formule intègre la pondération de tous les critères fixés pour déterminer l'offre économiquement la plus avantageuse, telle qu'indiquée dans l'avis de marché ou dans le cahier des charges; à cette fin, les éventuelles fourchettes doivent être exprimées au préalable par une valeur déterminée.

Dans les cas où des variantes sont autorisées, des formules doivent être fournies séparément pour chaque variante.

5.   Au cours de chaque phase de l'enchère électronique, l'Agence communique instantanément à tous les soumissionnaires au moins les informations qui leur permettent de connaître à tout moment leur classement respectif. L'Agence peut également communiquer d'autres informations concernant d'autres prix ou d'autres valeurs présentés, à condition que cela soit indiqué dans le cahier des charges. Elle peut également, à tout moment, annoncer le nombre des participants à la phase de l'enchère. Cependant, l'Agence ne peut en aucun cas divulguer l'identité des soumissionnaires pendant le déroulement des phases de l'enchère électronique.

6.   L'Agence clôture l'enchère électronique selon une ou plusieurs des modalités suivantes:

a)

elle indique, dans l'invitation à participer à l'enchère, la date et l'heure fixées au préalable;

b)

lorsqu'elle ne reçoit plus de nouveaux prix ou de nouvelles valeurs répondant aux exigences relatives aux écarts minimaux. Dans ce cas, elle précise, dans l'invitation à participer à l'enchère, le délai qu'elle observera à partir de la réception de la dernière enchère avant de clôturer l'enchère électronique;

c)

lorsque le nombre de phases d'enchère, fixé dans l'invitation à participer à l'enchère, a été atteint.

Lorsque l'Agence a décidé de clôturer l'enchère électronique conformément au point c), le cas échéant en combinaison avec les modalités prévues au point b), l'invitation à participer à l'enchère indique le calendrier de chaque phase d'enchères.

7.   Après avoir clôturé l'enchère électronique, l'Agence attribue le marché conformément à l'article 45, en fonction des résultats de l'enchère électronique.

L'Agence ne peut recourir aux enchères électroniques de façon abusive ou de manière à empêcher, restreindre ou fausser la concurrence ou de manière à modifier l'objet du marché, tel qu'il a été mis en concurrence par la publication de l'avis de marché et défini dans le cahier des charges.

Article 47

Offres anormalement basses

1.   Si, pour un marché donné, des offres apparaissent anormalement basses, l'Agence demande par écrit, avant de rejeter ces offres pour ce seul motif, les précisions qu'elle juge opportunes sur la composition de l'offre et vérifie de manière contradictoire cette composition, après audition des parties, en tenant compte des justifications fournies. Ces précisions peuvent concerner notamment le respect des dispositions concernant la protection et les conditions de travail en vigueur au lieu où la prestation est à réaliser.

L'Agence peut notamment prendre en considération des justifications tenant:

a)

à l'économie du procédé de fabrication, de la prestation de services ou du procédé de construction;

b)

aux solutions techniques adoptées ou aux conditions exceptionnellement favorables dont dispose le soumissionnaire;

c)

à l'originalité de l'offre du soumissionnaire.

2.   Si l'Agence constate qu'une offre anormalement basse résulte de l'obtention d'une aide d'État, elle ne peut rejeter cette offre, pour ce seul motif, que si le soumissionnaire ne peut faire la preuve dans un délai raisonnable fixé par l'Agence que cette aide a été octroyée de manière définitive et suivant les procédures et les décisions précisées dans la réglementation communautaire en matière d'aides d'État.

Article 48

Délais de réception des offres et des demandes de participation

1.   Les délais de réception des offres et des demandes de participation, fixés en jours de calendrier par l'Agence, sont suffisamment longs pour que les intéressés disposent d'un délai raisonnable et approprié pour préparer et déposer leurs offres, compte tenu notamment de la complexité du marché ou de la nécessité d'une visite des lieux ou d'une consultation sur place de documents annexés au cahier des charges.

2.   Dans les procédures ouvertes pour des marchés d'une valeur égale ou supérieure aux seuils visés à l'article 36, le délai minimal de réception des offres est de cinquante-deux jours à compter de la date d'envoi de l'avis de marché.

3.   Dans les procédures restreintes, y compris en cas de recours au dialogue compétitif visé à l'article 30, ainsi que dans les procédures négociées avec publication d'un avis de marché, pour des marchés d'une valeur supérieure ou égale aux seuils fixés à l'article 36, le délai minimal de réception des demandes de participation est de trente-sept jours à compter de la date d'envoi de l'avis de marché.

Dans les procédures restreintes pour des marchés d'une valeur égale ou supérieure aux seuils fixés à l'article 36, le délai minimal de réception des offres est de quarante jours à compter de la date d'envoi de l'invitation à soumissionner.

Toutefois, en cas de procédures restreintes et de procédures négociées consécutives à un appel de manifestations d'intérêt visé à l'article 33, le délai minimal de réception des offres est de vingt et un jours à compter de la date d'envoi de l'invitation à soumissionner.

4.   Lorsque l'Agence a envoyé un avis de préinformation pour publication, conformément à l'article 21, paragraphe 2, ou qu'elle a elle-même publié un avis de préinformation sur son profil d'acheteur, le délai de réception des offres peut être ramené en règle générale à trente-six jours et n'est en aucun cas inférieur à vingt-deux jours à compter de la date d'envoi de l'avis de marché ou de l'invitation à soumissionner.

La réduction du délai visée au premier alinéa n'est possible que si l'avis de préinformation répond aux conditions suivantes:

a)

il comporte toutes les informations requises dans l'avis de marché, pour autant que ces informations soient disponibles au moment de la publication de l'avis;

b)

il a été envoyé pour publication entre un minimum de cinquante-deux jours et un maximum de douze mois avant la date d'envoi de l'avis de marché.

5.   Les délais de réception des offres peuvent être réduits de cinq jours si, dès la date de publication de l'avis de marché ou d'appel de manifestations d'intérêt, tous les documents d'appel à la concurrence sont d'accès libre et direct par voie électronique.

Article 49

Délais pour l'accès aux documents d'appel à la concurrence

1.   Pour autant qu'ils aient été demandés en temps utile avant la date limite de présentation des offres, les cahiers des charges ou documents descriptifs dans le cadre de la procédure visée à l'article 30, ainsi que les documents complémentaires, sont envoyés dans les six jours de calendrier suivant la réception de la demande à tous les opérateurs économiques qui ont demandé un cahier des charges ou manifesté un intérêt à dialoguer ou à soumissionner, sous réserve des dispositions au paragraphe 4. L'Agence n'est pas tenue de répondre aux demandes de transmission de documents présentées moins de cinq jours ouvrables avant la date limite de présentation des offres.

2.   Pour autant que la demande ait été faite en temps utile avant la date limite de présentation des offres ou des demandes de participation, les renseignements complémentaires sur l'appel d'offres ou de la demande de participation sont communiqués simultanément à tous les opérateurs économiques qui ont manifesté un intérêt à participer à la procédure, au plus tard six jours avant la date limite concernée ou, en ce qui concerne les demandes de renseignements reçues moins de huit jours de calendrier avant la date limite, dès que possible après la réception de la demande. L'Agence n'est pas tenue de répondre aux demandes de renseignements complémentaires présentées moins de cinq jours ouvrables avant la date limite concernée.

3.   Lorsque, pour quelque raison que ce soit, le cahier des charges et les documents ou renseignements complémentaires ne peuvent être fournis dans les délais fixés aux paragraphes 1 et 2 ou lorsque les offres ne peuvent être faites qu'à la suite d'une visite des lieux ou après consultation sur place de documents annexés au cahier des charges, les délais de réception des offres visés à l'article 48 sont prolongés afin que tous les opérateurs économiques puissent prendre connaissance de toutes les informations nécessaires pour la formulation des offres. Cette prolongation fait l'objet d'une publicité appropriée, conformément aux articles 21 à 24.

4.   Dans la procédure ouverte, y compris dans les systèmes d'acquisition dynamique visés à l'article 29, si tous les documents d'appels à la concurrence et les documents complémentaires sont d'accès libre, complet et direct par voie électronique, les dispositions du paragraphe 1 ne s'appliquent pas. L'avis de marché visé à l'article 21, paragraphe 3, mentionne alors l'adresse du site internet à laquelle ces documents peuvent être consultés.

Les documents et renseignements complémentaires éventuels sont alors également d'accès libre, complet et direct dès leur communication à tous les opérateurs économiques qui ont demandé un cahier des charges ou manifesté un intérêt à soumissionner.

Article 50

Délais en cas d'urgence

1.   Dans le cas où l'urgence, dûment motivée, rend impraticables les délais minimaux prévus à l'article 48, paragraphe 3, pour les procédures restreintes et les procédures négociées avec publication d'un avis de marché, ainsi que pour les procédures négociées sans publication d'un avis, en ce qui concerne les marchés liés à la défense, l'Agence peut fixer, en jours de calendrier, les délais suivants:

a)

pour la réception des demandes de participation, un délai qui ne peut être inférieur à quinze jours à compter de la date d'envoi de l'avis de marché ou à dix jours si l'avis est envoyé à l'Office des publications officielles des Communautés européennes par voie électronique;

b)

pour la réception des offres, un délai qui ne peut être inférieur à dix jours à compter de la date de l'invitation à soumissionner.

2.   Dans le cadre des procédures restreintes et des procédures négociées accélérées, les renseignements complémentaires sur les cahiers des charges sont communiqués à tous les candidats ou soumissionnaires au plus tard quatre jours de calendrier avant la date limite fixée pour la réception des offres pour autant qu'ils aient été demandés en temps utile.

Article 51

Modalités de communication

1.   Les modalités de remise des offres et des demandes de participation sont déterminées par l'Agence, qui peut choisir un mode exclusif de communication. Les offres et les demandes de participation peuvent être présentées par lettre ou par voie électronique. En outre, les demandes de participation peuvent être transmises par télécopieur. Les demandes de participation transmises par télécopieur ou par voie électronique sont confirmées par une lettre envoyée avant l'expiration des délais visés à l'article 48.

Les moyens de communication choisis ont un caractère non discriminatoire et ne peuvent avoir pour effet de restreindre l'accès des opérateurs économiques à la procédure d'attribution.

Les moyens de communication retenus permettent de garantir le respect des conditions suivantes:

a)

chaque soumission contient toutes les informations nécessaires pour son évaluation;

b)

l'intégrité des données est préservée;

c)

la confidentialité des offres est préservée et l'Agence ne prend connaissance de ces offres qu'à l'expiration du délai prévu pour la présentation de celles-ci.

L'Agence peut exiger que les offres présentées par voie électronique soient assorties d'une signature électronique avancée au sens de la directive 1999/93/CE du Parlement européen et du Conseil (9).

2.   Lorsque l'Agence autorise la transmission des offres et des demandes de participation par voie électronique, les outils utilisés, ainsi que leurs caractéristiques techniques, doivent avoir un caractère non discriminatoire, être couramment à la disposition du public et compatibles avec les technologies d'information et de communication généralement utilisées. Les informations relatives aux spécifications nécessaires à la présentation des offres et des demandes de participation, y compris le cryptage, sont mises à disposition des soumissionnaires ou demandeurs.

En outre, les dispositifs de réception électronique des offres et des demandes de participation doivent être conformes aux exigences de l'annexe X de la directive 2004/18/CE.

3.   Les demandes de participation ou les offres présentées par lettre peuvent être adressées, au choix des demandeurs ou des soumissionnaires:

a)

par envoi recommandé, auquel cas la date pertinente est la date de réception effective par l'Agence (pendant les heures de bureau) de l'envoi recommandé, ou

b)

par dépôt dans les services de l'Agence par le candidat ou le soumissionnaire, ou encore par tout mandataire, y compris par messagerie, auquel cas l'Agence précise à quel service les demandes de participation ou les offres sont remises contre reçu daté et signé, et indique que la date pertinente est la date de réception effective par l'Agence (pendant les heures de bureau).

4.   Afin de conserver le secret et d'éviter toute difficulté dans le cas des envois d'offres par la poste, la mention suivante figure dans l'appel d'offres:

«L'envoi est fait sous double enveloppe. Les deux enveloppes sont fermées, l'enveloppe intérieure portant, en plus de l'indication du service destinataire, comme indiqué dans l'appel d'offres, la mention “Appel d'offres — à ne pas ouvrir par le service du courrier”. Si des enveloppes autocollantes sont utilisées, elles sont fermées à l'aide d'un ruban adhésif au travers duquel est apposée la signature de l'expéditeur.»

Article 52

Ouverture des offres et des demandes de participation

1.   Toutes les demandes de participation et des offres respectant les exigences de l'article 51, paragraphes 1 et 2, sont ouvertes.

2.   Pour les marchés d'un montant supérieur à 60 000 EUR, l'ordonnateur compétent nomme une commission d'ouverture des offres.

La commission d'ouverture est composée d'au moins trois personnes représentant au moins deux entités organisationnelles de l'Agence sans lien hiérarchique entre elles, dont l'une au moins ne dépend pas de l'ordonnateur compétent. Ces personnes évitent toute situation de conflit d'intérêts.

3.   Lorsque les demandes de participation ou les offres sont transmises par courrier ou courrier express ou sont déposées, un ou plusieurs membres de la commission d'ouverture paraphent les documents prouvant la date et l'heure de réception de chaque offre.

En outre, ils paraphent:

a)

soit chaque page de chaque offre;

b)

soit la page de couverture et les pages de l'offre financière pour chaque offre, l'intégrité de l'offre originale étant garantie par toute technique appropriée mise en œuvre par un service indépendant du service ordonnateur.

En cas d'attribution par adjudication, conformément à l'article 45, paragraphe 1, point a), les prix mentionnés dans les offres conformes sont proclamés.

Les membres de la commission signent le procès-verbal d'ouverture des offres reçues, qui identifie les offres conformes et les offres non conformes et qui motive les rejets pour non-conformité au regard des modalités de dépôt visées à l'article 51.

Article 53

Comité d'évaluation des offres et des demandes de participation

1.   Toutes les demandes de participation et d'offres déclarées conformes sont évaluées et classées par un comité d'évaluation constitué pour chacune des deux étapes sur la base des critères d'exclusion et de sélection, d'une part, et d'attribution, d'autre part, préalablement annoncés.

Ce comité est nommé par l'ordonnateur compétent aux fins d'émettre un avis pour les marchés d'un montant supérieur au seuil visé à l'article 34, paragraphe 2.

2.   Le comité d'évaluation est composé d'au moins trois personnes représentant au moins deux entités organisationnelles de l'Agence concernée sans lien hiérarchique entre elles, dont l'une au moins n'est pas subordonnée à l'ordonnateur compétent. Ces personnes évitent toute situation de conflit d'intérêts. La composition de ce comité peut être identique à celle de la commission d'ouverture des offres.

Des experts externes peuvent assister le comité, sur décision de l'ordonnateur compétent. L'ordonnateur compétent s'assure que ces experts n'ont pas de conflit d'intérêts.

3.   Les demandes de participation et les offres qui ne contiennent pas tous les éléments essentiels exigés dans les documents d'appels d'offres ou qui ne correspondent pas aux exigences spécifiques qui y sont fixées sont éliminées.

Toutefois, le comité d'évaluation ou l'Agence peut inviter le candidat ou le soumissionnaire à compléter ou à expliciter les pièces justificatives présentées relatives aux critères d'exclusion et de sélection, dans le délai fixé par le comité ou l'Agence.

4.   Dans les cas d'offres anormalement basses visées à l'article 47, le comité d'évaluation demande les précisions nécessaires sur la composition de l'offre.

Article 54

Article 296 du traité CE

Les présentes dispositions financières n'affectent pas les mesures existantes prises par les États membres au titre de l'article 296 du traité instituant la Communauté européenne ou des articles 10 et 14 de la directive 2004/18/CE.

CHAPITRE 3

RÈGLES RELATIVES AUX CONTRIBUTIONS FINANCIÈRES PROVENANT DU BUDGET OPÉRATIONNEL

Article 55

Champ d'application

1.   L'Agence peut, à partir de son budget opérationnel, soutenir des projets conçus pour contribuer à la réalisation d'un objectif faisant partie de son programme de travail annuel et élaborés et cofinancés par des entités privées ou publiques de tout État membre participant, ou en coopération avec toute autre institution européenne ou organisation internationale.

2.   Le comité directeur arrête le montant du budget opérationnel pouvant être affecté à des contributions financières. L'Agence accorde une seule contribution financière par projet.

3.   Les contributions financières de l'Agence sont couvertes par une convention écrite conclue avec le bénéficiaire.

4.   Les contributions financières sont accordées à l'issue d'appels de propositions, sauf lorsque la Commission européenne ou une autre organisation ou entité européenne ou internationale a conclu un accord avec un opérateur économique particulier dans le domaine de la recherche sur la sécurité ou la défense et qu'il est opportun pour l'Agence d'attribuer une contribution financière à ce même opérateur économique.

5.   Une contribution financière ne peut être accordée à un projet déjà en cours que lorsque le demandeur peut montrer qu'il fallait commencer le projet avant la signature de la convention. Le cas échéant, les dépenses susceptibles d'être couvertes par le financement ne peuvent avoir été consenties avant la date de la présentation de la demande de contribution financière, sauf dans des cas exceptionnels dûment justifiés. Aucune contribution financière ne peut être accordée rétrospectivement pour des projets déjà terminés.

6.   Les contributions financières ne peuvent couvrir l'ensemble des coûts d'un projet. Le projet doit être cofinancé. Il incombe au bénéficiaire de prouver que le projet est cofinancé soit par des ressources propres, soit sous la forme de transferts financiers effectués par des tiers. L'ordonnateur compétent peut accepter, dans des cas exceptionnels dûment justifiés, des cofinancements en nature. Le cas échéant, la valeur de ces contributions ne peut pas dépasser les coûts effectivement supportés et dûment justifiés par des documents comptables.

7.   La contribution financière ne doit pas avoir pour objectif ou pour effet de produire un excédent des recettes par rapport aux coûts du projet en cause lors de la demande de paiement final d'une contribution financière en faveur d'un projet.

8.   Les dispositions ci-après s'appliquent, mutatis mutandis, à la procédure d'attribution d'une contribution financière et de signature de la convention conclue avec le bénéficiaire: l'article 2, paragraphe 1, et les articles 7, 9, 10, 12, 15 à 19, 22, 40 à 44, 48 et 50 à 53, le régime applicable aux contributions financières étant alors, le cas échéant, le régime applicable aux marchés liés à la défense.

Article 56

Évaluation des propositions

1.   Les propositions sont évaluées, en fonction de critères de sélection et d'attribution préalablement annoncés et publiés dans l'appel de propositions, par un comité d'évaluation créé à cette fin, en vue de déterminer quelles propositions peuvent être financées.

2.   Les critères de sélection sont publiés dans l'appel de propositions et permettent d'évaluer la capacité financière et opérationnelle du demandeur à mener à son terme le projet proposé. Le demandeur doit disposer de sources de financement stables et suffisantes pour maintenir son activité pendant la période de réalisation du projet ou pendant l'année pour laquelle la contribution financière est attribuée et pour participer au financement dudit projet. Le demandeur doit avoir les compétences et les qualifications professionnelles nécessaires pour mener à bien le projet proposé.

3.   Les critères d'attribution sont conçus pour que les contributions financières aillent à des projets susceptibles de maximiser l'efficacité générale du programme de travail annuel de l'Agence qu'ils mettent en œuvre. Ces critères sont également conçus pour garantir que les finances de l'Agence soient bien gérées et pour permettre une évaluation ultérieure.

4.   L'ordonnateur compétent choisit le bénéficiaire et détermine la contribution financière en fonction de l'évaluation à laquelle il a procédé.

Article 57

Contenu des appels de propositions

1.   Les appels de propositions spécifient:

a)

les objectifs poursuivis;

b)

les critères d'admissibilité, de sélection et d'attribution, ainsi que les pièces justificatives y afférentes;

c)

les modalités de financement par l'Agence;

d)

les modalités et la date limite de dépôt des propositions et la date possible de démarrage des projets, ainsi que la date envisagée pour la clôture de la procédure d'attribution.

2.   Les appels de propositions sont publiés sur le site internet de l'Agence européenne de défense et, éventuellement, sur tout autre support approprié, dont le Journal officiel de l'Union européenne, afin d'en assurer la publicité la plus large possible auprès des bénéficiaires potentiels.

Article 58

Demandes de contributions financières

1.   Les demandes sont présentées sous la forme et selon les critères établis dans l'appel de propositions.

2.   La demande permet de démontrer l'existence juridique du demandeur, ainsi que sa capacité financière et opérationnelle à mener le projet à son terme. À cette fin, l'ordonnateur demande une attestation sur l'honneur des bénéficiaires potentiels. Le compte de gestion, le bilan du dernier exercice clos et toute autre pièce justificative demandée dans l'appel de propositions sont, selon l'analyse des risques de gestion effectuée par l'ordonnateur compétent, également joints à la demande.

3.   Le budget du projet ou le budget de fonctionnement joint à la demande doit être équilibré en dépenses et en recettes et indiquer clairement les coûts admissibles à un financement à charge du budget de l'Agence.

4.   Pour les contributions financières d'un montant supérieur à 25 000 EUR, la demande est accompagnée d'un rapport d'audit externe établi par un auditeur agréé. Ce rapport certifie les comptes du dernier exercice disponible et donne une appréciation sur la viabilité financière du demandeur. Les dispositions du présent paragraphe ne s'appliquent qu'à la première demande introduite par un même bénéficiaire auprès d'un ordonnateur lors d'un même exercice budgétaire. L'ordonnateur compétent peut, selon son analyse des risques de gestion, exonérer de cette obligation les organismes publics ainsi que les institutions européennes ou les organisations internationales.

5.   Le demandeur indique les autres sources et montants des financements dont il bénéficie ou a demandé à bénéficier au cours du même exercice pour le même projet ou pour d'autres projets ou au titre de ses activités courantes.

Article 59

Teneur de la convention concernant une contribution financière

La convention concernant une contribution financière précise en particulier:

a)

son objet;

b)

son bénéficiaire;

c)

sa durée, à savoir:

i)

sa date d'entrée en vigueur et de fin,

ii)

la date de démarrage et la durée du projet;

d)

le montant maximal de la contribution financière;

e)

un descriptif détaillé du projet;

f)

les conditions générales applicables à toutes les conventions de même type, notamment les droits de propriété intellectuelle, la définition de la loi applicable à la convention, la juridiction compétente en cas de contentieux et l'acceptation par le bénéficiaire des contrôles effectués par l'Agence et ses auditeurs, ainsi que les règles de publicité ex post visées à l'article 3;

g)

la contribution financière estimée et le détail des coûts admissibles du projet;

h)

le rythme des paiements, compte tenu des risques financiers encourus, de la durée et de l'état d'avancement du projet et des frais exposés par le bénéficiaire;

i)

les responsabilités du bénéficiaire, notamment en matière de bonne gestion financière et de remise de rapports d'activité et financiers;

j)

les modalités et délais d'approbation de ces rapports et de paiement par l'Agence;

k)

des dispositions prévoyant, pour l'Agence et ses auditeurs, un pouvoir de contrôle, sur pièces et sur place, de tous les contractants et sous contractants ayant bénéficié de fonds alloués par l'Agence.

Article 60

Justification des demandes de paiement

1.   Pour chaque contribution financière, en cas de fractionnement du financement, chaque nouveau versement est subordonné à la consommation du préfinancement précédent à hauteur d'au moins 70 % de son montant total. Le décompte des frais exposés par le bénéficiaire est produit à l'appui de sa demande de nouveau versement.

2.   Le bénéficiaire certifie sur l'honneur le caractère complet, fiable et sincère des informations contenues dans ses demandes de paiement. Il certifie aussi que les coûts exposés peuvent être considérés comme admissibles, conformément aux dispositions de la convention concernant la contribution financière, et que les demandes de paiement sont étayées par des pièces justificatives adéquates susceptibles de faire l'objet d'un contrôle.

3.   Un audit externe des états financiers et des comptes sous-jacents, produit par un auditeur agréé, peut être exigé à l'appui de tout paiement par l'ordonnateur compétent, sur la base de son analyse des risques. Le rapport d'audit est joint à la demande de paiement, dans le cadre d'une contribution financière en faveur d'un projet ou d'une contribution financière opérationnelle. Il vise à certifier que les coûts déclarés par le bénéficiaire dans les états financiers sur lesquels s'appuie la demande de paiement sont réels, exacts et admissibles conformément aux dispositions de la convention concernant la contribution financière.

En fonction de l'analyse des risques qu'il a réalisée, l'ordonnateur compétent peut en outre exonérer de l'obligation d'audit externe les organismes publics ainsi que les autres institutions européennes et organisations internationales.

4.   Le montant de la contribution financière n'est définitivement arrêté qu'après que l'institution a accepté les rapports et les comptes finaux, sans préjudice de tout contrôle ultérieur.


(1)  JO L 134 du 30.4.2004, p. 114. Directive modifiée en dernier lieu par la directive 2006/97/CE du Conseil (JO L 363 du 20.12.2006, p. 107).

(2)  JO L 340 du 16.12.2002, p. 1.

(3)  JO L 101 du 11.4.2001, p. 1. Décision modifiée en dernier lieu par la décision 2007/438/CE (JO L 164 du 26.6.2007, p. 24).

(4)  JO C 316 du 27.11.1995, p. 48.

(5)  JO C 195 du 25.6.1997, p. 1.

(6)  JO L 351 du 29.12.1998, p. 1.

(7)  JO L 166 du 28.6.1991, p. 77. Directive modifiée par la directive 2001/97/CE du Parlement européen et du Conseil (JO L 344 du 28.12.2001, p. 76).

(8)  JO L 114 du 24.4.2001, p. 1.

(9)  JO L 13 du 19.1.2000, p. 12.


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